GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009

FICHA TCNICA FACTURACION DE VENTAS

MODULO: FACTURACION DE VENTAS


Objetivos:
1. Facturacin de Ventas de GBS facilita los procesos de venta de bienes y servicios de la empresa, mediante
herramientas que automatizan e integran las tareas del proceso de venta, satisfaciendo tanto las necesidades
internas (de la empresa), como externas (de clientes) en el menor tiempo y las mejores condiciones
posibles, incluyendo la facturacin de la venta, impresin de los documentos fuentes (factura, remisin,
devolucin), la generacin de registros para cuentas por cobrar, inventarios, asientos contables automticos,
estadsticas de ventas y liquidacin de comisiones a vendedores.
2. Facturacin de Ventas de GBS facilita los procesos posteriores a la venta como la liquidacin de
comisiones de venta, la liquidacin y el pago de Impuestos, la devolucin de mercancas de clientes, anlisis
de la informacin mediante informes estadsticos y cruzados por mltiples variables, obtenibles en un
periodo ilimitado de fechas, clientes, productos, lneas, para la toma de decisiones en el rea de Ventas y
Mercadeo de la Empresa.
3. Facturacin de Ventas de GBS es totalmente integrado con Cartera, Inventarios y Contabilidad de GBS.
Mediante una flexible Interfaz Contable, las ventas, devoluciones, descuentos, anulaciones, se reflejan
automticamente como Notas Contables, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa.
4. Facturacin de Ventas de GBS permite automatizar todo el ciclo de facturacin y recaudo de la empresa al
incluir un Asistente que liquida automticamente las facturas mediante parmetros definidos por el usuario.
Cada factura impresa puede llevar un cdigo de barras que se utiliza como cdigo electrnico para el
recaudo, gracias al cual, en el momento de realizar el recibo de caja en el mdulo de Cuentas Por Cobrar,
el sistema realiza el recibo de caja sin intervencin del usuario, totalmente automtico.
5. Facturacin de Ventas de GBS facilita la implementacin inicial del Sistema gracias a Asistentes que
permiten importar desde Excel, la base de datos de clientes, la base de datos productos y servicios, y lo ms
importante: el Inventario inicial para empezar el proceso de ventas en el menor tiempo posible.
6. Facturacin de Ventas de GBS es ideal para puntos de venta porque permite de manera fcil, rpida,
segura e integrada, realizar las operaciones de ventas a clientes presentes en el punto de venta, con la
posibilidad de imprimir en facturas tipo POS, tirillas de pago o formatos de factura definibles por el
usuario, a la vez que permite controlar el cajn monedero, el display, todo basado en cdigos de barras.
7. Facturacin de Ventas de GBS imprime la factura en cualquier moneda al cambio actual y la puede
enviar al instante al E mail o al fax del cliente con un solo clic. Adicionalmente, el sistema permite enviar a
Excel, Word, PDF, HTML, las facturas o devoluciones en un formato preimpreso del sistema.



Alcances generales:
Facturacin de Ventas de GBS incluye los siguientes alcances generales:
1. Mantiene una base de datos de los productos y/o servicios y de los clientes de la empresa, incluyendo la hoja de vida con su
fotografa digital, de manera que al facturar se pueden visualizar las imgenes del cliente y los productos facturados.
2. El proceso de venta es totalmente automtico, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales
preestablecidas con los clientes: precios, descuentos, plazos acordados. As mismo, se consideran las validaciones pertinentes
para los productos a vender: existencias, prevencin de inventarios negativos, control de precios de venta y dems.
3. Provee un sistema de cotizaciones a clientes, as como la disponibilidad de cinco listas de precios por tem, los cuales pueden
ser recalculados mediante el Asistente para Repreciaciones.







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FICHA TCNICA FACTURACION DE VENTAS
4. Facilita el proceso de ventas al permitir la utilizacin de Cdigos de Barras para identificar los productos y servicios,
bsqueda de clientes por nombre, NIT, cdigo, fotografa, o creacin de clientes en lnea al facturar, as como la posibilidad
de buscar productos por fotografa, nombre, cdigo o lnea.
5. Facilita el proceso de devoluciones o anulaciones en ventas, controlando que la devolucin incluya solamente los productos
realmente facturados al cliente, con las condiciones comerciales originales de la venta.
6. Totalmente integrado con los mdulos de: Contabilidad, Inventarios, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos y Tesorera.

