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Gua de uso
Candilejas System
JuviSoftware

01/06/2011






Candilejas System es un sistema para la administracin de Bares y Restaurantes, el cual ofrece funcionalidades
como inventario, manejo de caja e informacin contable. En este documento se hace una detallada
explicacin de la aplicacin.
Gua de uso - Candilejas System
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Contenido

Introduccin ............................................................................................................................ 2
Organizacin y diseo ............................................................................................................. 3
Producto .............................................................................................................................. 3
Inventario ............................................................................................................................ 3
Venta ................................................................................................................................... 3
Pedido .................................................................................................................................. 3
Sitios .................................................................................................................................... 3
Ingresos y Gastos ................................................................................................................. 3
Seguridad ................................................................................................................................ 4
Privilegios ............................................................................................................................ 4
Privilegio de Caja: ............................................................................................................ 4
Privilegio de Administrador: ........................................................................................... 4
Utilizacin ................................................................................................................................ 5
Pestaa Caja ...................................................................................................................... 5
Panel Barras ..................................................................................................................... 6
Panel Zonas ...................................................................................................................... 6
Panel Productos ............................................................................................................... 6
Panel Pedido .................................................................................................................... 7
Panel Alerta ..................................................................................................................... 9
Panel Gastos .................................................................................................................. 10
Panel Ingresos ................................................................................................................ 10
Pestaa Inventario .......................................................................................................... 11
Generar reporte ............................................................................................................. 12
Agregar producto ........................................................................................................... 12
Pestaa Clientes .............................................................................................................. 14
Pestaa Administrador .................................................................................................... 16
General .......................................................................................................................... 16
Ventas ............................................................................................................................ 17
Proveedores ................................................................................................................... 19
Apariencia ...................................................................................................................... 19
Seguridad ....................................................................................................................... 20

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Introduccin

Con el fin de saciar las necesidades que surgen en sitios dedicados a la atencin del pblico, donde se ofrecen
diferentes productos de consumo y se dispone de la actitud para generar crecimiento en el negocio, hemos
diseado una herramienta que facilita el trabajo en momentos de presin y disminuye el tiempo de las
actividades habituales.
Si bien es cierto, controlar el inventario de un establecimiento puede tornarse tedioso si el nmero de
productos es grande y su cantidad vara angustiosamente. Tambin lo puede ser calcular rpida y
eficientemente la cuenta de un cliente con el fin de evitarle demora.
Por lo anterior, Candilejas System ofrece funcionalidades para llevar el pedido de todos sus clientes de manera
organizada, actualizando simultneamente el registro del inventario, con lo cual podr conocer sus existencias
en cualquier momento y hasta ser notificado si un producto llega a un lmite crtico de unidades. Lleve el
registro de todos los movimientos contables, incluyendo ventas, ingresos, gastos y deudas de sus clientes.
Exporte dicha informacin a una hoja de clculo con el fin realizar sus propios anlisis.
Para garantizar la seguridad de sus datos, hay acciones que se pueden llevar a cabo solo si una persona tiene
los privilegios necesarios, como ingresar a la configuracin de administrador o realizar algunas operaciones en
la caja. Puede tambin, configurar una alarma diaria para que le indique si ha llegado la hora de cerrar.
La aplicacin dispone de varias mascaras que le permiten cambiar su aspecto visual, puede insertar el logotipo
de su negocio y aplicar un fondo para obtener el ambiente perfecto que se ajuste al resto de su planta fsica.
Finalmente, Candilejas System puede marcar la diferencia entre administrar su negocio lentamente con lpiz y
papel, o eficientemente gracias al poder computacional.


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Organizacin y diseo

Producto
Cada Producto tiene un registro con informacin como cdigo, nombre, cantidad, precio de compra y precio
de venta, entre otros.
Inventario
Registro de todos los productos existentes en su negocio, los cuales a su vez estn clasificados por grupos,
llamados Tipos, con el fin de encontrar fcilmente un producto en especfico.
Venta
Registro por la venta de un producto en un da.
Pedido
Los productos consumidos por un Cliente o una Mesa son registrados en un Pedido, del cual podemos saber el
total y el subtotal de los productos especificados.
Sitios
Se dispone de dos clases de sitios para llevar el control de los pedidos, Barras y Zonas.
Una Barra puede tener asociados varios Clientes y una Zona puede tener asociadas varias Mesas, por lo tanto
cada Cliente y cada Mesa tiene su propio Pedido.
Ingresos y Gastos
Un Ingreso es tratado como un Producto, por lo tanto debe ser agregado a un Pedido y un Gasto por el
contrario es registrado directamente a las cuentas del negocio.

