Instructivo Empleador

Versin 1.
0
Caracas, Noviembre 2007

Instructivo para Empleadores
SISTEMA FAOV EN LNE@ v.2.0.

Versin 2.0.
Caracas, Junio 2009

INSTRUCTIVOPARA EMPLEADORES
VERSIN 2.0
FECHA
JUNIO 2009
SISTEMA
FAOV EN LNE@ v.2.0.

PGINA 2 DE 20

INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES
SISTEMA
FAOV EN LNE@ v.2.0.

A P R O B A C I N
ELABORADO CONFORMADO APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA
Sesin N 17

Resolucin N
J D-09-06
Fecha
Gerencia de
Tecnologa de Informacin
Gerencia de Fiscalizacin / Gerencia de
Planificacin y Desarrollo 23-07-2009
Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha Nombre Firma y Fecha
REYNA OJEDA
ARELIS GUZMAN
SOLANGE
MALAVE

RAFAEL
CONTRERAS

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JUNIO 2009
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FAOV EN LNE@ v.2.0.

PGINA 3 DE 20

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Cargo

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Fecha

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................. 4
2. BASE LEGAL........................................................................................................................ 4
3. DEFINICIN DE TRMINOS................................................................................................ 4
4. NORMAS GENERALES ....................................................................................................... 7
5. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES........................................................... 9
6. ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NMINA.................................. 12
7. REQUERIMIENTOS TCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN LNEA.......................... 14
8. PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA
VIVIENDA (FAOV) .............................................................................................................. 15
9. CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HBITAT........................... 17
10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS ....................................................................... 18
11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIN................................................................... 19

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1. OBJETIVO

Instruir a los Empleadores sobre las normas y procedimientos del Sistema FAOV
en Lnea, a los Empleadores, para la afiliacin y envo de informacin de los
aportes al Fondo, a fin de dar cumplimiento a: Decreto con Rango, Valor y Fuerza
Ley del Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (LRPVH) y el Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos.

2. BASE LEGAL

Ley que regula el Subsistema de Vivienda y Poltica Habitacional, publicada en
la Gaceta Oficial N 37.066 del 30/10/2000.

Ley del Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (LRPVH), del 31 de julio de
2008, publicado en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela
N 5.889.

3. DEFINICIN DE TRMINOS

Banco Nacional de Vivienda y Hbitat (Banavih): Ente de naturaleza financiera,
con personalidad jurdica, patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco
Nacional, autonoma organizativa, funcional y financiera, adscrito al Ministerio del
Poder Popular con competencia en materia de vivienda y hbitat, responsable de
la administracin del FAOV por mandato establecido en la Ley del Rgimen
Prestacional de Vivienda y Hbitat.

Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV): estar constituido por el
ahorro obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por las
trabajadoras o los trabajadores bajo dependencia y sus Empleadores.

Aportes: corresponde a los depsitos o pagos de acuerdo a lo establecido en la
Ley del Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (LRPVH), equivalente al tres
por ciento (3%) del salario integral del trabajador, desde la fecha inicial de su
incorporacin al ahorro habitacional, distribuido en dos por ciento (2%) de aporte
patronal y uno por ciento (1%) aporte del trabajador.

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Empleador: se entiende por Empleador la persona natural o jurdica que en
nombre propio, ya sea por cuenta propia o ajena, tiene a su cargo una empresa,
establecimiento, explotacin o faena, de cualquier naturaleza o importancia, que
ocupe trabajadores, sea cual fuere su nmero. Cuando la explotacin se efecte
mediante intermediario, tanto ste como la persona que se beneficia de esa
explotacin se considerarn Empleadores.

Trabajador: persona natural que realiza una labor de cualquier clase, por cuenta
ajena y bajo la dependencia de otra. La prestacin de sus servicios debe ser
remunerada.

Representante Legal: es la persona que encontrndose facultada conforme al
Documento Constitutivo correspondiente, ejerce la representacin legal del
Empleador, y ser la encargada de realizar todos los trmites correspondientes a
la afiliacin de la Empresa al Sistema FAOV en Lnea.

R.I.F.: Registro de Informacin Fiscal. Es la identificacin numrica contenida en
el certificado de inscripcin del Servicio Nacional Integrado de Administracin
Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Operador Financiero: son unidades de provisin de bienes o servicios asociados
a la vivienda y hbitat. Podr actuar como Operador Financiero en materia de
vivienda y hbitat, cualquier institucin pblica o privada, previa calificacin y
certificacin por parte del Banco Nacional de Vivienda y Hbitat. (LRPVH Art. 4).
Instituciones calificadas por el Banavih para operar con recursos del FAOV. A los
efectos del FAOV, los Operadores Financieros son los Bancos Universales que
realizan intermediacin financiera y prestan al Banavih, los servicios asociados al
Crdito Hipotecario.

