Manual SAF

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MANUAL DE OPERACIN










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INTRODUCCIN

CAME Capacitacin de Servicios, S.C., empresa dedicada a facilitar el trabajo rutinario del contador
pblico a travs de herramientas de punta, ahora le presenta a usted el sistema que viene a llenar el
vaco a la necesidad que las Firmas profesionales tienen, en cuanto a la informacin financiera, contable
y administrativa de las mismas. Cabe hacer mencin que a travs de este trabajo, en el ao de 1989, el
diseador del mismo obtuvo el Premio Nacional de Contadura del IMCP.
En la introduccin que la Comisin de Apoyo al Ejercicio Independiente (1985-87) (CAEI), del Instituto
de Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP), hace en su extraordinario Manual para estructurar y
organizar pequeas y medianas firmas de contadores pblicos define lo que es un contador pblico y
llega a la conclusin de que este es, en esencia, un sinnimo de ORDEN, CONTROL E INFORMACIN y
por consiguiente, esto es lo que debera proporcionar a sus clientes. Si nuestro deseo era vender
nuestros servicios profesionales, ilgico sera que en nuestra firma no existiera ORDEN, CONTROL e
INFORMACIN, es decir, no debamos ser candil de la calle y obscuridad de nuestra casa. , ms
adelante dice: En la mente de todo profesionista est que la profesin da para vivir bien, pero nada
ms y que para hacer dinero, solo en un negocio, en un comercio; sin embargo, nosotros observamos
que algunos colegas vivan muy bien y fue entonces cuando naci nuestra tercer premisa: nuestra
Firma es una empresa y como tal deberemos de manejarla. Sigue:
Estas reflexiones, que pudieran considerarse muy simples y sencillas llegamos a concluir que en nuestro
Despacho debera existir:
-Orden, control y organizacin;
-Conocimientos tcnicos, y,
-Su manejo o administracin debe de ser manejada como una empresa.
Ahora bien, en la actualidad la tecnologa ha tenido un avance muy grande, por lo que se debe utilizar
esta, como una herramienta de nuestra poca -la computacin- que a diferencia del anticuado Mtodo
de Registro por Plizas, CAME Capacitacin y Servicios, desarroll el Sistema de Administracin
de Firmas (SAF) que tiene las siguientes ventajas:
a. Solo requiere de la captura de los documentos administrativos como tarjetas de tiempo,
rdenes de trabajo, alta de empleados, reportes de tiempo, evaluaciones de personal, etc.
b. La captura de documentos fuente puede ser va huella digital, envo de reportes de tiempo va
internet, etc., aligerando el trabajo administrativo, no necesita personal especializado, ya que es
muy fcil. El personal utiliza los mismos conceptos a que est acostumbrado, no existe
separacin alguna entre la practica administrativa y de registro.
c. Las transacciones quedan registradas al mismo tiempo en que ocurren, por lo que le asegura
informacin actualizada.
d. Gran cantidad de reportes administrativo de control y productividad, exportables al procesador de
palabras u hoja de clculo de su preferencia.
Cualquier opinin de mejora al sistema se lo agradeceremos.

Atentamente.

CAME Capacitacin y Servicios, S. C.

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REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE.

Para un buen desempeo de SAF , es necesario que las plataformas computacionales en las cuales
funcionar el sistema, cumplan con los siguientes requerimientos:
Hardware:
Equipo con un procesador a una velocidad de 1,6 GHz o superior. (El tiempo de proceso est en
relacin directa a este elemento).
384 MB de RAM o ms (768 MB de RAM o ms para Windows Vista)
2,2 GB de espacio disponible en el disco duro
Unidad de disco duro a 5.400 rpm
Pantalla con resolucin de 1024 x 768 o superior
Disco duro con 120MB de espacio disponible, o ms dependiendo del volumen de la informacin
que procese.
CD Rom
Monitor VGA o de mejor resolucin.
Mouse

Software:
Sistema Operativo:
o Windows Vista (x86 y x64): todas las ediciones menos Starter Edition
o Windows XP (x86 y x64) con Service Pack 3 o posterior: todas las ediciones menos
Starter Edition
o Windows Server 2003 (x86 y x64) con Service Pack 1 o posterior (todas las
ediciones)
o Windows Server 2003 R2 (x86 y x64) o posterior (todas las ediciones)
Microsoft .NET Framework 2.0
Microsoft .NET Framework 3.5
Windows Installer 3.1
Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 superior
SQL Server Express instalado automticamente por el ejecutable SAF.
Programa Ejecutable SAF


Nota: Microsoft .NET Framework 2.0 y Windows Installer 3.1. Se instalan automticamente con el
ejecutable SAF, si tuviera instalados algunas versiones beta, el instalador lanzara un error y usted
deber desinstalar las versiones beta.

Nota: Es importante tomar en cuenta que si el usuario que desea instalar esta aplicacin tuviera
versiones anteriores del SQL Server Express deber omitir la instalacin de esta opcin y proseguir con
las dems para no afectar otra aplicaciones que tambin usen esta instancia.

















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A QUIN CONTACTAR
El sistema cuenta con el mdulo de ayuda en pantalla y adems de esto, usted cuenta con este manual
de operacin.
De todos formas, si usted tiene alguna duda o sugerencia relacionada con SAF, escribanos a la siguiente
direccin:

Came Capacitacin y Servicios, S.C.
OFICINA OAXACA
20 de Noviembre 103-C Col. Centro
Oaxaca, Oax.
C.P. 68000
Tel.: 01 (800) 900 2263, 01(951) 5166636

E-mail: soporte@legajo-virtual.com



















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PANTALLA DE INICIO
Para el primer uso ser necesario configurar el tipo de licencia y adems agregar los datos q se piden:

En su primer uso la etiqueta de servidor se encontrar vaca para darle un valor necesitamos dar clic en
el botn configuracin de redes- Pestaa instancias. Donde ser necesario ingresar el nombre de la
instancia de nuestro servidor, el usuario y el password, Nosotros proponemos uno sin embargo hay
maquinas que requieren esta pueda cambiarse peridicamente y por eso otorgamos esta accin. En
servidor deber elegir si se trabaja como servidor o como cliente si es cliente requerir poner el nombre
complet del servidor + la instancia, si es servidor solo ser necesario poner .\(Instancia) y el usuario
proceder a guardar.

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En la pestaa de Bases de datos el usuario tendr la oportunidad de
crear una base de datos vaca tanto del sistema como de nuestro administrador de contraseas
Crear una base de datos DEMO en la cual ingresara con usuario: USUARIODEMO y contrasea:
DEMOSAF2009. Esta es funcional para cuando quiere conocer primero el funcionamiento total
del sistema.
Respaldar su base de datos actual.
Restaurar su base de datos anterior o alguna otra que tuviera.
Actualizar la base de datos con cambios internos que se le den al sistema
Las ultims tres opciones tambin estn disponibles en el men herramientas. Para ver su
funcionamiento vaya a esta parte del manual









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OPERACIONES GENERALES

BOTONES DE PROCESO.

Estos botones llevan a cabo inmediatamente una accin, puede guiarse segn los
dibujos del botn o posicinese sobre l y el sistema le desplegar una breve
descripcin de lo que el botn realizar (Aceptar, Cancelar, etc.) enseguida se
explican los ms utilizados.
Cuando un botn no est disponible o se requiera de una accin anterior, se
presentar atenuado.

NUEVO
NUEVO REGISTRO. Presione este botn cuando desee dar de alta un nuevo
registro a un catlogo determinado, esto le permitir la captura del mismo.
GUARDAR
GUARDAR. Si ha terminado de capturar su informacin, debe presionar este
botn para que se almacenen los datos ingresados y no se pierda su captura.
IMPRIMIR
IMPRIMIR. Presione este botn para enviar a impresin algn reporte o para
poder generar una visualizacin del mismo.
VISUALIZAR
VISUALIZAR. Cuando no requiera imprimir pero si ver el reporte en
pantalla, haga clic en este botn, si existe algn reporte se lo mostrar.
ELIMINAR
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ELIMINAR REGISTRO. Presionando este botn el sistema eliminar el
registro que tenga seleccionado.
EDITAR
EDITAR. Cuando desee redactar o corregir algn texto o dato, debe presionar
este botn para que el sistema le habilite la captura.
EXPORTAR
EXPORTAR. Al hacer clic en este botn, si existe algn reporte en esa
opcin, lo exporta en formato Excel.
SALIR DEL SISTEMA
SALIR. Presione este botn al terminar por completo su captura en la
pantalla actual y el sistema lo regresar a la pantalla principal.












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HERRAMIENTAS
Estando en la pantalla principal hacemos clic en la Pestaa Herramientas, este despliega el siguiente
men:

CAMBIAR OFICINA

Estando en la pantalla principal hacemos clic en el men Archivo, en este la opcin Cambiar Oficina la
cual presenta la siguiente pantalla:

Haga clic sobre la oficina que desee trabajar.
CAMBIAR USUARIO

Estando en la pantalla principal hacemos clic en el men Archivo, en este la opcin Cambiar Usuario la
cual presenta la siguiente pantalla: Se introducen los datos de Usuario y contrasea y a trabajar.






