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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Mster en Administracin de Proyectos.


_____________________________________
Adriana Ruiz
PROFESOR TUTOR

______________________________________
Ramiro Fonseca
LECTOR No.1


_____________________________________
Edgar Ugalde
LECTOR No.2


______________________________________
Andrea Villalobos Camacho
SUSTENTANTE

ii

Dedicatoria

Le dedico este proyecto de graduacin a Dios por tan
infinitas bendiciones.

A mi familia porque cada da que pasa me doy cuenta de lo
afortunada que soy al tenerlos a mi lado.

A mi esposo, quien siempre ha credo en mi y por su incondicional
apoyo durante todo este proceso.

iii

Reconocimientos

A mis compaeros y profesores de la maestra por
sus grandes enseanzas y abrirme las puertas hacia un nuevo captulo en mi vida.
iv

ndice de contenido

Dedicatoria ....................................................................................................................................... ii
Reconocimientos ............................................................................................................................ iii
ndice de contenido ......................................................................................................................... iv
ndice de figuras .............................................................................................................................. vi
ndice de cuadros ............................................................................................................................ vi
Resumen Ejecutivo ........................................................................................................................ vii
Capitulo 1: Introduccin .................................................................................................................. 1
1 Introduccin .............................................................................................................................. ii
1.1 Antecedentes .................................................................................................................... ii
1.2 Problemtica y justificacin .............................................................................................. iii
1.3 Objetivos ............................................................................................................................v
1.3.1 Objetivo general .........................................................................................................v
1.3.2 Objetivos especficos .................................................................................................v
Capitulo 2: Marco Terico .............................................................................................................. vii
2 Marco Terico ........................................................................................................................ viii
2.1 Marco Referencial .......................................................................................................... viii
2.1.1 La Wedding Planner o Coordinadora de bodas ..................................................... viii
2.1.2 Evolucin del matrimonio y el servicio de coordinacin de bodas .......................... ix
2.2 Teora de la Administracin de Proyectos ....................................................................... xi
2.2.1 La Administracin Profesional de Proyectos ............................................................ xi
2.2.2 Definicin de proyecto ............................................................................................. xii
2.2.3 Grupos de Procesos de la Administracin de Proyectos ....................................... xiii
2.2.4 reas de conocimiento de la Administracin de Proyectos ................................... xiv
Capitulo 3: Marco Metodolgico .................................................................................................... xx
3 Marco Metodolgico .............................................................................................................. xxi
3.1 Fuentes de informacin .................................................................................................. xxi
3.2 Mtodos de investigacin ............................................................................................. xxii
3.2.1 Mtodo analtico-sinttico ...................................................................................... xxii
3.3 Herramientas ................................................................................................................. xxii
3.3.1 Metodologa de direccin de proyectos ................................................................. xxii
v

3.3.2 Juicio de expertos .................................................................................................. xxii
3.3.3 Plantillas ................................................................................................................. xxii
Capitulo 4: Resultados del proyecto ........................................................................................... xxiv
4 Desarrollo Resultados del proyecto ..................................................................................... xxv
4.1 Gestin del alcance ....................................................................................................... xxv
4.1.1 Declaracin del alcance ......................................................................................... xxv
4.1.2 Identificacin de los entregables ........................................................................ xxviii
4.1.3 Elaboracin de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) .................................... xxx
4.2 Gestin del tiempo ....................................................................................................... xxxi
4.2.1 Definicin de las Actividades y Estimacin de la duracin ................................. xxxii
4.2.2 Secuencia de las actividades ............................................................................. xxxiii
4.2.3 Desarrollo del cronograma de trabajo ................................................................ xxxiii
4.2.4 Control del cronograma ....................................................................................... xxxv
4.3 Gestin del costo ......................................................................................................... xxxv
4.3.1 Desglose de costos para cada paquete .............................................................. xxxv
4.3.2 Administracin del costo Asesora .................................................................. xxxvi
4.4 Gestin de la comunicacin ....................................................................................... xxxvi
4.4.1 Identificacin de los Stakeholders/Involucrados ................................................ xxxix
4.4.2 Requerimientos de informacin ................................................................................ xl
4.4.3 Matriz de comunicacin ........................................................................................... xli
4.5 Verificacin y control ...................................................................................................... xlii
Capitulo 5: Conclusiones ............................................................................................................. xliv
5 Conclusiones ......................................................................................................................... xlv
Capitulo 6: Recomendaciones .................................................................................................... xlvii
6 Recomendaciones .............................................................................................................. xlviii
Capitulo 7: Bibliografa ...................................................................................................................... l
7 Bibliografa ................................................................................................................................ li
Capitulo 8: Anexos ......................................................................................................................... liii
8 Anexos .................................................................................................................................... liii
8.1 Charter del proyecto ........................................................................................................ liv
8.2 Descripcin del PFG (EDT) ............................................................................................ lvi
8.3 Cronograma ................................................................................................................... lvii
8.4 Flujo de proceso Secuencia de las Actividades ........................................................ lviii
vi

8.5 Plantilla de presupuesto ................................................................................................... lx


ndice de figuras

Figura 4.1 Ejemplo de EDT para una boda en Ilusiones ........................................................... xxx
Figura 4.2 Ejemplo para la identificacion de actividades y duraciones ................................... xxxii
Figura 4.3 Propuesta de cronograma de trabajo para una boda en Ilusiones ....................... xxxiii
Figura 4.4 Plantilla de requerimientos ................................................................................... xxxvii
Figura 4.5 Plantilla de criterios de aceptacin ....................................................................... xxxviii
Figura 4.6 Formulario de control de cambios ............................................................................. xliii

ndice de cuadros

Cuadro 2.1 Vnculos Familiares en Costa Rica ............................................................................. ix
Cuadro 4.1 Identificacin de entregables ................................................................................. xxviii
Cuadro 4.2 Desglose de costos por paquete ............................................................................ xxxv
Cuadro 4.3 Informacin de contacto de los involucrados .............................................................. xl
Cuadro 4.4 Requerimientos de informacin ................................................................................... xl
Cuadro 4.5 Matriz de comunicacin .............................................................................................. xli
vii

Resumen Ejecutivo
La planificacin y coordinacin de una boda, es para muchos, uno de los eventos ms
importantes y memorables de la vida. Sin embargo, su planificacin tiene un alto nivel
de complejidad ya que involucra la coordinacin de un sin nmero de detalles y
personas para mantener todo dentro del presupuesto y el tiempo establecidos.
Por muchos aos, se mantuvo la filosofa de que toda la planificacin y ejecucin de
este proyecto era labor exclusiva de la novia y sus familiares ms allegados. Sin
embargo, en los ltimos 50 aos se ha fortalecido la idea de buscar la ayuda de
expertos que faciliten esta labor y permitan a los novios y a su familia disfrutar al
mximo de la celebracin.
La constitucin en 1955 de la Association of Bridal Consultants (ABC) en Estados
Unidos, marca un hito importante en la industria estadounidense, que progresivamente
ha ido expandindose a otros continentes. Hoy en da, ABC ofrece servicios de
coordinacin de bodas, adems de uno de los ms detallados entrenamientos para
profesionales en esta industria, la cual representa $165 billones, con un promedio de
2.4 millones de bodas cada ao, slo en Estados Unidos. (Association of Bridal
Consultants, 2008)
La globalizacin y el rpido crecimiento del turismo en Costa Rica, ha hecho de este
negocio uno atractivo, no slo para empresarios nacionales sino tambin para
consultores extranjeros. En la actualidad se promociona lo que se conoce como
destination weddings o bodas de destino; una tendencia en auge que abarca
aproximadamente un 10% de todas las bodas realizadas en US y Canad (Kevich,
2008). As mismo, Costa Rica est dentro de los pases preferidos para realizar bodas,
ha sido catalogado como el pas con mayor valor agregado por varias publicaciones
relacionadas. (DestinationBride.com, 2006)
Ante esta nueva tendencia, surge la iniciativa de fundar la empresa Ilusiones. Una
empresa consultora en lo que se refiere a la planificacin y coordinacin de bodas.
Ilusiones pretende hacer la boda de ensueo realidad, ser una la mano derecha de los
novios en el manejo y gestin de todas las tareas involucradas en hacer un evento de
estos exitoso.
El objetivo general fue el de desarrollar una gua para el desarrollo de un plan de
gestin para la planificacin y coordinacin de las bodas que se lleven a cabo mediante
los servicios de consultora de la empresa Ilusiones.
Se definieron como objetivos especficos los siguientes: elaborar una gua para la
gestin del alcance de una boda en Ilusiones, desarrollar una gua para una adecuada
gestin del tiempo de una boda en Ilusiones, confeccionar una gua para la adecuada
gestin del costo de una boda en Ilusiones, definir los pasos para un efectiva gestin
de la comunicacin durante el proceso de planificacin y coordinacin de bodas en la
empresa Ilusiones y elaborar plantillas que sirvan de gua para cada uno de los
procesos de gestin de alcance, tiempo, costo y comunicacin.
viii

