MS Project 2007

MS Project 2007
Alvaro Wong
Temas a tratar
Generalidades

Creacin y organizacin de la
programacin

Dependencia entre tareas

Adicin de personal y equipamiento
al proyecto
Temas a tratar
Modificaciones y controles al
proyecto

Asignar un calendario a un recurso

Asiganacin de costos a las tareas y
a los recursos

Anlisis y el ajuste

Temas a tratar
Optimizar el plan

Filtros

Informes

Generalidades
PROGRAMACION
El sentido general de la
programacin es una tcnica para
planear el desarrollo de un proceso
en el tiempo y establecer un modelo
de referencia para controlar su
ejecucin.
Generalidades
QUE ES LA ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS
Es la planificacin, organizacin y
administracin de tareas y recursos
necesarios para llevar a cabo un
objetivo, con delimitacin de tiempo
y costos.
Generalidades
MODELOS TRADICIONALES DE
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Mtodo de ruta crtica - MRC
Mtodo de administracin de proyectos
utilizado para calcular la duracin total de
un proyecto en funcin de la duracin de
cada una de las tareas y sus dependencias
y que identifica que tarea es critica.

Generalidades
PERT (Tcnica de Revisin de
evaluacin del programa)
Este sistema utiliza probabilidades
estadsticas para calcular las
duraciones previstas. (Tambin se
conoce como diagrama de red) y
hace referencia a la representacin
grfica de las relaciones entre
tareas.
Generalidades
DIAGRAMA DE GANTT
Es un sistema que representa
grficamente las actividades a lo
largo de una escala de tiempo.
Generalidades
Descripcion de la Herramiento MS
Project 2007

programacin

La programacin de un proyecto
consiste en una lista de tareas o
actividades que se deseen llevar a
cabo y la cantidad de tiempo o
duracin que precisar cada tarea.

Tarea: Es cada una de las
actividades a realizar para lograr el
desarrollo de la programacin.
programacin

Crear una nueva programacin

1. Men archivo - Nuevo

2. Introducir fecha de comienzo
del proyecto

Introducir tareas y su duracin

programacin

Tarea de duracin fija
Tarea en la que la duracin es un
valor fijo que no resulta afectado por
los cambios realizados en el trabajo
ni por las unidades asignadas.
Duracin = Trabajo Unidades
programacin

Tarea de unidad fija
Tarea en la que las unidades (o
recursos) asignadas son un valor fijo
que no resulta afectado por los
cambios realizados en la cantidad de
trabajo o en la duracin de la tarea.
Unidades = Trabajo Duracin
programacin

Tarea de trabajo fijo
Tarea en la que la cantidad de
trabajo es un valor fijo que no
resulta afectado por los cambios
realizados en la duracin de la tarea
ni por el nmero de unidades (o
recursos) asignadas.
Trabajo = Duracin Unidades
programacin

Tarea repetitiva
Tarea que se realiza de manera
repetitiva durante el transcurso de
un proyecto. Por ejemplo, puede
definir las reuniones semanales como
una tarea repetitiva.
programacin

Tarea crtica
Tarea que se debe completar segn
la programacin para que un
proyecto pueda finalizar a tiempo. Si
se retrasa una tarea crtica, tambin
podra retrasarse la fecha de
finalizacin del proyecto. La ruta
crtica de un proyecto se compone de
una serie de tareas crticas.
programacin

Tarea de resumen

Una tarea que se compone de
subtareas y que resume a esas
subtareas.
programacin

Subtarea

Una tarea que forma parte de una
tarea de resumen. La informacin
acerca de la subtarea est incluida
en la tarea de resumen..

programacin

Introduccin de tareas

Para ingresar las tareas y su
duracin ubquese en la vista
diagrama gantt, escriba el nombre
de la tarea y su duracin.

programacin

Duracin de las tareas
La cantidad de tiempo necesaria para
completar una tarea. La duracin
transcurrida incluye el horario de
trabajo y el tiempo no laborable.
programacin

Un valor de duracin va seguido de una unidad de
tiempo:
Horario de trabajo Tiempo transcurrido
m = minuto
mt = minutos transcurridos

h = hora
ht = horas transcurridas

d = da
dt = das transcurridos

s = semana
st = semanas transcurridas

programacin

Introduccin de tareas repetitivas
Una tarea repetitiva puede establecerse
como diaria, semanal, mensual o
anualmente.
Ubquese en una fila en blanco En el men
de Insertar, elija Insertar tarea
repetitiva Escriba el nombre de la tarea
repetitiva y la duracin de la tarea, elija
los periodos en los que suceder la tarea,
los plazos y limites de fecha si es
necesario.
programacin

Esquematizacin de las tareas
Es dividir en tareas y subtareas la
programacin.
Seleccione las tareas que harn parte de
la tarea de resumen
click en el icono aplicar sangra de la barra
de herramientas formato
La tarea de resumen totaliza informacin
de duracin de todos sus componentes
programacin

Eliminacin de tareas
Seleccione la tarea que quiere
eliminar
Men Edicin seleccione Eliminar
Tarea

Cuando se vinculan tareas, se define
una dependencia entre sus fechas de
comienzo y de fin.

