LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: EVOLUCIN Y

DESARROLLO

Alejandro HERNANDEZ TRASOBARES
Departamento de Economa y Direccin de Empresas
Universidad de Zaragoza


SUMARIO: I. Introduccin: definicin de sistema de informacin y clasificacin. II.
Evolucin de los sistemas de informacin. III. Los sistemas estratgicos de informacin.
IV. Desarrollo de los sistemas de informacin. V. xito y fracaso de los sistemas de
informacin. VI. Conclusiones

I. INTRODUCCIN: DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN Y
CLASIFICACIN

Durante los ltimos aos los sistemas de informacin constituyen uno de los
principales mbitos de estudio en el rea de organizacin de empresas. El entorno
donde las compaas desarrollan sus actividades se vuelve cada vez ms complejo. La
creciente globalizacin, el proceso de internacionalizacin de la empresa, el incremento
de la competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de
las tecnologas de informacin, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la
reduccin de los ciclos de vida de los productos originan que la informacin se
convierta en un elemento clave para la gestin, as como para la supervivencia y
crecimiento de la organizacin empresarial. Si los recursos bsicos analizados hasta
ahora eran tierra, trabajo y capital, ahora la informacin aparece como otro insumo
fundamental a valorar en las empresas.

A la hora de definir un sistema de informacin existe un amplio abanico de
definiciones
1
. Tal vez la ms precisa sea la propuesta por Andreu, Ricart y Valor
(1991), en la cual un sistema de informacin queda definido como: conjunto formal de
procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo a las
necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la
informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de
direccin y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma
de decisiones necesarios para desempear funciones de negocio de la empresa de
acuerdo con su estrategia.

Todo sistema de informacin utiliza como materia prima los datos, los cuales
almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final informacin, la cual
ser suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo adems un proceso de
retroalimentacin o feedback, en la cual se ha de valorar si la informacin obtenida se
adecua a lo esperado (Ver figura 1).


1
Otras definicin de sistema de informacin seran las propuestas por K y J Laudon (1996), para los
cuales un sistema de informacin es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan,
almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y
visin de una organizacin.
1













Figura 1. Sistema de Informacin de la Organizacin empresarial: funciones

Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un
sistema de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general
cualquier agente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto
de trabajo) y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de
almacenamiento de la informacin y de las telecomunicaciones).

En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas de
informacin se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los
programas informticos
2
. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar
nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar comercio
electrnico, pero ello no implica que exista en su organizacin un sistema de
informacin. Un sistema de informacin abarca ms que el aspecto meramente
computacional, pues no slo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino tambin
el modo de organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria para el
correcto funcionamiento de la empresa.

Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseer
conocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que pueden
utilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugar
tendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin para
posteriormente establecer las necesidades de informacin y adquirir las herramientas
necesarias para el desarrollo del sistema de informacin.

Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cuales
se resumen a continuacin:

- apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacin
ha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para su
correcto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la

2
Suelen confundirse los sistemas de informacin con las tecnologas de informacin. Los equipos
informticos, software y equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de informacin. El
sistema de informacin es un concepto ms amplio, pues establece cules son las necesidades de
informacin de la empresas, cmo las va a solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va a
emplear.
Almacenamiento

Procesamiento
Informacin final
Retroalimentacin
Datos
Uso
informacin

SISTEMA DE INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN
2
actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de
planificacin a largo plazo de la empresa.

- proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de la
empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por
la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos los
departamentos de la empresa y a la gestin global de la organizacin.

- adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la empresa:
conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen nuevas
necesidades de informacin que han de ser satisfechas por el sistema de
informacin, evolucionando este ltimo adecundose a las nuevas
circunstancias del entorno.

- interacturar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo que
estos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades de
un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de
informacin constituyen un punto clave en el xito o fracaso.

Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de informacin ha de
ser capaz recibir y procesar los datos del modo ms eficaz y sin errores, suministrar los
datos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar la
informacin poco til evitando redundancias, almacenar los datos de modo que estn
disponibles cuando el usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la
perdida de informacin o la intrusin de personal no autorizado o agentes externo a la
compaa y generar informacin de salida til para los usuarios de sistemas de
informacin, ayudando en el proceso de toma de decisiones.

