Anexo 2.

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Ejemplo de Guas metodolgicas para la realizacin de diagnstico
2.2.1 Gua para la realizacin de un diagnstico de la NTCGP 1000

1. Objetivo del Diagnstico
Un diagnstico tiene por finalidad establecer la realidad o el estado de una situacin particular en
relacin con parmetros de referencia establecidos y reconocidos, con el fin de determinar el
conjunto de acciones necesarias para llevar la situacin al estado ideal o deseado.

2. Alcance del Diagnstico
El alcance que debe tener un diagnstico depende de los objetivos que se deseen alcanzar y que
establezca el solicitante del mismo. El alcance se asume como una muestra macro del todo, dentro
de la cual se debe seleccionar la muestra apropiada para recolectar la informacin necesaria

3. Consideraciones Generales para el Diagnstico
La muestra seleccionada para obtener la informacin para el diagnstico debe ser lo
suficientemente representativa del todo con el fin de alcanzar una mayor veracidad y precisin en
los resultados. La informacin recolectada debe tener como atributos la suficiencia, la pertinencia y
la confiabilidad. Para recolectar la informacin se debe acudir preferiblemente a las tres fuentes de
informacin presentes en las reas y/o procesos. Las tres fuentes de informacin son:

Las personas
Las personas que tienen responsabilidad y autoridad asignada
Las personas que constituyen clientes internos o externos
Las personas que constituyen proveedores internos o externos

Los Documentos, Registros y Reportes
Los documentos son los que guan la forma de realizar las actividades de manera rutinaria,
estableciendo los mtodos y pasos para ejecutarlas. Usualmente estos documentos correspondes
a polticas, normas, procedimientos, instructivos, guas, etc. Los registros son los medios en los
cuales se dejan constancia o evidencias de la realizacin de las actividades y de los resultados
alcanzados. Usualmente los formatos, una vez diligenciados, se convierten en registros. Los
registros pueden estar en papel o en medios informticos. Los reportes corresponden a informacin
procesada que refleja e indica resultados acumulados de una situacin dada. La preparacin de los
reportes usualmente se hace con la informacin contenida en los registros individuales.

El entorno en el que se desarrollan las actividades.
El entorno es el conjunto de caractersticas fsicas, humanas y organizacionales bajo las cuales se
desarrollan las actividades propias del rea y/o procesos y que condicionan las caractersticas de
los resultados.

4. Pasos para realizar el Diagnostico
4.1 Planificacin. La primer parte y quizs la ms importante para la realizacin del
diagnstico es la planeacin del mismo, consistente en hacer todos los preparativos
preliminares antes de abordar la bsqueda de informacin. Inicialmente hay que
establecer un contacto de parte de quien solicita el diagnstico para que nos brinde la
informacin preliminar y nos guie en todas las etapas del diagnstico. Es necesario
establecer una agenda de trabajo entre el equipo asesor para el diagnstico y el contacto
o contactos asignados por parte del rea a diagnosticar.
4.2 Realizar un anlisis documental sobre el rea o proceso a diagnosticar. Previamente hay
que documentarse sobre lo que hace el rea o el proceso a diagnsticar, con el fin de