Cuando se vinculan
tareas, se define
una dependencia
entre sus fechas de
comienzo y de fin.

Fin a comienzo
(FC)
La tarea (B) no
puede comenzar
hasta que finalice
la tarea (A.

Comienzo a
comienzo (CC)
La tarea (B) no
puede comenzar
hasta que no
comience (A)

Fin a fin (FF)
La tarea (B) no
puede finalizar
hasta que Finalice
la tarea A

Comienzo a fin
(CF)
La tarea (B) no
puede finalizar
hasta que
comience la tarea
(A.


Una tarea que deba empezar o terminar
antes de que otra pueda comenzar se
denomina tarea predecesora. Una tarea
que depende del comienzo o del fin de
una tarea precedente se denomina tarea
sucesora.


Vincular tareas

En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de
Gantt.

En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o
ms tareas que desee vincular.

Haga clic en Vincular tareas.

Quitar un vnculo de tarea

En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de
Gantt.

En el campo Nombre de tarea, seleccione las
tareas que desee desvincular.

Haga clic en Desvincular tareas.
Adicin de personal y
equipamiento al proyecto

Las tareas del proyecto necesitarn
recursos para realizarlas. Un recurso
puede ser una sola persona, como el
recurso Juan Gmez, una unidad de
equipamiento o representar a un
grupo, como Fontaneros.

Las unidades de ese recurso
aparecern como 100%; no
obstante, puede especificar que las
unidades se muestren mediante un
nmero decimal. Si cambia a
formato decimal, las unidades del
recurso aparecern como 1,00.

ACTIVIDAD
En el men Herramientas, haga clic
en Opciones y, a continuacin, en la
ficha Programacin.
En el cuadro Mostrar las unidades de
asignacin como, haga clic en
Valores decimales o en Porcentajes.
Asignar recursos a las tareas
1. En el campo Nombre de tarea,
seleccione la tarea a la que desee
asignar un recurso y haga clic en
Asignar recursos.
2. En el campo Nombre, seleccione el
recurso que desee asignar a la tarea
Para asignar un recurso a tiempo parcial,
escriba un porcentaje inferior al 100% en
el campo Unidades
Para asignar varios recursos
diferentes, seleccinelos.
Para asignar ms de una unidad del
mismo recurso, por ejemplo, dos
carpinteros, escriba un porcentaje
superior al 100% en el campo Unidades.

3. Si fuera necesario, escriba el
nombre del nuevo recurso en el
campo Nombre.

4. Haga clic en Asignar.
Quitar un recurso de una tarea
1. En el campo Nombre de tarea,
seleccione una tarea y haga clic en
Asignar recursos
2. Seleccione el recurso que desea
quitar.
1. Haga clic en Quitar.

Crear Una Lista De Recursos Del
Sistema
1. En la Barra de vistas, haga clic en
Hoja de recursos
2. En el men Ver, seale Tabla y, a
continuacin, haga clic en Entrada.
El campo Id contiene el nmero de
identificacin que Microsoft Project asigna
automticamente a cada tarea que
agregue al proyecto.
El campo Nombre contiene el nombre de
un recurso.
El campo Iniciales muestra la
abreviatura del nombre de un recurso.
El campo Grupo contiene el nombre del
grupo al que pertenece el recurso.
El campo Capacidad mxima contiene
el porcentaje mximo o el nmero de
unidades que representan la capacidad
mxima de que dispone un recurso para
realizar cualquier tarea.
El campo Tasa estndar muestra la tasa
de pago por trabajo normal, no extra,
realizado por un recurso.
El campo Tasa de horas extra muestra
la tasa de pago para el trabajo de horas
extra realizado por un recurso.
El campo Costo por uso muestra el
costo que se acumula cada vez que
se utiliza un recurso. (Si ste cobra
una tarifa fija en vez de (o adems
de) una tarifa variable o una tarifa
por horas.)

El campo Acumular ofrece opciones para
cmo y cundo se deben cargar, o
acumular, los costos estndar y de horas
extra de un recurso al costo total de una
tarea. Las opciones son:
Comienzo
Fin
Prorrateo (el predeterminado)
El campo Calendario base indica el
calendario base de un calendario de
recursos. Los calendarios integrados
son:
24 horas
Turno de noche
Estndar (el predeterminado)

El campo Cdigo contiene cualquier
cdigo, abreviatura o nmero que
desee escribir como parte de una
informacin de recurso.
Una vez creados los recursos, cmbiese a
la vista Gantt, ubquese sobre la tarea a la
cual quiere signar recursos y haga click en
el icono asignar recursos
proyecto
En la Barra de vistas, haga clic en
Uso de tareas
En el campo Nombre de tarea,
seleccione la tarea que desee
cambiar.
Haga clic en Informacin de la
tarea y, a continuacin, haga clic
en la ficha General.
proyecto
En los cuadros Comienzo o Fin,
escriba la fecha en la que desee que
el recurso comience o finalice.
proyecto
LINEA BASE DEL PROYECTO
Puede utilizar la lnea de base para
comparar el plan original con el curso
real del proyecto. Podr ver qu
tareas comenzaron antes o despus
de lo planeado, las que rebasaron el
presupuesto original, las que llevaron
ms tiempo del planeado, etctera.
proyecto
En el men Herramientas, seale
Seguimiento y, a continuacin, haga
clic en Guardar lnea de base.