A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una gran variedad de
criterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologas de sistemas de
Informacin que nos podemos encontrar:

Tipo de Sistema de Informacin Tipos
Grado de formalidad Formales
Informales
Automatizacin Manuales
Informticos
Relacin con la toma de decisiones Estratgicos (alta direccin)
Gerencial (nivel intermedio)
Operativos (control operativo)
Funcionalidad Gestin comercial
Gestin contable
Gestin financiera
Gestin de Recursos Humanos
Gestin de la Produccin
Grado Especializacin Especficos
Generales
Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca Bravo, 2000 y Edwars, Ward y
Bythesway, 1998)
3
Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996).
En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentes
niveles de la organizacin empresarial. La organizacin consta de 4 niveles bsicos: un
nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel del
conocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la informacin
(generalmente el departamento de informtica), un nivel administrativo (abarcara a los
gerentes intermedios de la organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de la
empresa).

Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin de
sistemas de informacin:

a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informticos
encargados de la administracin de aquellas operaciones diarias de rutina
necesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas, seguimiento
de pedidos, auditora, registro y datos de empleados). Estos sistemas
generan informacin que ser utilizada por el resto de sistemas de
informacin de la compaa siendo empleados por el personal de los niveles
inferiores de la organizacin (Nivel Operativo)

b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas de
informacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin en
la creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa
(estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel de
conocimiento

c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas informticos
empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan
la informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador de
textos, agendas electrnicas, hojas de calculo, correo electrnico,...); se
encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los
Sistemas de Trabajo del Conocimiento

d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas de
informacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin,
control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades
ordinarias (control de inventarios, presupuestacin anual, anlisis de las
decisiones de inversin y financiacin). Son empleados por la gerencia y
directivos de los niveles intermedios de la organizacin.

e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informticos
interactivos que ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma de
decisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la resolucin
de problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de precios y
beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados por la
gerencia intermedia de la organizacin.

4
f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a nivel
estratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones estratgicas
mediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados
por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la estrategia
general de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos, plan de
operaciones, planificacin de la mano de obra).

Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn las
diferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y produccin,
finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas reas existe un
conjunto especifico de aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de estar
coordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa tendr problemas de
intercambio de datos entre las diferentes reas, aparecer la existencia de redundancia
de datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Por
ello resulta clave la correcta planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin
tal como veremos en los apartados posteriores.

II. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los ltimos aos
hasta constituir los denominados sistemas de informacin estratgicos. Primeramente
los Sistemas de Informacin empresariales eran considerados como un instrumento
simplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual se
facilitaban los tramites y reduca la burocracia. Su finalidad era bsicamente llevar la
contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo.

Posteriormente el desarrollo de la informtica
3
y las telecomunicaciones
permitieron incrementar la eficacia en la realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en el
desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el menor
espacio posible, lo cual aument en las organizaciones el inters en los sistemas de
informacin. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las
tecnologas y sistemas de informacin permitan a la empresa obtener mejores
resultados que sus competidores, constituyndose por si mismas como una fuente de
ventaja competitiva y una poderosa arma que permita diferenciarse de sus
competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de
informacin se constituyeron como una de las cuestiones estratgicas de la empresa,
que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificacin empresarial.

Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de informacin en
desarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir
del tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de informacin para la
administracin y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones as como los
sistemas estratgicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de informacin,

3

3
El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania,
el denominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con el desarrollo
de los transistores, circuitos integrados, miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y
sobre todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permiti a la empresa disponer de
equipos ms veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor
espacio. Para ampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E., 1994
5
partiendo de los niveles inferiores de la organizacin hasta abarcar al equipo directivo
de la empresa.

