La capacitacin es un proceso educacional de carcter estratgico
aplicado de manera organizada y sistmica, mediante el cual los
colaboradores adquieren o desarrollan conocimientos y habilidades especficas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a los quehaceres de la organizacin, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo de los recursos humanos, la capacitacin implica por un lado, una sucesin definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integracin del colaborador a su puesto de trabajo, y/o la organizacin, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, as como su progreso personal y laboral en la empresa, y, por otro lado un conjunto de mtodos, tcnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantacin de acciones especficas de la organizacin para su normal desarrollo de sus actividades.
Capacitacin del personal
Preparar a los colaboradores para la ejecucin de las diversas tareas y responsabilidades de la organization.
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en sus cargos actuales sino tambin para otras funciones para las cuales el colaborador puede ser considerado.
Cambiar la actitud de los colaboradores, con varias finalidades, entre las cuales estn crear un clima ms propicio y armoniosos entre los colaboradores, aumentar su motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.
Objetivos de la capacitacin
El contenido de la capacitacin puede involucrar cuatro tipos de cambios de comportamiento de los colaboradores:
1.Transmisin de informacin 2.Desarrollo de habilidades 3. Desarrollo o modificacin de actitudes 4. Desarrollo de conceptos
es el elemento esencial en muchos programas de capacitacin es el contenido: distribuir informaciones entre los capacitados como un cuerpo de conocimientos. A menudo, las informaciones son genricas, referentes al trabajo: informaciones acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su organizacin, su poltica, sus reglamentos, etc. puede comprender tambin la transmisin de nuevos conocimientos.
Transmisin de informaciones
sobre todo aquellas destrezas y conocimientos directamente relacionados con el desempeo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras: se trata de una capacitacin a menudo orientado de manera directa a las tareas y operaciones que van a ejecutarse.
Desarrollo de habilidades por lo general se refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes ms favorables entre los colaboradores, aumento de la motivacin, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisin, en cuanto a los sentimientos y relaciones de las dems personas. Tambin puede involucrar e implicar la adquisicin de nuevos hbitos y actitudes, ante todo, relacionados con los clientes o usuarios. Desarrollo o modificacin de actitudes la capacitacin puede estar conducida a elevar el nivel de abstraccin y conceptualizacin de ideas y de filosofas, ya sea para facilitar la aplicacin de conceptos en la prctica administrativa o para elevar el nivel de generalizacin, capacitando gerentes que puedan pensar en trminos globales y amplios
Desarrollo de conceptos La capacitacin sirve para el desarrollo de las capacidades y habilidades del personal. Hoy son los propios colaboradores quines estn demandando capacitacin en reas y temas especficos; han asimilado la necesidad de mejorar para incrementar el valor transferido a los clientes. Un desarrollo de recursos humanos efectivo en una empresa implica planeamiento, estructuracin, educacin, capacitacin para as brindar conocimiento, destrezas y compromiso en los miembros y personal al mximo y utilizarlos creativamente como herramientas para brindar poder.
Finalidad de Capacitacin Invertir en el recurso humano?, para qu? Son preguntas latentes e invalorables todava de parte de la poblacin y de algn sector empresarial, porque piensan en la utilidad y no en la productividad, por ello es bueno hacerles recordar que la educacin no es otra cosa que una inversin. Cuando un hogar matrcula a sus hijos en el colegio, no esta realizando un gasto sino que esta invirtiendo para que, aos despus, sus nios de hoy sean hombres libres y tiles a la sociedad del mundo.
Importancia de la Capacitacin
Tipos De Capacitacin
Capacitacin Informal. Est relacionado con el conjunto de orientaciones o instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa, por ejemplo un contador indica a un colaborador de esa rea la utilizacin correcta de los archivos contables o ensea como llevar un registro de ventas o ingresos, muchas de las funciones de un contador incluyen algn tipo de capacitacin. Una retroalimentacin constructiva puede mejorar el desempeo de un colaborador de una manera ms efectiva que la capacitacin formal Capacitacin Formal. Son los que se han programado de acuerdo a necesidades de capacitacin especfica Pueden durar desde un da hasta varios meses, segn el tipo de curso, seminario, taller, etc.