La presente investigacin se fundament mediante una recopilacin de informacin
obtenida de fuentes secundarias y documentales como internet, libros, revistas y otros
documentos relacionados con la administracin de proyectos. En cada uno de estos, se
obtuvo datos relacionados con la teora existente sobre lo que caracteriza un plan de
gestin y la realidad mundial de la industria de bodas, para posteriormente hacer un
anlisis de cmo ambas se ajustan a la naturaleza del negocio de Ilusiones y al
mercado costarricense.
Posteriormente, se obtuvo como resultado ms importante, el construir un documento
que integra la gestin del alcance, tiempo, costo y comunicacin para una boda.
Mediante plantillas, tablas y flujos de proceso, se present al lector una gua que
orienta paso a paso en cada una de las actividades y as concluir en el desenlace de un
evento exitoso.
Se recomend a los directores de proyecto, aplicar la a metodologa de la AP a tipo de
proyectos, acompaar toda iniciativa de proyecto siempre con una adecuada definicin
de los objetivos y una revisin constante de las guas establecidas durante la fase de
planificacin. Es importante recordar que el mundo constantemente cambia, las
personas cambian, por lo que sus expectativas y necesidades tambin. La empresa
debe aprender a adecuarse al cambio.




Capitulo 1: Introduccin
ii



1 Introduccin
1.1 Antecedentes
La planificacin y coordinacin de una boda, es para muchos, uno de los eventos ms
importantes y memorables de la vida. Sin embargo, toda su planificacin no es una
tarea fcil ya que involucra la coordinacin de un sin nmero de detalles y personas,
para mantener todo bajo el presupuesto establecido y en el tiempo requerido.
Con esta descripcin, se puede decir que una boda es sin duda todo un proyecto ya
que se debe velar por los cuatro pilares: alcance, tiempo, costo y calidad, se tiene un
inicio y un fin y cada boda es nica y hay un sin nmero de involucrados que tienen un
inters propio. Ahora bien, para el manejo de proyectos a nivel empresarial, se cuenta
con un director de proyectos y con todo un equipo de expertos para cumplir con las
expectativas y lograr que el proyecto concluya exitosamente. Sin embargo, es
frecuente que la preparacin del evento desde el inicio al fin sea realizado nicamente
por la novia, su madre y en algunas ocasiones el novio.
En los ltimos aos se ha observado que esta filosofa ha ido cambiando, y la
contratacin de servicios de terceros para la planificacin y coordinacin de bodas ha
incrementado enormemente. Cada da ms y ms novias buscan la asesora de
profesionales en cuanto a mtodos de cmo ahorrar tiempo, dinero y ante todo evitar el
stress que genera este proceso.
La constitucin en 1955 de la Association of Bridal Consultants (ABC) en Estados
Unidos de Amrica que ahora conforma el grupo de ms antigedad y de mayor
tamao de profesionales en bodas alrededor del mundo marca una fecha significativa
en esta profesin. La ABC ofrece uno de los ms detallados entrenamientos para
profesionales en esta industria, la cual representa $165 billones con un promedio de
2.4 millones de bodas cada ao, slo en Estados Unidos. (Association of Bridal
Consultants [ABC], 2008)
En Costa Rica, este mercado ha ido creciendo progresivamente y aunado al ritmo
creciente que tiene el turismo en este pas, se ha logrado prestar servicios no slo a
iii



clientes nacionales sino tambin a extranjeros interesados en llevar a cabo su boda en
Costa Rica.
Las destination weddings o bodas de destino, son una tendencia en auge en esta
industria que abarca aproximadamente un 10% de todas las bodas realizadas en US y
Canad (Linda Kevich, 2008). As mismo, Costa Rica est dentro de los pases
preferidos para realizar estas bodas de destinos; ha sido catalogado como el pas con
mayor valor agregado por varias publicaciones relacionadas con esta industria.
(DestinationBride.com, 2006)

1.2 Problemtica y justificacin
Es comn que las mujeres desde nias sueen con el da de su boda, se idealiza y se
vuelve una ilusin que algn da se espera hacer realidad. Estos eventos pueden llegar
a ser desde sencillos, con nicamente dos personas (el novio y la novia) hasta
complejos (de ms de 200 invitados); sin embargo, en cualquier escenario, se presenta
una cantidad de tareas que requiere un alto nivel de planificacin y coordinacin.
La suma de aspectos como el ritmo de vida, la dedicacin profesional tanto de hombres
como mujeres y el deseo de que todos los miembros de la familia disfruten al mximo
el da de la celebracin, han hecho cada vez ms difcil que la planificacin de las
ceremonias nupciales sean realizadas por los novios y sus familiares.
Es casi imposible que la novia o su madre por ejemplo, sean las protagonistas y
coordinadoras al mismo tiempo de un da tan importante. Es difcil, estar en casa
vistindose, cuidando del detalle de su aspecto y al mismo tiempo estar en la iglesia
revisando que todo est en orden; estar en el altar diciendo si acepto y al mismo
tiempo estar en el saln de la recepcin controlando que cada cosa este en su lugar
para recibir a los invitados; tomndose fotos y al mismo tiempo velar por que los
invitados estn siendo bien atendidos. En fin, existe un alto grado de complejidad y
dedicacin antes, durante y despus del evento, por lo que se ha optado por buscar la
ayuda de terceros para realizar la planificacin de todas las actividades y tareas
involucradas conocidos como Wedding Planners o Coordinadores de Bodas.
iv



En el 2008 florece la idea de crear Ilusiones, una empresa consultora en lo que se
refiere a la planificacin y coordinacin de bodas. Ilusiones pretende hacer la boda de
ensueo realidad, ser la mano derecha de los novios en el manejo y gestin de todas
las tareas involucradas en hacer un evento de estos exitoso.
Aprovechando el conocimiento adquirido durante la maestra y como parte de la etapa
de planificacin de este nuevo negocio, se desea desarrollar una gua para el plan de
gestin de proyecto que ser utilizado como base para prestar los servicios de
consultora y asesora en cada boda.
Es comn utilizar la administracin de proyectos para la ejecucin de proyectos cuyo
producto final es una obra tangible e inusual observar su aplicacin en la prestacin de
servicios. El presente trabajo, pretende demostrar como la administracin de proyectos
(AP) es empleada para una exitosa gestin de una boda. No importa si la misma es
pequea o grande, se requieren habilidades de administracin para sortear las
diferentes situaciones que se presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los
objetivos dentro del tiempo y presupuesto establecidos y bajo las expectativas del
cliente.
Mediante la elaboracin de una gua de un plan de gestin de proyecto, se pretende
abarcar todas y cada una de las actividades que constituyen una boda y llevar a cabo
un anlisis desde la perspectiva de la administracin de proyectos.

Este anlisis permitir desarrollar un conjunto de guas para construir los planes de
gestin fundamentales que conforman parte de una boda: alcance, tiempo, costo,
calidad y comunicacin. Los consultores miembros de la empresa Ilusiones obtendrn
un detalle de pasos a seguir y herramientas de gran utilidad para abarcar las
actividades dentro de cada uno de estos procesos y concluyan exitosamente el
proyecto nupcial de los clientes que contraten sus servicios.

Mediante toda esta metodologa propuesta, la empresa ingresar al mercado con una
base slida, reconociendo la importancia que tiene en todo negocio y en los proyectos
v



que se lleven a cabo dentro de la misma, los procesos de planificacin. La
administracin de proyectos distingue la planificacin como la etapa ms importante ya
que permite entregar un proyecto exitoso, se ahorra tiempo, se cumplen los objetivos,
el equipo de proyecto sabe bien hacia dnde ir, se ahorra dinero y se consideran con
anticipacin cualquier factor que pueda intervenir en los resultados.