A la hora de analizar el progreso de los sistemas de informacin, uno de los
trabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron
la evolucin de los sistemas de informacin basndose en la evolucin de las
tecnologas de informacin (Ver tabla 2). En la medida en que se desarrollaron los
equipos informticos, el software, el hardware, las bases de datos y las
telecomunicaciones, los sistemas de informacin fueron adquiriendo una mayor
relevancia en las organizaciones, empezndose a considerar como un elemento ms del
proceso de planificacin.

Etapas de la Evolucin de los
sistemas de informacin
Caractersticas
1. Iniciacin Introduccin de la informtica en la empresa
Aplicaciones informticas orientadas a la
mecanizacin y automatizacin de los procesos
ordinarios
Escaso gasto en informtica y escasa formacin
del personal
2. Contagio La aplicacin de las tecnologas de informacin
originan resultados espectaculares
Difusin de las tecnologas de informacin en
todas las reas de la empresa
Aumenta la cualificacin del personal
Existe gran descoordinacin y poca planificacin
en el desarrollo de los sistemas de informacin
3. Control La alta direccin de la organizacin se preocupa
de los sistemas de informacin como consecuencia
del alto coste en ellos
Centralizacin de los proyectos de inversin en
tecnologas de informacin
4. Integracin Se controla el incremento del gasto
Se produce la integracin de los sistemas de
informacin existentes en las distintas reas de la
empresa
Mejora y perfeccionan los sistemas de
informacin
5. Administracin de la
informacin
El sistema de informacin adquiere una
dimensin estrategia en la empresa
Descentralizacin de ciertas aplicaciones
informticas
6. Madurez Desarrollo de los Sistemas de informacin en los
niveles superiores de la organizacin apareciendo los
Sistemas Estratgicos de informacin
Adquiere gran importancia la creatividad y la
innovacin
Tabla 2. Fuente: Gibson y Nolan 1974

6
Esta clasificacin de la evolucin de los sistemas de informacin pueden
agruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu, Ricart y Valor (1991):

a) Introduccin de la informtica en la organizacin: los sistemas de informacin se
aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las
computadoras y los sistemas informticos para mejorar el proceso de contabilidad,
elaborar nminas y facturacin buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en
la realizacin de dichas operaciones. Existe una carencia de formacin por parte de
los empleados de la organizacin en dichos sistemas y no hay profesionales que
puedan resolver dichos problemas dentro de la compaa.

b) Etapa de contagio de las aplicaciones informticas: tras observar como la
aplicacin de los sistemas informticos en algunas reas de la empresa originan
importantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de
la empresa. Dicho contagio se desarrolla sin ninguna planificacin por parte de la
organizacin, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la
formacin del personal en las tecnologas de informacin y en las aplicaciones
informticas, existiendo ya en la organizacin personal capaz de solucionar los
problemas planteados en el manejo del sistema de informacin.

c) Coordinacin de los Sistemas de Informacin y los objetivos de la empresa: los
sistemas de informacin son utilizados en la totalidad de la organizacin y ya son
tenidos en cuenta por parte de la direccin como un elemento fundamental de la
empresa. Se empiezan a elaborar procedimientos de planificacin de los sistemas de
informacin y aparece la necesidad de usar los sistemas de informacin como un
medio de cumplimiento de los objetivos de la empresa

d) Aparicin de los Sistemas Estratgicos de informacin: los sistemas de
informacin son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal
modo que al elaborar la estrategia general de la compaa se establece la
planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin como otros de los aspectos
clave dentro del proceso directivo.

III. LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIN

En la ltima etapa de evolucin, los sistemas de informacin constituyen los
denominados Sistemas Estratgicos de Informacin. Monforte (1994) define sistema
estratgico de informacin como: aquel sistema de informacin que forma parte del
ser de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien
por que est unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los
productos, operaciones o toma de decisiones. K y J Laudon (1996) a su vez definen
sistemas estratgicos de informacin como: sistemas computacionales a cualquier nivel
en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del
medio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja competitiva.
De ambas definiciones podemos destacar el concepto ventaja competitiva,
relacionado directamente con la estrategia de la empresa. La ventaja competitiva de una
empresa se entiende como aquella caracterstica de una empresa que la diferencia del
resto de competidores colocndola en una posicin relativa superior para competir
4
.