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Seguridad

Privilegios
Existen dos tipos de privilegios para realizar acciones y acceder a sitios restringidos. Para obtener dichos
privilegios es necesario conocer la contrasea respectiva, la cual adems puede ser modificada en las opciones
de Administrador. La obtencin de estos privilegios puede ser desactivada en caso de no ser necesarios.
Privilegio de Caja: La contrasea por defecto es caja. Es necesario para realizar acciones que aunque
sencillas deben ser confirmadas por el cajero legtimo para evitar la manipulacin por personas no
autorizadas.





Privilegio de Administrador: La contrasea por defecto es admin. Es necesario para ejecutar acciones
importantes como acceder y modificar el inventario, as como acceder a la seccin de Administrador en la cual
se puede configurar las propiedades y el estado completo del sistema. Con este privilegio tambin es posible
realizar acciones que necesitan el de Caja.








Sugerencia: presione la tecla Tab para comenzar a escribir la contrasea.
Figura 1. Obtencin privilegio de Caja
Figura 2. Obtencin privilegio de Administrador
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Utilizacin
Pestaa Caja
Esta pestaa est diseada para llevar el control de la caja al momento de atender al pblico. Consta de siete
paneles: Barras, Zonas, Productos, Pedido, Alerta, Gastos e Ingresos.






























Figura 3. Pestaa Caja
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Panel Barras: en este panel se visualiza un botn por cada barra existente. A cada barra puede agregarse la
cantidad deseada de clientes. Para agregar un cliente se debe hacer clic sobre el botn de la barra
correspondiente, con lo cual se despliega un men con la opcin Nuevo cliente, al hacer clic en sta opcin
se debe ingresar un nombre para el nuevo cliente en el dialogo que emerge.







Enseguida de confirmar el nombre, el cliente saldr en el men junto con la opcin Nuevo cliente y estar
disponible para ser atendido.






Panel Zonas: Similar al panel anterior, en ste se visualiza un botn por cada zona existente. Cada zona
puede contener cualquier cantidad de mesas. Para seleccionar una mesa se hace clic sobre la zona en la que se
encuentra y posteriormente en la mesa deseada. Para modificar el nmero de mesas debe dirigirse a la
pestaa Administrador.









Panel Productos: Este panel contiene un botn por cada tipo o categora de productos existente. Al hacer
clic en uno de estos botones se despliega un men con los productos clasificados en sta categora. Para
agregar uno de estos productos al pedido de un cliente o mesa, primero debe seleccionarse el cliente o mesa
deseada y luego se debe hacer clic sobre el nombre del producto a agregar, de sta manera se agregar una
Fig. 4. Men barra sin clientes
Fig. 5. Ingreso nombre de cliente
Fig. 6. Men barra con cliente
Fig. 7. Men zona
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unidad del producto. Para agregar ms unidades, se debe especificar inicialmente la cantidad deseada en el
cuadro de texto situado en la parte superior del panel.













Panel Pedido: en este panel se muestra el pedido del cliente o mesa seleccionado, el cual est compuesto
por una lista de productos, indicando en cada uno de ellos la hora en que fue agregado, su nombre, la
cantidad de unidades y su precio unitario. Seguido a esto se muestra el valor total del pedido y el subtotal de
los productos seleccionados. Adems incorpora un campo de texto para ingresar el dinero recibido por parte
del cliente y conocer el cambio que debe ser devuelto, el clculo se hace con base en el total.












Eliminar: Los productos del pedido pueden ser eliminados haciendo clic sobre ellos y presionando el
botn Eliminar o tecleando Supr, para esto ser requerido el privilegio de Caja y as el producto ser
devuelto al inventario.

Fig. 8. Men productos
Fig. 9. Panel pedido
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Registrar: Para registrar la venta de los productos debe hacerse clic sobre el botn Registrar. En este
momento es posible imprimir la factura correspondiente al pedido. Se requiere privilegio de Caja.





Fiar: Se ofrece la posibilidad de cargar productos a un cliente para ser pagados posteriormente. Para
realizar esta operacin se debe pulsar sobre el botn Fiar, a continuacin deber seleccionar los
Fig. 10. Panel pedido, eliminar producto
Fig. 11. Panel pedido, producto eliminado
Fig. 12. Botones panel pedido, registrar venta
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productos que se quieren cargar al cliente. Ser visible un campo de texto para ingresar el nombre del
cliente y un botn Aceptar para confirmar la operacin. Puede pulsar Cancelar para revocar la
operacin.













Una vez completada la operacin, los productos seleccionados son retirados del pedido y ahora se
encuentran en la cuenta de un cliente.


