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Mesa: Tesorería y FinanzasAsamblea Bidistrital 2007Tesorería
Para comenzar vamos a analizar qué nos dice el manual acerca de qué es un tesorero:
… “ 
Como cobrador y distribuidor de los fondos del club, el tesorero es responsable por la solvencia y la estabilidad financieradel club. Al prepararse para cumplir su cometido, el tesorero deberá reunirse con su antecesor en el puesto, además deconsultar con el tesorero del club rotario y un contador público titulado
” 
…
Extracto del manual de Rotaract, Capítulo 3, páginas 8 y 91
-
En primera instancia Menciona al tesorero como
Cobrador y Distribuidor 
de fondos del club, esto refleja claramente sus 2funciones fundamentales a realizar,Por un lado el cobro de las cuotas es, junto a la realización del balance general una de las funciones que se realiza con másfrecuencia, ya que durante todas las reuniones el tesorero se ocupa y es responsable de cobrarles a los socios su cuota aporte. Y por otro lado habla de distribuidor de fondos, acá hace referencia a que el tesorero es el encargado de que cuando se necesite,cada área del club pueda contar con el dinero para realizar las actividades que le corresponden, una forma de hacer expreso estoes a través del presupuesto que se debe hacer a principios de periodo en el cual se prevee todos los gastos posibles de las áreasde trabajo y nos permite tener un panorama mas claro acerca de nuestras acciones futuras.
2-
En segunda instancia expresa a modo de síntesis 2 responsabilidades:
Solvencia y Estabilidad financiera
del club. Paraentender mejor debemos primero saber que es ser solvente, por eso a continuación se detalla una definición acerca de solvenciafinanciera:
...“
Se entiende por solvencia a la capacidad financiera (capacidad de pago) del club para cumplir sus obligaciones devencimiento a corto plazo y los recursos con que cuenta para hacer frente a tales obligaciones, o sea una relación entre lo que unclub tiene y lo que debe.Se debe diferenciar el concepto de solvencia con el de liquidez, debido a que liquidez es tener el efectivo necesario en elmomento oportuno que nos permita hacer el pago de los compromisos anteriormente contraídos.Solvencia es contar con los bienes y recursos suficientes para respaldar los adeudos que se tengan contraídos, aún cuando estos bienes sean diferentes al efectivo.
Todo negocio que tiene liquidez es solvente pero no todo negocio solvente tiene forzosamente liquidez”…
Esto define claramente lo que debemos buscar como responsables de la solvencia del club desde nuestro lugar de tesorero.Y con respecto a la estabilidad podemos decir que nuestra gestión no debe poseer altibajos financieramente hablando sino quedebe permanecer siempre dentro de los parámetros normales donde el club no tenga sobresaltos ni improvistos que no permitanal club llevar a cabo sus actividades, ya sea por falta de dinero o por falta de recursos para conseguirlos. Para esto tenemos quetener en cuenta los ingresos permanentes, como el cobro de las cuotas (por parte de los integrantes ) como también aquellosingresos periódicos, como lo puede ser algún proyecto de finanzas (por parte de otras personas que pueden o no ser parte delclub), y también los egresos ya sea el pago de la cuota Distrital ,como los gastos de presidencia o algún proyecto a lacomunidad, el tesorero debe ser capaz de manejar estas variables para alcanzar esta “Estabilidad financiera” de la cual habla elmanual.
3-
Y lo que dice para finalizar la definición de tesorero según el manual es un poco aconsejar el asesoramiento por parte deaquellas personas capacitadas para ejercer el cargo, como lo es el tesorero anterior o el tesorero del club Rotario, esto es muyimportante ya que va a permitir que no cometamos errores a la hora de tomar decisiones y que no tengamos inconvenientes ennuestra gestión.Además podemos agregar a este análisis un extracto interesante del manual:
4. Tesorero.
Este funcionario tendrá a su cargo la custodia de los fondos del club, manteniendo al día el registro de todas lasoperaciones y depositando tales fondos en un banco aprobado por la junta directiva. En cada reunión del club presentará uninforme del estado financiero del club y mantendrá la documentación respectiva a disposición de cualquier socio que deseerevisarla. Todo desembolso se hará por medio de cheque con la firma de dos funcionarios autorizados.
