Professional Documents
Culture Documents
KESEKRETARISAN
Sheddy Nagara Tjandra
untuk SMK
untuk
Sekolah Menengah Kejuruan
ISBN XXX-XXX-XXX-X
Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
Sheddy Nagara Tjandra
May Yulianingsih,
Dear Liana.
KESEKRETARISAN
Untuk SMK
i
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional
Dilindungi Undang-undang
KESEKRETARISAN
Untuk SMK
May Yulianingsih,
Dear Liana.
Perancang Kulit :
Ukuran Buku : 20 x 28 cm
410
Tahun 2008
ii
KATA SAMBUTAN
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah,
dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, pada tahun
2008, telah melaksanakan penulisan pembelian hak cipta buku teks pelajaran ini dari penulis
untuk disebarluaskan kepada masyarakat melalui website bagi siswa SMK.
Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan
sebagai buku teks pelajaran untuk SMK yang memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan
dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun
2008.
Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah
berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk
digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia.
Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional
tersebut, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh
masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus
memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkannya soft copy ini
akan lebih memudahkan bagi masyarakat untuk mengaksesnya sehingga peserta didik dan
pendidik di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri dapat
memanfaatkan sumber belajar ini.
Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Selanjutnya, kepada para peserta
didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya.
Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan
kritik sangat kami harapkan.
Jakarta,
iii
Kata Pengantar
Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita
semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku
kejuruan ini.
Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra,
M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum.,
dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd.
(SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti,
S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu
oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD
Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI
Jakarta.
Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak
Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu
melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada
Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku.
iv
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan
Kata Sambutan
v
2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran .......................... 48
vi
3.1.2.1.10 Proyektor LCD ............................................................. 96
3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran ..... 129
vii
4.2.3 Organisasi Garis dan Staf ................................................... 148
5.8 Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja, dan Pekerjaan Kantor .... 185
viii
Bab VI Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
.................................................................. 189
ix
8.1 Sekretaris ............................................................................... 216
x
9.1.7 Mempersiapkan dan Membuat Notula Rapat ...................... 243
xi
10.4.2 Dalam SMS Ponsel ............................................................ 278
10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notulen dan Laporan ....... 279
10.6 Kemahiran dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno
.................................................................................... 281
xii
11.3.7 Prosedur Pemindahan ....................................................... 343
11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan dengan menggunakan komputer
................................................... 346
xiii
13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis ............................................... 377
xiv
Bab I
Pendahuluan
1
pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi
dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi
dan sebagainya.
Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi
korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa
Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas
korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap
perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhir-
akhir ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal
tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan
bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang
diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang
ada di masing-masing sekolah.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya
sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi
atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau
sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan
sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor
lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai
administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi
perkantoran, baik pemerintah maupun swasta.
Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab.
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Organisasi dan Kantor
Bab III : Sarana Kantor
Bab IV : Organisasi Dalam Kantor
Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja
Sama.
Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja
Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi.
Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
Bab X : Empat Kemahiran Bahasa
Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi
Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.
2
Bab II
Organisasi dan Kantor
Sinopsis:
3
Kompetensi dan isi bab
Kata-Kata Kunci
4
Bab III
Sarana Kantor
Sinopsis:
5
Kompetensi dan isi bab
Kata-Kata Kunci
6
Bab IV
Organisasi Dalam Kantor
Sinopsis:
7
Kompetensi dan isi bab
Kata-Kata Kunci
8
Bab V
Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama
Sinopsis:
9
Kompetensi dan isi bab
Kata-Kata Kunci
10
Bab VI
Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip
dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan
dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.
11
Kompetensi dan isi bab
Kata-Kata Kunci
12
Bab VII
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja
Sinopsis:
Kata-Kata Kunci
13
Bab VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi
Sinopsis:
Kata-Kata Kunci
14
Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
Sinopsis:
15
mempersiapkan naskah
(steno).
11. Menggunakan peralatan
kantor.
12. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
13. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.
Kata-Kata Kunci
16
Bab X
Empat Kemahiran Bahasa
Sinopsis:
17
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
4. Kemahiran tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan
komunikasi ikut membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (notulen dan laporan)
5. Kemahiran dengar dan tulis dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi mencatat
dikte untuk mempersiapkan naskah.
Kata-Kata Kunci
18
Bab XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Sinopsis:
19
dan pekerjaan atau tugas ikut membentuk kompetensi
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan
melindungi budaya kerja.
Kata-Kata Kunci
20
Bab XII
Proses Transaksi Akuntansi
Sinopsis:
Kata-Kata Kunci
21
akuntansi, keuangan, perbankan, cek, giro, bilyet, kredit, debet,
saldo, bon, kuitansi, transfer, neraca, kas, register, rekonsiliasi.
22
Bab XIII
Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi
Sinopsis:
23
5. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana SMS ponsel juga ikut
berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
6. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu juga akan
berfungsi dalam membentuk kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan dan kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana yang sehat. (surat)
7. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana E-mail komputer,
SMS ponsel, dan faksimil ikut membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan semestinya.
Kata-Kata Kunci
24
BAB II
33
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga
merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dlam
praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,
maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain
proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi
kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti
tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat
sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak
bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-
masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat
lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan
sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang
yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan
bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang
manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya
baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang
baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara
mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain
sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat
dilaksanakan secara efisien dan efektif
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah
:
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
34
mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut
harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi
yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :
o Asas perumusan tujuan
o Asas pembagian kerja
o Asas pendelegasian wewenang
o Asas koordinasi
o Asas efesiensi pengawasan
o Asas pengawasan umum
35
bagian produksi berusaha untuk meningkatkan produksinya
sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka
ini berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang
berlebihan).
5. Asas batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian
tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah
pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan
harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan
orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani
untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat
sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing
yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan
kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain
ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik
36
2.2 MACAM ORGANISASI
2.1.1 Organisasi Politik
- Ruang lingkupnya
- Macam-macamnya
- Pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan organisasi politik
- Organisasi politik
Ruang linkupnya :
1. kekuasaan eksekutif : pemerintah
2. kekuasaan yudikatif : pelaksana / penegak
3. kekuasaan legislative : pelaksana pembuat undang-undang
(DPR-MPR)
Macam-macamnya :
1. Bentuk Monarki : Suatu bentuk negara yang dikuasai
seseorang yang disebut raja.
2. Bentuk Oligarki : Negara yang dikuasai oleh bebrapa orang
elit politik.
3. Bentuk Demokrasi : Negara yang didasarkan oleh kedaulatan
rakyat.
Pekerjaan yang berkenaan dengan organisasi politik (partisipasi
politik). Polittik artinya proses penyelenggaraaan negara. Macam-
macamnya:
1. Menduduki jabatan politik atau administrasi
2. Menjadi pejabat suatu organisasi politik
3. Menjadi anggota suatu organisasi politik
4. Menjadi pejabat pemuli (KPU)
5. Menjadi anggota pejabat penyelenggaraan pemilu.
Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam
penyelenggaraan negara
37
sebagai hasil analisis informasi. Tidak direbut / dimanfaaatkan
lebih dulu oleh organisasi bisnis yang lain sebagai pesaing.
4. Organisasi harus mampu menghindari atau memperkecil resiko
bisnis. Resiko tidak sekedar berkenaan dengan bidang material
dan finansial. Jika keliru atau gagal dalam respon, tetapi juga
pada aspek-aspek manusiawai SDM, baik dari segi fisik maupun
psikologis.
5. Dari segi material dan finansial, organisasi harus mampu
mewujudkan rasio yang menguntungkan, mampu
menyelenggarakan dan membiayai program-program.
Organisasi politik
Organisasi bisnis
Macam Organisasi profesi
Organisasi Organisasi social
Organisasi lain
38
recreational institutions), misalnya: seni rupa, seni suara, seni
drama, dll.
f) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia
untuk berhubungan dengan Tuhan atau alam gaib (religus
institutions). Misalnya: Gereja, Masjid, Doa, Kenduri, dll.
g) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan menuasia
untuk mengatur kehidupan berkelompok atau bernegara
(political institutions), misalnya: pemerintahan, demokrasi,
kehakimam, kepartaian, kepolisian, dll.
h) Organisasi yang bertujuan mengurus kebutuhan jasmani
manusia (cosmetic institutions), misalnya: pemeliharaan,
kecantikan, kesehatan, kedokteran, dll.
Dalam perkembangan masyarakat dan kebudayaan
kita mengenal organisasi sosial atau lembaga
kemasyarakatan, misalnya: organisasi kekeluargaan,
ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,
keagamaan, pemerintah, dan kesehatan jasmani. Adanya
organisasi tersebut dimaksud untuk memenuhi berbagai
kebutuhan pokok dari kehidupan masnusia. Organisasi itu ada
di dalam setiap masyarakat tanpa memperdulikan apakah
masyarakat tersebut mempunyai taraf kebudayaan sederhana
atau modern.
39
B. Nahdhatul Ulama (NU)
NU merupakan organisasi politik atau organisasi sosial
kemasyarakatan. Organisasi ini pernah terlibat dalam pemilu 1955
dan 1971. Bahkan pada tahun 1955 NU berhasil menjadi
pengumpul suara banyak ketiga.
NU merupakan unsur yang mempunyai basis massa yang
paling besar. NU berkonsentrasi pada pengembangan umat pada
era reformasi NU melahirkan sebuah partai politik yang bernama
Partai Kebangkitan Bangsa yang mendapat restu dari tokoh NU,
bahkan ketua NU waktu itu (KH. Abdurrahman Wahid) menjadi
deklarator partai tersebut.
Contoh :
KONI : Komite Olah Raga Nasional Indonesia
PBSI : Persatuan Bulu Tangkis Seluruh Indonesia.
40
b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot
kantor.
c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi
kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
2..3.2 MANAJEMEN
2.3.2.1 Arti dan Istilah MANAJEMEN
1. Arti Kata Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris “management”
yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage,
berasal dari bahasa Italia yaitu kata managgio. Kata managgio
pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari
kata manus yang berarti hand atau tangan.
Sehingga secara etimologi (segi bahasanya) kata “manage”
diartikan sebagai:
a) House Keeping yang berarti rumah tangga
b) To train a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentak-
hentakan kakinya.
c) To direct and control yang berarti memimpim dan mengawasi.
Berdasarkan uraian di atas, management diartikan sebagai the
act or art of managing conduct, direction and control (sebagai
tindakan atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan
pengawasan).
2. Istilah-istilah manajemen di Indonesia
Sampai saat ini belum ada keseragaman penulis istilah
management ke dalam bahasa Indonesia. Diantaranya ada yang
menulis menejemen, ada pula yang menulis management dan
sebagian lagi lebih suka dengan istilah manajeman. Istilah yang
terakhir ini dipakai dalam buku ini, dengan pertimbangan istilah
tersebut sudah umum digunakan dan sesuai dengan ucapan
dalam bahasa Indonesia.
Meskipun demikian, pada beberapa lembaga ditemukan
sejumlah istilah yang pada dasarnya mempunyai maksud dan
pengertian yang sama dengan istilah management, yaitu pada :
a) Lembaga Administrasi Negara (LAN) menggunakan istilah
Kepemimpinan.
b) Universitas Indonesia (UI) menggunkan istilah
Ketatalaksanaan.
c) Universitas Gajah Mada (UGM) Yogyakarta menggunakan
istilah Pengurusan.
d) Lingkungan Militer Angkatan Darat menggunakan istilah
Pembinaan
e) Balai Pembinaan Administrasi (Universitas Gajah Mada
Yogyakarta) menggunakan istilah manajemen.
41
f) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud)
seringkali menggunakan istilah Pengelolaan.
g) Komisi istilah bahasa menganjurkan istilah management.
h) Dr. Winardi.S.E. menyesuaikan ucapan bahasa Indonesia
dengan istilah manajemen.
42
c. Harold Kcontz dan Cyrill O’donnel
Manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui kegiatan-
kegiatan dari orang lain.
Pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli
tersebut dapat dikatakan bersifat universal (umum). Dalam arti
bahwa, manajemen dapat ditetepkan dalam berbagai bidang
usaha manusia, baik dalam pabrik, sekolah, bank, hotel, rumah
sakit, kantor bahkan sampai kepala kehidupan rumah tangga.
Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan melalui
kegiatan orang lain. Tujuan yang dimaksud adalah sasaran
manajemen yang harus dicapai secara efektif dan efisien. Dalam
mencapai tujuan, kegiatan manajemen harus dapat menyatukan
pikiran, perasaan, kemauan, bahan-bahan, tenaga (orang-orang),
uang, mesin dan segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan,
sehingga apa yang diharapkan dapat benar-benar tercapai
dengan efektif (tepat guna)dan efisien (daya guna). Dengan
demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu
proses penggerakan kerja sama dengan orang lain dan segala
fasilitas yang diperlukan
43
Tepat : Menunjukan kena sasarannya; Apa yang di kehendaki tercapai
atau menjadi kenyataan.
Cepat : Menunjukan waktu; Tidak banyak waktu terbuang, selesai pada
waktunya.
Hemat : Berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh hasil yang
sebesar-besarnya, tanpa adanya pemborosan atau penghamburan biaya,
bahan, tenaga, waktu dan pemikiran.
Selamat : Menunjukan kelancaran proses; Segala sesuatunya
sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami hambatan-
hambatan, kelambatan atau kemacetan-kemacatan.
Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembali bahwa
ssuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien. Karenanya menitik
beratkan pada hal-hal yang berbeda.
Efektif :
Pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana, kurang memperhatikan
usaha atau biaya yang dipergunakan. Dengan biaya berapa saja asal
tujuan tecapai. Hal ini memungkinkan terjadinya pemborosan atau
penghamburan-penghamburan yang tidak perlu.
Efisien :
Pada segi usaha atau biaya yang dipergunakan, kurang memperhatikan
tujuan yang akan di capai sesuai rencana. Kapan tujuan itu akan tercapai
tidak menjadi masalah, asal biaya bisa di hemat seminimal (sekecil)
mungkin.
Dari uraian –uaraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu
sasaran manajemen dapat di capai secara efektif dan efisien bila dapat
melaksanakan prinsip-prinsip dengan usaha yang sekecil-kecilnya bisa
mendapakan hasil yang sebesar-besarnya.
44
kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan
organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan
efisien.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab
Dengan adanya pembagian kerja yang baik didalam organisasi
tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi
kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan
dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang
dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan tekknik pengawasan
agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.
3. Disiplin
Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman
khusus untuk menggerakan dan mendorong kepatuhan serta
kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik,
tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa
menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal
terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan.
4. Kesatuan Perintah
Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan
(pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan
dan pertanggung jawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah,
instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk
kelancaran dalam melasanakan tugasnya, sehingga tidak
membingungkan para bawahan.
5. Kesatuan Pengarahan
Setiap unit / satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan
tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu
rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana,
pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukan hanya kepada
satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan
seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan
sasarannya dapat terlaksananya dengan sempurna.
6. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada Kepentingan Umum
Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap
kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar didalamnya.
Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahaan agar mau diajak
untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama dari pada
kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu
iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan
sesuai dengan rencana bersama.
7. Penggajian Pegawai
Gaji merupakn pengaruh yang sangat besar terhadap status
sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik,
dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan
keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi
(dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam
45
menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadapa perkembangan
organisasi perusahaan yang bersangkutan.
8. Pemusatan koordinasi
Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuarang
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang
dibebankannya, perlu adnya pemusataan (Sentralisasi) kekuasaan
(wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya
diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifat-
sifat kediktatoran saat menjalankan kepemimpinaannya.
9. Jenjang Bertingkat
Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat
dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang
bertingkat-tingkat secara vertikaldan horizontal. Sehingga terdapat
rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat
memberikan pedoman dari masa printah / instruksi itu diterima dan
kepada siapa pertanggung jawaban harus disampaikan.
Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti
pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit,
sehingga saluran hubungan dari atasan sampai kebawahan tidak
terlampau panjang.
10. Ketertiban
Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat
penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam
kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan
mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi
prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai,
disipli kerja dsb.
11. Keadilan
Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai
bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana
seperti mem-PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang
kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai
karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarka saran / ide, pendapat,
kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan
keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang
diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan.
12. Stabilitas Kondisi Pegawai
Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada
keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari
keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu
menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga /
memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota,
menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya
yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses
kegiatan manajemen.
13. Prakarsa
46
Setiap pimpinaan hendaknya selalu mengharga saran-saran,
ide / gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota
bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat
menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif
dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih
cepat berkembang.
14. Semangat Kesatuan
Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai
tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan
lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus
menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan
rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa
setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi
inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama
anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasip
sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan bersama.
47
terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan
yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,
mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode,
material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta
mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan,
serta tujuan organisasi tercapai.
48
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.
b) Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c) Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-
laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita
mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.
d) Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan,
dan hiasan kantor.
e) Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin
kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja,
metode kerja dan kebutuhan kantor.
49
3. Tujuan Manejemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi
persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan pisikologis.
Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan
sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan
mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing
untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan
ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu
dan tenaga.
Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu
tidak sesuai denga perncanaan. Dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu
dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-
sumber daya (resources) yang akan dimanfatkan. Dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-
fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari
manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa.
Tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan,
guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya
yang sesuai .
3. Membantu organisasi / perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi
pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak
terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.
50
manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,
di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah
menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan
dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,
perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan
mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran
perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.
Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang
diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,
agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan
orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk
menciptakan organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu
kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai
tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses
manajemen perkantoran .
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif
bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah
dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)
yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para
pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem
yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam
rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan
oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap
pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang
dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek
pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor
b) Waktu pekerjaan kantor
51
c) Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor
f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.
52
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan
berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan
aman.
f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-
tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa
pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.
2.4.1.2.2 Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru
tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,
nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca
pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
53
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya
banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan
syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.
Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan
mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata
usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan
dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik,
bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi,
jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.
54
simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji,
lembur dan sebagainya.
Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku
kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja
buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas
dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara
mengerjakan buku kas.
Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi
nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang
kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-
pengeluaran.
Keterangan :
Sisi Debet di bagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian penerimaan
- lajur jumlah uang yang diterima
Sisi Kredit dibagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian pengeluaran
- lajur jumlah
55
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai
car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
a. Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian
pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga
diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan
waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada
papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar
ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-
kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin.
Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang
bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A
berbeda dengan format kantor B.
56
Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan
pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu
melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan
organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi
pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
orgasasi sebagai suatu keseluruhan.
57
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai
rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula
mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan
kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan
kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan
merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.
58
menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam
kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan
waktu dalam presentase sebagai berikut :
1. Mengetik ( typing ) = 24,6%
2. Menghitung ( calculating) = 19,5%
3. Memeriksa ( checking ) =12,3%
4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%
5. menelpon ( telephoning ) = 8,8%
6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%
7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%
8. lain-lain = 12,5%
________________________
Jumlah =100%
59
diketengahkan beberapa identifikasi mengenai unsure-unsurnya sebagai
berikut :
1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya,
berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber
daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya.
Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan
psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal,
kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas,
inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi,
wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain.
Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi
kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak
dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan
berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan
berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja
yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai
sukses.
2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya
untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada
organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan
penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan
kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan
organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang
dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung
akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan
mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang
dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara
otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu
keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya
Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan
membayarkan kompensasinya secara bersama dengan
organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya
Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal
(non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam
pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat
diwujudkan.
3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni
potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia
sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber
daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi).
SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek
yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang
dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan,
yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha
mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia
mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat
60
guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam
usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut.
Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi, khususnya
perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM dimaksud adalah :
1. Pelayanan (Service)
Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan kepada
para pekerja dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan
kemampuannnya, agar menjadi sumber daya manusia yang
kompetitif. Pelayanan diberikan dengan menyelenggarakan
program-program yang berisi kegiatan perluasan wawasan,
menciptakan rasa aman dan kepuasan bekerja.
2. Kontrol
Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan
kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis
perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari
cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam
meningkatkan produktivitas.
3. Pengembangan
Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses
memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja
melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja
yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan
perusahaan/industri.
4. Kompensasi dan akomodasi
Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya bermaksud
untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman dan
kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan
kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja
bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang
tinggi.
5. Advis
Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian
Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan
bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil
keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya
masing-masing.
