Ketentuan & Tahapan Pengadaan

Metode Lelang/Seleksi Umum

A. TERM OF REFERENCE (TOR)
TOR menjadi pedoman dalam setiap pengadaan barang dan jasa dengan metode
Lelang / Seleksi Umum yang antara lain memuat :
1. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan
tujuan, lokasi kegiatan dan tata cara pengadaan.
2. Waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan.
3. Spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan.
4. Dokumen penawaran, jaminan penawaran dan kegiatan lain yang terkait dengan
penawaran.
5. Evaluasi penawaran, klarifikasi dan negosiasi serta penunjukan pemenang.
Setiap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak boleh bertentangan dengan
TOR, dan apabila diperlukan untuk menyesuaikan dengan keadaan riil yang ada,
maka TOR dapat dilakukan perubahan pada saat proses pemberian penjelasan (aan
wijzing).

B. SYARAT UMUM PESERTA
Perusahaan penyedia barang/jasa (Peserta) wajib tunduk dan mematuhi ketentuan
sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh Indonesia Eximbank yaitu :
1. Melaksanakan pendaftaran sebagai Daftar Rekanan Indonesia Eximbank melalui
sistem e proqurement.
2. Menyerahkan fotocopy Anggaran Dasar sesuai ketentuan yang berlaku dan
perubahan perubahannya.
3. Menyerahkan surat perijinan yang dikeluarkan oleh Asosiasi tertentu (misalnya
untuk lawyer ada perijinan dari Peradi, untuk akuntan publik ada kartu anggota
dari IAI dan lain-lain).
4. Menyerahkan foto copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku.
5. Menyerahkan foto copy SIUP, Surat keterangan Domisili dan Kartu Identitas
Pengurus sesuai Anggaran Dasar yang masih berlaku.
6. Menyerahkan foto copy NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun
terakhir, bagi badan usaha yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia
dibuktikan dengan melampirkan foto copy bukti tanda terima penyampaian Surat
Pajak Tahunan (SPT), Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir dan foto copy
Surat Setoran Pajak (SSP) PPh Pasal 29.
7. Fotocopy surat keputusan pengukuhan pengusaha kena pajak (PKP).
8. Memiliki kinerja baik dan tidak pernah masuk dalam daftar sanksi atau daftar
hitam di instansi pemerintah, BUMN maupun perusahaan swasta lainnya, yang
dinyatakan dengan surat pernyataan bermeterai.
9. Peserta tidak dinyatakan pailit melalui suatu keputusan pengadilan dan kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan sementara, yang dinyatakan dengan surat
pernyataan bermeterai.
10. Peserta menyerahkan company profile perusahaan.
11. Pihak yang mewakili perusahaan tidak sedang menjalani hukuman / sanksi
pidana dan secara hukum mempunyai kapasitas dan wewenang yang sah untuk
menandatangani perjanjian.
12. Peserta bersedia menandatangani Pakta Integritas apabila berdasarkan hasil
keputusan dalam proses pengadaan barang dan jasa ini dinyatakan dan ditunjuk
sebagai pemenang.
13. Peserta bersedia untuk memberikan surat jaminan penawaran (bid bond) dengan
nilai jaminan dan jangka waktu yang ditentukan oleh Tim Pengadaan yang
dikeluarkan oleh Bank Umum, Lembaga Penjaminan atau Perusahaan Asuransi.
Apabila peserta mengundurkan diri dari lelang, maka pihak LPEI berhak untuk
mencairkan surat jaminan tersebut. Jaminan penawaran harus memenuhi syarat
yaitu :
a. Nama peserta sama dengan nama yang tercantum.
b. Nilai jaminan harus dicantumkan dalam angka dan huruf.
c. Mencantumkan nama penerima jaminan (pihak yang melaksanakan lelang).
d. Pekerjaan yang dijamin sama dengan pekerjaan yang dilelang.
e. Harus dapat dicairkan tanpa syarat.
f. Jaminan Penawaran harus asli (akan dklarifikasi ke penerbit).
g. Format jaminan penawaran sesuai dengan ketentuan Indonesia Eximbank
(dapat di download pada e-procurement yang ada di website
www.indonesiaeximbank.go.id )
14. Menyerahkan Laporan keuangan auditeed 2 tahun terakhir.

