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Reportes T\u00e9cnicos en Ingenier\u00eda de Software Vol. 6 N\u00b0 1 (2004), p\u00e1g. 17-37
ISSN: 1668-3137. \u00a9 CAPIS-EPG-ITBA (http:///www.itba.edu.ar/capis/rtis/index.htm).
METODOLOG\u00cdA PARA SELECCI\u00d3N DE SISTEMAS ERP
Florencia Chiesa

Centro de Ingenier\u00eda del Software e Ingenier\u00eda del Conocimiento (CAPIS)
Escuela de Postgrado. Instituto Tecnol\u00f3gico de Buenos Aires
Av. Madero 399 (C1106ACD), Buenos Aires \u2013 Argentina.
http://www.itba.edu.ar/capis/webcapis/planma.html

Resumen: Un sistema ERP es una aplicaci\u00f3n inform\u00e1tica que permite gestionar todos los procesos de

negocio de una compa\u00f1\u00eda en forma integrada. El prop\u00f3sito de este trabajo es proveer una gu\u00eda de pasos que ayude en la selecci\u00f3n de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargar\u00e1 del trabajo de implementaci\u00f3n.

Palabras Clave: Sistema ERP. Procesos de Negocio Metodolog\u00edas de Selecci\u00f3n
1. INTRODUCCI\u00d3N

MSSE es una Metodolog\u00eda para la Selecci\u00f3n de un Sistema ERP. Intenta ordenar y sistematizar a los encargados de elegir un sistema ERP en el proceso de selecci\u00f3n.

1.1.
\u00bfQu\u00e9 es un sistema ERP?

Un sistema ERP es una aplicaci\u00f3n inform\u00e1tica que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compa\u00f1\u00eda en forma integrada. Sus siglas provienen del t\u00e9rmino en ingl\u00e9s ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Por lo general este tipo de sistemas esta compuesto de m\u00f3dulos como Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad y Finazas, Compras, Producci\u00f3n entre otros, brindado informaci\u00f3n cruzada e integrada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a las necesidades especificas de cada organizaci\u00f3n. Una vez implementado un ERP permite a los empleados de una empresa administrar los recursos de todas las \u00e1reas, simular distintos escenarios y obtener informaci\u00f3n consolidada en tiempo real.

La implementaci\u00f3n de esta herramienta en una empresa conlleva un proceso de transformaci\u00f3n y redefinici\u00f3n de sus procesos. Su ciclo de vida consiste en varias etapas empezando por la fase en la que se decide implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. Le sigue el proceso de decidir qu\u00e9 ERP se implementar\u00e1 y qu\u00e9 consultora llevar\u00e1 adelante el

proyecto. Una vez seleccionados comienza la fase de implementaci\u00f3n en la que se parametrizar\u00e1 el sistema; para esta fase la consultora que lleva el proyecto propone una metodolog\u00eda de trabajo, experiencia en implementaciones y capacitaci\u00f3n. Luego le sigue la etapa de uso y mantenimiento del sistema. Finalmente se retira el producto cuando se considera que debe ser reemplazado por otra tecnolog\u00eda o que el enfoque que le da a los procesos del negocio ya no son los adecuados.

1.2.
Importancia de contar con una
metodolog\u00eda de selecci\u00f3n

La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organizaci\u00f3n y la inversi\u00f3n que la misma debe hacer en t\u00e9rminos econ\u00f3micos, hacen que el proceso de selecci\u00f3n de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta tambi\u00e9n que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversi\u00f3n en t\u00e9rminos monetarios y de tiempo de uso.

MSSE se centra en la etapa de selecci\u00f3n de la herramienta ERP y la consultora que har\u00e1 el trabajo de implementaci\u00f3n. Esta metodolog\u00eda intenta organizar el proceso de selecci\u00f3n de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema que mejor cumpla con sus requisitos bas\u00e1ndose en cuestiones que no sean solo econ\u00f3micas. MSSE apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales, t\u00e9cnicos, factores de capacitaci\u00f3n, servicios de mantenimiento, ayuda a la selecci\u00f3n de la

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empresa que har\u00e1 el trabajo de implementaci\u00f3n; y da algunas pautas de la planificaci\u00f3n general del proyecto y la puesta en marcha del mismo.

