STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

(FKIP)


UNIVERSITAS SERAMBI MEKKAH
BANDA ACEH

2010





KATA PENGANTAR


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT bahwa dengan rahmat
dan ijin-Nyalah kami telah menyelesaikan tentang Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang akan dipergunakan untuk panduan mahasiswa dalam menjalankan
administrasi akademik dan keuangan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Serambi Mekkah.

Dalam menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) ini hasil
koordinasi dengan Bagian Akademik dan Keuangan yang berisi banyak tentang
prosedur- prosedur yang akan dijalankan oleh mahasiswa, seperti prosedur
pindah kelas, cuti, aktif, pindah jurusan, dan lain sebagainya.

Akhirnya penyusun berharap agar SOP ini dapat dipergunakan sebaik-
baiknya oleh bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur ini.








Banda Aceh, Januari 2010

Penyusun,

Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan













PROSEDUR PINDAH KELAS


Bagian yang melaksanakan :
1. Kaur. Akademik
2. Staf Akademik
3. Mahasiswa


Tata Cara:
1. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah kelas ditujukan kepada Bidang.
Akademik (tertandatangan)
2. Surat permohonan diberikan kepada Staf Akademik
3. Staf Akademik memvalidasi permohonan tersebut (apakah layak dapat masuk
di kelas baru)
4. Bila tidak Informasikan hal tersebut LANGSUNG kepada mahasiswa yang
bersangkutan
5. Bila layak, staf akademik memberikan acc pada surat permohonan
mahasiswa
6. Dari staf, mahasiswa membawa surat permohonan acc ke Bi d a n g
Akademik
7. Mahasiswa mengisi formulir pindah kelas tanda tangan mahasiswa dan
mengetahui Bid. Akademik (sebelumnya Akademik harus membuat formulir
pindah kelas)
8. Mahasiswa membawa formulir pindah kelas acc ke staf akademik
9. Staf Akademik melakukan perubahan di Data Situs
10. Staf Akademik mengarsipkan dokumen
11. Kaur. Mengarsipkan dokumen
12. Pindah Kelas Selesai


















PROSEDUR PINDAH JURUSAN


Bagian yang melaksanakan :
1. Ka. Prodi
2. Kaur. Akademik
3. Staf Akademik
4. Mahasiswa
5. Orang Tua Mahasiswa


Tata Cara:

1. Pindah jurusan berlaku apabila mahasiswa telah menempuh mata kuliah
sekurang-kurangnya 2 semester
2. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah jurusan ditujukan
kepada Ka.Prodi up.kaur.akademik ditandatangani oleh Mahasiswa
(bermaterai 6000) dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan mata
kuliah yang telah ditempuh
3. Mahasiswa mengisi formulir pindah jurusan tanda tangan mahasiswa dan
mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kaur. Akademik harus membuat
formulir pindah jurusan)
4. Mahasiswa memberikan formulir acc dan lampiran mata kuliah kepada Ka.
Prodi untuk dilaksanakan konversi
5. Mahasiswa melakukan pembayaran konversi ke Bagian Keuangan
6. Mahasiswa memberikan bukti pembayaran konversi ke Ka. Prodi
7. Mahasiswa menerima hasil konversi dari Ka. Prodi dan mencopy 1
lembar
8. Mahasiswa memberikan copy hasil konversi ke staf akademik
9. Staf Akademik melakukan perubahan pada Situs serta memindahkan status
menjadi mahasiswa konversi penilaian dialihkan kepada sistem manual
(*.xls)
10. Staf mengarsipkan dokumen
11. Kaur. Mengarsipkan dokumen
12. Ka. Prodi mengarsipkan dokumen
13. Selesai









PROSEDUR CUTI KULIAH


Bagian yang melaksanakan :
1. Ka.Prodi
2. Kaur. Akademik
3. Staf Akademik
4. Keuangan
5. Mahasiswa
6. Orang Tua Mahasiswa


Tata Cara:
1. Syarat cuti diharuskan dilakukan untuk 2 semester
2. Mahasiswa membuat surat permohonan cuti ditujukan kepada Ka.Prodi.
Up.Kaur.Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa (bermaterai 6000) dan
mengetahui Orang Tua dengan melampirkan mata kuliah yang telah ditempuh
3. Surat permohonan diberikan kepada Kaur Akademik
4. Mahasiswa mengisi formulir cuti tanda tangan mahasiswa dan mengetahui
Kaur. Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir cuti)
5. Mahasiswa melakukan pembayaran cuti ke Bagian Keuangan
6. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran cuti
7. Mahasiswa memberikan 2 formulir acc dan pembayaran cuti (copy) ke Kaur.
Akademik
8. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran cuti
(copy) ke staf akademik
9. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (CT)
10. Staf. Akademik mengarsipkan Dokumen
11. Kaur. Akademik mengarsipkan Dokumen
12. Selesai

