Si en cada una de las bodas se logra lo anteriormente escrito, Ilusiones ir ganando su
lugar en el mercado como una empresa muy profesional, que entrega excelentes
resultados y logra satisfacer a sus clientes. Ms personas querrn utilizar los servicios
de Ilusiones y posteriormente todo se ver positivamente reflejado en las ganancias de
la empresa.

Es importante mencionar, que para efectos del presente trabajo, las reas de
conocimiento de recursos humanos, abastecimiento, riesgo e integracin no sern
contempladas ya que el objetivo principal es desarrollar las reas que tengan mayor
impacto en el desempeo de labores para los coordinadores. As mismo, al ser una
empresa pequea el manejo del recurso humano y abastecimiento estarn
consideradas bajo las polticas generales de la empresa.

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general
Desarrollar una gua para llevar a cabo un plan de gestin para la planificacin y
coordinacin de las bodas que se lleven a cabo mediante los servicios de consultora
de la empresa Ilusiones.

1.3.2 Objetivos especficos
1. Elaborar una gua para la gestin del alcance de una boda en Ilusiones.
vi



2. Desarrollar una gua para una adecuada gestin del tiempo de una boda en
Ilusiones.
3. Confeccionar una gua para la adecuada gestin del costo de una boda en
Ilusiones.
4. Establecer la pauta para la identificacin de los estndares de calidad
relevantes para cada evento, como cumplirlos y satisfacer los requerimientos.
5. Definir los pasos para un efectiva gestin de la comunicacin durante el proceso
de planificacin y coordinacin de bodas en la empresa Ilusiones.
6. Elaborar plantillas que sirvan de gua para cada uno de los procesos de gestin
de alcance, tiempo, costo, calidad y comunicacin.





Capitulo 2: Marco Terico
viii



2 Marco Terico

2.1 Marco Referencial
2.1.1 La Wedding Planner o Coordinadora de bodas

La Wedding Planner llega a ser una persona que maneja aspectos muy ntimos tanto
para la familia como para la pareja de novios, razn por la cual es fundamental que
tenga las siguientes cualidades:
Excelente intrprete y escucha
Creativa
Dinmica
Organizada
Detallista
Gran sentido del humor
Objetiva
Responsable
Abierta a nuevas ideas
Tolerante
Poder trabajar bajo presin
Dentro de las principales funciones que puede tener una Wedding Planner estn las
siguientes:
1. Dar sugerencias e ideas sobre novedades y servicios nuevos.
2. Proveer asesoramiento y orientacin en la contratacin de otros servicios.
3. Coordinar y acompaar a los novios en las reuniones con los proveedores.
4. Encargarse del pago de los diferentes servicios ahorrndole tiempo y dinero a
los novios.
5. Llevar un control de los tiempos de la fiesta y ceremonia.
6. Coordinar el evento desde que ingresa el primer proveedor hasta que se retira el
ltimo.
ix



7. Revisar que cada servicio contratado cumpla con lo pactado en los contratos.
8. Solucionar cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir en el evento.

2.1.2 Evolucin del matrimonio y el servicio de coordinacin de bodas

El matrimonio es un evento que sin importar la religin o edad cuenta con un gran
reconocimiento social, cultural y jurdico. La celebracin del mismo, tanto en un
contexto religioso como jurdico, llega a convertirse en uno de los acontecimientos ms
importantes de una pareja y debido a los cambios culturales de los recientes aos en
donde la mujer trabaja en igualdad al hombre, se ha visto la importancia que tiene una
persona que pueda ayudar a los novios en todos sus preparativos.
A pesar de que en los ltimos aos la tasa de nupcialidad ha ido decreciendo, la
cantidad anual de matrimonios sigue siendo elevada.
En Estados Unidos se realizan anualmente alrededor de 2.23 millones de matrimonios
(National Center of Health Statistics [NCHS], 2005) y en Europa 2.39 millones
(Eurostat, 2005). Es por lo anterior, aunado al acelerado paso en el que se vive
actualmente, que organizaciones como la ABC han trabajado por consolidar a la
Wedding Planner (Coordinadora de bodas) como un profesional ms en el mercado de
estadounidense y latinoamericano. Hoy en da, la ABC opera en ms de 26 pases con
ms de cuatro mil miembros.
Como se observa en el siguiente cuadro, en el caso de Costa Rica, se realizan cerca
de 25.000 bodas al ao y se tiene una tasa de nupcialidad del 5.7%.
Cuadro 2.1 Vnculos Familiares en Costa Rica
VNCULOS
FAMILIARES 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Matrimonios y divorcios inscritos
Matrimonios 23.564 23.050 22.422 25.196 23.594 24.217 22.868 23.569 24.057 23.273 24.713
Divorcios 4.562 4.878 4.355 7.188 6.949 9.633 7.084 7.786 9.442 9.467 9.887
Tasa de
nupcialidad
6,7 6,4 6,1 6,7 6,1 6,1 5,6 5,7 5,7 5,5 5,7
Fuente: Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN)
x



Para la poblacin costarricense, este nmero sigue siendo elevado y como ha sucedido
en Estados Unidos y otras partes del mundo, el ritmo de vida que se lleva y la cantidad
de extranjeros que viajan a Costa Rica, el concepto de Wedding Planner ha tomado
mayor importancia en los ltimos aos a pesar de que an se acostumbra que la
planificacin la lleven a cabo los padres de la novia.
Aproximadamente hace 2 aos, se conforma una asociacin en Costa Rica llamada
ACOBODA (Asociacin Costarricense de Consultores de Boda). Hasta la fecha, la
misma se ha dedicado a la preparacin y formacin de los distintos proveedores que
forman parte de una boda (flores, catering, fotografa, etc.), sin embargo, no fue sino
hasta hace pocos meses, que surge la idea de extender la preparacin a las Wedding
Planners costarricenses y as lograr profesionalizar este campo.
El primer curso inici en septiembre del 2008, con alrededor de 40 alumnas.
ACOBODA pretende consolidar la profesin de las consultoras de bodas en Costa
Rica, semejante al trabajo realizado por la ABC en Estados Unidos y Latinoamrica.
Aprovechando esta oportunidad, nace la idea de crear Ilusiones; una empresa que an
no existe en el mercado pero cuyo objetivo principal, ser el de prestar servicios de
consultora de bodas en Costa Rica.
Ilusiones pretende ser una empresa que pueda identificarse con los novios, visualizar
sus ideas y llevarlas a convertirse en realidad para que un evento tan significativo como
ste, cumpla al pie de la letra sus expectativas. Se espera presentar ideas innovadoras
que la distingan de las dems.
Se espera ubicar la oficina de Ilusiones en San Rafael de Alajuela, en la casa de
habitacin de los inversionistas con la flexibilidad de recibir a los posibles clientes en la
oficina o desplazarse al lugar de conveniencia para los novios.
Se aspira que el mercado principal sean las parejas costarricenses residentes en el
rea metropolitana y como mercado secundario, extranjeros interesados en realizar su
boda en el pas.

xi



Visin de la empresa:
Ilusiones desea convertirse en la empresa lder en el mercado costarricense en
coordinacin y planificacin de bodas. Por medio de la innovacin, creatividad y
dedicacin, nos convertiremos en la mano derecha de nuestros clientes para que en
conjunto llevemos acabo una boda que exprese su estilo personal de una manera
sencilla y divertida.
Misin de la empresa:
La esencia de Ilusiones es centrar la atencin en los novios, ofrecer justo lo que ellos
necesiten para llevar a cabo un evento excepcional y memorable, a travs de un
servicio planificado, y detallista, buscando siempre un toque de originalidad e
innovacin.

