PRINSIP DASAR KOMUNIKASI

BISNIS
A. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu
sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau
tindakan
melibatkan dua orang atau lebih
Komunikasi
menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun
sinyal-sinyal nonverbal)
Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal
Verbal == melalui tulisan dan lisan
Bentuk Dasar
Komunikasi
Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi
Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan
(melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan
bisnis.
B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL
Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. etiap
orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan
atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan
ide. !aya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan la"an komunikasi.
#enggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat la"an komunikasi.
$engungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana
dan dapat dipahami oleh la"an komunikasi.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %
BAB
1
BAB
1
Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering
dilakukan. &al ini men'adikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam
berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik,
sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan
menunggu tanggapan sebagai umpan balik.
Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan
dengan cara lain seperti diba"ah ini (
%. $embuat dan mengirim surat klaim
). $embuat dan mengirim surat pena"aran harga kepada pihak lain
*. $embuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
+. $embuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
,. $embuat dan mengirim surat kontrak ker'a kepada pihak lain
-. $emberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-
produk baru
.. Berdiskusi dalam suatu tim ker'a (team )ork)
/. $elakukan "a"ancara ker'a dengan para pelamar ker'a di suatu perusahaan
0. $engadakan briefing dengan staf karya"an
%1 $engadakan pelatihan mana'emen kepada para mana'er operasional2lini ba"ah
%%. $elakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim pengu'i
%). $elakukan teleconference dengan pihak lain.
%*. $elalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah
komunikasi nonverbal. ebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti
diba"ah ini (
%. $enggerakan gigi untuk menun'ukan kemarahan
). $engerutkan dahi untuk menun'ukkan seseorang sedang serius2 berfikir
*. !ambar pria atau "anita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menun'ukkan
kamar sesuai dengan 'enis kelaminnya
+. Berpangku tangan untuk menun'ukkan seseorang sedang melam
,. 3ersenyum dan ber'abat tangan dengan orang lain untuk me"u'udkan rasa senang,
simpati dan penghormatan
-. $embuang muka untuk menun'ukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang
lain
.. $enggelengkan kepala untuk menun'ukkan sikap menolak atau keheranan.
/. 4sbak diatas me'a yang menun'ukkan tamu diperkenankan2 boleh merokok
0. $engirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang
berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )
Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau
isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam
dari orang tersebut. 5ika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita
kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata.
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tu'uan penting seperti contoh diba"ah ini (
%. $enyediakan atau memberikan informasi
). $engatur alur suatu percakapan
*. $engekspresikan emosi
+. $emberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
,. $engendalikan atau mempengaruhi orang lain
-. $empermudah tugas-tugas khusus
D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS
#engalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan
membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi
dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia.
Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi
diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti (
%. Beker'a sama menentukan tu'uan yang ingin dicapai,
). $enyusun rencana ker'a,
*. $engelola dan men'alankan operasi bisnis organisasinya.
+. #edoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan
,. dengan berbagai pihak di luar organisasi.
Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun 'uga dapat
dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu
memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan.
&al-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat ber'alan secara
efektif antarlain (
%. Terbuka (rans!aran", setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa
adanya atau ob'ektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. &indari usaha
menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan
salam kondisi apapun "alau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang
baik.
). Ti#ak aro$an, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong
dan merasa bah"a dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari.
*. A#a!i% terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi
bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang
ter'adi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi.
+. Kom!een, keahlian komunikasi memang men'adi hal dasar yang "a'ib dimiliki oleh
individu, terlebi' 'ika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.
,. Anusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah
pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, 'uga selalu mencari hal-hal
yang belum pernah di'umpai.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *
-. Penu& !er&aian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu
dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. 5uga selalu
*on*ern terhadap apa yang ia sampaikan.
.. Cer#as, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang
perlu dikemukakan selama komunikasi
/. Sabar #an !enu& !en$erian 6 bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang
perangainya tidak terpu'i sekalipun
0. 'u(ur, mempunyai integritas yang tinggi
%1. $enguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
%%. $emiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode
memberikan dan menerima pesan secara efektif.
Peran Komunikasi Non Verba) Da)am Dunia Bisnis
Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal
Dari gambar tersebut terlihat bah"asannya selain kemampuan verbal seseorang 'uga
harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. 3ernyata
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +
KOMUNIKASI NON VERBAL
POTENSI KREDIBILITAS
KEPEMIMPINAN
SESEORANG
KOMUNIKATOR
YANG BAIK
PENGELOLAAN PESAN
BISNIS
BAB
1
BAB
1
kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang.
eseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada
khalayak 'ika ditun'ang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan
nonverbal.
&al ini 'uga akan men'adi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya,
apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah
hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi 'uga teknik atua metode cara
penyampaian pesan tersebut.
4pabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang
baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif,
terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis.
E. PROSES KOMUNIKASI
ecara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar diba"ah ini.
Gambar 1.2. Proses komunikasi
Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang men'ebatani
informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. #roses komunikasi itu sendiri
terdiri dari beberapa tahap, yaitu (
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,
Tahap 2
Pengirim mengubah ide
menjadi Pesan
Tahap 2
Pengirim mengubah ide
menjadi Pesan
Tahap 3
Pengirim Mengirim
Pesan
Tahap 3
Pengirim Mengirim
Pesan
Tahap 6
Penerima mengirim ide
pesan (feedback)
Tahap 6
Penerima mengirim ide
pesan (feedback)
Tahap 5
Penerima menafsirkan
pesan
Tahap 5
Penerima menafsirkan
pesan
Tahap 4
Penerima menerima
pesan
Tahap 4
Penerima menerima
pesan
Tahap 1
Pengirim Mempunyai
Pesan
Tahap 1
Pengirim Mempunyai
Pesan
SALURAN
MEDIA
%. #engirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
). #engirim mengubah idenya men'adi pesan. #asa saat ide di ubah men'adi pesan yang
akan diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi "a'ah,
isyarat), pan'ang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada
ide, penerima pesan , dan suasana hati si pengirim pesan
*. #engirim menyampaikan pesan. 7ntuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih
saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. aluran dan
media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima,
sifat pesan, dan formalitas.
+. #ihak penerima menerima pesan. Komunikasi ter'adi apabila penerima mnerima
pesan terlenih dahulu. 5ika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah
membacanya dan memahami pesan yang diterima. 4pabila pesan yang diterima
dalam bentuk presentasi lisan, penerima harus dapat mendengar pembicara dan
memperhatikan pesan yang disampaikan.
,. #enerima menafsirkan pesan. #enerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak
penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima
disimpan dalam pikiran.
-. #enerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. 7moan balik berupa respon
penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. 7mpan balik merupakan unsur
utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim
pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' -
PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS
A. PEMA*AMAN PROSES KOMPOSISI
#esan bisnis yang efektif bertu'uan untuk menarik perhatian pihak la"an komunikasi,
krena itu pesan harus ringkas dan menun'ukkan tu'uan yang 'elas. 3u'uan dalam penulisan
pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada
mengesankan la"an komunikasi.
#roses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat "a'ib ditaati sehingga
langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang
bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan
situasi komunikasi.
#roses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi
tahapan-tahapan (
%. Peren+anaan, meliputi maksud dan tu'uan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan
digunakan
). Or$anisasi #an Kom!osisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk
draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya.
*. Re-isi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan
bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata,
kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar.
B. TA*APAN PERENCANAAN PESAN BISNIS
Komunikator yang baik menyadari bah"a tahapan dalam proses komposisi kadang-
kadang ter'adi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu
memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut (
.. Penenuan Tu(uan
3u'uan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang
merencanakan pesan bisnis. 8aktor yang perlu diperhatikan adalah men'aga itikad
baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa
mengesampingkan tu'uan tertentu yang hendak dicapai.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' .
BAB
2
BAB
2
3u'uan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, mengan'urkan,
dan men'alin ker'asama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tu'uan yang 'elas
bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain (
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
edangkan tu'uan komunikasi bisnis meliputi (
a. $emberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain.
b. $emberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan benar. 3erutama dilakukan pada saat
melakukan negosiasi bisnis.
c. $elakukan kolaborasi (*ollaboring) atau ker'asama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. $elalui 'alinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah
dapat melakukan ker'asama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
/. Perimban$an Pen$iriman Pesan
ebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut (
a. 3u'uan yang realistis. #ada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah.
9leh karena itu 'ika seseorang mempunyai tu'uan yang mendasar sebaiknya
disampaikan secara realistis.
b. Ketepatan "aktu. :aktu yang tepat merupakan faktor penting dalam
pengiriman dan penyampaian pesan. 5ika seseorang atau organisasi sedang
mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang
berlangsung sampai dengan segala sesuatu men'adi stabil dan ada perhatian
terhadap pesan yang disampaikan.
c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. $eskipun semua tugas yang
diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin
memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan peker'aan yang
ditugaskan kepada seseorang.
d. 3u'uan yang selaras dengan tu'uan organisasi. eorang karya"an harus beker'a
sesuai dengan tu'uan organisasi. &al ini memiliki tu'uanm agar setiap
komunikasi yang ter'adi didalamnya dapat ber'alan dengan baik tanpa ada
hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
0. Ana)isis Au#iens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tu'uan yang 'elas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. $enyangkut siapa
mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, 'enis
kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. 7ntuk men'a"ab semua
itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut (
a. $engembangkan profil audiens dengan cara (
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' /
$enentukan ukuran dan komposisi audiens
4udiens dalam 'umlah besar akan menun'ukkan perilaku yang berbeda
dengan audiens yang 'umlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula. 7ntuk audiens yang ber'umlah kecil, materi dapat dikemas
dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. ebaliknya, untuk
audiens dalam 'umlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau
laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.
$enentukan siapa audiensnya
Bila audiens yang ditu'u lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang
paling dominan yang paling dominan diantara mereka.
$engetahui bagaimana reaksi audiens
etelah mengetahui audiens selan'utnya perlu diketahui reaksi yang
mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. 5ika audiens yang terlibat
merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disa'ikan
langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan
diskusi karena akan kurang efektif.
$engetahui pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang
menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia
serta pengalaman. 5ika ter'adi perbedaan yang terlalu 'auh dengan
komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus
dididik.
$engetahui bagaimana hubungan antara
komunikator dengan audiens
5ika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas
seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan
yang meyakinkan. &al ini bertu'uan agar audiens termotivasi untuk
mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.
b. $emuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut(
$enemukan keinginan audiens
7ntuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat
menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan
informasi yang diminta.
$emberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
&arus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens
tidak terle"atkan. #erlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum
pesan disampaikan kepada audiens. &al ini untuk mengantisipasi agar apa
yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
;nformasi yang diberikan harus akurat
;nformasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat
serta dapat dipertanggung 'a"abkan kebenarannya. 5ika ter'adi kesalahan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' 0
dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan
permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.
$emilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi
audiens. $emberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens
merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.
c. $emuaskan kebutuhan motivasional audiens
Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan
argumentasi yang rasional. Beberapa 'enis pesan, harus dirancang agar memiliki
tu'uan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.
d. #enentuan ;de #okok
;si dari pesan bisnis tersurat pada (
3opik pokok sub'ek pesan yang lebih luas
;de pokok pernyataan tentang suatu topik,men'elaskan tentang isi dan
tu'uan topik.
$etode identifikasi terhadap ide pokok (
Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang
memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan,
mengu'i berbagai alternative dengan mempertimbangkan tu'uan, audiens dan
fakta yang ada. 3eknik brainstorming yang sering digunakan antara lain
storyteller<s tour, random list, conclusions finding recommendation (=8>)
"orksheet, 'ournalistic approach, dan ?uestion and ans"er chain.
Pembatasan Cakupan
ecara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. 4pabila kita
menyampaikannya secara pan'ang lebar 'ustru akan memakan "aktu lebih
lama, terutama 'ika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. ;de pokok
dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan "aktu yang tersedia,
sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok
yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
C. PEMILI*AN SALURAN DAN MEDIA
#esan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. ;de-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis ()ritten). #ilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tu'uan atau maksud pesan, audiens
dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
.. Komunikasi Lisan
alah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral *ommuni*ation) adalah
kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. aluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %1
yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang
atau lebih, pembicaraan melalui telepon, "a"ancara ker'a, pertemuan kelompok,
seminar, "orkshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
4gar komunikasi lisan dapat ber'alan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana
pembantu yang dapat mendukungnya. arana pembantu tersebut biasanya berbentuk
audio visual seperti film, video clip, @=D #ro'ector, dan tampilan slide sho".
/. Komunikasi Teru)is
#esan-pesan tertulis 'uga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan
laporan. alah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan
untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. 8ormat tulisan
diperlukan 'ika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan
permanen untuk referensi di masa yang akan datang.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengiriman serta harapan audiens.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %%
KEAHLIAN
KOMUNIKASI : MENYIMAK
A. ARTI PENTIN1 MEN2IMAK
3u'uan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang
diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu.
#ada saat menetapkan tu'uan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan
(mendengar). ecara umum, orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk
memahami, mengingat, menganalisis, dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan
meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain.
$enyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses
komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas
peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi.
#ada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati
informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. #ada
"aktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok
informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan.
Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi
keberhasilan suatu peker'aan.
8aktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang
diungkapkan dari sudut pandang orang lain.
#esona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik,
beker'a dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi
bisnis lainnya.
B. SI3AT PROSES MEN2IMAK

$enyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan
berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi
sebagai penerima dalam proses komunikasi.
$emahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan
pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. $enyimak merupakan
rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain (
%. Mem!er&aikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan.
#enerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau
tingkat perhatian yng rendah.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
3
BAB
3
%)
). Mena%sirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan
pengalaman pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada
dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan.
*. Men$in$a, menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk "aktu yang
akan datang. elama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya
dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan.
+. Men$e-a)uasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan
yang dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan
mengevaluasi bukti yang dikemukakan.
,. Memberi an$$a!an, pada komunikasi yang ter'adi dalam kelompok, tanggapan
a"al dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat sa'a bentuk tanggapan
berupa hal lain, seperti tepuk tangan, terta"a atau diam.
3erlihat bah"a perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif
dalam proses komunikasi. atu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada
pihak penyimak adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan
penerimaan suara. $endengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan
penyimakan.
C. S2ARAT4S2ARAT MEN2IMAK 2AN1 E3EKTI3
#ada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus
diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) ber'alan secara efektif antara lain(
%. $empunyai atensi untuk mendengarkan
). $endengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara
*. $enguasai bahasa yang dipergunakan pembicara
+. $emahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara
,. $enyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan
fakta dan opini pembicara
-. $emberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan.
D. 3AKTOR PEN2EBAB PROSES MEN2IMAK TIDAK E3EKTI3
3erkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering ter'adi hal-hal
yang kita simak men'adi tidak efektif, biasanya ini ter'adi dikarenakan faktor-faktor berikut
ini (
.. Lebi& Ban5ak Berbi+ara Dari!a#a Men5imak
Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bah"a tak
satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih
dan ingin berbicara daripada menyimak. &al ini disebabkan dalam proses menyimak
seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan ke'enuhandan
kebosanan.
/. Sin#rom *iburan
#ada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak
selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %*
menarik dan bersifat menghibur mereka. 3idak semua pembicara mampu
menyampaikan informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan, hal
ini yang sering kali menyebabkan para audiens men'adi 'enuh. 7ntuk itu setiap
penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan
informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu
mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan
disukai audiens.
0. Men$uamakan Prasan$ka
&al ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena
kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis
dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. :alaupun berprasangka
merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan
menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens.
6. Men5imak Se+ara Ti#ak Kriis
3erkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana
kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. &al ini tentunya dapat
menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh
audiens dengan baik. ;ni akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan
diberikan oleh audiens. 9leh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan
terhadap materi-materi yang disampaikan.
7. Ter!en$aru& O)e& 1an$$uan
!angguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi
yang disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat ter'adi dari faktor dalam diri
audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. 3idak betah berlama-
lama ditempat pertemuan, sifat tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain
sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. 8aktor yang
muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang ter'adi disekitar
mungkin dapat sa'a disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras suara
yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d
luar gedung, dan sebagainya dapat sa'a men'adi gangguan tersendiri bagi audiens
dalam memahami informasi yang disampaikan.
8. Rasa Taku Ter&a#a! Maeri 5an$ Sukar
Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya
baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini ter'adi 'ika sebelumnya
audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. #ada
saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar
dengan alasan-alasan tertentu, "alaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti
akan materi tersebut. 4lasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan
akan kegagalan yang akan diterimanya.
9leh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba
sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar
dimengerti tersebut.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %+
E. PETUN'UK PEN2IMAKAN 2AN1 E3EKTI3
4da beberapa tips atau petun'uk yang dapat di'adikan sebagai bahan ka'ian agar
proses menyimak dapat ber'alan dengan efektif antara lain(
.. Memberikan Per&aian 5an$ Besar
&endaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens
mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti
dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. #emahaman ini sangat penting
untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator
dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari se'aumana la"an komuniasi (audiens)
memahaminya. 4gar mampu menciptakan perhatian yang besar, audiens harus dapat
menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu
konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi.
/. Mema&ami Si%a Komunikasi Non Verba)
3erkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering
menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami
setiap pesan atau informasi. 3idak semua audiens terntunya memiliki kemampuan
dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh
pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petun'uk
dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu menempatkannya dalam
kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh
audiens.
0. Mema&ami Simbo) Verba) aau Pesan
elaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah
mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para
pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan
dapat mengena pada sasaran. &al ini 'uga menyangkut dari penyampaian materi
pesan yang dibuat. #esan yang disampaikan harusnya disa'ikan dalam bentuk yang
realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian maupun pesan
dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa
untuk memahami pesan-pesan tersebut.
3. MENIN1KATKAN KEMAMPUAN MEN2IMAK
Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan
kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak.
trategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan
menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat diba"ah ini,
antara lain (
%. $engetahui kelebihan pembicara dalam sub'ek yang merupakan sesuatu yang belum
pernah diketahui oleh audiens.
). Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang
disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar.
*. $engatasi gangguan dengan menutup pintu atau 'endela dan lebih mendekati
pembicara.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %,
+. $endengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan
contoh, bukti dan argumen.
,. $enin'au ulang pokok pembicaraan.
-. 3etap berpikir terbuka dengan menga'ukan pertanyaan yang mengklarifikasikan
pemahaman.
.. 3idak menyela pembicaraan.
/. $emberikan umpan balik (feed ba*k)
0. $engevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya.
%1. $embuat catatan tentang pokok pembicaraan.
elain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak
(mendengarkan) secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat
tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada
ilustrasi gambar diba"ah ini.
1. UMPAN BALIK (FEED BACK"
7mpan balik (feed ba*k) berhubungan erat dengan proses menyimak
(mendengarkan). 9engembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara ker'a umpan
balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan).
7mpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik
secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. 7mpan balik seringkali
diungkapkan secara implisit.
7mpan balik dapat dibedakan men'adi dua 'enis yaitu (
.. Um!an Ba)ik E-a)uai%
>espon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang
dibicarakan. #ada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan
akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. 7mpan balik ini cenderung
membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai
dengan arah perilaku yang terdahulu.7mpan balik 'enis ini 'uga bersifat korektif yang
berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan.
/. Um!an Ba)ik Non4e-a)uai%
Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator),
melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang
perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru sub'ek tertentu.
#ada saat mena"arkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan
penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan pen'elasan, bertanya, atau
menun'ukkan minat pada sub'ek yang sedang dikomunikasikan. $eskipun tidak
bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang
positif, yaitu sikap la"an komunikasi semakin percaya pada "aktu orang lain
mencermati dan mena"arkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang
dihadapi. 7mpan balik 'enis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk
mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
Men#en$ar
Men#en$arkan unuk men$in$a isi
!esan9in%ormasi
%-
Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi
Menyimak
"eterangan gambar(
Gambar dibagian ba)a+ sempit dan mengara+ ke atas seara+ dengan tanda pana+ semakain lebar
menun,ukkan ba+)a menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengeta+ui isi
pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi- Energi terbesar
diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif-
7mpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain (
a. Pen5e)i#ikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari
pihak lain dan menun'ukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang
dihadapi.
b. Pema&aman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang
akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. #engulangan menun'ukkan
perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
Men#en$arkan unuk men$in$a isi
in%ormasi
Men#en$arkan unuk ana)isis #an
e-a)uasi isi in%ormasi
Men#en$arkan aki% 9em!aik
Memerlukan banyak
Memerlukan sedikit
energi
Men#en$arkan unuk men$ea&ui isi
in%ormasi
Men#en$arkan
%.
c. Dukun$an, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk
membangkitkan semangat dan harapan.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' %/
PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN
BISNIS
A. ARTI PENTIN1 PEN1OR1ANISASIAN PESAN4PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
ba"ahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. &al ini menyebabkan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang
dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun
praktis bagi audiens. $engorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
men'adi tantangan bagi komunikator. &al yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut (
%. ub'ek dan tu'uan harus 'elas.