PROSEDUR AKTIF KULIAH


Bagian yang melaksanakan :
1. Ka.Prodi
2. Kaur. Akademik
3. Staf Akademik
4. Keuangan
5. Mahasiswa
6. Orang Tua Mahasiswa


Tata Cara:
1. Mahasiswa membuat surat permohonan aktif ditujukan kepada Ka.Prodi up.
Kaur. Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang
Tua dengan melampirkan mata kuliah yang telah ditempuh (setelah 2
semester)
2. Kaur. Akademik memvalidasi bukti cuti dengan surat permohonan aktif
3. Mahasiswa mengisi formulir aktif kuliah tanda tangan mahasiswa dan Kaur.
Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir aktif)
4. Mahasiswa melakukan pembayaran aktif kuliah ke Bagian Keuangan
5. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran aktif
6. Mahasiswa memberikan formulir acc dan bukti pembayaran aktif (copy) ke
Kaur. Akademik
7. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran aktif
(copy) ke staf akademik
8. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (AK)
9. Staf mengarsipkan dokumen
10. Kaur. Mengarsipkan dokumen
11. Selesai


















PROSEDUR UJIAN SUSULAN

Bagian yang melaksanakan :
1. Kaur. Akademik
2. Dosen
3. Staf Akademik
4. Mahasiswa
5. Orang Tua Mahasiswa / Pejabat yang memerintahkan


Tata Cara:
1. Syarat permohonan ujian susulan mahasiswa dalam kondisi sakit atau tugas
kerja
2. Syarat permohonan surat ujian susulan diberikan pada saat sebelum masa
ujian selesai
3. Syarat penyelenggaraan batas ujian susulan dilaksanakan 2 minggu
setelah ujian selesai
4. Mahasiswa membuat surat permohonan ujian susulan ditujukan kepada Kaur.
Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang Tua atau
pejabat (bila urusan dinas) dengan melampirkan bukti alasan tidak mengikuti
ujian (surat keterangan dokter / jadwal tugas) dan kartu ujian
5. Kaur. Akademik memvalidasi surat permohonan dan kartu ujian
6. Mahasiswa menerima surat ujian susulan yang telah ditandatangani oleh
Kaur. Akademik
7. Mahasiswa mencopy surat ujian susulan sebanyak dosen yang akan
diberikan
8. Kaur. Akademik memberikan cap stampel basah pada surat yang telah
dicopy
9. Mahasiswa membawa surat ujian susulan kepada Dosen
yang bersangkutan
10. Setelah ada penilaian, dosen memberikan nilai tersebut kepada staf
akademik
11. Kaur. Mengarsipkan dokumen
12. Selesai












PROSEDUR PEMBUATAN SURAT AKTIF

Bagian yang melaksanakan :
1. Dekan
2. Sekretaris Dekan
3. Kaur. Akademik
4. Keuangan
5. Mahasiswa


Tata Cara:
1. Syarat pembuatan surat aktif, pada mahasiswa yang terbukti secara
administratif aktif (lunas angsuran-1)
2. Mahasiswa meminta bukti lunas angsuran-1 ke Bagian Keuangan
3. Mahasiswa mengisi buku pemesanan surat aktif dengan dibuktikan lunas
angsuran-1 dari keuangan
4. Kaur. Akademik membuat surat aktif tanda tangan Dekan
5. Dekan menandatangani Surat Aktif
6. Kaur. Akademik memberikan surat aktif (ttd dekan) ke staf akademik
7. Mahasiswa meminta pesanan surat aktif ke Staf Akademik
8. Selesai






























PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN
KRS UNTUK REGULER


Bagian yang melaksanakan :
1. Bank
2. Bagian Keuangan
3. Penasehat Akademik
4. Staf Akademik
5. Mahasiswa


Tata Cara:
1. Mahasiswa membayar biaya angsuran-1 ke bank yang telah ditunjuk oleh
Bagian Keuangan
2. Mahasiswa mengcopy bukti pembayaran
3. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran (asli) angsuran-1 ke Bagian
Keuangan
4. Mahasiswa mengambil KRS manual yang telah divalidasi oleh Bagian
Keuangan
5. Mahasiswa mengisi KRS sesuai dengan petunjuk mata kuliah yang telah
diterbitkan oleh prodi masing-masing
6. Mahasiswa melakukan pembimbingan akademik kepada dosen penasehat
akademik yang telah ditunjuk oleh Ka. PRODI
7. Dosen penasehat akademik mencatat hasil pembimbingan mahasiswa
8. Mahasiswa menyerahkan KRS acc ke Staf akademik (warna biru) dan
(warna putih) untuk arsip mahasiswa
9. Selesai
10. Pembimbingan selanjutnya, mahasiswa tinggal menghubungi Penasehat
Akademik (PA) untuk melakukan pembimbingan akademik
11. Dosen PA mencatat hasil pembimbingan mahasiswa pada daftar
pembimbingan akademik














PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN KRS
UNTUK (KONVERSI)


