1.2PENGURUSAN MESYUARAT

DEFINISI

Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea ataupenyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Mesyuarat boleh dilaksanakandalam bentuk formal ataupun tidak formal.

TUJUAN MESYUARAT

1- Merupakan cara paling berkesan untuk menyelesaikan masalah sama adaberkaitan dengan organisasiataupun persatuan2- Untuk mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan bagimendapatkan kata sepakatdan kerjasama di dalam aktiviti yang telah dirancangkan3- Dapat menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan organisasi dari masa kesemasa4- Menyelaras dan membincangkan bidang tugas, jawatankuasa ataupun pegawaidan kegiatanorganisasi yang telah dirancangkan supaya berjalan dengan lancer5- Untuk menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada masyarakat ataupunahli persatuan6- Diadakan untuk mengetahui sokongan, kerjasama, tindakbalas dan sambutanterhadap sesuatu isuataupun persoalan ataupun aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah persatuan7- Bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan denganorganisasi mengikutperlembagaan dan undang-undang organisasi tersebut8- Bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan idea-idea baru dalammenjalankan aktiviti

JENIS-JENIS MESYUARAT

1- Mesyuarat agong luar biasa/tergempar2- Mesyuarat agong tahunan3- Mesyuarat jawatankuasa kerja4- Mesyuarat jawatankuasa kecil/biro5- Mesyuarat jawatankuasa sementara (ad-hoc)

MESYUARAT AGONG TAHUNAN/DWI TAHUNAN

1- Antara agenda yang perlu dimasukkan ke dalam mesyuarat :- Ucapan pengerusi- Perbentangan pengesahan minit mesyuarat agong tahunan yang lepas- Perbentangan penyata kewangan tahunan yang lalu- Pengesahan laporan penyata kewangan tahun lalu- Memilih jawatankuasa baru- Membincang dan meluluskan usul atau cadangan- Ucapan penangguhan (oleh YDP, CEO)2- Notis mesyuarat agong tahunan/dwi tahunan perlu diedarkan dalam tempoh 14hari

MESYUARAT AGONG LUAR BIASA

1- Juga dikenali sebagai mesyuarat agong tergempar atau khas2- Boleh dihadiri oleh semua ahli persatuan bagi membincangkan sesuatu isu atauperkara3- Boleh juga dihadiri oleh sebahagian besar ahli persatuan atau organisasi

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

1- Mesyuarat biasa yang dijalankan untuk menggerakkan aktiviti persatuanberkenaan2- Agendanya berkaitan dengan aktiviti perkembangan, pengurusan danpentadbiran persatuan tersebut3- Notis atau surat jemputan mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dan masanyaditentukan olehpersatuan4- Agenda mesyuarat :- Ucapan pengerusi- Pengesahan minit mesyuarat yang lepas- Perkara berbangkit- Agenda atau laporan dari biro- Hal-hal lain- Penutup

PERANAN DAN TUGASTANGGUNGJAWAB PENGERUSI

1- Orang yang paling penting bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat2- Memulakan mesyuarat setelah korum mesyuarat mencukupi dan pada waktuyang ditetapkan3- Melaksanakan mesyuarat mengikut urutan agenda mesyuarat4- Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan tamat

TUGAS PENGERUSI

1- Mengemukakan perkara yang hendak dibincangkan dengan ringkas dan padat2- Berucap dengan jelas dan mudah difahami3- Menjadi seorang yang aktif dan bertindak sebagai fasilitator4- Mengambil perhatian kepada idea-idea yang dikemukakan5- Bijak mengawal suasana mesyuarat6- Merumus agenda dengan padat dan tepat7- Sentiasa menjadi pendengar yang baik8- Tidak memperkecil pendapat dan cadangan ahli9- Membenarkan hanya seorang ahli bercakap dalam satu masa10- Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan diedarkan pada semuaahli dengan kadar yangsegera

TUGAS SETIAUSAHA

1- Jawatan yang penting di dalam sesuatu mesyuarat