2.2 Teora de la Administracin de Proyectos

2.2.1 La Administracin Profesional de Proyectos
La Administracin Profesional de Proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de
satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.
(Chamoun, 2002).
Como bien se establece en la definicin anterior, utilizando la Administracin de
Proyectos y poniendo en prctica sus tcnicas se obtiene el resultado que todos
buscan: tener un cliente satisfecho. Este cliente puede ser el empresario mismo, los
inversionistas, los clientes de la empresa o un usuario final del producto o servicio que
se genere.
Como lo seala Kerzner (2003) la administracin de proyectos genera importantes
beneficios para el manejo de los proyectos:
Se realiza mayor cantidad de trabajo en menos tiempo y con menos gente.
xii



Incrementa las ganancias.
Provee un mejor control de los cambios del alcance.
Al establecer principios organizacionales permite que la organizacin sea ms
eficiente y efectiva.
Existe una relacin ms estrecha con los clientes.
Incrementa la calidad.
Ayuda a generar soluciones.
Estos y muchos otros beneficios se pueden notar en las organizaciones que utilizan la
administracin de proyectos como parte de su filosofa. La adopcin de las buenas
prcticas de la AP es un proceso lento para aquellas organizaciones que llevan muchos
aos de trabajar bajo otras metodologas; es por esto que es recomendable adoptar la
administracin de proyectos desde que nace una empresa y as acortar camino.

2.2.2 Definicin de proyecto
La definicin de proyecto de acuerdo a muchos autores llega a ser similar a como la
define lo que se puede llamar como la Biblia de la Administracin de Proyectos: es
un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico. (Project Management Institute [PMI], 2004, p.5)
Dinsmore & Cabanis-Brewin (2006) definen un proyecto como una obra que tiene un
principio y un final, y que generalmente tiene un objetivo principal.
Basado en estas definiciones, se puede concluir entonces que una boda es sin duda un
proyecto. Esta representa un esfuerzo temporal de una o ms personas cuya misin es
llevar a cabo un evento que concluya en la unin conyugal de dos personas. Este
evento est compuesto por un sinnmero de actividades a realizar en un periodo
determinado de tiempo y que juntas resulten en un producto nico (la boda);
sobresaliendo ante los dems y cumpliendo con las expectativas y necesidades
exclusivas de los novios y sus familias. Por consiguiente, la metodologa de la
Administracin de Proyectos en el transcurso de la planificacin y coordinacin de una
xiii



boda puede ser una herramienta valiosa para el xito de un proyecto de esta
naturaleza.
La realizacin de un proyecto es un proceso lento y complejo que involucra etapas de
planificacin, implementacin y ejecucin de las tareas planificadas, revisin y
mejoramiento de las mismas, reingeniera de procesos utilizados, etc. Sin embargo,
tambin se sabe que mediante una planificacin adecuada y eficaz, se pueden ahorrar
muchos dolores de cabeza. El tomar el tiempo necesario para desarrollar un plan bien
pensado es crtico para el logro exitoso de cualquier proyecto. (Gido & Clements,
2003, p.79).

2.2.3 Grupos de Procesos de la Administracin de Proyectos
Para llevar a cabo un proyecto, el administrador de proyectos debe definir los objetivos,
establecer planes de accin, organizar los recursos, contratar el personal, definir
mecanismos de control, establecer polticas y procesos, ser flexible, entre otras
(Kerzner, 2003). Todo esto y ms, ha sido documentado por el PMI y agrupado en 5
grupos de procesos, cada uno compuesto por sub-procesos (Chamoun, 2002; PMI,
2004):
1) Procesos de Inicio: se establece la visin, misin, objetivos, justificacin,
restricciones y supuestos del proyecto.
2) Procesos de Planificacin: se desarrolla un plan que describe el cmo se
cumplirn los objetivos y las estrategias a seguir.
3) Procesos de Ejecucin: se implementa el plan y se ejecutan las acciones
necesarias de acuerdo a lo establecido en los procesos de inicio y planificacin.
4) Procesos de Control: en este proceso, se realiza un anlisis de comparacin
entre lo planificado y ejecutado. Si se detectan desviaciones se establecen
acciones correctivas para volver a lo planificado y continuar la ejecucin.
5) Procesos de Cierre: se concluyen las relaciones contractuales, se elaboran
documentos de cierre conteniendo resultados finales, cambios, lecciones
aprendidas, etc.
xiv



Todos estos procesos estn interrelacionados y se presentan una o varias veces en el
transcurso del ciclo de vida del proyecto. Dependiendo de la magnitud del proyecto y
los cambios aceptados, es posible que el administrador de proyecto tenga que retomar
procesos del Grupo de Inicio y Planificacin, que posteriormente van a afectar los otros
tres: ejecucin, control y cierre.
La naturaleza de esta interrelacin est caracterizada por tres caractersticas (Hewlett
Packard [HP], 2007a):
1. Existe la iteracin: los procesos pueden ser retomados durante el ciclo de vida
del proyecto. El proceso de planificacin es uno de los que tienen una mayor
probabilidad de ser retomados, y esto genera actualizaciones al plan de
proyecto.
2. Los procesos se traslapan: los grupos de procesos son raramente eventos
nicos. En cambio, estn compuestos de actividades que se traslapan y ocurren
en diferentes niveles del ciclo de vida del proyecto.
3. Existe una conexin: los resultados o salidas generadas se vinculan a otros
grupos de proceso ya que pueden representar las entradas para iniciar otra
tarea.

2.2.4 reas de conocimiento de la Administracin de Proyectos
A continuacin se definen las nueve reas de conocimiento:
1) Alcance: descripcin de lo que incluye y no incluye el proyecto.
2) Tiempo: la duracin del proyecto determinada por el programa, calendario y las
entregas.
3) Costo: estimacin de los costes de los recursos necesarios para completar las
actividades del proyecto.
4) Calidad: descripcin de los estndares relevantes, como cumplirlos y satisfacer
los requerimientos.
5) Recursos Humanos: conformado por los miembros del equipo de proyecto, los
roles y funciones.
xv



6) Comunicacin: todo lo relacionado con la distribucin de la informacin:
reportes, informes, quien, cmo, frecuencia, etc.
7) Riesgo: las posibles amenazas, oportunidades y los respectivos planes de
contingencia.
8) Abastecimientos: tcticas para determinar que comprar, cundo y cmo
realizarlas, al igual que la determinacin de proveedores.
9) Integracin: integra todas las reas, la administracin de cambios y lecciones
aprendidas para futuros proyectos.
(PMI, 2004)
Para efectos del presente documento, se describirn las gestiones del alcance, tiempo,
costo, calidad y comunicacin nicamente por las razones ya antes mencionadas.

2.2.4.1 Gestin del Alcance
El alcance del proyecto define las actividades con base en los objetivos que se
requieren para efectuar el proyecto. Es en esta seccin donde se establecen los lmites
del proyecto para un mejor entendimiento de las actividades que se deben realizar y las
que no. Lo que se quiere lograr en el proyecto debe ser fcilmente reconocible por el
cliente y por el equipo de proyecto. Debe describir el producto final que ser entregado
al usuario final (Guido y Clements, 2003).
La definicin del alcance es el elemento ms importante de un proyecto ya que este
determina la necesidad de los recursos, tanto humanos como materiales. (Martin y
Tate, 2002).
Una de las herramientas ms utilizadas para la definicin del alcance es la Estructura
Detallada de Trabajo (EDT). Esta herramienta permite el desglose de tareas, organiza y
define el alcance total mediante una estructura orientada a entregables, que incluye a
todos los elementos del proyecto. (Chamoun, 2002)

xvi



2.2.4.2 Gestin del Tiempo
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos involucrados en la gestin del tiempo
incluyen:
Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas
del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes
productos entregables del proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y
documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las
cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad
de perodos laborables que sern necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las
actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de recursos y
las restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.
Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del
proyecto.
(PMI, 2004, p.123)
La gestin del tiempo es de suma importancia ya que esta es la que determina si la
fecha lmite de finalizacin del proyecto podr cumplirse. El definir cuidadosamente las
actividades, los recursos y la duracin que cada una tomar, sern crticos para
elaborar un cronograma apegado a la realidad. Es fundamental el observar
cuidadosamente cuando hay sobreutilizacin de recursos o cuando hay restriccin de
fechas en el calendario (feriados, vacaciones, etc.). Si el director de proyecto dedica
tiempo en esta etapa de planificacin del tiempo y recursos le puede ahorrar tiempo y
dinero en el transcurso de las actividades de control.
xvii



