Microsoft Access 97

Crearea si utilizarea tabelelor

CREAREA SI UTILIZAREA TABELELOR
Tabela este o colectie organizata de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse,
furnizor etc. Folosind o tabela separata pentru fiecare subiect se elimina duplicarea datelor,
asigurndu-se astfel utilizarea mai eficienta a spatiului de stocare si reducerea erorilor la
introducerea datelor. Tabelele sunt organizate in coloane (numite cmpuri si linii (numite
articole.
1. CREAREA UNEI TABELE
!n Microsoft Access e"ista doua metode de a crea o tabela. #uteti crea o tabela goala
(empty pentru a introduce singuri datele sau puteti crea o tabela folosind datele e"istente $ntr-o
alta sursa de date.
1.1. Tipuri de date
%a alegerea tipului de date pentru un cmp se &a 'ine cont de urmatoarele(
Ce tipuri de date &reau sa fie admise $n cmp) *pre e"emplu, nu se &a putea memora te"t
$ntr-un cmp cu tipul de date Number.
Ct spatiu doresc sa folosesc pentru memorarea &alorilor din cmp)
Ce tipuri de operatii doresc sa se e"ecute cu &alorile din cmp) *pre e"emplu, Microsoft
Access poate aduna &alorile din cmpurile Number sau Currenc, dar nu si &alorile din
cmpurile Te!t sau OLE Ob"ect.
+oresc sortarea sau inde"area unui cmp) Cmpurile #emo sau OLE Ob"ect nu pot fi
sortate sau inde"ate.
+oresc folosirea unui cmp pentru a grupa articolele din cereri si rapoarte) Cmpurile #emo
sau OLE Ob"ect nu se pot folosi pentru a grupa articolele.
Cum doresc sa sortez &alorile dintr-un cmp) !ntr-un cmp Te!t, numerele sunt sortate ca
siruri de caractere (,, ,-, ,--, ., .-, .-- s.a.m.d., nu ca &alori numerice. #entru a sorta
numerele ca &alori numerice se folosesc cmpurile Number sau Currenc. +e asemenea,
multe formate de date calendaristice nu se &or sorta corect daca se introduc $ntr-un cmp Te!t/
pentru a fi sortate corect se introduc numai $ntr-un cmp $ate0Time.
,
%i&ura 1 %iniile si coloanele unei tabele
Fiecare cmp din tabela 'roduct( contine
acelasi tip de informatii pentru fiecare articol,
cum ar fi denumirea produsului.
Fiecare articol din tabela 'roduct( contine
toate informatiile despre un produs, cum ar fi,
numele produsului, numarul de identificare al
furnizorului, unitati $n stoc etc.
1n tabela Supplier( se introduce pentru
fircare furnizor numarul de identificare,
numele companiei etc. 1n tabela 'roduct( se
include cmpul SupplierID, pentru a asigura
legatura dintre produsul din tabela 'roduct(
si furnizorul din tabela Supplier(.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
2rmatorul tabel listeaza toate tipurile de date admise $n Microsoft Access, modul lor de
folosire si dimensiunea de memorare.
Tipul datei Utilizare Spatiul de memorie necesar
Te!t Te"t sau combinatie de te"t si numere, cum ar fi
adresele. +e asemenea, numere ce nu necesita
calcule, cum ar fi numerele de telefon, numerele de
partida sau codurile postale.
#na la )**
caractere.Microsoft Access
memoreaza numai caracterele
introduse $n cmp/ nu se
memoreaza caractere 3spa'iu4
pentru pozi'iile nefolosite.
#entru a controla numarul
ma"im de caractere ce pot fi
introduse se seteaza
proprietatea %ieldSi+e.
#emo Te"te si numere foarte lungi, cum ar fi notite sau
descrieri.
#na la ,-./// caractere.
Number +ate numerice folosite pentru calcule matematice, cu
e"ceptia calculelor ce impun &alori monetare. #entru a
defini un anumit tip Number setati proprietatea
%ieldSi+e.
1, ), - sau 0 b5tes (1, b5tes
numai pentru Replication I$.
$ate1Time +ate calendaristice si timpi. 0 b5tes.
Currenc 6alori monetare. Folosit tipul de date Currenc pentru
a pre&eni rotun7irea pe timpul calculelor. #recizia
tipului este de ,8 cifre la partea $ntreaga si 9 cifre la
partea zecimala.
0 b5tes.
AutoNumber :umere $n sec&enta unica (din , $n , sau aleatoare
care sunt automat inserate atunci cnd adaugati un
articol.
- b5tes (1, b5tes numai
pentru Replication I$.
2e(1No Cmpuri care &or con'ine numai una din doua &alori,
cum ar fi Yes0No, True0False, On0Off.
1 bit.
