november 2009archievenblad

digitalisering en informatisering

KLEUR, RESOLUTIE EN COMPRESSIE

Op weg naar duidelijkheid en



Overheden die hun analoge archieven willen vervangen door digitale reproducties wordensoms geconfronteerd met tegengesteldeof lastig te realiseren eisen. De Provinciale Archiefinspectie van Noord-Brabant enLimburg organiseerde daarom onlangs eenbijeenkomst waar verschillende deskundigenmet elkaar van gedachten konden wisselenover de voorwaarden voor vervanging. Doel van de bijeenkomst was om te komen tot uni-forme eisen bij de vervanging van archieven.

Waarschijnlijk is het voor niemandnieuws dat de Archiefwet 1995 overhe-den de mogelijkheid geeft om papierendocumenten te vervangen door digitalekopieën. Iedereen weet waarschijnlijk ookdat er voor het vervangen van overheids-archieven die permanent bewaard moetenblijven verschillende beleidsregels zijnvastgesteld. De minister van OCW heefteen beleidsregel voor de onderdelen vande rijksoverheid en de provincies vastge-steld, terwijl de colleges van GedeputeerdeStaten van de twaalf provincies ieder eenbeleidsregel voor de lokale overheden heb-ben vastgesteld.De verschillende regels komen groten-deels met elkaar overeen, maar er zijnenkele kleine verschillen. Zo eist de minis-ter, ongeacht de aard van het origineleanaloge document en ongeacht in welkebitdiepte (zwart-wit, grijstinten of kleur)wordt gescand, een minimale resolutie van300 dpi. In de provinciale regel is de mini-male resolutie afhankelijk gemaakt van degehanteerde bitdiepte en het kleinste detaildat op de reproductie zichtbaar moet zijn.Verder stelt de rijksregeling dat het scan-nen in kleur moet gebeuren, tenzij scan-ning in zwart-wit geen informatieverliesoplevert. De provincies hebben dit minof meer omgedraaid, door te eisen dat inkleur gescand moet worden, als kleur vanbelang is bij de interpretatie en het gebruikvan de documenten. In de rijksregelingwordt het gebruik van compressie explicietverboden, terwijl hierover in de provinci-ale beleidsregel geen bepalingen zijn opge-nomen. In de praktijk staan de collegesvan Gedeputeerde Staten het gebruik vancompressie echter niet toe, in verband mettwijfels over de duurzame toegankelijkheidvan gecomprimeerde bestanden. Ten slotteis in de provinciale regel een rol weggelegdvoor de archivarissen. Zij dienen, bij eenmachtigingsverzoek, positief te adviserenover de vervanging en de beheersomgevingwaar de digitale reproducties in terecht-komen. In de praktijk blijkt dat sommigearchivarissen eisen dat bij vervanging altijdin kleur gescand wordt.

Heikel punt

Deze verschillen tussen de regelingenleiden bij zorgdragers, archivarissen endegenen die de machtiging moeten verle-nen tot onduidelijkheid, onzekerheid en insommige gevallen zelfs onenigheid. Vooralde combinatie van scannen in kleur, bij300 dpi en zonder compressie, is een heikelpunt, doordat de bestandsomvang van dereproducties heel groot wordt. In sommigegevallen zelfs zo groot dat de bestandenonbruikbaar worden, omdat ze niet overhet netwerk opgehaald kunnen worden of omdat het interne geheugen van de pc's teklein is om ze te kunnen openen.In een poging om meer duidelijkheid enovereenstemming te creëren, organiseerdede Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg eind september eenbijeenkomst waarin experts uit verschil-lende disciplines, overheidslagen en lan-den hierover met elkaar in discussie zijngegaan. Onder de deelnemers bevondenzich vakgenoten uit de archiefwereld (erf-goedinspectie, provinciale archiefinspec-tie, gemeentelijke archiefinspectie, eengemeentearchief en het Nationaal Archief),EDP-auditors van de Belastingdienst, eenemeritus-hoogleraar archiefwetenschap,een hoogleraar bewijs en bewijsrecht eneen imaging-consultant (zie kader voor eenvolledig overzicht).

Technisch en juridisch

Om de discussie een beetje te stroom-lijnen werden de experts in eerste instantieopgedeeld in twee groepen. De ene groepkreeg een paar technische vragen voor-gelegd, zoals 'Wat zijn de bezwaren tegencompressie?' en 'Wat is de beste manier omde minimale kwaliteit van de reproductieste waarborgen?' De andere groep mochtvan gedachten wisselen over vragen als 'Isalle kleur altijd relevant voor de uitvoeringvan ieder werkproces?', 'Is iedere vervan-ging waarbij de kleuren van het origineelniet één op één worden gereproduceerdonrechtmatig?' en 'Welke (juridische) eisenbepalen de bewijskracht van gereprodu-





  