4
Ver Navas Lopez , J.E. y Guerras Martn, L.A. (2002)
7
Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control por parte de una
empresa de una caracterstica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su
eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posicin de
superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo as se
lograrn los resultados para la organizacin.

As un sistema de informacin permitira a una organizacin obtener unos
mejores resultados que el resto de agentes de la economa. La empresa se beneficiara
de una reduccin de costes en la fabricacin del producto, reduccin del coste de
comunicacin entre las diferentes reas de la empresa, mejor coordinacin entre los
diferentes niveles jerrquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y
clientes, rpida adaptacin a las necesidades del consumidor, disminucin del tiempo de
entrega del producto, etc. De este modo se reforzara la posible estrategia seguida por la
empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciacin del
producto y concentracin
5
.

Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de informacin como un
elemento estratgico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma
coherente con su estrategia, se enfrentarn a una gran diversidad de problemas: los
competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar
con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables con
los sistemas de informacin actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de
esfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestin inadecuada de la informacin, mala
eleccin de las tecnologas de la informacin, ... De este modo los sistemas estratgicos
de informacin permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos y
lograr un crecimiento de la organizacin. Una organizacin puede plantearse utilizar el
modelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las
amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar en
consecuencia.


















Figura 2: Ncleo Competitivo de Porter (1982)

5
Ver Estrategia Competitiva , Porter (1982)
Empresa
Competidores
actuales
Proveedores
Clientes
Nuevos entrantes
Productos y
servicios
sustitutivos
8
Partiendo de dicho modelo, los sistemas de informacin nos serviran para poder
competir y obtener unos mejores resultados:

a) Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de informacin permitirn
mejorar el control de los canales de distribucin y aprovisionamiento para
limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los
sistemas de informacin para adecuar mejor nuestros productos a las
necesidades del cliente, explotar economas de escala con el fin de reducir
precios y competir ante una posible guerra de precios con las empresas
adversarias, siendo ms agresivos en la estrategia de liderazgo en costes.

b) Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir una
mejor adaptacin a las necesidades del cliente, establecer una correcta
adecuacin de calidad-precio de nuestro producto, identificar ms fcilmente
las necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentos
del mercado

c) Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de informacin
constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de
marca de la compaa.

d) Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de informacin
pueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con los
proveedores y los compradores de nuestro producto.

La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando el
producto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la
compaa cree ms valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en
costes (los sistemas de informacin permiten disminuir los costes de comunicacin e
intercambio de la informacin dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste
tanto en tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentracin
(utilizando una estrategia similar a las anteriores pero concentrndonos en un segmento
concreto del mercado).

IV. DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

La consecucin de una ventaja competitiva utilizando los sistemas de
informacin depender en gran medida del correcto desarrollo y puesta en
funcionamiento del sistema de informacin. El desarrollo de un sistema de informacin
no resulta sencillo. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologas de
informacin sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compaa fracasarn,
poniendo en peligro la supervivencia de la empresa. Por ello resulta fundamental los
pasos a seguir en el desarrollo de los sistemas de informacin.

El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin constara de siete etapas
fundamentales.

1. Definicin del proyecto: en esta etapa se determinara si la empresa presenta
problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantacin de un sistema
de informacin. En ella se identificarn cuales son los objetivos del uso de los
9
sistemas de informacin y como estos se ubican dentro de la estrategia global de la
compaa. En esta fase resulta fundamental que la alta direccin considere los
sistemas de informacin como un arma estratgica y crea realmente en ello.

2. Anlisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas de la
organizacin estos sern analizados ms detenidamente, identificando las causas
que lo originan y planteando diversas soluciones. En esta fase se producir un
estudio de factibilidad, para ver si las soluciones son posibles dados los recursos que
posee la organizacin. Hablaremos de tres tipos de factibilidad:
- factibilidad tcnica: para que la solucin pueda ser implantada hemos de
analizar si la empresa posee los medios informticos adecuados, o bien si
hemos de adquirirlos en el exterior
- factibilidad econmica: se realizara un estudio y valoracin econmica de la
solucin comprobando que los beneficios de la mejora superan los costes de
la implantacin o modificacin de los sistemas de informacin
- factibilidad operativa: hemos de valorar si la solucin propuesta es deseable
data la organizacin interna de la empresa
3. Diseo de Sistemas: una vez elegida aquella solucin que resuelva los problemas,
se detallar cmo el sistema de informacin satisface los requisitos planteados por
la organizacin. A la hora de disear los sistemas, hemos de indicar que
componentes de los sistemas de informacin utilizaremos (nivel hardware, software
y tecnologa de las telecomunicaciones) y como se relacionarn dichos componentes
entre s. De esta forma se producir las especificaciones del sistema de informacin

4. Programacin: se traducirn las especificaciones del sistema desarrolladas en la
etapa anterior, llevndose a cabo la programacin y el desarrollo del software

5. Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de
informacin ser necesario lleva a cabo un proceso exhaustivo y profundo para
determinar si el sistema de informacin funciona en diversas condiciones y si los
resultados se corresponden con lo que se esperaba. A la hora de establecer las
pruebas, las empresas pueden realizarlas de tres tipos:

- pruebas de programas: los diversos programas elaborados se probaran o
separado, con el fin de garantizar que cada uno de ellos esta libre de errores
- pruebas al sistema: se probar el sistema de informacin como un todo. La
finalidad ser el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, puesto que
en ocasiones puede que los programas funcin correctamente de forma
individual, pero a la hora de funcionar en conjunto el sistema de informacin
no ofrezca los resultados esperados por la empresa
- pruebas de aceptacin: pruebas realizadas por los usuarios finales del
sistema de informacin. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la
certificacin final del correcto funcionamiento del sistema de informacin

6. Conversin: una vez comprobado que el sistema de informacin funciona
correctamente se llevar a cabo la implantacin de este, o bien la sustitucin del
antiguo sistema de informacin por el nuevo. A la hora de llevar a cabo esta
conversin, las organizaciones van a poder optar por diversas estrategias:


10
- la denominada estrategia en paralelo. En ella durante un periodo de tiempo
ambos programas van a convivir y utilizarse, funcionando tanto el nuevo
sistema de informacin como el antiguo. Esta estrategia es la ms fiable y
segura, aunque sin embargo es la ms costosa y podemos obtener
informacin redundante

- se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejos sistema de
informacin por el nuevo en una fecha determinado. Esta estrategia sera la
menos costosa, sin embargo ante cualquier problema que surja se puede
originar la paralizacin de la actividad de la empresa. Igualmente requiere
que el personal de la compaa haya recibido formacin sobre el nuevo
sistema de informacin, si no nos encontraremos con empleados incapaces
de saber manejar el nuevo sistemas de informacin

- llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de informacin
se utiliza en un rea limitada de la compaa y tras comprobar su correcto
funcionamiento se instala en la totalidad de la compaa. Sera una mezcla
de las dos estrategias anteriores

7. Produccin y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de informacin
se dice que el sistema est en produccin. A partir de aqu existir un proceso
constante de evaluacin del sistema de informacin por parte de los usuarios y
personal especializado. Tras ello se identificaran nuevos errores y se plantear la
correccin de estos.

La totalidad de las fases analizadas constituiran el denominado ciclo de vida de
los sistemas de informacin. Sin embargo para muchas compaas desarrollar el
sistema de informacin siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle
muy costoso tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendran dados por
los continuos cambios de los requisitos de la informacin que puede originar que un
sistema de informacin quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las
empresas a la hora de desarrollar un sistema de informacin puede optar por otro
conjunto de estrategias que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los
conseguidos utilizando el ciclo de vida de los sistemas de informacin.

Otras posibles estrategias a adoptar por las empresas seran las siguientes:

- elaboracin de prototipos: la empresa desarrolla un sistema de
informacin no funcional, el cual ser una versin preliminar del sistema de
informacin total. La elaboracin de un prototipo supone la reduccin de las
etapas seguidas en el ciclo de vida de sistemas, buscando la rapidez en el
desarrollo y la reduccin de costes tanto en tiempo como en dinero. Los
prototipos son evaluados por los empleados en su puesto de trabajo y se van
continuamente adaptando a las necesidades de estos. Una vez que se
comprueba su correcto funcionamiento el prototipo se ir extendiendo por el
resto de reas de la empresa.

