PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIN DE OBRAS PUBLICAS EFECTUADAS POR TIPO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA
MAYO 2004
INDICE
DIRECTIVA N 004-2004-MTC/14 PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION DE OBRAS PUBLICAS EFECTUADAS POR TIPO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA
I.- GENERALIDADES A. Finalidad B. Objetivo C. Base legal D. Alcance
II. PROCEDIMIENTOS A. Definiciones B. Presentacin del informe de liquidacin C. De las obligaciones de la entidad D. De las obligaciones del proyecto E. De las obligaciones de la comisin F. Aprobacin de la liquidacin de la obra
III. ESTRUCTURA DE LA LIQUIDACION DE OBRA A. Cartula B. ndice C. Antecedentes D. Anlisis E. Conclusiones F. Documentos sustentatorios
ANEXOS
ANEXO A. Acta de recepcin de obra ANEXO B. Liquidacin tcnica de obra ANEXO C. Liquidacin financiera
ANEXO N 01: Copia de resoluciones ANEXO N 02: Recursos recibidos ANEXO N 03: Rendicin de cuenta presentadas ANEXO N 04: Estado de ejecucin presupuestal ANEXO N 05: Extractos bancarios ANEXO N 06: Cheques girados por cada mes ANEXO N 07: Relacin de equipo mecnico, maquinarias y vehculos ANEXO N 08: Declaracin jurada por el pago de remuneraciones, gratificaciones, leyes sociales y compensacin por tiempo de servicios ANEXO N 09: Declaracin jurada de no adeudos o pasivos al cierre de la obra ANEXO N 10: Devengados ao fiscal ANEXO N 11: Balance de comprobacin al cierre de obra ANEXO N 12: Inventario fsico al cierre de obra flujograma
DIRECTIVA N 004-2004-MTC
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION DE OBRAS PUBLICAS EFECTUADAS POR TIPO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA
I.- GENERALIDADES Entindase que la obra ejecutada por la Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa, se produce cuando un Programa del Pliego, con su personal e infraestructura, es el ejecutor directo de la ejecucin de una Obra Pblica.
Cuando la presente Directiva utilice el trmino genrico LA COMISION, se entender que se refiere a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, designada por la Entidad
A. FINALIDAD Disponer las pautas para la elaboracin de las Liquidacin Tcnico Financiera de las obras ejecutadas por Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa estableciendo una estructura bsica para su elaboracin.
B. OBJETIVO
B.1 Determinar el Costo Final de la obra para que sea considerado en el Patrimonio del Estado. (Liquidacin Financiera)
B.2 Definir las Caractersticas Tcnicas con que se ha ejecutado la Obra para su registro y control Patrimonial. (Liquidacin Tcnica)
B.3 Culminar con la Fase de Inversin en el Ciclo Constructivo y trasladar a Infraestructura Pblica para su control correspondiente.
C. BASE LEGAL
Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que Regulan la Ejecucin de Obras por Administracin Directa.
Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.
Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas de Control Interno para el Sector Pblico.
Ley N 27791, Ley de Organizacin y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de
Transportes y Comunicaciones, aprobado por D.S. N 041-2002- MTC del 24 de Agosto del 2002 y su modificatoria aprobada por D.S. N 017-2003-MTC.
Ley N 28128, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2004.
Resolucin Directoral N 047-2003-EF/76.01, Directiva para la aprobacin, Ejecucin y Control del Proceso Presupuestario del Sector Pblico del ao fiscal 2004.
Resolucin Directoral N 087-2003-EF/77.15, Directiva de Tesorera para el ao fiscal 2004.
Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
D. ALCANCE El contenido de la presente Directiva alcanza a las Unidades Ejecutoras del MTC, sus funcionarios y servidores pblicos que ejecutan obras pblicas por Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa, a los Miembros de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, as como al personal que interviene en la revisin de liquidaciones de dichas obras viales (Carreteras, Puentes y Ferrocarriles).
II. PROCEDIMIENTOS
A. DEFINICIONES Para efectos de la presente Directiva constituyen definiciones bsicas las siguientes:
ACTA DE RECEPCION DE OBRA Documento pblico elaborado por los integrantes de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, el Ejecutor de Obra y el Supervisor Inspector de Obra realizada por la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa y que acredita que la obra ha sido ejecutada de acuerdo a las exigencias del Expediente Tcnico aprobado.
EJECUCION PRESUPUESTAL Es el perodo en el que se mide la actividad econmica de la obra realizada por la modalidad de ejecucin Presupuestaria Directa.
BALANCE DE COMPROBACION Relacin que contiene, a una fecha determinada, las sumas y saldos de la totalidad de las cuentas del libro mayor.
BALANCE GENERAL Estado financiero que representa, a una fecha determinada, las fuentes de las cuales se ha obtenido los fondos que se usan en las operaciones de una Obra (Pasivo y Patrimonio Neto), as como los bienes y
derechos en que estn invertidos dichos fondos (Activo)
ADMINISTRADOR DE OBRA Profesional colegiado responsable de la gestin administrativa de la obra, encargado de las reas de Personal, Tesorera, Presupuesto, Abastecimientos y Contabilidad de la Obra que, mientras dure la obra, reside en las cercanas de la misma; puede ser contratado o funcionario designado.
COORDINADOR DE OBRA Ingeniero Civil colegiado designado para coordinar permanentemente con el Ejecutor de Obra y el Inspector o Supervisor de una determinada obra vial, en todas sus etapas y procedimientos concurrentes, con el propsito de alcanzar las metas del expediente tcnico, demostrando racionalidad y transparencia.
COSTO FINAL El monto total ejecutado por concepto de las prestaciones realizadas en la obra por la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa.
CUADERNO DE OBRA Documento legalizado que, debidamente foliado y enumerado en todas sus pginas, se abre al inicio de toda obra, en el cual el Inspector o Supervisor de Obra y el Residente, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn obligatoriamente todas las ocurrencias, rdenes, consultas y respuestas respecto a la ejecucin de la obra.
TIPODE EJECUCION PRESUPUESTARIA DIRECTA Se define Tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa cuando una Unidad de la Entidad, en este caso del MTC, ejecuta la obra utilizando su infraestructura, su personal, su equipo mecnico, adquiere directamente los materiales, de acuerdo al cronograma y actividades del expediente tcnico de la obra. Se le denomina tambin Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa.
MODALIDAD DE CONTRATA Una obra se ejecuta por la Modalidad de Contrata cuando la Entidad, para ejecutar una obra, celebra un contrato de construccin con un contratista, quien ejecuta las partidas del expediente tcnico de la obra. Se le denomina tambin Tipo de ejecucin presupuestal indirecta.
ENTIDAD Es la institucin propietaria y responsable de la ejecucin de las obras viales en representacin del Estado, determina si las obras se realizan por la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa o por Contrata; tiene vnculo permanente con los ejecutores en todas sus etapas de ejecucin a travs de sus diferentes rganos tcnico administrativos; designa Coordinadores de Obra, Supervisores de Obra y Residentes de Obra a travs de sus rgano de Lnea. Para el caso de Obras por la modalidad de Contrata suscribe el contrato correspondiente de acuerdo a las disposiciones vigentes.