OLE Ob"ect ;biecte (cum ar fi documente Microsoft <ord, foi de
calcul Microsoft ="cel, imagini, sunete sau alte date
binare create $n alte programe folosind protocolul
;%=, ce pot fi $nlantuite sau $ncapsulate $ntr-o tabela
Microsoft Access. Trebuie sa folositi un cadru de
obiect legat $ntr-o mac>eta sau raport pentru a afisa
obiectul ;%=.
#na la 1 3B (limitat de
spatiul disc.
Loo4up
5i+ard
Creaza un cmp care &a permite sa alege'i o &aloare
dintr-o alta tabela sau dintr-o lista de &alori folosind o
caseta combo. Alegnd aceasta op'iune, se lanseaza
un ?izard care &a &a diri7a in crearea listei.
Acelasi spatiu ca si cmpul
c>eii primare folosit pentru a
e"ecuta e"aminarea, $n mod
obisnuit - b5tes.
Nota Tipurile de date Number, $ate0Time, Currenc si 2e(0No furnizeaza formate de
afisare predefinite. *etati proprietatea %ormat pentru a alege unul din formatele
disponibile pentru fiecare tip de date. +e asemenea, puteti stabili un format propriu
de afisare pentru toate tipurile de date, e"ceptnd tipul de date OLE Ob"ect.
!n tabelul urmator sunt prezentate tipurile si marimea &alorilor numerice ce pot fi
memorate $n cmpurile de tip Number(
Valoarea proprietatii FieldSize Domeniu Precizie Memorie necesara
Bte / la )** , b5te
Inte&er 67).8,0 la 7).8,8 . b5tes
Lon& Inte&er 6).1-8.-07.,-0 la
).1-8.-07.,-8
9 b5tes
Sin&le 67.-/)0)7E70 la
7.-/)0)7E70
7 9 b5tes
$ouble 61.898,9717-0,)7)E7/0 la
1.898,9717-0,)7)E7/0
,8 @ b5tes
.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
1.). Crearea unei tabele &oale
!n Microsoft Access e"ista patru procedee ce se pot folosi la crearea unei tabele goale(
2tilizarea unui Database Wizard pentru a crea $ntr-o singura operatie toate tabelele,
formularele si rapoartele necesare $ntregii baze de date. +atabase <izard creaza o noua
baza de date/ acesta nu poate fi folosit pentru a adauga noi tabele, formulare sau rapoarte
$ntr-o baza de date e"istenta.
2tilizarea unui Table Wizard pentru a alege cmpurile tabelei d&s. dintr-o &arietate de
tabele predefinite, cum ar fi contacte de afaceri, in&entare de casa sau articole medicale.
1ntroducerea datelor direct $ntr-o foie de date (datasheet. Cnd sal&ati noua foaie de date
Microsoft Access &a anailiza datele si automat &a atribui tipul de date si formatul pentru
fiecare cmp.
2tilizarea &ederii Design pentru a specifica singuri toate detaliile tabelei.
1ndiferent de metoda pe care o folositi pentru crearea unei tabele, puteti utiliza &ederea
Design pentru personaliza mai mult tabela, prin adaugarea de noi cmpuri, stabilirea &alorilor
implicite sau crearea mastilor de introducere.
1.1.1. Crearea unei tabele :olo(ind ;ederea $e(i&n.
#entru a crea o tabela folosind &ederea Design se e"ecuta urmatoarele operatii(
1. *e desc>ide $n fereastra Database baza de date $n care &reti sa creati o noua tabela,
daca ea nu este de7a desc>isa. #uteti folosi tasta functionala %11 pentru a comuta $n
fereastra Database din orice alta fereastra.
). Acti&ati etic>eta Table( si apoi e"ecutati clic pe butonul Ne< (&ezi figura ..
7. !n caseta de dialog New Table, ce apare pe ecran (&ezi figura A, selectati optiunea
Design View si apoi e"ecutati clic pe butonul O=.
-. !n fereastra $e(i&n >ie< care apare pe ecran (&ezi figura 9 se &a defini fiecare
cmp al tabelei.
*. !nainte de a sal&a tabela, definiti o c>eie primara.
A
%i&ura ) Fereastra Database a&nd acti&ata etic>eta Table(
%i&ura 7 Caseta de dialog New Table a&nd selectata optiunea Design View
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
NOTA :u este obligatoriu sa definiti o c>eie primara, dar $n foarte multe cazuri este indicat.
+aca nu definiti o c>eie primara, atunci la sal&area tabelei Microsoft Access &a &a
intreba daca nu doriti ca acesta sa creeze o c>eie primara.
,. Atunci cnd ati terminat definirea structurii tabelei, e"ecutati clic pe butonul Sa;e din
bara butoanelor Standard sau selectati optiunea Sa;e din meniul %ile si apoi tastati
un nume pentru tabela.