MSSE no provee herramientas para definir si un sistema ERP es la soluci\u00f3n adecuada para la empresa en vez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigaci\u00f3n previa, MSSE parte de la premisa que se comprar\u00e1 un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno.

1.3.
Pilares de un ERP

El \u00e9xito de la implementaci\u00f3n de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organizaci\u00f3n que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas, la combinaci\u00f3n y sincronizaci\u00f3n de los mismos lleva al \u00e9xito de la implementaci\u00f3n.

- El producto se refiere al sistema ERP,
consideraciones t\u00e9cnicas y funcionales.
- Los procesos son las funciones que deben ser
soportadas por el sistema ERP,.

- La implementaci\u00f3n de un ERP implica una reingenier\u00eda de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio.

- Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.

2. MSSE \u2013 METODOLOG\u00cdA PARA LA
SELECCI\u00d3N DE UN SISTEMA ERP
2.1.
Objetivos y alcances de MSSE

El objetivo fundamental de MSSE es proveer una gu\u00eda de pasos que ayude en la selecci\u00f3n de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargar\u00e1 del trabajo de implementaci\u00f3n.

Para la aplicaci\u00f3n de MSSE la empresa debe haber tomado la decisi\u00f3n de implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. As\u00ed mismo, se considera que la organizaci\u00f3n ya ha realizado un trabajo de revisi\u00f3n de sus procesos y sabe que \u00e1reas estar\u00e1n involucradas e impactadas por el cambio.

MSSE guiar\u00e1 al usuario por el proceso de selecci\u00f3n y luego el armado del plan general de trabajo del proyecto.

2.2.
Estructura de MSSE
MSSE se organiza en tres fases las cuales se dividen en
actividades:
- Fase 1 \u2013 Selecci\u00f3n Del ERP
Actividad 1 \u2013 Documentar Necesidad
o
An\u00e1lisis De Necesidad
o
Determinar Equipo De Proyecto
Actividad 2 \u2013 Primera Selecci\u00f3n
o
B\u00fasqueda En El Mercado
o
Primer Contacto Con Proveedores
o
Entrevistar Posibles Candidatos Y
Recopilar Informaci\u00f3n
o
Armado De Listado De Criterios A
Tener En Cuenta
o
Evaluar Los Candidatos
o
Documentaci\u00f3n De La Selecci\u00f3n Y
Armado Del Plan De Trabajo
Actividad 3 \u2013 Selecci\u00f3n Final
o
Organizar Visitas A Los Proveedores
o
Demostraci\u00f3n Del Producto
o
Decisi\u00f3n Final \u2013 Negociaci\u00f3n
- Fase 2 \u2013 Selecci\u00f3n Del Equipo De Consultar\u00eda
Actividad 1 \u2013 Documentar Bases De La
B\u00fasqueda
o
Organizar la b\u00fasqueda
o
Armar listado de criterios para
seleccionar consultora
Actividad 2 \u2013Selecci\u00f3n De Candidatos
o
Entrevistar Posibles Candidatos Y
Recopilar Informaci\u00f3n
o
Evaluar Los Candidatos
o
Decisi\u00f3n Final \u2013 Negociaci\u00f3n
- Fase 3 - Presentaci\u00f3n y Planificaci\u00f3n General
Del Proyecto

Lo primero que se realiza es la selecci\u00f3n del sistema a implementar (fase 1), luego se busca la empresa que realizar\u00e1 el trabajo (fase 2) y finalmente se hace una presentaci\u00f3n conjunta del equipo y se arma un plan general del proyecto con el objetivo de que todas las partes involucradas organicen sus recursos (fase 3).

Si la empresa por decisiones corporativas o de cualquier \u00edndole se viera obligada a implementar un sistema ERP espec\u00edfico, MSSE podr\u00eda ser usada a partir de la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo caso la metodolog\u00eda puede utilizarse tambi\u00e9n para verificar

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que el sistema que se debe implementar cumple con las
necesidades de la empresa.
3. FASE 1 \u2013 SELECCI\u00d3N DEL ERP
3.1.
Actividad 1 \u2013 Documentar necesidad

Lo primero que se debe hacer es definir y establecer el marco general de referencia para la selecci\u00f3n de un ERP. Los aspectos b\u00e1sicos que se deben considerar son:

- La definici\u00f3n de las \u00e1reas y funciones de la empresa que se abarcar\u00e1n con el ERP, esta definici\u00f3n debe contemplar los planes estrat\u00e9gicos de la empresa y debe tener una vis\u00f3n a largo plazo.

