PROCEDIMIENTO GENERAL

Gestin de Compras y Evaluacin de

Proveedores
RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA
Cdigo PG-06 Edicin 0

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado: Revisado y aprobado:





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ndice:

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 3
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS.............................................................................................. 4
6. SALIDAS................................................................................................... 4
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 5
9. DESARROLLO.......................................................................................... 6
9.1. EVALUACIN PROVEEDOR .................................................................... 6
9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES................................................. 7
9.2. COMPRAS ......................................................................................... 7
9.2.1. COMPRA DE MATERIAL .................................................................. 7
9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS .................................................. 8
9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL
SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES ...................... 9
10. ARCHIVO ............................................................................................ 11
11. DEFINICIONES ................................................................................... 11
12. FORMATOS Y REFERENCIAS................................................................ 11


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1. TABLA RESUMEN

SECTORES TODOS, EN GENERAL
TIPOLOGA DEL PROCESO GENERAL
PROCESO
GESTIN DE COMPRAS Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES
RESPONSABLE PROCESO
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIN/GERENTE
PROCESOS RELACIONADOS CONTROL DE ALMACENES
ENTRADAS: NECESIDAD DE COMPRA
DE MATERIAL O CONTRATACIN DE
SERVICIOS Y NECESIDAD DE
ASEGURAR LA CALIDAD DEL
PRODUCTO/SERVICIO
SUMINISTRADO
RESPONSABLE: PERSONAL DE
LA EMPRESA/RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIN
SALIDAS: PRODUCTOS/SERVICIOS
ADQUIRIDOS E INSPECCIONADOS Y
MANTENIMIENTO REGULAR EN LA
CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO
SUMINISTRADO
RESPONSABLE: RESPONSABLE
DE REA DE RECEPCIN DE LA
EMPRESA

2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo
la formalizacin de las solicitudes de necesidades de material, equipos o
servicios, as como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como
resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo
requerido por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin
de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de
Gestin de Calidad.

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3. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y
definicin de necesidades de compras de materiales, equipos y/o
contratacin de servicios, as como la tramitacin de los pedidos/contratos a
los proveedores, finalizando con la recepcin de los mismos en la
organizacin y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de
productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por
la organizacin.
ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO
Todas las actividades.

4. RESPONSABILIDADES
Personal de la empresa
Deteccin de necesidades de material, equipos y/o
servicios
Comunicacin de las necesidades al responsable de
administracin
Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos
definidos en el pedido
Responsable administracin
Registro de la informacin del solicitante
Solicitud de aprobacin de presupuestos
Aprobacin y realizacin del pedido
Revisin de las coincidencias de parmetros
econmicos definidos en el pedido
Responsable del rea de Recepcin
Realizar el seguimiento a proveedores
Comunicar al Responsable de Calidad las posibles
incidencias detectadas durante la inspeccin en
recepcin de productos comprados o servicios
contratados, y la catalogacin de los mismos.

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Responsable de Calidad
Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin
con el Gerente y recoger los resultados de la
evaluacin en la ficha de proveedor
Conservar los registros relativos a la evaluacin de los
proveedores
Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de
los proveedores recogidos en las correspondientes
hojas de seguimiento
Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y
seguimiento de proveedore
Gerencia
Aprobacin de pedidos
Aprobar, evaluar y aceptar a los provedores
Rechazar, en su caso, a los proveedores

5. ENTRADAS
Necesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio
por parte de cualquir persona de la organizacin, y comprobacin de que el
proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados
conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la
organizacin.

6. SALIDAS
Recepcin de los materiales , equipos o servicios por parte del personal de
almacn y/o persona de la organizacin que solicit el mismo y
mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad en la calidad de
los productos y servicios solicitados.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Control de almacenes.
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8. DIAGRAMA DE FLUJO



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NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9
del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.
9. DESARROLLO
9.1. EVALUACIN PROVEEDOR

El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la
Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas,
cada una con su correspondiente finalidad:
Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la
continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.
Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una
comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la
calidad de los productos y servicios solicitados.
Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en
los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el
caso de servicios), indicando los nmeros de las rdenes de compra o
servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este
seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista de
proveedores aceptados".
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9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES
Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para
catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores
aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato
"Lista de proveedores aceptados", que ser firmada por el Responsable de
Calidad.
Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor,
segn el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde
vendrn indicados:
Datos del proveedor
Producto/servicio suministrado
Observaciones
Requisitos exigibles
Tipo de proveedor
Perodo de validez de evaluacin
Forma de evaluacin
Visto Bueno del Gerente
Reclasificacin del Proveedor
En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el
motivo y alcance del rechazo.
El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un
proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso
de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias
inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera
incidencia grave y qu inaceptable, segn el procedimiento.

9.2. COMPRAS

9.2.1. COMPRA DE MATERIAL
A. Deteccin de necesidades
EXISTENCIAS DE ALMACN
Tras la deteccin de necesidades de material, el personal
demandante del mismo comprobar si se dispone de stock en
almacn.
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B. Comunicacin al responsable de administracin
El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs
de la va estipulada, al responsable de administracin las necesidades
de material, especificando la cantidad y referencia a pedir.
C. Elaboracin del pedido
El responsable de administracin introduce toda la informacin del
solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacn y
genera la hoja de "Pedido de Compra", segn el formato, que
revisar.
D. Aprobacin del pedido
En caso de que el importe supere los 600 euros, requiere la
aprobacin de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobacin
del Responsable de administiracin.
E. Envo del pedido
Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail o
fax.

