TEKNIK PENEMUAN FAKTA

&
PENEMUAN PERSYARATAN
YESSY YANITASARI, ST
Requirements Discovery
(Penemuan Persyaratan)
Proses dan teknik yang digunakan analisis sistem
untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan
memahami persyaratan sistem.
Proses Requirements Discovery
(Penemuan Persyaratan)
Menemukan dan analisis masalah
Menemukan persyaratan
Mendokumentasikan dan menganalisis persyaratan
Manajemen Persyaratan
Menemukan Dan Analisis Masalah
Alat populer yang digunakan tim pengembang untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan
masalah adalah diagram Ishikawa.

Diagram Ishikawa sebuah alat grafis yang digunakan
untuk mengindentifikasi, mengeksplorasi dan
menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari
masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibat atau
diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena
menyerupai tulang ikan.
Menemukan Persyaratan
(1)
Fact-finding (Penemuan Fakta) adalah sebuah teknik
yang digunakan pada semua siklus pengembangan, tapi
sangat penting dalam fase analisis persyaratan.

Fact-finding ( penemuan Fakta)
Proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan,
wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk
mengumpulkan informasi mengenai masalah,
persyaratan, dan referensi sistem. Disebut juga
pengumpulan informasi atau pengumpulan data.
Menemukan Persyaratan
(2)
Etika Penemuan Fakta
Teknik Penemuan Fakta
1. Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database
yang ada
2. Meneliti dan mengunjungi situs
3. Observasi lingkungan kerja
4. Kuisioner
5. Wawancara
6. Prototyping
7. Joint requirements planning


Mendokumentasikan
Dan
Menganalisis Persyaratan
Mendokumentasikan Draf Persyaratan
Menganalisis Persyaratan
Merumuskan Persyaratan
Manajemen Persyaratan
Requirements management (Manajemen persyaratan)
meliputi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur
bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan
dikendalikan.

Manajemen Persyaratan menetapkan bagaimana sebuah
perubahan yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimana
perubahan dianalisis dalam hal impaknya terhadap
lingkup, jadwal, dan biaya, bagaimana perubahan
diterima atu ditolak, dan bagaimana perubahan
diimplementasikan jika disetujui.
TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Sampling Dokumentasi, Laporan, dan File
Mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada.

Mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang
representatif (Sampling).

Contoh dokumen dan file yang sudah ada dapat
menyajikan banyak fakta dan detail dengan sedikit atau
tanpa komunikasi personal langsung. Analis harus
mengumpulkan dokumen historis, manual operasi bisnis
beserta formnya, dan dokumen sistem informasi.
TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Meneliti dan Mengunjungi Situs
Penelitian adalah teknik yang sering digunakan
berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa.
Sekarang penelitian menjadi lebih mudah dengan adanya
Internet dan World Wide Web (WWW). Kunjungi situs
(Site Visits) merupakan bentuk penelitian khusus.
TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Observasi Lingkungan Kerja
Observation (Observasi) teknik penemuan fakta dimana
analis sitem turut berpartisipasi atau menyaksikan
seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk
mempelajari sistem.

TEKNIK OBSERVASI
Ciri :
Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan
yang tinggi (ada validitas)
Melihat langsung kehidupan (fakta)
Dapat menggambarkan lingkungan fisik
Dapat mengukur tingkat pekerjaan
(volume/frekwensi)
Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman
Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak
mewakili tingkat kesulitan tertentu)
Mengganggu aktifitas kehidupan
Orang yang diamati cenderung berlaku baik


TEKNIK OBSERVASI
Yang harus dilakukan :
Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa?
bagaimana?
Minta ijin kepada yang berwenang
Selalu rendah hati
Melakukan pencatatan hasil pengamatan
Kaji ulang hasil pengamatan
Berusaha tidak mengganggu aktifitas
Pilih aktifitas yang dianggap penting
Jangan membuat asumsi

TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Kuisioner
Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus
yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi
dan pendapat dari responden.
TEKNIK KUISIONER
Ciri :
Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar
Responden tidak terganggu
Hasilnya biasanya lebih objektif
Responden merasa dibatasi
Tidak dapat mengembangkan pertanyaan
sesuai dengan situasinya
Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit
dibuat