C. SYARAT KHUSUS PESERTA
Perusahaan penyedia barang/jasa (Peserta) wajib tunduk dan memenuhi syarat-
syarat khusus peserta Lelang yang tercantum dalam Term of Reference (ToR)
masing-masing pengadaan.

D. TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN LELANG
1. Penawaran Pelelangan
Penawaran pekerjaan yang dilelang diumumkan pada e-procurment yang ada
pada website www.indonesiaeximbank.go.id
2. Keikut Sertaan Dalam lelang
Setelah lelang pekerjaan di atas diumumkan, maka kepada calon penyedia
barang dan jasa yang telah terdaftar pada Daftar Rekanan dapat mendaftarkan
diri pada proses lelang tersebut dengan menyampaikan Surat Pernyataan Minat
yang ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang pada calon penyedia sesuai
ketentuan anggaran dasarnya.
Bagi calon penyedia yang belum terdaftar dan berminat untuk mengikuti
pelelangan, maka harus mendaftar terlebih dahulu dalam daftar rekanan melalui
sistem e proqurement.
3. Penjelasan Pelaksanaan Pelelangan(Aanwijzing)
a. Kepada calon penyedia yang telah terdaftar dan telah menyampaikan surat
peryataan minat sesuai ketentuan di atas, diundang untuk mengikuti proses
pemberian penjelasan (aanwiijzing) atas pekerjaan yang akan dilelang. Pada
saat Aanwijzing, Tim menjelaskan isi ToR dan menjawab pertanyaan peserta
undangan tentang isi ToR yang kurang jelas.
b. Tim akan membuat Berita Acara Aanwijzing yang ditanda tangani Ketua dan
sekurang-kurangnya 1 (satu) anggota Tim serta 2 (dua) wakil peserta
undangan dan Berita Acara tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak
terpisahkan dengan TOR.
c. Berita Acara Penjelasan tersebut dilampiri dengan Risalah Tanya Jawab dan
Addendum Perubahan (bila ada).
d. Setelah Aanwijzing, peserta diminta untuk mengirimkan dokumen penawaran
yang terdiri dari (1) proposal Penawaran Administrasi & Teknis serta
(2) proposal Penawaran Harga. Proposal penawaran Administrasi &
Teknis serta proposal Penawaran Harga tersebut harus sudah diterima Tim
dalam waktu 5 (lima) hari kerja setelah tanggal Aanwijzing.
4. Proof of Concept (POC)
Jika diperlukan, peserta diwajibkan untuk memberikan presentasi atau proof of
concept (POC) yang meliputi salah satu atau sebagian dari hal-hal sebagai
berikut :
a. Pemaparan metodologi yang digunakan.
b. Strategi implementasi dan migrasi dari perangkat lama yang akan diganti.
c. Strategi integrasi dengan perangkat eksisting.
d. Simulasi program atau aplikasi yang akan dibangun atau diimplementasikan.
POC dilaksanakan setelah calon penyedia mengajukan dokumen penawaran dan
hasil dari POC ini merupakan salah satu aspek penilaian tehnis terhadap calon
penyedia.
5. Penyiapan Dokumen Penawaran
Peserta diminta untuk menyusun proposal penawaran secara lengkap yang
mencakup hal-hal utama sebagai berikut :
a. Dokumen penawaran wajib di susun oleh peserta pemilihan dengan mengacu
pada Syarat Peserta pada Term of Reference. Biaya-biaya dan proses
penyiapan dokumen penawaran ini sepenuhnya merupakan beban peserta.
b. Peserta diminta untuk menyusun proposal penawaran harga secara lengkap
yaitu :
Surat Penawaran harus dibuat dan ditulis dengan bahasa Indonesia,
diketik, bernomor surat, bertanggal, ditandatangani oleh Pejabat
perusahaan yang berwenang, pada asli surat penawaran diberi materai
Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) dan distempel / cap perusahaan.
Surat penawaran harus ditandatangani oleh Pejabat perusahaan yang
berwenang sesuai Anggaran Dasar atau oleh pejabat perusahaan yang
ditunjuk berdasarkan Surat Kuasa Direksi.
Apabila surat penawaran ditandatangani oleh pejabat yang ditunjuk
berdasarkan surat kuasa Direksi, maka asli surat kuasa harus dilampirkan
dalam surat penawaran.
Jumlah harga dalam angka harus sama dengan jumlah harga yang ditulis
dengan huruf, dan apabila terjadi kesalahan atau perbedaan penulisan
maka yang berlaku adalah jumlah harga yang ditulis dengan huruf.
Perbaikan kesalahan penulisan dilakukan dengan mencoret yang salah,
tetapi harus tetap terbaca, kemudian ditulis dengan benar dan
selanjutnya diparaf oleh Direktur Utama perusahaan.
6. Penyampaian Dokumen Penawaran
Penyampaian Dokumen Penawaran menggunakan sistim dua sampul, dengan
mekanisme sebagai berikut:
a. Sampul pertama ditulis DATA TEKNIS berisi kelengkapan data teknis dan
jaminan penawaran (bid bond) seperti yang disyaratkan dalam Term of
Reference (TOR).
b. Sampul kedua ditulis PENAWARAN HARGA berisi data finansial berupa
data penawaran harga, yang dilengkapi dengan :
Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran
yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
Besaran penawaran dengan mata uang yang ditentukan oleh TIM
Pengadaan.
c. Sampul pertama dan kedua dimasukan kedalam satu sampul disebut sampul
penutup.
d. Sampul penutup atau sampul luar mencantumkan alamat pengiriman :