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DEFINICION DEL SISTEMA

La definicin del sistema registra los datos de la Firma y los parmetros generales con que funcionan las
diferentes opciones del sistema.
Al hacer clic sobre la opcin Definicin del sistema el sistema presenta la siguiente pantalla:


EXPLICACIONES:
El Nombre de la firma lo coloca por omisin, y es el que corresponde al dar de alta el sistema. Haga clic
en el botn Editar.
1. Direccin: Calle, nmero y colonia.
2. Poblacin, Estado y Cdigo Postal: Son datos que se requieren para formular reportes
personalizados.
3. R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes.
4. Das de trabajo anual y horas de trabajo diario.- Para calcular el total de horas laborables al
ao, (una vez eliminados los das festivos) para determinar en forma global, las horas cargables por
el personal, es decir, las horas susceptibles de ser trabajadas para clientes en el ao. Los conceptos
entrenamiento, vacaciones, juntas, actividades profesionales, permisos especficos como escuela,
etc., se manejan en el catlogo de personal.
5. Horas de trabajo los sbados, las horas que correspondan.
6. Meses de pago: Indicar cuantos meses de sueldos se les pagan a los colaboradores; algunas
Firmas pagan 13 o 14 meses que incluyen aguinaldo, gratificaciones, PTUE, etc., para ser
considerados en el clculo del costo por hora.
7. Factor de Utilidad sobre Mano de Obra.- Es el margen de utilidad razonable en donde se pueda
obtener adems de la utilidad a los socios una mayor capacidad Tcnica y Econmica a los
miembros de la Firma y sirve para comparar el costo real de mano de obra del personal contra el
establecido por la Firma para cobro de honorarios.
8. Mximo de horas no cargables. Horas de permiso mximo permitidas al personal.
9. Conecta con el sistema CONFFYA?: Si o no conecta con el sistema contable CONFFYA, esto es
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para que genere los archivos de la pliza contable de Ingresos por la generacin de las facturas a
los clientes y reciba de ese sistema los datos de la cobranza de las mismas que se lleva a cabo en
dicho sistema, as mismo en caso negativo, el sistema presente la pantalla de cobranza para que se
capture la misma y se maneje o no la parte de cuentas por cobrar. En caso de contestar que no
aparece junto de facturacin en la opcin Clientes/Ordenes, la Opcin Cobranza como se ve en el
siguiente menu:

10. Comprobantes: Si la Firma utiliza Factura (persona moral) o si utiliza Recibo (persona fsica)como
comprobante para sus clientes. En el caso de utilizacin de factura el sistema no calcula la retencin
del 10% de ISR y del 10% de IVA, no as si utilizamos Recibo.
11. Servidor: Sirve para conectarse.
12. Nmero de empresa: Indicar el nmero de empresa para que en ella se descarguen los datos.
13. Ao: Para que junto con el nmero de empresa se forme el nombre del archivo contable.
14. Cuenta de IVA trasladado, por Cobrar: Con el fin de contar con los datos necesarios para la
generacin de la pliza contable.

BOTN OFICINAS

Sirve para dar de alta las diferentes oficinas de la firma, los datos que se piden no requieren explicacin
excepto el caso del recuadro de IVA (10% frontera) y Dlares para el caso de la frontera.
PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTN DAS FESTIVOS:

Se requiere para calcular los das de trabajo anual, partiendo del nmero de das del ao, menos los
domingos, menos los das festivos.
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PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTON DE CLAVES PARA BAJAS:

Baja de Personal: Diferentes conceptos de las bajas de personal que requiramos dar de alta en este
catlogo, estos pueden ser entre otros por motivos de sueldos (bajos) o no haber obtenido el ascenso
deseado, etc.








Bajas de Clientes.- Diferentes
conceptos de bajas de clientes que requiramos dar de alta en este catlogo, estos pueden ser entre
otros por motivos de causas imputables al cliente, al despacho, por ser moroso o por terminacin del
servicio, etc.
PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTON DE CLAVES PARA ATRASOS:

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En esta pantalla capturamos los conceptos de los atrasos del trabajo que nos hubieren contratado, estos
pueden ser de varios tipos, en el caso de la pantalla se presenta por causas imputables a la empresa o
entidad que contrat los servicios y por causas imputables a la firma. Damos de alta lo que corresponda
y posteriormente damos doble clic en cada una de ellas para dar de alta la causa especfica, por ejemplo,
las dos pantallas siguientes:












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CATALOGOS GENERALES
Los catlogos Generales son archivos que contienen datos especficos de la Firma que no requieren de
un mantenimiento muy seguido y que tienen una vigencia constante, es decir que sirven para efectuar
las actividades generales en diferentes ejercicios.
Estando en la pantalla principal hacemos clic en la Pestaa Catlogos Generales aparece la pantalla
siguiente:


OBLIGACIONES
En este catlogo se registran las obligaciones generales, con el objeto de determinar el calendario de
vencimiento de obligaciones fiscales o de cualquier otro tipo, por cliente o de la propia Firma.

1. Teclee la Clave de las obligaciones, hasta 4 dgitos alfanumricos.
2. Teclee la descripcin de la obligacin, hasta 50 dgitos.
3. Decida el perodo de cumplimiento de la obligaciones
4. Teclee el da de vencimiento del cumplimiento de la obligacin.

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Nota:
El sistema considera el Anual da 28 en el mes de febrero, da 31 en marzo y da 30 el mes de abril.

REDACCIONES (DE COBRANZA, FACTURACIN, EVALUACIN DE PERSONAL Y
CALIDAD)
En este catlogo son capturados las diferentes redacciones generales de facturas o recibos, los
conceptos para evaluar al personal de la Firma y las redacciones que se deseen imprimir en los estados
de cuenta de los clientes segn la antigedad de los saldos.
Se divide en tres: En la parte de Cobranza se capturan las que se presentan en los estados de cuenta
que se envan a los clientes. Las redacciones debern de ser capturadas de acuerdo a los das de vencido
que tengan las cuentas para que el sistema en forma automtica decida cual toma. Nota.- Esta opcin
solo es utilizada si no se tiene la conexin con el sistema contable CONFFYA.
La parte de Facturacin, corresponde a las redacciones que en forma peridica se utilizan, mismas que
al dar de alta la Proyeccin de Facturacin se le indica al sistema cual le corresponde.
Por ltimo las redacciones referentes a la Evaluacin del personal, nos permitir posteriormente
capturar la propia evaluacin por cada uno del personal evaluable. Esta evaluacin se divide en
factores que corresponden grandes divisiones de calificacin y cada uno de ellos tiene diferentes
alternativas (pueden ser cuatro) que podran ser Excelente, Buena, Regular y Mal y a la vez cada
alternativa tiene una calificacin, que por ejemplo, si sumamos todas las calificaciones excelentes daran
100 si sumamos todas las buenas podran dar 80 si sumamos todas las regulares podran dar 70 y si
sumamos todas las malas podran dar 50.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal teclee Catlogos Redacciones; aparece la siguiente
pantalla:

2. Solicite la pestaa Cobranza; teclee la clave a la redaccin que se vaya a dar de alta, hasta 4
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dgitos numricos.
3. Teclee el ttulo que se desee dar a la redaccin que se da de alta, hasta 50 dgitos
alfanumricos.
4. Teclee, de acuerdo al listado de das vencidos el que le corresponda ya que de acuerdo a este,
el sistema decidir tomarlo para insertarlo en estado de cuenta del cliente que tenga esa
cantidad de das vencidos.
5. Teclee el botn que corresponda.
Operacin Facturacin:
a) Estando en la pantalla de Redacciones, teclee la pestaa Facturacin; aparece la siguiente
pantalla:

b) Teclee la clave de la redaccin que se vaya a dar de alta, hasta 4 dgitos numricos.
c) Teclee el ttulo que se desee dar a la redaccin que se da de alta, hasta 50 dgitos alfanumricos.
d) Teclee la redaccin que aparecer en las facturas y avisos de cargo que se impriman en forma
peridica por los diferentes servicios que presta la Firma.
e) Teclee el botn que corresponda.
















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Operacin Evaluacin:
1. Estando en la pantalla de Redacciones, teclee la pestaa Evaluacin; aparece la siguiente
pantalla:

2. Teclee la clave de la redaccin que se vaya a dar de alta, hasta 4 dgitos numricos.
3. Teclee el Nmero Factor; el sistema prev subdivisiones dentro de la evaluacin, por ejemplo
Calidad del Trabajo, Iniciativa, Colaboracin, Trabajo en Equipo, Disciplina, etc. hasta 4
dgitos numricos.
4. Teclee el ttulo que se desee dar a la redaccin del factor que se da de alta.
5. Teclee la Explicacin del factor a fin de ayudar al evaluador a tomar la decisin correcta por
ejemplo para Calidad del Trabajo, Grado de precisin confiabilidad y presentacin de los
trabajos realizados.
6. Teclee el Nmero y la redaccin de las diferentes alternativas de cada factor por ejemplo la
primera podra ser Realiza trabajos excelentes, excepcionalmente comete errores, nicamente
requiere supervisin espordica.
7. Teclee la calificacin para esa alternativa que en una escala de 100, bien podra ser 25.
8. Teclee de acuerdo a los puntos 2 en adelante hasta terminar la evaluacin que se este dando
de alta en el punto 1.
9. Teclee el botn que corresponda.

















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Operacin: Calidad




Estando en la pantalla de redacciones seleccione la pestaa de calidad.

1. De clic en nuevo y luego,
2. Seleccione el tipo ya sea cuestionario o declaracin.
3. Seleccione su clave y agregue su nombre
4. Asigne si aplica a clientes o a personal y si es declaracin asigne el tipo de declaracin o bien si
selecciona cuestionarios seleccione como desea sean respondidos.

Si es cuestionario:
1.1.1. D de alta su clave y su descripcin asigne en la columna T si es ttulo o desactive si no
lo es.
1.1.2. Una vez agregadas todas las filas de clic en guardar


Si es declaracin:
1.1.1. Ubique el cursor en el cuadro te texto y asigne el texto de la declaracin con sus
respectivos espacios y vea el reporte paa ver que este correctamente configurado y listo
para su generacin la cual se podr hacer desde la pestaa organizacin dentro de
personal.






Para importar la informacin de Excel siga los pasas hasta el paso 4 y luego de clic en el botn de Excel
y vera la siguiente pestaa.
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El usuario deber seleccionar el archivo, a quien aplica y que se desea incluir para despus asignar la
hoja de la que se cargaran los datos, y decirle al sistema que columna es el tipo, cual es ttulo y cual es
descripcin una vez asignados estos datos de clic en el botn amarillo con una fecha verde para cargar
el cuestionario o la declaracin.

Si fuera declaracin seleccionara la columna donde se encuentra el registro debiendo ser uno solo el q
contenga toda la declaracin, y luego darle clic para que se muestre la fila en la pantalla.


