Documentos comerciales

PROFORMA
Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para
solicitar mercaderas a determinado proveedor. En la proforma se escribe los
productos con sus respectivas caractersticas y el precio sugerido por el
comprador y que convenga al vendedor.

Requisitos de la Proforma.- Rene los siguientes requisitos:
1. Membrete (Razn social o nombre de la empresa)
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha de emisin
4. Nombre o razn social de la empresa proveedora
5. Direccin del proveedor
6. Cantidad, Artculos, Precio, etc.
7. Firma y sello de la empresa solicitante
MODELO DE UNA PRO FORMA

GUA DE REMISIN
Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderas solicitadas por el cliente segn su nota de pedido y ste se
encuentra impreso y membretado, segn la necesidad de la empresa. Sirve
para que el comerciante tenga testimonio de los artculos que ha entregado en
las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la
empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con tres copias, una queda
en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las
mercaderas y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que
certifica haber recibido conforme.
Requisitos de una Gua de Remisin.- Los requisitos son los siguientes:
1. Membrete o razn social de la casa vendedora
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razn social de comprador
5. Direccin del cliente
6. Detalle de los artculos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos.
Importancia.- Con la gua de remisin se materializa el derecho del vendedor
y la obligacin del comprador, justifica la salida de las mercaderas del
depsito, entonces constituye un elemento importante.
MODELO DE GUA DE REMISIN


FACTURA
Concepto.- Es el documento principal de la compra-venta y este comprobante
sirve para acreditar la venta de mercaderas u otros efectos, porque con ella
queda concluida la operacin. En dicho documento el vendedor hace constar
en forma detallada las mercancas vendidas, indicando condiciones, importe,
otros gastos, descuentos y otros

Clases.- Pueden ser:
a.
b. F. de Plaza.- Es el documento que se extiende cuando las ventas se realizan
en la localidad donde radica el vendedor.
c. F. de Expedicin.- Es la factura que se extiende cuando la venta se realiza a
compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor,
ocasionando gastos de embalaje, transporte, otros.
Requisitos de la Factura:
1. Membrete o razn social del vendedor
2. Registro nico de Contribuyente
3. Nmero de la libreta tributaria del vendedor, lugar y fecha de expedicin,
domicilio fiscal del vendedor.
4. Nombre o razn social del comprador (cliente).
5. Direccin o localidad del comprador (cliente).
6. Condiciones en que se efecta la venta (contado, crdito, etc.).
7. Detalle de los artculos vendidos indicando cantidad, calidad, clase, marca y
cdigo, etc.
8. Indicacin de gastos y descuentos si se origina.
9. Precio por unidad y el importe total (Numrica).
10. El valor total escrito en letras.
11. La abreviatura "S.E. O." (Salvo error Omisin).
12. Sello de cancelacin o canje (depende de las condiciones de venta).
13. I.G.V. indicando el porcentaje, segn el artculo vendido y el monto que graba
la operacin.
14. Nmero Libreta Tributaria (N. L. T.)
15. Nmero de Registro de Venta
16. Nmero de Registro de Industrial
17. Datos de la imprenta, nombre, razn social, RUC.

LETRA DE CAMBIO
Concepto.- Es un documento de crdito que sirve para respaldar las
operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden
de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a
su vencimiento al tenedor del documento.

Personas que intervienen en la letra de cambio.- Intervienen tres personas:
1.- Girador (o librador), es la persona que extiende el documento y debe firmar en
calidad de librador.
2.- Orden (o tenedor), Es la persona a cuya orden se pega la letra.
3.- Cargo (o librador), es la persona a cuyo cargo se gira el documento,
comprometindose a pagar mediante la aceptacin.
Datos que debe contener :