2.2.4.3 Gestin del Costo
Este proceso est compuesto por aquellos subprocesos involucrados en la
planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costos con el
objetivo de finalizar el proyecto dentro de los lmites establecidos en el presupuesto.
(PMI, 2004).
Mediante una planificacin adecuado de los costos, es posible adems notificar a
tiempo a los stakeholders/inversionistas si el presupuesto otorgado est dentro o fuera
de los lmites establecidos y as tomar decisiones en cuanto a la modificacin de tareas
o alcance del proyecto.
Los 3 procesos que componen esta gestin son la estimacin de costes, preparacin
del presupuesto de costes y el control de costes. La estimacin de costes involucra
identificar los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y los costos de cada uno
de ellos. Posteriormente se prosigue con la preparacin del presupuesto en donde se
suman todos los costos identificados para establecer una lnea base y finalmente el
control de costes consiste en procurar mantener el proyecto dentro de esa lnea base
anteriormente establecida. (PMI, 2004)

2.2.4.4 Gestin de la calidad
Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la
organizacin ejecutante que determinan las polticas, los objetivos y las
responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las
necesidades por las cuales se emprendi. (PMI, 2004, p. 179)
Estos procesos estn compuestos por:
Planificacin de la calidad: en este proceso, se identifican las normas de
calidad que son relevantes para el proyecto y se determina como
satisfacerlas.
xviii



Realizar Aseguramiento de la calidad: aqu, se aplican todas aquellas
actividades que tengan que ver con calidad para asegurarse que el proyecto
cumpla con los requisitos establecidos.
Realizar Control de la calidad: este proceso consiste en revisar que todos
los resultados del proyecto cumplan con las normas de calidad relevantes
anteriormente identificadas. En caso de que exista rendimiento
insatisfactorio, se buscan formas de eliminar las causas.
Es fundamental recalcar, que el entregar calidad al cliente es una de las
responsabilidades de mayor importancia que tiene un administrador de proyecto. El
mismo debe de velar por una integracin de todas las reas mediante los procesos y
actividades establecidas para as cumplir y superar las expectativas de los
involucrados. (Chamoun, 2002)

2.2.4.5 Gestin de la Comunicacin
La gestin de la comunicacin incluye el manejo de los procesos en los que se genera,
recoge, distribuye, almacena y recupera la informacin del proyecto en tiempo y forma
(PMI, 2004).
Es en esta rea del conocimiento, que se vincula al equipo de proyecto con toda la
informacin pertinente y necesaria para que todos marchen a un mismo ritmo y por el
mismo camino.
Los procesos especficos de la gestin de la comunicacin son:
Planificacin de las Comunicaciones: determinar las necesidades
de informacin y comunicaciones de los interesados en el proyecto.
Distribucin de la Informacin: poner la informacin necesaria a
disposicin de los interesados en el proyecto cuando corresponda.
Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir informacin sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de estado, medicin del progreso y
proyecciones.
xix



Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de
satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver
polmicas con ellos
(PMI, 2004)






Capitulo 3: Marco Metodolgico

xxi



3 Marco Metodolgico

El presente captulo describe y detalla los mtodos, herramientas y tcnicas de
investigacin que se utilizaron para apoyar este trabajo.
Cada uno de los entregables establecidos, fueron elaborados de una forma similar,
utilizando las mismas fuentes de informacin, mtodos de investigacin y herramientas.
Los entregables anteriormente definidos fueron:
1. Elaborar una gua para la gestin del alcance de una boda en Ilusiones.
2. Desarrollar una gua para una adecuada gestin del tiempo de una boda en
Ilusiones.
3. Confeccionar una gua para la adecuada gestin del costo de una boda en
Ilusiones.
4. Establecer la pauta para la identificacin de los estndares de calidad
relevantes para cada evento, como cumplirlos y satisfacer los requerimientos.
5. Definir los pasos para un efectiva gestin de la comunicacin durante el proceso
de planificacin y coordinacin de bodas en la empresa Ilusiones.
6. Elaborar plantillas que sirvan de gua para cada uno de los procesos de gestin
de alcance, tiempo, costo, calidad y comunicacin.
3.1 Fuentes de informacin
El presente trabajo se fundament mediante una recopilacin de informacin obtenida
de fuentes secundarias y documentales como internet, libros, revistas y otros
documentos relacionados con la administracin de proyectos. En cada uno de estos, se
obtuvo datos relacionados con la teora existente sobre lo que caracteriza un plan de
gestin y la realidad mundial de la industria de bodas, para posteriormente hacer un
anlisis de cmo ambas se ajustan a la naturaleza del negocio de Ilusiones y al
mercado costarricense.
xxii



3.2 Mtodos de investigacin
Aunado a la informacin recolectada mediante las distintas fuentes de informacin, fue
necesario utilizar distintos mtodos de investigacin para el anlisis de los datos
obtenidos:
3.2.1 Mtodo analtico-sinttico
El mtodo analtico-sinttico consiste en la separacin de las partes de un todo para
estudiarlas en forma individual (anlisis) y la reunin racional de elementos dispersos
para estudiarlos en su totalidad (sntesis). (Sols, 2007).
Este mtodo permiti analizar la informacin obtenida referente a la constitucin de un
plan gestin de proyecto, sus partes y componentes para posteriormente producir un
plan de gestin gua personalizado a la realidad de Ilusiones integrado por un plan de
gestin de alcance, tiempo, costo y comunicacin.
3.3 Herramientas
3.3.1 Metodologa de direccin de proyectos
La metodologa de direccin de proyectos define un conjunto de Grupos de Procesos
de Direccin de Proyectos, sus procesos relacionados, y las funciones de control
relacionadas que se consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. (PMI,
2004) Esta metodologa se utiliz para definir el proceso a seguir para la confeccin de
las cuatro guas de gestin de proyecto (alcance, tiempo, costo y comunicacin).
3.3.2 Juicio de expertos
El juicio de expertos, es el conocimiento que se brinda sobre la base de la experiencia
en un rea de aplicacin, conocimiento, disciplina, etc. Dicha experiencia puede ser el
aporte por un grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia
o entrenamiento especializado en el tema en cuestin. (PMI, 2004)
Las plantillas mencionadas en el entregable No. 5, fueron elaboradas utilizando esta
herramienta, complementada por el mtodo analtico-sinttico descrito anteriormente.
3.3.3 Plantillas
Mediante la consulta de varias fuentes secundarias, se proponen plantillas que se
pueden emplear en la gestin de una boda:
xxiii



Identificacin de entregables
Definicin de las actividades
Elaboracin del cronograma
Manejo de costos y presupuesto
Identificacin de los involucrados y administracin de los requerimientos de
informacin.
Todas esta plantillas estn descritas con detalle en el captulo 4 del presente
documento.









Capitulo 4: Desarrollo
Resultados del proyecto

xxv



4 Desarrollo Resultados del proyecto
La gestin de proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, aunque tal vez no
reconocida como una disciplina. Histricamente esta prctica ha sido relacionada con
proyectos de ingeniera de construccin, como por ejemplo la edificacin de famosas
pirmides, estructuras romanas, etc. Hoy en da, esta disciplina es una de las ms
usadas en todo tipo de organizaciones y se ha observado su importancia en el manejo
de variados proyectos. El presente capitulo pretende demostrar como la administracin
de proyectos puede ser utilizada en proyectos que muchas veces no son considerados
como tales la planificacin de un evento tan importante y significativo como lo es una
boda es un ejemplo de esto.
La(o)s coordinadora(e)s de bodas de la empresa Ilusiones podrn utilizar lo siguiente
como una gua para la elaboracin del plan de proyecto para cada una de sus bodas.
Esta gua detalla los pasos a seguir para una adecuada gestin del alcance, el tiempo,
los costos, la calidad y la comunicacin; los cuales han sido identificados como las
reas ms significativas en un proyecto de este tipo.
4.1 Gestin del alcance
El primer paso para poder elaborar un plan de proyecto es definir el alcance de la boda.
El alcance define los lmites dentro de los cuales todas las actividades y tareas debern
ser ejecutadas. (Westland, 2006).
4.1.1 Declaracin del alcance
En la primera reunin con el cliente, se definen su objetivo principal y expectativas. Con
esto, el coordinador en conjunto con el cliente, debern puntualizar los servicios que
sern contratados y cuales estarn fuera de la consultora.
Los servicios que ofrecer Ilusiones son los siguientes:
A. Servicio de maestro de ceremonias (protocolo, asesora y logstica durante
el evento. 2.5 hrs de asesora, 7 horas a partir de la hora de inicio del
evento):
xxvi



