VIVA COM

ORGANIZAO
IDIAS PARA VOC GERENCIAR
SEU TEMPO E SUA VIDA
Barbosa
Christ ian
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87%
dos execut i vos
brasi l ei ros
SOFREM DE
ESTRESSE
em sua vi da
02
e Chaplin estivesse vivo ele no chamaria os dias de hoje de
tempos modernos, mas sim de tempos malucos. A vida se
transformou em um Tsunami de urgncias, problemas e S
atividades em que poucos conseguem manter seu ritmo em equilbrio. O
estresse j to comum nos dias de hoje, que se algum falar que no
est estressado para voc, automaticamente vir idia de desemprego
ou de alguma herana no planejada. O estresse a doena da vida
moderna. Uma pesquisa recente aponta que 87% dos executivos
brasileiros sofrem de estresse em sua vida. Talvez voc esteja dentro
desse percentual ou seja um dos felizardos do grupo dos 13% que
aproveitam seu tempo com astcia.
Usar seu tempo com sabedoria aproveit-lo para o que
importante para voc, reduzir suas urgncias e evitar ao mximo gast-lo
com as circunstncias.
Um dos grandes fatores que levam as pessoas a terem muitas
urgncias ou circunstncias a falta de organizao. Em nossos
treinamentos desenvolvemos um perfil de produtividade pessoal, feito a
partir de pesquisas com base em cinco competncias bsicas que uma
pessoa precisa ter para ser mais produtiva no sculo XXI. Uma das
competncias que tem sempre um ndice mdio baixo, na casa dos
35%, a Organizao.
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Quer saber qual o seu perfil de organizao? Realize o teste
abaixo, selecionando a opo que mais descreve voc:
PERGUNTA NUNCA AS VEZES SEMPRE
Minha mesa est limpa e organizada, sem pilhas de papis
ou revistas.
Levo menos de 5 minutos para localizar informaes
(papis, arquivos, etc) que preciso em meu computador,
meu ambiente (armrios, mesas, gavetas,etc), agenda ou
revistas.
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e
armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado.
Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos,
de forma organizada em pastas e arquivos categorizados e
etiquetados.
Raramente perco minhas coisas
As pessoas me acham uma pessoa organizada
Voc s consegue trabalhar em uma mesa limpa e
organizada?
Organizo constantemente minhas gavetas do escritrio e
do meu armrio de roupas para manter sempre a ordem.
Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala:
1 ; 2 ; 3 e veja seu resultado: NUNCA S VEZES SEMPRE
Voc est muito desleixado com
sua organizao! Talvez esteja
perdendo tempo precioso do seu
dia e nem perceba isso. Comece
a adotar pequenos hbitos de
organizao para ser mais
produtivo, antes que a baguna
tome conta da sua vida.
Parabns! Voc uma pessoa
tipicamente organizada!
Bastante detalhista e
sistemtica. Deve perder muito
pouco tempo localizando coisas.
Continue assim e veja se essa
matria pode trazer ainda mais
dicas para melhorar sua
performance.
ACIMA DE 19 PONTOS AT 18 PONTOS AT 10 PONTOS
Voc tem o perfil mdio de uma
pessoa com um nvel bsico de
organizao. H tendncias para
ser uma pessoa totalmente
organizada um dia, mas ainda
precisa de algumas dicas para
melhorar sua organizao e
ganhar mais tempo.
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Pense um pouco sobre seus hbitos
dirios. Quantas vezes no passou horas
procurando aquele papelzinho com o telefone
importante que voc anotou mas no se lembra
aonde colocou? Ou tentando localizar uma
revista por conter uma matria interessante que
voc precisa utilizar para uma apresentao? Ou
ainda, quantas vezes no utilizou o recurso
localizar do Windows para procurar um arquivo
que no se lembra mais aonde deixou? Talvez
voc d alguns suspiros quando olha para sua
mesa e percebe que parece um atelier de um
artista plstico. Alguma coisa parece familiar?
comum voc passar o dia localizando
informaes e nem perceber.