1. Lugar, da, mes, y ao en que se gir la letra.
2. Fecha de vencimiento o de pago.
3. Numeracin correlativa del documento.
4. Importe de la letra en cifras
5. Tipos de vencimiento (a la vista, a das vista, a das plazo).
6. Nombre o razn social de la orden, persona a cuyo favor se gira la letra.
7. El importe escrito en letras
8. El concepto de la obligacin es decir si se trata de valor recibido, valor
en cobranza, o valor en cuenta corriente.
9. Nombre o razn social del cargo o deudor.
10. Direccin completa del cargo.
11. Nombre y apellido del girador, razn social y sello si se trata de persona
jurdica.
12. Firma del aceptante debajo de la palabra aceptada, lugar y fecha.
MODELO DE LETRA DE CAMBIO

EL PAGAR
o Concepto.- Es el documento que contiene una promesa escrita por la
cul una persona se obliga al pago de una suma de dinero en un plazo
determinado.
o
o Personas que intervienen:
o ORDEN.- Es la persona que cobra el importe y se llama tambin
beneficiario o Acreedor.
o GIRADOR.- Es la persona que extiende el documento y se compromete
a pagar, llamado tambin deudor.
o
Requisitos del pagar:
1. Fecha y lugar en que se extiende
2. Importe del documento en cifras y letras.
3. La palabra PAGAR.
4. Concepto de la deuda.
5. Lugar y fecha en que ha de verificarse el pago.
6. Nombre o razn social de la persona a quien debe pagarse.
o Diferencia entre el pagar y la letra de cambio:
7. Firma del que promete pagar.
1. En el pagar no consta aceptacin, el deudor se obliga por s mismo al
Acreedor.
2. En el pagar figuran dos personas, en la letra tres.
3. El pagar es firmado por el deudor, la letra es firmada por el que gira el
documento.
4. El pagar no tiene carcter ejecutivo. Por falta de pago para indicar accin
ejecutiva es necesario el reconocimiento de firma y del documento.
MODELO DE PAGAR

CHEQUE
Concepto.- Es un mandato de pago mediante el cual una persona puede
ratificar por s misma o por medio de otra, los fondos que tenga depositados a
su disposicin en un Banco.

Personas que intervienen:
1. El librador o girador del cheque que es el cuentacorrentista.
2. El banco a cuyo cargo se gira el cheque.
o Requisitos de un cheque:
3. El beneficiario o persona a cuya orden debe de pagarse el cheque.
1. El nmero que le corresponde de la serie de emisin.
2. La orden de pagar una cantidad de dinero.
3. El nombre del Banco a cuyo cargo se gira el cheque.
4. Lugar y fecha de giro en letras.
5. Firma del girador.
Los cheques pueden girarse en tres formas:
1. A la orden.- Es cuando es girado a nombre de la persona a favor de quien se
gira el cheque anteponiendo la palabra "Orden de"
2. Al nominativo.- Es el girado a favor de persona determinada, este cheque no
es endosable.
3. Al portador.- En este caso figura la palabra "Al portador" y puede ser cobrado
por la persona que lo presente.


PAGAR BANCARIO
Concepto.- Es el documento de Crdito que suscribe el cliente a favor del
Banco cuando ste le concede un prstamo. El pagar es por lo general con
garanta y su importe se paga con amortizaciones y los intereses se cobran al
momento de hacer el prstamo.

Requisitos:
1.
1. Cantidad solicitada
2. Plazo de vencimiento
3. Intereses acordados
Personas que intervienen:
4. La garanta
5. El suscrito o sea el que solicita el crdito.
6. El Banco o sea la Institucin que da el dinero.
MODELO DE PAGAR BANCARIO

RECIBO DE ARRENDAMIENTO
o Concepto.- Es un contrato en que una parte (arrendador) permite el
uso de un objeto mueble o inmueble y otra (arrendatario) que paga un
precio (canon). El contrato de arrendamiento se hace a travs de un
contrato escrito o verbalmente.
o
o Requisitos de los recibos de arrendamiento
10.
11. Nombre impreso, razn social, domicilio fiscal y Registro nico de
Contribuyentes de quien los expida. Si se tiene ms de un local o
establecimiento, se deber sealar el domicilio del local o
establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
12. Contener impreso el nmero de folio
13. Lugar y fecha de expedicin.
14. Registro nico de Contribuyentes de la persona a favor de quien se
expidan.
15. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.
16. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en
nmero o en letra, as como el monto de los impuestos que en los
trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.
17. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado.
Este contrato es prorrogable en las mismas condiciones y por el trmino inicial
si el arrendatario ha cumplido con las obligaciones a su cargo y acepta los
reajustes del canon autorizados legalmente.
Para fijar el canon de arrendamiento se debe tener en cuenta que ste ser
mximo el uno por ciento (1%) del valor comercial del inmueble. Un contrato
de arrendamiento de vivienda urbana puede terminar por mutuo acuerdo de
las partes en cualquier tiempo.