Sesin de trabajo para definir la estructura de la ceremonia y el programa de
la recepcin: cortejo, lectores, rituales, requerimientos, fotografas, horario
de alimentos y bebidas, etc.
Confirmacin telefnica de los servicios contratados das previos al evento
(flores, fotos, video, msica, etc.).
Chequeo del montaje final en el lugar de la recepcin, coordinacin con el
capitn del evento y dems proveedores.
Verificacin de la distribucin de mesas, nmero de puestos por mesa,
colocacin de nmeros de mesa, tarjetas de agradecimiento, recuerdos,
rotafolio y otros.
Revisin del programa con los encargados.
Coordinacin de las horas de montaje con los proveedores (decoracin,
sonido, etc.).
Coordinacin de la ceremonia y la recepcin el da del evento, presentacin
de las actividades y supervisin general.
En la ceremonia: Formacin e instruccin del cortejo, colocacin de boutonnieres
y corsages, coordinacin de lectores y msica con el sacerdote o pastor,
asistencia durante toda la ceremonia y durante la sesin de fotografas, etc.
En el saln: Recepcin y ubicacin de invitados, seguimiento del programa
con las partes involucradas, administracin de alimentos y bebidas,
presentacin de las diversas actividades que se hayan planificado, manejo
del protocolo del evento.
Asesora en la organizacin del evento, referencia y recomendacin de
proveedores.

B. Servicio de organizacin de todo el evento y maestro de ceremonias (15
horas de organizacin y 12 horas de logstica):
Incluye todos las actividades en el paquete A.
Reunin preliminar para evaluar gustos y preferencias del cliente, los
detalles que consideran de mayor relevancia, elaboracin de un primer
presupuesto considerando todos los tems.
xxvii



Evaluacin de las mejores opciones para realizar la recepcin, esto con
base en el gusto y presupuesto del que disponga el cliente. Los lugares
se valorarn para determinar qu es lo ms conveniente en cuanto a
costos, condiciones climticas de la fecha de la boda, cercana, nmero
de invitados, calidad del servicio y otros.
Seleccin de la iglesia o lugar para realizar la ceremonia religiosa o civil.
La seleccin se basar en cercana con el lugar de la recepcin,
capacidad del lugar (nmero de personas), facilidad de reservarlo con la
debida antelacin, parqueo y/o seguridad de los vehculos, presentacin,
decoracin, etc.
Elaboracin de mapas para los invitados.
Referencia y recomendacin de proveedores, solicitud de cotizaciones y
verificacin de su disponibilidad para la fecha del evento, evaluacin de
costos vs. calidad y servicios ofrecidos. Se recaba toda la informacin,
muestras de los trabajos realizados, demostraciones musicales,
fotografas, etc.
Una vez pre-seleccionados los proveedores por parte del cliente, se
convocan a una reunin donde ste podr conocerlos, ampliar la
informacin sobre los mismos, apreciar muestras adicionales de su
trabajo y si lo decide as, firmar los contratos respectivos con cada uno.
Elaboracin del programa de la ceremonia y de la recepcin.
Coordinacin con todos los proveedores das antes y durante el evento.
Chequeo del saln previo a la ceremonia y revisin del programa de
alimentos y bebidas con el capitn del evento en el lugar de la recepcin.
Servicio de pagina web para el manejo de toda la informacin.

C. Coordinador de bodas virtual:
Se ofrecer a residentes fuera de Costa Rica que deseen realizar su boda
dentro del pas.
Este paquete incluye los servicios indicados en A y B.
xxviii



El manejo de la informacin se realizara por medio de correo electrnico,
pagina web, fotografas, etc.
4.1.2 Identificacin de los entregables
Una vez identificado el paquete de servicios que el cliente desea contratar, se elabora
una lista de los entregables. El detalle de los mismos va a depender de los
requerimientos establecidos por el cliente.
El siguiente cuadro contempla todos los entregables para una boda con el paquete B.
El coordinador deber determinar cules aplican para cada boda.
Cuadro 4.1 Identificacin de entregables
No. Entregable Descripcin Criterio de aceptacin
E01 Contrato de servicios
aceptado por consultor y
cliente.
Documento detallando
paquete contratado.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E02 Entrega de pagina web
personalizada para el
cliente.
Se entrega la pagina
web ya personalizada
con detalles definidos en
la primera sesin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E03 Lista de invitados Documento final con la
lista de invitados y
consideraciones
especiales para cada
uno.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E04 Entrega de cotizaciones de
posibles lugares para
realizar el evento (tanto
religioso como para la
recepcin).
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E05 Entrega de cotizaciones de
alquiler de equipo (sillas,
mesas, toldos, etc.).
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
xxix



No. Entregable Descripcin Criterio de aceptacin
E06 Entrega de cotizaciones de
men/catering Service.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E07 Entrega de cotizaciones del
pastel de bodas.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E08 Entrega de cotizaciones
para el transporte de los
novios y/o invitados.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E09 Entrega de cotizaciones
para la decoracin (flores y
cualquier otra especificacin
del cliente).
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E10 Entrega de cotizaciones
para la msica o cualquier
entretenimiento adicional.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E11 Entrega de cotizaciones de
fotgrafos/video.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E12 Entrega de cotizaciones
para la papelera
(invitaciones, misales,
tarjetas de ubicacin,
mens, recuerdos, etc.).
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E13 Reunin del cliente con
proveedores y firma de
contratos.
Se firman contratos con
los proveedores
establecidos y se hacen
los pedidos
correspondientes.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E14 Entrega de
mapas/direcciones para
llegar al lugar(es) del
evento.
Se entrega al cliente las
posibles cotizaciones y
se hace la seleccin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
xxx



No. Entregable Descripcin Criterio de aceptacin
E15 Entrega de las invitaciones. Se entregan las
invitaciones al cliente
para su distribucin.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E16 Reunin de seguimiento con
el cliente.
Se entrega al cliente un
documento con la lista
final de proveedores,
detalles del evento,
distribucin de mesas,
programa, etc.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.
E17 Da del evento Se lleva a cabo la
celebracin con forme a
los expectativas del
cliente.
Se elaboran los
criterios de aceptacin
conforme a lo
conversado con el
cliente.

4.1.3 Elaboracin de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)
La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar
que se identifiquen todos los elementos que se necesitan para completar el alcance del
proyecto. (Gido & Clements, 2003, p. 103). Es una herramienta utilizada no por mucho
tiempo, ya que es la base para construir el cronograma.
En esta seccin el coordinador deber utilizar WBS Chart Pro (o cualquier herramienta
similar disponible) para confeccionar la lista de actividades, desglosando cada uno de
los entregables mencionados en el Cuadro 4.1.2 y posteriormente obtener la EDT.
La EDT en la figura 4.1 ser la gua general a utilizar por los coordinadores de bodas
en Ilusiones.
xxxi




Figura 4.1 Ejemplo de EDT para una boda en Ilusiones

4.2 Gestin del tiempo
La Gestin del tiempo del proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusin del proyecto a tiempo. (PMI, 2003). En el caso de una boda, es de suma
importancia definir la fecha del da del evento y a diferencia de otros tipos de proyecto,
no hay opcin de modificar esta fecha una vez que el cliente la ha definido, se tenga el
compromiso de cada uno de los proveedores para ese da y se confeccionen las
invitaciones.
Una de las herramientas ms utilizadas en la administracin de proyectos para este
proceso es Microsoft Office Project. Esta herramienta permitir al coordinador, definir
fechas exactas en que se debern completar cada una de las tareas, organizar las
actividades tal vez de manera diferente a lo establecido en la EDT para un mejor
manejo de la logstica

xxxii



4.2.1 Definicin de las Actividades y Estimacin de la duracin
Utilizando la EDT como base, el coordinador desglosar los entregables en actividades
y determinar las duraciones para cada una de ellas. Ver Figura 4.2.

xxxiii




Figura 4.2 Ejemplo para la definicin de actividades y duraciones

4.2.2 Secuencia de las actividades
La secuencia de las actividades consiste en determinar el orden en el cual se debe
realizar cada actividad por tarea; lo cual implica, determinar las relaciones de
dependencia entre cada una de las actividades, de tal forma, que se definan las
actividades predecesoras y /o las actividades sucesoras, definiendo cuales
actividades se pueden realizar de manera continua o simultnea.