Cierre la ventana y busque la informacin que importo.











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PROCESOS
Esta opcin nos permite ingresar al sistema los programas de tiempo y procedimientos a llevar a cabo
en la prestacin de servicios contratado, as como la categora del personal que lo llevar a cabo, con el
fin que el sistema determine el presupuesto al ser vaciado en la orden de trabajo. Esto nos servir para
evitar que sea necesario capturar lo mismo para cada uno de los servicios similares, por lo que solo
bastar posteriormente jalarlo de este catalogo a cada una de las ordenes de trabajo que as lo requiera.
OPERACIN:
1. Estando en Archivos Catlogos Generales , haga clic en Procesos se despliega la
pantalla siguiente:


2. Haga clic en el icono de nuevo o doble clic en el primer rengln en blanco.
3. Teclee la clave de cada programa o gua, ya sea de contabilidad, auditora, etc.
4. Teclee la descripcin del mismo.
5. Guarde el nombre del proceso.
6. De doble clic sobre el rengln del proceso que sesee dar de alta sus detalles, el sistema
presenta la pantalla siguiente:

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7. Posicinese en el apartado superior e indique los detalles generales del proceso,
posteriormente, lleve el cursor a la columna de clave e,
8. Indique uno a uno los nmeros de los procedimientos a seguir tomando en cuenta lo siguiente:
9. Puede usar ttulos usando el botn izquierdo del ratn,
10. Puede usar incisos.
11. Puede, marcando el recuadro de la derecha, presentar una explicacin particular en la parte
inferior, de cada uno de los puntos.
12. Guarde.


CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS
Esta opcin nos permite que el sistema SAF le indique al sistema CONFFYA que tipo de movimiento
contable requiere llevar a cabo. En caso de que su firma no cuente con este sistema contable, no
requiere llenar esta opcin.



ACTUALIZAR EMPRESA

Una vez creada la entidad, al paso del tiempo CAME realiza mejoras al sistema por lo que es necesario
realizar una actualizacin a los archivos de la entidad.
Para ingresar a esta opcin:
1. Seleccione el men Archivo de la pantalla principal.
2. Posteriormente seleccione la opcin Actualizar.
3. El sistema realiza la actualizacin, en caso de existir algo que actualizar.







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RESPALDAR ARCHIVO

El respaldo solo se puede llevar a cabo en el computador que est trabajando como servidor, en las
maquinas que operen como cliente se inhibe esta opcin. Para efectuar el respaldo haga lo siguiente:

1. Estando en el Men Principal elija Archivo.
2. A continuacin Respaldar archivo
3. Indique la Unidad de Respaldo (A, B C), segn sea el caso.
Archivo de Definicin. Es el nombre con el que se registra en el sistema.
Archivo Compactado. Es el nombre con el que se guardar el respaldo de archivos.
4. Marque el botn de comando que requiera.
Para iniciar el respaldo inserte un disco en la unidad que utilizar para respaldar y luego oprima el botn
de aceptar, SAF le indicar cuando deba inserta un nuevo disco.
Sugerimos que cuando SAF termine de copiar un disco etiqutelo de inmediato anotando el nombre de
la empresa, ejercicio, y si indic respaldar los archivos del sistema, tambin escriba el nmero de
disquete de que se trate.

Nota: En cualquier momento del respaldo puede interrumpirlo con solo oprimir la tecla Abortar o <ESC>




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RESTAURAR ARCHIVO


La restauracin solo se puede llevar a cabo en el computador que est trabajando como servidor, en las
maquinas que operen como cliente se inhibe esta opcin. Esta opcin copia de los archivos de respaldo
al disco duro, los archivos de trabajo de una firma y al mismo tiempo los archivos del sistema de SAF
que previamente fueron respaldados
Para efectuar la restauracin haga lo siguiente.

1. Estando en el Men principal elija Archivo.
2. A continuacin Restaurar archivo.
3. Indique la unidad donde se ubica su respaldo previamente colocando el disco u otro medio en
dicha unidad.
4. Oprima el botn Aceptar

SALIR DEL SISTEMA
Utilice esta opcin para terminar su trabajo con SAF. Solamente seleccione esta opcin dentro del men
Archivo y el sistema cerrar inmediatamente.






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CAMARA

Estando en la pantalla principal, elija herramientas y Cmara, en caso de que la computadora cuente
con un dispositivo de cmara, el sistema le presenta la pantalla siguiente:




Esto es una ayuda para dar de alta las
fotografas en el expediente del personal.
















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ESCANEO
Estando en la pantalla principal elija herramientas y Escaneo, en seleccionar Escner
seleccione el escner que desea utilizar luego prosiga a escanear y guarde esta herramienta le guardara
la cantidad de hojas escaneadas en un solo documento as que si desea guardar las hojas
independientes deber dar clic en Nuevo Documento para guardar





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CONFIGURACIN DE FACTURA

Estando en la pantalla principal, elija herramientas y Configuracin de Factura, el sistema le presenta la
pantalla siguiente, con los datos tpicos de una factura, con posicin de ellos en determinado lugar:

Haga clic en Nuevo para ajustar cada uno de esos lugares, al hacerlo el sistema le presenta la pantalla
siguiente:

1. Con esta opcin puede usted formar varias posibilidades, una por cada serie, pruebe segn el
formato que tenga su firma.
2. Guarde el formato.
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FORMATOS EN BLANCO

Aqu seleccione el archivo en blanco que desea obtener para drselos a sus empleados y poder cargarle
sus datos al sistema. Estos no debern cambiarle nada ala plantilla otorgada por el sistema.

PENDIENTES

Estos son reportes de datos pendientes en el sistema en el cual debern estar al corriente para el
correcto funcionamiento de la empresa.
















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CATALOGOS GENERALES
Las organizaciones poseen un elemento comn: todas estn integradas por personas. Las personas
llevan a cabo los avances, los logros y los errores de las Firmas, por eso, no es exagerado afirmar que
constituyen el recurso ms preciado de las mismas.
El objetivo de esta seccin, lo constituye el mejoramiento de la contribucin a la productividad que
llevan a cabo los recursos humanos de la Firma, mediante herramientas que le permitan estructurar y
administrar adecuadamente estos y establecer polticas para la obtencin de los fines de la misma y de
sus miembros.
Las principales polticas que deber establecer la Firma, son las de Seleccin y Reclutamiento,
Capacitacin y Entrenamiento, Niveles o categoras, Promocin y Evaluacin.
Adicionalmente a esto, las remuneraciones son la principal erogacin de la Firma, por lo que deber
establecerse un frreo control administrativo sobre las mismas, para esto sirven las opciones de esta
parte del sistema.
Para esto en necesario llevar a cabo la departamentalizacin y categorizacin del personal de la
siguiente forma:


DEPARTAMENTOS
Este catlogo nos sirve para definir cules son los diferentes centros de costo o departamentos de la
Firma como el departamento de contabilidad, el de auditora, fiscal, administrativo, etc.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Departamentos y
aparece la siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave del departamento, hasta 3 dgitos alfanumricos.
3. Teclee la descripcin del departamento, hasta 50 dgitos.
4. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.

CATEGORAS (DE PERSONAL)
Son los diferentes grados de conocimientos del personal y en consecuencia las diferentes
responsabilidades o labores que puede desarrollar una determinada persona dentro de la Firma.
Ejemplo, ayudante de bajos conocimientos, ayudantes de conocimientos medios, gerentes de
determinada rea, socios, etc.
El sistema permite incluir una pequea descripcin de las actividades generales de la categora.
Adicionalmente le indicamos al sistema que cuota por hora (precio por cobrar a clientes) correspondiente
a cada categora y a que departamento pertenece dicha categora. Con base en la categora, el sistema
puede determinar las cotizaciones de las rdenes de trabajo, as como comparar lo facturado contra lo
que se debi de cobrar de acuerdo a las horas invertidas en una orden de trabajo determinada.
Operacin:
Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Categoras y aparece la siguiente
pantalla:
1. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave de la categora, hasta 3 dgitos alfanumricos.
Teclee la clave de la Categora, hasta 4 dgitos alfanumricos.
2. Teclee la descripcin de la categora, hasta 50 dgitos.
3. Indique en la columna de IND y CONFI si esta categora requiere de alguna declaracin ya
sea de independencia como de confidencialidad. Puede ser uno solo o ambos.
4. Teclee las actividades que desarrolla la categora en lo especfico.
5. Teclee la cuota asignada a esa Categora.
6. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.
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SERVICIOS
Debern darse de alta en este catlogo los servicios profesionales que preste la Firma como: Asesora
Contable, Asesora Fiscal, Auditoria de Estados Financieros, etc.; no debemos de confundir con los
departamentos, pues estos pueden prestar diferentes servicios, por lo que usted lo puede utilizar segn
le convenga a diferentes niveles, asimismo debemos indicar que departamento presta el servicio.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Servicios y aparece la
siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave del servicio, hasta 3 dgitos alfanumricos.
3. Teclee la descripcin del servicio, hasta 50 dgitos.
4. Indique a que departamento corresponde prestar el servicio. Puede desplegar los
departamentos con la barra espaciadora y hacer clic en el que corresponda.
5 Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.


ACTIVIDADES
Son la serie de actividades, trabajos o permisos del personal que se desee controlar por tiempo, as
como la indicacin de si esa actividad es susceptible de ser cargable a los clientes o a la propia Firma (no
cargable).
Ejemplo: No cargables como escuela, permiso, enfermedad, da festivo o cargables como actividades
especficas referidas a anlisis de clientes, conciliacin bancaria, etc.
El sistema le permite controlar el tiempo aplicable al detalle que se requiera:
1. Control de Tiempo por Orden de Trabajo. Aplicando el tiempo total de cada colaborador
(personal) a la orden de trabajo que corresponda, no se necesitan claves por actividad
individual.
2. Control de Tiempo por Orden de Trabajo Actividad -. Se aplica el tiempo por actividad y
por orden de trabajo. Se necesita la clave de la actividad al detalle que se desee, Ejemplo
Clave: Bancos Revisin de Conciliacin, Caja Arqueo, o solamente caja, bancos, etc., y se
aplica a la orden de trabajo xxx
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Actividades y aparece la
siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave de la actividad, hasta 3 dgitos alfanumricos.
3. Teclee la descripcin de la actividad, hasta 50 dgitos.
4. Marque la clave de Cargable o No cargable lo que corresponda a la actividad que da de alta.
5. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.



