EXPEDIENTE TCNICO
Es el documento debidamente aprobado que contiene:
9 Memoria Descriptiva 9 Especificaciones Tcnicas 9 Planos de Ejecucin de Obra 9 Metrados 9 Presupuesto 9 Anlisis de Precios Unitarios 9 Formulas Polinmicas 9 Anlisis detallado de los Gastos Generales 9 Relacin de insumos 9 Relacin de Equipo Mnimo 9 Programacin de Obras (Diagramas PERT o CPM, Calendario Valorizado de Avance de Obra, Calendario de Utilizacin de Equipo Mecnico) 9 Estudio de Suelos 9 Estudio Geolgico 9 Estudio de Canteras 9 Estudios Medio Ambientales 9 Estudios y Plan de Reasentamiento Involuntario 9 Plan de Conservacin Ambiental 9 Estudios Complementarios 9 Presupuesto Analtico por cada Ao Fiscal
GASTOS DE OPERACIN Relacionado a los gastos de funcionamiento de un organismo o dependencia de acuerdo con sus funciones y atribuciones y que aseguran la produccin usual de bienes y servicios dentro de los procesos en forma permanente y continua.
GERENCIA DE OBRAS Es el rgano de lnea responsable de la ejecucin de las obras consideradas en el programa de inversiones correspondiente a la construccin, rehabilitacin o mejoramiento de carreteras, puentes y otras obras relacionadas con la red vial a nivel nacional. Dentro de sus funciones y responsabilidades se encuentran la de supervisar la ejecucin de las obras a su cargo, evaluar y controlar la supervisin externa de la ejecucin de las obras, realizar el seguimiento tcnico de las obras de acuerdo a los trminos contractuales y otros.
INFORMES MENSUALES Documento tcnico sobre la ejecucin de la obra que prepara el Inspector o Supervisor para dar cuenta de los resultados tcnicos y financieros durante ese perodo.
INSPECTOR Ingeniero Civil Colegiado, servidor o funcionario designado por la Unidad Ejecutora para controlar la ejecucin de una obra vial de acuerdo a lo sealado en la Ley de Presupuesto de la Repblica y dems dispositivos vigentes.
INVENTARIO Relacin detallada de los componentes del activo, pasivo y patrimonio de una obra a una fecha determinada
INVENTARIO FISICO Es un registro sistemtico de los movimientos de materiales utilizados en la obra ejecutada, permite conocer y evaluar de manera constante el ingreso, salida y saldos de materiales.
OBRA Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos.
OFICINA GENARAL DE AUDITORIA INTERNA Es el rgano del MTC encargado del control interno, en armona con la Ley orgnica del sistema Nacional de Control y las disposiciones legales vigentes.
POLIZA DE SEGUROS Documento oficial valorado que se utiliza para asegurar las actividades de personas naturales o jurdicas en determinadas actividades
PRESUPUESTO ANALITICO Documento mediante el cual se considera el presupuesto para los servicios especficos de la obra, en funcin del Clasificador del Gasto Pblico aprobado para el ao fiscal vigente.
PROYECTO En este caso especfico, llmese Proyecto a la Obra por ejecutarse o en ejecucin.
REGISTRO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS. Documento correspondiente al proceso tcnico del Sistema de Abastecimiento mediante el cual se registra, analiza y evala la informacin de las compras de bienes o prestacin de servicios que se han efectuado.
RESIDENTE DE OBRA Ingeniero Civil colegiado que dirige la obra vial que, durante el periodo de ejecucin de la obra, reside en las cercanas de la misma; puede ser un funcionario designado para tal fin o un profesional contratado.
SUPERVISOR Es la persona natural jurdica especialmente contratada en el marco de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que representa a La Entidad, controla la ejecucin de obras viales de acuerdo al expediente tcnico debidamente aprobado y es responsable de la buena calidad de la obra. En el caso de ser una persona jurdica sta designar a una persona natural como supervisor permanente en la obra.
UNIDAD EJECUTORA (UE) De acuerdo a la normatividad presupuestal, es el rgano a cargo de la ejecucin de los Proyectos de Inversin Pblica (PIP).
Es aquella dependencia que cuenta con autonoma administrativa para contraer compromisos, devengar gastos y ordenar pagos e informar sobre el avance y/o cumplimiento de metas cuya identificacin presupuestaria requiere autorizacin pertinente por parte de la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico, tienen a su cargo la ejecucin de la obra.
VALORIZACION Es el documento tcnico, econmico y financiero elaborado por el Inspector o Supervisor donde se determina el valor de los trabajos ejecutados de la Obra en un determinado periodo de tiempo
B. PRESENTACION DEL INFORME DE LIQUIDACION El Informe de Liquidacin de Obra, ejecutada por la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa, ser presentado por LA COMISION ante el funcionario que lo design.
La Comisin elaborar EL INFORME DE LIQUIDACION DE OBRA utilizando el software compatible con aquel de la Entidad y su contenido, sin ser limitativo, ser el siguiente:
1. Resumen Ejecutivo 2. Informe de Liquidacin Tcnica y Financiera 3. Cuadros sustentatorios.
LA COMISION, para cumplir con la presentacin de lo sealado en el prrafo anterior, contar con el apoyo de LA ENTIDAD y de EL PROYECTO.
Para tal efecto LA ENTIDAD, EL PROYECTO y LA COMISION tendrn las siguientes obligaciones:
C. DE LAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD C.1 LA ENTIDAD representada por el Director General o Gerente Ejecutivo responsable de la Unidad Ejecutora; a travs de una Resolucin designar una Comisin de profesionales encargada de la Recepcin de Obra y de elaborar la respectiva Liquidacin Tcnica y Financiera LA COMISION y estar compuesta por:
Un (01) Presidente, de profesin Ingeniero Civil Colegiado y
Dos (02) miembros; un (01) Ingeniero Civil Colegiado y un (01) Contador Pblico Colegiado.
El resolutivo deber indicar los miembros suplentes de igual profesin.
C.2 LA COMISION, una vez conformada, recibir de LA ENTIDAD, a
travs del Coordinador de Obra o quien haga sus veces, la documentacin necesaria, que constar bsicamente de:
Expediente Tcnico y Resolucin de su aprobacin.
Resolutivo que design a los responsables de la ejecucin del proyecto: Ingeniero Residente y Administrador de Obra.
Informe Final elaborado por EL PROYECTO (tal como se menciona en el Punto D.1.
C.3 EL INSPECTOR SUPERVISOR es el representante y responsable de la Entidad y ejerce el control y supervisin de la ejecucin de las obras viales.
Entre sus obligaciones se encuentra el efectuar una evaluacin del Informe Final elaborado por El PROYECTO indicando, bajo responsabilidad, su conformidad con las obras y trabajos ejecutados.
Durante el acto de Recepcin de Obra, EL INSPECTOR SUPERVISOR, quien corresponda, asesorar a LA COMISIN, debiendo dar recomendaciones para superar cualquier deficiencia tcnica observada por LA COMISIN.
D. DE LAS OBLIGACIONES DE EL PROYECTO
D.1 EL PROYECTO se encuentra representado por el RESIDENTE DE OBRA y el ADMINISTRADOR DE OBRA.
Al trmino de la obra, EL PROYECTO preparar un INFORME FINAL documentado.
El INFORME FINAL contendr:
1. Liquidacin Tcnica sustentada con la Ficha Tcnica de Liquidacin de Obra y con la Documentacin Tcnica Econmica.
2. Liquidacin Financiera sustentada con la Documentacin Financiera, indicando que han sido aprobadas todas las Rendiciones de Cuenta e indicando que no tiene Cuentas por Pagar.
D.2 El RESIDENTE DE OBRA solicitar en el Cuaderno de Obra la recepcin de la misma, indicando la fecha de culminacin. El INSPECTOR o SUPERVISOR, en un plazo no mayor de cinco (5) das, comunicar este hecho a LA ENTIDAD, quien dispondr de treinta (30) das antes de la fecha de culminacin para designar a LA COMISION.
El ADMINISTRADOR DE OBRA har llegar la Informacin
Financiera anticipadamente para revisin y evaluacin de LA COMISION.