61
BAB III
Sarana Kantor
62
dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas,
tinta pensil, pulpen dan lain-lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang
menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja di dalam kantor.
1. Meja
b. Tingginya :
63
Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai
yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75
m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata
orang yang sedang menulis atau membaca
(dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan
meja kira-kira 32 cm.
Meja Staf
Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian
administrasi atau tata usaha.
Meja Direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan
bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran
seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam
perusahaan tersebut.
64
Meja Rapat
Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat
Meja Samping
Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris
pimpinan, biasa disebut meja return.
2. Kursi
65
Contoh beberapa jenis kursi
Kursi Pimpinan
3. Lemari
66
termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan
B termasuk golongan C. lemari ini biasanya
dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers)
yang belum diolah atau belum di file.
b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan
bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang
sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga
untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama
dengan lemari warkat.
c. Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan
uang , check dan surat berharga lainnya.
4. Filing Cabinet
5. Laci-laci kartu
67
6. Peralatan
Kabinet peraga
68
Kabinet peraga
Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya,
untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan
brosur
69
loker
Loker
Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung
pakaian dan menaruh berbagai barang
Lemari pendek
Lemari pendek
Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau
kompartemen untuk menyimpang berbagai barang
70
Kualitas
71
maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan
mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.
72
Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan
adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia
dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun
yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat
mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka
menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.
Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi
hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang
mempunyai ciri sebagai berikut :
73
Macam-macam mesin
74
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan
lebih mudah dilaksanakan.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih
baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat dapat lebih
banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan
dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai
sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
75
3.1.2.1.1 Komputer
Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi
mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan
dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat
pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2
bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software)
2. Monitor
76
pemakai akan mengetahui apakah hasil dari
komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak)
akan terlihat melalui layar monitor
4. Mouse
77
Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :
Printer
78
CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik
yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada
awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital.
Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap
menjadi format standar pemutaran rekaman audio
komersial per pertengahan 2006. CD/DVD bersifat read
only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi).
Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD
dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih
dikenal dengan nama CD/DVD-RW.
79
contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer
kantor yang menggunakan sistem windows :
4. Presentasi (powerpoint)
Program aplikasi yang berfungsi untuk
membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD proyektor
80
3.1.2.1.2 Mesin Tik Manual
81
3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik
82
3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi
83
3. Bagian bak penampung hasil
Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas
hasil fotokopi diletakkan
Mesin penghancur
kertas diperlukan untuk
menghancurkan arsip-arsip
atau dokumen yang sudah
tidak terpakai lagi atau nilai
Mesin gunanya (kadaluarsa).
penghancur Karena fungsinya sebagai
kertas penghancur kertas, maka
peranannya sangat besar,
sehingga rahasia yang ada
di dalam dokumen tersebut
tidak dapat diketahui oleh
orang lain. Dengan
hancurnya kertas dalam bentuk kecil,
sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang
lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut
diaduk terlebih dahulu.
84
Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu
sebagai berikut :
3.1.2.1.6 Printer
1. Dot Matriks
85
kepadatan ganda (double density) menggunakan
struktur bintik yang lebih halus sehingga
menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih
baik.
86
Printer tinta Cartdrige
Printer tinta
3. Laser
Printer laser
87
Dibandingkan dengan printer dot matriks
maupun ink-jet yang dapat langsung mencetak
data, laser printer mengumpulkan dulu image yang
hendak dicetak dalam satu halaman ke memory
buffer. Hal ini menyebabkan halaman pertama
butuh beberapa detik sebelum dapat mencetak.
Namun untuk halaman berikut yang sama
sangatlah cepat, karena selanjutnya tinggal
mencetak yang telah ada di memory.
88
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna
mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya
bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan
menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita
dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta
dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.
Calculator pocket
Kalkulator saku
89
dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain
memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung
kebutuhan.
Scientific calculator
Kalkulator matematika
3. Printing Kalkulator
Printing calculator
Printing kalkulator
Ini adalah
kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk
90
mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik
jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan
atau toko-toko.
Cash Register
91
disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua
warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil
yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang
terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.
Mesin stensil
manual
92
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya
huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu
dengan sikat kawat halus karena sering kotor
terkena endapan beas karbon atau tip-eks.
93
3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller)
dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil
jangan menggunakan bensin atau minyak
tanah).
94
1. Menurut proses pembuatannya, dapat
dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Dengan tangan, yaitu menulis atau
menggambar langsung pada lembaran
transparansi dengan menggunakan marking
pen
b. Dengan mesin fotokopi, transparansi yang
dibuat dengan mesin fotokopi ini adalah
transparansi khusus yang disebut PPC film
c. Dengan mesin transparancy maker, yaitu
mesin yang dipergunakan untuk membuat
transparansi khusus infrared film
1. Persiapan
a. Meletakkan dan membuka layar di tempat
yang mudah terlihat kira-kira 1,2 m dari
lantai (rata-rata orang duduk)
b. Letakkan OHP di tempat yang tidak
mengganggu penglihatan dengan posisi
lurus menghadap layar.
95
c. Aturlah transparansi di dekat OHP agar
mudah menggunakan sesuai dengan
urutannya
d. Mengatur tempat duduk agar jelas,
terdepan paling dekat dengan layar ± 3 m
dan paling jauh dengan layar ± 9 m.
2. Penyajian
a. Letakkan transparansi dengan tepat pada
saat lampu OHP dimatikan
b. Penyaji (komunikator) tetap menghadap
terus ke arah peserta (komunikan), tidak
perlu menghadap layar atau membelakangi
peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan
letak tulisan/gambar
c. Tidak menunjuk sesuatu di permukaan
layar, tetapi cukup menunjuk pada
permukaan transparansi dengan pensil atau
pulpen yang tidak menggelinding
d. Mematikan lampu untuk mengalihkan
perhatian peserta (komunikan) bukan untuk
menghemat listrik
e. Menutup dengan sebagian tulisan atau
gambar yang belum diperlukan untuk
menuntun perhatian presentasi
96
dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer atau
laptop.
LCD proyektor
97
3.1.2.1.11 Mesin-mesin lain
Mesin Scanner
Scanner
Pemindai
1. Pemindai gambar
2. Pemindai barcode
3. Pemindai sinar-X
4. Pemindai cek
5. Pemindai logam
6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)
Cara penggunaanya:
98
3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan
halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan
tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara
otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam
komputer
Mesin Binding
99
mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100
halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini
tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik
spiral yang akan dipergunakan
100
3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik
dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan
punggung di belakang.
Mesin Laminating
Mesin laminating
101
Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan
energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak
sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau
kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut.
Cara penggunaannya :
1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke
aliran listrik.
Mesin Absensi
102
Mesin absen kartu
Mesin absen ID
card
Mesin absen
Finger scan
103
tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di
depan mesin)
104
3.1.2.2 Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi
Fungsi intercom
Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi
sebagai berikut.
105
x Menghindari mondar-mandirnya para
pegawai.
x Menghemat waktu dan tenaga sehingga
meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Cara mengoperasikannya
Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
3.1.2.2.2 Telepon
Pengertian Telepon
Telepon berasal dari kata tele
yang berarti jauh dan phone yang artinya
106
suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi
dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam
lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
107
b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu
pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator (tidak langsung)
c. PABX (Private Automatic Brand Xchange),
yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator.
Wireless
Telephone
108
x Nama orang atau pejabat yang hendak
diajak bicara.
c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor
telepon. KBU adalah sebuah pos telepon yang
disediakan untuk umum agar yang
berkepentingan dapat melakukan percakapan
dengan aman dan tenang.
109
2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki,
jangan mengangkat telepon sebelum nomor
telepon di ketahui!
3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan
barulah memutar nomor telepon yang di
kehendaki!
4) Kalau yang dipanggil kedengaran
mengangkat teleponnya, katakanlah nama
kantor atau instansi dan nomor telepon yang
kita kehendaki!
5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan
bicara yang bukan-bukan!
6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena
adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-
ngetuk kait telepon!
7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan
telepon secara perlahan dan jangan sampai
dalam keadaan miring!
8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor
telepon jangan sekali kali menggunakan
pensil atau benda lainnya, tetapi
pergunakanlah jari telunjuk!
110
3.1.2.2.3 E-mail
111
2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman
log-in untuk mengisi ID e-mail dan
passwordnya, bagi yang belum mempunyai e-
mail terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan
mengklik daftar
Halaman e-mail
untuk mengisi
keterangan-
keterangan
sebelum
mendaftar
112
6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada
Handphone/
mobilephone
113
Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering
disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah
(hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah
layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio
Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada
domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain
CDMA.
3. Voice Mail
adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan
pada provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi
ketika ponsel yang dihubungi tidak dijawab
(diangkat). Biasanya pesan yang ada akan
diberitahukan oleh provider melalui SMS (Short
Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita
menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh
provider yang kita gunakan
4. Bluetooth
Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan
pribadi (personal area networks atau PAN) tanpa
kabel.
114
Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk
melakukan tukar-menukar informasi di antara
peralatan-peralatan. Spesifiksi dari peralatan
Bluetooth ini dikembangkan dan didistribusikan oleh
kelompok Bluetooth Special Interest Group.
Bluetooth beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 Ghz
dengan menggunakan sebuah frequency hopping
traceiver yang mampu menyediakan layanan
komunikasi data dan suara secara real time antara
host-host bluetooth dengan jarak terbatas.
Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang
pendek dan kemampuan transfer data yang rendah.
6. PDA/Smartphone
Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah
sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan
berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana.
PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir
pribadi pada awalnya, tetapi karena
perkembangannya, kemudian bertambah banyak
fungsi kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam
dan waktu, permainan komputer, pengakses internet,
penerima dan pengirim surat elektronik (e-mail),
penerima radio, perekam video, dan pencatat memo.
Selain dari itu dengan PDA (komputer saku) ini, kita
dapat menggunakan buku alamat dan menyimpan
alamat, membaca buku-e, menggunakan GPS dan
masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi
PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai
telepon genggam, akses internet, intranet, atau
extranet lewat Wi-Fi atau Jaringan Wireless. Salah
115
satu ciri khas PDA yang paling utama adalah fasilitas
layar sentuh.
3.1.2.2.5 Faksimili
Faximile
Cara penggunaannya
Mengirim faksimili
1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim
menghadap ke bawah pada tempatnya, di
ADF
2. Memasukkan nomor tujuan dengan
menggunakan fitur one-touch, speed dial,
search atau memasukan secara manual
3. Setelah itu tekan tombol start
Menerima faksimili
1. Angkat gagang telepon
2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili
(bunyi beep)
116
3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar
telepon, letakkan gagang telepon
117
Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet
Protocol), adalah :
118
menggunakan VoIP. Kecuali jika menggunakan
koneksi Broadband (lihat di poin pertama).
3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet
perlu janji untuk saling berhubungan.
4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang
menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP
telephony gateway) relatif berharga mahal.
Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini
maka harga peralatan tersebut juga mulai turun
harganya.
5. Berpotensi menyebabkan jaringan
terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin
banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada
menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik.
Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan
di perusahaan tidak menjadi jenuh akibat
pemakaian VoIP.
6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan
baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem
penomoran
119
Multi Function Device (MFD)
Samsung SF-565P
Multi-Function
Fax/Laser Printer
120
Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan
terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk
mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil
sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
a. Pemeliharaan
Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan
tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet
(mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan ini
lebih ditekankan pada pencegahan sebelum
terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang
lebih ringan.
b. Reparasi
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil,
agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya.
c. Peningkatan
Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada
kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan
nilainya juga bertambah.
d. Penggantian
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada
dengan perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.
e. Penambahan
Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang
fungsinya sama sehingga nilai total dari
perlengkapan yang sejenis itu bertambah.
121
menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang
dan lain-lain).
122
9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai
dengan tujuannya.
A. Pengertian
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan
sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
123
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa
dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.
B. Tujuan
124
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan.
125
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
x Konsentrasi kerja lebih terjamin
x Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih
terjamin atau terlindungi.
x Untuk menambah kewibawaan, status pejabat
sehingga selalu terpelihara adanya
kewibawaan pejabat/pimpinan.
x Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa
ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.
126
Keuntungan tata ruang kantor terbuka
x Mudah dalam pengawasan, pengaturan
cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
x Luwes atau fleksibel apabila diperlukan
perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya
tinggi
x Mudah untuk mengadakan hubungan langsung,
pengawasan, penyeragaman kerja dan
pembagian peralatan kerja.
x Biaya lebih hemat atau murah untuk
pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan,
penggunaan telepon dan lain-lainnya.
127
3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama
128
x Tata ruang kantor yang merupakan gabungan
antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor
berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu
dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata
ruang mempunyai keuntungan dan kerugian
yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor
gabungan
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk
keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai,
maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang
terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas
(kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas,
sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi,
dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut
tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu
2. Tata warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan
direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun
pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan
129
penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna
mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan
pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang,
sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri
dapat merangsang perasaan manusia.
Untuk
Warna Sifat Pengaruh
Ruangan
3. Ventilasi/pengatur udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang
dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang
udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan
pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik
bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya
ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara
dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap
mendapat udara segar dan nyaman.
130
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna
yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya
mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus
diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna
perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan
kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar
supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan
lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan
meningkat.
6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai
dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan
dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat
dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja.
Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang
Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan
dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-
betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.
131
teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan
informasi /data.
132
untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan
terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur
kerja, dan buku pedoman kerja).
133
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan
kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja
secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan
sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi
kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat
diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar
maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis
informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual)
dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).
134
berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun
kesalahan dapat bersumber pada alat tersebut.
135
Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat
menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan
keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat
menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapat
berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi
mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau
tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia
yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.
136
BAB IV
Organisasi Dalam Kantor
¾ Ada orang-orangnya
¾ Ada tujuan bersama
¾ Ada tempat kedudukan
Unsur- unsur ¾ Ada pekerjaan atau tugas
Administrasi ¾ Ada teknologi yang diterapkan
¾ Ada Struktur koordinasinya
¾ Ada lingkungan mendukung
137
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya
yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan
tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai
tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu
kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung
jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan
bersama.
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan
dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan
perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan
pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang
paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat
ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta
merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat
dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan
komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work”
oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian
atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari
kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang
beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan
dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang
mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang
dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan
dapat berjalan dengan lancar dan efesien.
138
Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah
organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam
hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas
pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha
dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris
atau bagian TU.
139
SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR
Manajer Tertinggi
(General Manager)
Tehnis Ka TU TU Ka TU Teknis
Umum
Kekuasaan teknis
140
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala
keperluan unitnya masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang
bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang
sesuai dengan syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Manajer
Tertinggi
Tehnis Ka TU TU Ka TU Teknis
Umum
141
4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi
142
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian
menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik
dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan
serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran,
pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang
diembannya.
d. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas
harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan
kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa
tergantung pada diri pejabat tertentu.
e. Asas Akrodion
Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat
berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas
dan beban kerjanya.
f. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk
melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada
pejabat bawahannya.
g. Asas Keluwesan.
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu
mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan
dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan
kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
h. Asas Rentang Pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar
dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang
yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan,
diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya
kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam
mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.
Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit
kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan
angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai
berikut ;
143
Pimpinan tertinggi
Eselon 1
3-7
Eselon II
4-49
Eselon III
27-343
Eselon IV
81-2401
144
4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
145
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala
bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan
termasuk dalam bidang pekerjaannya .
146
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena
sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
6. Kurang tersedianya saf ahli
Manajer Kantor
147
BAGAN ORGANISASI STAF
Manajer kantor
Staf Staf
148
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
149
Contoh bagan :
Manajer kantor
Staf
150
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau
fungsi yang sama dapat dilakukan
Manajer Tertinggi
(General Manager)
Karyawan
151
4.2.5. Organisasi Kepanitiaan
Presiden
Direktur
Direktur Direktur
Perencanaan Teknik Direktur
Personalia
Ka Ka Ka Ka Ka Ka
Bag Bag Bag Bag Bag Bag
152
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor
a. Keterampilan berbicara
153
b. Keterampilan mendengarkan
c. Keterampilan membaca
d. Keterampilan menulis
154
5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan
sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi
penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi
Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk
mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
155
informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang lebih rendah.
Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan
dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh
informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan
yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk
informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya
berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat.
Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat
meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan
efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan
dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang
harmonis.
Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami
tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan
menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai
berikut :
156
4.4 Klasifikasi Komunikasi
b. Komunikasi pribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu
komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya
pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.
Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan
pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.
Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat
rahasia.
a. Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan
seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia
bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi
perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive
maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan,
biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.
b. Komunikasi dalam kelompok
157
Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam
pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok
rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok
orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau
dengan sekelompok orang lain.
158
4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya
159
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Perundingan
Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan
karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai
kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan
pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang
menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan
kepada pihak-pihak yang terkait.
g. Pertemuan
Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam
komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan
merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi
baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal
h. Wawancara
Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana
komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis
media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal
antara pihak atasan dengan bawahan.
160
3. Ada prosedur tertentu.
4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau
masalah proses penyelenggaraan kerja.
5. Media yang sering digunakan adalah surat.
6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai
wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi
b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam
suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada
terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan
pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.
c. Komunikasi Non Formal
Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam
pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non
formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota
organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan
atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau
peraturan-peraturan tertentu.
161
Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:
a. Komunikasi ke atas
yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan
untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan
dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya
atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah
kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa
perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas
c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara
pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab
yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama
pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru
d. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat
kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai
wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,
pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala
bagian keuangan
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu
komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari
komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada
orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan
reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan
penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan
oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam
suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang
pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya,
komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan
atasan
162
Keuntungan komunikasi satu arah:
163
3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah
yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya
4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga
akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.
5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit
diukur kebenarannya.
164
Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan
ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan
computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan
penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.
Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang
pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah
waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi
canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis
dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin.
Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup
pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat
dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan.
Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan
computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah :
a. Membeli computer
b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data
c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time
sharing)
165
Bab V
Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan
Dan Kerja Sama
Keterangan :
(i) informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang
akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.
(ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak
untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat
mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)
(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang
harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor.
(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan
agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.
(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.
166
(vii)Orang dan jangka waktu pelaksanaan.
(viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana
Contoh :
Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang
diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang.
Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian
kegiatan sebagai berikut.
(i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan
tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran .
(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu
anak yang mau diproduksi.
(iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga
perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran.
(iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya
pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang
diperlukan.
(v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan
misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.
(vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang
dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu
lokasi)
(vii)Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan
mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk
dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.
(viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud
pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.
167
5.2 Proses Perencanaan Kerja
Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan
sebagai berikut :
(i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan
a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.
b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.
c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha
lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau
kebalikannya.
d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir
persiapan menyusun seluruh rencana.
(ii) Menyusun rencana
Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu
dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang
diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor
yang melaksanakan dan sebagainya.
(iii) Melaksanakan rencana
Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun
dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan
yang tercantum di dalam perencanaan kerja.
(iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang
bertujuan :
a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jikalau
ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan.
Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih
bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab
penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau
disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka
ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.
(v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk
pengawan.
Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan
terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai.
Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan.
Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja
dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha
evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan
yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi,
kejanggalan itu bisa diperbaiki.
168
Langkah Bagaimana keadaan dan memungkinkan
pendahuluan Berapa lama waktunya
menyusun Bagaimana peraturan atau yang lain
rencana kerja Pengesahan
Tujuan apa
Kegiatan apa yang perlu
Pembiayaan berapa
Penanggung jawab siapa
Pelaksananya bagian kantor apa
Waktunya kapan
Tempatnya dimana
Menyusun Makan waktu berapa lama
rencana Caranya bagaimana
Pengawasan bagaimana
Evaluasi bagaimana
169
karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat dari
perencanaan.
Sifat Perencanaan
Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut :
(i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata.
(ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal
dari fakta atau kenyataandi depan mata.
(iii) Mengikuti akal sehat yang ada.
(iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada.
(v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna.
(vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan
Keterangan :
a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau
kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu
saja, atau dibuat berdasarkan khayalan.
b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di
depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan
kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu
dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadian-
kejadian mendatang itu.
c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita,
yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat
tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.
d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan atau
kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti dibuat
sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai dengan
situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan berubah-ubah.
e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat
dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu
dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan
maksud supaya sambung-menyambung.
f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan
meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya
peningkatan mutu barang.
Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu
tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu
dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan
dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat
sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih
baik lagi.
170
Menempel pada kenyataan
Dapat menduga kejadian mendatang
Menurut akal sehat yang ada
Sifat Tidak dibuat-buat begitu saja
perencanaan Dapat mengikuti situasi dan kondisi
Dapat sambung-menyambung
Semakin lama semakin sempurna
Ada yang peningkatan
Ada yang perbaikan
Ada yang penyempurnaan
Fungsi Perencanaan :
Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting
adalah sebagai berikut :
(i) Sebagai pedoman kerja
(ii) Sebagai alat koordinasi
(iii) Sebagai alat pengawan kerja
Keterangan :
1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan
sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam
perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di
dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan
oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh
seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya
dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan
patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk
memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua
bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam
perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
171
Sumber Perencanaan :
Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris
dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi
perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan.
Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu
perencanaan.
Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :
(i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.
(ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.
(iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.
(iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait.
Keterangan :
1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang
lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang
menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang
dijelaskan lebih dulu.
2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk
mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan
yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari
hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu
perencanaan.
3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan,
tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari
pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang
bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan
usaha itu.
4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah
pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau
pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif
sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu
perencanaan dengan tujuan tertentu.
172
5.4 Jenis-jenis Rencana
Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan
perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja.
Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau
kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu
adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan
usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi
perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja.
Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri
rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
b) Ruang Lingkup
c) Jangka waktu
d) Materi
e) Administrasi pemerintahan
f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah
x Ruang Lingkup
Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah
1) Rencana kebijaksanaan
Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi
rencana berikut metode pelaksanaannya.
2) Rencana program atau proyek
Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit
mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan
perhitungan biaya
3) Rencana operasional
Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatan-
kegiatan operasional yang nyata berikut sasaran yang mau
dicapai sesuai tujuan rencana.
x Jangka waktu
Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana :
1) Rencana jangka panjang
Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam
pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan
rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang
berukuran besar.
2) Rencana jangka pendek
Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang
muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk
dilaksanakan.
3) Rencana jangka sedang
173
x Materi
Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain
adalah
1) Rencana finansial
Tentang keuangan
2) Rencana pendidikan
Tentang pendidikan
3) Rencana produksi
Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan
4) Rencana penjualan
Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan
x Administrasi pemerintahan
Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara
lain adalah ;
1) Rencana nasional
Mencakup seluruh negeri
2) Rencana daerah
Antara lain berukuran propinsi
3) Rencana perkotaan
Mengenai kota-kota
4) Rencana pedesaan
Mengenai desa-desa.
x Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah
Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan
masalah antara lain adalah ;
1) Rencana umum
Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang
dibicarakan.
2) Rencana khusus
Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari
masalah yang dibicarakan.
174
Macam-macam rencana
Rencana kebijakan
Dari segi ruang lingkup Rencana program atau proyek
Rencana operasional
Rencana panjang
Dari segi jangka waktu Rencana pendek
Rencana sedang
Rencana finansial
Dari segi materi Rencana pendidikan
Rencana produksi
Rencana penjualan
Rencana nasional
Dari segi administrasi Rencana daerah
pemerintahan Rencana perkotaan
Rencana pedesaan
175
x Ruang lingkup
1) Rencana kebijaksanaan
2) Rencana program
3) Rencana operasional
x Jangka waktu
1) Rencana panjang
2) Rencana pendek
x Materi
Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain
adalah :
1) Rencana produksi
2) Rencana penjualan
3) Rencana perekrutan pegawai
4) Rencana peningkatan mutu
5) Rencana pengembangan usaha
6) Rencana perbaikan pabrik
x Keseluruhan masalah
1) Rencana umun
2) Rencana khusus
Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud adalah
rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokok-pokok
pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di dalam
perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi dengan
pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak dicapai di
dalam program dan juga sudah diberi perhitungan pembiayaannya.
Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana operasionalnay.
176
Rencana produksi
Macam rencana dari Rencana penjualan
segi materi di dalam Rencana perekrutan pegawai
perusahaan bisnis Rencana peningkatan mutu
Rencana pengembangan usaha
Rencana perbaikan pabrik
177
Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi
(alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja.
(iv) Pembiayaan yang rasional
Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini
sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan
pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan
secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.
178
itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien
dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara
kolektif.
Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh punya
pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran
bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu
akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya
jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa
diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai
macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki
efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.
Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja
dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh
walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak
efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan
sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah
yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan.
Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus
dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa
melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi
berpotensi (memiliki tenaga) besar.
Paling mudah
mengerjakannya
Efisiensi pekerjaan Paling murah biayanya
Paling sedikit tenaganya
Paling ringan bebannya
Paling singkat waktunya
179
Biaya jadi mahal-boros
Tenaga jadi banyak-cape
Bekerja tidak efisien Beban jadi berat-payah
Waktu jadi lama-panjang
Jarak jadi panjang-jauh
Pengertian efisien
Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi
usaha dan segi hasil.
Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau
sedikit.
Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak.
Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan
usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.
efisien
180
dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-
besarnya)
(ii) Asas penghematan
Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan
menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.
(iii) Asas penghematan
Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak
berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan.
(iv) Asas penghapusan
Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap
kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil
yang hendak dicapai
(v) Asas penggabungan
Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki
persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau
bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.
181
Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan
lancardan tidak sulit.
Berguna
Ekonomis
Dapat dipertanggungjawabkan
Syarat Efisiensi kerja
Ada pembagian kerja
Wewenang dan tanggungjawab sama
Prosedur kerja praktis
182
kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari
luar.
Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat, kalau
melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai terjadi
penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.
Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor juga
menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun
tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan bangunan
lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti bangunan,kalau
tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih
mudah untuk dipertahankan. Tetapi, benda-bendabergterak seperti mobil
juga tidak luput dari pemeliharaan da perawatan. Tanpa pemeliharaan
dan perawatan, benda-benda bergerakitu sulit untuk dipertahankan.
Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan
pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor,
dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan
antara lain seperti berikut ini :
1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi
kerusakan atau kadaluarsa.
Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus
menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit
lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak
misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya),
khususnya adalah bahan-bahan kimiawi.
2) Kelengahan menangani peralatan produksi
Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa
kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya
minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya
apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi
normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa
menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu
akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.
3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut
Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu,
pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa
menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.
4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke
tempat asal.
Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang
sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya
langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya
gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu
menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.
5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat.
183
Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan
dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati,
bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.
6) Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan
tujuannya.
Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri.
Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang
memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan
itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul
kerusakan atau kejadian buruk yang lain.
7) Kerusakan kecil dibiarkan.
Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat
pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa
mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung
ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu
bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan
yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar.
8) memakai barang berlebihan.
Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya
dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan.
Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah
yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan
menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan
adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi
dalam kantor.
9) Kelambatan dalam laporan
Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya
dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa
diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian
itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka
akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi
sehingga banyak merugikan kantor.
Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah
terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat
dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari
upaya efisiensi dalam kantor.
Penghematan dalam
Inti dari upaya Efisiensi segala hal dan segala
Dalam Kantor bidang di dalam Kantor
184
Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakan-
tindakan ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan.
Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah
moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai
barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang
betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain
185
Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung
dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus dijadikan
dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat menjadi
sebuah rencana kerja yang kongkrit.
Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat
pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah
mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk
kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan.
186
rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat
untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya
tujuan bersama.
Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu
hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh
karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja sendiri
untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega menjadi
amat diperlukan.
Kolega ada dua macam:
a)kolega satu bagian atau satu bidang.
kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang sama
atau mengenai bidang kerja yang sama.]
b)kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan.
Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada di
bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama, namun
masih berkaitan.
187
Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga
hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang
mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian
secara kelompok atau ramai-ramai.
c) Pelanggan kantoran
Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti
perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga
swasta yang lain.
Perorangan
Pelanggan
Kolektif
Kantoran
188
BAB VI
6.1 Pengertian
189
Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:
(i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke
dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
(ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaik-
baiknya.
(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan
sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat.
Manfaatnya adalah:
- menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata;
- pengendalian kerja bisa dilakukan;
- menjadi pedoman kerja.
Sistem kerja
Menjadi pedoman kerja
190
Sistematis
Semua pihak tahu
Sejalan dengan kebijaksanaan
Azas penyusunan
Mendorong efisiensi pelaksanaan
Bisa dievaluasi
Bisa direvisi
191
Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada
semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai
hubungan kerja.
Wajib mengkoordinasi
192
Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan
system kerja:
193
(ii) Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya
diri.
(iii) Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan
ramah tamah.
(iv) Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang
baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami
informasi yang masuk.
(v) Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk
menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan
punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari
orang lain.
(vi) Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima
keputusannya.
(vii) Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat
kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa
memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal.
(viii) Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu
mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.
194
Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut:
(i) Sejarah kantor beserta pimpinannya.
(ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor.
(iii) Tujuan kantor.
(iv) Kebijaksanaan kantor.
(v) Susunan organisasi kantor.
(vi) Kekuatan dan kelemahan kantor.
(vii) Posisinya di dalam kantor.
195
6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan
196
Dua langkah itu adalah:
(a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus
segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala
seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah
memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan
yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia
memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak
boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah
tersebut.
(b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan
kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan
tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan
dengan perintah tersebut.
197
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta
menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan
kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu
tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya
pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam
kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang
bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan
kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya,
bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar
supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama
sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya.
198
BAB VII
Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja
199
5. memberikan pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja.
200
3. perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga
kerja
4. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan
serta kenikmatan kerja
5. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang
mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan.
201
3. Mencegah dan mengurangi peledakan.
4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada
waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya
5. Memberi pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja
7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja,
baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan
8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai
9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik
10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup
11. Memelihara kesehatan dan ketertiban
12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja,
lingkungan, cara dan proses kerjanya
13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang,
tanaman atau barang
14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan
15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat,
perlakuan dan penyimpanan barang
16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya
202
a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak
tepat
b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang.
4. Pemakaian peralatan kerja
a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau
rusak
b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang
baik.
5. Kondisi fisik dan mental pegawai
a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil.
b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai
yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang
lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang
ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam
menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang
membawa resiko berbahaya
Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak
terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur
kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan.
Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan
hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti,
bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu
melaksanakan pekerjaan.
Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan
yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut
potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan.
Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya
nyata.
Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat
menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh
kecelakaan akibat kerja, yaitu :
1. Kerusakan
2. kekacauan organisasi
3. Keluhan dan kesedihan
4. kelainnan dan cacat
5. kematian
203
a. Mesin, seperti :
1) pembangkit tenaga
2) mesin-mesin penyalur
3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam
4) mesin-mesin untuk mengolah kayu
b. Alat angkut dan alat angkat
1) mesin angkat dan peralatannya
2) alat angkutan diatas rel
3) alat angkutan udara
c. Peralatan lain
1) Bejana bertekanan
2) Instalasi pendingin
3) Alat-alat listrik
3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti :
a. patah tulang
b. dislokasi/keseleo
c. rengang otot
d. amputasi
e. luka bakar
4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut:
a. Menentukan siapa yang bertanggungjawab atas kejadian
kecelakaan
b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa
7.1.3. Kebersihan
204
kesehatan seperti dalam pepatah bahwa “ Kebersihat adalah pangkal
pandai”.
Kebersihan meupakan syarat utama bagi pekerja agar tetap sehat
dan dalam pelaksanannya tidak banyak memerlukan biaya, untuk
menjaga kesehatan semua aruangan hendaknya tetap dalam keadaan
bersih. Peneumpukan abu dan kotoran tidak boleh terjadi. Oleh karena itu
semua ruangan kerja, gang dan tangga harus selalu dibersihkan setiap
hari. Karena kototan-kotoran yang menumpuk akan menimbulkan
berbagai penyakit yang akan menggangu kesehatan pribadi kita.
Untuk menjaga kebersihan dalam suatu ruangan/lingkungan
kantor harus selalu disediakan tempat sampah dalam jumlah yang cukup,
bersih dan bebas hama, tidak bocor dan dibersihkan dengan mudah.
Bahkan buangan dan sisa diupayakan disingkirkan di luar jam kerja untuk
menghindari resiko terhadap kesehatan. Ruangan kerja harus bebas dan
bersih dari tikus, serangga dan binatang lainnya. Karena binatang
tersebut merupakan penyebab penyakit. Semua tempat kerja sedapat
mungkin harus dibersihkan dan dituup untuk mencegah datangnya
seranggan dan nyamuk. Terutama apabila ada kaleng-kaleng bekas
harus selalu dibuang untuk mencegah penyakit.
7.1.3.2. Makanan
205
kebersihan. Dapur, tempat makan dan alat-alt untuk keperluan makan
harus bersih dan memenuhi syarat kesehatan. Air minum dan makanan
yang dihidangkan harus bersih dan sehat. Semua pegawai yang
melayani makanan dan minuman harus bebas dari penyakit-penyakit
menular dan keshatannya harus diperiksa pada waktu-waktu tertentu
menurut peraturan Departemen Kesehatan.
Untuk menjaga kebersihan makanan yang kita makan, hal-hal
yang haus diperhatikan, yitu :
1. Biasanya untuk mengkonsumsi makanan yang bersih, bervariasi
dan bernilai gizi tinggi
2. Biasanya makan teratur
3. Makan makanan yang banyak mengandung selulosa atau
sayuran yang berserat tinggi
4. simpanlah makan dengan baik, hindari dari serangga, kotoran dan
binatang pengerat
5. Cusilah tangan sebelum makan
6. Cusilah alat masak atau alat makan serta alat minum sebersih
mungkin
Laksanakan persiapan dan pengolahan makanan dengan baik dan benar
Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Lingkungan kerja
a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat
lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,
sanitasi dan suhu udara).
b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,
pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)
c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja
terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar
darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesin-
mesin disel).
3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan
206
4. Menggunakan alat pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai
alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm
kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.
7. Membatasi makanan yang terlalu merangsang bau badan, seperti
bawang merah, bawang putih. Keju, minuman beralkohol dan
daging kambing
207
mempengaruhi efesiensi kerja. Pengaruh udara panas dan akibatnya
dapat menyebabkan banyak waktu yang hilang karena pegawai tiap kali
pergi keluar akibat keadaan kerja yang tidak nyaman. Dengan adanya AC
(pendingin) akan lebih efesien dalam bekerja.
Suhu efektif atau dengan pendingin udara tergantung dari :
1. Lajunya perbaikan udara
2. suhu udara
3. kelembaban
Ketiga factor dan radiasi memungkinkan untuk menghitung suhu
efektif + ventilasi dapat bersifat alamiah, berupa ventilasi buatan maupun
ventilasi yang merupakan kombinasi. Air condition diadakan untuk
menolak suhu yang ekstrim atau suhu diatas di bawah rata-rata.
Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan, maka udara segar dan
bersih harus disalurkan ke tempat kerja, sehingga terjadi pergantian
udara beberapa kali, tiap jam pergantian udara berkisar antara 6 kali
untuk pegawai sambil duduk dan 10 kali untuk pegawai yang bergerak.
Untuk tiap pegawai yang bekerja disuatu ruangan, sedikitnya harus
mendapat 11,5 m ruang udara. Abu, asap, gas, uap atau kabut yang
timbul dan disebarkan oleh proses industri harus segera disingkirkan dan
jangan dibiarkan menyebar dalam udara di tempat kerja. Karena akan
menimbulkan penyakit, seperti : sesak napas, gangguan pada paru-paru.
7.2. Keamanan
208
pemasangan mesin-mesin dan fasilitas-fasilitas produksi lainnya
yang tidak tepat.
5. Penerangan yang tidak tepat, penerangan yang tidak cukup,
terlalu banyak penerangan, cahaya yang berwarna salah (cahaya
yang silau atau cara mengatur system penerangan yang
menimbulkan adanya tempat-tempat remang atau terlalu banyak
berbedaan)
6. Penganginan yang tidak aman, kumpulan uap, debu, gas-gas
atau asap, system penganginan yang kapasitasnya tidak sesuai,
tempatnya tidak tepat atau mengaturnya tidak cocok atau
dpergunakannya udara kotor untuk pertukaran hawa, keadaan
panas dan kelembaban yang tidak biasa
7. Pakaian yang tidak aman, disini termasuk sepatu-sepatu tua,
pakaian yang robek/penuh minyak, kacamata pengaman, ikat
pinggang pengaman dan alat-alata pengaman perorangan lainnya
yang tidak tersedia.
209
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
6. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesin-
mesin disel).
7. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan
8. Menggunakan alaty pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai
alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja,
pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.
7.2.2.Pencegahan Kebakaran
210
5. mesin-mesin yang tidak terawat dan menjadi panas
6. kabel-kabel listrik
Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan terjadinya kebakaran adalah
sebagai berikut :
1. Nyala api dan bahan-bahan yang pijar
2. penyinaran
3. peledakan uap dan gas
4. peledakan debu atau noktah-noktah cair
5. percikan api
6. terbakar sendiri
7. reaksi kimiawi
211
mengembangkan sejumlah kontrol naluri atas tidakann kita, sehingga
tidak membiarkan diri kita atau orang lain kerugian atau kecelakaan
Dalam melaksanakan pekerjaan seorang pekerja perlu
mempunyai kesadaran dalam bersikap waspada untuk mencegah
terjadinya kecelakaan. Kesehatan, keselamatan dan Keamanan dalam
bekerja sangat penting sekali bagi para pekerja. Oleh karena itu sebelum
melakukan pekerjaan harus memperhatikan prosedur keselamatan dan
keamanan kerja. Untuk dapat bekerja dengan selamat/aman, maka perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. perlu adanya pelatihan dalam menggunakan berbagai peralatan
kerja dan cara menggunakannya
2. menggunakan pealatan dan perlengkapan dengan benar
3. mengunakan peralatan pelindung diri
4. dalam bekerja harus selalu memperhatikan apa yang dikerjakan
5. bersikap tenang dan tidak terburu-buru dalam melakukan
pekerjaan
6. menghindari sikap ceroboh
7. gunakan pakaian sesuai dengan jenis pekerjaan
212
Pada prissifnya dasar-dasar keselamatan dan kesehatan kerja
menekankan beberapa hal, yaitu :
a. setiap pekerja berhak memperoleh jaminan atas
keselamatan kerja agar terhindar dari kecelakaan
b. setiap orang ang berada di tempat kerja harus dijamin
keselamatnnya
c. tempat kerja dijamin selalu dalam keadaan aman
Agar dapat bekerja dengan aman, perlu adanya pembinaan kepada
tenaga kerja, pembinaan itu diantaranya adalah :
1. menunjukan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang
a. kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang timbul
dalam tenaga kerja
b. semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang
diharuskan dalam tempat kerjanya
c. alat-alat perlindungan diri bagi tenga kerja yang
bersangkutan
d. cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan
pekerjaannya.
2. Menyelengarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang
berada di bawah pimpinannya dalam pencegahan kecelakaan,
pemberantasan kebakaran, peningkatan keselamatan dan
kesehatan kerja.
Menurut undang-undang keselamatan kerja, kecelakaan yang terjadi
harus selalu dilaporkan dengan kerentuan sebagai berikut: pengurus
diwajibkan melaporkan tiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja
yang dipimpinnya.
Dalam melakukan tugas pekerjaannya tenaga kerja mempunyai hak dan
kewajiban , antara lain :
1. memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai
pengawas dan atau ahli keselamatan kerja
2. memakai alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan
3. memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan
kesehatan kerja yang diwajibkan
4. meminta pada pengurus agar dilaksanakan semua syarat
keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan
5. menyatakan keberatan bekerja pada pekerjaan yang syarat
keselamatan dan kesehatan kerja serta alat-lat perlindungan diri
yang diwajibkan olehnya tidak sesuai standart.
213
1. Peraturan perundangan
2. Standarisasi
3. Pengawasan
4. Penelitian bersifat teknik
5. Riset medis
6. Penelitian Psikologis.
7. asuransi.