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PERSONAL
En este catlogo se registra a todo el personal que colabora con el despacho ya sea como empleado
registrado en el IMSS, o como profesionista (honorarios, maquila, etc.).
Por el personal que dej de prestar sus servicios en el ejercicio corriente, deber de indicarle al sistema
la fecha y la causa de la baja, para tomarlos en cuenta en las estadsticas donde intervengan.
Esta opcin permite llenar el control de vacaciones, evaluaciones, promociones, contrato de trabajo, etc.
El sistema calcula el costo por hora del personal de la siguiente manera:
a) Primero calcula la cantidad de horas de trabajo anual (HTPA) por cada persona de la siguiente
forma:
a.1) Estndar diario tomando de definicin del sistema considerando tambin el nmero de
horas laborables de los sbados.
a.2) Se determinan las horas de permiso diario.
a.3) Se restan los permisos diarios al estndar diario para determinar el promedio diario de
trabajo.
a.4) Se multiplica el nmero de horas de trabajo diario de cada persona por el nmero de das
de trabajo anual que se especifica en la definicin del sistema.
a.5) Se resta el nmero de horas de vacaciones y otros, de las horas de trabajo diario por
persona = Horas estndar permisos diarios.
b) Se calcula el nmero de horas cargables anuales.
Horas de trabajo diario
x
Das de trabajo anual

Horas de trabajo personal anual u horas cargables anuales (HTPA)
c) Se calculan las percepciones
Sueldo mensual (12 13 meses)
+
Otras prestaciones
+
Cargos impositivos

Percepciones

d) Clculo del costo por hora:







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Percepciones / HTPA
El sistema calcula el porcentaje o Plan de Utilizacin de la siguiente manera:
El plan de utilizacin se calcula dividiendo las horas cargables anuales entre las horas estndar
laborables anuales.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Personal y aparece la
siguiente pantalla:

Nota: Si hace clic en el nombre de una persona ya dada de alta con anterioridad, aparecen los
datos de esa persona.
2. Haga clic en el icono nuevo y aparece la pantalla siguiente:












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PESTAA DATOS PERSONALES

3 La clave de la oficina y su descripcin la da el sistema por omisin, dependiendo en cul de
ellas se encuentre usted. Teclee la Clave de la persona que se da de alta, hasta 5 dgitos
alfanumricos.
4 Teclee los datos correspondientes a Apellido Paterno, apellido Materno, Nombres, Fecha de
nacimiento, etc. datos que por si solo se explican, es importante dar de alta todos desde el
principio, en el estado civil le permite: casado(a), soltero(a), viudo(a) y separado(a).
5. Al marcar el recuadro de Dependencias Econmicas aparece la ventana siguiente:

En donde deber de indicarse el nmero de personas y su parentesco.
6 Al marcar el recuadro de referencias personales aparece la ventana siguiente:

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En donde debern de indicarse el nombre, y dems datos que se requieren de cada uno.
7. Al marcar el recuadro de Huella Digital

Solo basta colocar el dedo en el dispositivo de huella, para que el sistema lo registre. Guardelo.
8. Al marcar el recuadro de Agregar Fotografa formato JPG aparece la pantalla siguiente:

De doble clic en el archivo de la frotografa que corresponda y el sistema lo coloca en el lugar ex
profeso. No olvide guardarlo.
PESTAA DATOS ACADEMICOS
1. Al hacer clic en esta pestaa aparece la pantalla siguiente:
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Encabezado.- La clave de la oficina su descripcin, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del
registro principal.
Esta pantalla se divide en dos partes, la superior nos sirve para capturar los datos de cada nivel o
curso, mismos que se van acumulando en la parte de abajo, de la siguiente forma:
2. En Nivel Acadmico el sistema tiene las opciones siguientes: Secundaria, Preparatoria,
Tcnico, Licenciatura, Postgrado, Doctorado, Diplomado, se pueden desplegar las opciones con el
mause o con la barra espaciadora.
3. Se teclea el ao de Inicio y el ao de Trmino, por separado.
4. Especialidad, tecleamos Contador Pblico, si es post grado podra ser administracin, Fiscal,
etc.
5. Institucin, donde se hubiere estudiado
6. Status, Terminado o incompleto, el que corresponda.
7. Una vez que se haya terminado de capturar los datos debemos de hacer clic en el botn de
Agregar Curso.
8. Seguir dando de alta los cursos o dems opciones.
Idiomas, al hacer clic en este botn el sistema presenta la ventana siguiente:

Debemos teclear el nombre del idioma de que se trate, el % de escritura, de lectura y de
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comprensin con el que lo domine la persona de que se trate.

PESTAA DOCUMENTACIN
Encabezado.- La clave de la oficina su descripcin, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del
registro principal.
Este apartado nos permite guardar copia de los documentos que nos presente el personal como
ttulo, cedula profesional, etc.
1. Marcado el icono de Edicin, hacemos clic en nuevo; el cursor se posiciona en Ubicacin para
que indique en donde se encuentra el archivo que va a adicionar.
2. Vencimiento.- Indique si tiene o no vencimiento, en caso positivo indique la fecha de
vencimiento.
3. Descripcin.- Lo que corresponda.
4. Guarde lo capturado.

PESTAA EXPERIENCIA LABORAL
Encabezado.- La clave de la oficina su descripcin, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del
registro principal.
Este apartado nos permite capturar guardar la experiencia laboral que nos presente el personal
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como historial.
Su llenado es muy sencillo solo se capturan los casilleros segn se especifican sus encabezados, es
importante solicitarle al nuevo personal que sea lo ms explicito posible y corroborar los datos
cuanto antes.
Al hacer clic en la pestaa correspondiente el sistema presenta la siguiente pantalla:


PESTAA DE DATOS ORGANIZACIONALES
Encabezado.- La clave de la oficina su descripcin, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del registro
principal.
Este apartado nos permite capturar los datos organizacionales es decir cuanto gana, que hace,
como se le paga, fecha de contratacin, etc.
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1. Fecha de contratacin: la que corresponda,
2. Tipo de Personal: si es Empleado, Tcnico, Socio o Practicante.
3. Categora: la que corresponda segn la que haya dado de alta en el catalogo correspondiente.
4. Tipo de Nmina: Semanal, Decenal, Quincenal o Mensual.
5. Tipo de Sueldo: Diario, Hora, Semanal, Mensual.
6. Forma de Pago: Efectivo, Cheque, Depsito bancario, si este es el caso:
7. Nombre del Banco, Nmero de cuenta.
8. Fecha de cambios: Esta fecha es muy importante es la fecha del cambio de sueldo, ya que en
esta pantalla aparece el ltimo y el historial aparece en la pantalla de la pestaa de historial
operacional.
9. Percepcin Mensual y Otras Percepciones: Todo tipo de percepciones que perciba por su
participacin en la firma.
10. Contribuciones: % que se aplica sobre el importe de la Percepcin Mensual correspondiente a
lo que se pague de IMSS, INFONAVIT, 2%, etc., a considerar para efectos del clculo del costo
por hora de trabajo de esa persona.
11. Plan de utilizacin y Calculo Por Hora: Calculo automtico que se explica al inicio de
Personal.
12. Nmero de afiliacin IMSS: el que corresponda si es empleado.
13. Crdito INFONAVIT: Indicar si o no tiene crdito.
14. Reportes de Tiempo: Indicar si el personal est o no obligado a presentar o no reportes de
tiempo.
15. Usa Tarjeta de Tiempo: Indicar si el personal est o no obligado a checar tarjeta de tiempo.
16. Si esta obligado a checar tarjeta de tiempo: indicar el nmero de tarjeta.
17. Horario Laboral: Matutino, Vespertino o Mixto: En los dos primeros casos el sistema pregunta
la hora de entrada y de salida; en el horario mixto pregunta, la hora de entrada y de salida
matutina y de entrada y salida vespertina. Segn se den estos datos, el sistema calcula las
horas de trabajo diario, tomando en cuenta tambin las horas de permiso de actividades no
cargables diarias y las presenta en el recuadro de total de Hr.
18. Trabaja sbado: Si la persona trabaja los sbados el tiempo que se indica en Definicin del
sistema, debe de marcar este recuadro.
ACTIVIDADES NO CARGABLES
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El personal puede tener tiempo no cargable, este puede ser Diario o Anual; por ejemplo si el personal
tiene permiso de faltar permanentemente 2 horas diarias por motivo de escuela es aqu donde se le
indicar que tiene ese permiso indicando la clave de la actividad de la escuela e indicando 2 horas, y si
tiene 6 das de vacaciones al ao le indicaremos 6 das de 8 horas (6x8)= 48 horas en la pestaa de
anuales en la actividad no cargable de vacaciones. Esto es importante para el clculo del costo por hora
del personal.
VACACIONES, REPORTE DE TIEMPO, EVALUACION DE PERSONAL Y CALIDAD
Dentro de esta pantalla podemos tener acceso directo a las opciones que nos permitan la facilidad de
obtener los datos necesarios para facilitar la toma de decisiones correspondientes al personal, sin
embargo las explicaciones correspondientes a estos iconos que corresponden el primero a evaluacin del
personal, el segundo a vacaciones y el tercero al reporte de tiempo, se pueden ver en Otras Opciones
de Recursos Humanos
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Para el caso de las declaraciones que solo hay acceso desde esta parte ver la siguiente pantalla:

Seleccione la clave de la redaccion que desea imprimir para ser firmada por el empleado y luego de clic
en visualizar.









