1.

Persiapan Presentasi Bisnis

Kegiatan bisnis saat ini menuntut kita untuk lebih terampil dalam melakukan komunikasi
interpersonal. Wawancara, percakapan dengan telepon, melalukan pertemuan atau rapat, dan segala
kegiatan komunikasi bisnis mengharuskan kita untuk berhubungan langsung dengan atasan, rekan kerja,
bawahan, calon klien dan sebagainya.
Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan saat ini adalah presentasi. Presentasi bisnis
menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan kepada orang lain, memperkenalkan produk baru atau
bahkan memperkenalkan perusahaan kita, baik kepada pendengar (audiences) di dalam perusahaan
maupun pelanggan atau klien kita.
Ada empat aspek yang menjadi inti dalam presentasi bisnis yaitu sikap dan gaya melakukan
presentasi (attitude), pengetahuan (knowledge), pengalaman (eperience) dan persiapan (preparation)
yang matang. !i antara ke empat aspek tersebut, persiapan merupakan aspek utama dalam melakukan
presentasi bisnis.
"Persiapan yang Sempurna dapat mencegah penampilan yang buruk#, demikian yang dikatakan
oleh Peter $rs %ender (&''() dalam bukunya Secret o) Power Presentations. *emiliki sikap yang supel,
mudah berkomunikasi, memiliki pengalaman kerja yang banyak dan berpengetahuan yang luas belum
menjamin seseorang dapat melakukan presentasi bisnis dengan baik. persiapan yang matang menjadi
landasan utama dalam melakukan hal tersebut.
Persiapan presentasi bisnis ada delapan yaitu +
&. Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesi)ik
Pada saat Anda diundang untuk melakukan suatu presentasi, maka persiapkanlah topik yang
sesuai. %uatlah sasaran presentasi yang jelas dan spesi)ik. ,anyakan pada diri Anda mengapa presentasi
ini dilakukan- Apa yang diharapkan dari Anda sebagai penyaji- !an apa yang ingin dihasilkan dari
presentasi ini-
%iasanya suatu sasaran presentasi yang baik mencakup alasan mengapa presentasi itu dilakukan.
Apakah Anda diminta untuk memberikan suatu in)ormasi, menjelaskan metode baru, mendemonstrasikan
alat baru, memberikan penjelasan atau menjual suatu gagasan baru. !i samping itu sasaran perlu juga
mencantumkan hasil yang diharapkan dari presentasi tersebut.
.. Kenalilah pendengar (audiences) Anda
Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar. Analisis
pendengar perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa besar minat
mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. !an apa
yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.
/. Kumpulkan in)ormasi dan materi presentasi
Pengumpulan in)ormasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar
materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan in)ormasi harus disesuaikan dengan
sasaran presentasi dan pendengar Anda.
Ada tiga pertanyaan yang menjadi pertimbangan dalam mengumpulkan in)ormasi+
a. Sehubungan dengan sasaran dan topik presentasi, in)ormasi apa yang Anda butuhkan-
b. !i mana in)ormasi itu bisa didapatkan-
c. Sehubungan dengan pendengar Anda, in)ormasi apa yang dapat digunakan dalam presentasi-
Setelah pertanyaan tersebut dapat terjawab, maka pengumpulan in)ormasi dan materi presentasi
dapat Anda lakukan. Ada beberapa sumber in)ormasi yang dapat digunakan, yaitu pengetahuan Anda
sendiri berdasarkan pengalaman, pengamatan atau penelitian0 pengetahuan dari bahan bacaan seperti
koran, majalah, jurnal, peraturan pemerintah dan perusahaan, dan dokumen lain.
Pilihlah in)ormasi yang dapat mendukung sasaran Anda. Ada lima hal yang perlu Anda
pertimbangakan dalam memilih in)ormasi in)ormasi yang rele1an, akurat, menarik, ber1ariasi, dan sesuai
dengan kebutuhan pendengar.
(. *engorganisasi bahan presentasi
Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan. *asing2
masing dari bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.
3ntroduksi yang baik dari suatu presentasi harus dapat menjawab empat pertanyaan pendengar, yaitu+
a. *engapa saya harus mendengarkan presentasi ini-
b. *engapa saya harus berkeinginan untuk mempelajari topik yang disajikan-
c. Apa yang akan saya dengarkan-
d. Apa yang akan saya dapatkan dan man)aatkan dari presentasi ini-
!engan kata lain, dalam introduksi, Anda diharapkan dapat menghubungkan antara penyaji,
topik dan pendengar. Sebagai tambahan di dalam introduksi, Anda diharapkan dapat memberikan sekilas
ulasan sebagai pengantar untuk masuk ke dalam inti topik.