8. Latihan-latihan
9. penelitiahan secara statistik
214
1. Perencanaan yang baik oelh pimpinan
Pimpinan perusahaan harus mampu mengembinasikan produk
maksimum dan biaya minimum dengan tepat sehngga proses
produksi dapat berjalan dengan efektif. Keselamatan dan
keamanan kerja selam pelaksanaan proses produksi harus
mendapat perhatian khusus dan tidak boleh diabaikan
2. Penerapan cara-cara kerja yang aman dan semat oleh para
pekerja
Kebiasaan kerja yang benat harus ditanamankan dalam diri parta
pekerja. Hasl ini dapat dilaksanakan dengan mengadakan
program pelatihan kerja yang tyepat, sehingga pata pekerja tidak
menglami kesulitan pada waktu bekrja
3. Tata rumah tangga yang bai8k
Tata rumah tangga yang baik akan membatu usaha peningkatan
keselamatan dan keamanan kerja
4. Pemasangan pafar pengaman/pelindung terhadap mesin-mesin
yang berbahaya
Kondisi tempat kerja yang tenang dan aman akan mempengaruhi
aspek psikologi pata pekerja sehingga para pekerja akan merasa
aman dalam melakukan pekerjaan.
Secara umum, prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang ada di
perusajaan adalah sebagai berikut :
1. Peranan pimpinan perusahaan
Pimpinan perusahaan memegang peranan yang besar dalam
usaha menciptakan keselamtan dan keamanan kerja. Seseorang
pemimpin harus mampu membentuk pandangan tentang
pentingnya keselamatan dan keamanan kerja dalam diri para
pekerja. Seorang pemimpin juga tidak boleh memperhatikan sikap
ragu-ragu mengenai perhatian dan keterlibatannya dalam usaha
menciptakan kondisi kerja yang aman dan selamat kepada
pekerja.
2. Peranan pimpinan regu/kelompok
Dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang selamat dan
aman, seorang pemimpin perusahaan tidak bekerja sendirian.
Pimpinan regu/kelompok memegang peranan yang besar dalam
mendukung usaha tersebut. Pimpinan regu/kelompok merupakan
wakil perusahaan yang bertanggung jawab untuk memimpin
sekelompok pekerja agar dapat melaksanakan kerja dengan baik.
Seorang pemimpin regu/kelompok harus mampu memberikan
contoh yang baik mengenai pelaksanaan kerja yang aman dan selamat.
Selain itu, pimpinan regu juga bertanggung jawab untuk mengawasi para
pekerja dalam bekerja untuk memastikan bahwa para pekerja
melaksanakan kerja dengan baik dan sesuai dengan prosedur. Cara
kerja yang benar dan sesuai dengn prosedur akan membentuk
lingkungan kerja yang aman dan selamat.
215
BAB VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi
8.1 Sekretaris
216
Dalam lingkungan sosial,atau perkumpulan kemasyarakatan
istilah sekretaris sering disebut penulis. Dalm kalangan pengadilan negeri
untuk istilah yang sama dipergunakan panitera sebagai pengganti istilah
sekretaris. Baik penulis maupun panitera tugas pekerjaan serta tanggung
jawabnya tidak jauh berbeda. Yang lian adalah bobot berat ringan
tanggung jawab serta corak ragam pekerjaannya.
Sepintas lalu dengan memang nampak bahwa tugas sorang
sekretaris banyak berkecimpung dibidang tulis menulis. Tugas ini meliputi
antara lain : surat menyurat, pencatatan pembicaraan, pembuatan notula,
laporan rapat, penyimpanan warkat, pembuatan statistik dan masih
banyak tugas kesekretarisan yang bersifat tulis menulis lainnya.
Sekalipun tugas pekerjaan sekrataris itu berkisar dibidang tulis menulis,
akan tetapi perlu ditegaskan bahwa bukan hanya tilis menulis semata
tugas pekerjaannya. Masih banyak tugas yang jauh lebih penting yang
harus diselesikan oleh seorang sekretaris.
Pengguna perkataan penulis kiranya juga diambil dari kenyataan
bahwa pekerjaan sekretaris kebanyakan pekerjaan tulis menulis dengan
segala seluk beluknya. Perkataan sekretaris juga dikenal dikalangan
pemerintahan sebagai suatau predikat tertentu serta identitas yang
mempunyai arti khusus. Dapat disebut sebagai contoh, seperti diwilayah
pemerintah daerah (SEKWILDA), sekretaris negara, sekretaris presiden,
sekretaris menteri,dan masih banyak contuh lainnya.
Tentulah tugas dan tangggung jawabnya berbeda-beda, demikian
pula aktufitas serta ruang lingkup wewenang dan tanggng jawabnya
dibandingkan dengan sekretaris menteri misalnya, tugas pekerjaan
SEKWILDA dikalangan Pemerintah Daerah ialah bertanggung jawab
kedalam termasuk pekerjaan yang menyangkut masalah ketatausahaan.
Disanping sekretaris yang sering disebut penulis atau panitera
dikenal pula perkataan secretariat yang sudah tentu pengertian
secretariat amat berbeda.
Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari
memerlukan tempat sebagai pusat kegiatan. Tempat itu lazimnya disebut
kantor secretariat.
Kegiatan disekretariat itu berupa pekerjaan rutin perkantoran
seperti menghubungi pihak-pihak yang akan berhubungan dengan
pimpinan dan untuk hubungan ini diperlukan sarana-sarana seperti :
telepon, faks, surat, dan lain-lain. Disekretariat seorang sekretaris
mempersiapkan konsep surat pengetikan, kemudian menyerahkan
kepada pimpinan untuk ditanda tangani. Sekretaris menerima tamu, serta
menghubungkannya dengan pimpinan atau pejabat yang berkepentingan.
Demikianlah sekilas kesibukan dibagian secretariat.
Tempat sekretaris bekerja disebut secretariat atau kantor,
sedangkan secretariat juga berarti tatausaha. Secretariat sebagai bagian
tata usaha dapat mudah dipahami dengan pengertian seperti secretariat
Universitas Indonesia, secretariat IKIP, dan lain-lain. Aktifitas secretariat
adalah dibidang ketatausahaan yang menjadi intisari tugas perkantoran.
217
Secara garis besar pekerjaan tata usaha meliputi pekerjaan pencarian,
pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan pemusnahan
data.
Pekerjaan kesekretariatan atau tatausaha umumnya bersifat
pemberian jasa pemberian kerja, pelayanan oprasional, seperti :
a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat
menyurat
b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi
c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno,
dikte, dan lainnya
d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontalmaupun
vertikal, intern maupun ekstern
e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata
caranya
f. Persiapan rapat dan pertemuan
g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk
kerja, pembuatan formulir dan lain –lain
218
jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga social umpamanya.
Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah
barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga
pendidikan atau lembaga social.
Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya
tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris
yakni :
a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer
b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi
Sekretaris yang menjabat sebagai kepala secretariat berfungsi
sebagai pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta
bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan.
Sekretaris yang bertindak sebagai kepala secretariat merupakan salah
satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok
pimpinan yang lain. Sebagai kepala tatausaha dalam arti seluas-luasnya
bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.
Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala secretariat
adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer).
Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal
dengan sebutan business secretary. Company secretary sedangkan
dilingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris
kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang
menjabat sebagai manajer.
Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala
mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya
khusus menyelenggarakan tata usaha semata melayani pimpinan
organisasi saja, namun juga mengelola organisasi. Untuk itu diperlukan
mendalami tujuan organisasi dan asas-asas manajemen. Seorang
sekretaris yang menjabat kepala secretariat mempunyai wewenang dan
tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan
ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan
kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan.
Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam
bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak
mempunyai anak buah, berperan sebagai pembantu untuk meringankan
tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan
perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilantujuan
oeganisasi.
Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai
keahlian dibidangnya. Tugas pekerjaanya membantu pimpinan dalam
memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, memberi
saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan
bijaksana dalam memecahkan masalah.
Sebagai comtoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para
pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk
219
menjangkau keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian.
Umtuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli dibidangnya, sehingga
pimpinan benar-benar dapat melaksanakantugas sebaik-baiknya berkat
bantuan sekretaris yang ahli tersebut.
Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah
sekretaris pribadi menteri, sekretaris director, sekretaris bupati, sekretaris
rector disalah satu universitas yang mempunyai banyak fakultas.
Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum
dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus
menangani hal-hal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan
tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu
penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi.
Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu,
baik sekretaris mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang
bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan dalam
menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang
akan dicapai organisasi.
Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah
kecil yang harus diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk
tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan
dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai. Hal-
hal tersebut diatas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat
diselesaikan oleh sekretaris.
Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan
mempunyai tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno,
dikte, dalam bahasa inggris sekretaris demikian dinamakan typist
secretary, stenograper secretary, dan audio secretary.
Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte
adalah membantu seorang atau lebih anggota staff pejabat, didalam
organisasi maupun tatahubungan yang cepat dan tepat, bai didalam
organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak
hanya dibidang pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada
tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka
memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte
baik langsung maupun mempergunakan mesin.
220
Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya
berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun
khusus pimpinan dan ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka
sekretaris dapat menjabat baik dalam top organization, middle
organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan
sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas.
Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang
hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin
bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting
dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu
organisasi.
221
Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai
dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:
a. Organisasi Garis (Line Organization)
b. Organisasi Funsi (Function Organization)
c. Organisasi Panitia (Committee Organization)
222
dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan
menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan
seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.
223
resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan profesi yang
sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris
yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi
pada kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh
kaum pria.
Sekretaris politik di Jepang ada dua macam:
1) Sekretaris resmi organisasi.
2) Sekretaris pribadi
(1)Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-
undang legislative pasal 132 yang berbunyi sebagai berikut:
‘Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang
sekretaris resmi’.
Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan
undang-undang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang
menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai negeri khusus
yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah
keikutsertaan sekretaris politik berkiprah di bidang politik yang
merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa. Dengan
perkataan lain, pegawai negeribiasa dilarang dalam kegiatan politik
praktis, tetapi sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai
negeri tidak dilarang.
Sekretaris politik di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama.
Sekretaris politik resmi mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga
sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya, dalam kasus
ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik.
(2)Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang
mengaturnya secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk
memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus
persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang
mempekerjakannya yaitu tokoh politik.
Para tokoh politik secara bebas dapat memperkerjakan siapa saja yang
disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggungjawah sendiri dan
pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah
terletak pengertian sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan
penghasilan sendiri pemakainya.
224
tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji
resmi anggota legistatif. Berdasarkan undang-undang parlemen bulan
Januari tahun 2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji
1.375.000,- yen per bulan, pada angka ini masih akan ditambah lagi
sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang
anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan. Untuk
mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari
nilai kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan nopember tahun
2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan
resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta
perbulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40
juta rupiah per bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di
Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji anggota legislative yang
memperkerjakannya.
Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat
kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang cukup tinggi
sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan
gaji itupun, bisa dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu
menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji dari seorang sekretaris
pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi.
225
a. Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan
tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri,
pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain)
b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi
bisnis, dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan
dimasa datang.
c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara
intern.
4. Hasil Kerja :
a. Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri
sebagai eksekutif
b. Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim
226
7. Karakteristik jabatan, yang menyankut syarat-syarat formal dan
informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung jawab,
kontinyuitas dalam bekerja penampilan sabagi eksekutif dan lain-lain.
Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan
manajerial seperti ketengahkan diatas, bukan criteria jabatan
manajerial (bukanlah kategori yang mati) Karena pekerjaan atau
jabatan tersebut bersifat kulitatif dan dinamis.
Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang
penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial,
staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang
berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan
pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan
pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis
pekerjaan atau jabatan.
227
khusus maupun kepada organisasi pada umumnya. Dalam kenyataannya
akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya
adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada
pimpianan maupun kepada organisasi.
Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai
atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan
khususnya dan dikenal dengan nama pegawai secretariat. Dalam bagian
disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya
sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini
merupakan tugas junior secretary atau junior.
Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas
membantu seseorang atau lebih anggota staf pejabat guna
menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern
atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima
dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain – lain.
Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan
administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas
dan pekerjaan bermacam – macam, sesuai dengan kedudukan dan
wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya.
228
Pernan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga
tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan
melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di
pundaknya. Kewajiabn tersebut di laksanakan dalam tugas-tugas
pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas
pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu di laksanakan
denganmenggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang
nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan
tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.
Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama
yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna
membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku
sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian
juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.
Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa
penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup
guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula
sekretaris dalam memberi bantuan bai kepada pimpinan maupun dalam
organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi
tersebut.
Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai
tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi
pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna
kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat dicapai dengan
hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan
dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.
Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan
penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan
mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang
harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat
luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan
atau masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga
akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas
maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya.
Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan
pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam memberi
bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat
protokoler, disamping masih ada tugas pokok yan sesuai dengan
kedudukan sekretaris itu sendiri.
Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang
pelayanan kantor.
a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan
pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi
bentuk naskah yang terketik rapi.
229
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat
serta laporan.
c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi.
e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi,
urusan pos dan lain-lain.
2. Tugas Khusus
Tuga yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut
tugas khusus, antara lain ;
a. Pengurusan perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa
pengurusan rencan, masalah imigrasi (paspor, visa, health
certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil
Guna keprluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga,
memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keprluan
sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya
diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu.
Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang
menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan
tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik.
230
- Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi
label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan
kepada yang berwenang.
- Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat
dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik
langsung maupun melalui kurir.
- Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam
buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang
bersangkutan untuk dikirim.
- Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar
secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex.
231
b. Bagian pemeliharaan
- Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung
kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat
telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.
- Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang
inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga.
- Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan
lain dalam gedung termasuk kamar kecil.
- Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu
hias dan lain-lain.
c. Bagian bangunan
- Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess dan
bangunan lain dilingkungan kerja.
- Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas
dan aturan-aturan mengenai penempatan.
- Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang
berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan,
dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas
bangunan tersebut.
232
- Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau
media cetak lainnya.
- Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat
media cetak yang berhubungan dengan organisasi atau
kantor.
- Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam
media cetak.
d. Seksi Protokol
- Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pucuk pimpinan baik atas perjanjian maupun yang
bersifat mendadak.
- Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang
meninjau unit-unit kerja atau melakukan perjalanan dinas
kedaerah lain.
- Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-
pertemuan atau upacara yang di hadiri pejabat-pejabat tinggi
organisasi.
- Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada
pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya berkenaan dengan
aturan-aturan keprotokoleran.
233
8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja
a. Bagian organisasi
- Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan
hubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen.
- Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan
koordinasi dan kelancaran pekerjaan.
- Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan
perincian serta perumusan tugas kewajiban unit-unit
organisasi.
- Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai
organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban
dan perumusan ketentuan-ketentuan lain dalam bidang
keorganisasian.
234
dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkentoran
dalam keadaan sehari-hari.
235
Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
A. Pengertian Tamu
Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk
mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik
kedinasan maupun pribadi.
Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati
dan dihargai. Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang
berhubungan dengan kedinasan.
Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-
bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk
melayani tamu sebaik mungkin.
Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana
sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu
memberikan informasi yang diperlukan tamu.
236
C. Kesalahan Yang Dihindari
Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :
1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan
tentang tamu.
A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian
jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh.
Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab
itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon
merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis.
Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik
individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat
komunikasi yang multiguna, dan beranekaragam model.
237
D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar
mudah diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan
letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan
jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan
nada suara tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa
yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan
identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam
keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat
membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan
pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus
menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar
mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah
padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan
pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu.
238
f. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk
membacanya.
239
Menurut GR. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan
dan pembuatan warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan
suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.
240
menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari – hari yang
berhubungan dengan surat menyurat.
241
1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat
seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis.
3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui
langkah sebagai berikut.
Klasifikasi o indeks o kode dengan instansi tertentu o sortir
dokumen o penempatan ditempat penyimpanan o transfer o
pemusnahan.
242
komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho
printer, OHP.
Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu
memperhatikan beberapa hal antara lain :
a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah
yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker.
b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan
harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan
atau sketsa yang diduplikasi.
d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang
akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang
berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat
energi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen
atau surat sebagai berikut :
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik
dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen
berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini
menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil.
Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3. Duplicator Offset Litho
Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset
Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan
cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner
Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula
diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table
atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara
elektronik.
6. Mesin Fotocopy
Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan
rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya
bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer)
Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan
hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis
Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang
disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh
pengelola kata.
243
a. Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok
untuk membicarakan sesuatu masalah.
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan
kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak
instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting)
merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau
perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah
yang menyangkut kepeningan bersama.
Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam
rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan
rapat pimpinan.
Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai
berikut :
1. Persiapan
2. Menyusun acara
3. Menyusun teks pidato pimpinan
4. Membuat notula rapat
5. Mmbuat laporan hasil rapat.
244
Sound system, overhead projector atau slide, video, tape
recorder, whiteboard, alat – alat ini sangat membantu
keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan
– peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan
transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (snack)
Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta
dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi
peserta rapat.
Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya :
a. Tidak mengganggu jalannya rapat.
b. Memperhatikan kebersihan.
7. Kesehatan
Perleng-
undangan Ruangan Alat – alat kapan Akomo- konsumsi kesehatan
rapat tulis dasi
b. Notula Rapat
245
Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam
sebuah rapat.
Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain :
a. mengetahui tema dan tujuan rapat
b. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan
c. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak
terlewatkan hal-hal yang penting
d. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang
logis dan efektif
Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun
dengan rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan
rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera
memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah
mempersiapkan antara lain :
246
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar
sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan
perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
aspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang
warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk
pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan
pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda
pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu
negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran
paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu.
Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang
bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas
kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang
akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam
perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan
dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran
fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat
check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada
yang tertinggal.
247
yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan
pekerjaan.
Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas :
a. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah
setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan
informasi.
b. J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi
tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau
keadaan yang telah diselidiki.
Dari Uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah :
Suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses
pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset
terhadap suatu masalah yang biasa.
1. Fungsi laporan
Bagi suatu instansi / perusahaan laporan sangat besar sekali
manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai
1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar
pengalaman.
2. Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya,
tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Dibawah ini akan
dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang
sifatnya sangat sederhana.
1.) Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya :
a. Laporan informatif, yaitu laporan
sebagaimana adanya atau sesuai dengan
kenyataan.
b. Laporan analisis, yaitu laporan berupa
sumbangan pikiran, pendapat, dan saran
yang isinya matang dan mendalam.
c. Laporan rekomendasi : yaitu laporan yang
berisi penilaian sekilas tanpa analisis
mendalam.
d. Laporan pertanggungjawaban : yaitu
laporan yang berupa
pertanggungjawaban, yang dapat
dikerjakan dengan berpedoman kepada
kedua hal : kerjakan dengan 2 hal yaitu :
1. Apabila proyeknya sudah selesai
2. Jika pekerjaan bertahap/laporan
kemajuan.
248
e. Laporan kelayakan : yaitu laporan yang
bertujuan untuk menentukan mana yang
terbaik setelah menganalisa suatu
masalah secara mendalam untuk menuju
penilaian yang bersifat pilihan layak atau
tidak.
2.) Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya :
a. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang
biasa digunakan untuk keperluan intern
organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-
pokoknya saja (isi laporan)
b. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang
dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira
satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman.
c. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan
bentuk naskah dapat pendek atau panjang
penyampaiannya memerlukan memo atau surat
pengantar.
3.) Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya
a. Laporan biasa
b. Laporan penting (rahasia)
4.) Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya
a. Laporan lisan
b. Laporan tulisan
c. Laporan visual
5.) Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan
perodisasinya.
a. Laporan rutin
b. Laporan berkala
3. Pengumpulan data
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :
1. Observasi
Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh
dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan
yang memiliki data terkait dengan masalah yang
diinginkan.
2. Angket
Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan
mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden.
3. Wawancara
Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa
diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau
interview
4. Lokasi
249
Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-
dokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku,
surat kabar, arsip dan lain-lain.
4. Penyusunan laporan
Laporan harus disusun dengan sempurna dan kumplit, tidak
boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan
untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh
memasukkan hal-hal yang menyimpang atau mengandung
prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik.
B. Manfaat Stenografi
1. Untuk mencatat atau menerima dikte
2. Untuk mencatat notulen saat rapat
3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia
250
251
252
253
9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris
254
dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang
harus dijunjung tinggi.
9.2.1 Disiplin
Sekretaris harus dapat berkerja sama dengan orang lain, karena
sekretaris tidak bekerja sendiri tetapi dengan orang lain. Dimana tingkah
laku seorang sekretaris menjadi contoh bagi yang lain. Apabila seorang
sekretaris melaksanakan tugas dengan bermalas-malas akan
berpengaruh dengan pekerjaan lain.
