BASE DE DATOS

Una Base de Datos se puede definir como

un conjunto de archivos relacionados y
almacenados bajo una misma Unidad.
En el caso de Access, los archivos se
denominan Tablas, por tanto, en access
una Base de Datos se define como un
conjunto de tablas relacionados y
almacenados bajo una misma Unidad.
LAS TABLAS
Una tabla es un objeto que almacena los
datos en REGISTROS (filas) y CAMPOS
(columnas).
Cada CAMPO contendr un slo tipo de
informacin.
Una tabla es un conjunto de REGISTROS
O FILAS que contienen un tipo
determinado de informacin.
LAS TABLAS
Campo, Atributo, Columna
Registro, Fila
CREAR UNA BASE DE DATOS
En Access 2003, se puede de dos maneras:
- Men Archivo>Opcin Nuevo
- Pulsando Crear un Archivo Nuevo ver Grafica-
CREAR UNA BASE DE DATOS
Se debe seleccionar Base de datos en Blanco
CREAR UNA BASE DE DATOS
En la Caja de Dialogo se debe determinar el nombre de la
Base de Datos (Facturacin, Kardex, Agenda, etc.) y la
carpeta donde se debe almacenar la misma. En este
curso el Nombre de la Base de Datos: Mercado
OBJETOS
Los Objetos de una Base de Datos se pueden definir como
las actividades a realizar a partir de una Base de Datos.
DISEO DE TABLAS
Antes de Crear una Tabla en Access es Necesario
Disear la Tabla, entonces, tenga en cuenta lo
siguiente
1. Una Tabla representa una Entidad o sea un
individuo un Objeto
2. Cada Entidad o Tabla posee una coleccin de
atributos campos.
3. El Formato de un campo como la coleccin
posible de valores de un atributo o campo. Por
ejemplo: Entero, Texto, Fecha
DISEO DE TABLAS
Precio Si No Entero Largo Valor
Existencias Si No Entero Simple Stock
Nombre Producto Si No Texto Tamao 30 Nombre
No Cdigo Producto Si Si Entero Largo IdProducto
Con Duplicados Nombre de Titulo Valor
Obligatorio
Clave Principal Formato Campo
Tabla Producto
DISEO DE TABLAS
Telefono Si No Entero Largo Telfono
Domicilio Si No Texto Domicilio
Nombre Mercado Si No Texto Tamao 30 Nombre
No Cdigo
Supermercado
Si Si Entero Largo Idsupermercado
Con Duplicados Nombre de Titulo Valor
Obligatorio
Clave Principal Formato Campo
Tabla Supermercado
DISEO DE TABLAS
Tabla Ventas
Valor Venta Si No Entero largo Valor
Fecha Venta Si No Fecha Fecha
No Nmero Factura
Venta
Si Si Entero Simple IdFactura
Cdigo
Supermercado
Si No Entero Largo Idsupermercado
Cdigo Producto Si No Entero Largo IdProducto
Con
Duplicados
Nombre de
Titulo
Valor
Obligatorio
Clave
Principal
Formato Campo
CREACION DE TABLAS
El paso ms lgico para la creacin de una
nueva tabla es acceder al modo de diseo.
En este curso se analizara un solo modo de
diseo de crear tablas: En vista de diseo
En este modo se encuentra, ordenadas en filas,
la relacin de columnas o campos de que est
compuesta la tabla y por columnas, el nombre
del campo, los tipos de datos y la descripcin
del campo.
CREACION DE TABLAS
Crear una Tabla en vista de diseo
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
Nombre Tipo
De De
Campo Campo
Pantalla de Diseo de Campos
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
Campo Clave Principal
Icono Clave Principal
Para definir un campo Clave principal se puede hacer con el men Edicin
opcin Clave Principal o con el icono en la Barra de Herramientas.
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
La columna Nombre de campo permite escribir o editar el
nombre de cada uno de los campos de la tabla, teniendo en
cuenta las convenciones de nombre de Ms. ACCESS:
Los nombres pueden tener una longitud mxima de 64
caracteres y pueden incluir cualquier combinacin de letras,
nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales, con la
excepcin del punto (.), un signo de admiracin (), un acento
grave (`) y corchetes ([ ]). Adems, los nombres no pueden
contener espacios a la izquierda ni caracteres de control
(valores ASCII desde los cdigos 0 hasta 32).
En la columna Tipo de datos, la opcin por defecto es Texto,
pero existen tambin otras posibilidades (numrico, memo,
fecha/hora, etc.), que pueden elegirse activando la casilla
correspondiente del cuadro de dilogo dispuesto a este
efecto.