Cortar/Pegar: Pulsando el botn Cortar los productos seleccionados se van al portapapeles, un sitio
temporal, dando la posibilidad de pegarlos en un pedido diferente. Para pegarlos en otro pedido,
seleccionar la mesa o el cliente deseado y pulsar el botn Pegar.









Panel Alerta: Cada producto tiene en su informacin el valor de un lmite, el cual es un punto de referencia
para dar un aviso al cajero cuando la cantidad de unidades llega a dicho lmite mnimo indicando su escasez.
Para ocultar el aviso, debe hacer clic sobre el mismo.

Fig. 15. Botones panel pedido, pegar producto(s)
Fig. 14. Botones panel pedido, cortar producto(s)
Fig. 13. Botones panel pedido, fiar producto(s)
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Panel Gastos: Puede registrar gastos que puedan surgir en cualquier momento. Debe ingresar un detalle
que describa el gasto, la cantidad de unidades el valor unitario.









Panel Ingresos: De forma similar al Panel Gastos, se puede registrar un ingreso ocasional recibido por
razones externas a la venta de productos existentes en el inventario. No se cobrar IVA por los ingresos aqu
registrados, sin embargo sern tenidos en cuenta en la contabilidad.












Fig. 16. Panel alerta
Fig. 17. Panel gastos contrado
Fig. 18. Panel gastos expandido
Fig. 19. Panel ingresos contrado
Fig. 20. Panel ingresos expandido
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Pestaa Inventario


En esta pestaa se puede llevar a cabo el manejo completo del inventario.

























Principalmente observamos una tabla con la informacin de cada uno de los productos registrados, la cual es
actualizada tras la realizacin de operaciones como venta y eliminacin de productos en un pedido. Esto
permite conocer la cantidad real de unidades de todos los productos en cualquier momento.



Fig. 21. Pestaa Inventario
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La columna fecha, indica el ltimo da en que fueron agregadas nuevas unidades del producto. La informacin
de esta tabla es de solo lectura y la columna Precio Compra es oculta. Para modificar la tabla debe obtener el
privilegio de Administrador, haciendo clic sobre el botn Admin. Luego de esto la columna Precio Compra
ser visible.









Una vez obtenido el privilegio de Administrador se ofrecen dos opciones:
Generar reporte: Exporta la informacin actual del inventario en una hoja de clculo (.xls), la cual
puede ser consultada con Microsoft Excel. La ubicacin en la que se genera el reporte es notificada y
puede ser modificada en la seccin de Administrador.







Agregar producto: Permite agregar un producto nuevo al inventario. Para agregar productos
registrados, es suficiente con modificar la cantidad de unidades directamente sobre la tabla.






Fig. 23. Notificacin de reporte generado
Fig. 22. Pestaa Inventario, modo privilegiado
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Para modificar la informacin de los productos puede hacer doble clic sobre la celda deseada o escribir sobre
dicha celda una vez est seleccionada.








Para eliminar productos del inventario se deben seleccionar sus registros en la tabla y presionar la tecla Supr
o hacer clic derecho y seleccionar Eliminar producto(s).







Para salir del modo privilegiado debe pulsar el botn Cerrar.
Fig. 26. Eliminacin de un producto
Fig. 25. Modificacin de un producto
Fig. 24. Adicin de un nuevo producto
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Pestaa Clientes





























En esta pestaa hay una lista de clientes a los cuales se les ha fiado productos. En la tabla del panel Clientes se
encuentra la informacin de cada cliente con el valor total de su deuda. En la tabla del panel Detalles se puede
ver la deuda detallada del cliente seleccionado, en la cual aparecen los productos y la fecha en que fueron
fiados.

Fig. 27. Pestaa Clientes
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Para eliminar un producto de la deuda, lo debe seleccionar y presionar la tecla Supr o hacer clic derecho
sobre el registro y seleccionar Eliminar detalle(s). En este caso el producto se remover de la deuda del
cliente y se devolver al inventario.









Para pagar un producto de la deuda, debe seleccionarlo y hacer clic sobre el botn Pagar. Se desplegara un
men con tres opciones: Total, paga todos los productos de la deuda. Subtotal, paga nicamente los
productos seleccionados. Parcial, permite ingresar una cifra arbitraria de dinero, paga los productos que
alcance a cubrir dicha cifra y genera una deuda en caso de quedar un producto a medio pagar.








Para eliminar un cliente, debe seleccionarlo y presionar la tecla Supr o hacer clic derecho sobre el registro
y seleccionar Eliminar cliente. En este caso el cliente es removido de la lista y la venta de sus productos, en
caso de tener, ser registrada.







