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Desarrollo del Sistema de Informacin Interinstitucional de Justicia y Paz

OIM
Repblica de Colombia - Derechos Reservados














Bogot, DC., Agosto de 2009




F FO OR RM MA AT TO O P PR RE EL LI IM MI IN NA AR R A AL L D DO OC CU UM ME EN NT TO O


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Ttulo:
DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACION
INTERINSTITUCIONAL DE JUSTICIA Y PAZ
Fecha elaboracin
aaaa-mm-dd:
20091103
Sumario:
La metodologa para la gestin de control de cambios que se presenta a
continuacin, cubre el proceso que se debe realizar para las adiciones o
modificaciones a los requerimientos planteados en el alcance del proyecto.
Palabras Claves: Comunicaciones
Formato: DOC Lenguaje: Espaol
Dependencia: OIM
Autor (es):

Firmas:



Revis:







Aprob:



Ubicacin:
El archivo magntico asociado al documento est localizado en el sitio
Web del Proyecto: http://190.146.131.17/portal/oim




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C CO ON NT TR RO OL L D DE E C CA AM MB BI IO OS S

VERSIN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIN
1.0 24/07/2009 Hollman Mc.Cormick Versin inicial
2.0 03/10/2009 Claudia Bohrquez Ajuste a la metodologa de clculo de puntos funcionales







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T TA AB BL LA A D DE E C CO ON NT TE EN NI ID DO O



1. INTRODUCCIN ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6
2. OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
3. TERMINOLOGA ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
4. PLAN DE GESTION DE CONTROL DE CAMBIOS ------------------------------------------------------- 9
1.1. IDENTIFICACIN DE UN CAMBIO ---------------------------------------------------------------------- 11
1.2. SOLICITUD DE CAMBIO ------------------------------------------------------------------------------------ 12
1.3. EVALUACIN DEL IMPACTO DEL CAMBIO SOLICITADO ----------------------------------- 13
1.3.1. Estimacin del Esfuerzo ---------------------------------------------------------------------------------- 14
1.4. RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CAMBIO --------------------------------------------------------- 17
1.5. EJECUTAR CAMBIO --------------------------------------------------------------------------------------------- 18
1.6. ENTREGA Y VALIDACIN DEL CAMBIO -------------------------------------------------------------- 18
1.6.1. Pruebas de Usuario ------------------------------------------------------------------------------------------ 18
1.6.2. Aprobacin y Cierre del Cambio ---------------------------------------------------------------------- 18
2. ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
















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1. INTRODUCCIN



ste documento presenta la Metodologa para la Gestin de los Cambios que puedan presentarse
durante la ejecucin del proyecto , constituyndose en una gua procedimental que permita realizar la
evaluacin y control de las adiciones o modificaciones que se propongan a los requerimientos planteados
en el documento de alcance y requerimientos.

La gestin de cambios en el proyecto pretende identificar, organizar y controlar las modificaciones que
pueda sufrir la solucin del proyecto, por lo que se ve la necesidad de plantear un mecanismo que
contribuya en este proceso.



























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2. OBJETIVO



a metodologa que se presenta en este documento permitir establecer los lineamientos generales
para regular el proceso de observaciones o ajustes a los requerimientos establecidos dentro del
alcance del proyecto, as como la identificacin, seguimiento y control de las modificaciones que se
realicen y que puedan representar cambio en las actividades definidas para su desarrollo.











L

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3. TERMINOLOGA




Comit de control de cambios : es un grupo de interesados en el proyecto, formalmente constituido
que definen como los entregables del proyecto y su documentacin sern controlados, cambiados y
aprobados. Es el equipo de personas encargado de aprobar o rechazar una solicitud de cambio.

Solicitud de cambio : es una peticin que puede expandir o reducir el alcance del proyecto, modifica
polticas, procedimientos, planes, modifica costos, presupuesto y la programacin del proyecto. Estas
solicitudes pueden ser directas o indirectas, externas o internas y legales obligatorias u opcionales. Solo
las solicitudes de cambios aprobadas por el CCC sern implementadas.































