Functia de Planificare

20. Bazele managementului .
2. FUNCTIA DE PLANIFICARE

2.1. Planificarea funcia de baz! a managementului
definire
scop $i necesitate
caracteristici

2.2. Elementele $i procesul planific!rii
elementele planific!rii
procesul planific!rii
obiective
strategii
implementarea planului

2.3. Orizontul planului

2.4. Premisele planific!
rii eficiente

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Management principii si functii 21.

2.1. PLANIFICAREA
funcia de baza a managementului

Definiia
Planificarea este funcia cheie a ntregului proces de coordonare,
deoarece :
- prin ceea ce se stabile!te n cadrul planific$rii se influeneaz$ hot$rtor
evoluia organizaiei
- prin toate celelalte decizii ale procesului managerial se determin$
modalit$ile !i cadrul n care se vor desf$!ura activit$ile organizaiei.
Ca funcie managerial$, planificarea se poate defini n mai multe variante:
- procesul managerial prin care se define!te viitorul organizaiei;
- activit$i prin care managerii previzioneaz$ !i orienteaz$ evoluia
organizaiei;
- procesul managerial prin care se stabilesc scopurile organizaiei !i se
determin$ cele mai potrivite modalit$i de a le realiza.

Scopul $i necesitatea planific!rii

Scopul planificarii:

definirea viitorului
organizaiei
stabilirea finalit$ilor la
nivelul organizaiei !i al
componentelor acesteia
adaptarea organizaiei la
schimb$rile din mediul extern

Necesitatea planificarii
este justificat$ de:
- frecvena si impactul schimbarilor mediului extern;
- cre!terea complexit$ii organizaiilor economice;
- cre!terea intervalului dintre momentul adopt$rii deciziilor
si momentul obinerii rezultatelor;

Caracteristicile planific!rii
In principal, caracteristicile funciei de planificare rezult$ din
importana si scopul pe care le are in cadrul procesului managerial:
planificarea funcie determinant$ pentru stabilirea si
realizarea misiunii organizaiei economice;
este funcie primordial$.
functiile
managementului

conducere
(antrenare la
activitate)

control

planificare

obiective
!i
strategii
ce structura de
organizare?
ce oameni sunt
necesari?
cum pot fi antrenai la
activitate?
cum se verific$
realizarea obiectivelor
organizare

este functie universal$ se exercit$ la toate nivelurile
piramidei ierarhiei manageriale;
eficiena planific$rii este premis$ a eficienei organizaiei;
planificarea asigur$ o relaie corect$ ntre intr$ri si ie!iri.

2.2. ELEMENTELE 'I PROCESUL
PLANIFIC)RII

Elementele planific!rii

Rezultatele exercit$rii funciei de planificare se concretiteaz$ n
planuri !i programe. n principal, prin plan se dau r$spunsuri la
ntreb$rile : ce scopuri sunt vitale ?, cum se pot realiza?, cnd ?, (care
este intervalul de timp necesar sau impus ?). Astfel, exercitarea
funciei implic$ adoptarea deciziilor privind cele patru elemente
fundamentale ale planului.

obiective
actiuni
resurse
implementare
strategie
a
b

Procesul planific!rii

date de intrare: - informaii privind potenialul organizaiei;
- informaii privind mediul extern al
organizaiei.

procesul : doptarea deciziilor pentru elementele
planului: obiective, strategii, implementare.

date de ie!ire : rezultate, finalit$i obinute.

Procesul funciei de planificare se poate desf$!ura n dou$ variante
A. iterativ
B. integrat
potenialul organizaiei
prognoze privind mediul
obiective aciuni resurse implementare
rezultate

A. iterativ realizarea etapelor planific$rii in mod succesiv
(conform sageilor a) !i reluarea etapelor anterioare in situaia
n care nu se g$sesc soluii acceptabile (s$geile b) pentru
stabilirea unuia dintre elementele planului.
B. integrat examinarea sistematic$ a tuturor elementelor
interdependente care rezult$ din declararea explicit$ a
obiectivelor organizaiei economice pentru un interval de timp

Schema procesului planificrii integrate

ce trebuie facut?

ce s-ar putea ce se poate
face? face?

