4/9/2014

1
VOENJ E SASTANAKA
Sadraj:
1. Efikasna priprema sastanaka
2. Voenje sastanaka
3. Izvetavanje
4/9/2014
2
Iskustvo voenje sastanaka
Podsetite se poslednjeg sastanka na kome ste uestvovali.
Kako je izgledao i kako ste se oseali? Ko je stalno priao? Ko nita nije
rekao? Da li ste oseali da je sastanak dobro voen? Da li vam je bila
jasna poenta sastanka?
Kako ste donosili odluke na nivou grupe? Da li su svi lanovi grupe
doprineli dinamici sastanka?
Potencijalni problemi
1. Sastanak je dosadan
2. Nije efikasan i oduzima puno vremena
3. Uesnicima nije jasna poenta/cilj sastanka
4. Nisu pozvani relevantni uesnici
4/9/2014
3
5 zadataka za voenje efikasnih
sastanaka
1. Pripremite se dobro zbog ega sam sazvao/la ovaj sastanak?
2. Traite aktivnu razmenu miljenja aktivirajte sve prisutne
3. Ne traite konsenzus odmah na poetku istraite sve ideje a onda
vodite grupu
4. Doite do reenja
5. Svaija podrka / izjava mora biti uvaena
CILJ SASTANKA:
ta je cilj sastanka?
donoenje odluke?
nov projekat?
prenoenje informacije?
praenje statusa zapoetog projekta?
produkovanje novih ideja? ...
Ukoliko ne znate ta elite da postignete sastankom, svaki sastanak je
gubljenje vremena
4/9/2014
4
CILJ SASTANKA:
Postavljanje cilja sastanka je odgovaranje na reenicu:
Na kraju sastanka, elim da moj tim, uesnici...
Cilj ovog sastanka je...
...da diskutujemo o predstojeem projektu
SMART model za postavljanje
ciljeva
S Specific (specifian, jasan i definisan)
M Measurable (merljiv, kako bi pratili njegovo ostvarenje, da moe
da se procene na osnovu kvaliteta, vremena, koliine ili resursa)
A Attainable (dostian, cilj mora biti izazovan, ali ostvarljiv)
R Relevant (relevantan, cilj mora da bude relevantan, tj. da doprinosi
ostvarenju nae vizije.
T Time based ( vremenski ogranien, cilj bi trebalo da ima jasne
rokove po kojima bi trebalo da se realizuje)
4/9/2014
5
Da li je satanak neophodan?
Dobri razlozi za sastanak:
potrebni inputi i usaglaavanje
razliitih sektora
drugi pokuaji da se ostvari cilj su
bili nedovoljno uspeni
razjasniti i objasniti komplikovane
informacije
donoenje odluke
kreiranje akcionog plana
postii konsenzus
Ne tako dobri razlozi:
to je ono to timovi rade...sastane
pozvali su me
da skinem odgovornost sa sebe
...
Ukoliko ne postoji dovoljno dobar razlog za sastanak, naite drugi nain da
postignete svoj cilj
Priprema za sastanak
Pripremite detaljan plan sastanka
Odreivanje tipa sastanka nam moe pomoi da pojednostavimo proces
planiranja, da li je to sastanak sa ciljem:
- Reenja problema
- Donoenja odluke
- Informisanja
- Sluanja prezentacije
- Oluje ideja
4/9/2014
6
Priprema za sastanak
Tip sastanka Potrebno
vreme
Svrha i format Klju za uspeh
Dnevni sastanak
(provera)
5 minuta Delegiranje dnevnih
obaveza
- Nemojte sedati
- Nemojte otkazivati i
kada nisu svi tu
Nedeljni sastanak
(taktiki)
45-90 minuta Pregledate nedeljna
zaduenja i radite na
reenju prepreka za
obavljanje zadataka
- Nemojte postavljati
agendu pre dobijanja
izvetaja
Meseni sastanak
(strategijski)
2-4 sata Diskusija, analiza, oluja
ideja i odluivanje o
kljunim ciljevima koji
definiu dugoroni uspeh
-Ograniite sastanak na
jednu ili dve teme
- Pripremite se i uradite
istraivanje
- Ostavite prostor za
konstruktivne diskusije
Kvartalni pregled 1-2 dana Prodisutovati o strategiji,
razvoju tima, postojeim
trendovima
-Izaite iz kancelarije
- Fokusirajte se na rad i
limitirajte socijalna
deavanja
Priprema za sastanak
SADRAJ PROCES
Oemu emo razgovarati u toku
sastanka, sadraj agende, odluke,
informacije, miljenja itd.