D.3 EL PROYECTO alcanzar a LA COMISION el consolidado de los Informes Tcnicos - Financieros mensuales y la documentacin que sta solicite; aparte de lo contemplado en el informe final.
EL PROYECTO brindar todas las facilidades a LA COMISION para lograr los objetivos para lo cual fue designada.
D.4 EL PROYECTO elaborar el Estado Econmico al cierre de Ejecucin de Obra, considerando: los recursos presupuestales habilitados, de ser el caso transferencias recibidas en efectivo o en materiales. Asimismo tendr en cuenta las transferencias de materiales entregados a otros Proyectos, reversiones practicadas al Tesoro Pblico y, finalmente, se determinar el monto del gasto inversin realizada.
D.5 EL ADMINISTRADOR DE OBRA llevar y pondr a disposicin de LA COMISION, para su verificacin, los Libros y Registros Contables, de preferencia los originales (en caso que la documentacin original haya sido derivada a LA ENTIDAD para fines de rendicin de cuentas, se indicar el documento con que se remiti y se entregar a LA COMISION copias autenticadas), as como la respectiva documentacin sustentatoria debidamente ordenada y foliada.
D.6 EL PROYECTO elaborar una Ficha Resumen de Liquidacin Tcnica Financiera correspondiente a la Obra, la que incluir la Valorizacin Tcnica de los Trabajos (Partidas) realmente Ejecutados, comparado con su respectiva Ejecucin Financiera de Gastos o Inversin, segn corresponda, a presupuesto de Gastos Corrientes y/o de Capital, refrendada por el Presidente de LA COMISION, el SUPERVISOR y el RESIDENTE DE OBRA.
D.7 EL PROYECTO adjuntar Informacin demostrativa de los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos (consolidado anual, considerando cantidades importes), concernientes a los bienes y suministros, a la conclusin de la Obra.
D.8 Al concluir la Obra, EL PROYECTO elaborar el Balance de Comprobacin que se adjuntar a su respectivo Anlisis de Cuentas.
D.9 EL PROYECTO incluir una Declaracin Jurada, suscrita por el RESIDENTE DE OBRA y el ADMINISTRADOR DE OBRA, sealando que al trmino de la Obra no se tienen adeudos pendientes frente a terceros y de Pago de Remuneraciones, Gratificaciones, Leyes Sociales y C.T.S. (Anexo 8)
E. DE LAS OBLIGACIONES DE LA COMISION E.1 LA COMISION tiene la obligacin de recepcionar la Obra y de efectuar su Liquidacin Tcnica y Financiera, teniendo como Base el Informe Final de EL PROYECTO.
E.2 LA COMISION tiene la responsabilidad de participar directamente en el acto de Recepcin de Obra, a fin de comprobar la calidad de la obra y, si corresponde, de formular las observaciones que considere pertinentes, para lo cual se desplazar a la obra y verificar las metas logradas por EL PROYECTO.
E.3 LA COMISION dispondr de 30 das calendarios para desplazarse a Obra, contados a partir de la Expedicin de la Resolucin de designacin, salvo imponderables que impidan su cumplimiento.
E.4 Las funciones de los miembros de LA COMISION es personal e intransferible.
E.5 Una vez que la COMISION se constituye en Obra, previa recepcin de la documentacin tcnica financiera, proceder a verificar los trabajos realmente ejecutados y, de no existir observaciones, proceder a levantar el Acta de Recepcin de Obra. En caso de presentarse observaciones de carcter tcnico y/o financiero, levantar nicamente el Acta de Verificacin Fsica constatada en Obra.
E.6 LA COMISION es responsable de dar la conformidad a los trabajos ejecutados para lo cual tendr presente lo siguiente.
E.6.1 De existir observaciones de tipo documentario tcnico administrativo financiero, stas sern levantadas, en el plazo de 15 das, por EL PROYECTO.
E.6.2 De existir algunas partidas contempladas en el Expediente Tcnico y que, por motivos ajenos a los responsables de EL PROYECTO, no se hubieran ejecutado, aquel deber informar a LA COMISION y presentar los documentos relacionados a la reversin del monto que representa las partidas no ejecutadas, toda vez que se han recibido remesas igual al presupuesto final autorizado; en caso contrario su ejecucin presupuestal reflejar un saldo equivalente al importe de las partidas no ejecutadas.
E.6.3 Culminada la verificacin, se levantar el Acta de Recepcin de Obra que ser firmado por los integrantes de LA COMISION, el SUPERVISOR y los responsables de EL PROYECTO. Dicha Acta ser elaborada de acuerdo a la conclusin a que lleguen los miembros de LA COMISION (Ver Anexo A).
E.6.4 LA COMISION no es responsable por los vicios ocultos que hubiera en la ejecucin de la Obra. EL PROYECTO y EL SUPERVISOR asumen responsabilidad por dichos vicios ocultos dentro del alcance de sus funciones.
E.7 La ENTIDAD instar a los responsables de EL PROYECTO para que en un plazo mximo de 30 das calendario levanten las observaciones y/o adopten los correctivos del caso. Transcurrido dicho plazo, y cuando corresponda implementar observaciones de carcter tcnico, LA COMISION se constituir obligatoriamente en obra.
E.8 Subsanadas las observaciones, el RESIDENTE DE OBRA solicitar al SUPERVISOR la recepcin de Obra, quien elevar un Informe a LA COMISION dando su conformidad. LA COMISION verificar las subsanaciones o correctivos y levantar el Acta de Recepcin de Obra.
E.9 En caso que no se hayan levantado las observaciones, LA COMISION realizar las siguientes acciones:
E.9.1 Cuando no se ha subsanado la Observacin Tcnica, se proceder a determinar el Valor Total de las partidas tcnicas observadas, valor que no ser considerado en la Valorizacin Tcnica Final Corregida de Obra. Luego se proceder a la recepcin de la Obra. El valor observado ser imputado a los ejecutores de la Obra.
E.9.2 Cuando corresponda a la Observacin Financiera, se determinar el valor de la documentacin (evidencias) observada, luego se restar del total de la Rendicin de Cuenta Documentada y se proceder a practicar la Liquidacin, considerando el ltimo valor determinado.
El Valor de la Documentacin observada se imputar al RESIDENTE DE OBRA y al ADMINISTRADOR DE OBRA.
En el plazo ms corto se informar a la Unidad Ejecutora a fin de efectuar las correcciones y tomar las acciones y medidas pertinentes, tomando en consideracin si dichas observaciones ponen en peligro la inversin efectuada y/o atentan a la seguridad de los usuarios de la va.
E.10 LA COMISION tendr un plazo no mayor de 30 das para efectuar la Liquidacin Tcnica y Financiera de la Obra, plazo contado a partir de la fecha de la formulacin del Acta de Recepcin de Obra sin observaciones.
E.11 La COMISION elaborar siete (07) ejemplares de la Liquidacin Tcnica - Financiera de la Obra (1 original y 6 copias) que sern
distribuidos de la siguiente manera:
E.11.1 COMISION ENTREGA A: 1. Direccin de Lnea
Original para Administracin Contabilidad 01 copia para Oficina de Auditoria Interna 01 copia para Planoteca 01 copia para Unidad Ejecutora 01 copia para Archivo de la Direccin de Lnea.
Nota.- La Direccin de Lnea, con informe previo del Coordinador de Obra, solicitar a su Unidad Ejecutora la aprobacin correspondiente mediante Resolutivo.
2. 01 COPIA para los Responsables de la Ejecucin de Obra (Residente de Obra y Administrador de Obra)
3. 01 COPIA para Archivo de LA COMISION E.11.2 DIRECCION DE LINEA ENTREGA A: 1. Jefatura de Unidad Ejecutora.