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4. PLAN DE GESTION DE CONTROL DE CAMBIOS


El principal objetivo de la Gestin de Cambios es la evaluacin y planificacin del proceso de cambio para
asegurar que, si ste se lleva a cabo, se haga de la forma ms eficiente, siguiendo los procedimientos
establecidos y asegurando en todo momento la calidad y continuidad del servicio. El proceso de Control de
Cambios se aplica de igual forma tanto en el proceso desarrollo del software como en la etapa de garanta;
esto con el propsito de asegurar que los cambios son controlados por un mtodo unificado y garantiza el
desempeo de los procesos y correcta administracin del alcance.

La ejecucin de la metodologa de los cambios que se presenten durante el desarrollo del proyecto
combina procedimientos de aseguramiento de calidad y gestin en la identificacin, control y auditora de
las modificaciones que invariablemente puedan ocurrir.

Estos cambios pueden ocurrir durante las fases de elaboracin, construccin y transicin de la solucin del
proyecto, es decir en cualquier tiempo antes o despus de su implantacin y estabilizacin en produccin.

Los posibles orgenes de los cambios pueden ser:

Nuevas necesidades de los usuarios del Sistema.
Reorganizacin, reduccin o crecimiento de la solucin de proyecto.
Redefinicin de los requerimientos de la solucin del proyecto.

Si durante la fase de desarrollo y la fase de garanta (produccin) del proyecto, OIM llegar a solicitar un
cambio, se ve la necesidad de realizar una solicitud con la descripcin del cambio para que esta sea
analizada y evaluada.
La solicitud deber registrarse como un documento dentro del proyecto con un identificador nico y
algunos datos bsicos de acuerdo al formato establecido para ello, independientemente de que esta sea
aceptada o rechazada en el proceso de evaluacin por el Comit de Control de Cambios.
A continuacin se definen las actividades consideradas dentro del proceso de control de cambios:

Identificar la necesidad del cambio.
Realizar la solicitud de cambio.
Evaluar la solicitud de cambio.
Generar un informe del cambio donde se decide si la solicitud es aceptada, rechazada o postergada.

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Si la solicitud es aceptada se deber incluir el requerimiento dentro del alcance del proyecto. La
aprobacin se basa en la especificacin inicial definida por el usuario solicitante o podr ser modificada
a criterio del Gerente de Proyecto de OIM, Gerente de Proyecto Interventora REDCOM y Gerente de
Proyecto UT SM-DBS.
Se genera la orden de cambio.
Se realiza el cambio el cual es revisado, se reconstruye la versin de la solucin del proyecto, se
realizan las pruebas tcnicas y de usuario necesarias para el proceso, y se pone en marcha la nueva
versin del software.
Los cambios verificados y aprobados seguirn la presente metodologa, la cual debe haber sido
aprobada para el proyecto con el propsito de mantener consistencia en el proceso de aseguramiento y
control de calidad y en el proceso de entrega de los productos descritos en este documento, incluyendo
manuales y medios magnticos.
La solicitud puede ser postergada por no contener todos los datos necesarios para poder realizar el
anlisis y ser devuelta para su completitud hasta que las condiciones de informacin sean alcanzadas.

ENVIADA AL COMIT CONTROL CAMBIOS
EVALUADA
APROBADA
CAMBIADA
VALIDADO Y
APROBADO
CERRADA
RECHAZADA
Solicitud de Cambio
Evaluacin Solicitud de
Cambio
Aprobacin Solicitud de Cambio
Ejecucin del Cambio
Validacin y Aprobacin del Cambio
Entrega y Cierre de Solicitud
POSTERGADA
Falla Verificacin
IDENTIFICACION
DEL CAMBIO
COMUNICADO COMUNICADO

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FIGURA 1. Proceso Control de Cambios


Se deben tener en cuenta aspectos claves dentro de la gestin de cambios para el proyecto:

Es de gran importancia desde el inicio del proyecto establecer la conformacin de la lnea base de
requerimientos, con el fin de que sea un aspecto clave en el momento de realizar un control de cambio.
La versin inicial de la lnea base que se establezca debe contener las especificaciones de los
requerimientos de la solucin del proyecto aprobados para el desarrollo.