Kakav je tok sastanka, kako e
grupa radi i donosi odluke, kako
postii dobru dinamiku grupe.
4/9/2014
7
VEBA
Sa osobom pored sebe pripremite agendu sastanka.
Priprema za sastanak
Pripremite agendu sastanka. Dobra agenda se sastoji od:
Cilja sastanka: zato smo se okupili?
Logistike sastanka: datum, vreme, uloge, uesnici
Tema za diskusiju
Vremena predvienog za svaku temu
Zadataka (izvetavanje i sl.)
4/9/2014
8
AGENDA ZA SASTANAK
AGENDA
Datum: Vreme: Trajanje: Mesto:
Svrha sastanka:
Poneti na sastanak: Proitati pre sastanka:
Tema Predvieno
vreme
Osoba Cilj
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Priprema za sastanak
Identifikujte uesnike/ ce sastanka
- Pozovite ljude sa relevantniminformacijama ili ekspertizom
- Pozovite ljude koji mogu da donose relevantne odluke
- Pozovite ljude na koje moe da utie odluka ili e biti u procesu
sprovoenja odluke
- Razmislite o tome da pozovete sve one koji mogu da utiu na to da
se zbog njihove neinformisanosti odluka tee sprovede
4/9/2014
9
Priprema za sastanak
Identifikujte uloge u timu:
1. Lider/ ka odgovoran/a za voenje sastanka
2. Timekeeper odgovoran/a za voenje rauna o vremenu
predvienom za svaku stavku u agendi i celokupnom sastnaku
3. Zapisniar/ ka odgovoran/a za voenje zapisnika sastanka
4. Chart person odgovoran/a za zapisivanje kljunih stvari sa
sastanka i liste ideja na javnom mestu u toku sastanka
5. Navigator/ ka Vodi rauna o tome da konverzacija nije skrenula
sa toka predviene teme
Da rezimiramo
Dobra priprema sadri:
Kreiranje cilja sastanka i planiranog ishoda
Pripremanje plana sastanka
- Odrediti tip sastanka
- Definisati cilj i sadraj
- Identifikovati uesnike/ ce sastanka i njihove uloge
- Organizovati logistiku sastanka
- Pripremiti agendu
- Komunikacija sa uesnicima/cama
Ovo je sve potrebno uraditi PRE sastanka!
4/9/2014
10
Uobiajene tekoe prilikom
zakazivanja sastanka ...
zakazali ste datum i vreme, ali nekoliko znaajnih uesnika ne moe da doe
datum i vreme sastanka su potvreni, ali neto iskrsne
promenili ste lokaciju sastanka, pa su neki uesnici otili na pogreno mesto
niste poslali podsetnik, pa su neki uesnici zaboravili da dou ...
i neki od naina njihovog
prevazilaenja
utvrdite ije prisustvo je neophodno, a ko je opcionalan
utvrdite da li je prihvatljivo da uesnici, u sluaju da ne mogu da
dou, poalju svoju zamenu
utvrdite da li je prioritet da svi budu prisutni pa koji god datum bio u
pitanju ili da se veina uesnika okupi to pre
ponudite npr 3 datuma koja e uesnici rangirati kao i rok do kog
moraju da poalju povratnu informaciju
pozovite znaajne uesnike koji nisu odgovorili
poaljite potvrdu o odravanju sastanka
koristite software za zakazivanje sastanaka
4/9/2014
11
VOENJ E SASTANAKA
VOENJ E SASTANKA:
Dobrodolica i uvodna re (uspostavljanje kontakta i dobre
atmosfere, trajanje, metodologija rada, definisanje pravila, dnevni
red)
Cilj ( svrha sastanka, oekivanja i eljeno stanje, motivacija za tim)
Trenutno stanje (problem, uspeh, potreba, nedostatak, procena)
Predlog (promena, opcija, reenje, podcilj)
Benefiti od predloga (ta e se desiti ako predlog zaivi, a ta ako ne
zaivi)
Poziv na akciju (pravljenje plana i podela odgovornosti)
Zakljuak (sumiranje, rezultati, akcioni koraci i kako e izgledati
praenje ostvarenog, kada e se razgovarati o temama van agende)
4/9/2014
12
Definisanje pravila rada:
sastanak poinje i zavrava se na vreme
uesnici dolaze spremni na sastanak
svi uestvuju
predlozi i ideje drugih se sluaju paljivo i dobronamerno
drimo se agende
organizuje se vreme za diskusiju o temama koje se pojave na
sastanku, a nisu u agendi
telefoni su iskljueni i ne koriste se za vreme sastanka
neslaganje reavamo otvorenom i konstruktivnom diskusijom...
