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1
UNINPYME EASY
MANUAL DE IMPLEMENTACIN
3
manual de implementacin
Una gua prctica completa
para el usuario
3ra. Edicin
2011 Uninpyme S.A.
Nota del Editor
Hemos hecho todo lo posible para para asegurar que la informacin contenida en
este manual sea precisa al momento de ir a impresin; los publicadores y
editores no se responsabilizan por cualquier error u omisin que exista.
Esta publicacin puede ser reproducida, almacenada o transmitida, de cualquier
forma, con la autorizacin previa de los autores.
Cualquier inquietud concerniente a la publicacin o a la informacin contenida en
este manual, debe ser enviada a las siguientes direcciones:
capacitacion@solucioncontable.com o info@solucioncontable.com
Sitio Oficial Uninpyme Easy
www.solucioncontable.com
Sitio Oficial Uninpyme
www.Uninpyme.org
Uninpyme 2000 2011
Autores:
Ms. Eduardo Alcvar B.
Ms. Viviana Alcvar M.
Editores:
Ms. Viviana Alcvar M.
Ms. Daniel Alcvar M.
Ing. Juan Lpez
Diseo e Imagen:
Ms. Javier Alcvar M.
5
Contenido
1 Bienvenido a Uninpyme EASY ................................................................................................. 1
2 Trminos de Uso ................................................................................................................................ 2
3 Por qu Uninpyme Easy ............................................................................................................ 7
4 Antes de Empezar ........................................................................................................................ 9
4.1 Requerimientos de Sistema ................................................................................................ 10
4.2 Instalando Uninpyme EASY en Windows XP............................................................... 12
4.2.1 Instalar en Windows XP desde CD ................................................................................ 12
4.2.2 Instalar en Windows Xp desde instalador descargado de internet .................. 16
4.2.3 Desinstalar EASY ................................................................................................................. 20
4.3 Instalando Uninpyme EASY en Windows Vista / 7 ................................................... 21
4.3.1 Instalar en Windows Vista/7 desde CD ....................................................................... 21
4.3.2 Instalar en Windows Vista/7 desde instalador descargado de Internet ........ 25
4.3.3 Desinstalar EASY en Windows Vista/7 ....................................................................... 29
4.4 Configurar Windows para usar Uninpyme EASY ........................................................ 30
4.4.1 Configurar Windows XP para usar Uninpyme Easy .............................................. 30
4.4.2 Configurar Windows Vista para usar UNINPYME EASY ...................................... 34
5 Primeros Pasos ........................................................................................................................... 39
5.1 Archivos de Uninpyme EASY ............................................................................................ 40
5.2 Ingresar a Uninpyme Easy ................................................................................................. 43
5.3 Crear su archivo de empresa o contabilidad .................................................................. 46
6 Asistente de Implementacin ............................................................................................. 48
6.1 Qu es el Asistente de Implementacin? ....................................................................... 49
6.2 Informacin de la Empresa ................................................................................................... 49
6.3 Contabilidad ............................................................................................................................... 52
6.3.1 Plan de Cuentas .............................................................................................................. 52
6.3.2 Ligar Cuentas de Contabilidad ................................................................................... 58
6.3.3 Ligar Cuentas de Compras........................................................................................... 60
6.3.4 Ligar Cuentas de Ventas ............................................................................................. 62
6.3.5 Retenciones ..................................................................................................................... 66
6.3.6 Tasas de IVA .................................................................................................................... 70
6.3.7 Tasas de Impuestos a Consumos Especiales ....................................................... 74
6.3.8 Centros de Costos .......................................................................................................... 77
6.4 Expedientes ............................................................................................................................... 81
6.4.1 Categoras ......................................................................................................................... 81
6.4.2 Zonas .................................................................................................................................. 85
6.4.3 Sectores ............................................................................................................................. 87
6.4.4 Sub- Sectores ................................................................................................................... 90
6.4.5 Rutas ................................................................................................................................... 93
6.4.6 Transporte ........................................................................................................................ 96
6.4.7 Expedientes ................................................................................................................... 100
6.5 Inventarios ............................................................................................................................... 107
6.5.1 Grupos .............................................................................................................................. 107
6.5.2 Subgrupos ....................................................................................................................... 110
6.5.3 Marcas .............................................................................................................................. 114
6.5.4 Bodegas ........................................................................................................................... 116
6.5.5 Configurables ................................................................................................................. 120
6.5.6 Productos ........................................................................................................................ 125
6.6 Saldos Iniciales ....................................................................................................................... 128
6.6.1 Saldos Iniciales Deudores .......................................................................................... 128
6.6.2 Saldos Iniciales Acreedores ...................................................................................... 130
6.6.3 Saldos de Iniciales de Cuentas por Pagar ............................................................ 132
6.6.4 Saldos de Iniciales de Cuentas por Cobrar .......................................................... 133
6.6.5 Saldos de Iniciales de Inventarios .......................................................................... 134
6.6.6 Saldos Iniciales de otras Cuentas ........................................................................... 135
6.7 Configuracin .......................................................................................................................... 138
6.7.1 Configurar Seriales ...................................................................................................... 138
6.7.2 Configurar Documentos ............................................................................................. 140
6.8 ltimos Pasos ......................................................................................................................... 144
6.8.1 Aprenda a realizar un respaldo de su informacin ........................................... 144
6.8.2 Como solicitar Soporte Tcnico ............................................................................... 145
6.8.3 Deshabilitando el Asistente de Implementacin .............................................. 146
7 Bienvenido a Uninpyme EASY
1 Bienvenido a Uninpyme EASY
Bienvenido a
Uninpyme EASY
Uninpyme Easy es un Sistema Administrativo-Contable conformado por ocho
mdulos totalmente integrados. Est disponible en tres versiones principales que
son: Uninpyme Easy versin DG (Distribucin Gratuita), Uninpyme Easy versin
PRO (Profesional) y Unionpyme Easy versin multi-usuario.
Esta ayuda est diseada para ensearte a implementar el Sistema
Administrativo Contable Uninpyme Easy, en el menor tiempo posible; as como
tambin, para que aprendas a realizar correctamente las configuraciones bsicas
para ejecutarlo.
2 Manual de Implementacin
Trminos de Uso
AVISO SOBRE SOFTWARE DISPONIBLE EN LA PGINA WEB DE UNINPYME
S.A.
El software disponible para descargar desde este sitio Web (el "Software") es propiedad
de UNINPYME. Este Software est protegido por leyes de copyright y est a su
disposicin nica y exclusivamente para su uso segn lo estipulado segn los trminos y
condiciones del siguiente Contrato de licencia de Software. Cualquier uso, reproduccin
o redistribucin del Software que contravenga el Contrato de licencia de Software
UNINPYME queda expresamente prohibido por la ley y puede constituir un delito civil o
penal.
3 Trminos de Uso
CONTRATO DE LICENCIA DE SOFTWARE
UNINPYME LE CONCEDE LA LICENCIA DE ESTE SOFTWARE SIEMPRE Y CUANDO ACEPTE
TODOS LOS TRMINOS DE ESTE CONTRATO DE LICENCIA. El presente documento es un
contrato legal entre usted (ya sea un individuo o una entidad) y UNINPYME S.A.
("Contrato"). Al utilizar el Software, se compromete a aceptar los trminos y condiciones
de este Contrato. En caso de no aceptarlos, devuelva inmediatamente el Software y los
dems elementos que forman parte de este producto en su embalaje original y
acompaados por el correspondiente recibo de pago, al establecimiento donde adquiri
el producto para recibir la cantidad ntegra abonada. Si ha descargado el Software de
una de las pginas Web de UNINPYME S.A., debe dejar de usarlo inmediatamente y
destruir todas las copias del Software que se hallen en su posesin o bajo su control.