1.1.). $e:inirea cmpurilor
#entru a defini cmpuri $n Design View se &or e"ecuta, $n general urmatoarele operatii(
1. +aca este necesar sa se adauge un cmp $n interiorul unei structuri de7a definite,
atunci se selecteaza linia sub care &reti sa adaugati un nou cmp si apoi se e"ecuta
clic pe butonul In(ert Ro<( din bara instrumentelor Standard sau se selecteaza
comanda Ro<( din meniul In(ert. #entru a adauga cmpul la sfrsitul structurii se
e"ecuta clic $n coloana %ield Name a primei linii goale.
). !n coloana %ield Name se tasteaza numele cmpului, respectnd regulile Microsoft
Access pentru denumirea obiectelor
,
.
7. !n coloana $ata Tpe, e"ecutati clic pe sageata si selectati tipul de data dorit.
-. !n coloana $e(cription se poate introduce o descriere a cmpului.
*. !n foaia de configurare %ield 'ropertie( se stabilesc caracteristicile cmpului
(dimensiune, masac de introducere, &aloarea implicita, formate de afisare etc..
Algoritmul prezentat este &alabil pentru urmatoarele tipuri de cmpuri( Te"t, Memo,
:umber, Curenc5, Bes0:o, +ate0Time, Auto:umber.
!n cazul $n care pentru un cmp s-a ales tipul Loo4up 5i+ard, atunci se lanseaza un
?izard prin intermediul caruia putem realiza o lista de e"aminare care afiseaza datele dintr-o lista
de &alori prestabilita sau dintr-o tabela (sau interogare e"istenta. Acest tip de cmp permite
selectarea &alorilor dintr-o lista afisata, $n loc ca ele sa fie tastate.
a. Crearea unui cmp pentru e!aminarea (i a:i(area unei li(te de ;alori
#entru a crea o lista de &alori se e"ecuta urmatoarele operatii(
,
Re&uli de denumirea obiectelor C :umele unui obiect poate a&ea ma"imum D9 caractere si
poate include orice combinatie de litere, cifre, spatii si caractere speciale, e"ceptnd punctul (.,
semnul e"clamarii (?, accentul gra& (@ si parantezele drepte (A,B.
Su&e(tii(
=&itati folosirea spatiilor in numele obiectelor daca acestea &or fi referite frec&ent $n
e"presii sau cod 6isual Easic.
=&itati numele foarte lungi, deoarece sunt greu de memorat si referit.
9
%i&ura - Fereastra Design View a unei tabele
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
1. !n coloana $ata Tpe a campului de e"aminare, se e"ecuta clic pe sageata si
selecteaza Lookup Wiard din lista afisata (&ezi figura 8.
). 1n prima caseta de dialog Lookup Wizard (&ezi fi>gura D se selecteaza optiunea I
<ill tpe in tCe ;alue( tCat I <ant (3&oi tasta &alorile pe care le doresc4 si apoi
e"ecutati clic pe butonul Ne!t pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.
7. !n a doua caseta de dialog Lookup Wizard (&ezi figura 7 se &a stabili numarul de
coloane al listei si se &or introduce &alorile listei. *e e"ecuta clic pe butonul Ne!t
pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.
-. !n a treia caseta de dialog Loo4up 5i+ard (&ezi figura @ se modifica , daca este
necesar, numele cmpului de e"aminare si caseta de &alidare $i(pla Delp on
cu(tomi+in& tCe loo4up column (3afisarea Felp-ului la personalizarea coloanei de
e"aminare4. *e e"ecuta clic pe butonul %ini(C pentru a termina crearea cmpului de
e"aminare.
8
%i&ura * Tabela afisata $n Design View pentru definirea sau modificarea structurii
%ista tipurilor de cmpuri a&nd
selectat tipul Loo4up 5i+ard
%i&ura , #rima caseta de dialog Lookup Wizard
*electarea acestei optiuni
permite introducerea unei
liste de &alori pentru
campul respecti&.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
b. Crearea unui cmp pentru e!aminarea (i a:i(area ;alorilor dintr6o tabela
#entru a crea un cmp care sa afiseze &alorile dintr-o tabela sau interogare se e"ecuta
urmatoarele operatii(
1. !n coloana $ata Tpe a campului de e"aminare, se e"ecuta clic pe sageata si
selecteaza Lookup Wiard din lista afisata (&ezi figura 8.
). 1n prima caseta de dialog Lookup Wizard (&ezi fi>gura 9 se selecteaza optiunea I
<ill tCe loo4up column to loo4 up tCe ;alue( in a table or Euer (3doresc o
coloana de e"aminare pentru a &izualiza &alorile dintr-o tabela sau interogare4 si apoi
e"ecutati clic pe butonul Ne!t pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.
D
%i&ura 8 !n a doua caseta de dialod Lookup Wizard se introduc &alorile listei
!n caseta Number o: column(
se &a tasta numarul de coloane
pe care-l &a a&ea lista de &alori.
Aici se &or tasta &alorile pe care
le &a contine lista de e"aminare.