POR SU FORMALIDAD
Capacitacin de Orientacin: para familiarizar a nuevos colaboradores de la organizacin, por ejemplo en caso de los colaboradores ingresantes. Capacitacin Vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo. Capacitacin en el Trabajo: prctica en el trabajo Entrenamiento de Aprendices: perodo formal de aprendizaje de un oficio. Entrenamiento Tcnico: Es un tipo especial de preparacin tcnica del trabajo Capacitacin de Supervisores: aqu se prepara al personal de supervisin para el desempeo de funciones gerenciales Otros Tipos: cualquier situacin poco usual no incluida anteriormente
POR SU NATURALEZA
Capacitacin de Operarios Capacitacin de Obreros Calificados Capacitacin de Supervisores Capacitacin de Jefes de Lnea Capacitacin de Gerentes
POR SU NIVEL OCUPACIONAL
CONFERENCIA MANUALES DE CAPACITACION VIDEOS SIMULADORES REALIZACION EFECTIVA DEL TRABAJO DISCUSION DE GRUPOS E INTERACCIN SOCIAL ENTREVISTAS PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS TECNICAS GRUPALES
Medios de capacitacin
Para la Empresa: Trabaja ms organizada internamente Conlleva a maximizar los resultados Fortalece su administracin Mayores niveles de rentabilidad Para el Colaborador Los colaboradores se sienten ms a gusto Da mayor seguridad, evitando accidentes Posibilita desarrollarse personal y profesionalmente Mayores habilidades y destrezas para el desempeo
ventajas de la capacitacin
Las tcnicas de capacitacin ms comunes son las siguientes:
Capacitacin en el puesto: En este mtodo la persona aprende una tarea o una destreza mediante su desempeo real. Consiste en asignar a nuevos empleados a los trabajadores o a los supervisores experimentados que se encargan de la capacitacin real. Existe varios tipos de capacitacin en el puesto los ms conocidos son:
a. Instruccin directa en el puesto: En la que el trabajador recibe la capacitacin en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. Se busca que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la maquina o a ejecutar varias tareas observando al supervisor. Este mtodo se aplica mas para capacitar maquinistas y operarios. b. Rotacin de puesto: En la que el empleado pasa de un puesto a otro en periodos programados para conocer las diferentes actividades que se desarrollan en el proceso general, ya sea productivo o administrativo. Este mtodo es ms aplicable para capacitar supervisores y administrativos.
Las principales ventajas de la capacitacin en el puesto son:
Relativamente econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al tiempo que producen, hay una retroalimentacin inmediata y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones de clases o dispositivos de aprendizaje programado. Conferencias: Las conferencias o exposiciones constituyen mtodos prcticos y fciles de ejecutar, es una manera rpida y sencilla de proporcionar conocimientos a grupos grandes de personas, se puede acompaar de materiales impresos para facilitar el aprendizaje asimismo se pueden usar proyectores para presentar imgenes, grficos, fotografas, grabaciones de videos o pelculas para facilitar el aprendizaje. Juego de roles: Se utiliza esta tcnica en la capacitacin para ensear tcnicas de venta, de entrevista, para dirigirse a grupos, resolver conflictos y lograr negociaciones o desempear cargos de ms responsabilidad como jefes o supervisores. Consiste en hacer que los profesionales desarrollen roles de acuerdo al cargo o tareas que desempearan. Tcnicas audiovisuales: La presentacin de informacin a los empleados mediante tcnicas audiovisuales como pelculas, circuito cerrado de televisin, cintas de audio o de video puede resultar eficaz, en la actualidad estas tcnicas se utilizan con mucha frecuencia. Los