Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)www.documentalistas.org

1ESTADO DE LOS AVANCES ARCHIVÍSTICOS EN REPÚBLICA DOMINICANA

Roberto CassáDirector del Archivo General de la NaciónMe place ante todo extenderles los saludos del secretario de Estado de Cultura deRepública Dominicana, licenciado José Rafael Lantigua, quien me pidió representarloen este encuentro.Desde hace más de dos años, por instrucciones del presidente de la RepúblicaDominicana, doctor Leonel Fernández, se ha iniciado la aplicación de un plan derehabilitación y desarrollo del Archivo General de la Nación, como primer eslabónorientado al rescate de la memoria documental de la nación. El presidente Fernándezacogió una propuesta previa de la Academia Dominicana de la Historia e instruyó alsecretario de Estado de Cultura para que la designación del director del Archivo sehiciera por recomendación de la Academia.Al obrar en tal sentido, el presidente Fernández manifestaba tener conciencia dela importancia pero también de las dificultades que comporta un proyecto de estanaturaleza en un país con pobre tradición archivística. Aunque en la década de 1930,durante la dictadura de Rafael Leonidas Trujillo, con la fundación del Archivo Generalde la Nación, se sentaron las bases de una gestión archivística adecuada, en las décadasrecientes se produjo un deterioro en todos los órdenes. Pero, con el proyecto definidopor instrucciones del jefe del Estado, no se perseguía meramente de retornar a unacalidad perdida, sino de aplicar actualizaciones en tecnología, sobre todo informática,como recurso obligado para dar lugar a una práctica ajustada al tiempo presente.En tal sentido, la propuesta se puede inscribir en los conceptos del gobiernoelectrónico, que forman parte de los planes para la modernización de la gestión estatal.Además de este componente técnico-administrativo, prima una concepción de laarchivística normada por una progresiva interrelación con la sociedad, de forma quecontribuya al buen uso de la documentación en beneficio de los derechos de lapoblación y el desarrollo cultural de la nación.La búsqueda de soluciones tecnológicas en ningún momento se ha erigido enfetiche; responde a la percepción de que con ellas se estaría en condiciones de adecuarsea los requerimientos de conservación, organización, descripción y difusión delpatrimonio documental. Es lo que explica que, en la evaluación entre las dos tecnologíasprincipales para el copiado de los documentos, se llegara a la conclusión de queprocedía enrumbarse por la digital y no por el microfilm. Se sopesó que, aunque elmicrofilm ofrece mayores garantías de conservación, los avances de la informáticapermiten manejar las variaciones de los formatos de imágenes sin riesgos deencrucijadas. El formato digital, inequívocamente, permite un manejo rápido y versátil,abierto a múltiples procedimientos de difusión. De todas maneras, se llegó a laconclusión de que convenía microfilmar varios millones de imágenes y guardar losrollos en lugares de máxima seguridad.

Presentado en la Conferencia Excol 07, Bogotá, Colombia, 23-27 de mayo de 2007.

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2Un primer esfuerzo se ha orientado, por consiguiente, a la digitalización y nuevadescripción por vía electrónica de los fondos más antiguos, los de mayor valor históricoy, hasta donde sea posible, los más demandados por los usuarios. Se decidió concederprioridad a las porciones de mayor valor de la documentación anterior a 1930, encantidad superior a veinte millones de imágenes, a las cuales se debe adicionar elmaterial hemerográfico hasta 1961, el fondo bibliográfico de valor histórico, lascolecciones más antiguas de fotografías y otros materiales.Para la digitalización de este patrimonio se ha conformado un centro decómputos, escalable en esta etapa hasta 100 teras de memoria. Para llenar losrequerimientos en etapas ulteriores, está prevista la relación con el NAP del Caribe(siglas en inglés de Punto de Acceso a la Red), próximo a iniciar sus operaciones en elParque Cibernético de las Américas. Se adquirieron cinco escáneres cenitales de altaresolución de tamaño DIN A-2, uno de ellos a color, y otro DIN A-1, este último paraperiódicos, afiches, planos y mapas. Para fotografía se han adquirido tres escáneresespecializados y para los materiales audiovisuales los equipos que transfieren losdistintos formatos analógicos al digital. Un último equipo a ser instalado próximamentepermitirá la digitalización de la documentación copiada en microfilmes, lo que entreotros beneficios pondrá al alcance de los interesados documentaciones existentes enEspaña, Francia, Inglaterra, Estados Unidos y otros países.En el ínterin se abordó lo relativo al software de gestión archivística, con vistasprioritariamente a materiales digitalizados. Inicialmente se optó por la confección de unprograma de código abierto, por un equipo dirigido por el ingeniero José ArístidesCorona, para ser compartido con todas las instituciones del país y del exterior que así lodeseasen. Al cabo de un año se logró el esbozo de un prometedor producto, pero noresultó factible que llenara todos los requerimientos de aplicaciones en ese lapso, por loque hubo que detener el proceso y esperar a mejores condiciones, eventualmente frutode la colaboración con otros países. La urgencia para iniciar la digitalización masivaaconsejó la adquisición de un software de una empresa española, el cual se estáutilizando desde hace cierto tiempo. Lo más relevante de este instrumento es quepermite asociar la imagen del documento escaneado con la