OBIECTIVE
Strategii
alternative
STRATEGIA
ALEASA
PROGNOZE
asupra mediului extern:

- riscuri;
- oportunit$i.
ANALIZA
POTENTIALULUI
INTERN
pentru inovare, financiar,
productiv, uman

Obiective

Obiectivele reprezint$ scopuri, inte, rezultate, situaii, n general
finalit$i, dorite n viitor. Prin obiective se stabile!te direcia c$tre care
trebuie asigurat$ convergena activit$ilor din ntreaga organizaie.
Orice organizaie economic$ ar trebui s$ stabileasc$, pentru o
aceea!i perioad$ de timp mai multe categorii de obiective. Prin
obiectivele stabilite organizaia ar trebui s$ vizeze obinerea rezultatelor
!i situaiilor care s$-i permit$ realizarea scopului economic; astfel de
obiective sunt cele referitoare la :
profitabilitate
eficien$
competitivitate
flexibilitate
Acestora ar trebui s$ li se adauge obiective cu caracter
noneconomic,ca cele referitoare la:
responsabilitate social$
resursa uman$
aspectele ecologice
Stabilirea obiectivelor poate fi abordat$ n dou$ modalit$i:
- abordarea de la vrful spre baza piramidei manageriale;
se asigur$ astfel direcia de evoluie a organizaiei prin
obiectivele globale (organizaionale) din care deriv$
obiectivele componentelor structurale ale acesteia.
- abordarea de la baza spre vrful piramidei manageriale,
care presupune stabilirea obiectivelor la nivelul
componetelor !i sintetizarea lor la nivelul organizaiei.

Este recomandabil ca obiectivele s$ fie stabilite prin combinarea
celor dou$ abord$ri. n orice variant$ ns$, n ansamblul organizaiei
obiectivele vor forma:
o ierarhie de obiective, pe verticala organizaiei
o reea de obiective compatibile !i sincronizate pe
orizontala organizaiei

Ierarhia obiectivelor

misiune nivel
obiective strategic
globale
obiective
specifice nivel
obiective tactic
departamentale
obiective
compartimentale
obiective nivel
individuale operaional

orizontul ierarhia ierarhia
planific$rii obiectivelor managerial$

Obiective globale (organizationale) sunt stabilite pe termen lung
(> 3 ani) si orienteaz$ intreaga organizaie economic$.
Din obiectivele globale se deriveaz$ obiective la nivelul ariilor
funcionale ale organizaiei (obiective specifice) care vor fi apoi


concretizate pn$ la nivelul compartimentelor, sau chiar la nivel
individual.

Derivarea obiectivelor globale pn$ la nivelul compartimentelor
se poate face n modalit$i diferite :

a. obiectivele unui nivel (specifice, departamentale,
compartimentale) decurg din strategia adoptat$ pentru
realizarea obiectivului corespunzator nivelului superior);

b. folosind metode analitice ca de exemplu cele reunite sub
denumirea cele !apte instrumente noi ale managementului
(Seven new tools of management)

a. Reprezentat grafic, procesul de derivare a obiectivelor
organizaionale este :

obiective
organizaionale
strategii
organizaionale
obiective
specifice
strategii pentru
ariile funcionale
obiective
compartimentale

Derivarea obiectivelor prin intermediul strategiilor

- exemplu-

rata anual! de recuperare
a investiiei 15%
variante de
strategii
organizaionale
A. Penetrarea pieei
cre!terea vnz$rilor
produselor curente,
clienilor existeni
B. Dezvoltarea pieei
identificarea unor noi
segmente de pia$ pentru
produsele curente
obiective !i
strategii la
nivelul
ariilor
funcionale
obiectivul
ariei
marketing

cre!terea
ratei vnz$rii
cu 10% anual
c$tre clienii
existeni
obiectivul
ariei C-D

mbun$t$ire
produse
obiectivul
ariei
marketing

identificarea
unor noi
segmente de
pia$
obiectivul
ariei C-D

reproiectarea
produselor !i
tehnologiilor
pentru
reducerea
costului/
produs
strategia
diferenierii
obiectivele
compartimentelor
ad$ugarea unor noi
caracteristici care
permit utiliz$ri noi
ale produsului
obiectiv
organizaional

b. Cele !apte instrumente noi, create de japonezi in anii 70 !i
prezentate n raportul publicat in 1977 de JUSE (Japanese Union
of Scientists and Engineers) sunt:

'apte instrumente noi

Cnd se utilizeaz$ Cu ce obiectiv

Diagrama
afinit$ilor
Analiza factorial$
a datelor

Diagrama
relaiilor

Diagrama arbore

Diagrama
matriceal$

Diagrama
deciziilor de
aciune
Diagrama sageat$

Care este problema?

De ce a aparut
problema?

Cum se rezolv$
problema?

Care opiune va avea
efecte?

Cand !i cum se aplic$
soluia?

- identificarea
principalelor probleme
ce trebuie rezolvate

- identificarea cauzelor
problemei

- stabilirea leg$turilor
logice intre idei

- identificarea soluiilor
posibile ale problemei

- alegerea soluiei bune
intr-o situaie

- stabilirea corelaiilor
intre factorii care
influeneaz$ problema

-planificarea
activit$ilor soluiei
adoptate

- anticiparea !i evitarea
dificult$ilor la
aplicarea soluiei


Caracteristicile obiectivelor

Stabilirea obiectivelor este prima etap$ a procesului de planificare.
Pentru elaborarea unui plan viabil, obiectivele trebuie s$ aib$
urm$toarele caracteristici:

Prioritatea

Poate fi considerat$ din dou$ puncte de vedere:

dac$ planificarea este funcia primordial$ a managementului,
obiectivele sunt primordiale pentru dezvoltarea procesului de
planificare

prioritatea obiectivelor reflect$ !i importana relativ$ a scopurilor
stabilite pentru un interval de timp; evaluarea !i ordonarea sunt
necesare pentru alocarea rational$ a resurselor.

Exprimate in termeni cantitativi (m!surabile)

pentru a fi verificabile

pentru alocarea corespunzatoare a resurselor.;
dac$ obiectivele nu pot fi exprimate n termeni cantitativi, atunci
este necesar s$ se formuleze !i criterii de succes;
criteriile de succes sunt exprim$ri, n termeni cantitativi, ale
consecinelor care vor rezulta dac$ obiectivele au fost realizate.


Mobilizatoare $i realiste

nivelul rezultatelor stabilite trebuie s$ constituie o provocare pentru
personalul organizaiei economice

pentru a fi realizate, obiectivele trebuie stabilite n accord cu
potenialul organizaiei

Corelate $i sincronizate

un ansamblu de scopuri compatibile prin care se vizeaz$ obinerea
obiectivelor globale !i implicit realizarea misiunii

un ansamblu de scopuri ordonate n timp

Strategii
(aciuni $i resurse)

Ce este strategia ?

Strategia este programul general de aciune !i de angajare a
resurselor pentru realizarea unui obiectiv.
Realizarea oric$rui obiectiv de la cele organizaionale pn$ la
cele ale compartimentelor necesit$ identificarea !i planificarea
aciunilor !i alocarea resurselor. Din punct de vedere al termenilor
utilizai strategii !i tactici se face ns$ difereniere determinat$ de
magnitudinea !i sfera de influen$ a obiectivlor !i implicit de
amploarea aciunilor necesare.

Astfel, strategiile definesc cursul aciunilor pentru realizarea
obiectivelor organizaionale. Ele au implicaii n ntreaga organizaie
!i reprezint$ un program pe termen lung asigurnd planurilor o
direcionare unic$; de aceea, pentru stabilirea unei strategii eficiente
este necesar s$ se identifice !i s$ se evalueze variante.
Prin tactici se stabile!te cursul aciunilor pentru realizarea
obiectivelor pe termen scurt; n mod obi!nuit ele au implicaii la
nivelul departamentelor, asigurnd convergena aciunilor c$tre
obiectivele stabilite.