Se voc for curioso para computar todos
os minutos gastos diariamente nessas
atividades de busca e apreenso, vai perceber
que gasta em mdia 30 minutos procurando por
coisas que deveriam ser facilmente localizadas.
Nossas pesquisas apontam que um executivo
com nvel moderado de organizao, gasta at 3
horas por semana ou 12 horas por ms devido
deficincia de organizao.
Para piorar um pouco a situao, vamos
acrescentar o volume de contedo que o
profissional do sculo XXI precisa enfrentar. So
fontes de informaes que aparecem de todo o
lugar: da prpria empresa, Internet, e-mail,
mercado, TV, revistas, jornais, etc. O volume
absurdo de informaes se transformou em um
dos piores inimigos da produtividade nos dias
atuais. Esse problema no pode ser
negligenciado, ele precisa ser urgentemente
tratado. Que tal comear organizando a sua
baguna?
Organizao Completa
Minha abordagem para organizao
dividida em trs nveis complementares:
fsico, lgico e conhecimento.
Apesar de to importante, antes da metodologia da Trade propor esse conceito, ele no era abordado nos
treinamentos convencionais de administrao de tempo ou produtividade, apenas em cursos sobre gesto do
conhecimento para empresas.
FSICO
LGICO
CONHECIMENTO
O nvel fsico o mais externo e visvel de todos. Ele se
refere a toda baguna que pode ser tocada, como seus
papis, agenda, armrios, gavetas, pastas, mesa, etc.
O nvel lgico contempla a organizao do seu
computador, arquivos, pastas, links, etc.
O ltimo nvel o de conhecimento, o mais abstrato, mas
o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que
voc sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Do
conhecimento que foi adquirido e no pode ser perdido.
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Precisa achar alguma coisa?
Que tal um mapa?
Quando voc est no carro perdido, o que
voc usar para localizar um endereo? Um mapa?
E se voc tivesse um mapa para localizar as
informaes que precisa? O mapa que proponho
integra todo o tipo de informao que voc usa e
aplicvel em todos os nveis de organizao.
Esse mapa chamado de Taxonomia
Pessoal. De acordo com o dicionrio Houaiss,
taxonomia uma cincia de classificao, que lida
com a descrio, identificao e classificao dos
organismos, individualmente ou em grupo.
O conceito da taxonomia pessoal muito
simples mas no simplista: ele estabelece uma
forma de classificar todos os tipos de informao
que voc possui em uma hierarquia em todos os
nveis. Ela torna automtico o processo de localizar
e recuperar suas informaes, pois cria uma
organizao uniforme, fcil de lembrar e
memorizar.
Sem uma classificao organizada,
quando necessrio localizar algum documento,
por exemplo, voc pode passar horas
vasculhando suas gavetas, armrios e pastas.
Com a taxonomia, na prxima vez em que precisar
de uma proposta que escreveu a um cliente, voc
poder acessar diretamente suas categorias -- de
uma forma muito mais rpida e eficaz do que
ocorreria caso tivesse que localiz-la no meio de
todos os seus arquivos.
Abaixo voc tem um exemplo de uma
Taxonomia Pessoal de uma gerente de Marketing.
A taxonomia pessoal dela composta por 6
categorias principais, subdividas em diversas
categorias.
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Algumas dicas
para voc
elaborar a sua
taxonomia
pessoal:
Evite criar muitas categorias principais, tentando no
ultrapassar 10 categorias
As categorias principais devem ser distintas uma da
outra, caso contrrio podem causar confuso na hora
de classificar a informao
Utilize nomes bvios e de fcil memorizao
Evite ultrapassar 4 sub-nveis na hierarquia
Gosto de utilizar o modelo grfico de
Mapas Mentais para desenvolver a taxonomia
pessoal, pois ele facilita a visualizao e um
modelo de fcil memorizao. Mas voc pode
utilizar qualquer estrutura, desde que seja
funcional para voc. Minha sugesto que assim
que estiver pronta, voc a imprima
imediatamente e deixe-a sempre prxima de
voc, para ajudar na sua memorizao e poder
revisar constantemente suas categorias.
