AGENDA DE TRABAJO O PLAN DE REUNIN

La agenda de trabajo o plan de reunin establece el marco laboral sobre el cual se

desarrollan las distintas estrategias de las organizaciones.
El Plan de reunin puede incluir a todas las personas que representan diferentes
funciones, realizar el seguimiento de proyectos especficos, para la toma de
decisiones, planificar actividades o simplemente para las rdenes del da.
Casi siempre antes de una reunin se debe hacer una convocatoria por medio de
avisos.
Generalmente la agenda tiene como encabezado el nombre de la organizacin,
persona que preside la reunin, fecha, hora, lugar de la reunin, los objetivos de
la reunin.
los puntos que sern tratados se enumeran as:
Bienvenida y apertura de la Reunin
Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte es el
cuerpo principal de la reunin y por lo cual tiene el contenido ms significativo.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de atencin
Arreglos y anuncios para la prxima reunin
Cierre de la reunin.
Para hacer una lista de tareas o actividades en las reuniones es importante:
Clasificarlas segn la prioridad o la urgencia, sin dejar atrs las otras.
Planificar el tiempo que se requiere para cada una.
Dejar para el final las labores ms sencillas.
No dejar todo para ltimo momento, porque retrasa lo programado.
Si piensa que una tarea demora 5 minutos, calcule mejor diez.
Recuerde que es de gran importancia agendar todos los puntos a ser tratados en
una reunin ya que al organizar y planificar todos los detalles, la informacin
llegar a todos directamente. La persona que conduce una reunin debe iniciar
diciendo cual es el propsito y objetivo de la reunin.
Idealmente, una reunin no debera durar ms de 2 horas. Para desarrollar la
agenda los puntos deben ser especficos.
Procure transmitir una imagen segura y confiada, evitando dar muestras de temor
o timidez, falta de profesionalismo, la presentacin debe no debe ser tan extensa
sino concisa, no improvise. Las reuniones se deben realizar en los momentos del
da en que las personas estn frescas.

EJEMPLO DE UN PLAN DE REUNIN O AGENDA DE TRABAJO. Este plan
puede ser elaborado tanto en forma vertical como horizontal.
PLAN DE REUNIN

OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER SAN PEDRO SACATEPEQUEZ
Yajaira Mercy Vernica Castro Xicay
Fecha: 6 de julio de 2013

Hora: 8:30 a. m.
Lugar: Saln de usos mltiples de la Oficina de la mujer de San Pedro
Sacatepequez

OBJETIVO: Informar a las amas de casa convocadas acerca a la reunin inicial de
los proyectos de capacitacin en las reas de alimentos, textiles y artesanas que
las beneficiarn en lo econmico y familiar.

AGENDA
Bienvenida y apertura de la Reunin
Informacin de los talleres de capacitacin en las reas tcnicas de alimentos,
textiles y artesanas.
Duracin de los talleres (fechas)
Costo de los materiales de los talleres de capacitacin
Informacin de la inscripcin a los diferentes talleres
Resolucin de dudas de las participantes de la reunin
Anuncios para la prxima reunin e inicio de los talleres de capacitacin
Despedida y cierre de la reunin