- Los participantes en el proceso de
selecci\u00f3n del sistema ERP.
3.1.1.
An\u00e1lisis de necesidad

El objetivo de este primer punto es documentar los aspectos fundamentales que debe soportar el producto ERP que se selecciona tales como, procesos a ser cubiertos, \u00e1reas de la empresa que ser\u00e1n afectadas con la implementaci\u00f3n, procesos de negocio alcanzados y costo m\u00e1ximo que se pagar\u00e1 por la implementaci\u00f3n. El objetivo es asentar una base de requerimientos para la b\u00fasqueda de proveedores. Este documento no debe ser tomado como el an\u00e1lisis de requerimientos sino como las bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir.

Para armar este documento y decidir sobre el alcance m\u00e1ximo del sistema es conveniente que se re\u00fanan los directivos de la empresa, junto con el jefe de sistemas. Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se arme un documento con el alcance total deseado del sistema, para que en un futuro se pueda ampliar sin inconvenientes.

MSSE apunta a obtener un producto que sea lo mas apropiado para la empresa, es decir no pagar un precio muy elevado por un sistema que se usar\u00e1 en un diez por ciento de su potencial ni por otro lado comprar un sistema que resulte obsoleto al primer intento de ampliaci\u00f3n.

3.1.2.
Determinar equipo de proyecto

Antes de comenzar la b\u00fasqueda del ERP se debe nombrar a los responsables del proyecto. Es importante que el proyecto este respaldado cien por cien por la direcci\u00f3n para llegar al \u00e9xito pero no ser\u00e1 la direcci\u00f3n

los que trabajen con dedicaci\u00f3n completa al mismo. En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la selecci\u00f3n y definir sus funciones y responsabilidades.

Se sugiere que el siguiente equipo de personas se encuentren involucradas en la implementaci\u00f3n ya que tienen un rol importante en el desarrollo de la organizaci\u00f3n:

-Direcci\u00f3n: Responsables de la gesti\u00f3n de la empresa, cuyo objetivo es tomar la decisi\u00f3n final en base al trabajo presentado por el equipo de proyecto.

-Gerente del proyecto: directivo de alto nivel o responsable de sistemas. Es la persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de selecci\u00f3n.

-Equipo de proyecto: personal de sistemas que trabaja tiempo completo en el proyecto. En este proceso de selecci\u00f3n realiza las tareas de recopilar informaci\u00f3n, prepararla, ayuda en la toma de decisiones, organizaci\u00f3n de reuniones y armado de cuestionarios.

Trabajar\u00e1n
en
la
implementaci\u00f3n del sistema seleccionado.

-Grupo de usuarios: formado por distintos usuarios de alto nivel de las \u00e1reas impactadas por el ERP. En el proceso de selecci\u00f3n ser\u00e1n los encargados de evaluar los ERP seleccionados seg\u00fan sus conocimientos del negocio.

-Grupo de calidad: dependiendo del tama\u00f1o de la implementaci\u00f3n y la organizaci\u00f3n, \u00e9sta contar\u00e1 con personal con conocimientos en metodolog\u00edas de planificaci\u00f3n y desarrollo de sistemas, en tal caso ellos tambi\u00e9n participar\u00e1n en el proyecto.

-Consultor externo: Si se tiene en cuenta que las empresas no implementan con frecuencia sistemas ERP es normal no encontrar un experto en selecci\u00f3n de ERP dentro de las mismas, es por ello que se recomienda incluir consultar\u00eda externa en el equipo de proyecto. Preferentemente el consultor debe ser neutral en relaci\u00f3n al producto a elegir y no tiene porque ser el que luego har\u00e1 la implementaci\u00f3n del producto.

La constituci\u00f3n y el tama\u00f1o de estos grupos depender\u00e1 de las caracter\u00edsticas de la implementaci\u00f3n (tama\u00f1o, alcance y complejidad).

La documentaci\u00f3n de la actividad 1 debe incluir
cat\u00e1logo de procesos involucrados, listado de \u00e1reas

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