En esta etapa, el coordinador podr modificar el orden de las actividades registradas
anteriormente si fuese necesario y utilizando la opcin de View Network Diagram
claramente podr visualizar la secuencia de las mismas. Ver Anexo 8.4.
4.2.3 Desarrollo del cronograma de trabajo
El Cronograma del proyecto est compuesto por tres partes: las actividades, la
secuencia de las actividades y el tiempo o duracin de cada una de las actividades. Si
el coordinador ha utilizado Microsoft Office Project para los pasos anteriores, el
xxxiv



cronograma de trabajo ser fcilmente obtenido una vez concluido lo establecido en los
puntos 4.3 y 4.4. En la siguiente figura, se muestra un cronograma completo, ya
incluidas las relaciones entre cada una de las tareas identificadas en la columna
Predecesores y en el diagrama de Gantt a la derecha.

Figura 4.3 Propuesta de cronograma de trabajo para una boda en Ilusiones


xxxv



4.2.4 Control del cronograma
As como en el alcance, es importante realizar una verificacin constante y regular del
cronograma para determinar su estado actual, influir sobre cualquier factor que pueda
generar un cambio, determinar si el cronograma ha cambiado o gestionar los cambios
que han ocurrido para hacer un ajuste.
Esta gestin deber realizarse una vez por semana y presentar informes de progreso al
cliente ya sea por el medio de comunicacin de su preferencia. El detalle de este
proceso ser documento en la seccin 4.4 Gestin de la Comunicacin en el presente
capitulo.
4.3 Gestin del costo
El objetivo de la gestin del costo es asegurar que el proyecto concluya dentro del
presupuesto acordado con el cliente. (Chamoun, 2002).
Para el caso en estudio, esta gestin est dividida en dos partes. La primera, ser la
determinacin del precio a cobrarle al cliente y la segunda ser parte de la asesora
que se le brinde al cliente en el manejo de su presupuesto si el mismo as lo desea.
4.3.1 Desglose de costos para cada paquete
Para la primera parte de este proceso, el coordinador nicamente deber utilizar el
cuadro siguiente para identificar el precio a cobrar. Cada uno de los paquetes de boda
(A, B y C) tendrn un precio establecido de acuerdo a la cantidad de personas
involucradas en la boda, el cual puede ser modificado nica y exclusivamente con
aprobacin de la gerencia.

Cuadro 4.2 Desglose de costos por paquete
Cantidad de
personas
Paquete A Paquete B Paquete C
< 100 $250 $500 $700
> 101 < 299 $300 $550 $800
> 300 $400 $650 $1000
La hora adicional de asesora de planificacin tendr un costo adicional de $20
La hora adicional de asesora durante el da del evento tendr un costo adicional de
$50.
xxxvi




4.3.2 Administracin del costo Asesora
En esta etapa, el coordinador prestar los servicios de asesora en el manejo del
presupuesto. Es importante notar que el mismo se proporcionar nicamente para las
actividades relacionadas con el manejo de los proveedores involucrados en la EDT ya
establecida.
Para este efecto, se utilizar la plantilla del Anexo No. 8.5.
4.4 Gestin de la calidad
Dada la naturaleza nica que tiene un proyecto de boda, los requerimientos de cada
cliente van a ser muy diferentes uno al otro. Sin embargo, la empresa debe de
establecer normas y procesos a seguir para procurar que el coordinador de boda
primero establezca con el cliente esos requerimientos y segundo exista un control para
cumplirlos.
La siguiente plantilla, pretende que se cumpla la funcin de establecer claramente los
aspectos ms importantes de la boda (requerimientos). Esto se realiza en la primera
sesin con el cliente y a lo largo del proceso se puede ir modificando segn sea
necesario.
xxxvii




Figura 4.4 Plantilla de requerimientos
xxxviii



Una vez definidos los requerimientos del cliente, se utiliza la siguiente plantilla para
identificar los criterios de aceptacin para cada actividad de la EDT y posteriormente
validar que los resultados cumplan con estos criterios.


xxxix




Figura 4.5 Plantilla de criterios de aceptacin

4.5 Gestin de la comunicacin
La gestin de la comunicacin en un proyecto de esta naturaleza es primordial, ya que
en todo momento se debe mantener al cliente y a los involucrados al tanto del progreso
de cada uno de las actividades y cumplimiento de los entregables. El cliente debe
validar que en cada una de ellas se est cumpliendo con sus expectativas.
Un adecuado plan de comunicacin es vital para la exitosa culminacin y cierre del
proyecto. Se asegura que todos los involucrados estn trabajando bajo un mismo
objetivo y cualquier irregularidad pueda ser intervenida a tiempo. (Westland, 2006).
4.5.1 Identificacin de los Stakeholders/Involucrados
Como parte fundamental de la gestin de la comunicacin, es identificar los distintos
involucrados y adems obtener la informacin de contacto correspondiente para tenerla
a mano para cuando se necesite. Mediante el siguiente cuadro, el coordinador de
proyecto podr llevar a cabo este proceso.


xl



Cuadro 4.3 Informacin de contacto de los involucrados
Nombre Servicio brindado Compaa Telfono(s) Correo
electrnico
Coordinador de
boda

Novia
Novio
Oficiante
Lugar de recepcin
Lugar ceremonia
Alquiler de sillas,
mesas, etc.

Catering Service
Invitaciones
Fotografa
Video
Flores
Msica recepcin
Msica ceremonia
Transporte
Otros
4.5.2 Requerimientos de informacin
El siguiente paso en elaborar un plan de comunicacin, es identificar los requerimientos
de informacin con los principales involucrados del proyecto. A continuacin se
presentan los mismos para el caso de estudio.
Cuadro 4.4 Requerimientos de informacin
Involucrado Requerimiento de informacin
Gerente General de
Ilusiones
Informes sobre el avance del proyecto (tiempo, costo,
alcance). Mantener informado cuando exista algo fuera
de lo esperado que no pueda ser solucionado por el
coordinador de proyecto y pueda afectar el avance del
proyecto.
Cliente novio/novia Informes sobre el avance del proyecto
Aprobacin de cada cotizacin y validacin del servicio
a prestar.
Coordinador de la boda Informes al cliente y Gerente General sobre avance del
proyecto, riesgos, problemas.
Proveer informacin a los proveedores seleccionados
sobre el programa de la boda.
Proveedores Entrega de cotizaciones.
Entrega de servicios a tiempo.
xli



4.5.3 Matriz de comunicacin
Finalmente, una vez establecidos los requerimientos de comunicacin, se elabora una
matriz que ser la gua para identificar cuando, como y a quien debe participar en el
proceso de comunicacin. La siguiente herramienta se utilizar para mantener un flujo
de informacin efectivo con los distintos involucrados a travs del proyecto.

Cuadro 4.5 Matriz de comunicacin
Comunicacin Descripcin Objetivo Mtodo Frecuencia Fecha(s)
Reportes de
avance
Reuniones
con la
administraci
n para
presentar
avances del
proyecto
Mantener a la
administracin
al da con el
status de c/
proyecto y
recibir
retroalimentaci
n
Verbal/Esc
rito
Semanal mmm/dd/aa
aa
Reuniones
con el cliente
Reuniones
de avance
con el
cliente
Mantener al
cliente
informado
sobre el avance
de las
actividades y
validar alcance,
requerimientos.
Verbal/Esc
rito
Semanal mmm/dd/aa
aa
Cotizaciones Cotizacione
s de los
distintos
proveedore
s
Proveer al
cliente una
variedad de
servicios que
se ajusten a su
precio/expectati
vas
Escrito Conforme
se vayan
recibiendo
Ver plan
de
proyecto
mmm/dd/aa
aa
Reuniones/clie
nte proveedor
Reuniones
con
proveedor
seleccionad
o para firma
de
contratos
Seleccin de
proveedores
finales
Verbal 1 vez que
este
selecciona
do. 6-4
meses
antes de la
boda.
mmm/dd/aa
aa
Confirmacione
s de entrega
de servicio
Confirmar
con los
proveedore
s el da,
Garantizar el
cumplimiento
del cronograma
Verbal/Esc
rito
1 vez 4
semanas
antes de la
boda
mmm/dd/aa
aa
xlii