entender sus actividades y la naturaleza de sus resultados. Para este propsito el
contacto debe guiar sobre las fuentes de informacin y la informacin ms relevante para
consultar.
4.3 Concertar una agenda de trabajo. Una vez entendida el rea o el proceso, se debe
elaborar una agenda de trabajo con el contacto, la cual incluya las actividades
consideradas necesarias para recolectar la informacin de campo. La agenda debe
establecer la fecha, la hora prevista de inicio, la hora prevista de finalizacin, la actividad
prevista, el propsito o tema central de la actividad, los responsables de llevarla a cabo
por parte del equipo asesor y los responsables de atender la actividad por parte del rea o
proceso a diagnosticar. La agenda de trabajo debe ser concertada con el responsable de
mayor jerarqua dentro del rea y ajustarse segn requerimientos especficos. La agenda
de trabajo debe ser aprobada por la autoridad competente que asegure su respeto y
cumplimiento. Una vez acordada la agenda, debe comunicarse a todos los involucrados
con el suficiente tiempo de anterioridad para que dispongan del tiempo y de la informacin
requerida
4.4 Desarrollo del trabajo de campo y recoleccin de la informacin. Las actividades de
recoleccin de la informacin, puede tener en consideracin una o varias de las siguientes
segn aplique: Entrevistas individuales y/o grupales, encuestas, talleres, recorrido por las
instalaciones, observaciones directas, lectura y anlisis de documentos, consulta y
anlisis de registros e informes, realizacin de pruebas.
5. Elaboracin del Informe por dependencia. Terminado el trabajo de campo, cada grupo elabora
el informe del rea o procesos. Siguiendo la estructura determinada. Luego se consolida por
Dependencia y finalmente se elabora uno por la Entidad.
6. Socializacin de los resultados. El resultado del diagnostico se presenta a los directivos y
responsables del rea, proceso y dependencia.
7. Elaboracin del Plan de Accin.

Se complementa esta gua con la orientacin por Mdulos.


2.4.2 Gua Metodolgica General para la realizacin de diagnsticos en general.
GUA METODOLGICA GENERAL PARA LA REALIZACIN DE DIAGNSTICOS
INTRODUCCIN
1. OBJETIVOS
2. ALCANCE DEL DIAGNSTICO
3. CONSIDERACIONES GENERALES. Como la determinacin de la muestra, atributos de la informacin,
fuentes de informacin de las reas y los procesos (Personas, Documentos, Registros, Reportes, etc.) y
caractersticas bajo las cuales se desarrollan las actividades propias del rea o proceso
4. PASOS PARA REALIZAR EL DIAGNSTICO
4.1 Planificacin. Actividades preliminares, definicin de las personas que suministraran la informacin,
determinacin de las tcnicas de recoleccin de informacin, concertacin de citas, etc.
5. MDULOS PARA APLICAR LOS INSTRUMENTOS.
6. PRESENTACIN DE RESULTADOS E INFORME
DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
Establecer los datos de Fecha del Diagnstico, Nombre proyecto, Dependencia, Coordinador Proyecto, Fecha
del Informe, Objetivo del diagnstico
INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL Y ESPECFICOS DEL DIAGNSTICO
ASPECTOS GENERALES
Presentacin de la dependencia o de la entidad.
Participantes en el desarrollo del diagnstico. Especificar los participantes por dependencia de
servidores pblicos, directivos, consultores.
ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIN Y PRESENTACIN DEL PROYECTO.
Especificar la forma de divulgar y motivar a los integrantes de la dependencia en la realizacin adecuada
de las guas e instrumentos a aplicar
METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DEL DIAGNSTICO
Especificar los instrumentos a aplicar y las diferentes tcnicas de investigacin como entrevista,
encuesta, anlisis documental, observacin directa, etc.
Agenda de desarrollo del diagnstico. Concertar antes de la reunin de socializacin la agenda para la
aplicacin de las pruebas con los participantes. Ejemplo de un Formato para la agenda:
Fecha Hora Inicio
Propuesta
Hora Final
Propuesta
Actividad Funcionarios de la Dependencia a quienes
se aplicarn las tcnicas


RESULTADOS DEL DIAGNSTICO POR DEPENDENCIA.
o Con relacin al Estado actual de los procesos
o Con relacin a la planificacin estratgica

o Con relacin al cumplimiento de los requisitos por cada uno de los sistemas.
o Con relacin a la estructura orgnica.
o Con relacin a los bienes y servicios que se presta
o Con relacin a los usuarios internos del servicio de la dependencia
CONCLUSIONES DEL DIAGNSTICO