1. Concesin de Licencia. UNINPYME S.A. y sus proveedores le conceden una licencia
de carcter no exclusivo para utilizar una copia del programa de software (Software) y
toda la documentacin que acompaa a este Contrato en una sola computadora junto
con el producto de UNINPYME S.A. que ha adquirido. Todo ello sujeto a los trminos y
condiciones de este Contrato. No se concede ningn otro derecho. Se considera que el
Software est en uso cuando aparece cargado en la memoria temporal o instalado en la
memoria permanente de la computadora. Se permite realizar una copia del Software
nica y exclusivamente para su uso como copia de seguridad. Adems, dicha copia de
seguridad deber incluir toda la informacin sobre copyright y el resto de la informacin
incluida en el Software, tal y como ha sido entregada por UNINPYME S.A.. Se autoriza la
instalacin del Software en un servidor de red, exclusivamente para su distribucin
interna, siempre y cuando se haya adquirido una licencia de Software distinta para cada
una de las computadoras de la red a las que vaya a distribuirse el Software.
2. Restricciones. El Software contiene informacin sobre copyright, secretos comerciales
y otra informacin relacionada con las marcas registradas de UNINPYME S.A. y sus
otorgantes de licencia. Con el fin de proteger esta informacin comercial confidencial y,
excepto en aquellos casos en los que est permitido expresamente por la ley aplicable, el
usuario acepta que ni l ni otra persona en su nombre procedern a: (i) emplear tcnicas
de ingeniera inversa, descompilar o desensamblar el Software, (ii) modificar o realizar
trabajos derivados del Software, (iii) utilizar el Software en manera alguna para proveer
servicios comerciales, usar el Software en rgimen de tiempo compartido o hacer uso de
ste para proporcionar cualquier tipo de servicio a terceros, (iv) transmitir el Software o
hacer accesibles sus funciones, en parte o en su totalidad, a travs de Internet u otra red
(excepto y nicamente en la medida en que lo permita lo estipulado arriba) o, (v) vender,
distribuir, alquilar, arrendar, otorgar una sublicencia o transferir el Software a otra
persona, excepto en el caso de una transferencia definitiva del producto de UNINPYME
S.A. que requiere el Software, siempre y cuando: (a) se incluyan todas las actualizaciones
del Software, (b) el usuario no conserve ninguna copia del Software y (c) el destinatario
se comprometa a aceptar todos los trminos y condiciones de este Contrato.
4 Manual de Implementacin
3. Propiedad. El Software no se vende, sino que se concede una licencia para su uso
nicamente bajo los trminos y condiciones de este Contrato y UNINPYME S.A. se
reserva todos los derechos no concedidos al usuario explcitamente en este Contrato.
UNINPYME S.A. o los otorgantes de licencia conservan la titularidad del Software y
todos los derechos de propiedad intelectual sobre ste.
4. Rescisin. Este Contrato tiene vigencia hasta su rescisin. En caso de incumplimiento
de cualquiera de las disposiciones de este Contrato, quedarn automticamente
anulados los derechos de uso del Software y deber procederse inmediatamente a
devolver el Software a UNINPYME S.A. o destruir todas sus copias existentes. Usted
tambin puede rescindir en cualquier momento este Contrato destruyendo todas las
copias del Software que posea o estn bajo su control. En el caso de que UNINPYME
S.A. solicite, mediante un anuncio pblico o un comunicado de prensa, el cese del uso de
las copias del Software, el usuario deber hacerlo inmediatamente. Las disposiciones
estipuladas en los prrafos 3, 7, 8 y 12 sern aplicables incluso despus de la rescisin de
este Contrato.
5. Garanta limitada de producto. UNINPYME S.A. garantiza que el Software se ajustar
sustancialmente a su documentacin publicada y que los medios que acompaan al
Software estarn libres de anomalas de materiales durante un periodo de noventa (90)
das a partir de la fecha de adquisicin. La garanta limitada de UNINPYME S.A. es
intransferible y protege exclusivamente al comprador original. Esta garanta otorga al
usuario derechos legales especficos; puede que posea otros derechos que variarn de
acuerdo con la legislacin local.
6. Indemnizacin. La responsabilidad total de UNINPYME S.A. y la nica indemnizacin
a la que el usuario tendr derecho en caso de incumplimiento de la garanta consistir, a
discrecin de UNINPYME S.A., en: (a) la reparacin o sustitucin de los medios o el
Software, o (b) el reembolso del importe abonado, siempre y cuando devuelva los
medios o el Software al punto de venta, o cualquier otro lugar que UNINPYME S.A.
indique, junto con una copia del recibo de compra. Los medios o Software suministrados
para reemplazar al producto original tendrn una garanta equivalente al periodo
restante de la garanta original o a un periodo de treinta (30) das, prevaleciendo el
periodo ms largo. Estas indemnizaciones carecen de validez en aquellos casos en los
que los medios o el Software hayan resultado daados como consecuencia de un
accidente o el uso indebido o incorrecto del producto.
7. RENUNCIA DE GARANTA. LAS GARANTAS DETALLADAS EN EL PRESENTE CONTRATO
SUSTITUYEN A TODAS LAS DEMS GARANTAS. UNINPYME S.A. Y SUS PROVEEDORES
RECHAZAN EXPRESAMENTE EL RESTO DE GARANTAS, INCLUIDAS, PERO SIN LIMITARSE
A, LAS GARANTAS IMPLCITAS DE COMERCIALIZACIN Y ADECUACIN PARA UN USO
ESPECFICO, Y LA GARANTA DE NO INFRACCIN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS
RESPECTO AL SOFTWARE O MEDIOS, Y CUALQUIER GARANTA DE NO INTROMISIN O
EXACTITUD DEL CONTENIDO DE LA INFORMACIN. NINGN DISTRIBUIDOR, AGENTE NI
EMPLEADO DE UNINPYME S.A. EST AUTORIZADO A INTRODUCIR MODIFICACIONES,
AMPLIACIONES NI ADICIONES EN LA PRESENTE GARANTA. Dado que en algunas
5 Trminos de Uso
jurisdicciones no se permiten las limitaciones de duracin de una garanta, puede que las
restricciones expuestas arriba no le sean aplicables.
8. LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGN CASO SE PODR CONSIDERAR A
UNINPYME S.A. NI A SUS PROVEEDORES RESPONSABLES POR NINGN COSTE
INCURRIDO DURANTE EL ABASTECIMIENTO O SUSTITUCIN DE PRODUCTOS O
SERVICIOS, NI POR LA PRDIDA DE BENEFICIOS, INFORMACIN NI DATOS, NI POR
NINGN OTRO DAO ESPECIAL, INDIRECTO, RESULTANTE O FORTUITO DERIVADO EN
CUALQUIER FORMA DE LA VENTA, EL USO O LA NO DISPONIBILIDAD DEL USO DE UN
PRODUCTO O SERVICIO DE UNINPYME S.A., INCLUSO CUANDO SE HAYA NOTIFICADO A
UNINPYME S.A. LA POSIBILIDAD DE TALES DAOS. LA RESPONSABILIDAD DE
UNINPYME S.A. Y SUS PROVEEDORES SE LIMITAR, EN TODOS LOS CASOS, AL IMPORTE
REAL ABONADO POR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS DE UNINPYME S.A.. Dado que en
algunas jurisdicciones no se permiten las exclusiones o limitaciones de responsabilidad
por daos resultantes o fortuitos, puede que las limitaciones o exclusiones expuestas
arriba no le sean aplicables. As, la limitacin anterior carecer de validez en caso de
lesiones personales, en qu y en la medida en la que la ley vigente considere responsable
al fabricante.