9.2.2 Jujur
Kejujuran pada seorang sekretaris sangat diperlukan untuk
membina hubungan yang baik, karena kejujuran bagian dari moral
seseorang atau pribadi untuk mengatakan kebenaran.
9.2.4 Setia
Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas,
maka sekretaris harus selalu siap membantu pimpinan dalam
menghadapi kesulitan. Menjaga nam baik instansi atau perusahaan, tidak
memfitnah, menghianati, bersedia berbagi beban demi tujuan bersama.
9.2.5 Sopan
Sopan adalah nilai-nilai atau ukuran kaidah, budi pekerti, tingkah
laku yang halus dan baik. Bila sekretaris ingin disukai dan dihormati
harus menjunjung tinggi kesopanan, dipahami, dihayati dan dilaksanakan
dalam kehidupan bermasyarakat.
9.2.6 Sabar
Sebagai sekeretaris harus bersikap sabar, lapang dada, harus
selalu riang walaupun menghadapi banyak pekerjaan dan tidak disukai
banyak orang. Dan harus dapat menyesuaikan diri dari segala situasi
untuk buktikan kemantapan pribadi.
9.2.7 Rajin
Instansi atau perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki
tingkat intelegensi diatas rata-rata yang membuat, mampu mengerjakan
dan mengumban semua tugas, intruksi dari pimpinan, karena itu
sekretaris dituntut lebih rajin untuk menyelesaikan pekerjaan, diperlukan
255
dedikasi tinggi untuk membuat tugas rutin yang terkesan membosankan
menjadi pekerjaan yang menarik.
9.2.8 Patuh
Sekeretaris harus patuh dalam menjalankan tugas dari pimipinan.
Tertib dalam tugas, setiap ada pimpinan, teguh dalam memegang
rahasia, dapat dipercaya.
9.2.9 Tanggap
Sekretaris sekarang diharapkan tanggap yang berari dapat berpikir
logis, kritis, analitis, kreatif, dan mampu bekerja mandiri tanpa banyak
diperintah pimpinan, sekretaris harus kompeten dalam menangani tugas
– tugas dan bisa berfungsi lebih baik. Sekretaris harus mencapai
keberhasilan dan bisa berfungsi lebh baik. Dapat berkonsentrasi agar
eksekutif puas sehingga dapat dipercaya dan dihargai.
9.2.10 Resik
Kebersihan diri dan kerapihan kerja harus selaku diperhatikan
karena kebersihan/resik telah menyatu dengan kehidupan sekretaris.
Jangan meletakkan minuman atau makanan di meja kerja. Apabila
tumpah kertas kerja menjadi basah. Tumpukan kertas kerja ditata di atas
meja dengan rapi. Jangan meletakkan barang – barang seenaknya
sampai berantakan diatas meja, karena akan memberikan kesan jelek
pada yang melihatnya.
256
Bab X
Empat Kemahiran Bahasa
10.1.1 Membaca
Seperti yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran
bahasa yang menggunakan organ mata dan menulis adalah kemahiran
bahasa yang menggunakan organ tangan. Berarti jika kita ingin menjadi
pandai dalam membaca, pertama-tama organ mata harus dibuat menjadi
sehat.
Pembahasan tentang organ penglihatan mata secara khusus
merupakan obyek dari ilmu kedokteran sehingga di sini bukanlah tempat
untuk melakukan pembahasan itu. Yang hendak dibahas di sini hanyalah
pengetahuan umum berkenaan dengan kemahiran membaca.
Mata yang sehat, untuk membaca harus dipelihara dengan
memperhatikan beberapa hal seperti berikut.
1. Membaca harus menggunakan cahaya yang cukup terang.
2. Cahaya yang terang itu tidak boleh menyilaukan mata karena dapat
merusak penglihatan, dan cahaya sebaiknya didatangkan dari
belakang kepala.
3. Waktu membaca, obyek baca sebaiknya diletakkan di depan mata
dengan jarak pantas kira-kira 25 sampai 30 cm, maksudnya tidak
terlalu dekat atau terlalu jauh. Jika terlalu dekat dapat merusak
penglihatan dan jika terlalu jauh menjadi kurang jelas.
257
4. Membaca sebaiknya tidak sambil tidur, karena kalau sambil tidur, maka
jarak sehat pada butir (3) menjadi sulit dipertahankan.
5. Pada obyek baca sebaiknya dihindari terjadi bayangan karena
bayangan ini dapat mengganggu penglihatan yang cendrung
memaksa mata bekerja keras. Akibatnya, lama kelamaan mata dapat
menjadi rusak.
6. Pada waktu membaca, sesekali hendaknya memejamkan mata
sejenak atau melihat ke arah yang jauh dengan tujuan
mengistirahatkan mata sebentar supaya tidak terjadi kelelahan.
7. Membaca secara terus-menerus, berjam-jam, juga tidak baik untuk
kesehatan, hendaknya setelah sekian lama membaca secara tanpa
henti, pada saat yang dirasakan perlu, kegiatan membaca lebih baik
dihentikan dulu dengan tujuan dapat mengistirahatkan mata dan juga
otak supaya tidak terjadi ketegangan atau stres yang tidak diinginkan.
Saat yang tepat untuk bersitirahat itu belum tentu sama untuk setiap
orang.Berarti tiap-tiap orang harus dapat memperkirakan sendiri
kondisi tubuhnya secara tepat. Jangka waktu istirahat pun relatif, belum
tentu sama untuk semua orang.
Manfaat Membaca
1. Mengetahui buah pikiran, maksud hati atau perasaan dari pihak
penulis.
2. Mengetahui informasi yang tersurat (tertulis secara jelas) akanpun
yang tersirat (tersembunyi di balik kata-kata dan baru diketahui
setelah dikaji) di dalam bacaan. Pada gilirannya kekuatan berpikir
menjadi bertambah.
3. Menimba pengetahuan yang dikandung di dalam bacaan.
258
Kegiatan membaca adalah kegiatan verbal, dengan tujuan dapat
mencapai sasaran yang diinginkan. Untuk itu, diperlukan teknik membaca
yang cocok.
Teknik membaca
1. Membaca cepat
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara
garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek.
Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada tulisan-
tulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi
dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat
menjadi andalan dalam pelaksanaannya.
Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan membawa
hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk
menjalankan cara tersebut.
2. Membaca lengkap
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari
bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang mutlak,bahkan
harus diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan
membaca adalah suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi
pada saat itu. Tanpa ada kesabaran yang cukup, target yang hendak
dicapai pasti tidak akan terjadi.
3. Membaca detil
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetil isi
bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang
mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detil pasti menyita
waktu banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses
mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji,
target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetil pasti tidak akan
berhasil.
4. Membaca selektif
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian
dari isi bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan
membaca akanpun waktu yang dibutuhkan.Kaitannya hanya dengan
kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang
terkonsentrasi pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan
bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik
perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain diabaikan.
259
Contoh penerapan : a) koran
.
Membaca lengkap berita koran yang menarik
perhatian
b ) buku
Proses Membaca
Proses membaca adalah langkah atau tahapan yang harus dilalui
sewaktu membaca. Proses membaca melalui tahapan sebagai berikut
1. Memahami judul untuk memperkirakan isi keseluruhan secara
garis besar. Mula-mula memeriksa judul, kemudian berupaya
memahaminya dan memperkirakan isi keseluruhan melalui judul.
260
2. Membaca cepat secara garis besar untuk mengetahui isi
keseluruhan. Memeriksa daftar isi dan membaca cepat termasuk
membaca cepat isi keseluruhan untuk mengetahui secara kasar.
3. Membaca selektif bagian-bagian yang diinginkan terlebih dahulu.
Memeriksa kembali daftar isi, lalu memilih secara selektif bagian
atau bab atau pasal yang menarik perhatian atau ingin diketahui
isinya.
4. Membaca lengkap dari awal sampai dengan selesai. Sesudah
diketahui secara kasar, tentunya timbul minat mengenai bagian
tertentu. Pada saat ini bagian itu dibaca lengkap dari awal sampai
dengan akhir.
5. Membaca detil bagian-bagian yang menjadi sasaran. Sesudah
membaca lengkap, lalu timbul kebutuhan ingin mengetahui secara
lebih mendalam mengenai sesuatu dari yang baru saja dibaca
lengkap, maka lakukan membaca detil dari bagian itu.
6. Membuat rangkuman secara tercatat supaya tidak lupa dan
mudah diingat kembali.
Terakhir adalah upaya untuk mengawetkan ingatan dengan cara
mencatat supaya yang sudah dibaca detil menjadi tidak mubajir
gara-gara lupa.
Keterangan :
10.1.2 Menulis
261
terhadap perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara
kepada diri kita sendiri. Di situlah terletak daya tarik menulis.
262
bagian darinya dan terdiri dari sejumlah kalimat-kalimat yang
bermuatan/bermakna mengenai satu inti tema penulisan. Jadi,
beberapa paragraf atau sejumlah paragraf membentuk sebuah
teks tertulis.
Setelah mengetahui perkiraan jumlah paragraf yang
dibutuhkan, maka berikutnya perlu diperkirakan tema yang akan
ditulis ditempatkan pada paragraf urutan ke berapa. Setelah tema
diketahui pada paragraf dengan urutan yang pasti, berikutnya
dilakukan pemikiran tentang subtema yang dianggap perlu.
Pemikiran tentang subtema dilakukan dengan perhitungan
menjadi beberapa paragraf tergantung dari jumlah subtema yang
akan ditulis. Dalam hal ini, tidak boleh terdapat beberapa subtema
dipaksakan menjadi satu paragraf. Namun, jika subtema itu saling
berkaitan, maka dapat ditempatkan pada satu paragraf yang
sama, asalkan paragraf itu tidak menjadi terlalu panjang.
4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema.
Setelah tema dan subtema berikut urutan penulisannya telah
selesai direncanakan,maka berikutnya adalah pengumpulan
bahan-bahan mengenai tema dan subtema dari yang akan ditulis.
Bahan-bahan tersebut dapat dikumpulkan dari sumber-sumber
yang ada di sekitar diri penulis atau tempat kerja penulis.
Suatu penulisan jika dilakukan tanpa ada bahan-bahan yang
menjadi sumber penulisan, maka ada kemungkinan hasil
penulisan itu menjadi tidak berhasil karena tidak mencapai
sasaran yang diinginkan atau 'ngawur' (sembarangan saja seperti
menulis surat pribadi).
5. Lakukan penulisan.
Ini adalah tahap terakhir dari suatu rencana penulisan. Pada
tahap ini, penulisan mulai dilakukan mengikuti rencana yang
sudah disusun terlebih dahulu.
a. Paragraf kesatu
Diisi dengan latar belakang dari penulisan surat jawaban,antara
lain mengenai waktu penerimaan surat pesanan barang (kapan
diterimanya), lalu ucapan terima kasih mengenai pesanan yang dilakukan
pelanggan.
263
b. Paragraf kedua
Langsung diisi dengan tema yang menjadi inti surat yang akan
ditulis. Tema pada contoh ini adalah pesanan barang (kegiatan
pemesanan barang yang dilakukan oleh pelanggan) dan barang pesanan
(barang yang dipesan oleh pelanggan) yang dilakukan oleh pengirim surat
sebagai pelanggan.
d. Paragraf keempat
Ini adalah paragraf terakhir yang diisi dengan basa-basi etika
bisnis yang berlaku secara umum di masyarakat kita dan/atau basa-basi
khusus yang hanya berlaku di antara kedua badan bisnis atau
perusahaan tersebut.
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti ini.
:
'Terakhir, kami ingin menyampaikan ucapan terima kasih sekali lagi
kepada Bapak yang dengan baik hati telah memesan barang kepada
kami.' (penulisan seperti ini mengikuti etika umum)
atau ditambahkan lagi menjadi:
'Semoga Toko Mujur Makmur akan tumbuh dan berkembang terus
semakin lama semakin besar di bawah kepemimpinan Bapak.' (penulisan
seperti ini termasuk etika khusus yang merupakan hasil pemikiran secara
khusus yang ada di pihak pengirim surat)
264
Pada kemahiran menulis, perlu diperhatikan pula perbedaan dan
pembedaan pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat.
Perbedaan adalah hal-hal yang tidak sama di antara dua obyek
atau dua benda. Pembedaan adalah usaha untuk membedakan
obyek/benda yang satu dari obyek/benda yang lain.
Fakta adalah pengungkapan yang dapat dicocokkan dengan suatu
bukti nyata. Pendapat adalah hasil pertimbangan atau pemikiran yang
dikemukakan seseorang mengenai sesuatu. Jadi, fakta pasti memiliki
bukti, tetapi pendapat belum tentu ada bukti.
Dalam kemahiran menulis, dalam rangka pengungkapan sesuatu
informasi, perlu dibedakan antara pengungkapan fakta dan
pengungkapan pendapat.
Pada pengungkapan fakta, gaya penulisan harus mengarah kepada
pengungkapan sesuatu hal yang ada buktinya. Sedangkan di pihak lain,
pada pengungkapan pendapat, gaya penulisan mengarah kepada hasil
pemikiran belaka tanpa perlu pengajuan bukti.
Contoh 2.
a. Sepatu ini cuma Rp25.000,-, sedangkan yang lainnya
Rp100.000,-ke atas, jadi murah. (pendapat)
b. Sepatu ini murah, berharga Rp 25.000,-, yang lain Rp100.000,- ke
atas. (fakta)
Contoh 3.
a. Saya kira sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan
poligami.(pendapat)
b. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan
poligami.(pendapat)
c. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami
berdasarkan catatan yang ada di dalam kraton. (fakta)
d. Menurut ahli sejarah bernama Tomi, sistem perkawinan pada
zaman Majapahit katanya bukan poligami. (fakta)
265
Butir (a) jelas merupakan pengungkapan pendapat penutur. Butir
(b) pun merupakan pengungkapan pendapat karena tidak ada
buktinya dan orang lain dapat mengungkapkan pendapat yang
berbeda menjadi:
'Sistem perkawinan pada zaman Majapahit adalah
poligami.'(pendapat)
Butir (c) adalah pengungkapan fakta karena ada buktinya berupa
catatan di dalam keraton.
Pada butir (d), pengungkapan 'Sistem perkawinan pada zaman
Majapahit bukan poligam' adalah pendapat dari ahli sejarah Tomi.
Tetapi, keseluruhan kalimat merupakan pengungkapan fakta oleh
penutur kepada orang lain berdasarkan pendapat dari ahli sejarah
Tomi sebagai bukti.
10.2.1 Mendengarkan
266
Mendengarkan Aktif adalah mendengarkan sesuatu suara yang
membawa isi pesan, secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga kita
berusaha menggerakkan akal sehat untuk memahami apa yang
dibicarakan.
Dalam bahasa Indonesia, Mendengarkan aktif ada kalanya disebut
menyimak. Dalam bahasa Inggeris Mendengarkan Aktif disebut
listening. Mendengarkan aktif misalnya pada waktu kuliah atau
ceramah.
1. Berhenti berbicara
Pada waktu mendengarkan, kita tidak boleh berbicara kepada
siapapun karena akan mengganggu konsentrasi diri sendiri, bahkan
mengganggu pembicara jika suaranya besar.
2. Ikut menciptakan suasana tentram bagi pembicara
Pada waktu mendengarkan, suasana di sekitar pembicara perlu
diusahakan tidak gaduh atau berisik yang secara singkat dapat
dikatakan sebagai suasana yang tentram sehingga pembicara dapat
melanjutkan pembicaraannya tanpa merasa terganggu.
3. Menunjukkan ada perhatian dan minat untuk mendengarkan
Pada waktu mendengarkan,perlu bersikap sungguh-sungguh
menunjukkan perhatian mendengarkan pembicaraan oleh
pembicara.Ini termasuk etika dalam menjalankan komunikasi.
4. Jauhkan diri dari gangguan
Pada waktu mendengarkan, usahakan konsentrasi penuh pada
pembicaraan lawan dan tunjukkan sikap tidak ikut terbawa atau
terpengaruh oleh gangguan yang ada di sekitar pendengar, misalnya
jika diajak bicara oleh teman, diperbolehkan untuk tidak dihiraukan
ajakan itu dan sebagainya.
5. Bersabar dan tidak emosi
Pada waktu mendengarkan,perlu memupuk kesabaran
mendengar,meskipun akan makan waktu yang lama. Jadi,
mendengarkan sampai dengan pembicara selesai. Selain itu, perlu
menahan emosi seandainya ada pembicaraan yang isinya tidak
berkenan di hati. Ini pun merupakan etika dalam mendengarkan.
6. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat
Pada waktu mendengarkan, ada kemungkinan muncul hal-hal yang
kurang jelas mengenai isi pembicaraan. Pada waktu itu, ketidak-
jelasan yang dimaksud dapat ditanyakan kepada pembicara melalui
suatu kesempatan bertanya yang diberikan oleh pembicara.
Misalnya pada saat selesai pembicaraan.
267
Æ Tidak berbicara
6 butir perhatian Æ Suasana tenteram
Æ Ada minat
Æ Menghindar dari gangguan
Æ Sabar dan tidak emosi
Æ Bertanya setelah selesai
Æ Tidak sadar
Tiga kendala psikologis Æ Tidak berpikir mendalam
Æ Tidak percaya dan tidak tertatik
268
Pembicara ini cara berbicaranya memang pintar sehingga banyak
menarik perhatian pendengar, tetapi jika disimak lebih
jauh,ternyata yang dibicarakannya tidak berisi, sehingga kalau
didengarkan terus menjadi sia-sia.
3. Pembicara yang mulutnya berat dan terlalu berhati-hati.
Pembicara ini selalu berbicara secara hati-hati, sehingga laju
pembicaraan menjadi perlahan, akibatnya menyebabkan
pendengar menjadi malas melanjutkan mendengarkan.
4. Pembicara yang memaksakan pendapatnya.
Pembicara ini juga pintar ngomong, sehingga menarik perhatian
pendengar. Namun, sikap pembicaraannya selalu hendak
membawa pendengar ke arah pendapat yang dikemukakannya
sehingga pendengar menjadi tidak dapat menggunakan akal
sehat untuk melihat permasalahan yang ada.
10.2.2 Berbicara
269
Pengetahuan yang dikuasai pembicara jika lebih banyak, maka dia
akan dapat lebih lancar dalam berbicara.Berarti dia menggunakan
pengetahuan yang dimilikinya dalam berbicara.
2. Pengalaman
Pengalaman yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih
lancar berbicara.
3. Inteligensia (kecerdasan otak)
Kecerdasan otak adalah sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak
yang lebih cerdas akan menyebabkan berbicara lebih lancar. Dalam
kenyataan, seseorang yang bodoh akan sulit berbicara.
4. Bakat
Bakat adalah keterampilan yang diturunkan sejak lahir.Seseorang
yang punya bakat berbicara,akan menyebabkan dia lebih lancar
berbicara jika dibandingkan dengan orang lain yang tidak berbakat.
Æ Pengetahuan
4 faktor kelancaran berbicara Æ Pengalaman
Æ Intelegensia
Æ Bakat
270
Æ Berbicara dengan suara benar
4 usaha yang berguna Æ Berbicara yang menarik
Æ Berbicara yang dibutuhkan
Æ Berbicara yang baru
Pengungkapan fakta
271
Pada ketiga contoh pengungkapan fakta di atas, bukti untuk masing-
masing contoh adalah sebagai berikut.
a. Menurut ramalan cuaca.
b. Harganya Rp500.000,-.
c. Kemarin aku menelpon dia.
272
mata, secara tidak sadar sering-mengacung-acungkan tangan dan
sebagainya.Pendek kata,sikap yang benar adalah sikap yang
serius, penuh perhatian, tetapi juga tidak kaku.
6. Tentang mimik dan gerak-gerik badan
Mimik dan gerak-gerik badan perlu diperhatikan agar tidak
berlebihan yang menyebabkan pendengar menjadi merasa kesal
atau menimbulkan antipati. Sebagai contoh, misalnya, tidak boleh
menopang dagu, tidak boleh meludah begitu saja, dan
sebagainya.
Æ Suara normal
Æ Ucapan jelas
6 teknik berbicara wajar Æ Kata-kata tepat
Æ Cara bertanya luwes
Æ Sikap serius tidak kaku
Æ Mimik dan gerak wajar
273
4. Jauhkan diri dari gangguan.
Waktu menelpon, jika ada orang yang ajak bicara atau gangguan
lain, harus ditolak atau tidak dilayani dengan isyarat tangan atau
lain yang bukan suara (karena kalau suara menjadi menimbulkan
gangguan).
5. Bersabar dan tidak emosi.
Ketika mendengarkan suara lawan,harus bisa bersabar
mendengarkannya sampai selesai, dan jika ada pembicaraan
lawan yang tidak cocok dengan diri sendiri harus bisa menahan
diri tidak langsung emosi.
6. Bertanya pada saat yang tepat.
Kalau ingin bertanya, harus melihat situasinya, sebab kalau tidak,
akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang
menelepon.Situasi yang tepat misalnya ketika ada interval
(berhenti sebentar di tengah-tengah) atau sesudah lawan selesai
bicara.
7. Memakai suara besar dan jelas.
Ketika menelepon, perlu menggunakan suara wajar yang besar
dan jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena
suara yang kecil.
8. Bersikap melayani kebutuhan lawan.
Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan akanpun waktu
berbicara, perlu menunjukkan sikap bersedia melayani dan
memenuhi kebutuhan lawan.
274
Kalau suaranya besar seperti menelpon,bisa terkesan orangnya
kasar dan tidak tahu sopan-santun.
2. Tunjukkan perhatian penuh.
Kepada tamu yang datang, perlu menunjukkan perhatian yang
penuh terhadap kedatangannya dan ini ditunjukkan dengan kata-
kata.
3. Ucapan harus jelas tapi tidak keras.
Ucapan yang jelas diperlukan supaya tidak membuat tamu
menjadi bingung mendengarkannya, seperti pada pengucapan
kata-kata yang mirip.
4. Sikap melayani yang wajar tidak berlebihan.
Menghadapi tamu yang datang, perlu bersikap yang wajar dan
tidak dibuat-buat, tetapi juga terkesan luwes. Sikap itu harus
bersumber dari sikap bersedia memberi servis kepada tamu
sebagai pelanggan dan ini dapat ditunjukkan dengan kata-kata.
5. Mimik dan gerak-gerik yang pantas.
Oleh karena tamu berada di depan mata, mimik dan gerak-gerik
badan yang tidak wajar dapat membuat tamu menjadi salah tingkah
atau membingungkan. Untuk itu, bersikaplah secara normal seperti
biasanya tetapi terkesan sopan, ada perhatian, dan bersedia
bekerja sama.
6. Sabar dan tidak emosi.
Menghadapi tamu harus bersikap sabar. Meskipun terdapat hal-hal
yang kurang berkenan di hati atau tidak sependapat. Perasaan itu,
sebaiknya disimpan dan tidak ditunjukkan secara terang-terangan.
Ini termasuk etika bisnis yang perlu dijalankan terhadap pelanggan.
7. Tidak memotong pembicaraan lawan.
Ketika tamu berbicara, tidak diperkenankan memotong
pembicaraannya kalau dia belum selesai. Ini pun termasuk etika
bisnis yang perlu diperhatikan, supaya tidak menimbulkan kesan
tidak sopan atau kurang-ajar.
8. Bertanya secara tepat.
Kalau ingin bertanya, harus melihat situasi. Situasi yang tepat
adalah ketika lawan berhenti berbicara atau sudah selesai
berbicara. Ini pun perlu diawali dengan kata-kata pembuka
pertanyaan yang umum dipakai masyarakat seperti "Maaf Pak,
saya ingin bertanya..........".
275
Pada kasus bertamu, kemahiran dengar-bicara yang berfungsi
tidak sama dengan pada kasus menerima tamu, meskipun ada sebagian
yang sama, karena situasi pada waktu bertamu di tempat pelanggan atau
di kantor lain tidak sama dengan situasi pada waktu tamu berkunjung ke
kantor sendiri. Kemahiran dengar-bicara pada kasus menerima tamu
bersifat aktif karena mendatangi tempat lawan.
Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika bertamu adalah
adalah sebagai berikut.
1. Bersikap sopan tapi wajar
2. Mimik dan gerak-gerik pantas
3. Suara wajar-jelas tidak keras
4. Ucapan jelas tidak keras
5. Kata-kata penuh perhatian
6. Berbicara yang menarik.
Ketika bertamu, perlu diusahakan berbicara yang bisa menarik
perhtian lawan agar tujuan berkunjung bisa tercapai.
7. Berbicara yang dibutuhkan
Ketika bertamu, sebaiknya berbicara yang dibutuhkan saja, karena
kalau kelebihan, dapat menimbulkan kesan orang yang cerewet, dan
orang yang cerewet umumnya tidak disukai.
8. Berbicara yang baru
Ketika bertamu, pada waktu berbicara, usahakan pembicaraan
mengandung hal-hal baru yang belum diketahui lawan agar dapat
menarik perhatian mereka, dan hal-hal baru itu dapat dianggap
sebagai oleh-oleh untuk kunjungan hari itu.
9. Bertanya secara tepat.
.
Æ Besikap sopan-wajar
Æ Mimin dan gerak-gerik pantas
9 butir kemahiran Æ Suara wajar-jelas tidak keras
dengar-bicara waktu Æ Ucapan jelas tidak keras
bertamu Æ Kata-kata penuh perhatian
Æ Berbicara yang menarik
Æ Berbicara yang diperlukan
Æ Berbicara yang baru
Æ Bertanya secara tepat
276
Kemahiran baca-tulis diperlukan dalam korespondensi, E-mail,
faksimil, dan SMS ponsel.
Membaca detail
Siap balas
Kerangka Tulis
Æ E-mail
Surat Masuk Æ Faksimili
Æ Korespondensi
Menulis
Surat Jawaban
Membaca lengkap
Surat Keluar
277
Pada waktu akan menulis surat jawaban, perlu dibuat lebih dahulu
kerangka tulisnya. Kerangka tulis yang diterapkan untuk membuat surat
jawaban tersebut terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut.
1. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis?
Jawaban secara garis besar terhadap isi surat masuk yang sudah
selesai dibaca.
2. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut.
Yang menjadi inti dari jawaban itu adalah tema, dan tambahan
lain yang menyangkut tema itu adalah subtema.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya.
Perlu dirancang terlebih dahulu berapa paragraf yang dibutuhkan
untuk seluruh isi jawaban; kemudian dipikirkan urutannya sesuai
dikaitkan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-
paragraf itu.
4. Menulis.
Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi, maka
tinggal dikirim saja. Surat jawaban dikirim dengan E-mail memakai
komputer, dikirim dengan faksimil memakai pesawat telepon-
faksimil, dikirim melalui kantor pos, atau jasa titipan kilat, atau
memakai kurir sendiri. Kini surat jawaban itu menjadi surat keluar.
278
c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih memenuhi
kaidah gramatikal.
Misalnya: Ak bsk pul pk 10 pagi.
"Aku besok pulang pukul 10 pagi."
Kort hrga 10 prsen.
"Korting hargal0%"
SMS masuk
SMS Keluar
Penulisan Notula
1. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas.
2. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan.
Penulisan Laporan
279
1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan
yang ada. Tidak boleh ada kebohongan atau karangan diri sendiri
yang tidak ada dasarnya.
2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai
permasalahan yang dilaporkan. Di dalam laporan tidak
diperbolehkan terdapat hal-hal yang tidak jelas.
3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai obyek
permasalahan yang ada, dan tidak diperbolehkan ditulis hanya
sebagian saja.
280
10.6 Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte Dengan
Steno
281
Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera
telinga pun harus ditingkatkan, antara lain, mampu menangkap
pengucapan yang mirip tapi berbeda makna.
Misalnya : ’labu’ dan ’Rabu’
’telor’, ’tolol’ dan ’teror’;
’memerah’ (memeras susu) dan ’memerah’ (menjadi
merah);
’sunter’ dan ’sentul’ dll
Stenografi
282
BAB XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
1. Pengertian Arsip
283
¾ Tempatjdimana warkat-warkat organisasi disimpan secara
tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat
dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
284
2. Pengertian Kearsipan
285
2. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah
bayar
3. Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
286
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan
cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk
pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah
287
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi,
film, mikrofiolm dan hasil print komputer.
288
Warkat dapt berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian
8. Nilai kegunaan penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan
penerangan kepada khalayak ramai.
289
a) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta
dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan
tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan,
diatur fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai
guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan
dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.
290
Jadi dapat disimpulkan syarat petugas arsip atau arsiparis adalah
sebagai berikut :
a. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat,
seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau
sistem kearsiapan
b. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan
c. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan
pekerjaan
d. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan
e. Disiplin, jujur dan tanggung jawab
f. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip
g. Loyal dan dapt menyimpan rahasia
h. Sehat rohani dan jasmani
i. Bekerja secara professional
291
Kearsipan adalah suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip
dengan sistem penyimpanan yang berlaku, sehinga dapat ditemukan
dengan capat dan tepat. Sedangkan makna organisasi adalah
merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, yang
memepunyai perencanaan, terorganisasi, terlaksana, terkontrol dan
terarah, sehingga mencapai tujuan seperti apa yang direncanakan.
a. Menurut Moekijat
Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi
kearsipan yaitu :
1. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
2. Organisasi yang kurang baik dn perumusan tanggung jawab dan
kekuasaan yang tidak jelas
3. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
292
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk
menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-
surat) yang dipinjam atau pengembaliannya
b. Menurut E. Martono
Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari
seluruh tumpukan data
3. Warkat setiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih
293
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus
atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap
arsip-arsip yang sudah tidak terpakai
294
a. Menurut Undang Undang nomer 7 tahun 1971 Bab I pasal 3.
Arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsanaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah
Suatu sistem yang perlu diterapkan dalam suatu organisasi yang dapat
diandalkan untuk kecepatan dan ketepatan serta ketelitian, yang akan
menghasilkan keterangan-keterangan yang diperlukan.
Ciri pokok sistem filling yang baik adalh sebagai berikut :
a. Tidak memakan tempat
b. mudah dicapai bila diperlukan
c. sederhana dalam menerapkan suatu sistem
d. ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga dan peralatan
e. sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis dan
besar kecilnya sutu organisasi
295
f. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian
g. mudah dilaksanakan
h. mengunakan klasifikasi agar tidk banyak waktu untuk
menyimpan dan menemukan kembali
i. lembaran petunjuk silang dapat digunakan bila arsip mempunyai
judul lebih dari Satu
j. melakukan retensi sesuai dengan jadwal
k. Out slip digunakan untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip
tersebut
Untuk memilih sistem filling yang effesien ada beberapa pedoman yang
perlu dipertimbangkan yaitu :
a. asas sentralisasi
b. asas desentralisasi
c. asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi
a. Asas sentralisasi
Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta
penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi.
296
Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit
khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara
langsung.
Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh
kantor yang lingkupnya kecil.
297
b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsip
298
c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi
299
11.2.4 Prosedur filing
300
1. Lembar Disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan
surat yang selanjutnya menjadi alat pengendalai lalu lintas persuratan
dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini
merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan
bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini menggambarkan
peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat.
2. Kartu Kendali, digunakan sebagai alat pecatat surat, alat
pencar/pelacak untuk dapat menemukan/menetapkan lokasi dan
tempat surat. Kartu kendali ini sangat perlu untuk alat pengukur/alat
penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas
penting.
3. Kartu Tunjuk silang, kegunaannya hampir sama dengan kartu
kendaliyang diberkaskan atu difile yang fungsinya untuk mengganti
atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan
surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan/dicatatkan dimana
adanya surat asli disimpan.
4. Kartu/Lembar Pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip
seorang pejabat yang akan meinjam arsip harus mengisi mencatat
pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini digunkan untuk
mempertanggungjawabkan siapa yang meinjam arsip, sekaligus
berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau
arsip yang pindah dari kedudukannya.
5. Lembar Penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat
kartu kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di
lingkungan unit pengolah.
6. Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kota yang berukuran sedang
untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan
lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi
pengola arsip.
7. Map Gantung/Folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk
;menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi
himpunan arsip mengenai satu persoalan/ permasalahan . Map folder
itu merupakan bentuk fisik dan file atau berkas.
8. Sekat Petunjuk (Guide), Guide disimpan dan diatur di depan folder
sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk
membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalajh dan sub
masalah.
9. Perlengkapan lain, berupa :
a) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan
nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal,
bulan dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan
keperluannya.
b) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk
memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan
kecepatan tertentu (segea atau amat segera)
301
c) Cap Sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah
surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain
d) Alat tulis Kantor, berupa, Bolpen, Spidol, Lem, Perporater,
Paper Clips, pengsil, penggaris, Cutter, gunting dan lain-lain
Folder yaitu berkas lipata yang biasanya dibuat dar kertas tebal atau
plastik tebal untuk menyimpan arsip.Pengertian Folder ada dua
macam, yaitu
a) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:
¾ Brief ordner, yitu berkas lipatan besar terbuat dari karton
tebal, didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari
logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu Brief
ordner folio untuk menyimpan surat dan Brief ordner kuarto
untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serti kuuitansi, faktur
dan lainnya.
¾ Stofmap folio yitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas
tebal atau plastik tebal
¾ Snelhecter, yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau
plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepi di dalamnya
yang terbuat dari logam. Snelhecter yang terbuat dari kertas
302
tebal biasanya berukuran folio, sedangkan yang terbuat dari
plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah polio
¾ Portepel, Yaitu berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal
dengan tali sebagai alat pengikat.
x Map tanpa daun,. Yitu berkas lipatan yang terbuat dari 3
kertas tebal dan memakai tab
b) Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map
tanpa daun.
303
2. Tempat Menyimpan arsip
304
Lemari ini merupakan tempat penyimpanan arsip berbagai
bentuk, terbuat dari kayu atau berbagai bentuk, terbuat dari kayu
atau besi baja dan berdaun pintu.
b) Filing cabinet
c) Lemari Gambar
Lemari gambar adalah tempat penyimpanan gambar bangunan
atau peta yang terbuat dari besi baja.
Ada 2 macam lemari gambar, yaitu :
d) Rak arsip
305
x Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor tiap
kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan
bebelnya
x Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis(dilengkapi
dengan alat untuk memutar roda bergigi yang
berhubungan dengan rantai yang dipasang pada
lantai), untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta
mebelnya.
x Roll-0-Pack / mobile straks biasanya dipergunakan
untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di
gudang arsip.
¾ Card cabinet
Card cabinet adalah tempat penyimpanan kartu secara
vertical yang terbuat dari besi baja atau kayu.
306
Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci
untuk menyimpan kartu secara vertical, terbuat dari besi
baja
Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas
meja atu filing cabinet.
¾ Ticler file
Ticler file adlah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang
berisi lembar/kartu vertical menunjukan tanggal (31 lembar ),
bulan (12 lembar), dan tahun. Tiap pagi lembaran yang
menunukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan
menunjukkan tanggal dan bulan hari itu. Ticler file biasa
dipergunakan untuk menyimpanlembar dispoisi, bon pinjam
arsip atau kartu kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh
tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan
untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil
ticler file biasanya diletakkan diatas meja.
307
308
Rak bergerak
309
310
311
11.3 Mengimplementasikan sistem kearsipan
Ada 3 tugas yang harus dilakukan oleh petugas penerima surat, yaitu:
1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekertaris atau
pimpinan
312
3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat
dinas penting dan surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat
diketahui dengan cara :
x Meneliti sumber surat dari nama pengirim
x Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang
cetakan)
Dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar akan dilakukan suatu
pencatatan. Hal ini dikarenakan pencatatan tersebut sebagai alat buki
tertulis bahwa perusahaan atau organisasi tersebut melakukan suatu
pengiriman atau penerimaan dokumen dari tau ke organisasi atau
perusahaan lainnya.
Apabila suatu dokumen tidak dicatat, baik dokumen masuk maupun
dokumen keluar maka perusahaan atau organisasi tersebut tidak
mempunyai bukti yang otentik.
Dalam pencatatan dokumen masuk pada suatu organisasi dapat dicatat
dalam buku tersendiri. Bentuk buku tersebut sebagai berikut:
313
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut
dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini
disebut buku agenda masuk. Sedngkan petugasnya dinamakan
agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk. Ada 3macam bentuk buku agenda yaitu ; Buku
agenda tunggal. Buku agenda kembar, dan buku agenda
berpasangan
Contoh buku agenda tunggal :
Dikirim
Nomor Tanggal Isi Surat Lampiran Keterangan.
kepada
314
Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang bersifat rutin atau
insidental, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada
bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep
surat tersebut disebut konseptor.
Syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam yaitu :
a. Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal-hal
yang perlu ditambahkan atau dikurangi, maupun terdapat
kejanggalan
b. Mengagendakan surat
c. Mengetik konsep surat
d. Penandatangan surat
e. Pemberian cap dinas
f. Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan
penyimpanan surat
315
x Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
x Meneliti ketepatan alamat pengirim
x Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya
x Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat
telah diterima
b. Penyortiran
Pekerjaan penortiran meliputi 3 tugas ;
x Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan
dan surat-surat dinas lainnya
x Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas
penting dan surat dinas rahasia
x Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,
seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos,
dan sebaginya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri
agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak.
c. Pembukaan sampul
d. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran
Setelah isi amplop dikeluarkan, sebelum dicataat ke dalam agenda,
terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin
stempel (time stamps) pada ruang kosong
Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalh
pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :
x Apakah nonor surat sesuai dengan nonor amplop
x Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat
sampul). Bila alamat pengirim tidak ada, satu kan surat dengan
sampulnya
x Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu,
sertakan surat yang dimaksud
x Apakah lampirannya sudah cocok
e. Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan
penting/memberi tanda
f. Pengagendaan surat
g. Pengarahan surat masuk
Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternayta surat
tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka
untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan
h. Penggandaan surat masuk
i. Penyimpanan surat.
Untuk distribusi eksternal adalah suatu tata cara atau aturan yang
menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau
organisasi.
Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yitu :
a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha
b. Persyaratan dari konsep
316
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut :
x Bersifat formal/dinas
x Objektif
x Ringkas dan jelas maksudnya
x Sopan dan ramah bahasanya
x Seragam dalam bentuknya
x Rapih dalam pengetikan
c. pengetikan
d. penandatanganan
e. Pencatatan
Ada 3 cara dalam pencatatan,yaitu :
x Surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan
lainnya (lampiran,amplop) menjadi surat dinas resmi
x Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oelh
petugas
x Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, maka surat siap
untuk dikirim
f. Pengiriman surat keluar
g. Penyimpanan berkas/arsip surat
317
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan
menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology
yang perlu diketahui, antara lain :
2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku
kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir
318
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Nazhira Idzni Idzni Nazhira Id
2 Muhammad Muslih Muslih Muhammad Mu
319
e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur,
Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain. Diindeks
sebagai berikut :
10. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara
menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang
bertalian, misalnya:
320
1 Ir H. Tjahyono Tjahyono Ir H Tj
2 Drs Robby Djayadi Djayadi Robby Drs
321
c. Mengindeks nama Perusahaan
322
6. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari,
dan , &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama
tersebut, pengindekannya dilakukan sebagai berikut :
323
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan
abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama
dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan
dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama dibawah ini :
x Rumah Makan 999
x PT Adhi Karya
x BTN
x Apotik Depok
x Rumah Sakit Hasan Sadikin
x Hotel Mandarin
x IPB
Kode Caption
A Ad Adhi Karya, Perseroan Terbatas
D De Depok, Apotik
H Ha Hasan Sadikin, Rumah sakit
M Ma Mandarin, Hotel
P Pe Pertanian Bogor, Institut
S Se Sembilan Sembilan, Rumah Makan
T Ta Tabungan Negara, Bank
324
membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya.
Pada tiap guide diber tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z
kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan
selanjutnya.
c. Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang
masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A
sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka
tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut
:
Di belakang guide a disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Dibelang guide C, disusun Folder Ca, Cb, Cc……………Cz
d. Rak Sortir, Rak Sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi
kode abjad dari A sampai z sehingga meudahkan pemisahan
surat
e. Kartu Indesks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu Indeks
diseimpan dalam laci kartu indeks
f. Rak kartu atau laci Kartu, untuk menyimpan kartu indeks
Kepada
Yth Direktur PT Arcon Cipta Pratama
Jl Cipinang Cempedak IV No.