Tim Pengadaan (Barang/Jasa)
Indonesia Eximbank
Gedung Bursa Efek Indonesia, Menara II, Lantai 8
Jl. Jend Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190
u.p.: Ketua TIM

e. Proposal Penawaran Teknis selain dikirim sesuai dengan alamat diatas, juga
diupload melalui e-procurement yang ada pada website
www.indonesiaeximbank.go.id .
f. Proposal diserahkan ke alamat pengiriman pada, atau sebelum batas waktu
yang ditetapkan, yaitu 5 (lima) hari kerja setelah tanggal Aanwijzing.
Proposal yang diterima setelah batas waktu penyampaian proposal akan
ditolak dan dikembalikan kepada Perusahaan penyedia barang dan jasa
dalam sampul yang masih tertutup/tersegel.
7. Penerimaan Dokumen Penawaran
Penerimaan dokumen penawaran dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
a. Peserta wajib mengisi Form Pendaftaran pengadaan pada saat menyerahkan
proposal penawaran.
b. Setelah batas waktu penyampaian proposal berakhir, maka wajib dilakukan
rapat penutupan penerimaan proposal lelang dengan dihadiri oleh TIM
Pengadaan dan peserta lelang.
c. Jika proposal pengadaan yang masuk kurang dari 3(tiga) proposal
penawaran, maka proses lelang pengadaan wajib dilakukan pengulangan
dengan mengumumkan lelang kembali pada e-procurement Indonesia
Eximbank.
d. Bilamana setelah dilakukan pengulangan pengumuman lelang hanya terdapat
2(dua) peserta, maka proses lelang tetap dilanjutkan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
e. Tim Pengadaan akan membuat Berita Acara Penutupan Penerimaan Proposal
Penawaran Lelang dimana akan diumumkan jumlah proposal penawaran
lelang yang diterima Tim Pengadaan.
8. Evaluasi Dokumen Penawaran
Evaluasi dan penilaian dokumen penawaran akan dilakukan secara independen
dan profesional. Indonesia Eximbank akan melakukan proses evaluasi, klarifikasi
terhadap penawaran yang diajukan berdasarkan ToR yang sudah disampaikan.
Perusahaan penyedia barang dan jasa tidak dibenarkan berhubungan /
melakukan kontak dengan pihak Indonesia Eximbank untuk hal dan kepentingan
apapun terhitung sejak batas terakhir pengiriman penawaran sampai dengan
penunjukkan pemenang. Setiap usaha untuk mempengaruhi kejernihan dan
independensi proses evaluasi dapat menyebabkan diskualifikasi terhadap
proposal yang diajukan.
Tim akan melakukan evaluasi sebagai berikut :
a. Evaluasi Kelengkapan Administrasi dan Teknis
1. Proposal penawaran administrasi teknis dan penawaran harga dinyatakan
gugur apabila :
Tidak ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang yang namanya
tercantum dalam Akta Pendirian dan Perubahannya.
Proposal penawaran tidak mencantumkan masa berlakunya
penawaran.
Tidak menyampaikan dokumen penawaran teknis.
Jaminan Penawaran tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
TIM Pengadaan.
2. Penawaran yang lulus Evaluasi Kelengkapan Administrasi dilanjutkan
dengan Evaluasi Teknis.
3. Peserta yang lulus evaluasi kelengkapan administrasi harus memberikan
pemaparan pelaksanaan pekerjaan atau POC jika diperlukan.
4. Penilaian terhadap proposal penawaran teknis akan dilakukan oleh Tim
berdasarkan ketentuan pada ToR Pengadaan.
b. Evaluasi Penawaran Harga
