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INSTRUCTIVO T.R.D. Y T.V.D. SENA

INSTRUCTIVO T.R.D. Y T.V.D. SENA

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Servicio Nacional de AprendizajeSENA Regional Norte deSantander 
PROCESO DE GESTION DOCUMENTALPGDSUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS YREGISTROS
Fecha deRevisiónFecha deAprobación
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DERETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LASTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Versión
INS – GD – AS - 003
PaginaPágina 1 de 27
OBJETIVOS:
 
OBJETIVO GENERAL.
Proveer al SENA Regional Norte de Santander de un instrumento técnico para laclasificación, ordenación, organización, conservación y disposición final de ladocumentación producida y recibida por las diferentes dependencias de laentidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
1.
Disponer de la documentación organizada, en forma que la información deldel SENA Regional Norte de Santander se convierta en una herramientaeficaz y eficiente para el uso de la Administración en el servicio al ciudadanoy como fuente de la historia.2.Contribuir a la racionalización de la producción documental, así como a sucontrol, acceso y manejo integral.
3.
Socializar las etapas del proceso de Gestn Documental para laconformacn y desarrollo de los Archivos de gestión mediante unaherramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retencióndocumental.4.Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivode gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este ultimo.
5.
Determinar las actividades para la eliminación de documentos.
ALCANCE:
Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivocentral y/o su eliminación.
1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
 
Servicio Nacional de AprendizajeSENA Regional Norte deSantander 
PROCESO DE GESTION DOCUMENTALPGDSUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS YREGISTROS
Fecha deRevisiónFecha deAprobación
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DERETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LASTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Versión
INS – GD – AS - 003
PaginaPágina 2 de 27
Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia encada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintasdependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de RetenciónDocumental y por las Tablas de Valoración Documental.Esos tipos de archivos son:Archivo de gestiónArchivo centralArchivo histórico
2.¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENARegional Norte de Santander se pretende agilizar y racionalizar los procedimientosde producción, tramité, organización, y consulta de documentos permitiendo a laadministracn el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planesestratégicos, su misión y su portafolio de servicios.La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales consus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "elconjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia delejercicio de sus funciones específicas".
CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORACN DE LASTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 
Servicio Nacional de AprendizajeSENA Regional Norte deSantander 
PROCESO DE GESTION DOCUMENTALPGDSUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS YREGISTROS
Fecha deRevisiónFecha deAprobación
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DERETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LASTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
Versión
INS – GD – AS - 003
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Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos deretención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienencarácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases dearchivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDEEL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de ArchivoTotal.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de losdocumentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestnadministrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo degestión.
3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?
La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales quecorresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente deépocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso del SENA RegionalNorte de Santander, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

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Quisiera saber para elaborar las Tablas de Valoración Documental en una Entidad Pùblica, tiene 5 secretarìas, còmo debo elaborar la Tabla? Gracias. reja0601@hotmail.com.
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