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BAJAS DE PERSONAL
En este apartado se da de baja el personal que as se requiere, en la fecha requerida.

1. Seleccione la fecha de baja.
2. Indique la causa de baja; Las causas son las que se dieron de alta en el apartado especial en la
opcin de Definicin del Sistema, en caso de ser necesario de de alta una causa diferente para la
estadstica que se lleva de ese rubro.
3. Haga clic en el icono que dice Dar Baja.
PESTAA HISTORIAL ORGANIZACIONAL
Este apartado nos permite contar con el historial de los diferentes tiempos de las percepciones, las
vacaciones disfrutadas, las evaluaciones efectuadas, los permisos solicitados y otorgados y denegados,
faltas y retardos que tubo la persona. Solo debe de marcar el botn que desee consultar.


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OTRAS OPCIONES
Estando en la pantalla principal hacemos clic en Recursos Humanos Otras Opciones y el sistema
presenta la pantalla siguiente:



REPORTES DE TIEMPO.
Cada miembro del Personal Tcnico de la Firma, incluyendo a los Socios, anota por da las horas que
trabaj para algn o algunos clientes.
Este reporte se deber hacer quincenalmente e incluye la clave o cdigo del cliente, la clave de la
actividad a la que aplica el tiempo reportado, etc.
A travs de esta captura el sistema conoce de las actividades en forma diaria y pormenorizada de todos
y cada uno del personal que haya contribuido con su labor en los diferentes servicios prestados por la
Firma. (Ver Formato 2.2)
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos Otras Opciones haga clic en
Reportes de Tiempo, aparece la siguiente pantalla:

2. Capture la Clave de Personal el de la Oficina de la Firma aparece por omisin. El sistema le
presenta el nombre de la persona que corresponda a la clave solicitada.
3. Acepte el Mes y Ao o capture la que corresponda en formato mm/aaaa as como la
Quincena que se captura, misma que puede ser primera o segunda. Dependiendo de esta, el
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sistema le presenta los das de la quincena marcando con gris los sbados y domingos
correspondientes.
4. Capture los datos del reporte de tiempo que corresponda mismo que deber contener la
Actividad, Orden y Servicio, este ultimo como seguridad para que en caso de no
corresponder le enva un aviso.
5. Capture en los das que corresponda, las diferentes horas y minutos que correspondan a la
orden y/o actividad que se est aplicando. Las horas debern de capturarse separando por un
punto las horas de los minutos.
6. Teclee el botn que corresponda.

NOTA: El sistema permite que en lugar de captura unitaria de los reportes de tiempo, estos
sean presentados en hoja de clculo y ser Recibidos en la opcin COMUNICACIONES para que
una vez revisadas sean aplicadas.

TARJETAS DE RELOJ.
El sistema requiere conocer de las asistencias y el tiempo que el personal dedica a la Firma, para esto es
necesario que se capture o importe (huella) la informacin que contiene el control de asistencia, el cual
puede ser por da o por empleado, ambas opciones sirven para lo mismo, sin embargo, nos da la
facilidad de tomar la opcin que nos sea ms favorable, todo depende de la oportunidad de la captura, si
esta es diaria lo ms recomendable es capturar por da, en caso de capturar por periodos mayores es
recomendable capturar por empleado; en caso de que la Firma cuente con sistema electrnico
basndose en tarjetas magnticas, dactilar, etc. la importacin podr hacerse en cualquier momento
antes de solicitar los reportes correspondientes. Para la elaboracin del programa de importacin
correspondiente la Firma deber solicitarlo a CAME Capacitacin y Servicios, S.C. a fin de proceder a la
cotizacin respectiva.
Algunos miembros de la Firma, por disposicin de la direccin de la misma, no estn obligados a
controlar sus asistencias por este mtodo, por lo que deber de establecerse as en el archivo de
Catlogo de personal.
Por da.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos Otras Opciones haga clic en Tarjetas
de Reloj , pestaa por da, aparece la siguiente pantalla:


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2. Acepte la fecha o capture la que corresponda en formato dd/mm/aaaa.
3. Capture las diferentes horas de entrada y salida del turno matutino o vespertino, segn
corresponda. Las horas debern de capturarse separando por un punto las horas de los
minutos. En la parte media de la pantalla le muestra las horas que el personal marcado debe
laborar as como sus permisos peridicos. As mismo, en caso de que las horas capturadas
correspondan a menos del tiempo que debera de haber trabajado el sistema se lo marcara con
color rojo, situacin que le ayuda a saber en forma visual los retardos y horas no trabajadas del
personal que labora en la Firma.
Por Empleado
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos Otras Opciones haga clic en
Tarjetas de Reloj , pestaa por emplead, aparece la siguiente pantalla:

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1. Acepte el Mes y Ao o capture la que corresponda en formato mm/aaaa.
2. Capture las diferentes horas de entrada y salida del turno matutino o vespertino, segn
corresponda. Las horas debern de capturarse separando por un punto las horas de los
minutos. La pantalla le muestra los datos generales y las horas que el personal solicitado debe
laborar, as como sus permisos peridicos. As mismo, en caso de que las horas capturadas
correspondan a menos del tiempo que debera de haber trabajado el sistema se lo marcara con
color rojo, situacin que le ayuda a saber en forma visual, los retardos y horas no trabajadas
del personal que labora en la Firma.


PERMISOS DE AUSENCIAS
Para el control del personal, es importante manejar la estadstica de los permisos que el personal pide a
la firma y esta otorga a cada uno de sus colaboradores ya sea con goce o sin goce de emolumentos o a
cuenta de vacaciones, para esto es importante que se cuente con los archivos digitalizados ya sea va
captura directa o va internet, pero que sea en tiempo.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos Otras Opciones haga clic en Permisos
de Ausencias, aparece la siguiente pantalla:


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2. Indicamos la clave del personal que solicita el permiso de ausencia.
3. Si se trata de da o de das as se lo indicamos en el botn correspondiente y en las fechas
respectivas, si el permiso se refiere a horas la pantalla cambia en esa parte de la siguiente forma:

En donde indicaremos los datos que correspondan.
4. Seleccionamos las condiciones del permiso de acuerdo a las posibilidades siguientes:
a) Con goce de sueldo, b) Sin goce de sueldo, C) a cuenta de vacaciones.
5. Tecleamos la descripcin del motivo de la solicitud del permiso de ausencia.
6. Optamos a travs del Botn, guardar o no el documento de autorizacin, mismo que ser guardado
en las pestaas de Documentacin y podrn ser consultadas en es esta y en la de Historial
Organizacional, al marcar el botn que si desea guardar el sistema presenta la siguiente parte de la
pantalla para que siga las instrucciones clsicas de guarda de Windows:

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VACACIONES.
Los das de vacaciones dependern de la antigedad dentro de la Firma, y es aqu en este apartado
donde se hace la programacin de las mismas, as como el control de los adeudos de vacaciones
devengados por el personal y correlativa prima.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos Otras Opciones haga clic en
Vacaciones, aparece la siguiente pantalla:


2 Capture la Clave de Personal que se est calculando las vacaciones. El sistema le presenta el
nombre de la oficina as como el nombre de la persona por la que se est calculando.
3. Acepte o teclee el Ejercicio de clculo. El sistema por omisin presenta el ejercicio actual.
4. Al aceptar el punto anterior, el sistema le muestra los datos generales del personal cuyas
vacaciones se calculan, como: Horas diarias, Horas de permiso diario, Horas reales de trabajo
diario, Fecha de ingreso a la Firma, Monto de sueldo diario y antigedad.
5. Indique la tabla de vacaciones, el sistema tiene cargada la tabla legal, si la Firma tiene tablas
diferentes para Encargados, Socios, etc. debern de ser capturadas de la siguiente manera: Con el
ratn teclee el combo que se encuentra junto a la tabla de vacaciones y el sistema le despliega la
siguiente pantalla:
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Teclee la clave y nombre de la tabla, ejemplo Socios, General, etc.
En la columna de ao teclee el nmero de aos y en la columna de das los que correspondan por
vacaciones a ese nmero de aos. En caso de que por varios aos sean los mismos das, solo ser
necesario teclear hasta que los das de vacaciones cambien. Prima, el % de prima vacacional que
corresponda al nmero de aos, de ese rengln.
6. De acuerdo a la tabla que tenga asignada la persona el sistema se la asigna, nunca es menor de
25%.
7. Si es primera vez que calcula las vacaciones de esa persona, deber de tener a la mano el
clculo de las vacaciones que se le deben de ejercicios anteriores y capturarlo en el recuadro
denominado Anterior, en caso contrario, el sistema ya cuenta con ese dato y en forma automtica
calcula el total de das a los que tiene derecho. Si no est de acuerdo con el total, puede usted
ajustar los das en el recuadro correspondiente y anotar el porqu del Ajuste en el recuadro
denominado Ajuste Observaciones.
8. Teclee en el recuadro Consecutivo el ao al que corresponden los das que se estn otorgando
de vacaciones.
9. Teclee con el formato dd/mm/aaaa las fechas de inicio y trmino de las vacaciones.
10. El sistema muestra el nmero de das que saldra de vacaciones, el nmero de das pendientes
que le quedan por tomar, as como la prima en das y en pesos que le corresponde. Con el botn de
Impresin puede solicitar el Recibo de los das de Vacaciones y del importe de la Prima Recibida.






