i

T.C. ANADOLU NVERSTES YAYINI NO: 2965

AIKRETM FAKLTES YAYINI NO: 1920









TOPLANTI VE SUNU TEKNKLER




Yazarlar
r.Gr. Orkun EN (nite 1-4)
Do.Dr. Hasan ALIKAN (nite 5, 6)

Editr
Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN










ANADOLU NVERSTES





ii
Bu kitabn basm, yaym ve sat haklar Anadolu niversitesine aittir.
Uzaktan retim tekniine uygun olarak hazrlanan bu kitabn btn haklar sakldr.
lgili kurulutan izin almadan kitabn tm ya da blmleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayt
veya baka ekillerde oaltlamaz, baslamaz ve datlamaz.

Copyright 2013 by Anadolu University
All rights reserved
No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted
in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without
permission in writing from the University.



UZAKTAN RETM TASARIM BRM

Genel Koordinatr
Do.Dr. Mjgan Bozkaya

Genel Koordinatr Yardmcs
Do.Dr. Hasan alkan

retim Tasarmclar
Yrd.Do.Dr. Seil Banar
r.Gr.Dr. Mediha Tezcan

Grafik Tasarm Ynetmenleri
Prof. Tevfik Fikret Uar
r.Gr. Cemalettin Yldz
r.Gr. Nilgn Salur

Kitap Koordinasyon Birimi
Uzm. Nermin zgr

Kapak Dzeni
Prof. Tevfik Fikret Uar
r.Gr. Cemalettin Yldz

Grafiker
Glah Karabulut


Dizgi
Akretim Fakltesi Dizgi Ekibi


Toplant ve Sunu Teknikleri


ISBN
978-975-06-1627-3

1. Bask


Bu kitap ANADOLU NVERSTES Web-Ofset Tesislerinde 20.000 adet baslmtr.
ESKEHR, Ocak 2013



iii
indekiler

nsz .... iv

1. Toplantlara Kavramsal Yaklam 2
2. Toplant Trleri. 28
3. Toplant Ynetimi. 60
4. Toplantlardaki Grev ve Sorumluluklar.... 88
5. Etkili Sunular ve zellikleri:Hazrlk Aamas 116
6. Sunu eriinin ve Grsellerin Dzenlenmesi 148






iv
nsz
Sevgili renciler,
Baz sektrlerde alma hayat toplantlar zerine kuruludur denilebilir. zellikle yneticiler iin gnlk
alma sresinin bir blm eitli toplantlara katlmakla gemektedir. Yneticiler ve ynetim
kademesine yakn alanlarn mesaisi; toplant ncesi alma, toplantya katlma ve toplant sonras
alma olarak e ayrlabilir. Yaplan aratrmalar karar alma srelerine ynelik alan kadrolarn daha
ok toplantya katldn gstermektedir.
Toplantlar; bilgi almak, bilgi vermek, sorun zmek, karar almak, eitmek, koordine etmek, farkl
grleri renmek veya benzeri birok amala dzenlenir. Birok trleri vardr. Ancak tmnn ortak
zellii iletiim ortamlar olmasdr. Yneticiler bu iletiim ortamlarn iyi ynetebildikleri takdirde
baarl olacaklarn iyi bilirler. Bu nedenle etkin ve verimli toplant iin baz temel ilkelere dikkat etmek
gereklidir.
Toplant ve Sunu Teknikleri ders kitabnda yer alan teorik bilgiler, yneticilerin, ynetici asistanlarnn ve
konuyla ilgili dier elemanlarn yararlanabilecei biimde ele alnm ve rneklenmitir. Bylece konu ve
yntemler uygulamaya dnk ve alanla ilgili herkese daha yararl hale getirilmitir. Her nitenin sonuna,
hemen her gn ynetici asistanlarnn veya toplant dzenleyicilerinin karlaabilecei problem rnekleri
konularak bunlar analiz etme, eletirme olana yaratlmtr.
Kitap alt niteden olumaktadr. Birinci, ikinci ve nc nitede toplantlara kavramsal yaklamlar,
toplant trleri ve toplant ynetimi konular ele alnmtr. Drdnc nitede toplantlardaki grev
sorumluluklar ayrntl olarak incelenmitir. Beinci nitede ise etkili konuma incelenmitir. Son nitede
ise bilginin grsel sunumuna deinilerek etkili bir sunum iin kullanlacak grsellerde dikkat edilecek
hususlara yer verilmitir.
Sevgili renciler, nitelerin sonunda yer alan Kendimizi Snayalm adl blm nite iinde anlatlan
konulara ilikin oktan semeli bir snavdr. Ltfen bu sorulara cevap vermeye aln ve yanl
cevapladnz her soru iin nitenin ilgili ksmn yeniden okuyun. Bu sizin konuyu daha iyi anlamanza
yardmc olacaktr. niteleri alrken karlaacanz ynlendirmelerin de incelenmesi ve gereinin
yerine getirilmesi, konunun pekitirilmesi ynnden yararl olacaktr. Bylelikle rendikleriniz kalc
olacaktr. Bu yaynn hazrlanmasnda emei geen herkese, zellikle de alan uzman, Yrd.Do.Dr.
Nuran ztrk Bapnara teekkrlerimi sunarm.
Bu kitabn yneticiler ve ynetim kademesine yakn alanlar bata olmak zere; kariyerine g katmak
isteyen herkesin toplant ynetimi ve sunumuna katkda bulunmasn dilerim.

Editr
Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN












2






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
Toplant kavram ve tanmn aklayabilecek,
Toplantlarn amalarn sralayabilecek,
Toplant srecini aklayabilecek,
Toplantlar nasl denetlenebileceini aklayabilecek,
Toplant kltr kavramn aklayabilecek
bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Toplant
Grup
Takm
Ama
Toplant Kltr
Denetleme
Toplant Sreci

indekiler
Giri
Toplant Kavram ve Tanm
Toplantlarn Amalar
Toplant Sreci
Toplant Denetimi
Toplant Kltr
Ek-1:Dzen Kurallar
Ek-2:Toplant Tutanaklar
1


3
GR
Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda birlik ve
beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle toplantlar dzenlenmektedir. Toplantlar insanlarn bir araya
gelerek belirli konularda grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar ayrca; insanlar arasnda iletiim
salamak, yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak gibi amalar iin nemli bir konumda
bulunmaktadr.
Toplant ya da konferans planlandnda hazrlklar informal bir biimde yneticilerin brolarnda ve
ynetici asistanlar tarafndan yrtlebilmektedir. Ya da ynetim personelinin almalarnn byk bir
ksmn oluturacak ekilde bu i iin rgtlenmi bir birimde de gerekletirilebilmektedir. Ayrca belirli
bir cret karlnda arac grevi stlenerek profesyonel toplant dzenleyicilerinden de destek
alnabilmektedir.
Mevcut rgt yaplarnda faaliyetlerin baarl bir ekilde gerekletirilebilmesi iin ynetim
uygulamalarnn etkili bir biimde uygulanmas rgtlerin ncelikli amalar arasnda yer almaktadr. Bu
amalara ulama yolunda yneticinin ynetsel yetenei ve ayn zamanda toplantlar verimli bir biimde
ynetebilme becerisi nem tamaktadr. Yneticilerin toplantlar ynetebilme becerisi, toplantlarn
geliimini etkileyen faktrlerin bilinmesiyle daha da verimli bir hal alacaktr. Bu faktrler:
Proje merkezli almalar,
apraz faaliyet gsteren ekipler (rgt iinde yer alan farkl birimlerin i birlii ve
koordinasyonu),
Kendi kendilerini yneten ekipler,
nemli mteriler ile yaplan ortaklklar,
Pazar ilikileri,
Kaynak yaratm faaliyetleri,
ve d balantlar,
ve d danmanlklar,
rgtlerin kendi ilerindeki youn ilikiler,
rgtlerin bymesi ve toplant gereksinimi duymalar,
Uluslararas ve ulusal resmi, yar resmi rgtlerin ve ok uluslu irket saysndaki art ve
bunlarn toplant yama gereksinimi duymalar,
Bilimsel, teknolojik ve mesleki uzmanlklarn ve bilgilerin gelimesi ve bu alanlarda bilgi
alverii gereinin domas,
Yeni rnlerin tantlmas amacyla yaplan sergi ve fuar etkinlikleri yannda toplantlarn
dzenlenmesi,

Toplantlara Kavramsal
Yaklam


4
Sektrel ilikilerin gelimesi,
Toplant organizatrlnn bir meslek olarak gelimesi,
Toplantlarn, turlarla birletirilerek turistik bir olgu durumuna getirilmesi,
Turizm iletmelerinin toplant pazarna ilikin almalar ve
Toplant teknolojilerinin gelimesi biiminde sralanabilmektedir.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
Toplant; yneticilerin ortak problemleri zmlemek amacyla bir araya gelip belirli konular zerinde
tartmalar sreci, bir gndem zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmasyla gerekletirilen
birleim olarak ifade edilmektedir. TDK szlnde ise toplant; birden ok kimsenin belirli amalarla bir
araya gelmesi, itima; bir meclisin bir yl iindeki birleimlerinin her biri; toplanma, bir araya gelme
biiminde tanmlanmaktadr.
Toplantlar insanlarn iletiimlerini saladklar ortak yntemlerden biri olmakla birlikte bir gndem
zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmalaryla yaplmaktadr. Toplantlar, insanlarn belli bir
zaman ve yerde bilgi alverii yapmak ya da bir karara varabilmek iin nceden belirlenmi biimde bir
araya gelmeleri ve kolektif dnce retme teknii olarak ifade edilmektedir. Literatrde yer alan eitli
toplant tanmlar ise;
Birden ok kiinin bir sorun, olay veya olgu zerinde grme yapmak amacyla bir araya
gelmeleri,
zel bir i konusunda grmek zere iki ya da daha fazla kiinin bir araya gelmesi,
Bir grup insann belirlenmi bir konuyu, bir bakann yneticiliinde tartmak zere bir araya
gelmeleri,
veya daha fazla kiinin bir araya gelerek yz yze bir alma iine girmeleri,
Birden ok kimsenin belli bir amala bir araya gelmesi, toplanmas,
Bir gndeme balanm, gndemde buluunan konular grmek iin ilgililerin katlmyla
yaplan birleim olarak ifade edilmektedir.
Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse; sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya karmak,
zmek, anlamaya varmak, personeli aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin bakanlnda ya da birden
ok kiinin yz yze gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu ortamda gerekletirilen faaliyetler
olarak tanmlanr. letiim ortam kavram gemiken unu da belirtmek gerekir ki gnmzde yzyze
gelme teknoloji aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farkl mekanlardaki
kiiler online iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan ayrlmadan yzyze grme, toplanma
frsat bulabilmektedirler.
hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann
temini iin toplantlar yaplmaktadr. Toplantlar insanlar tarafndan ynetilir, toplantlara
insanlar katlr ve sonu olarak insanlar iin toplantlar yaplr.
hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann salanmas iin toplantlar
yaplmaktadr. Fakat toplant kavram konusunda yaplan en sk hatalardan biri toplant yaplmasnn
gerekten gerekli olup olmadna verilen kararn doruluu konusundadr. Sadece nceden planland
iin yaplan toplantlarn zaman kaybndan baka bir anlam olmamaktadr. Toplantlarn yaplmasnn
gerekli olduu durumlar:
Belli bir konunun aydnlatlmas ihtiyacnn olmas,
Ekiple paylalacak dncelerin olmas,


5
Gruptan bilgi almak istendiinde,
Bir soruna zm yolu aramak veya bir konuda karar vermenin gerekli olduu durumlarda,
Motive etmek, geri bildirim salamak, ikna etmek, eitmek ve gelitirmek, staty glendirmek
istendiinde ve
alanlardan toplant yaplmas ynnde bir istek geldiinde toplantlar gerekletirilmelidir.

letiim Arac Olarak Toplantlar
Toplant ve konferans gibi karlkl iletiimin bulunduu ortamlarda katlmclar yz ifadelerini
deitirmekte, dncelere dalmakta veya glmsemektedirler. Gzlenilen bu davranlara gre de
davranlara yn verilir ve olumlu ya da olumsuz tepkiler gsterilebilmektedir. Toplantlarda
iletiimsizlik mmkn olmamakla birlikte toplantlardaki her katlmc szle veya beden diliyle
dierlerine mesaj ulatrmaktadr. Bu ulatrlan mesajlar dorultusunda ise davranlar belirlenmektedir.
Baarl bir iletiim iin davranlardaki karmakln kontrol altna alnmas gerekmektedir. rnek
olarak toplantlardaki iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan veya alglanan yantlar farkl
ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili, tutum ve davranlar,
kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek olarak gsterilebilir.
letiim arac olarak toplantlar toplant fonksiyonlar dahilinde verimli bir dzeye ulaabilmektedir.
Hzl karar verme: Gelecek hakkndaki grlerin neredeyse tamam, deiim srelerinin gitgide
hzlandna ve bununla baa kabilmek iin baz gereksinimleirn ortaya kacana iaret etmektedir. Bu
nedenle karar verme ilevi eskiye oranla daha fazla ilerlik kazanmak zorundadr. Bir rgtn bnyesinde
alanlarn tmn etkileyebilecek konularda sz sahibi kiilerin biraraya gelip sorunlar tartmalar ve
zme kavutumalar iin toplantlarn nemli bir ara olduu kesindir.
Bilginin yaylmas: Yazl notlar halinde datld zaman pek ak ya da ilgi ekici olmadndan
gz ard edilen baz bilgiler, toplant araclyla gerekli kiilere etkili bir biimde aktarlabilmektedir.
Toplantlarn biimi iki ynl iletiimin gereklemesine olanak vermektedir. alanlarn toplantlara
katlm ne kadar artarsa, kendilerine sunulan bilgi ve fikirlere o kadar ok sahip karlar.
sel deiiklikler: eitli sorunlar ya da kendilerini dorudan etkileyen uzun vadeli planlar
konusunda kendilerine danlmadn hisseden alanlar, altklar rgtte yaanacak deiiklikleri
benimseme ve uygulama konusunda isteksiz olabilirler. Yeni bir politika izlemek ya da ynn
deitirmek isteyen rgtler alanlar olabildiince sk bir araya getirmelidir. Yeni politikalar ve
sreler zerinde grmek, deiim gereksinimlerinin ve deiim iin gereken uygulamalarn daha
kolayca ortaya kmasn salamaktadr. Bu nedenle isel deiiklikler konusunda toplantlar
dzenleyerek alanlar iin iine katmak onlar karanlkta brakmak politikasna gre ok daha baarl
olacaktr.
Dsal deiiklikler: ou rgt iin da dnk alma ortamlarnda ylesine hzl bir deiim
yaanmaktadr ki rgt bnyesinde alanlar arasnda bilgi alverii byk nem kazanmtr. rnek
olarak; rakip firmalar, ekonominin genel durumu, rnler hakknda basna yaplacak aklamalar gibi
konular alanlar tarafndan renilmelidir. Her gn mterilerle yzyze gelen sat elemanlar,
piyasann deien taleplerini st dzey yneticilere oranla daha yakndan izlemektedirler. Toplantlar, bu
gibi bilgilerin dier blmlere ya da karar verme yetkisi bulunan yneticilere kolayca aktarlmasn
salamaktadr. Dzenli olarak tekrarlanan toplantlar, farkl blmlerden gelen nemli bilgilerin bir araya
getirilmesi, verilen kararlarla oluacak deiikliklerden etkilenecek alanlarn tablonun tmn
grmelerini salamaktadr. Bu durumda da toplantlarda verilecek kararlara itenlikle katlm ve ibirlii
daha kolay elde edilebilmektedir.
Fikir ve deneyimlerin transferi: rgt bnyesinde datlan yazl notlar yalnzca bilgilerin
aktarlmasn salarken, toplantlar bu bilgiler zerinde yorum yaplmasn ve ortaya kan fikirlerin
gelitirilmesini de desteklemektedir. eitli grlere sahip kiilerin bir araya gelmesiyle yeni fikirlerin
ya da daha nce akla gelmeyen zm yollarnn kmasna olanak tannm olur. Uzun zamandr sren


6
baz sorunlara kar yeni yaklamlarn elde edilmesine yararl olacak ilgin yaratc yntemler de bu
toplantlarda ortaya kabilmektedir.
Ekip almasnn gelitirilmesi: Herhangi bir rgtn alanlarnn yakn bir ibirlii iinde
olmalar gerektii zaman yaplacak toplantlar, bilinmeyene duyulan korku ya da kukularn datlmasn
salayacaktr. Ayn zamanda hi de salkl olmayan rekabet duygusunun ortadan kalkmasna destek
olacaktr. zellikle ksa bir sre nce gerekleen deiiklikler alanlara aklanmad zaman bunlara
benzer yaklamlarn ortaya kmas olasdr. Toplantlardan iyi bir sonu elde etmek iin toplantlarn,
katlanlar arasnda karlkl sayg ve anlay gelitirmesi ve onlar ibirliine ynlendirmesi
gerekmektedir.

Toplantlar in Anahtar Sorular
Bir ynetici her toplantya, elinde drt anahtar sorunun bulunduu bir listeyle katlyordu.
Her gndem maddesine sra geldiinde de bu sorular soruyordu. Toplant her zaman
tartmayla sonulanyor ve uygulamaya geecek bir karar kyordu. Tartma baka
alanlara kaydve bu yzden sorular cevaplanmad zaman ynetici sorular tekrarlyordu.
eitli toplantlara katldktan ve bu yntemi uyguladktan sonra ynetici bir farkllk grd.
Katld toplantlar, sonu veriyordu. Toplant, sadece bir komiteyi bir araya getirmekten
ok sonu veren gndem maddeleri ieriyordu.
Toplantlara liderlik de yapsanz herhangi bir ynetici olarak da katlsanz bu sorular
klavuz olarak kullanlabilmektedir. Bu sorular zerinde srar ettiinizde toplantlarnzn
deerli ve retici olacandan emin olabilirsiniz.
Bu problemi zmekten kim sorumlu?
Dierleri ona nasl yardm edebilir?
Nasl bir yaklamda bulunulmaldr?
Sre nedir?
Kaynak: Micheal C. Thomsett, Toplant Sanat, s.24.
Toplantlarn yararlar neler olabilir?
Toplant htiyac
rgtlerin byk ounluu toplantlar olmadan ilevlerini yerine getirememektedirler. Baz toplantlarn
yaplmas ise yasa gerei zorunlu olmaktadr. dare heyeti toplantlar, derneklerin genel kurul toplantlar
bunlara rnek olarak gsterilebilir. rgtlerde gerekletirilen toplantlarn says rgt iinde yaplan ie
ve toplantlarn amacna gre deiebilmektedir. Ancak genel olarak bakldnda; dzenli bir takvimle
ayn gn ve saatte toplantlarn yaplmas nerilmektedir.
Toplantlar yneticilerin en byk silah, ynetim sanatnn ise kalbi olarak tanmlanmaktadr.
Bireylerin kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlmaya balarlar. Toplantlar ilham ve enerji verici
ve ayn zamanda elendirici olmakla birlikte, motivasyon bozucu ve skc da olabilmektedir. Ekip
almas bal bana bir unsur olmaktadr: Ekip kendi kimliini gelitirmekte ve toplantlar yoluyla nasl
allacan renmektedir.
Toplant ihtiyacna verilecek en kestirme cevap baz eyleri tartmak iin olacaktr. Fakat bu cmle
balamnda takip eden nasl ve niin sorularnn nemi zerinde genellikle ok fazla
durulmamaktadr. Bu sorulara verilecek cevap ise ou zaman eitli kararlar alabilmek iin
olmaktadr. Bu cevap ile birlikte karar almann en iyi yolunun toplant yapmak olduu da kesinlik
kazanm bir yarg deildir. Karar almak iin belli bir eylem biimine ynelik bir taahhtte bulunmak
gerekebilir ve bylesi bir durumu grup elemanlarnn hepsinden almak ok zor olabilir.


7
Toplantlar yaygn olarak st ya da alt kademe yneticileri tarafndan, kendilerine gre nemli
grdkleri bilgileri sunma arac olarak da kullanlmaktadr. Buna ramen toplantlar, muhtemelen
bilgilendirmek iin kullanlabilecek en etkisiz yol olmaktadr. Sylenilenlerin byk ounluu yazl
olarak desteklenmedii srece unutulmaya mahkum olmaktadr.
Toplantlarn ou u sebeplerden dolay dzenlenmektedir:
Tartmak,
Karar vermek,
Emir vermek ve
Ortadan kaldrmak.
Eer toplantlarn kalitesini arttrlmak isteniyorsa, dzenlemeye szkonusu toplantlarn neden ve
niin yapldna ynelik net bir dnceye sahip olarak balamak gerekmektedir. Toplantlar
dzenlemek iin bir ok gl sebep mevcuttur:
Bilgi alverii yapmak ve deerlendirmek: Ekipteki elemanlarn neler yaptn, ie uygunluunu
grebilmek ve tekrarlar engellemek iin nemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi eitli bak alarn n
plana getirerek, bir bireyden daha iyi deerlendirebilir. Bylece yanl anlamalarn ve deerlendirmelerin
de says azalmaktadr. Bunun iin bilgi toplamak, bunlar dierlerine aktarmak ve deerlendirmek karar
verme asndan ncelikle yaplmas gereken faaliyetlerdir. Mteriler ve satclar arasnda yaplan
danmanlk toplantlar bu gruba verilecek tipik bir rnei oluturmaktadr.
Bilgilendirme toplantlar bilginin belli bir ekilde el deitirmesini ve deerlendirilmesini
salamaktadr. Ekip lideri, nasl etkileneceklerini grebilmeleri asndan st dzey karar ve
deiiklikleri, ekip yelerine aklar. Buna karlk olarak ekip yeleri sylenenleri doru anlayp
anlamadklarn kontrol eder, deiikliklerin kendi ilerini nasl etkileyeceini deerlendirir ve bu
kararlara ynelik bir taahhtte bulunurlar. Bilgilendirme toplantlar ekip yelerinin deiime ynelik
tepkilerini aktarmaya ynelik iyi bir frsat da sunar.
Sorunlar zmek: Ynetimle ilgili toplantlarn ou bir ekilde belli sorunlarn zlmesini de
kapsamaktadr. Grubun belli bir sorunu zebilme baars, toplu dnme kalitesine de baldr. Sorunlar
bir ekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki deiikliklerden kaynaklanan glkler
olabilmektedir. Sorun zmnde baarl olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiya duyarlar.
atmalar sona erdirmek: rgtlerde atmann kaynann bulunmas, bunu deerlendirmek iin
farkl bak alarnn gelitirilmesi ve atma ile baa kabilmek iin deiik imkanlarn aratrlmas
gerekmektedir. atmalarn sona erdirilmesine ynelik en iyi rnek olarak mzakereler rnek olarak
gsterilebilir. Bir grup iindeki atmalar herhangi bir sebepten dolay ortaya kabilmektedir.
lham vermek: Toplantlar, dier yaplanlarla balant kurarak, yaplan ilere bir anlam kazandrmaya
ve ayn zamanda ortaya kan sorunlar topluca ele almaya imkan tanrlar. Grubun destei bireylere enerji
ve motivasyon kazandrarak, daha iyi bir performans gstermelerine imkan tanmaktadr. Kendilerine
gre bir hedef ortayakoyan grup elemanlar, kendi amirlerinin isteklerinden daha ok kendilerinden
talepte bulunmaktadrlar.
Toplant arlar ancak iyi bir neden varsa yaplmaldr:
Bilgi vermek ya da herhangi bir konuda tavsiyelerde bulunmak iin grubun tamamn bir araya
getirmek gerekiyorsa,
Bir kararn alnmasna ya da herhangi bir sorunun zmne ekibin katlmas isteniyorsa,
Bir bir grmeyle halledilmesi mmkn olmayan bir sorunu aydnla kavuturmak
gerekiyorsa,
Bir bilgiyi, bir baary ya da bir endieyi grubun tamamyla paylamak ya da herkes belli bir
durumdan haberdar edilmek isteniyorsa,


8
Farkl bak alarna ya da farkl gndemlere sahip grup yelerinin katksna ihtiya gsteren bir
sorunla uralyorsa,
Bir sorun ya da alan konusundaki sorumluluun netlie kavuturulmas gerekiyorsa,
Grubun bir toplantya ihtiyac olduu iddetle dnlyorsa.
Fakat aadaki gibi durumlar yaanyorsa toplant ars yaplmamaldr:
Konu, bire bir grmeyle ele alnmay gerektiren bir personel sorunu ile ilgiliyse,
Hazrlk yapmaya zaman yoksa,
Baka bir iletiim yntemi daha yararl olabilecek veya daha iyi sonu verebilecekse,
Sorun zaten karara balanmsa,
Konu herkesin zamann almaya deecek kadar nemli deilse,
Grubun, sz konusu anlamazl ya da hayal krkln hep birlikte ele almadan nce, bir
miktar zamana ihtiya duyacak kadar kafas karksa.
Toplantlar sayesinde yz yze yaplan grmelerle birok
probleme zm bulunmakta, belli konularda kararlar alnabilmektedir.
TOPLANTILARIN AMALARI
Bir iin gerektii biimde tamamlanmas bir amaca ulaldn ifade etmektedir. Bu nedenle herhangi bir
uygulamann baarsndaki en nemli faktr amacn net ve ak olarak belirlenmesi olarak ifade edilebilir.
Ama kavram belirli bir zaman diliminin sonunda ve faaliyetler gerekletirildikten sonra iinde
bulunulmay arz edilen durumu tanmlamaktadr. Amaca ulald fark edilmedii takdirde elde edilen
sonularn olumlu geri beslemeleri alnamamaktadr. Hedeflenen ama gereki ve uygulanabilir olmal,
hedef kitlesini tevik etmeli ve ulamak iin belirli bir aba sarfedilmesi gerekmektedir.
Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn amacnn tanmlanmas gerekmektedir. Toplantnn
amacnn iyi bir biimde belirlenmemesi halinde katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili
biimde ele alnacan dnebilirler, tatminsizlik yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman
kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn saptanm
amalarn katlanlara aklamas gerekmektedir.
Toplanty dzenleyecek olan kiilerin ilk nce dnmesi gereken
nokta, toplantnn hangi amala yaplaca olmaldr.
Toplantlarn belirlenen amalara ulamas ve katlmclarn toplantlar zaman kayb olarak
grmemeleri iin toplantlarn etkin bir biimde ynetilmesi ve organize edilmesi gerekmektedir. Grup ve
rgtlerin byk ounluunun toplantlar olmadan fonksiyonlarn yerine getirememesi sebebiyle
toplantlarn zaman kazandrmas, etkin ve verimli bir biimde yaplmas gerekmektedir. Hangi
katlmclarla ne tr bir toplant yaplaca ve hangi durumlarda toplant yaplaca sorularnn
cevaplanmas toplantlar iin byk nem tamaktadr.
Toplantlar srkleyen kavramn ama olduu unutulmamaldr. Problem zc bir toplantda,
katlmclar ncelikle sorunu tanmlarlar, bunun ardndan sorunu zmlemeye alrlar. Bu trden bir
toplantnn katlmclar sorunun ne olduunu anlayabilmeli ve sorunu giderici enerji ve uzmanla da
sahip olmaldrlar. Karar toplantlarnda ise, grup uygulanacak bir zmde karar klar. Baarl
olabilmesi iin grubun daha toplantnn banda karar alma sreci konusunda fikir birlii salamas
gerekmektedir. Dier toplant biimleri ise bilgilendirici niteliktedir ve genellikle grup enerjisine ihtiya
yoksa yaplmamas tavsiye edilmektedir. Bu tr konularda toplant yerine e-posta iletisi gndermek ok
daha verimli bir yol olabilmektedir.


9
Toplantlarn farkl amalar bulunmakla birlikte balcalar aada belirtilmitir:
Bilgi vermek
Bilgilenmek
Sorunlar zmek
Bak alarn tartmak
Motive etmek
atmalar uzlatrmak
Karar vermek
Geri bildirim salamak
kna etmek
Eitmek ve gelitirmek
renmek
Teknoloji alveriinde bulunmak
Staty glendirmek
Katlmal ynetim gerekletirmek.
Bir toplantnn daha retken olabilmesi iin neler yaplabilir?
rgt ynetimlerine gre toplant iletiimi arttrd iin nemlidir gibi bir dnceye sahip olmak
tamamen doru bir ifade iermemektedir. Bu durum llemez olduu gibi kiiden kiiye gre de
deimektedir. Eer olumlu sonulara ulalmak isteniyorsa, bu sonular deerlendirilebilir ve somut
sonular olmaldr. Bu sonular resmi bir toplant yaplmadan elde edilebiliyorsa toplant iin srar
edilmesinin de bir anlam bulunmamaktadr.
Bir toplant, katlmclarn ve liderin fayda salamasn, zaman verimli kullanmay garanti edecek
niteliklere sahip olmaldr. Bu hem materyallerin hem konularn yeterince kapsaml planlanmasn,
toplantya katlan herkesin katlmn ve somut, deerlendirilebilecek sonular elde etmeyi
gerektirmektedir.
alanlar, toplant odasnda iki saat zaman harcamak, kendilerini ve departmanlarn ok az
ilgilendiren ya da ok az ilgilendiren tartmalar dinlemek istemezler. Hi bir katklarnn olmadn
hissetmemek iin de toplanty terk edemezler. Aktif katlm toplant salonundan ieri girerken,
toplantnn ama ve hedeflerini bilmeyi gerektirir. Bu durum, toplantnn trne gre bilgi almak veya
vermek, bireyler renmek, belirli bir politika belirlemek ya da kararlar almak biiminde olabilir. Bir
toplant her zaman bir takibin yaplmasn gerektirmektedir.
yi dzenlenmi toplantlar baz zellikler iermektedir:
Snrl katlm: Katlan herkes gndemle ilgili olmaldr. Toplantlarda gereksiz kiiler yer almaya
balad zaman sorunlar da balyor demektir.
Belirli gndem maddeleri: Toplant, snrl sayda tartlacak ve zm getirilecek konular ieren bir
gndem erevesinde dzenlenmelidir. Geni ereveli, genel bir tartma sadece daha ok zaman kayb
ve daha az sonu anlamna gelmektedir.
Zaman snrlamalar: Toplantlar daima zamannda balamal ve ne kadar srecei nceden
belirlenmelidir. Zaman dolduunda toplant da sona erdirilmelidir. Bu zaman snrlamalar, katlmclarn
gndem dna kmasn engeller.


10
Kontrol: Katlm, olumlu bir fikir olmakla bearer kendi iinde baz snrlar da vardr. Katlmclar
toplantya belli bir oranda katkda bulunmaldrlar ancak bir toplantda tam anlamyla demokratik bir
ileyi olmamaldr. Toplantlar daima bir kii tarafndan kontrol altnda tutulmaldr. Toplantdaki katlm
ekli toplanty yneten kii tarafndan ynlendirilmelidir.
Alternatifler: Bir toplantnn en byk yarar herhangi bir kiiden gelebilecek zmlerdir.
Katlmclara, sorunlara serbeste zm nerme ans verilirse, en iyi sonulara ulamak daha da
kolaylamaktadr.
Takip: Bir toplant ancak alnan kararlar toplant sayesinde alnmsa ve bu kararlar alndktan sonra
uygun bir ekilde harekete geirilmise yararl bir toplant saylabilir. Ne yaplaca hakknda herkesin
ayn fikirde olmas yeterli deildir. Birisinin takip ilemleri iin zel bir sorumluluk almas da gereklidir.

Toplantnn Planlanmas
Toplantnn amalar zerinde ve sonu olarak herkesin ne ekilde yararlanabilecei konusunda
younlama salandktan sonra dier farkl seeneklerin de gz nne alnmas gerekecektir. Toplantya
kimlerin katlmas gerektiine ve daha da nemlisi kimlerin katlmasnn gerekli olmadna karar
verilmelidir. Bylelikle herkes iin hayal krkl yaratan bir duygu olan gereksiz yere zaman kaybetme
endiesi de ortadan kalkm olmaktadr.
Dzenli, olaan yaplan toplantlara kimlerin katlaca genellikle sorun yaratmamaktadr. Baz
durumlarda ise uzmanlar davet edilerek rgt dndan kiiler toplantlara arlabilir. Bu kiiler
nerilerde bulunup, yeni gr alar ne srerek toplantlar canlandrabilirler. Ayrca katlanlar
asndan tarafsz gr bildirecekleri varsaylan nc kiilerin de toplantya katlmalarn salamak
yararl olabilecektir. Bu tr kiiler pazarlklar gibi noktalarda arabuluculuk grevini stlenebilirler.
Toplantlara arlmas gerekli olan kiiler genellikle:
Toplantya katlanlara bilgi verecek konumda olanlar
Toplantdan bilgi edinerek ayrlacak olanlar
Toplantya sunabilecek deneyimleri olanlar
yeri protokol uyarnca davet edilmesi gerekenler istikrarszlk ya da eliki durumlarnda
denge yaratabilecek olanlar
Verilen kararlar uygulamaya koyacak yetkiye sahip olanlar olarak sralanabilir.

Toplantlarn zellikleri
Toplantlar; katlan kii saysna, konusuna, ne sklkta yapldna, katlmclarn yapsna ve
motivasyonuna baklarak belirlenmektedir.
Kii says: Daha az sayda insann katld toplantlar, zmler retmeye daha yakndr nk kimin
sorumluluk alaca daha kolay belirlenmektedir. Byk bir grupta ise zellikle departmanlarn zel
sorunlar zerine tartlarak ok fazla zaman harcandnda, kimin harekete geme sorumluluunu
stlenecei tartmas hibir zaman sonulanmaz.
Konu: letiimin, gerek ve hissedilebilir bir dzeyde olduu bir rgt yapsnda her toplant,
hazrlanan bir n gndem ile beraber planlanmaktadr. Gnden son eklini almadan nce her katlmc
kendi fikrini syleme ansna sahiptir. Byle bir ortamda, gndeme eklenecek veya gndemden
karlacak konular hakknda yeterince etkili olabilme ans domaktadr. Fakat gerekte pek ok toplant
hazrlan(a)mayan gndemle balar. ou zaman da gndem varsa bile katlmclar bunu toplantya
geldiklerinde renirler. Bylece herhangi bir konu hakknda tartmak iin hazrlanma frsatna sahip
olamazlar. Genellikle ise toplantda tartlacak eyler hakknda yorum yapma ans ok az kiiye
tannmaktadr.
Ne sklkta yapld: Toplantlar, ne sklkta yapldklarna baklarak da belirlenebilmektedir.
Kendine zg tek toplantlar olabilecei gibi dzenli olarak yinelenen toplantlar da olabilmektedir. rgt


11
yaplarnda genellikle yinelenen toplantlar ar basmaktadr. Bu toplantlar arasnda; bte toplantlar,
proje toplantlar, aylk rapor verme toplantlar vb. toplantlar gsterilebilir.
Katlmclar: Baz kk rgt yaplarnda belirli sayda yinelenen toplantlara tm personel
katlmaktadr. Bu durum avantaj olarak nitelendirilebilir: letiim daha kolaydr nk herkese kolaylkla
ulalabilmektedir. Byk rgt yaplarnda ise katlan kiilerin sayca fazlal ve faaliyet alannn
farkll toplant sorununu kark bir hale getirmekte ve farkl zmler bulunmasn gerektirmektedir.
Tepedeki yneticiler ve st dzey alanlar, dzenli olarak toplant yapmaya alt kademedekilerden daha
fazla ihtiya duyarlar. Ancak btn alanlarn katldklar toplantlara da ihtiya vardr.
Motivasyon: Toplantlar, ak bir hedef ya da ama belirlendii ve o amaca ulamak iin en etkili yol
olduu srece ynetimde kullanlan en retici almalardan biri olmaktadr. Ancak toplantlarn
amalarna kiisel etkilemeler ve politikalar karrsa, kalite hemen dmektedir.

TOPLANTI SREC
Belirli aralklarla yinelenen toplantlarda toplanty yneten kii, baz belirgin davran biimleri
bulunduunu grecektir. Grubun davran ve dncelerini derinden etkileyecei iin toplant
yneticisinin bu belirgin davran biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol altnda tutma
yeteneklerini gelitirmesi gerekmektedir.

Gruplar Anlamak
Herhangi bir toplantda ortaya kan en gl ilgi alan, toplantnn dzenlenme amacndan ok,
katlanlarn temel insani gereksinimlerinin varldr. Bu gereksinimler:
Ekonomik adan iyi durumda olmak
Ait olma duygusu
Kabul edilme gereksinimi
Kiinin zel yaamn kontrol altnda tutabilmesi.
Bu gereksinimler aka belirtilmese bile toplant boyunca srekli olarak ortaya kacaktr. Bu
faktrleri alglayarak ve kiilerin ilgi alanlarna hitap ederek, toplantnn gndemini desteklemek ya da
tam tersine zayflatmak olasdr. Bu faktrler gruplarn bir araya geli biimini etkilediinden ve daha
sonra verilen grev zerinde ortak bir bak as oluturduundan toplant yneticisi bu durumu
kesinlikle gzard etmemelidir.

Grup Davran
Grup davranlarn daha iyi deerlendirmek hem ynetici hem de tm katlmclarn toplantda olup
bitenleri daha iyi anlamalarna yardmc olmaktadr. nsanlarn syledikleri anlatmak istediklerinden
farkl olabilmektedir. ounlukla nasl ve niin syledikleri daha nemli olmaktadr. Bu durum zellikle
u noktalarda yneticiye yararl olmaktadr:
Grubun gelimesinin belirli aamalar analiz ve tahmin edilebilir.
Yararsz ekimelerin kaynaklarnn ou tahmin edilip nceden zmlenebilir.

Kabul Edilmek ve Dhil Edilmek
Tm insanlar belirli bir dereceye kadar bir gruba ait olma ve bu grubun iinde bir kiilik kazanma abas
iindedir. Bu durum yalnzca alma yaamnda deil, aile iinde ve sosyal evredeki roller zerinde de
etkili olmaktadr.
Kurulu dzene sahip yeni bir gruba katlanlar, eskiler tarafndan kabul edilmeleri gerektiinin
farkndadrlar. Bu nedenle derhal kendi kiiliklerini ortaya karmak yerine, grup tarafndan onaylanm
davran biimlerine uyum salamay yelerler.




12
Toplant Yneticisinin Yaklam
Eer kendi grlerini sergileme konusunda srar ederek glerini gstermek isteyen bir grubun
toplantsna yeni bir ynetici gelirse dier katlanlar tarafndan direni ve antipatiyle karlanabilir. Yeni
yneticiler popler olma peinde komasalar bile katlanlar tarafndan kabul edilmedikleri srece pek
baarl olamayacaklarn ok abuk fark edeceklerdir.

Yeni Kurulan Gruplar
Bir grup yeni kurulurken kuramsal olarak tm katlanlar kabul edilmek iin aba gsterecek ya da bir
grup kimlii kazanmak iin alacaktr. Bylelikle balang noktas en azndan herkes iin eit olacaktr.
Yine de herkes birbirinden farkl olduundan, harcadklar aba ve yarattklar etki derecesi deiik olsa
bile bir ksm dlandn hissederken dierleri grubun ekirdeini oluturduunu dnecektir.
Toplant yneticisinin stlendii rollerin en nemli blmlerinden biri, yeleri grubun snrndan ieri
ekmek, onlar tanmaya alp katkda bulunmalarna destek olmak ve yeler arasnda bir denge
kurmaktr.

Grup inde letiim
Katlanlarn birbirleri hakknda deil yalnzca grlmesi gereken konu zerinde bilgi sahibi olmalar
gerektii varsayld iin ok sayda toplantnn baarszlkla sonuland grlmtr. nsanlarn
birlikte alabilmeleri iin aralarndaki ortak noktalar bulup ortaya karmalar nemli bir konudur. Aile
yaplar ya da ortak ilgi alanlar bile birbirlerini daha iyi anlamalarna, aralarnda iletiim kurmalarna
yardmc olmaktadr.
Herhangi bir toplantya katlanlar meslektalarnn deneyimlerini ya da uzmanlk dallarn bilip sayg
duyduklar takdirde birbirlerinin katklarn daha rahat kabul etmektedirler. letiim kurulup bilgiler
paylaldka, toplantya katlanlarn arasndaki ilikiler glenmekte, gerek fikir ve dnceleri
aklamak iin yeterli gveni kazanmaktadrlar.

Grubun Amalar
Toplantya katlanlarn sarfedecekleri bireysel amalar, gsterecekleri abann anlamn kolayca ortaya
karmaktadr. Fakat gruplarn amalarn ortaya karmak bu kadar kolay olmamaktadr. Katlanlarn,
ou zaman birbirleriyle elien amalar olacaktr ya da saptanan grup amalar belki de gizli gndemi
rten bir maske olmaktan ileriye gidemeyecektir. Ayn ekilde, toplant yneticisinin de dier katlanlara
kabul ettirmek istedikleri kendi amalar olabilecektir.
Amalar konusundaki belirsizlik ya da eliki, toplantnn salayaca yararlar ortadan kaldracaktr.
Herkesin ve zellikle toplant yneticisinin uygun amalar saptamas ve kabul etmesi son derece
nemlidir. Bu fikirbirlii salanmad srece yaplacak toplantlar, ibirliinin ya da katklarn ortaya
kmasn desteklemeyecei gibi katlanlarn harekete gemesi iin gerekli drtleri de oluturmayacaktr.

Grubun Gelimesi
Temel gereksinimler Kabul edilme letiim (Bilgi ak) Amalar (Hedefler)Denetim

Gereksinimlerin karlandnn belirtileri:
Kabul edilme
Kendine gven
Bakalarna gven
tenlik
Drst geri besleme
Aklk
Yaratclk
birlii
Ballk
Sorunlarn zlmesi


13
Gereksinimlerin karlanmadnn belirtileri:
Korku
Kuku
Geri ekilme
ekimserlik
rkek strateji
lgisizlik
Rekabet
Kendi kendilerini lider ilan edenler
Toplant yneticisi bu modeli kullanarak; kabul edilme, iletiim, amalar ve denetim olarak
tanmlanan temel gereksinimlerin karlanp karlanmad konusunda sorular sorabilmektedir. Toplant
yneticisi kendi grubunun davran biimlerini srekli kontrol ederek gereksinimlerin karlanp
karlanmadn anlamaya almaldr.

Grup Gereksinimlerinin Karlanmas
Grubun gereksinimlerinin tmyle karlanabilmesi ou zaman olanakszdr fakat yine de gereksinimleri
olabildiince karlamaya almak yapc grup davrannn ortaya kmasna ve daha fazla gelimeye
yardmc olmaktadr.
Birbirleriyle iyi kaynam bir grup temel grevlerini, her biri ayr yne giden, kendini dnen
bireylerin bir araya gelmesinden ok daha baarl bir biimde yerine getirmektedir. Her grup yesi uygun
bir biimde birletirilen abalarn, kendi bireysel abasndan ok daha fazlasn elde etmeye yaradn
kolayca fark edecektir.

Grup Normlar
Bir toplantnn greceli olarak baarl ya da baarsz olmas, neredeyse tmyle katlmclarn arasndaki
iletiim ve ilikiye dayanmaktadr. Bir araya gelen tm insanlar gibi katlmclarn oluturduu grup da
ekillenme, kavgalama, standartlama ve i yapma olarak tanmlanan drt aamadan geecektir.
ekillenme: nsanlarn bir araya gelerek bir grup oluturmaya balarken konumlarn ve etkilerini
deneme aamasdr.
atma: Deerler, ynemler ya da yalnzca verilen grevler zerinde fikir ayrlklarnn ortaya kt
dnemdir. Bu ayrlklarn yzeye karlp zme kavuturulmas, bask altnda tutulup gelecekte tekrar
ortaya kmalarna sebep olmaktan ok daha iyi bir yntemdir.
Standartlama: Grup yelerinin ounluun uyum gsterecei, ie yarayan kurallar saptadklar
dnemdir. nsanlarn beklentileri ya da standartlar, bir gruptan dierine ok byk farkllklar
gsterebilir. Daha nce hi bir araya gelmemei bir grup bile kendi standardn ok gemeden
saptayacaktr.
nsanlar birbirleriyle ilk kez tantklarnda, bu toplantnn ilk birka dakikasnda, bundan sonraki
havas ve dzeyi hakknda saptamalarda bulunurlar. Grup standartlarna uyan davranlar dllendirilecek
ya da desteklenecek, uymayanlar ise engellenecek ya da cezalandrlacaktr. Bu nedenle toplant
yneticisinin, her toplantda katlanlarn etkileyebilecek olan grup standartlarn ok yakndan tanmas
nemli bir noktadr.
yapma: Grubun tm yeleri ellerinden gelenin en iyisini yapmaya balam olmaldr. Grubun
saptad amalara ulamak iin onaylanan kararlarn ve kurallarn herkes tarafndan aka bilinmesi
gereklidir.
Sizce baarl toplant nasl olur?




14
TOPLANTI DENETM
Toplantlar genellikle rgt ierisinde yaplan en maliyetli iletiim kurma yollarndan biridir. Bu maliyet
kalemleri iin dikkat edilmesi gereken baz noktalar bulunmaktadr:
Gelirler
Toplant ncesi ve sonras ynetimle ilgili masraflar
Seyahat masraflar
Ekipman satnalma ve/veya kiralama maliyetleri
Toplant yaplan yerin masraflar
Bask ve posta masraflar
Telefon ve telekonferans maliyetleri
Yiyecekler ve iecekler
Toplant esnasnda karlan frsatlar (Toplant katlmclarnn ilerine ara vermeleri nedeniyle
gerekletiremedikleri satlar vb.).

(Tamamen deil) 123456 (Tamamen)
Baarl bir toplant gerekletirebilmek iin toplant dzenleyenlerin aadaki
sorulara 1 ile 6 arasnda puan vermeleri gerekmektedir:
Toplant gerekli miydi?
Amac net miydi?
Amacna ulat m?
Yeteri uzunlukta yapld m?
Uygun bir zamanda dzenlendi mi?
Zamannda balayp zamannda bitti mi?
Toplant yeri uygun muydu?
mknlar yeterli miydi?
Toplant gndemi zamannda elinize geti mi?
Gndem yeteri kadar detayl myd?
Gereken herkes katld m?
Size yeteri kadar nem verildi mi?
htiya duyduunuz tm bilgiler size gnderildi mi?
htiya duyduunuz tm belgeler size gnderildi mi?
Toplantnn zamanlamasna dikkat edildi mi?
Oturum bakan toplanty uygun bir ekilde kontrol etti mi?
Toplant notlar iyi bir ekilde tutuldu mu?
Karar alma prosedr tatmin edici miydi?
Toplantdan kaynaklanan faaliyetler net miydi?
Toplant zaman, katlmclar arasnda eit datld m?

Kaynak: A. Barker, Nasl Daha yi Toplant Dzenleme



15
rgtlerin ok az toplantlar denetleyebilmektedir Bunu yapmann en iyi yolu ise toplantya
katlanlar arasnda, toplantnn ardndan bir anket dzenlemek olabilir. Tm katlmclarn anket
sorularna bireysel olarak cevap vermeleri gerekmektedir.
Toplantlar denetlenirken:
Nelerin yolunda gittii gzlemlenmeli, uygun bir biimde takdir edilmelidir.
Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir.
Nelerin daha ok, daha az ve daha farkl yaplmas gerektiine karar verilmelidir.
Sorumluluk alanlar belirlenmelidir.
zerinde gr birliine varlan deiikliklerin bir sonraki toplantdan sonra gzden geirilmesi
salanmaldr.
Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu tr
kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin gelitirilmesi
gerektiini beilrleyebilirler. Bu kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak iletiim kurarak, nasl
gelime gsterilebilecei konusunda tavsiyelerde bulunabilirler.
Denetim yntemleri eer gereinden fazla karmak ya da ok kat olursa, toplantnn ilerlemesi
engellenebilir:
Fazla karmak: nerilerde bulunma ya da harekete geirme ilemlerinin yaps ok kark olursa
salam, yaratc fikirler bu karmaa iinde kaybolup gider. Ortaya kmay baaran fikirler ise genellikle
yaratc yn daha az olan yelerden gelir nk onlar konuyla ilgilenmek yerine yntemlerin yapsn
inceleyip baa kmay yelerler.
ok kat: Kat kurallar bireysel giriimleri sindirecek ve toplantnn salad katlmclk erevesini
ilemez hale getirecektir. rnek olarak, sorunlara yaratc zmler bulma gibi noktalarda neri
getirebilecek kiiler bu kurallara en fazla kar kan ve hayal krklna urayanlar olacaklardr.
Bu durumlarn ortaya kard sorunlardan biri ise, toplantya katlanlarn harekete geme
sorumluluunu toplant yneticisine ya da toplanty dzenleyen kiiye ykleme abasdr. Eer
toplantnn yaps ama ve ieriine uygun olur, aka anlalr ve katlanlar tarafndan kabul edilirse,
sonuta etkili bir ekip almasna, gre ve yetkilerin gerekli biimde datlmasna yardmc olacaktr.
Toplantlarda dzenli bir kontrol mekanizmas kurmak iin yaplmas
gerekenler neler olabilir?
TOPLANTI KLTR
Toplantlar baz rgtlerde vakit kayb, igzarlk, gz boyama olarak alglanrken; baz irketlerde de
nemli bir iletiim arac, karar alma yeri, sorun zme merkezi eklinde deerlendirilir. te bu iki
farkl bak as o irketin toplant kltryle yakndan ilgilidir. Toplant kltr, baarl rgtleri
dierlerinden ayran nemli zelliklerden biridir.
Demokratik ve ada iletmecilik anlay ile ynetilen rgtlerde
toplant kltr, rgt kltrnn nemli bir parasdr.
Bu tr rgtlerde toplantlara byk nem verilmekte; yeterli sayda ve dzenli olarak toplantlar
yaplmakta; toplant ynetimi konusunda en st kademeden en alt kademeye kadar tm alanlar
eitilmekte ve eitimlerin yan sra baarl toplant dzenleme ve ynetimi konusunda el kitapklar
hazrlanarak tm alanlara verilmektedir. Toplant kltrnn olutuu rgtler ile buna nem
vermeyen rgt yaplar arasnda nemli farklar vardr.


16
Tablo 1.1: rgtlere gre toplant kltr

Toplant Kltr Olan rgtler Toplant Kltr Olmayan rgtler
st ynetim dzenli zamanlarda toplant
dzenlemenin yararna inanr. Toplantlar
ada ynetim anlaynn vazgeilmez
paras anlay hkimdir.
st ynetim toplantlarn yararna inanmaz.
Emirler vererek irketi ynetir. Verilecek
talimatlar, yaplmas gerekenler iin yeterlidir
anlay hkimdir.
Dzenli olarak toplant yaplr. Toplantlar dzenli olarak yaplmaz.
Gndemsiz, tutanaksz toplantlar dzenlenmez. Gndem hazrlanmaz, tutanak tutulmaz.
Toplant zamannda balar ve zamannda biter. Toplant zamannda balamaz ve zamannda
bitmez.
Bakandan sonra toplantya kimse giremez. steyen istedii anda toplantya girer.
lgili kiiler katlr. lgili ilgisiz herkes katlr.
Katlmclar hazrlkl gelir. Katlmclar hazrlk yapmazlar.
Cep telefonlar kapatlr. Sk sk cep telefonlar alar.
Dedikodu ya hi yoktur ya da ok azdr. alanlar arasnda dedikodu fazlasdr.
alanlar arasnda ifte standart yapld
dncesi olmaz.
alanlar arasnda ayrmclk yapld gr
hkimdir.
alanlar zgrce fikirlerini tartrlar. alanlar konumaktan korkarlar ya da gerekli
olmadn dndkleri iin susarlar.
Toplantlarda sorunlarn zlecei inanc
vardr.
Hibir sorunun zlmedii ve zlmeyecei
gr hkimdir.
Ynetimin kendilerini nemsediini dnrler
ve irketlerine olan ballklar yksektir.
Ynetim tarafndan nemsenmediklerini
hissederek kendilerini irkete ait gibi
grmezler.
Sorunlar toplantlarda zlr. Problemler kapal kaplar ardnda zlr.
Sonular takip edilir ve ilgili kiilere sonular
iletilir.
Toplantnn sonular takip edilmez.

Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya
zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel renmenin
vazgeilmez aracdrlar. Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlar
alnmas ancak toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve
btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke birliini salar; dedikodu yaplmasn, sylenti kmasn
engellemeye ve fslt gazetesinin yaylmasn nlemeye yardmc olabilir.

Toplant Katlmclar
Toplanty yapan toplant yneticisi kendi ekibinin tamamn toplantya arabilir. Hatta destek
personelinde toplantlara katlmas nerilir. lke toplantlara daha az sayda insann katlmas tercih edilir.
nk byk gruplarla yaplan toplantlarda tartmalar ok zaman alabilir. Toplant katlmclar iyi
seilmemise; karar uygulayclarn etkili karar alabilmeleri olas deildir. Onun iin gerekli kararlarn
uygulanmasn salayacak anahtar kiiler saptanmal ve toplantya arlmaldrlar.
Toplantlarn trne gre katlmclar deiebilmektedir.
Sorun zme toplantlarna zme ulamak iin kimlere ihtiya duyuluyorsa arlmaldr. Ayrca
sorunun yaand blmn alanlar da bu tr toplantlarda hazr bulunmaldr. Bilgi toplantlar iin;
kimin bilgilendirilmeye ihtiyac var veya kimden bilgi edinilebilir sorularna verilecek cevap katlmclar
belirler.


17
Katlmclar doru kiiler mi? Toplantnn nemine olan uygunluklar nedir? Bunlar belki de: Anahtar
karar alclar, uzman ya da bilgi aktarclar, bilgiye ihtiya duyan kiiler, dnce oluturucular, alnmas
gereken kararla ilgili st dzey yneticiler, potansiyel anlamazlklara hakemlik edecek olan kiiler,
arkadalar, danmanlar ya da konuklar olabilir. Bu kiiler geni bir bak asn yanstyor mu?
Katlabilecekler mi? Toplant asndan nemleri arttka, katlma ihtimalleri de bir o kadar azalyor mu?
Herhangi bir yardmc ya da son dakika temsilcisi kabul edebilir mi? Katlmclarn doal bir grup
oluturabilmeleri iin, birbirlerini iyi tanyp tanmadklarn, ilgi alanlarn, amalarn, tutkularn, ya da
birbirleri hakkndaki izlenimlerinin ne olduunu renmekte yarar vardr. Tm bu bireysel davranlar ve
ilgi alanlar grup iinde bir arada olabilecek mi? Bu sorularn cevaplarn renmekte her zaman fayda
vardr.
Toplantya kimlerin katlaca amaca ulamada ok nemli bir olgudur. Toplant amacn oluturan bir
sorun varsa ve sorun tek kiiyle tartarak zlebilecekse, o toplantya sadece o kii arlmaldr. Genel
olarak katlmclarn says az olduu zaman verimlilik ve katlm yksektir. Kk gruplarda sohbet etme
zorluu grlr. Klik oluturma tehlikesi dktr. Kk gruplar, ekip almasn engelleyen sorunlar
zlebilirse verimli almalar yaparlar.
Byk gruplar, sunu toplantlarnda ynetmek kolaydr. Byk gruplarda yaplan toplantlar, ok
kapsaml n hazrlk, geni apl ynetim olanaklar, iyi bir rgtlenme gerektirir. Geni gruplarda
anlama zorluu daha ok ortaya kabilir. Bu nedenle ister bir kii olsun ister on kii olsun gerekenden
fazla kii toplantya arlmamaldr.
Katlacaklarn listesi hazrlanrken katlmclar amalar dorultusunda objektif olarak belirlemek de
ok nemlidir. Listeyi olutururken kiilerin sempatik veya antipatik olular deil, katkda bulunma
olaslklar n planda tutulmaldr. Katlmclardan etkin olarak yararlanmak iin dikkat edilmesi gereken
noktalar:
Toplantya gerekten katlmas gereken kii arlmaldr: Birisi yerine gnderilen kiilerle
toplanmaktan kanlmaldr. Baz karar alma toplantlar, yneticileri tarafndan yetki verilmeyip, sadece
toplantda bulunmakla grevli kimselerin (herhangi bir uyar olmakszn) katlmyla hibir sonuca
ulaamaz. Sadece dinlemek ve rapor vermekle grevli olduklarndan bu durum ncelikle kendilerini zor
duruma sokar, dier katlmclar da bir karara varamadklar iin tkenirler. Bu nedenle karar alma
toplantlarna karar alma yetkisi bulunmayan kimsenin katlmasna yol almamaldr. Eer katlmc
toplantya katlamyorsa ve yetkisini delege etmeye hazr deilse, toplanty ertelemek daha doru
olabilir. Eer toplant ertelenemiyorsa, bu durumda katlamayanlara, yokluklarnda alnan kararlar kabul
etmi saylacaklar, bunu istemiyorlarsa ya yerlerine yetki verdikleri birini yollamalar ya da ilerini
ayarlayarak toplantya katlmalar gerektii hatrlatlmaldr.
Toplant bakan konusunda dikkatli seim yaplmaldr: Deneyimli yneticilerin ii ele
almasndan iddetle saknlmaldr.. st dzey yneticilerin varl en etkili toplant yneticisini bile
etkileyebilir. Kimileri srf toplantnn arl olsun diye tepe yneticileri davet etme taraflsdr. Alnacak
karar bakmndan ynetimin yetkisine ihtiya varsa bu geerli olabilir. Fakat onlar toplant ynetmeye
fazlasyla alkn olduklarndan kendiliinden toplant yneticisi konumuna geiverirler. Durumun byle
gelimesinde insanlarn genel olarak en yal ya da yetkili kiiye sorun bildirip, yorum yapmaya
ynelmesinin de etkisi vardr.
Sadece statye dikkat edilmemelidir: Toplant katlmclarn sadece stats yznden davet
etmekten saknlmaldr. Blm bakanlarndan birini davet ediyorsam dier blmn de
bakanlarn davet etmeliyim aksi halde ayrm yapldn dnrler diye kimse toplantya
arlmamaldr. Onlar da kendilerini ilgilendiren bir konu yoksa toplantda iki saat harcamak yerine,
daha retici bir ey yapmay tercih edebilirler. Bunlara dikkat edilirse toplantlarn belirlenen hedeflere
ulamas daha da kolaylar.

Toplantya Katlanlarn Grevleri
Katlmclarn toplant ncesi grevleri:


18
Aksi bildirilmedike, resmi bir kyafet giyip gitmek. Toplantya mutlaka zamannda ve gnlk
tral, koyu renk takm elbiseli olarak, kalem, kat, evrak, belge, dosya, rapor, mevzuat vb.
gerekli olan eyler tedarik ederek gidilmelidir.
Gndemi okuyup toplantya hazrlarak katlmak gereklidir.
Gndemde olmayan bir konuya dikkat ekmek isteniyorsa bu durum neriler, dilekler gibi bir
balk altnda toplanmaldr.
Gndemde olmayan ama byk bir nem tad dnlen konunun, gndeme eklenmesini
toplantdan hi deilse i gn nce nermek ve toplantdan nce sirkle edilmesini
salamak.
Bir nceki toplantnn tutanaklarn okuyup, verilen grevlerin ne kadarnn gerekletiini
belirlemek.
Ziyaretiler ve telefon grmeleri nedeniyle toplantdan arlmamak iin nlemler almak.
Toplantya zamannda katlabilmek iin ileri dzenlemek.
Gndeme koyulacak maddeleri unutmamak.
nerilen gndem maddeleriyle ilgili bilgi ve materyallerin hazrlanp yelere verilmesi.
Gndem belirlenmi ise gndeme ilikin hazrlklar gzden geirmek.
Toplantya katlnamayacaksa yerinize katlabilecek varsa bu kiiyi belirlemek ve toplanty
dzenleyen birime bildirmek. (Yerinize katlabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirmelisiniz).
Katlmclarn toplant srasndaki grevleri:
Belirlenmi olan oturma planna uymak. ou toplantnn, artk alkanlk haline gelmi bir
oturma plan vardr (genellikle masann ba bakana aittir). Ancak toplantda protokol dzeni
yoksa, oturacanz yeri iyi seebilmek ve toplantda etkili olabilmek iin toplant saatinden
birka dakika nce gelmekte yarar vardr. Toplant bakan sizin yneticiniz ise, ona yakn
oturmak etkili olur. Deilse, ok yaklamamak daha uygun olur. Toplantnn resmi yneticisi
yoksa, kontrol ele alacak bir yere oturmak en iyisidir. (Toplant masasnn ortas egemenlik
noktasdr. Toplantda konuma yapmak, nerilerde bulunmak ve etkili olmak iin masann orta
merkezine oturmakta yarar vardr. Toplantlarda genellikle hasmlar karya, destekiler
bakann sana ve soluna otururlar.)
Not tutmak iin kt kalem bulundurmak ya da tablet bilgisayar ile gitmek.
Ak konumak. Ne istediini ve dndn aka belirtmek.
Sormak istediini ve dndn aka sylemek.
Sz almadan ve sz verilmeden konumamak.
Karlkl konumamak, toplant bakanna hitaben konumak.
Az ve z konumak.
Sk sk sz almamak.
Konudan konuya gememek.
Dikkati konunun zerinde younlatrmak, sorunlara zm aramak.
Tartmalara katlmak, seyirci kalmamak.
Grlerin veya itirazlarn gerekeleriyle birlikte sylenmesi.
Hayr diyebilmek.
Nutuk ekmeden, doal konumak.


19
Konuulanlar iyi dinleyip, not almak.
Kabul edilemeyecek teklifler sunmamak. Sylenecek eyin kabul edilebilirlii nceden
dnlmelidir.
Baka biri kabul edemeyeceiniz bir fikir ileri srerse aklamasn istemek.
Varsaymlar zerinde konumamak (Daha ok zamanmz olsayd gibi)
t vermemek.
Saygl olmak. Toplantda kiiler alayc, krc ve ykc bir ekilde eletirilmemeli ve
ktlenmemelidir.
Eletirileri kiiye deil ie ynelik yapmak.
Yaplan nemli ve baarl almalar mutlaka tebrik ve takdir etmek.
Ses tonuna dikkat etmek. Konuma srasnda ses tonu fazla ykseltilmemelidir. Bararak
konuma yaplmamaldr.
Heyecan denetlemek: Bir tartma ortamnn heyecanl ve cokulu olmas doaldr. Ancak
heyecan denetlenmelidir. Konuma srasnda ar el-kol hareketleri yaplmamal; masaya vurma,
barma ve hakaret etme gibi nezaket d hareketlere de bavurulmamaldr. Ar heyecan
krcla ve konu zerindeki hkimiyetin kaybolmasna yol aar.
Dinlemesini bilmek: Dinlemesini bilmek nemlidir. Kar taraf konuurken dinleyen ne
syleyeceini tasarlamaktan vazgeip, sadece dinlemelidir.
ekilme hakkn kullanmak: Toplantya katlanlarla aranzda herhangi bir konuda ciddi bir gr
ayrl varsa o konunun grld oturumdan ekilmeye veya o organdan istifa etmeye karar
verebilirsiniz. Bir toplantdan ekilmeye karar verdiyseniz, bunun mutlaka tutanaa
geirilmesini istemelisiniz ki, daha sonra varlan kararlar desteklemediiniz bilinsin. stifaya
karar verirseniz, bunu dorudan bakana hitaben yazacanz bir yazyla bildirmelisiniz.
stifanzn yrrle girmesi iin bir sonraki toplanty beklemeniz gerekmez.

n Toplant
Toplantnn gndemini belirleme ve toplant dzenleme sorumluluu toplant bakanna aittir. Yneticiyi
de buna dahil etmek gerekir. Toplantnn ynetimini bir bakasna devretmeden oturum bakan olarak
yeterli etkinlii gstermek mmkn deildir; ynetici, tm resim iinde kendine bir yer bulamazsa faydal
bir ekilde katkda bulunamaz. Bu nedenle toplantdan nce niin, kim, nerede, ne zaman, ne, nasl gibi
konular netletirmek iin toplant ncesi, ksa bir toplant dzenlenmelidir.
Bir toplantnn organize edilmesi ne kadar gse verimsiz olma
ihtimali de o kadar artacaktr.
Toplant karar alnrken, konunun ve snrlarnn da iyi belirlenmesi gereklidir. Daha sonra
toplantdan beklenen ktlar listelenmelidir. Toplant hazrlklarn yrtecek olan sorumlularn (merkez
grubun) belirlenmesi de n toplant srasnda yaplmaldr. Toplant trne karar verme, hazrlklarn nasl
yaplaca, yer seimi, ara gerelerin belirlenmesi toplantya katlacak kiilerin, katlanlarn says,
toplant sresi ve toplant gndeminin belirlenmesi gibi konular toplant ncesi gzden geirilmelidir.
Ayrca toplantya katlacaklarn gerekli hazrlklar yapabilmeleri iin nceden toplantnn bildirilmesine
ve toplantnn uygun bir ortamda dzenlenmesine zen gsterilmelidir.
Katlmclarn belirlenmesinde en nemli lt toplantdan beklenen ktlarn elde edilmesine
yapacaklar katk ve konuya ilgileridir. Toplant yerinin belirlenmesinde dier faktrlerle birlikte maliyet
ve finansman da snrlayc etkendir. Ayrlan bte ve zaman gz nne alndnda toplantlarn i
iletiime katks yadsnamaz ancak n toplant ile toplantlarn belirlenen hedeflerine ulaabilmesi iin


20
neler yaplmas gerektii ortaya konulmaldr. Sonu olarak ntoplant n toplant; toplantlarn
belirlenen toplant hedeflerine ulamak iin zaman ve rgtn dier kaynaklarn kullanarak nelerin
yaplmas gerektiini ortaya koymaktadr.

Verimli Bir Toplantnn lkeleri
Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini
salayacak bir organizasyon halini alr. Bu nedenle uyulmas nerilern birtakm ilkeler vardr:
Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tanmlanm zel
amalar belirlenmelidir. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik olursa gndem
etkili olamaz.
Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Her konu iin, nceliine gre zaman
snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce katlmclara datlarak hazrlanmalar
salanmaldr.
Mmknse katlmclarn, gndemin hazrlna katkda bulunmalar salanmaldr.
Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat doru saptanmaldr.
Katlmclarla toplant konusunda etkin iletiim salanmaldr. Toplantya katlacak kiilere
haber verilmelidir.
Toplant meknnn toplantnn amacna uygun olarak dzenlenmesi salanmaldr. Masa ve
koltuk dzeni ayarlanmal, katlmclarm isim kartlar oturma ekline gre yerletirilmeli,
meknn havalandrma, stma, aydnlatma ilemlerinin yeterli dzeyde olmas salanmal,
gerekli olan ara-gereler temin edilmeli ve ikram edilecek yiyecek ve iecekler hazrlanmaldr.
Toplanty ynetmek iin bir toplant bakan, notlar almak iin ve zaman kontrol etmek iin de
birer yetkili belirlenmelidir.
Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. Toplantlarn balang ve biti saati
nceden belirlenmeli ve bu sreye uyulmaldr. Aralksz iki saatten fazla sren toplantlar tercih
edilmemelidir. ok uzun bir toplant yerine gerekiyorsa ayn konu iin ek bir toplant
yaplmaldr. Toplant zaman ve sresini tespit etme ii katlmclara braklabilir.
Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. Bu zaman kaybna ve dikkatlerin
dalmasna neden olur.
Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr. Notlarn, doru noktalara
temas ettiinden emin olunmaldr.
Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu
ile ilgili kiiler arasndan seilmesine dikkat edilmelidir.
Verimsiz Toplantlarn Nedenleri
Yneticiler, bilgi aktarmak, bilgi alverii yapmak, herkesin ayn bilgiyi ayn zamanda ve ayn ekilde
renmesini salamak ve gerekli kararlar almak iin sk sk toplant yaparlar. Ancak baz toplantlar da
baarsz olurlar.
Toplantlarn baarsz olmalarnn birinci nedeni toplant
dzenleyenlerin toplant ynetimi konusunda eitilmemi ve yetimemi olmasdr.
Toplant amacna uygun olmayan ortam, uygun olmayan oturma dzeni, kiisel atma ve
srtmelerin toplantya yansmas, toplantnn amacndan uzaklamas, karlkl sulama ve eletiriler,
yneticinin grubu idare etmede glk ekmesi, grubun kendi aralarnda konumas, kontroln srekli


21
eletirenlerin eline gemesi, karlkl gven bunalmnn olumas, katlmclarn gr ve nerilerinin
dikkate alnmamas durumlar da verimsiz toplantlarn nedenlerindendir. Genel olarak verimsiz
toplantlarn nedenleri ve bunlardan kanmann yntemleri aada belirtilmitir:
Zamanlamaya Dikkat Edilmemesi: Baarl bir toplant gndemi hazrlamadan nce, bir toplantnn
gerekten gerekli olup olmadna karar verilmelidir. Sadece daha nceden planlanm olmasndan dolay
yaplan bir toplantnn, zaman kaybndan baka bir anlam yoktur. Bu nedenle toplantlarda zellikle
zaman kavramna dikkat edilmelidir. Toplantnn yararl olmas her eyden nce zamann iyi
kullanlmasna baldr. Toplant, gnn ya da haftann yanl bir zamannda yaplmamaldr.
Kararlatrlan zamann toplantya katlacaklar asndan uygun olup olmadna, yapmalar gereken dier
ilerle akp akmadna dikkat edilmelidir. Aratrmalar, karar almak ve salkl dnmek
asndan en ideal zamann sabah erken saatlerin uygun olduunu gstermektedir. Gnn son saatlerinde
dzenlenen toplantlar, katlmclarn bir an nce eve gitme istei yznden yeterli itina ile
yaplamayabilmektedir.
Toplantlarda grlen en byk zaman kayplarndan birisi toplant bakannn veya kilit adamn
gecikmesi veya ani bir ii kmas sonucu hi gelmemesidir. kincisi de, sohbet veya tartmalarla
toplantnn uzayp gitmesi ve zaman kaybedilmesidir. Toplantlarda zaman kayb, toplantya zamannda
gelmemekle balar. Bu en ok ikyet edilen ama dzeltilemeyen bir hatadr. Toplant bakan toplantya
ge gelirse, toplant ge balar. Elbette vaktinde balayan ilk toplantya birka kii ge gelebilir. Nasl
toplantlarn zamannda balamas bakann otoritesine balysa, toplantlarn vaktinde bitmesi de
bakann konuya arln koymasna baldr. Her eyden nce, bakan toplanty zamannda bitirme
konusunda kararl olmaldr.
Sreyi yi Ayarlayamama: Toplantnn uzun olmas, daha iyi olduu anlama gelmez. Bir toplantnn
baars, ne kadar uzun srd ile deil, katlmclarn ne kadar katkda bulunduu ile llr. ok uzun
toplantlar katlmclar skmaktadr. Eer bu vaktin almas zorunluysa, yemek ve ay-kahve molalar
iin ksa aralar verecek ekilde bir program yaplmaldr. Uzun sren toplantlarda ara verildiinde
katlanlarn dinlenmesi, ihtiyalarnn giderilmesi yolundaki ek olanaklarn temini salanmaldr.
Hibir toplant ya da toplantnn bir blm 90 dakikay amamaldr.
Fiziki Hazrlklar Dikkate Almama: Toplant salonunun souk ya da scak olmas, fazla gne
olmas, lo olmas, oturulan koltuklarn rahatsz edici olmas, salonun havalandrlmam olmas ve
benzeri sebepler yznden toplantya katlanlar rahatsz olabilirler ve toplantnn bir an nce bitmesi iin
sorulara cevap vermezler, konulara itirak etmezler ve toplantdan bir an nce kurtulma eilimi
gsterirler. Toplantya katlanlarn nerelere oturtulaca nceden belirlenmelidir.
Duyuru Yapmama ve Gndem Hazrlamama: Bazen toplantya katlacak olanlara yeterince erken
haber verilmez. Toplantya girdiklerinde nemli ilerini ortada braktklar iin genellikle sinirli olurlar ve
toplantda tartmaya katlmazlar. ou zaman da toplantnn konusu ve amac nceden ilgililere
bildirilmez. Toplant konusu ve amac gndem hazrlanarak gnderilmesi gerekirken gndem
hazrlanmaz. Bu nedenle de katlanlar hazrlksz geldikleri iin toplantda olumlu katklar olmaz.
Toplantnn gndeminin bulunmamas veya gndemin nceden gnderilmemesi, ilgili ilgisiz her konunun
konuulmasna ve bylece toplant sresinin uzamasna neden olmaktadr.
Yetersiz Toplant Bakan: Eer ad toplant olduu halde ynetici hep kendisi konuur yani
konferans verirse, konumak isteyenleri de susturursa artk toplantlar oturup, dinleyip gitme ekline
dnr. Bunun dnda yetersiz toplant bakan katlmclar zerinde kontrol salayamaz, toplanty
ynetmede zorluk yaar. Baz kiiler toplantda kendi aralarnda konumaya balayabilir. Bakan onlar
gcendirmeden nasl susturacan da bilemez. Toplant bakan pasifse; bakan rehberlik yapamayan,
tartmaya ak olmayan katlmclar sindiren ve beklenen i birliini salayamayan birisi olursa toplant
etkin olamaz. Bakan, katlanlarn duygularna, gereksinimlerine duyarl olmal, sz almayanlar
tartmaya davet etmeli, ar konuanlar da kstlamaldr. Fikirleri olanlar ie dnk, sessiz insanlar


22
olabilir. Bakan, toplantda sessiz kalanlar konumaya katmay bilmiyorsa, deerli fikirlerinden
yararlanma imkn bulamam olur.
Toplantlarda ska rastlanan bir sorun da, ounlukla esas konudan uzaklama eilimi olmasdr. Bu
toplant bakannn ynetim tarz, toplantya hkimiyeti ve otoritesi ile ilgili bir konudur. Sonu olarak,
toplantlarn baarl ve yararl olmas, her eyden nce, toplant bakannn, toplant ynetimiyle ilgili
temel ilkeleri ve teknikleri iyi bilmesine ve uygulamasna baldr.
Bir toplanty etkileyebilmek iin kullanabileceiniz yntemler neler
olabilir?
EK-1: DZEN KURALLARI
Resmi toplantlara bakanlk eden herkes dzen kurallarnn temel kavramlarn yakndan tanmaldr. yi
bir bakann ve etkili katkda bulunan katlmclarn bulunduu ideal ortamda bu kurallarn gerei yoktur.
Ama yine de bunlar bilmenin yarar vardr nk belirli koullarda ok ie yarayacaklar kesindir:
Ksa sren belirli tartmal maddeler iin
Kat resmi kurallarla yaplan yardm dernekleri ve sivil toplum kurulularnn toplantlar iin.
Resmi toplant ilemlerinin anahatlar aada sralanmtr:
1. Her maddenin tartmaya alabilmesi iin nerilmesi ve desteklenmesi gerekir (Bylece
konunun tartmaya deer olup olmad ortaya kacaktr).
2. Bakan yaplan her neriyi tekrarlayarak herkes tarafndan anlalmasn salamaldr (Bakann
toplanty denetim altnda tutmasn da salar).
3. Grubu harekete geirecek her ana madde teker teker ele alnmaldr.
4. Bir ana madde, ek bir maddenin ortaya atlmasyla deitirilebilir. Ana madde tartlp
oylanmadan nce, ek maddenin tartlp oylanmas gerekmektedir. Ama bu ilemin
yaplabilmesi iin ncelikle ana maddenin tartmaya alm olmas gerekir.
5. zellikli neri kavramnn anlam tm toplant iin harekete geirilmesini salamaktr. rnein,
Toplantya ara verilmesini neriyorum. Bu neri dier madde ve erilerden nce gndeme
alnr ve tartmaya ak deildir.
6. Daha nceki oylamay gndeme getiren herhangi bir neri ancak oylamada nde giden tarafa
ortaya atlabilir.
7. Toplantya katlanlardan biri bir nceki soruya dnlmesini istedii zaman, bu davrann
anlam tartmann sona erdirilip oylamaya geilmesinin istenmesidir. Bir tek kii bile bu neriye
kar karsa, tartmann srdrlmesi gerekir. Eer biri kp bir nceki soruyu nerirse ve
bir bakas da bunu desteklerse, oylamaya geilip geilmemesi konusunda oylama yapmanz
gerekir. Eer oylama kabul edilmezse, tartmaya devam edilir.
8. Genel bir kural olarak, kuruluun politikasn ya da kurallarn etkileyen herhangi bir kararn
resmi bir toplantda tek bir cmleden uzun olmamasna dikkat edilmelidir. Konu baka bir
komiteye ya da alanlara aktarlmaldr.