). emua informasi harus berhubungan dengan sub'ek dan tu'uan.
*. ;de-ide harus dikelompokkan dan disa'ikan dengan cara yang logis.
+. emua informasi yang penting harus sudah tercakup.
uatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam
hal-hal berikut ini (
%. $emahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara 'elas, menyusun ide-ide secara logis
dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka
audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
). $embantu audiens menerima pesan
#engorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam
memahami maksud pesan, 'uga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
*. $enghemat "aktu audiens
4pabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan "aktu audiens. alah satu tu'uan pengorganisasian pesan-pesan yang
baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan sa'a. Dengan hanya
menyampaikan informasi yang relevan, "aktu audiens akan dapat dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
+. $empermudah peker'aan komunikator.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
4
BAB
4
%0
#engorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu peker'aan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat "aktu. &al ini merupakan faktor
yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian peker'aan ber'alan dengan
baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan
menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat.
emakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam
menyelesaikan peker'aan.
B. PEN1OR1ANISASIAN PESAN4PESAN MELALUI OUTLINE
7ntuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara
agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. &al tersebut
dapat dilakukan dengan cara (
.. Men#e%inisikan #an Men$e)om!okkan I#e
$emutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dicari pemecahannya. 5ika materi memang lemah, tidak
memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
4pabila penyusunan pesan yang pan'ang dan kompleks, maka outline sangat
diperlukan dan men'adi penting artinya. &al ini karena dengan adanya outline akan
sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain. elain itu, outline 'uga membantu untuk mengkomunikasikan ide-
ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. $elalui perencanaan yang
baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga
audiens akan memahami pola pikir komunikator.
usunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
antara lain (
a. $emulai dengan ;de #okok, akan sangat membantu dalam menetapkan tu'uan
dan strategi umum dari suatu pesan. ;de pokok dirangkum ke dalam dua hal
yaitu ( keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya,
sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan
memikirkannya.
b. $enyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c. $embuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disa'ikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
/. Menenukan Uruan #en$an Ren+ana Or$anisasiona)
etelah mengelompokkan ide-ide, langlah selan'utnya adalah menentukan urutan-
urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui
dua pendekatan yaitu (
a. #endekatan @angsung (dire*t approa*+), sering disebut 'uga dengan
pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling a"al, kemudian diikuti
bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan
menyenangkan 'ika menggunakan pendekatan ini.
b. #endekatan 3idak @angsung (indire*t approa*+), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling a"al, kemudian baru
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )1
diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak
menyenangkan.
etelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens
serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selan'utnya adalah
menentukan 'enih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. ecara garis besar 'enis pesan
yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (dire*t re.uest), pesan-pesan rutin,
good ne)s atau good)ill, pesan-pesan bad ne"s dan pesan-pesan persuasif.
C. PERMINTAAN LAN1SUN1 (DIRECT REQUEST"
5enis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang
langsung paha hal yang ditu'u. #esan ini dapat berbebtuk surat dan memo. =ontoh dari
pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin,
aduan atau klaim, permintaan kredit rutin.
;si dari sebuah surat /ire*t !e.uest harus terdiri dari * bagian antara lain(
.. Ba$ian A:a)
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang
alasan kita dalam menga'ukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan
hendaknya haruslah 'elas, singkat dan tidak bertele-tele, tu'uannya adalah agar pihak
atau orang yang membaca pemintaan kita men'adi lebih paham akan maksud yang
tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
/. Ba$ian Peren$a&an
Bagian ini merupakan pen'elasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian
pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. 3eknis
penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan
terutama 'ika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat
berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita
minta. 5ika permintaan lebih dari satu 'enis, sebaiknya kita membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan.
0. Ba$ian ak&ir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan
beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas "aktu, dan ekspresi terhadap
apresiasi maupun pemberian good"ill. 7ntuk mempermudah pembaca, sebaiknya
perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, 'am ker'a,
dan petugas yang dapat dihubungi.
D. PERMINTAAN IN3ORMASI RUTIN
urat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bi'aksana. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan
karya"an, konsumen, klien dan para pemegang saham.
urat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
9leh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus men'aga
maksud2 tu'uan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. 4nda harus bertanya pada diri
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )%
sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang
anda sampaikan.
urat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bi'aksana. Dalam
setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karya"an ,
konsumen, klien dan sebagainya. urat permintaan rutin mempunyai potensi untuk
membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan.
#edoman dalam menulis surat ini bah"a harus di'aga maksud dan tu'uan menulis suatu
pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga
pertanyaan, yaitu ( apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal
ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan dire*t re.uest, maka permintaan rutin dapat berasal dari
dalam maupun luar organisasi bisnis.
.. Perminaan #ari #a)am or$anisasi
$eskipun suatu permintaan dapat sa'a dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan
permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. $emo
dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat "aktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
#engiriman memo dapat dilakukan antara karya"an dengan karya"an, pimpinan
dengan karya"an, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya.
urat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estAndar perencanaan
langsung. $ulai dengan pernyataan yang 'elas mengenai alasan penulisan, kemudian
diikuti dengan pen'elasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan
yang dikehendaki.
/. Perminaan #ari )uar or$anisasi
ebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para
pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. elain itu,
banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi
penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk
men'alin ker'asama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat 'uga
memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini
perlu diperhatikan tiga hal, yaitu ( dimana kita membaca iklan tersebut, 'elaskan apa
yang kita maksud, cantumkan alamat yang 'elas dan lengkap untuk balasan surat.
E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN4PESAN POSITI3
$enulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun
ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. #enyampaian pesan-pesan rutin,
good ne"s dan good "ill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (dire*t approa*+)-
#endekatan langsung (dire*t approa*+) memiliki beberapa keunggulan yaitu(
%. $eningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
). membaca suatu pesan)
*. $enekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
+. $enghemat "aktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan 'uga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ))
edangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung
menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah
pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola
pendidikan yang telah dia'arkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui
lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu
formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang 'elas. Diusahakan dalam
bagian a"al, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang 'elas dan tegas.
#ada bagian pertengahan, sampaikan pen'elasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian
pen'elasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian a"al dan akhir.
#ada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan
yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh
audiens.
3. PESAN4PESAN 1OOD NE;S DAN 1OOD;ILL
#ara pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan
men'aga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karya"an2 pega"ai dan
masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka 'uga mengirimkan pesan-pesan good
)ill kepada karya"an, klien dan masyarakat pada umumnya.
Kualifiksi bentuk goodne)s dalam komunikasi bisnis (
.. Good e!s enan$ !eker(aan
7mumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan
(good ne)s) menggunakan pendekatan langsung. =ontoh good ne)s berkaitan dengan
masalah peker'aan, antara lain penerimaan ker'a, kenaikan pangkat2 'abatan2 posisi,
memperoleh bonus ker'a, tun'angan hari raya, kenaikan ga'i dan pengakuan2
penghargaan prestasi ker'a.
). Good e!s Tenan$ Pro#uk
!ood Be"s yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga
produk, sistem beli * produk dapat tambahan % produk gratis (buy * get % free),
pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam 'umlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau
produk pelengkap).
*. Pesan4Pesan Good!i""
Good)ill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk men'aga
hubungan bisnis. ebagai pelaku bisnis, seseorang dapat 'uga mendorong hubungan
baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang
tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tu'uan bisnis tertentu.
#esan-pesan good)ill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang
lain, seperti kenaikan pangkat atau 'abatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi
organisasi bisnis dan se'enisnya. #enyampaian ucapan selamat oleh pimpinan
perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang
tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non
bisnis, merupakan hal yang baik untuk men'aga hubungan baik diantara mereka.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )*
1. PENULISAN BAD E#S
4pabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,
mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan
kebi'akan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka
perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad ne)s, penerimaan pesan tersebut dan
men'aga good"ill sebaik mungkin dengan audiens.
4da dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang
tak menyenangkan ini (
.. Men+i!akan Audien$e % Centerred Tone
$enyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad ne"s mampu memberikan
kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang
didukung dengan tiga tu'uan yang khusus, yaitu (
a. $embantu audiens mengerti akan bad ne"s yang merupakan suatu keputusan
yang tegas
b. $embantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
c. $embantu audiens agar tetap memberikan good"ill bagi perusahaan.
/. Memi)i& Pen#ekaan Or$anisasiona)
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad ne"s, dapat dilakukan dengan
dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan
langsung (direct plan).
a. #endekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang
digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian
penting yaitu
Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta
penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
A)asan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus
diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan
yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bah"a keputusan
yang diambil adalah fair atau logis.
Ba# ne:s, merupakan hal yang mungkin CmenyakitkanD bagi audiens yang
mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang
merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
Penuu!, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka
tahap selan'utnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat
positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat 'uga diusulkan
suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )+
Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan
Tidak angsung
b. #erencanaan @angsung
uatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan
langsung akan dia"ali dengan suatu pernyataan bad ne"s, selan'utnya diikuti
dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat. #endekatan ini memiliki kelebihan bah"a audiens hanya
memerlukan "aktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad
ne"s.#endekatan ini dapat diterapakan apabila (
#enerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang ditu'u.
#esan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
#esan disampaikan secara empati.
Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi
Perencanaan angsung
*. PENULISAN PESAN4PESAN PERSUASI3
#ersuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens
untuk mencapai suatu tu'uan. ecara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca
atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setu'u.
$eskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi
tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada
orang lain. #enyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
PEMBUK
A
#ernyataan
ALASAN
#en'elasan
@ogis
BAD
NE;S
Byatakan
PENUTUP
#ositif,
Bersahabat,
dan
BAD NE;S
#ernyataan Bad
Be"s
ALASAN
5elakan 4lasan
Bad Be"s
PENUTUP
#ositif, dan
Bersahabat
),
organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti
permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan
dana dan ker'asama.
#esan-pesan persuasif bertu'uan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung
mempertahankan ide atau gagasannya. #esan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih
rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
4dapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan
persuasif antara lain (
.. Ana)isis Au#iens
#enyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan
suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. 7ntuk mengakomodasi perbedaan
individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan
yang dapat men'adi daya tarik bagi kebutuhan mereka. =ara yang paling mudah
dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan
dari $aslo" yang menyatakan bah"asanya manusia memiliki lima kebutuhan yang
sifatnya ber'en'ang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat
kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga
kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya.