Bagian yang melaksanakan :
1. Bank
2. Ka. Prodi
3. Bagian Keuangan
4. Staf Akademik
5. Mahasiswa


Tata Cara:
1. Mahasiswa melakukan konsultasi mata kuliah yang akan diambil sambil
mencatat pada kertas kosong dan acc Ka. Prodi
2. Mahasiswa mengambil KRS manual kosong ke Bagian Keuangan
dengan menunjukkan bukti acc catatan hasil dari Ka. Prodi
3. Mahasiswa melihat jadwal kuliah dengan membandingkan mata kuliah yang
telah diambil (bilamana terdapat bentrok)
4. Bila ada terjadi bentrok, konsultasikan kembali ke Ka. Prodi mengenai
alternatif mata kuliah yang akan diambil (ulangi langkah-3 bila terjadi
bentrok kembali)
5. Bila tidak, mahasiswa mencatat mata kuliah yang diambil pada KRS
6. Mahasiswa mendatangi Penasehat Akademik untuk konsultasi akademik
dan tanda tangan KRS
7. Mahasiswa melakukan konsultasi kepada bagian keuangan tentang berapa
biaya yang harus di bayar dengan menunjukkan KRS acc
8. Mahasiswa melakukan pembayaran pada Bank yang telah ditunjuk oleh bagian
keuangan
9. Mahasiswa mencopy bukti pembayaran
10. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran pada bagian keuangan dengan
membawa KRS acc untuk divalidasi
11. Mahasiswa menyerahkan KRS (biru) validasi keuangan ke Staf Akademik.
Dan warna putih untuk mahasiswa
12. Selesai











PROSEDUR SP
Bagian yang melaksanakan :
1. Dekan 5. Bagian Keuangan
2. Ka. Prodi 6. PBM
3. Kaur. Akademik 7. Mahasiswa
4. Staf Akademik

Syarat SP :
a. Melampirkan copy KHS Nilai mata kuliah yang mendapatkan D dan C
b. Mengisi formulir pendaftaran
c. Membayar biaya SP ke bagian keuangan
d. Maksimum sks yang dapat diambil adalah 12 16 sks
e. Peserta SP minimal 10 orang
f. Jumlah pertemuan SP adalah minimal 6 kali pertemuan + 1 untuk Ujian

Tata Cara:
1. Dekan membuat surat tugas untuk kepanitiaan SP
2. Kaur. Akademik membuat pengumuman SP
3. Kaur. Akademik membuat formulir pendaftaran SP dan diberikan ke Staf
Akademik
4. PBM mengumumkan masa pendaftaran SP
5. Mahasiswa mengambil formulir ke Staf Akademik
6. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran dengan melampirkan foto copy KHS
matakuliah yang akan di SP
7. Kaur. Akademik merekap hasil validasi dari pendaftaran
8. Hasil rekap dikoordinasikan dengan Ka. Prodi dan bagian keuangan untuk
ditetapkan dosen pengampu dan untuk menetapkan matakuliah apa saja yang
terbit
9. Ka. Prodi menetapkan dan menghubungi dosen pengampu matakuliah
10. Kaur. Akademik menerbitkan/mengumumkan Mata Kuliah yang akan di SP
11. Kaur. Akademik membuat jadwal SP dan menerbitkan jadwal SP
12. Mahasiswa menghubungi bagian keuangan untuk menanyakan berapa jumlah
yang harus dibayarkan
13. Mahasiswa membayar biaya SP ke bank yang ditunjuk berdasarkan
petunjuk dari bagian keuangan
14. Mahasiswa mengkopi slip pembayaran SP
15. Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran ke bagian keuangan
16. Mahasiswa menyerahkan copy slip yang telah tervalidasi oleh bagian
keuangan ke Kaur. Akademik
17. Mahasiswa mencatat jadwal SP
18. Perkuliahan berlangsung
PROSEDUR UJIAN SP

Bagian yang melaksanakan :
1. Dosen
2. Staf Akademik


Tata Cara:
1. Ujian dilakukan setelah proses perkuliahan SP berakhir sampai dengan 6
pertemuan
2. Dosen mengumpulkan soal ujian ke Staf Akademik
3. Staf Akademik memberikan tanda terima penyerahan soal ujian
4. Staf Akademik menggandakan soal untuk ujian
5. Dosen mengambil soal untuk ujian ke Staf Akademik dan Pengawasan
langsung di laksanakan oleh dosen Ybs
6. Dosen menandatangani bukti pengawasan ujian ke Staf Akademik





































PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI SP

Bagian yang melaksanakan :
1. Dosen
2. Staf Akademik


Tata Cara:
1. Masa pengumpulan nilai selama 6 hari
2. Batas pengumpulan nilai ujian setelah 1 minggu masa ujian selesai
3. Dosen mengumpulkan nilai ke Staf Akademik
4. Staf Akademik langsung memasukkan ke SITUS
5. Staf Akademik mencetak KHS hasil perbaikan 3 hari setelah masa
pengumpulan nilai selesai