23
EK-2: TOPLANTI TUTANAKLARI
Grlen konularn, henz hem katlanlar hem de toplant sekreteri unutmadan, tutanaklarnn zaman
yitirilmeden yazlmas gerekir. Tutanaklar ksa ama toplantda konuulan tm konular kapsayacak
biimde olmaldr.
e yarayan bir sistem gelitirmek iin her toplant numaralanmal ve aadaki maddelerin tm
kayda geirilmelidir:
Toplant hangi tarihte ve nerede yapld?
Toplant bakan kimdi?
Kimler katld?
Kimler katlmayacan bildirip zr diledi?
Gndemden uzaklalmadn gsteren bir not. rnein, bir nceki toplant tutanann kabul
edilip imzalanmas.
Okunan raporlarn birka satrlk zetleri. zetlerin dosya numaralarn kapsamas, gerektii
zaman yelerin kopya karmalar asndan yararl olacaktr.
Raporlar izleyen tartmalar varsa, bunlarn zetleri de eklenmelidir.
Tm neri ve deiiklikler bakan tarafndan ortaya atld biimde tutanaklara geirilmelidir.
Her neri ve deiiklii ortaya atan ve destekleyen kiileirn isimleri.
Grmelerin ana noktalarnn zeti
Oylamaya katlanlarn says
Her neri iin alnan kararlar
Kimin ne zaman, hangi adm ataca
Bir sonraki toplantnn tarihi
Tutana yazarken toplant sekreterinin grevi, toplantnn havasn ve katlanlarn ortaya attklar
fikirlerin gcn, katlamayanlara aktarmaktr. Katlanlar da kendi yaptklarnn ve meslektalaryla
tartp karara vardklar noktalarn onaylandn bilmek isterler. Bylece ileride hangi kararlara varld
hakknda tartmalarn kmas nlenir.
znel olmayan bir ifade kullanp, diyaloglar ya da uzun konumalarn paralarn tutanaklara
katmamak daha dorudur. Bu ifade biimi verilerin glgelenmesini ve gereksiz ayrntlarla boulmasn
nler. Uzun tartmalar ana noktalar belirten ksa cmleler haline getirmek ve bo laflar tutanaa
katmamak gerekmektedir.
Baz toplantlarda tutanaklar derhal yazlp onaylanr. Bu durumda bakan tartmann her iki ynn
zetleyen ana konular, varlan karar ve kimin hangi grevi stlendiini tekrarlar. Toplant sonunda
toplant sekreteri bakann yazdrdklarn bir kez daha okur ve genel olarak katlanlar daha fazla
tartmaya gerek grmeden onayladklarn belirtir.

Toplantdan Sonra
Tutanan kopyalar zaman yitirmeden konuyu bilmesi gereken herkese gnderilmelidir. Eer tutanan
yazlmas zaman alacaksa ncelikle ksa bir zet hazrlanp gnderilebilir. Bakann genellikle
gnderilmeden nce tutana inceleme frsat vardr. Bylece baz hatalar ve yanl anlamalar nlenmi
olur. Toplanty doru olarak yanstan tutanaklar srekli toplantlarn ya da komitelerin ilerlemesi ve
sonuca ulamas asndan ok nemlidir.



24
zet
Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve
nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda
birlik ve beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle
toplantlar dzenlenmekte ve toplantlar
insanlarn bir araya gelerek belirli konularda
grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar
ayrca; insanlar arasnda iletiim salamak,
yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak
gibi amalar iin nemli bir konumda
bulunmaktadr.
Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse;
sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya
karmak, zmek, anlamaya varmak, perseoneli
aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin
bakanlnda ya da birden ok kiinin yz yze
gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu
ortamda gerekletirilen faaliyetler olarak
tanmlanr. Gnmzde yzyze gelme teknoloji
aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans
teknolojisi ile farkl mekanlardaki kiiler online
iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan
ayrlmadan yzyze grme, toplanma frsat
bulabilmektedirler.
Baarl bir iletiim iin davranlardaki
karmakln kontrol altna alnmas
gerekmektedir. rnek olarak toplantlardaki
iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan
veya alglanan yantlar farkl ipularnn
gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden
dili, tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler,
ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek
olarak gsterilebilir.
Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn
amacnn tanmlanmas gerekmektedir.
Toplantnn amacnn iyi bir biimde
belirlenmemesi halinde katlmclar konunun
baka yntemlerle daha etkili biimde ele
alnacan dnebilirler, tatminsizlik
yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman
kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle
toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn
saptanm amalarn katlanlara aklamas
gerekmektedir.





Toplant ierisindeki grubun davran ve
dncelerini derinden etkileyecei iin toplant
yneticisinin grubun sergiledii belirgin davran
biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol
altnda tutma yeteneklerini gelitirmesi
gerekmekte ve toplant sreci dahilinde bunu
gerekletirmelidir.
Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle
daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu
tr kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde
gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin
gelitirilmesi gerektiini beilrleyebilirler. Bu
kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak
iletiim kurarak, nasl gelime gsterilebilecei
konusunda tavsiyelerde bulunabilirler.
Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt
yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya
zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir
ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel
renmenin vazgeilmez aracdrlar.
Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn
tartlmas ve rasyonel kararlar alnmas ancak
toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar
personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve
btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke
birliini de salamakta; rgt ierisinde toplant
kltrnn de olumasn salamaktadr.


25
Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi toplantlarn
geliimini etkileyen faktrler arasnda yer
almaz?
a. Pazar likileri
b. Kaynak yatrm faaliyetleri
c. Amortisman giderleri
d. ve d balantlar
e. rgtlerin bymeleri
2. Aadakilerden hangisi toplant fonksiyonlar
arasnda yer almaz?
a. kna etme
b. Hzl karar verme
c. sel deiiklikler
d. Bilginin yaylmas
e. Deneyim transferi
3. Aadakilerden hangisi toplant arlarnn
yaplmas gereken durumlar arasnda yer alr?
a. Hazrlk yapmaya zaman olmadnda
b. Sorun zaten karara balanmsa
c. Bilgi vermek iin grubun tamam bir araya
getirilmek isteniyorsa
d. Farkl bir iletiim yntemi daha yararl
olabilecekse
e. Konu herkesin zamann almaya deecek
kadar nemli deilse
4. Aadakilerden hangisi iyi dzenlenmi
toplantlarn zellikleri arasnda yer almaz?
a. Takip
b. Kontrol
c. Belirlenmi gndem maddeleri
d. Snrl katlm
e. Geri bildirim salanmas
5. Aadakilerden hangisi toplantlarn
zellikleri arasnda yer almaz?
a. Kii says
b. Gndem
c. Konu
d. Ne sklkla yapld
e. Katlmclar

6. Aadakilerden hangisi grup normlar
aamalar arasnda yer almaz?
a. ekillenme
b. yapma
c. Ballk
d. Standartlama
e. atma
7. Aadakilerden hangisi bir grubun
gereksinimlerinin karlandnn belirtileri
arasnda yer alr?
a. Kabul edilme
b. Geri ekilme
c. ekimserlik
d. Rekabet
e. Kendi kendini lider ilan edenler
8. Aadakilerden hangisi toplantlar
denetlenirken dikkat edilmesi gereken noktalar
arasnda yer almaz?
a. Nelerin yolunda gittii gzlemlenmelidir
b. Sorumluluk alanlar belirlenmelidir
c. Gndem belirlenmelidir
d. Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir
e. Yaplan deiikliklerin bir sonraki toplantdan
sonra gzden geirilmesi saanmaldr
9. Aadakilerden hangisi katlmclarn toplant
ncesi grevleri arasndadr?
a. Belirlenmi oturma planna uymak
b. Ak konumak
c. Sz almadan ve verilmeden konumamak
d. Karlkl konumamak
e. Gndeme konulacak maddeleri hazrlamak
10. Aadakilerden hangisi verimsiz
toplantlarn nedenleri arasnda yer almaz?
a. Sreyi iyi ayarlayamama
b. Zamanlamaya dikkat edilmesi
c. Yetersiz toplant bakan
d. Fiziki hazrlklar dikkate almama
e. Gndem hazrlamama


26
Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. c Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.
2. a Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve
Tanm balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
3. c Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve
Tanm balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
4. e Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
5. b Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
6. c Yantnz yanl ise Toplant Sreci
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
7. a Yantnz yanl Toplant Sreci balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
8. c Yantnz yanl ise Toplant Denetimi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
9. e Yantnz yanl ise Toplant Kltr
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
10. b Yantnz yanl ise Toplant Kltr
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Toplantlar, bir amaca ulamak iin kullanlan
aralardr. Kendi balarna bir ama deildirler.
Bir toplantnn sonucu, birtakm etkinliklerin
balangc veya en azndan baka bir toplantya
hazrlk anlamna gelmektedir. Toplantlar,
birtakm kararlara varmann yapc bir yolu
olarak group nemsereseniz, abalarnz ne
ekilde ynlendirmeniz gerektiini bulmakta
fazla zorlanmazsnz. Bylelikle de
dzenlediiniz toplant amacna ulam olur.
Sra Sizde 2
Bir toplantnn daha retken klnmas iin
grnenin altnda neler olduunu dikkate almak
gerekir. Bir grup insan bir araya geldiinde
birlikte nasl almalar gerektiini renmeli ve
uyumlu bir grup olmak iin hazrlanma, tartma,
norm belirleme ve uygulama aamalarndan
gemelidir. Grup basks, toplantnn seyrinin
deimesinde ve bazen beklenenden ok daha

riskli sonularn domasnda nemli roller
oynaya bireysel dncelerle alnan kararlarn
neden olduu bir durumdur. Bir toplanty
ynetmek iin arldnzda, gruplarn nasl
altn ve nasl ilediini bilmek, toplantya
etki eden gleri anlamakta size ok yardmc
olacaktr.
Sra Sizde 3
Bir toplantnn baarsnn % 80inin, toplant
ncesinden belli olduu sylenir. Bir gndem
oluturmak, katlmclara toplant hakknda
nceden fikir verecei iin nemli bir unsurdur.
Toplantlarn baarsn etkileyen bir baka unsur
da katlmclarn belirlenmesinde dikkatli
davranmaktr. Konular zerinde anlamaya
varmak toplantya, doru kiilerin katlmasyla
daha kolay olur. Rahat bir ortam salamak,
herkesin asl konu zerinde younlamasn
kolaylatrr. Ayrca gndem balklarn, zaman
dilimlerine blerek ele almak, toplantnn genel
yapsn oluturan bir plann mevcut olduunu
gsterir. Bir toplantnn dzenlenmesinde bu
noktalar zerinde durmak sadece iyi bir toplant
ortam hazrlamakla kalmaz, almalarn doru
bir admla balamasna da yardm eder.
Sra Sizde 4
Toplantlar hangi trden ve hangi amala
yaplm olursa olsun, ulalmas gereken
hedeflerin ve bunun iin yaplmas gerekenlerin
akla kavumas size baldr. Buradaki
rolnz, sadece nderlik etmek deil ayn
zamanda srekli kontrol etmek ve insanlar doru
rotaya ynlendirmektir. Dzenli bir kontrol
mekanizmas kurmak iin hereyden nce
kiilerin tmnn katlm salanmal, konudan
olas sapmalar ve kiisel tartmalar
nlemelisiniz. Toplanty baaryla sonuca
balamak iin de uzlama salandndan ve
herkesin ne yaplacan anladndan emin
olmanz gerekmektedir.
Sra Sizde 5
Bir toplanty etkileyebilmek iin ncelikle olas
psikolojik ve politik akmlarn oynad rol
saptamanz ve bunlardan yararlanmak iin gerekli
teknik ve manevralar semeniz gerekir. Bu
uygulamada kullanlan en yaygn yntemler ise;
iin temelini belirli bir toplantdan uzak tutmak,
kulis faaliyetleri, uzmanlk gc, dllendirme
gc, basknn gc ve kiilik gc olarak ifade
edilmektedir.


27
Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant
Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar.
Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant
Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn.
Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public
Speaking, e-book; www.gutenberg.org,
www.feedbooks.com.
evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman
ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi,
Cilt: 6 (3-4).
Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi,
Harward Business School Press, stanbul:
Optimist Yaynlar.


























Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul:
Remzi Kitabevi.
Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl
Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm.
Sherman, D. (1999). Kusursuz Toplant,
stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi.
Thomsett, M.C. (1997). Toplant Sanat,
stanbul: Epsilon Yaynclk.
Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004).
Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin
Yaynclk.



28






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
Toplant trlerini aklayabilecek,
Mzakereler ve zelliklerini aklayabilecek,
Kriz deerlendirme toplantlarn aklayabilecek,
Toplant kurallarn tanmlayabilecek
bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Klik
Mttefik
Mzakere
Kriz
Ekip
Gndem
Muhalif
Oturma Plan

indekiler
Giri
Toplant Trleri
Mzakereler
Kriz Deerlendirme Toplantlar
Toplant Kurallar
2


29
GR
Literatrde toplantlar genel anlamda rgt ii, rgtleraras, ilevlerine gre, grntl toplantlar gibi
farkl trlerde ele alnmaktadrlar. Fakat yaplacak toplantnn tr ne olursa olsun formal kurallara itibar
edilmelidir. Toplant bakan, zel ve katlmclara egemen bir yerde oturmal, varsa sorumlu olan dier
kiilere zel bir yer ayrlmaldr. Toplant bakannn tm katlmclar tarafndan gzlenebilecekleri
biimde oturmalarn salamak esastr.
Toplantlar literatrde formal ve informal olmak zere iki tre de ayrlmtr. hayatnda ok sk
rastlanan ynetim kurulu ya da genel kurul gibi toplantlar formal (resmi) toplantlar olarak adlandrlrlar.
Bu tr toplantlar nemlerinden dolay detayl kararlar gerektirmektedir. Dier i toplantlar ise informal
toplant snfna girmektedir. Komite ya da sat toplantlar bu tr toplantlara rnek olarak gsterilebilir.
Literatrdeki farkl toplant trleri aada ksaca aklanmtr:
Konferans: Yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin
konumac olarak katld herkese ak toplantlardr.
Panel: Toplumun byk ounluunu ilgilendiren ve zerinde fikir birlii varlmasnda yarar umulan,
belirli bir konunun birden fazla konumac tarafndan dinleyiciler nnde tartld toplant trdr.
Ak oturum olarak da adlandrlan panelde, birok konumacnn bir tek konuyu tartmas amacyla
dzenlenmektedir.
Kongre: Bir konu zerindeki aratrma ve incelemelerin ele alnd toplant veya devletler arasndaki
ilikiler zerinde durmak amacyla yaplan uluslararas toplantlardr. Dernek, parti, sendika ve irketlerin
genel katlmla yaptklar toplantlara da kongre denilmektedir.
Forum: Baz sorunlar, mmkn olduu kadar geni kitlenin tartmasna olanak verecek ekilde
dzenlenen ak toplant trdr. Forumlar, gndemdeki bir konunun konumaclar tarafndan tartld
ve toplantda bulunan herkesin konuma hakkna sahip olduu toplantlardr.
Seminer: Bir uzmann ynetiminde yaplan, belirli bir konunun etraflca irdelenmesine ynelik zel
mesleki almalardr. Seminerler, mesleki bilgileri gelitirmek amacyla dzenlenmektedir.
Brifing: Belli bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplan toplantlardr. Brifingde
bilgilendirilmesi gereken ahslar bir araya getirilir ve uzman ahslar tarafndan yaplan aratrma veya
herhangi bir konu kantlaryla birlikte ortaya konmaya allr.
Bu saylan toplantlarn dnda toplantlar; gnlk toplantlar, haftalk ya da aylk toplantlar,
program d toplantlar, zel proje toplantlar gibi snflandrmak mmkndr. Ayrca kurul toplantlar
ve komite toplantlar da toplant trleri arasnda yer almaktadr.
Toplantya hazrlanma aamasnda oturum bakan ile greceiniz
konular neler olabilir?


Toplant Trleri


30
TOPLANTI TRLER
Literatrdeki eitlilie ramen, toplant trleri, toplant amalarna gre farkllk gsterir. rnein
irketin imzalayaca yeni bir anlama, proje veya yeni bir rnn tantlmas iin yaplan toplantlar
sreklilii olmayan ve bu saylan faktrler ortaya ktnda yaplan toplantlardr. Bunun dnda irketin
yapsna gre periyodik yaplan toplantlar da vardr. irkette yaplan dier bir toplant tr ise daha
kk yapda olan haftalk toplantlardr. Bu toplantlar st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilir.
irket ierisindeki her trl konunun daha ksa srede zmlenmesine yardmc olur. Bu toplant iin de
belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve sonulandrlr.
Toplant trlerinin birok ayrm olmasna ramen bu nitede genel bir at altnda toplantlar; rgt
ii toplantlar, rgtler aras toplantlar, ilevlerine gre toplantlar, grntl toplantlar, ekip toplantlar,
mzakereler ve kriz deerlendirme toplantlar ad altnda incelenecektir.

rgt i Toplantlar
Kamu kurulularnda ya da zel kurulularda grev yapan yneticiler zaman zaman belirledikleri
konularla ilgili toplant yapma gerei duymaktadrlar. Bu gereksinim rgt ii ileyi, rgt alanlar vb.
birok konuyla ilgili olabilir. rgt ii toplantlar kapsamnda kurumlarn ve rgtlerin yapsna gre
periyodik olarak yaplan ynetim kurulu toplantlar da vardr. Ynetim kurulu ile ynetilen kurumlar,
olaanst bir durum gereklemedii srece, genellikle ayda bir kez ynetim kurulu toplants
dzenlemektedir. Bu toplantlar, genellikle kurumlarla ilgili tm konularn konuulup ortak bir karara
varlmasn amalayan toplantlardr. Ynetim kurulu bakan ve yeler, ncelikle toplant gndemindeki
konular tartrlar ve ortak bir karara varrlar.
Ynetim kurulu ve komite toplantlar, brifingler, rn tantm toplantlar, mesleki ve teknik
toplantlar, tevik toplantlar ve basn toplantlar en sk rastlanan ynetici dzeyindeki kiilerin dzenli
aralklarla yaptklar toplantlardr. Daha ok lider ve yneticilerin kendi aralarnda belirli gndem
maddelerini veya olaand konular konuup tartmak ve karar almak iin bir araya geldikleri, kk
lekli yaplan toplantlardr.
rgt ii toplantlar irket merkezinde yaplabilecei gibi, kiileri rahatlatmak, daha verimli hale
getirmek, baz sorunlar bertaraf etmek ve onlara nem verildiini hissettirmek iin farkl meknlarda da
yaplabilir. Bu farkl meknlarn banda da oteller gelmektedir.
rgt ii toplantlarda katlmc saysn tahmin etmek kolaydr, kesin
katlmc says nceden bellidir ve katlmclar homojendir.
rgtlerde ve irketlerde yaplan dier bir toplant tr ise daha kk yapda olan haftalk
toplantlardr. Haftalk toplantlar rgt ilgilendiren her trl konunun daha ksa srede zmlenmesi
amacyla st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilmektedir. Btn toplant trlerinde olduu gibi
rgt ii toplantlar iin de belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve
sonulandrlr. Toplantlarn kayt altna alnmas amacyla, ynetici sekreterler tarafndan gerekli notlar
tutulur. Toplant gndeminde grlecek ok konu varsa ya da toplant sresi uzayacaksa, toplant
detaylarnn karlmamas amacyla dikte makinesiyle kayt tutma yntemine bavurulabilmektedir.
Emir Toplants: Ynetimde yneten ve ynetilen srekli bir emir komuta ilikisi iindedir. Ynetici
"emreden", ynetilen de "emredilen" mevkiindedir. Ancak, ynetici ve ynetilenler arasndaki emir-
komuta sisteminin salkl ve baarl ileyebilmesi iin, nce her amirin emir verme tekniklerini iyi
bilmesi ve uygulamas gerekmektedir.
Emir toplantlar otoriter bir nitelik tamaktadr. Yneticiler tarafndan astlarna belli bir grev
vermek veya gelecekteki davranlar ynlendirecek kurallar bildirmek iin yaplr. Emir verme
toplantlarnda kararlar ynetici verir, sonularndan da o sorumludur. Toplantya kimlerin geleceine,
hedeflerin ne olacana, hangi iin yaplacana ynetici karar verir ve bildirir. Bunun baarl olabilmesi
iin yneticinin karar verme yeteneinin olmas ve emirlerinin uygulanacan iyi bilmesi gerekmektedir.


31
Danma Toplants: Danma (istiare) toplantlar karlkl bilgi alveriinde bulunmak iin
yaplmaktadr. Bu toplantlar genellikle danma niteliindedir ve karar almay hedeflemez.
Koordinasyon Toplants: Koordinasyon rgtte meydana gelen karklklarn nlenmesi,
uygulanmas alanlar arasnda ilikilerin gelitirilmesini ve sorunlarn zlmesini salayan nemli bir
kavramdr. Koordinasyon en ksa biimde, bir i birlii sistem ve mekanizmas olarak tanmlanabilir.
Baka bir deile koordinasyon, bir rgtn dzenli ve srekli alabilmesi iin, amalar, faaliyetler,
organlar ve bireyler arasnda uyum ve i birliinin salanmasdr. Bir rgtn dzenli bir biimde
alabilmesi iin btn blm ve birimleri arasnda i birliinin bulunmas gereklidir.
Koordinasyonun salanmasnda ynetici bir orkestra efi gibi
olmaldr.
Kurul Toplants: Kurul toplantlarnda eitli gruplarn temsilcileri, ortak bir konuda karar
verebilmek iin bir araya gelirler. Kurul toplantlar saptanan sorunlarn ve bu sorunlara kar retilen
zmlerin deerlendirildii toplantlardr. Tzel kiilie sahip olan zel ve kamu kurulularnda
yneticilerin bakanlnda yelerden oluan ynetim veya yrtme kurullarnda, rgtn ynetimiyle
ilgili olarak planlamaya ve icraya ynelik idari, mali, hukuki ve teknik konularda karar almak amacyla
yaplan toplantlardr.
Kurul toplantlarnda kararlar genellikle oylamayla alnr, ounluu
salayanlarn fikirleri benimsenir. Eitlik halinde bakan kendi oyunu da kullanarak bu
eitlii bozar.
alma Gruplar: alma grubu toplants belirli konularda bilginin veya becerilerin gelitirilmesine
ynelik olarak ksa sreli toplant faaliyeti veya eitim srecine verilen isimdir. alma grubu; belli
grev ve sorunlar ile ilgilenen kk grup oturumlar ya da bilim adamlar ve uzmanlarn bir konuda n
hazrlk yapmak zere katld inceleme ve deerlendirme toplants olarak da tanmlanr. Genellikle
eitmenler tarafndan yetenek eitimi eklinde ifade edilmektedir. Herkesin katlmnn sz konusu
olduu yz yze grmeler eklinde gereklemektedir.
Heyet Toplants: Heyet toplantlar ayn stat veya profesyonel bilgi ve beceriye sahip kiiler
arasnda yaplr. Herkes, kendi dalnda profesyonel bir yeterlik ve saygnlk kazanmtr. Bu toplantlar,
arlan kiilerin profesyonel bilgi ve yeteneklerinden yararlanmak, bir sorunun zlmesi ve alnan
kararlarn etkilerini tartmak iin yaplr. Bu gibi toplantlarda kararlar, genellikle herkesin oyuna
bavurularak alnr. Kiilerden biri fikir ayrlna derse, yeterli bir neden gstermek ve baka bir
seenek getirmek zorundadr.
Heyet toplantlarnda alnan kararlarn sorumluluu herkese aittir.
Brifingler: Brifing, bir konuda zet olarak verilen bilgi ya da aklama, bilgilendirme anlamlarnda
kullanlmaktadr. Brifingler; hedefleri saptamak ve herkesin yapaca ii belirlemek, bir konuyu
grmek amacyla st dzey yneticilerin ya da bir alma topluluu yelerinin aralarnda yaptklar
toplantdr. Bu toplantlar belirlenen bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplr.
Pazarlk Toplantlar: Pazarlk toplantlarnda kararlar oylamadan ok, bir pazarlk ve uzlama
temeline dayanmaktadr. Her iki tarafn farkl amalar, ancak ortak karlar vardr. Her iki taraf da en iyi
koullar arar. Bu gibi toplantlarda ortak karara varlr ve taraflar alnan bu ortak karar uygulamak
zorundadr.




32
rgt ii toplantlarda karlalan bir takm olumsuzluklar da bulunmaktadr. Profesyonel ynetime
geememi rgtlerde grlen olumsuzluklar:
Toplantlar dzenli bir biimde yaplmaz. Pratik sorunlardan rgtle ilgili hayati problemlere
kadar birok durumda acele ve yeterince dnlmeden kararlar alnmaktadr.
Toplantlarn gereklemesi iin katlmclar gerekli zeni gstermezler. Alkanlktan veya
kurallarn ilerlii zayf olduundan toplantlara ge kalrlar.
irket ii veya d ilerini bahane ederek toplantya gelmeyen kiilerden bu tr irketlerde
muhakkak bir veya birka tane bulunmaktadr.
Toplant iin bir gndem veya program yaplmaz. Rastgele balanr. Oturumlarda tam bir
karmaa hkm srer.
Toplantlarda hazrlksz, geliigzel ve ksa konuulur. Herkes iimiz bitse de gitsek diye
dnr. Aklda yaplacak baka iler olduu iin toplantya konsantre olunmaz.
Not tutulmaz. Dolaysyla konunun takip edilmesi olduka zordur.
Toplantlarn sonular takip edilmez. Bu nedenle irket ii toplantlarn varlk sebebi olan
sonularn deerlendirilmesi ve problemlerin zmlenmesi gibi ana amalar gerekleemez.
Toplantya arlacak kiiler konusunda gerekli zen gsterilmez. Bazen ilgisiz kiiler katlr.
Bazen de ok gerekli kiiler katlmaz ya da arlmazlar.
Profesyonel ynetime gemi irketlerde toplantlarda karlalan olumsuzluklar ise:
Toplantlar ok fazla dzenlidir. Toplantsz hibir eye karar verilmez. Bir noktadan sonra
insanlar zamanlarn toplantlarda geirir hale gelirler.
Bireyler toplantnn amacn unutarak, ne kadar zeki, bilgili ve deneyimli olduklarn
kantlamaya alrlar.
Toplantnn ne kadar uzun srecei nem tamaz.
Toplant gndemi mutlaka madde madde ve uzunca yazlr. Bylece gndem gereksiz bir ekilde
imeye balar. Toplantlar uzun srd iin katlmclar arasnda uyuklamalar balar.
ok uzun ve sonradan kimsenin okumayaca notlar tutulur. Hatta bunun iin bir raportr de
vardr.
Toplantlar ar programldr. yle ki belli bir program yoksa toplant yersiz grlr. Bir
mddet sonra ara deil, sorumluluu ortada brakmak iin ama halini alrlar.
Toplantlar genellikle kalabalk yaplrlar ve sonular geerliliini kaybetmi olsa bile takip
edilirler.

rgtler Aras Toplantlar
rgtler aras toplantlar rgtlerin kendi bnyesinde ya da dier kurumlar ile bilgi alveriini
destekleyen nitelikteki toplantlardr. eitli konularda geni bir kitleye ulamann yollarndan biri de
rgtler aras toplantlar dzenlemektir. Hzla gelien bilim ve teknolojiye yetiebilmek iin
gerekletirilen bu tip toplantlar, ayn zamanda bilgi alveriinin sosyal bir ynn de ifade etmektedir.
Kongreler: Kongreler ulusal veya uluslar aras dzeyde, en az 300 kiinin katld, karlkl bilgi
alverii ortamnn yaratld byk apl toplantlardr. Kongre deyimi, dzenli yaplan toplantlar iin
kullanlmaktadr.
Modern tarihteki ilk kongre ise Viyana Kongresidir(18 Temmuz 18149 Haziran 1815). Trkiyede
ilk kongreler 1969 ylnda stanbulda iki gn ara ile dzenlenen Dnya Uluslar aras Kzlha Kongresi
ve Dnya Ticaret Odalar Kongresidir. Kii says belirli olmamakla birlikte, kongreler ulusal veya
uluslar aras dzeyde en kalabalk katlml toplantlardr.


33
Uluslar aras Dernekler Birlii tanmna gre uluslar aras kongreler;
En az % 40 lke dndan gelen 300 veya daha fazla sayda katlmcya ev sahiplii yapan,
En az 5 deiik lkeden katlm salanan,
En az 3 gn sreli toplant gemiine sahiptir.
Uluslar aras Toplant ve Kongreler Birliine gre ise kongreler;
Dzenli olmal, yani her sene veya iki ylda bir gibi belirli zaman aralklar ile yaplmal,
En az 4 deiik lkeden katlm salanmal,
En az 50 kiinin katlm ile gerekletirilmelidir.
Kongreler, kiilerin daimi konakladklar veya altklar yerler dnda uzmanlk gerektiren bilimsel
alanlarda veya meslek konularnda, belirli bir konuda bilgi alverii yapmak amacyla bir araya
gelmelerinden ortaya kan seyahat, konaklama, olay ve ilikilerin tmdr. Kongreler tasarlanrken,
ehre ulam kolayl, merkezin fiziki tasarm, yiyecek-iecek kalitesi, servisinin ve grsel-iitsel
tehizatn kalitesi gibi konulara zen gsterilmelidir. Gvenlik, ana salon, konumac giyinme-soyunma
odalar, sergi alanlar, basn odas, stdyo olanaklar gibi hususlara dikkat edilmelidir. Bu tr faaliyetler
genellikle sosyal ieriklidir. Yani yeme, ime, gezme, elenmeyi de ierir, kapsam genitir. Bu nedenle
genellikle oditoryum, otel, kongre merkezleri gibi yerlerde gerekletirilirler.
Toplantnn yer alaca merkezde yaplan iler ksaca unlardr: Toplant salonunun dzenlenmesi-
provalar, sahneleme-haber merkezi ve basn odas dzeni, delege elerinin arlanmas, kayt masas,
turlar, transferler, banketler, men seimi, davetler, klandrma, seslendirme, havalandrma, dekorasyon
gibi ok sayda ayrnt ve zen gerektiren iler.
Kongreler, annda simultane tercme, zel gece programlar, davetiye hazrlama ve datm, eitli
lkelerden gelen ziyaretilere eitli transferler, deiik otellerde almalar, medya ile toplant
katlmclarnn bir araya getirilmesi, grup almalarnn ynlendirilmesi, kongre binas ve merkezinin
ayarlanmas, bildirilerin deerlendirilmesi ve derlenmesi, karlama programlarnn dzenlenmesi, eler
iin ayr tur paketlerin hazrlanmas, bildirilerin gruplanarak salonlara datlmas gibi detayl ve
profesyonel beceri gerektiren organizasyonlar da iermektedir.
Kongre dzenleme sorumluluu, ok eitli grevleri
gerektirdiinden, genellikle bu sorumluluk bir kiiye verilmez. Bir takm oluturulur ya da
profesyonel bir organizasyonla allr.
Konferans: Konferans; mesleki veya teknik alanda herhangi bir konuda, alannda uzman bir kii
tarafndan dinleyicilere bilgi vermek amacyla yaplan uzun, bilgilendirici konuma trdr. 50-300
arasnda katlmc bulunabilir.
Konferanslar dzenli olmayabilir. Konferans, bilim, sanat, yazn, ekonomi, politika gibi alanlarda
herhangi bir konuda, alannda uzman biri tarafndan dinleyicilere bilgi vermek iin yaplan uzun,
bilgilendirici konuma tr olarak tanmlanmaktadr.
Konferanslar yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan
edilen, ounlukla bir kiinin konumac olarak katld, herkese ak toplantdr.
Bir konferans merkezi, ses geirmeyen duvarlara ve konumacnn ses dzenini, klandrma ve
havalandrmay kontrol edebilecei, toplant haricinde kullanlabilecek sosyal tesislere sahip olmaldr.
Konferans hazrlanrken ncelikle yaplmas gereken i, konferansn konusu hakknda geni bir kaynak
taramas yapmaktr. ncelenmesi gereken konu iin ansiklopedilerden balayarak deiik yaz ve
incelemeler gzden geirilmeli, bylelikle salam ve derli toplu bir malzeme hazrlanmaldr. Bu


34
malzemeye konferans kendi gr ve dncelerini de katarak ncelikle konferansn plnn
dzenlemelidir.
Konferans plannda dikkat edilmesi gerekenler:
Hitap cmlesi,
Konunun sunuluu,
Konferansn amac,
Konunun almas ve anlatlmas,
Sonu,
Sorular ve cevaplar.
Konferanslarda konumaya, genellikle konferans dzenleyenlere ve dinleyicilere sayg bildiren ve
iltifat edici szlerle balanr. Sonra konunun erevesi izilir ve ortaya konulur. Bundan sonra konumac,
amacna gre konusunu aar, o konudaki eitli grleri krc olmayan ve aalama iermeyen
ifadelerle belirtir ve dinleyicilere aktarr.
Seminer: Seminer szlkte bir konuyla ilgili, aratrmaya dayal bilgiler vermek ve bu bilgiler
zerinde tartmak amacyla birka yetkilinin ynetimi altnda dzenlenen bilimsel toplant olarak
aklanmaktadr. Seminerler genellikle birka oturum devam eder. Seminerde birden fazla konumac
hazrladklar bildirileri sunarak konuyu deiik alardan ele alrlar.
Seminerler belirli bir bilim dalndaki gelimeleri, belli bir bilgi dzeyine sahip kimselere tantmak
amacyla dzenlenen ve konunun deiik blmlerinin, bu bilim dalnda otoritesi ve yetenei kabul edilen
kiiler tarafndan akland bilimsel toplantlardr. Ortalama 20-50 arasnda katlmc bulunmaktadr.
Seminerler mesleki veya teknik bir konuda eitim ya da bilgi verme amacna dnktr ve yneticilerin
denetimindedir. Ancak yksek retim kurumlarnda, retim yesinin ynetimi altnda, rencilerin
yaptklar aratrmalarla ilgili rapor hazrlama, tartma biiminde yrtlen seminerler bu tanmn
dndadr.
Kurulu, rgt ve birlikler kendi iinde veya dnda seminerler dzenleyebilirler. ounlukla yeni bir
gelimeyi anlatmak iin eitim seminerleri yaplr. Seminerler her yerde dzenlenebilir, otel, ticaret odas
vb. Bilimsel seminerler daha ok teknik konularla ilgili olduundan niversitelerde, bilim ve aratrma
kurumlarnda gerekletirilmektedir.
Seminer sresince genellikle sosyal program yoktur, seminer
sabahtan akama kadar srebilir.
Paneller: Paneller, toplumun byk ounluunu ilgilendiren ve zerinde fikir birliine varlmasnda
yarar umulan, belirli bir konunun birden fazla konumac tarafndan -says 6ya kadar kabilen-
dinleyiciler nnde tartld toplant trdr. Paneller bir panel yneticisi tarafndan ynetilir ve
konumaclar, belirli bir sra ve zaman snrlamas iinde konuurlar. Genellikle bilimsel, sosyal ya da
siyas bir konuyu tartmak amacyla yaplan toplu grmelerdir. Panel szlkte, bir konumac
topluluunun katlmasyla, genellikle bir bilimsel, toplumsal ya da siyasal konuyu dinleyiciler nnde
tartmak amacyla dzenlenen tartmal toplant olarak tanmlanmaktadr. Bakan, konumaclarn
ortasnda yer alr. Konumaclar, bir masann evresinde toplanrlar. Panelde en az , en ok alt
konumac bulunur.
Sempozyum: Toplumu yakndan ilgilendiren herhangi bir konu ya da olay hakknda dinleyiciler
karsnda farkl uzman kiilerin konu ya da olayla ilgili yapt seri konumalarn btnne sempozyum
denir. Sempozyumlar belirli bir konuyu aydnlatmak amacyla, bilim insan ve aratrmaclarn bir araya
geldikleri ve konumaclarn konunun belirli blmlerini sunduklar tartmal toplantlardr. Bu tip
toplantlar bilimsel ierikli olup, bilimsel merkez, niversite, hastane gibi merkezlerde dzenlenir.


35
Bilimsel yerlerde dzenlenmelerinin nedeni maliyeti drmek ve daha rahat alma olana elde
etmektir.
Sempozyum katlmclar tebli sunarken, oturum sonlarnda izleyicilerin katk veya sorularla katlm
beklenmektedir. Sre bir ile gn arasnda olup bazen ok az sosyal faaliyette bulunulur. Sempozyum
ile kongre dzenleni asndan birbirine benzemektedir. Sempozyum, dier konuma trlerine gre daha
ilmi ve ciddi bir sohbet havasnda geer. Konumaclar konuyu kendi ilgi sahalar asndan ele alr.
Sempozyum bir bakan ve ile alt arasnda deien yelerden oluur. yelerin konuma sreleri 15-20
dakikay amaz. Konunun uzunluuna gre sempozyum iki oturum veya iki gn de srebilmektedir.
Sempozyumdaki ama, konuyu tartmak deil, konunun ilgili kiiler tarafndan olumlu veya olumsuz
ynlerinin ortaya konulup zme gtrlmesidir. Sempozyumun sonucunda bakan konuyu zetleyerek
kan sonucu dinleyicilere aktarr.
Kolokyum: Kolokyum szlkte bilimsel bir sorunun ya da siyasal, ekonomik, diplomatik sorunlarn
ele alnd, tartld bilimsel toplant eklinde tanmlanmaktadr. Kolokyumlar bilimsel konular
tartmak zere yaplan akademik toplantlardr. Kolokyumlarda katlmc says genellikle 50 kiinin
altndadr. Kolokyumlarda bilim adam ve aratrmaclar bir araya gelerek, konunun bir bilim adam veya
ekip tarafndan sunulmas ve tartmas eklinde yaplrlar.
Kolokyumlarda toplantnn ierii, katlmclar tarafndan da
belirlenebilir.
Forum: Forum szlkte, bir konuda dzenlenmi olan, konumaclarn yan sra dinleyici
durumundaki kimselerinde sz alabildii toplant eklinde tanmlanmaktadr. Forum genellikle n-son
tartmann olduu, panelistler ya da bakanlar tarafndan yrtlen bir toplant eididir. Forumlarda
izleyici katlm beklenmektedir ve forumlar ift tarafl soru-cevap eklinde gemektedir. Bakan
grleri zetlemekte ve tartmay yrtmektedir. Forumlarda izleyiciler soru sorma hakkna sahiptirler.
Genel Kurul: Ynetim planlama, rgtlenme, yneltme, koordinasyon ve kontrol etkinliklerinin
tmdr. Genel Kurullar bu adan ok nemlidir. nk kural olarak:
Btn irket ortaklarnn katlabildii,
Grlerini aklayabilecei,
Oy kullanabildii,
irket faaliyetlerinin deerlendirildii,
irketin idare btnln ortaya koyduu,
Gemiin deerlendirilmesini ve gelecee dair yol haritalarnn belirlenmesini salamaktadr.
Resmi toplantlardan biri olan genel kurul toplantlar dierlerine gre farkllk gsterir. Yasalara gre,
genel kurul toplantlarnda duyuru mektubunun her yenin eline gemesi ve toplant ieriinin ak bir
ekilde verilmesi gereklidir. zellikle lkemizde, genel kurul toplants ile ilgili gnderilecek mektuplarn
taahhtl ya da kargo ile kiiye teslim kouluyla gnderilmesi uygundur. Bylelikle mektubun postada
kaybolmas ya da ilgili kiinin eline gememesi riski ortadan kalkacaktr. Ama btn bunlardan nce
genel kurul iin;
Karar alnmal
Karar notere tasdik ettirilmeli
Ziraat Bankasna komiserlik creti yatrlmal
Dileke ile Sanayi Ticaret Bakanl l Mdrlne mracaat edilerek gn alnmaldr.



36
Yine hazrlk olarak genel kurulun;
Gndemi,
Hazirun cetveli,
Ynetim kurulu faaliyet raporu,
Denetim kurulu raporu,
Grlen yln bilno ve gelir tablolar hazrlanmaldr.
Genel kurul sonrasnda ncelikle;
Gndem (onayl),
Hazirun cetveli (pay sahiplerinin son durumu, imzal),
Seimli genel kurulsa; grev dalm, temsil ve ilan karar kartlmas,
Ynetim kuruluna yeni seilenler varsa onayl nfus czdan rnei alnmas,
Ynetim kuruluna yeni imza yetkisi-yetkilileri ve imza beyannameleri kartp tescil edilmesi
gerekmektedir.
Genel kurul toplantsna arlanlarn katlp katlamayaca belli olduunda ise, katlamayacak
yelerin yerlerine vekleten bir bakasn gndermek isteyip istemedikleri renilmelidir. Eer ye,
kendisini temsilen bir kiiye veklet verirse, ynetici asistan bu veklet belgesini de toplant dosyasna
eklenmeli ve yeni kiinin katlmn salamaldr. Ancak ye veklet vermi olmasna ramen, toplantya
bizzat katlrsa, yeni bir belge dzenlenerek, nceki belgenin iptal edilmesi gerekir.

levlerine Gre Toplant Trleri
Toplantlarda drt ana ilev vardr. Her toplant tr bu drt ilevden biri zerinde yaplanmaktadr. Bu
ilevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alverii ya da sorunlar saptama, sorun zme ve karar
almadr. Bunlarn her biri de toplant yapmak iin geerli sebeptir ve her birinin kendine zg bir biimi
ve kendine zg kurallar vardr.
Sunu Toplantlar: Sunu toplantlar sunulan bilgi ya da haberi dierlerinin iyice anlamasn
salamak iin dzenlenir. Bilgiyi sunacak olan kii, sunuunun hazrlanmasndan sorumludur. Bunun iin
kapsaml bir hazrlk yapma sorumluluunun bilincinde olmaldr. Sunularda vurgulamak istenilen
noktalar grsel malzemeyle desteklenmelidir. zenle hazrlanm ema ya da posterler, bir slayt gsterisi,
hatta en basit tablolar bile sylenilenlerin izlenmesini ve anlalmasn kolaylatracaktr. Bir mesajn
nasl duyurulaca nemlidir.
Sunu toplantlarnda bilgiyi sunan toplantnn odan oluturur,
toplantya katlanlar dinleyici konumundadrlar.
Bilgi Alverii Toplantlar: ok sayda fikrin ortaya kmas amalanan toplantlar bilgi alveri
toplantlar olarak adlandrlmaktadr. Bu tr toplantlarda sorunlar ortaya karlmaya allr. Bu bir
beyin frtnas toplants ya da herkes dilediini sylesin toplants olabilir. Beyin frtnas uygun bir
tanm olmakla birlikte, doru ynetildiinde, asla herkesin dilediini syledii bir toplantya
dnmeyecektir; toplantya katlan herkesin bu konudaki fikri alnr ve hi kimsenin syleyecek bir fikri
kalmayana kadar bu ilem devam eder. Sonra iyi grlmeyen fikirler elenir ve dierleri dikkate alnr.
Bilgi ve/veya Haber Verme Toplantlar: Bir toplantnn arlk merkezini bir konu hakknda bilgi ya
da haber verilmesi oluturuyorsa bu bir bilgi ya da haber verme toplantsdr. Eer iletiime ortak olan
iki tarafda bir arada ise ve kaynaktan alcya sadece bir bilgi ak sz konusu ise; byle toplantlara
bilgilendirici toplant ad verilebilir. Bu tip toplantlarda yneticinin rgt ile ilgili konular katlanlara


37
aktarmas ve onlar bilgilendirmesi sz konusudur. Konferans tr toplantlar buna rnek olarak
gsterilebilir.
Bilgi veren toplantlarn uygun olduu durumlar:
Lider veya grup yesi, bir konferansta ya da bilgi gezisinde rendiklerini gruba aktarmak
istediinde,
rgt dndan arlan bir danman grubunun yeni gelimelerden alanlar haberdar
etmesinde,
Liderin, bir st ynetimde alnan kararlar ve bu erevede oluturulan hareket planlarn kendi
grup yelerine aktarmak istediinde.
Bilgi veren toplantnn amac personeli srekli eitmek, lider veya alanlar srekli
bilgilendirmektir. Bu tr toplantlarda sorun zmeye giriilmemeli, katlmc says da
snrlandrlmamaldr.
Bilgi veren toplantlarn sonunda personele soru sorma frsat
verilmeli, konunun anlalp anlalmad kontrol edilmeli, tepkilerinin ne olduu
llmelidir.
Bilgi Alverii ve Sorunlar Saptama Toplants: Katlmclar sorunlar belirtmek ve olas zm
yollarn nermek iin bir araya geliyorsa bu bir bilgi alverii ve sorunlar saptama toplantsdr. Bu
toplantlarn amac kurumda dile getirilen veya getirilemeyen sorunlar tespit etmektir.
rgt iindeki orta dzey ile teknik ynetim elemanlarnn uralarna ilikin dnce, gr ve
neriler toplantlarla ortaya kar. Her sorun st ynetime ulamayabilir, bu sebeple ynetim sorunlarn
getirilmesini beklemek yerine sorunlara gitmelidir. eitli teknikler (Listeleme Yntemi vb.) kullanlarak
toplantya katlanlarn kurumda yaanan sorunlar tespit etmesi eklinde uygulanr.
Sorun zme Toplantlar: Sorun, aslnda deitirilmek istenen bir durumdur veya yeni getirilmi
olan kurallarn ortaya kard bir karmaklktr. Sorun zme toplantlarnda, sorunun temel nedenleri
aratrlr, alternatif zmler tartlr, deerlendirilir ve uygun hareket tarznn salanmas iin gerekli
kararlar alnr. Bu toplantda nce sorun tam olarak ortaya konur ve akla kavuturulur, daha sonra
deiik gruplar tartma ve karar alma yntemleri ile (bunlar beyin frtnas, balkkl teknii, pareto
analizi, delphi teknii vb.) belirlenen soruna zm aranmas aamasna geerler.
Sorun zme toplantlarnda herkesin gr nemlidir. Bu tr toplantlarda herkesin bir sorun
olduunu kabul etmesi, bir zm bulunmas gerektiini dnmesi ve zmn birlikte alnacak
kararlarla salanabileceine inanmas gerekir.
Eitim Toplantlar: Baz toplantlar, belirli bir grubun bilgi seviyesinin ykseltilmesini
amalamaktadr. zellikle orta dzey yneticilerin yetitirilmesine ynelik yaplan bu toplantlarn amac
eitimdir. Bazen de katlanlara bir ynetim veya uygulamann benimsetilmesi amacyla yaplrlar.
Eitim toplantlar, bilgilendirici toplantlara benzeyen toplantlardr. Ancak bilgilendirici toplantlar,
ok belirgin davran deiikliini gerekletirmek amacn tamazlar. Eitici toplantlarda ise
katlanlarn davranlarn istenilen ynde deitirmeleri sz konusudur. Yeni bir yntem ya da
uygulamann benimsetilmesi iin yaplan bir toplant buna rnek olarak verilebilir.
Karar Verme Toplantlar: Karar verme, belirli bir alternatifler arasndan seim yapma ilemidir.
Karar verme toplantlar sorun zme toplantlarna ok benzerler. Karar verme toplantlarnda herhangi
bir sorunla ilgili alternatifler sralanr, bunlar tartlr ve sonunda bunlar arasndan bir seim yaplr.
zellikle, kurulular iin nemli olan konularda bu tr toplantlarn yaplmasnda olduka yarar vardr.
Alnan kararlardan etkilenecek bireylerin, sz konusu kararlara katlmalar, sz sahibi olmalar ve onlarn
fikirlerinin alnmas, uygulamadaki direnci azalacaktr. Ynetim ve ekip almalarnn bir gerei olarak
da bu tr toplantlara gnmzde daha fazla arlk verilmektedir. Kararlara birden fazla kimsenin


38
katlmas, znel deerlendirmelerin yol aaca zarar da azaltacaktr. Alnan kararlar daha gl olarak
ortaya kacak ve uyulmas kolaylaacaktr.
Karar verme toplantlarnda toplant bakannn amac uygun ortam
yaratarak oy birlii ile ya da oy okluu ile karar alnmasn salamaktr.
Koordinasyon Toplantlar: Koordinasyon toplantlarnn amac koordinasyonu salamaktr. Dier
bir ifade ile katlmclarn ayn anda bilgilendirilerek, aralarnda birlik ve beraberliin salanmas ya da
glendirilmesi istenir. Bylelikle belli bir grubun belli bir konuda ayn ekilde dnmesi ve hareket
etmesi mmkn olur. Koordinasyon toplantlarna ayn dzeyde yneticiler katlr. Toplantya sunulan
bilgiler deerlendirilir, uyum ve ibirlii hedeflenir.

Grntl (Sanal) Toplantlar
Tm katlmclarn bir masa etrafnda oturduu eski, bilinen i toplantlarnn modeli deimeye
balamtr. Telekomnikasyon alanndaki ilerlemeler ve katlmclarn dnyann drt bir tarafna
dalm olmas sebebiyle sanal toplantlar gnmz rgt yaplarnda nemli bir model haline gelmeye
balamtr.
Literatrde ve sahada halen en iyi toplantlarn yzyze yaplan toplantlar olduu dnlmektedir.
Nitekim, ok tartmal sorunlar sz konusu olduu zaman ya da konular doalar gerei duyarlysa ancak
yzyze toplantlarda verimli zmler salanabilir. Fakat gnmz i dnyasnn gerei, alanlarn
artk ayn binada, ayn ehirde ya da ayn ktada almyor olmasdr. Bunun sonucu olarak alanlar
sanal toplantlar dzenlemekte, katlmclar birbirlerine teknoloji araclyla balanmaktadrlar.
Yzyze toplantlar iin hangi kurallar geerliyse sanal toplantlar iin de byk oranda ayn kurallar
geerli olmaktadr. Sanal toplantlarda kullanlan teknoloji aralar aada belirtilmitir:
Videokonferans: Videokonferans uygulamasnn bugnk durumu halen ilkel bir biimdedir.
Videokonferans biimde yaplan toplantlar genellikle tatmin edici olmamaktadr. Bunun nedeni ise
katlmclarn videokonferans teknolojisini retim deerleri kalitesinin ok yksek olduu televizyon ile
kyaslamasndan kaynaklanmaktadr.Profesyonel klandrma ve seslendirme kalitesinden yoksun olan
videokonferans, katlmclar iin yorucu ve amatr grnl bir deneyim olmaktadr.
Videokonferanslarn en iyi kullanld durumlar taraflarn birbilerini nceden tandklar ve karlkl
gvene sahip olduklar durumlar olmaktadr. Videokonferanslar katlmclarn birbirlerini grmelerini
salamaktadr. Birbirinden uzakta bulunan alanlar dzenli toplantlarda bir araya getirmek bakmndan
yararl ve zaman kazandrc bir yoldur.
nternet Destekli Telekonferanslar: alanlar telefon kullanmna alk olduklar ve telefonu
kullanrken kendilerini rahat hissettikleri iin uzak katlmclar arasnda balant kurma ve bu balanty
kurarken grsel malzeme ve veri aktarm yapma ihtiyac duyuluyorsa, videokonferansa nemli bir
alternatif internet destekli telekonferanstr.
Yksek miktarlarda veri aktarm yaplyorsa her iki taraftada yksek hzl internet balants olmas
gerekmektedir. Balantlar toplant balamadan nce test edilmeli, katlmclar kullanlan yazlma ya da
web sitesine yabanclk ekiyorsa ksa ve hzl bir kurstan geirilmelidir.
Webkonferans: Webkonferans terimi web sitesi zerinden basit slayt paylamndan video filme
kadar ok geni bir yelpazeyi kapsamaktadr. Ne kadar byk bir bant genilii gerekiyorsa ve
akullanlmak istenen aktarm ne kadar karmaksa, teknolojinin iyi almama olsal da o kadar yksek
olacaktr. Teknoloji daha nceden test edilmeli ve olabilecek en basit balant tr tercih edilmelidir.
Sohbet Odalar ve Canl Web Balantlar: Baz rgtler birbirlerinden uzakta olan ekipler arasnda
annda iletiim kurma yolu olarak mesajlama ve sohbet odalaryla deneyler yapmaktadrlar. Bu tr
dzenlemeler sradan sohbetler ve hzla yantlanmas gereken sorular iin uygunken resmi toplantlar iin


39
uygun bir yol olmamaktadr. Sohbet odalar doalar gerei, i ie geen konumalara yol amakta ve i
ortamnda ok fazla yararl olmamaktadrlar.

Ekip Toplantlar
Ekipler sk sk bir araya gelmeye ihtiya duymaktadrlar. Dzenli toplantlarn tehlikelerinden biri de bir
sre sonra rutinlemeleridir. Bir sre sonra toplantlar, ilgiden ziyade can skntlarna sebep olabilirler.
zm yolu ise, toplantlarn gerekletirme biimini deitirmek yoluyla olabilmektedir. Yaplacak olan
grevleri dier katlmclarla paylatrma konusunda istekli olan bir ekip lideri, ekip toplantlarn daha
aktif, elenceli ve daha baarl bir hale getirebilir.
Ekip lideri gndemi toplantdan nce belirler. Katkda bulunmak isteyen bir katlmc, bir not
gndererek gndem konusunda dncelerini belirtebilir.
Toplantnn banda gndemin son halinin verilmesi gerekmektedir. Her katlmc, gndeme
kendi ekledii maddeyi dorulamakla sorumlu olmaldr. Ekip, szkonusu maddenin toplant
iinde tartlmas gerekip gerekmediini belirleyebilir.
Gndemdeki her maddeye belli bir zaman ayrlmaldr. Tm toplantnn, ekip lideri tarafndan
belirlenen toplam bir sresi olmal ve bu sre almamaldr. Ama toplant sresinin hepsini
kullanmak deil, toplanty mmkn olduunca abuk bitirmek olmaldr.
Her madde ortaya atlan katlmc tarafndan sahiplenilmelidir.
Her maddenin sahibi bir sonraki maddenin detaylarn kaydeder ve bunlar toplant salonunun
duvarndaki kartonlara yazarak herkesin grmesini salar.
Zamanlamaya kesin bir biimde uyulmaldr. Bu durumun sorumluluu tm katlmclara aittir.
Toplantnn sonunda kararlar ve eylemler ekip lideri tarafndan zetlenir. Lider ayn zamanda bir
sonraki toplantya ynelik nerilerde bulunmas iin katlmclar tevik etmelidir.
Bu prosedr, ekiplerin toplanty daha ok sahiplenmesine imkan vermektedir. Aklk ortamnda tm
grler rahat bir biimde ifade edilir ve zmler zorlama ile deil gnll olarak uygulamaya sokulur.

Ekip Toplants ve Performans Deerlendirmesi
Ekip brifingi, ekip toplantsn ynetimsel adan bir bilgilendirme sistemine dntrebilmektedir. Ekip
brifinginin amac katlmclar, kendilerinin ve dierlerinin rgt iinde tam olarak neyi, niin yaptklarn
anlamasn salamaktr. Ekip liderleri ve ekip elemanlar sk ve dzenli olarak bir araya gelmeli, yarm
saat kadar bir sre iinde ilerini ve kendilerini yakndan ilgilendiren olaylar konumaldr. Ekip liderinin
kullanaca brifing bilgileri bir st dzey ynetici tarafndan temin edilir; fakat bunun yan sra ekip
liderleri de kendilerine ynelik notlar hazrlamaldr.
Ekip brifinginin faydalar:
Ynetimi destekler: Ekip brifingi, ekip liderinin yneticilik yapmas iin bir frsattr. Bu durum
zellikle balang kademesindeki yneticiler iin geerlidir, onlara ilerini, sorumluluklarn hatrlatr.
Ekip brifingi, ynetici olabilme asndan yarar salar ve ekibin bir st dzey yneticiden bilgi almasn
salar.
Kararll arttrr: Brifing, ekibin hedeflerine ve rgte ynelik kararlln arttrr. Bir iin
yaplmas kadar o iin niin yaplmas gerektiinin bilinmesi de nemlidir.
Yanl anlalmalar nler: Dedikodu ve speklasyon her zaman iin moral ve etkin almaya
ynelik bir tehdittir. Brifing, bu tehditleri ortadan kaldracaktr.
Deiimin uygulanmasn kolaylatrr: P.Sengee gre, insanlar deiime deil deitirilmeye kar
kmaktadrlar. Ekip brifingi, ekiptekilere neler olup bittiini anlama frsat vermeli ve onlara deiimin
kurban olmaktan ziyade, deiim srecine katkda bulunma imkan salanmaldr.


40
st dzey iletiimi gelitirir: nsanlardan bo yere dnce retmelerini istemek, beyin hcrelerini
kullanmadan dnmelerini istemekle edeer olmaktadr. Kiiler kendilerinden istenmedii srece,
dnce retimi konusunda gnll olmayacaklardr. Brifingler, st dzey yneticilere byle bir istekte
bulunma imkan verir. Ayn zamanda srekli bir geri bildirim ve st dzey iletiim asndan da gerekli
kanallarn almasn salar.
Ekip brifingleri dier toplantlarn aksine ekip lideri tarafndan yrtlmelidir. Brifingi verecek olan
kiinin ekibin almalarndan hesap sorma gereklilii olduu iin bu ii st dzey yneticilerden ok
srekli ekibin ierisinde olan ve onlarn grevlerini bilen birinin yapmas daha aklc bir yol olacaktr.
Brifingi verecek olan kiinin seilmesi ekibin byklnden de etkilenebilmektedir. Eer ekipler ok
kk ya da ok bykse; iletiim, kontrol ve karlkl etkileim gibi unsurlar zarar grebilecektir.
Ekip performans deerlendirmeleri, ekip brifinglerini bir adm daha ileri gtrmektedir. Katlmclarn
hedefleri gz nne alnarak kendi performanslarn ve birarada nasl altklarn deerlendirmelerine
imkan tanmaktadr. Ekip brifingleri ve performans deerlendirmeleri sadece kriz anlarnda deil dzenli
aralklarla yaplmaldr. Bu dzenli aralklarn en uygun ekli aylk toplantlardr ve herkesin katlmas
salanmaldr.
Toplant mesai saatlerinin banda yaplmaldr.
Her zaman belirlenen zamanda dzenlenmelidir.
Toplantnn sresi 10-40 dakika arasnda gerekletirilmelidir.
Toplant, iyerinin grltden ve d mdahalelerden uzak bir yerinde dzenlenmelidir.
Scak ve olumlu bir atmosfer oluturulmaldr.
Ayn zamanda dikkat edilmesi gereken hususlarn da zerinde durulmaldr:
Geliim: Mmkn olduu kadar bireysel gelimeler de gz nne getirilmelidir. Balangtan bu ana
kadar hedeflere ulamak iin yaplanlar ekibe yanstlmaldr. ncelikle olumlu bir balang iin baarl
olan ilerle balanmaldr.
Politika: rgt iinde uygulanan farkl politikalar u anda yaplanlar nasl etkiliyor?
nsanlar: Ekip yelerini etkileyen ve ekibi glendirecek durumlar nelerdir?
Eylem noktalar: Gelecekte ne yaplmas gerekiyor? Yeni hedeflerin ya da zel eylem noktalarnn
belirlenmesi.
st dzey yneticilerden gelen bilgiler aktarlrken, sunumunun uygun bir biimde yaplmas
gerekmektedir. Gelebilecek sorulara hazr olunmaldr. rgtn ya da yneticilerin deil, ekibin
kulland dil ve konuma tarz kullanlmaldr. Dncelerin desteklenmesi adna somut kantlar
kullanlmal; sorular ak yreklilikle cevaplanmal ya da daha sonra cevaplanmas iin not edilmelidir.

Danmanlk ve Mteri Toplantlar
Bir mteri ile kar karya gelindiinde mutlaka satlacak bir ey olmaktadr. Bunun sonucu olarak da
toplant iinde ufak aplda olsa bir sunum yaplmas gerekecektir. Eer nceden mterilerin
gereksinimleri uygun bir biimde tespit edilmemise toplantnn baarszla uramas kanlmazdr.
Hazrlk, temel ilke olmal ve mterinin alma alan, gemii, tarz ve u anki durumu bilinmelidir.
Bunun iin de aadaki temel sorular sorulmaldr:
Neden yardm istiyorlar?
Otorite kimin elinde, bteyi kim kontrol ediyor ve nerilen zm uygulamak isteyen kim?
Tam olarak ne isteniyor?
Ne zaman isteniyor?
Balangta ve sre boyunca katk asndan ne isteniyor?


41
Mteri isteklerinin tam olarak netletirilmesi ve sorunu tanmlamak amacyla toplant ncesinde bir
toplantnn yaplmas yararl olacaktr. Yaplacak bu toplant yazl olarak dklerek, toplant ncesinde
mteriye gnderilebilir. Herhangi bir zm teklif edilmeden nce aamal dnce sistemi
kullanlarak mterinin tam olarak ne istedii netletirilebilir. Toplant iin ise aadaki durumlar takip
edilebilir:
Mteri ile scak bir dostluk kurulmaldr: Mterinin durumunun anlald belirtilmelidir. Bu
duruma nasl uygunluk gsterilecei ve neler yaplabilecei gsterilmeli, gerekirse dier mteriler rnek
olarak gsterilmelidir.
Mterinin ihtiyalar tanmlanmaldr: Sorunun tanmlanmas gerekmektedir. Sorunun incelenmesi
iin zaman istenmeli ve bu sorunun zlmesi iin istekli olunduunun gsterilmesi gerekmektedir.
zm sunulmaldr: zm zet olarak aklanmal, paralara ayrlmaldr. Szkonusu durum iin
en uygun zmn neden bu olduu aklanmaldr.
Teklif detaylaryla aklanmaldr: Teklif aamal olarak anlatlmaldr. Nasl gerekletirilecei
deil, sonu olarak mterinin ne gibi avantajlar elde edecei zerinde durulmaldr.
Mterinin yneltebilecei itirazlar tahmin edilmeye allmaldr: Mteri itirazlar dile
getirmeden nce bu itirazlar cevaplanmaldr.
Teklifin yinelenmelidir: zetlenerek, bir tartma balatlmas gerekmektedir.
Tartma sunumdan ayr tutulmaldr: Mterinin sorular cevaplanarak konumun glendirilmesi
salanmaktadr.
Toplant sonunda tm sorular yantlanm olmaldr: Mteri annda m karar verecek? Toplant
yaptnz kiiler mesaj bakasna m aktaracak? Kim kiminle temasa geecek? Srete bir sonraki aama
nedir? gibi sorular cevaplandrlmaldr.

Toplant Trne Karar Verilmesi
Toplant trlerini belirleyen eitli faktrler vardr. Bunlardan bir ksm aada yer almaktadr:
Toplantnn konusu (bibliyografya, dokman, basn, din, etik, sosyal bilimler, hmanizm, ilim,
hukuk, kamu ynetimi, teknoloji, sosyal yaam, ekonomi, finans, uluslar aras ilikiler, spor,
elence, meslekler, iverenler, tarm, sanat, radyo, sinema, ticaret, sanayi, ulam, seyahat,
salk, eitim, genlik, politika vb.),
Toplantya katlanlarn says ve zellikleri (50 kiiye kadar; seminer, kolokyum, alma
gruplar, denetim kurullar, tartma gruplar, komisyon toplantlar, yuvarlak masa toplantlar,
50300 katlmcya kadar; genel kurullar, konferans, sempozyum, 300 zerinde katlmc;
kongre, genel kurul),
Konumac says,
Toplant sresi,
Toplantnn yntemi,
Toplantda ne ekilde bilgi verilecei (sadece tebli okunmas ya da tartma almas),
Toplantnn ak.
Toplant trlerini belirleyen en nemli faktrlerden biri konumac
says dieri ise katlmc saysdr.




42
MZAKERELER
Her ynetici mzakere yapmak zorunda kalmaktadr. Hedeflere ulamak iin mzakere yaplmas
kanlmazdr ama mzakerenin kendisi bir sonu deil sadece aratr. Baarl bir mzakerenin sonunda
herkes memnun ayrlr; mzakereyi yapan kii ise sonunda geni apl bir anlalmaya varlmasndan
dolay memnunluk duyar.
Mzakerenin en temel gerei iki tarafl olmasdr. Belli bir sre sonra taraflar birbirlerine stnlk
kurabilmek amacyla temel strateji haline getirirler ve mzakere karmak bir srece dnr.
Mzakerelerin dmanca olduuna ynelik sessiz grler stres yaratr, zaman kaybna sebep olur ve
sorunlu anlamalar ortaya karr. Bu dncenin hakim olduu mzakereler her zaman sorun yaratmakta,
kararllk azalmakta, verilen szler yerine getirilememekte, ilikiler yaralanmakta ve rgtsel poplarite
ypranmaktadr.
Eer mzakere yaplyorsa sorumluluk, anlama yolu yapmakla salanacaktr. Bunun en gzel rnei;
herkesin kolaylkla kabul edebilecei bir eylem plan ortaya koymaktr. Sadece grubun sosyal amalarna
nem vermek suretiyle her iki tarafnda katlmda bulunmas salanabilir. Bunun iin de grup geliim
modelinin drt aamas dikkatle ele alnmaldr.

Oluma
Bir mzakerenin balangcndaki iliki doal olarak dmanca olabilir. Mzakere, gemiteki eski bir
atmaya ynelik dzenleniyor olabilir ya da katlmclar karlkl olarak belli bir riske girdiklerini
dnebilirler. Gemite yaananlar ne olursa olsun, katlmclar, bundan nceki deneyimleri hep bu
ynde olduklar iin belli bir dmanlk beklentisi ierisinde olacaklardr. Eer gerek bir anlama
yoluyla bu dmanlk ortadan kaldrlmak isteniyorsa, toplantnn banda katlmclar arasnda scak bir
iliki balatmak iin sk bir biimde allmaldr.
Mzakere yapmak isteniyor mu?
Mzakerenin konusu tam olarak nedir?
Her iki taraf iin de uzun ve ksa vadeli hedefler ne olacaktr?
Bu sorular sorulurken ne istendii bilinmelidir. Neye ihtiya duyulduu, neler yaplabilecei ve tatmin
olunacak eylerin belirlenmesi ve bunun her iki taraf iinde yaplmas gerekmektedir.
Rakamlar, zel ve kamuya ak aklamalar, raporlar vb. aratrmalarn yaplmas gerekmektedir. lk
izlenimler aldatc olabilir. Taraflarn konumlar anlalmaya allmal ve belirsizliklere hazrlkl
olunmaldr.

alkalanma
alkalanma aamasnda farkl olan alanlar ortaya koyulmal ve bu farkllklarn sebepleri incelenmelidir.
Bu aamada hedeflerin farkll olarak grnenler, geree ynelik farkl alglamalar olabilmektedir.
Normlarn belirlenmesi iin aba sarfedilmelidir; greve ynelik normlar (her iki tarafn da zerinde
anlaabilecei ham bilgi, tatminin llmesi) ve davrana ynelik normlar (nelerin kabul edilebilir
bulunaca ya da neye izin verilecei). Her iki taraf iin de kendi konumunu korumak amacyla saldrgan
bir tutum taknmak ya da kar taraftan gelen nerilere boyun emek uygun bir davran biimi
olmayacaktr.

ekillenme
Belirlenen normlardan hareket ederek muhtemel zmlere ulamaya allmaldr. Kararl ve sabrl
olunmal, sohbetin dank bir tutum izlemesine hazrlkl olunmaldr. Soruna farkl alardan bakmann
ve onu ele almann yollar aranmaldr. Teklifler nerilmeli ve seenekler ak tutulmaldr. n yarglarla
mcadele edilmeli ve dncelerin incelenmeden reddedilmesi alkanl ortadan kaldrlmaldr.


43
Tkanan noktalar tespit edilmeye allmaldr. Bu noktalarn; kkl farkllklar m, davransal
kalplarn ya da farkl bak alarnn bir sonucu mu olduklar belirlenmelidir. Durum tamamen
tkandnda ilk aamaya geri dnlmeli ve niin buradayz?, amacmz nedir? sorularnn yantlar
aranmaldr.

Faaliyet Gsterme
Anlama yapldna ynelik farkndalk ok nemlidir. Mzakereler ou zaman mzakerecilerin ne
zaman anlamaya varldnn fark edilmemesi sonucu baarszla uramaktadr. Mzakerelerin kart
doas da hibir zaman anlamaya varlamayaca gibi yanl bir temele dayanan bir anlay ortaya
karmaktadr.
Taraflar birbirlerini kendilerinin halkla ilikiler birimi olacakm gibi grmelidirler. Taraflar birbirleri
iin ne diyorlarsa ayn zamanda yle gryorlar demektir. Bir mzakereci olarak elde edilen hret,
gelecekteki mzakerelerde kullanlabilen en nemli varlk olacaktr.
Mzakere rnei iin
http://www.abgs.gov.tr/files/AB_Iliskileri/AdaylikSureci/MuzakereCercevesi/Muzakere_Ce
rcevesi_2005.pdf adresine gz atabilirsiniz.
KRZ DEERLENDRME TOPLANTILARI
Tp alannda ve sosyal bilimlerde yaplan kriz tanmlamalarnda; genellikle oluumuna mdahale etmede
yetersiz kalma durumlar olarak grlmektedir. ster tehdit ister frsat olsun beklenmeyen ve nceden
sezilmeyen olaylar, rgtleri krize sevk edebilmektedir. Kriz kelimesi incede iki harfle yazlmakta;
bunlardan biri tehdit, dieri ise frsat anlamna gelmektedir. Bu anlamlar deiime uyum salamada
baarl ya da baarsz olma ile ilgilidir. Kriz denilince kavramsal olarak iletmenin hayatn tehdit eden
gelimeler, beklenilmeyen ve nceden sezilemeyen ve iletmeleri zor durumda brakan gerilim durumlar
akla gelmektedir.
letmelerin hayatlar boyunca eitli dnemlerinde karlaabilecekleri kriz, en kapsaml bir ekilde,
beklenilmeyen ve nceden sezilmeyen, abuk cevap verilmesi gereken, rgtn nleme ve uyum
yntemlerini yetersiz hale getirerek, mevcut deerlerini, amalarn ve varsaymlarn tehdit eden gerilim
durumu olarak tanmlanmaktadr.
Kriz, rgtn st dzey hedeflerini tehdit eden, iletmenin yaamn
tehlikeye sokan ve iletmenin hzla tepki gstermesinin zorunlu olduu zel durumlardr.
Kriz, iletmeler iin nemli bir risk tamaktadr ve gereken nlemlerin alnmamas durumunda,
bunun maliyeti yksek olmaktadr.

Krize Sebep Olan Etmenlerin Belirlenmesi
Literatrde rgtlerin krizle karlamalarnn temel nedeni, rekabetin acmasz koullarnda geri
kalmalar olarak belirtilmektedir. ou kriz ani olarak veya kendisini hissettirerek ortaya kmakta, krizin
iaretleri kriz ortaya ktnda grlmektedir.
Kriz durumlarn olaan durumlardan ayran zelliklere bakldnda:
letmenin st dzey hedeflerini ve hatta varln tehdit etmesi,
nceden baarya veya baarszla gtren nleme mekanizmalarnn ilemez hale gelmesi,
Baz krizlerin ortaya kmasnn ani olmas, bazlarnn ise uzun dnemde meydana gelmesi,
Acil mdahale gerektirmesi ve zaman basks olmas,


44
Endie, stres, gerilim ve panik gibi faktrleri bir arada barndrmas,
Karar vericiler yani yneticiler zerinde gerilim yaratmas,
letmenin imajn tehlikeye drmesi,
letme zerinde basn, medya ve kamuoyu basksnn olumas,
Baz durumlar frsat haline dntrebilmek iin iletmelerin suni krizler yaratabilmesidir.
rgtlerde yaanmas muhtemel krizler yle sralanmaktadr: Yangn, deprem, su baskn gibi doal
afetler, rn kusuru, rn tahrifatlar, rn geri ekme gibi rnle ilgili sorunlar, bilgisayar verilerinin
kayb, sabotaj, gasp, bomba ya da bomba tehdidi, beklenmeyen bir dava almas. Problem bir rnden,
bir olaydan, bir yntemden, ynetimden veya personel sorunundan domakta ve medyann ie
karmasyla kriz haline dnmektedir.
rgtlerde yaanabilecek olas krizlere kar alnabilecek acil nlem
konular neler olabilir?
rgt i Faktrler
Krizin rgtlerin ynetsel ve rgtsel yaps zerindeki etkilerini artrc faktrlerden ilki rgt ii
faktrlerdir. Ynetsel ve rgtsel yap denildiinde rgt yneticilerinin yneticilik ve liderlik tarzlar,
yetki ve sorumluluklar, ast-st ilikileri, rgt ii formel ve informel iletiim, karar verme ve ynetimin
merkezilii gibi konular anlalmaldr.
Herhangi bir durumun kriz olarak adlandrlabilmesi iin krizin zelliklerinin bilinmesi
gerekmektedir:
Kriz, nceden bilinmeyen ya da ngrlemeyen baz gelimelerin makro dzeyde devlet; mikro
dzeyde ise firmalar iin ciddi sonular ortaya karmaktadr.
Kriz, bu adan beklenmedik biimde ortaya kan ciddi bir sorun olarak dnlmelidir.
Rutin gelimeler ve sorunlar kriz deildir.
Krizin en nemli zellii nceden tahmin edilemeyen ya da bilinemeyen bir anda ortaya
kmasdr.
Krizin bir dier nemli zellii, kiiler ve rgtler iin hem bir tehlike ve tehdit oluturmas,
hem de yeni frsatlar yaratmasdr. Bu anlamda kriz, genellikle dnld gibi tamamen
negatif karakter tayan bir kavram deildir.
Krizler, ksa ya da uzun sreli olabilirler. Krizlerin rgtler zerindeki etkisinin ksa ya da uzun
srmesi, rgtn krize kar koyabilecek tedbirleri zamannda almasna ve uygulamasna
baldr.
Krizlerin bir dier zellii bir bulac hastalk gibi yaylma etkisi gstermesidir. Herhangi bir
rgt yapsnda ortaya kan bir kriz dier sektrleri de etkisi altna alabilir. Ya da bir rgtte
yaanan krizler, bu rgtle iliki ierisinde olan dier yaplar da krize sokabilir.