Fig. 28. Panel detalles, eliminar detalle
Fig. 29. Panel detalles, pagar detalles
Fig. 30. Panel clientes, eliminar cliente
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Pestaa Administrador









El acceso a las herramientas de esta pestaa es restringido, para entrar es necesario obtener privilegio de
Administrador presionando el botn Entrar. Una vez ingresado, los botones de las diferentes secciones se
habilitarn.











Nos encontramos con cinco categoras de inters:
General: Se pueden hacer varios ajustes del sistema.

Sitios: Permite establecer la cantidad de zonas, mesas y barras que debe haber disponibles en la
pestaa Caja para la atencin de clientes.

Ajustes: Aqu se pueden configurar parmetros que influyen en el comportamiento de la aplicacin.
Para cambiar la ruta en la que se generan los reportes y el valor del IVA, debe hacer clic sobre el valor
actual y enseguida se habilitara su edicin.


Fig. 31. Pestaa Administrador
Fig. 32. Pestaa Administrador, modo privilegiado
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La alarma de cierre consiste en un aviso grfico y sonoro, configurable para cada da de la semana, con
el fin de notificar cuando llega el momento de cerrar el establecimiento. La hora puede ser establecida
en la seccin Seguridad.
Finalmente puede establecer una poltica para la impresin de la factura y editar el contenido de la
misma.



















Ventas: en esta categora se puede consultar la informacin contable de un da o rango de fechas especfico.
Puede asignar una base de dinero con la que empieza determinado da en el establecimiento haciendo clic
sobre el valor actual.









Fig. 35. Panel ventas, modo un da
Fig. 34. Panel ajustes
Fig. 33. Panel configuracin general
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La informacin de un da (ventas, deudas, gastos e ingresos) est comprendida entre las 5:00 am del mismo
hasta las 5:00 am del da siguiente. Permitiendo as analizar las ventas de una jornada completa de trabajo.







Encontramos el panel Reporte que nos permite:
Exportar un reporte de la informacin mostrada sobre una hoja
de clculo de Microsoft Excel (.xls). La informacin de las deudas
por parte de los clientes ser mostrada en su totalidad sin tener
en cuenta el da especificado.
Desplegar una ventana con un resumen de la informacin
mostrada actualmente. En esta ventana se detallan datos como
ventas hechas con su respectivo IVA por pagar (diferente al IVA
recaudado a los consumidores), el dinero que deben los clientes,
los ingresos ocasionales, los gastos, la base del da y la suma de
dinero que debera tener en la caja. Adems se muestran algunos
datos estadsticos de inters como el producto ms vendido, la
ganancia neta, entre otros.





Fig. 36. Panel ventas, modo dos fechas
Fig. 37. Panel reporte
Fig. 38. Ventana resumen de ventas
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Proveedores: Directorio dirigido al registro de proveedores con sus respectivos datos de contacto y
producto. Para agregar un nuevo registro debe hacer clic sobre el botn Nuevo proveedor, de esta manera
podr ingresar los datos necesarios y agregar el registro.



















Apariencia: Esta categora permite modificar caractersticas visuales. Primero encontramos el panel
Cambiar logotipo el cual nos permite cambiar la imagen comercial del establecimiento ubicada en el
encabezado; el panel Cambiar fondo nos permite cambiar la imagen que se encuentra detrs del logotipo.
Presionando el botn Examinar puede explorar y abrir la nueva imagen, el cambio se ver reflejado en el
panel superior, sin embargo debe hacer clic sobre el botn Aplicar para hacer el cambio definitivo o de otra
forma el cambio ser temporal.








Fig. 40. Agenda de proveedores, agregar un nuevo proveedor
Fig. 41. Panel cambiar logotipo
Fig. 42. Panel cambiar fondo
Fig. 39. Agenda de proveedores
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Finalmente tenemos el panel Cambiar skin, este permite escoger varias mascaras para cambiar la combinacin
de colores y fuentes de letra, la cual se ver reflejada una vez sea reiniciada la aplicacin.








Seguridad: Esta ltima categora se permite cambiar la contrasea para obtener los privilegios de Caja y
Administrador. Para cambiar alguna de las contraseas debe dar clic sobre el botn Cambiar
correspondiente, en seguida deber escribir la contrasea actual y repetir dos veces la nueva para evitar
errores.












Tambin encontramos el panel Hora de cierre, permite
escoger una hora en la cual el sistema dar un aviso para
cerrar el establecimiento. Al terminar de escoger la hora
debe hacer clic sobre el botn Guardar para que la hora
sea almacenada. Puede desactivar esta alarma en la
seccin General.
Fig. 43. Panel cambiar skin
Fig. 44. Panel privilegios
Fig. 45. Formulario cambio de contrasea
Fig. 46. Panel hora de cerrar

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