9. Derechos restringidos del gobierno de Ecuador. El uso, reproduccin o divulgacin por
parte del gobierno de Ecuador estn sujetos a las restricciones especificadas en este
Contrato, segn proceda. UNINPYME S.A. Los Ros 908 y Hurtado piso 2 oficina 5.
Guayaquil - Ecuador.
10. Restricciones en materia de exportacin. El usuario acepta y garantiza que ni el
Software ni otra informacin tcnica que haya recibido de UNINPYME S.A. sern
exportados, excepto en la medida en que lo permita la legislacin y las normativas de
Ecuador. Si el Software se ha adquirido legalmente fuera de Ecuador, el usuario se
compromete a no reexportar el Software o la informacin tcnica proporcionada por
UNINPYME S.A., excepto en la medida en que lo permitan la legislacin y normativas de
Ecuador y de la jurisdiccin donde se adquiri el Software.
11. Representantes y compradores para terceros. Si el Software se adquiere en nombre
de otra persona o de una entidad, el comprador representa y garantiza que tiene
autorizacin para comprometer a la persona o entidad en nombre de la cual est
actuando a los trminos y condiciones de este Contrato.
12. Trminos y condiciones generales. Este Contrato est sujeto y debe ser interpretado
segn la legislacin de Estados Unidos y el estado de California, sin tener en cuenta y sin
aplicar otros principios y leyes relativos a la preferencia de jurisdiccin. Si por la razn
que fuera un juzgado de la jurisdiccin competente dictase que alguna de las
disposiciones de este Contrato no puede ser respetada, esa disposicin se cumplira en la
mayor medida posible permitida por la ley, con el fin de lograr la intencin de las partes,
y el resto del Contrato seguir teniendo vigencia y efecto absolutos. Este Contrato
constituye el contrato ntegro y nico entre las partes en lo que concierne al uso del
6 Manual de Implementacin
Software, y anula cualquier otro escrito precedente o simultneo, comunicacin o
convenio, escrito o verbal, en relacin con este tema. UNINPYME S.A. puede, a su
entera discrecin, modificar cualquier parte de este Contrato en cualquier momento
UNINPYME S.A. puede notificar a los usuarios acerca de cualquier cambio por medio de
notas en las pginas Web de UNINPYME S.A. o por medio del correo electrnico, postal
u otros medios. Al continuar utilizando el Software tras una notificacin de cambios, el
usuario acepta las modificaciones del Contrato correspondientes. Si no acepta estas
modificaciones, debe dejar de utilizar el Software inmediatamente y destruir todas las
copias de ste que estn en su posesin o bajo su control.
Este programa est protegido por derechos de copyright y tratados internacionales. La
reproduccin o distribucin no autorizada de este Software puede constituir un delito
civil o penal.
7 Por qu Uninpyme Easy
Por qu
Uninpyme Easy
An no conoces todas las ventajas de Uninpyme Easy? A continuacin, te damos
algunas razones por las que Easy es considerado uno de los mejores programas para
gestin empresarial del mundo.
Interfase funcional, amigable y agradable al usuario.
Comunicativo, Fcil e intuitivo.
Integrado 100% entre todos sus mdulos.
Navegacin desde Contabilidad al documento original
Configuracin de documentos segn el formato de su empresa formato.
Impresin de comprobantes de egreso y emisin de cheques.
8 Manual de Implementacin
Permite vender y comprar al contado o a crdito con una o varias formas de pago,
pudiendo adems establecer las fechas y montos.
Conversin de proforma a venta con solo dos clics.
Facturacin por lotes acumulados de despachos.
Control de cobros en efectivo, cheques al da, a fecha o tarjetas de crdito.
Reportes de cuentas por pagar o cobrar al da, 30 60 90 o ms das vencidas o por
vencer
Anlisis de ventas por productos por mes, rentabilidad por producto, ventas por
agente, por cliente, por zona, ruta, sectores, tipo de clientes.
Estadsticas grficas de movimientos por producto por compras mensuales.
Conteos fsicos por cada grupo y subgrupo o marca de productos.
Elaboracin de productos por medio de un proceso de Produccin muy sencillo.
Estados de resultados por centros de costos, actividades, proyectos, o
departamentos.
Ayuda detallada en manuales en PDF.
Video-tutoriales para auto aprendizaje
Soporte por e-mail, telfono, Messenger o asistencia remota
Actualizaciones sin costo va Internet
Capacidad de informacin amplia... 128GB o 16.000.000 de artculos, facturas,
egresos, etc.
Herramientas de mantenimiento y auto diagnstico de la base de datos
Respaldos sencillos de la informacin contable
9 4 Antes de Empezar
4
Antes de
Empezar
10 Manual de Implementacin
4.1 Requerimientos de Sistema
Requerimientos Mono-usuario
Requerimientos mnimos:
PROCESADOR 1GHZ RESOLUCION DE 1024X768
512 MB DE MEMORIA CD ROM 16X
MOUSE 100MB DE ESPACIO LIBRE EN DISCO
WINDOWS ME 98 segunda edicin Conexin de Banda ancha a internet
Requerimientos recomendados:
Procesador 2GH RESOLUCION DE 1024X768
1024 MB de memoria CD ROM 32X
Mouse 200 MB de espacio libre en disco
WINDOWS XP con Service Pack 1 Conexin de Banda ancha a internet
11 4 Antes de Empezar
Requerimientos Multi-usuario
Requerimientos mnimos (PC usuario):
PROCESADOR 1GHZ Resolucin de 1024X768
1 GB de memoria CD ROM 16X
Mouse 100 MB de espacio libre en disco
WINDOWS XP con Service Pack 2 Conexin de Banda ancha a internet
Tarjeta de RED 10/100 MB/S Usuario administrador con conocimientos
de redes y manejo de archivos
Requerimientos mnimos (PC Servidor):
Procesador 2GHZ Resolucin de 1024X768
2 GB de memoria CD-WRITER 24X21X24
Mouse 300 MB de espacio libre en disco
WINDOWS XP con Service Pack 2 Conexin de Banda ancha a internet
Red 10/100 Usuario administrador con conocimientos de
redes y manejo de archivos
12 Manual de Implementacin
4.2 Instalando Uninpyme EASY en
Windows XP
4.2.1 Instalar en Windows XP desde CD
Para Instalar Uninpyme Easy desde un cd:
Inserta el disco en el CD-ROM.
Al insertar el cd, el proceso de auto-instalacin se iniciar automticamente.
Si la unidad de CD-ROM de tu equipo no inicia automticamente el instalador del CD,
abre Mi PC y haz doble clic en el icono de la unidad de CD-ROM. En la lista de
archivos, da doble clic en EASY_SETUP.EXE para ejecutar el instalador.
El proceso de instalacin se inicia y el asistente te guiar paso a paso en esta etapa. Lee
las instrucciones que aparecen en tu pantalla y a continuacin da clic en el botn
siguiente.
13 4 Antes de Empezar
Lee y acepta los trminos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos da
clic en el botn cancelar y el proceso de instalacin se suspender.
Si deseas continuar la instalacin, da clic en el botn siguiente y llena tus datos de
usuario.
A continuacin define en qu lugar de tu PC se instalar el programa, por lo general le
recomendamos lo haga en el disco "C:" y de clic en el botn siguiente.
14 Manual de Implementacin
Da clic en siguiente y los archivos del programa se empezaran a instalar en tu
computadora.
Una vez instalados todos los archivos contenidos en el Instalador, el proceso te
informar que ha concluido y que ya puedes dar clic en el botn finalizar.
15 4 Antes de Empezar
Una vez concluida la instalacin puedes ver los archivos grabados o revisar los
primeros manuales y tutoriales de inicio desde los accesos directos creados en el
escritorio de tu PC o desde la carpeta primeros pasos dentro de la carpeta Uninpyme
Easy.