9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS
A. Deteccin de necesidades
El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail
al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo.
B. Solicitud de presupuesto
Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores
aprobados, previo envo por fax o e-mail de las especificaciones del
equipo/servicio requerido.
C. Aprobacin del presupuesto
Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos
puntos de vista:
Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de
los requisitos tcnicos.
Por parte del responsable de administracin, quien revisar los
requisitos econmicos.
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En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de
administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto.
D. Comunicacin al proveedor
La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una
"Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto
firmado por parte del responsable de administracin.

9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS
EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
A. Recepcin material/equipo/servicio
En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de
los parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio
recibido:
Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia
entre la cantidad, referencias, plazos y estado del producto.
Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio
se realiza segn las condiciones pactadas.
El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la
fecha de recepcin.
INCIDENCIAS DETECTADAS
En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el
albarn, que se remitir al responsable de administracin, quien
proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el
proveedor. Asmismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 9.3
Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.
B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores
Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor
mantiene regularmente la calidad de sus suminsitros. Para esto, el
Responsable de Calidad recopilar todas las "Hojas de Seguimiento
de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de
Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas
existentes con los proveedores utilizando la siguiente informacin:
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Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del
material en las rdenes de compra segn lo descrito en el
Apdo. 9.3A de este procedimiento "Recepcin del
Material/Producto/Servicio".
Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad
segn lo descrito en el procedimiento "Gestin de incidencias,
acciones correctivas y acciones preventivas".
ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR
Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y
estudiarn las incidencias detectadas a travs del seguimiento de
proveedores realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en
cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser
quien aprube o rechace a los proveedores, mediante su firma en el
apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores".
Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en
su mayora, son leves o poco importantes, por lo que no se
descalifica al proveedor para compras futuras.
Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de
no conformidad, en el caso de incidencias graves, o 1 parte de
no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.
C. Comunicacin de rechazo al Proveedor
Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el
Responsable de Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad
de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos
extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro
prximo, si no acta correctamente (Plan de acciones correctivas,
etc.).
En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera
imprescindible, por diversos motivos, que continuara suministrando,
la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando
las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando el
motivo de tal aprobacin.
Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin
se ver reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de
Calidad para su revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe
se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el
procedimiento.



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10. ARCHIVO
Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios
contratados, preupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega,
facturas; sern archivadas por el rea de Administracin.
En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de
proveedores aceptados se archivarn en las reas de Recepcin y
Administracin; el cuestionario de evaluacin inicial y los informes de
evaluacin, sern archivados por el Responsable de Calidad.

11. DEFINICIONES
Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado
derivado de un histrico de compras.
Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que
no ha efectuado suministros previos.

12. FORMATOS Y REFERENCIAS
"Lista de Proveedores"
"Lista de Proveedores Aceptados"
"Ficha de Proveedor"
"Pedido de Compra"
"Hoja de Servicios Contratados"
"Hoja de Seguimiento Proveedores"
Procedimiento "Gestn de incidencias, acciones correctivas y preventivas"

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LI STA DE PROVEEDORES

PROVEEDORES SUMINSTRO
N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO
CONTRATADO


















Aprobado por:

Fecha y firma:

Recepcin e Inspeccin:

Fecha y firma:


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LI STA DE PROVEEDORES ACEPTADOS
PROVEEDORES SUMINSTRO
N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO
CONTRATADO


















Aprobado por:

Fecha y firma:

Recepcin e Inspeccin:

Fecha y firma:



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FI CHA PROVEEDOR

PROVEEDORES
PRODUCTO
/SERVICIO
SUMINISTRADO
OBSERVACIONES
REQUISITOS
EXIGIBLES
VALIDED
EVALUACIN
RECLASIFICACIN
DATOS TIPO

















Aprobado por:

Fecha y firma:

Recepcin e inspeccin

Fecha y firma:


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PEDI DO DE COMPRA

Nmero de pedido:
Fecha:
Solicitado por:


CONCEPTO CANTIDAD









PROVEEDOR: IMPORTE: PLAZO DE ENTREGA:

OBSERVACIONES:



Aprobado por:

Fecha y firma:


Recepcin e inspeccin:

Fecha y firma:



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HOJ A DE SERVI CI OS CONTRATADOS

EL NMERO DE PEDIDO DEBER APARECER EN LOS DOCUMENTOS
RELACIONADOS: CERTIFICACIONES, FACTURAS, ETC.
N PEDIDO:

PROVEEDOR:
NOMBRE:
DIRECCIN:
POBLACIN: C.P.
TELFONO: FAX

TRABAJO A REALIZAR:


FECHA PREVISTA
FINALIZACIN:

CANTIDAD CONCEPTO/DESCRIPCIN: PRECIO TOTAL:




TRABAJO REALIZADO: FECHA EJECUCIN:
CANTIDAD CONCEPTO/DESCRIPCIN: PRECIO TOTAL:




NOTAS O COMENTARIOS:

Aprobado por:
Fecha y firma

Recepcin e inspeccin:
Fecha y firma

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PEDI DO DE COMPRA
PROVEEDOR/SUBCONTRATISTA: PRODUCTO/SERVICIO:
PROBLEMAS RELATIVOS A:
N PRODUCTO/SERVICIO FECHA INCIDENCIA CALIDAD PLAZO DE ENTREGA CANTIDAD OBSERVACIONES












VALORACIONES DE INCIDENCIAS: 1- LEVES, 2- POCO IMPORTANTES, 3- IMPORTANTES, 4-GRAVES, 5-INACEPTABLES