Texto Basico Auditoria Gestion

AUDITORIA DE GESTION
Ing. Jenny Basantes A. 1


1. GENERALIDADES

1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA

En un inicio la auditora se orientaba hacia las necesidades internas de las empresas de
asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones,
como servicio al dueo del capital invertido.

Como el crecimiento de la utilizacin del crdito a largo plazo como sustituto de parte
del capital del dueo, y la tendencia hacia sociedades annimas con mltiples dueos,
inversionistas, la auditora se dirigi hacia la necesidad de dar fe del contenido de los
estados financieros, en los cuales podan confiar los prestamistas y dueos ausentes del
negocio.

Paralelamente, la auditora gubernamental evolucion dirigida, inicialmente, a la
determinacin de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del
dinero pblico, eventualmente, orientndose hacia la aplicacin de las tcnicas
desarrolladas por la profesin del Contador Pblico para examinar los Sistemas
Financieros y del Control Interno, as como tambin para dar fe sobre la confiabilidad
de transacciones efectuadas e informes financieros.
Hoy en da la auditora sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el
pblico, hacia una orientacin que, adems de dar fe sobre las operaciones pasadas,
pretende mejorar operaciones futuras a travs de la presentacin de recomendaciones
constructivas tendientes a aumentar la economa, eficiencia y eficacia de la entidad.

Clasificacin de la Auditora:
Pblica
Activa (Dnde)
Privada
Por el Sujeto
Interna
Pasiva (Quin)
Externa


Permanente
Por el tiempo Peridica
Ocasional

Total
Por el rea
Parcial

Administrativa
Por la especialidad Financiera
Marketing
De gestin

1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y
AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA FINANCIERA
SIMILITUDES
Estudiar y evaluar el Sistema de
Control Interno
Estudiar y evaluar el Sistema de
Control Interno
DIFERENCIAS
Pretende ayudar a la administracin a
aumentar su eficiencia mediante la
presentacin de recomendaciones.
Utiliza los estados financieros como un
medio.
Promueve la eficiencia de la operacin,
el aumento de ingresos, la reduccin de
los costos y la simplificacin de tareas,
etc.
Es no slo numrica
Su trabajo se efecta de forma
detallada
Puede participar en su ejecucin
profesionales de cualesquiera
especialidades afines a la actividad que
se audite
Emite una opinin mediante dictamen
sobre la razonabilidad de los estados
financieros
Los estados financieros constituyen un
fin
Da confiabilidad a los estados
financieros

Es numrica
Su trabajo se efecta a travs de
pruebas selectivas
Lo realizan solo profesionales del rea
econmica

1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU
IMPORTANCIA
Trminos sinnimos:
o Auditora de las 5 Es,
o Auditora operativa,
o Auditora operacional,

o Auditora comprehensiva,
o Auditora integral,
o Auditora del valor del dinero (Canad),
o Auditora gerencial,
o Auditora del desempeo,
o Auditora administrativa,
o Auditora total (Alemania)
Una auditora operativa es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el
fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de una
organizacin, programa, actividad o funcin gubernamental que tenga por objetivo
mejorar la responsabilidad ante el pblico y facilitar el proceso de toma de
decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.
La auditora operativa abarca la economa y eficiencia y la auditora de los
programas. (GAO Contralora General de los Estados Unidos de Amrica)
Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluacin e
informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias
del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del
Estado de manera fiel, eficiente y efectiva (Lens Knigton. La Auditora Posterior
de Rendimiento)
Auditora administrativa es un examen y evaluacin realizados en una entidad para
establecer el grado de eficacia y eficiencia de la implementacin de las normas que
dictan los sistemas administrativos de apoyo, as como su planificacin y control
administrativo interno (Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control del Per)
Auditora integral es la evaluacin multidisciplinaria, independiente, con enfoque
de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una
organizacin, de las relaciones con su entorno, as como de sus operaciones, con el
objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o mejor
aprovechamiento de sus recursos (Academia Mexicana de Auditora Integral)
Auditora Comprehensiva (Canad) es responsabilizar a los administradores en la
elaboracin de informes de desempeo, donde se resalte el efecto de las decisiones
tomadas, para facilitar la interpretacin y evaluacin externa. El auditor interno
debe profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se genera la
informacin

Auditora de Gestin y desempeo (EE.UU), Dan nfasis a la medida de la calidad
de los productos y servicios gubernamentales, comparten la opinin de que los
funcionarios gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que los
fondos pblicos son utilizados con criterios de: economa, eficiencia y eficacia
Auditora Integral (Australia), Enfatizan los aspectos que contribuyen al desarrollo
de la administracin pblica, iniciando con la insustituible exigencia del ciudadano
de ser informado con el detalle necesario del manejo de los recursos pblicos. La
Auditora Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que los
servidores pblicos estn cumpliendo su compromiso de servicio y responsabilidad
ante su comunidad
Auditora Integral (Mxico) Induce a la reflexin sustantiva sobre el plan
estratgico de una dependencia o entidad pblica y orienta la toma de decisiones
hacia el cabal cumplimiento de los objetivos que demanda la sociedad, la funcin
preventiva de la Auditora Integral permite identificar a tiempo: los errores
humanos, contables, financieros y la desviacin de objetivos o funciones
institucionales: el incumplimiento, retraso o falta de inters en las tareas y
responsabilidades y en las necesidades de informacin a titulares de los entes para la
toma de decisiones
Price Waterhouse: Auditora integral es la ejecucin de exmenes estructurados de
programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad
pblica o privada, con el propsito de medir e informar sobre la utilizacin
econmica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos
1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA,
ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA
EFICIENCIA: consiste en lograr la utilizacin ms productiva de bienes materiales
y de recursos humanos y financieros (Academia mexicana de auditora integral)
EFICACIA: es el grado en que los programas estn consiguiendo los objetivos
propuestos (Academia mexicana de auditora integral)
ECONOMIA: se refiere a los trminos y condiciones conforme a los cuales se
adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento
oportuno y al menor costo posible (Academia mexicana de auditora integral)
ETICA: parte de la filosofa que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La
conducta del personal en funcin de sus deberes contemplados en la Constitucin,

las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad. El Cdigo de conducta o
tica de la entidad, son susceptibles de evaluarse en una entidad.
ECOLOGA: podr definirse como el examen y evaluacin al medio ambiente, el
impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA
AUDITORIA DE GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE
RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es.
CARACTERISTICA AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE GESTION
Propsito Formular y expresar una
opinin sobre la razonabilidad
de los estados financieros de
una entidad
Evaluar la eficiencia,
efectividad, economa con la que
se manejan los recursos de una
entidad, un programa o
actividad, el cumplimiento de
las normas ticas por el personal
y la proteccin del medio
ambiente
Alcance Las operaciones financieras Pueden alcanzar un sector de la
economa, todas las operaciones
de la entidad, inclusive las
financieras o puede limitarse a
cualquier operacin, programa,
sistema o actividad.
Orientacin Hacia la situacin financiera y
resultado de operaciones de la
entidad desde el punto de vista
retrospectivo
Hacia las operaciones de la
entidad en el presente con una
proyeccin hacia el futuro y
retrospeccin al pasado cercano
Medicin Aplicacin de los P.C.G.A Aplicacin de los principios de
administracin
Mtodo Las N.A.G.A.S No existen todava normas
generalmente aceptadas. El
mtodo queda a criterio del
auditor
Tcnicas Las tcnicas de auditora
establecidas por la profesin de
Contador Pblico
Las tcnicas de auditora
establecidas por la profesin de
Contador Pblico
Inters Los accionistas, el directorio,
los funcionarios financieros,
los organismos prestatarios y
los inversionistas potenciales
La gerencia, el directorio, los
accionistas. En el sector
gubernamental se hace extensivo
a la sociedad en general, para
transparentar la gestin
CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE GESTION
Enfoque Originalmente negativo,
dirigido a la bsqueda de
Eminentemente positivo,
tendiente a obtener mejores