Original para Administracin Contabilidad 01 copia para Oficina de Auditora Interna 01 copia para Archivo de Unidad Ejecutora
2. 01 copia para Archivo.
3. 01 copia para Planoteca, adicionando toda la informacin tcnica (Cuaderno de Obra ms informes mensual y anual de obra). Adems complementado con el Resolutivo de Aprobacin (48 horas de aprobado).
E.11.3 JEFATURA DE UNIDAD EJECUTORA (despus de aprobado la Liquidacin Tcnica Financiera de la Obra) ENTREGA A:
1. Original ms Resolutivo de Aprobacin, para Administracin a la Oficina que haga sus veces, para que, a su vez, entregue a Contabilidad y disponga realizar ajuste contable pertinente segn sea el caso (cuenta de Gastos y/o Infraestructura Pblica)
2. 01 copia ms Resolutivo de Aprobacin, para Oficina de Auditora Interna, para prosecucin de lo indicado en el numeral E.9.1 y E.9.2 de persistir las observaciones; caso contrario, para conocimiento y fines.
3. 01 copia ms Resolutivo de Aprobacin para Archivo.
4. 02 copias del Resolutivo de Aprobacin para Direccin de Lnea (para adjuntar a las copias de Planoteca y Archivo).
E.12 LA COMISION es responsable de presentar oportunamente los documentos requeridos para la aprobacin de la Liquidacin de Obra, segn secuencia anterior.
E.13 De existir observaciones en la presentacin de la Liquidacin Tcnica Financiera, es responsabilidad tanto del Coordinador de Obra como de la Direccin de Lnea el realizar las acciones que correspondan contra los Rindentes, en coordinacin con la Administracin de la Unidad Ejecutora y alcanzar a la Oficina de Auditora Interna la informacin respectiva para la prosecucin del trmite.
E.14 La ejecucin de Obra se declarar concluida con la expedicin de la R.D. que aprueba la respectiva Liquidacin Tcnico Financiera, imputndose a la cuenta de Activo pertinente a efectos de realizar el control consiguiente.
F. APROBACION DE LA LIQUIDACION DE OBRA La Liquidacin de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa ser aprobada por la ENTIDAD (Unidad Ejecutora responsable del manejo presupuestal) mediante el acto administrativo correspondiente.
III. ESTRUCTURA DE LA LIQUIDACION DE OBRA.
LA COMISION presentar el Informe de Liquidacin de Obra, debidamente ordenado, firmado y foliado, de acuerdo a la siguiente estructura:
A. CARATULA, donde se indica: Nombre de la Entidad Nombre del Residente de Obra y Nombre del Administrador de Obra Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico En la parte central Liquidacin de Obra por la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa Nombre del Supervisor Mes y Ao de la ejecucin de la Liquidacin Lugar de sede de la Entidad.
B. INDICE, el contenido de la documentacin ser ordenado y numerado
C. ANTECEDENTES C.1 Aprobacin del Expediente Tcnico de Obra. C.2 Designacin del Residente de Obra y Administrador de Obra. C.3 De la designacin y/o seleccin del Supervisor o Inspector. C.4 Del inicio de los trabajos (Incluir Acta de Entrega del Terreno)
C.5 De la culminacin de los trabajos. C.6 De la Recepcin de la Obra. (Adjuntar copia del Acta de Recepcin definitiva de Obra).
D. ANALISIS
En concordancia con el numeral 11 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG, la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, designada mediante Resolucin....... N........ presenta el siguiente Informe de Liquidacin consistente en:
D.1 Liquidacin Tcnica de Obra. (Se adjunta el Anexo B como modelo para LA COMISION, cuyo contenido no es limitativo).
Nota En la Ficha de Liquidacin Tcnica de Obra, en el rubro 1.6.10 INVERSION o GASTO, se consignar el monto total determinado en la Conclusin de la Liquidacin Financiera.
D.2 Liquidacin Financiera sustentado con la Documentacin Financiera, indicando que ha sido aprobada con la conformidad de todas las Rendiciones de Cuenta y que no tiene cuentas por pagar. (Se adjunta el Anexo C como modelo para LA COMISION, cuyo contenido no es limitativo).
El Monto Final de Obra se precisar en la Conclusin de la Liquidacin Financiera, con la indicacin de las Asignaciones Presupuestarias. Si hubiera variacin con relacin al monto indicado en el ANALISIS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL correspondiente a la remesa neta del Ao Fiscal (AF), se precisar dichas variaciones en columna separada.
E. CONCLUSIONES E.1. Determinacin del monto final de la Obra.
E.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
E.3 Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.
E.4 Sealar si la obra permite ampliar o mantener el Patrimonio Vial del Estado, segn corresponda a la naturaleza y ejecucin presupuestal (Corriente Capital).
F. DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS
Indicar la relacin de documentos que se anexan en cada uno de los Informes de Liquidacin Tcnica y Liquidacin Financiera
ANEXO A
ACTA DE RECEPCION DE OBRA (Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico) (Km. ........ al km ........... )
Siendo las ...................... horas del da...... de .................. de ..................; se reunieron en el Campamento de ......................, ubicado en el Distrito de ......................, Provincia de ...................., Departamento de ...................., los integrantes de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, designada por Resolucin N ............. de fecha ..................., presidida por el Ing. ............. e integrada por el Ing. ........................... y el CPC . .................. Junto con el Supervisor de Obra Ing. ................................, el Residente de Obra Ing. ................. y el Administrador de Obra Sr............................, con el objeto de efectuar la recepcin de la Obra: ................................., cuyos trabajos corresponden al Ejercicio Fiscal correspondiente bajo la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa.
Luego de la revisin de la documentacin del Expediente Tcnico y de la constatacin fsica de la obra, se precisa lo siguiente:
I. ANTECEDENTES Con el fin de ejecutar la Obra de la carretera ................., el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, a travs de la .......................... procedi con la ejecucin de los trabajos descritos en el Expediente Tcnico por la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa (encargo, convenio), a cargo del Residente de Obra Ing..................... , designado con Resolucin N - MTC/15.17, los mismos que se realizaron entre el .
Los Datos Generales y Caractersticas Tcnicas de la Obra se encuentran establecidas en el Expediente Tcnico.
II. ESTADO ACTUAL DE LA VIA Concluido el recorrido de la carretera, se ha verificado que:
III. OBRAS EJECUTADAS Las obras ejecutadas en la Conservacin o Rehabilitacin o Mejoramiento o Construccin Vial, consistieron en lo siguiente:
IV. DOCUMENTACIN TECNICA 1. Expediente Tcnico: Aprobado con R.D. N 2. Informes Mensuales presentados desde el mes de ..................... hasta el mes de ........................, segn como se indica:
N INFORME MENSUAL (MES Y AO) FECHA DE RECEPCION EN DIRECCION DE LINEA O EQUIVALENTE NRO. REG.
3. Control de Laboratorio: Cuenta con estudios de canteras, aprobadas por la Oficina de Control de Calidad, segn consta en el folio. . . . . . . . del Expediente Tcnico.
4. La Obra cuenta con un equipo de laboratorio consistente en: Que han permitido realizar en forma parcial (o total) los controles durante el proceso de compactacin y que figuran en los Informes Mensuales.
El material empleado en el bacheo o en el afirmado no (si) ha sido zarandeado con mallas, efectundose una seleccin manual de los agregados mayores en el momento del extendido del material, as mismo presenta un comportamiento moderado frente a las solicitaciones del trfico vehicular (dependiendo de lo que realmente se observa).
5. Informe Final de Obra ha sido presentado con Oficio N ...........- MTC/...... de fecha........ 6. Cuaderno de Obra: La Obra dispone de. . . . . volmenes originales correspondiente al perodo del ......... al ............. (folio...... al folio......)