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EVALUACIN DE PERSONAL.
Todo personal tcnico de la Firma, debe ser evaluado en su trabajo por la persona que lo haya dirigido.
Cada trabajo debe ser evaluado por el nivel superior en jerarqua.
Siendo el personal el Activo ms valioso de una Firma, debemos conocer perfectamente en cada uno
de sus elementos para que en esta forma podamos dirigir en forma eficiente la capacitacin y contribuir
con esto a la superacin y desarrollo profesional, precisamente en los puntos donde se requiera.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal teclee Movimientos Personal Evaluacin, aparece la
siguiente pantalla:

2. Capture la Clave de la Redaccin que vallamos a utilizar en la evaluacin. Se pueden tener
tantos formatos como se requieran por ejemplo para ayudantes, para encargados, socios, etc.
3. Capture la Clave de Personal que se est evaluando y de la Oficina de la Firma en que est
trabajando. El sistema le presenta el nombre de la oficina solicitada as como el nombre de la
persona que se est evaluando.
4. Acepte la Fecha de la evaluacin o capture la que corresponda en formato dd/mm/aaaa.
5. Defina al sistema si el Tipo de la evaluacin es por trabajo en lo especifico orden de trabajo
o si corresponde a un perodo de tiempo. Normalmente el personal del departamento de
auditora se evala por orden de trabajo y los del departamento fiscal y/o contabilidad por
perodo de tiempo. Dependiendo del tipo solicitado el sistema le requiere la clave de la orden de
trabajo o las fechas del perodo de evaluacin. Teclee lo que corresponda.
6. Teclee la clave del evaluador o sea la persona que lleva a cabo la evaluacin.
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7. Marque usted el botn que corresponda de acuerdo al punto que est evaluando y que debe
corresponder a la calificacin que sobre el mismo se desee dar al evaluado.
8. Teclee el botn que corresponda.

REPORTES:RESUMEN GENERAL POR PERSONA
CONCEPTO
Datos bsicos as como todos los movimientos generados del personal que labora en la firma.
CALCULO
A)
Horas de trabajo diario
X
Das de trabajo anual
Horas de trabajo anual
B)
Horas estndar (segn definicin del sistema)
Menos
Horas de actividades no cargables anuales
Horas de trabajo cargable (HTPA)

Sueldo mensual
X
Nmero de periodos (meses) de pago (segn definicin del sistema)
Sueldo anual
Ms
Otras prestaciones
Ms
Cargos por contribuciones (IMSS, INFONAVIT, etc 25.25% aprox.)
C) Percepcin total anual

C) Percepcin total anual
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Entre
B) Horas de trabajo cargable (HTPA)
COSTO DE MANO DE OBRA POR HORA

REQUERIMIENTO PARA EL MANEJO DEL SISTEMA
Indispensable.
REQUERIMIENTO PREVIO A LA CAPTURA
Haber capturado los catlogos:
a) Departamentos
b) Categoras
c) Servicios
d) Actividades y
e) Personal.
Haber capturado:
a) Reportes de tiempo.
b) Tarjetas de reloj.



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REPORTE DE ASISTENCIAS Y RETARDOS
CONCEPTO
Listado que nos muestra la falta y/o retardo por cada trabajador controlado por tarjeta de asistencia, por
da solicitado.
Marca los retardos en Rojo y las Faltas en azul.
CALCULO
No aplicable.








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ACUMULADO DE FALTAS Y RETARDOS
CONCEPTO
Listado que nos muestra el total de faltas y/o retardos por cada trabajador controlado por tarjeta de
asistencia. Analiza este comportamiento por los ltimos doce meses y los totaliza.
CALCULO
Sumarizacin del periodo.




PERSONAL SIN REPORTE DE TIEMPO
CONCEPTO
Permite obtener la informacin del personal que no ha presentado su reporte de tiempo a fin de
exigrselo.
CALCULO
No aplicable.
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COMPARATIVO DE CUOTAS ASIGNADAS VS REALES
CONCEPTO

Para poder conocer de la aproximacin del costo real por categora y/o cada colaborador contra la cuota
asignada a la categora. Muy importante para el ajuste de la cuota asignada y su modificacin para
anlisis ms real de las cotizaciones a presentar a los clientes.
El sistema supone que el clculo de los honorarios ser la aplicacin de la cuota por categora por el
tiempo planeado aplicado en la realizacin del servicio contratado. Es por eso la importancia de un
anlisis a fondo de estos parmetros.
Este reporte puede solicitarse concentrado o analtico.
CALCULO

- Asignada: De las cuotas asignadas por categora en el catlogo de categoras.
- Costo: El promedio del costo por categora determinado sumando todos los costos de los
colaboradores de la misma categora y dividiendo entre el nmero de los mismos.
- Utilidad: Es el resultado de aplicar el factor de utilidad de la Firma capturado en la
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definicin del sistema sobre el costo de mano de obra.
- Sobre, Bajo y %: Corresponde a restarle la utilidad a la cuota asignada para determinar si
sta es menor o mayor a la misma; y el clculo del % de la Sobre o Bajo.


ESTADISTICA DE TIEMPOS POR PERSONA

CONCEPTO
Nos permite conocer por categora o por colaborador el tiempo y los costos de la aplicacin cargable y no
cargable para conocer si se encuentra dentro del mnimo aceptable.
CALCULO

- Cargable: La suma de las horas que se marcan como tal.
- No Cargable: En el reporte de tiempo del periodo anual.
- %: Cargable y No Cargable en referencia al total.
- Costos: La cuota de la categora por el nmero de horas cargables y no cargables.


NOTA: Se debe tener en cuenta el mnimo cargable por categora para exigir el cumplimiento de este.

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ESTADISTICA DE ACTIVIDADES POR PERSONA
CONCEPTO
Nos permite conocer los movimientos por actividad cargable y no cargable de cada colaborador as como
los subtotales de los mismos.

En el caso del tiempo cargable indica en forma pormenorizada las rdenes de trabajo a donde carg sus
tiempos.
CALCULO
- Costo: Multiplica las horas por el costo por hora que se marca en el catlogo de personal
correspondiente.

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ESTADISTICA DE PERSONAL POR ACTIVIDAD NO CARGABLE
CONCEPTO
Nos permite conocer los movimientos por actividad no cargable durante un periodo de tiempo y poder
tomar las decisiones necesarias.
CALCULO
a. Total de horas. Sumariza el total de horas no cargables por cada actividad.
b. Total de costo. Sumariza el total de costos de las horas no cargables considerando el costo por
hora que se marca en el catlogo de personal correspondiente.


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PROYECCION DE COSTOS DE PERSONAL (POR PERSONA)
CONCEPTO
Para analizar la proyeccin de costos de personal por categora, en s es igual a la proyeccin de costos
de personal por categora pero persona por persona.
CALCULO
Presenta el sueldo de cada colaborador sumariza por categora y genera un gran total el cual compara
contra la proyeccin de cobro para generar la suficiencia o insuficiencia de efectivo.

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PROYECCION DE COSTOS DE PERSONAL (POR CATEGORIA)
CONCEPTO
Para tomar conciencia del flujo de efectivo ya que al final de este reporte compara el importe a pagar de
mano de obra, contra la proyeccin de la proyeccin mensual de la cobranza.
CALCULO
Suma los sueldos netos por categora que hay que pagar por mes.



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CLIENTES - ORDENES


Son los datos de las personas que reciben la prestacin de los servicios propios de la actividad normal de
la Firma.
Por los clientes que dejaron de requerir nuestros servicios en el ejercicio corriente, deber indicarle al
sistema la fecha y la causa de la baja, para tomarlos en cuenta en las estadsticas donde intervengan.
As mismo, tambin contempla el registro de las obligaciones fiscales y de cualquier otro tipo, que en
forma peridica tenga que cumplir el cliente y que mediante un recordatorio nos indica el sistema que
hay que cumplir y en qu fecha, misma que se actualiza mediante la captura del cumplimiento de la
obligacin o el envo va Internet de un archivo en hoja de clculo para que sea ms accesible.
Cuando llevamos a cabo la propuesta de honorarios a nuestros clientes por nuevos servicios, requerimos
de cierta informacin estadstica como el nmero de movimientos contables de los ltimos aos, poder
hacer comparaciones con los honorarios cobrados, con los ingresos de la empresa y con las horas
invertidas, asimismo informacin sobre las utilidades obtenidas y con las declaradas al fisco ao con ao
y as graficar esta informacin con el fin de soportar en forma grafica la estadstica de movimientos y
honorarios cobrados a la empresa. En caso de ser nuevo cliente o no contar con ellos, no se preocupe,
se ir actualizando en los aos siguientes.

Operacin:
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en el icono de Clientes y el sistema presenta la
pantalla siguiente, en donde haciendo clic en algn cliente ya dado de alta, aparece el
expediente de ese cliente:

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2. En caso de requerir dar de alta un cliente, haga clic en el icono de Nuevo y aparecer una
pantalla como la siguiente:



3. La clave de la oficina y su descripcin la da el sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas
se encuentre usted.
4. Marque si se trata de una Persona Moral o es Persona Fsica e indique la Fecha de
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Contratacin para las estadsticas que correspondan.
5. Teclee la Clave del Cliente a la que pertenezca el mismo, hasta 5 dgitos alfanumricos
respectivamente.
6. Teclee los datos correspondientes al Nombre de la empresa, el Responsable, Domicilio,
Poblacin, Estado, Cdigo Postal, Telfonos, Fax e-Mail , Pagina en la Web, RFC, Nmero de
Registro en el IMSS. que podrn ser tomados del formato respectivo al alta del cliente en
Ordenes de Trabajo. Estos datos son muy importantes porque mediante ellos tendremos la
comunicacin con el cliente, como estados de cuenta automticos a travs del Fax o del correo
electrnico, elaboracin de los convenios correspondientes, facturas, etc.
7. Teclee el nmero de la Cuenta Contable que se le haya asignado en la contabilidad de la
Firma en el rubro de Clientes.
8. Teclee los das de crdito que se le otorgaran al cliente desde la fecha de emisin de la factura.
Es a partir de estos das de crdito de donde se hacen los conteos para el estado de antigedad
de saldos.
9. Teclee el Grupo de Clientes si es que pertenece a alguno, indquelo con la clave Sin Grupo, o
lo puede dar de alta posteriormente en el catalogo especifico para ello.
10. Cuando el cliente se de Baja habr que hacrselo saber al sistema, as como la Fecha y Causa
que lo origino.
11. Si desea solicitar un reporte de los clientes, haga clic en el icono de visualizar y el sistema le
presenta la pantalla siguiente para que decida el reporte que requiere:


Pestaa Obligaciones:
1. Haga clic en la pestaa Obligaciones; el sistema le despliega la siguiente pantalla:
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2. Con el cursor en el lado izquierdo de su pantalla - Obligaciones Disponibles -, marque la
Obligacin que requiere asignar y formar parte de las obligaciones del cliente, esto lo puede
hacer con el mouse o con las teclas de flecha, posteriormente presione el signo mayor que y la
obligacin marcada ser trasladada a la parte derecha de la pantalla Obligaciones
Asignadas-. Repita esta accin las veces que sea necesario, en caso de querer traspasar
alguna obligacin a la inversa, mrquela y presione el signo de menor que, si deseara
traspasar todas las Obligaciones de un lado a otro, se puede con el signo (cualquiera de los
dos) que tiene una lnea vertical adjunta.
3. Gurdelo.