Salario Integral: De acuerdo a la sentencia del Tribunal Supremo de J usticia de
fecha 03 de septiembre de 2004, el concepto de Salario Integral en el artculo 133
de la Ley Orgnica del Trabajo contempla: se entiende por salario la
remuneracin, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominacin o mtodo de
clculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador
por la prestacin de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas,
gratificaciones, participacin en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono
vacacional, as como recargos por das feriados, horas extras o trabajo nocturno,
alimentacin y vivienda.

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Planilla de Pago: formulario que registra el detalle del compromiso en Bolvares
definitivo y firme, a cumplir por el Empleador con el FAOV, producto de los
porcentajes de retencin del trabajador y de su correspondiente aporte como
Empleador. Es el documento definitivo, el cual una vez impreso desde el Sistema
FAOV en lne@, no permite ningn tipo de modificacin y debe ser presentado
ante el Operador Financiero para su cancelacin y validacin.

Estado de Cuenta Ahorrista: documento que registra nicamente las
transacciones de aportes y saldos realizados al Sistema FAOV en lnea, por
medio del Empleador, a la Cuenta de Ahorro del Trabajador.

Estado de Cuenta Empleador: documento que refleja el historial de los pagos
realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al
FAOV.

Nmero de Afiliacin de la Nmina: es un nmero asignado automticamente
por el sistema para identificar la(s) nmina(s) de cada empresa.

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4. NORMAS GENERALES
4.1. El Sistema FAOV en Lnea, ser el mecanismo a travs del cual una vez
afiliados los empleadores, se llevar a cabo el proceso de recaudacin de los
aportes al fondo, y estar bajo la administracin y control del Banavih.
4.2. El Empleador deber tener el Registro de Informacin Fiscal (RIF) actualizado
y la Fecha de Constitucin de la Empresa, antes de realizar su afiliacin al
Sistema FAOV en Lnea.
4.3. Para el registro y carga de los trabajadores al Sistema FAOV en lnea, el
nico documento de identificacin vlido es la cdula de identidad, por lo cual
el Empleador deber abstenerse de registrar en el Sistema a trabajadores que
dispongan de documentos de identidad distintos al sealado.
4.4. El Empleador deber enterar mensualmente al Banavih, por medio de la
carga de la nmina de los trabajadores la informacin para el clculo de los
recursos a retener como aportes al fondo, a travs del sistema FAOV en
lnea.
4.5. El Empleador deber realizar los aportes dentro de los primeros cinco (5) das
hbiles del mes, de acuerdo a lo establecido en el artculo 91 de la LRPVH.
4.6. Por cada nmina(s) de trabajadores que administre el Empleador para enterar
sus aportes al Fondo, deber crear en el Sistema FAOV en Lnea, un(os)
Nmero(s) de Afiliacin de la Nmina que la(s) identifique.
4.7. El Empleador podr realizar todas las correcciones que l considere
conveniente en su nmina, antes de realizar la impresin definitiva de la
Planilla de Pago.
4.8. La Planilla de Pago podr ser generada e impresa por el Empleador al final
del mes vencido.
4.9. El Empleador despus de haber aceptado la planilla de pago en el sistema
FAOV en Lnea, est no podr ser reversada.
4.10. El Empleador no podr tener pagos pendientes una vez generada la planilla
de pago en el sistema.
4.11. El Empleador deber cancelar ante cualquier Operador Financiero la totalidad
del monto indicado en la Planilla de Pago, generada por el Sistema (ver
anexo 1 Tabla de Operadores Financieros).
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4.12. El Empleador cancelar la Planilla de Pago nicamente en efectivo o con
Cheque del mismo banco a nombre del Banavih.
4.13. Los depsitos efectuados ante el Operador Financiero se registraran en el
Sistema en un lapso no mayor de 24 horas, tiempo a partir del cual el Sistema
actualizar el status de la Planilla de Pago Pendiente de Pago a
Cancelado.
4.14. Una vez actualizado por el Sistema el status de la Planilla de Pago a
Cancelado, el Empleador podr iniciar el proceso de carga de la prxima
siguiente nmina.
4.15. En caso de no enterar los aportes en el mes correspondiente, para el
siguiente perodo de pago, el sistema calcular automticamente el
rendimiento generado por concepto de pagos pendientes por realizar al
fondo.
4.16. El Empleador podr confirmar sus pagos al fondo, a travs de la revisin y
generacin de su Estado de Cuenta en el Sistema FAOV en Lnea.
4.17. En caso del cierre de la empresa, el Empleador deber notificar el evento al
Banavih, dentro de los cinco (5) das hbiles a partir del momento de la
ocurrencia, mediante comunicacin escrita dirigida a la Gerencia de
Fiscalizacin.
4.18. El Empleador podr cambiar el status del Nmero de Afiliacin de la Nmina,
de activo a inactivo, y notificar la ocurrencia a travs de comunicacin escrita
al Banavih (Gerencia de Fiscalizacin), dentro del lapso de los cinco (5) das
hbiles posterior al cambio.
4.19. Las sanciones por incumplimiento a estas normativas y lo no previsto en el
presente Instructivo se regular conforme a lo establecido por la LRPVH.

