Introduccin

El Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) es un concepto gerencial que

potencializa la relacin entre el ser humano y los procesos.
Se constituye como el concepto central de la Administracin por Calidad Total
(ACT) y el eje sobre el que giran todas sus metodologas y prcticas y, aunque
inicialmente se aplic en el desarrollo de nuevos productos, en la actualidad es
aplicable en cualquier entorno para el control de los procesos tanto en la empresa,
como en la vida personal.

Objetivo General
Aplicar el ciclo PHVA a partir de la adecuada interpretacin de su planteamiento
original, de su forma de operacin, sus manifestaciones y el potencial que
representa para la administracin de la organizacin y para las personas, con el fin
de mejorar la efectividad de sus resultados, siempre que se planifique, se realicen
las acciones planeadas, se verifique que las acciones se hayan realizado
conforme lo planeado y los resultados sean los esperados, se tomen decisiones
oportunamente como consecuencia de dichos resultados y posteriormente se
inicie un ciclo nuevo fortalecido con la experiencia del ciclo anterior.

CICLO PHVA
Una herramienta para la Mejora Continua: Frente a los desafos del mundo
altamente competitivo y lleno de cambios, que estamos viviendo en el siglo XXI,
las empresas se han visto obligadas a redoblar sus esfuerzos para ser cada da
ms competitivas. En el mercado ha prevalecido una competencia feroz y lo
menos que una organizacin puede hacer es trabajar para su supervivencia.
En este contexto salir al encuentro de la mejora continua se ha vuelto una
necesidad para todas las empresas.
Tradicionalmente en muchas organizaciones los procesos y los proyectos se han
estado visualizando de una manera lineal, donde se comienza a trabajar con los
pedidos del cliente y, una a vez culminado cada trabajo se inicia el siguiente y as
sucesivamente hasta lograr el producto final. En otras palabras, el proceso de la
organizacin tiene un inicio y fin, el cual no es otro que obtener los resultados
previstos segn sus objetivos.
Pero actualmente, se requiere una transformacin en la manera de pensar y
actuar de la Organizacin.
W. Edward Deming afirm: La administracin se encuentra en un estado estable y
solo una transformacin profunda es necesaria para salir del estado actual y no
unos simples remiendos al sistema de gestin actual.
Bajo este enfoque, la empresa tiene que verse como un sistema integrado donde
intervienen procesos, recursos y controles orientados al logro de los objetivos y
metas de la organizacin.
Las bases de este cambio son la adopcin de una nueva filosofa de calidad, el
compromiso gerencial y la bsqueda incesante del mejoramiento. A este proceso
se le denomina Mejora Continua. La Mejora Continua es algo ms que aplicar una
serie de herramientas o tcnicas que se pueden aprender en un seminario o
curso, es una visin total y diferente de la organizacin y un modo de vida
organizacional que debe aprenderse, reaprenderse y refinarse con el tiempo en un
medio propicio.
La Mejora Continua es tambin conocida como Kaizen, una palabra de origen
japons, donde Kai" significa cambio y "Zen" significa para mejor. La mejora
continua debe ser parte de la filosofa y la planificacin de cada organizacin y
tambin debe ser tomada en serio desde la Alta Direccin. Tener la voluntad de
querer mejorar de forma continua es necesario, tanto en lo personal, como en lo
profesional y organizacional.
Preocuparse por la mejora continua significa preocuparse por la supervivencia,
pues esta contribuye mucho a que una organizacin avance.
La Mejora Continua consiste en desarrollar ciclos de mejora en todos los niveles,
donde se ejecutan las funciones y los procesos de la organizacin. Con la
aplicacin de una modalidad circular, el proceso o proyecto no termina cuando se
obtiene el resultado deseado, sino que ms bien, se inicia un nuevo desafo no
slo para el responsable de cada proceso o proyecto emprendido, sino tambin
para la propia organizacin.
Adems, permite identificar las oportunidades de mejora y se aplican anlisis con
mtodos ms simples y eficientes para reducir costos, eliminar desperdicios y
mejorar la calidad de los productos y los servicios.
Hace aos, W.Edward Deming present a los japoneses el ciclo PHVA Planifique
Haga Verifique y Acte (en ingls PDCA Plan-do-check-act). Los japoneses lo
recibieron de buen grado como una metodologa para llevar a la prctica lo que
ellos ya conocan como KaiZen. Recientemente, este ciclo es adoptado por la
familia de normas ISO 9000, como se seala en el apartado 0.2 (nota), de la
norma ISO 9001:2008, como un ciclo de mejora continua. Este ciclo es tambin
denominado de Deming, en honor del hombre que lo populariz, y el cual fue
sugerido por primera vez por Walter Shewart a comienzos del siglo veinte).
El ciclo PHVA es un ciclo dinmico que puede ser empleado dentro de los
procesos de la Organizacin. Es una herramienta de simple aplicacin y, cuando
se utiliza adecuadamente, puede ayudar mucho en la realizacin de las
actividades de una manera ms organizada y eficaz. Por tanto, adoptar la filosofa
del ciclo PHVA proporciona una gua bsica para la gestin de las actividades y
los procesos, la estructura bsica de un sistema, y es aplicable a cualquier
organizacin.
A travs del ciclo PHVA la empresa planea, estableciendo objetivos, definiendo los
mtodos para alcanzar los objetivos y definiendo los indicadores para verificar que
en efecto, stos fueron logrados.
Luego, la empresa implementa y realiza todas sus actividades segn los
procedimientos y conforme a los requisitos de los clientes y a las normas tcnicas
establecidas, comprobando, monitoreando y controlando la calidad de los
productos y el desempeo de todos los procesos clave.
Luego, se mantiene esta estrategia de acuerdo a los resultados obtenidos,
haciendo girar de nuevo el ciclo PHVA mediante la realizacin de una nueva
planificacin que permita adecuar la Poltica y los objetivos de la Calidad, as
como ajustar los procesos a las nuevas circunstancias del mercado.
De manera resumida, el ciclo PHVA se puede describir as:
1. Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener
los resultados, de conformidad con los requisitos del cliente y las
polticas de la organizacin.
2. Hacer: Implementar procesos para alcanzar los objetivos.
3. Verificar: Realizar seguimiento y medir los procesos y los productos en
relacin con las polticas, los objetivos y los requisitos, reportando los
resultados alcanzados.
4. Actuar: Realizar acciones para promover la mejora del desempeo del
(los) proceso(s).
El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua
de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en
cualquier nivel de la Organizacin, y en cualquier tipo de proceso, ya que est
ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora del
desempeo de los procesos.
Es aplicable tanto en los procesos estratgicos de Alta Direccin como en
actividades operacionales simples.
Por ejemplo:
Si una empresa telefnica planea mejorar el servicio a sus suscriptores y para ello,
decide modernizar sus centrales telefnicas (Planificar).
Esto lo puede lograr adquiriendo 40 nuevas centrales digitales e instalndolas
progresivamente en toda la ciudad (hacer).
Al departamento tcnico le ha sido asignado el trabajo de medir los resultados, en
trminos del incremento de llamadas efectuadas en las zonas donde las centrales
han sido instaladas y el nmero promedio de lneas disponibles, a fin de
compararlas con los valores que se obtienen en las centrales analgicas antiguas
(verificar).
Con estos resultados, la Gerencia de Planificacin de la empresa efecta los
ajustes y aplica los resultados en la instalacin de futuras centrales (actuar).
La consecuencia de esta metodologa de trabajo ha sido que los problemas que se
han presentado durante el proceso de instalacin han sido resueltos
oportunamente por el equipo, sin causar demoras apreciables en los proyectos
originales.
La adopcin del ciclo PHVA promueve que la prctica de la gestin vaya en pro de
las oportunidades para que la Organizacin mejore el desempeo de sus procesos
y para que mantenga los clientes actuales y consiga nuevos clientes. Una vez
identificada un rea de oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a
cabo.
Luego se verifican los resultados de la implementacin de tal cambio y, segn
estos resultados, se acta para ajustar el cambio o para comenzar el ciclo
nuevamente mediante la planificacin de nuevos cambios.
La utilizacin continua del PHVA nos brinda una solucin que realmente nos
permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la
calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la
participacin de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de
trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