TEKNIK KUISIONER
Petunjuk :
Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan
Tentukan pertanyaan yang cocok
Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus
jelas/sederhana
Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera
perbaiki
Tipe :
free format questionere
check-off questionare
yes/no questionere
choice questionare
opinion questionare

TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Wawancara
Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana
analisi sistem mengumpulkan informasi dari individu-
individu melalui interaksi face-to-face.
TEKNIK WAWANCARA
Ciri :
Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka
Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi
Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut
wajah orang yang diwawancarai
Dapat menanyakan kegiatan khusus
Membutuhkan waktu lama
Tergantung pada kepandaian pewawancara (human
relation)
Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu
Sanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai

TEKNIK WAWANCARA
Sifat pertanyaan :
Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilan
Jangan memasukan pendapat pribadi
Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit
Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan
Hindari pertanyaan yang mengkritik
Jangan menggunakan kata anda, kamu dsb, dan carilah kata
yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group
Persiapan :
Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari
Atur waktu yang tepat
Buat jadual
Buat panduan wawancara

TEKNIK WAWANCARA
Melakukan wawancara :
Mengenalkan diri
Menjelaskan tujuan wawancara
Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai
Menghilangkan kesan menginterogasi
Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara
Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan
menyenangkan
Jangan memotong pembicaraan
Mintalah pendapat/ide-ide tambahan
Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar
Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti
Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara
dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada
kesalahan
Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk
dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu

TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Prototyping Penemuan
Discovery Prototyping tindakan membuat representatif
skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna
untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.
TEKNIK PENEMUAN FAKTA
Joint Requirements Planning
(JRP)
Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan
dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur
dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan
persyaratan.
Strategi Penemuan Fakta
Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis
dapat mempelajari banyak hal tanpa kontak dengan orang.
Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja
Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan
kuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan
baik.
Lakukan wawancara (atau sesi kerja kelompok). Kareana kebanyakan
fakta yang berhubungan telah dikumpulkan dengan metode low-user-
contact, maka wawancara dapat digunakan untuk menguji dan
memperjelas isu-isu dan masalah yang paling sulit (sebagai alternatif,
gunakan teknik JRP untuk mengganti atau melengkapi wawancara).
(Opsional). Buatlah prototipe penemuan untuk semua persyaratan
fungsional yang tidak dipahami atau untuk persyaratan yang perlu
divalidasi.
Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk
menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi).

Fakta Yang Harus Didapatkan
Fakta Organisasi :
Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi
Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum
Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian
tertentu )
Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial)

Fakta Kegiatan :
Aktifitas kerja / kegiatan
Orang atau pelaku di setiap kegiatan
Alat / perangkat kerja (fisik)
Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap
aktifitas
Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan
pada setiap aktifitas
Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan
luar)

Fakta Yang Harus Didapatkan
Fakta Proses & Data (detail) :
Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban,
performansi, detail pelaku dsb)
Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber,
arsip/penyimpanan, dsb)
Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :
Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat
Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan
informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg
digunakan, format, target / fungsi, dsb )
Fakta harapan user /pengguna :
Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait
terhadap sistem yang ada
Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen
khususnya menyangkut performansi sistem

Detail Fakta Prosedur
Prosedur Kerja
Nama dan deskripsi/fungsi prosedur
Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap
prosedur dan deskripsi/penjelasannya
Proses-proses yang ada pada prosedur dan
keterkaitan antar proses
Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan
jabatannya )
Permasalahan yang muncul dalam penerapan
prosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan /
ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya
layanan, dsb)

Detail Fakta Formulir
Formulir / Dokumen
Nama dan deskripsi/fungsi formulir
Item data setiap formulir
Tingkat keterbacaan formulir
Kemudahan pengisian formulir
Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali
Periode dan volume/frekuensi formulir
Identifikasi formulir
Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir
(kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi,
ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)

Detail Fakta Personil
Personil
Nama dan deskripsi personil
Job Deskripsi
Jabatan & rangkapan kerja
Kinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja
personil, intelegensia/pendidikan)
Permasalahan yang muncul dari personil atau
penilaian sementara atas keberadaan yang
bersangkutan. ( kinerjanya, keluhan personil,
menyangkut beban, dsb)

TERIMA KASIH

Whitten, L. Jeffrey, Bentley, D.Lonnie, Dittman C. Kevin, System Analysis and
Design Methods, McGraw-Hill Companies, 2004