Ada beberapa teknik dalam memulai suatu presentasi (dan hal ini perlu Anda catat dalam persiapan
presentasi) yaitu + menghubungkan langsung antara sasaran dengan topik yang Anda akan bicarakan,
menggunakan contoh2contoh dalam kehidupan sehari2hari atau yang sesuai dengan pendengar, memulai
dengan humor, kutipan atau suatu anekdot.
3nti topik, berisikan in)ormasi dan materi utama yang akan disampaikan kepada pendengar.
%uatlah inti topik Anda sistematik, singkat, menarik dan selengkap mungkin. 4unakanlah in)ormasi yang
Anda dapatkan seoptimum mungkin. $ntuk membantu kelancaran presentasi Anda dapat merancang
suatu kerangka presentasi yang berisikan topik dan sub2sub topik serta gambar, tabel atau pun kutipan
yang Anda akan gunakan.
Kesimpulan, seperti pada introduksi yang merupakan kesan awal pendengar, maka kesimpulan
merupakan kesan akhir dari pendengar. Suatu kesimpulan yang terencana dengan matang harus dapat
memberikan kesan akhir yang baik dan dapat menciptakan suasana puas pada pendengar. !alam
kesimpulan sebaiknya Anda membuat suatu ikhtisar dari keseluruhan presentasi, meninjau kembali
sasaran presentasi dan dapat mengundang pendengar untuk mengambil tindakan lebih lanjut.
Ada tiga pertanyaan pendengar yang harus bisa terjawab dengan kesimpulan tersebut+
a. Apa topik utama yang sudah dibahas penyaji-
b. Apa alasan utama penyaji melakukan presentasi-
c. Apa yang harus saya lakukan atau apa yang saya rasakan sebagai hasil dari presentasi ini-
5. Siapkan alat bantu audio 1isual yang sesuai
Alat bantu audio 1isual merupakan )aktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak
awal. Penggunaan alat bantu yang e)ekti) akan memiliki pengaruh positi) atas presentasi dan Anda lebih
mudah berinteraksi dengan pendengar.
6. Persiapkan lingkungan presentasi
,empat dan kondisi di mana Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas
keberhasilan presentasi. Anda perlu mengenali lingkungan presentasi + ruang presentasi yang akan
digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, )asilitas yang tersedia, dan sebagainya. Sesuaikan lokasi dan
tata letak ruang dengan sasaran presentasi Anda.
7. %erlatih sesering mungkin
Anda diharapkan untuk berlatih sesering mungkin. 8atihlah suara Anda dengan mengatur
intonasi, 1olume dan kecepatan suara. Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda. Kembangkan teknik
presentasi yang e)ekti). !engan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan lebih santai dan penuh
keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.
9. Perhatikan penampilan Anda
Sebagai penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi berlangsung. Perhatikan
penampilan Anda . %erpakaian rapih, berpenampilan bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan
membuat pendengar semakin berminat untuk mendegarkan presentasi Anda.
2. Pengembangan Presentasi
!i dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa
yang akan dipresentasikan. Seperti halnya lapoebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk
memenuhi kebutuhan in)ormasi dari audiensnya. *eskipun presentasi bisnis bisa mengandung
unsur humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata2matadimaksudkan untuk memberi hiburan.
Secara umum, )ormat presentasi terdiri dari / bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan
bagian penutup.
..&. %agian Pembukaan
%agian pembukaan berisi:bertujuan mendapatkan perhatian audiens, membangun
kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. ;leh karena itu, bagian pembukaan harus
dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima presentasi.
