Desain dan Pengembangan

Sistem Informasi Akuntansi

Oleh :
Teguh Wahyono
teguhw_skom@yahoo.com
Dipublikasikan dan didedikasikan
untuk perkembangan pendidikan di Indonesia melalui
MateriKuliah.Com
Lisensi Pemakaian Artikel:
Seluruh artikel di MateriKuliah.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan seara bebas
untuk tu!uan bukan komersial "nonprofit#, dengan s$arat tidak menghapus atau merubah atribut
Penulis. %ak Atas Keka$aan Intelektual setiap artikel di MateriKuliah.Com adalah milik Penulis
masing&masing, dan mereka bersedia membagikan kar$a mereka semata&mata untuk perkembangan
pendidikan di Indonesia. MateriKuliah.Com sangat berterima kasih untuk setiap artikel $ang sudah
Penulis kirimkan.
DESAIN DAN PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Akuntansi adalah suatu bidang ilmu yang memproses data keuangan menjadi suatu
informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan keuangan. Perkembangan
selanjutnya yaitu akuntansi merupakan suatu ilmu yang menghasilkan informasi
keuangan dan non keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan.
Dan sistem informasi menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi
keuangan, audit dan saat ini sampai pada sistem pengendalian manajemen (Dais, !""!#.
$anfaat utama dari perkembangan %istem &nformasi Akuntansi (%&A# bagi sistem
efektifitas dan efisiensi manajemen ('ahyono, ())*# adalah + (!# penghematan waktu
(time sa'ing#, ((# penghematan biaya (ost sa'ing#, (,# peningkatan efektiitas
(effeti'eness#, (*# pengembangan teknologi (tehnolog$ de'elopment#, (-#
pengembangan personel akuntansi (aounting staff de'elopment#. Dengan berbagai
manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat
bertahan dalam era globalisasi dengan tingkat kompetisi yang semakin ketat.
Pelaksanaan %istem Akuntansi .omputer, membutuhkan adanya alidasi dan erifikasi
data yang baik sebelum data/data tersebut dimasukkan ke dalam komputer. 0ahkan pada
beberapa perusahaan yang menerapkan internal ontrol tinggi, data atau dokumen
mentah akan akan dierifikasi terlebih dahulu secara manual oleh banyak bagian dalam
sistem seperti 0agian 1urnal, &nternal Auditor, $anajer .euangan atau bahkan sampai
2eneral $anager baru data tersebut dimasukkan ke dalam komputer oleh bagian 3DP.
Pada saat itu terjadi penumpukan data yang terkadang sulit dikendalikan kuantitasnya,
sebelum data tersebut di input ke dalam komputer. %elain dilakukan sebelum data
dimasukkan ke dalam komputer, erifikasi dan alidasi juga perlu dilakukan meskipun
data sudah diinput. %eperti misalnya pada kasus posting data, bahwa posting data
sebaiknya dilakukan setelah data/data akuntansi yang dimasukkan ke dalam komputer
tersebut lengkap dan alid dalam satu periode.
$engingat hal tersebut di atas, dimana seringkali penumpukan data baik secara manual
maupun elektronik tidak bisa dihindari dalam penerapan %&A, maka penelitian ini
dilakukan untuk mengembangkan %&A menggunakan pendekatan teknik pengolahan data
(ath Proessing. Penerapan 0atch Processing dilakukan karena meskipun teknik
pengolahan data tersebut tergolong teknik yang paling tua tetapi merupakan teknik masih
cukup relean dalam konteks penelitian ini, disamping juga merupakan teknik
pengolahan data yang cukup populer dibanding dengan teknik lainnya.
1. Proe Ran!ang Bangun "engan S#$e% Ba$!h
Proses rancang bangun input dan output pada %istem &nformasi Akuntansi yang akan
dibahas pada bagian ini adalah menggunakan pendekatan metode pengolahan data (ath
Proessing. %ecara sederhana dapat dikatakan bahwa (ath Proessing merupakan teknik
pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data
tersebut dalam kelompok/kelompok yang disebut bath. %istem ini akan memproses data
setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu. %etiap batch ditandai dengan
identitas tertentu serta informasi mengenai data/data yang terdapat dalam batch tersebut
('idjajanto, !""!#.
Dalam sistem batch, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke dalam file/file
input yang bisa terbaca komputer baik berupa punh ard ataupun disk. 4ile input
tersebut kemudian diproses oleh Central Proessing )nit (5P6# untuk menghasilkan
file/file output baik dalam bentuk hard copy, maupun file dalam media penyimpanan
eksternal lain.