irregularidades o fraudes.
Actualmente, hacia la
razonabilidad de los Estados
financieros
resultados con eficiencia,
efectividad, economa, tica y
ecologa
Encargados Auditores, Contador pblico Auditores
Personal de apoyo Personal de auditora en varias
etapas de entrenamiento
prctico y formal,
Personal profesional de otras
disciplinas tanto como personal
en varias etapas de
entrenamiento
Informe de auditora Contienen el dictamen del
auditor y los estados
financieros y todo su contenido
est relacionado con ellos
Puede o no presentar los estados
financieros. Su contenido est
relacionado con cualquier
aspecto significativo de la
gestin de la entidad
Conclusiones del
Auditor
Inciden sobre asuntos
financieros. El dictamen es la
conclusin principal y puede
ser la nica conclusin
Inciden sobre cualquier aspecto
de la administracin y operacin
de la entidad
Recomendaciones del
Auditor
Se refieren a mejoras en el
sistema financiero, sistema de
control interno fcro,
prsentacin de estados fcros.
Se refieren a mejoras en todos
los sistemas administrativos, el
SCI gerencial y cualquier
aspecto de la administracin y
operacin de la entidad.
Catalizador La tradicin y diversos
dispositivos legales y
profesionales durante los
ltimos 100 aos
Iniciativa de auditores internos
dinmicos y/o organismos
superiores de control debido a
las necesidades de un mejor
aprovechamiento de recursos
Frecuencia Regular, preferiblemente anual Cuando se considere necesario
Importancia Absolutamente necesaria para
lograr y mantener un buen
sistema financiero
Necesaria para lograr y
mantener una buena gerencia en
general
Independencia del
auditor
Imprescindible Imprescindible

1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION

NO ES ES
La opinin del auditor sobre la marcha
general de la entidad sin base tcnica
La conclusin general del auditor sobre el
accionar contrastando sus 5 Es contra las
pautas o normas establecidas para una
slida gestin, para las operaciones
especficas y para el campo tcnico de
actividad
NO ES ES
Una revisin por un auditor de actividades
fuera de su capacidad tcnica
Una revisin por un auditor asesorada por
profesionales de otras disciplinas, cuando

sea necesario, aplicando criterio tcnico
gerencial sin extenderse a las reas muy
especializadas
Un proceso de juicio sobre las decisiones
diarias de los administradores y
funcionarios
Un proceso de evaluaciones que concluye
con la formulacin de una opinin de los
administradores y funcionarios de la
entidad durante un perodo
Una evaluacin aislada de acciones
individuales
Un examen y evaluacin global, en forma
comprensiva de las 5 Es de la
administracin integral de la entidad
Un examen dirigido a censurar la
administracin de las entidades
Un examen dirigido a asesorar a la entidad
que no ha logrado el cumplimiento de las 5
Es
Una fiscalizacin administrativa que
busca encontrar nicamente irregularidades
Un examen positivo de recomendaciones
para posibles mejoras en las 5 Es


2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION

2.1 FASE I:
FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD

Esta fase es muy breve y no debe tomar ms de dos das, por parte del auditor jefe de
equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la
documentacin sea muy voluminosa.

Por el hecho de que cada fase de la Auditora de Gestin requiere un programa, es
recomendable un breve programa.

Programa de la Fase I

Se puede asumir que el archivo permanente debe estar actualizado. Debe evitarse
fotocopias cuando la Auditora Interna est conectada en red a los sistemas de
informacin de la entidad; en esos casos basta una impresin de la parte pertinente de
un documento.

Para evitar hojas narrativas, es una buena prctica subrayar los documentos pero no
utilizar resaltador porque las fotocopias salen ilegibles.

En el caso de una Firma Privada de Auditora (FPA) se requiere programar la visita a
instalaciones y preparacin de entrevistas con los principales ejecutivos.

Ejemplo:

1. Breve programa para:

Recorrido de instalaciones
Entrevista con directivos
Actualizacin de archivo permanente

No. Procedimiento Ref. P/T Hecho
por
Revisado
por
Observa-
Ciones

1

2

3

Objetivos:

Familiarizarse con el entorno de
la fbrica La Internacional
Tener una breve visin de
carcter general de la
organizacin
Actualizar el archivo permanente

Procedimientos:

Obtenga un plano de la fbrica y
realice un recorrido de visita a las
instalaciones
Prepare una entrevista con los
siguientes funcionarios:
Gerente General, Gerente de planta,
contador general, contador de costos,
jefe de personal, con el objetivo de
comunicar el inicio de una auditora
de gestin a la planta y la
recopilacin de tipo general.

Revise el archivo permanente y
prepare una lista de los documentos
que deberan actualizarse en este
legajo.


2. Procedimiento 1
Programa I Fase I
Industria La Internacional
Resumen del recorrido de instalaciones
Auditora de Gestin

Se realiz el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo
observar atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros
timbraron 2 tarjetas (de compaeros atrasados y la suya). Un 10 % no usan
cascos y un 20 % uniforme. Ningn trabajador usa zapatos de seguridad.
El ltimo chequeo de extintores fue hace un ao.
El jefe de planta confes que no se han hecho simulacros de terremotos o
incendios.
Aparentemente hay cuellos de botella en la seccin de telares.
Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300 m2
El ltimo estado de costos es de hace 6 meses.
La contabilidad se lleva por procesos
El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN
La empresa fue multada en $ 10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal
tratadas
En los basureros se encontraron botellas vacas de licor.

3. Procedimiento 2
Programa I Fase I
Industria La Internacional
Entrevista al: Gerente General
Auditora de Gestin

Nombre del Entrevistado: .......................... Cargo:..................................
Entrevistador:.............................................. Auditor Jefe........................
Da previsto:............................................... Hora solicitada:...................
Lugar:.......................................................... Telfono:.............................


Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditora operacional a
la planta de conformidad con el plan anual de auditora que evaluar las 5 es:
eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa.

Tiempo estimado: 30 minutos

Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditora
Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditora interna por
el cual se informa a los directivos el inicio y objetivos de la auditora y se
dispone la ms alta colaboracin sin ningn tipo de restricciones
Averiguar si la gerencia tiene alguna preocupacin o un tema de inters para
esta auditora
De ser positiva la respuesta anterior averiguar el por qu de esta apreciacin
Solicitar una opinin muy breve de la Gerencia respecto a:

o Nmero de personas
o Calidad de productos
o Oportunidad en la produccin
o Posibles cuellos de botella
o Calidad de la maquinaria
o Tecnologa
o Oportunidad en la contabilidad de costos

En las entrevistas al Gerente de planta, contador de costos, gerente de recursos
humanos, etc., naturalmente que las entrevistas tienen que ser especficas sobre
sus reas de Inters.