16 Manual de Implementacin
4.2.2 Instalar en Windows Xp desde instalador
descargado de internet
Para Instalar Uninpyme Easy con un instalador descargado de internet:
Si has descargado el instalador desde la direccin web
http://www.solucioncontable.com y la instalacin la ests efectuando desde el disco duro
de su PC o una memoria USB, localiza el instalador y da doble clic en el mismo.
El proceso de instalacin se inicia y el asistente te guiar paso a paso en esta etapa. Lee las
instrucciones que aparecen en tu pantalla y a continuacin da clic en el botn siguiente.
Lee y acepta los trminos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos da clic
en el botn cancelar y el proceso de instalacin se suspender.
17 4 Antes de Empezar
Si deseas continuar la instalacin, da clic en el botn siguiente y llena tus datos de
usuario.
18 Manual de Implementacin
A continuacin define en que lugar de tu PC se instalar el programa, por lo general le
recomendamos lo haga en el disco "C:" y de clic en el botn siguiente.
Da clic en siguiente y los archivos del programa se empezaran a instalar en tu
computadora.
Una vez instalados todos los archivos contenidos en el Instalador, el proceso te
informar que ha concluido y que ya puedes dar clic en el botn finalizar.
19 4 Antes de Empezar
Una vez concluida la instalacin puedes ver los archivos grabados o revisar los
primeros manuales y tutoriales de inicio desde los accesos directos creados en el escritorio
de tu PC o desde la carpeta primeros pasos dentro de la carpeta C:\UNINPYME EASY
20 Manual de Implementacin
4.2.3 Desinstalar EASY
Si necesitas desinstalar UNINPYME EASY del equipo, utiliza la opcin de "Desinstalacin
de UNINPYME EASY"; en el men Inicio de Windows >> Archivos de programas
>>UNINPYME EASY >> Desinstalar.
21 4 Antes de Empezar
4.3 Instalando Uninpyme EASY en
Windows Vista / 7
4.3.1 Instalar en Windows Vista/7 desde CD
Para Instalar Uninpyme EASY desde un cd:
Inserta el disco en el CD-ROM.
Al insertar el cd, el proceso de auto-instalacin se iniciar automticamente.
Si la unidad de CD-ROM de tu equipo no inicia automticamente el instalador del CD,
abre Mi PC y haz doble clic en el icono de la unidad de CD-ROM. En la lista de archivos,
da doble clic en EASY_SETUP.EXE para ejecutar el instalador.
El proceso de instalacin se inicia y el asistente te guiar paso a paso en esta etapa. Lee
las instrucciones que aparecen en tu pantalla y a continuacin da clic en el botn
siguiente.
22 Manual de Implementacin
Lee y acepta los trminos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos da
clic en el botn cancelar y el proceso de instalacin se suspender.
Si deseas continuar la instalacin, da clic en el botn siguiente y llena tus datos de
usuario.
23 4 Antes de Empezar
A continuacin define en que lugar de tu PC se instalar el programa, por lo general le
recomendamos lo haga en el disco "C:" y de clic en el botn siguiente.
Da clic en siguiente y los archivos del programa se empezaran a instalar en tu
computadora.
24 Manual de Implementacin
Una vez instalados todos los archivos contenidos en el Instalador, el proceso te
informar que ha concluido y que ya puedes dar clic en el botn finalizar.
Una vez concluida la instalacin puedes ver los archivos grabados o revisar los
primeros manuales y tutoriales de inicio desde los accesos directos creados en el
escritorio de tu PC o desde la carpeta primeros pasos dentro de la carpeta
C:\UNINPYME EASY
25 4 Antes de Empezar
4.3.2 Instalar en Windows Vista/7 desde instalador
descargado de Internet
Para Instalar Uninpyme EASY con un instalador descargado de internet:
Si ha descargado el instalador desde la direccin web htt://www.solucioncontable.com
y la instalacin la est efectuando desde el disco duro de su PC o una memoria USB,
localice el instalador y de doble clic en el mismo.
El proceso de instalacin se inicia y el asistente te guiar paso a paso en esta etapa. Lee
las instrucciones que aparecen en tu pantalla y a continuacin da clic en el botn
siguiente.
26 Manual de Implementacin
Lee y acepta los trminos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos da
clic en el botn cancelar y el proceso de instalacin se suspender.
Si deseas continuar la instalacin, da clic en el botn siguiente y llena tus datos de
usuario.
A continuacin define en que lugar de tu PC se instalar el programa, por lo general
le recomendamos lo haga en el disco "C:" y de clic en el botn siguiente.
27 4 Antes de Empezar
Da clic en siguiente y los archivos del programa se empezaran a instalar en tu
computadora.
Una vez instalados todos los archivos contenidos en el Instalador, el proceso te
informar que ha concluido y que ya puedes dar clic en el botn finalizar.
28 Manual de Implementacin
Una vez concluida la instalacin puedes ver los archivos grabados o revisar los
primeros manuales y tutoriales de inicio desde los accesos directos creados en el
escritorio de tu PC o desde la carpeta primeros pasos dentro de la carpeta
C:\UNINPYME EASY
29 4 Antes de Empezar
4.3.3 Desinstalar EASY en Windows Vista/7
Si necesita desinstalar Uninpyme Easy del equipo, utilice la opcin de desinstalacin
de Uninpyme Easy, en el men Inicio de Windows >> Archivos de programas
>>Uninpyme EASY >> Desinstalar.
30 Manual de Implementacin
4.4 Configurar Windows para usar
Uninpyme EASY
4.4.1 Configurar Windows XP para usar Uninpyme Easy
Para configurar su PC para ejecutar Uninpyme EASY:
Dirjase al men Inicio. (Si tiene el sistema Uninpyme EASY abierto, cirrelo
primero).
Una vez que el men Inicio se abra, de clic en la opcin Panel de Control.
En la ventana que se abre, busque la opcin Configuracin Regional y de Idioma, y
brala.
31 4 Antes de Empezar
Se presenta una ventana pequea. Ubquese en la vieta Opciones Regionales.
Selecciones su pas y luego, presione el botn personalizar.
32 Manual de Implementacin
Ubquese en la vieta Nmeros.
En el espacio de smbolo decimal digite el punto (.); en el smbolo de separador de miles
debe digitar la coma (,); y en el espacio de smbolo de separador de listas digite el punto
y coma (;).
Luego, de clic en la vieta Moneda.
Como smbolo de moneda establezca el smbolo dlar ($) o el simbolo de su pas.; como
separador decimal establezca el punto (.); y como separador de miles establezca el punto
y coma (;).
33 4 Antes de Empezar
Ubquese ahora en la vieta fecha.
En la lista desplegable de formato de fecha corta, seleccione el tipo dd/MM/aaaa. Si la
versin de Windows que utiliza esta en Ingles elija o aada dd/MM/yyyy.
Presione aplicar y aceptar para guardar sus cambios. Regresar a la ventana
anterior. Vuelva a presionar en Aplicar y Aceptar.
34 Manual de Implementacin
4.1.1 Configurar Windows Vista 7 para usar UNINPYME
EASY
Para configurar su PC para ejecutar Uninpyme EASY en Windows Vista 7:
Dirjase al men Inicio, dando clic en el logotipo de Microsoft Windows . (Si
tiene el sistema Uninpyme EASY, abierto, cirrelo primero).
Una vez que el men Inicio se abra, de clic en la opcin Panel de Control.
En la ventana que se abre, busque la opcin Hora, Idioma y Regin, y brala.
35 4 Antes de Empezar
En la ventana que se abre, busque la opcin Cambiar fecha, hora o formato de
numeracin y dele clic.
Se presenta una ventana pequea. Ubquese en la vieta Formatos. Seleccione su
idioma y pas y luego, presione el botn personalizar este formato.
36 Manual de Implementacin
A partir de aqui el procedimiento es el mismo que para la configuracion en Windows
XP. Ubquese en la vieta Nmeros.