Kriz Ynetim Ekipleri
rgtlerin ou, disiplinler aras kriz takmnn nemini anlamtr. Krizlerde takmlarn bykl ve
eitlii ok nemlidir ve bu konuda dikkatli kararlarn verilmesi gerekir. nk takmlarn bykl
veya eitlilii kriz ynetimi srecini yavalatabilecek unsurlardandr. Kriz ynetim ekibi bu konuda
eitimli, birlikte nasl allacan bilen kiilerden olumaldr. Ekip kriz ncesinde olas olaylarn nasl
ele alnacan anlatan bir kitapk gelitirerek, ihtiya duyulduunda bu bilgileri deerlendirmeye
alabilir. Kriz iletiimi iin ayrca bir takm kurulabilecei gibi kriz ynetim takmnn kriz iletiimini de
ynetmesi tercih edilebilir. Kriz iletiim takm kriz boyunca bilgileri aklamaktan ve sorular


45
cevaplamaktan sorumlu olacaktr. Seeger, kriz ynetim takmnn kriz boyunca olumlu sonular
yaratabilecek kiilerden olumas gerektiini sylemektedir.
Kriz ekibi, kriz ynetim planlarn gelitirmekte bylece krizde
rgtn nasl harekete geecei de belirlenmektedir.
Ekip, balant grevlilerinden yararlanarak aktif biimde bilgi toplanmas ve bilgi toplama plannn
yaplmasn, bilginin kriz ynetim ekibince ve ynetim birimi iinde kullanlmasn, rgt politikalarnn
risklerin krize dnmesini engelleyecek durumda olup olmadn belirleyip gzden geirilmesini
salayarak krizleri nlemeye alr. Ayrca rgtlerde meydana gelen krizlerin ynetilmesinde ortaya
kan kriz ynetim ilkeleri u ekilde deerlendirilmitir:
Problem zerinde odaklanmak iin gnlk ilerle ilgilenen bir kriz ekibinin oluturulmas: Bilgi
ak kriz ekibi tarafndan merkezi hale getirilmeli ve kontrol edilmelidir. Seilmi szcler bulunmaldr.
Medyaya sadece seilmi ve iyi hazrlanm szclerin bilgi vermesi gerekmektedir. Szcler gelimekte
olan rgtn imaj ve imaj stratejisi konusunda almaldr.
En kt senaryolara gre bir stratejinin belirlenmesi: Olabilecek en kt eyler dnlmeli ve
bunlara gre bir strateji seilmelidir.
Basklar gzetmeksizin ierie odaklanlmas: Medya iin problemi uygun bir perspektife
yerletirmek gerekmektedir.
Potansiyel mttefiklerin bilinmesi ve grlmesi: Kriz srasnda ibirlii yaplabilecek ulusal ve
zel gruplarn tannmas ve destek grubunun oluturulmas gerekmektedir.
Detayl bir kriz hareket plan oluturulmas: Bu plan ilgili tm ahslara datmak gerekmektedir.
Ekibe yeni elemanlar geldiinde, mutlaka kriz plan onlara da anlatlmaldr. yi hazrlanan programlar
her zaman baarl olmayabilir. Bunun nedeni yeni elemanlarn hi kimse tarafndan aydnlatlmamasdr.
Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek
zorunda olan kriz ynetimi, kriz durumunu deerlendirerek alnmas gereken nlemleri belirler ve ayrca
nitelikli elemanlarn, zmn belli aamasnda grevlendirir.
Kriz ekibinin bandaki ynetici rgtn en st dzey yneticisidir. Halkla ilikiler yneticisi ise ba
danmandr. Dier yeler (retim, personel, pazarlama v.d.) blm yneticileridir. Ekip ba olan
ynetici ekipte bir eksiklik gryorsa, rgt dndan danman kurmaylar istihdam edebilir. Kriz ynetim
ekibinin kadrolamas ve eitilmesi ok nemlidir. Bu ekip, deiik tecrbe, bilgi ve eitime sahip
kiilerden olumaldr. Kriz ynetim ekibinin rol, kriz semptomlar ve etkileri hakkndaki pheleri
retip zmektir. Uygun dzeltici hareketi gerekletirmek iin ekibin rgt faaliyetleri konusunda
uzmanlam, karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip kiiler arasndan seilmesinin yan sra etkili bir
iletiim sisteminin neminin de daima gz nnde bulundurulmas gerekmektedir.
Ynetici, rgt alanlarna her gn danman gibi hizmet verecek ve onlara yol gsterecektir.
Gerekirse onlardan bir eyler renecek ve kendisi de onlara bilgilerinden faydalanma frsat tanyacaktr.
Bylelikle herkes bir takm olarak alacak ve zorluklarn stesinden gelmek daha kolay olacaktr.
Krizlerde profesyonel danmanlarla almak gerekmektedir.
Kriz zamanlarnda, rgtlerin kendi kriz ynetim takmlarn kurmas kadar rgt dndan
profesyonel danmanlarla da allmas tercih edilmektedir. zellikle, teknik konularda, hukuk, iletiim
ve psikoloji gibi alanlarda profesyonel danmanlar etkin ve hzl kararlar vererek kriz ynetimine katk
salamaktadrlar. Dier bir tercih ise, rgt iinden yetkili kiilerin ve profesyonel danmanlarn bir
arada bulunduu karma kriz ynetim takmlar oluturmaktr.


46
Kriz ynetim ekibinin sreklilik arz eden amalar belirlemesi gerekir ki bu hedefler ana balkta
toplanabilir; basnla iyi ilikiler gelitirilmesi, basnn ynlendirilmesi; dier rgtlerin benzer krizlerdeki
yaklamlarnn izlenmesi ve potansiyel krizler belirlenerek senaryoya dayal bir planlamaya gidilmesi
gerekmektedir.

Kriz Durumunda Gerekli Aralar
Kriz durumunda gerekli teknolojik aralar; telefon, belgegeer, bilgisayar, projeksiyon, barkovizyon,
akll tahtalar, tepegz, video DVD/CD oynatcs ve yazclardr.
rgtteki kriz ekibi yelerinin, bilgiye gsterdikleri tepki krizi amada byk rol oynamaktadr. 24
saat boyunca etraftaki iletiim kanallar ak olmaldr. Neyin iletilip neyin iletilemeyeceini akla
kavuturmak iin, kriz ekibinin devaml olarak hazrlkl olmas gerekmektedir. Kriz gibi zor gnlerde
iletiim kurmak esastr. letiim kanallar, duygularn ve dncelerin rgt iine ve dna tamann tek
yoludur. Hangi mesajlarn iletilmeye deer olup, hangilerinin iletilmeye deer olmadna lider-ynetici
karar vermelidir. Bu iletiim tarz rgtn deer yarglarnn bir aynas olacaktr. Bu da ancak ayrntlara
nem vermekle gerekleebilmektedir.
Kriz durumunda konu ile ilgili tm bilgiler War Room veya
Situation Room adl kriz ynetim odasnda bir araya getirilir.
Kriz ile ilgili elde edilen tm bilgiler kriz ynetim odasnda toplanr, bu bilgiler hemen deerlendirilir,
gerekli kararlar verilerek gerekli stratejiler gelitirilir. Kriz ynetim odasnda kriz ynetim ekibinin
ihtiyac olan tm materyaller bulundurulmaldr.
Kriz odasnda yaz tahtas hazr bulunmaldr. yelerin hepsi birbirini grecek biimde oturmaldr.
Ekip yeleri iin bulunmas gereken malzemeler ise; bilgisayar sistemi, bilgisayara yklenmi gerekli
programlar, tepegz, video, slayt, tahta, not almak iin gerekli aralar ve uygun bir oturma dzeni
eklinde sralanr.
Kriz odasnn genellikle sa alt kesinde blme ile ayrlm acil bilgi merkezi yer alr. Acil bilgi
merkezi, kriz dneminde bilgilerin topland ve krizle ilgili olan eitli gruplarla (alanlar, medya,
tketiciler, kamu rgtleri vb) iletiimin kurulduu merkezlerdir. rgt dndan gelen bilgiler
deerlendirilerek, kriz ekibine ulatrlr. Kriz ekibinin ald kararlar dorultusunda da d dnyaya
kontroll olarak yazl ve szl aklamalar yaplr. Bylelikle, kriz ynetim ekibi bilgi alveriiyle
birlikte vakit kaybetmeden gerekli almalarna devam eder.

Kriz Ekibi ile letiim
Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek zorunda
olan kriz ynetimi, kriz durumunu deerlendirerek alnmas gereken nlemleri belirlemekte ve nitelikli
elemanlarn, zmn belli aamalarnda grevlendirmektedir. Kriz ekibi, rgt faaliyetleri konusunda
uzmanlam, karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip kiiler arasndan seilmesinin yan sra
aralarnda etkili bir iletiim sisteminin nemi daima gz nnde bulundurulmaldr.
Kriz ekibindeki herkesin grev ve sorumluluklarnn belirlenmesi ve kriz annda derhal harekete
geecek ekibin, kendi iindeki kuraca iletiimde de aksaklk olmamas gerekmektedir. Bu sebeple
elemanlarn hepsinin telefonlar ve adresleri kartlara yazl halde olmal, bunlar bilmesi gereken herkese
datlmal ve herkeste bulunmaldr.
Bir krizin ortaya kmas durumunda greve arlacak personelin halkla ilikiler birimleri tarafndan
belirlenmesi ve bu kapsamda ayrntl bir kriz ar plan oluturulmas yerinde olacaktr. Bu ar
plannda bulunmas gerekenler ise aada belirtilmitir:
ar ncelii srasna gre, kilit personelin adlarnn ve srekli bulunduklar telefon
numaralarnn saptanmas,


47
Kademeli ar plan oluturulmas ve bu plann bir ok grevliyi kapsayacak biimde geni
tutulmas,
ar plannn belli aralklarla denenmesi ve srekli gncelletirilmesi,
Geni kapsaml uygulama almalarnda ar plannn, birinci aama olarak ele alnmas,
Telefonla grme sresini asgariye indirmek ve sreyi iyi kullanmak iin ilgili personele bilgi
verme iinin snrl tutulmas gerekmektedir.
Kriz ynetiminde kriz ekibi ile etkili bir iletiim sisteminin kurulmas iin ise aadaki nlemlerin
alnmas gerekmektedir:
rgt iinde etkin bir bilgi ak salanmaldr.
Kriz ynetimince alnan kararlar, Kriz Ynetim Merkezi Koordinatrl bnyesinde basna,
vatandalara ve ncelikle grevli personele iletilmelidir.
zellikle abartl, yanl, gerek d, moral bozucu, ypratc, panik ve korku yaratc ve tahrip
edici dedikodulara, bilgi ve haberlere kar derhal gereki ve aydnlatc aklamalar
yaplmaldr.

Kararlarn Raporlanmas
rgt ynetimine t vermek, i ve d hedef kitleler ile iletiim kurmak iin iletiim kanallarn aktif,
drst ve aklc bir giriimle kullanarak rgtn mesajlarn iletmek ve ynetime iletiim destei vermek
halkla ilikiler biriminin temel grevlerinden biridir. Bu balamda, kriz ynetiminde rgtn hedef kitle
olarak dnebilecei evrelerden, hedef grup veya kiiler eitlilik gsterebilecek, eitli kamu ya da
zel kesim yneticileri, alanlar, alanlarn yaknlar, kullanclar, tketiciler, hissedarlar, finans
evreleri gibi bir dizi grupla iliki kurmak gerekecektir. Her hedef kitleyle deiik yol ve biimlerde
iletiim kurulacak olmasna karn, onlara gnderilecek mesajlarn birbiriyle elimemesine, tutarl
olmasna son derece zen gstermek ve dikkat etmek gerekmektedir. Her kriz, gerek medya gerekse
konuyla ilgili olan evreler iin nemli bir haber olmaktadr.
rgt kriz ynetim ekibi iin kriz iletiimini ynlendirmek, krizi
ynlendirmek kadar nem tamaktadr.
letiim hatalarndan oluan her boluk dedikodu, sylenti, yanl anlama ve samalamalarla
doldurulacaktr. Bu da hedef kitleleri yorumsuz brakmak ve bilgiyi gizli tutmak, speklasyonlara sebep
olarak ortaya kan durumun ok daha farkl boyutlara gelmesine zemin hazrlamaktadr.

TOPLANTI KURALLARI
Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini
salayacak bir organizasyon halini alr. Bu nedenle birtakm ilere zen gsterilmelidir:
Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tarif edilmi zel
amalar belirlenmelidir. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik varsa gndem etkili
olamaz. Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr.
Mmknse katlmclarn, gndem hazrlanmasna katkda bulunmalar salanmaldr.
Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat saptanmaldr. Toplantnn nerede ne zaman yaplaca;
katlmclara toplant gn, saati ve nerede yaplaca iletilemezse etkin olamaz. Bu iletiim iyi
salanmaldr.
Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler arasndan
seilmesine zen gsterilmelidir.


48
Toplantya katlacak kiilere haber verilmelidir(Yazl davetiye, ilan tahtas, mektup, telefon, e-
mail vs.).
Her konu iin, nceliine gre zaman snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce
katlmclara datlarak hazrlanmalar salanmaldr.
Toplant meknnn dzenlenmesi salanmaldr. Masa ve koltuk dzeni ayarlanmal,
katlmclarn isim kartlar oturma ekline gre yerletirilmeli, meknn havalandrma, stma,
aydnlatma ilemlerinin yeterli dzeyde olmas salanmal, gerekli olan ara-gereler temin
edilmeli, ikram edilecek yiyecek ve iecekler hazrlanmaldr.
Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. Toplantlarn balang ve biti saati
nceden belirlenmeli ve bu sreye uyulmaldr. Aralksz iki saatten fazla sren toplantlar tercih
edilmemelidir. ok uzun bir toplant yerine, gerekiyorsa ayn konu iin ek bir toplant
yaplmaldr. Toplant zaman ve sresini tespit etme ii katlmclara braklabilir.
Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. Bu, zaman kaybna ve dikkatlerin
dalmasna neden olur.
Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr. Notlarn, doru noktalara
temas ettiinden emin olunmaldr.
Toplantlarda; toplanty ynetmek iin bir toplant bakan, notlar
almak iin ve zaman kontrol etmek iin de birer yetkili belirlenmelidir.
Toplant bakan ve katlmclarnn uymas gereken baz grg ve protokol kurallar vardr. Bunlara
uyulduu takdirde toplantnn baar oran artacaktr:
Toplantya ge kalnmamaldr.
Toplantya katlamayacak olanlar mazeretlerini bildirmelidir.
Toplant sresince cep telefonlar kapal tutulmal, sabit hatlarla da ok gerekmedike telefon
grmesi yaplmamaldr.
Toplant sresince sigara iilmemelidir.
Toplant sresince konu d ikili grme yaplmamal ve fslt ile konuulmamaldr.
Toplant bakan, salona girdiinde tm katlmclar selamlamal, gler yzl, rahat grnml
ve gven verici olmaldr.
Toplantya arlanlara ne iin toplanacaklar aklanmaldr. Toplant gndeminin nceden
belirlenmi ve katlmclara datlm olmas, katlmclarn hazrlkl gelmelerini salayacak,
toplantnn daha ksa sreli, dinamik ve verimli olmasn salayacaktr.
Toplantda bir karar alnacak ise herkesin gr alnmaldr.
Toplantda alnan kararn hangi katlmcy ilgilendirdii, hangi katlmcnn grev almas
gerektii mutlaka kayda geirilmelidir.
Bir sonraki toplantda eski gndem hzl bir ekilde gzden geirilmeli ve gerekletirilen
aksiyonlar ile ilgili bilgi alnmaldr.
Toplanty yneten kiinin unvan ne olursa olsun, kendisine daima Sayn Bakan diyerek;
katlanlara da unvanlaryla veya soyadlaryla hitap edilmelidir.
Toplant bakan, toplant bitiminde katlmclara teekkr edip, iyi almalar dilemelidir.




49
Etkili Toplant in Altn Kurallar
Her toplant kendine zgdr.
Kendi amalar vardr. Her toplantnn amac kendine zg ve esiz olmaldr. Belli bir
amaca ynelik olmayan toplantlar ok pahal oyuncaklardr.
Eer toplant yapmak iin tanmlanabilir bir ama ortada yoksa ya da bu amalara
daha farkl ekillerde ulamak da mmknse, o zaman toplantnn gerekli olup olmad
sorgulanmaldr. Bu zellikle de; haftalk, ekip, proje ve komite toplantlar gibi dzenli
toplantlar iin geerlidir.
Bir toplantnn baars sonular ile deerlendirilir.
Yaplan her toplantnn ardndan bir eylem listesini kaleme almak alkanlk haline
getirilmelidir (Toplant bittikten sonra neler olacak? Bunlardan bazlarn toplanty
yapmadan nce kararlatrma ya da yapmas iin bir bakasna devretmeniz mmkn
olur muydu? Bunlara ynelik sorumluluklar ilgili kiilere net bir ekilde izah edildi mi?
Yaplmas gerekenler belli bir zaman dilimi iinde mi yaplmal? Gelimeyi kim kontrol
edecek?).
Eer bir toplantnn sonunda yaptmz her ey, bir sonraki toplanty ayarlamaya
ynelikse, ciddi anlamda bir eyler yolunda gitmemi demektir.
Toplanty yrtmek, btn bir grubun sorumluluundadr. Bundan sadece toplant
bakan sorumlu deildir. Toplantyla ilgili ilk elden sorumluluk tabii ki oturum
bakanna (toplanty dzenleyene) aittir. Ama her katlmc toplantnn yolunda gitmesi
iin elinden geleni yapmaldr.
Toplantnn zamann kontrol eden kii, oturum bakanna toplantnn zamanlamasn
ayarlamada, zerinde gr birliine varlan eylemleri kontrol etmede ve toplantnn
geliimini ve sonularn kaydetmede aktif olarak yardm edebilir.
Kaynak: N.. Bapnar ve N. Keskin, Toplant Ynetimi, s.80.

Toplant Gndeminin Hazrlanmas
Her toplantnn bir gndemi mutlaka vardr ve olmaldr. Her ne kadar nerilmesede bu gndem
yazlmam, konuulmam ya da tartlmam olabilir. Yine de belli bir gndem vardr. Gndemi kim
kontrol ediyorsa, toplanty da o kii kontrol ediyordur. Eer gndem nceden ilan edilmemise,
toplantnn gizli gndemlerle sabote edilme tehlikesi vardr. Bunun sonucu olarak ise kafa karkl,
moral bozukluu ve baarszlk ortaya kabilecektir.
Yazl bir gndem herkesin toplant ncesinde, toplant srasnda ve toplant sonrasnda neler yapmas
gerektiine odaklanmasna imkan tanyacaktr. Gndem:
Hazrla yardmc olmas asndan toplantnn plan,
Toplantnn geliimini kontrol etmek iin tarafsz bir kontrol arac ve
Toplantnn baarsn lmek iin bir kriter olarak fonksiyon grecektir.
Toplantnn gndemini belirleme sorumluluu oturum bakanna aittir. Yneticilerin de bu srece
dahil edilmesi gerekmektedir. Toplant ynetiminin bir bakasna devredilmeden oturum bakan olarak
yeterli etkinlii gstermesi mmkn olmayacaktr. Ynetici, tm resim ierisinde kendine ait bir yer
bulamazsa, toplantlar iin faydal olamayacaktr.





50
Gndemin erii
Gndem toplantda neler olacan gstermelidir. Her madde aslnda bir grev nitelii tamaktadr.
Gndemdeki bal, grevin ne olduunu, nasl ele alnacan ve grubun buna ynelik ne karar
vereceini gstermelidir. Bundan dolay gndemdeki her madde, grubun ne yapmas gerektiini
gstermesi asndan en azndan bir eylem ifadesi iermelidir.

Madde 1: ABC Sistemi
biimindeki bir ifade katlmclarn hazrlanmas iin yeterli bilgi vermemektedir. Bunun yerine;
Madde 1: ABC Sistemi
Mehmet Bey, gz nnde bulundurulan sistemin temel zelliklerini ve gereksinimlerini sunacak,
Grup ise, sistemin satn alnp alnmamasna ynelik bir karar verecektir,
ifadesi katlmclar asndan daha aklayc olacaktr.

Resmi gndemler, srasyla aada belirtilen unsurlar kapsamaldr:
Toplantnn bal,
Zaman, tarih, mekan,
Katlamayanlar iin zr yazs,
Bir nceki toplantnn notlar,
nceki toplantdan kaynaklanan durumlar,
Karar verilmesi ve tartlmas gereken dier unsurlar,
Yukardakilere ynelik eylemler,
Alt komiteden gelen raporlar,
Konuk konumaclarn yapaca katklar,
Dier sorunlar,
Bir sonraki toplantnn zaman, tarihi ve mekan,
Her maddenin tartlmasna ayrlan zaman ve
Her maddeden sorumlu olan kii.
Gndem iin gerekli maddeler toplanrken aadaki noktalar da gz nnde bulundurulmaldr:
Mantkl bir sralama yaplmas,
Belli bir akn olmas(maddeler birbirleri ile balantl olmaldr),
Rutin maddeler(balanga yakn bir yerde olmaldr),
zel unsurlar(toplantnn sadece belli bir ksmna katlmas gereken, erken gelmesi ya da ge
ayrlmas gereken kiiler gibi),
Zor ya da detayl maddeler,
Acil ve nemli maddeler arasndaki denge.
Gndem doal bir ekil takip etmelidir. En zor maddeler toplantnn ortalarna, katlmclarn zihinsel
ve fiziksel uyanklnn en st seviyede olduu zaman dilimine gelecek biimde yerletirilmelidir.
Bilgilendirme maddeleri, acil meseleler gibi kolaylkla ele alnabilecek maddeler toplantnn balangcna


51
yerletirilebilir, zel olarak bazlarn ilgilendiren maddeler ve konuklarn konumalar sonlara
yerletirilebilir.
Gndem ayn zamanda takip edilecek dnce srecini de yanstmaldr. Gndemlerin ok az, zel
maddelerin gerektirdii farkl dnme ekillerine gereken nemi vermektedir. Sorun zmlemesi, bilgi
deerlendirmesi ve atmalarn sona erdirilmesi gibi farkl amalar, farkl yaklamlar gerektirmektedir.
Projenin farkl aamasnda bulunan ya da ilk kez biraraya gelen gruplar farkl ekillerde dneceklerdir.
Grup olarak dnmeyi gerektirecek bir grev temel olarak aamadan gemektedir:
Kant: Konu hakknda bilgi toplama, datma ve organize etme.
Yorumlama: Konu hakkndaki dnceler, farkl bak alar ve yan etkiler.
Eylem: Yorumlamalar nelerin yaplmasn neriyor?
Eldeki greve uygunluu ne olursa olsun, bu aamalar gndemde yer almaldr. Her zaman iin
katlmclarn bir aamadan dierine atlama, kantlarla yorumlamay birbirine kartrma ya da yorumlama
zerinde yeterince dnmeden belli bir eylem biimi nermesi gibi tehlikeler mevcuttur. Bu aamalar,
gndem ierisinde net bir biimde aklamak, grup olarak gerekletirilen dnme oturumlarnn daha
etkin ynetilmesine imkan salayacaktr.
Gndemin biraraya getirilmesi konusunda dikkat edilmesi gerekenler:
Gereksiz maddelerin ayklanmas,
Her maddenin detaylandrlmas,
Her maddenin grubun ne yapacan grmesi asndan bir eylem iermesi,
Her maddeye belli bir zaman verilmesi,
Madde ile ilgili zellikle konumas gereken kiilerin iaretlenmesi,
Kaybolma ihtimaline kar ekte sunulan katlarn not edilmesi,
Kolay referansta bulunulmas iin yaplmas gerekenlerin ayr bir kada yazlmas
gerekmektedir.
Farkl sorunlardan kesinlikle uzak durulmaldr. Bu toplantlarn amacn saptran en byk
etmenlerden biridir. Birdenbire eski tartmalar gndeme gelebilir ve eski dmanlklar ortaya kabilir.
Eer tartmaya deer birey varsa bu gndemde olmaldr. Eer son dakikada kritik bir gelime
yaanmsa gndemi deitirebilmek iin bir prosedr olmaldr.
Farkl sorunlardan nasl kanlabilecei aada belirtilmitir:
Katkda bulunmak isteyenler iin ham bir gndem datlmal,
Sonradan grlmesini istedii bir sorunu olan katlmc, toplant balamadan nce toplant
yneticisi ile temasa gemeli,
Son dakikada gelen istekler toplant yneticisinin inisiyatifine braklmal,
Toplantnn banda, oturum bakan son dakika deiikliklerini gereken zaman dzenlemesi ile
birlikte duyurmal ve
Toplantda baka birey konuulmasna kesinlikle izin verilmemelidir.
Baarl bir gndemde, gndem maddelerinin sralanmas ok
nemlidir. Bir maddenin tartlmas bir sonrakini etkiliyorsa, nce etkileyen madde, daha
sonra da ondan etkilenecek gndem maddeleri sralanmaldr.
Toplantlarda retken olmann nemi nedir?


52
Toplantya Katlacaklarn Belirlenmesi
Toplantlarn amac katlmclar ynetecektir. Katlmclarn arasnda yer alanlar doru kiiler mi?
Toplantnn nemine uygunluklar nelerdir? Toplantya katlanlanlar;
Anahtar karar alclar,
Uzmanlar ya da bilgi aktarclar,
Bilgiye ihtiya duyan kiiler,
Dnce oluturanlar,
Alnmas gereken karara ilgi duyan st dzey yneticiler,
Potansiyel muhaliflere hakemlik edecek olan kiiler,
Danmanlar ya da konuklar olabilmektedir.
Bu kiilerin geni bir bak asn yanstp yanstmadklar ve toplantya katlabilirliklerinin
sorgulanmas gerekmektedir. Toplant asndan nemleri arttka, katlma ihtimallerinin azalp
azalmadna ve herhangi bir yardmcnn ya da son dakikada gelen temsilcinin kabul edilip
edilmeyeceine karar verilmelidir.
Toplantya katlanlar doal bir grup oluturuyor mu? Birbirlerini ne kadar iyi tanyorlar? lgi alanlar,
amalar, tutkular ya da birbirleri hakkndaki izlenimleri nelerdir? Tm bu bireysel davranlar ve ilgi
alanlar grup iinde birarada olabilecek mi? Aralarndaki benzerlikler nelerdir? gibi sorularn
cevaplanmas etkili bir toplant iin gereklidir.
Toplant katlmclarn seerken uyulmas gereken standartlar
nelerdir?
Bir toplantnn faydas, toplantya katlanlarn says ile yakndan ilgilidir sz unutulmamaldr. Bir
i toplants iin ideal rakam 6-9 katlmc arasndadr;
Bu byklkteki bir grubun yksek verim oran vardr.
Bireyler kalabalk ierisinde kaybolmam olurlar.
Kliklerin oluma ihtimali azalmaktadr.
Grubu kontrol etmek kolaylaacaktr.

Tablo 2.1: Toplantlarda kii saysnn avantajlar ve dezavantajlar.

Avantajlar Dezavantajlar
Kk Gruplar (2-5) Sekin
Yksek verim
Katlmclar grnr
Dk devamllk
Dk klik oluturma tehlikesi
Geni beceri alanlar
Sohbet etme zorluu
Yetersiz bilgi deerlendirmesi
Sosyal iliki tehlikeleri
Geni Gruplar (+10) Daha iyi bilgi deerlendirmesi
Sabotajclar zerindeki grup basks
Toplant ii toplantlar
Anlama zorluu
Daha ok kontrol ihtiyac
Katlmclar susmaktan korkar
Yksek devamszlk
Klik oluma tehlikesi

Kaynak: A. Barker, Nasl daha iyi toplant dzenleme, s.27.



53
Katlmclarn toplantya hazrlanabilmek iin neye ihtiya duyduklar, katlmclara son yaplan
toplantnn notlarnn ve raporlarnn m yoksa konular ieren bir brifing mi verilmesi gerektii
sorularnn cevaplar da bulunmaldr.

Toplant Yerini Belirlemek
Toplantnn ne zaman ve nerede yaplaca toplantnn baarsn etkileyecek en nemli faktrlerdendir.
Zaman ve mekan konusunda en iyi seenein bulunmas iin alma ortamnn kendisinden kaynaklanan
kstlayc unsurlar ierisinde en uygun kararn verilmesi gerekmektedir.

Toplant Yeri
Toplant yerinin iyi seilip seilmedii, atmosferinin nasl olduu, katlmclarn kendilerini rahat hissedip
hissetmedikleri gibi sorularn cevaplarnn verilmesi gerekmektedir. rnek olarak, eer toplant bir otelde
dzenlenecekse; toplantnn yaplaca yer, zaman, saylar, cathering ve ekipman ihtiyalar gibi sorunlar
konusunda otel yneticileri ile iletiime geilmesi gerekecektir.
Toplant yeri seimi konusunda aadaki durumlarn gz nne alnmas gerekmektedir:
Akustik,
Istma, aydnlatma ve havalandrma,
Sandalyeler; say ve rahatlk asndan deerlendirilmelidir,
Masalar; l, esneklik ve salamlk asndan deerlendirilmelidir,
Ekipmanlar ve g niteleri,
Prosedrler; yangn talimatnameleri, tuvaletler ve telefonlar,
Dikkat databilecek unsurlar; havalarndrma, tren yolu, yakndaki inaat vb. unsurlar,
Mobilyalar ve dier ekipmanlar asndan ise;
Sabit; duvarlar, pencereler, kaplar,
Yar sabit; eklemeli blmler, koltuklar, projektr ekranlar, yaz tahtas vb.
Hareketli; sandalyeler, masalar ve ekipman.
Sabit demeli bir toplant odasn yar sabit olarak dnme
hatasna dlmemelidir. Aksi takdirde toplant odasn amalara gre dzenleme imkan
karlm olur.
Mobilyalarn yerleme dzeni, toplantnn ierii tarafndan da tayin edilecektir. Oturum bakan
kendi mttefiklerini ya da potansiyel olarak sorun karabilecek katlmclar kontrol edebilecei bir
dzen ierisinde oturtmay tercih edebilmektedir. Toplant yneticisi ise, not alrken tm katlmclarla
rahata iletiim kurabilecei yerleri tercih etmelidir. Tm katlclar tahtay ya da projektr ekrann
rahata grebilmeli, birbirlerine bir kol mesafesi kadar yaknda oturmaldr. Aksi takdirde katlmclarn
toplantdan uzaklamalar gndeme gelebilir ve bu durum da grup dinamikleri asndan saknca dourur.
Fiziksel Yerleme: Toplant iin seilen yerin toplant amacna uygun olup olmadnn belirlenmesi
iin nceden ziyaret edilmi olmas gerekmektedir. Eer katlacak kiilerin says belirsizliini koruyorsa
oturma plannn esnek olmas gerekmektedir. rnek olarak, daha fazla yer alabilmesi iin baz eyalarn
dar karlabilmesi mmkn m? gibi. Eer belirlenen yer uygun deilse, baka bir yer bulunmas iin
yeterli zamann olduundan emin olunmaldr.




54
Toplant yerinin olanaklar hakknda da kontrol listesi hazrlanmaldr:
Yeterli sayda sandalye var m?
Gerektii takdirde kullanlabilecek masalar, grsel aralar vs. var m?
Elektrik prizleri kullanlacak aralarla uyum salyor mu?
Ara ve gerelerin kiralanmas ya da toplant odasna getirilmesi sorumluluu kime ait?
Toplantya rahatlk salayacak yeterli k, s ve havalandrma var m?
Yerleim Plannn Hazrlanmas: Toplant yaplacak odann tm katlmclar arasnda iyi bir iletiim
kurulmasna olanak vermesi ok nemlidir. Herkes birbirini rahata grebilmeli ve duyabilmelidir.
Odann boyutlar toplantnn rahatlkla srdrlebilecei kadar geni fakat katlmclarn kendilerini
birbirlerinden ok uzak hissetmelerine yol aacak kadar da byk olmamas gerekmektedir.
zellikle uzun sreli toplantlarda sandalyelerin rahatl da nemli bir rol oynamaktadr. Katlanlarn
srekli olarak aryan srtlarn rahatlatabilmek iin kpardanmalar yerine tm dikkatlerini grlen
konuya vermeleri her zaman yelenecek bir konudur.
Oturma Plan: Toplant bakan toplant sresince tm katlmclarla her an iletiim kurabilmelidir.
Bu nedenle bakann herkesi rahata grebilecei ve toplanty kolayca ynlendirebilecei merkezi bir
noktada oturmas gerekmektedir.



ekil 2.1: 20den az katlmc iin uygun toplant masas.




ekil 2.2: 30dan az katlmc iin uygun olan U biimli toplant masas.


55



ekil 2.3: Snf biimi dzenleme.






ekil 2.4: Tiyatro biimi dzenleme.

Toplant masalarnn biimine bal olarak farkl oturma planlar, toplant bakannn toplantya daha
kolayca hakim olmasn salamaktadr. rnek olarak; eer fikir ayrlklarnn kaca tahmin ediliyorsa,
potansiyel rakiplerin kar karya oturtulmas yerine, toplant bakannn iki yanna oturtulmas daha
yararl olacaktr.


56
zet
Literatrde toplantlar farkl trlerde ele
alnmaktadrlar. Fakat yaplacak toplantnn tr
ne olursa olsun formal kurallara itibar
edilmelidir. Toplant bakan, katlmclara
egemen bir yerde oturmal ve tm katlmclar
tarafndan gzlenebilecekleri biimde
oturmaldr.
Literatrdeki eitlilie ramen, toplant trleri,
toplant amalarna gre farkllk gstermektedir.
irketin yapsna gre periyodik yaplan
toplantlar, kk yapda olan haftalk toplantlar
gibi toplantlar yaplmaktadr. Bu toplantlar st
dzey yneticiler tarafndan gerekletirilir ve
irket ierisindeki her trl konunun daha ksa
srede zmlenmesine yardmc olur.
rgt ii toplantlar; emir toplants, danma
toplants, koordinasyon toplants, kurul
toplants, alma gruplar, heyet toplants,
brifingler, pazarlk toplantlar olarak
snflandrlabilir. rgtler aras toplantlar ise;
kongre, konferans, seminer, panel, sempozyum,
kolokyum, forum, genel kurul olarak
snflandrlr. levlerine gre toplant trleri ise;
sunu toplantlar, bilgi alverii toplantlar,
bilgi ve/veya haber verme toplantlar, bilgi
alverii ve sorunlar saptama toplantlar, sorun
zme toplantlar, eitim toplantlar, karar
verme toplantlar ve koordinasyon toplantlar
olarak snflandrlr.
Ayrca ekip toplantlar, danmanlk ve mteri
toplantlar, mzakereler ve kriz deerlendirme
toplantlar da dier toplant trleri arasnda yer
almaktadr.
letmelerin hayatlar boyunca eitli
dnemlerinde karlaabilecekleri kriz, en
kapsaml bir ekilde, beklenilmeyen ve nceden
sezilmeyen, abuk cevap verilmesi gereken,
rgtn nleme ve uyum yntemlerini yetersiz
hale getirerek, mevcut deerlerini, amalarn ve
varsaymlarn tehdit eden gerilim durumu
olarak tanmlanmaktadr.





Ekibinin kiiliklerine bakmadan krizin zm
ile ilgilenmek ve tarafszln aka belli etmek
zorunda olan kriz ynetimi, kriz durumunu
deerlendirerek alnmas gereken nlemleri
belirlemekte ve nitelikli elemanlarn, zmn
belli aamalarnda grevlendirmektedir. Kriz
ekibi, rgt faaliyetleri konusunda uzmanlam,
karar verebilme yetenei ve yetkisine sahip
kiiler arasndan seilmesinin yan sra aralarnda
etkili bir iletiim sisteminin nemi daima gz
nnde bulundurulmaldr.
Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az
zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini
salayacak bir organizasyon halini almaktadr:
Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit
edilerek yazlmal, aka tarif edilmi zel
amalar belirlenmeli,
Katlmclarn, gndem hazrlanmasna
katkda bulunmalar salanmal ve
Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat
saptanmal,
Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye,
uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler
arasndan seilmesine zen gsterilmeli,
Toplantya katlacak kiilere haber verilmeli,
Her konu iin, nceliine gre zaman
snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan
nce katlmclara datlarak hazrlanmalar
salanmal,
Toplant meknnn dzenlenmesi salanmal,
Toplant belirlenen zaman planna uygun
yrtlmeli,
Toplant konusunun dna klmasna izin
verilmemeli ve
Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra
datlmas salanmaldr.


57
Kendimizi Snayalm
1. Yeri, zaman, konu ve konumacs daha
nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin
konumac olarak katld herkese ak
toplantlara ne ad verilir?
a. Konferans
b. Panel
c. Kongre
d. Forum
e. Seminer
2. Baz sorunlar, mmkn olduu kadar geni
kitlenin tartmasna olanak verecek ekilde
dzenlenen ak toplant tr aadakilerden
hangisidir?
a. Konferans
b. Panel
c. Seminer
d. Brifing
e. Forum
3. Aadakilerden hangisi rgt ii
toplantlar arasndadr?
a. Emir toplants
b. Konferans
c. Paneller
d. Sempozyum
e. Kolokyum
4. Bilimsel bir sorunun ya da siyasal,
ekonomik, diplomatik sorunlarn ele alnd,
tartld bilimsel toplant aadakilerden
hangisidir?
a. Forum
b. Kongre
c. Seminer
d. Kolokyum
e. Panel
5. Aadakilerden hangisi grup geliim
modelinin drt aamas arasnda yer almaz?
a. Oluma
b. Hareketlenme
c. alkalanma
d. ekillenme
e. Faaliyet gsterme

6. Kriz ile ilgili aadaki ifadelerden hangisi
yanltr?
a. Rutin gelimelerin ve sorunlarn da kriz
olarak ifade edilmesi
b. nceden tahmin edilememesi
c. Tehlike yannda frsatlar yaratmas
d. Bulac hastalk gibi yaylma etkisi
gstermesi
e. Ksa ya da uzun sreli olmas
7. Aadakilerden hangisi ar plannda
bulunmas gereken zellikler arasnda yer
almaz?
a. Kilit personelin telefon umaralarnn
saptanmas
b. Kademeli ar plannn oluturulmas
c. ar plannn son aama olarak ele alnmas
d. ar plannn belirli aralklarla denenmesi
e. Teefonla grme sresinin asgariye
indirilmesi
8. Aadakilerden hangisi kk gruplarn
avantajlar arasndadr?
a. Toplant ii toplantlar
b. Dk devamllk
c. Anlama zorluu
d. Geni beceri alanlar
e. Klik oluturma tehlikesi
9. Aadakilerden hangisi toplant yeri seimi
konusunda dikkat edilmesi gereken durumlar
arasnda yer almaz?
a. Akustik
b. Masalar
c. Prosedrler
d. Kat plan
e. Ekipman ve g niteleri
10. Toplant kurallar ile ilgili aadakilerden
hangisi yanltr?
a. Toplant notlar izleyen haftalarda
datlmaldr.
b. Toplant konusunun dna klmasna izin
verilmemelidir.
c. Toplant belirlenen zaman planna uygun
yrtlmelidir.
d. Toplant mekannn dzenlenmesi
salanmaldr.
e. Toplantya katlacak kiilere haber
verilmelidir.


58
Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. a Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.
2. e Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.
3. a Yantnz yanl ise Toplant Trleri
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
4. d Yantnz yanl ise Toplant Trleri
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
5. b Yantnz yanl ise Mzakereler balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
6. a Yantnz yanl ise Kriz Deerlendirme
Toplantlar balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
7. c Yantnz yanl ise Kriz Deerlendirme
Toplantlar balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
8. b Yantnz yanl ise Toplant Kurallar
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
9. d Yantnz yanl ise Toplant Kurallar
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
10. a Yantnz yanl ise Toplant Kurallar
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
















Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Eer bir toplantya yneticilik ediyorsanz,
oturum bakannn yapt hazrlklara katlmal,
en azndan bilgilendirilmelisiniz. Toplantnn
oturum bakan ile; toplantnn amacn, kimlerin
katldn, gndemde neler olacan ve size
toplanty kaydetmenizde yardm dokunacak
bilgilerin konuulmas gerekmektedir.
Sra Sizde 2
Kriz olmadan, krize kar acil nlem rehberi
hazrlamakta yarar vardr. Bu rehberde kriz
durumundaki acil eylemler yer alr. Rehber
aadaki konulardan oluur:
Eylem plan: Kriz durumunda uygulanacak
standart bir acil eylem plan hazrlanarak,
iyerinde zel bir dolap iinde srekli
bulundurulur.
Telefon rehberi: sletmenin kilit pozisyonundaki
kiilerin telefonlar;
konulara gre hazrlanm eitli kriz ekibi
yelerinin telefonlar; medya temsilcileri, devlet
adamlar gibi kriz dneminde iletiim kurulmas
gerekebilecek kiilerin telefonlar bulunur.
Telefon hatt: Kriz dneminde kullanlmak zere
direkt bir telefon hatt hazrlanr, bu hatta grevli
personel zel eitimden geirilir.
Sloganlar: eitli krizlere ynelik olmak zere
kriz dnemlerinde kullanlabilecek sloganlar
hazrlanr.
letiim: iletiim iin gerekli hareket basamaklar
hazrlanr. nemli nc kiilere kars
gelitirilecek tepkinin aamalar ortaya konur.
alanlarla, medyayla, tketicilerle, devletle
ilikiler belirlenir.











59
Sra Sizde 3
Ynetilen toplantlara kar tutumlar, toplantlarn
retken olup olmayaca konusunda nemli
lde belirleyicidir. Bir eyler elde etmeye kar
olan isteksizlik, o toplanty dzenemenin
gereksiz olduunu gstermektedir. Beklentiler ne
kadar fazla olursa, toplantlar o kadar retken
olmakta ve takdir kazanlmaktadr.
Sra Sizde 4
Toplant katlmclarn seerken u standartlar
uygulanmaldr: Toplantlara katlan herkes, bir
ekilde faydal olmaldr. Toplantda ad geen
herkesin orda olmas gerektiinden, konularla
dorudan ilgili olduundan ve amaca uygun
zmler, fikirler retebileceinden emin
olunmaldr.























Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant
Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar.
Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant
Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn.
Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public
Speaking, e-book; www.gutenberg.org,
www.feedbooks.com.
evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman
ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi,
Cilt: 6 (3-4).
Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi,
Harward Business School Press, stanbul:
Optimist Yaynlar.
Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul:
Remzi Kitabevi.
Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl
Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm.
Sherman, D. (1999). Kusursuz Toplant,
stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi.
Thomsett, M.C. (1997). Toplant Sanat,
stanbul: Epsilon Yaynclk.
Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004).
Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin
Yaynclk.



60






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
Toplantlarn nasl ynetebileceini ifade edebilecek,
Toplant ynetim srelerini aklayabilecek,
Toplantlarda sohbet ve sorun zme konusunu aklayabilecek,
Toplant sonras takip srecini ifade edebilecek
bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Rol
Takip Etme
Zaman
Kayda Geirme
Sohbet
Sorun zme
Eylem Plan

indekiler
Giri
Toplanty Ynetmek
Toplant Ynetim Sreleri
Toplantlarda Sohbet ve Sorun zme
Toplant Sonras Takip
Ek-1
3


61
GR
Verimli toplantlar rastlantlar sonucu olumazlar. yi bir ef tarafndan altrlm bir orkestrann
sonucu gibi olurlar. ou zaman toplant ncesi, toplant srasnda olduundan ok daha youn bir
altrma gerektirirler. Toplantnn kendisi, buz dann stnde grnen ksma benzemektedir. Suyun
altnda kalan blm ise toplanty verimli klmak iin yaplan planlama ve hazrlk almalardr.
Toplant katlmclar salonda yerlerini almaya baladklarnda ve devamnda toplant aldnda
dikkat, imdiki zamana younlatrlmaldr. Bir toplantnn belirleyici an, balangcdr. Toplantnn
havas, ne ynde ilerleyeceini toplant bakanlar belirlemektedir. Toplantnn tonunu ynetici belirler
eklindeki yaygn anlay u anda olduu gibi gelecekte de geerli olacaktr. Ciddi, kendini iine adam,
sorunlar zmeye kararl bir tutum ierisinde olan toplant yneticisi dier katlmclarnda ayn biimde
davranmalarn salamaktadr. Eer ok fazla ve yanl espriler yaplrsa bu durum bulac olduundan
toplantya yanl bir renk verilmi olacaktr. Toplantnn odak noktas toplant yneticisi deil, toplantnn
hedefleri olmaldr.
Toplant yneticisi, szl ve szsz btn ipularn yakalamaya her an hazr olmaldr. Toplantlar
insani olaylar olduklar iin, toplantya katlan herkesin belli gereksinimlerinin, duygularnn ve
dncelerinin olduu gzden karlmamaldr. Katlmclarn ou kendi kiisel gndemlerini kendileri
belirlemitir. Katlmclarn bu deerlerini gzden karmadan toplantnn belirlenen hedefler
dorultusunda srdrlmesi gerektii unutulmamaldr.
Toplant katlmclarnn hangisinin ne kadar sre ile konuaca, hi susmayan veya bir trl konuya
giremeyen katlmclara nasl bir ekilde mdahele edilmesi gerektii nemlidir. Toplant ierisinde bir
konu, birden toplantnn odak noktas olarak toplantnn ana hedefini saptrrsa toplantnn nasl tekrar
rayna oturtulmas gerektiinin zerinde durulmaldr. Toplantnn ne ynde gelimesi istediini toplant
yneticisi aka belirtmeli ve denetlemelidir. Ayrca katlmclarn deerlerine duyarl olunmaldr.
Toplantlarn sresi grlecek konuya, katlanlarn gereksinimlerine ve toplantnn yapld mekana
uygun olmaldr. Toplantlarn sresi ne olursa olsun, nasl sona erdirilecei nasl balatlaca kadar
nemlidir. Son dakikaya kadar beklenip tartmann orta yerinde zamanmz doldu, toplanty
kapatyorum biimindeki yaklamlarda bulunulmamaldr. Toplanty sona erdirme ilemi gndemdeki
nemli bir madde gibi zaman ayrlarak gerekletirilmelidir. Toplantnn banda nasl ama ve gndem
aklanyorsa, toplant bitiminde de varlan sonucun zetlenmesi ve hedefe ne kadar yaklaldnn
belirtilmesi gerekmektedir.

TOPLANTIYI YNETMEK
Toplant yneticisinin grevi toplanty dikkatle hazrlanm bir gndeme uygun olarak ynlendirmektir.
Katlmclarn deer ve duygularna kar duyarl olmal, olumlu katklar ne karmal ve olumsuz
gleri bastrmaldr. Katlmclarn tmnn toplantlarda alnacak kararlar etkileme gc vardr ve
genellikle bu gten yararlanlmamaktadr. Toplant yneticisi; az konuan kiilerin toplantya katkda
bulunmalarn salamal, ok fazla konuanlar belli bir noktadan sonra engellemeli ve katlmclarn
konudan ayrlmamalarn salamaldr.

Toplant Ynetimi


62
Aktif Rol
Lider, atmosferi ayarlayabilen kiidir. Bir toplant; retici, dinamik, ilerici ya da engelleyici olabilir.
Toplant, katlmclarn olumlu bir ortamda fikirlerini serbeste sylemelerini de salayabilir, dnceler
zerinde bask kurmak iin de kullanlabilir. Lider, gndem zerinde sk bir kontrol de kurabilir,
toplantnn organize olmam, ynlendirilemeyen bir alma haline gelmesine de neden olabilir.
Lider, toplant ynetiminde pek ok rol oynamaktadr. Snrl bir zaman dilimi ierisinde, tm gndem
maddelerine deinilmesini salamak, liderin sadece grnen en ak grevidir.

stenen Sonulara Ulamak
Etkili bir lider olmak iin toplantnn neyi baarmas gerektii zerine younlalmaldr. Ancak ncelikle
belirlenen gndem iin en uygun yntemin toplant olup olmadna da karar verilmelidir. Daha sonra
toplant ynetiminin aamasn kontrol edebilmek iin hazrlanlmaldr:
nceden Planlama: Toplant ncesinde alnacak nlemler, toplantnn etkinliini byk lde
belirleyecektir. Toplantda kimlerin bulunmas, toplantnn ne kadar srecei ve hangi konunun
tartlaca? Toplantdan nce, gereksinim duyulan raporlar hazrlamalar, materyalleri salamalar ve
cevaplanmas gereken sorular bilmeleri iin hangi katlmclar grlmek zorunda? Gndem ne zaman
belirlenecek? Gndem konular hakknda yazl bilgilerin, katlmclarn kendileri hazrlamas iin
toplantdan nce hazrlanmas gerekmektedir.
Toplanty Ynlendirme: Toplant boyunca nasl davranlmaldr? Gerek anlamda deneyim ve iyi
ynetebilme istei olduu zaman, baarl bir liderlik izleyiciler karsnda fazla bir aba gstermeyi
gerektirmemektedir. Baz yneticiler, aklk ve kontroll olmak arasnda bir denge kurmann ne kadar
gerekli olduunun farknda deildirler, bu yzden toplantlar ok kat kurallar erevesinde dzenlenir.
Bu sebeple toplantlara kimse katkda bulunamaz. Dierleri de toplantlar ok yakndan kontrol etme
hevesine der ve hemen hemen hibir liderlik gsteremezler. Bu iki durumun ortasnda yer alan; rahat,
ak, ancak kontroll bir toplant, en uygun toplant ortam olacaktr. Liderler, iyi ve drst bir ynetim
tarz gsterdikleri, cevaplar zerinde bask kurmak yerine aklkla sorular sorduklar ve toplant boyunca
ok fazla konumadklar zaman gerekten etkili olabilirler.
Takip: Toplant baarl m? Bir toplant ancak tm faktrler gerekletii zaman baarl
saylmaktadr. Bu durum sadece; toplantnn zamannda balamas veya bitmesi, toplant yneticisinin
liderlik becerilerini baaryla uygulamas ya da herkese belirli grevler verilmesi anlamna
gelmemektedir. Bu zellikler nemlidir fakat gerek hareket aamasnn sadece altyapsn
oluturmaktadrlar. Asl i toplant bittikten sonra balamaktadr.
Liderin en byk sorumluluklarndan biri verilen grevlerin yerine getirilmesini salamaktr. Etkili bir
grev dalm yapabilir, i bitirme sreleri belirleyebilir ve toplantnn baarl getiine inanabilir.
Ancak baar, sadece katlmclar kendilerinden bekleneni yaparsa mmkn olabilmektedir. Bu yzden
lider, toplanty izleyen gnler ve haftalar boyunca dier katlmclarn beklenildii gibi uygulamalara
geip gemediklerini izleyebilecek konumda olmaldr. Lider, toplantda verilen grevler hakkndaki
gr ayrlklarn da bilmelidir. zel bir istekte bulunulmu ve bu istek kabul edilmi olsa bile, baz
katlmclarn dnceleri toplantdan sonra deiebilmektedir. Bu yzden liderin takip etme grevi
sadece toplantda dikkatli ve youn ilikiler ierisinde olmay deil, ayn zamanda toplantdan sonra da
srdrmeyi gerektirmektedir.

Liderlik Aralar
yi bir lider, iyi bir planlamac ve rgtleyici toplant sonras uygulamalarda hem srarc hem de iyi
ilikiler kurabilen biri olmak zorundadr. Toplant ncesi, toplant srasnda ve toplantnn ardndan
baarl bir lider olmay salayacak baz koullarn yaratlmas gereklidir:
Fiziksel evre: Toplantlarn uygun bir ortamda dzenlenmesine dikkat edilmelidir. nsan trafiinin
olduu, srekli telefonlarn ald ve ilgiyi baka yne ekecek eitli etkenlerin olduu ortamlardan
kanlmaldr.


63
Materyaller: Raporlarn fotokopileri, grafikler, tablolar ya da dier grsel malzemelerin
hazrlanmasna ihtiya olup olmad belirlenmelidir. Toplant yneticisinin ve katlmclarn ihtiya
duyaca her ey kolay ulalabilir bir yerde bulundurulmaldr. Materyalleri salayacak kiiler farklysa,
bu kiilerin toplantda hazr bulunmalar gerekmektedir.
Gndem: Belirli ve snrl bir gndem toplantya geerlilik katmakta ve toplantlarn gerekliliini
ifade etmeye yaramaktadr. Katlmclardan dzenlenen bir toplant hakkndaki gereksiz ve retici
olmad gibi dnceleri drste ortaya koymalar beklenmemelidir. zellikle de ilk amirleri ve
yneticileri toplantda bulunduklar zaman, katlmclar daima gerei sylemekten kanmaktadrlar.
Katlmclara konuma ans tanyacak, herkesin kabul edecei sonular retecek, ak ve net bir iletiim
ortam salanmal ve bu niyetlerle bir toplant yaplmaldr. Bu varsaymlarn snanmas iin gndem
tekrar gzden geirilmelidir. Konular, belirli balklar altnda ve ksa aklamalarla basit bir biimde
listeleyen bir gndem, katlmclar iin geleneksel gndem trlerinden daha kullanl olmaktadr.
Gndem, katlmclara ynelik belirli bir program zerinde kurulmusa, toplantnn ieriini daha iyi
kontrol edebilme, konu hakknda tartlmasn salama ve sonulara ulama ans artmaktadr.

Toplantlarn Atmosferi
Toplant iin yaplacak hazrlklar, katlmclar ve katlmclarn amalar gz nne alnarak yaplmaldr.
Katlmclar toplantdan; rnek olarak, sorunlarn zlmesi, yanl anlalmalarn akla
kavuturulmas, risklerin belirlenmesi vb gibi bir yarar saladklar zaman gelecek toplantlarda da
birlikte almaya daha scak bakacaklardr. Dzenlenen toplantlarn atmosferini gemi toplantlarn
baarlar etkilemektedir.

Aktif ve Pasif Liderlik
Arka planda kalacak bir tutum sergilemek, pasif liderlikle ayn ey deildir. Arka planda kalacak bir
liderlik sergilemek dier katlmclar, katlm konusunda engellememek ve toplant sadece sizin
toplantnzm gibi davranmamak anlamna gelmektedir. Karlatrma yaplrsa, pasif liderlerin ynetim
ve kontrol gleri, ou zaman da hibir gndemleri olmamaktadr.
Aktif fakat arka planda kalacak bir lider daima kontrol salar, eitli fikirler ne srerek ve kararlar
alma konusunda grubu cesaretlendirerek en iyi sonulara ular. Bu durumun baarlmas ise toplantnn
amalarna eitli bak alarndan yaklamay gerektirmektedir.
Organizasyon ve amalar: Toplant srecinde ne srlen ve sonulandrlan kararlar ve
uygulamalar, tm rgt faaliyetlerinde olduu gibi organizasyonun genel amacna uygun olmaldr. Eer
toplantnn nitelii bu durumun dna karsa alnan kararlarn geerli olmas beklenemez. Liderlerin
karlaaca bir sorunda her rgt yapsnn aka ifade edilmi ve iyi anlalm bir amaca sahip
olmamasdr. Toplantnn lideri varsaymlarla hareket etmek yerine organizasyonun amacn aratrma ve
balant kurma sorumluluunu stlenmelidir.
Departmanlarn amalar: Toplantda ne srlen, departmanlara ait amalarn neler olduu
belirlenmelidir. Be ya da alt farkl departman yneticisi toplantya arldysa bu yneticiler sadece
gndem maddeleriyle ilgilenmeyecek ayrca kendi bak alarn, nceliklerini ve ilgilerini de
belirteceklerdir. Baarl bir lider farkl amalar ayrt edebilecek, her konuyla ilgili nihai kararn bir
paras olarak her bak asnn dinlenmesini, sayg grmesini ve dikkate alnmasn salayacaktr.
Bireysel ncelikler: Toplantdaki herkesin kendine ait bir gndemi vardr. Bu durum, rgtn amac
ve departmann hedefi ile atma iinde de olabilir. Bununla birlikte bireysel nceliklerin yanl ya da
uygunsuz olduu sylenemez, bireylerin rgtlerden daha fazla nemsedii olaylar da vardr.
Takmn ilgi alan: Bir rgt, tpk her departmann kendi iinde oluturduu gibi bir takm demektir.
Bir toplant sadece oturum srasnda oluan kendine zg bir takmdr. Bir takm topland zaman, kiisel
ve departmanlara ait almalarn yansra ortak bir ilgi alan da olumaktadr. Lider, sonu elde etmek
iin bu farkllklar uzlatrabilmeli ve benzerlikleri n plana karabilmelidir.


64
Kontrol Elde Tutmak
Bir toplantya liderlik eden herkes, kontrol sorunuyla kar karya kalacaktr. Bu durum, toplant
katlmclar kontrol altnda tutulmaldr anlamna gelmemektedir. Gsterilen kontroln derecesi
yneticinin stilini veya katlmclarn anlay derecesini ifade etmemektedir. Toplantlarda kontrol;
tartmalarn etkin bir biimde gndem maddeleri erevesinde tutulmas, sorumluluklarn katlmclara
devredilmesi, grevlerin tanmlanp datlmas ve sz verilen ilerin tamamlanp tamamlanmadnn
takibi olarak ifade edilebilir. Bir toplant lideri bahsedilen tm bu hedeflere ulaabilme sorumluluunu
tayabilmelidir. Bu hedefler, pozisyondan kaynaklanan otoritenin kabul edilmesi, sreklilii olan net bir
bak as belirlemeyi, dikkatli ve btn tanmlar yapmay gerektirmektedir.

Temel Kurallar Oluturmak
Toplant yneticisi, toplantlara mantkl temel kuralar koyma hakkna ve sorumluluuna sahiptir. Fakat
bu kurallardan kast, mutlaka uyulmas gereken kat ve kesin kurallar deil katlmclarn ortak amalara
ulamasn hedefleyen baz standartlardr. Tamamen kat bir yap, tartmay ve konumay engeller ve
toplantlarda ayrlk yaratr.
Kontroln salanaca iki dzlem vardr; ilki, katlmclarn mevkii toplant yneticisinden yksek
olsa bile, toplantya liderlik edileceinin varsayld dzlem ve ikinci olarak, genelde katlmclarn idare
edildii ve iyi bir toplant ynetimi iin saduyu kurallarnn uyguland dzlemdir.
Toplantlar iin belirli standartlar belirlemede ama; olumlu ve baarl bir iletiimin hakim olaca
dzenli bir ortam yaratmak olmaldr. Bireylerin bir araya geldii her toplantda belirli bir dzen
gereklidir. Kimin konuacana liderin ya da bakasnn karar vermesi konusunda tam bir uzlama
salanmaldr.
zerinde ayrntlaryla durulmu bir gndem planlayarak ve oluturularak toplant ncesinde
katlmclarla dorudan ilikiye geilerek ve hedefleri her zaman aklda tutarak iyi bir toplant liderlii
sergilemek mmkn olmaktadr. Belirli konular zerinde konumak, zmler belirlemek ve takip
ilemlerinden sorumlu olacaklar belirlemek iin toplantlar yaplmaktadr.Toplantlar, olumlu ve retici
bir ortamda ynetmek isteyen liderler, toplantlarn genel hatlarn belirleyip uygulamaya koyduklar
srece hedeflerine ulaabilmektedirler.

Katlm Yaratmak
Bir lider, inanlarn katlmda bulunmak iin kendilerini zgr hissedecekleri bir oturum oluturmay
baarabilmelidir. Bu durum, iyi bir planlama, dnme ve katlmclarn olumlu ynde
cesaretlendirilmelerini gerektirecektir. Konuan ya da konumayan tm katlmclar, toplantnza deerli
katklarda bulunabilirler. Buna ramen lider, katlm etmenlerini dengelemek durumundadr. Bir
nedenleri olduu srece, konuan grubun konumalarna izin verilmelidir. Ancak daha ok pasif olan
gruptan yorumlarda bulunmalar, fikirler ne srmeleri ve grevler almalar istenmelidir.
Katlm yaratmann farkl bir yolu da toplantdan nce pasif katlmclarla konumaktr. Onlarn zel
ilgisine ynelik bir konu ele alnmal ve toplantnn bir blm bu katlmclara ayrlmaldr. Pasif bir
katlmcdan rapor hazrlamas, fikir ne srmesi ya da prosedrlerde deiiklik yapmas istenmelidir.

Kontrol in Uygulama Plan
Katlmclara iyi bir toplant ortam salamak iin uygulanmas gerekenler unlardr:
Kurallarn deil genel erevenin belirlenmesi: Katlmclar, belirli kurallar dayatlmas yerine genel
ereveye bal kalmaya tevik edilmelidir.
Katlmclarla iliki iinde olunmas: Toplantdan nce katlmclarla grlmesi ve katlmlarnn
planlanmas.
Toplantnn gidiatndaki deiiklikler iin daima gndemin esas alnmas: Kiisel konulardan
kanlmal ve toplantnn belirlenmi hedeflere ulamasnn nemi vurgulanmaldr.


65
Toplantnn balang ve biti zamannn belirlenmesi: Snrlarn dna klmamas iin gereken
aba gsterilmeli fakat esnek olunmaldr. Her toplant ayn snrlara uymayabilir.
Konu ok acil ise gndem d konumalara izin verilmesi: Baz tartmalar, zmlenmesi gereken
baka konularn almasna yol aabilir. En iyi dzenlenmi gndemde bile lider her zaman her
toplantnn ve gndemin neyi kapsayacan nceden bilemeyebilir.
Katlm iin teyit alnmas: zel bir gndem konusu baz katlmclar gerektiriyorsa, bu kiilerin
toplantda bulunacandan ve ne tr katklarda bulunacaklarn nceden planlayacaklarndan emin
olunmas gerekmektedir.
Toplantdaki herkesin deer yaratacak katkda bulunmaya tevik edilmesi: Katlmclarla nceden
grerek ve onlarn ilgisi olan konular gndeme alnarak katlm yaratlmaldr. ine kapank bir kii,
rapor sunmas ya da neride bulunmas iin cesaretlendirilerek toplantnn bir paras olmas
salanmaldr.
Toplantlardaki katlmn anlay ve incelikle kontrol edilmesi: Eer sadece bir ya da iki kii
konuuyorsa, dier katlmclara yorumlar ve dnceleri sorulmal, denge salanmaldr.
Liderlik rolnn eletirel bir gzle deerlendirilmesi: Eer toplant amacna ulamyorsa ya da
katlmclar konumuyorsa ar saldrgan bir liderlik uygulanp uygulanmad ve performans art iin
yaplabilecek eyler olup olmad sorgulanmaldr.

Takip Etme
Bir lider, sadece toplanty deil daha sonrasn da ynetmelidir. Uygulamalar takip etmek iin yaplanlar
toplantnn rgt iin deerli olup olmadn da belirlemektedir. Sadece grev vermek yeterli deildir,
lider ayrca grev verilen kiinin ya da departmann bu grevleri yerine getirmesini de garanti altna
almaldr. Toplantnn ardndan doru uygulamalarla grevlerin zamannda tamamlanmasn, grev
verilen kii grev verenin st olsa bile salayabilir. Ne yaplmas gerektiinden sorumlu olan birey,
dierlerini grevleri dorultusunda harekete geirebilmelidir. Takip konusu ileriki blmlerde
ayrntlaryla aklanacaktr.

Ynetilen ya da Harcanan Zaman
Herkes i toplantlarnn ok zaman kaybettirebileceini bilmektedir. Eer katlmclar kontrol edilmezse
daha az retken, daha az etkin olunmasndan ve ileri yapamaz duruma gelmekten kanlamaz. Her
toplant nemli bir soruyla deerlendirilmelidir: Bu toplant gerekli mi? zellikle sorunlar ve zmler
asndan bu tanmlama nemlidir. Bir toplantnn gereklilii sonularn elde edilme oranna bakarak
anlalabilmektedir.
Toplant dzenleyen birok kii ayn zamanda zaman konusundaki dzenlemeleri de yapmak ya da bu
konuda aktif bir rol oynamak durumundadr. Pek ok durumda toplantya katlm istenmese dahi
katlmaya zorlanlr ve bu durum kiinin seimine braklmamaktadr. Bu sorunun stesinden, yararsz bir
toplantya katlmanz veya toplanty ynetmenizi isteyen kiiye toplantnn neden gerekli olduunu ya
da toplantda ne baarmak istediini ieren sorular sorulmaldr.
Toplantlarda eylemlerden ok tartmalar n plana kmaktadr. retici olmayan tartmalara kar
olan tepkiler ya tartmaya katlmak ya da tartmaya kar kmak eklinde olmaktadr. Katlmclar
tartmay brakp sorunlar zmeye karar verdikleri zaman ise ilgin durumlar ortaya kabilmektedir.
Sorunlara genel olarak terimlerle yaklamak daha kolay olmasna ramen harekete geip sorunun zerine
gidilmesini istemek daha retici olacaktr.
Sonu elde etmek istemeyen katlmclar hibir zaman memnun olamazlar. Toplantlar genelde
sorunlar zmek istemeyen ya da sorunlarn zerine nasl gidileceini bilmeyen kiiler tarafndan
dzenlenmektedir. Sorun zc roln stlenen ve zmlerin iinde aktif olarak yer alan bireyler ise
abalarndan dolay takdir grrler.


66
Harekete geme, tanmlama ve yant teorileri her zaman ie yaramamaktadr. Dier katlmclara zarar
vermeyecek biimde zmler retilmelidir. Toplantnn belli bir gndemi olmasna karn katlmclarn
kendi ve liderle arasnda farkl dncelerin olabilecei unutulmamaldr. Bu durum, hem gerek
konularn neler olduu hem de bireylerin ya da gruplarn bunlar nasl ifade edip zmlediiyle
alakaldr.

Toplant Akn Ynlendirmek
Baz toplantlar belirli konular tanmlamak adna geni ve genel bir yapda oluturulmaktadr. rnek
olarak haftalk bir ynetici toplants; sorunlar ortaya karmak ya da ileriye dnk planlar yapmak iin
dzenlenebilir ve bu toplantlar ksa tutulmaldr. Zaman iyi ynetmek iin dikkat edilmesi gereken
noktalar vardr:
Baz yneticilerin toplantya katlmasnn maliyeti yksektir, bu yzden toplantlar eer
mmknse- denetilerle yapmak toplantnn ksalmasn salamaktadr.
Bir zaman snr koymak, toplant sresince zamann daha iyi kullanlmasn salamaktadr.
Bir konu ne kadar uzun tartlrsa, zme ynelik o kadar az ey yaplmaktadr. zm iin
her gndem maddesi ortaya konulmal, aklanmal ve uygun yneticiye sorumluluk
verilmelidir.
Katlma kar toplanty kontrol altnda tutma sorunu, planlama ve iyi bir liderlik gerektirmektedir.

Zaman nceliklerini Tanmlama
Toplantnn sresi, etkili bir liderlik sergileyerek ve gndemi kontrol altnda tutarak nceden
belirlenebilmektedir. Her tartmann sresi hesaplanarak dzenlenmi bir gndeme baz katlmclar
olumsuz tepkiler gsterebilirler. Buna ramen her konunun ne kadar tartlacana karar verilmelidir.
Lider tartmay kesme konusunda hibir zaman srarc davranmamaldr. Bu durum aadaki
tekniklerle salanabilmektedir:
Konunun dar tutulmas. Genel tartmalardan kanlmas ve zmlere ynelinmesi gerekmektedir.
Lider, konuyu n plana karmal ve katlmclarn konu dna kmamasn salamaldr. Katlmclar,
uzun tartmalardan kanmal ve onlardan uygulamaya geilmesini istemelidir.
Zaman sorununun ne srlmesi. Tartma, istenilen konunun dna kt zaman, toplantnn bir
zaman snr olduu hatrlatlarak tartma sonlandrlmaldr.
Takiple ilgili notlarn saklanmas. Grevlerin ve dier uygulamalarn izlenmesi iin toplant
tutanaklarnn kullanlmas gerekebilir. Gelecekte yaplacak bir toplant ya da baz durumlarda
denetilerin olaylar takibi, toplantda belirlenen kararlar, uygulamalar ve teslim tarihleri esas alnmaldr.
Gndeme yeni bir konu eklenmemesi. Tamamen hazr bir gndemde bile her lider beklenmedik
durumlarla kar karya kalabilir. Eer ortaya bir kriz karsa gndeme eklenmelidir. Ancak
planlanmam konular gerekten acil deildir. Katlmclar gndem konularna dikkat ederek ve
planlanmam konular ortaya getirmeyerek toplantnn programa uygun kalmasna yardmc olabilirler.
Toplantnn zamannda bitirilmesi. lk gndem maddeleriyle genellikle ok zaman harcand iin
tm gndem grlmemi olsa bile, toplant zamannda bitirilmelidir. Daha az aciliyeti olan konular
gndemin sonuna konulmal ve belirlenen zaman snrlar iinde kalmaya allmaldr.

Toplant Skln Snrlamak
ok sayda toplantya katlmak reticilik iareti olmamaktadr. Bir rgtn gerek ileri genellikle
toplantlarda yer almamaktadr. Hareketin merkezi departmanlardr ve toplantlar, almaya yardm
ederek almann ynn belirleyerek harekete gemeye en iyi ekilde yardmc olurlar. Eer bir
ynetici, departmann uygun bir ekilde ynlendiremez ve toplantlarda ok fazla zaman harcarsa,
yaplan iin kalite ve miktar dmektedir.


67
Toplantlarda harcanan zaman azaltmak iin baz yntemler gerekletirilebilir:
Toplantlar tamamen iptal etmek ve onlarn yerine daha az resmi iletiim yntemleri kullanmak.
Belirli toplantlar daha az sklkla dzenlemek.
Katlmc listesinde herkesi bulundurmak zorunda kalmayacak ekilde, baz sorunlar departman
yneticileri arasnda zmek.
Toplant zaman asndan aadaki yanllarn yaplmamas gerekmektedir:
Bask altnda hissetmek. Toplantya sadece bir baka yneticiyi krmamak iin katlnmamaldr.
Katlnmas gereken baz toplantlar vardr ancak baz durumlarda seim yapmak gerekmektedir.
Soruna eklemeler yapmak. retici olmayan toplantlarda konuularak toplant sresi uzatlmaktadr.
Uzak durulmas gereken bir davran biimidir.
Tanmlamada baarsz olmak. Toplantnn amac katlnmadan nce sorulmaldr. Sorunlar zmek
zere yaplan toplantlar belirli konular iermeli ve bir zmle sonulanmaldr. Pratikte bir toplant
eitim, bilgi verme ya da beyin frtnas amacyla dzenlenmektedir. Toplantnn liderinin, dzenlenen
toplantlarn trn bilmesi ve ulamak istedii hedefi belirlemesi gerekmektedir.
Zaman iyi ynetmenin ve zamana dier katlmclarn saygl davranmasnda srarn yansra
toplantlara nceden iyi bir biimde hazrlanlmas gerekmektedir. Bu ekilde toplantlardan daha ok
yarar salanacaktr.

Toplanty Kayda Geirmek
Toplantda konuulanlarn tutanaklara geirilmesi, alnan kararlar ve kimin, hangi grevi yapacann
kesin olarak bilinmesi asndan gereklidir. Eer aklc ve tedbirli davranlmak isteniyorsa, katlmclarn
toplant hakkndaki grleri de alnmaya allmaldr.
Toplanty kaydetme grevinin, yneticiye verilmesi pratik bir yntem olmad gibi pek istenen bir
ey de deildir. Bu i iin genellikle profesyonel asistanlardan yardm alnmaktadr. Tartmann
kontroln salama zerinde younlamak zaten toplant yneticisinin btn zamann alacandan,
kayda geirme grevini bir bakasnn yapmas ideal bir yntem olacaktr. Bu seim yaplrken, byle bir
grevin neler gerektirdii mutlaka gz nnde bulundurulmaldr.

Toplant Srasnda
Toplant srasnda kayt tutacak kiinin unlara dikkat etmesi gerekmektedir:
Gndemdeki her maddenin yanna, tartmadaki ana noktalar not etmek; alnan kararlar ve bu
kararlar kimin uygulayaca gibi.
Dzeni kavradktan sonra, toplantnn ileyii hakknda nerilerde bulunmak.
Gndemle birlikte nceki toplantlarn tutanaklarn da elde bulundurmak. htiyac olanlara
verilmek zere kopyalarn da getirmek yararl bir davrantr.
Her konu iin ayrlan zaman dilimini kontrol etmek. Ayrca, tartma srasnda zaman hakknda
bilgi verebilmek iin toplantlardan nce bir yntem belirlenebilir.
Genelde kelimesi kelimesine kayt gerekmemektedir ama gerekli olduunda tutanaktan sorumlu kii
iin, kimi zaman sylenen hereyi kaydetmek, kimi zaman da nemli konumalar not almak
benimsenebilecek en uygun yntemdir. Tutanak tutan kii sylenenleri dikkatle dinlemeli ve sadece en
temel noktalar ile anahtar kelimeleri kaydetmeyi bilmesi gerekmektedir. Ayrca kayt edilirken cmleleri
kuran katlmclarn isimleri de kelimelerin yanna not edilmelidir.





68
Toplantdan Sonra
Toplant bittikten sonra kaytlar bilgisayara veya medya ortamna geirilmelidir. Konuulanlar daha
tazeyken hemen yaplmaldr. Kayt aadakileri iermelidir:
Toplantnn konusunu belirten bir balk ve toplant tarihi
Katlmclarn adlar
Katlmayan kiilerin mazeretleri
Her gndem maddesi hakknda verilen kararn zeti ve buna nemli katklarda bulunan kiilerin
adlar
Kimin ne yapaca hakknda bir zet
Kayt tutmak, toplantda olup bitenin tarafsz ve resmi bir dille, ksa ve z biimde yazlmasn
gerektirir. Bunun iin aadakilere dikkat edilmelidir:
Yazlar gemi zamanda yazmak (-di, -d gibi)
Kiisel gr belirtmeden sadece olanlar anlatmak
Yaplmasna karar verilen faaliyetleri koyu yazyla belirtmek veya bunlara, kii adlarna ya da
grev balklarna gre dzenlenen ayr bir stun ayrmak
Tutanak son halini almadan nce yazlanlarn gvenilir olduundan emin olunmaldr. Belirsizlik
tayan bir rapor kolaylkla yanl anlalmalara neden olabilecektir. Hangi biimde olursa olsun tutanan
tek amac, kiilerin olup bitenler ve zerinde anlalan konu hakknda bilgi sahibi olmalarn salamaktr.

Toplanty Deerlendirmek
Toplantnn bir deerlendirmesinin yaplmas pek sk grlen bir durum deildir. ou katlmc
toplantnn bitmi olmasndan ve bunu kolayca atlattklarndan dolay mutludur ve daha fazla yorum
yapmak istemezler. Ancak toplant hakknda katlmclardan fikirlerini almak yararl olacaktr. Bunun iin
katlmclardan, toplanty terk etmeden nce ksa, hazrlanm bir formu doldurmalar istenebilir:
Bu toplant sizin iin yararl oldu mu? Evet/Hayr
htiya duyduunuz hereyi syleme frsat bulabildiniz mi? Evet/Hayr
Toplantnn ynetili biimi size tatmin etti mi? Evet/Hayr
Toplantda varlan sonuca gre neler yapmanz gerektiini biliyor musunuz? Evet/Hayr
Baka yorumlarnz var m? Evet/Hayr
Bunun gibi sorulara alnacak cevaplar sayesinde toplantdaki performans deerlendirilip, daha sonra
yaplacak olan toplantlar iin bilgi alnm olacaktr.
Toplant ieriinin yazl olmasnn nemi nedir?
Toplantlara Kar Olan Tutum
Toplantnn retken olabilmesi iin ynetim konusunda becerikli olunmas gerektii kadar olumlu bir
tutum da sergilenmesi gerekmektedir. Rollerin gereini yerine getirip sorumluluk almak, toplantdan
beklenen sonularn elde edileceine ve tm ilerin yaplacana dair gvence vererek iyi bir i
kartlabilir.





69
Sorumluluk Yklenmek
Bir toplantnn etkili olabilmesi toplant yneticisinin baarsna baldr; ancak bunun iin ynetici
kendisini sorumluluk yklenmeye hazr hissetmelidir. Aksi takdirde toplantdan fazla bir ey beklememek
gerekecektir. Sorumluluk yklenmek, unlar gerektirecektir:
Diktatrlk gibi alglansa bile yneticinin, isteklerini dierlerine kabul ettirme iznini vermesi.
stlenilen grevin toplant yneticisine, toplanty ynetme yetkisi verdiini hatrlatmas.
Toplant yneticisinin kendisini, bu ii yapabileceine ve ayn zamanda bu iten zevk alacana
ikna etmesi.
Katlmclar, toplant yneticisine toplantya nderlik etmelerini ve yaplacaklar konusunda
sorumluluk stlenmesini bekleyeceklerdir. Katlmclar bunu kendileri yapamayacaklar iin, toplant
yneticisi de yapmazsa, toplant tehlikeye atlm olacaktr.

En yisini Beklemek
Toplantlardan beklentiler ne kadar fazlaysa, iyi sonulara ulamak da o kadar olasdr. Bunun iin yapc
bir yaklam iinde bulunmak gerekecektir.
Toplantnn gerekten nemli olduu: Eer bu ekilde dnlmyorsa, o toplant hi
yaplmamaldr.
Katlmclarn hepsinin gerekten gerekli olduu: Eer katlmclarn oradaki ilevlerinin neminden
kuku duyuluyorsa, onlarn fikir ve grleri saygyla karlanamayacaktr.
Harcanacak zamana deecei: Eer zamann kazanl bir biimde kullanlaca dnlmyorsa, bu
durum davranlardan aka belli olacaktr.
yi sonular kaca: Eer toplantdan iyi sonular kaca umuluyorsa hibir amaca
ulalamayaca aikardr. Zaten alnacak sonu da beklenilenden pek farkl olmayacaktr.
Toplantya kar gelitirilen tutum, o toplantnn sonucunu daha batan belirlemektedir. Toplant
yneticisinin zerindeki basky katlmclara aktarmas, onlarn sadece moralini bozmakla kalmaz,
toplantnn sonucunu da olumsuz ynde etkiler. Toplant yneticisi ne kadar iyimser grnrse,
katlmclara kar ne kadar ilgili ve gleryzl olursa, toplant da o kadar olumlu bir havada balayacak
ve yle devam edecektir.