2.2 FASE II:

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO


CONTROL INTERNO
Condiciones
Constitucin
Poderes Estado
O.S.C
Ministerios
Gobiernos
seccionales
Organismos de
control local
Niveles bsicos
Formulacin de objetivos
Medicin de resultados
Comparacin
Rendimiento vs objetivo
Anlisis de causas de las
diferencias
Accin gerencial
adecuada
Toma de accin
Mejora continua
Proceso C.I.
C.I. MKT
C.I. Administrat
C.I. Financiero
Tipos Importancia y
Definicin
Documentacin
Personal compet
Sistematizacin Plan de organizacin y
mtodos y medidas:
Salvaguardar recursos
Promover la eficiencia
de las operaciones
Verificar exactitud y
veracidad
Estimular la
observancia de la
poltica
Cumplimiento metas y
objetivos

Control Interno
Controles de Validacin:
Autorizac
Comparac :
Verific Valid
Formas de C.I
Controles de re ejecucin:
Doble verificacin
Control previo
Controles de perfeccin:
Numerac secuencial
Totales de control
Archivo de pendientes
Listado de recordatorios
1. Confianza en el S.C.I
2. Revisin y evaluac C.I
3. Cuestionarios C.I
4. Influencia C.I en los
procedimientos
5. Influencia C.I en el
dictamen
Auditor y S.C.I
1. Plan de organizac
2. Sistema de autorizac
y registros
3. Prcticas sanas
4. Idoneidad
5. Auditora interna
Elementos
Informac exacta
Informac ntegra
Informac vlida
Operaciones Bsicas
Controles disciplinados:
Segregacin de deberes
Acceso restringido
Supervisin
Auditora interna


Ejemplo de Cuestionario de Control Interno

Empresa:
Auditora de Gestin. Fase II
Cuestionario de Control Interno
Area: Finanzas, Captacin de clientes

Cuestionario Si No S/R Observ

1. Tiene un sistema que le permita llevar un
control adecuado de la cantidad de
captaciones mensuales.
2. Se capacita peridicamente al personal que se
encuentra trabajando en esta rea
3. Los empleados cumplen con las tareas
planeadas mensualmente
4. tienen un buen sistema de informacin
5. Cumplen con las metas propuestas cada mes
6. Tienen un control de los clientes que mayor
cantidad de depsitos efectan
7. Dan algn tipo de motivacin a los clientes
para que efecten inversiones
8. El sistema de contabilidad est acorde con las
necesidades del departamento
9. Tienen buenas relaciones con el resto del
departamentos
10. Hacen informes mensuales


Ejemplo de narrativa de control interno

Muebles: El Eucalipto
Auditora de Gestin
Narrativa de Control Interno relacionada a la compra de materia prima

1. Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $ 5.000
que no se maneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto
2. La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y los
ingenieros reportan los anticipos para explotacin de bosques en simples recibos.
Hubo un caso que el recibo se firmaba en una funda de papel
3. cuando llegan las trozas de madera a la planta, stas son medidas o cubicadas y se
firman una gua de recepcin por parte de: bodegas, transportista y visto bueno del
ingeniero forestal
4. El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias primas
compradas
5. El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardex
contable, ni cruzada la informacin con los contratos de compra

Estas narrativas conforme van describiendo procedimientos, van haciendo referencia a
las debilidades o fortalezas del control interno, lo que le permiten al auditor irse
formando su opinin.


Ejemplo de Flujograma

HACER EL ALMUERZO

NO SI
INICIO
ALMORZAR
HACER EL
ALMUERZO
PIENSO QUE VOY
HACER DE ALMUERZO
ME PONGO A
COCINAR
ALMUERZO
VOY AL
RESTAURANTE
FIN
VEO EL MENU
COMPRO EL
ALMUERZO

INVESTIGACIN DE MERCADOS PARA EL LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO

SI NO
NO SI
INICIO
Identificacin Del Problema
Elaboracin del objetivo general,
necesidades de informacin
Planteamiento de Hiptesis
Encuesta piloto
Elaboracin del objetivo
especfico
Definir tipo de informacin
Definir fuentes de
datos

Definicin de
procedimientos y
recoleccin de datos
Calculo de la
muestra
Trabajo de campo, recoleccin
de datos
Correctas
Anlisis e interpretacin de datos
Reconstruccin de preguntas
No se lanza el producto

Medidas correctivas hacia el
producto
Si se lanza el producto
Tabulacin de datos
Favorable
FIN

LANZAMIENTO DE UNA CAMPAA PUBLICITARIA PARA EL
PRODUCTO YOGURT EL BOSQUE

SI NO

INICIO
IDENTIFICACIN DE
PBLICO OBJETIVO
FIJAR LOS OBJETIVOS DE
COMUNICACIN
DEFINIR EL MENSAJE
LOS SABORES QUE
TU PREFIERES
SELECCIONAR LOS
MEDIOS DE
COMUNICACION TV. SULTANA
RADIO FORMULA 3
DIARIO LA PRENSA
MEDICION DEL NIVEL DE
SINTONIA (M.D)
MEDICION DE
RESULTADOS
GESTIONAR Y CORDINAR
TODO EL PROCESO
DETERMINACION DEL
FRECUENCIA Y
COBERTURA (M.D.)
DISTRIBUCION DEL
PRESUPUESTO
50% TV,
30% RADIO
20% PRENSA
DEFINIR EL MIX DE
COMUNICACION
PUBLICIDAD
PROMOCION
VENTA
PERSONAL
FAVORABLE
FIN
Ing. Jenny Basantes A:
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica

Cuestionario SI NO
1. Al ingreso a la institucin, usted recibi un curso de induccin?
2. Si la respuesta anterior es positiva, el curso destac asuntos
relacionados con su conducta tica y profesional?
3. Recibi algn documento que se relacione con reglas de
comportamiento:
a. Personal
b. Etico
c. Profesional
d. Civico
4. Sabe que debe guardar confidencialidad con la informacin que
maneja?
5. Cree usted que se filtra fraudulentamente informacin de la
institucin a terceras personas?
6. Si su respuesta es positiva, qu recomendara para superar esta
debilidad
........................................................................................................
7. En la universidad recibi las materias de:
Etica empresarial
Etica pblica
8. Conoce los deberes inherentes al servidor pblico contemplados
en la LOAFIC
9. Tiene una cabal comprensin de las acciones de la entidad, en
caso de quebrantamiento de normas disciplinarias?
10. Las normas disciplinarias de la entidad constan en un
documento formal?
11. Ha recibido instrucciones precisas de cmo actuar en caso de
haber conflicto de intereses en su trabajo?
12. La institucin enfatiza en la importancia de la integridad y
comportamiento tico en el caso de que no exista un cdigo de
conducta escrito
13. Debera la entidad contar con un cdigo de tica propio?
14. Brinda usted un trato igualitario al pblico?
15. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones
disciplinarias que se toman?
16. El personal conoce que si le sorprende violando normas de
comportamiento sufrir las consecuencias?
17. Esta explcitamente prohibido hace caso omiso de los controles
establecidos?
18. Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera
pudieran existir

2.3 FASE III.
DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS
CRITICAS
Hallazgo de auditora

El concepto de Hallazgo de auditora implica que tenga 4 atributos:
CONDICION: Es la situacin actual
encontrada por el auditor con respecto a
una operacin, actividad o transaccin
FORMAS DE LAS CONDICIONES:
Los criterios se estn logrando
satisfactoriamente
Los criterios no se logran
Los criterios se estn logrando
parcialmente
CRITERIO: Es la norma con la cual el
auditor mide la condicin. Son las metas
que la entidad est tratando de lograr o las
normas relacionadas con el logro de las
metas.
CRITERIOS TIPICOS
1. Disposiciones por escrito
a. Leyes
b. Reglamentos
c. Instrucciones: manuales,
directivas, procedimientos, etc
d. Objetivos
e. Polticas
f. Normas
g. Otras disposiciones
2. Sentido comn
3. Experiencia del auditor
4. Opiniones independientes de expertos
5. Prcticas comerciales prudentes
6. Instrucciones verbales
7. Experiencias administrativas
8. Prcticas generalmente observadas