1
 
Extracto de la página 26 del manual: Reglamento Modelo para clubes: Artículo II, Deberes de los funcionariosOtras funciones y obligaciones por parte del Tesorero
A continuación se va a detallar una lista de actividades que trataremos de ir explicando de a poco:
Asesorarme con el tesorero del periodo anterior
Algo muy importante y que es parte de nuestra capacitación es el asesoramiento con el tesorero del periodo anterior. Si bien enla asamblea nos capacitamos para los cargos entrantes, esta capacitación es un poco general ya que esta dirigida a todos losclubes, entonces es acá donde nosotros debemos completar nuestros conocimientos con los que podamos obtener del tesorerodel periodo pasado, este nos va a poder decir de acuerdo a su experiencia cual es la realidad de nuestro club, también nos ayudaa familiarizarnos con lo libros que utilizaremos, y otro punto fundamental es el poder darle continuidad al trabajo que se vienerealizando.
Armar una planificación de trabajo
Una de las herramientas más importantes que tenemos es la planificación de nuestro trabajo. A través de la planificaciónnosotros buscamos prever cuales serán nuestras futuras actividades en el club durante todo el periodo, además de dejar expresado cuales serán nuestros objetivos y metas a realizar. Conjuntamente con la planificación se debe adjuntar un presupuesto estimativo de cuales serán nuestros gastos de acuerdo a las actividades que realicemos. Es bueno que en algúnmomento del periodo volvamos a nuestra planificación para saber si estamos encaminado a donde nos plantamos a principios de periodo.
Confeccionar un presupuesto del club
El presupuesto del club es la suma de todos los presupuestos de las demás áreas de trabajo (comités, presidencia, etc.), tambiénse le deben agregar aquellos gastos fijos que tenemos como club, como la cuota Distrital, o los gastos de presidencia. Estotambién nos va a servir a nosotros y al club para determinar ciertas estrategias conjuntamente con finanzas, para garantizar lasolvencia del club en todo el periodo. Esta herramienta nos va ayudar mucho para prever muchas acciones a realizar durantetodo el periodo. Debemos ser capaces relacionar todas estas variables buscando futuras soluciones.
Tener toda la papelería necesaria
La papelería básica es:
•
Planilla de cuotas
•
Planilla de balance general
•
RecibosEl formato de la papelería va a depender del tesorero, pero no es un dato menor ya que debe ser fácil de entender ya que sialguien quisiera consultarlo debería comprenderlo, de esta manera estamos respondiendo a la transparencia de nuestro trabajo, yotro factor fundamental es el orden que tengamos con la papelería, si logramos conseguir el orden y una buena papelería, se nosva hacer mucho mas fácil nuestra gestión como tesorero.
Mantener una buena relación con finanzas o presidir dicho comité
Por manual, el tesorero preside el Comité de Finanzas. Pero es “recomendable” que el que se haga cargo de finanzas sea otra persona, así cada uno podrá dedicarle más tiempo a su función y lograr un mejor desempeño. Es necesario que ambos cargosmantengan una relación estrecha, pensemos que si el manual lo esta estipulando como una misma persona, la relación entreambos debería ser así de estrecha, deben formar un equipo de trabajo donde las dos partes participen de las actividades de lasdos áreas de trabajo.
Cobro de cuotas y Reembolsos
El tesorero es el encargado de cobrarle a cada socio su cuota aporte. El valor de la misma es determinado por la junta directiva a principios de periodo. Otra función del tesorero es pagar la cuota al Distrito que la misma también es determinada por elRepresentante Distrital a principios de periodo. Los reembolsos se deben analizar bien, y de ser posible se le debe pedir a lossocios que realcen gastos de manera particular para alguna actividad que entreguen los comprobantes, de esta manera facilita eltrabajo a la hora de hacer el balance.