audiovisuales son ms costosos que las conferencias convencionales. Aprendizaje programado: Es un mtodo sistemtico para ensear habilidades para el puesto, consiste en presentar un conjunto de preguntas o hechos para que el alumno responda luego revisa y compara con las respuestas y retoma a aquellas en las que se ha equivocado, hasta responder correctamente todas. Este mtodo es efectivo porque permite al empleado una retroalimentacin inmediata sobre la precisin de sus respuestas y sobre el aprendizaje que va logrando. Su ventaja principal es que reduce el tiempo de capacitacin considerablemente y permite que las personas en capacitacin aprendan a su propio ritmo, proporciona retroalimentacin inmediata y reduce el riesgo de errores. Simulaciones: Es una tcnica en la que los empleados aprenden en el equipo real o en equipos de simulacin la ejecucin de sus tareas por ejemplo simulacin de manejo de maquinas, vehculos, aviones, etc que utilizaran en su puesto pero en realidad son instrumentos fuera del mismo. Esta capacitacin busca obtener las ventajas de una simulacin y corregir los errores sin colocar realmente en el puesto a la persona en capacitacin ni arriesgar el deterioro o accidentes con las maquinas. Esta tcnica es casi una necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligros capacitar a los empleados directamente en el puesto. Adiestramiento Es el proceso de enseanza-aprendizaje, orientado a dotar, desarrollar y adecuar en los participantes, los conocimientos, habilidades y/o destrezas y las actitudes indispensables para efectuar determinadas tareas, labores, o cumplir con ciertas responsabilidades. Es un proceso continuo, sistemtico y organizado que permite desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para desempear eficientemente el puesto de trabajo. El adiestramiento de personal, adems de completar el proceso de seleccin, ya que orienta al nuevo empleado sobre las caractersticas y particularidades propias de trabajo, ofrece al trabajador la oportunidad de actualizar y renovar sus conocimientos, a tono con el avance de la poca.
Adiestramiento del personal
Tipos De Adiestramiento
Es la orientacin general, que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al grupo y a la institucin. Este tipo de formacin tiene por meta crear una actitud favorable del empleado y facilitar su proceso de integracin Induccin Consiste en reunir un grupo de personas en base a tareas o reas similares para intercambiar experiencias, mtodos, recursos y otros. En tales espacios se debe establecer un flujo informativo precisando objetivos, expectativas, dinmicas, metodologa, aspectos organizativos y el cdigo para el anlisis. Este tipo de formacin podra ser muy til, ya que de la experiencia de los individuos o grupos se enriquece el trabajo y se comparten vivencias muy significativas Adiestramiento A Travs De La Experiencia Consiste en desarrollar al mximo el potencial humano de la institucin por va de la implementacin de un sistema de educacin permanente que abarque las siguientes etapas: Preparacin y actualizacin para el mejor desempeo del cargo. Preparacin para otros cargos que pudiera ocupar el empleado. Preparacin para el desarrollo general integral.
Adiestramiento "En" Y "Para" La Organizacin La deteccin de necesidades nos permite localizar e identificar en una situacin de trabajo, los obstculos que se presentan en el logro de los objetivos. En este orden de ideas, una necesidad de adiestramiento es la falta de conocimiento, habilidad o destreza, en una persona que impide el desarrollo de su trabajo satisfactoriamente o interfiere con el desarrollo completo de su potencial y as prepararse para sus grandes responsabilidades.