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5. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES

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Fecha

3
SISTEMA PROCESA INFORMACIN Y
GENERA PLANILLA DE PAGO
3
2
CARGA LA NOMINA MENSUAL DE
FORMA MANUAL O POR CARGA
POR ARCHIVO
2
POR ARCHIVO
4
REALIZA EL PAGO DE LA PLANILLA
ANTE EL OPERADOR
FINANCIERO (OPF)
4
ANTE EL OPERADOR
FINANCIERO (OPF)
5
EL OPF PROCESA PAGO Y ENVA
ARCHIVO DE TRANSFERENCIA
DE APORTES AL BANAVIH
5
1
AFILIA EMPRESA AL SISTEMA
FAOV EN LNEA DESDE EL
PORTAL BANAVIH
1
PORTAL BANAVIH
EMPLEADOR
SISTEMA
EMPLEADOR
OPF/EMPLEADOR
OPERADOR FINANCIERO
6
GENERA ESTADO DE CUENTA
6
EMPLEADOR
ESTADODE

CUENTA
EMPLEADOR
3
3
2
POR ARCHIVO
2
POR ARCHIVO
4
ANTE EL OPERADOR
FINANCIERO (OPF)
4
ANTE EL OPERADOR
FINANCIERO (OPF)
5
5
1
PORTAL BANAVIH
1
PORTAL BANAVIH
EMPLEADOR
SISTEMA
EMPLEADOR
OPF/EMPLEADOR OPF/EMPLEADOR
OPERADOR FINANCIERO OPERADOR FINANCIERO
6
EMPLEADOR
6
ESTADODE
CUENTA
EMPLEADOR
ESTADODE
CUENTA
EMPLEADOR

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5.1. Descripcin del Proceso de Recaudacin de Aportes

RESPONSABLE ACCIN

EMPLEADOR

1. Actualiza los datos para la Afiliacin al Sistema:

1.1. Ingresa al portal del Banavih (www.banavih.gob.ve) en el link de
FAOV, para realizar la afiliacin al Sistema FAOV en Lnea,
indicando el RIF y la fecha de constitucin de la Empresa.

1.2. Inicia la actualizacin de los datos solicitados.

1.3. Verifica el usuario creado por el sistema (RIF + un nmero
consecutivo de dos dgitos)

1.4. Indica la clave de usuario master para posteriormente acceder al
sistema.

1.5. Identifica la(s) cuenta(s) a utilizar por cada nmina(s) de
trabajadores que administre, para enterar sus aportes al Fondo.

1.6. Verifica el (los) nmero (s) de cuenta generado por el sistema, el
cual debe contener el Cdigo de Banavih (0321) +N del RIF de
la Empresa +N consecutivo para un total de (20) dgitos.

1.7. Genera e imprime el Comprobante de Afiliacin al Sistema FAOV
en Lne@ v.2.0. (ver modelo anexo 2)

BANAVIH /
SISTEMA

2. El Sistema recibe informacin:

2.1. Procesa la informacin ingresada por el Empleador.

2.2. Crea el Nmero de Afiliacin de la Nmina en el sistema, con su
respectivo usuario.

EMPLEADOR

3. Realiza la Carga de Nmina:

3.1. Ingresa al sistema colocando el usuario y su clave de acceso.

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Firma

Fecha

RESPONSABLE ACCIN

3.2. Selecciona en el men la opcin Cargar Nmina, para ingresar
los datos del mes correspondiente, la cual puede realizar a travs
de los dos mtodos:
Carga Manual (Hasta 50 ahorristas)
Carga por Archivo (Ver anexo 2 estructura de archivo .txt)

BANAVIH /
SISTEMA

4. Procesa Nmina:
4.1. Recibe los datos, si la carga fue correcta y completa, despliega
mensaje Carga Exitosa, en caso contrario, mostrar las
observaciones y errores detectados durante el procesamiento de
la nmina, a fin de que se realicen las correcciones necesarias y
realice nuevamente la carga.