Jakarta Timur
Dengan Hormat,
325
Nama : Etty Setiawati
Tempat/tanggal lahir : Depok, 12 Febuati 1984
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat : jl. Citayam Raya No. 15/28 RT 02/02
Kelurahan Depok
Kec. Pancoran Mas Kota Depok (16431)
Hormat saya,
Pemohon
Etty Setiawati
Lampiran :
x Daftar Riwayat Hidup
x Photo Copy Ijasah ASMI
x Surat Keterangan Kesehatan
x Surat Kelakuan Baik
x Pas Photo 4 x 6 = 3 Lembar
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : Se / 1 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
326
d. Kartu indeks disimpan pada Lemari Kartu Indeks pada laci S
sesuai dengan hurup S yang tertera pada Tab kartu Indeks
Contoh Rak kartu/ laci kartu
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek dengan indek
Se
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,
petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode
dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip
Contoh Bon Pinjam Arsip
a. Persiapan
Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, meliputi :
1) Filing Cabinet, Cukup satu laci dalam satu tahun, tapi apabila
dibutuhkan dapat ditambah.
2) Guide, dapat disiapkan 12 Buah sebanya bulan dalam satu
tahun
3) Map Folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun .
Dengan demikian harus disiapkan sebanyak 365 buah Map
4) Kota Sortir, disesauikan dengan kebutuhan
327
5) Kartu Indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk
;membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang
disimpan
6) Buku arsip, buku ini diperlukan untuk mencatat warkat yang
diterima atau dikirim.
c. Prosedur Penyimpanan
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
328
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu ndeks, carilah surat pada
laci 2007, guide Oktober dan folder 30.
329
1) Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantung
wilayah yang akan dijadikan pokok maslah
2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,
apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal
maka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) dan
apabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad maka
diperlukan 26 buah
3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian
diwilayah itu
4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yang
terdapat dalam surat, disamping sebagai sarana
mempermudah penemuan kemali surat-surat
5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akan
disimpan
6) Lemari/rak kartu Indeks
b. Menyusun daftar klsifikasi
JW-
BALI JAWA
JB 1 JAKARTA
A Jakarta Pusat
B Jakarta Barat
C Jakarta Selatan
D Jakarta Timur
E Jakaarta Utara
2 JAWA BARAT
A Bandung
B Bogor
C Cirebon
D Cianjur
3 JAWA TENGAH
A Pekalongan
B Rembang
C Semarang
D Solo
330
E Tegal
4 YOGYAKARTA
A Bantul
B Sleman
5 JAWA TIMUR
A Banyuwangi
B Jember
C Malang
D Surabaya
6 BALI
A Denpasar
B Klungkung
C Singaraja
c. Prosedur penyimpanan
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan
alamatnya, kemudian cantumkan kode sesuai dengan
wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar
klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).
331
Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistem
wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui
pengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayah
dengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Oleh karena itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas
alamat surat , mengacu jepada daftar klasifikasi yang telah
dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan
prosedur sebagai berikut :
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks,
carilah surat pada laci, guide dan folder
sesuai dengan kodenya.
DAFTAR KLASIFIKASI
332
c pengangkatan
2 Ketatausahaan a Izin/dispensasi
b data/Keterangan
5 kesejahteraan a kesehatan
b cuti
c rekeasi/kesenian/olahraga
d bantuan sosial
e koperasi
f perumahan
g jemputan
6 Pemberhentian a pensiun
b atas permintaan sendiri
c meninggal dunia
333
a. Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus
benar-benar diketahui masalahnya, maksud dan isi surat. Apabila
maslahnya sudah diketahui, berikanlah kode yang seseuai
dengan yang terdapat pada daftar klasifikasi
b. Mengisi Kartu Indeks, seperti contoh di bawah berkut
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : KP.1.a. / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
334
a. Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
b. Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat
c. Sangat sederhana
d. Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
e. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespodensi
f. Nomor map atau dokumen dpat diperluas tanpa batas
Ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing sistem nomor dewey
dan filing sistem nomor terminal digit.
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini, yaitu sebagai
berikut:
KODE URAIAN
0 HUMAS
335
100 KEUANGAN
200 KEPEGAWAIAN
300 PEMBANGUNAN
400 KOPERASI
500 PRODUKSI
600 PEMASARAN
700 PENELITIAN DAN LABORATORIUM
800 PERLENGKAPAN
900 PENGANGKUTAN DAN PERBEKALAN
KODE URAIAN
200 FORMASI
210 SELEKSI
220 TATA TERTIB
230 UJIAN
240 KENAIKAN PANGKAT
250 CUTI
260 MUTASI
270 PROMOSI JABATAN
280 KESEJAHTERAAN
290 PEMBERHENTIAN
336
Kelompok seperti contoh diatas, masih dapat
dikembangkan menjadi lebih luas lagi masing-masing
ke dalam 10 bagian kecil seerti contoh di bawah ini
KODE URAIAN
200 IKLAN
201 LAMARAN
202 PANGGILAN
203 SELEKSI
204 WAWANCARA
205 PSIKOTES
206 PENDIDIKAN DAN LATIHAN
207 PERCOBAAN
208 PENGANGKATAN
209 PENEMPATAN
0 500 00 - 09 50 - 59
100 600 19-Oct 60 - 69
200 700 20 - 29 70 -79
300 800 30 - 39 80 - 89
337
400 900 40 - 49 89 - 99
338
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 201.0 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek
dengan indek Se
a. Menyiapkan peralatan/perlengkapan
339
Peralatan atau perlengkapan yang perlu dipersiapkan antara lain
sebagai berikut:
1) Buku arsip seperti contoh dibawah ini
OOOO
OOO1
OOO2
dsb
340
O173 2 Nop 2007 Setiawati, Etty 30 Nop 2007 Lamaran Pekerjaan
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 0173 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunaan sebagai pedoman penyimpanan
arsip yang dipergunkan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan
jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar
nilai guna tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan
nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan
yang terdiri daripada pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,
fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.
Maksud diterbitkannya jadwal / daftar retensi ini antara lain :
341
x Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pad
unit pengolah, pada Unit Kearsipan dan arsip-arsip yang dapat
dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional
x Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga
mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang
diperlukan
x Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah
efesiensi pengolahan kearsipan berkaitan dengan perimbangan
keterbatasan sarana, prasarana, tenaga dan biaya
x Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kenati
dalam jumlah yang sedikit
Setiap arsip misalnya terdiri atas 1000 surat selama jangka waktu
tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka
perhitungan angka pemakaiannya
100
X 100 % = 10 %
1000
342
Suatu arsip dikatakan baik, apabila :
x Persentase angka pemakaian arsip tingggi (minimum 15 %)
x Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat (bernilai)
x Masih aktif membantu berjalannya organisasi
343
x Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
x Menghemat biaya dan tenaga
344
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlah
lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:
arsip tahun 1965).
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan
dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesai
dilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani oleh
penangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut
:
x Pembakaran
x Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
x Proses kimiawi
345
x Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukan
bahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempat
penyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular
melallui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchip
yang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atau
ditularkan melalui intranet atau internet.
x Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup ke
dalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan atau
menghapus data yang berada dalam harddisk.
x Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelian
Hardwarenya, amupun softwarenya, terutama jika menggunakan
sistem Local Area Net Work (LAN).
x Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan
oleh banyak hal.
Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamanan
untuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.
346
x Penciptaannya
x Pengolaannya
x Pengirimannya/penerimannya
x Penyimpanaannya
x Pengendaliannya
x Penyusutannya
347
a) Merekam /mengcopy data tersebut
ke dalam disket
b) Memberikan lebel indentifikasi yang
datanya diambil dari daftar file di
atas
c) Menyimpan disket tersebut ke dalam
boks yang khusus didesain untuk
penyimpanan disket
d) Disusun dalam lemari penyimpanan,
sesuai sistem filling yang dianut
e) Tempat penyimpanan arsip harus
selalu terjaga kebersihan, suhu dan
kelembabannya, tidak langsung
terkena sinar matahari serta jauh
dari peralatan daya magnet tinggi
x Penyusutan Arsip Soft copy
Seperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer
atau non komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untuk
menghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalam
harddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupa
file yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidak
diperlukan lagi.
Hal ini disebabkan karena :
A. tujuan telah tercapai
B. masalah telah terpecahkan
C. tidak ada kaitan dengan file lain
D. bukan data/informasi yang termasuk kategori
arsip permanen
Penyusutan dapat dilakukan dengan cara:
a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebut
dari direktori penyimpanannya pada harddisk
b. menghapus nama file data yang bertalian dari
daftar file.
348
Bab XII
12.1 Dokumen-dokumen
12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi
Pengertian transaksi
Transaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta,
utang dan modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimiliki
perusahaan, utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkan
modal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.
Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi,
apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Bukti
transaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal dari
dalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaan
Bukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota kredit, faktur
penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.
Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang,
faktur pembelian
349
______________________________________________________
.
Nama perusahaan
Alamat perusahaan
FAKTUR
b. Kuitansi
Adalah bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya
pembayaran. Yang menandatangani kiutansi adalah orang yang
menerima uang. Kuitansi dibuat rangkap dua , yang asli diberikan
kepada yang membayar yang kedua digunakan untuk arsip
Contoh arsip
No. …………………………
Sudah diterima dari : ……………………………………...
Banyaknya Uang
Untuk Pembayaran ……………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
…………………
Rp.
350
c. Cek
adalah surat perintah membayar yang ditujukan kepada bank
untukmembayar sejumlah uang yang tertera dalam cek kepada orang
yang namanya tertera didalam cek tersebut.
Contoh cek
d. Bilyet giro
Adalah surat perintah memindahkan pembukuan dari rwkening
nasabah suatu bank kepada rekening nasabah bank yang
bersangkutan dengan sejumlah uang yang tertulis dibilyet giro
tersebut.
Contoh Bilyet giro
e. Nota Kontan
Adalah bukti transaksi terjadinya pembelian /penjualan tunai, yang
asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang copy disimpan
sebagai arsip.
351
Contoh Nota kontan :
Toko Serba Jaya Surabaya ,,,,,,,,,,,
Jl. Ampera No.22
Kepada
YTH. ..................
NOTA NO : .......................
Banyaknya Nama Barang Harga Satuan Jumlah
Jumlah
Tanda terima hormat kami
.................... ....................
NOTA KREDIT
Kepada :
(( … ………..) (…………………..)
352
b. Bukti Memo
Adalah bukti transaksi intern yang dibuat oleh pimpinan perusahaan
atau pejabat yang bersangkutan kepada bagian akuntansi.
Contoh Bukti Memo
MEMO
Dari : No :
Untuk : Tgl :
Keterangan :
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………….
12.1.2 JURNAL
Jurnal adalah langkah pertama di dalam pencatatan akuntansi dari setiap
transaksi dimana pencatatannya secara kronologis.
Funsi dari jurnal itu sendiri sama dengan buku harian.
Buku jurnal ada dua , pertama jurnal umum dan yang kedua jurnal
khusus.
Yang dibahas di bawah ini adalah jurnal umum.
Keterangan :
Kolom tanggal : diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi
dan harus
secara kronologis.
Kolom Keterangan ; diisi dengan perkiraan /akun untuk yang debet
dan akun yang dikredit akibat transaksi.
353
Kolom Referensi : diisi dengan kode akun yang ada di buku besar
Kolom debet dan kredit: diisi sejumlah uang berdasarkan transaksi
PJ . Angkutan Surya
Jurnal Umum
31 Juli 2006 dalam ribuan
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
2006 Kas Rp 150.000.,00
Juli Mobil Rp 50.000,00
Modal Rp.200.000,00
2 Perlengkapan Rp 259,00
Kas Rp 259,00
2 Peralatan Rp 4.500,00
Kas Rp 500,00
Utang Rp 4.000,00
10 Kas Rp 300,00
Pendapatan Rp 300,00
14 Kas Rp 750,00
Pendapatan Rp 750,00
16 Utang Rp 750,00
Kas Rp 750,00
354
12.1.3 Buku Besar
Kas 101
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Modal Rp Rp.
1 150.000,00 150.000,00
2 Perlengkapan Rp 259,00 Rp
149.741,00
2 Peralata Rp 500,00 Rp
149.241,00
10 Pendapatan Rp.300,00 Rp
149.541,00
14 Pendapatan Rp 750,00 Rp
150.291,00
16 Utang Rp 750,00 Rp
149.541,00
25 Biaya gaji Rp 100,00 Rp
149.441,00
Mobil 122
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Modal Rp Rp.
1 50.000,00 50.000,00
355
Modal 301
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Investasi Rp Rp.
1 200.000,00 200.000,00
Perlengkapan 102
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
1 259,00 259,00
Peralatan 121
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
2 4.500,00 4.500,00
Utang 201
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 4.000,00 Rp
2 4.000,00
16 Pembayaran Rp 750,00 Rp
3.250,00
Pendapatan 401
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Tunai Rp 300,00 Rp
10 300,00
14 Tunai Rp 750,00 Rp
1.050,00
356
Biaya gaji 501
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
25 100,00 100,00
Nama perusahaan
Neraca Saldo
Tgl, Bulan, Tahun
Kode Perkiraan Debet Kredit
Angkutan Surya
Neraca Saldo
31 Juli 2006
Kode Perkiraan Debet Kredit
101 Kas Rp 149.441,00
102 Perlengkapan Rp 259,00
121 Peralatan Rp 4.500,00
122 Mobil Rp 50.000,00
210 Utang Rp 3.250,00
301 Modal Usaha Rp 200.000,00
401 Pendapatan Rp 1.050,00
501 Biaya Gaji Rp 100,00
JUMLAH Rp 204.300,00 Rp 204.300,00
357
Berdasarkan buku prinsip akuntansi Indonesia ada tiga jenis laporan
keuangan yaitu :
1. Neraca
2. Laporan laba rugi
3. Laporan perubahan modal
1. Neraca
Adalah suatu daftar yang menunjukkan tentang harta (assets), utang
(liabilities) dan modal (capital)
Bentuk nereca ada dua yaitu :
A Bentuk skontro
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Aktiva Kewajiban
Aktiva Lancar Utang Lancar
Aktiva Tetap
358
B Bentuk Stafel
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Aktiva
Aktiva Lancar
Kas Rpxxxxxx
Piutang Usaha Rpxxxxxx
Perlengkapan Rpxxxxxxx
Sewa dibayar dimuka Rpxxxxxxx
Asuransi dibayar dimuka Rpxxxxxxx
Kendaraan Rp.xxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Peralatan Rpxxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Tetap Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Rpxxxxxxx
Kewajiban
Utang Lancar
Utang Usaha Rpxxxxxxx
Utang Gaji Rpxxxxxx
Utang Bunga Rpxxxxxxx
Jumlah Kewajiban Rpxxxxxxx
Modal Rpxxxxxxx
359
2. Laporan Laba Rugi
Adalah laporan yang menunjukkan pendapatan dan biaya yang
dikeluarkan
Bentuk Laporan Laba Rugi
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Pendapatan Usaha Rpxxxxxxx
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
360
12.2 Kas Kecil
Seperti diketahui di dalam perusahaan perusahaan besar adanya
pembentukan dana kas kecil karena perusahaan tersebut dalam
kegiatannya selalu menyimpan uangnya di bank. Untuk pengeluaran
yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya
pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya
pengeluaran yang sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi
cukup mengeluarkan uang melalui kas yang ada di dalam brankas
perusahaan. Uang yang ada didalam kas kecil diambil dari bank.
Pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas yang
akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa
menggunakan check.
Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan :
1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang
2. Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa
dengan chek
361
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Bukti kas kecil
No:
Dibayar kepada : Tanggal :
Keterangan :
Jumlah :
--------------------------------------------------------------------------------------------------
362
4 Pengisian kembali Kas kecil Rpxx Kas kecil Rpxx
dana kas kecil Kas Rpxx Kas Rpxx
363
12.3.2 Ayat Jurnal Penyesuaian
Setelah membuat rekonsiliasi bank maka membuat ayat jurnal
penyesuaian. Yang dijurnal adalah faktor-faktor yang mempengaruhi
saldo kas perusahaan bukan saldo bank.
NO TRANSAKSI AYAT JURNAL PENYESUAIAN
1 Mencatat Inkaso atas Kas Rp xxx
tagihan perusahaan Biaya inkaso Rp xxxx
Piutang Rp xxxx
364
Tanggal 3 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Nurul dengan check no 121
Rp 500.000,00 untuk pembelian barang dagang
secara tunai voucher no 811
Tanggal 8 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat
2/10;n/30 untuk itu voucher no 812 sebesar Rp
600.000,00 dari Firma Silvi
Tanggal 10 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Putri atas transaksi tanggal
1 Oktober no check 122
Tanggal 15 Oktober 2006 Dibayar biaya iklan pada harian Kompas
sebesar Rp 300.000,00 no check 123, no
voucher 813
Catatlah transaksi itu ke dalam :
1. Voucher register
2. check register
CEK REGISTER
TGL KREDITUR NO NO DEBET KREDIT
VOUCHER CEK JUMLAH POT UTANG
TUNAI VOUCHER
3/10 PT Nurul 811 121 Rp500.000,00 Rp500.000,00
10/10 PT Putri 810 122 Rp750.000,00 Rp750.000,00
15/10 Kompas 812 123 Rp300.000,00 Rp300.000,00
365
Di dalam dunia bisnios pembukuan sangat penting, karena dengan
melihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukan
langkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.Seorang
seketarispun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut
minimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula dengan
pembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bank
maupun cara sistem cek register.
366
Bab XIII
367
E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer
untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggeris yang
merupakan singkatan dari electronic mail (“surat dengan sarana alat
elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh
penerima juga dengan E-mail komputer. Tentang pengoperasian lengkap
E-mail komputer harap lihat Bab III sarana komputer.
Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos
atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut
dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-mail memiliki satu kelebihan yang
luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama dengan
selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan
dengan menekan tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di
komputer penerima. Apabila si penerima membuka komputer
penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televisi
monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat
dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima.
Kelebihan lain dari E-mail :
1. Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan
seperti yang ada pada surat konvensional yang harus memakai
sampul sehingga terjadi pembatasan;
2. Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar
oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan
yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres ataupun
kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan
sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail
hanya melalui kabel komputer;
3. Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.
Kekurangan dari E-mail :
1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena
harus membeli komputer berikut televisi monitornya. Di samping
itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku sekarang
menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga
harus dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang
lain dengan memakan biaya yang tidak sedikit.
2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail
mejadi terganggu pula;
3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer,
pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Oleh sebab itu, penguasaan E-mail menuntut keterampilan
pengoperasian komputer.
Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi
menggunakan peralatan kantor yang dituntut di dalam kurikulum
pendidikan.
Pada zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu
keterampilan mutlak yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja di
368
kantor, sehingga keterampilan pengiriman dan penerimaan E-mail pun
menjadi ikut serta di dalamnya.
Jadi, keterampilan E-mail menjadi mutlak harus dikuasai.
369
Contoh E-mail bahasa Inggeris: (Ukuran 75% dari asli)
370
‘Yahoo!Mail-kwj ui@yahoo.com.’
yang berlokasi di bagian atas surat adalah alamat E-mail dari pihak yang
dituju. Pihak yang dituju ada dua orang. Pengirimnya adalah orang
Jepang bernama Saburo Ukida. Salah satu perbedaan antara surat E-
mail dan surat konvensional (surat melalui sarana pos atau perusahaan
ekspedisi) adalah tidak adanya tanda tangan pada surat E-mail seperti
pada kedua contoh di atas.
371
Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim
dokumen seperti yang dilakukan pada pesawat Faksimili. Hasilnya malah
lebih bagus daripada Faksimili sebab E-mail menggunakan kertas HVS
yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas
khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu,
kertas Faksimili bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak
dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama
tulisannya akan hilang juga. Khusus tentang pengoperasian Faksimili
sebagai salah satu peralatan kantor, Silahkan buka Bab III, tentang
sarana kantor.
Contoh dokumen dari Jepang yang dikirim dengan sarana E-mail:
(Ukuran 75% dari asli berarti diperkecil menjadi 75%)
Hasilnya lebih bagus.
372
373
Dokumen di atas berjudul:
Graduate School for International Development and Cooperation(IDEC)
Hiroshima University
Application for Visiting Professor
Bermakna:
Formulir permohonan guru besar tamu
Program Pasca Sarjana Studi Pengembangan dan Kerja Sama
Internasional
Universitas Hiroshima
374
Contoh dokumen yang dikirim dengan sarana Faksimili:
(Ukuran 60% dari asli)
Hasilnya kurang bagus.
