dolors visa

Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)www.documentalistas.org1

EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOSA LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Autora: Dolors Visa

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:Tradicionalmente hemos representado un papel “pasivo” frente a losdocumentos y ante la sociedad, hemos sido los grandes “curadores” de todoaquello que se nos ha dejado bajo nuestra guarda y custodia, pero la apariciónde la sociedad de la información nos ha empujado a nuevos planteamientosprofesionales.Ante las nuevas tecnologías hemos mostrado una lenta capacidad dereacción y además no hemos conseguido demasiado consenso profesional, lasposturas arcaicas de mantenernos en el lugar tradicionalmente asignado nosha conllevado el enfrentamiento profesional con otras disciplinas, mas cercanasa las nuevas tecnologías y obviamente una perdida de terreno en el desarrolloprofesional.Debemos aceptar que nuestra formación académica no reflejaba lasnecesidades del mundo en que deberíamos desarrollarnos profesionalmente,mientras nos preparábamos con la paleografía y el latín, la sociedad nosdemandaba la aplicación de las nuevas tecnologías ante uno de los problemasmás imprevistos y acuciantes; el incremento en progresión geométrica de ladocumentación en papel.La aparición de las nuevas tecnologías alimentó el sueño de muchosadministradores y gestores: la desaparición del papel, el computador aparecíacomo el ángel de liberación, siendo más que evidente después de variasdécadas de nuevas tecnologías que por ahora sigue siendo un sueñoimposible, pero lo que es más grave, es que las nuevas tecnologías no solo nohan eliminado el papel de nuestros escritorios, sino que lo ha multiplicadoexponencialmente.Ante esta realidad inaplazable, todas las administraciones tanto públicascomo privadas han demandado soluciones y ahí han aparecido nuestros más

Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)www.documentalistas.org2

hábiles competidores, ingenieros de sistemas y documentalistas, ofreciendotoda suerte de soluciones, ante clientes que desconocen el papel del archivista.La solución que demanda nuestra sociedad, esta basada en darrespuesta a la liberación del voluminoso papel y sobre todo, no hay queolvidarlo, en poder dar respuestas a las necesidades de información decualquier institución.A partir de estas necesidades, nuestra obligación está en dar respuestasy empezar a modificar hábitos; si hasta ahora, habíamos actuado al final delproceso, “recogiendo” la documentación, era el momento de empezar a trabajardesde el principio, actuando sobre los “productores” de documentos,verdaderas legiones de funcionarios, que hicieron de la copia y la multicopia undeporte habitual.Si además nuestro papel estaba tradicionalmente ligado a laadministración pública, debíamos plantearnos nuestro desarrollo profesionaldelante de empresas que necesitaban de nuestras habilidades yconocimientos, sin olvidar que la modernización de las instituciones públicas hallevado a aplicar conceptos de eficacia y eficiencia para mejorar la respuesta alciudadano en naciones donde el derecho de éstos es una máxima democrática.Estos principios de eficacia y eficiencia, se unen a unas máximasaplicables tanto a la administración pública como privada, la excelencia y lacalidad de los productos tanto si son bienes o servicios.Para llegar a dar respuestas eficaces y eficientes debemos conocer afondo el amplio mercado que tenemos frente a nosotros; y no me refieroúnicamente a realizar estudios de mercado, sino conocer como actuar en estenuevo panorama, es necesario saber evaluar diferentes parámetros tales comovolúmenes generados, flujos de trabajo (workflow), costes, tiempos invertidos,soportes utilizados, etc....Evidentemente, que nuestra formación tiene deficiencias pero no porello, dejaremos de hacer lo que sí sabemos hacer, es necesario pues que nonos rindamos frente a retos que son subsanables con una adecuada “alianzaestratégica” con otros profesionales, esencialmente con el departamento de

Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)www.documentalistas.org3

sistemas, se trata de que ambos profesionales se complementen en una tareaúnica, la organización y el buen desarrollo de un sistema de gestióndocumental para dar respuestas adecuadas a las entidades u organizacionesque requieran de soluciones.Para poder ofrecer resultados tenemos que utilizar tanto en eldiagnóstico como en la aplicación del sistema, métodos de planificaciónestratégica (DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) ydemostrar que nuestra mejor fortaleza es hacer nuestro trabajo; recoger,clasificar, ordenar y responder adecuadamente a las necesidades de búsquedade información.UNA ALIANZA ESTRATEGICA: ARCHIVISTA-EMPRESADesde el inicio de nuestra profesión nos hemos vinculadoinexorablemente a la administración pública, por la necesidad de salvaguardarla memoria histórica y defender las funciones de los diferentes poderes en basea la demostración escrita, efectivamente seguimos siendo garantes dederechos y deberes, pero nuestra habilidad tiene un mercado más amplio y quenos demanda con más insistencia.Las máximas que rigen a la empresa privada son, esencialmente, elpragmatismo y la obtención de resultados, de entrada, los planteamientoshistoricistas no están contemplados, su inquietud esta basada en la inmediatez,sobretodo a la hora de tomar decisiones y obtener respuestas para adelantaractuaciones estratégicas y dar respuesta a requerimientos de clientes yadministraciones. Si los archivistas estamos en condiciones de dar respuesta aestas necesidades, sin importar como se nos denomine; gestores de lainformación, asesores documentales o archivistas como tal, podemos ocupar lafranja de mercado laboral que nos corresponde, atendiendo a nuestrashabilidades.Creo firmemente, que nuestro primer paso en este camino es laconsultoría. Nuestro colectivo, en muchas ocasiones se ha visto limitado por elhecho de “exigir” la contratación de un profesional en planta, pero si queremos