Dezvoltarea strategiilor

Strategiile se dezvolt$ n condiiile satisfacerii unor cerine de
baz$:

a. Evaluarea st$rii !i potenialului organizaiei.
Satisfacerea acestei cerine implic$ formularea unor r$spunsuri corecte
la intrebari corect formulate pentru fiecare arie funcional$ :
- ce este firma?
- ce fel de afaceri are?
- cine sunt clienii no!tri?
- cum este bine s$ vindem?
- vom cump$ra sau vom produce?
- cum va fi corelat$ producia cu politica de stoc?
- de unde !i cum obinem capitalul? etc.

b. Considerarea variabilelor de mediu.
Considerarea posibilit$ii realiz$rii obiectivelor n funcie de condiiile
mediului extern organizaiei implic$ elaborarea prognozelor privind
tendinele n evoluia mediului.

c. Asigurarea elementelor structurale necesare planific$rii
Pentru realizarea activit$ilor de planificare este necesar personal
specializat n elaborarea prognozelor, stabilirea premiselor, efectuarea
analizelor. Este necesar ca posturile ocupate de ace!tia s$ fie bine
definite din punct de vedere al sarcinilor de munc$ !i competenelor.

d. Corelarea strategiilor
La fel ca !i obiectivele, strategiile dezvoltate pentru o aceea!i perioad$
de timp trebuie s$ fie potrivite una alteia.

Resursele

Dac$ stabilirea obiectivelor !i a strategiilor necesit$ prognozarea
veniturilor din vnz$ri, este de asemenea necesar$ previzionarea
disponibilit$ii principalelor resurse : oameni, materii prime, bani. Dup$
adoptarea strategiilor este necesar ca managementul s$ adopte decizia
referitoare la alocarea resurselor, pentru care se poate folosi tehnica
buget$rii.


Procesul buget!rii financiare
- reprezentare simplificat$ -

Planul organizaional :
obiective
strategii
Buget din vnz$ri :
cantitate de produse/servicii
vndute
venituri
Alte venituri :
dobnzi
diverse
buget pentru
producie

unit$i ce vor
fi produse
costul
materialelor
costul muncii
directe
cheltuieli
generale de
fabricaie
buget pentru
marketing

promovare

cheltuieli
pentru vnzare
n diferite zone
buget pentru
cheltuieli
administrative

necesarul
fiec$rui
departament
buget pentru
cheltuieli
diverse

dobnzi pentru
mprumuturi
altele
buget financiar

Implementarea planului

Realizarea obiectivelor pentru care s-a dezvoltat un plan este
posibil$ prin punerea n practic$ a strategiei.
Desf$!urarea ntregului ansamblu de aciuni cerute de strategie
necesit$ asigurarea condiiilor corespunz$toare din diferite puncte de
vedere.
Aciunile manageriale necesare asigur$rii condiiilor pentru
implementarea strategiei sunt nu doar de planificare ci !i de organizare,
de conducere !i control.
Problemele care trebuie rezolvate pentru crearea condiiilor de
implementare a strategiei se pot identifica prin urm$toarele ntreb$ri :

Implementarea
strategiei

strategia este
comunicat$ adecvat ?

conflictele dintre obiectivele
ariilor funcionale sunt reconciliate
n raport cu cerinele strategiei ?
cadrul structural
ofer$ condiii
pentru activit$i
eficiente ?
stilul de conducere
!i comunicarea vor fi
suficiente pentru a
influena
corespunz$tor
personalul ?
sistemul de control
asigur$ un feed back
adecvat ?
sistemul de recompense
influeneaz$ pozitiv
comportamentul personalului ?
n ceea ce prive!te influenarea personalului de a aciona pentru
implementarea strategiei, aceasta se realizeaz$ n variante diferite, care
constau n comportament managerial diferit:

autoritatea : angajaii intr$ n aciune ca urmare a deciziilor
manageriale;

persuasiunea : angajaii intr$ n aciune pentru c$ accept$
planul ca o consecin$ a nelegerii importanei
realiz$rii obiectivelor;

politicile : angajaii intr$ n aciune urmnd liniile
directoare ghidul de comportament reflectate
n ansamblul de politici care preced lansarea
planului.