data

resultante de ladescripción.Estos dispositivos se han logrado en buena medida gracias a la asesoría de laempresa española Vinfra. En un informe que recoge las observaciones de una primeravisita, efectuada en mayo de 2005, los ejecutivos de Vinfra Luís Framit y Juan ManuelPérez formularon recomendaciones de soluciones tecnológicas adaptadas a lascondiciones del país. Otros técnicos de esa empresa han contribuido con posterioridad aformar el personal que labora en digitalización y proveen una asesoría continua.Atendiendo a experiencias habidas en digitalización masiva, algunas de ellasparcial o totalmente fallidas, se ha procurado montar un dispositivo informáticosusceptible de migraciones a nuevos formatos. De la misma manera, se ha conformadoun equipo de control de calidad de las imágenes, con la presencia de tres jóvenesingenieras surcoreanas que laboran como cooperantes del gobierno de su país.La principal ventaja de la digitalización radica en el fácil acceso a los materialespor medio de Internet o de una intranet. Para que esto alcance sus mejores

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3potencialidades, requiere acompañarse de un tipo de descripción ajustado aprocedimientos expeditos de búsqueda, conforme a las posibilidades que brinda lainformática. A tal efecto, se ha procedido a un plan de descripción pautado por losrequerimientos de la Norma ISAD-G del Consejo Internacional de Archivos. Se apuntaa la regularización de los procedimientos descriptivos en todo el país con vistas a lapróxima promulgación de la Ley General de Archivos.Para el trazado de una estrategia operativa de desarrollo de la descripción secontó con la asesoría honorífica del archivero español Manuel Romero Tallafigo. Elprimer esfuerzo se llevó a cabo con la realización de un inventario topográfico, quecubre todos los fondos, con excepción del proveniente del Palacio Nacional, todavía enfase de normalización. Hoy se puede ubicar cualquier unidad de instalación en escasosminutos, por lo que las demandas de los usuarios comúnmente se satisfacen enalrededor de un cuarto de hora. Inmediatamente después se procedió a una primera fasede descripción, a nivel de unidad de instalación, de los fondos antiguos a serdigitalizados, en número cercano a veinte mil.Desde hace varios meses se procede a una segunda fase de descripción porexpediente, escala que se ha considerado suficiente para apoyar las primeras búsquedasde los usuarios. Solo en colecciones o series especiales, conforme a su relevanciahistórica o administrativa, se procederá en el corto plazo a descripciones pordocumentos. Es lo que se ha hecho con varias series de secretarías de Estado, con laColección del historiador nacional José Gabriel García, los documentos de RealHacienda de la época colonial, los llamados archivos reales de las villas de la regiónEste, que se remontan a inicios del siglo XVII, y la colección de Bernardo Vega,contentiva sobre todo de copias de correspondencia diplomática de Estados Unidos.Ahora bien, ante la existencia de numerosas relaciones de entrega, en general de unaceptable estándar de calidad, muchas de ellas confeccionadas cuando se realizarontransferencias al AGN, se ha considerado conveniente insertarlas en la macro-descripción por fondos o series. Lo mismo está supuesto a llevarse a cabo con otrosinstrumentos descriptivos que se prepararon en las décadas en que se llevó a cabo unagestión archivística adecuada. De esta manera, se pondrá a disposición de los usuarios elmayor cúmulo posible de instrumentos descriptivos en formato electrónico.Previamente al inicio de la descripción de un fondo, se adoptan solucionesparticulares. Se procede a estudiar el fondo y a identificar las series con el fin de adaptarel formato general de ficha. Esta labor es llevada a cabo por un comité de descripcióncoordinado por la archivera cubana Olga Pedierro, cuya asesoría ha sido posible envirtud de un convenio de cooperación con el Archivo Nacional de Cuba. Lasinformaciones que se están compilando enriquecen la versión preliminar del censo guíay cuadro general de clasificación, confeccionada por un equipo coordinado porRaimundo González, subdirector del AGN hasta hace poco tiempo.Una última labor que se lleva a cabo en el proceso de descripción radica en lapreparación de un tesauro. Un equipo coordina la tarea de uniformar los descriptoresque van identificando los técnicos archiveros en el proceso de descripción de losexpedientes. Se ha obtenido una asesoría, que incluye el entrenamiento del personal,mediante convenio con la Universidad Carlos III, a cargo de los profesores JoséAntonio Moreiro y Sonia Sánchez. También supuesto a manejarse por Internet, el