En el espacio de smbolo decimal digite el punto (.); en el smbolo de separador de miles
debe digitar la coma (,); y en el espacio de smbolo de separador de listas digite el punto
y coma (;).
37 4 Antes de Empezar
Luego, de clic en la vieta Moneda.
Como smbolo de moneda establezca el smbolo dlar ($) o el simbolo de su pas.; como
separador decimal establezca el punto (.); y como separador de miles establezca el punto
y coma (;).
Ubquese ahora en la vieta fecha.
En la lista desplegable de formato de fecha corta, seleccione el tipo dd/MM/aaaa. Si la
versin de Windows que utiliza esta en Ingles elija o aada dd/MM/yyyy.
38 Manual de Implementacin
Presione aplicar y aceptar para guardar sus cambios. Regresar a la ventana
anterior. Vuelva a presionar en Aplicar y Aceptar.
39 Primeros Pasos
5
Primeros
Pasos
40 Manual de Implementacin
5.1 Archivos de Uninpyme EASY
A continuacin aprenderemos cuales son los archivo que utiliza el Sistema Administrativo
Contable Uninpyme Easy.
Para ver los archivos de Uninpyme EASY:
Abra el explorador de Windows (Ctrl+E) o ubquese en el escritorio de su
computadora y de doble cli en el icono de Mi PC.
Busque y abra el disco duro donde se encuentra su carpeta UNINPYME EASY
(Generalmente, es el disco "C:").
Uninpyme EASY usa 4 archivos principales que son:
2 archivos de Estructura
2 archivos de Datos
Los archivos de Estructura, son los que se cambian cuando existe
alguna actualizacin del sistema. Esto se hace sin tocar la informacin de su
empresa, que est en los archivos de datos.
41 Primeros Pasos
Los 2 archivos de estructura llevan el nombre Easy con una extensin de acuerdo
a la versin actualizada. Los podr reconocer porque su nombre termina con la
extensin: ".4DB" y ".4DR"
En este ejemplo los archivos de estructura se llaman:
"Easy_08J1.4DB y Easy_08J1.4DR"
Los archivos de Datos, son los que contienen la informacin de su empresa. Estos son
los que deben ser respaldados peridicamente. Estos archivos tambin son dos y llevan
el nombre de su empresa. Los podr reconocer porque su nombre termina en la
extensin: ".4DD" y ".4DR"
En esta Carpeta los archivos de datos de una empresa ejemplo se llaman:
42 Manual de Implementacin
Ejemplo_2008_2.4DD y Ejemplo_2008_2.4DR
Y los archivos de datos de otra empresa ejemplo se llaman:
EjemploColombiaPuc.4DD y EjemploColombiaPuc.4DR
Recuerde respaldar los 2 archivos de datos peridicamente.
43 Primeros Pasos
5.2 Ingresar a Uninpyme Easy
Para ingresar al sistema Uninpyme Easy:
Ubcate en el escritorio de Windows y haz doble clic en el icono de "Acceso directo a
UP-EASY".
El programa al ejecutarse presenta una pantalla de dilogo, generalmente mostrando la
carpeta UNINPYME EASY y sus subcarpetas. Si esto no ocurre, ubica la carpeta
Uninpyme Easy por medio del campo buscar en y seleccinela de la lista
desplegable.
Elija el archivo de estructura por ejemplo Easy_09E4DG.4DB o de la versin en la
que est trabajando.
En futuras versiones el nombre de este archivo podr variar pero, siempre ser un
tipo de archivo Estructura. Puede ver el tipo de archivo mostrando la vista de archivos en
Detalle.
De clic en el botn Abrir.
44 Manual de Implementacin
La pantalla de dilogo te pedir que escribas el nombre de usuario y la contrasea. Los
datos son los siguientes:
Nombre de usuario : contador
Contrasea: easy (en minsculas)
Da clic en Conectar.
En caso de tener varias empresas o llevar varias contabilidades en futuros ingresos
al programa, para poder elegir en que archivo queremos trabajar, despus de poner la
contrasea y mientras das clic en el botn Conectar , manten presionada la tecla
ALT del teclado (ALT+Conectar).
Se abrir una ventana de dilogo en la carpeta Unionpyme Easy, la cual contiene el
archivo de datos (en este Manual los archivos de ejemplo se llaman "Mi_Empresa.4DD",
o ejemplo_2008_2.4DD, ejemploColombiaPuc.4DD, etc).
45 Primeros Pasos
Siempre el archivo donde estn sus datos es un archivo con extensin *.4DD
Una vez abierto el archivo, ver la pantalla de fondo o splash de Unionpyme EASY.
Ud. Ha ingresado al Sistema Administrativo Contable Uninpyme Easy, en los
siguientes captulos aprenderemos a conocer las funciones y mdulos del Programa.
46 Manual de Implementacin
5.3 Crear su archivo de empresa o
contabilidad
Una vez que ha recorrido el archivo ejemplo y para que Ud. pueda empezar a trabajar
con su informacin, debe crear una base de datos nueva de su empresa.
Para Crear un archivo de Empresa nuevo:
Desde el archivo ejemplo que estuvo revisando, vaya al mdulo "Sistemas" y en la
barra de men de clic en men Crear Archivo, el programa le preguntar si desea
crear una nueva empresa.
El archivo que se crear es un archivo totalmente nuevo sin transacciones; no
borrar el archivo ejemplo, el mismo que podr se abierto cuando desee.
De clic en el botn "SI" para crear el nuevo archivo; para cancelar el proceso de
creacin de clic en "NO".
A continuacin, escriba el nombre de su empresa sin ninguna extensin, y luego de
un clic en el botn "OK".
Por ejemplo podra escribir "Mi_Empresa"
47 Primeros Pasos
Luego de solicitarle que espere unos minutos, le muestra una pantalla en la que debe
escribir el usuario y clave asignados a Ud.
Escriba:
Nombre de usuario: contador
Contrasea: easy (con minsculas)
Y de clic en conectar
Continuar el proceso de creacin de su base de datos. Una vez creada la Base de
Datos , el programa crea la informacin adicional necesaria.
Espere con paciencia, a este proceso le tomar uno dos minutos crear el nuevo archivo.
Una vez terminado el proceso el archivo abierto es el de su empresa. Puede empezar
a trabajar.
48 Manual de Implementacin
6
Asistente de
Implementacin
49
6.1 Qu es el Asistente de
Implementacin?
El Asistente de Implementacin es una ayuda interactiva que contiene los pasos
necesarios para establecer la configuracin en los mdulos de Contabilidad, Expedientes,
Inventarios, Compras y Ventas, configuracin general, a fin de facilitar su proceso de
implementacin en el software contable.
Siga los procesos en el orden que estn establecidos; as, Ud. y nosotros estaremos
seguros que su implementacin ser un xito.
6.2 Informacin de la Empresa
La Primera Fase contiene la informacin referente a tus Datos de Empresa.
Por medio de esta seccin debers llenar los datos de su empresa antes de continuar
ingresando informacin.
Para ingresar la informacin de su empresa:
Da clic en la vieta Datos Empresa.
Da clic en la flecha roja Ingresar datos de la Empresa.
50 Manual de Implementacin
Se le abre una ventana de detalle en la cual Ud. podr ir llenando los diferentes
campos con sus datos personales y los de su empresa, puede pasar de campo en campo
por medio de la tecla TAB (-> <-) o dando clic en el campo que necesite.
Escriba el nombre o razn social de su empresa.
Determine si es una persona natural o jurdica.
Elija su pas; si el suyo no figura en la lista, agrguelo por medio del botn Insertar.
