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Control Organizacional

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08/17/2013

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CONTROL ORGANIZACIONAL
Partiendo de la premisa de que la empresa es una unidad compuesta por lainterrelación de todas sus secciones, áreas y dependencias, y que el éxito deesta depende de una sincronización total entre cada una de esas partes, entra a jugar un factor importante dentro de la empresa, factor que es el que permiteque precisamente exista esa sincronización entre las diferentes secciones de laempresa que es el control. El funcionamiento de una empresa se basa en larealización de unas actividades, para las que se han fijado unos procedimientos determinados, los que son llevados a cabo por el personal.Ahora bien, cada una de estas actividades y procedimientos deben llevar inmerso un control que permita su constante evaluación y correccn oreplanteo, sin estos controles no se puede determinar en un momento dado sitales actividades se están ejecutando de una forma correcta y adecuada. Necesariamente se requiere que en cada proceso se haga un análisis queasegure que el siguiente proceso no se vea afectado por una falencia en elanterior, esto se debe hacer constantemente y en todo el conjunto deactividades y procesos llevados a cabo en la empresa, ya sean de la parteoperativa o administrativa.El control es un elemento ampliamente difundido y aplicado en las empresasmodernas pues se puede afirmar que es el pilar sobre el cual se fundamenta elfuncionamiento correcto de todo el engranaje que conforma la empresa. Elcontrol es el único mecanismo efectivo que asegura el cabal cumplimiento deobjetivos, propósitos, procesos y actividades de la empresa.El control es tan importante en toda organización que no es suficiente conimplementar unos mecanismos de control, no se puede esperar que el control por si mismo garantice su implementación y ejecución, pues para asegurar queel control se lleve a cabo abría que también implementar unos mecanismos decontrol para el control, lo que no resulta muy lógico ni practico. Ya se hahecho énfasis en que las actividades y los procedimientos son realizados por  personas, y además de ejercer control sobre las actividades, procesos y procedimientos, se requiere también ejercer un control a las personas que losejecutan. Pero implementar mecanismos de control sobre las personastampoco garantiza que los controles funcionen a cabalidad, por lo que se hacenecesario recurrir a un elemento mas que nos permita en un momento dado,tener el control de cada una de las actividades desarrolladas en la empresa y decada persona involucrada en el proceso interno de la organización. Y esteelemento tan esencial e imprescindible en toda empresa es el ambiente decontrol. Es el que en ultimas va a garantizar que los controles efectivamentesan aplicados y evaluados.
 
El ambiente de control lo que busca son unas condiciones ideales en laempresa que permitan la correcta y completa implementación de losmecanismos de control interno. El ambiente de control ofrece un entorno idealque fomenta la aplicación de los mecanismos y actividades de control y creaesa necesidad y ese compromiso de cada uno de los miembros de unaorganización con el objetivo de asegurar el cumplimiento de cada uno de losobjetivos y propósitos de la misma. Si la parte humana de la empresa estaconvencida de la importancia de aplicar un control sobre los procesos querealiza y además encuentra unas condiciones que favorecen dicha aplicación,muy seguramente que este componente humano asumirá un papel protagónicoen el propósito de lograr que la empresa marche a la perfección en todos susaspectos.Como se puede anotar, el ambiente de control forma parte exclusivamente delfactor humano, pues es este el que esta en disposición y en condiciones deaplicar o no los mecanismos de control. Corresponde a este laimplementación, seguimiento y evaluación del control; así que se debe hacer énfasis en la importancia de fomentar en el personal la cultura y el habito delcontrol, además de lograr que ellos hagan conciencia de la necesidad yresponsabilidad ineludible con el control que se debe ejercer en cada una delas actividades que realicen dentro de la empresa.Ahora, que se entiende por ambiente de control. Como bien resulta claro queno basta con implementar un mecanismo de control, sino existen lascondiciones que así lo permitan, se debe propiciar o facilitar la aplicaciónefectiva de esos mecanismos establecidos. Se requiere de un entorno y unascondiciones que ofrezcan la posibilidad de ejercer control, y para esto entranmuchos factores a formar parte.Como ya es claro que el control depende de el factor humano, entonces eshacia este que se deben enfocar los esfuerzos necesarios para lograr formar unambiente propicio para la aplicación de las actividades de control. Y desdeeste punto de vista, el proceso comienza en el momento mismo de laincorporación del personal.Aquí comienza a notarse la importancia capital que tiene el recuso humano entoda organización. Y como todo proceso en el que se busca calidad, eficienciay eficacia, este no se escapa a estos propósitos. Es por eso mismo que desdeque se inicie el proceso de definir perfiles para el cargo o puesto que serequiere, el de convocatoria, selección e inducción, se debe tener presente quecada uno de esos pasos debe conducir a un ambiente propicio dentro de laempresa para el desarrollo armónico y pleno de todas sus actividades.Empezaremos a desarrollar la importancia de tener claro que es lo que necesitahacer la empresa, cuales son las actividades a realizar, que elementos técnicos,
 
de conocimiento, de destreza y habilidad se requieren para lograr realizar lastareas necesarias con la mayor efectividad y eficacia. Cuando se tiene claro loanterior, se debe definir que condiciones requiere el empleado que va adesarrollar tales funciones, de esta forma nos aseguramos que la persona quese contrate tiene la plena capacidad de desarrollar lo que la empresa requiere.Este proceso es mucho mas complejo que solo saber lo que se requiere y loque se desea, es por esa razón que la empresa debe definir mecanismos queaseguren la correcta evaluación de estos requerimientos, para lo que esnecesario el concurso de profesionales de diferentes áreas que permitanidentificar las características necesarias para el logro de los objetivos que se persiguen. No debemos olvidar que cada una de estas decisiones debe conducir a propiciar un ambiente de control, por lo que en el proceso de definir lascaracterísticas y perfiles del cargo, no solo es necesario identificar losrequerimientos técnicos y de conocimiento, sino la parte humana de quien va arealizar las tareas. No olvidemos que el recurso humano es el que permite laoperatividad de la empresa, por lo que en ningún momento se debe dejar delado.En este proceso encaminado a fomentar el ambiente de control, en elreclutamiento de personal, es muy importante tener en cuenta la importanciaque tienen los valores y principios de la persona, la parte humana deltrabajador; recordemos que no estamos hablando de la mano de obra ni de lafuerza laboral, estamos hablando del recurso humano que es mucho mas queuna fuerza física utilizada para generar riqueza. El recurso humano es esegrupo de personas que ponen al servicio de la empresa y en pro de ella, susconocimientos, experiencias, expectativas, valores, principios y creencias. Nose puede separar la parte física del empleado de su parte interior, emotiva yespiritual, pues el empleado en todo su conjunto y potencial es integral, los estanto en su parte externa como interna.Una trabajador integral en todos sus aspectos, garantiza una actuacnadecuada en el desarrollo de sus actividades, en la aplicación de de susconocimientos y capacidades. Una persona con principios éticos y valores esuna excelente herramienta en la aplicación de los controles y el mejoramientodel ambiente de control, razón por la cual se hace hincapié en evaluar la partehumana del trabajador al momento de diseñar los perfiles y en el proceso deselección de personal.Otro elemento relacionado con el recurso humano que se debe tener en cuentay que es posterior al proceso de selección e incorporación, es e hecho de quela empresa debe ofrecer al trabajador, además de la inducción yentrenamientos iníciales, la oportunidad de capacitación constante, que le

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