Esse conceito pode ser utilizado dentro de
sua casa, de sua empresa, de seu departamento.
Desenvolvi uma taxonomia para o departamento
de engenharia de uma empresa de construo
civil. Eles simplesmente no conseguiam
localizar a montanha de papelada dos projetos
em execuo e arquivados. A taxonomia do
departamento ficou com 8 categorias principais e
ajudou a compor a taxonomia da equipe e a
reduzir em aproximadamente 25% o tempo de
arquivamento e recuperao dos projetos.
Organizando a sua papelada
Sabe o que pior do que o dilvio de e-mails que recebemos e
enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados
pela mesa. Pode parecer cena de filme de ao americano, mas um hbito
cada vez mais comum dos trabalhadores do conhecimento. Alguns at j
enviam um e-mail com mensagens do tipo: Antes de imprimir, pense em sua
responsabilidade com o meio ambiente. Mas o problema no pra por a! Se
essa fosse a nica fonte de papelada seria timo. Ainda temos de lidar com
papis soltos, pginas impressas, anotaes, post it, agendas, cadernos,
revistas e jornais, etc.. tanta papelada que organizar tudo isso se torna um
verdadeiro desafio dirio.
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Posso garantir que possvel vencer essa jornada. J passei de 1h 12horas ao lado de clientes
ajudando a organizar suas informaes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade
pessoal. Vou resumir alguns passos bsicos para ajud-lo nesse desafio:
Com sua taxonomia definida, o prximo passo pensar onde ficaro alocadas
fisicamente suas categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a
localizao dos seus itens. Vamos supor que a dona da Taxonomia Pessoal que
usamos de exemplo, tenha em seu escritrio dois armrios e trs gavetas.Ela poderia
alocar sua taxonomia da seguinte forma:
Dentro das suas categorias principais existem sub-categorias que iro
armazenar sua papelada. Para organizar esse ambiente necessrio que voc utilize
pastas, arquivos suspensos, sacos plsticos ou qualquer outro acessrio de papelaria
que ajude voc a agrupar seus documentos. Essas pastas devem ser rotuladas com o
nome da categoria e se existirem sacos plsticos dentro das pastas, faa o mesmo
para cada um. Se quiser, voc pode utilizar um esquema de cores, se o fizer no faa
um carnaval no seu escritrio, utilize cores conforme as categorias da sua taxonomia.
Agora que seu ambiente est preparado, hora de dar um destino a sua
papelada. Existem trs solues possveis para sua papelada:
LI XO - Se no servir pra nada jogue fora. No junte papelada toa.
S guarde o que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de
guardar cartinhas de amor j passou.
No exemplo, um armrio foi dedicado para a categoria de Gerente de
Marketing e outro para Arquivo. A primeira gaveta de sua mesa ficou para
Planejamento 2005 que faz parte da categoria Gerente de Marketing que a mais
utilizada por ela no momento, outra para assuntos pessoais e outra para documentos
da faculdade.
Nem todas as categorias se encaixam no escritrio, outras ficaro
exclusivamente em casa, outras ficaro divididas por categorias entre casa e
escritrio. A regra : o que mais utilizar, mais prximo deve ficar de voc.
1. Planeje a
aplicao da
taxonomia
pessoal no seu
ambiente fsico
2. Pastas,
Arquivos e Sacos
Plsticos
3. Dando um
destino a
papelada
ARMRIO 1
Gerente
Marketing
ARMRIO 2
Arquivo Plan 05 - Gerente Mkt
PESSOAL
FACULDADE
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GUARDAR - Se deve ser armazenado, classifique em que
categoria a sua papelada deve ficar e arquive-a. Se quiser, faa um
link no seu formulrio de informaes, conforme falaremos mais
adiante para localizar o papel no futuro.