V. EJECUCION DE OBRA Fecha de inicio:
Fecha de trmino:
VI. PERSONAL DE OBRA RESPONSABLES DE LA OBRA Designados con las Resoluciones Vice Ministeriales N y respectivamente.
RESIDENTE DE OBRA ADMINISTRADOR DE OBRA COORDINADOR DE OBRA SUPERVISOR CONTABLE SUPERVISOR DE OBRA INGENIERO MECANICO.- Labor en el proyecto el Ing. ................ del.......... al
VII. EQUIPO MECANICO La Obra cuenta con la siguiente maquinaria: De propiedad del MTC:
VI. ASPECTO FINANCIERO ADMINISTRATIVO PRESUPUESTAL El CPC Sr............, luego del anlisis de la documentacin contable y financiera presenta el ANEXO C, mediante los cuales precisa los resultados de la liquidacin financiera realizada a la Obra, el mismo que se adjunta y forma parte del presente Acta.
VII. OTROS
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Siendo las..... horas del da de de y terminado la verificacin de la Obra in situ y no encontrado observaciones que efectuar, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye que es procedente dar por recepcionada la obra, firmndose el presente Acta de Recepcin en seal de conformidad.
POR LA COMISION POR EL PROYECTO
....................................................... ........................................................ ING. ING. PRESIDENTE DE LA COMISION RESIDENTE DE OBRA
........................................................ ........................................................ CPC. MIEMBRO DE COMISION ADMINISTRADOR DE OBRA .................................................. ................................................ ING. ING. MIEMBRO DE COMISION SUPERVISOR DE LA OBRA
ANEXO B
LIQUIDACION TECNICA DE OBRA (Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico) (Km........ al Km...........)
I. FICHA TECNICA DE LIQUIDACION DE OBRA
Que contendr como mnimo:
1.1 Datos generales Ubicacin Regin : Departamento: Provincia :
NATURALEZA DE LA OBRA: Conservacin, Mejoramiento, Rehabilitacin o Construccin de Carretera Afirmada
1.2 Nombre del proyecto y Cdigo Banco de Proyecto
1.3 Ejecutor de la Obra: 1.3.1 Unidad Ejecutora 1.3.2 Residente de Obra 1.3.3 Administrador de Obra 1.3.4 Coordinador de Obra 1.3.5. Supervisor Contable
1.4 Supervisor
1.5 Modalidad de Ejecucin: Ejecucin Presupuestaria Directa
1.6 Caractersticas Principales de la obra 1.6.1 Categora : 1.6.2 Red : 1.6.3 Longitud Total : kms 1.6.4 Tipo Sup. Rodadura : 1.6.5 Ancho Sup. Rodadura : 1.6.6 FECHA DE INICIO : 1.6.7 FECHA DE TERMINO : 1.6.8 META EJECUTADA : 1.6.9 VALORIZACION DE OBRA : 1.6.10 INVERSION O GASTO :
DEMOSTRACION:
DESCRIPCION S/. % OBSERVACIONES Personal y Obligaciones Bienes y Servicios Otros Gastos de capital TOTAL 100
1.7 Presupuesto Aprobado
1.8 Remesas Otorgadas
1.9 Plazo de Ejecucin Inicial Aprobado
1.10 Fecha de Inicio
1.11 Fecha de Culminacin Programada
1.12 Fecha de Culminacin Real
1.13 Costo Final de Obra
1.13 Costo/km
1.15 ndice Medio Diario
Sealar si cuenta con:
Programacin de Mantenimiento Vial Auditora de Seguridad Vial Tramo de Prueba Incorporacin a la Red Vial Nacional Ruta Vial a la que pertenece Entidad que se har cargo de su administracin y mantenimiento
1.16 DOCUMENTOS TECNICOS
- Expediente Tcnico - Informe Final de Obra - Acta de Recepcin de Obra - Cuaderno de Obra
II. ANTECEDENTES.
2.1 De la Aprobacin de la Ejecucin del Proyecto y la Designacin del Jefe de Proyecto y encargado Administrativo de la Obra
2.1.1 Indicar la existencia de Proceso de Pre Inversin.
2.1.2 Declaratoria de Viabilidad
2.1.3 Cdigo de Banco de Proyectos
2.1.4 Ejecutor del Expediente Tcnico.
2.1.5 BASE LEGAL PARA LA EJECUCION DE LA OBRA:
2.1.5.1 Resolucin de Contralora N 195-88-CG 2.1.5.2 Resolucin de Contralora N 72-98-CG 2.1.5.3 Resolucin de Aprobacin del Expediente Tcnico. 2.1.5.4 Contrato N -MTC/..... del....... o Convenio N ............. (Segn el caso indicar si es obra por Ejecucin Presupuestaria Directa o por Encargo o por Convenio). 2.1.5.5 De la Designacin del Residente de Obra y del Administrador de Obra.
2.1.5.5.1 Aprobacin de Bases en caso que Residente de Obra, Administrador de Obra, Supervisor o Inspector hayan sido seleccionados mediante proceso de seleccin.
2.1.5.5.2 Proceso de seleccin y Otorgamiento de la Buena Pro para el caso que el Residente de Obra o Administrador de Obra hayan sido sometidos a proceso de seleccin.
2.1.5.6 De la designacin y/o seleccin del Supervisor o Inspector.
2.1.5.6.1 Encargado de la Supervisin en la Entidad. 2.1.5.6.2 Del inicio de los trabajos (se incluir Acta de Entrega del Terreno)
2.1.6 De la culminacin de los trabajos.
2.1.7 De la Recepcin de Obra (Adjuntar copia del Acta de Recepcin Definitiva de Obra).
2.1.8 Documentacin Tcnica Econmica (Se adjunta RELACIN DE DOCUMENTACION TECNICA ECONOMICA al presente)
III. CONCLUSIONES
3.1 Determinacin del monto final de la Obra.
3.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
3.3 Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.
3.4 Sealar si la obra permite ampliar o mantener el Patrimonio Vial del Estado. Lima, ---------------------------- ----------------------------------- ING. ING. CIP CIP. Presidente de Comisin Residente y/o Responsable de UE
Notas:
En la Ficha de Liquidacin Tcnica de Obra, en el rubro 1.6.10 INVERSION o GASTO, se consignar el monto total determinado en la Conclusin de la Liquidacin Financiera, segn corresponda a la naturaleza y ejecucin presupuestal.
Una vez concluida la obra, el informe final ser presentado en un plazo no mayor de 20 das calendarios; los mismos que sern contados a partir del da siguiente de la culminacin de las actividades.
IV. ANEXO: RELACION DOCUMENTACION TECNICO - ECONOMICA
Obligatoriamente deber contener como Anexos sustentatorios segn corresponda los siguientes documentos.
1. Resolucin documento legal que designa a los responsables de las metas y recursos presupuestales asignados, Residente de Obra, Administrador de Obra.
2. Resolucin documento legal que apruebe el Expediente Tcnico, Presupuesto Base y Presupuestos Complementarios de ser el caso (adicional y Deductivo).
3. Copia de la Resolucin que autoriza la apertura de la cuenta corriente.
4. Copia del Acta de Recepcin de Obra.
5. Planos de Post Construccin, para el caso de obras de construccin, mejoramiento y, de ser necesario, de rehabilitacin.
6. Cuadernos de Obra (debidamente legalizados, llenado y firmados por el Residente de Obra y el Inspector o Supervisor,
7. Planilla de Metrados de Post Construccin
8. Memoria Descriptiva de las actividades ejecutadas, indicando los tramos trabajados (kilometraje - sector), con la planilla de los metrados realmente ejecutados.
9. Plano clave, indicando las progresivas de los puntos importantes as como los centros poblados, diferenciando claramente los tramos programados y ejecutados.