ESQUEMA DEL CICLO PHVA


















PLANEAR

Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.
1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes (5.2)
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones (7.1)
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo) (7.5)
6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin (8.1)
7. Determinar la capacidad del proceso (8.2.3, 8.2.4)
8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004)

HACER

Implementacin de los procesos.
Identificar oportunidades de mejora (8.5)
Desarrollo del plan piloto
Implementar las mejoras

VERIFICAR

Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las polticas,
los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados.
Evaluar la efectividad (8.2, 8.5.2)

ACTUAR

Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.
1. Institucionalizar la mejora y-o volver al paso de Hacer (5.6)
APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS, TENEMOS:

La definicin de la red de procesos, la poltica de calidad y los objetivos, se define
el Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.

En el Hacer se hace la implementacin de lo definido en la planeacin, es decir,
toda la Organizacin se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman
equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y
con una metodologa definida.

En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditoras
internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y
planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditoras,
adicionalmente se aplica la metodologa para anlisis y solucin de problemas a
aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego
incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del da a
da.
No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se
viola alguno de los pasos del ciclo.

Podra decirse que la metodologa PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su
propsito: se define una meta y dejndose llevar por la sabidura contenida en
cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstculos (no
conformidades) que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. Si
el objetivo es realista y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la
estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de xito es mayor. No debe
olvidarse que en cada paso habr que realizar acciones tcticas y operativas para
seguir adelante con dominio.
COMO SE TRABAJA EN LAS ORGANIZACIONES
La mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando
el concepto de PHVA en cualquier nivel de la Organizacin, y en cualquier tipo
de proceso, ya que est ntimamente asociado con la planificacin,
implementacin, control y mejora del desempeo de los procesos. Es aplicable
tanto en los procesos estratgicos de la Alta Direccin como en las actividades
operacionales ms simples.
CUL ES LA IMPORTANCIA
La utilizacin continua del PHVA nos brinda una solucin que realmente nos
permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar
la calidad, reduce los costos.
Mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participacin de
mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo,
aumenta la rentabilidad de la empresa.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas
Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos
puntuales. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una
reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de materias
primas.
Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo
cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
Desventajas
Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especfica de la organizacin, se
pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros
de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el xito es
necesaria la participacin de todos los integrantes de la organizacin y a todo
nivel.
En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresas son muy
conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.
Hay que hacer inversiones importantes.