AGI R - Se necessrio tomar alguma ao com aquele papel,
imediatamente crie uma tarefa ou compromisso com data e hora
marcadas para fazer ao. O papel pendente hoje, vira a urgncia
de amanh.
Se tiver dvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o
perodo para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo cdigo civil:
Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de gua, luz, telefone e gs
Contratos de seguro (incluindo Seguro Sade)
Plano de Sade
Contrato de aluguel
Pagamento de condomnio
Prestao da casa
Mensalidades escolares
5 anos
1 ano
5 anos
3 anos
5 anos
5 anos
5 anos
Fonte: IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)
Baguna Digital: Organizando seu nvel lgico
Uma das grandes vantagens de se viver no
sculo XXI so as facilidades da tecnologia. Voc
consegue se imaginar sem um editor de textos, e ter
de voltar velha mquina de escrever? Meu filho de
6 anos ficou to impressionado quando eu mostrei
uma mquina de escrever que ele falou: Pai! Pra
de brincadeira. Isso no pode ser verdade..
Felizmente verdade, o mundo evoluiu, mas a
grande promessa da tecnologia de tornar o homem
mais produtivo nem sempre verdadeira.
Boa parte do tempo de trabalho atualmente
feito em frente a um computador, logo esse
ambiente precisa ser to organizado e prtico
quanto seu ambiente fsico. Presenciei muitas
cenas de pessoas de braos cruzados para o
computador, esperando a localizao de arquivos
ou e-mails que foram perdidos. A organizao
lgica deve seguir os mesmos conceitos da
organizao fsica, mas seguem duas dicas
bsicas:
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Se voc espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficar muito
complicada e lenta a localizao desses arquivos. A partir do Windows 95, a
Microsoft sugere uma pasta padro chamada Meus Documentos, na qual
deveriam ficar localizadas todas as suas outras sub pastas. A recomendao
valida e compensa.
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso s o far perder seu
foco e ateno. Recomendo que voc estipule horrios durante seu dia para se
dedicar ao seu e-mail.
A partir da pasta central Meus Documentos, crie sub pastas conforme
sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes.
Outra dica importante utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos
como por exemplo: relat_vendas_1semestre.doc ao invs de
relatoriovendas1.doc, pois dessa forma voc pode saber o que sem precisar
abrir o arquivo.
Um pssimo hbito deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens.
A forma correta ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que
dependem de terceiros (aes delegadas). Quando voc estiver dedicando
tempo para ver seus e-mails voc deve processar sua caixa de entrada, que
consiste em dar um fim para tudo que voc recebeu:
1. Utilize uma pasta
centralizada para
seus documentos
Defina horrio para
seus e-mails
2. Aplique a
Taxonomia Pessoal
no Seu Computador
Processe seus
e-mails
Dicas com seu e-mail
Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em mdia quatro
horas por dia lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar seus e-mails da
forma correta essencial, veja algumas dicas:
LI XEI RA - Caso o e-mail no seja til ele deve ser apagado
imediatamente
RESPONDER - Se voc comeou a ler o e-mail, responda na
mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais
tempo, pois voc ter de reler e repensar a resposta. Se for uma
pendncia, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail
for respondido apague-o. Se precisar futuramente, voc pode
localiz-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do
destinatrio.
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AGI R - Da mesma forma que voc fez com sua papelada, faa
com seu e-mail. Se ele exigir uma ao priorize e execute. No
deixe e-mails sem ao.
ARMAZENAR - Se o e-mail contm uma informao importante o
mesmo deve ser armazenado. Voc pode mover para uma pasta
conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar uma informao com
seu e-mail.
Gerenciando o que voc sabe que sabe!