10. Grfico de avance lineal de obra, donde se resaltar las actividades programadas y ejecutadas.
11. Valorizacin Final de Obra, con las partidas consideradas en el Expediente Tcnico aprobado, y valorizacin complementaria, en caso de existir partidas nuevas, para los cuales debern aprobarse los nuevos precios unitarios.
12. Relacin de Remesas Recibidas y Grfico que considere lo programado, lo valorizado y lo invertido por cada mes.
13. Cuadro informativo de los importes y porcentajes de cada partida del Presupuesto de Obra.
14. Copia de los Informes Mensuales y de los Certificados de Control de Calidad de los materiales utilizados y los procesos constructivos respectivos as como los informes que sustenten el levantamiento de las observaciones tcnicas formuladas por los coordinadores de obra, supervisores, oficina de control de calidad y oficina de equipo mecnico.
15. Relacin del equipo mecnico donde se indicar el hormetro/odmetro desde el inicio hasta el trmino de la obra as como el Estado Situacional Real de cada una de las unidades. Asimismo, se precisar la cantidad de combustible utilizada por cada maquinaria y las horas maquina y/o Kms recorridos durante el periodo de ejecucin de Obra. Adems se indicar el ndice del consumo de combustible.
16. Documentos relacionados a la supervisin del equipo mecnico.
17. Relacin de reparaciones de envergadura, donde se indicar la: unidad, fecha de la reparacin, hormetro/odmetro, descripcin de la reparacin as como el costo que demand la misma.
18. Relacin de compras de repuestos de alto consumo (llantas, cuchillas, cantoneras, uas, etc.) donde se indicar: la unidad registro, odmetro/hormetro, fecha de la adquisicin descripcin del bien adquirido, el nmero de factura y el costo que demand la misma.
19. Relacin del personal de la Obra, indicando nombres completos, cargo desempeado y perodo laborado, profesin y/o grado de instruccin, DNI, categora y nmero de licencia de conducir.
20. Relacin de material en cancha (por mes y resumen final).
21. Relacin de Registro de Compras de Bienes y Servicios, de acuerdo al D.S. N 053-97-PCM del 28 de Octubre de 1997.
22. Inventario Fsico de Bienes del Proyecto al trmino de la Obra, diferenciando los bienes adquiridos con autorizacin escrita del rgano ejecutor.
23. Cuadro final de gastos clasificados y costos unitarios.
24. Cuadro comparativo del Presupuesto Analtico, entre lo considerado en el Presupuesto de Obra y lo realmente ejecutado. Se sustentarn las diferencias que pudieran existir
25. Cuadro de viajes en comisin de servicio.
26. Constancias de No Tener Adeudos en Essalud, ONP, AFP y otros
27. Fotocopia de la autorizacin y contrato de alquiler de camioneta (s).
28. Fotocopia de la autorizacin y contrato de alquiler de computadora(s).
29. Fotocopia del contrato de alquiler de oficinas y/o campamento.
30. Panel fotogrfico, antes durante y despus de ejecutada la obra.
31. Constancia de no tener reclamos de los trabajadores en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones y en el Ministerio de Trabajo y Promocin Social.
32. Copias de las Plizas de Seguros presentadas por el Residente de Obra as como por el Administrador de Obra, las que debern contar con la conformidad del rea de Administracin de la Entidad.
33. Otros documentos que considere importantes.
ANEXO C
LIQUIDACION FINANCIERA (Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tcnico) (km........ al Km........... )
I. INDIC E
II. INTRODUCCIO N
En cumplimiento a la R.D. N -MTC/..... de fecha, ............... el suscrito CPC........................., integrante de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, en reunin llevada a cabo en las Oficinas de la Obra: , ubicada en el Distrito de , Departamento de , recepcion la documentacin contable financiera y presupuestal de dicha Obra correspondiente al Ao Fiscal .... vigente, de parte del Administrador de Obra Sr...................................................., haciendo constar que nuestra labor ha desarrollar est relacionada bsicamente con la recepcin de la obra.
III. ANTECEDENTES Modalidad de Ejecucin :
11 Presupuestaria Directa
Fuente de Financiamiento : 1.0 Recursos Ordinarios (Tesoro Pblico)
Responsables de la Obra : (Anexo N 01)
Residente de Obra :
Administrador de Obra :
Cta. Cte. Bancaria :
IV. BASE LEGAL
4.1 Resolucin de Contralora N 195-88-CG del 18.07.88 4.2 Resolucin de Contralora N 72-98-CG del 18.07.88 4.3 Ley N 28128, Ley del Presupuesto de la Repblica, para el ao fiscal
2004. 4.4 R.D. N -MTC/.....del .../.../...., Aprobacin del Expediente Tcnico 4.5 R.D. N - MTC/ ...... del , Designacin de Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra. 4.6 Directiva N -MTC/......., Normas y Procedimientos para el Control de Gestin Presupuestal de los Proyectos y Actividades de la Unidad Ejecutora: ........................... 4.7 Directiva N - MTC/........, Normas para la Implementacin de los Proyectos Viales.
V. PROCEDIMIENTOS A TENER EN CONSIDERACIN EN LA DOCUMENTACIN FINANCIERA
5.1 Si entre las remesas recibidas del Ao Fiscal (AF) estuvieran incluidas remesas de pagos por devengados del Ao Fiscal anterior, stas se deducirn (restarn), por haber sido incluidas en la liquidacin del ejercicio anterior, obtenindose la remesa neta del Ao Fiscal vigente.
5.2 Si por el contrario, por excepcin, se presentaran, al 31 de Diciembre, obligaciones por pagar (Toda vez que no se ha entregado Remesas igual a su presupuesto de la Obra), se agregar (sumar) a la Remesa neta del Ao Fiscal vigente; cabe precisar que no existirn obligaciones por pagar en sobregiro con respecto al presupuesto de la Obra. Considerando stos devengados, se elaborar el Estado de Ejecucin Presupuestal consolidado al 31 de diciembre (Periodo en que se concluye la Obra).
5.3 Si al 31 de diciembre del ao anterior, existiera un stock en almacn como material en cancha, se aumentar (Sumar) a la remesa propia neta del AF sustentado con el Acta de transferencia y su respectivo Asiento Contable de Apertura registrado al 01 de Enero (inicio del periodo de Ejecucin de Obra).
5.4 Si al concluir la obra existiera un stock en almacn como material en cancha, se disminuir (Restar) a la remesa propia neta del AF y su saldo se demuestra en el Balance de Comprobacin (Conclusin de la Obra), mediante Cuenta 21 Suministros de Funcionamiento.
5.5 El Monto Final de la Obra se precisar en la Conclusin de la Liquidacin Financiera, con la indicacin de las Asignaciones Presupuestarias; si hubiera variacin con relacin al monto indicado en el ANALISIS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL correspondiente a la remesa neta del AF, se precisar dichas variaciones en columna separada.
VI. ASPECTOS FINANCIEROS
El perodo de ejecucin de la obra comprendi desde el mes de........ al mes de ........de ......, la misma que fue presupuestada en S/. De acuerdo al Expediente Tcnico aprobado con R.D. N -MTC/......, habindose recepcionado fondos por S/. , financiado por la Fuente de Recursos
Ordinarios (Anexo N 2), monto por el cual se han presentado Rendiciones de Cuenta documentada (Anexo N 03) con afectacin. (Existen 02 Casos: Gastos Corrientes y Gastos de Capital).
PRIMER CASO: Para Obras de Conservacin o Mantenimiento (Gastos Corrientes)
Programa : Sub-Programa : Actividad : Categora del Gasto : 5 Gastos Corrientes S/ Genrica del Gasto : 01 Personal y Obligaciones S/. 03 Bienes y Servicios S/. Modalidad de Ejecucin : 11 Presupuestal Directas S/.