Harekete Gemek
Bir toplantnn baars, gsterilen toplu abalarn tmne bal olmaktadr. Eer toplant yneticisi ve
katlmclar grevlerini yerlerine getirmezlerse hibir sonu alnamaz. Toplantnn ie yaramas iin u
grevler yerine getirilmelidir:
Kimin ne yapmas gerektiini belirten tutana okumak.
zerinde anlalan bir zaman dilimi ierisinde ilerin nasl yrtlecei zerinde almak.
Sorumluluklarn kendiliinden ortadan kalkacan ummak yerine giriimlerde bulunmak.
Bir an nce giriimlerde bulunmak, ilerin stesinden gelme konusunda ok yardmc olacaktr. Bu
durum ayrca sorumluluktan kama eiliminin de nne geecektir. Eer herkes zerine den grevi
yaparsa, toplantnn baarya ulaaca kukusuzdur.

TOPLANTI YNETM SRELER
Toplant ynetmek fizik bilimi gibi deildir. Basit kurallara dikkat etmek toplantlar zaman kaybna ve
probleme dntren yaygn sorunlarn bazlarndan kanmaya yardmc olacaktr.



70
Toplantnn Yetkiyle Almas
Sorumluluk en batan alndnda toplantlar sorunsuz yrtlebilmektedir. Amacn, sorunlarn ve
belirlenmi ak usllerin batan belli olmas toplantnn baars iin gerekli ortam yaratacaktr.
Toplantnn zamannda balatlmas: Birka katlmc eksik olsa bile toplant balatlmaldr. Ge
kalan katlmclar geldiklerinde baz nemli noktalar kardklarn grecekler ve bir dahaki sefere ge
kalmamalar gerektiini anlayacaklardr. Baa dnlmesi ge gelenleri dllendirmek anlamna
geldiinden yaplmamaldr.
Tartlacak konularn takdim edilmesi: Grubun toplant gndemini, hedeflerini ve varlmak istenen
sonularn bildiini kesinletirmek amacyla tartlacak konular ksaca belirtilmelidir. Eer gerekli
grlrse deiiklikler yaplmaldr.
Temel kurallarn tespit edilmesi ya da tekrarlanmas: Yapc bir toplant yapabilmek iin grup
yelerinin zerinde anlam olmalar gereken davran ve ilkeler kastedilmektedir. Bu temel kurallarn
bazlar:
Toplantnn balama ve biti saatine uyulmas,
Gndeme kimlerin katkda bulunabilecei konusunda gr birlii salanmas,
Kararlarn nasl alnacann aklanmas,
Tek tek her sorunun zlmesine ya da kararn alnmasna ne kadar zaman ayrlacann
belirlenmesi. Herhangi bir konuya ayrlm zaman yetmiyorsa konunun tartlmasna devam
edilmesi iin grubun onaynn alnmas,
Herhangi bir soruna ilikin snrlandrmalar varsa aklanmas,
Her gndem maddesi konusunda nihai karar kimin vereceinin belirlenmesi,
Tartmaya herkesin katlmas ve yeni fikirlere ak olunmas,
Herkesin birbirini dinleyecei konusunda fikir birliinin salanmas ve insanlarn birbirlerinin
szn kesmesine izin verilmemesi.
Toplant katlmclar birbirlerini tanmyorlarsa, tantrmaya zaman
ayrlmaldr. Bu tantma; kiinin ad, blm, toplantdaki rol vb. biimlerde yaplmaldr.
Toplantnn Ustaca Ynetilmesi
Profesyonel bir toplant yneticisi olmak iin bu konularda ustalalmas gerekmektedir:
Gndeme bal kalmak: ncelikli ynlendirici ilke budur. Btn hazrlk almas gndemi
oluturmak ve toplantnn baarl gemesi zerine oturtulmaldr. Toplant baladktan sonra gndem d
konular iinde boulmamak ve gndeme olabildiince bal kalmak gereklidir. Gndem dna kld
takdirde odak noktasnn yitirilme ihtimali de artmaktadr. Toplantya kolay sorunlarla balamak snma
asndan iyidir. Bu durum, ilerideki zor konulara geii de kolaylatrabilecek bir etmendir. Herhangi bir
konu tartlrken konu dikkatlice takip edilmelidir.
Kk toplantlarda gndem grece gevek tutulabilir. Fakat byk
gruplarda gndem ne kadar yaplandrlm olursa toplantnn etkinlii de o derece
yksek olacaktr.
Btn grlerin dile getirilmesi: Lider, herkesin dncesini duymak ister. Aksi takdirde baz fkeli
katlmclar toplantdan sonra kendilerinin dlandklarn lidere ya da bakalarna belirtebilirler. O
nedenle, dzenli aralklara geri bildirim alnmaldr.


71
Geribildirim almann birka yolu vardr:
Unuttuumuz bir ey var m? gibi genel bir soru sorulmas,
Sessiz duranlara konuma imkannn verilmesi ya da aka sz alp konumalarnn istenmesi,
On katlmcdan fazla kiinin katld bir toplant yaplyorsa, grup ikiye ya da e blnerek
her alt grubun rapor sunmasnn salanmas,
Gruba dnme zaman verilmesi, oylamaya geilmesi ya da karar alnmas iin acele
edilmemesi gerekmektedir.
Toplantnn odandan saptrlmamas: Herkese fikrini aklamaya davet etmekle birlikte toplanty
gndemdeki grevlere odaklanm tutabilmek nemli bir kavramdr. Bu, toplantnn kaydettii ilerleme
sk sk zetlenerek ya da deerlendirilerek yaplabilir. Belli bir konuda dile gelen fikirler kaydedilmelidir.
Bir gndem maddesinden ya da bir hedeften dierine geilirken aka belirtilmelidir. Zaman zaman
mdahale edilip gruba nereden nereye gelindii ve nereye doru gidilmekte olduu konusunda uyarlarda
bulunulmaldr.
Liderin, kendi konumunun farknda olmas: Lider konumunun ve bal sorumluluklarnn her an
farknda olmaldr. Bu davranlar katlmclar katkda bulunmaya ve tartmay rotasnda tutmaya tevik
eden bir ortam yaratacaktr.
Toplant ynetilirken aklda tutulmas gereken baz noktalar:
Lider, tartma zerinde hakimiyet kurmadna emin olmak iin katlm dzeyine dikkat
etmelidir.
Sessiz ya da cesaretsiz katlmclarn katkda bulunmasna imkan verilmelidir.
Katlmclarn syledikleri eyler konusunda yapc ve tevik edici olunmaldr.
vc szler sylemek katlmclar mutlu etmenin basit ve etkin bir yoludur.
Konumac baka bir yenin katksn eletirdiinde ya da ona saldrdnda mdahale
edilmelidir.

Toplantnn Kapatlmas
Toplantnn alna ve bitiine ou zaman nem verilmemektedir. Hemen hemen her toplantda ortam
hazrlayan al blm ise, sonulandrma blm de toplant amacnn fiilen gereklemesini
salamaktadr.
Toplantnn zetlenmesi: zetleme evresi toplanty kapatr. Bu ilevi ya lider ya da katlmclardan
biri yerine getirebilmektedir. Kilit noktalar, kararlar ve hangi grevi kimin stlendiini, atlmas gereken
sonraki admlar mutlaka tekrar edilmelidir. Bylelikle akta kalan ular balanm ve varsa yanl
anlalmalar giderilmi olur. Bu ayn zamanda ksa bir motivasyon mesaj vermek iin de uygun bir
zamandr.
Toplantnn nemli noktalarnn kayda geirilmesi: nemli noktalar (kilit gndem maddeleri,
nemli tartma konular, alnan kararlar ve zerinde anlamaya varlan sorumluluklar, bunlar kimin
stlendii ve gerekletirmesi iin tannan sre) iin toplant sonrasnda yazya dken bir yazman mutlaka
bulundurulmaldr.
Toplant sonras tutanak tutulmasa dahi atlacak kilit admlarn neler olduunu gsteen ksa bir zet
kesinlikle yazlmaldr.

Toplant Evreleri ve Bu Evrelere likin Grevler
Btn toplantlar birbirinden ayr evresi olan bir faaliyet olarak dnlmelidir; al, alma ve
kapan. Her evrenin lider ya da katlmclar tarafndan gerekletirilen kendine zg grevleri vardr.


72
Al
Toplant ortamnn oluturulmas ve grubun toplantya ynlendirilip almaya hazr hale getirilmesi.
Katlmclara ho geldiniz denilmesi, yeni yelerin tantlmas.
Toplantnn amacnn ve alnmak istenen sonularn tekrarlanmas.
Gndemin tekrarlarnmas ve uygunsa neri istenmesi.
Toplantnn amac ve gndemi konusunda fikir birlii salanmas.
Temel kurallarn belirlenmesi ya da tekrarlanmas.
Yazman da dahil kilit rollerin ve kimin ne yaptnn tekrarlanmas.
Eer uygun dyorsa, kararlarn nasl alnaca ve grubun hangi konularda yetkili olduu
konusunda fikir birliinin salanmas.
Toplant sonrasnda ele alnabilecek sorunlarn bir listesinin karlacann belirtilmesi.
Gerekiyorsa, zellikle uzun toplantlarda, almann ayrntlarnn tekrarlanmas: Zaman plan
ve molalar, tuvalet imkanlarna eriim, cep telefonu kullanm vb.

alma
Toplantnn grev ve sorunlar zerindeki fiili alma.
Gndeme bal kalarak toplant hedeflerine ulalmasn salayc bir alma yaplmas.
Tartmann ve karar almann kolaylatrlmas.
Anlamazlklarn ynetilmesi ya da zlmesi.
Toplantnn dnda kalan sorunlarn izlenebilmesi iin liste karlmas ve her sorun iin bir
sorumlu atanmas.
Sz kesme ve kabul edilemez davranlar konusunda caydrc olunmas.
Toplant ilerledike zaman kullanmnn gzlemlenmesi.
Gndemdeki ilerin yaplmamasnn salanmas ya da katlmclarn katksn alabilmek iin
grup yapsnda deiiklik yaplmas.
Yazmann ya da not tutan kiinin tartlan konularn, kilit noktalarn ya da alnan kararlarn ve
dier ayrntlarn not edildiinin temin edilmesi.
Grubun bilgilenmesi gereken konular kayda geirmek ya da ne karmak iin flipchart (yaz
tahtas) kullanlmas.
Katlmclarn katk yapmasnn kolaylatrlmas ve iletiim kanallarnn ak tutulmas.

Kapan
Toplantnn net ve yapc bir ekilde sonulanmasnn salanmas.
Toplantnn kaydettii yolun zetlenmesi.
nemli tartmalarn ya da salanan fikir birliklerinin ve verilen taahhtlerin ksaca
tekrarlanmas.
Yaplabiliyorsa sorunlarn kapatlmas. Eer yaplamyorsa askda kalan sorunlarn nasl ele
alnacana dair bir yntem (tamamlayc bir toplant yaplmas ya da bir komisyon kurulmas
gibi) bulunmas.


73
Grubunda katksyla toplant sonrasnda atlacak admlarn tespit edilmesi. Her adm iin bir
sorumlu atanmas ve takvim belirlenmesi.
Eer uygunsa grubun yrtt alma konusunda geribildirim istenmesi.
Yantlanmam herhangi bir soru ya da ifade edilmemi herhangi bir gr kalp kalmadnn
sorulmas ve bunlarn bizzat yantlanmas ya da yantlayabilecek durumda olan bir kiiye
aktarlmas.
Akta kalan noktalarn-mmknse- sonuca balanmas.
Katlmclara birtakm geribildirimlerde bulunulmas ve eer uygun dyorsa motive edici bir
kapan konumas yaplmas. Katlmclara katklarndan dolay teekkr edilmesi.
Eer belli ise bir sonraki toplantnn lojistiinin tekrarlanmas; toplantnn zaman ve yeri,
gndemin gnderilip gnderilmeyecei vb.
Toplant bakannn ve katlmclarn toplantya katk salamalarna
ynelik ipular neler olabilir?
TOPLANTILARDA SOHBET VE SORUN ZME
Her toplantnn temel noktas, iinde gelien sohbettir. Bu ekilde katlmclarn birbirlerine ynelik
dnceleri ve ilikileri ifade edilmektedir. Eer toplantlar gelitirilmek isteniyorsa toplant ierisinde
gelien sohbetlerin kalitesi de buna paralel olarak arttrlmaldr.

Sohbetin Dinamikleri
Sohbet, szel bir danstr. Dans figrleri gibi sohbetin de kendilerine zg kural ve figrleri vardr. Farkl
tr sohbetlerin farkl tr amalar olmaktadr. Bazlar ok basit bir ekilde anlalabilirken, dierleri
detaylar ile dikkatli bir biimde dile getirilmelidir.
Sohbeti en iyi ifade eden terim diyalog tur. Diyaloun amac; sohbet vastasyla yeni ve paylalan
bir anlam yaratmaktr. Katlmclar birbirlerinin alglamalarn inceler, tahlillerini nerirler ve kendi
dnce ekillerini dierlerinin dncelerinin nda dile getirirler. Bu durumu en iyi baaracak olan
unsur ise sohbettir.

Konuma ve Dinleme
Sohbetin dinamikleri iki unsurdan olumaktadr: Konuma ve dinleme. Bu iki unsur sras ile deil e
zamanl olarak gelimektedir. Sohbet ierisindeki her katlmc sras ile hem konumac hem de dinleyici
olmaktadr.

Zt Dnme
Sohbetlerde dzeni oluturmak adna tartma denilen kavram ortaya kmtr. Tartma zt dnce
geliimini beslemektedir; zt dnme ok yaygn bir grupsal dnme trdr. Szl bir tartma
oluturmak adna daha ok iki kar dncenin birbirini alt etmeye alt bir sava yaplmaktadr.
Sonu olarak da sa kalabilen dnce doru kabul edilmektedir. Tartmann kurallarna gre kar
tarafn dncesinin yanl olduu ispatlanrsa, dier tarafn dncesi bir ekilde doru kabul
edilmektedir; her iki dnce de yanl olabilir, her ikisi de ksmen doru olabilir.
Kart dncenin ar olarak kstlanmas da zarar vermektedir. Farkl dncelerin atmas
genellikle insanlar dnce aratrma ve gelitirmekten soutmaktadr. Toplantlarda kart
dncelerden kanmak ok zordur ve genellikle drt farkl tarzda kendilerini gsterirler:
Eletirel dnce: ou kii iin birisi hakknda dnmek, o kiinin yanl taraflarn aramaya
almakla edeer olmaktadr. Genellikle ilk yaplan tespitler eletirel tespitlerdir. Bu mantn arkasnda
ise; bir eyin zayf tarafn ortaya karabilirsek onu gelitirebileceimiz dncesi yatmaktadr. Fakat bu


74
tr eletiriler nadiren bamsz bir biimde ele alnmaktadr. Genellikle herhangi bir eletiri karsnda
dnceler daha ok savunulmaya balar ve eletirilere kar cephe alnr.
Bencil dnce: Kart dnme srasnda kiiler kendilerini ok fazla kaptrmakta, dncelere
yneltilen eletiriler kiisel olarak alglanmaktadr. Tartma, daha ok kardakini keye sktrmak iin
kullanlmakta ve mantk, duygularn arasnda kaybolup gitmektedir. Toplantlarda, tartmalarn
duygularn altnda kalmamas iin byk aba sarfedilir fakat tartmann dinamikleri duygusal
atmalar kanlmaz hale getirmektedir.
Kat dnce: Tm dnceler gereklie ynelik karsamalardan balamaktadr. Kart dnceler
ise bu karsamalar birbirlerine kar yerletirir ve bu karsamalarn manalarn ve sonularn kstlar.
Kart dnce sz konusu karsamalar adapte edecei ya da deitirecei yerde daha da kklemesine
sebep olmaktadr. Kat dnceler genellikle u sebeplerden ortaya kmaktadr:
Otoriteye boyun eme (mdr bunu bu ekilde gryorsa doru olmal),
Mterinin etkisi,
Alkanlk,
Gnll cahillik (bu ekilde dnmek, bizi detaylar konusunda aratrma yapmak zahmetinden
kurtarr).
Politik dnce: Dnceler kiilerle birlikte tanmland zaman, kiiler bir eylemi gerekletirmek
iin szkonusu dncelerle ve bunlar ortaya koyan kiilerle bir safta bulunmak gerektiini
dnebilirler. Kat dnce, dncelerin geliimini snrlad iin nerilere kar ya saldr ya da
savunma yaplmaktadr.

nce Dinleme Sanat
Sohbetin kalitesi dinlemenin kalitesine bal olmaktadr. Dinleme, susmann tesindedir. Dinleyici, kendi
bedensel hareketleri ile konumacnn davranlarn kontrol etmektedir. Yetersiz dinlemenin yan etkileri:
Bir dncenin aka knanmas,
Konumacnn sunum eklini eletirme,
Birinin sylediinin sadece bir ksmna cevap verme,
Sz kesme,
Hayal kurma,
Dikkat datc eylerle ilgilenme,
Ayn anda baka biri ile konuma,
Mevzudan kama,
Duygusal kelimeler kullanma,
Uyuklama.
Dinleme becerisini gelitirme yolunda atlabilecek ilk adm mevcut engellerin farknda olmaktr. Bu
engellerin bazlar kontrol edilebilirken bazlarna katlanmak zorunda kalnmaktadr:







75
Szel Engeller Davransal Engeller
Konumak
Tartmak
Farkl sohbetler yapmak
Gereksiz sorular sormak
Konuyu deitirmek
Konunun etrafnda dolanp durmak
Karklk
Konumann detaylarna hakim olmama
Konumann uzun ve ok detayl olmas
Gz temasndan kanma
Sklm bir ekilde bakma
Yanl sinyaller gnderme
Esneme
Devaml kprdanma
Srekli saate bakma
Yanl yorumlanabilecek hareketler yapma
Kltrel aknlk
Psikolojik Engeller Fiziksel Engeller
Utangalk
Sinirlilik
Gz korkutmak
Otoritenin yanl kullanlmas
Kiisel atmalar
n yargl olma
Adam kayrma
Ayrmclk yapma
Kltrel alkanlklar

Grlt
Dier kiiler
Dier toplantlar
Toplant ii toplantlar
Dardan gelen grltler
Teknik donanmdan kaynaklanan grltler
Yetersiz havalandrma
Ar scak ve souk
Uzun sreli oturma
Rahat oturamama
Sohbet, her katlmc iin iki trl olarak ortaya kmaktadr; birincisi harici sohbet, ikincisi ise
dncelerin iinde oluturulan i sohbettir. Her ikisi de dinlenmeli ve gereken notlar alnmaldr.

Yaratc Dinlemenin On Kural
1. Konumay kesin. Etrafnzla konumayn, konuurken dinleyemezsiniz.
2. lginizi gsterin. Gz temas kurun. Arkanza yaslann ve anladnz gstermek iin banz
sallayn, sorular sorun, notlar aln ve zihninizde canlandrmalar yapn.
3. Mdahale etmeyin. Verilen aralarn sizin tahamml srenizi gemesine izin verin.
Konumacnn laflarn azna tkmayn. Dierlerinin de mdahale etmemesi iin gzclk
edin.
4. Kendinizi konumacnn yerine koyun. Kendinizi onun yerine koyarak grevini ve
zorluklarn anlamaya aln, size ne gzle baktn tahmin edin.
5. gdlerinize kulak verin. Konumacnn beden dili, ses tonu ve gz temasndan bireyler
karmaya aln. gdlerinizi sorular sorarak test edin, belki de drst bir yant
alabilirsiniz.
6. Yaratc ilhamlar iin dinleyin. Daha sonra aratrmak isteyeceiniz dnceleri bir kenara
not edin. Yeni dnceler ve uygulamalara yol aabilecek kk noktalar, mimikleri ve
konuma figrlerini gzden karmamaya aln.
7. Cesaretlendirin. Konumacya devam etmesini istediinizi bir ekilde gsterin.
Yarglamaktan, eletirmekten ve ztlamalardan kann. Fiziksel durumu dinleyiciyi
rahatlatmak iin kullann. Devaml bir biimde gzlerinin iine bakmayn, bylelikle onlar da
gzlerini dinlendirme frsat bulabilirler.
8. Anlayp anlamadnz kontrol edin. Uygun bir zamanda konumacnn size sylediini
tekrarlayn. Sylenenleri farkl bir ekilde dile getirin ama konumacnn dilini kullann.
9. Daha baka ne? sorusunu yneltin. Ne tr eklemeler yaplabilir, sylenenleri nasl
gelitirebilirsiniz, bunlar aratrn.
10. Konumay kesin. Bu ilk ve son ilke olmaldr, dierleri de bunlara baldr.


76
Grup Olarak Dnceyi Gelitirme
Sohbet, birlikte dnmenin farkl bir yoludur. Sylenenler, dncelerdir. Dnme henz yneticilik
becerileri arasnda yer almamaktadr. Bu nedenle dnmeye ynelik bir dizi yanl inan ortaya
kmtr:
Dnmek yapmaya bir alternatif deildir: Dnme, bir eyleri yapmamak iin mazeret olarak
kullanlabilir ve dnmeden de hareket edilemez. Bu ikisinin ok sk yaplmasnn sebebi, her ikisinin de
birbirinin tersi olarak grlmesidir. Fakat deildir. Etkili dnme yaplanlarn da etkisini arttracaktr.
Yaplanlar ise iyi dncelerden oluan zengin bir kaynak olacaktr.
Dnmek zekice deildir: Zekadan arnm bir dnce de bir eyleri yerine getirebilir. Ama
dncesizlikle beslenen zeka faydal bir ey deildir.
Dnmek eitim ile ilgili bir fonksiyon deildir: Yksek eitim alm kimselerin mutlaka iyi birer
dnr olmalar gerekmemektedir; nitekim, ok az eitim alm ama ok etkili dnebilen birok insan
vardr.
Dnmek akll olmak deildir: Bilgilerde meydana gelen art, dnmek demek deildir. Bu basit
bir istifilik anlamna gelmektedir. ok fazla bilgi, etkili ekilde dnmeye bile engel olabilmektedir.
Dnmek sadece mantk yrtmek deildir: Ayn zamanda aratrmay, incelemeyi, semeyi,
tasarlamay, deerlendirmeyi ve igdleri kullanmay kapsamaktadr. Bununla birlikte ncelikleri,
amalar, alternatifleri, sonular ve dier kiilerin dncelerini de deerlendirmek anlamna
gelmektedir.

Dnmenin ki Aamas
Dnme eylemi iki aamal bir sre olarak deerlendirilebilir:
Dnmenin birinci aamas; alglamayla ilgilidir. Birey, daha nceden mevcut olan zihinsel
kalplara uygun olduu iin tanmlanabilir. Bu zihinsel kalplar dnce olarak aklanabilir.
Dnceler, tecrbelerin zihinlerdeki ayarlanm ekilleridir ve deneyimleri anlamlandrmaya imkan
verirler. Birinci aamal dncelerde deneyimlerin ifresi yle zlr ki ikinci aamal dncelerde de
kullanlabilir. Bir nesne ya da olay isimlendirilebilir; kark bir eylem basit bir denkleme
dntrlebilir; bir yap diyagram izilerek basitletirilebilir.
Dnmenin ikinci aamasnda ise; kodlar ynlendirilerek deneyimlere ynelik yargya
varlmaktadr. rnek olarak herhangi bir ey, bardak olarak adlandrlarak onun bardak olarak etkinlii
ynnde mantk, alkanlk ve estetik gelitirilir.
Dnceleri ynetmeye;
Iki aamal dnceleri birbirinden ayrarak,
Hangi noktada hangi aamal dnce sisteminde olunduunun farknda olarak,
Bu aamaya uygun teknik ve aralar kullanlarak balanabilmektedir.
Bireyler, ikinci aamadaki dnme konusunda iyidir. Mantk ve argman srecinde eitilmeleri ayn
zamanda bireylere dili nasl kullanabileceini de retmektedir. Hatta bireyler ikinci aamal dnceyi
gerekletirebilecek aralar bile retebilirler.
Bireyler dnmenin ilk aamasnda ise olduka zayf kalmaktadr. Alglamal dnce konusundaki
beceriler o kadar yetersizdir ki btn olarak dnmede zorlanld gibi bunda da zorlanlmaktadr.
Alglamalar gelitirebilme konusunda bireylere yeterli bir teknik retilmemektedir. lk aamal dnce
sisteminde yaanan bir deiikliin, ikinci aamal sistemde olduka hissedilir etkileri olabilmektedir.





77
Sorunun zm
Genel bir kabul olmakla birlikte ynetim ile ilgili her toplant az da olsa sorun zmlemesi iermektedir.
Sorun zme bir takm artlar, tercih edilen baka bir duruma dndrme sreci olarak tanmlanmaktadr.
Hedeflere giden yolda sk sk istekleri yapmaktan alkoyan sorunlarla karlalmas normaldir. Bu tr
sorunlarn stesinden gelmek iin yaplanlar sorun zme olarak adlandrlabilir.
Sorun zmlemek, biyolojik yapnn insan hayatn idame ettirmeye ynelik paralarndan biridir ve
dolaysyla kendiliinden gelien bir sretir. Genellikle bir sorunla karlaldnda sorunu anlama,
zm getirme gibi evreler farknda olmadan yaanmaktadr. Bu farknda olmama durumu sorun zme
yeteneini gelitirme karsndaki en byk engeldir.
Engelin bir paras da sorun zmenin kendisinin olduka geni bir fikir olmasdr. Bir kez
incelenmeye baland zaman iin iine hemen hemen her ey girmektedir. Tudor Rickards be trl
sorun olduunu ifade etmektedir:
Tek doru cevapl sorunlar: Okulda karlalan sorunlarn tm bu kategoride yer ald iin hayat
boyunca karlalan sorunlarn mutlaka bir zm olduuna inanlmaktadr. Gerekte dorusu tek olan
sorunlarn says olduka azdr. Sorun, tam anlam ile tanmlamal ve zamanla deiiklik gstermemelidir;
iyerindeki sorunlarn ou yetersiz bir biimde tanmlanmakta ve devaml ekil deitirmektedir.
Kavray sorunlar: Bu tr sorunlarn cevaplar aratrmadan ziyade keif yoluyla bulunmaktadr.
Kavray sorunlarna ynelik sorunlarn mantkl ipular olabilir fakat bu sonulara mantk kullanlarak
ulalamamaktadr. Bunlar ispatlanacak derecede doru olmayabilirler fakat doru olduklar hissedilir.
lgn sorunlar: Bu tr sorunlarn cevaplar deneme yoluyla bulunabilmektedir. Sorunlarn ou bu
gruba girmektedir: Sorunlar zmek, umulmayan tahmin etme kabiliyeti ve cesaret gerektiren zm
uygulamaktan daha zor olabilir.
Tehlikeli sorunlar: Bu tr sorunlar daha ok sorunlara yol aabilecek zmler ortaya karmaktadr.
Puslu sorunlar: Bu tr sorunlarn snrlar net olarak belli olmad iin zm olduka zordur.
lgn ve tehlikeli olarak tanmlanan sorunlar genellikle bu snfa dahildir. yerindeki kiilerden
kaynaklanan sorunlar da bu snfa dahil edilmektedir.
Karar verme ve sorun zmleme arasnda bir ayrm yapmak gerekmektedir. Her ikiside birbiriyle
ilgili olmasna ramen farkl dnme ekileri gerektirmektedirler. Karar, belli bir eylem biimine
ynelik bir taahht altna girmektir; belli saydaki alternatifler arasndan seim yapmak ve bu seime
ynelik mantkl ve duygusal bir kararllk gstermektir. Teknik, ynetim, bte ve personel gibi alanlar
szkonusu olduunda bir nebze sorun zmleme faaliyetini de iermektedir. Sorun zmleme ise tek
bana bir eylem gerekletirmeye srklemektedir; bir karar ise genellikle byle bir eylem biimi ile
sonulanr.

Sorun zmne Hazrlanma
yerindeki sorunlarn sahipleri olduu iin, bu tr sorunlar karlalan dier sorunlardan farkllk
gstermektedir. Baz sorunlar kendiliinden zlmektedir; fakat sahibi olmayan sorunlar zlmekten
ziyade sorun olarak kalmaya devam etmektdir.

Sorunun Sahibi
ncelikle sorunun sahibi tanmlanmaldr. Szkonusu kii sorun zmleme oturumunda grev lideri
olarak ilev gsterecektir.
Sorunu zme konusunda en ok motive olan kii kim?
Birey yapmak istiyorlar m?
Harekete gemek iin yetkileri var m? Ne tr bir eylem biimi gerekletirebilirler? Ne tr
kaynaklar var?


78
Sorun sahibinin halihazrda bir zm var m? Yeni bir zm bulmak istiyorlar m?
Sorunun sahibi zm bulma konusunda kararl m? Toplant, herhangi bir zm yolunun
bulunmadn ispatlamak iin mi kullanlyor?
Sorun sahibi sorunu gruba tanmlayarak sorun zm srecini balatabilir. Daha sonra sorunun nasl
ortaya kt, onlar nasl etkiledii ve ne tr zmler arand netletirilir. Grup buna sorunu
snflandrarak cevap verir, soruna uygun zm teknikleri gelitirir ve bundan hareketle bir zme
ulalr.

Sreci Yaplandrma
Sorun zme sreci yaplandrlmaldr. Gruptaki herkes bu yapy, ne tr teknik ve davranlarn
kullanlmas gerektiini ve her aamada ne tr davranlara izin verildiini bilmelidir. Sorun ne olursa
olsun, dnme evresi mmkn olduu kadar basit tutulmaldr.
Sorunu tanmlamak
Sorun hakknda dnmek
Bir zm gelitirmek
Grup bu srece doru ynlendirilmelidir. Gruptan birisi srecin dzenini salamal, dnce retimini
tevik etmeli, dncelerin geri dnn kontrol etmeli ve kiilerin aamalar arasnda atlama yapmasn
engellemelidir. Bunu yapacak en iyi aday ise sorun sahibinden baka biri, rnein oturum bakan
olabilir. Oturumdaki dier katlmclar sorun sahibinin bilgi kaynan olutururlar, bu kiilerin dnce
retmeleri ise oturum bakan ya da sre yneticisi tarafndan idare edilmektedir.
Yaplandrlm sorunlar ne ifade etmektedir?
Sorun zme Aamalar
Sorunlarn zlmesi iin aamal dncelerin iyi gerekleebilmesi gerekmektedir. Bu, srecin her
aamas iin de geerlidir.

Aama 1: Sorunu Tanmlamak
Eer bulunulan yerden ulamak istenilen yere gitmek isteniyorsa, ncelikli olarak nerede bulunduumuzu
belirlemek gerekmektedir. Bunun iin de soru sormak yeterli olacaktr:
Mevcut durum nedir?
Mevcut durum ile arzu edilen durum arasnda bir boluk mevcut mu?
Szkonusu boluu kapatmak iin hali hazrda tatmin edici bir zme sahip olmadmzdan
emin miyiz?
ou sorun zmleme oturumlarnda bu tr sorularn sorulmad aktr. Sonu olarak gruplar,
mevcut olmayan ya da gereksiz sorunlar zmeye alarak zamanlarn israf etmektedir. Sorun sahibine,
sorununu gruba anlatmas istenmelidir. Tam olarak ne dedii dinlenmeli ve grubun bunlar daha iyi
anlamasn salamak iin onay gerektiren sorular sorulmaldr. Bu arada zm nermekten kesinlikle
kanlmaldr. Grup yeleri vakit gemeden zm bulmak iin acele etmeye balayacaklardr.
Bulduklar zmler bir kenara not edilmeli ve baka alternatifler zerinde dnmeleri istenmelidir.
Eer birisi bulduu bir zm ortaya atarsa, bu zm herkesin grebilecei bir duvar panosuna
yazlmal ve devam edilmelidir.




79
Sorunu Tanmlama: ncelikli Kontrol Listesi
Ne?
Sorun nedir?
Paralara ayrlabiliyor mu?
Bir parasnn dierleri zerinde ncelii var m?
Bu sorunla ilgisi olan baka sorunlar var m?
Sorunun arka plan nedir?
Sorun ne kadar byk; geni, orta boyutlu ya da kk?
Eer sorun zlmesze ne olacak?
Eer sorunun zm geciktirilirse ne olacak?

Niin?
Sorun neden ortaya kt?
Niin daha nceden farkedilmedi?
rgt niin bu sorunu zmek iin harekete gemedi?

Ne zaman?
Sorun ilk olarak ne zaman farkedildi?
Sorunun zamanlamas dikkat ekiyor mu?
Tekrar nkseden bir sorun mu; dzenli, sezonluk ya da bir kalbn paras m?
Ne zamana kadar zmlenmesi gerekiyor?
Aamalar halinde mi zlmesi gerekiyor?

Nasl?
Sorun, ilk olarak nasl gze batt?
Performans nasl etkiledi?
Daha nceden nasl ele alnd?
Sorunla imdi nasl baa kabiliriz?

Nerede?
Sorun nerede ortaya kt?
Bir blmle mi snrl?
Lokal mi global mi?
Sorunun olduu yer zel bir yer mi?
Sorun baka bir yerde ortaya kabilir mi?

Kim?
Sorunun sahibi kim?
lk olarak sorunu kim grd?
Sorunun tekrar ortaya kmasndan kim sorumlu?
En ok ya da en kt etkilenen kim?
Sorundan en ok kazanc olan kim?
Kime danlmal?
Kararn sahibi kim?

Aama 2: Sorun Hakknda Dnmek
Sorun tanmlandktan sonra greve ynelik en uygun teknik ve aralar uygulanmaya balanabilir.
Bulmacalar: Bulmaca, sunulmu bir sorundur. Sunulmu bir sorunun temel noktas ise bireyin dnda
gelimi birey olmasdr. Mevcudiyeti ile ilgili bir sorumluluk yoktur fakat zmek ya da onunla birlikte
yaamann yeni bir yolunu bulmak gibi sorumluluklar vardr.
Bir soruna bulmaca gibi baklarak, soruna tarafsz bir biimde yaklamak mmkn olmaktadr:
Mantkl bir analizini yapmak, sorunun sebeplerini aratrmak, sorunu paralara ayrarak ve her bir
paray sistematik olarak ele almak gibi. Bir bulmaca ile etkin bir biimde baa kabilmek iin
bulmacaya mmkn olduunca net bir yap verilmelidir.


80
Baarlar: Baarlar da sunulmu sorunlardr fakat bulmacalardan fark kiiyi etkilemeleridir.
Kiiye ac vererek sorunun bir paras olduunu gsterir. Ortaya kmasndan kiiler sorumlu deildir
fakat kiinin kendisi de dahil olduu iin ilerini etkileyebilir ve sorunun sonularna katlanma
sorumluluunu ykler. Sorunun mevcudiyetinden sorumlu olmama fakat sonularna katlanma bir eit
baars ortaya karmaktadr.
Planlama sorunlar: Planlama ile ilgili bir sorun yaplandrlm bir sorundur. z, kii tarafndan
yaratlm olmalardr. Bu sorunlara, sorun zerinde alan ben biiminde deil, sorunla yaayan ben
biiminde yaklamak gerekmektedir.
Planlama toplantlar, ynetim alannda en ok karlalan unsurlardr. Yaplmas gereken
faaliyetlerin saysna gre deiim gstermekle birlikte, dz bir yapya sahip olabilirler ya da tamamen
karmakark olabilirler. Belli bir alternatifi kesin zm olarak dnmek, bir sorunu baka bir sorun ile
zme yanlna srklemektedir. Detaylarn karkl iinde kaybolmak ve bu arada hedefi gzden
karmak olduka kolaydr.
Yaratc sorunlar: Bu tr sorunlar, puslu ve yaplandrlm sorunlardr. Bir sorun ne kadar az
tanmlanrsa yaratc bir uygulama o kadar uygun olacaktr. Yaratc sorunlarla tesadfen kar karya
kalnmaz. Bundan dolay yaratc yaklam bilinli bir biimde seilmelidir.

Aama 3: zm Gelitirmek
lgilenilen sorunun tr ne olursa olsun, bulunan zm yolunun gerek hayatta uygulanabilir olup
olmadn anlamak asndan deerlendirilmesi gerekmektedir.
zm deerlendirmek: Bunu yapmann en iyi ve kolay yolu zmn artlarn, eksilerini ve ilgin
yanlarn sras ile ele almaktr. Bu safhalarn hepsini dzenli bir biimde dinlemek, zmn geneline
tarafsz bir biimde yaklama imkan verecektir.
Nasl/Nasl analizi: Bu dnce, belli bir eylem biimine ynelik alternatif gelitirmek iin faydal
bir aratr. Nasl ieren bir ifade seilip, bunun tercih edilen eylem biimi olduu varsaylr. Birka
eylem belirlenir, her biri iin sras ile nasl baarlabilecekleri sorulur, -drt aama sonra, bir dizi
eylem biimleri karlm olur ve her aamada biraz daha detaylandrlr.
Baarszlk nleme analizi: Bu analiz, bir kararn uygulanmasnda yolunda gitmeyecek ileri tahmin
etmeye ynelik sistematik bir tekniktir. Muhtemel baarszlklar tahmin ederek, onlar ortadan
kaldrmaya ynelik planlar yaplabilir ya da meydana gelme olaslklar azaltlabilir.
Kaynak analizi: zmn baarl bir biimde uygulanabilmesi iin ihtiya duyulabilecek
kaynaklarn listesinin yaplmasdr. Teknik kaynaklar, mevcut bina ve ofis alan, bte, personel,
uzmanlk, i ve d ortaklklar, ynetimle ilgili kaynaklar gibi hususlar gz nnde bulundurulmaldr.
Hissedar analizi: Bu analiz de bir ekliyle kaynak analizine benzemektedir. zmden etkilenecek ya
da etkilenebilecek kiilerin bir listesi yaplr: zellikle de zmn uygulanmasna bizzat katkda
bulunmas gerekenleri. Bu kiiler, zme gsterecekleri etki bakmndan snflandrlr ve zm fikrine
muhtemelen ne kadar destek verecekleri ya da kar kacaklar dnlr.
TOPLANTI SONRASI TAKP
yi bir biimde toplant ynetmenin en ihmal edilen ksm iyi takip iidir. Enerjik takip, toplanty ve daha
sonraki toplantlar baarya ulatrmak iin yaplabilecek en nemli eydir. letiim ve eylem plan
olmadan biten toplantlarn toplant salonu dnda yaam ans olmamaktadr. Ama ounlukla
toplantnn kendisi deil, o toplantnn rn olan eylemdir.

Toplant Sonrasnn Gvence Altna Alnmas
Toplant sonrasnda olacaklar etkileyebilmenin baz yollar mevcuttur. lki, btn katlmclara ve dier
yarardalara hem toplanty hem de atlacak admlar (neredeyse kimsenin okumadklar tutanaklar deil)
zetleyen bir e-posta iletisi ya da not gndererek onlarla iletiim kurulmasdr. Bunun ardndan,


81
toplantdan memnuniyetsiz ayrldn dndnz katlmclarla konumaya zaman ayrlmaldr. Ayn
zamanda katlmclara, toplant sonrasna ilikin bireysel grevlerini yerine getirmek iin ihtiya
duyacaklar kaynaklar temin edilmelidir. Fakat en nemlisi harekete gemektir. lerin yavalamasna ya
da unutulup gitmesine izin verilmemelidir. Alnan kararlar dorultusunda harekete geilip ortam canl
tutulmaldr.
letiim ve eylem planlarna sorumluluk, ykmllk ya da szleme
gzyle baklmas hayata geirilme olaslklarn arttrmaktadr.
letiim ve Eylem Plannn Gelitirilmesi
letiim ve eylem planna sahip olmak toplanty kapatmak anlamna gelecei gibi bir baarmlk duygusu
da yaratacaktr. Ayn zamanda btn yarardalar kilit kararlar konusunda uyaracak ve herkese ayn mesaj
veya enformasyonun gitmesini gvence altna alacaktr. Bir iletiim eylem plannn unsuru olmaldr:
Ne: Toplantdan ne karar ve sonular kt ve toplant sonrasnda yaplmas gereken grevler nelerdir?
Kim: Bu grevlerden kimler sorumlu? Eer bu kiiler sz konusu grevleri toplant katlmclar
sfatyla dier katlmclarnn nnde grnll olarak stlenmilerse, onlar yerine getirme olaslklar
daha yksek olacaktr.
Ne zaman: Grevler ne zaman tamamlanacaktr? Katlmclarn kendilerini taahht altna soktuklar
zaman plann gereki tutmak, o grevlerin fiilen yerine getirilmesini garanti altna almak bakmndan
yararldr.
Toplant srasnda tahta zerine kaydedilmi ve yazman tarafndan tutulmu notlar temelinde,
toplantnn baard eylerin ayrntlar aktarlmaldr. Toplantda hazr bulunmayan bir kiinin de ne
olup bittiini anlayabilmesi iin bu iletiimin yazl olmas gerekmektedir. Plan unlar iermektedir;
Katlanlar,
Toplantnn hedefleri,
Grlen kilit konular,
Alnan kilit kararlar,
Atlmas gereken admlar ya da eylem plan,
Bir sonraki toplantnn ya da takip toplantsnn tarihi,
Katlmclara teekkr.
zel nitelikli toplantlar iin, iletiim ve eylem plan daha zgl maddeler ierebilir. rnein sorun
zc bir toplantnn iletiim ve eylem plan u trden zgn enformasyon ierebilir;
Sorunun tanm,
Analiz yntemi,
Grlen alternatifler,
Karar kriterleri,
Karar,
Kimin hangi tarihe kadar takip edecei,
Beklenen sonu.
letiim ve eylem plan zerinde gerekli ince ayarlar yapldktan sonra izleme notu biiminde btn
katlmclara gnderilmelidir. Ayrca not toplantya katlmam olmakla birlikte bilgilendirilmesi gereken
btn kiilere de gnderilmelidir.


82
Tatminsizliklere ve Honutsuzluklara Kulak Verilmesi
Honutsuz grlen kiilerle toplant sonrasnda gayri resmi olarak biraraya gelinmelidir. Baz
katlmclarn toplant sonularndan honut olmad ya da toplantya dierleri kadar katkda
bulunmadklar dikkat ekmi olabilir. Bu insanlarn pei braklmamaldr. Onlardan toplant sreci,
gndem maddeleri, hedefler ve eylem planlar gibi konularda yararl geribildirimler almak szkonusu
olabilmektedir. Ayn zamanda honutsuz alma arkadalarn yattrma ve genel grup ilikilerini
iyiletirme imkan da bulunabilmektedir.

Toplantnn Deerlendirilmesi
Toplantnn etkin olup olmad nasl anlalr? Bu soruya sonulara bakarak karar verilebilir. Hedeflere
varld m? Toplantya katlan kiiler doru kiiler miydi? Toplantya geldiler mi? arlanlarn
ounluu orada myd? Grup etkin olarak bir alma yapabildi mi? Deerlendirmeler olumlu muydu?
Eer iyi bir i karldysa bu sorularn ouna yant evet olacaktr. Eer durum buysa, sade bir
kutlama hakedilmi demektir. Herhangi bir toplanty doru bir biimde ynetmek hi kolay deildir.
Toplantlardan sonra uygulamalar etkin bir biimde takip etmek iin
ne tr yntemler uygulanabilir?
Toplant Ynetimi in Kontrol Listesi
Eer toplantlarn beklenilenden daha verimsiz olduu dnlyorsa aadaki konulardan birinin ya da
birkann yeterince dikkate alnp alnmadnn kontrol edilmesi gerekmektedir.

Toplantlarda Olup Biteni Anlamak
Eer bir toplant ynetilirken, baz katlmclarn davranlarnn anlalmasnda glk yaanyorsa
gruplarn retken hale gelmeden nce getikleri baz ngrlebilir aamalar yeterince deerlendirilmemi
olabilir. Ya da insanlarn tek balarna olduklarndan daha farkl davrandklar grup almalarnn,
bireyler zerinde yarat bask yeterince nemsenmemi olabilir.

Toplantlar Dzenlemek
Eer bir toplant zamannda balamamsa, konular zerinden sra takip edilerek geilmemise, kayt
tutmak iin kimse grevlendirilmemise ve ikramlar bir trl gelmemise sorunun temelinde yatan
kesinlikle organizasyon eksikliidir. Toplantdan nce ilgili kiilere gnderilecek ve onlarn yeterli
hazrl yapmalarna olanak salayacak bir gndem saptanmamsa, o toplantdan verimli bir sonu da
beklenmemelidir.

Toplantlarda Kontrol Elde Tutmak
Toplant sresi belirlenen zaman ayor, bir konu baka bir konunun tartmaya alaca zamana kadar
karara balanamyor ve hikimse bir konunun nasl karara baland ya da alnan kararlarn, yaplacak
iler zerinde ne trden etkileri bulunduu konusunda herhangi bir yargya varamyorsa toplant kontrol
edilemiyor demektir.

Toplantlar Kayda Geirmek
Eer toplantda konuulanlar gerektii gibi tutanaa geirilmemise bunun nedeni, nasl bir tutanak
istendiinin aka belirtilmemi olmas olabilir. Tutanak, belirlenmesi gereken btn noktalar iermiyor
da olabilir; nk toplant bittikten ok sonra yazlmtr.

Toplantlara Kar Tutum
Eer toplant yeterince nemsenmez ve toplantdan baarl bir sonu beklenmezse, alnacak sonu da
baarl olamaz. Unutulmamaldr ki, toplanty yneten kiinin tutumu, o toplantnn baarl olup
olmayacan belirlemede ok nemli bir faktrdr.



83
EK-1



84
zet
Toplant baladnda ve devamnda toplant
aldnda dikkat edilmesi gereken nokta imdiki
zamana younlama olmaldr. Bir toplantnn
belirleyici an, balangcdr. Toplantnn havas,
ne ynde ilerleyeceini toplant bakanlar
belirlemektedir. Toplantnn tonunu ynetici
belirler eklindeki yaygn anlay u anda olduu
gibi gelecekte de geerli olacaktr. Ciddi, kendini
iine adam, sorunlar zmeye kararl bir tutum
ierisinde olan toplant yneticisi dier
katlmclarnda ayn biimde davranmalarn
salamaktadr. Eer ok fazla ve yanl espriler
yaplrsa bu durum bulac olduundan
toplantya yanl bir renk verilmi olacaktr.
Toplantnn odak noktas toplant yneticisi deil,
toplantnn hedefleri olmaldr
Toplant yneticisinin grevi toplanty dikkatle
hazrlanm bir gndeme uygun olarak
ynlendirmek, katlmclarn deer ve
duygularna kar duyarl olmak, olumlu katklar
ne karmak ve olumsuz gleri bastrmak
olmaldr. Katlmclarn tmnn toplantlarda
alnacak kararlar etkileme gcnn olmasna
ramen genellikle bu gten
yararlanlmamaktadr.
Toplant yneticisi; az konuan kiilerin
toplantya katkda bulunmalarn salamal, ok
fazla konuanlar belli bir noktadan sonra
engellemeli ve katlmclarn konudan
ayrlmamalarn salamaldr.
Toplantlarda eylemlerden ok tartmalar n
plana kmakta, retici olmayan tartmalara kar
olan tepkiler ya tartmaya katlmak ya da
tartmaya kar kmak eklinde olmaktadr.
Katlmclar tartmay brakp sorunlar zmeye
karar verdikleri zaman ise ilgin durumlar ortaya
kabilmektedir. Sorunlara genel olarak terimlerle
yaklamak daha kolay olmasna ramen harekete
geip sorunun zerine gidilmesini istemek daha
retici olacaktr.







Toplantda konuulanlarn tutanaklara
geirilmesi, alnan kararlar ve kimin, hangi
grevi yapacann kesin olarak bilinmesi
asndan gereklidir. Eer aklc ve tedbirli
davranlmak isteniyorsa, katlmclarn toplant
hakkndaki grleri de alnmaya allmaldr.
Toplantnn yetkiyle almas, toplantnn ustaca
ynetilmesi, toplantnn kapatlmas, toplant
evreleri ve bu evrelere ilikin grevler toplant
ynetim srelerinin ana noktalarn
oluturmaktadr.
Her toplantnn temel noktas, iinde gelien
sohbet olmaktadr. Bu ekilde katlmclarn
birbirlerine ynelik dnceleri ve ilikileri ifade
edilmektedir. Eer toplantlar gelitirilmek
isteniyorsa toplant ierisinde gelien sohbetlerin
kalitesi de buna paralel olarak arttrlmaldr.
yerindeki sorunlarn sahipleri olduu iin, bu
tr sorunlar karlalan dier sorunlardan
farkllk gstermektedir. Baz sorunlar
kendiliinden zlmektedir; fakat sahibi
olmayan sorunlar zlmekten ziyade sorun
olarak kalmaya devam etmektedir.
yi bir biimde toplant ynetmenin en ihmal
edilen ksm toplant sonras iyi takip iidir.
Enerjik bir biimde yaplan takip, toplanty ve
daha sonraki toplantlar baarya ulatrmak iin
yaplabilecek en nemli eydir. letiim ve eylem
plan olmadan biten toplantlarn toplant salonu
dnda yaam ans olmamaktadr. Ama
ounlukla toplantnn kendisi deil, o toplantnn
rn olan eylemdir.


85
Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi toplant ynetiminin
aamasndan biridir?
a. Toplanty ynlndirme
b. Gndem
c. Materyaller
d. Bireysel ncelikler
e. Fiziksel evre
2. Toplantdaki herkesin kendine ait bir
gndemi olmas aadakilerden hangisine
aittir?
a. Organizasyon ve amalar
b. Departmanlarn amalar
c. Bireysel ncelikler
d. Takmn ilgi alan
e. Fizikse evre
3. Aadakilerden hangisi toplantlar iin
yapc yaklamlar arasnda yer almaz?
a. Toplantnn gerekten nemli olduu
b. Katlmclarn hepsinin nemli olduu
c. Harcanacak zamana deecei
d. yi sonular kaca
e. Yneticinin toplanty ynetme yetkisi
vermesi
4. Aadakilerden hangisi toplantlarn alma
evresi iinde yer alr?
a. Yeni yelerin tantlmas
b. Gndemin tekrarlanmas
c. Temel kurallarn belirlenmesi
d. Zaman kullanmnn gzlenmesi
e. Kilit rollerin ve kimin ne yaptnn
tekrarlanmas
5. Aadakilerden hangisi geribildirim almann
yollar arasnda yer almaz?
a. Unutulan bir ey var m? gibi genel bir soru
sorulmas
b. Tartmalar zerinde hakimiyet kurulmas
c. Sessiz katlmclarn katkda bulunmasna
imkan verilmesi
d. Gruba dnme zaman verilmesi
e. Katlmc saysnn fazla olduu toplantlarda
alt gruplarn rapor sunmasnn salanmas

6. Aadakilerden hangisi kart dnce
tarzlarndan biri deildir?
a. ronik dnce
b. Eletirel dnce
c. Bencil dnce
d. Kat dnce
e. Politik dnce
7. Aadakilerden hangisi szel engeller
arasnda yer alr?
a. Gz temasndan kanma
b. Tartmak
c. Utangalk
d. Grlt
e. Rahat oturamama
8. Aadakilerden hangisi Tudor Rickards
n ifade ettii sorun trleri arasnda yer almaz?
a. Kavray sorunlar
b. lgn sorunlar
c. Tehlikeli sorunlar
d. ki doru cevapl sorular
e. Puslu sorunlar
9. Belli bir eylem biimine ynelik alternatif
gelitirmek iin faydal bir aratr biiminde
tanmlanan zm yolu deerlendirme tekniidir?
a. Nasl/nasl analizi
b. Baarszlk nleme analizi
c. Kaynak analizi
d. Hissedar analizi
e. zm deerlemesi
10. Aadakilerden hangisi iletiim ve eylem
plannn ierdii zellikler arasnda yer almaz?
a. Katlanlar
b. Toplantnn hedefleri
c. Alnan kilit kararlar
d. Atlmas gereken admlar
e. Planlama sorunlar


86
Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. a Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
2. c Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
3. e Yantnz yanl ise Toplanty Ynetmek
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
4. d Yantnz yanl ise Toplant Ynetim
Sreleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
5. b Yantnz yanl ise Toplant Ynetim
Sreleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
6. a Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve
Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
7. b Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve
Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
8. d Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve
Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
9. a Yantnz yanl ise Toplantlarda Sohbet ve
Sorun zme balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
10. e Yantnz yanl ise Toplant Sonras
Takip balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.













Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Toplantnn ieriini kayda geirmek, ok byk
nem tamaktadr. Yazl bir kantn yokluu,
konularn sadece lafta kalmasna sebep olur; bu
da gvenilir bir yntem saylamaz. Tutanak ksa
ve z olmal ve hemen toplantdan sonra yazya
geirilmelidir. Ayrca katlmclar tevik edici bir
nitelik tamaldr. Bu yzden rapor ne kadar ak
ve net olursa, insanlarn varlan kararlar ve
grevleri hakknda bilgi sahibi olmas o kadar
kolay olur. Ayrca zerinde anlalan konularn
hayata geirlmesi sreci de hzlanacaktr.
Sra Sizde 2
Tartma zerinde hakimiyet
kurulmadndan emin olunmaldr.
Katlmclarn syledikleri eyler konusunda
yapc ve tevik edici olunmaldr.
Herkesin katks kaydedilmelidir.
Herkesin katksnn alnabilmesini iin
salonda dolalarak herkese katkda
bulunmak isteyip istemediinin sorulmas
gerekebilir.
Beden dili sinyallerine dikkat edilmelidir.
Henz sz almam olanlara konumak
isteyip istenmedikleri sorulmaldr.
Katlmclarn dinleme ihtiyacna duyarllk
gsterilmelidir.
Btn grler dile gelmedike, oylama
yaplmasnda ya da karar alnmasnda acele
edilmemelidir.














87
Sra Sizde 3
Yaplandrlm sorunlar bireylerin kendi
kendilerine yaratt engellerdir. Sorun kii
yaratmad srece ortaya kmamaktadr. Tam
olarak ters giden bir eylerin olmas gerekmez
ama ihtimallere ynelik ilgi sorun olarak grlen
birtakm sorunlar ortaya karabilmektedir.
Yaplandrlm sorunlarn en belirgin zellii ise
mevcut durum ile istenen durum arasndaki
yaplandrlm boluklardr. Bu tr sorunlar
ortamdaki tansiyonu ykseltmektedir.
Sra Sizde 4
Uygulanacak takip ilemleri toplant planna
dahil edilmelidir.
Teslim tarihleriyle birlikte zel grev
dalmlar yaplmaldr.
Grev verilen kiiye teyit amacyla
onaylama notu gnderilmelidir.
Kritik grevler iin gvenilen kiilerden
yardm alnmaldr.
Daha nceden grevlerini tamamlamay
ihmal eden kiilere grev vermekten
kanlmaldr.
Daima takipte olunmaldr.
Alnan kararlara dikka ekmek iin toplant
tutanaklar tutulmaldr.
Grev dalmnn en iyi nasl yaplaca
renilmelidir.
stlere grev verirken dikkatle rica
iletilmelidir.










Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant
Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar.
Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant
Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn.
Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public
Speaking, e-book; www.gutenberg.org,
www.feedbooks.com.
evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman
ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi,
Cilt: 6 (3-4).
Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi,
Harward Business School Press, stanbul:
Optimist Yaynlar.
Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul:
Remzi Kitabevi.
Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl
Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm.
Sherman, D. (1999). Kusursuz Toplant,
stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi.
Thomsett, M.C. (1997). Toplant Sanat,
stanbul: Epsilon Yaynclk.
Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004).
Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin
Yaynclk.



88






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
Grup kararlarnn nasl alndn aklayabilecek,
Katlmclarn kimlerden olutuunu aklayabilecek,
Toplant asistannn grevlerini aklayabilecek
bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar
Katlmc
Karar Alma
Sorumluluk
Davetliler
Politika
evre
Toplant Asistan

indekiler
Giri
Grup Kararlar
Katlmclar
Toplant Asistan
Ek-1-Toplantlarn Deerlendirilmesi
Ek-2-Toplantya Katlmn Deerlendirilmesi
Ek-3-Toplantda Sunu Aamalar
Ek-4-Toplantlar Deerlendirme



4


89
GR
Toplantlar belli bir eylem ve faaliyet iinde olan gruplardr. Sz konusu bu gruplar, ikinci kez bir araya
gelen gruplar olabildii gibi dzenli olarak toplanan ekipler de olabilmektedir. Katlmclarn gruplar
ierisinde nasl davrandklarnn bilinmesi ise aadaki durumlarda kolaylk salayacaktr:
Bir toplantda gerek anlamda ne olup bittiini anlayabilme
Bireyler arasndaki sohbetlerle grup ierisindeki sohbetlerin farkllklarn anlayabilme
atmalarn tahmin edilerek baedilebilmesi
Grup davranlarn kontrol edebilme
Toplantnn sonularn ya da ktsn gelitirebilme
Gruplar ile belli bir amaca ynelik olarak birlikte alan ekipler arasnda fark bulunmaktadr.
Kendilerini bir ekip olarak grsn veya grmesin herhangi bir toplantya katlanlar da mutlaka bir grup
yesi gibi davranacaklardr.
Gruplarn iki trl amalar vardr: (1) Grevle ilgili amalar ve (2) sosyal amalar. Grevle ilgili
amalar, yaplmas gereken ve grup dndan da empoze edilebilecek bir grevle ilgilidir. Sosyal amalar
ise grubun belli bir kimlik duygusu gelitirmesi, kimlik yaps, grup yelerinin birbirleri ile ve dier
gruplarla olan ilikileri gibi unsurlar iermektedir. Bu amalar genellikle grup iinde geliirler.
Toplant yapan bir grup iki amac da gerekletirmeye almaktadr. Sosyal amalarn ile ilgili
olanlardan baskn kmas (grubun ok fazla iyi vakit geirmesi), ile ilgili olanlarn sosyal olanlar ok
geride brakmas (grevin bask ile yaptrlmaya allmas ya da grubun stres altnda olmas vb.) ya da
iki amacn birbiri ile atmaya girmesi durumunda sorunlar ortaya kacaktr.
Bir grup ne kadar birbirine balysa o kadar retkendir grne halen inanlmaktadr. Bir grubun
birbirine olan ball, grup yeleri arasndaki karlkl olumlu etkilenmeden ortaya kar ve kendisini
grev ve sosyal amalar eklinde ifade eder. Eer hem sosyal hem de grevle ilgili amalar zayfsa, hem
grubun birliktelii zannedildii kadar gl olmayacak hem de performans dk olacaktr. Toplantlarn
ou, hem gruplarn kimliininin hem de grevlerinin net olmamasndan dolay baarszla
uramaktadr. Bu durumlarda grubun gerekletirdii sohbet karkla ve dmanla sebep olacaktr.
Gl grev amalar ve zayf sosyal amalar belli bir ekilde etkili olabilir: Toplant birtakm hisleri;
endie, moral bozukluu, stres, dmanlk gibi kt bir atmosferde yaptrabilir. Grev amalarn baarma
sosyal birliktelii de glendirecektir. Dier taraftan, grev amalar hakknda net bir hedefi olamayan
gl sosyal amalar da zarar verici olabilmektedir. Btn katlmclarn kendilerini n plana karmaya
alt bir toplantnn sonular da phesiz verimli olmayacaktr.




Toplantlardaki Grev ve
Sorumluluklar


90
Toplant ierisindeki grup davranlar kategori altnda toplanabilir:
Grev davranlar:
Toplantnn hedefi olan ie yaplan katk davranlar syle sralanabilir:
Harekete geme; sorunu tanmlama, yeniden tanmlama, nerilerde bulunma, yeni bilgiler
sunma, zmler gelitirme
Bilgi arama
Bilgi verme
Standartlar belirleme
Koordine etme; dnceleri birbirleri ile balantn hale getirme, bilgileri kyaslama
na etme; dnceleri gelitirme, rnekler verme, detaylar ekleme ve senaryolar yaratma
zetleme; yeniden belirtme, bilgiyi yeniden organize etme, tekrarlama, netletirme
Deerlendirme; deer ya da geerlilik bakmndan
Tehis koyma; sorunun sebeplerini aratrma
Grbirlii ya da anlamazlk iin test etme
Sre davranlar:
Grubun gelimesine ynelik yardm davranlar yle sralanabilir:
Cesaretlendirme; olumlu bir biimde karlk verme, takdir etme, kabul etme
Dier katlmclarn katkda bulunmasna yardm etme
Durdurma; verimsiz olan ya da bir trl zlemeyen bir argman sona erdirme
Takip etme; dinleme ve dierlerinden laf almaya alma
Bir kiiden dierine yeniden ynlendirme
Grup hissini ifade etme
atma annda arabuluculuk etme
Ara vererek ya da bir espri yaparak gerginlii drme
Fonksiyonsuz davran:
Toplantnn gerek grev gerekse sre hedeflerine ulamasn engelleyen ya da yavalatan her trl
davran biimi yle sralanabilir:
Saldrganlk
Engelleme
Kendini n plana karma
Rekabet yaratma
lgin isteklerde bulunma
lgi toplamaya alma
Olumsuz ve saldrgan bir espri anlay sergileme
Geri ekilme


91
GRUP KARARLARI
Gruplarn kararlar aldklar karar alma toplantlar aldatc dzeylerde olabilmektedir. Bunun gibi
toplantlarda toplant yneticilii ayrca bir nem tamaktadr. Toplant lideri, hazrlklarn iyi bir
biimde yapmal toplant srecini dikkatle tasarlamaldr.

Karar Alma Toplantlar
Karar alma toplantlarna hazrlanmak ayrca bir nem gerektirmektedir. Karar alma toplantlarndan nce
belli bir hazrlk safhas mutlaka geirilmelidir. Toplantdan nce alnacak nlemler sayesinde en azndan
ngrlebilir bir ak oluabilecektir:
Toplantnn amacnn bir karara varmak olduunu btn katlmclarn anladndan emin
olunmas
Nasl bir karar alma srecinin yaanacann tm katlmclara anlatlmas
Grubun bilgiye dayal bir karara varabilmek iin ihtiyac olan her trl uzman grnn ve
arkaplan enformasyonunun derlenip tm katlmclara ulatrlmas
Toplantnn balangcndan itibaren tm katlmclarn ayn noktada olduunun garanti altna
alnmas ve bu amala herkesin toplant ncesi enformasyonunun gzden geirilmesine
zendirilmesi iin katlmclarla grlmesi ya da e-posta iletileri gnderilmesi (bu yntemle
toplantya hazrlksz gelenler nceden uyarlm olunur).
Toplant ncesi hazrln en nemli ksmn karar alma srecini tespit etme aamas oluturacaktr.
Toplant aldnda, kararn ya da kararlarn nasl alnaca bir kez daha tekrar edilmelidir.

Oy okluu ile Karar Alma
Oy okluu kavram, karar almann en yaygn, en kabul gren ve en allagelmi biimi olarak
kullanlmaktadr. Her durumda olduu gibi bu ynteminde stnlkleri ve sakncalar bulunmaktadr.
stnlkleri;
Oy okluu genellikle ksa bir srede karar alnmasn salamaktadr.
Sorunlar karara balamann adil yolununun genellikle bu olduu dnlmektedir.
Sakncalar ise;
Oylama ak yaplyorsa, insanlar oylanan sorun konusunda herkesin gz nnde tutum almaya
zorlanabilir. Bu durum da kiileri ya kazanma ya da kaybetme durumuna sokabilmektedir.
Kaybeden tarafta yer alanlar ou zaman grlerini dile getiremedikleri duygusuna
kaplmaktadrlar.
Alnan karar her benimsemeyebilir.

Grup Uzlam ile Karar Alma
Sre konusundaki yanl anlamalar yznden karar alma aamasnda grup uzlamas ynteminden
genellikle kanlmaktadr. Grup uzlamas, tm katlmclarn anlad, destekleyebilecei ve
uygulanmasna yardmc olmaya istekli olduu bir karar alnd anlamna gelmektedir. Tekil yeler
kendi fikirlerinin daha tercih edilir olduunu dnyor olsalar dahi, gerek uzlama ancak btn yeler
belli bir hareket tarz zerinde birletiklerinde sz konusu olmaktadr.
Uzlam ile karar almak aadaki koullarda nerilmektedir:
Yaplmas art olan deiiklik btn taraflarn tam olarak anlamasn ve benimsemesini
gerektiriyorsa
Kararlarn tasarlanmas ve uygulanmas tm grubun uzmanln gerektiriyorsa


92
Grup uzlamayla karar almada deneyimliyse
Grup uzlama ile karar alma ynteminin de bir takm stnlkleri ve sakncalar bulunmaktadr.
stnlkleri:
Bir uzlama genellikle btn taraflarn kararlarn ve sonularn anlamasyla neticelenmektedir.
Btn taraflarn onayn alma olasl ok yksek olmaktadr.
Sakncalar:
Uzlama salamak zellikle grup srece yabancysa ou zaman zor olmaktadr.
Uzlama genellikle dier karar alma yaklamlarna nazaran daha fazla zaman gerektirmektedir.
Zaman zaman ortaya uzlama salayamama durumu ortaya kmakta ve bu durumda karar
almak mmkn olamamaktadr.
Kiiler uzlamayla alnan kararlar desteklemeye daha yatkndr. Ama
sre ou zaman geri ekilmeyi gerekli hale getirmektedir. Bu durum, kstl zamanda
bir uzlamaya varlamamas durumunda ortaya kan bir seenektir. Dolaysyla, acil
durumlarda kararlarda uzlama aranmas pratik olmamaktadr ki sonutan sadece liderin
sorumlu olduu durumlarda bu yntem pek bir ie yaramamaktadr.
Karar Liderin Almas
Karar liderin almas baz bakmlardan, oy okluuyla karar almaya benzemektedir. nk liderin
katlmclarn dncelerini dinlemesi ve byk olaslkla ounluun gryle ayn fikirde olmas
gerekmektedir. stnlkleri ise:
Karar almann en hzl yollarndan biridir ve zaman kstlysa ya da bir kriz durumu sz
konusuysa en iyi yaklam genellikle bu yntem olmaktadr.
Eer toplant katlmclarnn hepsi karar liderin aldn ve bunun nedenini biliyorlarsa karar
onaylama olaslklar onaylamama olaslndan daha yksektir (Eer lidere sayg duyuluyorsa).
Sakncalar:
Toplant katlmclar kendi grlerinin dikkate alnmad duygusuna kaplabilirler. zellikle
kendilerine fikirlerini belirtme olana verilmemise.
Toplant katlmclarnn karar benimseme olaslklar dier karar alma yaklamlarna kyasla
daha dktr.

Karar Alma Srecinde Yol Gsterme
Karar alma srecinde nasl bir yntem kullanlrsa kullanlsn etkin bir karar alma toplants yaplmasna
yardmc olacak genel ynlendirici ilkeler mevcuttur:
Zaman ok kstl da olsa, toplant katlmclarnn hepsinin, grlerini dile getirdikleri
duygusunu yaamalar iin, grlerinin belirtilmelerine zendirilmesi.
Bir gr dile getirildikten sonra bir kez de liderin tekrar etmesi ve grn eletirilmeden,
doru bir biimde aktarlmas.
Katlmclarn yapt eitli yorumlar arasndaki balantlara iaret edilerek, ortak bir anlay
temeli yakalanmaya allmas.
Karar alndktan sonra uygulama iin yaplmas gereken temel almalarn ortaya koyulmas.
Atlacak admlarn tespit edilip sorumluluklarn belirlenmesi sonucunda katlmclar alnan
karar ve uygulama iin atlacak admlar kabullenmeye daha yatkn olacaklardr.



93
Toplantdaki Rol ve Sorumluluklar
Toplant iin hazrlk yaplrken, btn nemli rol ve sorumluluklar mutlaka paylatrlmaldr. Bir
toplantda ayn kii birden fazla rol stlenebilmektedir. Balca roller:
Lider: ster dorudan ynetiyor olsun isterse olmasn, toplantnn amacn, hedeflerini, kstlarn ve
yetki kapsamn akla kavuturur. Takip iinin sorumluluunu stlenir.
Kolaylatrc: Toplantnn tartma, sorun zme ve karar alma evrelerinde gruba yol gstericilik
yapar. Toplant ncesi ve sonras lojistikten sorumlu olabilir.
Yazman: Toplantdan kan kilit noktalarn, fikirlerin ve kararlarn kaydn tutar. Toplant sonras not
taslaklarn da hazrlayabilir.
Katkc: Fikir katksnda bulunarak ve tartmalarn rayndan kmasna yardmc olarak toplantya
aktif olarak katlr.
Uzman: Gerek duyulduka, belli sorunlarda uzman bilgisi katksnda bulunur. Ekibe dzenli katkda
bulunan birisi deilse, ekibe katks gerekli enformasyonu sunmakla snrl olabilmektedir.
Toplantlarda uzmann rolnn ne olaca zenle belirlenmelidir ve
ondan nasl bir katk istendii toplantdan nce kendisine bildirilmelidir. Uzman
toplantnn hangi blmlerinde hazr bulunaca konusunda bilgilendirilmelidir.
Toplant ncesi Zorunlu Bilgilerin Tamamlanmas
Toplantnn amac ve katlacak kiiler belirlendikten sonra, yeri ve sresine, verilecek rol ve
sorumluluklara karar verildikten ve gndem oluturulduktan sonra toplantnn retkenlii iin yaplacak
birka faktr daha vardr.
Gndemin datlmas: Gndem mutlaka datlmaldr. Ama ve hedefler konusunda bir aklama,
elde edilmek istenen sonularn bir listesi ve her meseleye ayrlmas nerilen zaman da gndeme
eklenmelidir.
Arka plan materyalinin sunulmas: Eer katlmclar birtakm arka plan materyaline ihtiya
duyuyorlarsa ilgili belge ve veriler derlenerek toplantdan nce ellerine ulamas salanmaldr. Bu durum
tm katlmclara ayn bilgi kmesi zerinden hareket etme imkan verecei iin zellikle yararl
olabilmektedir. Ayrca grup uzla salanmas ve uygulanabilir kararlar alma olasl da ykselecektir.
Katlmclarn toplant ncesi materyalleri okumalar konusunda zendirici olunmaldr. Ama bu
materyalin toplantdan nce herkes tarafndan kesinlikle okunaca konusuna da gvenilmemelidir.
Katlmclarn fikir ve hedefleri konusunda toplant ncesinde yaplacak bir konuma, onlarn toplantya
hazrlkl gelme olaslklarn da arttracaktr. Katlmclarn fikirlerine gsterilecek olan bir miktar ilgi,
olumlu karlk alma ansn da ykseltecektir.
Tepedekilerin ihmal edilmemesi: Toplantya katlmayacak olsalar bile sonularna ilgi duyan
yneticilerin ve dier st yneticilerin mutlaka bilgilendirilmesi gerekmektedir. Gndem ve dier arka
plan materyalleri gerektii biimde onlara da ulatrlmaldr.
Herhangi bir konuda hz kazanmak amacyla katlmclar nceden
yeterince bilgilendirilerek, aklama yapmak zorunda kalnmadan ve bilgisi nceden
verilmi tartmalara girilerek toplant sresi daha etkin bir biimde kullanlabilir.
Toplantda salanan uzlamann gerek bir uzlama olup olmad
nasl anlalabilir? Tartnz.


94
KATILIMCILAR
Daha nceki nitelerde deinildii gibi toplantnn amac katlmclar ynetecektir. Bu kiilerin doru
kiilerden oluup olumad ve toplantnn nemine olan uygunluklar mutlaka sorgulanmaldr. Ayrca
toplantya katlacak kiiler geni bir bak as yanstabiliyorlar m, toplantya katlabilecekler mi,
toplant asndan nemleri arttka katlma ihtimallerinin azalp azalmad gibi sorular kesinlikle
cevaplanmaldr.

Davetliler Listesi
Toplantlara kimlerin davet edilecei, her toplant ncesinde mutlaka planlanmas gereken bir konudur.
Sosyal ierikli bir toplantda davetli listesi ne kadar dikkatli bir biimde planlanrsa toplantnn iyi geme
ihtimali de o kadar artacaktr. Benzer bir biimde, her toplantda doru kiiler davet edilirse toplant daha
baarl olacaktr.
Tekrarlanan toplantlarn kronik sorunlarndan biri, davetli listesinin genilemesidir. Bir lider, haftalk
toplantsna bir kere katlm birinin artk her toplantya davet edilmesi gerektiini dnmektedir. Aksi
takdirde o kii alnacak ve zlecektir. Aslnda durum bu ekilde olmamaktadr. Motivasyonu yksek,
baarl yneticiler ya da elemanlar katklarnn olabilecei toplantlara davet edilmeyi nemserler. Ancak
kendileriyle ya da departmanlaryla hibir ilgisi olmayan toplantlara katlmalar beklendiinde de hayal
krklna urayp sinirlenme ihtimalleri de yksek olacaktr.

Davetlileri Belirlemek
Toplant, bir sorunu ya da sorunlar zmek, yaplan iin seyrini izlemek, katlanlar bilgilendirmek ya da
yaplm bir i hakknda bilgi almak iin dzenlense bile davet edilen kiilerin, orada bulunup
bulunmamas gerektiinin gzden geirilmesi gerekmektedir. Toplantnn amac, eleri asndan
deerlendirilmelidir. Toplant srasnda ortaya atlacak konularn zm iin hangi elere ihtiya
duyulacann belirlenmesi gerekmektedir.
Katlmclar seilirken belirli standartlar uygulanmaldr: Toplantlara katlan herkes, bir ekilde
faydal olmaldr. Bir gndem oluturulsa bile, toplantda bulunan herkesin (1) orada olmas
gerektiinden, (2) konularla dorudan ilgili olduundan ve (3) amaca uygun zmler ve fikirler
retebileceinden emin olunmaldr.
Bu standartlarn uygulanmas kolaydr ve katlm listesinden gereksiz katlmclarn karlmasna da
yardm etmektedir. Bylece katlmda bulunamayacak ve konuyla ilgisi olmayan kiilerin de boa zaman
harcamas engellenmi olmaktadr. Baz toplantlar, ofis ii yazmalar yeterli deilse, yeni politikalar ve
bilgileri duyurmak iin dzenlenmektedir. Cevap verme ya da iletiim gerektirmeyen bilgilendirmeler
iin toplant yaplmasndan iddetle kanlmaldr. Ayrca, teke tek yaplacak, resmi olmayan bir
toplantnn, genellikle ie yarad da bir gerektir.
Kstlanm katlmc listelerinden biri de grev toplantlar iin hazrlanm olanlardr. Baz iler, grup
almasn gerektirmektedir. Bu tr bir toplant dzenlendii zaman bunun bir tartma ortam deil, ile
ilgili bir alma ortam olmasna ve katlacak kiilerin seimine dikkat edilmelidir. zlenecek ynteme
dorudan katkda bulunmayacak kii i toplantsnda bulunmamaldr. Bu tr bir toplantnn iki ya da
kiiyle snrlandrlmas byk bir anstr. Katlmc listesi kiinin stne kmaya balad zaman
sonu elde etme ans o oranda azalacaktr.

Listeyi Snrlamak
Bir toplant lideri, zellikle toplantya katlacan uman baz kiileri bir toplantnn dnda tuttuunda, o
kiilere anlayl ve nezaketle davranmas gerekmektedir. Kiileri toplantya davet etmek ya da toplant
dnda tutmak baz politik amalar dorultusunda da kullanlabilmektedir. Bu durumdan kanmann
yolu, (1) ncelikle toplant dzenleme ve (2) kimin katlacana karar verme konusunda geerli nedenlere
sahip olmaktr.