EMPLEADOR

5. Genera Planilla de Pago:

5.1. Ingresa a la opcin Planilla de pago en el sistema, genera la
planilla preliminar.

5.2. Verifica a travs de Pantalla que la Planilla Preliminar, refleje los
datos correctos.

5.3. Si los datos estn correctos, procede a imprimir la planilla de
pago, en caso contrario, realiza las correcciones necesarias en la
opcin modificar nmina, regresa al paso anterior.

5.4. Se dirige al Operador Financiero con la planilla de pago definitiva
y realiza la cancelacin correspondiente.

OPERADOR
FINANCIERO

6. Recibe Planilla de Pago:

6.1. El Operador Financiero procesa el Pago recibido por el
Empleador.

6.2. Enva al Banavih Archivo de Transferencia de Aportes a fin de
realizar la conciliacin correspondiente que se reflejar en el
estatus de la Planilla de Pago en el Sistema.

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6. ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NMINA

El archivo de la nmina mensual deber cumplir las siguientes condiciones:

1. El archivo contentivo de la informacin de los aportantes deber tener la
extensin .txt.

2. El nombre del archivo estar estructurado de la siguiente manera: la letra N,
Nmero de Cuenta Nomina (20 dgitos), Mes de la nmina (en formato MM),
Ao de la nmina (en formato AAAA).

Ejemplo: N03210951248430000001052009.txt

3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma
(,).

4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del ltimo campo,
a fin de que el sistema considere este campo para su validacin.

Ejemplo:V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,

5. S el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deber dejar un
espacio en blanco en el campo correspondiente.

Ejemplo:V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,

6. La fecha de egreso del trabajador, no deber ser menor a la fecha de ingreso.

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El Diseo de la Estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el orden y
tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:

CAMPO TIPO LONGITUD DESCRIPCIN OBLIGATORIO
Tipo de
Identificacin
Caracter 1
V=Venezolano
E=Extranjero
SI
Cdula de
Identidad
Numrico
Variable
hasta
10
caracteres
Solo valores numricos,
no estn permitidos los
puntos (.) ni las comas (,)
Ejemplo: 11589639
SI
Primer Nombre Caracter
Variable
hasta
25
caracteres
Primer nombre del
Trabajador
SI
Segundo
Nombre
Caracter
Variable
hasta
25
caracteres
Segundo nombre del
Trabajador.
NO
Primer Apellido Caracter
Variable
hasta
25
caracteres
Primer apellido del
Trabajador
SI
Segundo
Apellido
Caracter
Variable
hasta
25
caracteres
Segundo apellido del
Trabajador.
NO
Salario Integral

Numrico 11 dgitos
En Bolvares (BsF.) sin
separador de miles y sin
separador de decimales los
dos ltimos dgitos
correspondern a los
decimales. En el caso de que
no posea decimales se deben
completar los dgitos con dos
(2) ceros.
Ejemplo: 2.158 representar
como: 215800
Ejemplo: 859,23 representar
como 85923
SI
Fecha de
Ingreso
Fecha 8
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 01012007
SI
Fecha de
Egreso
Fecha 8
Formato: DDMMAAAA
(sin separador)
Ejemplo: 05062008
SI

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PGINA 14 DE 20

APROBADO POR

Ejemplo del Archivo:

Nombre del Archivo: N032130853575300000002062009.txt:

7. REQUERIMIENTOS TCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN
LNEA

Requerimientos mnimos del equipo:

Pentium III con 256 MB de memoria y 2 GB de espacio disponible en disco.

Conexin a Internet.

Mnimo de 256 KBPS.

Navegador de Internet.

Se podr utilizar cualquier navegador de Internet como por ejemplo: Internet
Explorer, Mozilla FireFox, etc.

Nombre

Cargo

Firma

Fecha

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PGINA 15 DE 20

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8. PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO
OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)

Nombre

Cargo

Firma

Fecha

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PGINA 16 DE 20

APROBADO POR
Nombre

Cargo

Firma

Fecha

8.1. Descripcin de los Campos de la Planilla de Pago:

Nmero de Forma: Nmero de identificacin de la Planilla de Pago.

Referencia de Pago: Nmero correlativo de la Planilla de Pago en el Sistema.