Importancia de la Deteccin de Necesidades de Adiestramiento
Tcnicas Para Determinar Necesidades De Adiestramiento
En este caso, es el de analizar cuidadosamente la misin del cargo, ello permitir visualizar con claridad los aspectos bsicos del cargo en cuestin. El segundo paso, es la de analizar las funciones y tareas del cargo, para determinar necesidades ms especficas. El tercer paso, es la de analizar el tipo de relacin de trabajo y comunicacional del cargo, tanto interna como externamente, este anlisis determinar la necesidad, grado e importancia de sus relaciones. El cuarto paso, es el del anlisis de los perfiles del cargo. A travs de este anlisis se detectan cada uno de los requisitos exigidos por el perfil. Anlisis del Cargo o Puesto de Trabajo Es un instrumento que permite medir la predisposicin favorable, desfavorable o indiferente que existe en los individuos hacia personas, objetos o situaciones. Se parte del supuesto de que toda persona posee una predisposicin, cualquiera esta sea. La predisposicin es aprendida a travs del proceso de socializacin y por ende susceptible a ser medida Escala de Actitud Es un interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el propsito de obtener informacin de un sujeto (entrevistado), en relacin con un aspecto especifico. Para su desarrollo se requiere el siguiente material: Guin de entrevista y grabadora, cuando el entrevistado no tiene inconveniente en que se utilice. Entrevista Alcance del Adiestramiento Conocimientos Saber Teora Informacin Habilidades Destrezas Hacer Aplicar Prctica Actitudes Querer Conducta Voluntad (1)
O.K. (4)
ENTRENAMIENTO (3)
PELIGRO (2)
OPERATIVO SABE NO SABE NO SABE SABE HACE HACE NO HACE NO HACE C O N O C I M I E N T O S
ACTITUD VENTANA DEL ADIESTRAMIENTO Determinacin de Necesidades de Adiestramiento Conocimientos Habilidades Actitudes Proceso que permite identificar carencias de: Cumplir eficientemente responsabilidades asignadas y que puedan satisfacer Acciones de Adiestramiento Requeridas para: A travs de: Deteccin Necesidades Adiestramiento Fallas Dificultades Identificacin de la Situacin Problemas a enfrentar Origen (cmo y por qu) Solucionables a travs del adiestramiento? Objetivos del Adiestramiento Participantes: Caractersticas Actitud Actividades Disponibilidad Contenido: Conocimientos Habilidades y/o Destrezas Cambios Actitudes y/o Comportamiento Medios: Audiovisuales Impresos Conferencias Dinmicas Interpersonales Diseo Implementacin Evaluacin ADIESTRAMIENTO ETAPAS Actividades y Productos para el Diseo de Programas de Adiestramiento Lista de Objetivos Generales y Especficos del Programa
Informacin terica y/o prctica a aprender en el programa
Secuencia y tipos de actividades y recursos instruccionales a utilizar en el programa
Secuencia y tipos de actividades de evaluacin a utilizar en el programa Seleccin de Estrategias de Evaluacin Formulacin de Objetivos Organizacin del Contenido Seleccin de Estrategias y Medios Instruccin Programa Detallado del Curso DISEAR UNA SESIN DE CAPACITACIN.
Conocer a las personas que se capacitar en cuanto ms se sepa sobre la audiencia, mejor preparado se estar para capacitarlos. De ser posible, se deben tratar de aprender las respuestas a las siguientes preguntas:
A quin se va a capacitar? Esto significa saber los nombres o al menos conocer al tipo de grupo (personas jvenes, discapacitadas, maestros, etc.) con el cual se planea trabajar. Muchas veces no se tendr respuesta para esto, pero se deben intentar hacer previsiones. Por ejemplo, si se ha planificado una clase sobre jardinera, dirigida a toda la comunidad, se podra suponer, por experiencia, que la audiencia ser de mujeres educadas de clase media. DISEAR UNA SESIN DE CAPACITACIN.