ANALISIS DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
Los rubros de mayor consideracin en los gastos de la actividad de acuerdo al Estado de Ejecucin Presupuestal acumulado al 31 de diciembre (Anexo N 04), son los siguientes:
5.0.00 GASTOS CORRIENTES S/. (100%) 5.1.00 PERSONAL Y OBLIGACIONES S/. ( %)
5.1.10 Retrib. y Comp. Contrato a Plazo Fijo S/. 5.1.11 Obligaciones del Empleador S/. 5.1.13 Gastos Variables y Ocasionales S/.
5.3.00 BIENES Y SERVICIOS S/. ( %)
5.3.20 Viticos y Asignaciones S/. 5.3.23 Combustibles y Lubricantes S/. 5.3.24 Alimentos de Personal S/. 5.3.27 Servicios no Personales S/. 5.3.30 Bienes de Consumo S/. 5.3.32 Pasajes y Gastos de Transporte S/. 5.3.36 Tarifa de Servicios Generales S/. 5.3.39 Otros Servicios de Terceros S/.
TOTAL S/. (100%)
SEGUNDO CASO: Para Obras de Construccin, Mejoramiento y Rehabilitacin (Gastos de Capital)
Programa : Sub-Programa : Proyecto : Categora del Gasto : 6 Gastos de Capital S Genrica del Gasto : 5 Inversiones S/ Analtico del Gasto : 01 Personal y Obligaciones S/.
03 Bienes y Servicios S/. Modalidad de Ejecucin : 11 Presupuestaria Directa S/.
ANLISIS DE LA EJECUCIN PRESUPUESTAL
Los rubros de mayor consideracin en los costos del proyecto de acuerdo al Estado de Ejecucin Presupuestal acumulado al 31 de diciembre (Anexo N 04) son los siguientes:
6.0.00 GASTOS DE CAPITAL S/.---------------- (100%) 6.5.00 INVERSIONES S/.---------------- (100%) 6.5.00 PERSONAL Y OBLIGACIONES S/.---------------- (100%) 6.5.10 Retrib. y Comp. Contrato a Plazo Fijo S/.---------------- (100%) 6.5.11 Obligaciones del Empleador S/.---------------- (100%) 6.5.13 Gastos Variables y Ocasionales S/.---------------- (100%)
6.5.00 BIENES Y SERVICIOS S/.---------------- (100%) 6.5.20 Viticos y Asignaciones S/.---------------- (100%) 6.5.22 Vestuario S/.---------------- (100%) 6.5.23 Combustibles y Lubricantes S/.---------------- (100%) 6.5.24 Alimentos de Personal S/.---------------- (100%) 6.5.26 Materiales Explosivos y Municiones S/.---------------- (100%) 6.5.27 Servicios no Personales S/.---------------- (100%) 6.5.29 Materiales de Construccin S/.---------------- (100%) 6.5.30 Bienes de Consumo S/.---------------- (100%) 6.5.32 Pasajes y Gastos de Transporte S/.---------------- (100%) 6.5.36 Tarifa de Servicios Generales S/.---------------- (100%) 6.5.37 Alquiler de Bienes S/.---------------- (100%) 6.5.39 Otros Servicios de Terceros S/.---------------- (100%) TOTAL S/.---------------- (100%)
VII. MOVIMIENTO DE LA CTA. CTE. BANCO DE LA NACION Para la ejecucin de las obras de Conservacin y/o Inversin durante el Ao Fiscal, se asign por S/. ......., mediante las respectivas Autorizaciones de Compromisos y emitiendo la Oficina de Tesorera, Responsable del manejo de la Sub-Cuenta del Tesoro Pblico a cargo de la Unidad Ejecutora, ha emitido los correspondientes Comprobantes de Pago (Anexo N 02), los cuales han
sido depositados en la Cuenta Corriente N ...................del Banco de la Nacin (cuando su ejecucin corresponde a modalidad de Encargo). Practicada
Revisin del Movimiento correspondiente al ao fiscal, la cuenta corriente no refleja saldo disponible. Todos los cheques emitidos por la Obra (Anexo N 06), han sido cancelados por el Banco segn Extracto Bancario (Anexo N 05), y que las mismas han sido verificadas y conciliados con los registros del Libro Bancos a Diciembre y/o al Cierre de la ejecucin de la Obra.
VIII ABASTECIMIENTOS Se ha verificado que las Adquisiciones de Bienes y Servicios cuentan con los correspondientes registros de control y los procedimientos contables de Compromiso y Devengado son coincidentes y estn sustentadas con documentacin que exigen los Sistemas, siendo los siguientes: Factura y Gua de Remisin del Proveedor; Comprobantes de Pago, Ordenes de Compra (Ingresos) y Ordenes de Servicios y los Egresos de almacn estn respaldados con su respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSAS); en consecuencia, dichos movimientos estn sustentados con las Notas Contables pertinentes. El Saldo de materiales refleja por S/. ............. segn Balance de Comprobacin y se ha realizado la verificacin fsica de los bienes, segn Inventario que se adjunta.
IX. DEL EQUIPO MECANICO Segn (Anexo N 07), se detalla el Equipo Mecnico que trabaj en Obra.
X ASPECTO CONTABLE Los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad fueron verificados, encontrndose que los saldos de Balance de Comprobacin al 31 de diciembre a la conclusin de la Obra, efectuados los Ajustes contables(Conciliados) por las transferencias Recibidas y/o Entregadas, son similares con los saldos del estado de Ejecucin Presupuestal.
PRIMER CASO: Para Obras de Conservacin y/o mantenimiento (Perdidas) = Gastos Corrientes
El Balance de Comprobacin al 31 de diciembre, presenta el siguiente detalle:
21 Suministros de Funcionamiento S/. .................. 60 Consumo de Suministros S/. .................. 62 Gastos de Personal y Obligaciones Sociales S/. .................. 64 Servicios Prestados por Terceros S/. .................. 68 Provisiones del Ejercicio S/. ..................
SEGN ESTADO EJECUCION PRESUPUESTAL (5.0.00) S/......................
DIFERENCIA S/........................
SEGUNDO CASO: Para Obras de Construccin, Mejoramiento y
Segn Ajustes GASTO Cdigo D E T A LL E Ejec. Pptal de (+) (-) TOTAL
Rehabilitacin (INVERSION O ACTIVO) = Gastos de Capital
El Balance de Comprobacin al 31 de diciembre, presenta el siguiente detalle:
21 Suministros de Funcionamiento S/............. 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo S/............. 333 Construcciones en Curso S/................ 333.01 Por Ejecucin Presupuestaria Directa S/...............
La DIFERENCIA de S/. .............., es el resultado de SUMAR las obligaciones pendientes de pago del Ao Fiscal (+) los Saldos de materiales de Ejercicios Anteriores (+) las Transferencias Recibidas y RESTAR el Saldo Final de materiales (Sobrantes de Obra) y Transferencias Otorgadas.
XI. ASPECTO DE PERSONAL
El Proyecto ha contado con trabajadores contratados, para las labores Tcnicos Administrativas y de Campo, habindose cumplido con el pago de Remuneraciones, Leyes Sociales y Compensacin por Tiempo de Servicios, segn se aprecia en la Declaracin Jurada suscrita por los Responsables de la Obra (Anexo N 8).
