3.

4 Peserta SAP University Alliances Program diadakan oleh Jurusan

Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
(JAFEB-UB).
3.4.1 Gambaran Umum Obyek
SAP (System Application and Product in data processing) University
Alliances Program (UAP) merupakan kolaborasi akademik/bisnis terbesar di
dunia. Anggotanya sudah mencapai 1000 Universitas dari 50 negara seluruh
dunia. Setiap tahun telah terbukti ribuan Top Business and IT students yang
memperoleh pengalaman pertama hands-on sebuah world class business
management application system yang riil melalui program tersebut. SAP adalah
suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP
merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools
Informasi dan Teknologi (IT) dan manajemen untuk membantu perusahaan
merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
Program University Alliance ini merupakan program kerjasama SAP
dengan universitas di Indonesia dalam rangka mengembangkan SAP di Indonesia.
Dalam program tersebut, SAP Indonesia akan menyediakan peralatan dan juga
pelatihan untuk tenaga pengajar SAP di universitas terpilih yang salah satunya
adalah Universitas Brawijaya Malang sehingga memungkinkan mahasiswa untuk
memiliki akses ke perpustakaan digital SAP untuk University Alliance (UA
Library), sehingga universitas tersebut dapat memberikan pendidikan terkait
software-software dari SAP dengan kompetensi yang setara dengan ratusan
universitas lain di seluruh dunia.Dengan adanya program ini, mahasiswa binaan
diharapkan dapat menjadi sumber daya manusia yang andal di bidang bisnis dan
teknologi informasi.
Program ini menyediakan alat bantu berupa piranti lunak dan kurikulum
untuk melatih para mahasiswa mengenai peran teknologi untuk mengintegrasikan
proses bisnis dan mempercepat pengambilan keputusan. SAP memberikan
kontribusi untuk meningkatkan kualitas SDM Indonesia agar mereka menjadi
lebih terampil dan siap diserap oleh industri.
Aplikasi SAP merupakan piranti lunak bisnis yang paling banyak
digunakan di dunia bisnis saat ini. Dengan turut berpartisipasi dalam program
SAP University Alliances, para siswa bisa memanfaatkan aplikasi SAP dalam
perkuliahan sehingga diharapkan ketika lulus nanti memiliki nilai tambah karena
dapat menggabungkan kemampuan konseptual dan teoritis dengan keahlian yang
langsung dapat dimanfaatkan di dunia kerja. Kuliah ini bertujuan agar mahasiswa
memahami konsep dan metode dasar manajemen rantai pasok serta mampu
menerapkan sumber daya SI/TI dalam mengelola rantai pasok. Praktik materi
SAP diberikan agar mahasiswa mampu menggunakan perangkat lunak ERP untuk
mendukung aktivitas manajemen rantai pasok.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan
mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi
di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
sebagai berikut:
1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan
operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order ( proses
sales, shipping dan billing)
2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian
(procurement) dan pengelolaan inventory
3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol
daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di
keseluruhan rantai logistik
5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan
perbaikan sistem secara teknis
6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR
mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,
pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
7. FI -Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash
management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan
financial reporting.
8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center
accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed
assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets
management, sampai ke investment controlling
10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan
project, pengerjaan dan kontrol.
3.4.2 Kegiatan yang Ditekuni
Kegiatan Program SAP University Alliances diadakan oleh Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya sebagai bagian dari perkuliahan
Sistem Informasi Manajemen yang ditempuh pada semester ganjil tahun ajaran
2011/2012. Pelatihan dilakukan di Laboratorium selama satu semester. Pada
pelatihan ini digunakan modul Introduction to SAP ERP with Global Bike Inc.
V2.0 (Student Module). Pada pelatihan ini hanya dibahas sebagian saja, yaitu
Sales Distribution (SD), Material Management (MM) dan juga Financial
Accounting (FI). Modul berfungsi sebagai alat bantu mahasiswa peserta pelatihan
SAP dalam memahami mekanisme pengoperasiaan aplikasi SAP.