Cules son los antecedentes de la audiencia? Esto incluye la educacin, religin, inclinaciones polticas en resumen, cualquier cosa que ayude a conocer mejor a estas personas. Todas las personas requerirn de la misma capacitacin? Uno de los aspectos ms desafiantes en el diseo de un programa de capacitacin se presenta cuando la audiencia tiene necesidades claramente diferenciadas. Cmo ven a quien estar al frente de la sesin de capacitacin? Esta pregunta en particular puede ser muy delicada. Especialmente cuando el capacitador proviene de un ambiente diferente (por ejemplo, grupo o etnia), puede haber muchas nociones preconcebidas de ambos lados. Determinar las necesidades de la audiencia. Ahora que se sabe algo ms sobre la audiencia, se necesita saber qu necesitan. Con necesitan, queremos decir dos cosas diferentes. Primero; Qu informacin o habilidades deben tener los oyentes? Por ejemplo, si el grupo educa a estudiantes de secundaria que capacitarn a sus compaeros en el tema del sexo ms seguro, ser necesario que tengan ms conocimientos sobre: el control de la natalidad, las enfermedades de transmisin sexual, las habilidades bsicas de comunicacin y de a dnde pueden recurrir (o sugerir a otros jvenes que recurran) para obtener mayor informacin. Pero, cunto saben en realidad los estudiantes que van a ingresar a la sesin? Qu temas deber comprender el programa de la sesin? Segundo; Cules son las necesidades logsticas de la audiencia? O sea; qu los motiva a entrar en la sesin en primer lugar? La capacitacin implicar costos para el trabajador? Se le acumular el trabajo? Etc. A continuacin aparece una lista de preguntas cuyas respuestas debern saber los miembros del grupo de diseo de capacitacin, antes de comenzar a preparar la capacitacin: Qu grado de complejidad requiere la capacitacin? De cunto tiempo disponen los trabajadores para aprender los conocimientos y las habilidades? Los estudiantes potenciales estn listos para la capacitacin que se tiene en mente? No se comenzara una clase de alfabetizacin recitando a Shakespeare, no es as? Tendrn los trabajadores los conocimientos necesarios para entender lo que se les va a ensear? Algunos o todos ellos requerirn de conocimientos previos? Cules son las preferencias y los estilos de aprendizaje de los trabajadores? Qu incentiva a las personas a asistir a la capacitacin? A prestar atencin? Las personas pueden/deben obtener crdito o certificados con valor curricular por asistir a esta capacitacin? De ser as, cmo se implementar esto en la organizacin?
Desarrollar objetivos especficos para la capacitacin.
Aun si el tema a tratar parece ambiguo o improvisado, se necesita una manera concreta de evaluar los conocimientos de los alumnos. Por ejemplo, se puede dar un seminario sobre La Diversidad en el Trabajo, con el propsito de hacer que los empleados se interesen ms en los temas culturales. ste es un propsito muy amplio, por lo tanto se debe buscar la forma de evaluarlo especficamente. Cuando se desarrollen los objetivos, es necesario recordar que deben ser:
Especficos Los objetivos deben ser claros y puntuales, sin dar lugar a dudas. Bueno: Al completar el curso de hoy, los participantes deben tener en claro que lo que llamamos lenguaje cotidiano puede resultar ofensivo para miembros de otras razas u otros grupos. No tan bueno: Los participantes deben pensar antes de hablar. Evaluables Esto puede ser ms complicado, pero puede ser muy til desarrollar objetivos que se puedan evaluar de algn modo. De esta manera se alcanzan dos metas: primero, alcanzar estos objetivos ayuda a que tanto los capacitadores como los alumnos completen la capacitacin con una mayor sensacin de xito. Segundo, es una buena manera de utilizar los resultados de la capacitacin en futuras solicitudes de subvencin u otros documentos donde la organizacin tenga que evaluar lo que se ha hecho. Bueno: Al finalizar el da, los participantes debern poder enumerar diez palabras o frases cotidianas y explicar por qu son ofensivas para miembros de otra razas o grupos. No tan bueno: Los participantes habrn aprendido que muchas de las frases cotidianas pueden ser ofensivas para otras personas. Factibles La paz mundial no se lograr de la noche a la maana. Se debe tratar de pensar en trminos reales lo que se puede lograr en el tiempo del que se dispone. En especial, si es la primera capacitacin que la organizacin ha llevado a cabo, los objetivos deben ser relativamente simples. Si los objetivos son inalcanzables, los resultados sern frustrantes para todos los involucrados. Es importante enfocarse en lograr el xito de la capacitacin. Bueno: Los participantes harn lo posible por ser ms cuidadosos en sus acciones y con su lenguaje al hablar con miembros de otras razas o grupos. No tan bueno: Los miembros del curso que actualmente son racistas se darn cuenta del error en su accionar y se enmendarn. otro par de consejos para desarrollar el contenido:
Ser prctico. Si se incluye mucha teora entre los materiales, se corre el riesgo de aburrir a la audiencia. Utilizar recesos y mtodos vigorizantes si el curso se prolonga durante ms de 90 minutos. Resaltar los puntos importantes. Se puede decidir que los alumnos se retiren de las sesiones con grandes cantidades de informacin, y eso est bien. Sin embargo, sin la debida orientacin, aun los ms vidos estudiantes, perdern el rumbo. Se deben brindar los siguientes consejos, Si van a leer un slo captulo del libro, que sea el captulo. O an mejor, se debe elaborar un resumen corto, de una pgina, que contenga los puntos ms importantes del da, para que los alumnos lo puedan revisar una y otra vez. Desarrollar una forma de evaluar la capacitacin.