XII. CONCLUSION
Al concluirse la evaluacin del rea Administrativa y Contable de la Obra (Proyecto o Actividad), se precisa que sus sistemas han sido accionados razonablemente, por cuanto se han implementado los controles necesarios para el normal funcionamiento de los procedimientos de gestin, ascendiendo su Liquidacin Financiera por el Ao Fiscal a S/. .. ........... Nuevos Soles, reflejndose en las asignaciones presupuestarias siguientes:
PRIMER CASO: PARA OBRAS DE CONSERVACION O MANTENIMIENTO (Gastos Corrientes)
5.0.00 GASTOS CORRIENTES S/. (100%) 5.1.00 PERSONAL Y OBLIGACIONESS/. ( %)
5.1.10 Retrib. y Comp. Contrato a Plazo Fijo S/. 5.1.11 Obligaciones del Empleador S/. 5.1.13 Gastos Variables y Ocasionales S/.
5.3.00 BIENES Y SERVICIOS S/. ( %) 5.3.20 Viticos y Asignaciones S/. 5.3.23 Combustibles y Lubricantes S/. 5.3.24 Alimentos de Personal S/. 5.3.27 Servicios no Personales S/.
Segn Ajustes INVERSION Cdigo D E T A LL E Ejec. Pptal de (+) (-) TOTAL
6.0.00 GASTOS DE CAPITAL 6.5.00 INVERSIONES S/. ------------- S/. ------------- ----------- ----------- ----------- (100%) ----------- (100%) 6.5.00 PERSONAL Y OBLIGACIONESS/. ------------- ----------- ----------- ( %) 6.5.10 Retrib. y Comp. Contrato a Plazo Fijo 6.5.11 Obligaciones del Empleador 6.5.13 Gastos Variables y Ocasionales S/. S/. S/.
6.5.00 BIENES Y SERVICIOS 6.5.20 Viticos y Asignaciones 6.5.22 Vestuario 6.5.23 Combustibles y Lubricantes 6.5.24 Alimentos de Personal
S/. S/. S/. S/. S/.
(
%)
6.5.27 Servicios no Personales 6.5.29 Materiales de Construccin 6.5.30 Bienes de Consumo
S/. S/. S/.
5.3.30 Bienes de Consumo S/. 5.3.32 Pasajes y Gastos de Transporte S/. 5.3.36 Tarifa de Servicios Generales S/. 5.3.39 Otros Servicios de Terceros S/.
TOTAL S/. (100%)
SEGUNDO CASO: PARA OBRAS CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO Y REHABILITACION (Gastos de Capital)
6.5.26 Materiales Explosivos y Municiones S/. 6.5.32 Pasajes y Gastos de Transporte S/. 6.5.36 Tarifa de Servicios Generales S/. 6.5.37 Alquiler de Bienes S/. 6.5.39 Otros Servicios de Terceros S/. ............ ............
TOTAL S/. (100%)
NOTA.- El Resultado final del Gasto Costo est en Valores Histricos, corresponde en relacin directa a las especificaciones tcnicas precisadas en el Informe Final de Obra.
XIII.- ANEXOS - DOCUMENTACION SUSTENTATORIA Se incluyen Anexos N 01 al N 13, como complemento de la Liquidacin Financiera de la Obra: ANEXO N 01: COPIA DE RESOLUCIONES Aprobacin de Expediente Tcnico Designacin de Responsables de Ejecucin (Residente de Obra Administrador de Obra).
Designacin de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra.
ANEXO N 02: RECURSOS RECIBIDOS Cuadro Demostrativo de las Remesas asignadas al Proyecto incluyendo fotocopia de las Autorizaciones de Compromiso (A/C), Comprobantes de Pago (C.P.) y/o Carta Orden; Sealando Mes de Compromiso Presupuestal, Monto Totalizado por Ao Fiscal.
Mes Calendario Referencia de Autorizacin de Compromiso (Copias de las Autorizaciones de Compromisos) Referencia del Comprobante de Pago de Tesorera MTC de la Unidad Ejecutora (Copia de los Comprobantes de Pago). Importe
ANEXO N 03: RENDICIN DE CUENTA PRESENTADAS Cuadro Demostrativo de la Rendicin de Cuenta presentados por los Recursos utilizados en la obra; deber incluirse copia de Oficios Memorndums cursadas por la entrega de cuenta documentada, adems debern incluirse copias del Memorndum e Informe de Conformidad del Revisor Contable (CPC), de ser el caso el Informe de Superacin de Observaciones.
El Cuadro indicar lo siguiente:
Mes Calendario. N de Oficio y Fecha (documento de remisin de las rendiciones). Importe Memorndum de envo a la Administracin con el Informe de Revisor Contable considerando razonable las rendiciones de cuenta. Hoja de Manifiesto Mensual de las Rendiciones de Cuenta (Adjuntar copias)
ANEXO N 04: ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL Incluirse los Estados de Ejecucin Presupuestal mensual Final acumulado (ltimo mes de Ejecucin) y un Consolidado (por mes), por los perodos ao Fiscal al que corresponda la Obra en Liquidacin.
La Obra reflejar en el Estado de Ejecucin Presupuestal Asignacin Especifica 51 Equipamiento y Bienes Duraderos, el costo de los Bienes de Activo Fijo adquiridos con los recursos presupuestales asignados a la Obra, los que contarn con la debida autorizacin de la ms alta Autoridad de la Unidad Ejecutora, siempre que no se cuente con Stock en los almacenes, adquiridos y utilizados por Obras anteriores y obras concluidas.
ANEXO N 05: EXTRACTOS BANCARIOS Extracto y conciliaciones bancarias a la conclusin de la obra (incluir demostracin del movimiento bancario durante el periodo de obra y al cierre del mismo): Fotocopia del Libro Caja y registro Auxiliar Banco mensual, reflejndose el saldo del movimiento. Resumen Consolidado del movimiento bancario al cierre de la Obra. Carta u Oficio dirigido al Banco de la Nacin solicitando cierre de la Cuenta
Corriente aperturada, incluyendo nmina y devolucin de cheques no utilizados. Copias de los extractos y conciliaciones bancarias (Enero / diciembre), por los perodos que comprende la obra en Liquidacin.
ANEXO N 06: CHEQUES GIRADOS POR CADA MES Copia de la Relacin de los cheques girados por mes (Enero / diciembre), es copia fiel de los informes adjuntos a la Rendicin de cuenta.
ANEXO N 07: RELACIN DE EQUIPO MECANICO, MAQUINARIAS Y VEHCULOS.
ANEXO N 08: DECLARACIN JURADA POR EL PAGO DE REMUNERACIONES, GRATIFICACIONES, LEYES SOCIALES Y COMPENSACIN POR TIEMPO DE SERVICIOS
ANEXO N 09: DECLARACIN JURADA DE NO ADEUDOS O PASIVOS AL CIERRE DE LA OBRA
ANEXO N 10: DEVENGADOS AO FISCAL (caso excepcional cuando tenga autorizacin de la Unidad Ejecutora)
ANEXO N 11: BALANCE DE COMPROBACIN AL CIERRE DE OBRA (Incluye anlisis de Cuentas e Inventarios)
ANEXO N 12: INVENTARIO FSICO AL CIERRE DE OBRA elaborado por el Administrador de Obra
La Administracin ser responsable de adjuntar el Inventario Fsico de dichos bienes, aadindose copias de la correspondiente Orden de Compra, Comprobante de Pago y factura por el importe pagado (cheque girado).
Se adjuntar Inventario de los Saldos de almacn Cuenta 21 Suministros de Funcionamiento, por las existencias de Almacn y Materiales en Cancha lo cual deber reflejarse en el Balance de Comprobacin y rebajando del costo de Obra en la Liquidacin Financiera.
Fecha,
.................................................. ............................................................... ING. Sr. RESIDENTE DE OBRA ADMINISTRADOR DE OBRA
............................................................................. CPC. MIEMBRO COMISION RECEPCION DE OBRA