Quanto contedo de valor voc tem contato diariamente e
simplesmente quando precisa reutilizar no encontra? Voc deve criar um
procedimento para armazenar esse conhecimento. Por exemplo, sempre que
preciso desenvolver uma palestra ou artigo sobre produtividade eu procuro em
minha base de conhecimento informaes com palavras chave como stress,
pesquisas ou produtividade e automaticamente uma srie de notcias, e-mails,
artigos, textos e vdeos que em algum momento eu tive contato so recuperados
para que possa utilizar se precisar.
Essa base est no Triad Software, um programa desenvolvido para
produtividade pessoal (voc pode baixar uma verso de demonstrao no
endereo: www.triadedotempo.com.br). Voc tambm pode utilizar uma
pasta dividida por categorias, armazenando seus textos ou informaes, caso
eles sejam apenas referncias voc pode criar um ndice que contenha
informaes de como localizar esse item.
1. Crie sua base de
conhecimento
Estamos na era do profissional do conhecimento, valorizado no apenas pelo seu currculo mas
principalmente por suas competncias e conhecimentos, informao comea a ser smbolo de poder.
Gosto de definir conhecimento como experincia de vida e capacidade de discernimento que
transformam dados em informaes, necessidades em ao com base em informaes anteriores.
Pensando sob essa perspectiva, de que forma ento controlar e gerenciar esse conhecimento pessoal?
Podemos at afirmar que o verdadeiro diferencial competitivo de um profissional para outro est na sua
capacidade de gerenciar seu conhecimento.
Nas empresas a gesto do conhecimento est comeando a ter grande destaque, mas esse conceito
precisa ser aplicado para voc tambm! Podemos definir gesto do conhecimento como: tcnicas e
tecnologias que tm por finalidade criar condies para identificar, capturar, taxonomizar, recuperar e
compartilhar conhecimento.
Para resumir a explicao, veja como fazer uma aplicao prtica desse conceito:
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2. Crie um ndice
para seu
conhecimento
Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido atravs de livros, revistas, vdeos
ou outras opes que simplesmente no podem ser recortadas e armazenadas,
mas precisam ser localizadas da mesma forma. Nesse caso voc precisa criar
um ndice que indique o local aonde essa informao poder ser encontrada.
Voc pode fazer isso atravs do Triad Software ou criando um documento no
Word, com uma tabela similar ao exemplo abaixo, indicando o que e aonde
localizar:
Localizao Mdia Taxonomia Resumo Palavras Chave
N/D
Escritrio
Gaveta
Pessoal
Pasta
Cursos
DVD: Duas
Vidas Walt
Disney
Folheto
Impresso
Pessoal
Pessoal
Filme que mostra que
precisamos aproveitar
melhor a vida hoje
para no se
arrepender depois.
Curso que preciso
fazer sobre empresa
Reflexo ;
Liderana
pessoal ;
motivao
Plano de
negcios,
dinheiro,
empresa
Duas Vidas
Walt Disney
Ttulo / Data
Seminrio
Empreendedorismo
Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizao pessoal ou pelo menos levantar uma
bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informaes ou ajuda
consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo - Editora Campus. Tambm existem
alguns sites na Internet especializados no assunto, como: ,
. Boa Sorte!
www.organizesuavida.com.br
www.myorganizedlife.com
Um dos maiores especialistas em produtividade e gerenciamento de tempo do pas. Palestrante
focado exclusivo no tema da administrao de tempo. J ovem empreendedor, fundou sua primeira
empresa aos 14 anos de idade, um dos pioneiros da Internet no Brasil, scio da Blue Eagle. Foi um
dos mais jovens profissionais certificados da Microsoft do mundo e precursor de diversas
tecnologias no Brasil. Diretor Executivo da Trade do Tempo. Master Practitioner em PNL. Escritor do
livro A Trade do Tempo, pela Editora Campus. Autor convidado no Livro Gigantes da Liderana, os
25 maiores nomes no pas no tema. Facilitador do programa Empretec da ONU, para formao de
empreendedores. Articulista de diversas revistas e jornais sobre o tema da administrao do tempo.
Christian Barbosa
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