%i&ura 0 2ltima caseta de dialog Lookup Wizard
%i&ura 9 Caseta de dialog Lookup Wizard a&nd selectata optiunea de creare
a unei liste din &alorile unei tabele (interogari
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
7. !n a doua caseta de dialog Lookup Wizard (&ezi figura ,- se selecteaza tabela
(interogarea care &a sta la baza listei de e"aminare. *e e"ecuta clic pe butonul Ne!t
pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.
-. !n a treia caseta de dialog Lookup Wizard se &or selecta cmpurile din tabela
e"aminata a caror &alor se &or afisa $n lista de e"aminare. %ista de e"aminare &a
contine cmpurile ce se gasesc $n lista Selected %ield(. #entru a muta un cmp din
lista A;ailable %ield( $n lista Selected %ield se &a selecta cmpul $n lista A;ailable
%ield( si apoi se &a e"ecuta clic pe butonul F. +upa selectarea cmpurilor pentru lista
de e"aminare se &a e"ecuta clic pe butonul Ne!t pentru a trece la urmatoarea caseta
de dialog.
*. !n a patra caseta de dialog Lookup Wizard (&ezi figura ,. se stabileste aspectul
listei de e"aminare. *e recomanda ca sa se acti&eze caseta de &alidare Dide 4e
column pentru ca lista de e"aminare sa nu afiseze si coloana care contine c>eia de
legatura. #entru a trece la urmatoarea caseta de dialog se e"ecuta clic pe butonul
Ne!t.
,. !n a sasea caseta de dialog Loo4up 5i+ard (&ezi figura @ se modifica , daca este
necesar, numele cmpului de e"aminare si caseta de &alidare $i(pla Delp on
cu(tomi+in& tCe loo4up column (3afisarea Felp-ului la personalizarea coloanei de
e"aminare4. *e e"ecuta clic pe butonul %ini(C pentru a termina crearea cmpului de
e"aminare.
7
%i&ura 1/ Caseta de dialog Lookup Wizard pentru selectarea tabelei sau interogarii
care &a sta la baza listei
%i&ura 11 Caseta de dialog Loo4up 5i+ard pentru selectarea cmpurilor ce se
&or include $n lista de e"aminare
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
1.1.7. 'roprietatile cmpurilor
Fiecare cmp are un set de proprietati pe care le puteti folosi pentru a personaliza modul
$n care datele unui cmp sunt stocate, manipulate sau afisate. *pre e"emplu, puteti controla
numarul ma"im de caractere ce se pot introduce $ntr-un cmp Te!t stabilind proprietatea
FieldSize a acestuia.
#roprietatile care e"ista pentru fiecare cmp depind de tipul de date pe care l-ati selectat
pentru cmpul respecti&.
#entru a modifica proprietatile unui cmp se e"ecuta urmatoarele operatii(
1. *e desc>ide tabela $n &ederea Design.
). !n partea superioara a ferestrei Design se selecteaza cmpul ale carei proprietati
&reti sa le modificati.
7. *e selecteaza proprietatea a carei &aloare &rem s-o modificam e"ecutnd clic $n linia
din dreapta numelui proprietatii.
-. *e repeta operatiile ) si 7 pentru toate proprietatile ale caror &alori &rem sa le
modificam.
*. Cnd ati terminat toate modificarile se $nc>ide fereastra Design.
Proprietate Descriere bser!atii
=tic>eta 3eneral
%ield Si+e #entru cmpurile Te!t determina numarul
ma"im de caractere ce se pot introduce $n
cmp.
#entru cmpurile Number si AutoNumber
determina dimensiunea cmpului (E5te,
1nteger, %ong 1nteger, *ingle sau +ouble.
:umai pentru cmpurile Te!t,
Number, AutoNumber
%ormat +etermina formatul de afisare al datelor.
Formatul de afisare se poate selecta din
sabloanele predefinite pentru fiecare tip de
cmp sau se poate crea un format de afisare
propriu.
="ista pentru toate cmpurile,
e"ceptnd AutoNumber si
OLE Ob"ect
$ecimal 'lace( +etermina numarul de cifre la dreapta
separatorului zecimal.
="ista numai pentru Number
si Currenc
Input #a(4 #ermite stabilirea unui sablon pentru
introducerea datelor.
="ista numai pentru Te!t,
Number si Currenc.
Caption *tabileste etic>eta controlului ce se &a crea
pentru acest cmp $ntr-un formular sau
etic>eta coloanei cmpului $ntr-o fereastra
Datas"eet. +aca nu este stabilita aceasta
="ista pentru toate cmpurile.
@
%i&ura 1) Caseta de dialog Lookup Wizard care permite stabilirea aspectului listei
de e"aminare
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
proprietate, atunci se &a folosi ca etic>eta
c>iar numele cmpului.
Ne< >alue( +etermina cum se &a genera noua &aloare a
cmpului.
:umai pentru cmpurile
AutoNumber.