Indicar que el principal problema del uso de prototipos es su superficialidad,
pues en muchas ocasiones la empresa se centra en la reduccin de costes
olvidndose de las necesidades de informacin de la empresa, falta
11
elaboracin de documentacin sobre el funcionamiento del prototipo lo cual
puede originar el desconocimiento del funcionamiento del prototipo y la
ausencia de pruebas para comprobar el correcto funcionamiento del
prototipo. Suelen utilizarse en organizaciones pequeas o con bajas
necesidades de informacin; en grandes organizaciones no son muy
recomendables.

- paquetes de software de aplicaciones: adquisicin por parte de la empresa
de paquetes de software de aplicaciones ya existentes en el mercado y que
utilizar para manejar la informacin. Resulta una solucin muy sencilla
para las organizaciones, pues la empresa simplemente adquiere el programa
y lo instala en la organizacin.. Los paquetes de software suelen ser
aplicarse a una gran variedad de reas de la empresa (nominas, contabilidad,
personal...) y son muy tiles cuando la empresa no dispone del suficiente
capital para poder desarrollar por ella misma el sistema de informacin.

Sin embargo el principal inconveniente sera la ausencia de flexibilidad de
estos para adaptarse a las necesidades especificas de la empresa. Ha de
valorarse pues cuestiones tales como los recursos que posee la empresa, las
funciones del software, el esfuerzo de instalacin y mantenimiento del
paquete de software, el coste y la facilidad de manejo de este.

- Desarrollo por los usuarios finales: el desarrollo de las aplicaciones
informticas durante los ltimos aos tales como las hojas de calculo,
editores de texto, bases de datos,... permite que sean los propios usuarios
finales quienes elaboren y desarrollen sus propios sistemas de informacin,
existiendo una escasa participacin por parte de los especialistas tcnicos.
Esta solucin permite un mayor control del sistema por parte de los usuarios
as como el ahorro en coste.

Sin embargo los principales inconvenientes seran la excesiva proliferacin
de sistemas de informacin sin control, el no-cumplimiento de unos mnimos
de calidad y la falta de valoracin de la organizacin desde un punto de vista
global.

- Subcontratacin de los sistemas de informacin: la empresa decide
contratar a empresas externas para que desarrollen los sistemas de
informacin de la organizacin. Las empresas se beneficiaran del
aprovechamiento de economas de escala por parte del proveedor, se
aseguraran de calidad en el servicio, no existira incertidumbre en los costes
y la adaptacin a las necesidades de las empresas sera ms adecuada.

Por otro lado subcontratar supone una cierta perdida de control por parte de
la empresas, siendo clave el poder negociador con el proveedor de los
servicios informticos. Igualmente informacin considerada como
estratgica por la organizacin es conocida por organizaciones ajenas a la
empresa, surgiendo adems una dependencia del proveedor.

En la siguiente tabla comparamos los diferentes enfoque de desarrollo de
sistemas:
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Enfoque Caractersticas Ventajas Desventajas
Ciclo de vida de
Sistemas
Secuencial
Realizacin de un proceso formal
Especificaciones y aprobaciones por
escrito
Los usuarios tienen un papel limitado
Necesario para Sistemas y
proyectos muy complejos y
grandes
Lento y costoso
No estimula los cambios en la
organizacin
Se ha de elaborar mucha
documentacin
Elaboracin de
prototipos
Requerimientos especificados
dinmicamente con Sistema experimental
Proceso rpido, informal e iterativo
Los usuarios interactuan rpido con el
proceso
Rpido y barato
Util cuando existe
incertidumbre en los requisitos de
informacin o los usuarios finales
son importantes
Inadecuado para Sistemas grandes y
Complejos
Puede ser superficial al obviar el
anlisis, documentacin y pruebas
Paquete de
software para la
aplicacin
El software comercial evita necesidad
de programas desarrollados internamente
Se reducen el diseo,
programacin, instalacin y
mantenimiento
Ahorro en tiempo y coste
Disminuye la necesidad de
poseer recursos internos
Puede no satisfacer los
requerimientos de la institucin
Puede no desempear bien algunas
funciones