Una vez se requiera un cambio este deber ser sometido a una nueva lnea base con un
procedimiento de control de versin para distinguir la versin aprobada de la nueva versin.

Se consideraran como control de cambios las modificaciones que impacten para los siguientes
documentos y por lo tanto se generarn costos adicionales :

Alcance del proyecto
Cronograma

No se consideraran como control de cambios, por lo tanto no generarn costos adicionales a los
siguientes documentos :

Plan de comunicaciones
Plan de riesgos
Plan de control de cambios
Plan de calidad
Arquitectura


1.1. IDENTIFICACIN DE UN CAMBIO

Se pueden identificar cambios durante la ejecucin de las actividades consideradas en cualquiera de las
fases establecidas para el desarrollo de la solucin del proyecto, esto es, por ejemplo:

Fase de Construccin
Desarrollo de los mdulos
Pruebas tcnicas (verificacin)
Validacin (pruebas de usuario)
Aseguramiento de calidad

Fase de Transicin
Capacitacin funcional a usuarios

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Capacitacin Tcnica
Puesta en marcha y estabilizacin

De igual forma un cambio solicitado podr impactar aspectos del proyecto como:

Alcance
Costos
Tiempo
Recurso Humano

Cualquier persona del equipo del proyecto como OIM, Interventora y UT, puede identificar un posible
cambio que afecte los requerimientos o alcance del proyecto. Este cambio igualmente deber pasar por el
proceso de control de cambios descrito anteriormente.


1.2. SOLICITUD DE CAMBIO

Una vez sea identificado el cambio se deber realizar la solicitud formalmente.


Tipo de Solicitud
de Cambio
Descripcin Quin Solicita A quin se Solicita
Alcance
Cambio en la definicin del
proyecto y de sus entregables, los
cuales han sido anteriormente
determinados y aprobados.
Comit Tcnico del
Proyecto
UT SM-DBS


La solicitud se deber realizar de manera escrita, por correo electrnico o con el apoyo de una herramienta
informtica y deber contener mnimo la siguiente informacin:

Nombre del Proyecto: Nombre con el que se identifica el proyecto.
Fecha: Fecha en la que se solicita el cambio.
Solicitado Por: Nombre de la persona que realiza la solicitud de cambio.
Cambio Solicitado: Descripcin del requerimiento sobre el cual se realizara el cambio o del nuevo
requerimiento a desarrollar.
Tipo de Cambio: Se clasificar el cambio solicitado en alguno de los siguientes tipos:


Tipo Descripcin

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Extensin
Adicin de nuevas funcionalidades a un requerimiento planteado en el documento de
Alcance del proyecto.
Adaptacin
Modificacin a un requerimiento considerado dentro del alcance de la solucin del
proyecto y que tiene como objeto satisfacer cambios en el entorno o
reglamentaciones.
Mejora
Modificacin a un requerimiento considerado dentro del alcance de la solucin del
proyecto, con el fin de mejorar el desempeo del aplicativo o mejor ergonoma en su
uso.
Nuevo
Inclusin de un nuevo requerimiento no considerado dentro del alcance inicial y que
implica la realizacin de un aplicativo o mdulo nuevo.


Justificacin del Cambio: Se deber dar una descripcin de la razn que origina la solicitud del cambio.
Documento Soporte del Cambio Solicitado: En caso de aplicar, se anexa el documento o documentos
que soportan la solicitud y una breve descripcin del contenido de estos.

