Administrarea notielor N

16
O nou ameninare bntuie prin birouri: <Invazia galben (neon)> pag. N
16
!um v or"onai notiele pag. N 16
#ru$ pentru a"mini%trarea e&$ient pag. N 16
'vanta(ul $opiilor pag. N 16
)rivire "e an%amblu: $um % v *a$ei o %uper&+ pag. N 16
!,iar trebuie % v *a$ei or"ine -n ,rtii.
/eri&$ai $u li%ta "e $ontrol "e la pag. N 16
0imbol 1
Robert S. este responsabil cu programele de grafc ntr-o frm de profl. Pe
masa de lucru are tot ce-i trebuie, <la ndemn>: hrtii, documente, notie
de toate !elurile "i mrimile, !a#uri, scrisori "i $iare. %n acest moment, &rea s
gseasc cererea unui client, ca s dea drum comen$ii. 'up mult timp de
cutare, se d btut. %"i aminte"te, totu"i, c era &orba despre ni"te (utura"i,
ca "i sptmna trecut, dar de dou ori mai mari. 'esenea$ un ast!el de
(utura" "i l d colegului su pentru a-l tehnoredacta "i a-l trimite la tipar.
)rei $ile mai tr$iu, clientul l sun ner&os: el comandase (utura"i color, nu
alb-negru. *bia acum "i aminte"te Robert aceast cerere, dar prea tr$iu.
)rebuie s-"i asume costul (utura"ilor gre"ii. %nc o dat, l-a costat scump
de$ordinea de pe birou.
Chiar trebuie administrate notiele?
)%trai -n%emnri +i notie pe%te tot1 *r % le %ortai. / lipii pe
monitor po%t2it2uri unele lng altele.
!utarea in*ormaiilor notate pe a%t*el "e bileele v rpe+te *oarte
mult "in timpul "e lu$ru. 3in a$ea%t $auz putei $,iar rata unele $ontra$te
%au ri%$ai % nu terminai la timp un proie$t.
3e%igur1 bileelele %unt ne$e%are pentru a -n%emna rapi" in*ormaii.
3ar $um %tpnim a$ea%t puz"erie "e "o$umente <volatile>.
Cum s v organizai nsemnrile
/ pot & "e *olo%:
*ormulare tipizate %au -nto$mite "e "v%.
mape "ivizate "e a"re%e
agen"e
1
$aiete repertoar
regi%tre $u in"e4
blo$note%uri memo
"o%are
$aiete 5egal 6uablo$7
5a $e trebuie % renunai:
Ce trebuie s evitai neaprat ($uvinte2$,eie)
% notai in*ormaii importante pe primul bileel a8at la -n"emn
% *olo%ii *oi mai mi$i "e mrimea '9
% %$riei pe %patele ,rtiilor %$ri%e "e(a.
0imbol :
Folosii formulare
0tartul pentru -mbuntirea organizrii notielor -l reprezint *olo%irea
*ormularelor. ;le pot & utilizate pentru $omenzi1 $ereri1 o*erte1 evaluri1 *oi "e
livrare1 note "e plat1 note "e "i%$uii1 li%te "e prezen1 *a4uri1 plani&$ri
et$.
3a$ *ormularele tipizate nu %e potrive%$ pentru "omeniile "e
a$tivitate +i lu$rrile %pe$i&$e biroului %au &rmei "v%.1 v putei -nto$mi
propriile *ormulare.
O abor"are "etaliat a a$e%tei teme g%ii -n $apitolul F 33
!Formularele"1 "in lu$rarea "e baz
Copii !automate" de #ontrol ($uvinte2$,eie)
)utei *olo%i un blo$note% $u *oi auto$opiative. <n a$e%t *el vei avea
$entralizate $opiile tuturor -n%emnrilor importante. Originalul merge la a$te1
evitn" a%t*el %trngerea "e ,rtii "i%parate. #oto"at1 p%trai $ontrolul
a%upra proie$telor nelu$rate1 atta timp $opia $t rmne -n blo$note%.
Cum s v organizai bileelele $i formularele
Cuprinsul% #el mai important ($uvinte2$,eie)
)entru &e$are $lient1 "i%tribuitor %au partener "e a*a$eri $reai $te un
"o$ument pe $are %2l a$tualizai -n permanen. !ea mai important parte
a unui a%t*el "e "o$ument e%te $uprin%ul. ;l $onine1 pe lng a"re%1
tele*on +i *a41 $on"iii agreate "e ambele pri %au in*ormaii importante
pentru $lieni. '$e%t $uprin% %e a$tualizeaz -n permanen +i "a$ e%te
ne$e%ar1 %e re-nnoie+te $omplet. ;ventual putei lipi o $arte "e vizit.