1. Penilaian terhadap proposal penawaran harga akan dilakukan oleh Tim
berdasarkan ketentuan yang berlaku dengan disaksikan oleh seluruh
penyedia barang/jasa peserta pengadaan.
2. Tim akan menghitung nilai kombinasi dari nilai penawaran teknis dan nilai
penawaran harga dengan cara perhitungan sebagai berikut :
3. NILAI AKHIR = (Nilai Penawaran Teknis x Bobot Penawaran Teknis) +
(Nilai Penawaran Harga x Bobot Penawaran Harga)
4. Tim akan menetapkan peringkat berdasarkan Nilai Akhir.
5. Hasil Penilaian akan dituangkan dalam Berita Acara Hasil Seleksi yang
ditanda tangani oleh Ketua Tim dan anggota.
6. Proses negosiasi dilakukan berdasarkan peringkat terbaik dan apabila
negosiasi tidak mencapai kesepakatan, Tim akan melanjutkan proses
negosiasi terhadap peserta peringkat terbaik berikutnya.
9. Masa Sanggah
Setelah dilakukan evaluasi secara administrasi, tehnis dan finansial sehingga
diperoleh peringkat dari peserta maka kepada peserta diberikan hak untuk
mengajukan sanggahan dalam jangka waktu yang telah disepakati antara Tim
dan Peserta pengadaan, dalam hal terjadi adanya rekayasa yang mengakibatkan
terjadinya persaingan yang tidak sehat atau adanya penyalahgunaan wewenang
yang dilakukan oleh Tim Pengadaan Barang dan Jasa Indonesia Eximbank.
Apabila ada sanggahan dari peserta lelang, maka untuk sementara lelang
dihentikan/ditunda sampai ada penyelesaian mengenai sanggahan tersebut.
10. Klarifikasi dan Negosiasi
Setelah masa sanggah selesai atau tidak ada sanggahan yang diajukan oleh
calon penyedia maka proses klarifikasi dan negosiasi dilakukan dengan
mengundang calon penyedia yang memiliki peringkat tertinggi dalam evaluasi
yang telah dilakukan. Jika klarifikasi dan negosiasi gagal, maka Indonesia
Eximbank akan mengundang kandidat yang memiliki peringkat score terbaik
pada urutan selanjutnya untuk bernegosiasi. Klarifikasi dan negosiasi dilakukan
oleh Tim dengan pemimpin perusahaan peserta atau wakilnya yang
mendapatkan kuasa (dinyatakan dengan surat kuasa).
Tujuan Klarifikasi dan Negosiasi adalah untuk :
a. Tujuan Klarifikasi
Klarifikasi dilakukan untuk memperoleh kemantapan dan kejelasan teknis dan
harga.
b. Tujuan Negosiasi
Negosiasi dilakukan untuk memperoleh kesepakatan harga dan
pelaksanaan aspek teknis yang efektif.
Mencapai kesepakatan.
Selanjutnya Tim akan membuat Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi yang
dilampiri pernyataan peserta tentang telah/tidak tercapainya kesepakatan
klarifikasi dan negosiasi.
11. Penetapan dan Pengumunan Pemenang
Setelah proses klarifikasi dan negosiasi tercapai kesepakatan maka :
a. Tim mengusulkan calon pemenang Pelelangan kepada Direksi.
b. Setelah Direksi memutus dan menetapkan pemenang, Tim akan
menyampaikan Surat Penunjukan kepada pemenang Pelelangan yang
selanjutnya akan ditindak lanjuti dengan penanda-tanganan kontrak.
c. Setelah menerima Surat Penunjukan dari Indonesia Eximbank, maka kepada
pemenang lelang disyaratkan untuk menanda-tangani Pakta Integritas
Pengadaan Indonesia Eximbank.
d. Penanda-tanganan perjanjian/kontrak atau SPK setelah jaminan pelaksanaan
apabila dipersyaratkan diserahkan oleh penyedia yang telah ditunjuk.