CAUSA: Motivo, razn por el que se dio
la desviacin o se produjo el rea crtica.
CAUSAS TIPICAS:
1. Falta de capacitacin
2. Falta de comunicacin
3. Falta de conocimiento de los requisitos
4. Negligencia o descuido
5. Normas inadecuadas, inexistentes,
obsoletas o imprcticas
6. Consciente decisin o instruccin de
desviarse de las normas
7. Falta de recursos humanos, materiales
o financieros.
8. Falta de buen juicio o sentido comn
9. Falta de honestidad
10. Inadvertencia del problema
11. Falta de escuerzos e inters suficientes
12. Falta de supervisin adecuada
13. Falta de voluntad para cambiar
14. Organizacin defectuosa
15. Auditora interna deficiente
EFECTO: Es el resultado adverso, real o
potencial que resulta de la condicin
encontrada. Normalmente es la prdida en
dinero o en efectividad causada por el
fracaso en el logro de las metas.
EFECTOS TIPICOS:
1. Uso antieconmico de los recursos
humanos, materiales o financieros
2. Prdida de ingresos potenciales
3. Violacin de disposiciones generales
4. Inefectividad en el trabajo
5. Gastos indebidos
6. Informes poco ties
7. Control inadecuados de recursos
8. Iseguridad
9. Desmoralizacin del personal

Ejemplos:

Condicin La unidad de abastecimiento est comprando inventario
innecesario
Criterio La meta de la unidad de abastecimiento es suficiente inventario
disponible para asegurar que la produccin no se interrumpa y
al mismo tiempo mantener la inversin en inventarios tan baja
como sea posible
Efecto Se ha estimado el costo de inventario innecesario ordenado por
la unidad de abastecimiento durante el segundo semestre del
2004 en $ 1.450
Causa Los procedimientos prescritos no prevn los registros de los
repuestos no usados devueltos a la unidad de abastecimientos.
Dichos repuestos no son aadidos a las cantidades disponibles
mostradas en las tarjetas de inventarios. Por lo tanto, los
registros no muestran correctamente lo disponible cuando se
toma el saldo segn la tarjeta para fines de determinar qu
cantidades adicionales deben comprarse, la unidad compra en
exceso de sus necesidades.

Condicin Los estados financieros mensuales de la empresa pblica X
estn emitidos aproximadamente a 45 das del fin de cada mes
Criterio Prcticas sanas de administracin financiera sealan que los
estados financieros mensuales deben ser emitidos dentro de los
cinco das posteriores al fin del mes
Efecto La gerencia no tiene acceso a informacin sobre los resultados
de las operaciones del mes anterior, impidiendo el empleo de
dicha informacin en la toma de decisiones importantes
Causa No se ha dado la suficiente importancia al establecimiento de
normas internas y prcticas a seguir sobre la emisin de
estados financieros mensuales


Condicin Barcos de carga que tenan considerable espacio inutilizados
estn partiendo, mientras que considerables cantidades de
carga estn en espera de embarque
Criterio Todo el espacio de carga disponible debera ser utilizado hasta
el mximo posible, para reducir los costos de embarque
Efecto Se estn incurriendo en costos innecesarios de cerca de $
5.000.000 al ao, porque no se est usando completamente el
espacio de carga
Causa Se est subestimando la capacidad de carga de los barcos en el
planeamiento de los embarques al estar usando criterios
antiguos para el efecto.

TCNICAS DE AUDITORIA

Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener
la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.

Verificacin verbal:

Indagacin
Obtener informacin verbal a travs de averiguaciones y conversaciones.

Verificacin Ocular:

Comparar
Observar la similitud o diferencia de dos o ms conceptos

Revisin Selectiva
Examen ocular rpido con fines de separar mentalmente asuntos que no son tpicos o
normales.

Rastreo
Seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procedimiento.

Observacin
Examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

Verificacin Escrita

Anlisis
Separar en elementos o partes

Conciliacin
Hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

Confirmacin
Obtener constatacin de una fuente independiente de la entidad bajo examen y sus
registros.

Verificacin Ocular

Comprobacin:
Examinar verificando la evidencia que apoya a una transaccin u operacin,
demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.

Computacin
Verificar la exactitud matemtica de las operaciones o efectuar clculos.

Verificacin Escrita
Inspeccin
Examen fsico y ocular de activos, obra documentos, valores con el objeto de demostrar
su existencia y autenticidad.
OTRAS PRACTICAS DE AUDITORIA:
Pruebas selectivas a juicio del auditor
Muestreo estadstico
Sntomas
Intuicin
Sospecha
CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION

Los Doce Atributos de la efectividad
o Direccin
o Relevancia
o Congruencia
o Logro de metas
o Aceptacin
o Impactos secundarios
o Costos y productividad
o Anticipacin / flexibilidad
o Resultados financieros
o Clima organizacional
o Protecciones activos
o Informacin / seguimiento

Indicadores de Gestin:

o Indicadores de Eficacia:

Metas alcanzadas
Eficacia programtica: ---------------------------
Metas programadas

Presupuesto ejercido
Eficacia presupuestal: ----------------------------
Presupuesto asignado
o Indicadores de Eficiencia:

Eficacia programtica
Eficiencia ------------------------------
Eficacia presupuestal

o Indicadores de productividad:

P = Productividad

Dictmenes periciales emitidos por da 12
P 2001 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.2
Dictaminadores que intervinieron 10

Dictmenes periciales emitidos por da 16
P 2002 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.6
Dictaminadores que intervinieron 10

Si comparamos la productividad de los dos perodos:

P 2002 / P 2001 = 1.6 / 1.2 = 1.33 1 = 0.33

Al obtener en el ejercicio 2001 un rendimiento de 1.2 dictmenes al da por
dictaminador y de 1.6 en el 2002, el ndice de productividad se increment
en un 33 %.

o Indicadores de impacto:

Ejemplo: En el 2003 se incrementaron a 2.975 el nmero de Comisiones
Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, instaladas en la Industria
Manufacturera con las cuales se beneficiaron 330.576 trabajadores de un
total de 550.960 que laboran en dicha rama industrial.

En donde:

C = Cobertura

Nmero de trabajadores beneficiados 330.576
C = ----------------------------------------------- = ---------- = 0.60
Total de trabajadores de la rama 550.960

Lo que indica que la cobertura alcanzada de trabajadores beneficiados con la
instalacin de las comisiones mixtas de seguridad e higiene en el trabajo es
del 60 %.

Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas

Empresa de Celulares XYZ
Auditora de Gestin
FASE III
Exmen Profundo de Areas Crticas
Area: Tarifas

Procedimientos Referncia
P/T
Hecho
por
Revisad
por
Observac
Objetivo: establecer el cumplimiento
tarifario segn disposiciones legales y
sugerir mejoras si fuera el caso

Procedimientos:

1. Obtenga del departamento de
tarifas la lista oficial de precios de
llamadas locales, nacionales e
internacionales aprobadas por la
Superintendencia de
Telecomunicaciones y por
convenios entre empresas.
2. Obtenga al azar 100 planillas de
pago de los ltimos dos meses
3. Establezca el tiempo facturado y
su razonabilidad matemtica entre
el precio facturado y los oficiales
4. Determine el mtodo de
aproximacin de fracciones de
minuto (redondeo)
5. Analice el sistema de facturacin
6. Prepare una entrevista para el
personal de atencin al cliente
que resuelve reclamos por tarifas


Empresa de Celulares XYZ
Auditora de Gestin
FASE III
Exmen Profundo de Areas Crticas
Area: Reclamos
Tema: Atencin al Cliente

Procedimientos Referncia
P/T
Hecho
por
Revisad
por
Observac
Objetivo: Analizar las principales
causas que originan reclamos de
clientes para proponer alternativas de
solucin
Procedimientos:
1. Revise las hojas de recepcin de
reclamos del ltimo mes y tabule
segn el tipo de reclamacin.
Determine valores porcentuales
2. Tabule las encuestas de servicio
que formularon los clientes de
forma annima
3. D las apreciaciones que usted
obtenga de los procedimientos 1 y
2 y prepare una encuesta para que
sea llenada por todo el personal de
servicio al cliente
4. Discuta con el auditor los puntos
ms sobresalientes obtenidos de
aplicar (1,2,3) con el fin de hacer
un diagnstico de los problemas
repetitivos en el rea de reclamos
5. Prepare una agenda de trabajo
para sesin del auditor general con
los jefes de los departamentos
involucrados
6. Otros procedimientos aplicables


Ejemplo de entrevista:
Banco XX
Auditora de Gestin
Area: Ventas
Nombre: Mara de Prez
Cargo: Jefe del Area de Ventas
Direccin: 10 de agosto y japn
Fecha: 2 de septiembre del 2007
Hora: 10H30
Objetivo: Determinar el grado de eficiencia en los depsitos a plazos

1. Relate brevemente el proceso para que un cliente realice un depsito a plazo
2. Quin es el encargado de la custodia de los depsitos a plazo?
3. Cunto tiempo requiere un cliente para hace un depsito a plazo?
4. Para la renovacin de un depsito a plazo, cul es el proceso?
5. Si existe una variacin o inconveniente en algn depsito a plazo, quin se hace
responsable?
6. Cul es el proceso al tener un depsito a plazo como garanta de un prstamo?
7. Las quejas se receptan por el jefe de rea o por los oficiales de crdito?
Ejemplos de indicadores de gestin:
1. Disminucin del porcentaje de mortalidad infantil del X % al Y %
2. Disminucin del ndice de alfabetismo del X % al Y %
3. Cobertura del bono de solidaridad al indigenado rural en X %
4. Capacidad operativa de una planta de cemento
5. Incremento del 8 % en ventas para el primer trimestre del producto X
6. Aumentar 10 mdicos por cada 15.000 habitantes en los prximos 5 aos
7. Construccin de 1.000 viviendas populares en la provincia de Chimborazo durante 1
ao
8. Cobertura de telfonos digitales a nivel nacional a un promedio del 20 % de la
poblacin total
9. Reduccin del 10 % al 0 % de artculos defectuosos
10. Utilizacin del 90 % de las habitaciones del hotel en temporada alta

Ejemplo de hoja de hallazgos:

Empresa: Los Alpes
Auditora de Gestin al Sistema de Cobranzas
Area examinada: Precios y % de cuentas incobrables

CONDICION: La cartera analizada el ltimo semestre refleja como datos:

No. De Clientes Plazo concedido Pago a tiempo Mora
30 40 das 2 % 50 das
70 80 20 18
25 120 8 47
60 150 35 39

CRITERIO: segn resolucin de la gerencia el plazo definido como crdito es de apenas
30 das. El porcentaje establecido fue fijado dentro de la planificacin estratgica y
consta en el plan manual operativo y el presupuesto de ventas.

CAUSA: La empresa despidi a comienzas del ao a un analista de crdito,
especializado en finanzas. La calificacin del crdito est encargada al nuevo gerente
de ventas, que desconoca de la planificacin estratgica y presupuesto institucional.

EFECTO: De acuerdo a la muestra obtenida, se estima que 2 millones de dlares
resultarn incobrables aduciendo los clientes a los que circularizamos en el 100 % de la
muestra examinada, quienes manifiestan su morosidad por la crisis bancaria.

CONCLUSIN: no existe una debida comunicacin interna departamental. Los plazos
concedidos difieren ampliamente de los 30 das fijados por la empresa con el
consiguiente incremento de riesgo.

RECOMENDACIONES:
1. Crear el departamento de crdito y cobranzas
2. Pasar al departamento legal la cartera vencida
3. Realizar un ajuste que suba del 3 % al 7 % como cuentas incobrables


FASE IV:

COMUNICACIN DE RESULTADOS E INFORMES DE
AUDITORIA

4.1 Importancia de la comunicacin de resultados

La comunicacin con los funcionarios responsables de la entidad debe ser permanente
durante el transcurso de la auditora. Tan pronto como se desarrolla un hallazgo de
auditora tienen que comunicarse al funcionario (s) responsables del rea para:

Obtener los puntos de vista, informacin adicional y opiniones respecto a las
conclusiones y recomendaciones a ser presentadas, y
Facilitar la oportuna toma de las acciones correctivas correspondientes, de tal
manera que se puedan mencionar en el informe de auditora. En ciertos casos un
informe preliminar por escrito puede utilizarse, pero normalmente toda
comunicacin previa es verbal.

La calificacin de excelente a un auditor no se mide por el contenido de sus
conclusiones, sino por el hecho de que durante sus labores de campo logre que la
entidad acepte e implemente las recomendaciones u otras acciones correctivas
necesarias.

El objetivo principal de las comunicaciones en auditora, es proporcionar informacin
til y oportuna, tanto oral como escrita, sobre asuntos importantes y a su vez
recomendar, cuando corresponda mejoras en la conduccin de las actividades del
gobierno dirigidas a superar los problemas de carcter financiero y administrativo.

La obligacin y la responsabilidad de informar, emana de la legislacin vigente y las
polticas del OSC e internas de las instituciones, pero la decisin de lo que se va a
informar queda a buen juicio y criterio del auditor.

Al respecto una buena poltica es dar nfasis a la necesidad de dirigir los esfuerzos de
auditora hacia reas que se presenten oportunas para lograr la economa, mejorar la
eficiencia y alcanzar los resultados en los programas. En consecuencia los informes que
revelen estos resultados y que contengan recomendaciones de esa naturaleza, han de ser
muy tiles para la entidad a que van dirigidos.

Debe tomarse en cuenta, que un informe oportuno expondr adecuadamente los
hallazgos y conclusiones del auditor y presentar las obligaciones pertinentes para el
auditor con el fin de mejorar deficiencias administrativas y financieras encontradas,
ayudar a encontrar mayor eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa en la
conduccin de los programas y actividades de la entidad.

4.2 Definicin del informe de auditora

El informe final de auditora es el producto final de la labor del auditor, en el cual se
presentan sus comentarios, los hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones, y en el
caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen.

El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las
evidencias obtenidas sin ocular o desvirtuar los hechos que puedan inducir al error.

4.3 Caractersticas del informe

Importancia del contenido: los asuntos incluidos deben ser de la suficiente
importancia como para justificar que se los informe y para merecer la atencin de
aquellos a quienes van a ser dirigidos.
Utilidad y oportunidad: la preparacin del informe debe estar precedida de un
cuidadoso anlisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previsto y la
clase de informacin necesaria para cumplir los propsitos determinados.
Exactitud y conveniencia de la informacin sustentatoria: todos los
procedimientos prescritos de preparacin, revisin y procesamiento deben ser
aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos
lgicos o razonamiento. El requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser
justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo
que su contenido es digno de crdito.
Objetividad y perspectiva: el objetivo es entregar informes que sean reales, que no
conduzcan a errores y que a la vez hagan nfasis especial en los asuntos que
necesitan atencin.
Claridad y simplicidad: para que haya claridad, es necesario una organizacin
adecuada del material de informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su
anlisis y emisin de conclusiones.
Concisin: el informe no debe enredarse en palabras, operaciones, prrafos o
secciones demasiado detalladas que no encajan claramente en el mensaje del
informe.
Tratamiento especial de los asuntos delicados y controvertidos.