0imbol 6
Cum s regsii rapid informaiile
)entru $a "v%. +i $olegii "v%. % putei g%i rapi" in*ormaiile -mprii
"o$umentele -n mai multe pri1 $um ar & :
$uprin% = in*ormaii "e i"enti&$are
2
"o$umente $urente
breviarul "i%$uiilor
o*erte
note "e plat
$al$ulaii
O a%t*el "e map trebuie % &e la -n"emn.
3a$ alimentai a$ea%t map regulat $u in*ormaii1 nu vei mai avea
ni$io"at probleme $u reg%irea.
&ermenele limit nu se tre# pe bileele
>n $alen"ar a"e$vat termenelor limit pre%upune $a a$e%ta % &e
$omplet. ?olo%ii "ou e4emplare pentru $a +i $olegii "v%. % aib a$$e% la
ele. 3e a$eea trebuie % inei -n$ o agen" pentru toi $olegii %au %
*olo%ii o tabl %pe$ial.
0imbol 9
' alternativ( registrul
3a$ nu v pla$e % $ompletai *ormulare tipizate1 *olo%ii un regi%tru
pentru notie. )utei *olo%i un $aiet gro% "e $teva %ute "e pagini1 -n *ormat
'9.

)egistrul pentru #olegi ($uvinte2$,eie)
)e a$e%ta nu avei $um %2l pier"ei. Numerotai paginile ne%$ri%e
pentru $a nimnui % nu2i vin i"eea % le rup.
'$e%t regi%tru e%te pentru toi $olegii. ?ie$are poate *a$e a"notri $u
in"i$area "atei +i a autorului notiei. ?ie$are $ite+te +i in*ormaiile $are2l
prive%$ +i notiele pentru $eilali $olegi. '%t*el1 &e$are lu$rtor "intr2un birou
%au "intr2o &rm mai mi$ e%te in*ormat permanent a%upra tuturor
proie$telor. 3e$i1 nimeni nu poate %u%ine $ nu a +tiut $eva.
*ntrebuinarea registrului pentru notie #urente
@egi%trul poate & -ntrebuinat1 "e e4emplu1 +i $n" luai notie -n
timpul unei $onvorbiri tele*oni$e +i $n" v pregtii pentru o "i%$uie. !n"
notia nu mai e%te important %au a *o%t tran%$ri% -n "o$umentele
$lientului1 ea poate & tiat.
Cum s folosii un avizier pentru notie
3a$ "orii % -ntrebuinai regi%trul "oar pentru propriile notie1 "ar
%imii toto"at nevoia "e a nota unele in*ormaii importante pe po%t2it2uri1
*olo%ii un avizier.
3
Avizierul #a #entral de date ($uvinte2$,eie)
Ai ai$i1 *ormularele tipizate u+ureaz $itirea notielor. 'vei -n% gri( %
nu pier"ei bileelele. Numai a+a putei ine notiele a$tualizate.
Cum s folosii un biblioraft pentru notie
&ransformaiv bileelele n agend ($uvinte2$,eie)
?oile volante +i po%t2it2urile %e pot pier"e "e la un birou la altul. 3a$
nu v pla$e % *olo%ii agen"e %au % inei un regi%tru1 *a$ei o agen" "in
bileele.
?olo%ii un bibliora*t ($la%or) numerotat "e la 1 la BC %au *olo%ii o
map %u%pen"at.
0imbol 6
Numerotai &e$are "o%ar "e la 1 la BC +i %$riei pe &e$are "in el la $e
%e re*er. ?a$ei un $uprin% pe $are -l lipii pe partea interioar a biliora*tului
pentru o utilizare *a$il +i pentru $eilali.
)entru &e$are a$tivitate %au proie$t a"unai "o$umentele %au
$ompletai *ormularele -n *ormat '9. '$um punei2le -n or"ine "up "omenii.
3e e4emplu le putei or"ona a%t*el:
C1 $ontra$te
C: mo"ele "e %$ri%ori
CB in%tru$iuni
C9 *ormulare +i li%te "e $ontrol
CD a$or"uri
C6 "i%$uii
CE a"re%e ale ,otelurilor
CF "i%tribuitori pentru...
CG in*ormaii "e%pre per%oane1 $lieni.
0imbol E
<n a$e%t *el putei g%i $u u+urin in*ormaiile $are v intere%eaz
pentru o anumit tem +i nu mai pier"ei bileelele. Ai $olegii "v%. pot pro&ta
"e a$e%t bibliora*t %pe$ial. 3e e4emplu1 "a$ $ineva v -ntreab "e o a"re%
a unui ,otel "in Hra+ov1 -i "ai bibliora*tul CE. ;$onomi%ii timp +i v a(utai
+i $olegii.