Haga clic en Proyecto completo o en
Tareas seleccionadas para guardar la
parte de la programacin que desee.
proyecto
VISTAS
1. El Diagrama de Gantt es la
vista que utilizar con ms
frecuencia para ver, escribir y
modificar informacin bsica de
tareas y dependencias entre tareas.
Tambin podr ver cmo suceden
tareas a lo largo del tiempo.
proyecto

Utilice la vista Calendario para
controlar cundo suceden las tareas.
proyecto
En la vista Calendario puede:
Aplicar filtros para mostrar la
categora de tareas que desee.
Cambiar la escala temporal para
que muestre semanas o meses.
Utilizar numerosas opciones de
formato para cambiar barras, texto y
ttulos..
Aplicar sombreado a los das que
define como perodo no laborable.
proyecto
Hoja de recursos: La vista Hoja de
recursos muestra informacin
acerca de cada uno de los recursos
(como las tasas de pago, el nmero
de horas de trabajo asignadas y los
costos previstos y reales) en un
formato semejante al de una hoja de
clculo.
proyecto

Utilice la vista Diagrama PERT para
ver un diagrama de flujo del
proyecto. Cada cuadro (o nodo)
representa una tarea del proyecto.
Las flechas que conectan los cuadros
muestran las dependencias entre
tareas.
proyecto
Utilice la vista Grfico de recursos
para ver si los recursos estn sobre
asignados, a qu nivel de capacidad
estn trabajando y cunto cuestan.
La vista Grfico de recursos muestra,
mediante un grfico de escala
temporal fcil de interpretar,
informacin de los recursos del
proyecto en funcin de la categora
que seleccione.
proyecto

Utilice la vista Uso de recursos
para trabajar con informacin de
recursos y tareas conjuntamente.
Puede mostrar la cantidad de trabajo
de cada recurso, realizar cambios y
ver el efecto inmediatamente.
proyecto
Utilice la vista Uso de tareas para
trabajar con informacin de tareas y
recursos conjuntamente. Por
ejemplo, una tarea con una duracin
programada de 1 semana tiene un
trabajo estimado de 20 horas. Esta
vista muestra cundo se realizarn
esas 20 horas de trabajo a lo largo
de la semana.
Puede establecer el calendario del
proyecto para indicar un perodo no
laborable (como los das festivos de la
organizacin), establecer los calendarios
base para indicar la informacin
compartida entre los recursos y modificar
los calendarios de recursos individuales
para indicar los horarios laborales, las
vacaciones, los permisos y las bajas por
enfermedad.

En la Barra de vistas, haga clic en
Hoja de recursos.
2 En el campo Nombre del
recurso, seleccione el recurso al que
desee asignar un calendario.
Haga clic en Informacin del
recurso y, a continuacin, haga clic
en la ficha Horario de trabajo.
4 En el cuadro
Calendario base, haga clic en el
calendario que desee utilizar para el
recurso.
Crear un Calendario Base Tambin
puede crear un calendario base para
un grupo de recursos que tenga el
mismo horario laborable y los
mismos das no laborables.
1 En el men Herramientas,
haga clic en Cambiar calendario
laboral.
2 Haga clic en Nuevo.

En el cuadro Nombre, escriba el
nombre del nuevo calendario base.

4 Haga clic en Aceptar.

5 En el calendario, seleccione
los das que desee cambiar
Establecer las horas y los das no
laborables de un recurso
1 En el men Herramientas, haga
clic en Cambiar calendario laboral.
2 En el cuadro Para, seleccione el
recurso cuyo calendario desee cambiar.
3 En el calendario, seleccione los
das que desee cambiar.
Para cambiar un da de la semana en todo
el calendario, seleccione el da que
aparece en la parte superior del
calendario.
4 Haga clic en Predeterminado,
Perodo no laborable o Perodo laborable.
6 Si en el cuarto paso hizo clic en
Perodo laborable, escriba las horas en las
que desea que el trabajo comience en los
cuadros Desde y las horas en las que
desea que el trabajo termine en los
cuadros Hasta.
Calendarios de turno nocturno o
turno cambiado
Puede crear un calendario base con
turno nocturno o cambiado y
asignarlo a un grupo de recursos, o
bien establecer las horas laborables
de cada recurso de forma individual.
Si dispone de recursos que trabajen en
turnos de noche que abarquen dos das
(por ejemplo de 11:00 de la noche a 7:00
de la maana), deber escribir las horas
anteriores a la medianoche en un da y las
posteriores en el da siguiente. Por
ejemplo, para las horas anteriores a la
medianoche, escriba 11pm a 12am ; para
las horas posteriores, escriba 12am a 7am
del da siguiente. El primer da de la
semana laboral slo tiene las horas de la
tarde y el ltimo slo las de la maana.

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