4.4 Tipos de informes

Informe de auditora (al finalizar el examen)

Escritos Formal
Informes intermedios Transmitidos
Orales Informal

4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV
El Pino S.A
Auditora de Gestin
Programa Fase IV
Comunicacin de Resultados y Redaccin del Informe
Procedimientos Referencia
P/T
Hecho por Revisado Observ
Objetivo: Mantener
permanentemente comunicacin con
la entidad, para evidenciar el informe
y presentar oportunamente resultados
con valor agregado para la empresa
Procedimientos:
1. Lleve un breve registro de todas y
cada una de las reuniones
mantenidas con la administracin
en el que conste fecha, personal
reunido, motivo o tema de

reunin.
2. Todas las comunicaciones
enviadas por la auditora, por
motivo de este examen llevarn
una numeracin secuencial y un
control cruzado de las respuestas
enviadas.
3. Conforme desarrolle un hallazgo
redacte un ahoja de hallazgos por
cara rea crtica.
4. Elabore un plan de redaccin del
informe con la colaboracin de
todos los miembros del equipo.
5. Discuta con el supervisor del plan
anterior
6. Redacte el informe borrador
respetando, en el plan establecido
7. Ponga en consideracin del
auditor general el borrador del
informe
8. Prepare la versin corregida del
borrador final
9. Elabore una plan de sesin
(conferencia final) para la lectura
del borrador del informe con la
administracin

Por ms capacidad de organizacin mental y habilidad que tenga para redactar, es
importante que usted prepare un plan de redaccin del informe; contemplando los
temas, subtemas e ideas principales a las que usted har mencin.

Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda:

Captulo I. Informacin Introductoria

Antecedentes de la entidad
Alcance y naturaleza del informe
Funcionarios principales
Base legal
Presupuesto

Captulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda

Cambio de productos qumicos contribuyen a mejoras en la produccin
Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminacin

Captulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos para un mejor sistema
de informacin gerencial

Desperdicios de planta afectan costos finales
Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos por mtodo ABC
Reingeniera de procesos permitir optimizar capacidad instalada en fbrica

Captulo IV. Globalizacin del mercado ofrece oportunidades de incremento de ventas

Revisin del plan estratgico de comercio exterior producir incrementos del 37 %
Conviene modificar la poltica de crditos en el mercado nacional

Captulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un manejo cientfico

Capacitacin permanente al personal de ventas
Ausencia de reclutamiento de personal tcnico
Ausencia de controles de asistencia al personal de trabajadores

Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital

Captulo I. Informacin introductoria

Antecedentes
Objetivo de la auditora
Organizacin de los departamentos auditados
Base normativa (se puede obviar)
Presupuesto
Alcance del examen
Declaraciones positivas

Captulo II. Consulta externa requiere incremento de personal para mejorar la atencin

Afluencia de pacientes en fines de semana requiere disminucin de tiempo en la
atencin
Un botiqun de primeros auxilios debe instalarse en emergencias
Logstica asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias

Captulo III. Uso de instalaciones y mantenimiento de quirfanos puede optimizarse
significativamente

Demanda de quirfanos en fines de semana requiere disminucin del tiempo en la
atencin
Se requiere un mayor proceso de capacitacin y entrenamiento
La asepsia de quirfanos debe mejorarse significativamente
La indumentaria mdica debe cumplir normas bsicas internas
Urge la renovacin de quirfanos de alta tecnologa

Captulo IV. Farmacia requiere de un control de inventarios

La caducidad de los inventarios debe revisarse peridicamente
Debe efectuarse un control de existencias en bodega
Se requiere analizar la eleccin de los proveedores y los tiempos de reposicin de
inventarios
El personal que atiende en farmacia debe ser reducido
Deberan existir convenios con los proveedores para reducir costos.

Ejemplo de carta informe de auditora

Seores
Directorio del Hospital Santa Teresita
Ciudad

De nuestra consideracin:

Hemos realizado una auditora de gestin a los departamentos de quirfanos, farmacia y
emergencias del Hospital Santa Teresita.

Nuestro examen se realiz de acuerdo con las NAGAS, en consecuencia incluy las
pruebas y procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias.

El objetivo de la auditora fue establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa
de las operaciones, el cumplimiento de las normas ticas dictadas por el Directorio del
hospital y el impacto ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria.

Al no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna opinin sobre los
mismos. (prrafo opcional)

Esta auditora se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de control.

El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, las mismas que han
sido discutidas y aceptadas por los principales funcionarios de las reas examinadas.
Hemos diseado con la administracin un plan de monitoreo para la implantacin de las
recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el efecto.

Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboracin recibida del personal
administrativo y su predisposicin por mejorar la gestin, lo que compromete nuestra
asesora futura.

Atentamente,

Ing. Juan Prez
Auditor General

FASE V. MONITOREO ESTRATGICO DE
RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIN

Monitoreo tiene que ver con la supervisin y desarrollo de una inteligente estrategia
para que la administracin se involucre en la implantacin de recomendaciones. Las
recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. Tambin se
pueden contemplar alternativas de solucin a fin de que la entidad tenga varios caminos
a escoger.

La implantacin debe tomar en cuenta la relacin costo / beneficio. Las
recomendaciones requieren que se disee un plan de trabajo que precise objetivos,
alcance y resultados de lo que ser necesario para implantar las recomendaciones.

Las siguientes son las estrategias en la implantacin de recomendaciones:

a. Instantneo, para aplicaciones relativamente sencillas
b. Del proyecto piloto: ensayo de las recomendaciones en solo una parte de
la organizacin o de un sistema
c. Implantacin en paralelo: apreciacin simultnea por un perodo
determinado del sistema actual y del que ser implantado
d. Implantacin parcial de aproximaciones sucesivas: seccionar en etapas la
implantacin del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa solo hasta
lograr analizar la anterior.

5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones

A continuacin veremos las etapas de diseo, implantacin y evaluacin de las
recomendaciones con los respectivos procedimientos, a fin de comprender su
importancia y el modo como se los debe aplicar.

ETAPAS PROCEDIMIENTOS
1. Diseo

2. Implantacin

El diseo consiste en elaborar un plan de trabajo que permita
precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que ser
necesario implantar de las recomendaciones del Informe de la
Auditora de Gestin, conjuntamente con la organizacin, para
que cada proyecto sea diseado con la calidad requerida, en el
tiempo y costo establecidos. El plan de trabajo comprende:

1. Definicin del lder del proyecto y de los miembros del
equipo encargados de implantar la alternativa
seleccionada (auditora de gestin)
2. Designacin especfica de responsables de cada etapa o
actividad, as como las fechas de conclusin
3. Programacin de reuniones peridicas de evaluacin de
avances, anlisis de problemas y toma de acciones
correctivas.
4. Firma del plan propuesto por todos los participantes

Programas de ejecucin, presupuesto y equipos de
trabajo
1. Elaboracin del programa detallado de ejecucin, con las
actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su
realizacin (ruta crtica), as como las fechas de
iniciacin, terminacin y presentacin de los informes de
avance y control
2. Preparacin del presupuesto detallado, incluyendo los
requerimientos de recursos materiales y humanos.
3. Formacin de los equipos de trabajo, con la asignacin de
responsables y recursos por actividad.

