Conoce ms sobre Oracle Primavera P6 EPPM

Con el aumento de proyectos que se realizan en simultneo en tu organizacin es importante y

necesario que trabajes con una herramienta que te permita manejar el portafolio de proyectos de
tu empresa de forma eficiente y que gracias a los clculos realizados te permita tomar decisiones
rpidas para mejorar el desarrollo de los proyectos y el crecimiento de tu organizacin. Esto es
muy importante ya que toda organizacin crece con proyectos.
Es as que Oracle Primavera P6 EPPM te permite gestionar eficientemente el portafolio de
proyectos de tu organizacin y en este artculo queremos brindarte algunas nociones bsicas de
cmo debe implementarse este software, adems de comentar algunas nuevas funciones de las
versiones recientes del software que estamos seguros te interesarn.
En muchas compaas, aunque el alcance y duracin pueden variar, los proyectos tienden a tener
objetivos similares como: mejorar la calidad, reducir costos, incrementar la productividad e
ingresos, reducir los tiempos de entrega y agilizar las operaciones. A menudo, el objetivo final es
obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Controlar estos proyectos se vuelve cada vez ms difcil, especialmente si se planifican y ejecutan
por equipos de proyectos que se encuentran distribuidos a lo largo de mltiples ubicaciones
geogrficas. La organizacin necesita asegurar que cada equipo de proyecto mantenga la ruta
planificada de su proyecto sin perder de vista los objetivos de la compaa.
Como empresa, la gestin de proyectos usando Oracle Primavera P6 EPPM permite a los equipos
de proyectos planificar y controlar su trabajo mientras provee un entendimiento continuo y
centralizado del progreso y rendimiento del trabajo del proyecto.
As, para empezar el proceso de implementacin de Oracle Primavera P6 EPPM es bueno que
desees ampliar los objetivos de la gestin de proyectos de tu organizacin para enfocarte en un
entorno multiusuario, colaborativo y basado en mltiples roles.
Estos objetivos especficos pueden incluir:
Proveer a la oficina de proyectos con acceso dinmico a la informacin de estado de los
proyectos, de forma que puedan usar dicha informacin para tomar mejores decisiones.
Mejorar la eficiencia del uso de los recursos mediante la asignacin correcta de la mano de
obra segn la capacidad de la organizacin, la comunicacin de metodologas segn la
tipologa de los proyectos y poder estimar la necesidad futura de recursos con mayor
realismo.
Aumentar la productividad a lo largo de todo el equipo de proyectos como resultado de la
colaboracin continua entre todos.
Mejorar la comunicacin con todos los involucrados del proyecto mediante el uso de
productos organizacionales integrados que coloquen la informacin del proyecto en los
escritorios de cada participante.
Aumentar la rendicin de cuentas haciendo que la informacin de estado del proyecto sea
ms consistente y resumida a la vez de estar disponible para la alta gerencia.
Incrementar la calidad y satisfaccin del cliente mediante el uso y reso de buenas
prcticas, lecciones aprendidas y plantillas de direccin de proyectos.
Luego de definir el objetivo que persigues, debes tener cuidado en el proceso de instalacin de la
herramienta para saber si la infraestructura de tu organizacin puede soportarla. Es importante
que recuerdes que tu organizacin necesita la participacin de varios tipos de empleados para
instalar y configurar las aplicaciones de Oracle Primavera P6 EPPM.
A continuacin enumeramos los roles bsicos que deben participar en este esfuerzo y deben
ayudarte a elegir la mejor configuracin del mismo segn la infraestructura de tu organizacin.
Administradores de Red
Administradores de Base de Datos
Administradores de Aplicacin Primavera P6 EPPM
Administradores de Aplicaciones Web
Administradores LDAP
Directores de Proyectos y Directores de Programas
Como puedes ver es importante que se identifiquen los requerimientos de cada uno de estos
actores y adems se documenten las limitaciones de los mismos para implementar la nueva
herramienta. De no hacerlo, podras tener una herramienta que no funcione a toda su capacidad
en tu organizacin y esto impactara en tu gestin de proyectos da a da.
Luego de esto recomendamos instalar y configurar la solucin Oracle Primavera P6 EPPM en fases.
A continuacin enumeramos las fases sugeridas.
Fase 1: Planificar la configuracin de Primavera P6 EPPM
Fase 2: Configurar los servidores Primavera P6 EPPM
Fase 3: Instalar y configurar las aplicaciones Primavera P6 EPPM
Primavera P6 Desktop/Web
Primavera P6 Progress Reporter
Primavera P6 Team Member
Primavera P6 EPPM Web Services
Primavera P6 API
Fase 4: Configurar Primavera P6
Fase 5: Finalizar tus Aplicaciones
Luego de haber instalado con xito Oracle Primavera P6 EPPM en tu organizacin ahora es
momento de empezar a trabajar en ella. Como imaginars aprender una herramienta tan
completa va mas all del objetivo de este articulo y por lo tanto te mencionaremos algunas
funcionalidades o caractersticas ms resaltantes que debes tener presente.
EPS (Enterprise Project Structure)
Se refiere a todos los proyectos de tu organizacin ordenados jerrquicamente, que pueden ser
divididos en varios niveles o nodos segn la necesidad de realizar trabajos (proyectos) en paralelo
en tu organizacin.
Los niveles altos representan las divisiones de tu organizacin, tambin pueden representar fases
para un proyecto grande, ubicaciones geogrficas para los proyectos o cualquier agrupacin de
proyectos que tu organizacin necesite como respuesta a una estrategia de direccin de tu
portafolio de proyectos.
Los proyectos siempre se encuentran en el menor nivel de la EPS y debe pertenecer a algn nodo
o nivel de la EPS. No puede existir un proyecto que no se encuentre asociado a algn nivel o nodo
de la EPS.
Idealmente una persona o equipo define y controla la EPS en la organizacin, y trabaja con el
Director de Proyecto para definir la informacin bsica de cada proyecto en cada nivel o nodo de
la EPS.
OBS (Organizational Breakdown Structure)
Ahora que ya sabes que es la EPS y su relacin con los proyectos en tu organizacin debes poder
asignar privilegios y usuarios a cada nodo de la EPS. Es por eso que asignas a cada nodo de la EPS
un director de proyecto responsable (ya sea que contenga un proyecto o un conjunto de ellos en
ese nodo).
El arreglo de jerarquas resultante de esa asignacin es la OBS que se configura en Primavera P6 y
sirve para gestionar todo el portafolio de proyectos de la organizacin.
Roles y Recursos
Los recursos incluyen el personal y el equipo que realizar el trabajo en las actividades a lo largo
de todo el proyecto. La mano de obra y recurso no laboral, tales como ingenieros y equipos, se
encuentran siempre basados en el tiempo y son usualmente asignados a mas de una sola actividad
o proyectos. Los recursos materiales tales como suministros y otros combustibles son
almacenados en trminos de costos por unidad ms que por horas de uso.
En Primavera P6 puedes crear una jerarqua de recursos que refleje la estructura de recursos de tu
organizacin y soporte su asignacin a las actividades. Puedes establecer un nmero ilimitado de
cdigos de recursos jerrquicos para agruparlos o mostrarlos en resmenes o reportes.
Adicionalmente puedes definir roles con un conjunto de habilidades especficas y usarlos como
recursos asignados mientras que el recurso especfico no sea asignado. Esto te permite elaborar el
cronograma y planificar los costos por rol durante la planificacin del proyecto. Tu puedes adems
asignar calendarios de recursos y definir la informacin de contacto y definir el precio en el tiempo
para los roles y recursos.
Nuevas Funcionalidades
Soporte para disolver actividades
Cuando eliminas una actividad, una cadena lgica de actividades puede ser rota. Tu puedes usar la
nueva opcin DISOLVER para eliminar una actividad, pero mantener la actividad predecesora y
sucesora, y crear una relacin apropiada entre ellas dos.
La opcin de DISOLVER se encuentra disponible en el men desplegado al pulsar el botn derecho
sobre una actividad, en el men de acciones y en la barra de herramientas de la vista de
actividades.