95
kincil Toplant
Eer bir kii toplantda yer almak istiyorsa ancak gndemin sadece bir ksmyla ilgiliyse, bu sorun farkl
biimlerde zlebilmektedir:
Ayr bir toplant dzenlemek: O kiinin bireysel olarak tartmak istedii gndem maddeleriyle ilgili
kiiler dikkatlice seilmelidir. Bu konuyla ilgili ksa bir toplant dzenlenmeli ve konu, ana toplantnn
gndem maddesinden karlmaldr.
Ksmi katlm iin davette bulunmak: O konu gndemin ilk srasna yerletirilmeli ve konuyla ilgili
kii toplantya davet edilmelidir. Bylece sadece o konuyla ilgili olan kii, kendisini ilgilendirmeyen
dier konularn konuulmasn beklemek zorunda kalmaz ve iine geri dnebilir.
Ayr bir toplant yaplmasn nermek: Bu seenek, toplant dnda tutulmu kiinin, zmek istedii
konular ieren bir gndem zerinde younlam zel bir toplant yapmasn, bylece tm grubu megul
etmemesini ve zaman kaybna yol amamasn salamaktadr.
Ek toplantlar nermek ve bu tr toplantlara katlmak kesinlikle kanlmas gereken ar brokrasiye
yol aabilmektedir. Toplantlarda harcanlan zaman kadar toplantyla ilgili olarak katlmclarn
beklentileri de gz nnde bulundurulmaldr. alma zaman ile toplant zaman dengelenirse ar
toplant yapmaktan da kanlacaktr. Bu durumun baarlabilmesi iin:
Toplantlarn birletirilmesi: Eer ayn katlmclarla ilikili konular hakknda bir dizi toplant
yaplmas planlanyorsa bu toplantlarn iki ya da daha fazlas birletirilebilir mi? Her toplantda ayn
konularn tartlmasndan kanlmal ve toplant iin harcanan zaman ekonomik kullanlmaldr.
n toplantlarla tartma konularnn azaltlmas: Toplant ncesinde kark bir konunun ele
alnarak tartlmas, katlmclarn ounun zamann gereksiz harcamasn nlemektedir. Teke tek bir
grme ile bir sorun zlebiliyorsa bu durum dier katlmclarn zaman kazanmasn
salayabilmektedir.

Listenin Deerlendirilmesi
Katlmclarn seilme konusundaki etkinlii nasl deerlendirilecektir? Baarl liderler, kendi
performanslarn daima sorgular ve deerlendirirler, dierlerinin eletirilerini dinler ve prosedrleri
gzden geirirler. yi bir toplant dzenlenip dzenlenmedii ve doru kiilerin arlp arlmad
konusunda aadaki kriterler gz nnde bulundurulmaldr:
Amac baarmak: Toplant beklenen amalara ulat m? Gndemin zamannda tamamlanmad,
hibir kararn alnmad ve toplantnn gidiatnn kontrol edilemedii durumlarda katlmc listesi
yeniden gzden geirilmelidir. Byk ihtimalle yanl ve ok sayda insan bir araya gelmi demektir.
Dierlerinin yorumlar: Katlanlar toplantdan yaknyorlar m? Toplant uzun mu srd, uygunsuz
tartmalar m yapld ya da grubun ihtiyac olan liderlik uygulanamad m? Kimse lidere bu konular
konumak zere yaklamda bulunmuyorsa, lider, gvendii birisinden toplanty eletirmesini
istemelidir. Sylenenler dinlenip dier toplantya daha iyi hazrlanmak ve daha baarl olmak iin eitli
yollar belirlenmelidir.
Toplantlarn skl: Belirli sklklarda toplant dzenlenmesine ihtiya var m? Lider ok fazla
toplantya katldn dnyorsa, yksek olaslkla hakldr. Toplantlar birletirmek, baz katlmclar
elemek ve her toplantnn gerektirdii zaman ksaltmak iin eitli yollar aranmaldr.

Kstlamalar Yapmann nerilmesi
Toplantlarn saysn ya da rgt brokrasisini azaltmay nermek farkl frsatlar dourabilir. Pek ok
alan, prosedrleri basitletirme giriimine kar kacaktr. Olumlu ynde olsa bile deiime kar
durmak insann doasnda vardr. Bu yzden toplantlar azaltmay nermek, duyarllk ve byk bir
dikkat gerektirmektedir.


96
Zaman ve abadan tasarruf, toplantlara katlan insan saysn azaltmak ve toplantlarn sk
yaplmasna engel olmak esas ama olarak hatrlanmaldr. Bu ama srekli vurguland srece,
dncelere gelecek her eletiri, hem rgt hem de katlmclar iin neyin iyi olaca asndan daha kolay
anlalabilmektedir.
Yaplmas gereksiz bulunan tm toplantlarn iptal edilmesi her zaman mmkn olmayabilir. Sadece
iki toplantnn birletirilmesi ya da haftalk bir toplantnn yaplmasndan kanmak bile durumu
dzeltebilmektedir. Toplant nerisi geldiinde, yaplmasnn gerekten gerekli olup olmad
sorulmaldr. ou zaman, toplant dzenlemek, zellikle zme ulamak iin kiileri biraraya getirmeyi
gerektirmiyorsa, harekete gemekten kanmann bir yoludur.

Davetli Listesi in Uygulama Plan
Davetliler listesi hazrlanrken aadaki admlar hatrlanmaldr:
Toplantya katlmla ilgili alglaylar konusunda dikkatli olunmas: Baz insanlar toplant dnda
tutulacaksa, onlarla dorudan konuulmal ve aklama yaplmaldr.
Esnek davranlmas: Katlmalar gerekmeyen kiileri, eer istiyorlarsa toplantya davet etmek akllca
bir davran olabilmektedir.
Mmkn olduunca kk, teke tek toplantlar dzenleyerek toplantlar iin gerekli zamann
azaltlmas.
Tm grubu ilgilendirmeyen konular gndeme geldiinde, dier katlmclara n toplantlar
dzenlemeleri ve bunlarn zetlerini tm gruba raporlamalarnn nerilmesi.
Tekrar edilen toplantlarda katlmc saysnn artmasna izin verilmemesi: En verimli toplant bile
davetli listesi genilerse deer kaybetmektedir.
Baz kiiler ayrca toplant yapmak isterlerse, bu kiilere tm grupla ele alnamayacak ne tr bir
konunun tartlmak istendiinin sorulmas: Sonuca ynelik bir diyalog, ou kez konu zerinde
younlamaya yol aacaktr.
Ayr toplant yaplmas gereken durumlarn fark edilmesi: Baz katlmclar herkesin nnde
konumaktan korkabilirler, biraz dndkten sonra deerli fikirler bulabilirler ya da baz eyleri gizlice
tartma ihtiyac duyabilirler.

Toplant ncesi
Bir i toplants sz konusuysa ncelikle toplantnn neden dzenlendii renilmeli daha sonra da
hazrlk yaplmaldr. Her toplant ciddi olarak planlanmal ve sadece katlm olmak iin katlmak gibi
hatalara dlmemelidir.
retici bir fayda salamak niyetinde olunduu srece, katlm her toplant iin deerlidir.
Bilgilendirici fikirler, nemli bilgiler ve yapc dnceler gibi deerli katklarla, toplantnn amacna
byk katklar salanabilmektedir.

Hazrlanma nerileri
Hazrlanma ve organizasyon arasnda fark vardr fakat bu iki nitelik hep birbirine kartrlmaktadr.
Toplantya katlanlar, gndemi anladklar ve kendi grlerini oluturduklar zaman organize
olmaktadrlar. Ayrca toplantlarda kimin hangi konuda konuacan ve kendilerinin ne zaman konuup
ne zaman sessiz kalacaklarn rendikleri zaman, politik olarak organize olurlar.
Hazrlanan katlmclarn toplant ncesi bilgi toplamalar zaman almaktadr. Tm bunlar, raporlarn
fotokopilerini hazrlamak, gndemi gzden geirmek ve ortaya atlacak konular hakknda notlar almakla
snrl kalmamaktadr. Gerekten hazrlanan bir katlmc, bir tutum belirleyen, o tutumu aklayan ve
gerektiinde de savunabilecek bir konumda olan olarak ifade edilmektedir.


97
Hazrlk aamas, katlm retici klacak ve rgt iindeki etkinlii arttracaktr. Toplantlardaki en
byk hayal krklklarndan biri konutuklar konularda katlmclarn sylediklerini ispatlayacak
hazrlklara sahip olmamalardr. Eer tm katlmclar nceden hazrlanrsa, toplant boyunca herey
aka anlalabilecektir. Toplantya katlan ok sayda insan, profesyonel alma yntemleriyle, toplant
arasnda iliki kuramazlar. En iyi yneticinin bile toplantlara hazrlksz gelme ihtimali her zaman vardr.
Bu durum liderin hedefine ulamasn engeller ve hayal krkl yaratr. Katlmclar tartmay ve fikirler
ne srmeyi amalayabilir ancak sadece birka toplant iin nceden hazrlanr.
Toplantya hazrlanmak iin aadaki kurallar uygulanabilir:
Gndemin bir fotokopisinin alnmas: Bir toplantya davet geldiinde yaplacak ilk ey neyin
tartlacann renilmesi olmaldr. Eer gndem hazrlanmamsa, renilmeye allmaldr.
Neyin uygulanabileceine karar verilmesi: almalara dayanarak gndemdeki her konu gzden
geirilmelidir. Konu nasl uyarlanabilir? Departman, kararlardan etkilenecek mi? Eer gndemin nemli
maddeleri kiiyi etkilemiyorsa, kii neden arldn renmeli ve toplantya nasl katkda bulunacan
aratrmaldr.
Tutum belirlenmesi: rgt, departman ve kiinin kendisi iin nelerin iyi olaca konusunda fikirleri
bulunmaktadr. lgilenilen her gndem konusu bu alglar bir ekilde etkileyecektir. Bu yzden yapc bir
tutumla hazrlk yaplyorsa, dnceler mutlaka iletilebilmelidir.
Kant oluturulmas: Gndemin kartlklar ierdii ve katlmclarn farkl grleri olduu
varsaylmaldr. Eer bu varsaym doruysa, tartmaya hazrlanlmaldr. Tartma iin ise kantlara
ihtiya duyulmaktadr. Eer sylenilenler yazl belgelerle desteklenirse, dier katlmclarn nne geme
ans da artacaktr.
Kazancn ne olduunun sorulmas: Kazanmann en iyi yolu, hi kimsenin rtemeyecei kantlar
sunmaktr. Her i konusunda karlar sormak, en iyi sorulardan biridir. Bu konu, kararlar her zaman
etkilemitir, bu yzden her olay bu konu zerine oluturulmaldr. Karllk kiinin kendi grleriyle
badatrlmaldr.
Uzlamazlklarn planlanmas: Tutumu salam bir olayla destekleyecek ekilde hazrlanmak yeterli
olmayabilir. Eer konulara yabanc olunmuyorsa, kar fikirler de bilinecektir. Kii sadece kendi
grlerini deil, kar grlerin de itiraz ve tartmalarn ortaya koymaldr. Aslnda en gl
savunmann, kar grlerin zerine kurulmu bir savunma olduu ifade edilmektedir.
Geri ekilme tavr gsterilmesi: Kiiler sadece kendi yolunda gidemez. Bu durum baarszlk
anlamna gelmemektedir. Dier katlmclar grlerini daha gl ya da ikna edici sunmu olabilirler.
Bir uzlama nerisi gelitirilerek byle durumlara hazrlanlmas gerekmektedir.
Toplantnn gzden geirilmesi ve uyarlanmas: Toplantlardaki baarlar gzden geirilmelidir. Kii
hangi sklkla kazanyor, hangi sklkla kaybediyor? Hangi neriler ya da tartmalar nceden tahmin
edilemedi? Bir sonraki toplantda daha iyi neler yaplabilir? neriler ve stratejiler gzden geirilip
dzeltildiinde, toplantlardaki performans ve baar oran da artacaktr.

Gndemleri Ayrmak
Dier katlmclarla ayn gndeme sahip olunduu hibir zaman dnlmemelidir. Basl olarak alnan
gndemler sadece bir klavuz grevi grmektedirler. Gerekte, tm katlmclarn kendilerine ait
gndemleri vardr ve bu gndem katlmclarn grlerini, bak alarn ve sylenen her eye
verecekleri cevaplar temsil etmektedir.
Bazen toplantlarn gerek amalar konuulmaz ve kat zerinde
yazya dklmez.


98
Her katlmcnn toplantya kendi gndem konularyla geleceinin farknda olunmal ve aadaki
neriler dikkate alnmaldr:
Tek tarafl olmamak: Yaplacak en iyi sunu, kart fikirleri de ieren ve zmlerin ie yarayacan
gsteren sunutur.
Gr ayrlklarn gz nnde bulundurmak: yle olmasa bile dier katlmclarn ayr gre sahip
olduklarn dnmek gven vermektedir. Bu durum pek ok nedenden dolay geerli bir varsaymdr.
Eer bir deiiklik neriliyorsa, insanlarn daima deiikliklere kar koyaca bilinmelidir.
Uzlamazlklarla sakince baa kma: rgt konularn dorudan ilgilendirmeyen konumalardan
kanlmaldr. Pek ok konuyla ilgilenen st dzey bir ynetici iin uygunsuz tartmalar sinirlendirici
fakat deimez bir deneyimdir.
nsanlarla deil konularla uramak: Bir konu tartlrken, bir taraf yapsa bile, konu
kiiselletirilmemelidir. Konunun dna klmamaldr. Toplantlar kiisel kavgalara dnrse, faydal
hibir ey elde edilemez.
Ortak noktalar bulmaya almak: Toplantlarda eilim geleneksel olmaktan yanadr. Dorudan bu
konu tartlmamal, Bu fikirler ile ilgili bir sorununuz var m? sorusu sorulmaldr.
Bir toplantya hazrlanmann yollar bilindikten sonra, rgt ve dier katlmclar iin deer yaratacak
fikirler nerilmeye hazr hale gelmektedir.

Katlm Tamamlamak
Herkesin istedii bir toplant, her katlmcnn fikirlerini zgrce ifade edebildii ve en azndan duruma
gre nerilerinin onayland bir toplantdr. Toplantlar, katlan herkesin sistemi gelitirme ans olduu
zaman hareketli olmaktadrlar.
nsanlar toplantlardan holanrlar. Toplantlar doru bir biimde organize edilip dzenlendii zaman,
rgt ierisinde en retici zaman kullanm ekillerinden biri olurlar. Toplantlarn kalitesi, katlmclarn
nerileriyle ykselebilir. Eer toplantlarn yaps ve ierii deitirmeye allp toplantlara katlma
sreci devam ederse, yetkiler ne olursa olsun bir farkllk yaratlabilmektedir. Nasl daha etkin bir
katlmc olunabilecei belirlenmeli ve olumlu roller stlenilmelidir.

Konuma Korkusu
dnyasndaki herkesin hemfikir olduu bir konu vardr: Konumak, risk almaktr. Toplantlarda
farkllk yaratmadan nce aadaki iki byk korkunun nne geilmelidir:
atma korkusu: ounluun kar alnmas byk bir risktir. Bu durum kiinin kariyerini bile
etkileyebilmektedir. Ancak grler gereklerle desteklenirse, temel salam atlm demektir.
Dikkat ekme korkusu: Bu durum, insanlarn iinde konumaktan ekinme ile ayndr. ok az insan
konumaktan ve bir fikri savunmaktan rahatsz olmamaktadr.
atmadan korkmak pek ok rgt iin doaldr, nk st dzey yneticilerin kart fikirleri
duymak isteyeceklerinden kesin olarak emin olunamamaktadr. Onlarn uzlama ve fikir birlii
isteyecekleri, konumann sorun yarataca dnlmektedir.

Konuma zgrl
Baz toplantlarn yaps tek bir katlmcnn konumasna, dierlerinin ise sessizce dinlemelerine izin
vermektedir. Durumu gelitirmeye yardmc olmann tek yolu, nasl katkda bulunacann sorulmasdr.
ok kk bile olsa, katkda bulunmann yollar aranmaldr.
Konuma zgrl, pek ok dzeyde varolabilmektedir. Toplant, zellikle de bu zgrln
olmad bir toplant en az etkili toplant trdr. Fikirleri zgrce ifade edebilmenin yollar aranmaldr.
Btn alanlar dncelerini aklamak ve sayg grmek isterler. Bu durum ise dncelerin dinlendii
ve eer dnceler geerliyse uyguland zamanlar mmkn olmaktadr.


99
Konuma zgrl toplantlar dnda da geerliini korumaktadr. Bir deneti, ynetici hatta
dmanca tavr alm bir kiiyle bile dorudan konumanz gerekirse, fikirlerin sunulaca yer olarak
sadece toplantlar beklenmemelidir.

Katlmclar in Uygulamalar
Toplantlarda aadaki nerilerin izlenmesi nerilmektedir:
Bir gr belirleyip konumann risklerinin tanmlanmas: Gerek risk tanmlandktan sonra ne
kadar kat bir biimde konuulaca anlalacaktr.
Katlmn tanmlanmas ve toplantya katlm ncesi ne beklendiinin sorulmas: Olumlu bir katkda
bulunabilmenin yollar aranmaldr.
Tartmalar dinlenirken, mantkl ve yararl kararlar ya da sonular almann yollarnn aranmas:
neriler gruba bildirilmelidir.
Grleri toplant dna tamann ihmal edilmemesi: Fikirler; eflerle, dier yneticilerle hatta
kart grtekilerle tartlmaldr.
Toplantda sunu yaplaca zaman, mmkn olduunca ksa konuulmas: Sadece nemli
balklarn vurgulanp ayrntlarn raporlara braklmas nerilmektedir. Bu durum, dier katlmclarn
ilgisini ekecek ve konumacnn doru anlalmasn salayacaktr.
Grubun, uygulamaya gemek iin eyi bilmesi gerektiinin hatrlanmas: kim, ne ve ne zaman?
Kim harekete geecek, ne yaplacak ve i ne zaman tamamlanacak?
zmleri tamamlamaya ynelik sorular ileri srld zaman daima nazik davranlmas: Lider,
tartmay ynlendirmelidir, ancak baarsz da olabilir. Bu durumda olay stlenildii ve sorular
sorulduu zaman, istemeden de olsa lider konuya yabanclaacaktr.

Toplantdan Sonra
Bir katlmc olarak, toplant bittikten sonraki sorumluluklarn bilinmesi gerekmektedir. Katlnan
toplantlarn geerliini snamann bir yolu da kiinin kendisine hangi grevleri aldm ve imdi bunlara
nasl bir karlk vereceim? sorusunu sormaktr. Eer bu sorunun cevab iyi bir biimde alnamazsa,
toplantdan ne gibi yararlar saland sorgulanmaldr. Dier katlmclar iin ok yararl olmu olabilir
fakat baz katlmclar iin de hibir ey ifade etmeyebilir.

Brokrasi Sorunu
rgtler geniledike, uygulamalar ve brokrasi ilemleri arasnda atmalar meydana gelmektedir.
nsanlarn dzen arzular, olumlu nedenlerden dolay olsa bile, olaylar organize etmeyi ve izlemeyi
amalayan i mekanizmalar iinde kaybolabilmektedir. Dzen oluturulduu srece bir sistem deerli
olmaktadr. Ancak krtasiyecilik iin kendisinden daha nemli olmaya balad zaman sonu brokrasi
olmaktadr. Brokratik sorunlar, grevleri tamamlamak iin gerekli almalarn ounu engelleyerek
ilerlemenin nn kesmektedir. Bu durum, toplant sonrasnda uygulamaya gemek isteyen birinin
engellenmesi demektir. Toplantnn, bir grup almas olduu ve bireylerin kendilerine ait grevleri
yerine getirmelerine izin verildii zaman ie yarad unutulmamas gereken bir konudur. Grup
dnceleri toplantlar iin deerli olabilir fakat eer grup dalrsa ii birey stlenebilmelidir.
Brokratik dnceyle karlaldnda aadaki stratejilerin uygulanmas nerilmektedir:
zel bir grev alnmas: Toplantlar bazen net bir karar alnmadan sonulanr. Harekete gemenin
uygun olaca dnlyorsa, toplant srasnda gnll olunmal ve toplant liderinden net ve belirli bir
grev istenmelidir.
Takm yaklamnn kullanlmas: Takm almas ok ey ifade etmektedir. Pek ok insan takm,
birka kiinin ortak ve iyi tanmlanm bir ama dorultusunda almas olarak grmektedir. Ancak bir
takm, sadece hedefleri iyi belirlenmi ve anlalmsa o ama dorultusunda alabilmektedir. Takmn
dier yelerinin sorunu ve zmleri farkl algladklarn renmeleri hayal krkl yaratacaktr.


100
Direnmelerle uralmas: Drst ve istekli bir kiinin karlaaca en byk hayal krklklarndan
biri, drst olmayan ya da haksz itirazlarla karlamaktr. Direnme konusunun, insanlarn olayn dnda
brakld zaman meydana geldii konusu netlik kazanmaldr. Eer bir takm oluturulmazsa, hedeflere
ulamak iin dier katlmclarn gnll olarak almas beklenemez. zellikle de kararlarn dnda
brakldklar zamanlarda. Direnmenin bir dier nedeni de uygulamalarn, insanlarn gvenliini tehdit
ettiinin dnlmesidir.
Aklayc not yazlmas: nsan davranlar, byk bir toplant ya da teke tek bir grmede, yanl
anlalmalara ok aktr. Szl iletiim zor bir sanattr. Durum yazyla daha iyi anlatlabilmektedir. Ksa
bir not ile, bir kararn arkasndaki nedenler aklanabilir, nemli noktalar eitli grlere dayanlarak
sunulabilir ve aklamalar tartlmadan, sz kesilmeden ya da yanl anlalmadan yaplabilmektedir.
Tamamlanmam bir rapor sunulmas: Dier katlmclardan yardm almak iin herey yaplabilir
ancak onlar konunun iinde yer almalar iin ikna edemeyebilirsiniz. Grevler, her zaman dier
katlmclarn yardm olmadan tamamlanamamaktadr. Fakat yardm almadan hazrlanan raporun dier
katlmclarn almasn gerektiren blmleri braklmaldr. Olabilecek bir gecikme de tahmin edilmeye
allmaldr.
Kantlarn baka bir yerden edinilmesi: Grevin hazrlanmas iin ihtiya duyulan bilgilerin elde
edilmesi baka birisine balysa ve o kii bu bilgileri vermeyi reddetiyse, bu bilgileri kiinin kendisi
bulmaldr. Baka yerlere bavurulmal, gerekirse fazladan zaman harcanmal ve kii kendi varsaymlarn
kendi kendine gelitirmelidir.

Toplant Sonras Uygulamalar Kontrol Listesi
Uygulamaya geilmeden nce, belirli bir grev alndndan emin olunmaldr: Aklk isteniyorsa
toplant lideri ziyaret edilmeli ve uygulamaya geilip geilmeyecei teyit edilmelidir.
Alnan greve dier katlmclar da dahil edilmelidir: Takm almas, toplant srasnda ie yarad
gibi toplant sonrasnda da ie yaramaktadr.
Direnle karlaldnda kiiyle deil, direnle uralmaldr: Kardaki kiinin neden yardm
etmeyecei renilmeli ve amacn aklanmas iin aba gsterilmelidir.
Rica, yazya dklmelidir: Dier katlmclara; projeyi, amac ve ne tr bir yardm istendiini anlatan
bir not gnderilmelidir.
Emir-komuta zinciri kullanlmaldr: Eer bir bakasnn efinden bir rica yaplacaksa protokol
srasna uygun davranlmaldr.
Dier katlmclarn zaman ve kaynak snrllklarnn farknda olunmaldr: Kiilerin kar
koyular dorudan size ynelik olmayabilir, sadece sizin istediiniz kadar abuk yant vermek iin
yeterli zamanlar ve personelleri olmayabilir.
stek onaylandktan sonra aklayc bir notla takip edilmelidir: Onaylanan ve sonulanan noktalar
listelenmelidir. Eer dier katlmclar toplanty farkl alglamlarsa not, bu durumu dzeltme ans
verecektir.
nsanlara yardmlar iin teekkr edilmelidir: Minnet gsterildii zaman, ileride de insanlardan
yardm beklenebilir. Ayrca yardmc olan kiilerin eflerine de onlarn yardmlarn takdir ettiinizi ve
profesyonel anlamda altklar bildirilmelidir.
Teslim tarihi geirilmemelidir: Katlmc olarak, kii kendine bir kural belirlemelidir; alnan grev
daima sz verilen tarihle baaryla teslim edilecektir.
Grev erken tamamlanrsa, teslim tarihine kadar doruluu kontrol edilerek beklenmelidir: Erken
teslim dier katlmclar iin sorun yaratacaksa, sonular teslim tarihine kadar bekletilmelidir.




101
Katlmclar in Politikalar
Toplant ortam katlmclara deerlendirebilecekleri frsatlar sunmaktadr. rgt ierisinde baka hibir
yerde konuulmadan kalan bu kadar ok ey bulunmamakta ve rgt hayatnda hibir ey bu kadar
karmak deildir. Ancak olumlu uygulamalara geebilme frsatlar yakalanarak bir toplant, profesyonel
deneyimlerin yapc ve deerli bir paras da yaplabilmektedir.
Toplantlarn politik etkileri ve olumlu yntemleriyle baa kabilme renilmelidir. Herkes politik
konularla uramaktadr fakat bu konular olumsuz bir nitelik tamak zorunda deildirler. Her rgt
yneticisi toplantlardan en iyi biimde yararlanabilmenin yollarn aramaldr.

Gr Farkll htiyac
Katlnan toplant says ok az sayda olsa bile gndemin her zaman gerek amac iermedii
ngrlebilmektedir. Toplantlardan; konular tartmak ve zmek, uygulama planlarna karar vermek ve
retici i grmelerine yol amak iin yararlanlabilmektedir. Ancak bu durum sadece katlmclarn
retici bir grme yaratmas halinde gerekleebilecektir. Baarl bir toplantnn temel gereklilii olan
bir karara ulamak sz konusu olduunda, toplantda ne olup bittiinin anlalmas gerekmektedir.
Toplantlarda ortaya atlm bir soruya, btnyle objektif ve ak bir bak asyla yaklamak hemen
hemen imkanszdr. Tm katlmclar kendilerine Bu durum beni nasl etkiler? ve Departmanm bu
durumdan sonra nasl etkilenecek? biiminde sorular sorar. Bu gerek, toplantdaki katlmc says ile
arpldnda herkesin bu sorular sorduu ve bu yaklam gsterme sorumluluu olduu kantlanr.
Toplantlarda kiisel bir bak as tamayan hibir sorunla karlalmamaktadr. Bir toplantda olup
bitenler, katlmclarn bak asnn yannda bireysel bak as ile de deerlendirilmelidir.
Toplantdaki tm katlmclar, sorun hakknda farkl bir gre ve farkl bir zm anlayna sahiptir.
Gdler, istenen sonular hatta bir yanl hakkndaki basit tartmalar bile grubu toplant boyunca anlaml
bir sonuca ulatrmaktan kolayca uzaklatracaktr.
Toplantlar sonucunda bir karara kolayca ulalamad iin aadaki nerilerin gz nnde
bulundurulmasnda fayda olacaktr:
Tartmann bir gereklilik olduunun kabul edilmesi: Gr birliine varlmadan nce tartmak
hem gerekli hem de reticidir. Bu sadece genel olarak anlalm bir sorunun zmlerini tartmak iin
deil, ayrca sorunun kendisini tanmlamak iin de gereklidir.
Gr farkllklarnn saptanmas: Gr farkllklarnn saptanmas iin frsatlar kollanmaldr.
Uzun bir tartma ya iyi bir iletiim frsat olacaktr ya da hibir yere varamayacaktr. nk iki taraf da
sorun karsnda farkl grlere sahiptir. Farkllklar aka ortaya konularak toplantya katkda
bulunulmaldr.
Kart grlerin ortaya atlmas: Bir noktaya iaret edilmek istendii zaman, ayn konuya farkl bir
adan bakmak konumu glendirecektir. Toplant srasndaki tartmalar, katlmclar sorunun ne olduu
hakknda fikir birlii iinde olduu srece olumlu ve yapc faaliyetler olarak ifade edilmektedir.
Tartmaya nerme ile balanmas: Yapc bir tartma, sadece katlan herkes ayn konuya
younlat srece mmkn olmaktadr. Bir nerme ortaya koyulduunda fikirlerin sadece
sunulmasndan daha ok fayda salanabilmektedir.
Amalarn anlalmas: Bir konuya dorudan deinilse bile, toplantda uygunsuz bir konuma politik
adan yanl olacaktr. Dier katlmclar ve toplant liderini neyin ynlendirdiinin bilinmesi
gerekmektedir. Toplantya katlan dier katlmclarn farkl grleri kavrandnda, dier katlmclar da
olumsuz bir havaya girmeyeceklerdir. Konulara deinilmeli ayrca tanmlanmaldr.
Toplant boyunca konuulmayan pek ok sorun iletiimi zorlatrmaktadr. Politik gerekler ortaya
koyularak ve her gre eit derecede nem verilerek bu durumun stesinden gelinebilmektedir. Amalar
ne kadar ak olursa olsun, politik ynleri anlalmadan toplantda gerek bir ilerleme salanmas hayal
olacaktr.



102
Kendine Hizmet Etme Durumuyla Baa kmak
retici bir toplant iin elden gelen hereyi yapmak, i politikalar iler klmann olumlu yollarndan
biridir. Toplantlar kendi amalar dorultusunda kullanan birinin yaratt durumlarla uramak ok
daha zordur.
Genel olarak gndem maddelerinin tartlmak ve zme ulatrlmak iin oluturulduu varsaylr.
Fakat baz toplantlar, kiiler tarafndan, kendi glerini ve etkilerini bakalar zerinde kullanmak
amacyla dzenlenmektedir.
Karlkl meydan okumalar karsnda nasl davranlacana karar verebilmek zordur ve toplantnn
amac ve retkenliini olumsuz ynde etkilemektedir. Bu durumla baa kmak iin aada baz neriler
verilmitir:
Toplantnn amacnn farknda olunmas: Toplant, kiisel anlamazla dnnce durumu
dorudan deitirme ans ok az olacaktr. Baz kiilerin toplantlar ynettiklerinin ve kanlmaz kabul
ettiklerinin bilincinde olunmaldr. Bu tr toplantlarda byk riskler gze alnmazsa, katkda bulunma
ans hi olmayacaktr.
Sonularn toplantnn dnda elde edilmesi: stenilen yapc sonularn elde edilmesi iin
toplantlara bal kalnmamaldr. Lo kl toplantlar zaman kayb olarak nitelendirildiklerinden
katlnmas nerilmemektedir. Ancak katlm zorunluysa, herhangi bir fikir ne srlerek toplant
uzatlmamaldr.
Katlmama: Kt ynetilen bir toplantda, anlamazlk iinde olan iki ya da daha fazla kii
tartyorsa, ate hattnn dnda kalnmaldr. Olumsuz bir durumun deitirilmesi iin ok az ey
yaplabilecei dnlmelidir.
Tarafsz bir tutum srdrlmesi: Kii kendini herhangi bir konuya taraf olma zorunluluunu
hissetmemelidir. Bu tr g atmalar byk bir zaman ve enerji kaybdr. Kavgann dnda kalnmal
ve baarlmak istenen grevlere konsantre olunmaldr.
Sadece baz kanallar kullanarak ikayeti olma: Olumsuz bir durumdan ikayeti olunacaksa,
uygun kanallarn kullanlmas gerekmektedir. nce efle grlmeli ve mesajn bir st kademeye
aktarlmas istenmelidir.

Toplantlarda Diplomasi
Her rgtte, en iyi tepe ynetim bile i politikalara tolerans gstermek ve bu politikalar olumlu bir g
olarak kullanmak zorundadr. Her igren ne zaman kar durmas gerektiini ya da baz durumlarda
btnyle kar kmamaya karar verebilmelidir. Tamamen drst olmakla, tamamen hilekar olmann
arasnda bir orta dzey vardr ve bu nokta, diplomatik bir alann, kariyerini srekli ykselttii noktadr.
Doruyu sylemekle diplomasi uygulamak arasndaki dengeyi salamak iin aadaki standartlarn
uygulanmas nerilmektedir:
Konumadan nce dnmek: Bi toplant srasnda doruluk her zaman ie yaramamaktadr. Nasl ki
herkesin iinde size kar klmasna sinirlenirseni, siz de birinin szlerini herkesin iinde sorgulayamaz
ve olumlu sonular bekleyemezsiniz. Bu fikri ifade etmenin pek ok yolu vardr. Birine dorudan meydan
okumadan, grne katlmadnzn yollar aranmaldr.
Tartma srasnda kullanlan kelimelere dikkat etmek: Sadece o anki mevut konuya kar klaca
unutulmamaldr. Hemen reddetme seeneinin uygulanmas yerine, baz koullarla kabul etmenin eitli
yollar olabilmektedir.
Kesin konumalardan kanmak: Birisinin yanl olduundan bahsedilerek tartmadan kanmak
imkanszlar ve sadece kutuplama ve gr ayrlklar daha da glenir. Tartmay kazanmann yolu az
da olsa dier fikirle ilgili ortak bir nokta bulmak ve oradan harekete gemek olmaldr.
Dnceleri kantlarla sunmak: Kart bir gr sunulduu zaman sadece fikir belirtilmi
olmaktadr. ounluk, fikrin dorululundan phe duyabilir ve fikre kar kabilir. Bu yzden
dnceler salam, rtlemeyecek kantlarla savunulmaldr. Yanl anlalan ya da beenilmeyen bir
fikir daima zayf kalmaktadr. Ancak kantlar ve gerekler hibir zaman yadsnamaz.


103
Ortak inanlara sayg gstermek: Herkesce kabul gren yaygn pek ok inancn mantkl olarak ele
alnd, hatta sadece sorguland zaman bile zayf ve yetersiz olduu grlmektedir. Fakat istenilenler,
bu yaygn inanlarla dalga geerek veya ne kadar gereksiz olduklarn syleyerek elde edilemezler. Ya bu
ortak ve yanl fikirler erevesinde allacak ya da yaplacaklar bu iananlarn dna kmadan kabul
ettirilecektir.
Sadece konu olsun diye fikir ayrl yaratmamak: Toplantlarda ok sk fikir ayrl yaratlrsa
saygnlk yitirilecektir. Her eyi sorgulayan bir insan olarak bilinmek deer kaybna ve uzun vadede de
etkinliin yok olmasna sebep olacaktr.
Ak fikirli olmak: Herkesin beenip kabul edecei bir fikir sunulamayacaksa, fikirler deitirilmeye
hazr olmaldr. Baz durumlarda bilinmeyen! Nedenlerden dolay ounluk hakl olacaktr. Konuyla ilgili
yeni bir boyut gndeme geldiinde hata kabul edilmeli ve baa dnlmelidir.
Toplantlarda kant elde etmenin nemi nedir? Aklaynz.
En yi evreyi Oluturmak
Katlmc ya da lider olarak iinde bulunulan toplantlar, zmlere aktif olarak katkda bulunma ya da
rgte karlar salama ans tanmaktadr. Dncelerin ifade edildii ortamlar olarak toplantlar,
ynetime katlanlarn ne kadar deerli olduklarn da gsterirler. Ancak tm bu durumlar; yalnzca
sorunlar zlebildiinde, brokrasi erevesinde alldnda ve rgtn ncelikleri gz nnde
bulundurulduunda gerekleebilmektedir.
Bir toplant lideri olarak, sadece gndemle ilgili sorunlar uygulama ve takip etme baznda ele almann
yansra dier katlmclarn ilgisini ve isteklerini de artrmanz gereken bir pozisyondasnzdr.
Motivasyonu yksek bir katlmc olarak ise, toplant liderinin deerli bir yardmcs ve kayna
olabilirsiniz. Bu durum gerekletii zaman sadece toplant ortamnn dzeyi artrlmakla kalnmaz ayn
zamanda rgt iin nemli bir kaynak olarak alglanmanz da salanr.
Hevesli ve uygun bir biimde motive edilmi her katlmc, toplantdan bir fayda elde edebilmektedir.
Toplantlar; en iyi almalar yapabilme, abalar onaylatabilme ve dnceleri gruba sunup onlarn
yapc eletirilerini ve deerlendirmelerini alarak test edebilme frsat olarak grlmelidir. Katlmclar,
katlm dzeylerini aadaki nerilerle artrabilmektedirler:
Toplant lideriyle konuma: Liderin ne istedii ve neler bekledii renilmelidir. Bir katlmc
olarak size nasl katkda bulunabilirim? sorusu sorulmaldr.
Liderin, katlmclar motive edip edemediini deerlendirmek: Liderin eksikleri kadar gl
noktalar da aratrlmaldr. Toplantnn retici olabilmesi iin katlm dzeyi deitirilmelidir.
Tekrarlanan toplantlar dier katlmclarla birlikte tartmak: Dier katlmclarn izlenimleri
renilmeli ve karlatrlmaldr. Ortak genel yarglarn yanl olduu fark edilebilir, gelecekte
toplantnn kalitesini artrmak iin beraber allabilir.
Toplant srasnda pasif bir rol almamak: Birine zel olarak bir grevin sorumluluu verilse bile
katkda bulunabilmenin yollar aranmaldr.
Her gndem maddesinin zme ulaabilmesi iin uygulamaya ynelik nemli sorular sorularak
grubun mantkl sonular elde etmesine yardmc olunmaldr: Sorun nedir, nasl yardm edilebilir,
sorumlu kim ve ne gibi uygulamalara geilebilir? Sorun bir soru olarak sunulduu zaman, grup konuya
daha ok ilgi gsterecektir.






104
Toplantlar ve Kariyer
rgt ynetiminin alanlara zgrce hareket etme hakk tand varsayldnda retici ve sonu alc
toplantlar dzenlenecektir. Ayn zamanda toplantlar kariyerlerin olumlu bir biimde ykseltilecei
ortamlarda olabilir.
rgt ierisinde yaplacak her hareket, dier alanlarn nasl etkilendii fark edildii srece, alma
hayatnda herkesin tercih edecei olumlu bir ortam yaratmakla etkili olabilir. Baarl rgtler
incelendiinde baarlarnn yeterli, retici ve sra d takm ynetimine dayal olduu grlmektedir.
rgt ynetimi alanlarn dnmeye ve dndklerini aa vurmaya zorlarsa, srekli ilerleme
kaydetmek kanlmazdr. alanlarnn destei ve alma arzusuyla tepeden ynetilen bir rgt
baarya ulaabilir. Gelien bir rgt yapsnn, tatmin duyan, olaylarn iinde yer alan alanlar sadece
bire bir iletiimlerde deil ayn zamanda toplantlarda da konuabilirler.
Toplantlarn kalitesi, toplantlarn trlerine baklarak deerlendirilebilmektedir. Artan saydaki
toplantlar, zellikle st dzey yetkililerin toplantlar, baz insanlarn inancnn tam aksine, iletiimin
artt anlamna gelmemektedir. Ne kadar sklkla toplant dzenlendii nemli deildir, nemli olan
insanlar bir araya getirmenin sonulardr.

TOPLANTI ASSTANI
Ynetici asistanlar genellikle toplantlarda toplant asistan grevini stlenmektedirler. Toplant
asistanlarnn gerekletirdikleri pek ok grev ve stlendikleri sorumluluklar toplantlarn baar ya da
baarszlkla sonulanmasna yol amaktadr.

Toplantda Asistann Grevleri
Toplantnn amacna ve trne gre toplant iin gerekli olan her trl aracn getirilmesi gerekmektedir.
Bunun iin uzman kiiler arlacak ise, onlara hazrlanmalarna yetecek kadar bir zaman verilmesi
gerekmektedir. Toplant hazrlklarn yapmak, asistann grevidir:
Toplantdan nce yneticiyle grerek amaca uygun bir toplant mekan ayarlamak.
Toplant gndemini, nceden ynetici ile tespit ederek yazmak, toplantya katlacak kiileri,
toplant yeri, saati, tarihi konularnda bilgilendirmek.
Yneticinin toplant srasnda ihtiya duyaca tm bilgi ve belgeleri hazr bulundurmak,
kendisini uyarmak, toplantya katlanlarn gerekli bilgiye, uzmanla ve deneyime sahip kiiler
olmasna dikkat etmek.
Toplant srasnda kullanlacak belgelerin katlmc says kadar oaltlmasn ve toplantya
katlmas gerekenlerin nemli bir mazeretleri olmadka toplantya katlmalarn salamak.
Toplant mekanndaki tm dzenlemelerle ilgilenmek, ehir dndan gelecek katlmclar iin
otel rezervasyonu yaptrmak, gerekirse ulamlarn organize etmek.
Basn duyurusu yaplcaksa; hazrlklara katlmak, toplant tutanaklarnn hazrlanmasn
salamak ya da bizzat hazrlamak, toplant gndemleri iin ne kadar srenin ayrld,
toplantnn balang sresi gibi biti sresini de belirtmek.
Toplant sonrasnda alnan kararlarn toplantya katlanlara sunulmasn salamak, toplant
bittikten sonra gerekli tutanaklarn datlmas, demelerin kontrol ve teekkr mektuplarnn
yazmn takip etmek ya da gerekiyorsa yapmak.
Toplantda baz komitelerin kurulmas kararlatrlmsa, bunun ilgililere duyurulmasn
salamak, alnan kararlara gre ilgili kii ya da kurululara teekkr ya da tebrik mektuplar
yazmak.
Alnan kararlar erevesinde yneticinin yapmas gereken iler konusunda hatrlatc ve
yardmc olmak ve toplantya ait tm evrakn dosyalamasn yapmak.


105
Kimi toplant dzenleyicileri, toplantnn gndemini, toplantnn yaplaca tarihten bir hafta nce
katlmclara datrlar. Bu ok uzun bir sredir. Katlmclar bu sure ierisinde genellikle gndemi ya
kaybederler ya da unuturlar. ya da drt gn nceden gndemin katlmclara datlmas verimlilik
asndan daha uygun bir sredir.
Bir toplant ile ilgili ilemler; toplant gndemini ve katlmclar
belirlemek gibi ilerle snrl deildir.
Toplant asistannn toplant ncesinde, srasnda ve sonrasndaki grevleri kabaca aada verilmitir:
Toplantdan nce:
Yneticiye danarak bir gndem hazrlamak, oaltmak, yneticiye ve yelere ulatrmak
Gerekiyorsa konaklama, ulam vb. rezervasyonlar yaptrmak
Ynetici ile grerek amaca uygun bir toplant mekan ayarlamak
Tartlacak konu hakknda gerekli olan belgeleri temin etmek
Toplantda yazm iin gerekli olan kat vb. gerekli krtasiyeleri salamak
nceki toplantnn gndemini ve toplant kaytlarn salamak
Katlamayacak yelerden gelen vekaletnameleri salamak
Katlmclarn listesini salamak
Herhangi bir referans kitab, tzk vb. gerekli olacaksa salamak
Toplant mekan dzenlemeleriyle ilgilenmek
Toplant Srasnda:
Toplant salonuyla ilgili dzenlemeleri yapmak
Toplant salonunun bulunabilmesi iin gerekli iaretleri yerletirmek
Protokoln oturum srasnn doruluunu kontrol etmek
Her yenin yeterli derecede krtasiyeye sahip olmasn salamak
Su, kraker vb. salamak, yerletirmek
En son toplantnn gndemini, zr mektuplarn ve dier metinleri okumak
Gerektike toplant esnasnda dosyalardan yneticiye bilgi salamak
Verilen kararlarn detaylarn kaydetmek
Toplantnn blnmesini engellemek
Toplant Sonrasnda:
Toplant salonuna gtrlen tm dokmanlarn broya geri gtrlmesini salamak
Bakann onaylad toplant dakikalarnn bir plann yapmak
yelere datlacak toplant tutanan hazrlamak
Toplant sonucu ile ilgili herhangi bir belgeyi yazmak
Toplantda kullanlan tm yazmalar dosyalamak
Yneticinin ajandasna bir sonraki toplant tarihini not etmek
Toplant salonuna getirilen tm ara ve gerecin yerlerine gnderilmesini salamak
Alnan kararlara gre ilgili kii ya da kurululara teekkr mektubu yazmak


106
Toplantya Katlacaklar Bilgilendirme
Toplant salonuyla ya da yeriyle ilgili dzenlemeler yapldktan sonra katlacaklar bu konuda
bilgilendirlmelidir. Eer katlmclar rgtn dier elemanlarysa telefon ya da e-posta yoluyla
bilgilendirme yaplr. Bundan sonra ise toplantdan birka gn nce katlmclarla yeniden iletiime
geilerek toplant hatrlatlr.
Katlmclar rgt dndan ise, telefon ya da e-posta ile bilgilendirilmeleri mmkndr. Ancak
mektup formunda yazl bir belge kullanm esastr. Telefonla aranlan kiilerin katlp katlmayaca
renilmi olsa bile kendilerine yazl olarak davetin de yaplmas gerekmektedir. Toplantnn
gerekleecei tarihin uzaklna ya da yaknlna baklmakszn katlmclara toplantnn yeri, zaman,
tarihi, sresi ve amac konusunda bilgi sunulmaldr.
Asistan toplant hakknda bilgilendirdii kiilerden, katlmc olup olmayacaklarn rendiinde,
mutlaka kendi listesinde gerekli iaretlemeleri yapmaldr. Toplantnn duyurulduu kiilerin tmnden
olumlu ya da olumsuz cevap alndnda ise, yneticiye bildirmelidir. Ynetici toplantya katlacaklar ya
da katlamayacaklar da say ve isim olarak bilmelidir.
Genellikle yneticier asistanlarna iki ya da farkl toplant saati vermektedirler. Asistanlar,
toplanty duyurmak iin aradklar kiilere, bu saatlerden hangisinin kendileri iin daha uygun olacan,
hangi saati tercih ettiklerini sorarlar. Kiilerden alnan cevaplar hangi saatte younlarsa, toplantnn o
saatte olmas kararlatrlmaktadr. Genel olarak 9-11 ya da 14-15 arasndaki saatler ksa toplantlar iin
uygun olmaktadr. Gnn son saatlerinde dzenlenen toplantlar, katlmclarn bir an nce eve gitme
istei yznden yeterli itina ile yaplamayabilmektedir.
Yneticinin beklenmedik bir gelime karsnda zaman deiiklii yapmas gerekirse, deiiklik
ilgililere mutlaka zamannda bildirilmelidir. Asistan, daha nce haber verilen kiilerle, tek tek irtibata
geerek deiiklii duyurmaldr.
Belirtilen bu dzenlemeler rutin olmayan, belirli periyodik takvimle tekrarlanmayan toplantlar iin
geerli olmaktadr. Dzenli olarak belli zaman aralklaryla yaplan toplantlarda, bu tr dzenlemeler
yaplmaz.

Rapor zeti Hazrlama
Toplantdan sonra zet rapor hazrlama grevi asistana aittir. zet raporun, hemen toplantdan sonra
henz bilgiler tazeyken dzenlenmesi daha uygun olacaktr.
Hazrlanacak rapor, ak ve zet biiminde olmaldr. Ancak, hangi kararlarn alnd, alnan kararlar
dorultusunda hangi eylemlerin yaplacan ve bunlarn kimler tarafndan ne kadar srede
gerekletirileceini iermelidir. nce zet raporun kabaca detaylarnn hazrlanmas ve bunun toplant
bakanna sunularak grlerinin alnmas yerinde bir dnce olacaktr.

Toplant Tutanann Hazrlanmas
Toplant ak kaydedilirken anlatm tarzna dikkat edilmelidir. Bunun iin de; notlar toplantya
katlamayanlara uygun bir tarzda kaleme alnmal, yeterince aklayc olmaldr. Nelere karar verildiinin
ksa bir zeti yaplmaldr. Ne yaplacak? Kim tarafndan, ne zaman ve nerde? Yaplacak eylemler farkl
bir yaz tarz kullanlarak n plana kartlmaldr.
Alnan notlar oturum bakanna ve dierlerine datlmadan nce kontrol edilmelidir. Gndem
maddelerine ynelik ekstra katklar, ayr bir paragraf iinde gsterilmelidir. nemli ve detayl hususlar
iin alt balklar ve ana paragraflar kullanlmaya allmal, bir paragraf drt satrdan fazla
uzatlmamaldr.
Cmleler yirmi be kelimeden uzun olmamaldr. Bir cmle ok fazla bilgi ierdii iin normal olarak
uzun olacaktr. Ana konuyu tamamlayarak balamal, bunun haricindekiler bal bana bir cmle olarak
izah edilebilmelidir. Eer fazla nemli deilseler tamamen de atlabilirler.


107
Alnan kaytlar tarafsz olmaldr. Kullanlan zaman kaytlarn da raporlarn zetlenmesinde gz nne
alnmas gerekir. Ancak imdiki zaman kullanmndan srarla kanmann da gerei yoktur. Aksi takdirde
yazlanlar doalln kaybedebilir. Ayrca alnan notlar tarihlendirilmitir. Bundan dolay baz ifadelerin
imdiki zamanda kullanlmamalarnn bir mant da bulunmamaktadr.
Her zaman iin kayt notlarnn btn cmleler biiminde yazlmasna gerek kalmamaktadr. Anlam
bozulmasnn olmad durumlarda, ksaltlm notlar da olduka etkili bir yntem olabilmektedir.
Tutanaklar hemen hazrlama konusunda kararl olunmaldr. Ayrntlarn daha doru anmsanmas
bakmndan nemli olmakla birlikte baz eylemlerin harekete gemeden nce tutanaklar beklemesi
asndan da nemlidir. Ayrca tutanaklar iin abuk hareket etmek toplant sonras iin iyi bir izlenim
yaratmaktadr.
zel rapor tasla ynetici tarafndan okunup onaylandktan sonra mantki bir sra iinde ve kolayca
takip edilecek ekilde yazlr. Asistan, yazm tamamlanan rapordan yeterli sayda kopya alarak, toplant
bakannn verilmesini uygun grecei kiilere ulatrr.

Toplant Sonucunu Takip Etme
Asistann toplant sonrasnda, rapor hazrlamann dnda da bir ok grevi bulunmaktadr. Bu
grevlerden birisi de toplant salonunun temizlenmesi ve eski haline getirilmesinin salanmasdr.
Toplant sona erdiinde asistan, alnan ara ve gerelerin geri verilmesini, oturum dzeninde yaplan
deiiklikler varsa eski haline getirilmesini salar. Toplantya katlanlarn unuttuu ya da brakt
malzemeleri toplatr.
Toplant tutanann kontrol srasnda nelere dikkat edilmesi
gerekir?
EK-1-TOPLANTILARIN DEERLENDRLMES
1. Birey olarak aadaki cmlelerin onaylanp onaylanmadna karar verilmesi
2. Grup olarak her madde zerinde oybirlii ile karara varlmas ve her maddede bakann
rolnnn srayla stlenilmesi
Onaylyorum / Onaylamyorum
1. Toplantlar zaman kaybdr. EVET/HAYIR
2. Katlanlar katkda bulunmalar iin desteklenmelidir. EVET/HAYIR
3. Toplantnn baarl olmas gl bir bakana baldr. EVET/HAYIR
4. Bir toplantya katlacaklarn ideal says be ile yedi arasndadr. EVET/HAYIR
5. Bir komitede sessiz kalanlar hakknda endie edilmemelidir, EVET/HAYIR
nk onlarn sessizlii konuulanlar onayladklarn gsterir.
6. Tm katlanlarn davet zerinde katkda bulunduu ve doruca EVET/HAYIR
bakana hitap ederek konutuu toplantlar genelinde yararl
sonular verir.
7. Eer toplantlar srekli olarak tekrarlanacaksa, bakan rolnn EVET/HAYIR
katlanlar arasnda srayla deitirilmesi iyi bir fikirdir.
8. Bakann toplantya kar yaklam grup yelerinin birbirine EVET/HAYIR
olan yaklamna yansr.


108
9. Bakan elinden gelenin en iyisini yapt zaman onu aka EVET/HAYIR
eletirmemek ve davranlarna hata bulmamak daha dorudur.
10. Baz sorunlarn halledilmesi iin bazen demokratik grup EVET/HAYIR
yntemlerinden vazgeilmesi gerekebilir.
11. Bir grup kararna varabilmek iin bazen baz insanlarn EVET/HAYIR
duygularn gz ard etmek gerekir.
12. Karara varma toplantlarnda yelerin sonutan tatmin olup EVET/HAYIR
olmadklarnn zerinde, varlan kararn en iyisi olup
olmadna oranla daha fazla durulur.
13. Bakan ana konuya bir an nce geerse ve katlanlarn EVETHAYIR
neler yapmalarn istediini belirtirse, herkesin toplantya
kar olan ilgisi biraz daha artar.
14. yeler arasndaki rekabet olgularn tartmak yerine EVET/HAYIR
gzard eden toplantlar daha yararldr.
15. Bakann toplantnn ak zerinde mutlak bir disiplin EVET/HAYIR
salad durumlarda, tipik toplantlar kolayca gelitirilebilir.

EK-2-TOPLANTIYA KATILIMIN DEERLENDRLMES
Aadaki maddeler daha fazla katlmn salanmas iin gereken ana unsurlardr. Katldnz toplantlar
her maddeye uygun olarak deerlendirebilirsiniz:
1. Katlanlar toplantya ait olduklarn ne dereceye kadar hissediyorlar?
Katlanlar ait olduklarn hi hissetmiyorlar
Pek yakn deiller ama dosta ilikileri var
Ortalama bir aidiyet duygusuna sahipler
Aidiyet duygusunu fazla tayorlar
Aidiyet duygusu ok gl
2. Katlanlar birbirlerini ne kadar dinliyor?
Hi dinlemiyor
ok az dinliyor
Orta derecede dinliyor
yi dinliyor saylabilir
Kesinlikle dinliyor
3. Toplant ne derece ak ve drst?
Hi ak deil
Biraz ak saylr
Orta derece ak saylr
Olduka ak saylr
nemli lde ak


109
4. Olup bitenlere ne derece ilgi gsteriliyor? (ilemlere, iletiime, duygulara)
Hi ilgi gsterilmiyor
ok az ilgi gsteriliyor
Biraz ilgi gsteriliyor
Olduka ilgi gsteriliyor
ok ilgi gsteriliyor
5. Grevlere ne denli ilgi gsteriliyor? (rnein teknik iler)
Hi ilgi gsterilmiyor
ok az ilgi gsteriliyor
Biraz ilgi gsteriliyor
Olduka ilgi gsteriliyor
ok ilgi gsteriliyor
6. Kararlar nasl alnyor?
Karara varlamyor
Bir ya da birka kii karara katlyor
ounluk oyu ile alnyor
Aznlk oyunu katmak iin giriimde bulunuyor
Herkes atlyor ve oybirliine varlyor
7. Liderlik gereksinimleri nasl karlanyor?
Karlanmyor, dolanp duruyor
Liderlik tek bir kiinin zerinde younlayor
Liderlik biraz paylalyor
Liderlik fonksiyonlar datlyor
Liderlik fonksiyonlar grev ve kiilere en uygun biimde datlyor
8. Kaynaklardan nasl yararlanlyor?
Bir ya da iki katk oluyor
Birka kii katkda bulunmaya kalkt ama engellendi
Grup kaynaklarndan orta derecede yararlanlyor
Grup kaynaklar iyi kullanlyor ve destekleniyor
Grup kaynaklar sonuna kadar, en etkili biimde kullanlyor














110
EK-3-TOPLANTIDA SUNU AAMALARI



EK-4-TOPLANTILARI DEERLENDRME
Deerlendirme, ilerlemenin anahtardr. Yalnzca toplantlardaki katlmnz ve liderliinizi
deerlendirerek gelecekteki performansta bir ilerleme bekleyebilirsiniz. Bir toplanty sona erdirdikten
sonra aadaki sorular cevaplanmaldr:
1. Konularla uratnz m?
Liderler: Gndeme uygun olarak grubu ynettiniz mi, ciddi konular karsnda bir tavr
gelitirdiniz mi, zm arayna girdiniz mi? Toplanty karar aamasna getirdiniz mi?
Grevleri dattnz m?
Katlmclar: Frsat ktnda konuup tutumunuzu belirttiniz mi? nerilerinizi kantlarla
desteklediniz mi? Gelecek toplantlar iin tavrnz nasl gelitirirsiniz?
2. stediiniz performans gsterdiniz mi?
Liderler: Tutarl, iddial ve ayn zamanda tm katlmclara kar adil davrandnz m?
Dierlerini konumalar ve fikirlerini ifade etmeleri iin cesaretlendirdiniz mi?
Katlmclar: Toplantnn amacna ulamas iin lidere yardmc oldunuz mu? Aktif bir
katlmc olarak nasl daha yararl olursunuz?
3. Yeni fikirleri nasl ele aldnz?
Liderler: Yeni fikirler ortaya atld m? Siz bunlara ak grllkle olanak tandnz m?
Konumacya aklama frsat verdiniz mi?
Katlmclar: Konulara yeni bir yaklamla baktnz m? Yeni fikirleriniz olduunda, bunlar
sze dktnz m? Gelecek toplantlarda, bu sorunlarn nasl stesinden gelirsiniz?


111
4. Katlm uygulamaya geirdiniz mi?
Liderler: Grubu idare ederken adil miydiniz? Herkese sz hakk verdiinizden emin misiniz?
Sorular sorup grev datmn iyi yaptnz m?
Katlmclar: Katlmnz deerli klmann yollarn aradnz m? Grevler iin gnll
oldunuz mu? Gelecek toplantlar iin deerinizi nasl artrrsnz?
5. Toplantnn kalitesini ykseltecek davranlarda bulundunuz mu?
Liderler: Toplantlarnz bir ncekinden daha iyi yapmak iin belirli uygulamalarda
bulundunuz mu? Gelecekteki toplantlarn daha iyi olmas iin hemen atlmas gereken
admlar tanmlayabilir misiniz?
Katlmclar: Toplantya deer katmak iin katlmnz nasl deitirebilirsiniz? Liderle
konuup yardm etmeyi nerdiniz mi? Gelecek toplantnz iin gndemi incelediniz mi?





112
zet
Toplantlar belli bir eylem ve faaliyet iinde olan
gruplardan olumaktadr. Sz konusu bu gruplar,
ikinci kez bir araya gelen gruplar da olabilir,
dzenli olarak toplanan ekipler de olabilir.
Katlmclarn gruplar ierisinde nasl
davrandklarnn bilinmesi ise u durumlarda
kolaylk salayacaktr; bir toplantda gerek
anlamda ne olup bittiini anlayabilme, bireyler
arasndaki sohbetlerle grup ierisindeki
sohbetlerin farkllklarn anlayabilme,
atmalarn tahmin edilerek baedilebilmesi,
grup davranlarn kontrol edebilme, toplantnn
sonularn ya da ktsn gelitirebilmesi olarak
ifade edilebilir.
Grev amalarn baarma sosyal birliktelii de
glendirecek bir unsurdur. Grev amalar
hakknda net bir hedefi olamayan gl sosyal
amalar da zarar verici olabilmektedir. Btn
katlmclarn kendilerini n plana karmaya
alt bir toplantnn sonular da phesiz
verimli olamayacaktr.
Gruplarn kararlar aldklar karar alma toplantlar
aldatc dzeylerde olabilmektedir. Bunun gibi
toplantlarda toplant yneticilii ayrca bir nem
tamaktadr. Toplant lideri, hazrlklarn iyi bir
biimde yapmal ve toplant srecini dikkatle
tasarlamaldr. Kararlar; karar alma toplantlar
ile, oy okluu ile, grup mtabakat ile ve liderin
karar almas biiminde gerekletirilmektedir.
Katlmclarn toplant ncesi materyalleri
okumalar konusunda da zendirici olunmaldr.
Fakat materyallerin toplantdan nce herkes
tarafndan kesinlikle okunaca konusuna da
gvenilmemelidir. Katlmclarn fikir ve
hedefleri konusunda toplant ncesinde yaplacak
bir konuma, onlarn toplantya hazrlkl gelme
olaslklarn da arttracaktr. Katlmclarn
fikirlerine gsterilecek olan bir miktar ilgi,
olumlu karlk alma ansn da ykseltecektir.
Toplantnn amac katlmclar ynetecektir. Bu
kiilerin doru kiilerden oluup olumad ve
toplantnn nemine olan uygunluklar mutlaka
sorgulanmal ayrca toplantya katlacak kiiler
geni bir bak as yanstabiliyorlar m,
toplantya katlabilecekler mi, toplant asndan
nemleri arttka katlma ihtimallerinin azalp
azalmad gibi sorular kesinlikle
cevaplanmaldr.

Tekrarlanan toplantlarn kronik sorunlarndan
biri de davetli listesinin genilemesidir. Bir lider,
haftalk toplantsna bir kere katlm birinin artk
her toplantya davet edilmesi gerektiini
dnmekte ve yanlgya dmektedir. Gerekte
motivasyonu yksek, baarl yneticiler ya da
elemanlar katklarnn olabilecei toplantlara
davet edilmeyi nemserler.
Yaplmas gereksiz bulunan tm toplantlarn
iptal edilmesi her zaman mmkn
olmayabilmektedir. ki toplantnn birletirilmesi
ya da haftalk bir toplantnn yaplmasndan
kanmak bile durumu dzeltebilmektedir.
Toplant nerisi geldiinde, yaplmasnn
gerekten gerekli olup olmad sorulmaldr.
ou zaman, toplant dzenlemek, zellikle
zme ulamak iin kiileri biraraya getirmeyi
gerektirmiyorsa, harekete gemekten kanmann
bir yoludur olarak grlmektedir.
Toplantlarda toplant asistan grevini
genellikle ynetici asistanlar stlenir. Toplant
asistanlarnn gerekletirdikleri pek ok grev ve
stlendikleri sorumluluklar toplantlarn baar ya
da baarszlkla sonulanmasna yol amaktadr.
Toplantnn amacna ve trne gre toplant iin
gerekli olan her trl aracn getirilmesi
gerekmekte ve bunun iin uzman kiiler
arlacak ise, onlara hazrlanmalarna yetecek
kadar bir zaman verilmesi gerekmektedir.
Toplantyla ilgili hazrlklar yapmak; toplant
ncesinde, toplant srasnda ve toplant
sonrasnda asistann grevidir.



113
Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi katlmclarn
gruplar ierisinde nasl davrandklarnn bilinmesi
durumuna kolaylk salayan etmenlerden biri
deildir?
a. Toplantlarda ne olup bittiini anlayabilme
b. Toplantlarn sonularn gelitirebilme
c. Bireyleraras sohbet ile gruplar aras sohbetin
farkllklarn anlayabilme
d. atmalarn tevik edilmesi
e. Grup avranlarn kontrol edebilme
2. Grubun belli bir kimlik duygusu
gelitirmesini salayan grup amac
aadakilerden hangisidir?
a. Sosyal amalar
b. Grevle ilgili amalar
c. Grupla ilgili amalar
d. Bireysel amalar
e. Fonksiyonel amalar
3. Toplantnn amacn, hedeflerini, kstlarn
ve yetki kapsamn akla kavuturan rol
aadakilerden hangisinde doru olarak
verilmitir?
a. Kolaylatrc
b. Katkc
c. Yazman
d. Lider
e. Uzman
4. Aadakilerden hangisi oy okluu ile karar
almann stnlkleri arasndadr?
a. Ksa bir srede karar alnmasn salanmas
b. Oylanan sorun konusunda herkesin gz
nnde tutum almann zorluu
c. Kazanma ya da kaybetme gibi sfatlarn
taklmas
d. Alnan her kararn benimsenmeyebilecei
e. Kaybeden tarafn grlerini dile
getiremedikleri hissiyatna kaplmalar




5. Aadakilerden hangisi toplantya
hazrlanmak iin uygulanmas gereken kurallar
arasnda yer almaz?
a. Gndemin fotokopisinin alnmas
b. Neyin uygulanabileceine karar verilmesi
c. Toplantlarn tekrar edilmesi
d. Tutum belirlenmesi
e. Kant oluturulmas
6. Aadakilerden hangisi toplantlar
sonucunda bir karara kolayca ulalmad zaman
gz nnde bulundurulacak neriler arasnda yer
almaz?
a. Tartmann bir gereklilik olduunun kabul
edilmesi
b. Gr farkllklarnn saptanmas
c. Tartmaya nerme ile balanmas
d. Amalarn anlalmas
e. Benzer grlerin ortaya atlmas
7. Aadakilerden hangisi katlmclarn
katlm dzeylerini artrma nerileri arasnda yer
alr?
a. Fikir ayrl yaratmamak
b. Toplant lideriyle konumak
c. Kesin konumalardan kanmak
d. Dncelerin kantlarla sunulmas
e. Ak fikirli olmak
8. Aadakilerden hangisi toplant asistannn
toplantdan nceki grevleri arasnda yer almaz?
a. Yneticiye danarak bir gndem hazrlamak
b. Ynetici ile grerek amaca uygun bir
toplant mekan ayarlamak
c. Tartlacak konu hakknda gerekli olan
belgeleri temin etmek
d. Toplant salonuyla ilgili dzenlemeleri
yapmak
e. Katlmclarn listesini salamak




114
9. Aadakilerden hangisi genel olarak ksa
toplantlarn yaplmas iin uygun grlen zaman
dilimi arasndadr?
a. 08:00-10:00
b. 11:00-12:00
c. 14:00-15:00
d. 16:00-17:00
e. 17:00-18:00
10. Aadakilerden hangisi grev davranlar
arasnda yer almaz?
a. Harekete geme
b. Grup hissini ifade etme
c. Bilgi verme
d. zetleme
e. Tehis koyma



Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. d Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.
2. a Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.
3. d Yantnz yanl ise Grup Kararlar balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
4. a Yantnz yanl ise Grup Kararlar balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
5. c Yantnz yanl ise Katlmclar balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
6. e Yantnz yanl ise Katlmclar balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
7. b Yantnz yanl ise Katlmclar balkl
konuyu yeniden gzden geiriniz.
8. d Yantnz yanl ise Toplant Asistan
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
9. c Yantnz yanl ise Toplant Asistan
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
10. b Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu
yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Aadaki gibi yorumlar uzlamann gerek bir
uzlama olup olmadnn ipularn verebilir:
Seenek A konusunda birtakm ihtiyat
kaytlarm varsa da, yaplacak en iyi eyin bu
olduunu dnyorum
Seenek A ilk tercihim deilse de, herkesin
ihtiyalarna yant verdiine inanyorum.
Seenek Ann btn ltlerimizi yzde yz
karlamadn dnyorsam da, bu
seenei hayata geirmek iin elimden gelen
hereyi yapmaya hazrm.
Sra Sizde 2
Toplantnn ieriini kayda geirmek, ok byk
nem tamaktadr. Yazl bir kantn yokluu,
konularn sadece szde kalmasn salar; bu da
gvenili bir yntem saylamaz. Tutanak ksa ve
z olmal ve hemen toplantdan sonra yazya
geirilmelidir. Ayrca katlmclar tevik edici bir
nitelik tamaldr. Bu yzden rapor ne kadar ak
ve net olursa, katlmclarn varlan kararlar ve
grevleri hakknda bilgi sahibi olmas o kadar
kolay olur. Bylece, zerinde anlalan konularn
hayata geirilmesi sreci de hzlanacaktr.
Sra Sizde 3
Toplantnn tr, yeri, gn, tarihi yazlm
m?
Toplantnn varsa ad ve katlmclarn says
belirtilmi mi?
Katlmclar listesi tam m?
Bakann ve yazmann imzas var m?
Ele alnan konular doru olarak yazlm m?
Tutanak herhangi bir pheye yol amayacak
kadar ak m?
Kararlar ve dilekler tam ve olduu gibi
kaydedilmi mi?
Karar uygulamak iin bir sre ve tarih
belirlenmi mi?






115
Yararlanlan Kaynaklar
Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant
Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar.
Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant
Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn.
Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public
Speaking, e-book; www.gutenberg.org,
www.feedbooks.com.
evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman
ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi,
Cilt: 6 (3-4).
Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi,
Harward Business School Press, stanbul:
Optimist Yaynlar.
Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul:
Remzi Kitabevi.
Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl
Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm.
Sherman, D. (1999). Kusursuz Toplant,
stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi.
Thomsett, M.C. (1997). Toplant Sanat,
stanbul: Epsilon Yaynclk.
Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004).
Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin
Yaynclk



116






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
Sunu yapma nedenlerini belirleyebilecek,
Etkili sunularn zelliklerini ifade edebilecek,
Sunularn bileenlerini tanmlayabilecek,
Hedef kitlenin zmlemesini yapabilecek,
Sunu kaygs ile baa kmann yollarn ifade edebilecek
bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Sunu
Etkili Sunu
Hedef Kitle
Konumac
Mesaj
Kanal
Dinleyici
Geribildirim
Sunu Kaygs
Etkililik, Verimlilik, ekicilik

indekiler
Giri
Sunu Yapma Nedenleri
Etkili Sunularn zellikleri
Sunuun Bileenleri
Sunu Hazrl ve nemi
Hedef Kitle zmlemesi
Sunu Kaygs ve Kaygyla Baa kma

5


117
GR
Gnlk yaantmzda, sabah uyandmz andan gece uykuya dalana kadar aslnda birok kez sunu
yaparz. Sunu kavram hayatmzn bu kadar iindedir. nk sunu, kendimizi, dncelerimizi ve
duygularmz nasl ifade ettiimizle ilgilidir. Kendimizi, etrafmzdakilere deiik konularda bilgi
verirken, sorulan bir soruyu cevaplarken veya dierlerini bir konuda ikna etmeye alrken farkl
ekillerde ifade ederiz. Bu sunularn bazlar etkili olurken, bazlar da istediimiz etkiyi yapmayabilir.
Hayatn kendisinin bir sunu olduu gereinden yola karsak, hayatta da ok nemsediimiz veya
daha az nemsediimiz sunularn olduunu syleyebiliriz. rnein, einize veya aile bireylerinizden
birine kahvaltda o gn i yerinizde yaplacak bir toplantnn konusunu ve nemini anlatrken ya da
arkadanz telefonda neden o akam birlikte dar kmanz gerektiine ikna etmeye alrken aslnda
ok da hazrlk yapmak zorunda hissetmeyebilirsiniz. Bu konumay neden yapyorsunuz? Sze nasl
balamalsnz? Konumanzdaki nemli noktalar nelerdir? Nasl devam edeceksiniz ve nasl
bitireceksiniz? Bu sorulara ok fazla zaman ayrmak istemeyebilirsiniz. te yandan, i yerindeki bir
toplantda stlerinize yapacanz bir sunu iin ya da evlenmek istediiniz insana evlenme teklifi
yapmak iin daha fazla hazrlk ihtiyac hissedebilirsiniz. nk bu tr sunularda bir hedefiniz vardr ve
o hedefe ulatnzdan emin olmak istersiniz. Bu durumda, yukarda sorduumuz sorularn her biri daha
fazla nem kazanacaktr. Konumanz veya sunuunuz hakknda daha fazla dnmek, baka bir deyile
sunuunuzu planlamak zorunda hissedersiniz. uras da bir gerektir ki, paylaacamz dnceler ve
duygular konusunda hazrlanarak, plan yaparak yaptmz sunularda daha baarl olma ansmz
arttrmaktayz.

SUNU YAPMA NEDENLER
ou zaman sunu yaparken, neden bu sunuu yaptmz veya karmzdakilerin bu sunutan neler
kazanacan ayrntlaryla dnmeyiz. Dierleri ile bir eyler paylamamz gerekiyorsa, bu o an iin
yaplmas gereken bir eydir ve yaplr. rnein, yeni rendiimiz bir haberi, gelimeyi veya bilgiyi,
arkadalarmzla, hatta stlerimizle eitli ekillerde paylamak isteyebiliriz. Bunun iin, mmknse
hemen odalarna gidip yz yze konumay tercih edebilir veya duruma gre e-posta, anlk ileti, telefon
vb. yntemleri kullanabiliriz. Eer bu karar kendimiz veriyorsak, sahip olduumuz zamana,
paylaacamz bilgilerin niteliine, miktarna, gizliliine, o andaki imkanlarmza ve daha bir ok nedene
dayanarak paylam yntemlerinden birini tercih ederiz. Ancak bazen, bu tr bilgileri ve gelimeleri nasl
paylaacamza kendimiz deil, bakalar karar verir. Yine yukarda saydmz nedenlerden veya
stlerinizin talepleri dorultusunda, bu bilgileri sunu yoluyla paylamamz gerekebilir. imdi, aadaki
rneklere bir gz atalm:
rnek 1: Ahmet, sabah kahvaltsn yaparken, televizyondan izledii sabah haberlerinde, ok uzun
sredir arkadalar ile zerinde paylap, tarttklar bir konuda gelimeler olduunu, konu ile ilgili kanun
maddesinin resmi gazetede yaynlanarak yrrle girdiini renir. Hemen bu bilgiyi arkadalar ile
paylamak ister. nce telefonla arayp onlar durumdan haberdar etmeyi dnr. Daha sonra bunun
zaman alacan, bunun yerine hepsine telefondan mesaj atabileceini dnr. Daha sonra bundan da
vazgeer ve i yerinde yz yze sylemeye karar verir. En sonunda daha fazla sabredemeyeceini
Etkili Sunular ve zellikleri:
Hazrlk Aamas


118
anlayarak, mobil telefonundan bir sosyal paylam ana balanarak, arkadalarna haberi buradan verir.
Bu yntem daha hzldr.
rnek 2: Ayn haberi, Ahmetin i yerindeki insan kaynaklar mdr de izlemitir. O da bu yeni
dzenlemenin ne kadar nemli olduunu ve alanlarnn bu gelimelerden haberdar olmas gerektiini
dnmektedir. alanlar bu dzenlemeden mmkn olduunca abuk haberdar edilirse, iler
aksamayacak ve yeni dzenleme hemen uygulanmaya balayacaktr. Bunun nasl olabileceini
dnrken, Ahmeti aramaya karar verir. Ahmeti arar ve hafta sonuna kadar, ilgili personelin yeni
dzenlemeler konusunda bilgilendirilecei bir sunu hazrlamasn ve sunuu da bizzat Ahmetin
yapmasn rica eder.
Aslnda her iki durumda da, Ahmet, birilerine bir eyler aktaracak, onlarla bir takm gelimeleri
paylaacaktr. Birinci durumda, yani Ahmetin kendi yakn evresini bilgilendirecei durumda yaplacak
hazrlklar ve paylam yntemi ile, ikinci durumdaki hazrlk ve yntem arasnda belirgin farklar olaca
kesindir. Ahmetin sunu yolu ile aktaraca bilgilerin amac farkllam ve paylamn, dolays ile
Ahmetin sorumluluu artmtr. rneklerde de grdnz gibi, bilgilerimizi, dnce ve duygularmz
bazen hazrln yaptmz sunu yolu ile bazen de daha farkl yntemlerle paylarz. Bu tercih hakk
bazen bizde, bazen de bizim dmzdaki kaynaklarda olabilir. Durum ne olursa olsun, sunu yolu ile
paylamak, dier gnlk paylamlarmzdan daha fazla bir hazrlk, plan ve sorumluluk bilinci
gerektirmektedir.
Sunular, kiinin kendisinin tercih ettii bir paylam yntemi
olabilecei gibi, kendisine verilen bir grev de olabilir.
te yandan, bazen sunular kiilerin ilerinin bir gerei olarak ok sk yapt rutin iler de olabilir. i
gerei bu ekilde rutin sunular yapan kimseler, sunular konusunda deneyimlidir ve sunu onlarn
gnlk etkinlikleri arasnda yer alr. Ancak, sunu konusunda fazla deneyimimiz yoksa, biraz heyecan ve
hatta korku hissetmemiz kanlmazdr. Bu heyecan ve korku duygusu, aslnda son derece doaldr. Bu
nitede ve izleyen nitelerde, sunu konusundaki heyecan ve korkularnz en aza indirecek ve belki de
sonlandracak bilgileri bulacaksnz.
Hangi nedenle olursa olsun, sahip olduumuz bilgileri, deneyimleri ve duygular sunu yolu ile
paylamaya karar verdiimizde, baz sorularn cevaplarn aramamz gerekecektir. Bu sorular ve
benzerleri, yapacamz sunuu planlamamzda ve daha etkili sunular yapmamzda bize yol
gstereceklerdir:
Bu sunuu neden yapyorum? Bu sunuun sonunda katlmclardan ne bekliyorum?
Bu bilgiyi paylamann, sunu yapmaktan daha iyi (etkili) bir yolu var m?
Sunu yapacam konuda gereken tm bilgiye sahip miyim?
Bu sunu iin yeterli zaman ve olanaklarm var m?
Bu tr sorular sormaya baladmzda, sradan bir sunutan ok, daha planl ve amal sunular
yapmaya altmz anlalr. Bu sorularn cevaplar bizim iin ne kadar aksa, sunuumuzu
planlamamz o kadar kolay olacaktr. Bu noktada, ilk sorunun cevab, ilerleyen blmlerde de
greceimiz gibi, sunuumuzun genel amacn oluturacaktr. Sunular, birok nedenle yaplabilir. imdi
bu nedenleri yakndan inceleyelim.
Sunular genellikle;
Dierleri ile paylaacak haber, duygu veya dnceleriniz olduunda,
Bir grup insan, sahip olduunuz bilgilerle ilgilendiinde veya syleyeceklerinizi duymak
istediinde,


119
Bir grup insann, belirli bir seim yapmalarn, dncelerini belirli bir ynde deitirmelerini,
bir takm davranlar tercih etmelerini salamak istediinizde,
Belirli bir saydaki insana, bir takm becerileri veya bilgileri belirli bir zamanda retmeniz
gerektiinde,
nsanlar biraraya getirerek, ortak bir kar salamak, sinerji oluturmak veya aidiyet duygusunu
gelitirmek istediinizde,
Yeterli zaman, enerji ve kararllnz olduunda,
Paylamay, sunu yapmay sevdiinizde yaplmaktadr.
Yukarda sralanan nedenler, etkili bir sunu hazrlamak iin iyi birer balang gerekesi olabilir. te
yandan, baz durumlarda sunu yapmak en iyi seenek olmayabilir. rnein;
Her Pazartesi sunu yapld iin, sunu yapmak zorunda hissetmeniz,
Katlmclarn, paylatnz bilgi, beceri veya tutumlara zaten sahip olmalar ve kazanacaklar
yeni bir ey olmamas,
Katlmclarn paylaacaklarnza ynelik ilgisi veya ihtiyac olmamas,
Katlmclarn sunuunuzda neden bulunduklar konusunda bir fikri olmamas ve sizin bu sunuu
neden yaptnz konusunda emin olmamanz,
Sunua ynelik belirli bir takm amalarnzn olmamas,
Katlmclarn, sunuunuzda bulunmaktan daha iyi eyler yapabileceklerini dnmesi,
Sunu yapmak konusunda isteksiz olmanz ve ekincelerinizin olmas durumunda, sunu
yapmak, duygu ve dncelerimizi paylamak iin etkili bir yntem olmayabilir.
Sunularn nedenlerinden bahsettiimizde, aslnda ne tr sunular yapldndan bahsetmekteyiz.
Dier insanlarla birarada yaadmz srece, farkl birok konuda ve ekilde sunular yapp paylamak
zorunda kalabiliriz. te yandan, i hayatnda sunular genellikle daha zel bir takm nedenlerle yaplr.
Bu nedenler; mal veya hizmetlerin satn salama, alanlar veya mterileri bilgilendirme,
alanlarn motivasyonunu arttrma, yeni personelin oryantasyonu, alanlarla biraraya gelme, grme,
ynetime durum raporu sunma, imaj ve kurum kimlii oluturma ve alanlar eitme, yetitirme olarak
sralanabilir. Baz kaynaklar sunular mesleki veya mesleki olmayan sunular olarak snflandrrken,
bazlar da aklayc veya ikna edici olarak snflandrmaktadr. En geni anlamyla sunular aadaki
nedenlerle yaplr:
Bilgilendirmek
kna etmek, etkilemek
Eitmek, yetitirmek
Mteri edinmek, sat yapmak
Elendirmek
imdi, etkili sunularn yaplarn ve zelliklerini biraz daha yakndan inceleyelim.

