Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)www.documentalistas.org

EXCOL’07

LOS ARCHIVOS ESPAÑOLES EN LA CAPITALIBEROAMERICANA DE LA CULTURA Y EL LIBRO

CONFERENCIA

LA CALIDAD EN LOS ARCHIVOS Y LOS DOCUMENTOS

Jorge A. Montoya Godoy

Técnico en microfilmación (33 años de experiencia) – OEA / GenealogicalSociety – Salt Lake City, Utah; Control de Calidad – Servicio Nacional deAprendizaje – Sena; Gestión de Calidad – Icontec; Gestión Documental(diplomado) – Pontificia Universidad Javeriana; Miembro de la FundaciónArchiblios y del Comité de Reprógrafia del Archivo General de la Nación;Docente en los diplomados de gestión documental y cursos de microfilmación –Universidad Javeriana y Archivo General de la Nacional, respectivamente.

Abstrac

El propósito de esta conferencia es la de visualizar la experiencia del autor enmateria de lo que ha sido la aplicación de las técnicas de calidad en losarchivos, y se dirige a que el archivista tome conciencia de la importancia quetiene la calidad en los procesos archivisticos y los documentos, y por lo tanto,debe tomar la iniciativa de implementar su propio sistema de control de lacalida, sin esperar a que la institución sea la que lo desarrolle. La conferenciaesta desarrollada sobre las falencias mas visibles que se presentan en losarchivos de Colombia.

Conferencia

No es sencillo hablar de calidad, y a la misma vez debatirlaen un espacio de tiempo tan corto como el que nos ocupaen EXCOL’07, sin embargo, trataré de exponer lo que heaprendido a lo largo de 33 años de experiencia en elámbito de los archivos, y en especial lo relacionado con lamicrofilmación y su control de la calidad, lo cual me obligó

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y aún me exige a acudir a carreras afines, como son: laadministración de empresas, administración documental, laestadística y la ingeniería industrial (organización ymétodos – calidad y control estadístico de la calidad), parapoder entender y resolver los problemas, que a diario seme han presentado en el diario transcurrir de mi trabajo enel otrora Archivo Nacional de Colombia (hoy ArchivoGeneral de la Nación) y en las empresas de servicio en lasque me he venido desempeñando.Desde antes y para esta ocasión he venido consultandolibros y paginas en Internet sobre lo que es la calidad en losarchivos y el como controlarla, no obstante mis esfuerzos,no he encontrado respuestas concretas que me satisfagan,por cuanto, todos los discursos, no son otra cosa que larepetidera de lo que es la filosofía de la calidad, lo que serelaciona con las diferentes tipos de certificación de ISO9000 y lo que se refiere al empleo de normas técnicas.Tratare pues, de exponer en forma sencilla, lo queconsidero importante se debe reflexionar y tener presenteal pensar en un programa práctico de la calidad en losarchivos y en los documentos, cosa que en la actualidad noocurre, por lo menos en el medio colombiano.Comencemos primero, por considerar la institución, todaempresa dentro de lo orgánico - funcional tiene funciones oprocesos de apoyo y misionales, siendo lo misional laproducción de bienes y servicios, de esto no escapanaquellas instituciones archivísticas que existen en cadapaís, caso de Colombia, Archivo General de la Nación,Archivo de Bogota, Archivo Histórico de Antioquia, y otrostantos que existen con el nombre de Archivo …; donde suparte misional es el acopio de la documentación de lasdistintas estancias del Estado o de las que a cada una deellas esta inscrita, esta situación no quiere decir que estasinstituciones sean el archivo, solo son la institución. Si bienlas políticas de calidad de una institución cubren la

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generalidad de la empresa, y tiene como principio que lacalidad es un compromiso de cada área y de cadafuncionario, parte de su trabajo se dirige o apoya directa oindirectamente a la parte misional, por lo tanto, no ha todose le puede hacer

control de calidad

, pues resultaríademasiado costoso, de tal manera que los mayoresesfuerzos se encaminan a la parte misional, y esa parte nocontempla el archivo de la institución, el archivo del quehablamos los archivistas, el que recoge y dispone losarchivos de gestión de nuestras empresas.Pongamos ahora en miramiento nuestro archivo, el de lainstitución; por lo menos en Colombia, nuestro archivo esuna oficina que depende de …, y que en la mayoría de lasveces, para no decir la totalidad, la oficina que nos rige notiene conexión alguna con nuestro trabajo (serviciosgenerales por lo regular, en donde somos similares aescobas, enseres y otros), a esto se suma que lasfunciones asignadas al área y a sus funcionarios, estándiseñadas solo para actuar dentro del recinto denominadoarchivo, o bien, archivo y correspondencia, lo que en ciertamedida limita las acciones del archivista, sobre todo la delarchivista director o jefe, para actuar o proponer políticasinstitucionales que ayuden a mejorar el manejo yadministración de los documentos y el archivo, sin contarque el propio archivista es responsable dada su dejadez yactitud cómoda limitándose a cumplir solo lo que estaescrito en los manuales de funciones. Personalmentepienso ante lo expuesto, que el archivo es una empresa deservicios archivísticos, creada por la misma institución, yque debería tener una estructura como tal, cuyas funcionescontemplaran principalmente la asesoría completa enmateria de documentos, organización, custodia y serviciosde consulta e investigación, y lo mas importante crearverdaderos sistemas de información que apoyen en formareal la toma de decisiones; Con esta posición podríamosdecir, que el archivista debería comenzar sus funciones en