Procesos de simulacin
Especialmente cuando se trata de sistemas
computarizados, desarrollar y ejecutar previamente a
cualquier mtodo de implantacin, pruebas de los
programas que reproduzcan todas las transacciones y
controles que se hayan diseado, para validar su correcto
funcionamiento.

Mtodos de implantacin
Las formas de implantacin depende del problema que se
trate, o bien, al grado de complejidad de las mejoras
propuestas. Los mtodos ms utilizados son:
1. Instantneo: se aplica cuando las recomendaciones son
sencillas y no involucran un gran volumen de
operaciones o unidades administrativas. Es el ms
aconsejable y prctico.
2. Del proyecto piloto: es realizar un ensayo de las
recomendaciones en solo parte de la organizacin o
sistema para medir su funcionamiento, es aplicable
cuando hay relativa similitud en las condiciones que
prevalecen en la organizacin.
3. De implantacin en paralelo: es la operacin
simultnea, por un perodo determinado, tanto del
sistema actual como del que se va a implantar. Esto
permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear
graves problemas.
4. De implantacin parcial o de aproximaciones
sucesivas: consiste en seccionar y pasar de etapa en
etapa solo hasta que se haya consolidado
adecuadamente la anterior. Es un mtodo lento.

Factores que inciden en la implantacin:
a) La calidad y adaptacin de los estudios a las
condiciones de la organizacin
b) La participacin que haya tomado en el diseo
quienes estarn a cargo de la implantacin
c) La elaboracin de proyectos y del programa de
implantacin, de tal manera que se obtengan
resultados concretos parciales, mientras el
desarrollo de los mismos avanza.
d) La venta que se haya hecho del programa de
implantacin dentro de la organizacin
e) La capacidad de los responsables de la
implantacin
f) La intervencin externa de especialistas en caso
necesario
g) El trabajo en equipo

Informes de avance y seguimiento
Se debe elaborar y revisar los informes de avance
conjuntamente con el cliente, vigilando la ruta crtica, para
cumplir con las fechas de terminacin establecidas. Los
informes deben incluir los resultados de las medidas adoptadas
para verificar las bondades de las recomendaciones.
Ajustes y correcciones en la implantacin: significa evaluar
constantemente, por el grupo de implantacin, la eficacia de
las mejoras introducidas y en su caso, aplicar las medidas
correctivas necesarias.
Medicin y registro: de las variables previamente establecidas
en la etapa de diseo y planeacin una vez iniciada la
operacin
Revisin peridica: asegurar el cumplimiento de los objetivos
y resultados esperados para la implantacin del proyecto.

Ejemplo de un plan de monitoreo:
FLORECITA SUTIL CIA. LTDA
MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES
PROYECTO ESTRATGICO PARA LA
PLANTA DE CULTIVO DE FLORES

Responsables: Jefe de Planta de Cultivo
de Flores, Director de Comercio Exterior y
ventas locales
Unidad estratgica: Departamento de
presupuesto, planificacin y auditora
interna
RECOMENDACIONES PROPUESTAS
Reprogramar el presupuesto de las
compras para el ao 2004
Redefinir el plan estratgico de ventas a
Europa
Iniciar un proceso de destruccin de los
qumicos que no renen las normas de
calidad INEN e ISO
Proceder a la importacin directa y
emergente de los productos qumicos
europeos por lo menos para un trimestre
a travs del Dpto. de Comercio Exterior,
lo cual abaratar costos.
Contratar a un especialista para que
elabore un proyecto sobre produccin
de abonos orgnicos para aprovechar
reciclaje de desperdicios del
procesamiento de flores
Capacitar a los obreros en la utilizacin
de abonos orgnicos
Revisar el plan estratgico de la planta
de cultivo de flores para ajustar el
presupuesto y considerar cambios en los
qumicos y fertilizantes.

METAS O RESULTADOS ESPERADOS
Lograr que la planta de cultivo de flores
cumpla con los estndares
internacionales de ecologa.
Ampliar la cobertura a los mercados
internacionales
Instalacin de la planta para producir
abonos orgnicos

CODIGO: D.P.1234
Ejemplo de un plan de monitoreo estratgico de recomendaciones aprobado con la
administracin de un hospital:
No. Recomendaciones Responsable
implantac
Plazo Presupuesto Observac
1

2

Instalacin de un botiqun
en la sala de emergencias

Renovacin paulatina de
quirfanos
Jefatura de
abastecimientos

Planificacin y
abastecimientos
2 meses

1 ao
$ 200.000

$ 1.000.000

Primera
etapa
PROYECTOS
ESTRATGICOS

ESTRATEGIA BASICA
Responsable......................................
Unidad estratgica
Indicador de xito global.................
Fecha de monioreo..........................

CODIGO
CODIGO
GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES

1. QUE SON LOS INDICADORES?

Los indicadores son parmetros de medicin que reflejan el comportamiento
observado de un fenmeno. Representan medidas sobre aspectos no
directamente mensurables, como es el caso de muchas de las actividades y
propsitos gubernamentales: salud, educacin, bienestar social, desarrollo
econmico, etc.

Algunos ejemplos de indicadores pueden ser:

Indice de contaminacin ambiental
Tasa de mortalidad hospitalaria
Indice de crecimiento demogrfico
Tasa de desempleo
Costo promedio por alumno graduado de secundaria

Los objetivos especficos que en el marco de la Administracin Pblica se reconocen a
los indicadores de desempeo, son los siguientes:

Analizar el desempeo de las Dependencias y Entidades, vinculndolo con el
cumplimiento de los objetivos
Evaluar sistemticamente el costo de servicios pblicos y de la produccin de
bienes, as como su calidad, pertinencia e impacto social
Verificar que los recursos pblicos se utilicen con honestidad, eficacia y
eficiencia

2. TIPOS DE INDICADORES

2.1 Indicadores Estratgicos

Son los parmetros de medicin del cumplimiento de los objetivos estratgicos de
los programas sectoriales y/o actividades institucionales.

Ejemplo:

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin
Disminuir la tasa global de
fecundidad a 2 hijos por mujer
Tasa de
fecundidad
No de nacidos vivos x mujer al
ao 2004
No de mujeres de edad frtil (15-
49) aos
7.998.108
= = 3 nio s/ mujer
2.666.036

2.2 Indicadores de los proyectos

Miden el logro de los objetivos del proyecto. Permiten identificar la contribucin
que el proyecto aportar para el logro de los objetivos estratgicos

Proyecto Indicador Forma de Medicin
Incremento de la eficiencia del
proceso de seleccin para
ingresar a la licenciatura en
entrenamiento deportivo
Indice de
efectividad de
seleccin
No de bajas imputables al proceso
de seleccin
No de bajas totales (en el primer
ao de la carrera)
10
= * (100) = 17 %
60

* bajas imputables al proceso de seleccin: bajo rendimiento escolar por deficiente nivel
o insatisfaccin con la eleccin (no le gust la carrera).

Indicador estratgico al que coadyuva: ndice de eficiencia terminal

2.3 Indicadores de gestin

Proporcionan informacin sobre las funciones y procesos clave con los que opera la
dependencia o entidad. Mediante su consulta es factible detectar desviaciones que
impidan en ltimo trmino el cumplimiento de los objetivos estratgicos.