1.3. EVALUACIN DEL IMPACTO DEL CAMBIO SOLICITADO

La evaluacin de los cambios se realiza con el fin de medir el impacto que se pueda generar al proyecto
durante su desarrollo.

La evaluacin del impacto del cambio solicitado ser identificado por el Gerente de Proyecto de la UT SM-
DBS.

Una vez evaluado el impacto de la solicitud, dicho cambio ser llevado al comit de control de cambios
para que sea aprobado, rechazado o queda en espera, este comit deber manejar el siguiente detalle:

Cambios en la lnea base de requerimientos y de alcance del proyecto.
Los cambios a realizarse en la planeacin del proyecto.
Plan de accin preliminar para realizar el cambio

La UT SM-DBS manejar el formato Anexo 1. Gestin de Control de Cambios y el formato Anexo 2
Formato de Control de Cambios como procedimiento del sistema de gestin de calidad para la evaluacin y
aprobacin de un cambio, en el cual se diligenciaran los siguientes puntos que apliquen en el cambio:

Cambio en el alcance
Afectacin de Rentabilidad (Costos)
Afectacin en el Cronograma (Fechas de Facturacin)
Afectacin del tiempo de Desarrollo (Esfuerzo Adicional)
Afectacin de las Especificaciones Tcnicas (Casos de Uso)


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1.3.1. Estimacin del Esfuerzo

Especificacin del Control de Cambios
Es la accin mediante la cual la Entidad dar a conocer su inters de incluir un cambio en el desarrollo del
proyecto, esta intencin podr ser solicitada en cualquier etapa del proyecto, no obstante a medida que se
avanza en el desarrollo del mismo, puede ser ms costosa la inclusin de cualquier cambio.

Toda solicitud de cambio, deben ser diligenciada en el formato Control de Cambios y entregarla al
Gerente del Proyecto para evaluar su impacto. Cualquier modificacin a los planes originales deber ser
consultada y aprobada por EL CLIENTE.

Evaluacin y Categorizacin
En cada una de las reuniones de gerencia se tratar dentro de la agenda de trabajo todas las solicitudes de
control de cambios radicadas durante el periodo, con el objeto de ser evaluadas, priorizadas, aprobadas,
descartadas o postergadas.

Los cambios sern evaluados por el Comit de Control de Cambios que haya sido designado en el plan de
comunicaciones del proyecto y se aplicar la siguiente metodologa:

Categorizacin
Se clasificar el requerimiento en alguno de los siguientes tipos:

Tipo Descripcin
Error Problema en la aplicacin detectado en ambiente de prueba o produccin
Extensin Adicin de nuevas funcionalidades a un aplicativo determinado.
Adaptacin Modificacin que tiene como objeto satisfacer cambios en el entorno o
reglamentaciones.
Mejora Modificacin para mejorar el desempeo del aplicativo o mejor ergonoma en
su uso.
Desarrollo Realizacin de un aplicativo nuevo.

Valoracin
Se define el esfuerzo en horas de desarrollo requeridas para la implementacin del cambio solicitado. La
forma de valorar el desarrollo del cambio solicitado ser presentada por el Gerente del Proyecto al
interventor y el supervisor del contrato. Esta valoracin ser registrada en el Anexo 2, Formato de Control
de Cambios con el fin de realizar la valoracin de todos los cambios aprobados durante el proyecto para
decidir costos y tiempos.

Plan de accin
Una vez clasificado el requerimiento se procede a definir el plan de accin a seguir. Dentro de los planes
de accin posibles tenemos:

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Plan de accin Descripcin
Aprobacin Se deber incluir el requerimiento dentro del alcance del proyecto. La
aprobacin se basa en la especificacin inicialmente definida por el
usuario solicitante o podr ser modificada a criterio de la gerencia del
proyecto, bien sea por una ampliacin o reducindola.
Descarte No se debe tener en cuenta la solicitud de cambio ya que no resulta
adecuado para el desarrollo del proyecto, bien sea por criterios
econmicos, tcnicos o funcionales.
Postergacin Se abstiene de dar un concepto de tratamiento a la solicitud, por no
tener toda la informacin necesaria para poder realizar el anlisis y se
postergar hasta tanto las condiciones de informacin sean alcanzadas.