PESTAA DE ESTADSTICAS
1. Haga clic en la pestaa Estadsticas; el sistema le presenta la pantalla siguiente:
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2. Teclee el ao al que corresponde la estadstica, la clave de la orden de trabajo, el nmero de
horas invertidas en la prestacin del servicio,, honorarios cobrados por el servicio, movimientos
contables que tubo la contabilidad de la empresa, Ingresos, utilidades y resultado fiscal que
tuvo el cliente durante el ao. Esta pantalla puede importar del propio sistema las rdenes de
trabajo que tiene dadas de alta ese cliente y las horas y honorarios de la orden de trabajo, sin
embargo por los ejercicios anteriores deber de capturarse.
3. Si desea imprimir los diferentes reportes, puede usted hacer clic en el icono de visualizar y el
sistema le presenta la pantalla siguiente para que decida su reporte.
4. Slgase de la pantalla tecleando el botn Salir el sistema lo regresa a la pantalla de clientes.
5. Slgase de la pantalla tecleando el botn Salir.
PESTAA DOCUMENTACIN
Encabezado.- La clave de la oficina su descripcin, la clave del Cliente y su nombre la da el
sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del
registro principal.

Este apartado nos permite guardar copia de los documentos que consideremos pertinente como
pueden ser los contratos o convenios de honorarios, etc.
1. Haga clic en la pestaa de Documentacin, el sistema presenta la pantalla siguiente:

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2. Marcado el icono de Edicin, hacemos clic en nuevo; el cursor se posiciona en Ubicacin
para que indique en donde se encuentra el archivo que va a adicionar.
3. Vencimiento.- Indique si tiene o no vencimiento, en caso positivo indique la fecha de
vencimiento.
4. Descripcin.- Lo que corresponda.
5. Para ver el documento debe de hacer clic en el botn derecho del ratn, e indicamos open,
el sistema abre el documento.
6. Guarde lo capturado.











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GRUPOS DE CLIENTES

Se refiere a clientes que provienen de un mismo dueo o grupo de empresas relacionadas, esto nos
sirve entre otras cosas para determinar la contribucin econmica de los mismos a la rentabilidad de la
Firma.

Operacin:
1. Estando en el men anterior haga clic en Grupos de Clientes; aparece la siguiente pantalla:



2. Teclee la Clave del Grupo de Clientes que requiera; en caso de requerir dar de alta uno nuevo,
debe hacer clic en el icono nuevo.
3. Teclee la descripcin del grupo.
4. Guarde el grupo de Cliente antes de salir.

ASIGNAR CLIENTES AGRUPO DE CLIENTES
Estando en Clientes/Ordenes Otras opciones, haga clic en la opcin que nos ocupa y aparece
la pantalla siguiente:
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Operacin:

1. Asigne la Clave del Grupo de Clientes que desea dar de alta los Clientes.
2. Con el cursor en el lado izquierdo de su pantalla - Clientes Disponibles -, marque la empresa
que desea traspasar a formar parte del grupo que se est creando, esto lo puede hacer con el
mouse o con las teclas de flecha, posteriormente presione el signo mayor que y la empresa
marcada ser trasladada a la parte derecha de la pantalla Clientes Asignados-. Repita esta
accin las veces que sea necesario, en caso de querer traspasar alguna empresa a la inversa,
mrquela y presione el signo de menor que, si deseara traspasar todas las empresas de un
lado a otro, se puede con el signo (cualquiera de los dos) que tiene una lnea vertical adjunta.
3. Slgase de la pantalla tecleando el botn Salir.


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ORDENES DE TRABAJO
Mediante esta captura el sistema conoce de la contratacin de un nuevo trabajo, que servicio se va a
prestar, en que cuentas contables ser registrado, fecha de compromiso para entrega del informe, etc.
As mismo, deber de indicarle al sistema la fecha y la causa de la terminacin de la orden para tomarlos
en cuenta en las estadsticas donde intervengan, as como para ya no permitir le sean cargados ms
costos. Asimismo se proyecta la facturacin, se le indican los procedimientos (programa) y se da de alta
el presupuesto general de horas presupuestas y el tipo de personal requerido para desarrollar el trabajo;
de aqu la importancia de esta captura.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en el icono de Ordenes de trabajo y el sistema
presenta la pantalla siguiente, en donde haciendo clic en algn cliente ya dado de alta, aparece
el expediente de esa Orden:

2. En caso de requerir dar de alta un cliente, haga clic en el icono de Nuevo y aparecer una
pantalla como la siguiente:
Encabezado.- La clave de la oficina y su descripcin la da el sistema por omisin, dependiendo en
cul de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaa del registro principal.
Operacin:
1. Estando en la pantalla principal Haga clic en Clientes/ Ordenes de Trabajo Ordenes de
Trabajo; aparece la siguiente pantalla:

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2. Teclee la clave de la Orden de trabajo de acuerdo a las polticas de la Firma. Se sugiere una
clave descriptiva por ejemplo: las tres primeras letras maysculas para el tipo de servicio: AUD
para auditoria, ACO para asesora contable, etc., el siguiente dgito para el ao del servicio,
como 8 para el ao 2008, 9 para el ao 2009; y los siguientes tres dgitos para el nmero del
cliente.
3. Indique el nmero del Responsable Operacional de la orden de trabajo que se est dando de
alta, con esto se van formando los Grupos de Trabajo, debe de estar dado de alta en Personal.
4. Indique el nmero del Cliente a que corresponda la Orden.
5. Indique la clave del Servicio que se va a prestar al cliente.
6. Teclee las Fechas de Inicio y de Terminacin de la orden que se est dando de alta.
7. Indique el periodo que corresponda el proceso del desarrollo del programa de trabajo, puede
ser mensual, anual, variable, etc., en caso de ser mensual el sistema presenta la siguiente
pantalla para que se le indiquen los meses de proceso:
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8. Teclee la Cuenta Contable de Ingresos en que se registrar la facturacin correspondiente en
la contabilidad de la Firma. Esto es con el objeto de que el sistema, pueda proponer las plizas
contables correspondientes a los Ingresos por servicios. En el caso de contar con el sistema
CONFFYA, en lugar de la cuenta deber de teclearse la clave de movimiento que corresponda.
9. En caso de terminacin o cancelacin de la orden es importante hacrselo saber al sistema
mediante la captura del Estado que guarda la orden, Fecha y Causa de la misma.
PESTAA DE PROYECCIN DE FACTURACIN:
1. Al hacer clic en esta pestaa, el sistema presenta la pantalla siguiente:

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2. La clave de la Orden, Oficina, Responsable, Cliente y Servicio a la que pertenece aparece
en forma automtica.
3. Decida sobre el Tipo de Facturacin que haya acordado con el cliente, el sistema prev:
a. Iguala Fija.- Genera el mismo importe durante el nmero de perodos a facturar,
b. Iguala sobre importe determinado.- Divide el importe total a cobrar entre el
nmero de perodos a facturar.
4. Teclee el Importe del Perodo.
5. Teclee el tipo de Perodo que se factura puede ser: Mensual, Bimestral, Trimestral,
Cuatrimestral, Semestral, Anual y Variable, en este ltimo caso le deber reasignar las fechas
de emisin de las Facturas en forma manual.
6. Teclee el nmero de Perodos a Facturar.
7. Teclee la Serie de facturas a utilizar. El sistema prev A, B y C.
8. Indique al sistema el Primer mes y Ao a considerar en la proyeccin de las Facturas.
9. Haga clic en Guardar.
PESTAA PROCESOS:
Encabezado.- La clave de la Orden, Oficina y su descripcin, Responsable operacional, Cliente y
Servicio, la da el sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es
una pestaa del registro principal.


1. Al hacer clic en esta pestaa, el sistema presenta la pantalla siguiente:

2. Posicinese en el recuadro de Perodo, el cual dependiendo del perodo con que dio de alta la
orden, le presentar en el espacio las fechas de los diferentes perodos a trabajar.
3. Posicione el cursor en la columna de Clave, puede usted ver los diferentes programas de
trabajo que se hayan capturado en Archivo Catlogos Generales Procesos, elija el que
corresponda.
4. Indique usted las Horas o minutos (.xx) que durar el proceso de cada punto.
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5. En caso de que los procesos sean iguales en cada uno de los perodos as hgaselo saber al
sistema marcando el recuadro Igual en los siguientes meses, en este caso el sistema
duplica lo que se capture en el primer perodo a todos los dems, puede usted modificarlos en
los puntos que as lo considere y en los meses que lo necesite.
6. Haga clic en Guardar.