!t timp lip%ii "e la birou1 bibliora*tul poate & o %ur% "e in*ormaii
pentru toi $olegii. ?ie$are +tie $ poate g%i in*ormaii $are %2l a(ute -n
"i*erite %ituaii.
Folosii !grmada de h+rtii"
,tii s am+nai? ($uvinte2$,eie)
<Irma"a "e ,rtii> are avanta(ul $ materialele noi %unt a+ezate
pe%te $ele ve$,i. 3in $n" -n $n"1 grma"a trebuie <aeri%it>.
)utei *olo%i a$e%t pro$e"eu +i -n $azul bileelelor +i po%t2it2urilor. !n"
%untei *oarte o$upat1 *olo%ii un $o+ %pe$ial pentru a$e%te ,rtii. #ot $e nu
4
putei % lu$rai ime"iat1 $um ar & pro%pe$te %au revi%te %au tieturi "in ziar1
punei -n grma"a "e ,rtii.
Fa#ei regulat ordine
'ri rm+nei #onse#vent--- ($uvinte2$,eie)
5a intervale regulate1 "e e4emplu1 o "at la 6 %ptmni1 *a$ei or"ine.
'run$ai o trime "in ,rtii1 $ele a8ate la baza grmezii. '%ta pentru $
materialele a$elea %2au -nve$,it -ntre timp +i nu v mai %unt *olo%itoare.
!Aerisii" mai des
--- ori nu le #itii delo# ($uvinte2$,eie)
3a$ pro$e"eul "e mai %u% vi %e pare prea ra"i$al1 aeri%ii "in $n" -n
$n" grma"a "e ,rtii. ?a$ei o $itire rapi" a lor. N2ar trebui % v ia mai
mult "e $teva minute. 0ortai notiele $are %e re*er la $,e%tiuni $are %2au
rezolvat -ntre timp. ;4$lu"ei ,rtiile $are nu v mai intere%eaz1 iar re%tul
arun$ai la $o+
Notiele n agend #u h+rtie #opiatoare
'$tele originale $um ar & $ore%pon"ena1 *a4urile %au $ererile nu pot
%ta -n agen"a $u ,rtie $opiatoare. 3e a%emenea1 po%t2it2urile %au bileelele
mai mi$i "e$t '9 nu au $e $uta -n a$ea%t agen". 0oluia pentru &rma
"v%.:
Copiai n agend ($uvinte2$,eie)
Ori $opiai %$ri%orile %au notiele -n agen" +i a"augai pe ele %emne
%uplimentare. 3o$umentele originale rmn -n mapele "e $lient.
.#riei n agend ($uvinte2$,eie)
Ori %$riei pe ,rtii *ormat '9. 'i$i putei *a$e trimitere la "o$umentele
$lientului %au la o "i%$uie tele*oni$. >n *ormular v u+ureaz mult mun$a.
0imbol F
&estaiv #u lista de #ontrol
!ompletai li%ta "e la pagina urmtoare. 3a$ r%pun"ei mai mult "e
: ori $u <"a>1 trebuie % *olo%ii unul "in pro$e"eele "e%$ri%e mai %u%.
/ist de #ontrol pentru administrarea 0$elor
da nu
5u$rez mult $u po%t2it2uri.
!aut "e% a$te "e%pre un $lient.
<mi lip%e%$ "e% in*ormaii "e%pre preuri.
!ererile $lienilor nu %unt onorate pentru $ notiele re%pe$tive %2au pier"ut.
!olegii m -ntreab a"e%ea "e%pre lu$ruri notate pe bileelele mele.
5
?a$ "e% e*orturi %2mi aminte%$ in*ormaii notate pe bileelele pier"ute.
J enervez "e%1 $n" $aut mult timp o in*ormaie.
3ep+e%$ termenele lu$rrilor.
<mi lip%e%$ a"e%ea in*ormaii pentru a onora o $erere.
J enervez a"e%eori1 $n" a"re%ele %unt in$ore$te.
;vitai ,rtiile mi$i. Notai2v "atele pe o ,rtie mai mare1 pe $are o
putei pune ori pe birou1 ori pe u+. '%t*el ni$i o in*ormaie nu %e pier"e.
3ata Ora Numele <ntrebare!omentariiIn*ormaie ) Ob%erva
ii
Numele K $ine a $ompletat notia
) K prioritate ("e la 1 la B)
Ob%. K ob%ervaii ne$e%are. ("anu)
6