/. Mem!erimban$kan Perbe#aan Bu#a5a
#emahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan sa'a akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audiens, tetapi 'uga akan membantu bagaimana mereka akan
memberikan penghormatan. $emberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan
berbeda cara memberikan persuasinya.
0. Memi)i& Pen#ekaan Or$anisasiona)
4gar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang
dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah
menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.
#enggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam
penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bah"asannya pesan
tersebut dapat dipertanggung'a"abkan dan memiliki alasan.
#ersuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu (
.. Menea!kan kre#ibi)ias
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh se'aumana tingkat
kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat
dipercaya oleh orang lain. =ara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas
seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, 'aminan, dan hasil riset
yang men'adi bukti ob'ektif yang mendukung kredibilitas seseorang.
=ara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah
men'adi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang
disampaikan, ob'ektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu
memfokuskan kebutuhan audiens, ke'u'uran dapat menumbuhkan penghargaan
audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar
belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi
audiens.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )-
/. Membua keran$ka ar$umenasi au#iens
Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional 4;D4
(Attention, &nterest, /esire dan A*tion).
a. Attention (Per&aian", meyakinkan audiens dibagian permulaan bah"a ada
sesuatu yang akan disampaikan. $emperkenalkan suatu masalah atau ide yang
membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Interest (Mina", men'elaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan
audiens. $engembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase
pertama secara rinci. $enghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan
dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c. Desire (*asra", mengubah keinginan audiens dengan men'elaskan bagaimana
perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi
audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.
d. A$tion (Tin#akan", menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap
audiens. #erlu 'uga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat
dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut
mudah untuk dilakukan.
0. Memi)i& Da5a Pemika
7mumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical
appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi
audiens.
Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan
yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan
men'ual ide atau gagasan tersebut.
a. Pemika Emosiona)
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi
dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepan'ang
pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat
berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai,
penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b. Pemika Lo$ika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti
membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan
memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. 4dapun penggunaan pendekatan
ini didasari atas berbagai alasan diantaranya (
4nalogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menu'u
bukti-bukti fisik pula.
;nduksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menu'u
kesimpulan umum.
Deduksi, #emberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang
khusus.
+. Perimban$an Eika
#ersuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan
informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. &al yang
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ).
paling penting dalam pendekatan ini adalah menun'ukkan perhatian yang 'u'ur
kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' )/
WAWANCARA DALAM
LINGKUNGAN BISNIS
A. ;A;ANCARA SUATU KETERAMPILAN MANA'EMEN
Dalam men'alankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya
tentunya akan selaku berhadapan dengan la"an bisnisnya. #ada saat ter'adi interaksi
diantara mereka, sering kali kita 'umpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan
atau "a"ancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik "a"ancara dapt
di'umpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan
didalamnya adalah melakukan "a"ancara ker'a.
3u'uan dilakukannya "a"ancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi
yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. #ada kegiatan pemasaran adanya
bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar
produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya,
yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan "a"ancara dengan pihak terkait.
Dalam setiap kegiatan "a"ancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu
pe"a"ancara (intervie)er) dan yang di"a"ancarai (intervie)ee). #ada komunikasi timbal
balik ;ntervie"er mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan
"a"ancara.
#ada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang
ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai intervie"er.
Bamun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak
tenaga-tenaga intervie"er yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di
bidangnya.
3u'uan bisnis dari kegiatan "a"ancara biasanya lebih bersifat formal, 'ika
dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap sa'a. Bagi seorang intervie"er bisnis,
ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan "a"ancara antara lain pembukaan
(opening), inti "a"ancara (body), dan penutup (*losing). :a"ancara bisnis merupakan
keterampilan mana'emen (management skill) yang "a'ib dipela'ari dan dilatih apabila
seseorang ingin men'adi intervie"er yang profesional.
:a"ancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang
menyangkut interaksi antara pe"a"ancara dan yang di"a"ancarai, yaitu (
%. Direki% (!erina&", dalam hal ini pe"a"ancara menetapkan tu'uan-tu'uan situasi
pada
a"al interaksi. ehingga pe"a"ancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan
"a"ancara tersebut. &al-hal yang menyangkut isi dari materi "a"ancara sepenuhnya
berada pada pihak pe"a"ancara, serta pe"a"ancara berhak menentukan kapan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
5
BAB
5
)0
"a"ancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume)
dari "a"ancara tersebut.
). Non #ireki% (non!erina&", dalam hal ini pe"a"ancara membiarkan orang yang
di"a"ancarai mengendalikan tu'uan, langkah dan masalah pokok suatu "a"ancara.
B. 'ENIS ;A;ANCARA BISNIS
:a"ancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan men'adi
beberapa 'enis "a"ancara, antara lain (
%. :a"ancara seleksi pelamar peker'aan (personnel sele*tion intervie))
:a"ancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian
sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karya"an.
Dengan "a"ancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas
dari calon pelamar peker'aan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi
perusahaan.
). :a"ancara evaluasi kiner'a karya"an (performan*e appraisal intervie))
:a"ancara ini dilakukan sebagai tindak lan'ut dari proses penilaian atau evaluasi
hasil yang telah diker'akan oleh karya"an. :a"ancara ini biasanya dilakukan di tiap-
tiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan "a"ancara seperti ini, organisasi dapat
mengetahui seberapa besar kiner'a serta prospek dari karya"an yang bersangkutan.
*. :a"ancara pemberian nasehat (*ou*elling intervie))
:a"ancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan
yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli
di bidangnya (councelor2psikiater).
+. :a"ancara peringatan (*orre*tion intervie))
:a"ancara yang dilakukan dengan tu'uan yang bersifat mengingatkan seseorang
akan sesuatu hal, biasanya "a"ancara ini ter'adi diakibatkan adanya pelanggaran-
pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. :a"ancara ini bertu'an untuk
membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali men'alankan aktivitas
sesuai dengan peraturan.
,. :a"ancara untuk tu'uan khusus (spe*ifi* purpose intervie))
:a"ancara ini biasanya dilakukan pada peristi"a-peristi"a yang sifatnya khusus
seperti "a"ancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan
masalah-masalah yang dianggap khusus.
C. PEN1UMPULAN IN3ORMASI MELALUI ;A;ANCARA
3u'uan dari setiap "a"ancara adalah memperoleh data atau informasi yang
dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. 3u'uan
tersebut dapat tercapai apabila "a"ancara yang dilakukan berpedoman pada tahapan-
tahapan sebagai berikut (
%. $enentukan tu'uan "a"ancara
etiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tu'uan, begitu
pula halnya dengan "a"ancara. #ara pihak utama dalam proses "a"anvara ini harus
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *1
mampu menentukan tu'uan tersebut. $aksud dan tu'uan "a"ancara di sesuaikan
dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi.
). $embaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipela'ari mengenai suatu topik
4gar proses "a"ancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan
mengenai topik atau bahasan yang akan di'adikan pokok pembahasan dalam
"a"ancara tersebut. :a"ancara yang tidak berisikan suatu topik uang 'elas hanya
akan men'adi pembicaraan yang Cngalor ngidulD tidak 'elas maksud dan tu'uannya.
*. $enyeleksi sumber yang tepat
etelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah
mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. 7ntuk mendapatkan
sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar
nantinya menghasilkan nilai "a"ancara yang berbobot. #enyeleksian sumber ini
dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan
cocok sebagai bahan acuan dalam "a"ancara.
+. $embuat 'an'i
:a"ancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat
memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya "a"ancara dilakukan bagi
mereka. 9leh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan
"a"ancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta "aktu pelaksanaan
"a"ancara. &al ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan
kekece"aan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat
"a"ancara dilakuan.
,. $erencanakan bentuk pertanyaan
7ntuk menggali informasi dari yang di"a"ancarai, biasanya pihak pe"a"ancara
harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tu'uan ter sebut dapat
tercapai. Bentuk pertanyaan yang dia'ukan disesuaikan dengan apa yang hendak
diketahui oleh pe"a"ancara. #ertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan
pertanyaan yang bersifat khusus.
-. $embuat kesan yang positif
elama "a"ancara berlangsung pe"a"ancara harus mampu menciptakan suasana
yang menyenangkan dan bersahabat. #erlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar
yang di"a"ancarai tidak merasa 'enuh dan bosan. 7sahakan menghindari
memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang di"a"ancarai, karena hanya
kan membuat orang yang di"a"ancarai terpo'ok dan akan men'a"ab seadanya sa'a.
Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang di"a"ancarai,
biarkan orang yang di"a"ancarai berekspresi dengan 'a"abann, 'uga 'angan pernah
membatasi 'a"aban orang yang di"a"ancarai.
.. $erencanakan perekaman2 mencatat
4gar pe"a"ancara memiliki gambaran tentang isi dari "a"ancara yang telah
dilakukan, ada baiknya dalam "a"ancara tersebit pe"a"ancara mencatat hal-hal
penting yang men'adi 'a"aban orang yang di"a"ancara. 4tau dapat 'uga dengan
merekam hasil dari "a"ancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses
penganalisaan hasilnya.
/. $enutup "a"ancara
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *%
etelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan,
pe"a"ancara dapat segera menutup "a"ancara. #ada menutup "a"ancara tersebut
'angan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang di"a"ancarai atas
kehadirannya melakukan "a"ancara, 'uga yang perlu diperhatikan adalah
memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang
dis"a"ncarai.
0. $elakukan evaluasi hasil "a"ancara
3ahap terakhir dari "a"ancara adalah mengevaluasi hasil "a"ancara, hal ini
merupakan bahan perimbangan untuk menindak lan'uti (follo" up) hasil dari
"a"ancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

D. TEKNIK MEN1A'UKAN PERTAN2AAN
#ertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar "a"ancara, apakah itu pada
saat memimpin survey, menyeleksi pega"ai, melakukan pen'ualan, atau mengumpulkan
informasi untuk artikel surat kabar.
Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan
menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam "a"ancara,
antara lain (
.. Peran5aan erbuka &open 'uestions(
#ertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng
di"a"ancarai untuk men'a"ab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini 'uga
cukup luas. 9rang yang di"a"ancarai diberikan kesempatan untuk men'a"ab
pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. =ontoh dari
bentuk pertanyaan terbuka, yaitu (
a. 0eritakanla+ +al-+al yang menyangkut diri Anda
b. 0eritakan apa yang Anda keta+ui tentang perusa+aan kami
c. $enurut Anda apa yang men,adi kelebi+an dan kekurangan dari diri Anda
d. Apaka+ menurut Anda perusa+aan kami akan menerima Anda
e. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusa+aan Anda, dan sebagainya-
#ertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang di"a"ancari dalam
men'a"ab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang
dimilikinya.
/. Peran5aan eruu! &$"osed 'uestions(
#ertanyaan ini membatasi 'a"aban yang diberikan orang yang di"a"ancari. Dengan
pertanyaan tertutup arah 'a"aban berada dalam kendali pe"a"ancara. Biasanya
bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang
berdasarkan hasil ?uestioner, angket ataupun survey. =ontih dari pertanyaan bentuk
tertutup antara lain (
a. Agar tugas ini ber,alan dengan baik, sebaiknya Anda memili+ partner siapa1
!udi atau Anto1
b. Apaka+ ,umla+ peng+asilan Anda diba)a+ 2 ,uta atau diatas 2 ,uta1
c. 'etu,u+ka+ anda ,ika para karya)an diberikan tamba+an fasilitas, dan
sebagainy1
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *)
0. Peran5aan 5an$ Men$ara& &"eading 'uestions(
#ertanyaan semacam ini mengandung 'a"aban yang diarahkan pada suatu maksud
atau tu'uan tertentu. #ertanyaan ini terutama digunakan untuk men'a'aki persamaan
pendapat antara pe"a"ancara dengan yang di"a"ancarai tentang sesuatu hal.
#ertanyaan ini 'uga digunakan untuk mengu'i konsistensi 'a"aban yang duberikan
sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut (
a. 3adi Anda menginginkan atasan yang dapat mema+ami diri Anda1
b. 'eperti kebanyakan orang kain, apaka+ Anda ,uga akan meng+imbau
pemerinta+ untuk tidak korupsi 1
c. /ari berbagai pili+an tersebut Anda menilai pili+an yang pertama merupakan
pili+an yang terbaik buat Anda1 dan sebagainya
6. Peran5aan bermuaan &"oaded 'uestions(
5a"aban yang diinginkan pe"a"ancara dengan pertanyaan bermuatan lebih men'urus
dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. #ertanyaan ini biasanya bersifat keras
dan sensitif. 3u'uan digunakannya pertanyaan ini untuk mengu'i daya tahan orang
yang di"a"ancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. :a"ancara dengan
menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. =ontoh dari bentuk
pertanyaan tersebut antara lain (
a. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang tela+ banyak
dilakukan ole+ para pe,abat kita
b. apaka+ anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan
kebiasaan sebagian besar rekan se,a)at Anda, dan sebagainya.
,. #ertanyaan lan'utan (mirror .uestions)
#ertanyaan lan'utan merupakan pertanyaan terhadap 'a"aban dari pertanyaan
sebelumya. 3u'uannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan
orang yang di"a"ancarai. =ontoh dari pertanyaan ini antara lain (
#e"a"ancara ( C5adi anda udah merasa tidak berkenan beker'a di
perusahaan tempat anda beker'a ED
Fang di"a"ancarai ( Cebenarnya saya tidak masalah beker'a di perusahaan
saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu,
suasana ke'a men'adi tidak baik.D
#e"a"ancara ( C4da apa dengan upervisor yang baru itu ED
Fang di"a"ancarai ( C Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti.D
E. KOMUNIKASI ;A;ANCARA KER'A
:a"ancara dalam konteks "a"anvara ker'a merupakan salah satu cara yang sangat
penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring 'umlah pelamar yang ada. Kegiatan
"a"ancara ker'a ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karya"an.
Dalam suatu penarikan tenaga ker'a "a"ancara digunakan untuk menilai *apability
calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' **
Gambar !.1 Proses Seleksi "arya#an
#ada proses "a"ancara ker'a ini bagi pihak yang di"a"ancarai harus mempersiapkan
diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek
yang akan mendapatkan perhatian pada saat "a"ancara adalah aspek kepribadian
(personality aspe*t), yang meliputi (
%. #enampilan anda secara fisik .. 3anggap dan ker'a sama
). !erak-gerik dan sopan santun /. Gkspresi "a'ah
*. Bada suara (tone voi*e) 0. Kemampuan berkomunikasi
+. >asa percaya diri %1. ikap terhadap peker'aan
,. ;nisiatif %%. elera humor
-. Kebi'aksanaan
Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pe"a"ancara akan mendapatkan
gambaran mengenai calon yang akan terpilih.
:a"ancara tahap a"al sering disebut 'uga dengan "a"ancara pendahuluan. #ada
tahap ini, "a"ancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat
pelamar. &al ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh
pelamar dengan syarat yang dia'ukan untuk mengisi suatu posisi 'abatan.
Bagi seorang pelamar, pada saat "a"ancara berlangsung hendaknya memberikan
keterangan secara, 'elas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. 5angan sesekali memberikan
'a"aban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang dia'ukan.
etelah "a"ancara pendahuluan, maka dillan'utkan dengan "a"ancara tahap
selan'utmya yaitu "a"ancara seleksi. Dalam "a"ancara ini biasanya orang yang
di"a"ancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang
mencakup kualifikasi, pengalaman ker'a, pelatihan dan semangat ker'a yang secara umum
untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada
posisi tertentu.
3. PERSIAPAN ;A;ANCARA
4gar proses "a"ancara ker'a berhasil ada beberap hal yang harus
diper+atikan4dipersiapkan antara lain (
%. Datang tepat "aktu
). Bersikap yakin (#ptimis)
*. iapkan sertifikat, serta surat penghargaan
+. Berpakaian rapi dan sopan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
Pelamar Seleksi Penilaian
Wawancara
Penerimaan
Karyawan
*+
,. Bersikap tenang
-. Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan
.. 3ersenyum
/. 3unggu sampai dipersilahkan duduk
0. ;ngat nama pe"a"ancara dengan benar
%1. 3ataplah pe"a"ancara 'ika anda berbicara
%%. 3un'ukkan kemampuan diri
%). #erhatikan setiap pertanyaan yang dia'ukan
%*. Berbicara dengan 'elas
%+. 4tur nada suara dan intonasi
%,. 3un'ukkan minat dan kesungguhan
%-. Bersikap 'u'ur dan terbuka
elain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu
di+indari dalam suatu "a"ancara yaitu (
%. 5angan datang terlambat
). 3erlihat kesal karena menunggu
*. Datang 3anpa #ersiapan
+. Berpenampilan berlebihan (Norak)
,. $emba"a tas belan'a atau se'enisnya
-. $enga'ak teman atau keluarga
.. Duduk sebelum dipersilahkan
/. $eletakkan tas di me'a "a"ancara
0. $embungkuk atau menundukkan kepala
%1. Bertopang dagu
%%. $elipat tangan di dada
%). $erokok atau makan saat "a"ancara
%*. $embuka percakapan
%+. $emotong kalimat pe"a"ancara
%,. $elebih-lebihkan diri anda
%-. $endikte pe"a"ancara2perusahaan
%.. 5angan membual
%/. $engkritik diri sendiri
%0. $engkritik2men'elekkan atasan tempat beker'a
)1. $emberikan informasi yang tidak relevan
)%. $emberikan kesan dita"arkan perusahaan
)). Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi)
)*. Gmosional
)+. $embuka rahasia perusahaan yang lama
),. 3idak sabar
1. CARA MEN1ENALI PEKER'AAN DAN PERUSA*AAN
ebelum "a"ancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyak-
banyaknya mengenai bidang peker'aan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat
"a"ancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *,
peker'aan tersebut. ;nformasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain
'urnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan.
Dalam "a"ancara diperkenankan menanyakan tentang peker'aan dan perusahaan
kepada pe"a"ancara. #ertanyaan yang dia'ukan dapat berupa (
%. 3ugas dan 'a"ab peker'aan
). Kebi'akan perusahaan dalam hal promosi
*. Kesempatan berkembang2peningkatan karir
+. Ketersediaan program pelatihan karya"an
,. #roduk unggulan perusahaan
-. #esaing perusahaan
.. #angsa pasar produk yang dihasilkan
*. PERTAN2AAN PENTIN1 DALAM ;A;ANCARA
#ada proses "a"ancara akan ter'adi interaksi antara pe"a"ancara dengan yang
di"a"ancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan dia'ukan
antara lain (
%. #eker'aan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti (
a- $engapa anda menginginkan beker,a di perusa+aan tersebut 1
b- Apaka+ pengalaman ker,a Anda tela+ relevan dengan posisi yang anda lamar
saat ini 1
*- $engapa Anda merasa tertarik dengan ,abatan dan posisi tertentu yang anda
lamar 1
d- 3ika Anda masi+ beker,a, mengapa Anda memetuskan untuk berali+
peker,aan 1
e- Apa yang anda keta+ui tentang perusa+aan ini1
dan sebagainya.
). #endidikan dan #elatihan
a- $ata kulia+ apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak
senangi, mengapa1
b- Pemba+asan apa sa,a yang paling menarik Anda dari mata kulia+ 1
*- Apaka+ pendidikan dan pelati+an yang tela+ Anda perole+ dapat membantu
pengembangan karir Anda1
d- Apakan ada keinginan untuk melan,utkan studi anda1
dan sebagainya.
*. @atar Belakang Keluarga
a- Apa peker,aan orang tua Anda1
b- Apaka+ Pendidikan terak+ir orang tua Anda1
*- (agaimana pandangan orang tua Anda ter+adap peker,aan yang Anda pili+1
dan sebagainya.
+. Kepribadian
a. (agaimana Anda men,elaskan tentang diri anda1
b- Apa yang men,adi kelebi+an dan kekurangan Anda1
*- (agaimana Anda menilai orang lain1
dan sebagainya-
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *-
,. #enilaian #ribadi
a- $enurut Anda, faktor-faktor apa sa,aka+ yang mampu mengembangkan karir
Anda1
b- 5aktor apa sa,a yang Anda rasa men,adi peng+ambat karir Anda1
*- Apa yang paling mengesankan, men,engkelkan dan menyebalkan bagi diri
Anda1
d- Pengalaman yang bagaimanaka+ yang menurut Anda mampu menyenangkan
Anda1
dan sebagainya.
-. 3u'uan Karir
a- Apa yang men,adi tu,uan karir Anda1
b- (agaimana Anda dapat men*apai tu,uan karir Anda1
*- Posisi apaka+ kira-kira yang *o*ok dengan diri Anda1
d- $engapa Anda merasa *o*ok dengan posisi tersebut1
dan sebagainya.
.. &obi dan lain-lain
a- Apa yang Anda lakukan pada saat senggang1
b- Apaka+ Anda perna+ atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di
masyarakat 1
*- 3elaskan tetantang +obi Anda1
d- 3enis ola+raga apa sa,a yang paling Anda gemari1
e- Apaka+ anda selalu mengikuti perkembangan berita ak+ir-ak+ir ini1
f- (uku, ma,ala+, surat kabar serta ba*aan apa yang paling Anda sukai 1
dan sebagainya.
I. ARUS PROSES ;A;ANCARA PEKER'AAN
#roses "a"ancara ker'a merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan
dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga kar'a.Dimana "a"ancara berperan dalam
menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu 'abatan tertentu.
ecara umum arus proses "a"ancara ker'a terbagi dalam beberapa tahap, dapat
di'elaskan sebagai berikut (
%. #ihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau
kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya "a"ancara ini sangat berguna bagi
perkembangan karir dan peker'aan yang akan diterimanya. edang bagi perusahaan
kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai
dan cocok dengan bidang peker'aan yang dita"arkan.
). ebelum pelamar menga'ukan lmaran perke'aan sebaiknya perlu dilakukan
penyelidikan terhadap bidang peker'aan yang akan dilamar. &al ini dimaksudkan agar
bidang peker'aan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan
serta keahlian pelamar. penyelidikan peker'aan dapat dilakukan dengan menyeleksi
setiap lo"ongan peker'aan yang dita"arkan dan dibandingkan dengan latar belakang
pelamar.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *.
*. 3ahap selan'utnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran
pelamar dalam menya'ikan sebuah surat lamaran. 3idak ada pedoman yang baku
terhadap penulisan lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya
haruslah dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan men'adi nilai
'ual bagi pelamar. Buatlah surat lamaran yang simple, padat, 'elas dan tidak berbelit-
belit. #erlu 'uga melampirkan resume yang berkualitas, yang menggambarkan
capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling
khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya
pendidikan,pengalaman ker'a, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan
yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat Cmen'ualD diri pelamar sehingga
layak untuk dipertimbangkan.
+. setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau
menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi
administrasi terhadap lamaran tersebut. $enyangkut didalamnya kesesuaian antara
syarat dalam lo"ongan ker'a dengan berkas-berkas yang dilampirkan. ;ni merupakan
syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan a"al dalam
melamar peker'aan.
,. etelah secara administrasi lmaran yang dia'ukan telah memenuhi syarat, tahp
selan'utnya adalah melakukan "a"ancara pendahuluan, yang bertu'uan mengetahui
profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian
dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar.
-. apabila telah dinyatakan berhasil pada "a"anvara pendahuluan pelamar akan
memasuki tahap selan'utnya yaitu "a"ancara lan'utan, #ada tahap ini pe"a"ancara
akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang peker'aan
yang akan akan dita"arkan. &al-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada
tahap ini.
.. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang peker'aan yang dibutuhkan, maka
pada tahap selan'utnya akan dilakukan tindak lan'ut (foloo" up) terhadap hasil
"a"ancara pendahuluan dan lan'utan. Bentuk dari follo" up tersebut biasanya
diadakan seleksi lan'utan atau tes penentuan yang bertu'uan untuk menyaring dan
menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang peker'aan yang
dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, "a"ancara penentuan, atau
penentuan akhir dari pihak mana'emen perusahaan. &al ini karena setiap bidang
peker'aan yang dita"arkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang sa'a.
/. etelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak
untukmenempati posisi 'abatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian
mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan
posisi atau 'abatan yang dilamarnya.
0. #ada tahap terakhir setelah menempati posisi 'abatan yang sesuai, bagi karya"an baru
perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung
'a"ab bidang peker'aannya dalam suatu orientasi ker'a. tu'uan dari orientasi ini agar
karya"an yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam men'alankan
peker'aannya.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' */
PEWAWANCARA
PEWAWANCARA
ORANG YANG
DIWAWANCARAA
ORANG YANG
DIWAWANCARAA
Me!e"#$#%# Pe%e&'aa
Me!e"#$#%# Pe%e&'aa
Me()*a+ La(a&a
Me()*a+ La(a&a
Wa,a-a&a
Wa,a-a&a
T#$a% La'*+
T#$a% La'*+
O&#e+a.#
O&#e+a.#
Me#"a#
Ke)*+*ha
Me#"a#
Ke)*+*ha
Me!a&#/
Pe"a(a&
Me!a&#/
Pe"a(a&
Wa,a-a&a
Wa,a-a&a
Se"e%.#
Se"e%.#
Pee(pa+a
Pee(pa+a
Gambar !.2 $rus Proses %a#ancara Peker&aan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' *0
KOMUNIKASI MELALUI
PROPOSAL
A. PROPOSAL
#roposal adalah 'enis laporan khusus yang didesain untuk mena"arkan suatu produk,
rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. #roposal harus disusun dengan
cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu ker'a sama
yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.
B. 3UN1SI DAN 'ENIS PROPOSAL
#roposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan
usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah ber'alan.
uatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk mena"arkan 'asa atau produk
dengan mengacu pada permintaan penga'uan proposal yang menyebutkan spesifikasi
produk atau 'asa yang diinginkan oleh pihak pembeli. #ermintaan penga'uan proposal
menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam 'angka "aktu yang harus
ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat ter"u'ud.
#roposal 'uga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang
telah men'alin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetu'ui per'an'ian untuk beker'a
sama sebelum proposal ditulis. $eskipun hubungan bisnis kedua pihak telah ber'alan
dengan baik, proposal harus tetap dibuat dan diau'ukan untuk bahan penin'auan dan
pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan pen'ual.
#roposal dapat dia'ukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas
inisiatif pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga..
%. #roposal berdasarkan permintaan klien.
#roposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk
dibuatkan produk tertentu. #ermintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk re?uest for
proposal atau permintan proposal.
#ada saat menerima permintan prosal ini, mna'emen hrus menyatakan minat terhadap
peker'aan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang
yang dita"arkan. #erusahaan menin'au persyartan, menetapkan lingkungan
peker'aan, metode dan prosedur yang digunakan, dan perkiraan "aktu yang
diperlukan, 'umlah tenaga ker'a yang dibutuhkan, dan biaya yang harus disediakan.
kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan
perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang dia'ukan dalam permintaan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
6
BAB
6
+1
proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang
menytakn tu'uan proposal, menetapkan lingkup peker'aan, menya'ikan latar belakang
informasi, dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak.
Badan proposal, yang merupakan bagian pokok, menyebutkan rincian tentang upaya
dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang
ter'adi. sedangkan bagian uraian meliputi metode, 'ad"al, fasilitas, perlengkpan,
tenaga ker'a, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian akhir biasnya
berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen.
). #roposal berdasarkan ;nisiatif
#roposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertu'uan untuk
mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan.
#roposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini
biasanya berisi pen'elasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar
mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tu'uan proposal. ebagai contoh,
perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah
terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menun'ukkan
srgi manfaat hasil riset tersebut
C. KOMPONEN PROPOSAL
#roposal terdiri dari komponen-komponen antara lain ( bagian pembukaan, teks
proposal, dan bagian tambahan.
.. Ba$ian Pembukaan
Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman 'udul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama
dengan yang diterapakan pada laporan. 3etapi , pada bagian pembukaan lainnya
terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut (
a. alinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa,
salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal
untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa.
b. urat pengantar, 'ika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak
konsumen, surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat
pemberitahuan, dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai
surat pengantar yang bernada persuasif.
/. Teks Pro!osa)
3eks proposal berfungsi Cmembu'ukD konsumen atau klien agar mengikat kontrak
dengan pihak perusahaan atau lembaga yang menga'ukan proposal, dan menyebutkan
persyaratannya. Bagian ini terdiri atas (
a. #embukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca
proposal. 5ika proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus
mengacu pada permintaan proposal, 'ika hal ini tidak dilakukan maka proposal
harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengu'ian proposal.
b. ;nti #roposal, bagian yang menguraikan tu'uan penga'uan proposal yang
mencakup informasi antar lain ( pendekatan yang diusulkan, rencana ker'a,
pernyataan kualifikasi, dan biaya.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +%
0. Susunan Isi Pro!osa)
;si proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang pan'angnya dapat
disesuaikan dengan tu'ua. Bagian tersebut antara lain (
a. Bagian depan, menun'ukkan bah"a pihak yang menga'ukan proposal
memahami kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tu'uan pelaksanaan
peker'aan dan hasil yang dapat diperoleh, mendorong minat untuk segera
mengambil keputusan.
b. Bagian inti, diagram yang menun'ukkan setiap tahapanpeker'aan, 'ad"al
pelaksanaan tahapan peker'an, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan
keuntungan.
c. Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk
pemanfaatan 'asayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan
peker'aan.
D. 3ORMAT PROPOSAL
@embaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang
disesuaikan dengan permintaan. #erusahaan atau elembaga harus menga'ukan permintaan
secara resmi dengan melampirkan rencana dan kebi'aksanaan perusahaan. 5ika perusahaan
mengeluarkan petun'uk khusus untuk format proposal, petun'uk tersebut harus ditepati dan
semua formulir yang diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal.
E. PENAMPILAN PROPOSAL
#roposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena
penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. #enulisan proposal yang baik
perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut (
%. $enggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo
perusahaan dengan "arna yang mencerminkan citra perusahaan.
). $enggunakankertas berkualitas baik ber"arna putih untuk penya'ian uraian proposal
*. 7raian ditulis dengan 'arak + sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri, kanan atas
dan ba"ah
+. Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan 'arak dua spasi
,. $enghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak
menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca.
-. $embuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling a"al
oleh pengambil keputusan. 7ntuk itu, segala sesuatunya harus realistis.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +)
Gambar '.1. Sam(ul Pro(osal
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +*
Gambar '.2 )entuk *si Pro(osal
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ++
KOMUNIKASI MELALUI
LAPORAN
A. LAPORAN BISNIS
@aporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tu'uan perusahaan
merupakan sarana mana'erial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada
pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
@aporan bisnis 'uga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral ,
tidak memihak, memiliki tu'uan yang 'elas dan rencana penya'ian fakta kepada seseorang
tau untuk kepentingan bisnis tertentu.
@aporan bisnis 'uga merupakan pesan-pesan yang ob'ektif, tersusun secara teratur
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari
saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah.