Voenje sastanka
Dobar poetak:
- Ponite na vreme i podvucite uesnicima/cama vanost poinjanja
na vreme. Troenje vremena saradnicima znai da e imati manje
vremena da se bave radom na drugim stvarima.
- Ostanite fokusirani. Ne dozvolite da vam sastanak traje due od
predvienog vremena.
4/9/2014
13
Voenje sastanka
Poetak sastanka:
Upoznajte prisutne sa tokom sastanka (5-15 minuta)
- Dobrodolica i upoznavanje
- Cilj sastanka
- Proces
- Pravila rada
- Agenda sastanka
Voenje sastanka
Ohrabrujte razmenu razliitih stavova:
- Drite se predviene teme razgovora
- Podrite punu participaciju svih prisutnih
- Izborite se sa kontraproduktivnimponaanjem
- Traite direktan doprinos svakoga
- Postavljajte pitanja otvorenog tipa
- Aktivno sluajte, obratite panju na govor tela
- Pitajte za konkretne primere
4/9/2014
14
Voenje sastanka
Kako se izboriti sa kontraproduktivnim ponaanjem?
est vrsta ponaanja koja mogu da izazovu probleme:
- Osobe koje predugo priaju
- Osobe koje definitivno nisu u pravu
- Svaalaki raspoloene osobe
- Tvrdoglave
- Priaju u toku sastanka
- Ne progovaraju
Voenje sastanka
Saveti kako se nositi sa ovim tipom osoba:
Predugo priaju
Kada zastanu na kratko zahvaliti imse na
doprinosu, prefokusirati panju na temu i
nastaviti.
Nisu upravu
Nikada nemojte osramotiti osobu.
Zamolite ih da ponovo formuliu to to su
hteli da kau.
Svaalice
Ostanite smireni! Pokuate da nastavite sa
temom. Ukoliko je neophodno pozovite ga
na individualni razgovor.
Tvrdoglave
Upitajte grupu ta misli o stavovima te
osobe. Otvorite ideje te osobe za grupnu
diskusiju.
Osobekojepriaju utoku sastanka
Priite imi stanite pored njih. Pitajte ih za
miljenje o temi. Napravite pauzu i
saekajte da primete ta rade.
Needa priaju
Dosadno imje: pitajte ih za miljenje.
Nisu ukljueni: ukljuite osobu koja sedi
pored njih, pa onda polako preusmerite
fokus na tu soobu.
Stidljivi ili nesigurni: udelite im iskreni
kompliment kada daju komentar.
4/9/2014
15
Voenje sastanka
esto izlazimo sa sastanka sa oseajem da nismo nita postigli. Da
bismo ovo izbegli moemo:
- Sumirati sve to je reeno
- Uporediti ono to smo postigli sa onim to je planirano
- Identifikovati teme u agendi koje nismo realizovali i naine na koje
emo ih realizovati
- Napravite akcioni plan ko radi, ta, kada?
- Delegirajte odgovornosti
Voenje sastanka
Prosledite svima izvetaj sa sastanka.
- Izvetaj bi trebalo da bude prosleen svima koji su bili prisutni na
sastanku
- Dajte uputstva uesnicima da pregledaju izvetaj i poalju
komentare
- Ukoliko posle ovog sastanka sledi naredni, ovaj izetaj postaje
poetak sledeeg sastanka
4/9/2014
16
Veba
Imate zadatak da odrite sastanak u trajanju od 15 minuta u vezi sa
radnjom koja treba da se preduzme oko poveavanja pojave
vrnjakog nasilja u razredima.
1.jedan uesnik e imati ulogu predsedavajueg
2.jedan uesnik pravi agendu sastanka
3.jedna grupa e biti nastavnici
4.jedna grupa e biti policija, zvaninici ministarstva, predstavnici
roditelja itd.
5.jedna grupa e biti uenici
6.jedan uesnik e voditi zapisnik
7.jedna grupa e pratiti ceo proces, zapisivati i dati svoj komentar
DOMAI ZADATAK
Najkasnije u narednih x meseci organizovati sastanak
U paru uraditi evaluaciju i razmeniti FB
4/9/2014
17
H.art Development Center
D.O.O.
a: Miroslava Tira 3/2, Zemun
t/f: +381 11 2107502
m: +381 65 2107502
e: office@hart.rs
w: www.hart.rs