Formas sencillas de hacerlo: Evaluaciones que los participantes deben completar al finalizar el curso. Se puede evaluar cunto han aprendido los participantes mediante pruebas o cuestionarios tomados antes de comenzar el curso y una vez terminado. Esto es tambin til para futuras capacitaciones, porque las pruebas previas al comienzo del curso permiten conocer con exactitud cunto saben los participantes al comienzo de la capacitacin y permiten focalizar las necesidades de los alumnos con miras a trabajos futuros. Recomendaciones para una comunicacin efectiva
Crea lo que comunica
Entienda a la audiencia
Prepare y planifique el proceso
Incentive preguntas y debate
Prepare el ambiente (distribucin, iluminacin, ruidos, etc.)
Prepare documentacin o notas
Clarifique el propsito de la capacitacin Cuando hable.
Dirjase a los participantes, mrelos a los ojos.
Cambie el tono y volumen de la voz.
Apyese con gestos
Acte cuando ayude a entender la idea
Use el humor
Historias slo si refuerzan la comprensin de una idea
Evite muletillas Lo que no debe hacer al exponer
Leer las transparencias
Dar la espalda a los participantes
Quedarse esttico
Arrinconarse
Extenderse innecesariamente en lo que sabe mejor Tipos de participantes
El preguntn El que siempre pregunta . Siempre quiere hacerse notar o quiere hacer prevalecer lo que l opina, buscando el apoyo del grupo. El moderador debe con mucha energa desviar sus interrogantes al grupo, que sea el grupo quin le conteste, y no contestar las preguntas directamente o tomar partido. El charlatn El charlatn. Es el que habla todo el tiempo, salindose del tema de un modo cansador, su tema ms interesante es l mismo. El moderador no debe dejarle lanzarse a una discusin ociosa, obrar como si no existiera y conceder la palabra a uno de sus compaeros. Adems podemos interrogarle sobre el sentido exacto de su intervencin, y tambin podemos dejarlo que se meta en un atolladero y que el grupo le ataque. Al finalizar la reunin, podemos encargarle a l que haga el resumen. El mudo voluntario No participa porque se siente muy sobre el tema, entonces toma una actitud aburrida, se dedica a or. Tambin puede ocurrir que se sienta muy bajo el tema, entonces no se atreve a participar. El moderador debe instarle a participar, halagndole y dicindole lo imprescindible que es para el grupo su contribucin. Hay que despertar su inters hacindole preguntas directas y sencillas sobre algo que l conoce. Cuando no hay probabilidad de motivarlo con una pregunta, entonces podemos explicar con palabras sencillas lo que creemos que l no entiende. El gran tipo Es el "siempre listo" del grupo, siempre quiere colaborar. Est seguro de s y de su posicin en el grupo. Est preparado a or a los dems y dejarse convencer. El moderador debe apoyarse en l como una ayuda preciosa durante las reuniones. Hgale que realice sus aportes, tmele en cuenta y mustrese agradecido de sus palabras. El agresivo Con gran constancia aprovecha las menores ocasiones para irritarse y altercar con todo el mundo, aunque sus argumentaciones no sean de peso, sabe que se impone por su saa y su mal genio. Si este tipo de personas la emprende contra el moderador, lo mejor es dejar que sus ataques se los lleve el viento. El moderador debe agradecerle sus crticas y regresarle el baln (tcnica del boomerang).