Priorizacin
Las solicitudes aprobadas se priorizarn con el objeto de definir en qu periodo de tiempo tendr que ser
ejecutada con respecto a todos los dems requerimientos involucrados en el proyecto. El objetivo de esta
fase es la de definir qu tan apremiante es desarrollar el cambio y cul es la fecha mxima de
implementacin

Aseguramiento de Calidad y Entrega
Los cambios aprobados seguirn la metodologa aprobada para el proyecto con el propsito de mantener
consistencia con el proceso de aseguramiento y control de calidad y con el proceso de entrega para los
productos descritos en este documento, incluyendo manuales y medios magnticos.

Cuantificacin de costo y tiempo

La metodologa a utilizar por la UT SM-DBS tendr en cuenta como criterio para determinar el esfuerzo y
costo de un cambio la metodologa de estimacin de puntos funcionales, establecida y acordada con la
Interventora en reunin efectuada el 28 de octubre de 2009.

Se utilizar como herramienta de clculo de esfuerzo y costo, el Anexo 3 Matriz de Esfuerzo OIM v1.0, en
donde se identifican los siguientes parmetros para el costeo:

UUPC (Unadjusted Use Case Points): Se calculan de acuerdo con el grado de dificultad que presente el
cambio as:

Fcil 4
Medio 8
Difcil 12

Para definir el grado de dificultad se utilizan los siguientes criterios:

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Categora Descripcin Interfaces
Objetos de
BD
Pasos Clases
Fcil
Interface de usuario simple. Toca un solo
objeto de la base de datos. El escenario de
xito tiene tres pasos o menos. Su
implementacin envuelve menos de 5 clases
Simple
(Pantalla Plana)
1 <=4 <=4
Medio
Interface de usuario medianamente
compleja. Toca dos objetos de base de
datos. El escenario de xito tiene entre 5 y 8
pasos. Su implementacin envuelve entre 5
y 8 clases
Medianamente
Compleja
(Pantalla con
mximo 2
pestaas)
2
>= 5 y
<= 8
>= 5 y
<= 8
Difcil
Interface de usuario procesamiento
complejo. Toca tres o ms entidades de
base de datos. El escenario de xito tiene
ms de 8 pasos. Su implementacin
envuelve ms de 8 clases.
Procesamiento
Complejo
(Pantalla con mas
de dos pestaas)
> 2 > 8 > 8

Una vez determinado el grado de dificultad se pesan las combinaciones teniendo en cuenta que:

UUCP
Peso de
Complejidad
Rango
Inicial
Rango Final
Fcil 4 1 4
Medio 8 5 8
Difcil 12 9 12

Para determinar el peso de complejidad, teniendo en cuenta los criterios seleccionados se utilizan los
siguientes valores:

Categora Descripcin Interfaces
Objetos de
BD
Pasos Clases
Fcil
Interface de usuario simple. Toca un solo
objeto de la base de datos. El escenario
de xito tiene tres pasos o menos. Su
implementacin envuelve menos de 5
clases
1 1 1 1
Medio
Interface de usuario medianamente
compleja. Toca dos objetos de base de
datos. El escenario de xito tiene entre 5
y 8 pasos. Su implementacin envuelve
entre 5 y 8 clases
2 2 2 2

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Categora Descripcin Interfaces
Objetos de
BD
Pasos Clases
Difcil
Interface de usuario procesamiento
complejo. Toca tres o ms entidades de
base de datos. El escenario de xito tiene
ms de 8 pasos. Su implementacin
envuelve ms de 8 clases.
3 3 3 3

Para obtener el peso de complejidad se suma el resultado de cada uno de los criterios medidos.