Elija el tipo de Documento tributario o de identidad (Cdula de identidad o
Ciudadana, DNI o , Registro nico Contribuyente ( RUC, RUT, CUIT, RIF, NIT, NIF, SSN,
TIN, RFC, RTU).
51
Ponga el nombre del propietario o representante legal.
Ingrese el nmero de cdula del representante legal.
Escriba la direccin de su negocio o empresa.
Ponga el nombre completo del Contador de la Empresa.
Ingrese el nmero de Cdula de ciudadana del Contador.
Registre los Telfonos (2 nmeros) y fax (en formato "##########").
Escriba el nombre de la ciudad donde este su empresa.
Escriba el nombre de la Provincia o Estado.
Escriba el nmero patronal asignado por el Instituto de Seguridad Social a su empresa
(opcional cualquier valor).
Ingrese el nombre de su website.
Ingrese el e-mail de su empresa.
Indique que ao fiscal va a trabajar.
Escriba la fecha del primer da del ao fiscal ( si su ao fiscal no empieza con
01/Enero/ puede digitar otra fecha).
Seleccione el primer mes del ao fiscal.
Elija la moneda de su pas en la que llevara la contabilidad.
De un clic en el campo logo, busque en su PC el logotipo de su empresa, cpielo en la
memoria temporal (Ctrl+C) y luego de clic en el Botn Pegar logo de empresa.
Finalmente, y para que se active el Botn ACEPTAR de clic en Persona Jurdica o
Natural.
Cuando termine de llenar los datos de esta seccin, el Software Contable
Uninpyme Easy , le preguntara si ya termin de llenar los datos de su Empresa, y si la
respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la
implementacin.
52 Manual de Implementacin
6.3 Contabilidad
En la configuracin de Contabilidad deber establecer parmetros bsicos para tener
integrada y automatizada su contabilidad. Deber configurar su plan de cuentas, ligar
cuentas de contabilidad, ventas, compras; adems, crear y definir retenciones, tasas de
IVA (impuesto al valor agregado), tasas de ICE (impuestos de consumos especiales), y
crear y definir centros de costos. Estas dos ltimas funciones son opcionales.
6.3.1 Plan de Cuentas
Los dos primeros botones tienen como finalidad ayudarlo con la estructura
contable del programa la cual se sostiene en el PLAN o CATLOGO DE CUENTAS,
esta es una opcin obligatoria en la implementacin del programa contable
Uninpyme Easy, aqu Ud. tiene 2 opciones:
Usar el plan de cuentas sugerido que trae por defecto el archivo ejemplo, con
lo cual solo editar unas cuantas cuentas, incorporando alguna que le faltara; o,
Crear su propio plan de cuentas (el programa le presentara solo las cuentas de
agrupacin de nivel 1 esto es: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos,
Otros Ingresos y Otros Gastos).
53
Si Ud. elige Usar el Plan de Cuentas sugerido por el software contable
UNINPYME EASY, el programa lo dirige a la ventana de creacin y edicin del
Catlogo de Cuentas en el mdulo de contabilidad, presentando el mismo en la
seccin o vieta ACTIVOS, en donde Ud. podr, eliminar, crear o editar el Plan
de cuentas sugerido para adaptarlo a sus necesidades, una vez corregido, podr
salir dando clic en el Botn CANCELAR y regresar al Asistente de
implementacin.
54 Manual de Implementacin
Para Usar Catlogo de Cuentas sugerido:
Ubquese en la vieta Contabilidad del asistente de Implementacin.
De Clic en el botn de flecha blanca con rojo junto a "Usar plan de cuentas
sugerido".
Para aprender a Crear, modificar, o eliminar cuentas, refirase a la seccin
respectiva en este manual.
Al salir del asistente le consultara si termino de actualizar el Plan de Cuentas, en caso
de que desee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI, si da clic en SI, se marcarn
las dos primeras opciones de esta vieta y Ud. podr pasar al siguiente proceso de la
Implementacin.
55
Para Crear un Catlogo de Cuentas desde cero:
Ubquese en la vieta Contabilidad del asistente de Implementacin.
De Clic en el botn de flecha blanca con rojo junto a "Crear Plan de Cuentas".
Para aprender a Crear, modificar, o eliminar cuentas, refirase a la seccin
respectiva en este manual.
Al salir del asistente le consultar si termino de actualizar el Plan de Cuentas, en
caso de que desee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI, si da clic en SI, se
marcarn las dos primeras opciones de esta vieta y Ud. podr pasar al siguiente proceso
de la Implementacin.
56 Manual de Implementacin
6.3.1.1 Crear Cuentas
Para crear una cuenta:
Una vez dentro del catlogo de cuentas, seleccione la vieta correspondiente
al tipo de cuenta que desea crear. (por ej. activos, pasivos, etc.)
Al lado derecho de la pantalla encontrar un recuadro nombrado informacin
de la cuenta. Ubquese en el campo cdigo y digite uno.
Los cdigos del catlogo son secuenciales. El primer nmero es establecido
por defecto al seleccionar el tipo de cuenta (por ej. 1 para activos, etc).
Escriba un nombre para la cuenta.
Seleccione si es una cuenta de Control o de registro.
Uninpyme EASY tiene la ventaja de presentar el catlogo de cuentas en forma
escalonada. Las Cuentas de Control le permitirn resumir los saldos en los
reportes de acuerdo al nivel seleccionado. El nivel de una cuenta de control
puede ser del 1 al 4. La Cuentas de Registro son las que registrarn directamente
los saldos de acuerdo a cada transaccin realizada. Las Cuentas de Registro son
siempre de nivel 5.
Seleccione el nivel de la cuenta.
Si la cuenta creada es de registro, debe seleccionar si tiene privilegio de
chequera o no. Deben tener marcado privilegio de chequera aquellas cuentas
que manejen movimiento de efectivo o de las cuales ud. quiera hacer cobros o
pagos. Si no marca esta opcin, dicha cuenta no aparecer en la lista de cuentas
en ingresar pagos o ingresar cobros.
En caso de que la cuenta maneje chequera puede establecer el numero del
siguiente cheque a girar, para activar el secuencial.
De esta manera, ingrese todas las cuentas del grupo seleccionado.
Repita los pasos del 1 al 5, esta vez con los grupos restantes.
Una vez que haya terminado de ingresar sus cuentas, de clic en cancelar para
regresar al asistente de implementacin.
Al salir del asistente le consultar si termino de actualizar el Plan de Cuentas,
en caso de que desee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI; si da clic en
57
SI, se marcarn las dos primeras opciones de esta vieta y Ud. podr pasar al
siguiente proceso de la Implementacin.
6.3.1.2 Modificar Cuentas
Para modificar una cuenta:
Una vez dentro del catlogo de cuentas, seleccione la vieta correspondiente
al tipo de cuenta que desea modificar (por ej. activos, pasivos, etc.).
Al lado derecho de la pantalla encontrar un recuadro nombrado informacin
de la cuenta. Puede modificar cualquier dato excepto el cdigo. Si desea cambiar
el cdigo debe eliminar la cuenta para liberar el codigo y luego volverla a crear.
Podr modificar o eliminar cuentas siempre que no hayan tenido o tengan
movimiento.
Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para
regresar al asistente de implementacin.
Al salir del asistente le consultar si termino de actualizar el Plan de Cuentas,
en caso de que desee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI; si da clic en
SI, se marcarn las dos primeras opciones de esta vieta y Ud. podr pasar al
siguiente proceso de la Implementacin.
6.3.1.3 Eliminar Cuentas
Para eliminar una cuenta:
Una vez dentro del catlogo de cuentas, seleccione la vieta correspondiente
al tipo de cuenta que desea eliminar (por ej. activos, pasivos, etc.).
Seleccione la cuenta que desea eliminar.
De clic en el tacho de basura verde de la parte inferior. Podr eliminar cuentas
siempre que no hayan tenido o tengan movimiento.
