Comunicação e

Organização de Eventos
EVENTO

 Acontecimento previamente planeado,

elaborado com o objectivo de atender
a diferentes tipos de público, dentro
de espaços adequados, com diversas
finalidades, utilizando os meios mais
eficazes para atingir os objectivos
desejados.
 Os eventos tornaram-se
uma poderosa estratégia de
marketing,
fonte de desenvolvimento
económico ou
estratégia para celebrar ou
mostrar algo.
Os eventos estão em todo o lado,
tudo o que
é uma organização, comemoração,
festa, quer seja
de carácter desportivo, lazer,
institucional e outros
passaram a ser designados eventos.
CLASSIFICAÇÃO DE
EVENTOS
POR ÁREA DE
POR CATEGORIA:
INTERESSE:
 Científicos

 Desportivos

 Políticos

 Institucionais  Empresariais

 Comerciais  Sociais

 Culturais

 Religiosos

 Turísticos

 Familiares
 SEGUNDO O
POR TIPO: OBJECTIVO E Nº DE
PARTICIPANTES

 Congressos

 Seminários

 Torneios

 Passeios
 • Mega Eventos

 Inaugurações  • Eventos de Marca

 Feiras  • Grandes Eventos

 Aniversários  • Eventos locais
 Exposições

 Procissões

 Casamentos
SEGUNDO O NÚMERO DE
PARTICIPANTES

 Pequeno Evento – Até 200 participantes

 Médio Evento - Entre 200 e 600 participantes
 Grande Evento - Mais de 600 participantes
 Mega Eventos - Mais de 1 milhão de
participantes (Olimpíadas, Campeonato Mundial
de Futebol, etc.)
  Qualquer evento, seja de
natureza particular ou
institucional, têm vários
objectivos desde:
Objectivos  Conviver, festejar, envolver,
dos Eventos agradecer,
 formar, motivar, fidelizar,
apresentar,
 etc.
OS EVENTOS NAS
ORGANIZAÇÕES

No caso das organizações têm como objectivo:

 Legitimação da imagem
 Incremento de contactos com o público alvo
 Identificação do papel social
 Legitimação da imagem: dar notoriedade, boa
reputação, contributo positivo.
 Incremento dos contactos e relações com o
publico alvo: Fortalecer as ligações entre a
organização e o seu público.
 Papel Social: Mostrar uma preocupação social
ou defesa de causas sociais, reforça a
notoriedade e identificação com o publico.
OS PARCEIROS DOS EVENTOS,
ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ

 Os eventos são organizados por entidades

governamentais, corporativas ou comunitárias.
 Os governos criam eventos por razões sociais,
culturais, turísticas e económicas;
 As empresas promovem os eventos para
melhorar a imagem, promover um produto ou
aumentar as vendas.
A COMUNIDADE ANFITRIÃ

 Os eventos podem ser um bom meio da

comunidade local ganhar notoriedade e
identidade. Os organizadores devem consultar a
comunidade no planeamento do seu evento tendo
como objectivo a aceitação e cooperação desta.
 Os media associam-se aos eventos
por questões promocionais e criação e
conteúdos.
 O sector comunitário como os
clubes e associações promovem os
eventos para dar visibilidade e
satisfazer diversos interesses e
necessidades.
 PATROCINADORES: É um excelente meio de
promoção das empresas e outras entidades,
aumentam a visibilidade e comunicam com o seu
público.
 MÉDIA: Parceiros essenciais, ajudam a
promover o evento.
 EQUIPA: É um dos pontos mais importantes, o
seu desempenho pode criar o êxito ou fracasso
do evento. É importante que todos os seus
membros conheçam TODO O EVENTO.
 PARTICIPANTES E ESPECTADORES: São
os destinatários, a organização deve conhecer as
suas expectativas, necessidades e preferências,
deve fazer tudo para que aquele evento seja
especial (deve tocar as emoções).
ORGANIZAR UM EVENTO:

 PROJECTO- Nome
 1. Definição
 2. Fundamentação/Justificação
 3.objectivos/Finalidade
 4. Destinatários
O PROJECTO EM SI:
PARTICIPANTES /
DESCRIÇÃO:
EQUIPAS
 Nº MÁXIMO DE
PARTICIPANTES POR EVENTO
 Actividades Previstas:
 PROGRAMA GERAL
 Objectivos  REGULAMENTO GERAL
 Duração:  ALIMENTAÇÃO

 DESCRIÇÃO/ MODELO  RECURSOS (Humanos,

Materiais, Financeiros)
 ZONAS ONDE  TRANSPORTES
DECORRE O EVENTO
 ALOJAMENTOS

 ESPAÇO

 PRÉMIOS
ORÇAMENTO
 • Recursos Humanos
 • Recursos Materiais
 • Promoção e Divulgação
 • Forças de Segurança
 • Alimentação
 • Alojamentos
 • Transporte
 • Seguros
 • Decoração
 • Prémios
FASES DO EVENTO

 PRÉ-EVENTO: Toda a preparação e organização

que antecede o evento, ou seja, todas as tarefas
realizadas antes do evento.
 TRANSEVENTO: Dia em que o evento
acontece.
 PÓS-EVENTO: Análise do evento (sucesso ou
insucesso); agradecimentos, etc.
FACTORES ESTRUTURAIS
 PRÉ – EVENTO:
 Planeamento do evento. Dois tipos de factores
estruturais:
 Comuns: Têm de ser pensados para qualquer
tipo de evento. Produto, tema, local, programa,
estratégias de comunicação, identificar e
referenciar os participantes, recursos.
 Específicos: Que diferem de evento para
evento.
 Recursos audiovisuais, animação, transporte,
actividades, brindes, decoração, etc.
Factores
Conjunturais

 DURANTE O EVENTO:
 Uma das fases mais criticas, quando surgem
situações de crise, às quais é preciso dar uma
resposta rápida e eficaz. Dois tipos de factores:
 Ponderáveis: Lista de materiais e serviços (1º
socorros, lâmpadas, material sobressalente)
 Imponderáveis: Greves, acidentes, doenças,
etc.
Balanço e
comunicações finais
 PÓS-EVENTO:
 Permite determinar o sucesso ou insucesso do
 evento e pontos a corrigir.
 Acções a desenvolver: Certificados,
questionários de avaliação, cartas de
agradecimento, relatório final.
 Elementos a recolher: Conclusões finais, nº de
participantes, volume de negócios, apoio dos
média, motivação para futuros eventos.
BIBLIOGRAFIA:
 http://unidades.flytour.com.br/paulista/uploads/0
002882008115118.pdf
 http://www.slideshare.net/escorpianapat/power-p
oint-de-eventos