Dalam pelatihan ini, mahasiswa peserta latihan berperan sebagai pihak
yang menjalankan aplikasi SAP pada perusahaan Global Bike Inc. yang terdiri
dari 2 perusahaan yang berlokasi di USA dan Jerman. Peserta pelatihan dilatih
untuk dapat menjalankan aplikasi SAP sesuai panduan yang tertera di modul.
Panduan di modul memiliki tingkat kompleksitasnya masing-masing berdasarkan
jenisnya yaitu : Modul SD, MM, dan FI.
Dalam pelatihan awal diberikan pengarahan dan pengenalan terlebih
dahulu tentang software SAP dan ketentuan-ketentuan untuk dapat memperoleh
software tersebut. Adapun software diperoleh melalui perantara asisten dosen
dengan mekanisme instalasi langsung dan bukan pemberian master. Hal ini
dimaksudkan untuk mencegah peredaran software untuk tujuan yang tidak
sebagaimana mestinya. Setelah itu, mahasiswa peserta pelatihan juga diberikan
gambaran umum mengenai perusahaan Global Bike Inc. (GBI) yang menjadi
contoh kasus dalam pembelajaran modul.
Pertemuan berikutnya, menginjak pada Sales and Distribution (SD) yang
merupakan suatu modul dalam sistem SAP yang menangani semua kegiatan yang
berkaitan dengan penjualan dan distribusi yang dijalankan perusahaan tersebut.
Tiga hal penting yang harus ada pada modul sales and distribution adalah:
1. Organizational Structure berkaitan dengan struktur organisasi yang
ada dalam SD.







Dari struktur organisasi tersebut, global bike berlaku sebagai client
yang merupakan sebuah lingkungan independen di dalam sistem.
Global bike ini terdiri dari 2 cabang yaitu : Global Bike Inc dan
Global Bike Germany.
US West, US East, Germany North, Germany South berperan
sebagai sales organization yang bertanggung jawab terhadap
penjualan produk serta bertanggungjawab atas kewajiban legal atas
produk dan customer claims..
San Diego, Dallas, Miami, Hamburg, Heidel Berg sebagai
distribution channel yang bertanggungjawab terhadap distribusi
produk.
Global Bike
Global Bike Inc Global Bike Germany
GmbH
US West US East Germany
North
Germany
South
San
Diego
Dallas Miami
Hamburg
g
Heidel Berg
2. Master Data, berfungsi sebagai penghimpun keseluruhan data yang
nantinya akan digunakan dalam kegiatan sales and distibution.
Master data terdiri dari 3 komponen penting yaitu :
a) Customer master, berisi semua informasi yang dibutuhkan pada
proses pemesanan, pengiriman, invoice dan pembayaran
pelanggan. Oleh sebab itu, setiap data pelanggan harus tercatat atau
memiliki master record.
b) Material Master, berisi semua informasi yang perusahaan
butuhkan dalam melakukan manajemen material yang dimilikinya.
Komponen ini digunakan bagi sebagian besar modul sistem SAP.
c) Sales Condition, berisi semua informasi perusahaan terkait harga,
pajak, diskon dan sebagainya.
3. Business Process, struktur organisasi sudah terbentuk dan master data
telah disiapkan maka kedua hal tersebut dapat menopang berjalannya
proses bisnis.
Mengelola dan melakukan proses penjualan secara efektif sesuai
target yang ditetapkan adalah salah satu tujuan utama dari berjalannya
bisnis yang efisien. Modul Sales & Distribution pada SAP yang
merupakan bagian dari Sistem Aplikasi SAP membuat proses penjualan,
mulai dari tugas-tugas sebelum penjualan sampai distribusi produk
menjadi lebih sistematis dan terotomatisasi. Modul SD mengotomatisasi
banyak pekerjaan sehingga memudahkan pekerjaan, menghemat waktu,
serta mencegah terjadi kesalahan yang diakibatkan kecerobohan pengguna
akhir
Modul SD mempengaruhi hampir semua penjualan berdasarkan
langkah-langkah dan dokumentasi bukti seperti invoice dan sales order.