Si la cuenta que desea eliminar es una cuenta de control, debe primero
modificarla para que sea una cuenta de registro. Luego podr eliminarla.
Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para
regresar al asistente de implementacin.
58 Manual de Implementacin
Al salir del asistente le consultar si termino de actualizar el Plan de Cuentas,
en caso de que desee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI; si da clic en
SI, se marcarn las dos primeras opciones de esta vieta y Ud. podr pasar al
siguiente proceso de la Implementacin.
6.3.2 Ligar Cuentas de Contabilidad
Es importante que Ud. ligue todas las cuentas solicitadas, ya que as siempre estar
seguro que sus transacciones estn siendo contabilizadas adecuadamente. Si Ud.
observa que hay una cuenta que no necesita ligar porque no la usar, aun as le
sugerimos lo haga; tomando en cuenta que si no hay transacciones, esta Cuenta no
aparcera en sus Estados Financieros, y si las hubiera, sus diarios estarn adecuadamente
cuadrados. Esto le permitir de manera fcil luego efectuar cualquier ajuste o traspaso
de valores que necesitare.
Para ligar una cuenta de contabilidad:
De clic en la flecha roja de la opcin Ligar Cuentas de Contabilidad, e
inmediatamente el programa contable Uninpyme EASY, le muestra la pantalla para
realizarlo.
En esta opcin definiremos las cuentas automticas del mdulo de contabilidad, para
ello de un clic la lnea de seleccin de la cuenta de Utilidades del Ejercicio Actual.
59
Le aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle del Grupo 3 o
Patrimonio, de las cuales Ud. Elegir la Cuenta de Resultados del Ejercicio Actual, y luego
de clic en el botn ACEPTAR (OBLIGATORIO).
Haga el mismo proceso con la cuenta de Resultados del Ejercicios anteriores
(OBLIGATORIO) y con la Cuenta de Productos en Proceso (OBLIGATORIO), al final el
sistema Contable UNINPYME EASY, le preguntara si ya termino de ligar las cuentas
automticas de Contabilidad, y si la respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr
continuar en la siguiente etapa de la implementacin.
60 Manual de Implementacin
6.3.3 Ligar Cuentas de Compras
Para ligar una cuenta de compras:
De clic en la flecha roja de la opcin ligar Cuentas de Compras, e inmediatamente el
sistema contable Uninpyme EASY, le muestra la pantalla para realizarlo.
En esta opcin definiremos las cuentas automticas del mdulo de compras.
De un clic en la lnea de seleccin de la cuenta para Cuentas por Pagar
(OBLIGATORIO)
El asistente de implementacin le presenta una pantalla de dilogo en donde Ud.
debe escribir el tipo de Grupo al que pertenece su cuenta de proveedores, por defecto el
programa le trae el nmero 2 (Pasivos).
61
Le aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle del Grupo 2
Pasivos, de las cuales Ud. Elegir la Cuenta que usar para que se registren los dbitos y
crditos al comprar y pagar a sus proveedores, y luego de clic en el botn ACEPTAR.
Ligar Cuenta para el ICE pagado. Debe seleccionar una cuenta para el ICE (Impuestos a
los consumos especiales) que se registran al comprar o vender para en ella asignar las
transacciones del ICE o cualquier otro impuesto diferente al IVA ( Impuesto al Valor
Agregado) que en su Pais se incorpore a las compras o ventas .
Ligar Cuenta de pago a proveedores (OBLIGATORIO). Determine cual sera la cuenta
que usar el programa por defecto para los pagos, sin embargo Ud. Podra decidir de que
Cuenta de caja o banco pagar al momento de efectuar el egreso.
62 Manual de Implementacin
Ligar Cuenta para el IVA Pagado (OBLIGATORIO). Defina cual sera la Cuenta nica para
el IVA al comprar, recuerde todos valores del IVA en compras se reflejaran en esta
Cuenta, si en su Pais acostumbran usar una Cuenta por cada tipo de bienes ( Iva en
Bienes, IVA en Servicios IVA Activos, etc) o existen diferentes tasas de IVA , Ud podr
adicionalmente, predefinirla con cada tipo de IVA que cree mas adelante en la funcin
Tasas de IVA (OBLIGATORIO).
Ligar Cuenta para los Fletes Pagados. Establezca cual ser la cuenta en la que se
registraran los valores que por transporte le facturen los proveedores en sus
compras,(OBLIGATORIO)
Ligar Cuenta para Anticipos a Proveedores. Si desea puede establecer una cuenta para
los anticipos a sus acreedores (Opcional).
Ligar Cuenta para Descuentos por Pronto Pago. Para que los valores que recibe como
descuentos por pronto pago al emitir un pago se reflejen contablemente ligue la cuenta
para ello (OBLIGATORIO).
Ligar Cuenta para los Intereses pagados. Los intereses de financiamiento registrados
al ingresar una compra se reflejaran en esta cuenta (OBLIGATORIO).
Ligar Cuenta para los Descuentos recibidos. Cuando Ud registra una compra y en ella
determina los descuentos otorgados por sus proveedores esos valores se reflejaran en
esta cuenta (OBLIGATORIO).
Ligar Cuenta Lnea adicional al comprar. Si su empresa necesita agregar alguna
informacin adicional en las lneas de detalle de las compras, ademas de ingresar cada
uno de sus productos en su particular lnea debe elegir SI caso contario dejarlo en NO
( Si no est seguro dejelo NO).
Al final de terminar de ligar las cuentas de esta seccin, el Software Contable
UNINPYME EASY
, le preguntar si termin de
hacerlo, y si la respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la
siguiente etapa de la implementacin.
6.3.8 Centros de Costos
El Software administrativo contable UNINPYME EASY, permite controlar la Empresa por
medio de Centros de Costos o Actividades, -- las cuales son las distinta areas operativas
y financieras de la empresa que generan Ingresos y Egresos.
En sus variados anlisis el Programa nos permitir contar con informacin discriminada
por cada uno de ellos y poder as evaluar los diferentes ingresos por ventas, el
consumo de los recursos asignados a ellos, como (materiales, y los gastos necesarios en
la operacin como la mano de obra, etc.) facilitando el poder compararlos entre ellos,
Cules han sido las Actividades de mayor rendimiento y gastos, para de esta forma Ud.
pueda tomar decisiones que ayuden a la optimizacin de los recursos y utilidades.
78 Manual de Implementacin
A continuacin de clic en la flecha roja de la opcin Centros de Costos, e
inmediatamente el programa de contabilidad UNINPYME EASY
, le muestra la
pantalla para realizarlo
En esta opcin creamos los Centros de Costos y definimos las cuentas automticas de
ellas. El sistema le muestra una pantalla tipo listado. Para crear un Centro de Costo de
clic en el botn Agregar Actividad.
Para editar algn Centro de Costos seleccione alguno de ellos y luego de clic en el
botn de la Lupa Azul.
79
Una vez haya dado clic en Agregar Centro de Costos o en la Lupa azul Ud. Podr
trabajar en el, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Cdigo Escriba un valor alfanumrico ( letras y/o nmeros ) de una longitud
maxima de 6, que ser nico para esta Actividad, (OBLIGATORIO)
Nombre de la
Actividad
Ponga el nombre de este Centro de Costos, ej. Venta de Computadoras
y Equipos, Venta de Programas, 1 siembra de Piscina 2 de Camarones
(OBLIGATORIO)
Nota: Cuando desee establecer una explicacin ampliada de las transacciones
que se ligaran a esta Actividad puede registrarla en este campo
80 Manual de Implementacin
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar una nuevo Centro de Costos o regresar a la lista de Actividades.
Si desea eliminar un Centro de Costo o actividad determinada, de clic en el botn
del tacho de basura color verde.