@aporan fakta meliputi ke'adian-ke'adian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil,
produk, masalah, atau saran pemecahan. @aporan dapat membantu penerima memahami
situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan
prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebi'akan tentang perencanaan
strategis.
#enulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud
tertentu, antara lain(
%. $enga"asi dan mengendalikan operasional perusahaan.
). $embantu mengimplementasikankebi'akan-kebi'akan dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan.
*. $emenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
+. 7ntuk mendokumentasikan prestasi ker'a yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal perusahaan.
,. $emganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan
atas hal-hal tertentu.
@aporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu
dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disa'ikan. 3u'uan
pengembangan laporan untuk men'adikan informasi yang disampaikan 'elas dan mudah
dipahami. $ateri laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak
pembaca, disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui
bantuan komputer.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
7
BAB
7
+,
Gambar +.1. $liran Suatu a(oran )isnis
B. KLASI3IKASI LAPORAN BISNIS
Ditin'au dari bermacam 'enisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang
berbeda-beda. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut (
%. @aporan individu dan laporan resmi
@aporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian
dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan
permintaan pihak lain. pada "aktu menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih
banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya, dan menerangkan tu'uan
laporan.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
PEME1AN1 SA*AM
DE;AN KOMISARIS
MANA'EMEN EKSEKUTI3
3UN1SI OPERASIONAL DAN STA3
Pro#uksi Keuan$an Pemasaran Persona)ia
Laporan
Laporan
Laporan
+-
). @aporan rutin dan laporan khusus
@aporan rutin atau laporan berkala dia'ukan berdasarkan aktivitas yang rutin
dilakukan. @aporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa
kolom kosong pada bagian-bagian tertentu.
*. @aporan internal dan laporan eksternal
@aporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat
kebih formal.
C. BA1AN LAPORAN BISNIS
!ambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu
pendahuluan, teks, dan penutup.
.. Pen#a&u)uan
Dalam bagian ini terdapat bebera# hal yang perlu untukm diperhatikan dan
merupakan bagian yang akan ditulis.
a. #emberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
b. @aayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam
laporan bisnis.
c. $asalah yang biasanya diletakkan pada a"al-a"al penda'uluan sebelum
maksud dan tu'uan.
d. $aksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan,
terdiri dari tu'uan , misi, strategi, atau sasaran.
e. >uang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
untuk sebuah laporan bisnis.
f. $etodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
g. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi,
catatan perusahaan, surat , memo, hasil "a"ancara karya"an, dan sebagainya.
h. @atar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu 'uga dimasukkan, agar
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang 'elas terhadap pokok
bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak ter'adi salah penafsiran, manakala
di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau laHim.
'. Keterbatasan seperti dana, "aktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang
tersedia.
k. >ekomendasi men'elaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam
suatu laporan bisnis.
/. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang
terpan'ang dalam laporan tersebut. #ada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal
yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai
tu'uan atau maksud penulisan laporan bisnis. #enulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang
tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis
tersebut.
0. Penuu!
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +.
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. #engambilan
kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak
memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada
bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain (
a. >angkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi.
c. >ekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
d. >encana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup "aktu
pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung
'a"ab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.
D. LAPORAN IN3ORMASIONAL
@aporan informasional semata dimaksudkan untuk menya'ikan informasi, tanpa upaya
untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. @aporan informasional dapat diklasifikasikan
sebagai berikut (
%. @aporan pemantauan dan pengendalian
4plikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan
mengendalikan operasi perusahaan. @aporan ini didasarkan pada data. @aporan ini
terbagi dalam beberapa 'enis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan
aktivitas perorangan.
). @aporan penerapan kebi'aksanaan dan prosedur
@aporan yang mencatat dan menerangkan kebi'aksanaan dan prosedur perusahaan.
*. @aporan pelaksanaan peraturan pemerintah
@aporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan
oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan
laporan kepatuhan.@aporan ini merupakan laporan pemantauan atau penga"asan bagi
pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan
pemerintah.
@embaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang
menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi.
+. @aporan dokumentasi perkembangan
Kema'uan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh
perusahaan tersebut, baik ditin'au dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan
serta hasil yang lain. 3ingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di
buatkan laporannya, yang dapat di'adikan catatan untuk keperluan analisis
perusahaan di masa yang akan datang.
@aporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu mana'er
dalam mengambil keputusan. Keputusan mana'er pada umumnya bergantung pada laporan
analisis dari anggota staf ba"ahannya yang memberikan informasi, analisis dan
rekomendasi.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +/
7ntuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. ebelum
menga"ali laporan, pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai
berikut (
%. $enetapkan permasalahan yang perlu diatasi
). $engembangkan pengungkapan tu'uan
*. $enyiapkan rencana ker'a
+. $enghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan
mengembangkan rekomendasi
$eskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk
setiap laporan. #enerapannya bergantung pada 'enis laporan yang disusun. 7ntuk laporan
yang penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima
tahapan sebagai berikut (
Ta)ap * $engindentifikasikan pertanyaan yang tepat.
$emahami latar belakang
$engembangkan pertanyaan sekunder
;khtisar pendekatan
$engidentifikasikan kata kunci dan sub'ek
Ta)ap + $encari dan mengakses informasi
;dentifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik
$eningkatkan teknik pencarian
$engidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi.
Ta)ap , $engevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli
$engu'i kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan
akurasi
$emperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap
lemah.
$engisi kesen'angan denganriset tambahan.
Ta)ap - #roses ;nformasi
$embaca materi dan membuat catatan
$emberikan penilaian yang tepat
Ta)ap . 4nalisis dan ;ntepretasi data
$encari pola yang sesuai
$engu'ikebenaran atau menolak kesimpulan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' +0
PRESENTASI BISNIS
A. TU'UAN PRESENTASI BISNIS
#resentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan
bisnis. eorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya
memiliki tu'uan tertentu yang ingin dicapai. 7ntuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu
dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu
yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens.
etiap presentasi yang dilakukan memiliki tu'uannya tersendiri, tergantung pada kondisi
serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. ecara umum tu'uan dari suatu presentasi
bisnis antara lain(
%. $enginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
#esan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami
,dan enak didengar oleh audiens. &al yang perlu dihindari adalah melakukan
presentasi yang sifatnya membosankan , monoton, tidak 'elas dan penggunaan bahasa
yang sulit dipahami.
). $enghibur audiens
elain memberikan informasi, presentasi bisnis 'uga memiliki tu'uan untuk
menghibur audiens. Dalam art bah"a untuk mencapai tu'uan presentasi bisnis,
seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu
menghidupkan suasana. Bamun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap di'aga
agar tidak lepas kendali dan tu'uan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai.
eorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus
berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan
humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fres+ dan tidak bosan.
*. $enyentuh emosi audiens
elain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens,
prensentasi 'uga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam
memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam
penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara
mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu
membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.
+. $emotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
8
BAB
8
,1
Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan
bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus
secara tegas dan 'elas tercakup dalam presentasi.
B. PERSIAPAN DASAR
#resentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena
dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita
sampaikan. #ersiapan-persiapan tersebut meliputi (
%. #enguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
#enguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam
sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa
kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung
dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan
akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image
yang kurang baik bagi pembicara tersebut.
). #enguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
#resentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi 'uga
dipengaruhi oleh bagaimana cara memba"akannya. 4pabila penyampaian presentasi
dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. 3erlebih 'ika pada saat
presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penun'ang
presentasi, seperti 9&#, @=D po'ector, slide serta penggunaan audio visual.
*. $enganalisis siapa audiens.
4gar tu'uan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa
sebenarnya yang men'adi audiens. $etode yang digunakan adalah dengan
menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka
pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud.
+. $enganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
eorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat
dimana ia akan melakukan presentasi. #engenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn
sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta
menentukan teknik penyampaian presentasi.
C. TA*AP4TA*AP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS
#resentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. &al ini
untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama
pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-
tahapan sebagai berikut (
%. #ersiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tu'ua, analisis audiens,
perencanaan isi, pan'ang dan gaya bicara.
). #engembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup,
tanya 'a"ab dan alat bantu visual.
*. #enyampaian presentasi atu pidato.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,%
D. PRESENTASI LISAN 2AN1 BAIK
Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditun'ang atau ditentukan oleh
kepia"aian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepia"aian pembicara
dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara
tersebut antara lain (
%. $empunyai "a"asan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada
pada dirinya.
). Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah
memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menun'ukkan
kepedulian kepada mereka.
*. $engetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi
alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan.
+. enantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan
informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan 'a"aban atas pertanyaan-
pertanyaan yang mungkin dia'ukan oleh audiens.
,. $enganggap penya'ian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. $enyadari bah"a ia
harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang
sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten.
-. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal
berkenaan dengan presentasinya.
edangkan syarat untuk men'adi seorang pembicara yang handal meliputi (
%. $engetahui dengan 'elas tu'uan presentasi
). $enguasai sub'ek presentasi
*. Fakin bah"a subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya
+. $engetahu latar belakang audiens
,. $enguasai bahasa pengantar yang 'uga dikuasai audiens
-. 5u'ur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri
.. $engusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif
E. PRESENTASI IN3ORMATI3
#resentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang
pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan
tersendiri. ecara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi
memiliki implementasi antara lain(
%. #resentasi yang bertu'uan memberikan keterangan
). #resentasi deskriptif yang bertu'uan menyampaikan uraian atau pen'abaran
*. #resentasi yang bertu'uan menyampaikan definisi.
Keberhasilan presentasi 'uga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu (
%. Paralaguage
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,)
=ara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara,
nada, volume suara serta artikulasi kata.
). (ody language
ering disebut 'uga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu
dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang
dapat membantu efektifitas presentasi terutama "a'ah, mata, tangan dan posisi badan
selama presentasi.
*. Kondisi ruangan presentasi
3ata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat
efektifitas presentasi. >uangan yang luasnya sepadan dengan 'umlah audiens
dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens.
+. 8aktor-faktor lain
3ermasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah
penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan.
3. MEN1OR1ANISASIKAN PRESENTASI
#resentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu,
sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang
mendengar atau menyimak presentasi tersebut.
4da beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara
lain(
.. Po)a Krono)o$is
#ola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi
mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang ter'adi saat ini, kemudian
dilan'utkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.
/. Po)a S!asia)
#ola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi
untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan
dengan promosi suatu produk atau 'asa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam
item, maka menya'ikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat.