$e:ault >alue 1ndica &aloarea ce se introduce $n cmp
pentru noile articole.
:u e"ista pentru cmpurile
AutoNumber si OLE Ob"ect.
>alidation Rule #oate fi o e"presie care limiteaza &alorile ce
se pot introduce $n cmp
:u e"ista pentru cmpurile
AutoNumber si OLE Ob"ect.
>alidation Te!t Contine mesa7ul ce se &a afisa atunci cnd $n
cmp se introduce o &aloare care nu respecta
regula de &alidare
:u e"ista pentru cmpurile
AutoNumber si OLE Ob"ect.
ReEuired *tabileste daca este sau nu obilgatoriu ca in
cmp sa se introduca o &aloare
="ista pentru toate cmpurile.
Allo< Zero Len&tC *tabileste daca $n cmp sunt permise sau nu
sirurile de lungime zero.
:umai pentru cmpurile Te!t,
#emo si Dperlin4
Inde!ed *tabileste daca se inde"eaza dupa acest
cmp, iar $n cazul inde"arii daca sunt sau nu
admise duplicate.
="ista pentru toate cmpurile,
e"ceptnd cmpurile #emo,
OLE Ob"ect si Dperlin4.
=tic>eta Loo4up
$i(pla Control +etermina tipul de control ce se &a folosi
pentru afisarea cmpului $ntr-un formular.
:umai pentru Te!t, Number
si 2e(0No.
Ro< Source Tpe *tabileste tipul sursei pentru datele
controlului.
:umai pentru cmpurile la
care s-a folosit Loo4up
5i+ard. Ro< Source *tabileste sursa datelor controlului
Bound Column *pecifica coloana ce contine &aloarea pe care
este setat controlul
Column Count 1ndica numarul de coloane ce se &or afisa
Column Dead( 1ndica daca se folosesc sau nu antete $n
coloane.
Column 5idtC( 1ndica latimea coloanelor.
Li(t Ro<( 1ndica numarul de linii al listei
Li(t 5idtC 1ndica latimea listei
Limit To Li(t *pecifica daca introducerea se limioteaza sau
nu la elementele listei
1.1.-. Crearea unei tabele &oale :olo(ind un <i+ard
#entru a crea o tabela folosind Table <izard se &or e"ecuta urmatoarele operatii(
1. !n fereastra Database desc>ideti baza de date $n care &reti sa creati o noua tabela.
). *electati etic>eta Table( si apoi e"ecutati clic pe butonul Ne<.
7. !n caseta de dialog Ne< Table (&ezi figura A de la pag. A selectati optiunea Ta!le
Wiard si apoi e"ecutati clic pe butonul O=.
-. !n prima caseta de dialog Table 5i+ard (&ezi figura ,A se e"ecuta urmatoarele
operatii(
*e alege tipul de tabel folosind una din optiunile Bu((ine( sau 'er(onal.
+in lista Sample Table( se alege un model de tabel.
+in lista Sample %ield( se aleg cmpurile ce &or forma structura tabelei (se
selecteaza cnpul dorit si apoi se e"ecuta clic pe butonul F
+aca doriti sc>imbarea numelui cmpului, atunci $n lista %ield( in m ne< table
se selecteaza cmpul pe care &reti sa-l redenumiti si e"ecutati clic pe butonul
Rename %ield. !n caseta de dialog #ename $ield ce se &a afisa tastati noul nume
al cmpului si apoi e"ecutati clic pe butonul O=.
+upa ce ati terminat definirea structurii tabelei e"ecutati clic pe butonul :e"t pentru a
trece la urmatoarea caseta de dialog Table Wizard.
9
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
*. !n a doua caseta de dialog Table Wizard (&ezi figura ,9 se tasteaza numele noii
tabele si se stabileste daca Table 5i+ard &a seta o c>eie primara sau acest lucru $l
&om face singuri. *e e"ecuta clic pe butonul Ne%t.
,. !n a treia caseta de dialog Table Wizard (&ezi figura ,8 se stabilesc, daca este
posibil relatiile dintre tabela nou creata si celelalte tabele ale bazei de date.
8. !n ultima caseta de dialog Table Wizard (&ezi figura ,D se stabileste ce &eti face
dupa dupa crearea tabelei. ="ista trei optiuni si anume(
,-
%i&ura 17 !n aceasta caseta de dialog se stabilesc cmpurile tabelei
%i&ura 1- !n aceasta caseta de dialog se introduce numele tabelei si se
stabileste daca Table Wizard seteaza c>eia primara.
%i&ura 1* !n aceasta caseta de dialog Table Wizard se stabilesc, daca este posibil,
relatiile dintre noua tabela si celelalte tabele ale bazei de date.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
#odi: tCe table de(i&n C determina desc>iderea tabelei $n &ederea +esign
(&ezi figura ,7 pentru a modifica structura tabelei.