&) *enarik perhatian audiens
Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik perhatian
audiens terlebih dahulu. *endapatkan perhatian audiens merupakan )aktor penting
dalam kesusksesan presentasi. ;leh karena sebaik apapun persiapan presentasi yang
telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens, presentasi tidak ada maknanya. <aktor
penarik perhatian audiens (umpan) dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban,
kebaruan, humor dan ketegangan (=uurties et. All. 1996:311).
a) 3ntensitas
Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya
cahaya, suara, bau, dan objek. =ara menarik perhatian dengan intensitas dapat dilakukan
dengan menampilkan objek, baik melalui ;>P maupun 1iewer, atau menunjukkan
objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens.
b) 4erakan
;bjek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang
pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik
perhatian audiens.
c) Keakraban
Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada keakraban. ?ika
pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka
pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens daripada tidak mengenal sama
sekali. >al yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa nama
atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.
d) Kebaruan
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang sudah
dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan %o1ee @ ,hill yang menyatakan bahwa
audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. *ereka
juga mengatakan bahwa materi yang kurang rele1ansinya dengan diri audiens akan
menjadi kurang menarik (%o1ee @ ,hill, &''5+6A&).
e) >umor
>umor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan,
baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Bamun demikian, humor dalam presentasi
bisnis harus rele1an dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini hanya
untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya relati) kecil.
)) Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens.
Bamun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera
menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun
dengan komentar2komentar.
,idak semua )aktor tersebut harus digunakan oleh pembicara secara bersamaan,
pembicara dapat menggunakan satu atau kombinasi diantaranya. Pemilihan )aktor
penarik minat itu disesuaikan dengan situasi, audiens, dan )aktor pembicara sendiri.
.) *embangun kredibilitas
Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada
berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas pembicara.
Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang
dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih tinggi.
/) Peninjauan audiens
Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan
audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi
atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan
membantu audiens memahami isi presentasi secara keseluruhan.
.... %agian 3si (Body)
%agian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari presentasi,
sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi.
Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan2alasan, dan kesimpulan
dikemukakan. ;leh karena itu, bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan
pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.
&. Penekanan struktur:)ormat
!i dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidenti)ikasi
dengan melihat judul paragra), jarak antarparagra), dan da)tar yang ada. !i dalam sebuah
presentasi, )ormat:struktur itu relati) sulit diidenti)ikasi. $ntuk melihat struktur:)ormat
presentasi, audiens dapat menggunakan transisi. ,ransisi adalah kata2kata atau kalimat2
kalimat yang menghubungkan kalimat2kalimat atau bagian2bagian dalam presentasi
(=urties at.al. &''6+/&6).sementara untuk menghubungkan paragra) saru dengan yang
lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat
digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang
adalah %, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran C, atau berikut adalah kesimpulan yang
dapat diambil.
.. $rut2urutan bagian isi
%agian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logisuntuk mempermudah audiens dalam
memahami presentasi. $rut2urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi
pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal,
spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks.
Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan
pembahasannya mengikuti pola tersebut. >al yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
pembicara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan
situasinya. !engan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai tujuan.
/. *empertahankan minat audiens
Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi
atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian
pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide2ide pokok presentasi disampaiakan.
*enarik perhatian pada bagian pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens
lebih dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi
presentasi.
%erikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian
audiens+ menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens0 menggunakan
bahasa yang jelas0 dan menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide2ide
pokoknya (%o1ee @ ,hill, &''5+6A().
(. *enghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan
kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatiakn
pembicara. ;leh karena audiens memiliki suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik
yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang
mampu memenuhi kebutuhan tersebut.
5. *enggunakan bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan. !emikian juga
dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu.
;leh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang )amiliar. $sahakan
untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya,
berikan juga makna dari jargon tersebut.
6. *enjelaskan hubungan topik dengan ide2ide yang )amiliar
!alam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan
sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik dengan ide2ide yang sudah
mereka kenal sebelumnya. >al tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam
memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa
yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. !engan demikian, presentasi akan lebih
menarik minat audiens.
../. %agian Penutup
%agian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan.
8ebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatiakan / hal yaitu (&) meringkas
dan mengulang pokok pikiran0 (.) menggarisbawahi tahap selanjutnya0 dan (/) menutup
dengan pesan positi) (%o1ee @ ,hill, &''5+6A().
7. *eringkas pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah
dijelaskan dibagian isi. *aksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian
membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi presentasi sehingga audiens
mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.
9. *enggarisbawahi tahap selanjutnya
Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens untuk melakukan
perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan.
;leh karen itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens
setelah presentasi berakhir. ,indakan yang diinginkan harus cukup jelas. ?ika ada,
pertanyaan biasa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan
pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mungkin
kurang merasa puas.
>al tersebut tidak secara langsung menimbulakn situasi kon)rontati) antara
audiens dengan pembicara.