Alcances en configuracin:
Facturacin de Ventas de GBS permite la configuracin de las siguientes tablas:
1. Zonificacin (Pases y ciudades) de los clientes y proveedores
2. Bodegas de ventas
3. Categoras para la clasificacin de tems: lneas, grupos, secciones
4. Unidades de medida de los tems y tipos de empaque
5. Clases de tems. (productos, servicios)
6. Hoja de vida con fotografas digitales.
7. Clientes: NIT, condiciones comerciales, nombre del representante legal, nombre del contacto comercial, vendedor asignado,
lista de precios acordada, condiciones especiales al facturar.
8. Tipos de documentos y consecutivos (Facturas de venta de crdito, Contado, Devoluciones, Anulaciones)
9. Distribucin contable por clasificacin de tem. El Sistema permite configurar una Interfaz Contable por cada tipo de
documento fuente, por cada categora de IVA, para cada tipo de producto/servicio y para una o mltiples bodegas.

Alcances en transacciones:
Facturacin de Ventas de GBS permite las siguientes transacciones:
1. Elaboracin de facturas de ventas, devoluciones y anulaciones de bienes o servicios mediante Documentos Fuentes cuya
plantilla de impresin es configurable por el usuario. El proceso de facturacin incluye la opcin de aplicar descuentos por
rengln de factura o global o cargar o descontar cualquier cargo, incluyendo retenciones en la Fuente.
2. Elaboracin automtica y manual de las facturas de venta de acuerdo con Remesas de mercanca, con la opcin de enviar los
documentos a Excel, Word, PDF, HTML y al E mail del cliente, o imprimirlos en un fax remoto.
3. Procesamiento de las facturas a clientes, segn condiciones comerciales acordadas, listas de precios, niveles de descuentos,
formas de pago, permitiendo al usuario modificar precios segn reglas del negocio. (Si el usuario est autorizado). El sistema
almacena y muestra al facturar, las imgenes digitales de clientes y de artculos de inventarios, mejorando el servicio al cliente
en el punto de venta.
4. Registro de devoluciones/anulaciones de facturas de venta.
5. Validacin de la entrega de bienes o servicios vendidos, mediante Informe para la entrega de mercanca.
6. Descargue automtico de los inventarios, al Contabilizar los documentos de ventas.
7. Liquidacin automtica de retenciones en la fuente.
8. Generacin automtica de Notas Contables, al Contabilizar los documentos de ventas.
9. Cargue automtico de las cuentas por Cobrar con sus fechas de vencimiento, al Contabilizar los documentos de ventas.

Alcances en informes y consultas:
Facturacin de Ventas de GBS permite tanto la visualizacin como la impresin de los siguientes reportes:
1. Impresin de comprobante contable de todo tipo de transaccin (factura de venta, devolucin)
2. Informe de los mejores clientes
3. Informes de ventas contabilizados y pendientes de contabilizar
4. Control de Consecutivos de ventas
5. Informe de facturacin automtica generadas por el sistema mediante el Asistente para Facturacin Automtica.
6. Informes de Listas de Precios
7. Informe de Ventas por:
Lnea y promedio de ventas (facturas pendientes y contabilizadas)







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FICHA TCNICA FACTURACION DE VENTAS
Seccin globalizado (facturas pendientes y contabilizadas)
Artculos por secciones o puntos de venta (facturas pendientes y contabilizadas)
Clientes por secciones o puntos de venta (facturas pendientes y contabilizadas)
8. Informes de cotizaciones (Por clientes, Por productos)
9. Estadsticas e histricos de ventas (Vendedor, Zona, Producto, Cliente)
10. Informe de Descuentos otorgados en ventas
11. Comisiones a vendedores (por ventas y/o por recaudos)
12. Informe de Impuestos en Ventas (IVA, RETENCION), totalmente exportable a Excel, Word o PDF
13. Informes Histricos Cruzado de Venta (Vendedor, Cliente, Zona, Status del clientes, Documentos y tipos de
documento, Listas de precios, Producto)

Alcances en controles y seguridad:
Facturacin de Ventas de GBS contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la informacin:
1. Prevencin del retiro de productos o clientes con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de ventas.
2. Control automtico de Consecutivos de documentos de ventas/devoluciones.
3. El monto de los ventas se valida, si excede el cupo otorgado al cliente.
4. La disponibilidad del Asistente Contable automtico que se encarga de validar toda la informacin digitada en el Sistema,
previniendo desde la digitacin, fallas en la calidad de la informacin, o en la Integracin mediante la Interfaz Contable.
5. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos.
6. Al mdulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador
del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la informacin mediante claves y autorizaciones.