ETKL SUNULARIN ZELLKLER
Etkili bir sunuun yaps ve zellikleri, beendiiniz ve etkili olduunu dndnz bir kitabn veya
filmin zellikleri ve yaps ile ok benzerdir. ncelikle, okuyucular ve izleyiciler gibi, sunuun
katlmclar da paylalacak konuya ynelik merak tamaldr. Beendiiniz filmin senaryosunda veya
kitabn kurgusunda olduu gibi, sunuun da kurgusu ve senaryosu salam, mantkl, etkileyici olmaldr.


120
Nasl ki kitabn veya filmin iinde kaybolmak istemezsek, sunu srasnda da kaybolmak istemeyiz.
Bu yzden, paylalan konular mantkl bir yap ve dzen iinde olmaldr. Seilen szckler, mmkn
olan en ak ve anlalr biimde paylalmaldr. Nasl ki bir kitabn grn, sayfa dzeni veya bir
filmin grnt ve ses kalitesi bizim iin nemlidir, katlmcnn sunu hakkndaki izlenimi de o kadar
nemlidir. Sunuta kullanlan grseller, metin ve ses geleri, katlmcnn rahata grebilecei ve
anlayabilecei zellikler tamaldr.
Bir filmde veya kitapta olduu gibi, bir sunuun da baars iin en nemli faktr o sunua katlanlarn
tepkileri ve tutumlardr. nsanlar beenmedikleri, ihtiya duymadklar, ilgin bulmadklar bir kitab
okumaya veya filmi izlemeye nasl zorlayamazsak, ayn ekilde gereksiz bulduklar, amacn
anlamadklar ve ilgin bulmadklar bir sunua batan sona katlmalarn da bekleyip, onlar katlmaya
zorlayamayz. Sunu boyunca, katlmclarn tutumlar, tepkileri ve ihtiyalar ok nemlidir ve gz ard
edilmemelidir. zetle, karmzda istekli ve merakl, tepki veren bir katlmc kitle olmadan, etkili bir
sunutan bahsetmek mmkn deildir.
Peki, batan sona etkili bir sunu iin her zaman ie yarayan bir reete veya zm olabilir mi?
Konumac, her zaman batan sona hereyin kontroln salayp, dinleyicilerin her birini memnun
edebilir mi? Aslnda bu sorunun cevab hayrdr. Ancak, iyi bir sunu hazrl ve plan yapldnda,
katlmclarn ounluunun sunutan memnun ayrlmas salanabilir. Sunularda her zaman mkemmeli
yakalamak veya aramak doru deildir. O halde, sunularmz iin neyi hedeflemeliyiz? Hedefimiz,
sunula paylamak istediimiz mesaj en ak ve yaln ekilde katlmclara aktarp, ilgilerini srekli canl
tutmak ve gerektii yerlerde onlar sunuun iine katmak olmaldr. Sunua katlm, katlmclarn
paylalan konu hakknda dnmelerini, tepki vermelerini ve eitli yorumlar ve karlatrmalar
yapmalarn gerektirir. Katlm ayrca, tartmay, sorular sormay ve bireylerin fikirlerini paylamalarn
da gerektirir.
Etkili bir sunu, genel olarak katlmclarn, o gn sunutan gerek
mesleki gerekse bireysel yaamlar iin bir eyler kazandklarn dnmelerini
salamaldr.
Sunuun etkili olduunu dnen bir katlmc, bu paylam sonucu edindii bilgilerle bireysel olarak
gerek yaamda ne yapacan, nasl kullanacan bilir ve ataca bir sonraki adm iin kafasnda ok
fazla soru iareti kalmamtr. Sunuu hazrlayan kimse olarak bunlar salamann yolunun, ncelikle
katlmclar hakknda bilgi sahibi olmaktan getiini bilmeliyiz.
Sunular etkili yapan birok zellik bulunmaktadr. Sunularn etkililiinden bahsederken; konumac
ve dinleyicilerdeki bireysel farkllklar, sunua olan ihtiyac, sunuun balamn, vb. deikenleri gz
nnde bulundurmamz gerekmektedir. Ancak yine de, dinleyici kitlerlerinin beendii ve etkili bulduu
sunularn bir takm ortak zellikleri olduunu sylemek mmkndr. Bu ortak zellikleri, kendi
sunularmzda ie kotuumuzda, sunuumuzun daha baarl olma ansn arttrabiliriz. Etkili sunularn
zellikleri aadaki gibi sralanabilir:
Sunuun, belirli bir amaca hizmet etmesi, bu amac herkesin anlamas
Konumacnn konusunda bilgili olmas ve bu bilgileri karya aktarabilmesi
Konumacnn yeterince hazrlk yapmas ve bu hazrl dinleyicilerin takdir etmesi
Etkili bir giri yaplmas ve konunun neminin vurgulanabilmesi
Herkesin anlayabilecei bir dil kullanlmas, mesleki jargon ve teknik kavramlardan kanlmas
Konumacnn ses tonunu, beden dilini ve hzn iyi ayarlamas (etkili iletiim)
Dinleyicilerle gz temas kurulmas ve sunutan kopmalarnn nlenmesi
Konumacnn heyecann kontrol edebilmesi ve heyecann sunuu engellememesi
Farkl etkinliklerin kullanlmas ve herkesin bu etkinliklere katlmnn salanmas


121
Konumacnn konu ile gerek yaam arasnda kpr kurmas, dinleyicilerin bunu anlayabilmesi
Sunuun farkl ortamlarla desteklenmesi, kullanlan materyallerin dikkat datmamas
Sunu srasnda ve sonunda gelen sorularn cevaplanabilmesi
Sunu srasnda olabilecek aksaklklarn profesyonelce giderilebilmesi
Sunuun aklda kalc bir final ile bitirilmesi, temel noktalarn yinelenmesi
Sunuun belirtilen zamanda balamas ve bitmesi
Yukardakiler ve bunlara benzer bir takm zellikler, sunularmz baarl klan, insanlarn
katldklar sunularda bilgilenmelerini, ikna olmalarn veya elenmelerini salayan zelliklerdir. Kendi
sunularmzn da bu zellikleri tamasna zen gstererek etkili, verimli ve ekici sunular
dzenleyebiliriz. Sunularn etkili olabilmesi, bata belirlenen amalara ulalp ulalmad ile ilgilidir.
rnein, sunuu yapmaktaki amacmz insanlar yeni kurallar konusunda bilgilendirmek ise, artk sunu
sonunda herkesin bu yeni kurallardan haberdar olmas beklenir. Sunu ancak o zaman etkilidir. nsanlar,
sunuumuzdan sonra hala bu kurallardan habersiz ise, sunuumuzun ok da etkili olduunu syleyemeyiz.
Sunuun verimlilii, sunu iin harcanan tm emek, aba, zaman ve parann boa gitmemesi, sonuta
bir deer retilmesi ile ilgilidir. Sunuumuzla ulaacamz sonular, harcanan zamana, emee ve paraya
demelidir. Ancak bu durumda verimli bir etkinlik gerekletirdiimizi syleyebiliriz. Herhangi bir
kurumda, sadece birka kiiyi ilgilendiren bir bilgilendirme toplants iin, tm personelin leden sonra
bir salona toplanmak zorunda brakldn dnelim. Yaplan sunuta, yeni bir takm gelimeler herkesle
paylalm olsun. Byle bir sunuta, olayla ilgisi olmayan alanlarn ou, niye orda toplandklarn, bu
yeni gelimelerin ne anlama geldiini veya nemini kavrayamayacaktr. Bu durumda, leden sonra
sunu iin harcanan onca zaman ve emek boa gitmitir. Oysa bunun yerine, sadece ilgili personel ile
kk bir toplant yaplabilir, hatta bu kiiler teknolojinin olanaklarndan yararlanlarak da
bilgilendirilebilirlerdi.
Sunularn ekicilii, en az etkili ve verimli olmalar kadar nemlidir.
ekicilik, adndan da anlalaca gibi, dinleyicilerin sunuumuza ne kadar istekle katldklar, konuyu
ne kadar sevdikleri, unu ortamnda geirdikleri zaman sresince ne kadar mutlu olduklar ile ilgilidir.
nsanlar, ancak kendilerini rahat hissettikleri ortamlarda beklenen katlm gsterirler. Kendilerine deer
verildiini, grlerinin nemsendiini hissettikleri ortamlarda onlar da paylar, sorunlara ortak
zmler gelitirmeye alrlar. Byle ortamlarda, bunu salayan konumacya daha ok sayg duyarak,
ilgilerini konuya daha fazla verirler. Dinleyiciler, zellikle de yetikinler, bu tr ortamlar katldklar her
sunuta arayacaklardr. te bu anlamda sunularmzn dinleyeciler iin ekicilii, bizim iin ve
sunuumuzun etkili olabilmesi iin hayati nem tamaktadr.

Etkili Sunularn Yararlar
nsanlar, belirli nedenlerle sunulara katlrlar. Bu nedenler arasnda iki tanesi daha sk
gzleyebileceimiz nedenlerdir. Birin neden, insanlarn kendilerinin, bireysel veya mesleki geliimlerine
ynelik ihtiyalarn karlama istekleridir. Bu tr durumlarda kiiler daha ok isel olarak
gdlenmilerdir ve bu gd, onlarn sunua daha etkin bir ekilde katlm salamas asndan son derece
nemlidir. Kendi isteiniz ile katldnz bir sunuu, eitimi veya etkinlii hatrlayn. Bu tr bir etkinlikte
daha etkin bir dinleyici olduunuzu, dikkatinizi ok daha iyi toparladnz ve paylalanlar daha iyi
kavradnz hatrlayacaksnz.
kinci neden ise, insanlarn kendileri dndaki faktrlerin etkisi sonucunda sunulara katlmak
zorunda kald bir takm durumlardr. Bu tr zorlayc d faktrler; stler ve talepleri, uyulmas zorunlu
olan grev tanmlar, kurumun rutin toplant alkanlklar ve benzeri durumlar olabilir. Bu tr durumlarda
kiilerin dal gdlendikleri ve etkin katlm salamakta zorlanabilecekleri ifade edilir. Aslnda,
sunularn iyi yaplandrlmas ve etkili olmas ihtiyac da tam bu noktada daha nemlidir. nk, bu tr
dsal faktrlerle gdlenmi katlmclarn ounlukta olduu bir sunuta, plan ve program hayati nem


122
kazanacaktr. Rastgele ve plansz bir sunu, zaten fazla gdlenmemi bu tr bir kitleyi ok fazla
cezbetmeyecektir. Bu tr katldnz sunularda nasl isteksiz olduunuzu, dikkatinizi
toparlayamadnz, anlatlanlarla kendi yaantlarnz arasnda iliki kurmakta zorlandnz
hatrlayacaksnz.
En son katldnz bir sunuu, eitimi veya benzer bir etkinlii
dnn. O etkinlikte hangi nedenle bulunduunuzu, yukarda paylalanlar
dorultusunda neler hissettiinizi bir dnn.
ster isel isterse dsal gdlenmi olsunlar, insanlar sunulara bir ekilde katlrlar ve aadaki
konularda beklentileri vardr:
Para kazanabilmek veya daha fazla
tasarruf edebilmek
Zaman kazanabilmek veya daha az
aba harcayabilmek
Daha rahat olabilmek
Daha salkl yaayabilmek
Daha sorunsuz yaayabilmek
Daha popler veya tannr olabilmek
Kar cinsi daha fazla etkileyebilmek
Frsatlar deerlendirebilmek
Ailesini veya iini koruyabilmek
Daha stil sahibi olabilmek
htiyalarn tatmin etmek
Dieri gibi olabilmek
Daha gzel eylere ulaabilmek
yi fikirler edinebilmek
Uzman bak as kazanabilmek
Alannda tek olabilmek
nvan veya hretlerini koruyabilmek
Kontrol ele alabilmek
Gven salayabilmek
dl veya takdir alabilmek
Sahip olduklarn elinde tutabilmek
Mutluluklarn arttrabilmek
Meraklarn giderebilmek
Uygun seimler yapabilmek
Uzmanlklarn onaylayabilmek,
dorulayabilmek
Sorunlarn zebilmek
Elenebilmek
Farkl bir bak as yakalayabilmek
Kararlarn dorulayabilmek
Yeni pazarlara alabilmek
Eletirilerden kanabilmek
Sorunlardan kanabilmek

Bazlar eer paylaacaklarnz bunlardan birini yapmyorsa, paylamayn der. Biz bu kadar kat
yaklamasak da, sunularmzn baarl veya etkili olabilmesi, yukardakilere benzer yararlar
salayabilmeleri ile yakndan ilgilidir diyebiliriz. Baka bir deyile, sunularmz bir amaca hizmet
etmeli, ve sonunda da o amaca ulamaldr.
Aada iki sunu rnei verilmitir. Bu rnekleri dikkatlice inceleyelim.
Sunu 1: Sunu, nemli bir otomobil fuarnda her yarm saatte bir, standn etrafna toplanan
potansiyel alclardan oluan kk gruplara, firmann uzman bir teknik personeli tarafndan veriliyor.
Sunu srasnda anlatlan araba bir bir platformun zerinde, yannda da gzel bir bayan olduu halde
yavaa dnyor. Etrafta, izleyicilerin hemen ulaabilecekleri, renkli, gsterili tantm brorleri var.
Stand zerinde ayrca birok sat sorumlusu ve otomobilin farkl yollarda performansn sergileyen bir
tantm vidyosununu gsteren byk bir ekran bulunuyor. Brorler, vidyoda gsterilen grntlerle ilgili
yeterince ak ve anlalr bilgiye sahip. Sunucu, dier tarafta bir perdeye projeksiyon cihaz yardmyla
sunuundaki metinleri yanstarak sunu yapyor. Aslnda yapt, yanstt her bir ekran yava bir ses


123
tonu ile okumak. Sunu ekranlar, brorlerde anlatlan belirli ayrntlarn tekrar eklinde hazrlanm
teknik bilgileri ieriyor. Aslnda kendisi teknik anlamda ok baarl birisi, ancak etkili bir sunucu deil.
Sunu yaklak 5 dakika sryor ve bittiinde, izleyicilerin arasna kararak olas sorular cevaplyor.
Kendisine bu sunuun neden yapld sorulduunda dier standlarda herkesin sunu yaptn,
dolaysyla kendisinin de sunu yapmak zorunda olduunu sylyor.
Sunu 2: Sunu, bir niversitenin uluslararas renci deiim programlar sorumlusu tarafndan,
kampsteki ilgili fakltelerin dekanlarna, program sorumlularna ve dier ilgili birim sorumlularna
yaplyor. Deiim programnda baz deiiklikler yapld ve bir sonraki dnemde ilgili birimlerin
herhangi bir aksama olmadan veya sorun yaamadan bu deiiklikleri gz nnde bulundurarak renci
deiim hareketlerini tamamlamas gerekiyor. nk niversite ynetimi iin bu nemli ve prestijli bir
konu. Faklte ynetimleri ve birim sorumlular ayrca, programn bugne dek nasl yrd, baars,
aksayan ynleri hakknda kesin bilgilere sahip deil. Bu nedenle sunuu gerekletirecek olan sorumlu
aadakileri gerekletirmek istiyor:
ncelikle, deiim programn genel hatlar ile tantmak, ortak anlay oluturmak,
Programn niversite ve dier niversiteler asndan nemini vurgulamak,
Mevcut durumu ve bugne dein yaplanlar aktarmak,
Yeni deiiklikleri ve bunlar ile ilgili yaplmas gerekenleri paylamak,
Birim sorumlularndan gelecek sorular yantlamak.
Kendisine neden bu sunuu yapt sorulduunda, sunuunda aadaki amalar gerekletirmeyi
planladn sylyor:
Katlmclarn programn nemini kavramasn salamak,
Yeni deiikliklere gre yaplmas gerekenleri planlamalarna yardmc olmak,
Daha fazla rencinin deiim programlarndan yararlanmasn salamak.
Deiim program sorumlusu sadece bu amalar belirlemekle kalmayp, ayrca, sunuundan nce,
fakltelere ve birimlere e-posta gndererek sunuunda hangi konulara arlk vermesi gerektii
konusunda gr ve neriler alyor. Sunuunu ve ieriini de bu nerilere ve isteklere gre ayarlamaya
alyor.
Sizce, yukardaki iki sunutan hangisinin daha etkili veya baarl
olma ans var? Neden?
rneklerde de incelediiniz gibi, baz sunular dierlerine gre daha planldr ve belirli bir amaca
ynelik yaplr. Sunular etkili klan, belirli amalarnn olmas, sunuun bu ama erevesinde
planlanmas ve yaplandrlmas, hedef kitlenin iyi tannmas ve ihtiyalarnn bilinmesi gibi zelliklerdir.

Sunu Senaryosu
Yukarda, sunularn da bir film gibi senaryosu olabileceini ifade etmitik. Senaryo, grnt ve sese
dnecek olan duygu veya dncelerin yazyla ifade edilmesi srecidir. Baka bir deyile senaryo,
paylalacak duygu ve dncelerin yerine ulaabilmesi iin yrtlen bir hazrlk, planlama aamasdr.
zlediimiz film veya dizilerin senaryo dediimiz ksa yklerine bir gz atarsak, ekranlara veya perdeye
dtklerinde nasl grnecekleri, bize hangi srada neyi nasl aktaracaklar ve sonuta hangi mesaj nasl
verecekleri konusunda bir fikir sahibi olabiliriz. te, yapacamz sunuun da bu ekilde ksa bir
yksn hazrlamak veya dnmek, sunuun planlamasnda olduka yararl olacaktr.
Diyelim ki eiticilerin eitimi konulu bir sunu yapacaz. Bu sunua ynelik bir senaryo oluturmaya
alalm. Aslnda senaryo olutururken yapacamz ey, sunuun nasl balayacana, nasl gelieceine


124
ve nasl sona ereceine karar vermek ve bu dncelerimizi yazya dkmektir. Buna, sunuun ksa yks
diyebiliriz. Aadaki ksa sunu yksne bir gz atalm.
Sunu, imdiye kadar ne tr eitim etkinliklerine katldnz? sorusu ile balayacak.
zleyicilerden bu soruya ynelik tepkiler alnacak. Daha sonra, farkl eitim durumlarndan
rnekler paylalacak. Bir takm kurumlarda deiik amalarla yaplan eitim
etkinlilerinden rnekler verilecek. Bunun iin farkl vidyolar izlenecek. Bu rneklerde,
eiticileri baarl klan ve eitimleri etkili yapan konular paylalacak. Daha sonra,
baarl eiticilerin sahip olmas gereken yeterlikler zerinde durulacak. Bunlar srasyla,
alan bilgisi, genel kltr ve iletiim becerileri olarak ifade edilecek. Daha sonra, retim
tasarm, yntemler, ortamlar ve lme ve deerlendirme konular zerinde durulacak. Her
biri ayrntlar ile paylalacak. Bu ayrntlar, grsel malzemelerle desteklenerek verilecek.
Gerektiinde tablolar, grafikler ve zet bilgiler paylalacak. Her bir konudan sonra,
katlmclarn grleri sorulacak ve etkinlikler yaptrlacak. Bu etkinlikler, katlmclarn
ekipler halinde dnmesini, karar vermesini gerektirecek etkinlikler olacak. rnein,
birlikte bir konu belirleyecekler, retim amac gelitirecekler, konuya ilikin ortam ve
yntemleri seerek, nasl deerlendirme yapacaklarn belirleyecekler. Konular
tamamlandnda, katlmclardan belirledikleri konular ve tasarmladklar eitimleri 5er
dakikada dierleri ile paylamalar istenecek. Her bir grup paylatnda, dierlerinin
gr ve nerileri alnacak. Tm gruplar bitirdiinde, birlikte ksa bir son deerlendirme
yaplarak, sunu bitirilecek.
Yukardaki rnekte, eiticilerin eitimi konulu bir sunuun nasl gerekleeceine ynelik ksa bir
yk belirledik. Baka bir deyile, sunuun senaryosunu belirledik. Aslnda sunulardan nce byle bir
senaryoyu her zaman oluturmak zorunda deilsiniz. Ancak, olaylarn nasl ve hangi srada gelieceine
dair yapacamz byle bir hazrlk, bize sunuumuzun bundan sonraki planlama aamalarnda olduka
yardmc olacaktr. nk bu senaryoya bakarak, artk sunuumuzun giri, gelime ve sonu blmlerini
tasarlayabilir; amacn, temel dncelerini ve destekleyici noktalarn daha rahat gelitirebiliriz.

SUNUUN BLEENLER
Eer sunu yapmaya yeni balyorsanz veya bu konuda kendinizi tecrbesiz olarak deerlendiriyorsanz,
sunu yaparken, baka bir deyile dierlerine bireyler aktarrken aslnda neler olduuna yakndan bir gz
atmak faydal olacaktr. Ne tr sunu yaparsak yapalm, genel olarak bir sunu etkinliinde yedi unsur n
plana kmaktadr. Bunlar; konumac, mesaj veya ileti, kanal, dinleyici veya katlmc, geribildirim,
grlt ve balam veya durum olarak sralanabilir. zleyen blmlerde, sunu yaparken bu bileenlerin
nasl bir etkileim iinde bulunduunu ayrntlaryla reneceksiniz.

Konumac
Sunu, doas itibar ile bir iletiim srecidir ve kaynak durumunda olan bir konumac ile balar.
Telefonunuzu kullanarak, bir arkadanz aradnzda ve konumaya baladnzda, o anki iletiim
srecinde konumac durumundasnzdr. Arkadanz da doal olarak sizi dinledii iin dinleyicidir.
te yandan, siz susup arkadanz bir eyler sylemeye baladnda ise artk o konumac, siz de
dinleyici konumundasnzdr. O halde, genel bir iletiim sreci iin, konumac ve dinleyici olma
hali srekli deil, deiken bir durumdur denebilir. Ancak, bu deikenlik, sunu yaparken bu kadar sk
yaanmayabilir. nk yapacanz sunularda, genel olarak siz konumac, duygu ve dncelerinizi
paylatnz kitle de dinleyici konumunda olacaktr. Elbette ki, arada srada dierleri de konuacak, soru
soracak veya sizin sorduunuz bir takm sorular cevaplayacaktr. Ancak, temelde siz konumacsnzdr.
yerinde, stlerinize verdiiniz bir birfte, genelde sunuu batan sona siz yrtr, gerektiinde sorular
cevaplarsnz.
Konumac olarak baarmz, yine kendimize baldr. Bireysel olarak inandrclmz,
konutuumuz konu hakkndaki bilgimiz, konumaya ynelik hazrlmz, konuma tarzmz,
dinleyicilere ve konuya ilikin sergilediimiz duyarllk veya ilgi de bizim baarmz ile dorudan ilikili
olacaktr. Etkili bir sunu, coku ve heyecan gerektirir.


125
Eer siz, konutuunuz konuda yeterince cokulu deilseniz ve
heyecan duymuyorsanz, karnzdaki dinleyicilerin de paylatklarnza ilgi duyup
heyecanlanmalarn bekleyemezsiniz.
Etkili sunular yapabilen baarl bir konumac olmak iin, kendi sunu becerilerimiz konusunda bir
fikir sahibi olmamz gerekir. Sunu becerilerimizi deerlendirmeden nce, genel konumac tr ve
zelliklerini gzden geirelim. Mandele (2000) gre, drt tip konumac eilimi vardr. Bunlar;
Kanma,
Diren gsterme,
Kabul etme ve
Frsat yaratma olarak ifade edilebilir.
Bu eilim trlerinden biri bizim ne tr bir konumac aday olduumuzu tanmlamaktadr. Kanma
eilimi gsteren bir konumac, herhangi bir hedef kitlenin nnde bir ey sunmamak iin elinden geleni
yapacaktr. Hatta baz durumlarda bu tr kiiler, i tanmlar arasnda bu tr konuma veya sunu yapma
grevi olmayan meslekleri tercih ederler.
Diren gsterme eilimindeki bir kii, kendisinden bir sunu istendiinde kayglanacaktr. Bu
kaygnn dzeyi olduka yksek olabilir. Bu tr kimseler, ilerinin bir gerei olduundan, sunulardan
kaamayabilirler, ancak yaptklar sunular hi bir zaman kendileri tercih etmezler. Konuma yapmak
zorunda kaldklarnda, bunu byk bir rahatszlk ve isteksizlikle yerine getirirler.
Kabul etme eilimindeki konumaclar, ilerinin gerei sunular yaparlar, ancak kendileri bu frsatlar
yaratmay ve kullanmay tercih etmezler. Sunular kabul etmelerinin veya yapmalarnn bir nedeni de
stlerinin kendilerinden bunu beklemesidir. Bu tr konumaclar ara sra sunu yapsalar da, baz
sunularnn baarl olduunu dnebilirler. Nadiren de olsa, baz sunularnn amacna ulatn,
dinleyicileri etkileyebildiklerini dnrler.
Frsat yaratma eiliminde olan konumaclar ise, sunu yapmak iin frsat kollar, bulduklar her frsat
deerlendirmeye alrlar. Onlar iin sunu, mesleki ve bireysel gelime anlamnda bir frsattr. Duyulan
heyecan, sunu srasndaki gdlenmeyi salayacak olan olumlu bir duygudur. ok sk konuma yaparak,
mesleki iletiim becerilerini ve z-gvenlerini artrabileceklerinin ve yeni frsatlar yakalayabileceklerinin
farkndadrlar.
Aada verilen ifadeler, yine Mandel (2000) tarafndan, sunu konusunda kendimizi
deerlendirmemiz iin oluturulmutur. Bu deerlendirmeyi yapabilmek iin, ifadelerin her birine 5 ile 1
arasnda puan vermemiz gerekiyor. 5, ifade edilen beceriyi hep, 1 ise hi gstermediimiz anlamna
gelmektedir. 3 ise, ifade edilen beceri konusunda kararsz olduumuzda verilmelidir.


















126
izelge 5.1: Konumac becerilerini deerlendirme ltleri. Mandel (2000, s.12)den uyarlanmtr.

fadeler Hep Hi
5 4 3 2 1
1 Hedef kitle hakknda, birden fazla yntemle ayrntl bilgi toplarm. 5 4 3 2 1
2 Sunuumu planlamaya balamadan nce sunuumun amacn belirlerim. 5 4 3 2 1
3 Sunuumu yaplandrmama yardmc olacak temel dnceleri belirlerim. 5 4 3 2 1
4 Sunu yapm, temel dncelerim ve bunlar destekleyen fikirlerden oluur.
Bunlarn hepsine deinirim.
5 4 3 2 1
5 Sunuumu yaplandrrken giri, gelime ve sonu blmlerini planlarm. 5 4 3 2 1
6 Gelime blmmde, sunuumun ierii belirli bir dzen ve yap iinde verilir.
Gerekli rnek, istatistik ve etkinliklerle desteklenir.
5 4 3 2 1
7 Sonu blmm, aklda kalcdr, sunuun amac dorultusunda nemli noktalar
yineler.
5 4 3 2 1
8 Hedef kitlemin dikkatini ekecek bir giri hazrlarm. 5 4 3 2 1
9 Grseller ve grafiklerim sade, ak ve anlalrdr. 5 4 3 2 1
10 Sunuumu yaparken, gerekli enerji ve motivasyonu salarm. Yeterli dzeyde bir
heyecanla baa kabilirim ve onu lehime kullanrm.
5 4 3 2 1
11 Hedef kitlemin sunutan beklentilerine nem veririm ve kazanacaklar yeterlikleri
anladklarndan emin olurum.
5 4 3 2 1
12 Fikirlerimi cokulu bir ekilde ve istekle paylarm. 5 4 3 2 1
13 Sunu notlarmdan okumak yerine, dinleyicilerimle iletiim kurarak sunuumu
yaparm.
5 4 3 2 1
14 Sunu notlarm sadece ksa, hatrlatc notlardr. Sunuumu uzun metinler
okuyarak yapmam.
5 4 3 2 1
15 Sunu gnnden nce gerek sunu gibi prova yaparm. 5 4 3 2 1
16 Olas sorulara nasl cevap vereceim konusunda alrm. 5 4 3 2 1
17 Hedef kitlemle srekli gz temas kurarm. 5 4 3 2 1
18 Beden dilim, verdiim mesajlarmla uyumludur. Heyecanm ve tedirginliimi
kontrol edebilirim.
5 4 3 2 1
19 Ses tonum gl ve yeterince anlalrdr. Monoton bir tonla konumamaya
alrm.
5 4 3 2 1
20 Sunutan nce, sunu mekann, oturma dzenini ve teknik aralar kontrol
ederim.
5 4 3 2 1
TOPLAM

Puanlamamz bitirdikten sonra, aldmz toplam puana bakarak, konuma becerilerimiz hakknda bir
fikir sahibi olabiliriz. Bu durumda; 80 ve zeri puan, bizim baarl olduumuzu, ufak tefek eksikleri
zamanla deneyim kazanarak gidereceimizi ifade eder. 60-80 aras puan, ok etkili bir konumac
olmasak da, baarl bir konumac olmak iin yksek bir potansiyelimiz olduunu ve daha fazla sunu
yaparak deneyimlerimizi arttrmamz gerektiini ifade eder. 40-60 aras puan, konumalarmzda olduka
etkisiz bir performans sergilediimizi, bir dizi eksiklerimiz olduunu ve sunular konusunda okuyarak ve
eitsel etkinliklere katlarak becerilerimizi arttrmamz gerektiini ifade eder. 40 puann alt, sunu
konusunda olduka yetersiz olduumuzu, bilinli veya bilinsiz, sunulara ve dier insanlarla paylamaya
fazla nem vermediimizi ifade eder.
Eer sunu becerileri konusunda ok iyi bir durumda deilsek, yapabileceimiz bir takm eyler
olduunu bilmeliyiz. Aslnda, belirli srelerden geerek, belirli bir zaman iinde etkili sunular iin
gerekli olan becerilere ve tekniklere sahip olabiliriz. Kald ki etrafmzda bunun birok rnei
bulunmaktadr. Bu konuda daha etkin olabilmek iin, etrafmzdakilerle daha fazla iletiim kurmaya,
kendimizi daha iyi ifade etmeye almaya, bunlar yaparken sk sk deerlendirmeler yapmaya ve
etrafmzdakilerin geribildirimlerini deerlendirmeye zen gstermeliyiz.


127
Etkili bir sunu iin etkili bir konumac arttr diyebiliriz. Ancak,
etkili bir konumacnn, syleyecek bir sz, aktaracak bir mesaj olmas gerekmektedir.
Mesaj
Mesaj, sunuu yapan kimsenin, karsndaki dinleyicilerle paylatklardr. Telefonda arkadanza bu
akam saat 7de yurt binasnn nnde bulualm dediinizde, bu isteiniz, sizin paylatnz
mesajnzdr. Ayn ekilde bugnk toplantmzn amac, yeni ynetmelikle birlikte irketimizin
mterilere kar ne tr yeni sorumluluklar yklendiini paylamak dediinizde, bu ifadeniz, yine sizin
mesajnzdr. Aslnda, mesajdan sz ederken, paylatklarmzn sadece bu szl ifadeler olmadn, ayn
zamanda bir takm szsz iletiim gelerini de paylatmz bilmeliyiz. Bu szsz iletiim geleri
arasnda; sesimizin tonunu, grnmz, beden dilimizi, yz ifadelerimizi ve gz temasmz rnek
olarak saymak mmkndr.
Sunulardaki nihai amacmz, paylamak istediimiz mesajn karmzdaki kitleye gitmesidir. Bu,
ancak neyi (szl mesaj) nasl (szsz mesaj) sylediimizle mmkn olacaktr. imdi, yle bir durum
dnelim: Bir alannz ie ge geldi ve siz de ona neden ge kaldn? diye soruyorsunuz. Burada siz
konumac, alan dinleyici ve paylatnz mesaj da neden ge kaldn? sorusudur. Aslnda buraya
kadar bir sknt yoktur. Sknt, bu mesaj nasl paylatnzla ortaya kmaktadr. Bu soruyu gerekten
merak eden ve bilgi almak isteyen bir kiinin yumuak ses tonu, beden dili ve yz ifadesi ile
sorduunuzda, karnzdakinin taknaca tavr ile, onu azarlamak ve cezalandrmak zere sesinizi
ykselterek sorduunuzdaki taknaca tavr farkl olacaktr. Mesaj paylatnz kii ilkinde bize nerede
kaldn, gerekeleri ile sakin bir ekilde aklamaya alrken, ikincisinde savunmaya ekilecek, belki o
da ses tonunu ykselterek, istenmeyen bir tartmann balamasna neden olacaktr.
Szsz iletiim geleri karmzdakilere sadece bizim kzgn veya sakin olduumuzu aktarmayacak,
ayn zamanda paylatmz konu hakknda bilgili olup olmadmz, konuya nem verip vermediimiz
ve karmzdakilere sayg duyup duymadmz gibi daha birok mesaj da aktaracaktr. O halde,
mesajlarmz sadece szl ifadelerimizle deil, ses tonumuzla, beden dilimizle, yz ifademizle de
aktardmzn farknda olarak sunularmz yapmalyz. Dinleyicilerin, amaladmz bilgi ve becerileri
kazanmas, bizi ilgi ile dinlemesi, bizi inandrc bulmas ve ikna olmas gibi tm sonular, bu gelerden
etkilenecektir. Sonu olarak, sunularda paylatmz mesaj ok nemlidir, ancak onu nasl
paylatmz, kar tarafa nasl aktardmz da bir o kadar nemlidir. Mesajlarmzn kar tarafa
aktarlmasnda hayati nem tayan bir dier konu da, mesajlarmz tayan ortamlar, yani iletiim
kanallardr.
Herhangi bir arkadanza veya baka birine bana yardm eder
misin? sorusunu deiik ses tonu ve yz ifadeleri ile sylediinizi dnn ve hatta
uygulayn. Sizce karnzdaki kii hangi durumlarda size beklediiniz ekilde
davranacak?
Kanal
Kanal, iletiim srecinde mesaj tayan herhangi bir ey olarak tanmlanr. Yani, mesajn karya neyle,
nasl aktarld ile ilgilidir. Bataki rneklerde, telefonla aradmz arkadamzla birey paylarken
kullandmz kanal, telefondur. nk kar tarafa sesimizi tayan ara, o an telefondur. Bir
arkadamzla yz yze konutuumuzda kullandmz kanal ise, sesimizi ona tayan, aktaran havadan
baka bir ey deildir. O halde, gnlk paylamlarmzda, yani yz yze bireyleraras iletiimde ska
kullandmz iletiim kanal havadr. Buna yz yze iletiim de diyebiliriz. Genellikle, i yerlerimizde
veya baka mekanlarda yaptmz sunular yz yzedir. te yandan, sunularda mesajlarmz
karmzdakilere aktarmak iin, genellikle birden fazla kanal kullanabiliriz.
Bir lke liderinin yapt konumann, yani sunuun tm radyo ve televizyon kanallarndan
yaynlandn dnn. Hatta, gnmzde buna interneti de eklemek mmkndr. Ayn konuma, belirli


128
bir internet adresinden de canl olarak takip edilebilir. Sunuu, sadece radyodan takip edenler, liderin
sadece sesini duyacaklar, televizyondan takip edenler, hem sesini duyacak, hem de grntsn
izleyecekler, internetten takip edenler de, yine ses ve grntnn yannda, sunula ilgili dier izleyicilerin
anlk yazl yorumlarn takip edebileceklerdir. Grdnz gibi, her bir kanal, dierine gre farkl
zellikler, stnlkler ve snrllklar tayabilmektedir.
Kk bir toplant odasnda, i yerindekilere yaptmz bir sunuda sesimizi daha iyi duyurabilmek
iin bir mikrofon, baz eyleri yazarak veya izerek aklamak iin bir pano, hazrladmz sunuyu
gstermek iin de bilgisayar ve projeksiyon cihaz ile bir perde kullandmz dnelim. Buradaki
iletiim kanallar; mikrofon, pano ve bilgisayar-projeksiyon-perde aralardr. Sesimizi mikrofon kanal
ile daha iyi duyururken, anlk eklemek isteyebileceimiz yaz ve izimleri pano yardmyla, dier metin,
grafik, resim, fotoraf ve vidyo gibi sunuumuzu destekleyen unsurlar da bilgisayar ve projeksiyon
yardmyla dinleyicilerle paylaabiliriz. te yandan, eer gerekirse, odadaki televizyonu ve cd/dvd
oynatcy kullanarak, hazr bir dramay da dinleyicilerle paylaabiliriz.
Sunu yaparken, sadece sesimizle ve notlarmzla katlmclara
mesajlarmz aktarmak zorunda deiliz. Pek ok farkl kanal kullanarak, mesajlarmz
daha etkili ve estetik bir ekilde paylaabiliriz.
Mesajlarmz birden fazla kanal ile aktarmak, bizim katlmclar zerinde farkl ve daha fazla etkiler
brakmamzda nemli rol oynayacaktr. letiim kanallarn; yaz tahtas, basl malzemeler, brorler,
afiler, tepegz, bir takm nesne ve objeler (rnein cansz bir manken, anlatlan bir makine veya cihazn
modeli vb.), mobil cihazlar, tablet bilgisayarlar ve daha bunlar gibi mesaj aktarmak iin
kullanabileceimiz pek ok ara-gere olarak oaltmak mmkndr. Sunularmzda birden fazla kanal
kullanmak bize eitli yararlar salayacaktr. Bunlar yle ifade edilebilir:
Sunu sresini ksaltr
lgiyi canl tutar
Paylamaya olan istei arttrr
Soyut bir takm kavramlar somutlatrr
Gereki yaantlar salar
Sunularmzda, her zaman tm bu kanallar kullanmak zorunda myz? Bu tr kanallar neye gre
seeceiz? Genel tasarm srecinde olduu gibi, bu noktada da sadelik ilkesi, aslnda en etkili ilkedir.
Burada sormamz gereken sorular, sunuu hangi neden veya nedenlerle yaptmz, katlmclardan ne
beklediimiz ve mesajlarmz paylamakta en etkili yol veya yollarn neler olabileceidir. Gereksiz kanal
kullanm, mesajlarmzn arka planda kalmasna, yanl anlalmasna ve etkilerini yitirmesine de neden
olabilir. Tm bunlardan yola karak, kanal seimi konusunda belirli ltlerden yararlanldn ifade
edebiliriz. Bu ltler yle sralanabilir:
Sunuun amac
Katlmclarn zellikleri
Katlmc kitlenin bykl
Sahip olduumuz sre ve maliyet
Sahip olduumuz fiziki olanaklar
Genel olarak sunularmzda, mesajlarmz aktarmak iin bir veya birka kanaldan yararlanrz. Farkl
kanallar kullanarak; dinleyicilerin farkl duyularna seslenir, onlarn bireysel farkllklarna daha ok zen
gstermi oluruz. Daha fazla duyuya seslenerek ve bireysel farkllklara zen gstererek, etkili bir sunu


129
gerekletirmek iin ok nemli bir adm atm oluruz. Ancak, hangi kanal kullanrsak kullanalm,
mesajlarmz ancak bir dinleyici kitlesine ulatnda anlam kazanacaktr.

Dinleyici
Dinleyici veya dier adyla katlmc, mesajlarmz aktardmz kimselerdir. Karmzda bir dinleyici
kitlesi yoksa, sunutan, iletiimden bahsetmek mmkn deildir. Arkadamz ile telefonda
konutuumuzda bir tek dinleyicimiz varken, snfta, toplant odasnda onlarca, hatta yzlerce
dinleyicimiz olabilir. Saylar ne olursa olsun dinleyiciler, sunularmz planlarken alacamz birok
kararda temel rol oynamaktadr.
Konumacnn paylat mesaj, ancak ve ancak dinleyici ona bir anlam ykleyince nem tar.
Dinleyici; bilgi birikimi, deneyimleri, amalar, deerleri ve tutumlarn kullanarak, dinlediklerine ve
paylalanlara bir anlam ykler. Tm bu saylanlar, kiilerin referans erevesini oluturur. Yani
dinleyiciler, referans ereveleri dahilindeki bu birikimleri ile iittiklerini, grdklerini ve deneyimlerine
kattklarn anlamlandrrlar. Konumac ve dinleyici farkl bireyler olduundan, tamamen ayn referans
erevelerinin olmas beklenemez. Takdir edersiniz ki, her insann farkl bilgi birikimleri ve deneyimleri
olacaktr. Ancak, konumac ve dinleyicinin referans erevelerinde ne kadar ok benzerlikler veya
ortaklklar olursa, anlamalar, benzer eyleri dnmeleri ve konumalar ihtimali o kadar ykselecektir.
Ayn i yerindeki arkadalarnzla olan konumalarnz ile, ilk defa karlatnz kimselerle olan
konumalarnz veya paylamlarnz dnn. Tandnz ve ayn yerde alan insanlarla, yeni
tantklarnza gre daha fazla ortaklklarnz, gemiiniz olduundan, daha etkili iletiim kurabilirsiniz.
Oysa yeni tantnz birini ok iyi tanmadnzdan, yani ortak bir referans ereveniz olmadndan,
iletiiminiz ok etkili olmayacaktr.
Gerekten dierleri ile bu kadar farkl ynler tayor muyuz? Evet, aslnda ayn kurumda, hatta ayn
odann iinde alyor olsanz bile, dier insanlarla farkl bilgi birikimlerine, deneyimlere ve dncelere
sahibiz. rnein, evrenizde tanyor olduunuzu dndnz bir grup insandan size herhangi bir
eyay tarif etmelerini isterseniz diyelim ki bu bir sandalye veya dolap olsun, her birinin sadece kendi
deneyimleri ve bilgileri dahilinde bir eyler tanmladn fark edeceksiniz. Sizin kafanzdaki sandalye
veya dolab tarif edenlerle benzer referanslarnz, daha deiik tarif edenlerle de farkl referanslarnz
bulunuyor demektir. Aslnda bu basit etkinlikle bile, etrafnzdaki kimselerin sandalye veya dolap
konusunda nasl dndklerini belirlemi, onlar bu snrl konularda eskiye gre daha iyi tanm
oldunuz. Buradan yola karak, konumacnn, dinleyicileri hakknda bilgi edinmesinin, onlarn farkl
bilgilerine ulamasnn, paylaacaklarnn etkili olmas asndan son derece nemli olduunu
syleyebiliriz. Bu ekilde birbirimizi tanyarak, birbirimiz hakknda bilgilenerek yapmaya altmz
ey, onlarla ortak bir referans erevesi oluturmaktr. Bu ortak deneyimler, bilgiler arttka, iinde
bulunacamz iletiimin etkili olma ihtimali de artacaktr.
nsanlarn farkl referans ereveleri olacandan, konumac olarak, sunularmz bunu dikkate
alarak yaplandrmal, dinleyici odakl dnmeye almalyz. Eer paylatmz bilgiler, duygu ve
dnceler dinleyicilerimizin referans erevelerinin ok dnda ise veya onlar iin ok sradan ve
nemsiz kalyorsa, anlattklarmz onlarn bilgileri, deneyimleri, ilgi ve deerleri ile ilikilendirmekte
zorlanrz. Bu durumdan, ancak dinleyicilerimizi, yani hedef kitlemizi tanyarak, tanmaya alarak
kurtulabiliriz. Bu hazrlklarla yaptmz bir sunuun sonunda, dinleyicilerin bu benim iin nemli
deme olasl ykselecektir. Bu da, konumaya baary getiren anahtardr. Sunu ncesinde
dinleyicilerimizi tanmak, tanmaya almak, sunuumuzun baars iin son derece nemlidir. Ancak bir
o kadar nemli olan ey de, sunu srasnda dinleyicilerimizin bize salayaca geribildirimler olacaktr.

Geribildirim
Geribildirim, iletiim srecinde olmazsa olmaz kavramlardan biridir. Eer bir iletiim srecinde
geribildirim yoksa, orada iletiimden bahsetmemiz mmkn deildir. Eer bir ortamda iletiim yoksa,
zaten bir sunutan da bahsedemeyeceimiz aktr. O halde geribilidirim, sunu srasnda dikkat etmek
zorunda olduumuz nemli bir konudur. Bir arkadanza gnaydn dediinizde onun da size cevaben
gnaydn demesi, sizin geribildirim aldnzn, yani iletiimin gerekletiinin, srdnn


130
gstergesidir. Geribildirim, dinleyicilerimizin, sunuu takip edip etmediklerinin, sunu iinde kaybolup
kaybolmadklarnn ve sunutan yararlanp yararlanmadklarnn bir gstergesi olarak
deerlendirilmelidir.
Geribildirim hemen annda alnabilecei gibi, bazen gecikmeli de olabilir. rnein, televizyondan
belirli bir kitleye seslenen konumacnn, (eer canl bir yayn deilse), izleyicilerden hemen geribildirim
alma olana bulunmamaktadr. te yandan, ayn sunu srasnda stdyoda konuk bulunuyorsa,
konumac bu dinleyicilerden annda gerbildirim alabilecektir. Gecikmeli olarak izleyiciden gelecek
geribildirimi izlenme oranlarna bakarak, sosyal medyadaki tartmalardan, kanala gelen elektronik veya
normal postalardan edinmek mmkndr. Bunun yan sra, telefonda baka biriyle yaptmz
konumada, karmzdaki ile annda geribildirim paylatmz syleyebiliriz. Sunularda genellikle,
annda geribildirimden bahsetmekteyiz. nk bu kitaba konu olan sunular, dierleri ile yzyze
yaptmz paylamlar ieren iletiim sreleridir.
nsanlar herhangi bir sunua katldnda, anlatlan ve paylalan her eyi bir snger gibi emerek
kaydetmez, anlamlandrmazlar. Anlatlanlar paylap anlamlandrmak pek ok eye bal olacaktr.
ncelikle, ortak referans erevesi bilgilerinizi hatrlayn. Dinleyiciler, hereyden nce, eer paylalanlar
kendi referans ereveleri dahilinde bir anlam tayorsa yeni aldklar bilgileri yeniden anlamlandrabilir,
bunlara olumlu tepki, yani olumlu geribildirim verebilirler. te yandan, dinleyiciler herhangi bir eyi
anlamadklarnda da hala geribildirim salamaktadrlar. Bizim iin burada nemli olan geribildirimlerin
olumlu veya olumsuz olmas deil, dinleyicilerin sunu srasnda bizimle neleri paylatklar, nasl
iletiim kurduklardr. Bu geribilidirimlerin bazlar evet, anladm, ok doru, katlyorum eklinde
olurken, bazlar da nasl yani, katlmyorum, anlayamadm, sanmyorum eklinde de olabilir.
Dinleyiciler geribildirimlerini bize sadece szl olarak deil, beden
dilleri ile de verebilirler.
Anlattnz bir konuda karnzdakilerin yznze bo baklar, size anlatlanlar hakknda bir ey
bilmedikleri, konuyu ok zor veya yabanc bulduklar anlamnda bir geribildirim nitelii tayacaktr. te
yandan, paylatnz bir bilgi sonunda gznzn iine bakan, ban evet anlamnda sallayan, o srada
anlattklarnzdan notlar alan dinleyicilerden de sylediklerinizi anlyorum geribildirimini alrsnz.
Buradan yola karak, sunu srasnda, dinleyicilerimizin bize pek ok farkl ekilde geribildirim
gnderdiini syleyebiliriz. Dinleyiciler sandalyelerinde dik oturup, gzleri ile sizi takip mi ediyorlar?
Yoksa neredeyse masann zerine balarn koymak zereler mi? Yznze glmseyerek ve hayranlkla
m bakyorlar? Yoksa baklarnda aknlk ve belirsizlik mi var? Gzlerini ap, can kula ile sizi dinler
gibi bir halleri mi var? Yoksa baka eylerle ilgileniyorlar ve dikkatlerini size vermiyorlar m? Yaptnz
akalara glyorlar m? Sorduunuz sorulara cevap vererek, yorumlarda bulunuyorlar m? Yoksa
saatlerine bakmaya m baladlar? Arkalarda birisi srekli size birey demeye mi alyor? Sizi
onaylamadklarn ve sylediinizin aksine grleri olduunu ifade eder gibi mi balarn sallyorlar?
Tm bunlar, dinleyicilerinizin size salad geribildirimlerdir. Etkili bir sunu yapmaya alan bir
konumac olarak, tm bu geribildirimleri dikkatle takip etmeli, gerektiinde, bu geribildirimlere gre
ayarlamalar yapabilmelisiniz. nk ancak bu geribildirimleri dikkate aldnzda iletiiminiz, yani
sunuunuz etkili bir ekilde devam edebilecektir.
Dinleyicilerimizden alyor olacamz tepkilerin, geribildirimlerin genel olarak ortak noktalar
olabilecei gibi, bazen toplumsal, kltrel farkllklar da tayor olabileceini ifade etmekte yarar vardr.
rnein ban iki yana sallamak, hemen her ortamda bir onaylamama, katlmama ifadesi olarak
alglanrken; yukardan aaya, biraz da glmseyerek sallamak, yine her ortamda onaylama, anlama
ifadesi olarak yorumlanabilir. Bu ve benzer ifadeler evrenseldir diyebiliriz. Ancak, baz szl veya
szsz iletiim ifadeleri toplumdan topluma, kltrden kltre farkllk gsterebilmektedir. rnein, siz
sunu yaptnz srada dinleyicileriniz yumruklar ile masaya vurarak grlt yapmaya balayabilirler.
Bazlar bunu bir onaylamama, protesto iareti olarak yorumlarken, bazlar da onaylama, takdir iareti
olarak yorumlayabilirler. Dnyann baz yerlerinde gerekten de bu bir onaylama ifadesidir. Bu durumda
konumay sonlandrmanz veya salondan kmanz bu dinleyiciler asndan olduka garip karlanabilir.


131
Baka bir durumda da konumac, dinleyicilerden gelen youn sorular ve istekleri, olmas gereken
etkileim veya sunuya kar youn ilgi ve istek olarak yorumlayabilir. Oysa belki dinleyiciler
sklmlar, bir ok eyi anlamamlar veya kafalar karmtr. O halde, konumac olarak, etkili bir
sunuu srdrebilmemiz iin, bize gelen geribildirimleri doru zmlememiz ve gerektii ekilde
davranmamz son derece nemlidir. Bazen bu zmlemeler baz grlt kaynaklar yznden yanl
yaplabilmektedir. Grlt ve olas grlt kaynaklar, sunuumuzun etkili olarak devam edebilmesi
asndan dikkat etmemiz gereken noktalardan biridir.

Grlt
letiim srecinde, dolaysyla sunularmzda, mesajlarn paylalmasn engelleyen her ey grlt
olarak adlandrlr. Bu grltlerin kaynaklar ok eitli olabilir. rnein, konuma yaptmz srada
dardan gelen bir takm sesler, baz dinleyicilerin yksek sesle kendi aralarnda konumas, telefonda
konuurken kulamza gelen hrtlar, darda biri ile konuurken trafiin rahatsz edici sesi ve benzeri
etkenler iletiimimizi olumsuz ynde etkileyecektir. Grlt, iletiim srecinde, sunularmzda
istemediimiz bir eydir ve srmesi durumunda etkili bir paylama olmayacaktr. Bu durumda ne yapmak
gerektiine deinmeden nce, grltye neden olabilecek baz temel kaynaklara deinmek yerinde
olacaktr. letiimde grlt kaynaklar genel olarak aadaki gibi sralanabilir:
Fiziksel
Fizyolojik
Toplumsal, kltrel
Semantik grltler
Psikolojik grltler
Zaman
Algda seicilik
Fiziksel grltler, sunu veya iletiim ortamndaki iletiim kanaln etkileyen evresel bir takm
faktrlerdir. rnein trafiin uultusu, telefondaki czrt, televizyonun sesinin ksk veya grntnn
karl olmas, internet hattnn kesik olmas, bulunduumuz ortamn klandrmasnn veya ses dzeninin
iyi olmamas gibi fiziksel etkenler sunuu olumsuz ynde etkileyecek birer grlt kaynadr.
Fizyolojik grlt kaynaklar, sunu srasndaki salk durumlarmz, karnmzn al, bamzn
armas, sandalyemizin rahat olmamas ve dolaysyla belimizin armas gibi bir takm fizyolojik
nedenlerdir. Bu nedenler, sunua etkin bir ekilde katlmmz engelleyerek, grlt oluturacaklardr.
Toplumsal ve kltrel grltler, o anki sunu srasnda, katlmclarn bir takm sosyal, kltrel ve
dini deerlerine kar tehdit alglayp alglamadklar ile ilgilidir. rnein, konumacnn paylat bir
rnek veya syledii bir sz baz katlmclar yukardaki deerler erevesinde rahatsz edince, iletiim
kopacak, bu katlmclar rahatsz olduklar bir durumda sunua kendilerini veremeyecektir.
Semantik grlt tr, konumac ve dinleyicilerin, daha nce rendiimiz ortak referans ereveleri
ile ilgilidir. Konumacnn ifadelerine ykledii bir anlam, dinleyicilerin ayn ekilde anlayamamas
veya ok farkl anlamas semantik grlt oluturacaktr. Bu durumda da iletiim kesintiye urayacaktr.
Psikolojik grltler, dinleyicilerin o an iinde olduklar psikolojik durumlarn, iletiime gemelerini,
etkin bir katlm salamalarn, doru geribildirimler vermelerini engellemesidir. rnein, o an ok daha
nemli olduunu dndnz bir ey iin farkl bir yerde olmanz gerektiini dnyorsanz, o anki
sunu ortamndan ok uzakta olacaksnz. Fiziksel olarak orada olsanz da, psikolojik olarak binlerce
kilometre uzakta olabilirsiniz. Korkularnz, endieleriniz, baka ve daha ncelikli ihtiyalarnz ve
bunlara ynelik hisleriniz sizin ruhen salkl ve etkin bir ekilde o anki sunua katlmnz
engelleyecektir. Baz uzmanlar, sunu ve eitim gibi bir takm etkinliklerdeki en youn ve baa klmas


132
zor grltnn, psikolojik grlt tr olduu konusunda birlemektedir. Gerekten de sunu salonunda
olan herkesin, aslnda o an orada olduunu sylemek her zaman doruyu yanstmayabilir.
Zaman olgusu, bazen insanlarn zerinde olumsuz bir bask oluturabilir, hem konumac, hem de
dinleyiciler asndan iletiimi engelleyici bir unsur olarak ortaya kabilir. rnein konumac,
paylaaca konular iin yeterli zaman olmadn dnyor olabilir. Dinleyicilerin ounluu ise,
sunu ortamnda geirecekleri zamann, baka bir ey iin daha faydal olaca konusunda hemfikir
olabilir. Byle durumlarda zaman faktr, hem konumac hem de dinleyiciler asndan bir grlt
kayna olabilir. te yandan, paylalan bilgiler baz katlmclar iin, iinde bulunduklar zaman
diliminde bir ey ifade etmiyor olabilir. Bu durumda, belirli bir zamanda paylalan bilgiler baz
katlmclar asndan ncelik tamazken, dier bazlar iin ilk ncelikler arasnda alglanyor olabilir.
rnein, depremi hi yaamam bir dinleyici kitlesine, depremde yaplmas gerekenler aktarlrken, o
kitlenin anlatlanlara ilgisi ve katlm ile, yakn bir zamanda deprem yaam bir kitleye ayn konu
aktarldnda, o kitlenin konuya olan ilgisi farkl olacaktr.
Algda seicilik, aslnda bireysel farkllklar vurgulamaktadr. Ayn sunua katlan birok insan, yine
o sunu iindeki farkl alanlara veya konulara younlaacaktr. Konumacnn nemle vurgulamak
istedii baz eyler, dierleri iin nemli olarak alglanmayabilecektir. te yandan, sadece mesajlarna
younlaan ve grnne, beden diline ve iletiim ortamna ok zen gstermeyen bir konumacnn
ifadeleri, karsnda bunlara daha fazla nem veren bir dinleyici grubu tarafndan ilgi ile dinlenmeyecek
ve sonuta iletiim kesintiye urayacaktr.
O halde, bu kadar grlt kayna varken, konumac olarak bize den grev nedir? Daha nce de
deindiimiz gibi, sunuumuza hazrlanrken, amacmz iyi ortaya koymak, dinleyici kitlemizi tanmaya
almak bize bu konuda olduka yardmc olacaktr. Bunun yannda, olas bu tr grlt kaynaklarndan
haberdar olmak ve bunu bilerek hareket etmek, bize sunu srasnda dinleyicilerden alacamz
geribildirimleri doru deerlendirip zamannda ve yerinde davranma olana da tanyacaktr. Grlt
kaynaklarndan haberdar olup, geribildirimleri annda deerlendirerek sunuumuzun etkili olma ansn
arttrabiliriz. Ancak unu da unutmamamz gerekir ki, bu sunuun belirli bir amala ve o amaca uygun bir
balamda gerekletirilmesi gerekmektedir. Bizim, dinleyicilerle paylamak zere olduumuz bilgi ve
deneyimler, bunlar nasl paylaacamz ve dinleyicilerden alacamz geribildirimler, bu balam iinde
ekillenecektir.

Balam
Her iletiim sreci bir balam iinde gerekleir. Dolaysyla, her sunuun da bir balam vardr. Balam,
sunuun iinde getii zaman ve mekan ile ilgilidir. Arkadalarmza yapacamz sradan bir
bilgilendirme sunuu ile, kurumdaki stlerimize yapacamz sunuun balamlar farkl olacaktr. Bir i
bavurusunda kendimizi takdim ederken iinde bulunacamz durum ile, tantmz birine kendimizi
tantmamzn balam da farkl olacaktr. letiim, bir balam iinde gerekleir ve bu balamdan
etkilenmesi ve ekillenmesi kadar doal bir ey yoktur. Bu sebeple, sunuumuzun balam, bizim iin son
derece belirleyici zellik tayacaktr.
ok nemli bireysel veya mesleki konularmz, daha sessiz, sakin ve resmi ortamlarda paylamay
tercih etmemiz doaldr. rnein bir i yemei iin setiimiz yer, daha sakin ve resmi bir yer olabilir.
Arkadalarmzla elenmek ve stres atmak iin ktmz bir yemek iin daha canl, grltl yerler
tercih ediyor olabiliriz. Her iki durumda da, paylaacaklarmzn ierii, paylama eklimiz, paylamaya
balaymz, srdrmemiz ve sonlandrmamaz da farkl olacaktr. Herhangi birinin bir sredir beraber
olduu kz arkadana evlenme teklifi ederken duygu ve dncelerini paylama ekli, o gne kadar olan
paylamlarndan ok daha farkl olacaktr. nk bu olayn balam farkldr. Bir gn nce i yerinde
yakn arkadamzla kurduumuz iletiim ierii ve ekli, o rahatszlanp hastanedeyken ok daha farkl
geliecektir. altmz yerde iler ok iyi giderken katldmz bir toplantdaki sunu atmosferi ile, bir
kriz annda yaplan sunu atmosferi olduka farkllaacaktr.
Dinleyicilerin ok canl ve neeli olduu bir balamda, bizim ciddiyetimiz ve durgunluumuz nasl
garip karlanacaksa, aksi durumda, onlarn sakin ve durgun olduu bir anda bizim cokumuz,


133
mutluluumuz da garip karlanabilir. irketin kurucusunun ansna dzenlenen bir sunutaki
paylammz ile mevcut yneticinin adna verilen bir partideki sunuumuz da farkllklar tayabilecektir.
Konumac, sunuun balam hakknda bilgi sahibi olmal, nasl bir
zaman ve mekan balamnda konumay yapyor olacan nceden bilmelidir.
toplantlar, anma trenleri, cenazeler, mezuniyetler, ya gn kutlamalar, emeklilik kutlamalar
vb. etkinlikler gndelik yaammzda ska karlaabileceimiz durumlardr. Bu durumlarn her biri
kendine zg balamlar iermekte ve bu tr etkinliklerde yapacamz sunular veya kuracamz
iletiimler bu balamlarn kendilerine zg ritelleri dikkate alnarak yaplmaldr. Bu noktada
hatrlamamz gereken bir dier konu da, sunuun balamn gz nnde bulundururken sadece
paylaacamz ierie deil, ayn zamanda fiziki dzenlemelere de dikkat etmek olmaldr. nk hem
sunuumuz, hem de fiziki ortam birlikte bir btnlk salayacaktr.
Buraya kadar, herhangi bir sunu etkinliinde belirli bir dinleyici kitlesine bir eyler aktarrken,
sunuumuzda ne tr unsurlarn etkin olduunu ve bunlarn birbirleri ile olan etkileimini grdk. Bundan
sonraki blmlerde sunuumuzu planlamak iin gerekli admlar zerinde durmaya balayacaz. Ancak,
bu hazrlklardan nce sunularmzda nemli olan bir ka konuya daha deinelim.

SUNU HAZIRLII VE NEM
Sunular, ou zaman sadece kendi isteimiz dorultusunda yaptmz ve sonular sadece bizi
ilgilendiren etkinlikler deildir. Sunularn sonucunda ulamaya altmz belirli amalarmz vardr.
Bu nedenle, sunularn rastgele ve plansz olarak deil, belirli bir hazrlk aamasndan sonra yaplmas
nemlidir. Hereyden nce, konumacnn, belirli bir dinleyici kitlesinin karsna getiinde kendine,
kurumuna ve dinleyicilerine kar sorumluluklar vardr. Tek bana bu sorumluluk hissi bile sunulara
hazrlk yapmak iin yeterli bir nedendir. Kendimiz asndan dndmzde, ne kadar hazrlkl ve ne
kadar planl bir sunu yaparsak, sunuumuz o kadar etkili olacak ve takdir edilecektir. te yandan,
dinleyiciler asndan da dnmemiz gerekmektedir. Yarm saatlik kt ve hazrlksz bir sunu
yaptmzda, sadece kendi zamanmz deil, karmzdaki dinleyicilerin de zamann alm oluyoruz.
Karmzda on kiinin olduunu bile dnsek, her birinin daha etkili kullanabilecei bu zaman boa
gitmi olacaktr.
Sunu hazrl, sadece zaman etkili kullanmak iin deil, etik anlamda da nem vermemiz gereken
bir sretir. Karmzdaki dinleyici kitlesi ister i yerindeki yneticiler olsun, isterse de yakn arkada
grubumuz, zerinde allm, hazrlanlm ve zen gsterilmi bir sunuu ve paylam hak
edeceklerdir. Sunu hazrl; konunun seilmesinden(bazen konu kendilinden bir ihtiya olarak
belirlenmi olabilir) amalarn belirlenmesine, ieriin dzenlenmesinden, grsel materyallerin
hazrlanmasna, sunu ortamnn hazrlanmasndan sunuun provasnn yaplmasna kadar bir ok adm
ieren bir sretir. zleyen nitede, bu srecin belirli admlarn daha yakndan tanma frsat bulacaksnz.
Ancak burada hemen belirtmek gerekir ki, etik anlamda en ncelikli sorumluluumuz, sunu yapacamz
konu hakknda bilgili ve donanml olmaktr. Bu konunun nemini aadaki gibi yaanm bir rnekle
aklamak yerinde olacaktr.
lk Yardm Sunuu
niversitede yrtlen proje gelitirme derslerinden birinde, renciler ekipler halinde
alarak farkl kurumlarda deiik sorunlara ynelik projeler tasarmlamakta ve etkinlikler
dzenlemektedir. Bu almalarn birinde, bir renci ekibi bir ilkokulda alr. Be kiilik
ekip, okulda kk kazalara ve olas tehlikelere kar farkndal arttrmak ve nasl
davranlacan gstermek amacyla bir proje hazrlar. Bu projenin iindeki etkinliklerden
biri de, ilkokul nc snf rencilerine basit kazalara kar nasl ilk yardm uygularz
konulu bir sunutur.


134
Sunuu, ekibin kendisi gerekletirecektir. Aslnda hi birisi, sunacaklar bu konuda tam
anlamyla kendisini yeterli grmemektedir. Bunun iin basl malzemelerden, internette
ulatklar kaynaklardan ve kamps zerinde yer alan hastanedeki uzman kiilerden gerekli
bilgileri toplarlar. Sonra, yapacaklar bir saatlik sunu iin, topladklar bu bilgileri
dzenlemeye balarlar. Amalar aktr. rencileri ve retmeni gndelik yaamda
karlaabilecekleri basit kazalara kar bilgilendirmek, temel ilk yardm becerilerini
kazandrmak. Sonunda, hazrladklar ierii ve buna bal oluturduklar sunuyu, grselleri
ile birlikte kampsteki uzman hekimlere yeniden gstererek onaylarn alrlar.
eriin hazrlanmasndan sonra ekip, sunu iin de hazrlklara balar. Hazrladklar
Power Point sunusunun yannda, ehirdeki bir takm kurumlardan ve salk merkezlerinden
aldklar afileri, brorleri ve CDleri de sunularnda kullanmak zere hazrlarlar.
Sunularnda, paylatklar konular ayrca uygulamal olarak da gstermek isteyen ekip, bu
konuda da uzmanlardan yardm alrlar ve sunutan nce deneyim kazanrlar. Sunutan nce,
kendi aralarnda tm ayrntlar ve etkinlikleri ile sunuun bir ka kez provasn yaparlar. Bu
provalar srasnda gzlemledikleri aksaklklar dzeltme frsat bulurlar.
Sunu gn geldiinde, ekip artk hazrdr ve sunularn planladklar gibi gerekletirirler.
Hem anlatlanlar ilgilerini ektii iin, hem de uygulama blmleri olduu iin ocuklar
dikkatle sunuu izlerler. Hatta uygulamalar srasnda, ekibin gnll renci istemesi
zerine ou uygulamalara katlrlar. retmen de memnun olmutur. Sunu planland gibi
zamannda biter.
Bu sunutan yaklak bir-iki hafta sonra, ekip yelerinden biri, etkinlii yaptklar okuldaki
snf retmeninden bir telefon alr. retmen, telefonda ekibe sunu iin tekrar teekkr
ederken, geen gn snfta yaadklar bir olaydan bahseder. Bir renci, kalemini azna
sokmu, ve kalemin arkasndaki bir kapak boazna kamtr. Ders srasnda nefessiz kalan
rencinin arkadalar nce panik olmu, sonra hemen retmenlerine haber vermitir.
retmen, ksa bir panik anndan sonra, gerekli ve doru mdahaleyi yaparak, ocuun
boazndan nesneyi karabilmitir. retmen, ekip yesine tekrar teekkr ederken, bu
sunuun ne kadar yerinde olduunu ve iyi ki bu sunua katldklarn sylemektedir.
Evet, belki tm sunular bu kadar dramatik sonular ve etkiler brakmayacaktr, ancak amacna ulaan
bir sunu ve dolaysyla konumac, en az bu rnekteki ekip kadar gurur tayacaktr. Eer sunuumuz
iin bir ama belirlemi isek, bu ama ne olursa olsun, sunu sonucunda bu amaca ulamamz,
sunuumuzun etkili olduunu gsterecektir. Bu ama bazen bir hayat kurtarmak, bazen dierlerini
etkilemek, bazen bilgilendirmek, bazen de bireyi retmek olabilir. Bir sunuun etkili olabilmesinin, o
sunuun amacna ulamasyla ilgili olduunu daha nce ifade etmitik. rnekteki ekibin sunutan nce
bir ama belirlemeleri, bu ama etrafnda bilgi toplamalar, bu bilgileri dzenlemeleri, bir takm
destekleyici materyaller kullanmalar ve sunuun akn planlayp prova yapmalar, onlarn sunu iin
planladklar amalarna ulamalarn salamtr. Gerekten de, sunu konumuz ne olursa olsun,
sunuumuza ynelik detayl bir aratrma ve planlama sreci, bize sadece etkili bir sunu olarak deil,
kendimize, kurumumuza ve dinleyicilerimize kar tadmz sorumluluun sonucunda etik
davranmann mutluluunu da getirecektir. Etkili bir sunu yapabilmek iin bir dier nemli konu da,
sunuu yapacamz dinleyici grubu, yani hedef kitlemizi tanmak olacaktr.
Hedef kitlemizi iyi tanr ve zmlersek, sunuumuzun baarsn
arttrmak iin nemli bir adm atm oluruz.
HEDEF KTLE ZMLEMES
Hedef kitlemiz hakknda ne kadar ok bilgiye sahip olursak ve bu bilgileri ne kadar ok sunuumuza
katarsak, sunuumuzun onlarn ilgisini ekmesi, beklentilerini karlamas ve planladmz etkileri
brakmas o kadar kolaylaacaktr. Gerekten de, kendileri hakknda hi bir bilgimiz olmayan bir dinleyici
grubunu, sunu srasnda etkilemek, onlar iin iine katmak ve ilgilerini canl tutmak ok zor olacaktr.