3. Seni Penyampaian Presentasi
!isamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan
beberapa )aktor yang dapat memengaruhi keberhasilan presentasi. <aktor2)aktor tersebut seperti
cara berpakaian, pandangan mata, ekspresi wajah, sikap tubuh, suara dan bahasa.
&. =ara %erpakaian
!alam presentasi )ormal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. ;leh karena
pentingnya cara berpakaian dalam presentasi, maka )aktor itu harus mendapat perhatian
yang sungguh2sungguh. %erikut beberapa tip atau petunjuk yang dapat digunakan dalam
cara berpakaian.
a) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk:modelnya. Pakaian
untuk presentasi )ormal dipilih yang berwarna )ormal, seperti hitam, biru, abu2
abu, utih dan coklat. Sementara bentuk atau model pakaiannya adalah model
)ormal
b) *emperhatikan kelengkapan pakaian, seperti kancing baju, resliting, ikat
pinggang, sepatu, kaos kaki, dan dasi.
c) *emeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian seperti kerah baju, kancing
baju, resliting, tali sepatu, warna sepatu, dan penggunaan dasi.
d) $ntuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. *ake up tidak
perlu tebal, tetapi tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena
akan terlihat citra kurang pro)esional.
.. Pandangan *ata
$ntuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah
audiens. Pandangan mata menyapu seluruh ruangan, dimulai dari arah kiri ke kanan atau
dari depan ke belakang. Apabila jumlah audiens tidak terlalu banyak, pembicara dapat
memandang audiens satu persatu, tetapi tidak terlalu lama2lama. ?ika pesertanya banyak,
cukup berikan pandangan menyeluruh yang bersi)at umum. ,idak dibenarkan untuk
memandang ke lantai, ke atap, atau catatan secara terus2menerus pada saat berbicara.
/. Presentasi dengan sikap tubuh berdiri
Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka.
,ujuannya agar dapat beridir dengan kokoh, tetapi tetap menjaga kesopanan. Setelah
berdiri tegak didepan audiens, pembicara mengatur segala sesuatunya agar situasi
menjadi tenang. Pembicara perlu menguasai diri sendiri dengan menarik na)as dalam2
dalam dan memandang ke arah audiens. ,angan bisa digunakan untuk menekankan
pembicaraan, dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya untuk
membuka )lipchart, menulis di papan tulis, atau yang lain. Pada saat tangan tidak sedang
digunakan, dekapkan tangan di perut dengan sikap tubuh tetap tegak. Sikap yang harus
dihindari adalahmemasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan2gerakan
yang tidak perlu secara terus2menerus seperti memegang2megang dasi, taplak meja, atau
bahkan menggaruk2garuk kepala.
(. Suara
Suara merupakan )aktor yang sangat penting. ;leh karena itu, suara harus mendaatkan
perhatian yang besar. Setiap orang memiliki suara yang berbeda2beda, misalnya merdu,
nyaring, keras, dan lemah. Agar presentasi dapat dilaksanakan dengan baik, pembicara
harus berlatih. 8atihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak monoton,
dengan tekanan yang tepat, dan bersemangat.
a. Suara jelas dan keras
Dngucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata2kata
juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.
b. ,idak monoton
Agar suara tidak monoton, kalimat harus diberi tekanan2tekanan tertentu.
Pengertian berbicara cukup keras diatas tidak berarti bahwa pengucapan satu
kalimat harus keras. Bamun, kata2kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan
yang lebih keras dan kata yang lain dapat lebih lemah.
c. Suara bersemangat
Suara yang bersemanagt lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat.
Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata2katanya dilakukan tanpa
semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan
bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat.
5. %ahasa
!alam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa yang )ormal. Penggunaan
bahasa sehari2hari atau bahasa pergaulan akan menurunkan tingkat )ormalitas presentasi. !isamping itu,
wibawa berbicara juga dapat turun. Selanjutnya pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang
sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Sedapat mungkin hindari penggunaan kalimat majemuk.
$bah kalimat majemuk menjadi beberapa kalimat sederhana. >indari pula penggunaan jargon karena
tidak semua audiens memahaminya.
Referensi
Sutrisna,!ewi..AA6.Komunikasi Bisnis.Eogyakarta+Penerbit Andi
http+::manajemenppm.wordpress.com:.A&/:A':A.:mempersiapkan2presentasi2bisnis: diunduh
pada .& Bo1ember .A&/ pukul &(.AA W3,A