Dapat didefinisikan sebagai satu folder yang

mengandungi surat atau lampiran. Manakala fail

rasmi atau fail awam dapat didefinisikan sebagai

Satu folder yang didaftarkan dalam mana
surat-surat (lampiran-lampiran) disusun dengan
cermat dan sistematik


Merupakan alat perhubungan/komunikasi yang penting
Sumber mengurus maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan
Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan
Mengekalkan ingatan/bahan rujukan
Bahan bukti
Bahan Penyelidikan
- Sejarah
- Ekonomi
- Kebudayaan
- Perundangan
- Dsbnya.

Surat-surat/lampiran-lampiran perlu
dimasukkan di sebelah kanan sesuatu fail
dan kertas minit di sebelah kiri fail.
Selepas surat dimasukkan perlu dicatatkan
bilangan kandungan fail di sudut kanan atas
surat (bulatkan)
1. Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit


2. Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan
( yang tertera tulisan Am 6 ).

3. Kegunaan :-

3.1. Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan

3.2. Mencatat salinan surat-surat jabatan.


Merekodkan surat keluar dan masuk

Surat masuk perlu ditulis dengan pen berwarna merah

(1) Surat bth. _____ drp. ______ dikdgn. Pd. __________
(1) Surat bth. _____ drp. ______ d/m pd. ____________
(1) Bil. ________drp. _______ bth._____d/m pd._______
Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarna biru atau hitam.
(2) Surat bth. _______ d/m kpd. _______ pd. _________
(2) Bil. ________ kpd. _______ bth. _____ d/h pd. _____

Menulis arahan-perhubungan bertulis di antara pegawai
bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.
Contoh Penggunaan Kertas Minit Yang Lengkap

(Am 6
Kertas Minit No. ANM.H. 500-6/3 Helai No. 3
22 Surat Pesanan Fax bth 20.1.98 d/m pd.. 20.1.98
2 3 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(14) bth. 22.4.98 d/m pd. 30.4.98
PTA 1, 2/5/98
Rujuk Lampiran 23 . Sila taip maklumat tersebut untuk
Difaxkan. T.K.
2/5/98
24 Surat ANM.H.500- 6/3(24) bth. 02.05.98 d/m pd. 05.05.98
25 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(19) bth. 13.08.98 d/m pd. 17.08.98
PPA, 13.8.98
Rujuk Lampiran 25 . Sila lengkapkan borang yg. Dilampir-
Kan dan jawab surat tersebut . T.K.
18/8/98
26 Surat ANM.H.500- 6/3(26) bth. 18.08.98 d/m pd. 24.08.98
27 Surat SUPS (S) 02/01-11 Jld.2(2) bth. 05.10.98 d/m pd. 08.10.98
KUR, 09.10.98
Lihat Lampiran 27 . Sila isikan maklumat dlm. Borang yg.
disediakan . Jawab TIADA dan faxkan dgn. Segera kpd. SUPS. T.K.
9/10/98
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)

P.K. 3606(L)-96
CADANGAN SISTEM FAIL UNTUK PROGRAM PEMULIHAN
KHAS
KUALA LUMPUR


BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

1

FAIL INDUK
* Surat Pekeliling/ Ikhtisas
* Objektif Program Pemulihan
* Pelan Tindakan
- Falsafah Pendidikan Negara
- Rukunegara
- Program Pemulihan Khas Sekolah Rendah
- Takwim & Aktiviti Tahunan Program
Pemulihan Khas
- Carta Gantt
- Unjuran Program Pemulihan Khas
- Strategi Pelaksanaan Program Pemulihan
Khas
- Strategi dalam Pengajaran &
Pembelajaran
- Sasaran Program
- Masalah Yang Dihadapi
- Jadual Waktu
- Senarai Nama murid
* Carta Organisasi Sek
* Misi & Visi Sek
* SWOT
* Maklumat/peribadi murid
* Maklumat Guru
* Analisa Ujian
* Rekod Ujian

BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

2

SURAT
MENYURAT

Surat Pekeliling Ikhtisas
Surat dari KPM
Surat dari JPWP / PPBP
Surat dari Agensi Luar.

3

SUKATAN
PELAJARAN
Panduan Pemulihan Khas
Huraian Sukatan Pelajaran B. Malaysia &
Matematik 1 3( tahun 1 KSSR)
Rancangan Tahunan Pemulihan khas
(B.M & Math)
Senarai BBM & kedudukannya

BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

4

MESYUARAT:

Surat menyuarat peringkat
sekolah
Surat panggilan mesyuarat
peringkat sekolah
Minit Mensyuarat (sekurang
kurangnya 3 x)

5

PERIBADI
MURID

Borang percalonan
Profil Murid/ Rekod Kesihatan
Ujian Saringan dan Diagnostik
Lembaran Kerja
Hasil Penilaian yang telah
dijalankan
Catatan lain yang berkaitan
dengan murid

6

IPP2M /
Saringan linus
& ANALISIS

Analisa Ujian
Analisa Linus

BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

7

UJIAN DIAGNOSTIK &
ANALISIS

* Analisa Ujian
Diagnostik

8

LEMBARAN KERJA
BAHASA MALAYSIA

* Contoh Lembaran
Kerja

9

LEMBARAN KERJA
MATEMATIK

* Contoh Lembaran
Kerja

BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

10

MAKLUMAT
GURU
PEMULIHAN

* Jadual Waktu
* Maklumat guru Pemulihan

11

PENGURUSAN
STOK (IVENTORI)

* Penerimaan Peralatan

12

BANK SOALAN

* Semua set Ujian yang
digunakan

BIL

TAJUK FAIL

PERKARA DIKANDUNG

13

Minit Curai

* Maklumat atau kursus yang
dihadiri

14

Pencerapan

* Maklumat pencerapan dari
sekolah, Jabatan,
Kementerian dan lain-lain

15

Aktiviti Program
Pemulihan Khas

* Plan Strategik Tahunan
* Lawatan/ Pertandingan dl
Contoh Kulit Fail Yang Lengkap


Kertas- Kertas Yang Berhubung

Didaftarkan di bawah perkara
PERKARA

FAIL INDUK
P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama


Tarikh Kandungan Akhir


ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN
FAIL
(UNTUK KEGUNAAN
PENDAFTARAN)
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihanta
r
Dihantar
kepada
Tarikh
dihanta
r
(A) Tutup pada .
atau apabila mengandungi
100 lampiran yang mana lebih
awal
(B) Kajian Pertama 5 Tahun
Selepas Penutupan Pada
....
(C) Dicadangkan Dipindah -
kan/Dimusnahkan :

(Potong mana yang tiada
berkenaan. Satu senarai
hendaklah dibuat untuk
persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan
atau memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn.
....
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
(AM 455-Pin.1/80)
SKSM/06/08/1
Nama sekolah
No fail kurikulum
di Sekolah
No fail pemulihan di
Sekolah
Bilangan No fail
Tajuk fail
SEKIAN,
TERIMA KASIH.