Enter data directl into tCe table C &a permite introducerea datelor direct $n
tabela.
Enter data into tCe table u(in& a :orm tCe <i+ard create( :or me C asigura
introducerea datelor $ntr-un formular creat de Table <izard.
NOTA +aca doriti sa modificati sau sa e"tindeti tabela care a rezultat, puteti sa faceti acest
lucru $n &ederea Design dupa ce ati terminat folosirea facilitatii Table Wizard.
1.1.*. Crearea unei tabele prin introducerea datelor Gntr6o :oaie de date
#entru a crea o tabela prin introducerea datelor $ntr-o foaie de date se e"ecuta
urmatoarele operatii(
1. +esc>ideti baza de date $n fereastra Database.
). *electati etic>eta Table( si e"ecutati clic pe butonul Ne<.
7. !n caseta de dialog Ne< Table (&ezi figura A de la pag. A selectati optiunea
Datasheet View si apoi e"ecutati clic pe butonul O=. #e ecran apare o foaie de date
goala a&nd .- coloane si A- de linii. :umele implicite ale coloanelor sunt Field",
Field# etc. (&ezi figura ,@.
,,
%i&ura 1, !n ultima caseta de dialog Table Wizard se stabileste ce &reti sa
faceti dupa crearea tabelei
%i&ura 18 Tabela nou creata desc>isa $n &ederea Design
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
-. Gedenumiti fiecare coloana pe care o &eti folosi( e"ecutati dublu-clic pe numele
coloanei, tastati numele coloanei respectnd regulile Microsoft Access pentru numele
de obiecte si apoi apasati tasta $nter.
*. +aca a&eti ne&oie de de mai mult de .- coloane, puteti insera coloane suplimentare
$n orice moment( e"ecutati clic pe coloana ce se &a afla $n stnga noi coloane si
selectati optiunea Column din meniul In(ert. Gedenumiti coloana asa cum s-a
descris la operatia 9.
,. 1ntroduceti datele $n foaia de calcul (&ezi figura ,9.
1ntroduceti fircare tip de data $n propria sa coloana ($n Microsoft Access fiecare
coloana se numeste cmp. *pre e"emplu, daca introduceti nume, atunci introduceti
numele de familie si prenumele $n coloane separate. +aca introduceti date
calanderastice, timpi sau numere, atunci introduceti-le $n acelasi format astfel $nct
Microsoft Access sa poata crea tipul de date si formatul de afisare corespunzator
pentru coloana respecti&a. Toate coloanele lasate goale &or fi eliminate atunci cnd
sal&ati foaia de date.
8. Atunci cnd ati terminat de adaugat datele $n foaia de date e"ecutati clic pe butonul
Sa;e din bara instrumentelor Standard pentru a sal&a foaia de date si dati un nume
tabelei noi create.
0. Microsoft Access &a intreba daca doriti sa creati o c>eie primara. +aca nu a&eti
introduse date ce pot fi folosite pentru identificarea unica a fiecarei linii din tabela,
cum ar fi numerele de partida sau numerele de identificare, atunci este bine sa
e"ecutati clic pe Yes. +aca a&eti introduse date ce pot identifica in mod unic fiecare
linie a tabelei, atunci puteti puteti specifica acest cmp drept c>eie primara.
Microsoft Access &a atribui tipurile de date fiecarui cmp (coloana pe baza tipului
datei introduse $n coloana respecti&a. +aca doriti sa personalizati $n plus definitia unui
,.
%i&ura 10 Foaie de date goala pentru introducerea datelor
%i&ura 19 Foaie de date cu coloane redenumite si date introduse 1ntr-o linie.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
cmp C spre e"emplu, sa sc>imbati tipul de data sau sa definiti o regula de &alidare C
folositi &ederea Design (&ezi figura .-.
NOTA #e lnga redenumirea si inserarea coloanelor, puteti sterge si reordona coloanele $n
orice moment, $nainte sau dupa sal&area foii de calcul.
1.7. Crearea unei tabele din datele e!i(tente
Microsoft Access permite folosirea a doua metode pentru crearea unei tabele din datele
e"istente(
#uteti importa sau $nlantui date dintr-o alta baza de date Microsoft Access sau date
din alte formate de fisiere/
#uteti proiecta o interogare de realiza o tabela pe baza datelor din tabela curenta.
1.7.1. Crearea unei tabele prin importarea (au inlantuirea datelor
I#'ORTANT!nainte de a putea importa sau $nlrntui datele, trebuie sr creati sau sa
desc>ideti o baza de date Microsoft Access care &a contine tabelele importate sau
$nlantuite.
