AUDITORA ADMINISTRATIVA:

CONCEPTOS FUNDAMENTALES
FUENTE: REVISTA EMPRENDEDORES N. 66,
NOV. DIC. 2000
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2000 ENRIQUE BENJAMN FRANKLIN
Una auditora administrativa no se produce en el vaco. Forma parte de una
estrategia, de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso
de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga capacidad para
transformarse y crecer de manera efectiva.
Tambin parte del convencimiento de que no constituye un fin en s misma, sino que
est ligada a todo un proceso de desarrollo institucional, por lo que la aportacin de
distintos puntos de vista y eperiencias, as como la toma de conciencia generalizada
en todos los niveles, son determinantes para que esta !erramienta pueda alcanzar los
resultados esperados.
"l anlisis sistemtico de todos y cada uno de los aspectos inmersos en su e#ecucin
demanda el establecimiento de toda una infraestructura que !aga posible que fluya
informacin suficiente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en el momento y en
el lugar adecuados de elementos de decisin y calidad idneos.
ANTECEDENTES
$on el propsito de ubicar como se !a ido enriqueciendo a travs del tiempo, es
conveniente revisar las contribuciones de los autores que !an incidido de manera ms
significativa a lo largo de la !istoria de la administracin.
"n el a%o de &'(), *ames +. ,c-insey, en el seno de la .merican "conomic
.ssociation
sent las bases para lo que l llam /auditora administrativa/, la cual, en sus palabras,
consista en /una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable./
,s adelante, en &')(, 0eorge 1. Terry, en 2rincipios de .dministracin, se%ala que
/3a confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, e#ecucin y control
administrativos de una compa%a, con lo que podra llamar el prototipo de una
operacin de ito, es el significado esencial de la auditora administrativa./
4os a%os despus, en &')), 5arold -oontz y $iryl +64onnell, tambin en sus
2rincipios de .dministracin, proponen a la auto7auditora, como una tcnica de control
del desempe%o total, la cual estara destinada a /evaluar la posicin de la empresa
para determinar dnde se encuentra, !acia dnde va con los programas presentes,
cules deberan ser sus ob#etivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar
estos ob#etivos./
"l inters por esta tcnica llevan en &')8 a .lfred -lein y 9at!an 0rabins:y a preparar
"l .nlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de /las causas de una ba#a
productividad para establecer las bases para me#orarla/ a travs de un mtodo que
identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una
organizacin.
Transcurrido un a%o, en &')', ocurren dos !ec!os relevantes que contribuyen a la
evolucin de la auditora administrativa; &< =ctor 3azzaro publica su libro de >istemas
y 2rocedimientos, en el cual presenta la contribucin de ?illiam 2. 3eonard con el
nombre de auditora administrativa y, @< T!e .merican Anstitute of ,anagement, en el
,anual of "cellence ,anagements integra un mtodo para auditar empresas con y sin
fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas
financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.
"l atractivo por el tema se etiende al mbito acadmico y, en &'BC, .lfonso ,e#a
Fernndez, de la "scuela 9acional de $omercio y .dministracin de la Universidad
9acional .utnoma de ,ico, en su tesis profesional 3a .uditora de las Funciones de
la 0erencia de las "mpresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y
funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una
auditora administrativa.
2ara &'B@, 1oberto ,acas 2ineda, de la "scuela >uperior de $omercio y
.dministracin del Anstituto 2olitcnico 9acional, dentro del programa de doctorado en
ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la .dministracin, destina un
espacio para presentar un traba#o de auditora administrativa.
2or otra parte, en &'BD, ,anuel 46.zaola >., de la "scuela 9acional de $omercio y
.dministracin de la Universidad 9acional .utnoma de ,ico, en su tesis profesional
3a 1evisin del 2roceso .dministrativo, considera la necesidad de que las empresas
analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin,
financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable
y estadstico.
. finales de &'B), "dEard F. 9orbec: da a conocer su libro .uditoria .dministrativa,
en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora.
.simismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora
financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus
diferentes modalidades.
"n &'BB, *os .ntonio Fernndez .rena, presenta la primera versin de su teto 3a
.uditoria .dministrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su
propia visin de la tcnica.
,s adelante, en &'F&, se generan dos nuevas contribuciones; .gustn 1eyes 2once,
en .dministracin de 2ersonal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una
visin general de la auditora administrativa, en tanto que ?illiam 2. 3eonard publica
.uditora .dministrativa; "valuacin de los ,todos y "ficiencia .dministrativos, en
donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la e#ecucin de la
auditora administrativa.
2ara &'FF, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. 2atricia 4iez de
Gonilla en su ,anual de $asos 2rcticos sobre .uditora .dministrativa, propone
aplicaciones viables de llevar a la prctica y, *orge Hlvarez .nguiano, en .puntes de
.uditora .dministrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la
auditora administrativa de manera por dems accesible.
"n &'F8, la .sociacin 9acional de 3icenciados en .dministracin, difunde el
documento .uditora .dministrativa, el cual reIne las normas para su implementacin
en organizaciones pIblicas y privadas.