Realizar balances periódicos
Para cada actividad o proyecto que el club realice el tesorero debe realizar balances para dejar constancia de los mismos y deesta manera contribuimos a la transparencia de nuestro trabajo. También es recomendable que se realicen balances cada dosmeses a modo de resumen., para mantener informado a l club de los movimientos que se realizan.
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Realización del Balance General
A fin de periodo, el tesorero tendrá que entregar a la junta directiva y al club el balance de todo el periodo, detallando ingresos yegresos. A fin de ser los más claros posibles. Un error que se comete muy a menudo es que los tesoreros dejan la realización deeste balance para el fin del periodo, y lo recomendable es que se comience a realizar desde el primer día de nuestra gestión, asínos resulta mucho más fácil a la hora de cerrar con nuestra actividad porque el balance fue realizado a lo largo de todo el periodo.
Someter a auditoria los libros al finalizar el periodo
Es una obligación nuestra someter a una auditoria todos los balances del club, en particular el balance general, para garantizar que no tenga errores y para dar por finalizada nuestra actividad. Tienen que estar presentes la junta directiva toda y algún otrosocio del club que se designe con anterioridad.
Finanzas… “Este comité formulará los métodos y medios para financiar cualquiera y todas las actividades del club que requieranfondos, en colaboración con el comité que sea del caso”…
Como bien lo dice en el manual los dirigentes a cargo del comité de finanzas (Tesorero) deberán ser capaces de planificar desdeantes del comienzo del periodo y teniendo en cuenta el presupuesto realizado por el tesorero, una serie de actividades por lascuales garanticen al club la liquidez necesaria para realizar las sus actividades, ya sean administrativas o referido a algún proyecto de servicio.Dentro de las actividades que puede realizar el comité encontramos:
La realización de proyectos para la recaudación de fondos
Los proyectos para recaudar fondos pueden tener muchos motivos, y además es nuestra oportunidad para demostrar todonuestro potencial, es por eso que debemos aprovecharlo al máximo. Todo proyecto de recaudación finaliza cuando el tesorero,conjuntamente con el comité, realiza el balance de la actividad. Y lo que garantiza que el proyecto tenga buenos resultados esuna buena planificación estratégica.
La
 
realización y venta de merchandising
Este es un recurso que tiene dos beneficios por un lado, el ingreso de dinero por la venta realizada y por otro lado expandir lamarca Rotaract a través de los logos impresos en los productos. Sin embargo los clubes no están aprovechando esta actividad.Lo que nos puede ayudar a la venta del producto sea exitosa es una buena campaña de marketing.
Confección de una planificación
Esto es muy similar a lo expuesto en tesorería, se debe prever las actividades que podemos llegar a realizar durante el periodo(se puede usar como base el presupuesto) y además un listado de los costos que nos puede insumir dichas actividades.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA CAPTACIÓN DE FONDOS
A la hora de diseñar la estrategia de captación de fondos no debemos olvidar los siguientes aspectos:
•
Riesgo
. Si la financiación de nuestra organización proviene de pocas fuentes, el riesgo que corremos es mayor que si dichasfuentes las tenemos muy diversificadas, es decir, mientras más fuentes de financiación tengamos, menos consecuenciasnegativas nos traerá el perder alguna de ellas.
•
Dependencia
. Pocas fuentes de financiación suponen más dependencia de cada una de ellas. Podría incluso llegar el caso deque tuviéramos que seguir criterios que no compartamos para poder salir adelante. Esto quiere decir que hay saber bien quese nos esta ofreciendo y a cambio de que.
•
Tesorería
. Tenemos que tener siempre presente cuál es la relación entre los cobros y pagos que tenemos en el tiempo y lasnecesidades de financiación que surge de esta relación. Por ejemplo, las subvenciones que nos puedan conceder  posiblemente las cobremos una vez que ya hayamos terminado el proyecto objeto de la subvención que nos concedieron,cuando podamos justificar los gastos. Otro claro ejemplo son los pagos que en muchas organizaciones nos hacen con un plazo de 30, 60 o 90 días.
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