Microsoft Access poate importa sau $nlantui tabele de date din alte baze de date
Microsoft Access (&ersiunile ,.", ..- si 7.-, precum si date din alte programe si formate de
fisiere, cum ar fi Microsoft ="cel, dEA*=, Microsoft Fo"#ro sau #arado". 1mportarea datelor
creaza o copie a acestor informa'ii $n noua tabela din baza d&. de date Microsoft Access. Tabela
sau fisierul sursa nu este alterat $n acest proces. !nlantuirea datelor permite citirea si actualizarea
datelor din sursa e"terna de date fara a le importa. Formatul sursei e"terne de date nu este
alterat, astfel ca &eti putea continua folosirea fisierului cu programul care l-a creat, dar puteti
adauga, sterge sau edita datele acestuia folosind Microsoft Access.
Microsoft Access foloseste diferite pictograme pentru a reprezenta tabelele $nlantuite si
tabelele care sunt stocate $n baza de date curenta. #ictograma care reprezinta o tabela $nlantuita
ramne $n fereastra Database $mpreuna cu tabelele din baza de date curenta, astfel ca puteti
redesc>ide tabela oricnd doriti. Microsoft Access afiseaza o pictograma diferita pentru tabelele
din fiecare tip al bazei de date sursa. +aca stergeti pictograma pentru o tabela $nlantuita, stergeti
legatura catre tabela, nu tabela e"terna $nsasi.
,A
%i&ura )/ tabela nou creata desc>isa $n &ederea Design.
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
Sale( $ataba(e
Tables Huer5
:ame
Categories
db =M#%;B==
;rder +etails
;rders
'! #roducts
*uppliers
Cnd importati date, nu pute'i adauga date la tabelele e"istente (e"ceptnd importarea
foilor de calcul sau fisierele te"t. Totusi, de $ndata ce ati importat o tabela, pute'i e"ecuta o
interogare de adaugare pentru a insera datele acesteia $ntr-o alta tabela.
+e asemenea, puteti importa obiecte ale bazei de date altele de ct tabelele, cum ar fi
formulare sau rapoarte, dintr-o alta baza de date Microsoft Access. Cnd importati obiecte dintr-o
alta baza de date Microsoft Access, puteti opta pentru importarea tuturor obiectelor sau numai a
unui subset al acestor obiecte $ntr-o singura operatie.
+aca trebuie sa e"ecuta'i o operatie continua de import, atunci puteti automatiza procesul
de importare a datelor folosind macrourile sau 6isual Easic pentru codul aplicatiei.
Ale&erea metodei de :olo(ire a datelor dintr6o (ur(a e!terna
Microsoft Access furnizeaza doua posibilitati de utilizare a datelor dintr-o sursa e"terna, si
anume(
&mportarea datelor $ntr-o noua tabela Microsoft Access din baza de date
curenta.
%asarea datelor $n locatia lor curenta si folosirea lor $n formatul sau curent fara a
le importa C acest procedeu se numeste 'nlantuire.
*ursele de date e"terne pot fi( tabelele din alte baze de date Microsoft Access localizate
$ntr-o retea si datele din alte programe cum ar fi Microsoft ="cel, Microsoft Fo"#ro, #arado" si
Microsoft *H% *er&er.
+e asemenea, daca datele pe care doriti sa le folositi sunt actualizate printr-un alt
program diferit de Microsoft Access, atunci trebuie sa le $nlantuiti. Folosind acest procedeu,
metodele curente de actualizare, manipulare si distribuire a datelor pot ramne la loc, iar d&.
pute'i folosi Microsoft Access pentru a lucra cu datele respecti&e. *pre e"emplu, puteti crea
interogari, formulare si rapoarte care sa foloseasca datele e"terne, combina datele e"terne cu
datele din tabelele Microsoft Access si c>iar &izualiza si edita datele e"terne $n timp ce ele sunt
folosite de catre alti utilizatori $n programele lor originale.
+e asemenea, puteti $nlantui tabele din alte baze de date Microsoft Access. *pre
e"emplu, este posibil sa &reti sa folositi o tabela dintr-o alta baza de date Microsoft Access, care
este distribuita pe retea. Aceasta este utila $n special daca doriti sa stocati toate tabelele $ntr-o
singura baza de date pe un ser&er de retea, $n timp ce formularele, rapoartele si alte obiecte le
pastrati $ntr-o baza de date separata care &a fi copiata tuturor utilizatorilor bazei de date
distribuite. +i&izareunei baze de date e"istente $n doua baze de date se poate realiza usor
folosind comanda $ataba(e Splitter a optiunii Add6in( din meniul Tool(.