0. Po)a To!ika)
#ola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau
kategori utama. eringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang
membenarkan penerimaan proposal. $akasud utama tidak memiliki hubungan yang
logis selain hubungan dengan tu'uan atau topik utama. #ola ini dapat digunakan pada
hampir setiap persoalan, tu'uan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode
yang berguna untuk organisasi presentasi.
6. Po)a Kausa)
=ara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan
mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. 4tau dapat membaliknya
dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian
memberikan pen'elasan mengenai penyebab-penyebabnya.
7. Po)a Peme+a&an Masa)a&
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,*
Dalam pola ini membagi topik men'adi dua hal utama merupakan cara yang paling
sederhana dalam menggunakan pola ini. &al yang pertama menun'ukkan atau mendiagnosis
masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara.
1. MEN1AK*IRI PRESENTASI
etiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau pan'ang, memerlukan
pendahuluan pesan dan mengka'i pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi
disebut 'uga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang di'adikan
rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan.
Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. 3erdapat beberapa komponen yang
harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut.
%. $eringkaskan hal-hal utama
Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu
membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya
pokok-pokok bahasan sa'a yang disampaikan. #erlu dihindari penyampaiaan sesuatu
yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan
membuang "aktu sa'a.
). $emusatkan tema dan tu'uan anda
aat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang
disampaikan, 'angan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah
disiapkan. &al ini bertu'uan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah
pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tu'uan presentasi.
*. $engingatkan kembali para penyimak tentang desakan2urgensi perusahaan
#resentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para
penyimak. #enyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat
maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara 'elas isi dari presentasi, 9leh
karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang
menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih 'ika
menyangkut tentang kebi'akan perusahhaa.
+. $emberikan 'alan tindakan yang 'elas kepada para penyimak
ampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat di'adikan pedoman bagi para
penyimak untuk dapat men'alankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam
presentasi yang disampaikan.
,. $empersilahkan penga'uan pertanyaan
#ada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk
menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang 'elad dengan cara menga'ukan
pertanyaan. &al ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam
presentasi tersebut ter'adi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang 'elas
tadi dapat ditemukan solusi atau 'alan keluarnya.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,+
RAPAT DALAM DUNIA BISNIS
A. RAPAT
>apat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. #engambilan
keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. ;nteraksi peserta rapat
harus menu'u pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan
pemikiran kelompok. >apat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung 'a"ab
bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi
dalam pengambilan keputusan.
>apat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan, sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan "aktu. >apat
bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. elain merupakan pembiayaan
yang sia-sia, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang
tidak tepat dan pemborosan biaya.
7ntuk me"u'udkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tu'uan
yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. #ada saat rapat berakhir setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
>apat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lan'ut yang
sempurna. #erusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai
dengan yang diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul ter'adi interaksi pemikiran dan
kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran telah
teru'i dan bercampur men'adi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu.
B. DE3INISI RAPAT
>apat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan
kebi'aksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen
perusahaan.
#impinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan peker'aan
yang berbeda-beda harus beker'a sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena
pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di
dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
BAB
9
BAB
9
,,
C. PEN2ELEN11ARAAN RAPAT
ebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan
untuk keberhasilannya. 3ahapan-tahapan tersebut antara lain (
%. $enetapkan perlu atau tidaknya rapat
>apat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan "aktu. ebelum undangan
disampaikan, perlu ditetapkan bah"a rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik
untuk mencapai ru'uan. #enyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar
perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu sub'ek. 5ika sub'ek
yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan
memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan.
). $enetapkan tu'uan rapat
>apat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan
keputusan. 3u'uan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan
mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan
dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. #ada rapat ini peserta diberikan
kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan.
*. $emilih peserta rapat
#enyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila 'umlah persrtatidak banyak.
>apat yang ideal maksimal diikuti oleh tu'uh orang perserta. emakin banyak peserta
rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga
rapat tidak efisien.
+. $enyusun agenda
$eskipun sub'ek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu
mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta
beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan.
Gambar ,.1 -onto. $genda /a(at
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&'
A1ENDA
RENCANA RAPAT TA*UNAN
/< Mare /<<=
Puku) .<.<< ;IB
Ruan$ Ra!a Eksekui%
%. #resensi
). #ersetu'uan agenda
*. #ersetu'uan lama ("aktu) rapat
+. @aporan pimpinan
,. @aporan mana'er
a. #engembangan pasar
b. #roduk baru
c. Keuangan
-. #eker'aan yang ditunda
.. #engembangan tugas
/. #engumuman
0. #enundaan
%1. 3anya 'a"ab
,-
,. $emimpin rapat
Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. >apat dikatakan
produktif 'ika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat
#impinan rapat adalah orang yang bertanggung'a"ab atas berlangsungnya rapat.
eorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga
membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi 'uga
tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya.
#enyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta
maksud dan tu'uan, diantaranya (
%. 7ntuk $enerima @aporan dari #eserta >apat
@aporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih 'elas apabila diuraikan dengan
menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata
dan mudah diingat. 5uga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah
selan'utnya.
). 7ntuk $encapai Keputusan Bersama
>apt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan
pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh
peserta melalui persetu'uan bersama.
*. 7ntuk $enganalisis dan $emecahkan $asalah
#ada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan
"a"asan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. >apat akan efektif
'ika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
"a"asan.
+. 7ntuk mencapai Kesamaan #emikiran, #rogram, atau Keputusan
;de, program, dan keputusan beru merupakan DkomoditiD yang dapat dita"arkan
kepada pihak lain. 3olak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam
rapat untuk menerimanya. 4pabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini
membuktikan D komoditiD tersebut mempunyai daya 'ual.
,. untuk $encapai 3u'uan #elatihan.
>apat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat
bela'ar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi.
-. 7ntuk $enyatukan #andangan yang Berbeda
#erbedaan pendapat yang ta'am merupakan sesuatu yang "a'ar ter'adi dan dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan. #ertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu
yang kreatif dan dinamis. >apat yang memberikan kesempatan peserta untuk
mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk
menga'ukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian
peserta.
.. 7ntuk $enyampaikan ;nformasi Kepada 4udiens.
;nformasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh
sarana penun'ang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran
yang luas dipresentasikan dalam rapat. #embicara dapat men'a"ab setiap pertanyaan
dan menghindarkan 4udiens dari salah penafsira.
/. 7ntuk $emastikan Bah"a 4udiens ependapat Dengan ;nformasi yang Disampaikan
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,.
#resentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan ter'adinya kesalahan
pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang
audiens dapat menga'ukan pertanyaan untukk mendapat 'a"aban yang tepat sehingga
kesalahan pemahaman dapat dihindari.

D. KESALA*AN 2AN1 PERLU DI*INDARI DALAM RAPAT
4gar rapat dpat ber'alan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tu'uan dari rapat
itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan men'adi faktor kesalahan
dalam rapat, yaitu (
%. $onopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk
menyampaikan pendapat yang mungkin sa'a pendapat mereka itu berisi hal-hal yang
dapat membantu perkembangan perusahaan. 4danya monopoli dari pimpinan rapat
akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin sa'a dari sebagaian mereka
akan kece"a dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. &al semacam ini
sebaiknya dihindari agar suasana rapat men'adi lebih mengarah pada tu'uan yang
sebenarnya.
). $ela"ak, 'ika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti
mela"ak, tentunya tidak akan memba"a dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat
itu sendiri. $emang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan
humor yang dapat menghilangkan ke'enuhan. Bamun 'ika seluruh pembahasan rapat
diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri.
*. @epas kendali, apabila ter'adi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing
orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas
kendali dan emosional. uasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional
dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat sa'a, sehingga tu'uan rapat
yang sebenarnya tidak tercapai.
+. $engumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan
teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan
oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau
mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. #eserta rapat hendaknya sabar dan
tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan
terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat
menerimanya secara lapang dada atau Dlego"oD karena keputusan tersebut
merupakan hasil akhir yang men'adi keputusan bersama.
,. $emberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan
keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan Dhu'an pendapatD yang
tidak akan menimbulkan suatu titik temu. #erlu adanya pembatasan terhadap
keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan.
-. $en'a"ab pertanyaan dengan nada 'engkel, memang bagi pemimpin rapat sering
harus men'a"ab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. 4pabila pertanyaan
yang dia'ukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia
menahan diri dan men'a"ab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak
merasa 'engkel, emosi apalagi sampai marah-marah.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,/
.. 3idak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat
menun'ang kelancaran rapat itu sendiri. #ersiapan disini menyangkut, materi, alat
bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri
dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang
berlangsung dapat ber'alan dengan lancar.
Di lain pihak seorang mana'er 'uga harus memahami bah"a tidak semua karya"an
menyukai rapat. 4da beberapa sebab, mengapa karya"an enggan atau kurang interest
mengikuti 'alannya rapat (
%. >apat terlalu lama.
). 4genda rapat terlalu padat.
*. #eserta rapat terlalu banyak.
+. 9rang yang berkompeten tidak hadir.
,. 9rang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat.
-. >apat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.
.. >apat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.
/. #embahasan materi rapat terlalu pan'ang karena lemahnya kepemimpinan.
0. :aktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.
%1. >apat berakhir tanpa kesimpulan.
%%. #eserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai
E. 3UN1SI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS
8ungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat.
$ana'er menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai
perusahaan dan individu dari berbagai pen'uru. #engambilan keputusan yang didasarkan
pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain pen'ualan, pemasaran,
manufaktur, keuangan dan perencanaan.
;nformasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan mana'er sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau
penyempurnaan kebi'akan. 7ntuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian
cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. >apat harus diselenggarakan
dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat
dengan tepat.
3. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT
>apat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat
ditentukan oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. $ereka
mengendalikan peserta rapat dan bertanggung 'a"ab atas terciptanya suasana rapat yang
kondusif. 7ntuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang
memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang
harus diundang, dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika
rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai.
uasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat
diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' ,0
memberikan masukan. >apat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya
menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. ebaliknya rapat yang
didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa
rasa percaya bah"a pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
uasana rapat dapat berubah men'adi negatif apabila ter'adi hal-hal berikut berikut (
%. #impinan rapat datang terlambat
). >uang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
*. #impinan membuka rapat dengan berkelakar
+. #impinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
,. #eserta rapat datang terlambat
-. >apat sering disela dengan pembicaraan telepon.
.. #eserta menun'ukkan ketidaksiapan.
PENGANA! "#$%N&"A'& (&'N&' -1