135
Bu bilgileri, sunu hazrlmz srasnda batan toplamak ve sunuumuzu planlarken gerektii gibi
kullanmak, sunuumuzun istediimiz gibi yrmesini salayacaktr.
Bilgi ve dncelerimizi paylatmz insanlar tanmak, tanmaya almak sadece sunularmz iin
deil, ayn zamanda gndelik yaamlarmzda dierleri ile kurdumuz iletiimlerde de nemlidir.
Karmzdaki insan ne kadar iyi tanyorsak, onun mesajlarn o kadar iyi anlar ve ona gre hareket ederiz.
Yeni tantmz insanlar anlamakta glk ekmemizin nedeni, onlar hakknda fazla bilgiye sahip
olmamamzdr. Yukardaki blmlerde bahsettiimiz ortak refeans erevesini ancak bu yolla
oluturabilir ve gelitirebiliriz. Konumac, dinleyicileri ile ilgili ne kadar ok bilgiye ularsa, ortak
noktalar bulup, bu ortak noktalar, mesajlarnn anlalrln arttrmak zere kullanabilir. Aada, bu
konuya ilikin iki rnek verilmitir. imdi bu rnekleri inceleyelim:
atma
Van depremi sonrasnda, deprem blgesine giden bir yardm ekibi, buradaki deneyimlerini
aktarrken, oradaki ilk gnlerinde yaadklar bir olay paylatlar. Ekip, gece kaldklar bir
binada art sarsntya yakalanr ve etraftakilerin de uyarlaryla kendilerini darya atarlar.
Bu srada darda silah sesleri duyan ekip daha bir telalanr. lk dndkleri, daha nceki
medyada grdkleri haberlerin de etkisiyle, ehirde terrist gruplarla gvenlik gleri
arasnda atma kt ve kendilerinin de tehlike altnda olduudur. Depremin ardndan,
bir de atma arasnda kaldn dnen ekip, korkmutur ve ne yapacaklarn bilemezler
ve telal bir ekilde beklerler.
Ortalk sakinleince ve sarsntlar geince, etrafndakilerle konuma frsat bulurlar ve olayn
asln renirler. Aslnda ehirde atma olmamtr. Silahlar, ok daha farkl bir ama iin
patlamtr. ehirde, gece bu ekilde depremler olduunda, insanlar uyarmak iin bazlar
dar kp silahlar ile havaya ate etmekte, bu ekilde dierlerini uyarmaktadrlar. Orada
yaayan insanlar da bunu bildikleri iin, silah sesini bir uyar olarak alglamakta ve daha
byk bir deprem olaslna kar bulunduklar binalar terketmektedirler. Ekip yeleri bunu
bilmedii iin, bu silah seslerini farkl bir ekilde, atma olarak yorumlamlardr. Oysa,
birbirleri ile daha ok paylam ve ortak deneyimleri olan ehir halk, mesaj doru
anlamlandrmlardr.
Bu konuda paylaacamz bir baka rnek de, bir kyde geiyor. Kyde, nfus planlamas ve doum
kontrol yntemleri konusunda bir bilgilendirme sunuu yaplyor. Ayrntlar rneimizde inceleyelim.
Doum Kontrol Yntemleri
Bykehirde bulunan bir sivil toplum kuruluu, kyde yaayan belirli bir hedef kitleye
ynelik bilinlendirme etkinlikleri dzenlemektedir. Bu etkinlikler kapsamnda yaplanlardan
biri de uzman bir grubun, kye giderek, oradakilere doum kontrol yntemleri ve nemi
konusunda bir sunu yapmas olarak planlanmtr. Uzman grup, konusunda bilgili,
deneyimli bir gruptur. Ekip, erkek ve bayan hekimlerden olumaktadr.
Sunular iin ok fazla aratrma yapmaya gerek duymayan ekip, sunularn grsellerle
destekleyerek hazrlamay, vidyo, afi, bror ve benzeri basl malzemeler kullanmay da
planlarlar. Planlarna gre, insanlar ky okulunun bir snfnda toplayacaklar, hem grsel,
hem iitsel materyallerden yararlanarak, sunularn yapacaklardr. Yeri geldike sorular
cevaplayacak, baz doum kontrol aralarn gerek nesneler olarak gsterecekler,
kullanmlarn da gsterimlerle ve grafiklerle aklayacklardr. Vidyolarda, konunun nemini
dile getiren dramalar yer almaktadr. Sunu, iki oturum halinde gerekleecek, erkekler ve
kadnlar, isteyen dier aile bireyleri ile sunua katlacaklardr. Muhtardan, telefon yoluyla
gerekli bilgilendirmeleri yapmasn isterler ve okuldaki olanaklar konusunda bilgi alrlar.
Okulda sadece elektrik vardr ve bilgisayar, projeksiyon vb. aralar kendileri tamin
edeceklerdir. Sunu gn gelir.
Sunuun ilk oturumunda, ekip salonda yeterli katlmn olmadn dnse de, snfta
bulunan 15 kadar katlmc ile sunua balarlar. Snfta tane erkek katlmc


136
bulunmaktadr. Yaadklar evrenin de gerei olarak, katlmclar etkin bir katlm
salamamakta, sorulara sessiz kalmay tercih etmektedir. nk paylalan ierik onlar iin
toplumda her zaman paylatklar, hele kadnlar ve erkekler olarak birlikte konutuklar
konular deildir. Kald ki bu konularn ou onlar iin ayptr. len arasndan sonra
yaplan ikinci oturumda, sunuu yapan ekip, snfta muhtarn yakn olan 4 bayan
katlmcdan baka kimse gremezler. Sunua devam ederler ve arada dattklar bror ve
dier basl malzemeler konusunda katlmclarla konutuklarnda, snftakilerin byk
ounluunun okuma yazma bilmediini renirler. Ekip sunuu bitirir. Ancak, o gn
yaadklarndan ve sunuun sonucundan hi biri memnun deildir.
Yukardaki rnekler, iletiim kurduumuz insanlar tanmadmzda, paylatmz mesajlarn
beklenen etkiyi yapamayacan ve yanl yorumlanacan gsteren iyi birer rnektir. Gerekten de,
dinleyici kitlemiz haknda toplayacamz baz temel bilgiler bile, bazen sunuun gidiatn deitirebilir,
hatta bizi gnn yldz yapabilir. Aksi durumlar ise, sonular ne konumacy ne de dinleycileri tatmin
etmeyen sunular olacaktr.
Peki hedef kitelemize ynelik hangi bilgileri toplamamz ve kullanmamz gerekir? Bu sorunun cevab,
sunutan sunua deikenlik gsterebilir. rnein, i yerimizde yaptmz bir sunuta dinleyicileri
tanmaya almak iin gstereceimiz aba ve toplayacamz bilgilerle, yukardaki rnekte olduu gibi
bir durumda gstereceimiz aba ve toplamaya alacamz bilgiler gerek hacim, gerekse ayrntlar
asndan farkl olacaktr. Alk olduumuz bir dinleyici kitlesinin belirli zelliklerini, sunuumuzu
planlayp hazrlarken gz nnde bulundurmak yerinde olacaktr. Bu zellikler; onlarn bir takm genel
zellikleri ile daha zel, bireysel zellikleri olarak iki grupta toplanabilir. Genel zellikler; saylar,
renim durumlar, cinsiyetleri, yalar, toplumsal nitelikleri, kurumdaki statleri, beklenti ve tutumlar
gibi katlmclarn bir takm genel zellikleridir. Daha zel olan bireysel zellikleri ise; ilgi alanlar,
sunua ynelik gdlenme dzeyleri, yetenekleri ve renme biimleri gibi bir takm bireysel/eitsel
zelliklerden oluur. Tandmz bir dinleyici kitlesine ynelik bu tr bilgiler iin nceden bir takm
izlenimlerimiz veya bilgilerimiz bulunabilir. Ancak, durum ne olursa olsun, bu zellikleri sunuun
ncesinde yeniden gzden geirmekte, zellikle de tanmadmz bir dinleyici kitlesine ynelik bu tr
bilgileri aratrrken biraz daha dikkatli ve zmleyici olmakta yarar vardr.
Yukarda rnek verilen bilgiler bir veya birden fazla ara veya yntemle toplanabilir. Bu yntemlere
genel olarak veri toplama teknikleri ad verilir. Hedef kitle zmlemesi yaplrken, ne kadar ok veri
toplama teknii kullanlrsa, o kadar doru bilgilere ulalaca varsaylr. Gerekten de, tek bir arala
topladnz bilgiler daha s olacak, tek bir ay resmedecektir. rnein, baz bilgilere dorudan
kiilerin kendilerine sorarak ulaabiliriz. Bunda hi bir sknt yoktur. Ancak, buna ek olarak bu kiilerin
kurumdaki dosyalarndan da eitli bilgiler edinebilir, kendilerinden aldmz bilgilerin dorulamasn da
yapabiliriz. Bu ekilde birden fazla veri toplama tekniini ie komak, bize daha fazla, yansz ve doru
veri toplama frsatn verecektir. Veri toplama teknikleri aadaki gibi eitlenebilir:
Kurumsal belgeler/kaytlar
Kiilere konu ile ilgili anket uygulama
verenlerle grme
alanlarla grme
Odak grup grmeleri
Kurumda konu ile ilgili gzlemler
Konu ile ilgili test uygulamas
Yaplan alma rneklerini inceleme
Bu tekniklerin her birini burada ayrntlar ile incelemeyeceiz. Ancak unu bir daha ifade etmek
gerekir ki, hedef kitlemiz hakknda ne kadar fazla veri toplama teknii kullanrsak, o kadar ok veriye
ulama ansmz olacaktr. Ayrca, her bir tekniin birbirine kar stnlkleri ve snrllklar


137
bulunmaktadr. rnein, hedef kitleye sadece bir konu ile ilgili anket uyguladmzda, sadece o anketteki
sorularla snrl olacak ekilde veri toplayabiliriz. Anketi uyguladktan sonra bir daha soru ekleme veya
karma ansmz olmayacaktr. Ancak, bu ekilde, ksa srede pek ok kiiden veri toplamamz mmkn
olacaktr. te yandan, insanlarla grerek veri toplarken, ilave sorular sorabilir, grme gndemini
istediimiz gibi ynlendirebilir ve deitirebiliriz. Ancak, grme iin daha fazla zaman ayrmamz,
planl davranmamz ve grtmz insanlarn takvimine uymamz gerekecektir. Bu ekilde,
tekniklerin birbirine kar stnlk ve snrllklarn bildiimizde, uygun teknikleri bir arada kullanarak
daha fazla ve yararl veri toplamak mmkn olacaktr.
Gndelik yaamda, sunularmza hazrlk yaparken, her durumda bu veri toplama tekniklerini ie
komamz iin yeterli zamanmz ve abamz olmayabilir. Bu durumda, hedef kitle ile ilgili bir takm
genel ve bireysel bilgileri kurumdan ve dier kaynaklardan saladktan sonra, hedef kitleyi temsil eden
bir grup insan ile yapacamz yz yze veya telefon grmesi de bize faydal veriler salayacaktr.
Zaten ou durumda, hedef kitlenin her birine ulamak mmkn olmayabilir. Bu ekilde belirleyeceiniz
bir grup insandan aadakilere benzer verileri salamaya alabilirsiniz:
Bu konu sizin ilginizi ekiyor mu? Neden?
Bu konuyla ilgili nelerin ncelikli olduunu dnyorsunuz?
Bu konu ile ilgili ne tr deneyimleriniz var? Ya da etrafnzdakilerin deneyimleri neler?
Bu konu ile ilgili ne tr sorunlar yaadnz? Yaamaktasnz?
Bu konu ile ilgili olumlu neler syleyebilirsiniz?
Bu konu ile ilgili sormak istediiniz sorular var mdr?
Bu konu hakknda nasl bilgilenmek istersiniz?
Bu konu dndaki mesleki veya bireysel ncelikleriniz nelerdir?
Bu ve benzer sorular, hedef kitlemizi temsil eden bir grup insanla paylatmzda, ncelikli konular,
olas sorunlar, kiilerin deneyim birikimlerini, renme tercihlerini vb. daha bir ok konuyu, planlama
srecimize dahil etmek iin kapsaml veriler elde etmi oluruz. Bu verilerle, hem daha etkili bir sunu
planlayabilir, hem de sunu ncesinde ve sunu srasnda yetikinlerle olan etkileimimizi arttrabiliriz.
Yetikin renme kuram, yetikinlerin planlama srecine dahil edildiklerinde, daha ok gdlendiklerini
ve renme veya dier iletiim srelerine daha etkin katldklarn sylemektedir.
imdiye dek yaptnz bir sunuu dnn. Hedef kitlenizle ilgili
bilgileri hangi yntem veya yntemlerle topladnz?
Hedef kitlemiz hakknda edindiimiz bilgileri, bundan sonra yapacamz planlamalarda ie komak,
sunuumuz iin belirlediimiz amalara ulamamz salayacaktr. Ancak, unu unutmamak gerekir ki,
sunuumuzun baars, yalnzca hedef kitleyi iyi zmlemeye bal deildir. Hesaplayamadmz daha
bir ok d etken, sunuumuz iin olumsuz bir zemin oluturabilir. rnein, sunuumuzu yaptmz gn,
sunua katlan karar vericilerin, bir st dzey yneticinin veya kurumun kendisinin gndemindeki ok
beklenmedik bir gelime veya daha ncelikli bir durum, bizim sunuumuzun etkisini azaltabilir veya
sunuumuzu ok olumsuz bir ekilde etkileyebilir. Bu tr beklenmedik durumlarda, konumac olarak ok
fazla hareket ansmz yoktur. Byk bir firmann yeni rnnn lansman sunuu, o gnn sabahnda
lke genelinde ekonomik veya politik bir krizin patlamas sonucu medyann fla haberleri yannda ikinci
plana itilebilir, hatta hi nemsenmeyebilir. Bu durumda nceden planlayp, yaplabilecek pek bir ey
yoktur. Baz etkenler, kontrolmzn dndadr. Pek ok konumacnn, bu ekilde yaplacak pek bir
eyin olmadn dnd bir dier konu da sunularda duyulan kayg ve heyecandr. Onlara gre baz
insanlar bu konuda ansl, bazlarnn ise yapacak bir eyi yoktur. zleyen blmde, sunu kaygs ve bu
kaygyla baa kmak iin neler yapabileceimiz anlatlmaktadr.



138
SUNU KAYGISI VE KAYGIYLA BAA IKMA
Sunu kaygs ve heyecan, hemen herkesin bir ekilde yaad veya en azndan bakalarnda
gzlemledii bir konudur. En deneyimli ve baarl konumaclar bile, ilk sunularnda ne kadar
heyecanlandklarndan, seslerinin nasl titrediinden bahsetmektedir. Sunu veya konuma becerisi,
deneyim kazandka gelien bir beceridir. nsanlarda en sk grlen fobiler arasnda ilk sralarda sosyal
fobi yer almaktadr. Sosyal fobi tr, topluluk iine kamama, topluluk iinde konuamama, yeni
insanlarla tanamama vb. korkular, kayglar iermektedir. Sosyal fobinin kendisini gsterdii
alanlardan biri de insanlarn sunu yaparken yaadklar kayg ve heyecan duygusudur.
Yurt dnda, niversite genleri arasnda yaplan bir aratrmada, genlere en ok yaadklar kayg
trleri sorulmutur. Genler, % 74 oranla yabanclarla birarada bulunma kaygsn birinci sraya
yerletirirken, topluluk nnde sunu yapma kaygsn % 70le ikinci srada belirtmilerdir. Bu kayglarn
arasnda, otorite sahibi olan dier kimselerle konuma ve i grmesi yapma kayglar, st sralarda yer
almasa da dikkat ekmektedir. Tm bu kayglarn ortak yan; kiinin kendisini veya fikirlerini,
duygularn dierlerine ifade etmede ve paylamada yaad heyecan ve korkulardr. Gerekten de, gerek
ocuk, gerekse de yetikin alarda, eitim-retim ortamlarnda yaanlan kayglarn banda, dier
insanlarn karsnda yaplmak zorunda kalnan sunularn geldiini syleyebiliriz.
Heyecan ve kayg, herhangi bir stresli ortama girildiinde artmaktadr. Dier insanlarn, zellikle
tanmadmz dinleyicilerin karsnda sunu yapmak da stresli bir ortamdr. Herhangi bir stresli ortamda,
vcudumuz ekstra adrenalin retmeye balar. Bu adrenalin ykselmesi, kalbimizin daha hzl arpmasna,
ellerimizin titremesine, daha fazla terlememize, dizlerimizin bann zldn hissetmemize neden
olur. Dier yandan, sunu kaygsnn son derece normal, hatta belirli bir oranda istenen bir olgu olduunu
da ifade etmek gerekir. Kayg ve heyecan, belirli bir oranda yaandnda, performansmz olumlu ynde
etkileyen bir faktr olarak deerlendirilir. Pek ok nl atlet, sanat, mzisyen ve dier profesyoneller,
bu heyecan, tatl bir duygu ve performanslarn olumlu ynde etkileyen bir unsur olarak tanmlamtr.
Dahas, onlara gre bu duygu retkenliklerini de pekitirmektedir. Sahne performans sergileyenlerin,
sahne heyecann, izleyicilerin karsna kncaya kadar yaadklar heyecan, ancak daha sonra zevkli bir
paylama dnen bir duygu olarak tanmlamalar rastlant deildir.
Sunu kaygmz ve heyecanmz kontrol edebilirsek, bunu
sunuumuz iin olumlu bir etkene evirme ansmz arttrabiliriz. Kaygnn, belirli bir
oran sunuun banda doaldr, gereklidir. Yeter ki onu, sunuumuzun banda
yaanmas gereken olumlu bir etken olarak kabul edelim.
Kaygyla Baa kma
Sunu kaygsnn belirli bir dzeyde yaanmasnn aslnda performansmz olumlu ynde etkileyeceini
yukarda ifade ettik. Bunun dnda, sunuun genelinde duyacamz ar kayg ve heyecan aza
indirgemek ve sunuumuzun baarsn glgelemesini engellemek iin uygulayabileceimiz baz
zmler vardr. Aada, bu zm yollarn, baka bir deyile kayg ile baa kma yollarn
bulacaksnz.
Aslnda, biraz kayg ve heyecann gerekli olduunu dnerek, bunu kabullenerek, sunu deneyimi
iin belirli bir mesafe kaydetmi durumdayz. Gerekten de, ister sradan olsun, isterse de ok tannm,
insanlar dierleri ile birlikte veya onlarn karsnda bireyler yaptklarnda belirli bir dzeyde heyecan
duyarlar. Oyuncular kamera karsnda veya sahnede, politikaclar krsde, sporcular oyun balamak
zereyken sahada veya salonda, okuldakiler tahtada, tez savunmasn yapanlar jri nnde bu kaygy
yaarlar.
En deneyimli konumaclarn bile, sahneye veya krsye kana dek kayglandklar,
heyecanlandklar, ancak krsye ktklarnda veya konumaya baladklarnda bu duygunun giderek
azald sylenir. Uzmanlar bu durumun, kiilerin zihinsel olarak kendilerini sunua ve performanslarna
hazrlamalarna, konsantrasyonlarn salamalarna yardmc olduunu kabul ederler. Kendine ar gven


139
duyan ve bu heyecan yaamayan baz konumaclar, baz durumlarda, konumalarnn sonunda
performanslarndan memnun olmadklarn ifade edebilmektedir. nl bir yazar ve konumac olan I. A.
R. Wylie bu durumu, Bunca yllk deneyimimden sonra unu syleyebilirim ki, ne zaman bir sunu iin
krsye ynelsem, boazm dmlenir ve kalbim hzla arpar. Ama bilirim ki bu duygular, sunuumun
baarl olmasn salayacak, beni dinleyicilere olumlu gsterecek duygulardr. Kendime ok gvendiim
ve bu heyecan hissetmediim bir ka sunuta ise, kendi amdan sonucun tamamen bir baarszlk
olduunu syleyebilirim diye ifade etmitir.
Kendine gven, kendinden emin olma ve heyecann kontrol edebilme duygular elbette ki nemli ve
istenilen becerilerdir. Ancak, yukarda bahsedilen, bu tr bir emin olma duygusunun, bizi gerekli olan ve
motivasyon kaynamz olabilecek, belirli bir dzeydeki heyecandan mahrum etmesi; hevessiz,
yaptmz iten zevk almayan ve sunu srasnda bu isteksizlii dinleyicilere de aktaran bir konumac
durumuna sokmasdr. Zaten byle bir sunutan ne dinleyiciler, ne de kendimiz zevk alabiliriz.
zetle, sunu yapan hemen herkesin belirli bir oranda kayg duyacan kabul etmemiz gerekir. Sorun,
bu kayg duygusunu, heyecanmz nasl kontrol altna alp, onu nasl olumlu bir duygu haline
dntrebileceimizdir. Bunun iin ilk yapmamz gereken, bu kayg ve sinirlilik haline olumlu bir anlam
yklemektir. Bu duygular olmas gereken ve srecin gerekli bir paras olarak kabul etmekle ie
balayabiliriz. Kayglarmzn kurban olmak yerine, bu kayglar kabul edip, kontrol altnda tutmay,
bunlarla gdlenmeyi salayabiliriz. Bu kaygy, bir sunu korkusu veya sahne korkusu olarak deil de,
yaamamz gereken bir n aama olarak deerlendirmek, etkili bir sunu yapmann n koulu olarak
kabul etmek, durumu daha farkl deerlendirmemize neden olacaktr. Bu bak asn kazandmzda,
artk kayg ile baa kmak iin aadaki gerekli admlar atabiliriz. Aadaki neriler, kayglarnz
olumlu gce dntrmek iin yapabileceiniz eyleri gstermektedir.

Sunu Yapma Deneyiminizi Arttrn
Tanmadnz insanlarla dolu bir ortama ilk girdiinizde, ie baladnz ilk gnde, kz veya erkek
arkadanzla ilk kez bulutuunuzda, bir i bavurusu srasnda, sizin iin nemli bir snava girerken, sizi
deerlenriren bir jrinin karsnda, araba kullanmay renirken ve bunlara benzer durumlarda nasl
heyecanlandnz, kayglandnz bir dnn. Tm bu rneklerdeki kayglarmzn balca sebebi, bu
durumlarn daha nceden bilmediimiz, deneyim sahibi olmadmz, karlamadmz durumlar
olmalardr. Ancak, belirli bir zaman getiinde ve bize rahatszlk veren duruma altmzda, ilk
zamanlardaki kayglarmzn azaldn ve hatta zaman iinde kaybolduunu grrz.
Bu durum, sunularmz iin de geerlidir. Sunu konumuz ile ilgili aratrp okuduka ve zellikle
yaptmz sunularn says arttka, kayglarmzn azaldn grrz. Bu nedenle, sunu konusundaki
deneyimlerimizi arttrmaya almal, sunu yapma frsatlarn deerlendirmeli ve bu konuda kendimizi
gelitirmeye abalamalyz.

Hazrlk Yapn
zlediiniz bir tiyatro eserinin, konserin veya spor etkinliinin arkasnda gnler, haftalar ve hatta aylarca
yaplan alma, emek ve hazrlk vardr. Dinleyici veya izleyici olarak ahit olduumuz birka saatlik
gzel bir performans, onu gerekletirenler iin o kadar sreyle snrl kalmayacaktr. Sunularmz iin
de ayn durum geerlidir. Hangi konuda, hangi hedef kitleye sunu yaparsak yapalm, mutlaka
hazrlanmalyz. Buradaki sloganmz; hazrlk, hazrlk ve yine hazrlk olmaldr.
Peki, yapacamz sunularn hazrl iin ne kadar sre ayrmalyz? Bu konu ile ilgili alanyaznda
baz kaynaklar, sunuumuzun her bir dakikas iin, en az bir saat zaman ayrmay ngrmektedir. Bu sre,
sunu konusundaki deneyimlerimize, sunu iin ne kadar aratrma yapmamz gerektiine ve amacmza
gre deikenlik gsterebilecektir. Sre, her ne kadar fazla grnse de, sonular dnldnde buna
deecei sylenebilir. Yine alandaki bir uzman, iyi yaplan bir hazrln, sunu kaygsn % 75 orannda
azaltacan ifade etmektedir. Bu nitede ve izleyen nitede aklanan konulara dikkat ederek
sunularnz hazrladnzda, bu konuda nemli bir aama kaydetmi olacaksnz.




140
Olumlu Dnn
Sunuumuz hakknda olumlu dnmek, bizim kendimize olan gvenimizi arttracaktr. Genellikle,
baarmak iin yola kan, baaracana inanan insanlarn sonunda amacna ulaacaklar kabul edilir.
nanmak, baarmann yarsdr szn hatrlayalm. Unutmayalm ki, kendimize inanmadmz,
gvenmediimiz durumlarda baary yakalamak neredeyse imkansz hale gelir. Tabi ki bu inancn ve
gvenin salam zeminlere oturmas gerekmektedir. Biz, gerekli hazrlklar yaptmzda, paylaacamz
konuya hakim olduumuzda, hedef kitlemizi tandmzda ve sunu planmz iyi yaptmzda, bu
inancn ve gvenin temelleri de atlm olacaktr. Aada, sunuumuzdan nceki baz olumsuz
dncelerimizi olumluya evirmenin yollarn greceksiniz.

izelge 5.2: Sunularla ilgili olumlu ve olumsuz dncelerimiz.

Olumsuz Dnceler Olumlu Dnceler
Keke bu sunuu yapmasaydm!
Bu sunu, benim iin fikirlerimi paylama ve
sunu konusunda deneyim kazanma frsat!
Hi iyi bir konumac deilim.
Kimse mkemmel deil ve ben yaptm her
sunula daha ok deneyim kazanacam.
Sunu yaptmda ok fazla heyecanlanyorum.
Herkes heyecanlanabilir. Eer dierleri
yapabiliyorsa, ben de yapabilirim!
Syleyeceklerim kimsenin ilgisini ekmeyecek!
yi bir konuda sunu yapyorum ve ok iyi
hazrlandm. Sonu olarak beni dinleyecekler.

Kaynak: Lucas. The Art Of Public Speaking, s.12.

Uzmanlar, sunu yapmak gibi belirli bir stres altnda yaplan etkinliklerde, olumlu dncelerin
olumsuz dncelere oranla be kat fazla olmasn nermektedir. Baka bir deyile, iimizdeki her bir
olumsuz dnce ve kayg iin, be tane olumlu dnce gelitirmemiz ve bunlarn gerektirdii gibi
davranmamz gerekir. Bu ekilde, olumsuz dncelerimizi zayflatabilir ve kontrol altna alabiliriz.
Sonu olarak, sunuumuza daha ok konsantre olarak, dinleyici kitlesine mesajlarmz daha etkili
aktarabiliriz.

Kaygnn ou Dardan Alglanmaz
ou kez insanlar, kayglarnn ve heyecanlarnn dinleyicilere de yansyacan, onlarn gznde deer
kaybedeceklerini dnerek, daha ok kayglanrlar. nsanlarn nnde gergin, acemi, gvensiz
grndmz dnrken, olaya hakim olmamz ve kontrol salamamz olduka zordur. unu aka
ifade etmek gerekir ki, iimizde hissettiimiz bu kayg ve heyecann sadece ok kk bir blm
dinleyiciler tarafndan fark edilmektedir. nl bir konumac; sinir sisteminiz belki size binlerce uyaran
gnderiyor olabilir, ancak dinleyiciler bunlarn sacede bir ka tanesini fark eder demitir.
Her ne kadar avu ilerimiz terlese ve kalbimiz hzla arpsa da, souk kanl davranmaya ve sakin
grnmeye almak iin elimizden gelen abay gstermeliyiz. Bylece, dinleyicilerin gerginliimizi,
bizim korktuumuzdan daha az hissetmelerini salayabiliriz. Yllar sonra, baz sunu grntlerini
arkadalaryla birlikte izleyen pek ok insan, burada heyecandan lmek zereydim diye aklama
yaparken, aslnda durumun hi de o an hissettikleri kadar kt olmadn dnmtr. Dier yandan,
sunuumuzu aksatmadka ve mesajlarmzn paylalmasn engellemedike, belirli bir dzey heyecann
da, dinleyiciler tarafndan beklenen bir ey olduunu ve genellikle ho grldn belirtmekte yarar
vardr.

Sunuu Hayalinizde Canlandrn
Hayal kurmak, insanolunun yaratclnda ve geliiminde ok nemli bir yer tutar. Sunularmz
hayalimizde canlandrmak, bizi psikolojik olarak sunuumuza hazrlar ve sunuumuz hakknda olumlu
dnmemize yardmc olur. Bunu yaparken, olumsuz noktalar mmkn olduunca dnmememiz ve
sadece gl olabileceimiz noktalara odaklanmamz nerilir. Bu ekilde hayal etme, elbetteki gerek


141
sunu provasnn yerini tutmayacaktr, ancak dier admlarla birlikte yerine getirildiinde, bizi zihinsel
anlamnda olaya hazrlayaca ifade edilmektedir.
nl bir atlet, yarlara hazrlanrken, zaman zaman kendisini yarta koarken hayal ettiini, bu
hayalinin iine dier yarlar da yerletirdiini, onlar teker teker getiini, yar srasnda olabilecek
aksaklklara kar nasl davranacan zihninde canlandrdn ve sonuta biti izgisine vardn hayal
ettiini ifade etmitir. Sonuta, bu atlet, katld her yar kazanamamaktadr. Ancak, yapt fiziksel
hazrlklarn yannda, bu tr canlandrmalarla zihinsel olarak da olaya hazrlandn syleyebiliriz.
Bu hayali, sunuumuz iin de kurmamz hem olumsuz dncelerden uzaklamamza, hem de bilisel
olarak hazr bulunmamza katk salayacaktr. nitenin banda bahsettiimiz sunu senaryosunu, nasl
bir giri yapacamz, rneklerimizi hangi srada nasl vereceimizi, hangi sorular nasl ve ne zaman
soracamz, bize sorulan sorular nasl cevaplayacamz, sunuun finalini nasl yapacamz
hayalimizde canlandrmak, daha sonra yapacamz sunu provalarmz iin de bir hazrlk oluturacaktr.

Mkemmeliyeti Olmayn
Sunu konusundaki kayglarmz kontrol etmenin bir dier yolu da, mkemmel sunu diye bir eyin
her zaman her yerde olmadn kabul etmektir. Herkesin, sunu yaparken, istemeden de olsa yapt
hatalar, planlarnn dna kt durumlar, keke yapmasaydm dedii eyler olmutur ve olacaktr. Zaten
hayatmz da byle deil midir? Hayatnn sonuna kadar mkemmel bir ekilde yaamay kim hayal
edebilir ki? Bir kaynakta, bu ini ve klar, bir kalp grafiine benzetilmektedir. Kaynaa gre,
hayatmzda ini ve klar yoksa, ok da yaadmz sylemek mmkn deildir. Hayatta olduu gibi,
sunularmzda da inilerimiz ve klarmz olmas doaldr. nemli olan, olas olumsuzluklarn,
sunuumuzun akn aksatmasna izin vermemektir.
Bazen, sunuumuz devam ederken, belirli bir zaman ve yerde vermeyi planladmz bir rnei veya
olguyu unutarak getiimizi fark edebiliriz. Bu durum dnyann sonu deildir. Sunu iinde aklmza
geldii anda veya gerekli grrsek baka bir yerde geriye ksa bir dn yaparak bu tr eyleri
paylaabiliriz. Kald ki, bizim neleri hangi srada, nasl syleyeceimizi, dinleyicilerin bilmesi mmkn
deildir. O halde bu tr olaylar olduunda, sunuumuzu devam ettirmek ve alacamz pratik kararlarla
mesajlarmz aktarmaya devam etmek en doru davran olacaktr. Bu tr davranlar, zamanla, sunu
konusunda deneyim kazandka daha rahat sergileyebileceimiz davranlardr.
Sunu yaparken mkemmeliyeti olmaya almak, kayg ve
heyecanda olduu gibi, belirli bir dzeyde tutulduu srece olumlu bir davrantr.
Ancak, tamamen mkemmeliyetilie konsantre olmak, bizi gereksiz yere strese sokacak
ve sonuta da gerginlik ve hata kanlmaz olacaktr.
te yandan, hata yapmak, herkesin kolaylkla gsterebilecei bir davrantr ve bu yzden insanlar
genellikle hatalara olgunlukla yaklamay tercih eder. Elbette ki, dinleyicilerin arasnda hatalarmz bu
kadar olgunlukla karlamayacak kimseler de yer alabilir. Bu insanlar asndan, sunularmzda zellikle
bilimsel hatalar yapmamaya zen gstermemiz nemlidir. Yani, paylaacamz mesajn, ieriin doru
bilgileri iermesi, ilevsel ve ie yarar neriler getirmesi gerekir. Bu sorunu da, paylaacamz konuya
ilikin yeterince aratrma ve hazrlk yaparak, uzman grleri alarak, sunuumuzun akn, nemli
noktalar ve destekleyici unsurlar planlayarak ve bol tekrar yaparak aabileceimizi syleyebiliriz.
Sunu kaygsyla baa kmak iin, yukardaki nerilerin yan sra, aadaki nlemleri de dnmekte
yarar olacaktr:
Sunu gn gerek fiziksel, gerekse zihinsel olarak dinlenmi olun. Sunu ncesi, sunu gnnn
sabahna kadar ayakta olmak, hala sunu zerinde alyor olmak veya elenmek iin darda
zaman geirerek uykusuz kalmak bize yarardan ok zarar getirecektir.
Konumaya balamadan nce, bacak kaslarnz yavaa skp geveterek veya ellerimizi skp
brakarak gerginliimizi biraz hafifletebiliriz. Bu egzersizler, adrenalinin neden olduu
gerginliin atlmasna yardmc olacaktr.


142
Konumaya balamadan nce, yavaa derin birka nefes aln. nsanlarn ou, gergin
olduklarnda ksa nefesler alr. Oysa bu ksa nefeslerin kaygy arttrd, pekitirdii sylenir.
Aldmz derin nefesler, gerginliin srekliliini keserek, sinirlerimizin yatmasn
salayacaktr.
zellikle sunuunuzun ilk blm olan giri blmne zen gsterin. Aratrmalar,
konumaclarn kayg dzeylerinin, sunuun ilk bir dakikasndan sonra anlaml bir ekilde
dtn sylemektedir. Giri blmn planladmz biimde getikten ve istediimiz etkiyi
yarattktan sonra, konumann dier blmlerinde daha rahat hissediyor olacaz.
Dinleyicilerinizle mmkn olduunca gz temas kurun. Unutmayn ki, karnzdaki bu kitle
sadece bir kalabalk deil, her biri farkl birer kiiliktir. Dahas, bu kimseler ou durumda sizin
tandklarnz veya arkadalarnzdr.
Sunu kaygnz veya heyecannz dnmekten daha ok, dinleyicilerinizle iletiim kurmaya
aln. Kendinizi sunuunuza verdiinizde, dinleyicilerin de ilgisini ektiinizi greceksiniz.
Dinleyecilerle iletiim kurduunuzda da, kayglarnzdan uzaklamaya balayacaksnz.
Sunuunuza yardmc olacak ekilde grsel materyaller kullann. Grseller; ilgi uyandrr,
dinleyicilerin dikkatini sizin zerinizden konuya eker ve kendinizi daha az bask altnda
hissetmenize yardmc olur.
Sunuunuzun belirli bir blmn dinleyicilerle birlikte etkinlik yapmaya ayrn. Onlara sorular
sorun, dierleri ile birlikte dnmelerini, sorun zmelerini salayn, gerekirse oyunlar
oynayn. Bu tr etkinlikler bize rahatlamamz ve kendimize gven duymamz asndan frsat
salayacaktr. te yandan, bu ve benzeri etkinliklerin kullanlmas, paylatmz konuya ve
sunuun balamna da baldr. Ancak, bu tr etkinliklerin, sunularn ou iin geerli
olduunu syleyebiliriz.
Yukardaki nerilerin yannda, yaptmz sunular sonucu kazandmz deneyimler ve bunlardan
kardmz dersler, bizim kendimize gvenen ve etkili bir konumac olmamzda nemli rol
oynayacaktr. Kendimize olan gvenimiz arttka, sunu heyecanmzdan ok mesajlarmza, bunlar
paylama eklimize ve dinleyicilerimizle olan etkileimimize daha ok nem vermeye, onlara
odaklanmaya balarz. Sunu konusunda kazanacamz gven ve baarnn, hayatmzda ok nemli bir
yeri olduu, tartmasz bir gerektir. nk sunu becerimiz ve bu konudaki z-gvenimiz, hayatmzn
dier alanlarndaki giriimlerimiz ve baarlarmz iin ok nemli bir temel yap oluturacaktr.



143
zet
Dier insanlarla birarada yaadmz srece,
farkl birok konuda ve ekilde sunular yapp
paylamak zorunda kalabiliriz. te yandan, i
hayatnda sunular genellikle daha zel bir takm
nedenlerle yaplr. Bu nedenler; mal veya
hizmetlerin satn salama, alanlar veya
mterileri bilgilendirme, alanlarn
motivasyonunu arttrma, yeni personelin
oryantasyonu, alanlarla biraraya gelme,
grme, ynetime durum raporu sunma, imaj ve
kurum kimlii oluturma ve alanlar eitme,
yetitirme olarak sralanabilir. Baz kaynaklar
sunular mesleki veya mesleki olmayan sunular
olarak snflandrrken, bazlar da aklayc veya
ikna edici olarak snflandrmaktadr. En geni
anlamyla sunular aadaki nedenlerle yaplr:
Bilgilendirmek
kna etmek, etkilemek
Eitmek, yetitirmek
Mteri edinmek, sat yapmak
Elendirmek
Etkili bir sunuun yaps ve zellikleri,
beendiiniz ve etkili olduunu dndnz
bir kitabn veya filmin zellikleri ve yaps ile
ok benzerdir. ncelikle, okuyucular ve
izleyiciler gibi, sunuun katlmclar da
paylalacak konuya ynelik merak tamaldr.
Beendiiniz filmin senaryosunda veya kitabn
kurgusunda olduu gibi, sunuun da kurgusu ve
senaryosu salam, mantkl, etkileyici olmaldr.
Nasl ki kitabn veya filmin iinde kaybolmak
istemezsek, sunu srasnda da kaybolmak
istemeyiz. Bu yzden, paylalan konular
mantkl bir yap ve dzen iinde olmaldr.
Seilen szckler, mmkn olan en ak ve
anlalr biimde paylalmaldr. Bir kitabn
grn, sayfa dzeni veya bir filmin grnt ve
ses kalitesi bizim iin nasl nemliyse,
katlmcnn sunu hakkndaki izlenimi de o kadar
nemlidir. Sunuta kullanlan grseller, metin ve
ses geleri, katlmcnn rahata grebilecei ve
anlayabilecei zellikler tamaldr.
Ne tr sunu yaparsak yapalm, genel olarak bir
sunu etkinliinde yedi unsur n plana
kmaktadr. Bunlar; konumac, mesaj veya ileti,
kanal, dinleyici veya katlmc, geribildirim,
grlt ve balam veya durum olarak
sralanabilir.
Sunu hazrl, sadece zaman etkili kullanmak
iin deil, etik anlamda da nem vermemiz
gereken bir sretir. Karmzdaki dinleyici
kitlesi ister i yerindeki yneticiler olsun, isterse
de yakn arkada grubumuz, zerinde allm,
hazrlanlm ve zen gsterilmi bir sunuu ve
paylam hak edeceklerdir. Sunu hazrl;
konunun seilmesinden(bazen konu kendilinden
bir ihtiya olarak belirlenmi olabilir) amalarn
belirlenmesine, ieriin dzenlenmesinden,
grsel materyallerin hazrlanmasna, sunu
ortamnn hazrlanmasndan sunuun provasnn
yaplmasna kadar bir ok adm ieren bir
sretir. Etik anlamda en ncelikli
sorumluluumuz, sunu yapacamz konu
hakknda bilgili ve donanml olmaktr.
Hedef kitlemiz hakknda ne kadar ok bilgiye
sahip olursak ve bu bilgileri ne kadar ok
sunuumuza katarsak, sunuumuzun onlarn
ilgisini ekmesi, beklentilerini karlamas ve
planladmz etkileri brakmas o kadar
kolaylaacaktr. Gerekten de, kendileri hakknda
hi bir bilgimiz olmayan bir dinleyici grubunu,
sunu srasnda etkilemek, onlar iin iine
katmak ve ilgilerini canl tutmak ok zor
olacaktr. Bu bilgileri, sunu hazrlmz
srasnda batan toplamak ve sunuumuzu
planlarken gerektii gibi kullanmak,
sunuumuzun istediimiz gibi yrmesini
salayacaktr.
Sunu yapan hemen herkesin belirli bir oranda
kayg duyacan kabul etmemiz gerekir. Sorun,
bu kayg duygusunu, heyecanmz nasl kontrol
altna alp, onu nasl olumlu bir duygu haline
dntrebileceimizdir. Bunun iin ilk
yapmamz gereken, bu kayg ve sinirlilik haline
olumlu bir anlam yklemektir. Bu duygular
olmas gereken ve srecin gerekli bir paras
olarak kabul etmekle ie balayabiliriz.
Kayglarmzn kurban olmak yerine, bu
kayglar kabul edip, kontrol altnda tutmay,
bunlarla gdlenmeyi salayabiliriz. Bu kaygy,
bir sunu korkusu veya sahne korkusu olarak
deil de, yaamamz gereken bir n aama olarak
deerlendirmek, etkili bir sunu yapmann n
koulu olarak kabul etmek, durumu daha farkl
deerlendirmemize neden olacaktr. Bu bak
asn kazandmzda, artk kayg ile baa
kmak iin aadaki gerekli admlar atabiliriz.



144
Kayglarmz olumlu bir gce dntrmek iin;
Sunu yapma deneyimimizi arttrmak, hazrlk
yapmak, olumlu dnmek, kaygnn ounun
dardan alglanmayacan bilmek, sunuu
hayalimizde canlandrmak ve mkemmeliyeti
olmamak yararl olacaktr. Bunlarn dnda;
Sunu gn gerek fiziksel, gerekse zihinsel
olarak dinlenmi olmaya,
Konumamzdan hemen nce, stres azaltacak
egzersizler yapmaya,
Konumaya balamadan nce, nefesimizi
kontrol etmeye,
Sunuumuzun ilk blm olan giri blmne
zen gstermeye,
Dinleyicilerimizle mmkn olduunca gz
temas kurmaya,
Dinleyicilerimizle iletiim kurmaya,
Sunuumuzda grsel yardmc materyaller
kullanmaya,
Sunuumuzun belirli bir blmnde
dinleyicilerle birlikte etkinlik yapmaya zen
gstermeliyiz.




145
Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi en sk grlen sunu
nedenlerinden biri olamaz?
a. Dinleyicileri elendirmek
b. Dinleyicileri analiz etmek
c. Dinleyicileri bilgilendirmek
d. Dinleyicileri yetitirmek
e. Dinleyicileri ikna etmek
2. Aadakilerden hangisi etkili bir sunu
hazrlamak iin iyi bir balang gerekesi
olabilir?
a. Kurumda her aramba gn sunu yaplmas
b. Sunuun amalarnn henz belirlenmemi
olmas
c. Katlmclarn, paylalacak olan bilgilere
ihtiya duymamalar
d. Katlmclarn bir kuruma ilikin aidiyet
duygusu tamamalar
e. Katlmclarn paylalacak bilgi, beceri ve
tutumlara halihazrda sahip olmalar
3. Aadakilerden hangisi etkili sunularn
zelliklerinden biridir?
a. Sunuun srekli ayn yer ve saatte yaplmas
b. Sunua mutlaka yneticilerin katlmas
c. Sunuun belirli bir amaca hizmet etmesi
d. Sunuun konusunu ynetimin belirlemesi
e. Sunuun konusunun nemli olmas
4. Kendisine leden sonra bir sunua katlmas
bildirilen personelin, sunua ynelik gdlenmesi
asndan, aadakilerden hangisi en doru
tanmlamay ifade etmektedir?
a. Personel sunu iin dal gdlenmitir
b. Personel sunu iin isel gdlenmitir
c. Personel etkili olarak gdlenmitir
d. Personel verimli olarak gdlenmitir
e. Personel kurumsal olarak gdlenmitir
5. Aadakilerden hangisi bir sunuun
etkililiini en iyi tanmlar?
a. Sunuun en az 5 ama iermesi
b. Sunuun en az iki oturum srmesi
c. Sunu salonunun tam olarak dolmas
d. Sunuun grsellerle desteklenmesi
e. Sunuun amalarna ulamas

6. Aadakilerden hangisi sunularn ekici
olmas asndan en doru tanmlamadr?
a. Sunu srasnda kullanlan grsellerin
gsterili ve ilgin olmas
b. Dinleyicilerin sunu srasnda nemli
noktalar not almas
c. Dinleyicilerin sunu srasnda ilevsel sorular
sormas
d. Dinleyicilerin sunuta anlatlanlarn ounu
anlamas
e. Dinleyicilerin katldklar sunutan zevk
almas
7. Aadakilerden hangisi sunularn
bileenlerinden biri deildir?
a. Kanal
b. Dinleyici
c. Mesaj
d. Sahne
e. Konumac
8. Aadaki sunu bileenlerinden hangisi
paylalan bilgi, beceri veya dnceleri
kapsamaktadr?
a. Kanal
b. Dinleyici
c. Mesaj
d. Sahne
e. Konumac
9. Aadakilerden hangisi sunuu yapan
kimselerin gsterebilecei eilimlerden biri
deildir?
a. Kanma
b. Analiz yapma
c. Frsat yaratma
d. Diren gsterme
e. Kabul etme
10. Aadakilerden hangisi sunu kaygs ile
baa kmann etkili yollarndan biri deildir?
a. Mkemmeliyeti olmak
b. Sunu hazrl yapmak
c. Sunula ilgili olumlu dnmek
d. Sunu konusunda deneyim kazanmak
e. Yaplacak sunuu hayal etmek





146
Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. b Yantnz yanl ise Sunu Yapma
Nedenleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
2. d Yantnz yanl ise Sunu Yapma
Nedenleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
3. c Yantnz yanl ise Etkili Sunularn
zellikleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
4. a Yantnz yanl ise Etkili Sunularn
zellikleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
5. e Yantnz yanl ise Etkili Sunularn
zellikleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
6. e Yantnz yanl ise Etkili Sunularn
zellikleri balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.
7. d Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
8. c Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
9. b Yantnz yanl ise Sunuun Bileenleri
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
10. a Yantnz yanl ise Sunu Kaygs ve
Kaygyla Baa kma balkl konuyu yeniden
gzden geiriniz.












Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Katldnz sunular, genellikle belirli bir konuda
bilgilendirmek, belirli bir davran tercih etmeye
ikna etmek veya elendirmek amacyla yaplyor
olacaktr. Bu etkinliklere kendi isteimizle
katlacamz gibi, ou durumda da stlerimizin
istei dorultusunda katlrz.
Sra Sizde 2
niversitenin uluslararas renci deiim
programlar sorumlusu tarafndan yaplan ikinci
sunuun baarl olma ans daha yksektir.
nk, konumac, hangi amala, kime ve nasl
bir sunu yapmas gerektii konusunda ayrntl
bir hazrlk ve planlama yapmtr.
Sra Sizde 3
Bu durumda, yardm istediiniz kiinin sizi nazik,
yardma ihtiyac olan biri olarak alglamas
nemlidir. Sesiniz sert ve emredici bir tonda
olursa ve yz ifadelerinizle beden diliniz de bunu
desteklerse, byk bir ihtimalle istediiniz
yardm alamayacaksnz.
Sra Sizde 4
Hedef kitle ile ilgili bilgileri; kurumsal
belgeler/kaytlar, kiilere konu ile ilgili anket
uygulama, iverenlerle grme, alanlarla
grme, odak grup grmeleri, kurumda konu
ile ilgili gzlemler, konu ile ilgili test
uygulamas, yaplan alma rneklerini inceleme
gibi tekniklerle toplayabilirsiniz. Burada nemli
olan, birden fazla teknii ie koarak, mmkn
olan en kapsaml bilgiye ulamaktr. Her bir
tekniin kendi iinde stnlkleri ve snrllklar
vardr.












147
Yararlanlan Kaynaklar
Bradbury, A. (2006). Successful Presentation
Skills, PA: Kogan Page.
Emden, Joan van & Becker, L. (2004).
Presentation Skills For Students, NY:
Macmillan.
Lucas, S. E. (2009). The Art Of Public
Speaking, NY: The McGraw-Hill.
Mandel, S. (2000). Effective Presentation
Skills: A practical guide to better speaking,
Boston: Course Technology.
Siddons, S. (2008). The Complete Presentation
Skills Handbook, PA: Kogan Page.



148






Amalarmz
Bu niteyi tamamladktan sonra;
eriin dzenlenmesinin nemini tartabilecek,
Sunuun temel blmlerini ve ilevlerini aklayabilecek,
Genel ama, kt, ana fikir ve temel dnce kavramlarn ayrt edebilecek,
Temel dncelere ilikin destekleyici fikirler gelitirebilecek,
Grsellerin sunu iin nemini tartabilecek
bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Sunu erii
ktlar
Genel Ama
Ana Fikir
Temel Dnce
Destekleyici Fikir
Bala
Grsel
Sunu Notu
Sunu Ortam

indekiler
Giri
eriin Dzenlenmesi
Grsellerin Dzenlenmesi
Sunu Notlarnn Hazrlanmas
Sunu Ortamnn Hazrlanmas ve Kontrol

6


149
GR
Dzenleme veya dier adyla organizasyon becerisi, bireysel ve mesleki hayatmzda bize olumlu
deerler katan bir beceridir. Zamann, gndelik ilerini, mesleki sorumluluklarn, okul sorumluluklarn
ve zel hayatndaki dier alanlar dzenleyebilen insanlar iin, hayatn daha kolay ve rahat olduu
sylenir. Gerekten de yledir. Snavlara dzenli bir ekilde hazrlanmak, mutfakta yemek yaparken
belirli bir dzen salamak, odamzdaki eyalar dzenli tutmak, bunlar yapmayanlara gre bize birok
fayda salayacaktr. Bu faydalar; daha fazla baar, istediimiz gibi kullanacamz serbest zaman,
dzenli bir mutfak ve daha lezzetli yemekler, temiz ve istediimizi rahata bulabileceimiz dzenli bir
oda olarak sralanabilir.
Sunularda paylaacamz ieriin belirli bir dzen iinde planlanmas ve sunulmas da, bize belirli
faydalar getirecektir. ncelikle paylatmz mesaj herkes anlayacak, sunuumuz amacna ulaacak ve
hedef kitle zerinde istediimiz etkiyi yaratacaktr. Bunun yannda, insanlarn daha rahat takip
edebilecei, iinde kaybolmayaca bir sunu gerekleecek, sunuun etkili, verimli ve ekici olmas
ihtimali glenecektir. Dzen becerisi, etkili bir sunu iin nem verilip, sergilenmesi gereken bir
beceridir.

ERN DZENLENMES
niversite rencileri zerinde yaplan bir aratrmada, rencilerin belirli bir dzen iinde sunulan
bilgilerle, karmak bir ekilde sunulan bilgilere ynelik tepkileri gzlenmitir. Bir profesr, iyi
dzenlenmi bir konuma metninden oluan sunuyu bir gruba, ayn metnin karmak halini de baka bir
gruba sunmutur. Her iki konumadan sonra, dinlediklerinden ne kadar rendiklerini lmek zere
gruplara test verilmitir. Beklendii ekilde, belirli bir dzen iinde verilen bilgileri dinleyen grup, testte
dier gruba gre daha baarl olmutur. ki yl sonra, ayn aratrma baka bir okulda denenmitir. Ancak
bu kez, rencilerin sunulardan ne kadar rendikleri deil, sunulardan sonra konumaclara kar ne
tr tutum sergileyecekleri llmeye allmtr. Bu kez iki farkl profesr, yine iki farkl gruba dzenli
ve dzensiz bilgilerden oluan sunular yapmtr. Aratrmann sonunda, iyi dzenlenmi bilgilerin
olduu konumay dinleyenlerin, konumacnn sylediklerine daha ok inandklar, konumacy ise,
dier sunutaki konumacya gre konusunda daha yeterli ve gvenilir olarak deerlendirdikleri ortaya
kmtr.
Bu rnekler ve daha birou, dinleyicilerin sunularda bir dzen ve btnlk istediklerini
gstermektedir. Ne yazk ki sunularda, basl materyallerde olduu gibi, anlamadmz sayfalara tekrar
geri dnp okuma ansmz yoktur. O yzden, mesajlarmz dzenlemek, bir dzen dorultusunda
sunmak, etkili, verimli ve ekici sunular asndan olduka nem tamaktadr. Bu nitenin izleyen
blmlerinde, sunularmzn ieriini nasl dzenleyeceimizi birlikte inceleyeceiz.
Etkili bir sunuun znde, dinleyicilerle paylaacamz bilgiler bulunur. Gereinden ok bilgi,
dinleyicilerin kafalarnn karmasna neden olurken, gereinden az bilgi de onlarn sunutan
bilgilenmeden ayrlmalarna neden olacaktr. Bu noktada, bir nceki nitede deindiimiz hedef kitle
analizi byk nem tamaktadr. Dinleyicilerimizi zmleyerek tanmak, paylaacaklarmzn miktarna
ve kapsamna karar vermemizde bize byk yarar salayacaktr. Ancak, tek bana bunun yeterli
Sunu eriinin ve
Grsellerin Dzenlenmesi


150
olmayacan syleyebiliriz. Hedef kitlemizi tandktan sonra, ierie ilikin sahip olduumuz veya
topladmz bilgilerle nasl bir sunu yapacamza, hangi bilgileri n plana karp hangilerini
kullanmayacamza ve nelerin daha nemli olup, nelerin olmadna karar vermemiz gerekecektir.
Buradaki anahtar kavram sunuumuzun sonunda hedeflediimiz ktlardr.

Sunu ktlarnn Belirlenmesi
Sunuumuzun ktlar, sunu sonunda hedef kitlenin gstermesi beklenen davranlar aklayan
ifadelerdir. Sunu ktlarn belirleyerek, ieriimizin iskeletini, sunu srasnda kullanacamz ortamlar
ve materyalleri ve sunuumuzun nasl deerlendirileceini belirlemi oluyoruz. ktlarn; ksa cmlelerle
ifade edilmesi, ak ve anlalr olmas gerekmektedir. kt ifadeleri, konumacnn veya sunuun deil,
hedef kitlenin ne yapacan ifade etmelidir. Hedef kitlenin kazanmasn istediimiz davranlar,
llebilir ve gzlenebilir davranlar olmaldr. Son olarak, ktlarmzda ifade ettiimiz davranlar,
belirli bir zaman iinde kazandrlabilecek, ulalabilir ve inandrc davranlar olmaldr. zleyen
blmde, retim etkinliklerinin tasarmlanmas konusundaki bir dizi sunuun belirli bir blmne ilikin
ktlar paylalmaktadr. Konumac, bugnk bir saatlik sunuunda, dinleyicilerin, birbirleri ile ska
kartrlan retim amac ve etkinliklerini ayrt etmelerini, dinleyicilerinin uygun retim amalar ve
etkinlikleri yazmalarn istiyor. imdi, sunuun ktlarnn nasl ifade edildiini inceleyelim:
Bu sunuun sonunda katlmclar;
retim etkinliklerini tanmlayacak,
retim etkinliklerinin nemini aklayacak,
retim etkinlikleri ve retim amalar arasndaki ilikiyi ifade edecek,
Amalar ve etkinlikleri birbirinden ayrt edebilecek,
Verilen bir konuya uygun amalar ve etkinlikler gelitirebilecekler.
Yukardaki ktlara bakarak, sunuta anlatlacak konular, bunlarn srasn ve sunu srasnda neler
yaplabileceini tahmin etmek mmkndr. Buradan yola karak, sunuta nce etkinliin ne olduu
tanmlanacak, sonra nemi konusunda konuulacak, ardndan bu etkinliklerle amalarn ilikisine
deinilecek. Buraya kadar, konumacnn eitli etkinlik ve ama rnekleri vereceini, bunlar zerinde
dinleyicilerle konuulacan da anlayabiliyoruz. Daha sonra konumac, farkl amalar ve etkinlikleri
paylaarak, bunlarn birbirinden nasl ayrt edileceini aklayacak. Burada yine konuyla ilgili rnek ve
altrmalar yaplacan anlayabiliyoruz. Son olarak farkl konularda ama ve etkinliklerin nasl
gelitirilecei aklanacak ve buna ilikin etkinlikler yaplacak.
Tam olarak olmasa da, yukardaki ktlara bakarak, gereine yakn bir sunu senaryosu karmaya
altk. Gerekten de, ktlarmz belirledikten sonra, sunuumuzun ak az ok ortaya km olacaktr.
te yandan, bu ktlar belirledikten sonra, sunuumuzun temel dncelerini belirlemek de
kolaylaacaktr. Sunuumuzun temel dncelerini ve nasl gelitirildiklerini izleyen balklarda
aktaracaz. Ancak bundan nce, sunuumuzun temel yapsn oluturan blmlerden bahsedeceiz.

Giri, Gelime ve Sonu Blmleri
Sunuumuzun belirli bir dzen iinde olduunun en nemli gstergelerinden biri de, temel olarak
blmden olumas ve bu blmlerin dinleyiciler asndan anlalr olmasdr. Bu blmler; giri,
gelime ve sonu olarak isimlendirilir. Sunuumuzda, bu blmn her birinin stratejik bir rol vardr.
Giri blm sunuun al blmdr ve genellikle dinleyiciler paylalacak ierie kar hazrlanrlar
ve gdlenirler. Konumac ve dinleyiciler karlkl tanr ve dinleyiciler sunuun ktlar konusunda
bilgilendirilir. Bu blmde ayrca, aktarlacak olan temel dncelerin bir zeti de paylalr. Bylece,
dinleyicilerin ierie ynelik hazr bulunuluu salanm olur.
Sunuun gelime blm, sunuun ktlarna paralel olarak, paylalacak olan bilgi, beceri ve/veya
duygularn aktarld blmdr. Bu blmn kendi iinde anlaml kk paralara ayrlmas, sunuun
anlalmas ve takip edilebilmesi asndan nemlidir. Bu kk paralar, sunuun ktlarndan ve temel


151
dncelerinden yola klarak dzenlenebilir. Bunlara, gelime blmnn iindeki alt bilgi kmeleri de
diyebiliriz. Her bir bilgi alt kmesi sadece belirli bir konuya odaklanmaldr. Ayrca, bu alt kmelerin de,
kendi iinde bir giri, gelime ve sonu blmleri olmaldr. Yani, sunuun geneli iin oluturmaya
altmz yapy, kk bilgi kmeleri iinde de oluturmalyz. Bu etkili bir sunu asndan olduka
nemlidir.
Sonu blm, sunuun sonunda yer alan ksa ve z bilgilerin yer ald blmdr. Burada yer alan
bilgiler, sunuun genel amacnn tekrarlanmas ve ana fikrin pekitirilmesi amacyla ie koacamz
bilgiler olmaldr. Bunlar yaparken, temel dncelerin zerinden ksaca tekrar geilebilir.
Giri ve sonu blmleri zerinde, izleyen sayfalarda biraz daha duracaz. Bu noktada, gelime
blmn biraz daha yakndan tanmaya alalm. Genel olarak uzmanlar, ncelikle sunuun gelime
blmnn dzenlenip, daha sonra giri ve sonu blmlerinin hazrlanmasn nerirler.
Sunuun tm blmleri nemlidir ama, gelime blmleri, sunularn
en uzun ve en stratejik blmleri olarak kabul edilebilir.
nk bu blm, asl mesajlarmz verdiimiz, insanlar bilgilendirdiimiz veya ikna ettiimiz,
rneklerimizi verdiimiz, etkinliklerimizi yaptmz blmdr. Gelime blm dier blmlerin ortaya
kmas asndan da nem tar. Sunularmz iin etkili ve dikkat ekici bir girii, ancak gelime
blmn etkili bir ekilde dzenleyebilirsek yapabiliriz. Gelime blmn dzenlerken, sunuun tr,
genel amac, ktlar ve ana fikri gibi kavramlar belirlemi olmamz gerekmektedir.

Sunuun Tr, Genel Amac, ktlar ve Ana Fikri
Sunuumuzun genel amac, sunuumuzla hedef kitlede ne tr bir etki veya deiiklik yaratmak
istediimizi ifade eder. Sunuumuzun ktlar, sunuun sonunda katlmclarda beklediimiz davran
deiiklikleridir. Sunuumuzun ana fikri ise, konumamzn anahtar cmlesi veya z mesaj olarak
dnlebilir. Sunuumuzun genel amac ve ktlar ile ilgili herhangi bir sknt yaamayacamz
tahmin ediyoruz. nk, sunua karar verdiimizde sunuu hangi ama erevesinde
gerekletireceimizi ve katlmclardan hangi ktlar bekleyeceimizi zaten biliyor olmamz gerekir.
te yandan, eer sunu bize bir grev olarak verildiyse, stlerimiz tarafndan hangi amala ve
beklentilerle gerekletirilecei de belirlenmi olacaktr. Bu yzden niteye, genel ama ve ktlar
zerinde durmaktansa, ana fikir zerinde younlaarak devam etmekte fayda gryoruz.
Ana fikir ifadesi, sunuumuzun genel amacnn yeniden ifadelendirilerek yazlmas, belki de altnn
bir kez daha izilmesi olarak dnlebilir. Dahas, ana fikir, bir sunuun en can alc noktasdr.
Sunuumuzun tamam, bu ana fikir etrafnda geliecektir. O yzden, sunuumuza dahil ettiimiz her ey,
bu ana fikri gelitirmeli, aklamal, rneklemeli ve desteklemelidir. Sunuumuzdan sonra, insanlar ne
paylatmz anlamakta glk ekiyorsa, ana fikrimiz ile ilgili bir sorun var diyebiliriz. Bazen
sunuumuzun ana fikrini, genel ama ifademiz belirler. Bazen de ana fikrimizi ancak ayrntl bir
aratrma yapp ieriimiz hakknda bilgileri derledikten sonra belirleyebiliriz. Bu durum, sunu
konumuzla, bizim o konudaki hazrlmzla veya konuya ne kadar hakim olduumuzla ilgilidir.
Sunuumuzun ana fikir cmlesini etkili bir ekilde gelitirmek iin, aadaki noktalar gz nnde
bulundurmalyz:
Her sunuun tek bir ana fikri olmaldr.
Ana fikir cmlesi, sunuun iskelet yapsn ortaya koymaldr.
Ana fikir cmlesi, bireysel grlerimizi ve yarglarmz ifade etmemelidir.
Ana fikir cmlesi, soru ifadeleri eklinde yazlmamaldr.
Ana fikir cmlesi, bir konu baln deil, bir dnceyi ifade etmelidir.
Ana fikir cmlesi ak, anlalr ve zl olmal, deiik yorumlara yol amamaldr.


152
Ana fikir cmlesi sunuun konusu hakknda fikir vermelidir.
Ana fikir cmlesi, aklanmaya, rneklenmeye, karlatrmalara, nedenlerin ifade edilmesine,
etki ve sonularn belirtilmesine, yani gelitirilmeye uygun olmaldr.
Dinleyicilerimiz konumann sonunda baka her eyi unutsalar da, ana fikri hatrlamaldr.
Ana fikir cmlesi giri blmnde ifade edilmeli, ayrca sonu blmnde de tekrarlanarak,
pekitirilmelidir.
Ana fikir cmlemizi gelitirirken, kendimize; bu sunuta vermek
istediim en nemli mesaj ne? ve dinleyicilerimin bu sunutan sonra en ok neyi
hatrlamasn istiyorum? sorularn sormamz gerekir. te bu sorularn cevab, bizim ana
fikrimizi oluturacaktr.
Aada verilen ana fikir cmlelerini inceleyelim:
Fabrikalarda seri retimde robotlarn kullanlmas, hata orann azaltarak kaliteyi ykseltir.
Yetikinlerin eitimi, ocuklarn eitiminden farkldr.
Trmanma; gvenli ve heyecan verici bir spordur.
Evlerinizde bulunduracanz gaz detektr ile gaz kaa kazalarn nleyebilirsiniz.
ehir merkezindeki park alanlarnn arttrlmas, insanlarn bo zamanlarn daha iyi
deerlendirmesine katk salayacaktr.
Yukardaki her bir ana fikir cmlesine baktmzda, sunularn hangi konuda yaplacan, sunu
genelinde hangi temel mesajn verileceini rahatlkla tahmin edebiliriz. Bu fikirler etrafnda, bir takm
bilgilerin, rneklerin ve etkinliklerin nasl gelitirilip paylalacan, sunuun akn zihnimizde
canlandrabiliriz. imdi aadaki dier ana fikir rneklerine gz atalm:
Bence, bilgisayarlarla uzun sre almak boyun ve srt arlarna neden oluyordur.
Karbonmonoksidin neden olduu zehirlenmeler
Gnmzde dnya zerinde hangi diller konuuluyor?
Piyano alrken gz nnde bulundurulmas gereken eylerin; grnm, fiyat, marka, l ve
garanti olduunu dnyorum.
Snflarmzda kullanlan teknolojiler
Yukardaki cmleler, etkili birer ana fikir ifadesi olmaktan uzaktr. nk bazlar bireysel yarglar,
bazlar bir soruyu, bazlar da sadece belirli bir konu baln ifade etmektedir. Bu ve benzeri ifadeleri
ana fikir olarak belirtemeyeceimizi hatrlayalm. nk artk, ana fikir ifadelerinin ne tr zellikler
tamas gerektiini biliyoruz. Bu blm aadaki rnekle bitirerek, sunuumuzun gelime blm iin
temel dncelerin gelitirilmesine geeceiz. imdi rneimizi inceleyerek; sunu tr, genel amac,
ktlar ve ana fikrinin nasl ifade edildiine dikkat edelim:
Sunuun Tr : Bilgilendirme
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, uzaktan eitim sistemi iin retilecek olan e-kitap materyalinin
retim sreci konusunda bilgilendirmek.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. retim amalarn ve deerlendirme kriterlerini belirleyebilecek,
b. erikte kullanlacak olan etkileim trlerini belirleyebilecek,
c. Katlmclarn ierik konusundaki geribildirimlerini deerlendirebilecek,
d. Gerekli dzeltme ve eklemeleri yaparak, materyali hazr duruma
getirebileceklerdir.


153
Sunuun Ana fikri : e-Kitap hazrlama sreci; zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve
deerlendirme aamalarndan oluur.
imdi sunuumuzun gelime blmn dzenlemeye, temel dncelerimizi oluturarak devam
edelim.
Siz de, belirleyeceiniz bir konuda yapacanz bir sunu hayal edin.
Bu sunuun; sunu trn, genel amacn, ktlarn ve ana fikrini yukardaki rneklere
benzer ekilde gelitirmeye aln.
Sunuun Temel Dnceleri
Temel dnceler, sunuumuzun ana hatlar olarak dnlmelidir. Sunuumuzun temel dncelerini
olutururken dikkatli olmal, bu dnceleri iyi ifade etmeli ve dzenleyip sralarken stratejik
davranmalyz. imdi, yukardaki rneimizi yeniden gzden geirelim ve temel dncelerimizi
oluturmaya alalm:
Sunuun Tr : Bilgilendirme
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, uzaktan eitim sistemi iin retilecek olan e-kitap materyalinin
retim sreci konusunda bilgilendirmek.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. retim amalarn ve deerlendirme kriterlerini belirleyebilecek,
b. erikte kullanlacak olan etkileim trlerini belirleyebilecek,
c. Katlmclarn ierik konusundaki geribildirimlerini deerlendirebilecek,
d. Gerekli dzeltme ve eklemeleri yaparak, materyali hazr duruma
getirebileceklerdir.
Sunuun Ana fikri : e-Kitap materyali retim sreci; tasarm, gelitirme, uygulama ve
deerlendirme aamalarndan oluur.
Temel Dnceler : I. e-Kitap hazrlama srecinin ilk aamas, retim amalarnn ve
deerlendirme kriterlerinin belirlendii tasarm aamasdr.
II. kinci aama olan gelitirme aamasnda, ieriin renenlerle olan
etkileimleri ve bu etkileimlerin trleri belirlenir.
III. Uygulama aamasnda, hazrlanan rnek e-Kitap ierikleri, hedef kitle
zerinde denenir ve geribildirimler alnr.
IV. Son aama olan deerlendirme aamasnda hem uygulamadaki sorunlar
dzeltilir, hem de e-Kitabn yaygnlatrlmas konusunda son kararlar
verilir.
Yukardaki rnekte de grld gibi, sunuun drt tane temel dncesi bulunmaktadr. Sunuun
genel amacna, ktlarna ve ana fikrine gz atacak olursak, e-kitap retim srecinde; tasarm, gelitirme,
uygulama ve deerlendirme olmak zere drt aama bulunmaktadr. O halde, sunuun da, mantk
erevesi iinde bu drt aama zerinde ekillenen, drt tane temel dncesi olmas son derece doaldr.
imdi, bu temel dncelere bakarak, sunuumuzun gelime blmnde hangi konulara deineceimizi,
hangi konular rnekleyip, inceleyeceimizi kolaylkla anlayabiliriz.
Bazen, sunuumuzun temel dnceleri, yine sunuumuzun genel amacnda, ktlarnda veya ana
fikrinde bu kadar aka belirtilmiyor olabilir. Byle durumlarda da, yine genel ama, kt ve ana fikir
ifadelerinden yola karak yapacamz aratrmalar ve toplayacamz verilerle temel dncelerimizi
oluturmaya alrz. Aadaki rnei inceleyelim:


154
Sunuun Tr : retme
Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, retim amac yazabilmelerini salamak.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. retim amacnn bileenlerini belirleyebilecekler,
b. yi yazlm ama ile iyi yazlmam bir amac ayrt edebilecekler,
c. Kendilerine verilen bir konuda retim amac yazabileceklerdir.
Sunuun Ana fikri : retim amalar, retim programnn sonunda hedef kitlenin sahip olmas
beklenen bilgi, beceri ve tutumlar ifade eder.
Temel Dnceler : I. retim amalar renenlerin eitim sonunda ne yapyor olacan ifade
etmelidir.
II. retim amalar llebilir ve gzlenebilir eylemler olmaldr.
III. retim amalar verilen sre ve imkanlar dahilinde ulalabilir olmaldr.
Yukardaki rnek iin gelitirdiimiz temel dnceler, ne genel ama ifadesinde, ne ktlarda, ne de
ana fikir cmlesinde, ilk rnekte olduu gibi aka ifade edilmemektedir. Ancak, yine bunlardan yola
karak; retim amac gelitirirken neleri bilmemiz gerekir? ve benzeri sorular erevesinde
yaptmz aratrmaya ve uzmanlardan aldmz bilgilere dayanarak, yukarda grdnz temel
dnceyi belirledik. nk, herhangi bir konuda retim amac gelitireceksek, bu konuyu mutlaka
bilmemiz gerekecektir. Bu bilgiyi bize, aratrmamz sonucu ulatmz alanyazn, uzmanlar veya dier
kaynaklar salad. Belirlediimiz bu satr balar da sunuumuzun temel dncelerini oluturmutur.
Buraya kadar rendiklerimizi pekitirmesi iin aadaki rnekleri inceleyelim. lk rneimizdeki
sunu, ikna amal bir sunu:
Sunuun Tr : kna etme
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, dilerini dzenli fralamaya ikna etmek.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. Dilerin vcut iin nemini ifade edebilecek,
b. Salksz dilerin neden olabilecei sorunlar tartabilecek
c. Dilerini dzenli bir ekilde fralamay tercih edeceklerdir.
Sunuun Ana fikri : Di salmz, vcudumuzun sal ve dier sistemlerin doru almas
iin de son derece nemlidir.
Temel Dnceler : I. Dilerimiz besinleri paralamak, tmek gibi grevlerin yannda,
konumamz ve grnmmz iin de son derece nemlidir.
II. Di salnn bozulmas, vcuttaki dier organlar da etkileyebilir.
III. Salksz diler, enfeksiyona neden olarak; kalp, bbrek ve eklemler iin
tehlike oluturur.
IV. Dilerimizi dzenli fralamak, bu riskleri azaltacaktr.
kinci rneimizdeki sunuun amac ise retmek:
Sunuun Tr : retme
Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, dilerini doru bir ekilde fralamalarn salamak.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. Dilerin doru fralanmas ile ilgili basamaklar syleyebilecek,
b. Dilerini doru ekilde fralayabileceklerdir.
Sunuun Ana fikri : Salkl dilere sahip olmak iin, dilerimizi dzenli olarak fralamalyz.


155
Temel Dnceler : I. Di fralamann ilk adm doru di fras seimidir.
II. Di fras 45 derecelik a ile tutulur ve oval hareketlerle bastrmadan
diler fralanr.
III. Dilerin i yzeyleri de ayn ekilde fralanr.
IV. ineme yzeyleri fra ileri geri hareket ettirilerek fralanr.
V. Fralama ilemi gnde en az iki kez ve yaklak olarak iki- dakika
srmelidir.
Yukarda verilen biri ikna, dieri de retme amal iki sunuun
konular ayndr. Ancak, genel amalar ve hedeflenen ktlar farkllatka, ana fikirler ve
sunuta ele alnan temel dnceler de farkllamaktadr.
Yukardaki iki rnekte bu farkllklar dikkatlice inceleyelim. kna amal sunuta, katlmclarn
dilerini dzenli bir ekilde fralamay tercih etmeleri amalanm ve onlar buna ikna etmek zere ana
fikir ve temel dnceler belirlenmitir. Bu sunuta temel dnceler belirlenirken, dilerimizin
vcudumuzdaki yeri ve nemi, salnn bozulmas sonucunda olas tehlikeler ve neden olabilecei dier
problemler verilmeye allmtr. Bu temel dnceler oluturulurken, konumac ilgili alanyazn
aratrm, internet kaynaklarn incelemi ve belki de bir di hekiminden neriler almtr. Sonu olarak,
insanlar bu konuda ikna etmek iin dikkatlerini hangi temel konulara ekmek gerektiini yukardaki gibi
belirlemitir.
Amac dileri doru bir ekilde fralamay retmek olan ikinci sunuta ise, ana fikir salk dilere
ancak dzenli fralamakla sahip oluruz eklinde yeniden ifadelendirilebilir. Buradan hareketle, yine
yukarda bahsedilen veri kaynaklarndan elde edilen bilgiler sonucu temel dnceler doru di
fralamann admlar eklinde ifade edilmitir. Sunuumuzda, dilerimizi doru bir ekilde fralamak
iin gereken bu admlara srasyla deinerek, amacmz yerine getirmek mmkn olabilecektir.

Temel Dncelerin Says
Sunularmzda deineceimiz temel dncelerin says konusunda kesin bir yargda bulunmak doru
deildir. Ancak, temel dncelerimizin saysn etkileyecek olan baz deikenler vardr. Bunlar;
sunuumuzun konusu, hedeflediimiz ktlar ve sunu iin ayrdmz sredir. Sunular genellikle ile
be arasnda deien sayda temel dnceden oluur. Bunun bir nedeni de, yukarda belirttiimiz gibi
genellikle sunular iin ayrlan sredir. Yaklak bir saat srecek olan bir sunuta on, onbe tane temel
dnceye deinmek ok da olas deildir.
Sunuumuzun sresi ne olursa olsun, aratrmalarmz sonucu topladmz bilgilerden yola karak
aklmza gelen temel dnceleri alt alta sralamak doru bir yoldur. Bu sralama sonucu, temel
dncelerimizin saysnn ok fazla olduunu veya bazlarnn ayrntlar dile getirdiini dnyorsak,
bunlarn bazlarn tek bir ifade altnda toplama yoluna gidebiliriz. Bylece, daha kesin ve doru bir
sayya yaknlam oluruz. imdi aadaki rnee bir gz atalm:
Sunuun Tr : retme
Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, retim tasarm srecini kavrayarak, uygulamalarn
salamak.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
a. retim tasarm srecini tanmlayabilecek,
b. Tasarm srecinin zmleme aamasn belirleyebilecek,
c. Tasarm srecinin tasarm aamasn belirleyebilecek,
d. Tasarm srecinin gelitirme aamasn belirleyebilecek,


156
e. Tasarm srecinin uygulama aamasn belirleyebilecek,
f. Tasarm srecinin deerlendirme aamasn belirleyebilecek,
g. Etkili renme etkinlikleri tasarmlayabilecek,
h. Verimli renme etkinlikleri tasarmlayabilecek,
i. ekici renme etkinlikleri tasarmlayabilecektir.
Sunuun Ana fikri : retim tasarm, zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve
deerlendirme basamaklarndan oluan ve belirli amalar etrafnda etkili,
verimli ve ekici renme etkinlikleri dzenlemeyi hedefleyen bir planlama
srecidir.
Temel Dnceler : I. retim tasarm renme ve retme ilke ve kuramlarnn, etkili,
verimli ve ekici renme etkinliklerine dntrlmesi srecidir.
II. retim tasarm srecinin ilk aamas zmlemedir.
III. retim tasarm srecinin ikinci aamas tasarmdr.
IV. retim tasarm srecinin nc aamas gelitirmedir.
V. retim tasarm srecinin drdnc aamas uygulamadr.
VI. retim tasarm srecinin beinci aamas deerlendirmedir.
VII. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri etkili olmaldr.
VIII. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri verimli olmaldr.
IX. Kalc renme iin, renme ve retme sreleri ekici olmaldr.
Yukarda rnekte, sunuun ktlarnn says ve bunlardan yola karak gelitirilen temel dncelerin
says olduka fazladr. Bu kadar kalabalk bir kt ve temel dnce serisi, sunuumuzun ieriini
dzenlerken hem yanltc olabilecek, hem de btnln dalmas gibi bir risk tayabilecektir. te
yandan, dikkatli bir inceleme ile bu ktlarn ve dncelerin ounun belirli gruplar altnda
toplanabileceini, ktlarn ve temel dncelerin saysnn bu anlamda azaltlarak, daha anlalr
klnabileceini syleyebiliriz. imdi, aadaki rnei dikkatlice inceleyelim ve iki sunuun ktlarn ve
temel dncelerini karlatrmaya alalm:
Sunuun Tr : retme
Sunuun Genel Amac : Katlmclarn, retim tasarm srecini kavrayarak, uygulamalarn
salamak.
Sunuun ktlar : Bu sunu sonunda katlmclar;
1. retim tasarm srecini tanmlayabilecek,
2. retim tasarm srecinin aamalarn belirleyebilecek,
3. Verilen bir konuda bir saatlik etkili, verimli ve ekici bir retim etkinlii
tasarmlayabilecektir.
Sunuun Ana fikri : retim tasarm, zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve
deerlendirme basamaklarndan oluan ve belirli amalar etrafnda etkili,
verimli ve ekici renme etkinlikleri dzenlemeyi hedefleyen bir planlama
srecidir.
Temel Dnceler : I. retim tasarm renme ve retme ilke ve kuramlarnn, etkili,
verimli ve ekici renme etkinliklerine dntrlmesi srecidir.
II. retim tasarm sreci; zmleme, tasarm, gelitirme, uygulama ve
deerlendirme aamalarndan oluur.
III. renme ve retme sreleri etkili, verimli ve ekici olursa, kalc
renme daha kolay gerekleir.


157
Grdnz gibi, ikinci rnekte, ktlardaki ve temel dncelerdeki birbiriyle ilikili ifadeler daha
genel gruplarda birletirilerek, hem hedeflenen ktlarda hem de deinilecek temel konularda
sadeletirme yaplmtr. Bylece, sunuumuzun plann inceleyen herhangi birinin, hedeflenen ktlar
ve sunuun temel dncelerini anlamas kolaylaacaktr.