Importarea (au Gnlan Huirea datelor din alte pro&rame (i :ormate de :i(iere
Microsoft Access poate importa din urmatoarele formate de fisiere(
Sursa de date Versiunea sau $ormatul admis
#icro(o:t %o!'ro ..-, ..8, ..D si A.- (numai import
dBASE 111, 111I, 16 si 8
'arado! A.", 9." si 8.-
Tabele SIL (i date din
pro&rame (i ba+e de date
care admit protocolul O$BC
1nclusi&, dar nelimitat la Microsoft *H% *er&er
%oi de calcul #icro(o:t E!cel ..-, A.-, 9.-, 8.- si 7.-
,9
Tabele $nlantuite
Microsoft Access 97
Crearea si utilizarea tabelelor
%oi de calcul Lotu( 16)67 Formatele .<J*, .<J, si .<JA
%i(iere te!t delimitate Ma7oritatea fisierelor cu &alorile separate prin
&irgula, tab-uri sau alte caractere/ trebuie sa fie in
format te"t A:*1 M*-+;* sau <indo?s
%i(iere te!t de lun&ime :i!a Ma7oritatea fisierelor care au &alorile aran7ate astfel
$nct fiecare cmp are o anumita lungime/ trebuie sa
fie in format te"t A:*1 M*-+;* sau <indo?s
+aca a&eti datele $n oricare dintre aceste programe sau formate, atunci puteti importa
sau $nlantui aceste fisiere. +aca a&eti un program al caror date nu sunt memorate $n unul dintre
aceste formate, dar programul poate e"porta sau con&erti datele sale $n unul dintre aceste
formate, atunci &eti puteti importa aceste date.
1.7.). Importarea (au GnlanHuirea unei :oi de calcul
#uteti importa sau $nlantui date din foaia de calcul Microsoft ="cel (&ersiunile ..", A.-,
9.-, 8.- si 7.-. +in foaia de calcul %otus (,-.-A sau ,-.-A0< puteti numai importa. !n ambele
cazuri, datele din foaia de calcul trebuie sa fie aran7ate $ntr-un format tabular corespunzator.
!nainte de procesare, asigurati-&a ca foaia de calcul are acelasi tip de date $n fiecare cmp
(coloana si aceleasi cmpuri $n fiecare linie.
#uteti importa sau $nlantui datele dintr-o foaie de calcul sau doar datele dintr-un inter&al
de celule. +esi $n mod normal d&. creati o noua tabela $n Microsoft Access, puteti, de asemenea,
sa adaugati date $ntr-o tabela de7a e"istenta atta timp ct antetele coloanelor foii d&. de calcul
corespund cu numele cmpurilor tabelei sau ordinea coloanelor este aceasi.
Algoritmul de importare sau $nlantuire a unei foi de calcul este(
1. *e desc>ide o baza de date sau se comuta $n fereastra Database pentru o baza de
date de7a desc>isa.
). #entru a importa o foaie de calcul, $n meniul %ile se indica 3et E!ternal $ata si apoi
se e"ecuta clic pe Import. #entru a $nlantui o foaie de calcul, $n meniul %ile se indica
3et E!ternal $ata si apoi se e"ecuta clic pe Lin4.
7. !n caseta %ile( O: Tpe a casetei de dialog &mport (sau Link se selecteaza
#icro(o:t E!cel sau Lotu( 16)67. +aca $n pasul . ati e"ecutat clic pe Lin4, atunci
%otus ,-.-A nu este accesibil/ nu puteti $nlantui foi de calcul %otus ,-.-A.
-. *e e"ecuta clic pe sageata din dreapta casetei Loo4 In, se selecteaza unitatea si
dosarul unde se gaseste fisierul foii de calcul si apoi se e"ecuta dublu-clic pe
pictograma acestuia.
*. 2rmati instructiunile din casetele de dialog &mport Spreads"eet Wizard. +aca
importati dintr-un dosar de lucru (work!ook Microsoft ="cel &ersiunea 8.- sau 7.-,
puteti importa dintr-o foaie de lucru a dosarului de lucru. :u puteti importa din orice
alte fisiere de foi de calcul multiple, cum ar fi dosarele de lucru din Microsoft ="cel
&ersiunea 9.- sau din notebooK-urile %otus. #entru a imprta din aceste fisiere trebuie
sa sal&ati, mai $nti, fiecare foaie de calcul $ntr-un fisier indi&idual.
:;T=
+aca importul unei foi de calcul dureaza neasteptat de mult timp, este posibil sa se
fi $ntlnit o eroare. #entru a renunta la import apasati tastele CTRL+BREAK.
Microsoft Access $ncearca sa atribuie cmpurilor importate tipurile de date
corespunzatoare, dar d&. trebuie sa &erifica'i cmpurile pentru a fi siguri ca ele au
fost setate la tipul de date necesar. *pre e"emplu, un cmp pentru un numar de
telefon sau cod postal poate fi importat ca un cmp de tip Number, dar este bine sa-
l sc>imbati $n cmp de tip Te!t $n Microsoft Access deoarece este putin probabil ca
&eti e"ecuta calcule asupra &alorilor din aceste cmpuri. +e asemenea, trebuie sa
controlati proprietatile cmpurilor, cum ar fi formatarea, daca este necesara.
#uteti importa date si din alte programe de tipul foilor de calcul atta timp ct ele
sunt $n formatul Microsoft ="cel sau %otus ,-.-A.
,8