Ejemplo:

Abastecimiento

Reclutamiento de brigadas de
vacunacin
Indice de
cumplimiento

Indice de
reclutamiento
No de entregas completas y
oportunas

No total de requisiciones
No de gente en brigadas
No de gente requerida


2.4 Indicadores de servicio

Miden el cumplimiento de los estndares definidos para los servicios.

Estndar de servicio: tiempo de conexin del servicio de energa elctrica a partir de la
solicitud de servicio (aplica a servicio domstico) = dos das

Indicador No de solicitudes atendidas dentro del estndar 3.700
De servicio = --------------------------------------------------------- x 100 ---------- x 100=78
No de solicitudes recibidas 4.750

3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES

Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son:

Impacto: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y prioridades
nacionales y sectoriales en el contexto externo. Permite cuantificar
valores de tipo poltico y social. El impacto tambin puede medirse en
forma interna, cuando los servicios que se otorgan son para clientes
dentro de la misma institucin.

Preservacin de los recursos
forestales en el Estado
Indice de
reforestacin
Superficie degradada
Superficie objetivo x 100 =
18 Ha
= = 50 %
36 Ha

Cobertura: Mide el alcance de beneficios a la poblacin objetivo. La
poblacin objetivo debe ser considerada en su dimensin real.

Prevenir la morbilidad infantil
y reducir el ndice de
mortalidad
Cobertura de
vacunacin
Poblacin vacunada
Poblacin objetivo x 100 =
1.450.000
= x 100 = 96.6%
1.500.000


Eficiencia: Mide costos unitarios y productividad. Refleja la
racionalizacin en el uso de los recursos financieros, materiales y
humanos. Un proceso deficiente logra la mayor cantidad de productos o
servicios al menor costo y tiempo posibles.
Mejora la productividad en las
instalaciones de lneas de
transmisin
Indice de
productividad
en instalacin
de lneas de
transmisin

Eficiencia
administrativa
Km de lneas de transmisin
instaladas
Nmero de trabajadores
involucrados
1.000
= = 40 Km por trabaj
25

Gasto administrativo
Gasto total de operacin x 100 =
3.582.314
= x 100 = 15 %
23.402.128

Calidad: Mide el grado en que los productos y/o servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes y/o usuarios
Prevenir la morbilidad infantil
y reducir el ndice de
mortalidad
Nivel de
satisfaccin de
la poblacin
Puntuaciones obtenidas en las
encuestas individuales
Total de la muestra x 100
538
= x 100 = 77 %
700

Alineacin de recursos: Congruencia entre recursos aprobados y
suministrados (cantidad y oportunidad).

Que se cuente con los recursos
negociados para el logro de los
objetivos y metas propuestos
en cada dependencia y entidad
Indice de
suficiencia de
recursos

Indice de
oportunidad

Indice de
retraso en
asignacin
(das de retraso
Presupuesto otorgado $
x 100
Prespuesto aprobado $

$ recibido segn calendario
x 100
$ recursos programados

Diferencial de das
Fecha calendarizada de asignacin
y fecha real de asignacin

Proyecto Objetivo Indicadores
Rediseo de proceso de
almacenamiento
Reducir el nivel de mermas % de inventario daado en
almacenamiento

Indicadores estratgicos
Cobertura de demanda nacional Costo unitario por libro
Indice de oportunidad en entrega Costo administrativo como % del
costo
Indice global de satisfaccin del servicio % de produccin subcontratada
INDICADORES DE GESTION
Abastecimiento Contratacin
servicios de
distribucin
Almacenamiento Contratacin
servicios de
impresin
Produccin
Resultados/impac
to
% entregas completas
y oportunas
Resultados /
impacto
% de libros
distribuidos oportuna y
destino correcto
Resultados /
impacto
% inventario daado
en almacenamiento
Resultados /
impacto
Costo unitario total
Costo unitario promed
por nivel de tiraje
% de produccin no
entregada oportunam
Resultados /
impacto
Volumen producido vs
requerimientos
promedio ponderado
en das
Costo eficiencia
Costo promedio: papel
tinta, goma
Costo logstica
Valor de inventario
Rotacin de inventario
Paro de produccin
No. De compras
Problemas internos

Costo eficiencia
Costo unitario de
distribucin
Costo eficiencia
Costo unitario directo
promedio de
almacenamiento (ao)
Costo eficiencia
% de entregas
completas y oportunas
Costo eficiencia
Costo de produccin
total unitaria
Costo de produccin
total unit por nivel de
tiraje
% de material
desperdiciado en el
perodo
Horas de mantenimien
Total de perodo
% tiempo mquinas
descompuestas
Calidad
% rechazos
% proveedores claves
% material obsoleto
Calidad
No. rechazo libros
terminados
Indice calidad de
libros
% proveedores claves
Calidad percibida
Calidad
% de libros daados en
distribucin
Satisfaccin percibida
por el cliente en
cuanto a oportunidad,
suficiencia y estado de
libros entregados
Calidad
% rechazo libros
terminados
Indice calidad de
libros
Calidad percibida
Indicador del Proyecto
Indicador de Servicios

Proyecto Objetivo Indicadores
Informacin a estados
respecto a sus remesas
de libros
Respuesta a un mximo de 4
horas
No de aclaraciones atendidas
en un mximo de 4 horas
------------------------------- x
100
No total de solicitudes de
aclaracin recibidas

TIPOS DE INDICADORES

Indicadores
Estratgicos
Indicadores de
Proyectos
Indicadores de
Servicio
D

E

S

E

M

P

E

O

PROGRAMAS Y/O
ACTIVIDADES
INSTITUCIONALES
PROYECTOS
INSTITUCIONALES Y/O
DE INVERSION
PROCESOS
SERVICIOS
OPERATIVOS
ESTANDARES DE SERVICIO
INDICE
1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 1
1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA ..................................................................... 1
1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y
AUDITORIA FINANCIERA ....................................................................................... 2
1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU
IMPORTANCIA .......................................................................................................... 2
1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA,
ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA ......................................................................... 4
1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA AUDITORIA
DE GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE
LAS 5 Es. ...................................................................................................................... 5
1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION ............................................ 6
2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION .............................................................. 8
2.1 FASE I: ................................................................................................................... 8
FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD ..... 8
2.2 FASE II: ................................................................................................................ 11
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................. 11
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno .......................................................... 14
Ejemplo de narrativa de control interno ................................................................. 15
Ejemplo de Flujograma .......................................................................................... 16
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica ............................................ 19
2.3 FASE III. .............................................................................................................. 20
DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS
CRITICAS .................................................................................................................. 20
TCNICAS DE AUDITORIA ................................................................................... 22
CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION .............................................. 24
Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas ................................................... 26
Ejemplo de entrevista: ............................................................................................ 28
FASE IV: ........................................................................................................................ 30
COMUNICACIN DE RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORIA ................. 30
4.1 Importancia de la comunicacin de resultados ..................................................... 30
4.2 Definicin del informe de auditora...................................................................... 31
4.3 Caractersticas del informe ................................................................................... 31
4.4 Tipos de informes ................................................................................................. 32
4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV ..................................................................... 32
Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda: .............................. 34
Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital .................................. 35
Ejemplo de carta informe de auditora ....................................................................... 36
FASE V. MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES JUNTO CON
LA ADMINISTRACIN ............................................................................................... 37
5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones ..... 37
Ejemplo de un plan de monitoreo: .............................................................................. 41
GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES .................................................. 43
1. QUE SON LOS INDICADORES? ........................................................................ 43
2. TIPOS DE INDICADORES ................................................................................... 43
3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES .................. 45

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AUDITORIA DE GESTION

Ing. Jenny Basantes A. 1

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