Temel Dncelerin Sralanmas
Temel dncelerimizi belirli bir sayda oluturduktan sonra, bu dnceleri hangi srada sunacamza
karar vermemiz gerekir. Aslnda, temel dncelerimizin sunu sras temel nokta zerinde
yaplandrlr:
Sunu konumuz
Sunu amalarmz
Hedef kitlemiz
Gerekten de, konumuz zerinde yaptmz aratrmalar ve gerektiinde uzmanlarn grleri, bize az
ok neyin hangi srada olacan iafet edecektir. Bunun dnda, sunuumuza ynelik belirlediimiz
amalarmz ve bu amalarn sras da temel dncelerin srasn belirlerken bir referans kaynadr. Son
olarak, hedef kitlemizin zellikleri, ihtiyalar ve konu hakkndaki n bilgi ve becerileri de temel
dncelerin sralanmasnda etkin rol oynayabilecektir.
Yukarda belirtilen temel noktann dnda, genel olarak sunularda temel dncelerin dzenlenip
sralanmasnda, be farkl yaklam kullanlmaktadr. Bu yaklamlar yle ifade edilebilir:
Zaman sralama
Uzamsal sralama
Neden-sonu sralama
Problem-zm sralama
Konu sralama
imdi bunlar biraz daha ayrntlaryla inceleyelim.
Zaman sralama yaklamyla dzenlenen konumalarda temel dnceler, belirli bir zaman dilimi
iindeki gerekleme zamanlarna gre sralanrlar. Aadaki rnei inceleyelim:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, Boazii Kprsnn yapm aamalar hakknda
bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Boazii Kprsnn al, alt temel aama halinde gereklemitir.
Temel Dnceler : I. Kprnn inaatna 20 ubat 1970de temel atma treni ile baland.
II. Ocak 1972de her iki taraftaki kulelerin inaat tamamland.
III. Haziran 1972de dikey kuleler teller ile birbirine baland ve tellerin
gerilim ve bkm ileri balayarak ala kadar srd.
IV. Aralk 1972de kprye gerilen elik halatlara kpr zemini olan
tabliyeler montajlanmaya baland.
V. Mart 1973de son tabliye eklenerek, 60 adet tabliye birbirine
montajland. Bylece ilk kez yryerek Asyadan Avrupaya geildi.
VI. Kpr, 30 Ekim 1973de, Cumhuriyetin 50. ylnda trenle ald.
Zaman sralama, ayrca, bir sreci veya herhangi bir eyin nasl yapldn aklamak zere yaplan
sunular iin de kullanlr. Aadaki rnei inceleyelim:



158
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, kelime ilemci yazlmla hazrlanan bir belgenin ktsn nasl
alacaklar konusunda bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Kelime ilemci yazlmla hazrlanan bir belgenin ktsn almak iin drt
basamak ilem gerekletirilir.
Temel Dnceler : I. Belge akken stte bulunan Dosya/File mensne tklanr.
II. Dosya/File mensndeki Yazdr/Print komutu seilir.
III. Alan Yazdr/Print penceresinde gerekli seimler yaplr (yazc, kopya
says, sayfa aral vb.).
IV. Yazdr/Print dmesine tklanr.
Yukardaki rneklerde de grdnz gibi, zaman srlama yaklam, zellikle bilgilendirme ve
retme amal sunular iin daha sk kullanlmaktadr.
Temel dncelerin hangi yaklamla, nasl sraland anlatlrken,
verilen rneklerde, yerden kazanmak iin sadece genel amalar, ana fikirler ve temel
dnceler verilmitir. Kendi sunularnz ve temel dncelerinizi gelitirirken,
sunuunuzun ktlarn da yazp, referans olarak kullanmanz yararnza olacaktr.
Uzamsal sralama yaklamn kullanan sunularn temel dnceleri; yukardan aaya, soldan saa,
nden arkaya, ierden darya, merkezden kenara, doudan batya vb. gibi belirli bir uzam veya mekan
yaps ierirler. Bu yapy, aadaki rneklerle daha iyi anlayabiliriz:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, hcrenin yaps hakknda bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Hcre, ieriden darya doru temel yapdan oluur.
Temel Dnceler : I. Hcrenin en i ksmnda ekirdek bulunur.
II. ekirdei sitoplazma ad verilen yap evreler.
III. En d ksmda ise hcre zar bulunur.
Uzamsal sralama ile ilgili aada baka bir rnek verilmektedir. Bu rnei de inceleyelim:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, Karadeniz blgesinin da yaplar hakknda bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Karadeniz Blgesinin da yaps; bat, orta ve dou olmak zere corafi
blmde incelenebilir.
Temel Dnceler : I. Bat Karadeniz Blgesinde dalar birbirine paralel sra halinde
uzanrlar.
II. Orta Karadeniz Blgesinde dalar kydan uzaklaarak, tek sra halinde
uzanrlar.
III. Dou Karadeniz Blgesi ise blgenin en yksek dalarna sahiptir ve da
sralar arasnda ovalar ve vadiler yer alr.
Kronolojik sralamada olduu gibi, uzamsal sralama da bilgilendirme ve retme amal sunularda
ska kullanlan bir yaklamdr.
Neden-Sonu sralama yaklam, temel dncelerin belirli bir neden-sonu ilikisi iinde
dzenlenmesini gerektirir. Konumamz neden-sonu ilikisi balamnda dzenlediimiz zaman, genel
olarak iki temel dncemiz vardr. Bunlarn biri bir olayn nedenlerini, dieri de sonucu ifade
etmektedir. Bazen ilk temel dncede nedenleri, ikincisinde sonular anlatabiliriz. Bazen de, nce
sonular, sonra nedenleri verilebiliriz. Bunu hangi srada yapacamz konumuz belirleyecektir.
Aadaki rnee gz atalm:


159
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, alanlarn i yerinde gvenlik konusunda eitimli olmasnn
nemi konusunda ikna etmek.
Sunuun Ana fikri : Yeterince bilgi sahibi olmayan ve gvenlik tedbirlerini uygulamayan
alanlar, i yeri gvenlii ve retimin sreklilii asndan tehdit
oluturmaktadr.
Temel Dnceler : I. Kurumda alanlar i yeri gvenlii ve olas kazalara kar nasl
davranlaca konusunda gerekli bilgi ve becerilere sahip deiller.
II. alanlarn bu konudaki eksiklii devam ederse, kurum zarara
urayacak, retim aksayacaktr.
Yukardaki rnekte verilen temel dncelerin ilkinde neden belirtilmi, ikincisinde ise olas sonuca
deinilmitir. Konumamzda bahsedeceimiz sonular halihazrda olmusa veya yaanmsa, bu
durumda sonulardan balayp, nedenleri sonraya brakmay tercih edebiliriz. imdi aadaki rnei
inceleyelim:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, deprem gerei ve depreme kar hazrlkl olmann nemi
konusunda bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Deprem doal bir afettir ve gerekli nlemler alnmazsa ve insanlar
eitilmezse ykc sonular kanlmazdr.
Temel Dnceler : I. 1999 depremi, Trkiyede birok blgeyi etkilemi ve deprem sonucunda
resmi rakamlara gre yaklak 18 bin insanmz hayatn kaybetmitir.
II. Yerleim yerleri ve binalarn depreme kar planlanp, yaplmamas ve
insanlarn deprem srasnda ne yapacaklarn bilmemesi can kayplarnn
balca nedenlerindendir.
Neden-sonu ilikisini pek ok sunuta grmek mmkndr. Bu tr dzenlenen sunular, ikna,
bilgilendirme ve eitme amacyla kullanlabilir.
Problem-zm sralama yaklam, iki blmden oluur. lk blmde herhangi bir sorunun
varlndan ve neminden bahsedilir. kinci blmde ise soruna ynelik bir zm ifade edilir. Aadaki
rnei inceleyelim:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, sokak hayvanlarnn beslenmesi ve korunmasna ynelik
eyleme gemeye ikna etmek.
Sunuun Ana fikri : Ar scak havalarda, sokak hayvanlarnn yiyecek ve suya kolayca
ulamasna yardmc olarak, hayatlarn kurtarabiliriz.
Temel Dnceler : I. Ar scak havalar, sokak hayvanlarnn yiyecek ve suya ihtiyacn
arttrmakta ve hayatlar iin byk risk oluturmaktadr.
II. Sokaklarda, belirli yerlere konacak yiyecek ve su, sokak hayvanlarnn
hayatn kurtaracaktr.
Problem-zm yaklam, genellikle ikna amal kullanlr. Ancak, dier amalarla kullanld da
glebilmektedir.
Konu sralama yaklam, konumann alt konu balklarna ayrlarak, her bir alt baln bir temel
dnce gibi ele alnmasn ifade etmektedir. Mustafa Kemal Atatrkn kiiliini ve baarlarn
paylatmz bir sunuyu dnelim. Bu sunuda temel dnceleri; zaman, uzamsal, neden-sonu veya
problem-zm yaklamlaryla srlamaktansa, Atatrkn farkl kiilik zelliklerinin her birini ayr
balklar olarak ele almak daha mantkl ve etkili olacaktr. Aadaki rnei inceleyelim:
Sunuun Genel Amac : Katlmclar Mustafa Kemal Atatrkn kiilii ve baarlar konusunda
bilgilendirmek.
Sunuun Ana fikri : Atatrkn belirgin kiilik zellikleri, Onun baarlarnn anahtaryd.


160
Temel Dnceler : I. Gereki bir kiilik.
II. Yaratc ve yksek bir zeka
III. nanadrc ve etkileyici bir kiilik
IV. Sorunlar iyi belirleme ve analiz gc
V. leri grllk ve ngr yetenei
VI. Cesaret ve risk alma
VII. Etkili bir konumac
VIII. Derin ve geni bir kltr
Ykardaki temel dnceler, belirli sralamaya ait deildir. Her biri bamsz bir zellik veya konu
olarak ele alnabilir. te yandan, bu zelliklere daha pek ou eklenebilir. Bu temel dnceler, bir
neden-sonu, problem-zm ilikisi iermez. Herhangi bir konumac bunlar kendi iinde farkl bir
sralamaya koyabilir. Bu dncelerin srasn belirleyen ey, konumuzun doas ve ktlarmz olacaktr.
Konu odakl sralama yaklam, genel olarak bilgilendirme amal kullanlsa da, dier amalara da
hizmet edebilir.
Yukardaki rneklerde, sunu amacmz ve ana fikrimizi belirledikten sonra, temel dncelerimizi
nasl sralayabileceimizi grdk. Bu temel dncelerin her birini, konumamzn satrbalar,
deinilecek ve ayrntlar ile irdelenecek konu balklar olarak dnmeliyiz. Temel dncelerimizin
dzenlenmesi konusunda dikkat etmemiz gereken bir ka nokta daha bulunmaktadr. Bu noktalar yle
zetleyebiliriz:
Temel dncelerin her biri dierinden bamsz olmal, bir dierini iermemelidir.
A.
I. lk admda oyun belirlenir.
II. kinci admda oyuncular seilir.
III. nc admda, provalar yaplr ve
sonra oyun sahnelenir.
B.
I. lk admda oyun belirlenir.
II. kinci admda oyuncular seilir.
III. nc admda provalar yaplr.
IV. Drdnc admda oyun sahnelenir.
Yukardaki iki rnekte, herhangi bir sunuun temel dncelerini gryoruz. A, rneindeki son temel
dnce iki adm veya dnceyi iermektedir. O yzden, B rneindeki gibi ifade edilmesi daha etkili
olacaktr.
Temel dnceler ayn ekilde ifade edilmeli, farkl yaplar kullanlmamaldr.
A.
I. lk admda oyun belirlenir.
II. Sonra oyuncular seilir.
III. En sonunda provalar yaplr ve sonra
oyun sahnelenir.
B.
I. lk admda oyun belirlenir.
II. kinci admda oyuncular seilir.
III. nc admda provalar yaplr.
IV. Drdnc admda oyun sahnelenir.
Yukardaki iki rnekte, A ve B rneklerindeki temel dncelerin suralannda farkl szckler
kullanlmtr. B rneinin admlarnn daha net ve anlalr olduuna dikkat edin.
Konumada, her bir temel dnceye ayrlacak zaman dengelenmelidir.
A.
I. %70
II. %25
III. %5
B.
I. %30
II. %30
III. %40
C.
I. %20
II. %30
III. %50


161
Temel dncelerimiz, sunuumuzda ok nemli bir yere sahiptir. Bu yzden, sunuumuzun amacna
ulaabilmesi iin her birinin gerektii ekilde vurgulanmas nemlidir. Bu da, konuma srasnda her bir
temel dnceye yeteri kadar zaman ayrarak mmkn olacaktr. Yukardaki rneklerde, sunularn temel
dncelerine ayrlan zamanlar gryorsunuz. A rneindeki dalm ile B ve C rneklerini
karlatrdmzda, Ada temel dncelere ayrlan zamanlarn dengeli olduunu sylemek mmkn
deildir. Neredeyse zamann tamamna yaknnda brinci temel dnce paylalm, dierlerine ok az
zaman ayrlmtr. Temel dncelerimizin hepsine ayn zaman arln vermek zorunda deiliz.
Uygulamada, bu durum her zaman olanakl olmayabilir. Ancak, zaman arlklar kabaca birbirine yakn
olmaldr. Yukarda hem B hem de C rneinde verilen zaman dalmlar, kabul edilebilir dalmlara
rnek verilebilir.
Her bir temel dnceye ayracamz zaman, konumann amacna, ktlarna, ana fikrine ve verilen
zamana gre deiiklik gsterecektir. Ancak, bu konudaki en belirleyici unsur, her bir dnceye ynelik
kullanacamz destekleyici fikirlerin says ve younluudur.
Seeceiniz bir rnek zerinde, zaman sralama yaklamn
kullanarak, temel dncelerinizi dzenleyiniz.
Destekleyici Fikirlerin Belirlenmesi
Sunuumuzun ieriini dzenlerken belirlediimiz temel dnceler, tek balarna sadece birer fikir veya
saptamadr. Dinleyicilerin, sylediklerimizi kabul etmesi veya ikna olmas iin bir takm destekleyici
fikirlere, materyallere ihtiyac vardr. Sunuumuzun imdiye dek oluturduumuz yapsna destekleyici
fikirleri eklediimizde, karmza daha ayrntl bir tablo kmaktadr. Aadaki rnekte, amac
katlmclar ikna etmek olan bir sunu rnei verilmitir. Bu sunuta konumac, katlmc grubu yeni bir
bilgisayar sistemine gemeye ikna etmeye alyor. Aadaki rnei inceleyelim:
Sunuun Tr : kna etme
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, yeni satn alnacak bilgisayar sistemi ve avantajlar konusunda
bilgilendirerek, eski sistemin deimesi konusunda ikna etmek.
Sunuun Ana fikri : Kurumda u an kullanlan sistem eitli sorunlar yaratmakta ve gereksiz
harcamalara neden olmaktadr. Bunun yannda, yeni nerilen sistemin
kapasitesi ve avantajlar eskisine gre daha fazladr. Eski sistem deimelidir.
Temel Dnceler : I. u an kullanlan sistemin yaratt sorunlar
II. nerilen sistemin kapasitesi
III. nerilen sistemin avantajlar
imdi, yukarda verilen rnee ilikin temel dncelerimizi, hangi fikirler ve materyaller ile
destekleyeceimizi dnelim. Bunun iin her bir temel dncede belirttiimiz fikri nasl ele
alacamz, bu konuda neleri anlatacamz veya rnekleyeceimizi planlamamz gerekir. Bu destek
fikirleri veya materyalleri, her bir temel dncenin altna yazyoruz. Daha sonar, bu destek dnceler
iin kullanacamz rnekleri veya aklamalar da bunlarn altnda belirtiyoruz. Bylece, sonunda,
yapacamz sunu iin karmza daha ayrntl ve dzenli bir sunu plan kyor. imdi aadaki rnei
dikkatlice inceleyin. Bu rnekte, temel dnceler her zaman olduu gibi Roma rakamlaryla,
destekleyici dnceler byk harflerle ifade edilmitir. Kk harfler ise, destekleyici fikirlerin nasl
rnekleneceine veya anlatlacana ait dnce veya materyalleri temsil etmektedir.
Sunuun Tr : kna etme
Sunuun Genel Amac : Katlmclar, yeni satn alnacak bilgisayar sistemi ve avantajlar konusunda
bilgilendirerek, eski sistemin deimesi konusunda ikna etmek.
Sunuun Ana fikri : Kurumda u an kullanlan sistem eitli sorunlar yaratmakta ve gereksiz
harcamalara neden olmaktadr. Bunun yannda, yeni nerilen sistemin
avantajlar daha fazladr. Sistem, deimelidir.


162
Temel Dnceler :
I. u an kullanlan sistemin yaratt sorunlar
A. Eski sistem gncel deildir ve gnmzde ok yetersiz kalyor.
a. Sistemin kurulma tarihi (1987) ifade edilecek.
b. Sistemin eskiliini gstermek iin 1987den bu yana olan gelimeler verilecek. (Sunu
slaytlar 1-5)
c. Eski sistemin alt yaps ve teknolojisinin, gnmzdeki teknolojilerle nasl uyumlu olmad
anlatlacak. (Sunu slaytlar 6-11)
B. Eski sistem yeni yazlmlar kullanamyor.
a. Eski sistemle birlikte kullanlamayan yeni yazlmlardan ve zelliklerinden rnekler
verilecek. (Video ilk 3 dk.)
b. Eski sistemin, yeni yazlmlara yetersiz kald durumlar anlatlacak.
C. Eski sistemin kullanlmaya devam etmesi, maliyetleri arttryor.
a. Artan maliyet rnekleri verilecek. (Sunu slaytlar 12-18)
D. Eski sistem sk sk kyor ve i kayb yaratyor.
a. Sistemin son bir aydaki kme rakamlar verilecek. (Sunu slaytlar 19-20)
b. Yaanan bu skntlarn nelere yol at paylalacak.
c. Sistemin sk sk kmesi nedeniyle yaanan dier sorunlar verilecek. (Sunu slaytlar 21)
E. Eski sistemin bakm zor ve paralarnn deimesi uzun zaman alyor.
a. Bakm masraflar ve para deiimi iin gereken zamana rnekler verilecek.
b. Bu zamann kurumda hangi skntlara neden olduu paylalacak.
II. nerilen sistemin kapasitesi
A. Yeni sistemin teknolojisi blmler aras iletiimi daha etkin klyor.
a. Yeni sistemin iletiim olanaklarn nasl arttracana ynelik rnekler ve rakamlar verilecek.
(Sunu slaytlar 22-24)
b. Blmleraras iletiimin artmasnn gereklilii anlatlacak.
B. Yeni sistem tasarm srelerinin otomasyonunu salyor.
a. Tasarm srelerinin otomasyonunun ne anlama geldii sylenecek. (Sunu slaytlar 24-27)
b. Otomasyon ile neler kazanlaca rneklenecek.
III. nerilen sistemin avantajlar
A. Yeni sistem kurum d bamll azaltyor.
a. Eski sistemde ne kadar fazla kurumdan mal ve hizmet alnd aklanacak. (Sunu slaytlar
24-25)
b. Yeni sistemin bunlar nasl azalttna dair rnekler verilecek.
B. Yeni sistem kurumun rekabet gcn arttryor.
a. Kurumun rakipleri ve rekabet alanlar ksaca rneklenecek. (Sunu slaytlar 25-26)
b. Yeni sistemin rekabete salayaca avantajlar anlatlacak. (Sunu slaytlar 26)
C. Yeni sistem, gncel sreler ve rnler gelitirmeye olanak tanyor.


163
a. Eski sistemle gncel rnler ve srelerin gelitirilememesine rnekler verilecek ve kayplar
aklanacak. (Sunu slaytlar 26-28)
b. Yeni sistemle, hengi gncel rn ve srelerin gelitirilebileceine ynelik rnekler
verilecek. (Sunu slaytlar 29)
Temel dncelerimizi belirledikten sonra, bunlar hangi fikirlerle destekleyeceimizi de belirledik.
Bylece, sunuumuz iin hangi temel dnceleri, hangi dzen iinde; hangi srada ve derinlikte
sunacamz daha ak bir ekilde grebiliyoruz. Sunuumuzun temel yapsn oluturan dnceleri,
hangi fikirlerle destekleyeceiz ve bunlar yaparken neleri kullanacaz sorularnn cevaplar da artk
bizim iin olduka ak. Peki, tm bu fikirlerin arasnda gezinirken, birisini bitirip, dierine balarken
nasl davranmamz gerekiyor? Bu fikirlerin arasndaki akcl nasl salayacaz? te burada balalar
devreye giriyor.

Balalar: Balant Szckleri, Ara Geiler, Ara zetler ve aretler
Temel dnce ve destekleyici fikirlerin belirlenmesinden sonra, bizim iin nemli olan bir dier konu
da, bu fikirleri aktarrken ne tr balalar kullanacamzdr. Balalar, sunuumuzdaki temel
dnceleri, onlar destekleyen fikirlerle birlikte paylarken, izleyicilerimizin sunu iinde
kaybolmamalar, bizi rahat takip edebilmeleri ve hedeflediimiz amalara ulaabilmeleri iin
kullandmz gei szckleri veya szck gruplardr.
Balalar, sunuumuzun akcln salayarak ve dncelerimizi birbirine balayarak bir tr imento
grevi grmektedir. Bu zelliiyle balalar, sunuumuzu bir btnlk ve uyum iinde tamamlamamza
yardmc olurken; etkili, verimli ve ekici bir sunuun gerekletirilmesinde de nemli rol oynarlar.
Sunularmzda en sk kullandmz balalar; balant szckleri, ara geiler, ara zetler ve
iaretlerdir.
Balant szckleri, konumacnn bir dnceyi bitirip, yeni bir dnceye baladn bildiren
szck veya szck gruplardr. Aadaki rneklerde, balant szcklerinin alt izilerek
gsterilmektedir. Bu rneklerde, alt izili szcklerin, nasl bir dncenin sona erip, yeni bir konu veya
dncenin baladn iaret ettiine dikkat edin.
Buraya kadar, mevcut eski sistemin kurumumuzdaki tarihinden ve bize katt deerlerden
bahsettim. imdi de, dilerseniz, bu sistemin bize kaybettirdiklerinden bahsedelim.
Bu yararlar aklmzn bir kesinde tutarak, isterseniz bir de ne gibi kayplarmz var, bunlar
irdeleyelim.
Ara geiler de, konumacnn yeni bir konuya gemek zere olduunu ifade eder. Ancak ara geiler,
balant szcklerinden daha ayrntl bir ekilde ifade edilir. Ara geileri, balayacamz bir konunun
n-zeti veya n izlemesi olarak grebiliriz. imdi aadaki rnei dikkatlice inceleyin:
Eski sistemin deimesi konusundaki fikirlerimi sizlerle paylaacam bu sunuta, ncelikle eski
sistemin kurumumuza yaratt sorunlarndan, daha sonra da yeni sistemin kapasitesinden ve
avantajlarndan sz etmek istiyorum.
Yukardaki cmlenin tamam, bir ara geitir. Bylece dinleyiciler, biraz sonra neyi, hangi srada
dinliyor olacaklar konusunda bilgilenir ve dikkatlerini ona gre toplarlar. Bazen ara geiler, balant
szckleri ile birlikte kullanlr. Aadaki rnei dikkatlice inceleyin:
(Balant szc): Eski sistemin bize yaratt sorunlar bu ekilde ifade ettikten sonra, dilerseniz
imdi yeni sistemin kapasitesi zerinde konumak istiyorum. (Ara gei): Yeni sistemin
kapasitesini anlatmak iin; ilk olarak yeni sistemin teknolojisinin blmler aras iletiime olan
katksndan, daha sonra da yeni sistemin tasarm srelerinin otomasyonunu salamadaki
stnlnden bahsedeceim.
Konumamzdaki her bir temel dnce veya onlar destekleyen grler iin bu ekilde ara geiler
dzenlemek zorunda deiliz. Bu ara geilere karar verirken, konumaclara nerde, neyin yararl


164
olacan, onlarn konumamz dinlerken nerde nasl dikkatlerini ekmemiz gerektiini dnmek, bize
yol gsterecektir.
Ara zetler, ara geilerin tam tersi olarak dnlebilir. Ara zetler, srada neyin geleceini deil de,
az nce ne sylendiini ifade eden, daha dorusu zetleyen ifadelerdir. Ara zetler, zellikle karmak
veya ok nemli olduu dnlen bir blmn ardndan gelir. Bylece konumac, bu blmn
anlalmasn ansa brakmaz. Aadaki rnekleri dikkatlice inceleyin:
Yeni sistemin yararlarn bir kez daha ifade edecek olursak; kurum d bamll azaltyor,
rekabet gcmz arttryor ve gncel rn ve sreler gelitirmemize olanak tanyor.
Veya:
imdi ksa bir sre arkamza dayanalm ve yeni nerilen sistemin bize salayaca yararlar bir
kez daha tekrar edelim: ncelikle kurum d ball azaltyordu, sonra rekabet gcmz
arttryordu ve son olarak da yeni rn ve sre gelitirmemizi salyordu.
Yukarda, ayn rnek zerinden yola karak, farkl ekillerde nasl ara zet yapabileceimizi grm
olduk.
aretler, dinleyicilere sunuun neresinde olduklarn belirten ksa ve ak ifadelerdir. aretler ayrca,
sunuumuzdaki nemli ve anahtar rol oynayan dncelere vurgu yapmak iin de kullanlr. Aadaki
rnekleri dikkatlice inceleyerek iaretleri daha iyi anlamaya aln. Bu rnekte konumac, kurumda
bilgisayar sisteminin neden deimesi gerektiinin nedenlerini aklarken, iaretlerden (alt izili
szckler) yararlanyor. Bunun iin bir sralama yapyor:
Birinci neden, sistemin gerekten ok eskimi olmas ve an gereklerine ayak uyduramamas.
kinci neden, sistemin gncellemelere olanak tanmamas.
nc neden de, bakm ve onarm masraflarnn ok fazla olmas ve uzun zaman almasdr.
Bylece konumac sistem deiikliinin nedenlerini sralarken, dinleyiciler de iaretler sayesinde
konuyu daha kolay takip edebiliyorlar. aretlerden yararlanmann bir dier yolu da, temel dncelerin
soru eklinde ifade edilmesidir.
Peki, bu sistemin kurumumuza yaratt sorunlar var mdr? Bu sorunlar nedir ve nelere mal
oluyor? Evet, gerekten de eski sistemin kurumumuza ar derecede sorun yarattn
syleyebiliriz. Bu sorunlar yle sralayabiliriz...
Yukardaki rnekte, temel dncenin soru olarak sorulmas ile, dinleyiciler konumada nerede
olduklarn ve neden bahsedilmek zere olunduunu anlayacaklardr. Yukarda iaretlerin ayrca,
sunuumuzdaki nemli ve anahtar rol oynayan dncelere vurgu yapmak iin de kullanldn
sylemitik. Aadaki rnei dikkatlice inceleyin:
Eski sistemle ilgili vurgulanmas gereken en nemli sorun, gncellemelere ak olmay ve
dolaysyla yeni rnler gelitirmeye olanak tanmaydr.
Yukarda alt izili szcklerle, dinleyicinin bu konudaki en nemli soruna dikkati ekilmi olur. Bu
balamda kullanlabilecek kalplardan bazlar yle ifade edilebilir:
unu unutmaynz ki.....
Her eyden te, unu unutmamak gerekir ki...
Bu sunutan karacamz en nemli ders belki de...
imdi syleyeceim ey, sunuun geri kalan ksmn daha iyi deerlendirmeniz iin hayati nem
tamaktadr.
Bunlar ve benzeri ifadeler dinleyicilerin dikkatini, sunuta bizim istediimiz belirli yerlere ekmekte
yararl olacaktr. Konumuza ve ieriimizin zelliklerine gre bu tr balalarn bazlarn veya ounu
bir arada kullanabiliriz. Bu balalarn tanmlarndan ok, ilevleri nemlidir ve etkili bir ekilde


165
kullanldklarnda, bir konumay daha etkili, verimli ve ekici yapamaktadrlar. zleyen blmde,
sunuumuzun giri ve sonu blmlerini nasl planlayacamz zerinde duracaz.
Kendi seeceiniz bir rnek zerinde ara gei balacn nasl
kullanabileceinizi dnn.
Giri ve Sonu Blmleri
Yukardaki blmde, sunuumuzun ieriini, baka bir deyile gelime blmn dzenledik. Bu blm
ayrntlaryla dzenledikten sonra, dilerseniz imdi de sunuumuzu nasl balatacamz ve
sonlandracamz dnmeye balayalm. Sunuumuzun giri ve sonu blmleri, sunuumuzun
stratejik blmleridir diyebiliriz. lkinde bir karlama ve hazrlama, dierinde ise kapatma ve uurlama
hakimdir. uras bir gerektir ki, sunuumuzun en temel blm olan gelime blm, iyi hazrlanm
giri ve sonu blmleri ile daha da etkili olacaktr. rnein giri blm, dinleyicilerin gelime
blmndeki ierii dinlemeleri, bilgilenmeleri ve renmeleri asndan hazrlayc, motive edici ve
pekitirici zellikler tamaldr. Lucas (2009), giri blmnn neminden bahsederken, u rnei
vermektedir:
26 Ocak 1988 gnnn akamnda, orkestra efi New York ehrinin Majestik Tiyatro Salonunda
sahneye kt, sopasn nota sehpasna vurdu ve kollarn havaya kaldrarak, karsndaki orkestra
elemanlarna balamalar iin iaretini verdi. Saniyeler iinde, salondaki Amerikal
mzikseverler, Operadaki Hayalet mzikalinin ihtiaml al mziini dinliyordu. Bugn, bu
sahne 8,500den daha fazla yinelendi ve yinelenmeye devam edecek. Eser, Broadway tarihinin en
uzun sre sahnelenen mzikali oldu.
Gerekten de, Operadaki Hayaletin al, birok mzikalde olduu gibi seyircinin dikkatini eken
etkileyici bir mzikle balar. Dinleyicilerin, bu etkileyici giriten etkilenmeyip, dikkatlerini sahneye ve
performansa vermemeleri neredeyse imkanszdr. Bugn, ayn eseri, byle bir giri olmadan hayal etmeye
altmzda, gnmzdeki baarsna ulamasnn imkansz olacan dnrz.
Giri iin geerli olan ne varsa, eserlerin finalleri, yani sonu blmleri iin de geerlidir.
Mzikallerin ou benzer ekilde sonlanr. Karakterlerin hepsi sahnededir, hikayedeki karmaa
zlmtr, mziin temel blmleri bir ekilde tekrarlanr ve mzik nihayet dramatik bir dorua ular.
Artk sorular cevaplanm, gizemler aa km, sulular cezalandrlm, sevenler veya iyiler bir ekilde
huzur bulmulardr. Seyirci veya dinleyiciler sona gelindiini anlam, tansiyonlar dm ve kendilerini
kapana hazrlamtr. Derken, beklenen olur ve sahne kapanr. Okuduumuz kitap, film ve dier sanat
eserleri iin de ayn durum geerlidir. Bunun yan sra, katldmz tm sunularda; etkileyici bir girile
merakmzn artmasn, kendimizi vererek sunua katlmay, bilgilenip renmeyi ve nihayet, memnun
kalacamz bir ekilde etkinlikten ayrlmay bekleriz. Bu memnuniyet; etkili, verimli ve ekici bir giri,
gelime ve sonu blmyle mmkn olacaktr.

Giri
Hemen herkes, ilk izlenimlerin ok nemli olduunu kabul eder. lk izlenim, sunularmz iin de ok
nemlidir. Baarsz ve etkisiz bir giri, sunuumuzla amaladmz etkiyi brakmayacak, belki de telafisi
olmayacak ekilde dinleyicilerin konudan uzaklamalarna neden olacaktr. te yandan, etkili ve ekici
bir giri sayesinde, daha nce de bahsettiimiz gibi sunu kaygmz azalacak, kendimize olan gvenimiz
artacak ve sunuun dier blmlerindeki baarmzn temeli atlm olacaktr.
Konumalarda, giri blm genellikle u amalarla kullanlr:
Hedef kitlenin dikkatini ekmek ve ilgisini konuya ynlendirmek
Sunuun konusunu aklamak
Sunula ilgili gvenilirliinizi ve iyi niyetinizi pekitirmek
Sunu plannz paylamak


166
Yukardaki amalar gerekletirmek iin, girilerde (ve bazen sonu blmnde) eitli aralardan
yararlanrz. Bu aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve
baka kaynaklardan yaplan alntlardr. Aada bu aralar ayrntlaryla verilmektedir.
Ksa ykler, herhangi bir fikri rneklemek veya aklamak zere kullanlrlar. ykler, konunun
doasna gre mizah veya dram ierebilir. Ksa ykler, deinilecek konuya hazrlk veya giri
niteliinde olabilecei gibi, az nce anlatlan bir konuyu amlamak iin de kullanlabilir.
Mizahi geler, dinleyicilerdeki durgunluu ve katlmama durumunu krmak iin gl bir ara olarak
kullanlabilir. Ancak, mizahi rnekleri kullanrken ok dikkatli olmak gerekir. Mizah amal kullanlan
anlatm veya rnekler, hedef kitlenin zelliklerine, konunun ieriine ve sunuun doasna uygun
olmaldr. Anlatlan mizahi geler, kiilerin cinsiyetleri, kltrleri, dinleri, meslekleri veya dier bireysel
zelliklerine ters dmemeli, baka bir deyile grlt oluturmamaldr.
Eer bir fkra anlatmadan nce, aklnza acaba anlatmal mym?
gibi bir soru taklyorsa, anlatmamanz daha doru olacaktr.
Sunuun daha giriinde, konuyla ilgili olmad halde anlatlan mizah ierikli bir hikaye veya gereksiz
yaplan bir akadan daha kts olamaz. Byle bir durumda dinleyicilerin gznde inandrclmz ve
gvenilirliimiz sarslacaktr.
Katlmc sorular, iki trl sorulabilir. Birincisinde, dinleyicilere ak ulu sorular sorulur. Ancak, bu
tr sorularda dikkatli olmalyz. nk kardan herhangi bir cevap gelmeyebilir veya ok farkl cevaplar
verilebilir. Bu duruma nceden hazrlk yapmal, byle bir durumda nasl devam edeceimizi bilmeliyiz.
kincisinde ise, dinleyicilere herhangi bir konuya katlp katlmadklar veya bir duruma, lte uygun
olup olmadklar sorulur. Bu soru tr daha gvenlidir.
Retorik sorular, cevab belirli ve kesin olan sorulardr. Cevabn zaten bildiimiz veya tahmin
ettiimiz bir soruyu sorma nedenimiz, dinleyicilerin dikkatini syleyeceklerimize ekmektir.
Sarsc ifadeler, dinleyicilerin dikkatini ekmek iin kullanlan istatistikler, rnekler, benzetimler,
karlatrmalar vb. rnek durumlardr. Bu tr ifadelerde ama, verilen srad rnek durumlar,
benzetimler veya rakamlarla dinleyicileri artarak, konunun nemini anlatmaktr.
Alntlar, dier canl veya cansz kaynaklardan alarak kullandmz rnek durumlardr. Alntlar ksa
ve anlalr olmal, genel olarak bir iki cmleyle snrlanmaldr. Alnt yapldnda, yazl veya szl,
alntnn kayna mutlaka verilmelidir. Sunuun giriinde konuyla ilgili nemli ahsiyetlerden, otorite
figrlerinden veya tarihi nemi olan ahs veya kaynaklardan yaplan alntlar, dinleyicilerin konunun
nemini kavramasna yardmc olacak, baz kavramlar somutlatrmalar asndan yararl olacaktr.

Sonu
Sunularn giri blmleri iin, ilk izlenimlerin son derece nemli olduundan bahsetmitik. Ayn ekilde,
kapan, yani sonu blmlerinin de nemli olduunu syleyebiliriz. Gerekten de, sunuumuzu
toparladmz, son szlerimizi sylediimiz bu blm, sunuumuzun etkili, verimli ve ekici olmas
asndan olduka nemlidir. Nasl ki orkestra mziin doruk yapt bir anda almay durdurduunda,
mzikten zevk almayacamz dnrsek, hi beklemediimiz bir anda sunuun bitivermesini de
istemeyebiliriz. Mzikte olduu gibi, sunularda da finale hazrlanmak, hazr olmak isteriz. nk byle
bir durumda, kafalardaki sorular henz yant bulamam, dinleyiciler orda bulunma nedenleri olan
ihtiyalarn giderememitir. Sunuumuzu hangi amala yaparsak yapalm, sonu blmnn
sunuumuzun yaps iinde iki temel ilevi vardr:
Dinleyicileri, sunuun sona erdii konusunda haberdar etmek.
Ana fikirde belirttiimiz dnceye kar, dinleyicilerin anlayn pekitirmek.
Peki, sunuumuzu sonulandrrken kullanabileceimiz aralar nelerdir? Bu noktada, hemen unu
ifade etmek gerekir ki, giri blmnde kullandmz aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc


167
sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve baka kaynaklardan yaplan alntlar, sunuumuzun sonu
blm iin de kullanabileceimiz aralardr. Sunuumuzun sonu blmn de etkili ve ekici bir
ekilde gerekletirmek iin bu aralar ie koabiliriz.
Sonu blmnde dier aralar ister kullanalm isterse kullanmayalm, mutlaka kullanmamz gereken
bir ara vardr. Bu ara, sunuumuzun temel dncelerinin tekrarlanmas iin kullandmz zetleme
blm olarak ifade edilebilir. Sunuumuzu kapatrken, bu sunuta hangi temel dnceler zerinde
durduumuzu son bir kez daha tekrarlamak, sunula iletmek istediimiz ana fikrin yerine ulamas
asndan son derece nemlidir. te, yukarda belirttiimiz dier aralar, bu blmn bana veya sonuna
ekleyerek, etkili, verimli ve ekici bir kapan gerekletirebiliriz.

GRSELLERN DZENLENMES
Eski bir sz bazen bir resmin binlerce sze eit olduunu syler. Gerekten de, bazen bir ka sayfa ile
anlatabileceimiz veya dakikalarca konuarak aklamaya alacamz eyleri, tek bir resimle daha
etkili ifade edebiliriz.



Resim 6.1: Kuraklk ve daha bir ok evre sonunu, kresel snmann kanlmaz sonular olarak insanolunun
hayatn tehdit etmektedir.

Yukardaki resim, kresel snma ve sonular konulu bir sunuta kullanlan grsellerden biri olsun.
Resimde, bir tekne, kum ynlarnn zerinde yan yatm halde duruyor. Etraf llemi ve hi bir canl
yok. Dinleyicilere, snma sonucu su kaynaklarnn bittii, denizlerin kuruduu ve evrenin lletii
szel olarak anlatlrken perdeye yanstlacak bu resim, hem konuulanlar pekitirecek, hem de
dinleyicilerde szcklerden daha fazla bir etki yaratacaktr. Yukardaki resmi anlatmak iin hangi
szckleri seerdiniz? Bu resmi nasl ifade ederdiniz? Bir dnn.
Herhangi bir sunuta szel ifadeler grsel olarak desteklendiinde,
dinleyicilerin konuya ilgisi artar, konu daha iyi anlalr, renilir ve kalc olur.
Yaplan bir aratrmada, grseller kullanan sradan bir konumacnn, hi grsel kullanmayan daha
uzman bir konumacya gre, dinleyiciler tarafndan daha etkili, daha hazrlkl ve daha profesyonel
olarak deerlendirildiini gstermitir. Ayn almada, grsellerin, bir sunuun ikna gcn %40
orannda arttrd ifade edilmitir. te yandan, grseller, sunu kaygsn da azaltmaktadr. Grseller
konuya olan ilgiyi arttrdndan, ilgiyi konumacdan konuya ekerek, konumacnn sunu boyunca
kendisini daha rahat hissetmesini ve sonu olarak heyecann kontrol edebilmesini salar.


168
Sunularmzda kullanabileceimiz farkl trde grseller bulunmaktadr. Bunlar, yle sralanabilir:
Gerek nesneler
Modeller
Fotoraflar
izimler
Grafikler
izelgeler
Slaytlar
Videolar
okluortam sunular
Konumacnn kendisi
Gerek nesneler, sunuumuzla ilgili deiik eyalar olarak dnlebilir. rnein, fotoraf
makinesini konu alan bir sunu yaptmzda, makinenin kendisini sunu srasnda gsterip kullanmak
olduka etkili olacaktr. te yandan, baz nesneler, sunua getirilmek iin uygun olmayabilir. Bu
durumda, dier grsellerden yararlanmak daha mantkl olacaktr.



Resim 6.2: Konumacnn sunuunda kulland fotoraf makinesi, gerek nesnelerin kullanmna iyi bir rnektir.

Modeller, gerek nesnelerin unua getirilmesi mmkn olmad durumlarda, onlarn yerine
kullanlabilecek temsili nesnelerdir. rnein, ilk yardm becerilerinin paylald bir sunuta, suni
solunumun nasl yaplacan gstermek zere, cansz bir manken sunu ortamnda model olarak
kullanlabilir. Ayn ekilde, vdumuzun i organlarn anlatmak iin, insan vcudu maketi model olarak
kullanlabilir. Modeller, dinleyicilerin de etkinlie katlmasn salayan ve uygulama imkan veren
nesnelerdir.



169


Resim 6.3: Sunu ortamnda bulunan cansz manken model nesne olarak kullanlarak, tm katlmclara sunua etkin
katlma ansn tanr ve edindikleri becerileri uygulamalarn salar.

Fotoraflar, gerek bir nesnenin veya modelin kullanlamad durumda, paylalan konuyu
somutlatrmak iin kullanabileceimiz aralardr. Fotoraflar paylarken, herkesin grebildiinden ve
anlayabildiinden emin olmamz gerekir. Fotoraflar genellikle, PowerPoint veya dier oklu ortam
programlar ile birlikte kullanlarak, yanstlrlar. Bylece, grnlrlkle ilgili sorun ortadan kalkm
olur. Sunuumuzda, kendi ektiimiz fotoraflar kullanabileceimiz gibi, web kaynaklarndan elde
ettiimiz fotoraflar da kullanabiliriz. Burada dikkat etmemiz gereken bir nokta da, telif haklar ve adil
kullanm ilkeleridir. Herhangi bir kaynaktan aldmz bir fotoraf ancak belirli snrlar iinde ve izinler
dahilinde kullanabiliriz.
izimler, diyagramlar, emalar ve karalamalar gibi fazla maliyet gerektirmeyen ve daha kolay
ulalabilen aralar olarak deerlendirilir. izimler, gnmzde sunu salonunda bulunan pano, evirmeli
yaprak veya tahtaya yaplabilecei gibi, teknolojinin olanaklarn kullanarak, bilgisayar ortamnda da
anlk olarak oluturulabilir. izimler, belirli karmak kavram veya srelerin, sunu srasnda
somutlatrlmasna ve amlanmasna hizmet ederler.



Resim 6.4: Diyagramlar, ister elektronik ortamda isterse de geleneksel ortamlarda olsun, sunularda ska
kullandmz grsellerdendir.

Grafikler, dinleyicilere belirli istatistiki dalmlar veya zmlemeleri gstermek zere kullanlan
aralardr. Grafikler, zellikle bilgisayar yazlm ve donanm teknolojilerinin gelimesi zerine daha
kolay oluturulabilmekte ve yine sunum teknolojileri sayesinde daha etkili, ekici ve verimli olarak
dinleyicilerle paylalabilmektedir. Stun, izgi ve pasta bata olmak zere deiik grafik trleri,
dinleyicilerin karmak rakamlar ve eilimler iinde kaybolmadan sunuu takip etmesine yardmc
olmaktadr.


170


Resim 6.5: Grafikler, zellikle gelimi bilgisayar yazlmlar sayesinde, verileri ok daha etkili ve ekici aklamamza
ve sunmamza olanak tanmaktadr.

izelgeler, farkl bilgi kmelerinin gruplanarak gsterilmesi amacyla kullanlan grsel aralardr.
izelgeler ayrca, bir srecin admlarn anlatmakta da yararl olur. izelgelerle ilgili en sk yaplan
hatalardan biri de, izelgelerde ok fazla bilgi ve ayrnt kullanmaktr. izelge sade olmal ve zet
niteliinde bilgiler tamaldr. Aada rnek olarak, 5. nitede verdiimiz bir izelgeyi grmektesiniz.

izelge 6.1: Sunularla ilgili olumlu ve olumsuz dncelerimiz. Kaynak: Lucas (2009, s.12)

Olumsuz Dnceler Olumlu Dnceler
Keke bu sunuu yapmasaydm!
Bu sunu, benim iin fikirlerimi paylama ve
sunu konusunda deneyim kazanma frsat!
Hi iyi bir konumac deilim.
Kimse mkemmel deil ve ben yaptm her
sunula daha ok deneyim kazanacam.
Sunu yaptmda ok fazla heyecanlanyorum.
Herkes heyecanlanabilir. Eer dierleri
yapabiliyorsa, ben de yapabilirim!
Syleyeceklerim kimsenin ilgisini ekmeyecek!
yi bir konuda sunu yapyorum ve ok iyi
hazrlandm. Sonu olarak beni dinleyecekler.

Video, sunuumuzdaki baz dnceleri veya sreleri dramatize etmek gerektiinde kullandmz bir
grsel aratr. Dramatik yaplar, insanlarn tutumlarnn deimesi veya bir konuda ikna edilmesi
gerektiinde etkilidir. Trafik kurallar ve kazalar konulu bir sunuta, ar hzn sonularn anlattmz
dnelim. Byle bir sunuta, belirli bir hzdaki arabann bir yere arpmas sonucu iindekilerin
urayaca zarar, otomobil arpma testlerini gsteren videonun ar ekim grntlerinden baka hangi
grsel ara daha dramatik ve gereki anlatabilir ki? Video grntler, artk tmleik teknolojiler
sayesinde dorudan bilgisayardan ve hatta web zerinden oynatld iin, eskiye gre daha eriilebilir
aralardr. Bu konudaki bir rnee, aadaki balantdan ulaabilirsiniz.
http://www.youtube.com/watch?v=ND9iwDiJ4Ss
Sunuumuzda kullandmz video grntlerin uzun sreli olmamasna ve dinleyicilerin dikkatlerini
sunu konusundan uzaklatrmamasna dikkat etmeliyiz. Eer mmknse, videonun sadece bize uygun
blmlerinin kullanlmas, gereksiz grntlerin dinleyicilere izlettirilmemesi daha doru olacaktr.
Bunun iin, baz kurgu yazlmlarndan yararlanarak, videolar istediimiz uzunlukta hazrlayabiliriz.
Ayrca, izlenilen videolarn beklediimiz etkiyi yapabilmesi iin, setiimiz videolarn grnt kalitesinin
yksek olmasna ve izlenilenlerin anlalr olmasna dikkat etmemiz gerekmektedir.
okluortam sunular, ayn anda birden fazla ortamn (grnt, ses, metin) bir arada kullanlmasyla
gerekleen sunulardr. Gnmzde bilgisayar sistemleri, bu ortamlarn hemen hepsini bir araya


171
getirebilen bir teknolojidir. Bilgisayar ve bilgisayarla birlikte kullanlan tmleik sistemler, okluortam
sunularnn vazgeilmez ortamlardr. Ancak, okluortam kavram znde birden fazla ortamn bir arada
kullanlmasyla ilgilidir. Bu durumda, rnein bir sunu srasnda konumac panoyu, tepegz ve duvara
nceden ast afileri kulanarak sunuunu gerekletirdiinde de, okluortam sunusu gerekletirmi
olacaktr. zetle, okluortam sunular konuma srasnda ileri teknolojinin kullanlmasndan ok, birden
fazla ortamn veya aracn bir arada kullanlmasyla ilgilidir. Sunuumuzda, belirli bir dengeyi gzetmek
artyla farkl ortamlar kullanmak, dinleyicilerin farkl duyularna hitap etmemizi salayacaktr. Bireysel
farkllklar bu ekilde dikkate aldmzda, dinleyicilerin ounun etkili, verimli ve ekici bir deneyim
kazanmasn garanti etmi oluruz. Eski bir in atasz bunu u ekilde ifade eder: itirsem unuturum,
grrsem hatrlarm, yaparsam anlarm. okluortam sunular iin kullanlan eitli yazlmlar
bulunmaktadr. Bunlarn en yaygn olanlarndan biri, Microsoftun PowerPoint yazlmdr.



Resim 6.6: Artk sunu ortamlarnda, gelien teknolojiye paralel olarak, ok daha fazla ve etkili ortamlar birarada
kullanabiliyoruz.

Konumacnn kendisi de sunularda grsel bir yardmc ilevini grebilir. Konumac, kendi
bedenini, baka bir deyile beden dilini ve koordine kas hareketlerini kullanarak, dinleyicilere grsel
mesajlar iletebilir. rnein, bir spor salonunda katlmclarna yeni hareketleri anlatan konumac,
hareketlerin nasl yaplmas gerektiini gsterirken, mesajlarn kendi bedenini kullanarak aktarmay
tercih edecektir. Bu tercih, ayn hareketlerin grntlerini perdeye yanstmaktan veya videosunu
gstermekten daha etkili olacaktr.



Resim 6.7: Konumac, kendisinin ve gerektiinde katlmclarn bedenlerini bir ara gibi kullanarak, mesajlarn daha
etkili aktarabilmektedir.



172
Kendi bedenimizi kullanarak yapacamz bu tr gsterimlerde, ou durumda dinleyici kitle de
etkinlie katlr. Byle durumlarda zamann etkili kullanlmas olduka nemlidir. Bu noktada, sunu
ncesi provalarn, zaman etkili kullanmadaki baarmz arttracan tekrarlamak yerinde olacaktr.
Sunularmzda hangi tr grselleri kullanrsak kullanalm, istediimiz etkiyi yaratmak iin belirli
ilkeleri gz nne bulundurmak gerekir. zleyen blmde, grsellerin kullanlmasyla ilgili baz genel
ilkeleri bulacaksnz.

Grselleri Hazrlama ve Kullanma lkeleri
Sunuumuzda kullanacamz grselleri seerken veya kendimiz bu grselleri olutururken
kullanabileceimiz baz ilkeler bulunmaktadr. Bu ilkeler gz nne alndnda, grsellerin etkili, ekici
olmas ve konumamz destekleyerek, beklediimiz sonuca ulamas olasl olduka artacaktr.
Aada, grsellerin hazrlanmasnda veya seilmesinde kullanabileceimiz bir takm ilkeler
sralanmtr:
Grseller, belirli bir zaman ncesinden hazr olmaldr.
Grseller olabildiince sade ve anlalr olmaldr.
Grseller, birlikte kullanlaca aralar da dnlerek, sunu ortamnda tm katlmclar
tarafndan grlebilecek ve okunabilecek ekilde oluturulmaldr.
Grsellerdeki metinlerde kullanlan yaz tiplerinin sade ve gz yormayacak zelliklerde
olmasna dikkat edilmelidir.
Sunu boyunca snrl sayda, hatta gerekirse ayn yaz tipi kullanmaya dikkat edilmelidir.
Grsellerdeki renklerin kullanmnda denge zelliine dikkat edilmeli, dikkati datacak renk
fazlalndan kanlmaldr.
Renk kullanrken, zemin ve n plan renklerinin uyumuna dikkat edilmeli, gz yoran ve
okumay gletiren elemelerden kanlmaldr.
Grsellerin hazrlanmasnda ve seilmesinde kullanabileceimiz ilkeler olduu gibi, grsellerin
sunulmas srasnda da baz ilkeler bulunmaktadr. Aadaki ilkeleri gzden geirin:
Gerekmedike, sunu ortamnda bulunan tahtaya veya panoya yazarak sunu yapmayn. Bu hem
zaman alacak, hem de dinleyicilerle etkileiminizi aralklarla koparacaktr. Zorunda kalndnda
ise, tahtaya yazld srada konumaya devam edilmemeli, yazl mesajlar en ksa srede
yazlarak, konumaya devam edilmelidir.
Grselleri, dinleyicilerin grebilecei ekilde yerletirin veya yanstn.
Grselleri, zerinde tartma yaptnz srece gsterin. Baka bir konuyu paylarken, ilgisi
olmayan grselleri paylamaya devam etmeyin.
Sunuu yaparken grsellerinizden ok, dinleyicilerinizle ilgilenin ve daha ok onlarla
etkileimde bulunun.
Grsellerinizi ksa ve net bir ekilde aklayn. Yansttnz veya paylatnz her bir grsel
iin bireyler paylamaya aln.
Sunu provanz yaparken, grsellerinizin hazr olduundan ve ieriiniz iinde ilgili yerlere
yerletirildiinden emin olun.

SUNU NOTLARININ HAZIRLANMASI
Sunuumuzda, grsellerin yannda kullanabileceimiz bir dier destek materyal de sunu notlardr. Her
sunuta mutlaka sunu notu kullanmak gerekmese de, sunu notlar kullanmann belirli yararlar olduu
kesindir. Sunu notlar, aadaki amalar dorultusunda kullanlr:


173
eriin nemli blmlerini vurgulamak, pekitirmek.
Dinleyicilerin sunuu takip etmesini kolaylatrmak.
Dinleyicilerimize, ierikle ilgili referans kaynak salamak.
Sunu notlar bazen sunutan hemen nce, bazen sunu srasnda, bazen de sunutan hemen sonra
dinleyicilerle paylalr. Sunuun hemen ncesinde paylalan notlar, dinleyicilerin paylaacaklarmza
nceden bir gz atmasn salayacak, ierie ynelik hazr bulunuluklarn arttracaktr. Sunu ncesinde
verilen notlarla ilgili en byk sorun, konumacnn konutuu srada insanlarn dinlemekten ok
okumakla megul olmalardr. Bu sorun, notlarn dinleyicilerle belirli bir zaman nce paylalmasyla
giderilebilir.
Sunu srasnda paylalan notlar, eer bir etkinliin parasysa veya bir amaca hizmet ediyorsa, etkili
olabilir. rnein konumac, datlan notlarn nceden dinleyicilerde olmamas gerektiine ve notlarn
sunu srasnda grlmesi gerektiine dair bir strateji gelitirmi olabilir. Byle bir durumda, sunuun
belirli bir blmnde notlar dinleyicilere datlr. Notlarn sunu srsnda hzlca datlmas
salanmaldr. nk, bu srada oluacak boluk, dinleyicilerin konudan uzaklamasna ve ilgilerini
yitirmelerine neden olabilir.
Sunu notlarn, sunuun sonunda da paylaabiliriz. Bu durumda
katlmclara, sunuun sonunda kendilerine sunu notlar verileceini sylemek yerinde
olacaktr. Bylece, katlmclar gereksiz notlar almaya almaktan vazgeebilir ve
dikkatlerini daha ok bize ve konuya verebilirler.
Konumacnn notlar dinleyicileriyle ne zaman paylaacana dair karar, hedef kitle analizinden elde
edecei veriler ve konumann amac ve kapsamyla ekillenecektir. Diyelim ki konumac, sunuunun
banda yapt hedef kitle analizi sonucunda, hedef kitlenin katld sunularda sunu notu almaya alk
olduunu, bu notlar diyelim ki- sunutan nce almay tercih ettiklerini, genellikle sunu notlarnda,
sunu srasnda konumacnn kulland slaytlarn birer dkmn grmeye alk olduunu belirlemi
olsun. Bu durumda katlmcnn sunu notlarna ynelik verecei kararla, yapt hedef kitle analizi
sonucunda daha farkl verilere ulaan baka bir konumacnn kararlar farkl olacaktr. Bazen, bu ve
benzer kararlar, kurumlarda nceden verilmi olabilir. Byle durumlarda, kurumlardaki rutin sunularda,
sunu notlarnn ne zaman hazr olaca, ne zaman datlaca ve hatta sunuun sresi ve benzeri kararlar
nceden verilmitir.

SUNUUN ORTAMININ HAZIRLANMASI VE KONTROL
Sunu yapacamz ortam nceden grmek veya en azndan bu ortam hakknda eitli bilgilere sahip
olmak nemlidir. Gerekten de, sunuumuzu balatmadan belirli bir sre nce sunuu yapacamz salona
gitmek, kullanacamz aralar kontrol etmek, oturma dzenine ve salona hzlca bir gz atmak, bazen
felaketleri nleyebilecek derecede nemlidir. Aadaki rnei inceleyin.
Ali, alt kurumun dnda ilk defa bir sunu yapacak. Bu durumun da heyecanyla gerekten ok
alt ve hazrlklarn tamamlad. Sunuunu nceden tamamlayarak, gerekli provalarn yapt ve kendini
hazr hissediyor. Biraz heyecanl, nk ilk kez kurumunun dnda stlerine ve dier katlmclara sunu
yapacak. Ayn zamanda kendine gveniyor, nk hazrlklarn yapt ve sunuun provasnda bu gvenini
bir kez daha tazeledi.
Kendi kurumunda benzer sunular birok kez yaptndan, sunuun yaplaca yere erken gitmeye
gerek grmedi. Sunuunda PowerPoint sunumu kullanyor. Sunu ortam ile ilgili tek yapt kontrol,
salonda bilgisayar ve projeksiyon cihaznn olup olmadn sormakt. Kendisine sylenene gre, salonda
projeksiyon cihazna bal bir bilgisayar mevcuttu. Hazrlad sunumu tanabilir belleine kopyalayan
Ali, baka bir ey gtrmeye gerek duymad.


174
Salona girdiinde katlmclarn yava yava salona toplandn grd. Az sonra, yneticiler de
geldi. Ali bu srada tanabilir belleini bilgisayara okutmakla meguld. Normal artlar altnda, herkes
yerine yerleirken, birka dakika alan bu ilem, tahmininden uzun srd. Bir sorun vard ve Ali giderek
endielenmeye balad. Sorun bykt. Evde sunuu hazrlad yazlm srm, salondaki bilgisayarda
bulunan srmden yksekti ve sunum belgesi okunmuyordu. Ali, ksa bir bocalamadan sonra, grselleri
olmadan sunuu yapmaya karar verdi, zaten yapacak baka bir ey de yoktu. Allahtan, sunu slaytlarnn
bir ktsn yannda getirmiti. Aksaklk iin zr dileyerek konumasna balad: Evet, tekrar zr
diliyorum. Teknoloji ite... Bazen byk bir kurtarc, bazen de ayakba olabiliyor...
Yukardaki rnein veya benzerlerinin, oumuzun bana gelmi olma ihtimali yksektir. Aslnda
burada sorun teknolojiyle ilgili deil, konumacnn kk bir adm nemsemeyerek atlamasyla ilgilidir.
Ali sunu ncesinde, konumann geecei salonu ve ortam olas sorunlar nceden belirleyip zmek
iin kontrol etmemi veya en azndan, salondaki donanm ve yazlmlar hakknda gerekli bilgileri
edinmemitir.
Yukardakine benzer ska yaanan bir baka sorun da, konumaclarn, sunular srasnda
planladklar bir takm etkinlikleri, sunu ortamndaki oturma dzeni ve yerleim eklini nceden kontrol
edip fikir sahibi olmadklar iin yapamamalardr. rnein, sunuunda ekip almalar yaptrmay
dnen ve buna ynelik etkinlikler planlayan konumac, daha nceden bilgi sahibi olmad iin, salona
girdiinde sabit sralardan oluan bir oturma dzeni iinde bu etkinlikten vazgemek zorunda kalacak,
sonu olarak sunuun plan ve ak zorunlu olarak deiecektir. Byk bir ihtimalle byle bir durumda,
sunula amalanan ktlara da ulalamayacaktr.
O halde, sunuumuzun yaplaca ortamdaki belli bal kontrolleri yle sralamak mmkndr:
Salonun bykl
Oturma dzeni
Iklandrma
Bilgisayar donanm ve yazlmlar
nternet balants
Kendi cihazlarmza ynelik adaptrler
Tahta, pano vb. aralar
Perde
Kalem, tebeir, silgi
Mikrofon
Fotokopi makinesi
Yazc
Yukardaki maddelere sunuun yapsna ve amacna gre daha pek ok ey eklenebilir. Ama genel
olarak, bu maddelere ynelik nceden gsterilecek kk duyarllklar, olas byk sorunlarn zamannda
nlenmesini salayabilir. Ayrca, sunu srasnda kullanacamz ve dinleyicilere datmay
dndmz belirli materyallerin oaltlmas iini mmknse sunu gn ve saatine brakmamalyz.
oaltma iini nceden kendimizin ayarlamas, genellikle en kestirme yoldur. Yukarda da belirtildii
gibi, sunu salonuna kendi cihazlarmz gtryorsak ve bunlar sradan cihazlar deilse, bunlara ait her
trl adaptr, g kablosu ve dier balant aralarn yanmzda gtrmemiz her zaman en doru zm
olacaktr.




175
Buraya kadar, sunularmzn ieriini dzenlemek zere farkl admlar attk: Sunuumuzun amacn,
ktlarn, ana fikrini ve temel dncelerini belirledik. Temel dnceleri destekleyen farkl fikir ve
materyalleri gelitirdik veya setik. Daha sonra, sunuumuzu farkl grsellerle destekledik, sunu
notlarmz hazrladk. Tm bu sre dahilinde, sunu gnnden nce, sunuumuzun bir provasn
yapmann ne kadar nemli olduunu grdk. Ayrca, sunu ortamn kontrol ederek, gerekli hazrlklar
yaptk. Unutmayalm ki, tm bu hazrlklar ve dzenlemeleri yapmamzn en bata gelen nedeni, sunu
yoluyla paylatmz mesajlarn dinleyiciler tarafndan alnmas, anlamlandrlmas ve bize beklediimiz
geribildirimleri vermeleridir. Bu da ancak, sunuumuzun etkili, verimli ve ekici olmasyla mmkn
olacaktr. 5. ve 6. nitelerde, sunularmzn etkili, verimli ve ekici olmalar iin neler yapmamz, nelere
dikkat etmemiz gerektiini paylatk. Bu nitelerdeki rendiklerinizi uyguladka ve daha da nemlisi,
yeni sunular yaptka, sunu konusunda deneyim kazanacak, deneyimlerinizi, yeni sunularnzdaki
hatalarnz gidermek zere kulanacaksnz.
Sunu konusuna deinmeye baladmzda, sunularn hayatmzn tam da merkezinde
bulunduundan, hatta hayatn kendisinin bir sunu olduundan bahsetmitik. te bu anlayla sunu
konusuna, mesleki hayatmzdaki zorunluluklar veya grevler olarak deil de, hayatn bir gerei olarak
yaklarsak ve bu nitelerde bahsetmeye altmz ilke ve sreleri, i veya zel hayatmzda dier
insanlarla olan tm paylamlarmzda ie komaya alrsak, daha baarl ve z gvenli bireyler
olabiliriz. Bu baar ve z gven duygular da, hayatmzn tm sunularnda baarl olmamz ve
hedeflerimize ulamamz salayan faktrler olacaktr.








176
zet
Sunuumuzun belirli bir dzen iinde olduunun
en nemli gstergelerinden biri de, temel olarak
blmden olumas ve bu blmlerin
dinleyiciler asndan anlalr olmasdr. Bu
blmler; giri, gelime ve sonu veya zet
olarak isimlendirilir. Sunuumuzda, bu
blmn her birinin stratejik bir rol vardr. Giri
blm sunuun al blmdr ve genellikle
dinleyiciler paylalacak ierie kar
hazrlanrlar ve gdlenirler.
Sunuun gelime blm, sunuun ktlarna
paralel olarak, paylalacak olan bilgi, beceri
ve/veya duygularn aktarld blmdr.
Sonu blm, sunuun sonundaki ksa ve z
bilgilerin yer ald blmdr.
Sunuumuzun genel amac, sunuumuzla hedef
kitlede ne tr bir etki veya deiiklik yaratmak
istediimizi ifade eder. Sunuumuzun ktlar,
sunuun sonunda katlmclarda beklediimiz
davran deiiklikleridir. Sunuumuzun ana fikri
ise, konumamzn anahtar cmlesi veya z
mesaj olarak dnlebilir.
Temel dnceler, sunuumuzun ana hatlar
olarak dnlmelidir. Sunuumuzun temel
dncelerini olutururken dikkatli olmal, bu
dnceleri iyi ifade etmeli ve dzenleyip
sralarken stratejik davranmalyz.
Sunularmzda deineceimiz temel
dncelerin says konusunda kesin bir yargda
bulunmak doru deildir. Ancak, temel
dncelerimizin saysn etkileyecek olan baz
deikenler vardr. Bunlar; sunuumuzun konusu,
hedeflediimiz ktlar ve sunu iin ayrdmz
sredir. Sunular genellikle ile be arasnda
deien sayda temel dnceden oluur.
Temel dncelerin dzenlenip sralanmasnda,
be farkl yaklam kullanlmaktadr. Bu
yaklamlar yle ifade edilebilir:
Zaman sralama
Uzamsal sralama
Neden-sonu sralama
Problem-zm sralama
Konu sralama
Sunuumuzun ieriini dzenlerken
belirlediimiz temel dnceler, sunuumuzla
ilgili dnceler, iddialar veya aklamalar olarak
alglanmaldr. Bu ifadeler, tek bana birer
dnceden veya iddiadan te gidemez.
Dinleyicilerin, sylediklerimizi kabul etmesi
veya ikna olmas iin bir takm destekleyici
fikirlere, materyallere ihtiyac vardr.
Temel dnce ve destekleyici fikirlerin
belirlenmesinden sonra, bizim iin nemli olan
bir dier konu da, bu fikirleri aktarrken ne tr
balalar kullanacamzdr. Balalar,
sunuumuzdaki temel dnceleri, onlar
destekleyen fikirlerle birlikte srasyla
paylarken, izleyicilerimizin sunu iinde
kaybolmamalar, bizi rahat takip edebilmeleri ve
hedeflediimiz amalara ulaabilmeleri iin
kullandmz gei szckleri veya szck
gruplardr.
Balalarn en ok rastlanlanlar; balant
szckleri, ara geiler, ara zetler ve iaretlerdir.
Sunuumuzun ieriini, baka bir deyile gelime
blmn dzenledik. Bu blm ayrntlaryla
dzenledikten sonra, dilerseniz imdi de
sunuumuzu nasl balatacamz ve
sonlandracamz dnmeye balayalm. Yani,
giri ve sonu blmlerimizi. Sunuumuzun giri
ve sonu blmleri de, gelime blm kadar
nem tar.
Sunularn giri blmlerinde (ve bazen sonu
blmnde) eitli aralardan yararlanrz. Bu
aralar; ksa ykler, mizahi geler, katlmc
sorular, retorik sorular, sarsc ifadeler ve baka
kaynaklardan yaplan alntlardr.
Sunuumuzu hangi amala yaparsak yapalm,
sonu blmnn sunuumuzun yaps iinde iki
temel ilevi vardr:
Dinleyicileri, sunuun sona erdii konusunda
haberdar etmek.
Ana fikirde belirttiimiz dnceye kar,
dinleyicilerin anlayn pekitirmek.
Sunularmzda kullanabileceimiz farkl trde
grseller bulunmaktadr. Bunlar, yle
sralanabilir:
Gerek nesneler, modeller, fotoraflar, izimler,
grafikler, izelgeler, slaytlar, videolar,
okluortam sunular, konumacnn kendisi.
Sunuumuzda kullanacamz grselleri seerken
veya kendimiz bu grselleri olutururken
kullanabileceimiz baz ilkeler bulunmaktadr.


177
Bu ilkeler gz nne alndnda, grsellerin
etkili, ekici olmas ve konumamz
destekleyerek, beklediimiz sonuca ulamas
olasl olduka artacaktr.
Her sunuta mutlaka sunu notu kullanmak
gerekmese de, sunu notlar kullanmann belirli
yararlar olduu kesindir. Sunu notlar, aadaki
amalar dorultusunda kullanlr:
eriin nemli blmlerini vurgulamak,
pekitirmek.
Dinleyicilerin sunuu takip etmesini
kolaylatrmak.
Dinleyicilerimize, ierikle ilgili referans
kaynak salamak.
Sunu yapacamz ortam nceden grmek veya
en azndan bu ortam hakknda eitli bilgilere
sahip olmak nemlidir. Gerekten de,
sunuumuzu balatmadan belirli bir sre nce
sunuu yapacamz salona gitmek,
kullanacamz aralar kontrol etmek, oturma
dzenine ve salona hzlca bir gz atmak, bazen
felaketleri nleyebilecek derecede nemlidir.




178
Kendimizi Snayalm
1. Aadakilerden hangisi sunuu oluturan
temel blmlerden biridir?
a. Ana fikir blm
b. Temel dnce blm
c. Gelime blm
d. Destek fikir blm
e. kt Blm
2. Aadakilerden hangisi giri blmn en
iyi ifade eder?
a. rnekler vermek
b. ktlar paylamak
c. Konuyu zetlemek
d. Sorular sormak
e. Etkinlik yapmak
3. Sunularn ana fikir ifadeleri iin
aadakilerden hangisi dorudur?
a. Sunularn ktlar kadar ana fikirleri
olmaldr.
b. Ana fikir sunuun balnn tekrar olmaldr.
c. Ana fikirler en az bir paragraf olmaldr.
d. Ana fikir cmleleri yorumlara ak olmaldr.
e. Her sunuun bir tane ana fikir cmlesi
olmaldr.
4. lk yardm bilgisi hayat kurtarr ifadesi
aadakilerden hangisi ile ilgilidir?
a. Ana fikir
b. Genel ama
c. Sunu tr
d. Temel dnce
e. Sunu kts
5. I. lk adm, hastann yere dzgn bir ekilde
yatrlmasdr ifadesi aadakilerden hangisi ile
ilgilidir?
a. Ana fikir
b. Genel ama
c. Sunu tr
d. Temel dnce
e. Sunu kts

6. Temel dncelerle ilgili aadakilerden
hangisi yanltr?
a. Temel dnceler sunuun iskeletini oluturan
ifadeler olmaldr.
b. Temel dnceler sunuun ktlarna bakarak
gelitirilebilir.
c. Temel dnceler sunuun ktlarnn
saysndan daha fazla olabilir.
d. Temel dncelerin says ktlarn saysnn
iki kat olmaldr.
e. Temel dnceler, belirli bir srecin
admlarn ifade edebilir.
7. Aadakilerden hangisi temel dnceleri
sralamak iin kullanlan yaklamlardan biridir?
a. erik sralama
b. Konu sralama
c. Soru sralama
d. Kavram sralama
e. Belge sralama
8. Aadakilerden hangisi temel dncelerin
her birine ayrlan zaman dnldnde, daha
dengeli bir karar ifade eder?
a. I. % 5 ; II. % 20 ; III. % 75
b. I. % 5 ; II. % 25 ; III. % 70
c. I. % 30 ; II. % 30 ; III. % 40
d. I. % 15 ; II. % 35 ; III. % 50
e. I. % 60 ; II. % 10 ; III. % 30
9. Aadakilerden hangisi sunu ieriini
dzenlerken kullanlan balalardan biri
deildir?
a. Balant szckleri
b. Ara geiler
c. Ara zetler
d. aretler
e. Etkinlikler
10. Fotoraf konulu bir sunuta, konumacnn
sunu salonuna getirdii bir fotoraf makinesi,
aadaki grsel gruplarndan hangisini temsil
eder?
a. Gerek nesne
b. Model
c. Grsel
d. oklu ortam
e. Fotoraf


179
Kendimizi Snayalm Yant
Anahtar
1. c Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
2. b Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
3. e Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
4. a Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
5. d Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
6. d Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
7. b Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
8. c Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
9. e Yantnz yanl ise eriin Dzenlenmesi
balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.
10. a Yantnz yanl ise Grsellerin
Dzenlenmesi balkl konuyu yeniden gzden
geiriniz.


Sra Sizde Yant Anahtar
Sra Sizde 1
Herhangi bir konu belirleyerek, sunu trne
karar verin. Sunuunuzu ister birilerini
bilgilendirmek, ister bir ey retmek, isterse de
bir konuda ikna etmek amacyla
dzenleyeceksiniz. Bu sizin sunu trnzdr.
Sunuunuzun genel amacn yazarken,
sunuunuzla hedef kitlede ne tr bir etki veya
deiiklik yaratmak istediinizi ifade etmeye
alacaksnz. Sunuunuzun ktlarn yazarken,
sunuun sonunda katlmclarda beklediiniz
davran deiikliklerini dneceksiniz.
Sunuunuzun ana fikrini ise, konumanzn
anahtar cmlesi veya z mesaj olarak dnerek
yazmalsnz. Yazdklarnzla, nitede verilen
rnekleri karlatrn. Unutmayn, bu konuda
daha fazla rnek gelitirip yazdka, daha fazla
deneyim kazanacaksnz.

Sra Sizde 2
Seeceiniz bir rnek zerinde, zaman sralama
yaklamn kullanarak, temel dncelerinizi
dzenleyiniz.
Zaman sralama yaklamnda, temel dnceleri
belirli bir zaman dilimi iindeki gerekleme
zamanlarna gre sralamaktaydk. Siz de
setiiniz konuda gelitirdiiniz temel
dnceleri zaman yaklamna gre dzenlemek
istediinizde, olaylar kronolojik olarak
sralayarak, dzenlemenizi yapabilirsiniz.
rnein, bir kiinin akademik hayatn
anlattmz bir sunu yaptmz dnelim.
Sralamamz az ok yle olacaktr:
I. 1977 ylnda dodu.
II. 1994te liseyi bitirdi.
III. 1999da lisans eitimini tamamlad.
IV. 2003 ylnda Ykseklisans eitimini bitirdi.
V. 2009da doktora derecesini ald.
VI. u an retim yesi olarak ayn niversitede
alyor.
Siz de gelitirdiiniz rnei, yukardaki ve nite
iindeki dier rnekler ve alternatif yaklamlarla
karlatrn ve kendinizi rahat hissedinceye kadar
rneklerinize devam edin.
Sra Sizde 3
Kendi seeceiniz bir rnek zerinde ara gei
balacn nasl kullanacanz dnn.
Ara gei balalar, konumacnn yeni bir
konuya gemek veya balamak zere olduunu
ifade ediyordu. Ara geileri, konumamzda
balayacamz bir konunun n-zeti veya n
izlemesi olarak da gryorduk. rnein,
konumac:
Dilerseniz imdi de temel dncelerimizi ve
destekleyici fikirlerimizi paylarken ne tr
balalardan yararlandmzdan bahsedelim. Bu
konuda ncelikle balacn ne olduundan, sonra
da srasyla A, B, C, ve D bala trlerinden
bahsedeceim dediinde, bir ara-gei balac
kullanarak yeni konuya gei yapm olur.
Siz de kendiniz bir rnek gelitirerek, verilen
rneklerle karlatrn.




180
Yararlanlan Kaynaklar
Bradbury, A. (2006). Successful Presentation
Skills, PA: Kogan Page.
Emden, Joan van & Becker, L. (2004).
Presentation Skills For Students, NY:
Macmillan.
Fotoraf Makinesi, http://digital-photography-
school.com/wp-content/uploads/2012/05/teach-
photography-children.jpg
Lucas, S. E. (2009). The Art Of Public
Speaking, NY: The McGraw-Hill.
Mandel, S. (2000). Effective Presentation
Skills: A Practical Guide To Better Speaking,
Boston: Course Technology.
Siddons, S. (2008). The Complete Presentation
Skills Handbook, PA: Kogan Page.























Yararlanlan nternet Kaynaklar
http://www.sosyaldersleri.net/kuraklik3.jpg
(Eriim tarihi: 16.09.2012).
http://digital-photography-school.com/wp-
content/uploads/2012/05/teach-photography-
children.jpg (Eriim tarihi: 16.09.2012).
http://blog.masslive.com/nie/2009/04/large_cpr.jpg
http://www.mostphotos.com/preview/968345/bus
inessman-drawing-a-flowchart.jpg (Eriim tarihi:
17.09.2012).
http://designshack.net/wp-content/uploads/wf-
charts-1.jpg (Eriim tarihi: 17.09.2012).
http://www.kronehotel.at/images/mainimg/verans
taltungsraeume.jpg (Eriim tarihi: 14.09.2012).
http://i.milliyet.com.tr/SSArticleDetailWide/2012
/07/18/fft68_mf55366.Jpeg (Eriim tarihi:
17.09.2012).