Nombre del Empleador: Indica el nombre de la Empresa afiliada.

N RIF: Indica el Nmero de Registro de Informacin Fiscal de la Empresa
afiliada.

Perodo: Indica el mes y ao correspondiente al pago.

N de Afiliacin de la Nmina: Indica el nmero de cuenta por nmina que tiene
la Empresa afiliada al Sistema FAOV en Lnea para realizar sus aportes al FAOV,
este nmero presenta una longitud de 20 dgitos.

N de Trabajadores: Indica el nmero de trabajadores del total de la nmina.

N de Trabajadores Incorporados: nmero de trabajadores ingresados en
nmina en el perodo correspondiente a la emisin de la planilla de pago.

N de Trabajadores Desincorporados: nmero de trabajadores egresados de la
nmina en el perodo correspondiente a la emisin de la planilla de pago.

Monto Total Nmina del Mes: Monto correspondiente al pago del perodo
indicado.

Monto Aporte del Empleador (2%): Corresponde al aporte obligatorio del
Empleador a la cuenta de cada trabajador, equivalente al 2% del salario integral,
de acuerdo a lo establecido en la LRPVH.

Monto Aporte del Trabajador (1%): Corresponde al aporte obligatorio del
trabajador, equivalente al 1% de su salario integral, de acuerdo a lo establecido
en la LRPVH.

Monto de Rendimiento (Planilla Vencida): monto correspondiente a los
rendimientos devengados durante un lapso en el cual no se enter el aporte
indicado. (art. 91 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Rgimen
Prestacional de vivienda y Hbitat).

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PGINA 17 DE 20

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Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Total a Pagar: Monto Total del aportes FAOV a cancelar por el Empleador,
producto de la sumatoria del sub-total del perodo (1) ms sub-total del perodo
(2).

9. CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HBITAT

Al momento de requerir informacin relacionada con la funcionalidad del Sistema
y ante cualquier inquietud pueden comunicarse de la siguiente manera:

1.- Correo Electrnico:

faovel@banavih.gob.ve
(Colocando en el asunto Nombre y Rif de la Empresa)

2.- Gerencia de Fiscalizacin Unidad
de Atencin al Empleador
(0212) 957 1581
957 1582
957 1583
957 1584

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PGINA 18 DE 20

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10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS

N OPERADOR FINANCIERO
1 INSTITUTO MUNICIPAL DE CRDITO POPULAR
2 BANCO DEL TESORO, Banco Universal
3 BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA, Banco Universal
4 BANFOANDES, Banco Universal
5 BNC - BANCO NACIONAL DE CRDITO
6 BANCO CARONI, Banco Universal
7 BANCO SOFITASA, Banco Universal
8 CORP BANCA
9 BBVA- BANCO PROVINCIAL
10 MI CASA, E.A.P.
11 BANCO CANARIAS
12 BANCO PROVIVIENDA, Banco Universal
13 CENTRAL, Banco Universal
14 BANCO OCCIDENTAL DE DESCUENTO
15 DEL SUR, Banco Universal
16 CASA PROPIA, E.A.P.
17 BFC FONDO COMN, Banco Universal
18 BANCO DE VENEZUELA
19 BANCO MERCANTIL
20 BANESCO, Banco Universal
21 BANCO FEDERAL
22 CITIBANK
23 BANCO DEL CARIBE

Nombre

Cargo

Firma

Fecha

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PGINA 19 DE 20

APROBADO POR
11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIN

Nombre

Cargo

Firma

Fecha

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PGINA 20 DE 20

APROBADO POR
Nombre

Cargo

Firma

Fecha

COMPROBANTE DE AFILIACIN
SISTEMA FAOV EN LNEA

1. Objetivo: Demostrar la debida afiliacin del empleador al Sistema Faov en Lne@
para realizar los aportes del Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda.
2. Descripcin de los Campos:

DATOS DE LA EMPRESA:

Nmero FAOV: Nmero asignado automticamente por el sistema que
permite identificar al Empleador (Uso Interno).
(RIF) N: Nmero de Registro de Informacin Fiscal.
Estado: Nombre de la ubicacin fsica geogrfica donde se encuentra situada
la Empresa.
Nombre o Razn Social: Indica el nombre del Empleador.
Fecha de Constitucin: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se constituy el
Empleador.
Fecha de Afiliacin al Sistema: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se afili el
Empleador al Sistema Faov en Lne@.
Actividad Econmica: Indica la actividad econmica a la que se dedica el
Empleador.
Representante Legal: Nombre y apellido del Representante Legal.

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