2oco despus, en &'8D, 1obert *. T!ierauf presenta .uditora .dministrativa con
$uestionarios de Traba#o, traba#o que introduce a la auditora administrativa y a la
forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales,
ambiente de traba#o y sistemas de informacin.
"n &'88, la oficina de la $ontralora 0eneral de los "stados Unidos de 9orteamrica
prepara las 9ormas de .uditora 0ubernamental, que son revisadas por la $ontralora
,ayor de 5acienda Jentidad de la >ecretara de 5acienda y $rdito 2Iblico<, las cuales
contienen los lineamientos generales para la e#ecucin de auditoras en las oficinas
pIblicas.
.l iniciarse la dcada de los noventa, la >ecretara de la $ontralora 0eneral de la
Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y
marcos de actuacin para las instituciones, traba#o que, en su situacin actual, como
>ecretara de $ontralora y 4esarrollo .dministrativo, continIa ampliando y
enriqueciendo.
CONCEPTO
2odemos definir a la auditora administrativa como el eamen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempe%o y oportunidades de
me#ora.
OBJETIVOS
"ntre los ob#etivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes;
De control.- 4estinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De ro!"ct#$#!%!.- "ncauzan las acciones para optimizar el aprovec!amiento de los
recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De or&%n#'%c#(n.- 4eterminan que su curso apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del mane#o efectivo de la delegacin de
autoridad y el traba#o en equipo.
De )er$#c#o.- 1epresentan la manera en que se puede constatar que la organizacin
est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
epectativas y satisfaccin de sus clientes.
De c%l#!%!.- 4isponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin
en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
De c%*+#o.- 3a transforman en un instrumento que !ace ms permeable y receptiva
a la organizacin.
De %ren!#'%,e.- 2ermiten que se transforme en un mecanismo de aprendiza#e
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus eperiencias y las capitalice
para convertirlas en oportunidades de me#ora.
De to*% !e !ec#)#one).- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido
instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.
ALCANCE
2or lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. "sta connotacin incluye aspectos tales como;
K 9aturaleza #urdica
K $riterios de funcionamiento
K "stilo de administracin
K 2roceso administrativo
K >ector de actividad
K Hmbito de operacin
K 9Imero de empleados
K 1elaciones de coordinacin
K 4esarrollo tecnolgico
K >istemas de comunicacin e informacin
K 9ivel de desempe%o
K Trato a clientes Jinternos y eternos<
K "ntorno
K 2roductos yLo servicios
K >istemas de calidad
CAMPO DE APLICACI-N
"n cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo
de organizacin, sea sta pIblica, privada o social.
"n el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura #urdica, atribuciones, mbito de
operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de traba#o y lneas
generales de estrategia. $on base en esos criterios, las instituciones del sector se
clasifican en;
&. 4ependencia del "#ecutivo Federal J>ecretara de
"stado<
@. "ntidad 2araestatal
(. +rganismos .utnomos
D. 0obiernos de los "stados J"ntidades Federativas<
). $omisiones Antersecretariales
B. ,ecanismos "speciales
"n el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura #urdica, ob#eto, tipo de
estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la
base de las siguientes caractersticas;
&. Tama%o de la empresa
@. >ector de actividad
(. 9aturaleza de sus operaciones
"n lo relativo al tama%o, convencionalmente se las clasifica en;
&. ,icroempresa
@. "mpresa peque%a
(. "mpresa mediana
D. "mpresa grande
3o correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa,
el cual puede quedar enmarcado bsicamente en;
&. Telecomunicaciones
@. Transportes
(. "nerga
D. >ervicios
). $onstruccin
B. 2etroqumica
F. Turismo
8. $inematografa
'. Ganca
&C. >eguros
&&. ,aquiladora
&@. "lectrnica
&(. .utomotrz
&D. "ditorial
&). .rte grfico
&B. ,anufactura
&F. .utopartera
&8. Tetil
&'. .grcola
@C. 2esquera
@&. Mumica
@@. Forestal
@(. Farmacutica
@D. .limentos y Gebidas
@). Anformtica
@B. >iderurgia
@F. 2ublicidad
@8. $omercio
"n cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en;
&. 9acionales
@. Anternacionales
(. ,itas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de;
&. "portacin
@. .cuerdo de 3icencia
(. $ontratos de .dministracin
D. >ociedades en 2articipacin y .lianzas "stratgicas
). >ubsidiarias
"n el Sector Social, se aplica considerando dos factores;
&. Tipo de organizacin
@. 9aturaleza de su funcin
2or su tipo de organizacin son;
&. Fundaciones
@. .grupaciones
(. .sociaciones
D. >ociedades
). Fondos
B. "mpresas de solidaridad
F. 2rogramas
8. 2royectos
'. $omisiones
&C. $olegios
2or la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas;
&. "ducacin
@. $ultura
(. >alud y seguridad social
D. 2oltica
7 +brero
7 $ampesino
7 2opular
). "mpleo
B. .limentacin
F. 4erec!os !umanos
8. .poyo a marginados y discapacitados
2odemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las
organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura
orgnica, ob#eto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en
particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.
3a con#uncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y
operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y
mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de
accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios
para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido