PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS VII SEMESTRE, SECCIN 1 SEDE EL CALLAO
Profesora: Participantes: Lcda. YeniTorrellas Bravo, Mara Cerani, Laura Gonzlez, Oscarli Guevara, Grisbely Villalobos, Modesto
EL CALLAO, MAYO DE 2014 BASE DE DATOS Y COMUNICACIONES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 2
NDICE PG. INTRODUCCIN. QU ES UNA BASE DE DATOS?........................................ ARCHIVOS Y BASES DE DATOS.. CARACTERSTICAS.. TIPOS DE BASES DE DATOS. .. ESTRUCTURA. LAS BASES DE DATOS Y SU IMPORTANCIA APLICACIONES.. SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN.. FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CARACTERSTICAS.. TIPOS DE COMUNICACIN.... CANALES DE COMUNICACIN. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN CONCLUSIN. BIBLIOGRAFA... 3 4 4 5 6 7 10 11 13
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INTRODUCCIN La poca actual suele llamarse la era de la comunicacin, por la variedad de medios, la velocidad con la que llegan los mensajes y por la intensa red de difusin que permite la simultaneidad entre el acontecimiento y la propagacin de la noticia o el contacto inmediato entre personas situadas en distintos lugares del mundo, muy distantes entre s. Los avances tecnolgicos de las ltimas dcadas ayudan a reducir el aislamiento de algunas regiones como la telefona celular en las reas rurales y la las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas como la integracin y convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica y regulaciones, adems de los recursos financieros. En la presente investigacin estaremos ahondando en cuanto a la base de datos y el procesamiento de datos en s, que incluye clasificacin, almacenamiento, recuperacin y tratamiento de los datos y las comunicaciones en los sistemas de informacin.
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QU ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente est relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta informacin. De all el trmino base. "Sistema de informacin" es el trmino general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. ARCHIVOS Y BASES DE DATOS El propsito del almacenamiento secundario es acopiar informacin. Gracias a la tecnologa y los recursos existentes, provistos por campos como la informtica y la electrnica, las bases de datos y sus diversos modelos, presentan en la actualidad un rango de soluciones a la cuestin del almacenamiento de datos. Los usos ms comunes de las bases de datos, se encuentran en las operaciones de empresas e instituciones pblicas, as como tambin en entornos cientficos, educativos y de investigacin. En lo que sigue, se muestra cmo se organiza la informacin mediante archivos y bases de datos; de qu manera se puede tener acceso a los datos as guardados y a la informacin suministrada por otras fuentes, mediante las telecomunicaciones y las redes, que permiten ampliar el alcance de las computadoras ms all del escritorio. Para que las computadoras puedan almacenar y procesar los datos, estos se organizan regularmente en ciertos elementos. Cada uno de estos 5
elementos se agrupa con sus similares, para formar otro elemento ms complejo: Carcter: Es una letra, un nmero, signo de puntuacin o signo especial. Campo: Contiene un grupo de caracteres que agrupados conforman un dato o atributo de informacin. Cuando se llena un formato de solicitud de ingreso en una Universidad, el nombre de la persona por ejemplo, representa un campo; su direccin, domicilio, y otros, representan a su vez otros campos. Registro: Est conformado por la agrupacin de campos relacionados entre s. Toda la informacin de inscripcin de un estudiante constituye un registro. Archivo: Es un conjunto de registros relacionados. Todas las inscripciones de los estudiantes de una universidad podran conformar un archivo. Base de datos: Est conformada por un conjunto de archivos interrelacionados. Los archivos de inscripcin, adems de los archivos de notas, de profesores y de materias conjuntamente pueden constituir una base de datos de una universidad. CARACTERSTICAS Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicacin puede hacer uso de los datos. Reduccin de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicacin de los datos, al reducir sta al mximo 6
conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y adems evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios. Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos. Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de clculo, en la que los registros son las filas y las columnas son los campos, o como un formulario. Permite realizar un listado de la base de datos. Permiten la programacin a usuarios avanzados. TIPOS DE BASES DE DATOS. Existen algunas caractersticas que permiten tipificar las bases de datos, ya que estas pueden ser pequeas o grandes, o su acceso puede ser limitado o amplio. As pues, es posible establecer cuatro tipos: individuales, compartidas, distribuidas y propietarias. 1. Base de datos individual: Es una base de datos utilizada bsicamente por una persona. El sistema administrador de la base de datos y los datos son controlados por el mismo usuario. Puede estar almacenada en la unidad de disco duro del usuario o en el servidor de archivos de una red de rea local. Por ejemplo, un gerente de ventas podra contar con una base de datos para el control de sus vendedores y su desempeo. 2. Base de datos compartida: Son bases de datos con mltiples usuarios y que muy probablemente pertenezcan a la misma organizacin, 7
como la base de datos de una compaa. Se encuentra almacenada en una computadora potente y bajo el cuidado de un profesional en el rea, el administrador de la base de datos. Los usuarios tienen acceso a la base de datos mediante una red de rea local o una red de rea extensa. 3. Base de datos distribuida: Segn la naturaleza de la organizacin es probable que los datos no se almacenen en un nico punto, sino que se siten en un lugar o lugares diferentes a donde se encuentran los usuarios. Una base de datos distribuida es la unin de las bases de datos mediante redes. Los usuarios se vinculan a los servidores de bases de datos distantes mediante una amplia variedad de redes de comunicacin. Puede imaginarse una compaa con diferentes oficinas regionales, donde se encuentra distribuida la base de datos. Sin embargo, los ejecutivos pueden tener acceso a la informacin de todas las oficinas regionales. 4. Base de datos propietarias o bancos de datos: Se trata en general de bases de datos de gran tamao, desarrollada por una organizacin y que contiene temas especializados o de carcter particular. El pblico general puede tener acceso a esta base a veces de forma gratuita y otras mediante el pago de una cuota. Pueden ofrecer informacin que va desde negocios, economa, inversin, tcnica y cientfica hasta servicios de entretenimiento. Permiten encontrar en minutos lo que tardara horas ojeando revistas. ESTRUCTURA Una base de datos puede considerarse como un conjunto de datos sobre elementos o hechos que estn lgicamente relacionados entre s y 8
estn organizados bajo una estructura especfica. Los modelos ms comunes de organizacin de bases de datos son el jerrquico, en red, relacional y orientado a objetos. Base de datos jerrquica: Estructura los campos en nodos en una estructura jerrquica. Los nodos son puntos conectados entre s formando una especie de rbol invertido. Cada entrada tiene un nodo padre, que puede tener varios nodos hijos; esto suele denominarse relacin uno a muchos. Los nodos inferiores se subordinan a los que se hallan a su nivel inmediato superior. Un nodo que no tiene padre es llamado raz, en tanto que los que no tienen hijos son conocidos como hojas. Cuando se desea hallar un campo en particular, se empieza por el tope, con un nodo padre, descendiendo por el rbol en direccin a un nodo hijo. Un sistema de reservaciones de una lnea area nacional puede ser representado mediante una organizacin jerrquica. El nodo padre es la ciudad de salida (Caracas), este nodo puede tener nodos hijos representando las ciudades destino. Uno de estos nodos hijos, Maracay por ejemplo, tiene a su vez nodos hijos, que son el nmero de vuelo. El nmero de vuelo tendr tambin nodos hijos, que son los pasajeros. Entre las limitaciones de este tipo de base de datos se tiene que al borrar un nodo padre, desaparece tambin sus nodos subordinados. Slo podr aadirse un nodo hijo, si existe el nodo padre. Pero lo ms significativo es la rigidez de su estructura: slo un padre por hijo y ausencia de relaciones entre los nodos hijos. Base de datos en red: Se trata tambin de una organizacin jerrquica de nodos, pero un nodo hijo puede tener ms de un solo nodo padre (relacin muchos a muchos). Existen los punteros, que son conexiones adicionales entre nodos padres y nodos hijos, que permiten 9
acceder a un nodo por vas distintas accediendo al mismo en direccin descendente por las diversas ramas. Representa una mejora al modelo jerrquico. Los vendedores destacados para distribuir determinados productos en algunas ciudades puede ilustrar este modelo. Cada producto puede ser distribuido por ms de un vendedor, as mismo cada vendedor puede encargarse de diferentes ciudades. Base de datos relacional: Esta organizacin ofrece la mayor flexibilidad ya que los datos se almacenan en tablas diferentes, conformadas as mismo por filas y columnas. Una tabla se denomina relacin. En una tabla las filas contienen los registros. Las columnas representan los campos. Las tablas relacionadas poseen un campo comn, el campo clave, mediante el cual la informacin almacenada en una tabla puede enlazarse con la informacin almacenada en otra. El acceso a los datos se realiza mediante consultas escritas en SQL. La organizacin de bases de datos relacional es la ms difundida en la actualidad motivada a su sencillez para realizar operaciones de adicin, eliminacin y modificacin en contraste con la mayor rigidez de las organizaciones jerrquicas y de red. Por ejemplo en un modelo relacional para un pequeo negocio, se puede contar con una tabla de clientes y otra de rdenes. Las rdenes que pertenecen a un determinado cliente son identificadas colocando el campo de identificacin del cliente en la orden (campo clave de la tabla de clientes), lo cual permite enlazar las dos tablas. Bases de datos orientadas a objetos: Es una estructura relativamente nueva que ha suscitado gran inters. El modelo de datos orientado a objetos, es una adaptacin para los sistemas de bases de datos del paradigma de la programacin orientada a objetos. Se basa en el 10
concepto de encapsular elementos de datos, sus caractersticas, atributos y el cdigo que opera sobre ellos en elementos complejos llamados objetos. Los objetos estructurados se agrupan en clases. El conjunto de las clases se estructura en subclases y superclases. Dado que los valores de los elementos de datos tambin son objetos, es posible representar los continentes de objetos, lo que da lugar a objetos compuestos. El modelo de datos orientado a objetos usa los conceptos de la programacin orientada a objetos. LAS BASES DE DATOS Y SU IMPORTANCIA Las bases de datos son una coleccin de informacin de cualquier tipo perteneciente a un mismo contexto y almacenado sistemticamente para su posterior uso. En este sentido un tarjetero de recetas, un catlogo de fichas bibliogrficas, un archivo de inventario en el archivero de una oficina, los registros de calificaciones escolares de un estudiante, etc. Casi toda coleccin de informacin puede convertirse en una base de datos.Una base de datos computarizada es una coleccin de informacin almacenada de forma organizada en un computador. Las bases de datos son necesarias para: El almacenamiento de grandes cantidades de informacin. La recuperacin rpida y flexible de informacin. La organizacin y reorganizacin de la informacin. La impresin y distribucin de informacin en varias formas. 11
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte ms til a medida que la cantidad de datos almacenados crece. Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla slo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la informacin se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a travs de una red. La principal ventaja de utilizar bases de datos es que mltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo. APLICACIONES Programa de base de datos: Es una herramienta de software para organizar el almacenamiento y la recuperacin de esa informacin. Un sistema de administracin de bases de datos (databasemanagementsystem, DBMS por sus siglas en ingls) es el software que permite la creacin, modificacin y acceso de mltiples usuarios a una base de datos. La principal funcin de un sistema para la administracin de base de datos es recopilar grandes volmenes de datos y procesarlos para obtener informacin til de inters. El DBMS permite la recuperacin rpida de informacin en grandes bases de datos. 12
Una de las ventajas de un Sistema de administracin de bases de datos es su capacidad para el rpido acceso y recuperacin en bases de datos grandes. Dado que el contenido de la base de datos se hace bastante grande, la recuperacin de datos no es cuestin sencilla. Sin embargo, estos sistemas con el apoyo de un hardware adecuado, proporcionan un medio para encontrar en instantes informacin requerida de una base de datos enorme. Hay una gran cantidad de tareas que puede realizar un sistema de administracin de base de datos, entre las que se encuentran, la creacin y diseo de la base de datos. Pero las tareas de administracin pueden agruparse en una de estas tres categoras: 1. Agregar datos: Se suele contar con formularios que facilitan la entrada de los datos. 2. Clasificar datos: Es posible ordenar datos e incluso realizar algunos clculos sobre los mismos. 3. Obtener subconjuntos de datos: Permiten la consulta de un registro particular o un grupo de registros que cumplan con ciertos criterios. El resultado de una consulta puede tener una salida impresa. Es importante puntualizar que en el mercado existen diferentes categoras de productos (o programas) caracterizados por su capacidad para el manejo de bases de datos, dependiendo de las exigencias y necesidades que se presenten, que van desde programas para uso personal en microcomputadoras, hasta programas para bases de datos muy grandes, 13
como las de las grandes empresas, que se ejecutan en computadoras de gran potencia. Estas son algunas de las aplicaciones: banca: informacin de clientes, cuentas, transacciones, prstamos, etc. lneas areas: inf. Clientes, horarios, vuelos, destinos, etc. (1ras bases distribuidas geogrficamente) universidades: inf. Estudiantes, carreras, horarios, materias, etc. transacciones de tarjeta de crdito: para comprar con tarjetas de crdito y la generacin de los extractos mensuales. telecomunicaciones: para guardar registros de llamadas realizadas, generar facturas mensuales, mantener el saldo de las tarjetas, telefnicas de prepago y almacenar informacin sobre las redes. SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN Se entiende por el Componente de Informacin y Comunicacin, los Mtodos, Procesos, Canales, Medios y Acciones que, con Enfoque Sistmico y Regular, aseguren el Flujo de Informacin en todas las Direcciones con Calidad y Oportunidad. Esto permite cumplir con las Responsabilidades Individuales y Grupales.
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FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN La Informacin es resultado de las Actividades Operativas, Financieras y de Control provenientes del Interior o Exterior de la Entidad. Debe Transmitir una Situacin Existente en un determinado momento reuniendo las Caractersticas de Confiabilidad, Oportunidad y Utilidad con la finalidad que el Usuario disponga de Elementos Esenciales en la Ejecucin de sus Tareas Operativas o de Gestin. Informacin y Responsabilidad: La Informacin debe permitir a los Funcionarios y Servidores Pblicos cumplir con sus Obligaciones y Responsabilidades. Los Datos Pertinentes deben ser Captados, Identificados, Seleccionados, Registrados, Estructurados en Informacin y Comunicados en Tiempo y Forma Oportuna. Calidad y Suficiencia de la Informacin: El Titular o Funcionario designado debe asegurar la Confiabilidad, Calidad, Suficiencia, Pertinencia y Oportunidad de la Informacin que se genere y comunique. Para ello se debe Disear, Evaluar e Implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar toda Informacin til como parte del Sistema de Control Interno. Sistemas de Informacin: Los Sistemas de Informacin Diseados e Implementados por la Entidad constituyen un Instrumento para el establecimiento de las Estrategias Organizacionales y, por ende, para el logro de los Objetivos y las Metas. Por ello deber ajustarse a las Caractersticas, Necesidades y Naturaleza de la Entidad. De este modo, el Sistema de Informacin provee la informacin como insumo para la Toma de 15
Decisiones, facilitando y garantizando la Transparencia en la Rendicin de Cuentas. Flexibilidad al Cambio: Los Sistemas de Informacin deben ser Revisados Peridicamente, y de ser necesario, Rediseados cuando se Detecten Deficiencias en sus Procesos y Productos. Cuando la Entidad cambie Objetivos y Metas, Estrategia, Polticas y Programas de Trabajo, entre otros, debe considerarse el Impacto en los Sistemas de Informacin para adoptar las acciones necesarias. Archivo Institucional: El Titular o Funcionario designado debe establecer y aplicar Polticas y Procedimientos de Archivo adecuados para la Preservacin y Conservacin de los Documentos e Informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los Informes y Registros Contables, Administrativos y de Gestin, entre otros, incluyendo las Fuentes de Sustento. Comunicacin Interna: La Comunicacin Interna es el Flujo de Mensajes dentro de una Red de Relaciones Interdependientes que fluye hacia abajo, a travs de y hacia arriba de la Estructura de la Entidad, con la finalidad de obtener un Mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivacin y expresin de los usuarios. Comunicacin Externa: La Comunicacin Externa de la Entidad debe orientarse a asegurar que el Flujo de Mensajes e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la Entidad. 16
Canales de Comunicacin: Los Canales de Comunicacin son Medios diseados de acuerdo con las necesidades de la Entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidireccional para la Difusin de la Informacin. Los Canales de Comunicacin deben asegurar que la Informacin llegue a cada destinatario en la, Cantidad, Calidad y Oportunidad requeridas para la mejor ejecucin de los Procesos, Actividades y Tareas. CARACTERSTICAS Consiste en la transmisin y recepcin de informacin por medios electrnicos, en donde los datos son representados por medio de bits. Asincrnico. transmite lentamente la informacin, carcter por carcter. Sincrnico. permite el envo simultaneo de varios caracteres en bloque, se logra enviar una mayor cantidad de informacin en un menor tiempo TIPOS DE COMUNICACIN Simplex. Es un tipo de transmisin que solo se transmite de un lugar a otro en un solo sentido. Half-duplex. Este procedimiento permite que los datos viajen en ambas direcciones. 17
Full-duplex. Este tipo de transmisin hace posible que se transmita datos en ambas direcciones de manera simultnea. Hardware de apoyo de comunicaciones En esta seccin se analizaran brevemente algunos componentes del hardware que apoya las facilidades de comunicaciones. CANALES DE COMUNICACIN Un canal de comunicacin es el medio a travs de la cual, viaja la informacin computacional entre dos puntos, generalmente distantes. Los medios conductores son aquellos que pueden transmitir datos por medio de pulsos elctricos o de luz. Medios conductores elctricos Par trenzado. Es el medio de comunicacin, est relacionado con las lneas telefnicas y telegrficas. Cable coaxial. Se utiliza principalmente para comunicacin de datos en distancia corta, menores de los 15 km. Medios conductores de luz Fibra ptica. Es el medio utilizado por las compaas telefnicas, con el objetivo de sustituir los cables que se usan para la comunidad de larga distancia. 18
Medios inalmbricos frecuencia de radio Ondas de radio Microonda Satlite frecuencia de luz Infrarrojo lser Redes computacionales Es la unin de dos o ms computadoras a travs de un medio de transmisin. Se clasifican en: Lan local areanetwort Wanwideareanetwort Redes locales Redes de computadoras punto a punto Red de computadoras cliente-servidor Tipologa de redes Bus: cada nodo est conectado a otro a travs de un medio de transmisin comn. 19
Estrella: el equipo central es el que se encarga de recibir mensajes y de enviarlos a su destino. Anillo: cada nodo est conectado a otros dos por alguno de los medios de transmisin. Jerrquica: tiene una computadora raz en el nivel inicial a la cual se enlaza el primer nivel de computadoras conectadas a la red. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Los sistemas de informacin se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin. En la actualidad toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Es importante tener en cuenta que un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organizacin, pues es diferente hacer el anlisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo acadmico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educacin pblica. 20
Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de informacin son los siguientes: Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los usuarios. Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas. Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados. Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se pueden compartir. Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y manipular la informacin. Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace ms efectiva la comunicacin Organizacin en el manejo de archivos e informacin clasificada por temas de inters general y particular. Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales. Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales. Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en bsqueda y generacin de informacin repetida. 21
CONCLUSIN Nunca hasta el presente, ha estado la informacin en tal cantidad y riqueza a disposicin de las personas. La computacin, las redes y el Internet se han convertido en medios por excelencia para acceder a la informacin de manera fcil y rpida. La informacin oportuna y confiable hace la diferencia en cualquier tipo de actividad que las personas desempeen. Por esto, es importante saber cmo encontrar de manera eficaz la informacin de inters., As como la informacin consiguiente para ponerla a disposicin de quienes la necesitan y requieren en el momento oportuno (diaria, semanal, mensual, trimestral o anualmente), o sea en tiempo real. Era comn en todas las organizaciones, contar con diferentes archivos sobre una misma persona, evento u objeto. Una empresa comercial por ejemplo, con varios departamentos, como el de ventas, cobranza y crdito, puede contar en cada uno con un archivo donde aparece un registro con los datos de un mismo cliente. Si este cliente cambiase uno de sus datos (su direccin, por ejemplo) se requiere actualizar este dato en los archivos de cada departamento. Si por error se omitiese uno de ellos, causara divergencias que podran causar graves problemas. Tampoco es prctico tener los datos dispersos. Las bases de datos permiten poner a disposicin informacin en su totalidad y actualizada a todos los componentes de la organizacin. Las bases de datos ofrecen mltiples beneficios tanto a las organizaciones como a los individuos.
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BIBLIOGRAFA E-business, BASE DE DATOS.Universidad de Barcelona. Virtual, 2003 http://www.monografias.com/trabajos77/base-datos-sistema- informacion/base-datos-sistema-informacion.shtml#ixzz31jQFqvr0 http://www.upv.es/entidades/ASIC/index.html http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/bases- datos-concepto-caracteristicas-funcionalidades