Al final de terminar de las Actividades o Centros de Costos , el Software Contable
integrado Administrativo Contable UNINPYME EASY, le preguntar si ya concluyo, y si
la respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de la
implementacin.
81
6.4 Expedientes
En la fase de configuracion de Expedientes, deber establecer parmetros bsicos para
llevar un registro completo de sus expedientes tanto de proveedores, clientes, empleados
y otros. Debera configurar sus categoras, zonas, sectores, sub-sectores, rutas, transporte,
y expedientes.
6.4.1 Categoras
El software de Contabilidad UNINPYME EASY
, le preguntar si ya
concluy, y si la respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la
siguiente etapa de la implementacin.
6.4.6 Transporte
El sistema contable UNINPYME EASY, permite que establezca los diferentes
transportes que darn servicio en su empresa esta funcin est diseada
especialmente para aquellas empresas que dan servicios de transporte, por
ejemplo si la actividad de su empresa es dar servicios de pasajeros de taxis, con esta
funcin Ud. podr llenar todos los datos de las diferentes unidades que servirn en
su empresa a sus clientes y a la vez tenerlos como acreedores a quienes les pagara un
valor de corretaje o ello de reconocern una comisin por lo facturado y as ligarlos
posteriormente en sus ventas de servicios por transporte
A continuacin de clic en la flecha roja de la opcin Crear Transporte, e
inmediatamente el Sistema contable UNINPYME EASY, le muestra la pantalla para
realizarlo
97
En esta opcin creamos los diferentes tipos de transportes o unidades que
prestan servicio en su empresa. El sistema le muestra una pantalla tipo listado. Para
un Transporte de clic en el botn Agregar Transporte.
Para editar algn Transporte seleccione alguno de ellos y luego de clic en el botn
de la Lupa Azul.
98 Manual de Implementacin
Una vez haya dado clic en Agregar Transporte o en la Lupa azul Ud. Podr
trabajar en el, llenando cada uno de los campos de ese registro.
Cdigo Escriba un valor alfanumrico ( letras y/o nmeros ) de una
longitud mxima de 5, que ser nico para este transporte,
(OBLIGATORIO)
99
Marca Escriba la marca del Vehculo o Transporte que est creando
(OBLIGATORIO)
Placa Digite la Placa de Vehculo (OBLIGATORIO)
ID
Propietario
Puede seleccionar el Propietario del Transporte
seleccionandolo desde la Lista de Proveedores de sus
expedientes, para ello de clic en la lupa azul del campo y luego
elija entre compaias o personas. (OBLIGATORIO)
Cedula o
Ruc
Al seleccionar el ID_Propietario del transporte el programa
llena el campo Cdula de Ciudadana o Registro nico de
Contribuyente o cdula fiscal (OBLIGATORIO)
Propietario Al seleccionar el ID_Propietario del transporte el programa
llena el campo Propietario con el nombre del dueo del
vehculo (OBLIGATORIO)
Nombre del
Chofer
Ponga el nombre del chofer asignado a este vehculo
(OBLIGATORIO)
Unidad Ponga el Cdigo asignado a esta Unidad dentro de su empresa
(OBLIGATORIO)
Corretaje Escriba en este campo el valor de que le reconoceran como
comisin por la administracin del servicio de transporte
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud.
podr. Agregar un nuevo transporte o regresar a la lista de Transporte.
Si desea eliminar un Transporte determinado, de clic en el botn del tacho
de basura color verde.
100 Manual de Implementacin
Al final de terminar de las Actividades o Centros de Costos , el Software Contable
integrado Administrativo Contable UNINPYME EASY, le preguntar si ya concluy,
y si la respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente
etapa de la implementacin.
6.4.7 Expedientes
El programa de control de Clientes y Proveedores UNINPYME EASY
, permite que
sea sencillo administrar sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras,
devoluciones en compras y ventas, al tener un mdulo de Expedientes en el cual
podr crear Clientes, Proveedores, Empleados, en sus diferentes variables; ayudando
tambin que Ud. pueda llevar una Agenda de procesos automticos o eventos
manuales que le ayudaran en la planificacin de sus citas, recordatorios, y otros
registros acerca de cada uno de ellos.
Lleva en cada expediente de Clientes y Proveedores, una historia de sus
transacciones en forma mensual y le facilitar el poder emitirles Estados de Cuenta o
Recordatorios de Pago.
101
Para los Proveedores tiene una opcin con la cual registrar los datos de sus
documentos fiscales para incorporarlos en sus facturas de compras.
Para Crear un Expediente desde el asistente de implementacion:
De clic en la flecha roja de la opcin Crear Expediente, e inmediatamente el
Sistema contable UNINPYME EASY
, le preguntar si ya concluy, y si la
120 Manual de Implementacin
respuesta es SI, marcar el proceso y Ud. podr continuar en la siguiente etapa de
la implementacin.
6.5.5 Configurables
En el software Contable UNINPYME EASY, Ud. tiene la facilidad de personalizar la
clasificacin de sus inventarios, con un grupo de tablas configurables segn sea su
necesidad; de tal manera que adems de los Grupos , Subgrupos y Marcas Ud. los puede
clasificar sus artculos, segn sus necesidades, por ejemplo en: Ao, Edicin, Autor,
Presentacin, Tiraje etc., si su empresa es una Editora o, clasificar los Configurables en:
Modelo, ao, Ubicacin, Origen, Tipo, Presentacin, si su empresa es de Repuestos
Automotrices, y luego obtener reportes por cada Configurable con el nombre que Ud. lo
haya creado.
Para ello primero debe establecer estas clasificaciones para ello de clic en el
desplegable de los configurables (Flecha Azul).
Luego al desplegarse la lista de Configurables de clic en el que desee Editar o cambiar
nombre.
121
Por ejemplo hemos seleccionado el Configurable 1 y lo hemos renombrado
Modelo
Al cambiar el nombre el programa nos pregunta si deseamos hacerlo y si estamos de
acuerdo aceptamos dando clic en el botn OK.
Y el nuevo nombre dado al Configurable seleccionado se cambiara dentro de todo el
Programa UNINPYME EASY
122 Manual de Implementacin
Una vez renombrados los Configurables que necesitamos (mximo 6 clasificaciones),
procederemos a ingresar un tipo por cada uno de ellos, para ello empezamos con el
primero, en el ejemplo lo hemos llamado Modelo.
A continuacin de clic en la flecha roja de la opcin Crear Modelo, e inmediatamente
el sistema de Control de Inventarios UNINPYME EASY , le muestra la pantalla para
realizarlo.
En esta opcin creamos los Modelos (anteriormente llamados Configurables 1 ). El
sistema le muestra una pantalla tipo listado. Para crear un Modelo de clic en el botn
Agregar.
123
Para editar algn Modelo seleccione alguna de ellos y luego de clic en el botn de
la Lupa Azul.
Una vez haya dado clic en Ingresar Modelo, Origen o como haya renombrado el
Configurable 1 o en la Lupa azul Ud. Podr trabajar en el, llenando cada uno de los
campos de ese registro.
124 Manual de Implementacin
Cdigo Escriba un valor alfanumrico ( letras y/o nmeros ) de una longitud mxima de 3,
que ser nico para esta Bodega, (OBLIGATORIO)
Nombre Ponga el nombre de este, ej. India, etc (OBLIGATORIO)
Una vez que llen todos los campos se enciende el Botn Aceptar y Ud. podr.
Agregar un Nueva Modelo u Origen regresar a la lista de Modelos, Origen etc.
Si desea eliminar un Modelo u Origen etc., determinado, de clic en el botn del
tacho de basura color verde.
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Al terminar de ingresar los Modelos y cada uno de los Configurable que Ud.
renombr y est trabajando , el Sistema Contable integrado Administrativo Contable
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