RECIBO POR HONORARIO
Concepto.- Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que
ejercen una profesin, oficio, ciencia, o arte en forma independiente al momento de
cobrar sus honorarios por los servicios prestados. Las personas que ejerzan un oficio
y estn inscritas en el RUS, no entregarn este comprobante; les corresponder emitir
y entregar boleta de venta.
Los recibos por honorarios constan de un original que se entrega al que contrat el
servicio y dos copias, una de ellas es para la SUNAT y la otra la debe archivar la
persona que ha emitido el recibo por honorarios. Los recibos por honorarios tienen
una vigencia de 24 meses contados a partir de la fecha en que fueron autorizados por
la SUNAT.
0.
1. El nmero de RUC actualizado (11 dgitos).
2. El concepto, por el cual se ha de realizar el pago y el periodo en que se
ha realizado dicha labor.
3. El monto bruto del pago a percibir.
4. La fecha de emisin del recibo.
5. El monto expresado en letras corresponde al neto recibido.
6. El visto bueno de la autoridad.
7. Para el caso de personas que proporcionan servicios mediante
Contratos de Locacin, indicarn el nmero de registro OCAL de su
contrato de Locacin de Servicios.
8. El personal nombrado o contratado, en planillas, sealar su respectivo
cdigo de servidor.
9. Los servicios no permanentes o los que correspondan a tareas
adicionales, debern precisarse claramente en el concepto.
Requisitos:

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente
slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y ste
ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta
del beneficiario.


CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro
de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el
banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco certifique la
existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe sealado en el
cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellndolo y firmndolo como
prueba de garanta de que el documento contar con los fondos suficientes cuando el
beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de
cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento an
cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la
misma no podr disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos
y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o depositarlo en
su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su
certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento
al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que el
cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de
cheques y el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar un
acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma ante el
banco para que procedan a realizar los trmites de cancelacin.



CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este tipo
de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para sealar
el nombre del beneficiario.


Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa
sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador del cheque
es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir los
datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que en
caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria tiene
la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes
notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de seguir el
procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad
mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del
Banco de Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva hasta
que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley General
de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de 15 das
naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo lugar de su
expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos
lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos en el
extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no transcurran
estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de robo.


CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el
titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de
la presencia del titular de la cuenta bancaria.


NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se
indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser
por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y
la nota crdito significa una erogacin.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en
el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si
queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por
duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder
de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por
ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con
este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo
descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por
parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de
mencionado cheque que consta en la copia Boucher. Se refiere a Boucher cuando
tiene copias al carbn, como el caso de los Boucher de las tarjetas de crdito que
tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas
de cunto dinero se ha gastado.

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o
remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas,
mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en
el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en
formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identifica torios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

NOTA DE PEDIDO
Concepto.- Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a
travs de l los clientes soliciten las mercaderas deseadas. Se extiende por
duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia
se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que
se solicita las mercaderas en calidad de compra.
Rayado.- El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada
empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado
tradicional tiene las siguientes partes:
1. Membrete (Nombre o razn social de la empresa seguida de direccin y
telfono)
2. Numeracin correlativa
3. Lugar y fecha en que se hace el pedido
4. Nombre o razn social del cliente
5. Direccin del cliente
6. Condiciones del pedido
7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)
8. Clase, calidad o tipo de artculo o mercanca
9. Precio unitario de la mercanca
10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido
Modelo de Nota de Pedido