Alegerea modalitaii de implementare a planului se face n funcie
de amploarea !i consecinele schimb$rilor organizaionale implicate de
plan.


2.3. ORIZONTUL PLANULUI

Obiectivele exprim$ rezultate dorite !i posibil de obinut de
organizaia economic$ n intervale de timp diferite

- scurt pn$ la 1 an
obiective pe termen - mediu 1 3 ani
- lung peste 3 ani

Intervalul de timp pentru care se stabilesc obiective, deci implicit
pentru care se elaboreaz$ planul se stabile!te pe baza urm$toarelor
principii:

Principiul angajamentului
o planificare logic$ se face pentru o perioad$ de timp necesar$ pentru
a prevedea posibilitatea ndeplinirii angajamentelor implicate de
decizia adoptat$ azi.

Principiul flexibilit!ii
modificarea perioadei pentru care s-a planificat n funcie de
schimb$rile mediului extern neprevazute iniial sau ca urmare a
gre!elilor posibile chiar !i n cele mai bune prognoze.

Principiul schimb!rilor de direcie
reproiectarea periodic$ a planurilor pentru meninerea cursului
aciunilor c$tre obiectivele dorite.

2.4. PREMISELE PLANIFICARII EFICIENTE

Funcia de planificare este determinant$ pentru succesul
organizaiei.
Planificarea este eficient$ n m$sura n care contribuie la obinerea
rezultatelor care s$ asigure o stare financiar$ bun$ pentru organizaia
economic$.
Pentru ca planificarea s$ fie eficient$ managementul trebuie s$ creeze un
mediu intern adecvat.
Principalele caracteristici ale unui mediu intern favorabil
planific$rii eficiente sunt:
structura organizatoric$ trebuie s$ asigure condiii pentru o
planificare organizat$;

comunicarea adecvat$ a planurilor astfel ncat politicile,
obiectivele, strategiile s$ fie inelese corect;

crearea n organizaie a con!tientei schimb$ri !i a unei atitudini
generale de acceptare, prin:

- schimbarea este mai usor acceptat$ atunci cnd este
ineleas$;

- schimbarea este acceptat$ cnd nu amenin$ sigurana;

- schimbarea este acceptat$ mai bine cnd rezult$ din
aplicarea unor principii impersonale dect atunci cnd
este urmarea unor decizii personale;

- schimbarea este mai usor acceptat$ cnd altele anterioare
au avut rezultate favorabile;


- schimbarea este acceptat$ mai u!or cnd cei ce vor fi
afectai au contribuit la crearea ei;

- o schimbare va fi acceptat$ dac$ cea precedent$ a fost
deja asimilat$;

- schimbarile vor fi acceptate dac$ n organizaie a fost
creat un climat favorabil.

De asemenea, pentru ca planificarea s$ fie eficient$, este necesar s$
se asigure informaiile de intrare n proces, prin elaborarea unor
previziuni. n multe dintre cazurile n care planurile nu se pot realiza,
cauza este absena unor previziuni clare, integrate !i actualizate. Prin
previziuni se anticipeaz$ mediul n care vor opera planurile.
Elaborarea unui plan viabil necesit$ tipuri diferite de previziuni:

mediul intern al organizaiei
referitoare la
la mediul extern, general !i
concurenial

n termini cantitativi
previziuni care se
formuleaz$
n termeni calitativi

asupra c$rora organizaia nu are
control
previziuni referitoare
la situaii, resurse,
factori
asupra c$rora organizaia poate
aciona

Este important ca previziunile pe baza c$rora se vor elabora
planurile s$ fie determinate cu metode adecvate.

Functia de Planificare

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Functia de Planificare

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

20. Bazele managementului .

You might also like