Pada dasarnya, sebagian besar data penjualan diproses dalam sales order
yang dibuat untuk memberi otorisasi penjualan produk dan juga berfungsi
sebagai dokumen audit internal di lain waktu.. Berikut ini merupakan
proses bisnis pada modul SD pada SAP Proses menjual dan
mendistribusikan barang atau jasa dimulai dengan interaksi awal antara
pelanggan dan penjual. Hal ini berakhir setelah produk yang dibeli telah
dikirim/disampaikan melalui proses distribusi.
Proses Pertama diawali dengan membuat Quotation (sebuah
kutipan) yang memuat informasi terkait produk yang ditawarkan kepada
pelanggan seperti harga dan informasi pendukung. Dilanjutkan dengan
membuat Sales order yang dilakukan setelah penjualan telah dikonfirmasi
oleh pelanggan, maka sales order disusun untuk membantu
berlangsungnya pengolahan pesanan. Dengan selesainya sales order,
modul lainnya dapat memanfaatkan data tersebut untuk menyelesaikan
proses penjualan.
Proses berikut dilanjutkan dengan membuat delivery document
ketika produk secara fisik telah diterima. Setelah itu melakukan perubahan
pada delivery document ketika pengambilan (picking). Selanjutnya,
melakukan perubahan kembali pada delivery document hingga
mencerminkan hasil Goods Issue. Sebelum, barang secara fisik dikirim
maka diperlukan memo kredit atau debit dengan atau tanpa referensi
dokumen sebelumnya. Setelah itu, membuat billing document lalu
mencetak faktur atau tagihan biaya (invoice).
Pelatihan berikutnya menginjak pada Material Management (MM)
yang digunakan perusahaan dalam melakukan aktivitas operasional sehari-
harinya terutama terkait pengelolaan material. Seperti kita ketahui bahwa
bisnis apapun akan memerlukan penggunaan material. Jenis material ini
sangat beraneka ragam baik itu penggunaan bahan baku dan bahan baku
itu sendiri pun beraneka ragam dengan bentuk, harga, dan peruntukan
yang berbeda-beda pula. Oleh sebab itu dibutuhkan kejelasan manajemen
material agar memudahkan dalam proses produksi maupun penjualan.Pada
kasus MM ini lebih mengarah pada pengelolaan bahan baku dari bahan-
bahan perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang,
inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran kepada
penjual menggunakan faktur verifikasi modul. Dalam pelatihan ini struktur
dari Material Management (MM) sendiri adalah sebagai digambarkan
pada halaman berikutnya.
Dari struktur yang digambarkan tersebut, terdapat beberapa area
operasi atau cabang dari perusahaan yaitu cabang Dallas, San Diego,
Miami, Heiden Berg, dan Hamburg. Dari cabang-cabang tersebut memiliki
unit organisasi yang memberikan akses yang berbeda atas berbagai stock
material di dalam perusahaan.











Dalam modul MM ini diberikan pelatihan tentang cara mebuat
membuat Purchase Requition yang dilanjutkan dengan membuat Purchase
Order. Setelah itu diberikan pelatihan tentang cara melakukan penerimaan
barang, melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier, dan
pengelolalaan persediaan.
Dan kemudian bagian terakhir dari pelatihan ini adalah tentang
Financial Accounting (FI). Software SAP ini juga ditujukan untuk
menyediakan pengukuran profitabilitas atau kemampuan perusahaan
dalam menghasilkan profit dari perusahaan tersebut. Modul Financial
Accounting (FI) juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, yang
didasarkan atas data transaksi internal maupun eksternal.
Global Bike
Inc.
Global Bike Germany
Dallas San
Diego
Miami HeidenBerg Hamburg
Raw
Material
Miscellane
ous
Finished
Goods
Trading
Goods
Finished
Goods
Semi-fin.
Goods
Miscellane
ous
Trading
Goods
Finished
Goods
Miscellane
ous
Raw
Material
Semi-fin.