Ga%&ar 1. Me$o"e Ba$!h Pro!e#ng
Pendekatan sistem ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar
sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. $odel
ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara langsung
dari waktu ke waktu melainkan dalah tingkat periode. $isalnya laporan yang dibutuhkan
dalam periode mingguan, bulanan, triwulan dan sebagainya. %ebagai contoh jika laporan
dibutuhkan untuk tingkat bulanan, maka data/data akan dikumpulkan terlebih dahulu
untuk satu bulan, kemudian baru diolah untuk mendapatkan laporan yang diinginkan.
'. Dea#n S#$e%
Pemodelan %&A dengan pendekatan 0atch Processing didasarkan pada aliran informasi
antara komponen/komponen yang terkait dalam sistem seperti 0agian 3DP, 0agian
.euangan, 0agian 1urnal, &nternal Audit dan $anajer .euangan. Analisis dan
pemodelan sistem dilakukan dengan (ussiness Proess Modeling, Data Modeling dan
)ser Interfae Modeling ($artin, !""!#.
(ussiness Proess Modeling berfungsi untuk menggambarkan desain sistem secara global
yang di dalamnya terdapat komponen/komponen pelaku sistem secara umum. Data
Modeling dilakukan dengan menggunakan diagram *ntit$ +elationship, Coneptual and
Logial Data Model dan Ph$sial Data Model. %edangkan )ser Interfae Modeling
dilakukan dengan menggunakan konsep/konsep interaksi manusia dengan komputer yang
diharapkan akan menghasilkan aplikasi yang intektif sesuai dengan keinginan pengguna.
(.!.Dea#n Kone($ual "an )og#*al
Desain konseptual dilakukan dengan melakukan identifikasi dan analisis jenis aplikasi
yang terkait dengan keinginan pengguna, serta klarifikasi serta inentarisasi hal/hal yang
menjadi tujuan akhir dari aplikasi yang dibangun. Dari desain konseptual digunakan
sebagi dasar melakukan desain logikal sistem. Desain logikal alur sistem dalam sistem
informasi akuntansi tersebut dibuat mengacu pada siklus akuntansi yang terjadi secara
konensional dan diadaptasi ke dalam sistem basis komputer dengan metode bath
proessing.
Desain logikal bisa digambarkan dengan flowchart yang menunjukkan alur sistem yang
disesuaikan dengan siklus kegiatan akuntansi secara konensional seperti pada gambar di
bawah ini.
Ga%&ar '. Alur )og#!al S#$e% A*un$an#
(ath Proessing diperlukan untuk melakukan erifikasi data dalam sistem. 7erifikasi
yang pertama dilakukan pada sistem manual dimana diperlukannya audit secara manual
untuk berbagai macam transaksi yang diperlukan. .etika proses audit itulah keberlakuan
real time proessing sulit dilaksanakan dan menerapkan bath proessing. 7erifikasi
kedua dilakukan ketika data sudah tersimpan secara magnetik di dalam media
penyimpanan. Pengecekan dilakukan untuk mengetahui apakah data yang masuk ke
dalam komputer sudah benar sesuai dengan real data/nya. %etelah itu baru proses
dilanjutkan ke dalam posting data.
(.(.Dea#n F##*al
Desain fisika dari suatu database merupakan leel abstraksi paling rendah karena
menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi yang sebenarnya (Pakereng,
()),#. 2ambar berikut menunjukkan desain fisikal dari %istem &nformasi Akuntansi yang
dibuat.
Ga%&ar +. Dea#n F##* Da$a&ae
8abel Ma$er,Per*#raan digunakan untuk menyimpan data/data kode akun atau kode/
kode perkiraan dengan atribut/atributnya seperti kode perkiraan, nama perkiraan, tipe
data, posisi normal balance, saldo awal periode, jumlah mutasi debet dalam suatu
periode, jumlah mutasi kredit dalam suatu periode, serta saldo akhir dari akumulasi
transaksi yang terjadi selama suatu periode tertentu.
8abel Ma$er,Trana*# digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data/data
transaksi harian yang telah disusun dalam format jurnal transaksi dengan atribut/atribut
seperti nomor bukti transaksi, nama transaksi, kode perkiraan, tanggal transaksi, tanggal
input data, nilai debet dan nilai kredit dalam suatu transaksi.