375
Nampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana Faksimili
kurang bagus, huruf-hurufnya tidak jelas, kadang-kadang disertai bercak
hitam atau garis hitam dan tulisannya pun ada yang miring-miring serta
kejelekan yang lain. Kejelekan-kejelekan tersebut, semua tidak
ditemukan pada hasil dari dokumen yang dikirim dengan sarana E-mail
seperti yang dicontohkan.
Contoh dokumen Faksimili di atas dikirim pada tanggal 14 Juni 2005 oleh
University of Hyogo Jepang yang beralamat seperti yang tercantum pada
sebelah kanan logo universitas dan bernomor fax 078-794-6166 dan
ditujukan kepada Dr.Sheddy Nagara Tjandra dari Universitas Indonesia
dengan alamat nomor fax 62-21-7864835. Angka 62 adalah kode negara
Indonesia dan 21 adalah kode wilayah Jakarta.
Selain mengirim dokumen, Faksimili juga dapat digunakan untuk
mengirim surat seperti E-mail, cuma harus dengan alamat nomor telepon
pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya pengiriman menjadi lebih mahal
daripada E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon. Sebagai
contoh mengirim faksimili ke luar negeri, misalnya Jepang akan
memakan biaya sekitar sebelas ribu rupiah per lembar/halaman dan
untuk daerah di dalam Jabotabek (Jsksrta Bogor Tangerang Bekasi) akan
memakan biaya sebesar dua ribu lima ratus rupiah per lembar/halaman.
Di pihak lain jika mengirim E-mail melalui warnet(“Warung internet”),
pengiriman dihitung dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang
memakan biaya sekitar enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman
dokumen melalui E-mail dan Faksimili sama dengan pengiriman surat.
Untuk mencapai keterampilan tinggi dalam pengiriman E-mail dan
faksimili, para siswa dituntut harus berpraktik melatih diri. Tanpa
pelatihan itu, keterampilan tinggi tidak mungkin dapat tercapai.
Tentang penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail maupun
Faksimili, tidak ditemukan penggunaan bahas khusus, misalnya pada dua
contoh E-mail di atas, tidak ditemukan panggunaan bahasa Indonesia
maupun bahasa Inggeris yang bersifat khusus. Untuk surat niaga atau
surat resmi perkantoran harap melihat bahasan tentang korespondensi.
376
sendiri sebagai salah satu peralatan komunikasi harap lihat. Bab III,
tentang sarana kantor.
kejadian 1
kejadian 2
kejadian 3
pikiran 1
pikiran 2 informasi
pikiran 3
perasaan 1
perasaan 2
perasaan 3
377
Pengirim informasi penerima
378
Untuk itu, diperlukan keterampilan bahasa dan pengetahuan tata bahasa
serta kemampuan inteligensia yang cukup. Dalam hal ini salah satu
logika secara rasional yang dapat diterapkan adalah logika 5 W 1 H (“lima
we satu ha”).
Logika 5 W 1 H memuat eman butir penalaran yang berasal dari
bahasa Inggeris:.
Logika 5 W 1 H
Penalaran Acuan Pertanyaan
When waktu Kapan dilakukan ?
Where Tempat Dilakukan di mana ?
Who Pelaku Siapa yang melakukan ?
What Obyek Apa yang dilakukan ?
Why Alasan Mengapa dilakukan ?
How Caranya Bagaiman dilakukan?
Bahasa Tulis SMS ponsel adalah bahasa yang digunakan secara tertulis
pada komunikasi yang menggunakan ponsel atau HP sebagai sarana.
Satu ciri penting dari bahasa tulis ponsel adalah bentuk pemakaian yang
pendek atau sependek mungkin guna memenuhi tuntutan nilai ekonomis.
Prinsip pemakaian bentuk bahasa yang pendek amat berlaku pada
penulisan SMS ponsel. Teknik pemakaian bahasa yang pendek ini ada
dua yaitu :
1) Bahasa lisan yang berbentuk paling pendek atau
pemakaian kata yang berbentuk paling pendek, atau
379
pemakaian satuan bahasa lain (frase, klausa atau kalimat) yang
berbentuk paling pendek
contohnya :
’telat’ lebih ’terlambar’
’mau’ pendek ’ingin’
’pagian’ daripada ’lebih pagi’
’harap datang besok’ ’anda diharapkan
kedatangannya besok’
Kata-kata yang disingkat seperti pada butir (2) di atas merupakan bahasa
tulis baru yang ditemukan pada pengiriman SMS ponsel di Indonesia.
Bahasa tulis ponsel tersebut merupakan kata-kata singkatan yang
bermunculan secara ideolektis, maksudnya secara perorangan, di
antaranya yang dapat dikumpulkan adalah sebagai berikut.
380
Tanggal tg, tgl
Hari hr
Tentang ttg
Sekarang skr
Bagaimana bgmn
Dan N
Tolong tol, tlg
Besok bsk
Karena krn
1. pelesapan vokal;
maksudnya vokalnya dibuang, yang tersisa hanya rangkaian
konsonan saja;
2. suku kata awal ditambah konsonan awal suku kata kedua;
terbentuk kata sinkatan berumuskan suku kata KVK (konsonan-vokal-
konsonan).
Contoh :
(1) besok menjadi ’bsk’
karena menjadi ’krn’
(2) tolong menjadi ’tol’
telepon menjadi ’tel’
381
Bahasa Tulis Ponsel Bahasa Baku
Gpp, tp hrp dtg bsk. Tidak apa-apa pak, tapi
besok harap datang.
Tq faxnya aq bsk pergi Terima kasih faksimilinya,
aku besok pergi.
Ok aq stju Ya boleh aku setuju.
Ok/oke/oke deh Ya saya setuju.
Ya, bgs Ya bagus.
Klu blh tany ap Kalau boleh tanya,
Kau cnt aq ? apakah kau cinta aku ?
Gpp klu kau mrh Tidak apa-apa kalau kau marah,
Asal tdk trs asalkan tidak berlanjut terus.
Jika kita amati lebih lanjut, dapat diketahui bahwa ciri yang dominan
adalah adanya usaha menciptakan bahasa singkat atau bahasa pendek,
dan sebagian besar dengan cara pelepasan vokal (penghilangan vokal),
karena penggunaan ponsel membutuhkan waktu yang sesingkat mungkin
agar dapat bernilai cepat sehingga menjadi ekonomis, seperti hemat
waktu, hemat energi, dan hemat perasaan termasuk hemat biaya.
Kreativitas pengirim SMS dapat dipuji karena, antara lain, mempunyai ide
dan kreasi yang sehat, dan bersifat progresif (ingin mencapai kemajuan)
berkat ditemukan contoh yang menggabungkan pemakaian bahasa
Inggeris (bahasa internasional) dan bahasa daerah, yaitu:
382
Kata Singkatan Kata Asal
AD, AL, AU Angkatan Darat, Laut, Udara
Depdiknas Departemen Pendidikan Nasional
HAM Hak Asasi Manusia
SMK Sekolah Menengah Kejuruan
Yth Yang terhormat
Dll Dan lain-lain
Dsb Dan sebagainya
Yg Yang
Kpd Kepada
RSC Rumah Sakit Cipto
KA Patas Kereta api cepat terbatas
Wapres Wakil presiden
Capres Calon presiden
Caleg Calon legislatif
Jabar Jawa Barat
Jakbar Jakarta Barat
UI Universitas Indonesia
UNPAD Universitas Padjajaran
yang bermakna “Besok kamu harap pulang karena ayah lagi sakit.”
pada bahasa telegram tersebut, terjadi penyingkatan kata konjungsi
‘karena’ yang secara gramatikal tidak menimbulkan kerusakan
penyampaian isi pesan.
Pada telegram tersebut, tidak terjadi penyingkatan huruf seperti yang
terjadi pada SMS ponsel zaman sekarang.
Bahasa telegram tidak pernah ditulis seperti berikut ini:
383
yang bertindak sebagai petugas kurir) dan juga tidak membuat tarip
menjadi lebih murah.
Pemakaian telegram di seluruh dunia termasuk Indonesia mempunyai
sejarah yang panjang bahkan sebelum negara Republik Indonesia
merdeka. Sesudah telegram dan sebelum lahir sarana ponsel pernah ada
penggunaan alat telekomunikasi yang disebut dengan istilah teleks.
Pemakaian bahasa pada sarana teleks tersebut pada dasarnya
merupakan bentuk perpanjangan dari bahasa telegram, maka tidak
mempunyai keistimewaan dalam sejarah bahasa tulis Indonesia.
Dari bahasa telegram ke bahasa SMS ponsel, dapat dilihat
perkembangan yang amat pesat dari pemakaian bahasa tulis Indonesia.
Melihat perkembangan ini, berarti setiap insan di Indonesia perlu
menguasai teknik penciptaan bahasa tulis SMS ponsel agar supaya tidak
ketinggalan zaman atau seperti katak di dalam tempurung.
Perkembangan itu, bersifat alami karena berasal dari masyarakat dan
untuk masyarakat pula.
Seperti yang telah disebutkan di muka, pemakaian bahasa pada SMS
ponsel memang membutuhkan bahasa yang pendek. Kebutuhan inilah
yang melahirkan bahasa tulis baru.
Bahasa tulis baru, antara lain, memanfaatkan kata-kata singkatan yang
sudah ada seperti yang juga sudah diperkenalkan di muka, di antaranya
ada juga kata-kata singkatan yang telah baku dan berasal dari kata
majemuk yang baku pula, antara lain, adalah:
384
tidak dapat menjadi sarana penyampaian informasi dari pengirim kepada
penerima.
Pengirim yang sekaligus adalah pencipta dari bahasa Tulis yang
digunakan pada SMS ponsel harus dapat memanfaatkan teknik
pembuatan bahasa tulis yang komunikatif, berarti dia harus dapat memilih
bahasa yang berbentuk pendek dan/atau membuat kata-kata singkatan
yang komunikatif. Pemilihan satuan bahasa yang pendek dan
penguasaan teknik penyingkatan kata yang lazim menjadi syarat mutlak
agar dapat mencapai nilai komunikatif.
Contoh Bahasa Tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif dan yang
tidak adalah sebagai berikut. Contoh-contoh berikut dikutip dari informan
yang ada termasuk penulis sendiri.
385
Salah satu contoh di atas adalah :
‘Aq tak OK krn tdk smpt’
adalah komunikatif untuk pengungkapan makna “Aku tidak setuju karena
tidak sempat” dan ini masih terasa komunikatif apabila disingkat menjadi:
‘Aq tak OK’ atau
‘Aq tdk smpt’
karena tidak terjadi kerusakan gramatika; tetapi penyampaian informasi
dapat menjadi terganggu apabila kaidah gramatikal yang berlaku tidak
dipertimbangkan sehingga unsur komunikatifnya menjadi rusak seperti
pada contoh jelek berikut :
‘Aq tak OK tdk sempt’ dan
‘Aq tak OK sempt’.
Dari contoh-contoh yang dikemukakan di atas, tampak bahwa pemakaian
bahasa tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut sebagai berikut.
386
.
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang secara pribadi,
ditujukan kepada pribadi yang lain, isinya mengenai hal-hal tentang
dirinya atau yang besifat kekeluargaan, persahabatan atau yang sejenis.
Surat semacam ini sering disebut sebagai surat biasa. Surat pribadi ada
juga yang bersifat resmi,yaitu surat lamaran kerja, surat permohonan
kepada kantor atau yang sejenis.
Surat nonpribadi dibagi lagi menjadi dua yaitu surat niaga/bisnis/dagang
dan surat perkantoran. Surat niaga adalah surat yang memuat isi
tentang hal-hal niaga atau bisnis yang dibuat oleh perusahaan atau
badan usaha yang bersifat dagang. Surat perkantoran adalah surat
resmi yang dibuat oleh kantor pemerintah atau kantor lembaga lain di
masyarakat termasuk kantor perusahaan atau kantor badan usaha.
Surat niaga dan surat perkantoran biasanya adalah surat pemberitahuan,
surat pengumuman, surat undangan, surat perintah, surat
permintaan/permohonan, surat peringatan/teguran, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat
penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat
penagihan, surat tuntutan, surat referensi, surat perkenalan rekanan,
surat rekomendasi, surat tugas, surat kuasa, dan lain-lain.
387
mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu guna
mencapai tujuan bersama.
Surat laporan adalah surat yang isinya melaporkan suatu hasil kerja
yang dilakukan oleh penulis surat.
Surat penawaran ( barang ) adalah surat yang isinya mempromosikan
atau menawarkan barang yang hendak dijual kepada penerima surat.
Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya meminta
penjelasan terperinci kepada penerima surat mengenai barang yang
ditawarkan termasuk perincian harga yang diminta.
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang yang hendak
dibeli dari penerima surat.
Surat penagihan adalah surat yang isinya menagih uang bayaran yang
belum dilaksanakan oleh penerima surat.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menunut kepada penerima surat
supaya melaksanakan sesuatu yang pernah dijanjikan atau dinyatakan
kepada penulis surat.
Surat referensi adalah surat yang isinya memuat keterangan-keterangan
yang ditujukan kepada penerima surat mengenai pihak tertentu
berdasarkan informasi yang dimiliki penulis surat untuk kepentingan pihak
yang bersangkutan.
Surat edaran adalah surat pengumuman yang diedarkan.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menentut sesuatu.
Surat rekomendasi adalah surat yang merekomendasikan seseorang.
Surat keterangan adalah surat yang menerangkan sesuatu.
Memo adalah catatan singkat yang dibuat untuk suatu peringatan.
Nota dinas adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat untuk
bawahannya
Surat perkenalan rekanan adalah surat yang isinya merekomendasikan
( mengusulkan dengan iktikad baik ) pihak tertentu kapada penerima
surat berdasarkan pengetahuan dan tanggung jawab dari penulis surat.
Surat tugas adalah surat yang isinya menugaskan pihak tertentu untuk
melaksanakan suatu pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.
Surat kuasa adalah surat yang dibuat oleh penulis surat dengan isi
memberi kuasa kepada pihak tertentu untuk melaksanakan suatu
pekerjaan atau menyelesaikan suatu urusan yang dimaksud di dalam
surat untuk kepentingan penulis surat sebagai pemberi kuasa.
Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya
memuat kehedak penulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud
di dalam surat.
388
mempunyai variasi penulisan,seperti keadaan yang sebenarnya di
masyarakat.
Apa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu
sehat wal afiat selalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan
memohon ridho kepada Allah.
Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke
rumah untuk bertemu dengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung
sekolah masih belum libur, maka terpaksa niat ini ditunda dulu. Nanti
sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda ingin berkumpul
bersama keluarga di sini. Mohon maklum.
Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri
ananda bertemu dengan Ayah dan Ibu di rumah. Ananda berada
dalam keadaan sehat dan pelajaran pun berjalan dengan lancar tanpa
sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa dimaafkan
karena belum bisa datang ke rumah.
Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda
dapat berhasil dengan baik dalam menempuh pelajaran di sekolah.
389
Terima kasih.
Ali Marzali
Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang
ditujukan kepada kedua orang tuanya yang tinggal di kampung
halaman, sedangkan ia sendiri merantau untuk sekolah. Ia
memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil memberitahukan
belum bisa datang ke rumah.
Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat
ditulis di sebelah kanan bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas
satu atau dua baris di atas penerima surat. Ini adalah format
penulisan surat pribadi yang paling umum.
Hormat saya,
Novi Tanoto
390
Pada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan
perbedaan dengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan,
yaitu pihak yang dituju diberi sebutan “Yang Terhormat”,
(3) Contoh surat ucapan terima kasih
Hormat saya,
Kus Sarbini
Pada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis
pada posisi sebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah
kanan bawah. Berarti pada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua
variasi, sebelah kiri atau sebelah kanan atas.
391
Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang
dilakukan oleh perusahaan atau badan usaha lain seperti dealer (agen
penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi dan sebagainya. Surat
niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha
yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga
merupakan utusan bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam
menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya dalam kerangka kegiatan
bisnis yang dilakukannya.
Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat
permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat referensi,
surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi, surat rekomendasi,
surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan,
surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat
tuntutan, surat tugas, surat kuasa dan lain-lain. Di antara jenis-jenis surat
tersebut, ada yang bersifat tumpang tindih dan ini sudah lazim karena
sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat lamaran kerja
dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat
perkantoran, dan contohnya akan dimuat di dalam Bab ini.
Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat
perkantoran masih banyak yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos
terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi di samping itu, ada juga
yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai
sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak
dilakukan orang.
Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan
surat perkantoran yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma
nama alamat serta sebagian dari isi bersifat fiktif.
392
(1) Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan
PT Awan Cemerlang
Jalan. Kartini Raya no. 63, Jakarta Pusat, Telp/Fax. 451-4567
Kepada Yth.
Toko Mujur Hati
Jl. Margonda No. 12
Depok, Jawa Barat, 16420
Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat pesanan
barang dari Toko Mujur Hati tertanggal 8 Juni 2005 sudah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami beritahukan bahwa kini kami sedang
berusaha memenuhi pesanan tersebut dan apabila sudah tercapai, akan
kami beritahukan lagi dan barang tersebut juga akan dikirim sesuai degan
permintaan.
Atas perhatian dan kepercayaan dari Toko Mujur Hati kepada
PT. Awan Cemerlang, kami ucapkan terima kasih.
393
(2) Contoh Surat Penawaran Barang
Nomor : 45/D/VI/06
Lampiran : Penawaran Sepatu
Perihal : Dua Berkas
Dengan hormat
Beberapa bulan lagi kita akan memasuki hari raya Idul Fitri.
Pada masa itu, sudah tentu Toko Sepatu Dunia Baru akan ramai
dikunjungi masyarakat. Untuk menghadapi masa itu, ada baiknya pihak
toko mempersiapkan diri dalam persediaan barang-barangnya.
Untuk menyongsong kedatangan masa di atas, kami dari
pabrik sepatu Dongki puma bermaksud menawarkan produk kami kepada
Toko Sepatu Dunia Baru.
Produk yang ingin kami tawarkan adalah produk dari seri
Dongki dan seri Puma, masing-masing terdiri dari beberapa tipe sepatu
anak-anak dan sepatu remaja termasuk tipe-tipe terbaru. Sebagai bahan
pertimbangan Bapak, bersama ini kami sertakan dua berkas katalog
barang berikut harga partai dari pabrik.
Kami berharap Toko Sepatu Dunia Baru dapat
mempertimbangkan penawaran ini. Pemesanan barang secara partai
yang melampaui jumlah tertentu akan mendapat potongan harga khusus.
Untuk itu, silahkan menghubungi bagian pemasaran kami. Pada nomor
Tlp………. atau Fax ………………
Atas perhatian dari Toko Sepatu Dunia Baru, kami ucapkan terima kasih.
Direktur,
Mil Johnson
394
Surat penawaran barang di atas, dibuat sesudah kunjungan
salesman ke tempat sasaran. Dalam hal ini, surat dibuat dalam arti
hubungan secara resmi. Pada kasus kunjungan salesman, ada banyak
transaksi bisnis dilakukan tanpa proses korespondensi lagi.
Total 19 lusin
Atas kerja sama dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru
(Agustinus Tamara)
395
Surat pesanan barang pada contoh (3) adalah surat jawaban terhadap
surat penawaran barang pada contoh (2). Surat pesanan barang
tersebut, ditulis tidak menggunakan kertas berkepala, hanya dengan
selembar kertas putih biasa dan juga tidak dimuat nomor registrasi surat,
perihal maupun lampiran, ini merupakan pertanda bahwa pengirim surat
adalah badan usaha yang tidak besar.
Yth. Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru
Depok Mal, Lantai Satu, no. 12
Depok 16423
Manajer Keuangan
Bagus Supartono
396
Pada surat penagihan di atas tampak bahwa penulis surat ditempatkan
di sebelah kanan bawah surat. Jabatan dari penulis surat ditaruh di
sebelah atas tanda tangan.
Direktur,
Joko Tingkoli
397
Pada surat permintaan referensi di atas tampak tanggal pengiriman
ditempatkan satu baris dengan nomor registrasi surat. Perihal dan
lampiran tidak ada.
Direktur
Bank Putera Arta
398
(7) Contoh Surat Rekomendasi Perusahaan
Dengan hormat,
Direktur Administrasi
Ani Wastukencana
399
(8) Contoh Surat Undangan
Dengan hormat,
Kepala Sekolah
400
Kesekretarisan
KESEKRETARISAN
Sheddy Nagara Tjandra
untuk SMK
untuk
Sekolah Menengah Kejuruan
ISBN XXX-XXX-XXX-X
Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
Sheddy Nagara Tjandra