SURAT-MENYURAT RESMI

Oleh
Drs. Albertus Purwaka, M.A.
NIP 1961!"19#9!$1!!%
&A'U(TAS 'E)URUAN DAN I(MU PENDIDI'AN
UNI*ERSITAS PA(AN)'ARAYA
PA(AN)'ARAYA
!1
SURAT MENYURAT RESMI
1. Art+ ,a- &u-.s+ Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi
tertulis kepada pihak lain (Sumantri, 1976:11). Pernyataan atau informasi itu dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan, laporan, dll.
Ditinau dari fun!sinya, surat adalah suatu alat per"akapan atau sarana
konunikasi tertulis palin! efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Surat serin! dipakai
oleh masyarakat baik antarpribadi, antarlemba!a, ataupun antarpribadi dan lemba!a.
Surat mempunyai kekuatan hukum yan! dapat di!unakan seba!ai alat bukti tertulis,
suatu bukti nyata yan! sah, #hitam di atas putih#.
Surat dapat men"erminkan "orak, keadaan, mentalitas, dan nilai peabat$
instansi yan! bersan!kutan. %leh sebab itu, dalam menyusun surat hendaknya selalu
berhati&hati dan berpikir se"ara "ermat a!ar tidak menimbulkan kesan yan! tidak
menyenan!kan. Dalam hal ini, surat berfun!si seba!ai duta or!anisasi.
. S/arat Surat /a-. 0a+k
Surat yan! baik harus memenuhi syarat&syarat penyusunannya, yaitu (1) letak
ba!ian&ba!ian surat (bentuk) yan! tepat sesuai den!an aturan atau pedoman yan!
telah ditentukan, (') pen!etikan yan! betul, elas, bersih, dan rapi, (() pemakaian
kertas yan! sesuai, ()) surat harus dinyatakan se"ara rin!kas dan ekspilit (te!as), dan
(*) bahasa yan! di!unakan harus bahasa yan! baku atau sesuai den!an kaidah
ketatabahasaan, seperti pemakaian huruf kapital, pemakaian tanda ba"a, pemilihan
kata, dan bahasa surat harus efektif (lo!is, +aar, hemat, "ermat, sopan, dan menarik).
Den!an men!!unakan bahasa yan! baik dan benar dalam surat&menyurat
resmi, dapat memba+a +iba+a seseoran! dan dipandan! seba!ai lamban! status
sosial yan! tin!!i. ,tulah sebabnya dalam surat resmi harus men!!unakan bahasa
yan! baik dan benar.
$. Pe1ba.+a- Surat
-enurut isinya surat dapat diba!i menadi ti!a ma"am, yaitu (1) surat pribadi,
(') surat nia!a, dan (() surat dinas$ resmi.
Surat pribadi merupakan surat yan! dibuat oleh seseoran! yan! berisi
kepentin!an pribadi, tanpa terikat kepada bentuk yan! telah ditentukan, ke"uali
penempatan alamat yan! dituu dan si pen!irim.
Surat nia!a merupakan surat yan! di!unakan seba!ai alat komunikasi tertulis
dalam dunia bisnis, sedan! surat dinas$surat resmi merupakan surat yan! di!unakan
seba!ai komunikasi tertulis yan! menyan!kut kepentin!an tu!as dan ke!iatan dinas
instansi.
.an! ter!olon! surat resmi adalah seba!ai berikut :
1. pen!umuman /. surat tu!as
'. surat edaran 9. surat kuasa
(. surat permohonan 10. surat lamaran pekeraan
). surat laporan 11. surat undan!an
*. surat pen!antar 1'. surat peranian, dan
6. surat keputusan 1(. nota dinas
7. surat instruksi
Catatan:
Surat peranian, surat se+a&menye+a, surat ual beli, surat +asiat, akta, dan
yan! seenis den!an itu biasanya tidak disebut surat dinas, tetapi surat resmi. Surat
resmi dapat di!unakan seba!ai bukti di pen!adilan.
". &2r1at Surat
.an! dimaksud den!an format surat adalah tata letak dan atau posisi ba!ian&
ba!ian surat, termasuk di dalamnya penempatan tan!!al, nomor, salam pembuka,
tembusan, dll. Pada umumnya, format surat yan! dipakai oleh berba!ai instansi,
antara lain (1) format lurus penuh, (') format lurus, (() format seten!ah lurus, ())
format lekuk, dan (*) format para!raf men!!antun!.
%leh karena format seten!ah lurus merupakan bentuk surat satu&satunya yan!
disarankan oleh Pusat 1ahasa 2akarta, maka hanya format ini yan! dibi"arakan di
sini.
.an! dimaksud den!an format seten!ah lurus adalah bentuk surat yan!
meletakkan tan!!al surat dan penandatan!annya di sebbelah kanan atas dan kanan
ba+ah. 3ormat seten!ah lurus men!enal alinea baru pada ba!ian&ba!iannya. 1erikut
ini adalah !amabar format seten!ah lurus.
&2r1at sete-.ah lurus
'EPA(A SURAT
4omor : 5. ') %ktober '011
6ampiran: 5.
7al : 5.
.an! terhormat 5.
5555555...
Den!an hormat, (salam pembuka)
555555555555555 (para!raf pembuka) 555..
55555555555555555555555.
5555555555555555
55555555555555555555555.
555555555555555555555555555
555555555555555555 (para!raf isi)
55555555555555555555555..
555555555555555555555555555
5555555555 (para!raf penutup)
(salam penutup) 55555555
(tanda tan!an) 55555555
(nama elas) 55555555
(abatan) 5555555...
8embusan:
555555
,nisial
%. 0a.+a--ba.+a- Surat
.an! dimaksud den!an ba!ian&ba!ian surat adalah seperti yan! dibi"arakan
berikut ini.
1) 9epala surat atau kop surat,
') 8an!!al surat,
() 4omor surat,
)) 6ampiran surat,
*) 7al atau perihal surat,
6) :lamat yan! dituu,
7) Salam pembuka,
/) Para!raf pembuka surat,
9) Para!raf isi surat,
10) Salam penutup,
11) Para!raf penutup surat,
1') 8anda tan!an,
1() 4ama elas penanda tan!an,
1)) 8embusan, dan
1*) ,nisial
%.1 'e3ala Surat atau '23 Surat
Dalam kepala surat yan! len!kap ter"antum hal&hal yan! biasanya sudah
ter"etak, seperti nama instansi atau badan, alamat kantor secara lengkap, nomor
telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lamban! istansi atau logo.
:pabila instansi atau badan tersebut ber!erak dalam bidan! bisnis atau dunia
usaha, selain di atas, dalam kepala surat ter"antum u!a alamat kantor cabang, nama
bank, dan jenis usaha.
Penulisan$ pen"entakan kepala surat disarankan a!ar mematuhi ketentuan&
ketentuan kebahasaan, yakni: "etaklah nama instansi atau badan yan bersan!kutan
den!an huruf kapital semua pada ba!ian atas kertas, di ten!ah&ten!ah se"ara simetris
kiri&kanan, alamat kantor ditulis den!an huruf&huruf a+al kapital, ke"uali kata tu!as,
atau den!an huruf kapital seluruhnya seba!aimana nama instansi, tetapi ukurannya
lebih ke"il daripada huruf&huruf untuk nama instansi; unsur alamat dipisahkan den!an
tanda koma, bukan den!an tanda hubun!; jalan ditulis len!kap jalan, bukan disin!kat
Jl. :tau Jln; ika kantor tersebut memiliki nomor telepon dituliskan kata telepon,
bukan Tilpon, dan bukan pula disin!kat Tilp. :tau Telp; tulisan kata
Kotak Pos ika kantor tersebut u!a memiliki nya, bukan P.O. Box, apabila kantor
tersebut u!a memiliki nomor teleks, hendaknya di"antumkan se"ara benar, bukan
den!an penulisan Teleks.ax tetapi !aksimile .
%. Ta-..al Surat
8an!!al surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena sudah ter"antum
pada kalimat surat. Selanutnya nama bulan an!an disin!katkan atau ditulis den!an
an!ka (Januari menadi Jan. atau "#). 8ahun u!a ditulis len!kap, tidak disin!kat
den!an tanda koma di atas. Pada akhir tan!!alnya tidak dibutuhkan tanda ba"a apa
pun, baik titik maupun tanda hubun!.
'EPA(A SURAT
9 4a-uar+ !1!
%.$ N212r Surat
9ata $omor (len!kap) diikuti tanda titik dua, atau ika nomor itu disin!kat
den!an $o., penulisannya diikuti tanda titik (.), kemudian diikuti tanda titik dua.
<aris mirin! yan! di!unakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti
spasi. 9emudian, an!ka tahun sebaiknya dituliskan len!kap dan tidak diikuti tanda
ba"a apapun.
=ontoh penulisan nomor dan kode surat yan! benar.
4omor : '19($ 2').1.'$PP$1999
4o. : '19($2').1.'$PP$1999
%." (a13+ra-
9ata %ampiran atau %amp. diikuti tanda titik dua. 9emudian "antumkan
umlah yan! dilampirkan dan nama baran! yan! dilampirkan, tidak diikuti tanda ba"a
apapun.
=ontoh penulisan lampiran yan! benar.
6ampiran : Satu berkas
6amp. : Dua >ksemplar
2ika tidak ada yan! dilampirkan, kata %ampiran tidak perlu dilampirkan
sehin!!a tidak akan terdapat kata %ampiran yan! diikuti tanda hubun! atau an!ka
nol.
6ampiran : && seharusnya ditiadakan
6ampiran : 0
%.% 5al Surat
Dalam surat dinas kita serin! menumpai kata Perihal. ?alaupun kata &al
dan Perihal itu bersinonim atau memiliki makna yan! sama, sebaiknya di!unakan
kata &al karena lebih sin!kat dan men!andun! makna lan!sun! ke tuuan. Pokok
surat yan! di"antumkan dalam ba!ian ini hendaknya dia+ali den!an huruf kapital,
sedan!kan yan! lain ditulis den!an huruf ke"il.
Pokok surat tidak ditulis panan!&panan!, tetapi sin!kat dan elas, serta men"an!kup
seluruh pesan yan! ada dalam surat.
Penulisan hal surat yan! salah.
7al : -ohon 9esediaan -enadi Pemakalah.&
7al : Pelaksanaan uian semester.&
Penulisan hal surat yan! benar.
7al : -ohon menadi pemakalah
7al : Pelaksanaan uian
7al : @ndan!an rapat
%.% Ala1at ,ala1 Surat
Pedoman penulisan alamat surat adalah seba!ai berikut.
1) :lamat yan! dituu ditulis di sebelah kiri surat pada arak ten!ah antara hal
surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih
men!untun!kan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemun!kinan
pemen!!alan kata tidak ada. 2adi, alamat yan! "ukup panan! pun dapat
dituliskan tanpa dipen!!al karena tempatnya "ukup leluasa.
') :lamat surat tidak dia+ali kata kepada karena kata tersebut berfun!si seba!ai
pen!hubun! intra kalimat yan! menyatakan arah. :lamat pen!irim pun tidak
didahului kata dari karena kata tersebut berfun!si seba!ai pen!hubun!
intrakalimat yan! menyatakan asal.
() :lamat yan! dituu dia+ali den!an 'th. (diikuti tanda titik), atau 'ang
terhormat (tidak diikuti titik atau koma).
)) Sebelum men"antumkan nama oran! yan! dituu, biasanya penulis surat
men"antumkan sapaan (bu, Bapak , )audara, atau )dr.
*) 2ika nama orann! yan! dituu ber!elar akademik yan! ditulis depannya,
seperti *rs, (r., kata sapaan Bapak, (bu, atau saudara tidak di!unakan.
Demikian i!a ika alamat yan! dituu memiliki pan!kat, seperti sersan atau
colonel,camat atau bupati, kata sapaan tidak di!unakan, karena yan! dituu
adalah pan!kat atau abatan oran! tersebut. 9etentuan&ketentuan ini bertuuan
a!ar sapaan Bapak, (bu, dan )audara tidak terhimpit den!an !elar akademik,
pan!kat, atau abatan.
Penulisan alamat yan! benar.
.th. 1apak Dar+ina -irhad
.th. Drs. Dar+ina -irhad
.th. 1upati 9ota+arin!in 8imur
.th. ,bu Sulastri
.th. Sersan -ayor Pol+an Sulastri
6) Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disin!kat. 1e!itu u!a nama !an!,
nomor, A8, dan A? biasanya dituliskan den!an huruf kapital setiap a+al
kata. Selanutnya,nama kota dan proBinsi dituliskan de!an huruf a+al kapital,
tidak perklu di!arisba+ahi atau diberi tanda ba"a apa pun.
=ontoh penulisan alamat yan! salah
9epada .th. 1apak ,r. Dipane!ara
2alan 1untar C, 4o.'
1andun!
2:?: 1:A:8
=ontoh penulisan alamat yan! benar.
.th. ,r Dipane!ara
2alan 1untar C, 4o. '
1andun!
2a+a 1arat
%.6 Sala1 Pe1buka
Salam pembuka di"antumkan di sebelah kiri satu !aris tepi den!an nomor,
lampiran, hal, dan alamat surat. 7uruf pertama a+al kata dituliskan den!an huruf
kapital. Sedan!kan kata yan! lain dituliskan den!an huruf ke"il semuanya den!an
diikuti tandaa koma (,).
@n!kapan yan! laDim di!unakan seba!ai salam pembuka dalam surat&surat
dinas yan! bersifat netral adalah seperti di ba+ah ini.
Den!an hormat, (D kapital, h ke"il)
Salam seahtera, (S kapital, s ke"il)
Saudara 5 yan! terhormat
Dalam surat dinas yan! bersifat khusus di!unakan salam pembuka yan!
sesuai den!an lin!kun!annya. Perhatikanlah "ontoh berikut ini.
Salam pembuka,
Para emaat yan! dikasihi 8uhan,
:ssalamualaikum ?.?.,
%.# Is+ Surat
a7 Para.ra8 Pe1buka Surat
Para!raf pembuka surat adalah pen!antar isi surat untuk men!aak pemba"a
surat menyesuaikan perhatiaannya kepada pokok surat yan! sebenarnya. 9alimat
pen!antar yan! laDim di!unakan untuk men!a+ali para!raf pada surat dinas yan!
berisi pemberitahuan adalah seba!ai berikut.
(1) Den!an ini perkenankanlah kami melaporkan kepada 1apak pelaksanaan
uian dinas di lin!kun!an 5.
(') Sehubun!an den!an surat kami tan!!al 9 -ei 1999 4o. )'*$3&1$C$1999,
den!an ini kami mohon a!ar Saudara se!era men!irimkan surat keteran!an
bebas tu!as dari Pimpinan Saudara.
=ontoh pen!antar kalimat pada para!raf pembuka surat balasan adalah seba!ai
berikut.
(1) Surat :nda tan!!al ') %ktober 1999, 4o. ''1$7.1$E$1999 sudah kami terima
den!an senan! hati. 1ertalian den!an itu, kami in!in menan!!api seba!ai
berikut.
(') Sehubun!an den!an surat Saudara tan!!al '1 -aret 1999 tentan! syarat&
syarat sayembara, kami beritahukan hal&hal seba!ai berikut.
=atatan :
9ata Kami di!unakan iak penulis surat men!atasnamakan suatu or!anisasi atau
instansi. :kan tetapi, ika atas nama dirinya sendiri, kata !anti yan! tepat adalah sa+a.
b7 Para.ra8 Is+ Surat /a-. Sesu-..uh-/a
Setiap para!raf isi surat hanya berbi"ara tentan! satu masalah. 2ika ada
masalah lain, masalah itu dituan!kan dalam para!raf yan! berbeda. 8erakhir, kalimat&
kalimat dalam para!raf hendaknya pendek, tetapi elas.
Aumusan isi surat u!a harus menarik, tidak membosankan, tetapi tetap
hormat dan sopan. Penulis surat harus benar&benar men!akui dan men!hormati hak
penerima surat. %eh karena itu, penulis hendaknya men!hindari sikap men!an!!ap
sepele, apala!i meremehkan terhadap oran! lain, an!an sekali&sekali men!hina atau
mempermainkannya.
97 Para.ra8 Pe-utu3
para!raf penutup berfun!si seba!ai kun"i isi surat atau pene!asan isi surat.
Perhatikan "ontoh berikut ini.
(1) :tas kera sama Saudara selama ini, kami u"apkan terima kasih
(') 9ami harap a!ar kerasama kita membuahkan hasil dan berkemban! terus.
(() -udah&mudahan a+aban kami bermanfaat ba!i :nda.
()) Sambil menun!!u kabar lebih lanut, kami u"apkan terima kasih.
(*) Pada kesempatan berikutnya kamu akan memprioritaskan lamaran Saudara.
%.9 Sala1 Pe-utu3
Salam penutup berfun!si untuk menunukkan rasa hormat penulis surat
setelah komunikasi den!an pemba"a surat. Salam penutup di"antumkan di antara
para!raf penutup dan tanda tan!an pen!irim.
7uruf a+al kata salam penutup ditulis den!an huruf kapital, sedan!kan kata&
kata lainnya ditulis den!an huruf ke"i, dan sesudah itu dibutuhkan landa koma (,).
Perhatikan "ontoh berikut.
Salam takDim,
7ormat kami,
Salam kami,
?assalam,
%.1! Ta-,a Ta-.a-, Na1a 4elas, ,a- 4awaba-
Surat dinas dian!!ap sah ika ditandatan!ani oleh peabat yan! ber+enan!,
yaitu peme!an! pimpinan suatu instansi, lemba!a, atau or!anisasi. 4amun elas
penanda tan!an di"antumkan di ba+ah tanda tan!an den!an huruf a+al setiap kata
ditulis kapital, tanpa diberi kurun! atau tanda ba"a apa pun. Di ba+ah nama penanda
tan!an di"antumkan nama abatan seba!ai identitas penanda tan!an tersebut.
=ontoh tanda tan!an, nama elas, dan abatan yan! salah.
8anda tan!an
(Drs. -@7D. :6 A,D?:4)
9>P:6:
=ontoh tanda tan!an, nama elas, dan abatan yan! benar.
8anda tan!an
Drs. -uhd. :l Aid+an
9epala
%.11 Te1busa-
9ata Tembusan diletakkan di sebelah kiri pada ba!ian kaki surat, lurus den!an
kata nomor, lampiran, dan hal, seaar den!an penanda tan!an surat. 9ata Tembusan
diikuti tanda titik dua ( : ), tanpa di!arisba+ahi. 2ika pihak yan! ditembusi surat itu
lebih dari dari satu, nama&nama instansi diberi nomor urut. :kan tetapi, ika pihak
yan! ditembusi hanya satu, nama instansi tidak diberi nomor. 9emudian, dalam
tembusan tidak perlu di!unakan kepada .th, 9epada .th, seba!ai laporan, atau
seba!ai undan!an, dan seba!ainya. Selanutnya, pen"antuman kata arsip atau file
pada nomor terakhir tidak dibenarkan, karena tidak ada manfaatnya, sebab sudah
pasti setiap surat dinas memiliki arsip yan! harus disimpan.
Penulisan tembusan yan! salah
8embusan :
1. 9epada .th. Direktur Sarana Pendidikan (seba!ai laporan)
'. .th. 9epala 1a!ian 8ata @saha (seba!ai undan!an)
(. Sdr. -ar+oto (a!ar dilaksanakan)
). :rsip
Penulisan tembusan yan! benar
8embusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
'. 9epala 1a!ian 8ata @saha
(. Sdr. -ar+oto
%.1 I-+s+al
,nisial disebut u!a sandi, yaitu kode pen!enal yan! berupa sin!katan nama
pen!onsep dan pen!etik surat. ,nisial ber!una untuk men!etahui siapa pen!onsep dan
pen!etik surat. ,nisial ber!una untuk men!etahui siapa pen!onsep dan pen!etik surat
sehin!!a bila teradi kesalahan dalam surat tersebut, pen!onsep dan pen!etik dapat
dihubun!i den!an mudah.
,nisial ditempatkan pada ba!ian palin! ba+ah di sebelah kiri. Perhatikan
"ontoh di ba+ah ini.
SA$ebe
SA sin!katan nama pen!onsep : Said Aahman
>be sin!katan nama pen!etik : >ndan! 1a+i
Tu.as
1uatlah satu buah surat resmi den!an topik bebas. Perhatikan pedoman penyusunan
surat resmi, yan! meliputi pen!!unaan bahasa ,ndonesia yan! baik dan benar dan
>.D. :nda dapat berperan seba!ai kepala kantor, pen!urus or!anisasi, pen!urus
yayasan, panitia suatu ke!iatan, dan seba!ainya.
Dikerakan se"ara indiBidual, kemudian dikumpulkan se"ara kolektif kepada P2-9.