8abel Ma$er,Bu*u,Ban$u dan Trana*#,Bu*u,Ban$u berfungsi seperti kedua tabel
sebelumnya, tetapi digunakan pada rekening/rekening tertentu yang memiliki buku bantu
seperti hutang, piutang, uang muka dan lain sebagainya.
'.+.Uer In$er-a!e
0erikut adalah contoh interface yang dikembangkan untu sistem informasi akuntansi
dengan pendekatan 0atch Processing.
a. Menu U$a%a
Perancangan alur sistem yang terdapat pada desain logical
diimplementasikan ke dalam menu utama program yang dibuat secara
interati'e melambangkan alur tersebut. $enu utama program adalah
seperti di bawah ini.
Ga%&ar .. Alur S#$e% "ala% Menu U$a%a A(l#*a#
&. Se$u( Ko"e Per*#raan
%etup .ode Perkiraan digunakan untuk membuat master kode/kode
akuntansi yang terdiri dari kode perkiraan, keterangan atau nama
perkiraan, tipe, normal balance dan update to seperti pada gambar di
bawah ini.
Ga%&ar /. For% Se$u( Ko"e Per*#raan
!. Penanganan Da$a 0urnal Trana*#
1urnal merupakan catatan yang digunakan untuk mengklasifikasikan
transaksi/transaksi yang beraneka ragam tersebut berdasarkan urutan
kronologis. 1urnal dilakukan dengan mendebit dan mengkredit perkiraan/
perkiraan serta menjaga keseimbangan perkiraan/perkiraan tersebut di
dalam buku besar. Program ini menangani pencatatan jurnal tersebut
menggunakan model ,eneral -ournal (1urnal 6mum#.
Ga%&ar 1. For% In(u$ 0urnal Trana*#
". Po$#ng Da$a
Po$#ng adalah proses pengelompokan transaksi/transksi tersebut per kode
perkiraan dengan tujuan dapat menghasilkan laporan buku besar dan
neraca percobaan.
Ga%&ar 2. Po$#ng Da$a
e. )a(oran Keuangan
%eperti halnya sistem akuntansi secara manual, sistem ini menghasilkan
output laporan keuangan yang berupa 9eraca Percobaan, 0uku besar,
:aporan ;PP, :aporan <ugi :aba dan 9eraca.
Ga%&ar 3. Menu )a(oran Keuangan
Ga%&ar 4. Kar$u Bu*u Bear
:aporan neraca Percobaan atau .rial (alane ditampilkan paling awal
karena disamping berfungsi untuk menampilkan informasi tentang
kesimpulan dari transaksi yang ada pada kegiatan perusahaan, laporan ini
juga berfungsi sebagai deteksi dini kesalahan pemasukan data. %edangkan
buku besar merupakan daftar transaksi yang terjadi pada setiap kode
rekening selama periode yang telah ditentukan.
9eraca atau =(alane Sheet> merupakan suatu daftar yang menunjukkan
posisi harta, hutang dan modal dalam suatu perusahaan per tanggal
tertentu. Desain dibuat dengan memenuhi syarat persamaan akuntansi
yang menyatakan bahwa =Akti'a sama dengan Pasi'a>.
Ga%&ar 15. Nera!a 6Balan!e Shee$7
1adi meskipun tergolong metode pengolahan data yang cukup tua, namun 0atch
Processing ternyata masih relean dengan keperluan %istem &nformasi Akuntansi.
;al itu dikarenakan pada sistem informasi tersebut diperlukan erifikasi data
sebelum masuk ke dalam sistem komputer. 7erifikasi yang pertama dilakukan
pada sistem manual dimana diperlukannya audit secara manual untuk berbagai
macam transaksi yang diperlukan. .etika proses audit itulah keberlakuan real
time proessing sulit dilaksanakan dan menerapkan bath proessing. 7erifikasi
kedua dilakukan ketika data sudah tersimpan secara magnetik di dalam media
penyimpanan. Pengecekan dilakukan untuk mengetahui apakah data yang masuk
ke dalam komputer sudah benar sesuai dengan real data/nya. %etelah itu baru
proses dilanjutkan ke dalam posting data.
$emang tidak semua perusahaan relean dengan sistem akuntansi yang bersifat
bath proessing. 0eberapa perusahaan maju tetap memanfaatkan realtime
processing untuk kebutuhan /uik otomation. Penelitian lanjutan dapat dilakukan
untuk meninjau sejauh mana efektifitas bath proessing dibandingkan dengan
real time processing sehingga pengguna dapat lebih menentukan pilihan konsep
mana yang akan dipakai.