Comunicacin Descripcin Objetivo Mtodo Frecuencia Fecha(s)
fecha y
hora de
entrega.
Programa del
evento
Enviar
copia del
programa
del evento
a los
involucrado
s
Garantizar que
todos los
involucrados
estn al tanto
del detalle de
su participacin
(horas
exactas).
Escrito 1 vez 2
semanas
antes de la
boda
mmm/dd/aa
aa
Reporte final Redactar
un reporte
final sobre
el
desarrollo y
conclusin
del evento.
Incluir
lessons
learned.
Compartir
informacin con
el resto de los
coordinadores
en Ilusiones,
mejorar la
calidad de
servicios, etc.
Verbal/Esc
rito
1 vez - 2
semanas
despus
del evento.
mmm/dd/aa
aa

4.6 Verificacin y control
Es importante realizar una verificacin constante y regular tanto del alcance como de
todos los procesos, en donde se documente cuales entregables han sido aceptados por
el cliente y cuales han cambiado.
Este control se dar en las reuniones peridicas acordadas entre el consultor y el
cliente o por correo electrnico, debe de haber una revisin y aceptacin de cada uno
de los entregables. As mismo, durante las revisiones semanales del status del
proyecto que se presente a la gerencia, se ir identificando y documentando cualquier
cambio.
En caso de que exista algn cambio, el coordinador de boda deber utilizar la plantilla
para control de cambios propuesta a continuacin.
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Figura 4.6 Formulario de Control de Cambios
Finalmente, en la reunin que se realiza con el E16, se hace entrega al cliente de un
documento formal, detallando cada uno de los aspectos que conforman el da del
evento. Este documento deber ser firmado por el cliente y el coordinador como
aceptacin final de lo indicado en el mismo.




Capitulo 5: Conclusiones

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5 Conclusiones

Al concluir este trabajo, es importante recalcar que la gua propuesta tiene como objeto
primordial el promover el uso de la metodologa de la administracin de proyectos.
Adems, se pretende guiar a los coordinadores de la empresa Ilusiones durante el
transcurso de cada proyecto para as obtener los resultados deseados.
Por otro lado, el presente documento, no pretende abarcar el anlisis de factibilidad de
la empresa ni de su atractivo econmico. Se asume que Ilusiones ya realiz los anlisis
respectivos para determinar la rentabilidad de la empresa por lo que la gua es para
reforzar sus operaciones con una metodologa de administracin de proyectos.
Finalmente, despus de analizar la informacin recopilada y el desarrollo de los
resultados, se emiten las siguientes conclusiones:
1. Se establece una gua a desarrollar para una adecuada gestin del alcance, en
donde se establecen claramente los tres tipos de servicios que puede prestar
una consultora de Ilusiones. Esto aunado a la plantilla para definir los
entregables y principales paquetes de trabajo se podr trabajar bajo parmetros
claramente establecidos.
2. Se elabor un flujo de proceso que permitir una clara visualizacin de todas las
actividades, sus predecesores y sucesores. Esto permite al coordinador una
clara visualizacin de su proyecto e identificar donde podran existir
eventualidades que afecten los resultados.
3. Se desarroll un cronograma de trabajo que detalla y agrupa cada actividad por
proceso establecido por la AP, el cual define claramente los tiempos de cada
actividad para que el coordinador sepa administrar bien cada actividad. El
cronograma arroja un total de 106 horas de trabajo que pueden ser ajustadas de
acuerdo al paquete que escoja el cliente.
4. El manejo del costo en un proyecto de boda en Ilusiones, est divido en dos
grandes reas. La primera, consiste en la estimacin del precio que cobrar
cada Wedding Planner de acuerdo al servicio contratado. La segunda, consiste
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en el manejo del presupuesto total de la boda para los novios. Se
confeccionaron tablas y plantillas para una exitosa administracin de ambas
reas.
5. Se establecen claramente los pasos a seguir para un efectiva gestin de la
comunicacin durante el proceso de planificacin y coordinacin de bodas en la
empresa Ilusiones.
6. Utilizando las plantillas para la gestin de la calidad, el coordinador de bodas
podr definir claramente cules son los requerimientos de sus clientes y velar
por que estos cumplan con las normas de calidad establecidas. Llevando un
control y revisin constante de lo documentado en estas plantillas, no habr
brecha entre lo real y lo esperado.
7. El documento elaborado contempla las cinco reas de la Administracin de
proyectos conocidas como Gestin del Alcance, Gestin del Tiempo, Gestin del
Costo, Gestin de la Calidad y Gestin de la comunicacin y como stas pueden
ser aplicadas a la administracin de un proyecto de boda. Utilizando esta gua,
los consultores de bodas en Ilusiones, podrn desarrollar y llevar a cabo su
proyecto de una manera integral y ordenada.
8. No es necesario desarrollar la gestin de Recursos Humanos y sus procesos
como parte de cada proyecto de bodas ya que el recurso humano va a ser
gestionado directamente por las polticas y procesos establecidos para la
empresa como tal. A pesar de que existe un sinnmero de involucrados en la
preparacin de una boda y llegan a formar parte del equipo de proyecto, la gran
mayora vienen a ser proveedores de servicios por lo que no es necesario
desarrollar un proceso exclusivo en cada boda en el que se mida el rendimiento
y desarrollen capacidades.
9. La gestin de adquisiciones para un proyecto de esta naturaleza, tambin sern
regidas por las polticas de la empresa Ilusiones. Es muy poco frecuente, que se
vaya a tener que comprar o adquirir un producto exclusivo para cada boda, as
que Ilusiones establecer polticas globales de cmo administrar la compra de
equipos y el manejo de contratos con terceros.






Capitulo 6: Recomendaciones

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6 Recomendaciones

Mediante el presente estudio, se comprueba que la administracin de proyectos brinda
a los administradores o directores de proyectos, una forma cientfica que contribuir a
construir proyectos exitosos. Esta metodologa demuestra como una adecuada
planificacin permitir evitar el fracaso de todo tipo de proyectos, simples o complejos,
de productos o servicios.

Una vez analizado lo anterior, se recomienda lo siguiente:

1. Es fundamental que el coordinador de bodas tome el tiempo que sea necesario
para definir el alcance de su boda, sus entregables y los requerimientos del
cliente. Esto contribuir a que haya un buen entendimiento entre la empresa y el
cliente y eliminar esa brecha que normalmente existe en los proyectos.
2. Es necesaria una revisin peridica de la gua recomendada para realizar
cualquier cambio que sea necesario y adecuarla a la realidad que vive la
empresa. Hay que recordar que el mundo y las personas cambian
constantemente, por lo que sus expectativas y necesidades tambin. La
empresa debe aprender a adecuarse al cambio.
3. La administracin y gestin del riesgo no fue contemplada dentro del presente
documento. Sin embargo, todas las bodas son distintas y en cada una de ellas
pueden ocurrir percances no contemplados. Como parte del aprendizaje que
debe tener la organizacin, es importante establecer a futuro un plan de gestin
del riesgo, para as estar mejor preparado ante estos acontecimientos
inesperados.
4. Es importante que antes de que Ilusiones empiece a brindar servicios en el
mercado, se asegure de tener polticas claras sobre la gestin de recurso
humano y adquisiciones, para as asegurarse de los consultores tengan una
base solida de cmo regirse y guiarse ante las situaciones que se puedan
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presentar relacionadas con estas reas. As mismo, en futuros estudios, se
podran desarrollar ms a fondo estas reas y establecer cmo sera una forma
ms apropiada de administrarlas.
5. Se recomienda que despus de efectuadas las primeras 5 bodas, se lleve a
cabo una revisin del cronograma para medir realmente el esfuerzo que se est
dedicando a los eventos. Esto con el objetivo de evaluar si las estimaciones
establecidas son precisas. En caso de que no lo fueran, tambin es necesario
reevaluar la tabla de precios de servicios y ajustarlo.





Capitulo 7: Bibliografa

li



7 Bibliografa

Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequea Empresa. (2008) El plan de
negocios. Extrado el 12 de abril, 2008 de
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Westland, J. (2006) The Project Management Life Cycle: Complete Step-by-Ste
Methodology for Initiating, Planning, Executing & Closing a Project Successfully.
PA: Kogan Page Limited.


Capitulo 8: Anexos
8 Anexos

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8.1 Charter del proyecto


lv





lvi



8.2 Descripcin del PFG (EDT)











lvii



8.3 Cronograma del PFG



lviii



8.4 Flujo de proceso Secuencia de las Actividades (Boda)

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8.5 Plantilla de presupuesto

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