Finalmente, se ajustan los puntos de casos de uso con la siguiente frmula:

Use Case Points UCP = (UUCP * TCF * ECF)
Donde:

Technical Complexity (TCF) 0,96
Environmental Complexity(ECF) 0,75

El nmero de horas hombre se calcular como:

HRS = UCP * 10

El valor de la hora de Ingeniero de Desarrollo corresponde al perfil exigido por la OIM en el pliego del
contrato (Ing. con experiencia mayor de 3 aos y Certificado por un centro autorizado por SUN
Microsystem, entre otros), el cual corresponde a: $ 150.000 M/Cte


1.4. RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CAMBIO

La respuesta a la solicitud del cambio podr ser objetada mediante una comunicacin escrita, por
correo electrnico o a travs de la herramienta informtica que apoya el proceso de gestin de
cambios. En cualquier caso se utilizarn los formatos Anexo 1, Gestin de Control de Cambios y Anexo
2, Formato de Control de Cambios con las firmas del Comit de Control de Cambios definido en el plan
de comunicaciones del proyecto.

La respuesta a la solicitud puede ser:

1. Rechazada: Si la solicitud de cambio se rechaza se deber divulgar a todo el equipo de trabajo la
respuesta y esta ser finalizada en esta fase.
2. Postergada: Puede ser postergado el anlisis de la solicitud por falta de informacin en la fase de
evaluacin de la solicitud, por lo que la solicitud es retornada al solicitante a fin de que sea
complementada con los datos ausentes.
3. Aprobada: Se determina que la fase de evaluacin se ha completado y cumple con criterios para la
realizacin del cambio.


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1.5. EJECUTAR CAMBIO

Una vez sea evaluada y aprobada la solicitud se procede a establecer los cambios que se realizaran en la
planeacin del proyecto, es decir, definir los documentos que se afectan para proceder a su cambio y
versionamiento.

De igual forma se realiza un plan de accin preliminar donde se determina:

La actividad a desarrollar
Fecha inicio de la actividad
Fecha fin de la actividad
Responsable de la actividad

Una vez se tenga definido el plan de accin se procede a su ejecucin o desarrollo.

1.6. ENTREGA Y VALIDACIN DEL CAMBIO

Una vez se haya ejecutado el desarrollo del cambio este deber ser entregado y divulgado formalmente a
OIM, la Interventora REDCOM y la UT SM-DBS mediante una comunicacin o acta de reunin, o a travs
de la herramienta informtica de apoyo. Los aspectos claves a validar en el cambio son:

Se ha desarrollado e implementado el cambio requerido adecuadamente.
La documentacin relacionada con el cambio se encuentra actualizada.
El cambio de versin es aplicado y es consistente con el desarrollo del cambio.

1.6.1. Pruebas de Usuario

En caso que el cambio requerido haya tenido impacto en la funcionalidad de la solucin del proyecto se
deber garantizar que este cumple con las especificaciones y los objetivos planteados, por lo que se
realizarn pruebas de usuario, siguiendo la metodologa de pruebas aprobado para el proyecto.

1.6.2. Aprobacin y Cierre del Cambio

Una vez se hayan validado todos los entregables del cambio requerido se proceder a la aprobacin y
cierre segn corresponda:

Entregable o Cambio Validacin Aprobacin
Requerimiento Afectado Nuevo
Requerimiento
Lder Funcional Usuarios
Interventora REDCOM
UT SM-DBS
OIM
Comit Control Cambios

Esta aprobacin y cierre se formalizar a travs de una comunicacin mediante un acta de reunin.

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2. ANEXOS



1. Formato, Anexo 1 Gestin de Control de Cambios
2. Formato, Anexo 2 Formato de Control de Cambios
3. Archivo, Anexo 3 Hoja de Excel Matriz de Esfuerzo OIM v1.0