Esta opcin aparecer cuando seleccionas una sola actividad que tiene ambas relaciones de
dependencia.
Campos adicionales para predecesoras o sucesoras
Estos campos adicionales se encuentran disponibles en la pestaa predecesoras y sucesoras de la
pgina de actividades para ayudar a los directores de proyectos a analizar mejor sus cronogramas
deproyectos.
Los nuevos campos son: Driving, Critical, Total Float, Free Float, Early Start, Early Finish, Late Start,
and Late Finish
Mejora en integracin con MS Project
Ahora puedes actualizar un proyecto existente cuando importas un proyecto desde un archivo
XML de MS Project. Esto te permite gerenciar proyectos en MS Project y llevar los cambios a
Oracle Primavera P6 EPPM para asegurar que el estado del proyecto se refleja exactamente en
Oracle Primavera P6 EPPM.
Tu puedes controlar que tipo de informacin global o de proyectos importars. Tambin puedes
exportar proyectos de Primavera P6 como archivos de MS Project 2010
Informacin de locaciones (ubicaciones)
La nueva informacin global de la organizacin para locaciones te permite crear una lista de
locaciones que incluye la direccin y tambin la longitud y latitud. Si no conoces la longitud y
latitud, puedes encontrar esa informacin si tienes acceso al servicio de geolocalizacin conectado
a tu Primavera P6. Tambin puedes encontrar una direccin basada en la longitud y latitud.
Puedes asignar locaciones a proyectos, recursos y actividades, y puedes reportar sobre estos datos
en Primavera P6 Analytics. Puedes tambin agrupar, mostrar y filtrar por locacin en diferentes
vistas. Adems puedes importar nuevas locaciones en Primavera P6 desde un archivo Excel.
Modo exclusivo
Ahora puedes abrir uno o ms proyectos exclusivamente. Esto te permite prevenir que otras
personas actualicen el proyecto mientras generas reportes, programas proyectos, nivelas recursos
o realizas otra accin , asegurando que la informacin del proyecto no cambie. Cuando tu abres un
proyecto exclusivamente, solo puedes editar la informacin en l; otros usuarios solo tendrn
acceso de lectura.

Autor
Juan Pablo R. Grn Lingn
PMP, Oracle Primavera P6 EPPM Support Specialist Certified