Goods
Finished
Goods
Miscellane
ous
Trading
Goods
Finished
Goods
Miscellane
ous
Global
Bike
Modul Financial Accounting (FI) ini sendiri menyediakan
dokumen keuangan yang mampu melacak dan mengaudit angka-angka
dalam laporan keuangan sampai pada data transaksi awalnya. Fitur dalam
SAP ERP Financial ini membantu organisasi dalam proses keuangan,
mengoptimalkan modal kerja, dan mengelola risiko yang dapat
mempengaruhi nilai aset keuangan, membantu proses pembayaran, dan
pengaturan margin keuntungan, juga membantu mempercepat arus kas dan
meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untuk memaksimalkan
likuiditas dan meningkatkan hasil investasi.
3.4.3 Evaluasi Hasil Kegiatan
1. Permasalahan
Beberapa permasalahan atau kendala yang ditemui dalam pelatihan
SAP ERP ini antara lain ,pada saat pelatihan lebih banyak fokus
pada pengoperasian aplikasi saja dan hanya sedikit menjelaskan
mengenai teori yang menjadi latar belakang dari aplikasi ini.
Sehingga, pelayihan yang dijalani selama semester tersebut
terkesan hanya sebagai pelatihan menghafalkan proses tanpa
penanaman pemahaman untuk mengetahui maksud secara
mendalam dari software SAP tersebut.
2. Pembahasan
Dalam pelaksanaan pelatihannya lebih ditekankan pada praktek
pengoprasiaan softwarenya saja sehingga dalam pelaksanaannya
para mahasiswa masih kurang mengerti maksud dan tujuan atas
setiap bagian dalam SAP.
3. Solusi
a. Mencari informasi lebih lanjut melalui diskusi ataupun melalui
internet.
b. Asisten dosen dapat memberikan sesi khusus tersendiri untuk
menjelaskan teori yang melatar belakangi SAP itu sendiri.
c. Membaca ulang materi dalam mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang
masih terkait dengan program SAP.
4. Kelebihan dari kegiatan tersebut:
a. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan bagian dari University
Alliances sehingga merupakan suatu pembelajaran dan
pelatihan yang berstandar Internasional untuk mengembangkan
pemahaman pemanfaatan teknologi informasi dalam proses
bisnis.
b. Melalui kegiatan ini, penulis dapat memperoleh sertifikat SAP
ERP University Alliances yang merupakan suatu modal
berharga bagi penulis untuk berada di dunia kerja karena
sertifikat ini cukup diperhitungkan oleh perusahaan-perusahaan
yang akan merekrut karyawan.
c. Pembelajaran dan pelatihan dilakukan melalui perantara asisten
dosen yang senantiasa bersedia dan mampu dimintai
pertolongannya terkait kelancaran dalam menggunakan aplikasi
SAP sehingga dapat dikatakan asisten dosen cukup kompeten
dan kooperatif dengan mahasiswa peserta latihan.

5. Kekurangan dari kegiatan tersebut:
a. Dalam pelatihan ini, nilai dan pencapaian mahasiswa peserta
latihan tidak disampaikan sehingga peserta tidak mengetahui
sejauh mana pencapaian mereka dalam menjalani pelatihan
tersebut, padahal pelatihan ini berpengaruh terhadap nilai akhir
dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
b. Pelatihan ini lebih mengarah kepada pada praktek
pengoprasiaan softwarenya. Dan dalam pelaksanaannya para
mahasiswa masih kurang mengerti maksud dan tujuan atas
setiap bagian dalam SAP. Oleh sebab itu, akan lebih baik lagi
jika teori yang mendasari modul tersebut dijelaskan.
3.4.4 Pengalaman Kegiatan
SAP ERP University Alliances telah membantu penulis dalam memahami
integrasi proses bisnis sebuah perusahaan. Dalam modul SAP ERP yang penulis
kerjakan dijelaskan mengenai proses Sales Distribution (SD), Material
Management (MM), dan Financial Accounting (FI)), item-item tersebut sangat
penting bagi perusahaan untuk mengintegrasikan kegiatan bisnisnya. Dengan
semakin maraknya penggunaan SAP ERP oleh perusahaan-perusahaan besar di
Indonesia, paling tidak dengan keikutsertaan penulis dalam pelatihan ini dapat
menjadi nilai tambah bagi penulis dengan pengalaman yang didapatkan untuk
mengoperasikan software SAP ini, terutama ketika penulis lulus dan terjun ke
dunia professional.