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[DE] Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen

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Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich im wesentlichen mit dieser Phase der Planung und Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, wobei einige Aspekte, die in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung sind, in einem gesonderten Kapitel behandelt werden.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich im wesentlichen mit dieser Phase der Planung und Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, wobei einige Aspekte, die in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung sind, in einem gesonderten Kapitel behandelt werden.

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Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Beratung Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 1999
 
Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Kunde: Projekt: Autor: Kff Thema: Topic: Status: Fertig Datei:
DMS_Einführungsstrategie_1998 _Kampffmeyer_20010221.doc
 Datum: 10.09.1998 Version: 2.1 © PROJECT CONSULT GmbH 1998
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Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Inhalt
Einführung Problemstellung Entscheidungsprozeß für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems Phasenmodell Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems Zieldefinition  Analyse des Ist-Zustandes Entwicklung einer Soll-Konzeption Ergebnis der Vorbereitungsphase Wichtige Aspekte bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems Rechtliche Projektbegleitung Verfahrensbeschreibung des Dokumentenmanagementsystems Migration Projektmanagement Qualifizierungs- und Schulungskonzept Zusammenfassung und Ausblick
Einführung
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen  Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich im wesentlichen mit dieser Phase der Planung und Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, wobei einige Aspekte, die in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung sind, in einem gesonderten Kapitel behandelt werden.
 
Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Kunde: Projekt: Autor: Kff Thema: Topic: Status: Fertig Datei:
DMS_Einführungsstrategie_1998 _Kampffmeyer_20010221.doc
 Datum: 10.09.1998 Version: 2.1 © PROJECT CONSULT GmbH 1998
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Problemstellung
 Als wesentliche Probleme bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen haben sich herausgestellt, daß ablauf- und aufbauorganisatorische Strukturen hinsichtlich ihrer Funktionalität überprüft und gegebenenfalls modifiziert werden müssen. Dokumentenmanagementprojekte können aus verschiedensten Gründen scheitern und einen beträchtlichen Schaden verursachen. Damit beim Scheitern eines Projektes die zustehenden Rechte auch geltend gemacht werden können, wird in Kapitel 3.1 auf die rechtliche Begleitung der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen eingegangen, die insbesondere bei Großprojekten von Bedeutung ist.  Außerdem muß mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der damit verbundenen Speicherung auf optischen Medium gewährleistet sein, daß diese Medien auch langfristig verfügbar und dementsprechend auch haltbar sind. Zusätzlich müssen die auf diesen Medien gespeicherten Daten auch in ferner Zukunft mit einer heute vielleicht noch unbekannten oder zumindest noch nicht verbreiteten Technologie lesbar sein. Die hieraus resultierenden Aufgaben werden im Rahmen der sogenannten Migrationsplanung in die Konzeption des Dokumentenmanagementsystems einbezogen. Auf eine Migrationsplanung wird in Kapitel 3.3 ausführlich eingegangen. Ein weiterer Problemkreis bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen sind die psychologischen Hemmnisse der  Anwender. Zur Beseitigung dieser Hemmnisse müssen alle Mitarbeiter, die das System künftig nutzen sollen, frühzeitig auf den Umgang mit dem System vorbereitet werden. Im Rahmen eines zu erarbeitenden Qualifizierungs- und Schulungskonzeptes, dessen detaillierte Darstellung sich im Kapitel 3.4 befindet, wird vorgeschlagen, daß zunächst ausgewählte Mitarbeiter an diesem System geschult und danach zum Trainer für die anderen Mitarbeiter ausgebildet werden. Später übernehmen dann diese internen Trainer die Schulung der übrigen Mitarbeiter.

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