NOTA: El sistema le presenta en la parte baja de la pantalla la descripcin de cada uno de los
conceptos del proceso, as mismo tambin un acumulado por categora de personal.
PESTAA PRESUPUESTO DE HORAS:
Encabezado.- La clave de la Orden, Oficina y su descripcin, Responsable operacional, Cliente y
Servicio la da el sistema por omisin, dependiendo en cul de ellas se encuentre, ya que solo es una
pestaa del registro principal.
1. Al hacer clic en esta pestaa, el sistema presenta la pantalla siguiente:


2. Determine los Niveles del personal que intervienen en el desarrollo de la prestacin del
servicio. Mediante el botn de exploracin liste el catalogo de personal y marque el que
corresponda de acuerdo a las jerarquas. Esta distribucin de Jerarquas sirve para generar
reportes de trabajos por Socio, Gerentes, es decir por Niveles.
NOTA: El sistema en forma automtica genera los clculos del monto total de horas por
categora tomando como base el tiempo programado en la pestaa de procesos, de ah
multiplica por las cuotas de la categora que corresponda y que fue capturada en Recursos
Humanos- Categoras, para indicar el importe cuya suma la presenta como presupuesto que
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el sistema compara con la facturacin propuesta para determinar una diferencia, que ser la
base para modificar tiempos u honorarios.
3. Si desea solicitar un reporte de las rdenes, haga clic en el icono de visualizar y el sistema le
presenta la pantalla siguiente para que decida el reporte que requiere:



FACTURACIN.

El sistema prev que una vez que hayamos determinado las condiciones del cobro de honorarios a
nuestros clientes (cuando y cuanto), originados por la prestacin de servicios profesionales, en la opcin
Clientes/Ordenes de Trabajo Proyeccin de Facturacin, es necesario GENERAR las facturas
a nuestros clientes para que estn pendientes del vencimiento del compromiso peridico que tienen con
la Firma, referente al servicio solicitado.

Al generar las facturas, el sistema considera la cuenta por cobrar con todos los efectos administrativos
que esto conlleva, como es el que aparezca en los estados de cuenta del cliente, que sea considerado
como ingreso del despacho, genera la pliza contable correspondiente, antigedad de saldos y dems
estadsticas, etc..

La estructura de los campos de la facturacin se determin en Herramientas.

Estando en la pantalla principal haga clic en la opcin Clientes/Ordenes de Trabajo Facturacin;
aparece la siguiente pantalla:
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Haga clic en el icono Nuevo, aparece la pantalla siguiente:



NOTA: Mediante esta opcin puede usted generar las facturas una a una o todas juntas a una fecha
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dada, puede cancelar una o varias facturas a la vez (marcndolas), puede ver las facturas generadas,
etc.

Operacin:

1. Defina la fecha que llevar(n) la(s) factura(s) a generar.
2. Teclee la Serie de facturas a utilizar.
3. Defina si se van a Generar solo los del mes solicitado o se generaran los anteriores que por
alguna razn hubieran quedado sin hacerlo.
4. Marque o desmarque las facturas a generar, puede marcar todas y despus desmarcar las que
considere en forma individual.
5. Revise y si estn correctos los datos, teclee Generar, con esto el sistema los genera en firme y
quedan listos para impresin y recibir la cobranza correspondiente. Es importante saber que
una vez generados, por seguridad, el sistema no permite modificacin alguna.

COBRANZA

En el caso que no la firma no tenga el sistema contable CONFFYA, es necesario que capture la cobranza
de las facturas que se hayan generado por el sistema para poder controlar la cobranza de sus clientes.

1. Estando en la pantalla principal haga clic en Clientes/Ordenes Cobranza y aparece la pantalla
siguiente:



2. Esta pantalla nos muestra la cobranza por fecha que se ha llevado a cabo por fecha, al darle clic
en un rengln nos muestra la pantalla siguiente y que corresponde a un da especfico:



3. Si requerimos dar de alta un cobro de una factura hacemos clic en el icono Nuevo y aparece la
pantalla siguiente:
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4. Teclee el nmero de la factura que se cobr, el sistema presenta los datos de la misma, teclee
la fecha de cobro y numero del cheque acepte y guarde los datos.

OTRAS OPCIONES

Al solicitar esta opcin nos presenta el siguiente men:


CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Parte del control que permite el sistema es el de revisar que las obligaciones que tiene nuestro cliente y
que nos contrata para que nuestra firma supervise su cumplimiento se lleve a cabo y es aqu donde se le
dice si y cuando se cumpli.
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en Clientes/Ordenes Cumplimiento de
Obligaciones, el sistema le presenta la pantalla siguiente:
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2. Teclee la clave del Cliente y el Periodo que desea grabar su cumplimiento; el sistema presenta
las obligaciones que le fueron cargadas en la opcin de clientes.
3. Indique usted uno a uno el porcentaje de cumplimiento (menos de 100 lo pone en rojo el
sistema) y si se cumpli en forma definitiva o provisional. Menos del 100% y provisionales se
reportan como no cumplidas.

CUMPLIMIENTO DE PROCESOS
Parte del control que permite el sistema es el de revisar que los procesos contratados por el cliente a la
nuestra firma se lleven a cabo y se supervisen su cumplimiento y es aqu donde se le dice si y cuando
se cumpli.

1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en Clientes/Ordenes Cumplimiento de
Procesos, el sistema le presenta la pantalla siguiente:

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2. Teclee la clave de la Orden, el sistema presenta los datos de los procesos a llevar a cabo,
indique el perodo a trabajar, quien elabora el reporte, la fecha de inicio, ahora bien si va
atrasado indique en la parte superior el porqu del atraso.
3. Indique uno a uno quien hizo el proceso y el tiempo real que le llevo su elaboracin, el sistema
va indicando la diferencia entre lo presupuesto y el real. En caso de que se haya excedido o
requiera alguna aclaracin marque el recuadro e indique en la parte inferior baja el porqu de
su exceso o aclaracin a ese punto como se ve en la pantalla que se presenta.
REPORTES
PROYECCION DE COBRANZA POR SERVICIO

CONCEPTO

Desglose de la generacin de las facturas concentradas por servicio (cobranza) por mes a futuro a cada
cliente generando un total (pendiente de generar) y un total general por mes. Sirve para prever los
flujos de efectivo. Hace una comparacin contra la proyeccin mensual de los sueldos.

CALCULO

Sumatorias por cliente, por mes y gran total.
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REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIN
a. Alta del orden de trabajo, y
b. Captura en la misma, de la proyeccin de la facturacin



CONSEJO
Anlisis para prever faltantes de efectivo.
PROYECCION DE COBRANZA POR ORDEN
CONCEPTO
Desglose de la generacin de las facturas por cliente (cobranza) y por mes a futuro de cada cliente
generando un total (pendiente de generar) y un total general por mes. Sirve para prever los flujos de
efectivo. Hace una comparacin contra la proyeccin mensual de los sueldos.
CALCULO
Sumatorias por cliente, por mes y gran total.
REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIN
a. Alta del orden de trabajo, y
b. Captura en la misma, de la proyeccin de la facturacin

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CONSEJO
Anlisis para prever faltantes de efectivo.
ESTADO GENERAL DE LA ORDEN
ESTADO GENERAL DE RDENES DE TRABAJO
CONCEPTO
Reporte que concentra la informacin de la orden de trabajo, tanto general como especfico en cuanto a
la proyeccin y control de facturacin con fechas y nmero de emisin de Las facturas y todo el historial
de cada una de ellas, indicando adems la fecha de cobro
Presenta tambin el presupuesto de personal y categora requerido para cumplir con la encomienda.
Concentra la informacin de la categora y personal que ha intervenido en la prestacin del servicio.
Proyecta una serie de estadsticas con base en los datos acumulados, los puede graficar.

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CALCULO

Hace una separacin por Categora en cuyo rengln sumariza las horas cargadas (del reporte de tiempo)
de cada colaborador de esa categora; multiplica ese total de horas por la cuota por hora de la categora
para generar el importe a precio de venta.
Tambin multiplica el total de horas por el promedio del costo real de la categora que corresponde y
resta este del importe para determinar la diferencia misma que corresponde a la lejana existente entre
el costo por categora y la cuota establecida tambin por categora.
Los renglones siguientes es el listado del personal y horas que carga a esa orden las que multiplica por
el costo real por hora de esa persona (aparece en el catlogo de personal) para totalizar la misin
aplicada.
- Total: Suma por separado el importe a precio de venta y el costo de las horas aplicadas.
- Facturacin del periodo: Es el total facturado a la fecha del reporte.
- Remanente: La resta de la facturacin del periodo menos el total da precio de venta y por
separado a precio de costo.
- Proporcin: Remanente / Costo: Remanente a precio de venta / Importe a pecio de venta.
Remanente a precio de costo / Importe total del costo.

NOTA: El reporte presenta el factor de utilidad deseable por la Firma para compararlo contra la
proporcin, la cual siempre deber de ser mayor en caso contrario deber analizarse con ms
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detenimiento.
POR GRUPO DE CLIENTES
CONCEPTO
Relacin de las rdenes de trabajo colocadas por orden de grupo de cliente y/o cliente


CALCULO
Ninguno
REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIN
a. Haber capturado la orden de trabajo.
CONSEJO
Ninguno





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FACTURAS NO GENERADAS
CONCEPTO

Listado de las facturas que por fecha de generacin de los mismos debieron haberse elaborado y no se
hicieron.
CALCULO

Suma del gran total.


REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIN

b. Haber capturado la orden de trabajo y la correspondiente proyeccin de la facturacin.


CONSEJO

Revisar cada mes despus de la generacin de las facturas.












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CALIDAD
Le permite utilizar los cuestionarios que propone la norma de calidad

DECLARACIONES
El usuario tendr la posibilidad de ver las personas q tienen ya sus archivos asi como el ultimo archivo q
se agreg

Si desea agregar una nueva declaracin al usuario deber dar doble clic en el nombre del personal,
cabe indicar q esta relacin se da de alta en categoras y desde ah se define que es obligatorio y que no
para cada puesto.
Al dar doble clic se muestra la pantalla siguiente:

Aqu teclee el ejercicio y de clic en el boton para agregar el archivo y despus de guardar.



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FALTANTES

Te muestra una pantalla :


Escriba a partir de qu ao quiere al personal con faltantes de la declaracin seleccionada.

CUESTIONARIOS
En esta parte usted podr resolver los cuestionarios de acuerdo el tipo que haya seleccionado. Aqu
nicamente podr resolvernos y no modificar el cuestionario.
Recuerde dar guardar para no perder la informacin.