Desarrollo de
usuarios finales
Sistemas creado por y para usuarios
finales
Rpido e informal
Poca influencia especialistas de la
Informacin
Usuarios controlan la
construccin de los Sistemas
Ahorra el coste y tiempo de
desarrollo
Proliferacin excesiva de sistemas
sin interconexin entre ellos
En muchas ocasiones no cumplen las
normas de calidad
Fuentes externas Sistemas construidos y operados por
proveedores externos
Reduce y controla mejor los
costes
Se obtienen sistemas cuando
existe carencia de recursos en la
empresa
Perdida de control sobre el rea de
Sistemas de Informacin
Dependencia de la direccin tcnica
y la prosperidad de los proveedores
externos

Tabla 3. Comparacin de enfoques de desarrollo de sistemas
13
V. XITO Y FRACASO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

El desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin en muchas
ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto coste para la empresa y la prdida
de recursos que se podan haberse utilizado en usos alternativas. A continuacin vamos
a realizar un anlisis a modo de resumen de las principales causas que originan el
fracaso de los sistemas de informacin:

a) Falta de alineacin entre los sistemas de informacin y la estrategia
empresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas de
informacin como un mero instrumento que simplifica la burocracia sin
valorar las ventajas estratgicas que estos presentan.

b) Escaso apoyo de la administracin: la alta direccin de la compaa ha de
percibir realmente que los sistemas de informacin constituyen un arma
estratgica. Adems ha de existir una predisposicin a cambiar la
organizacin empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de
informacin.

c) Mala identificacin de las necesidades de informacin: las empresas
implantan las tecnologas de informacin sin previamente haber realizado
un proceso de determinacin de las necesidades de informacin y como
estas pueden ser satisfecha utilizando adecuadamente los sistemas de
informacin.

d) Escasa involucracin o influencia del usuario final: a la hora de disear
el sistema de informacin resulta fundamental contar con la opinin del
usuario final, el cual va a ser quien utilice el sistema de informacin. Por
ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a colaborar en el diseo
del sistema.

e) Nula formacin del personal: se requiere siempre la realizacin de
actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas
informticas a utilizar en la empresa.

VI. CONCLUSIONES

Los sistemas de informacin constituyen uno de los aspectos estratgicos claves
para el buen hacer de la empresa. Para ello es necesario que la totalidad de la
organizacin est concienciada de su utilidad, tanto por parte de la alta direccin, la cual
ha de tenerlos en cuenta a la hora de realizar el proceso de planificacin estratgica de la
empresa, como por parte de los distintos usuarios de la empresa. Ha de existir una
poltica de informacin y motivacin dentro de la empresa. Si esto se lleva a cabo, la
empresa lograr superar a sus competidores, podr aumentar su poder de negociacin e
incluso podr evitar la entrada de nuevos competidores logrando la denominada
ventaja competitiva sostenible.

A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de informacin ha de
realizarse por parte de la empresa un alineamiento de la estrategia global de la compaa
y los sistemas de informacin, identificando las principales necesidades y evaluando los
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distintos mtodos de satisfaccin, teniendo presente en todo momento cules son las
tecnologas de informacin disponibles en el mercado y como estas pueden utilizarse.
Adems han de definirse claramente cuales son los objetivos de los sistemas de
informacin.

El proceso de desarrollo de los sistemas de informacin afectar en gran medida
al xito o fracaso de la organizacin; las organizaciones tendrn que adecuar los
sistemas de informacin a sus recursos de capital y las necesidades de la organizacin.
La posesin de la compaa los ordenadores ms avanzados, los mejores programas y la
mejor red de telecomunicaciones no resulta indicativo de un mejor sistema de
informacin, pues en ocasiones puede que con tecnologas de informacin ms
modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la compaa. Por ello toda
empresa ha de considerar los sistemas de informacin como un todo, un elemento ms
de su poltica de negocio.


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