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
Los tipos de datos y caractersticas de cada uno de ellos pueden resumirse como:
Texto: Texto y nmeros, como por ejemplo nombres y direcciones, nmeros de
telfono y cdigos postales de hasta 255 caracteres.
Memo: Texto largo, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo
Memo puede contener hasta 64.000 caracteres.
Numrico: Datos numricos con los que se realizarn clculos matemticos,
pero no monetarios. Puede establecerse la propiedad
Fecha/Hora: Fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos de
presentacin y se pueden crear formatos personalizados.
Moneda: Valores monetarios. No debe usarse el tipo de datos Numrico para
valores monetarios pues, durante el clculo, los nmeros a la derecha del
separador decimal podran redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene
un nmero fijo de dgitos a la derecha del decimal.
Contador /Auto numrico: Nmeros sucesivos insertados automticamente
por Ms. Access. La numeracin comienza en 1. Un campo con tipo de datos
Contador es una buena clave principal y es compatible con el tipo de datos
Numrico y la propiedad Tamao del campo establecida como Entero largo.
S/No: S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que slo
contendrn uno de dos valores (dicotmicos).
Objeto OLE: Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE,
que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Ms. Access, a
travs de un control en un formulario o Informe. Este tipo de campo no se
puede indexar.
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
A medida que se define cada campo, un men inferior
detallan las propiedades que controlan el diseo,
contenidos, mscaras de entrada, filtros... etc del
mismo
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
El Tamao del campo establece el tamao mximo de datos que se
pueden almacenar en un campo; si se trata de un campo Texto, por
defecto se encuentra el valor 50 con un mximo de 255 caracteres. En el
caso de tratarse de un campo nmrico, los contenidos del Tamao del
Campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble (opcin
predeterminada). En general, debera usarse siempre el menor tamao del
campo posible de modo que un menor requerimiento de memoria acelere
los procedimientos.
La propiedad Formato especifica el formato para presentar e imprimir
nmeros, fechas, horas y texto. Esta propiedad tiene tambin diferentes
configuraciones para los diferentes tipos de datos.
La propiedad Lugares decimales determina el nmero de cifras decimales
que MS. ACCESS usa para mostrar los nmeros.
La propiedad Mscara de entrada permite especificar el formato que se
utilizar para introducir datos en un campo. Consta de caracteres literales
de presentacin (como parntesis, puntos o guiones) y caracteres de
mscara que especifican dnde deben introducirse los datos, qu tipo de
datos estn permitidos y cuntos caracteres se permiten.
Esta propiedad puede crearse con el Generador de mscaras de entrada,
cuyo icono se encuentra a la derecha, con el smbolo de 3 puntos (...).
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
La propiedad Ttulo sirve para especificar el encabezado de la columna
(que representa a un campo) cuando la tabla est en el modo presentacin
Hoja de datos, sustituyendo al nombre asignado a la variable en el men
superior de Diseo.
Las propiedades de Regla de validacin y Texto de validacin
establecen la expresin que se evala cuando se agregan o cambian los
datos de un campo o cuando se guarda un registro. En concreto, el Texto
de Validacin especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de
tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en Regla de
validacin.
La propiedad Requerido y Permitir longitud cero especifican si un valor
es o no obligatorio en un campo. La opcin predeterminada es No, es decir,
que el campo puede contener o no un valor. La opcin S fuerza a que
todas las casillas del campo sealado contengan un dato, no permitiendo
registros con ausencia de contenido en ese campo.
La propiedad Indexado establece un ndice de campo nico. Un ndice es
una caracterstica de Ms. ACCESS acelera la bsqueda y la ordenacin de
tablas. Puede crearse un ndice para un campo en la ventana ndices o
tambin asignando el valor S a la propiedad Indexado del campo. Pueden
crearse tantos ndices como se necesite. stos se crean al guardar el
diseo de la tabla y se actualizan automticamente al cambiar o agregar
registros.
CREACION DE TABLAS VISTA DE DISEO
Una vez diseada la tabla puede salvarse con un
nombre determinado, siempre y cuando se haya
localizado uno o ms campos como claves
principales lo que puede hacerse con el men
Edicin opcin Clave Principal o con el icono
en Barra de superior de Men. Si se intenta cerrar
una tabla antes de definir al menos un campo
clave principal, Access mostrar un cuadro de
dilogo informando de la conveniencia de definir
uno. Si se hace clic sobre la opcin S, el
programa definir una clave de forma automtica.
La opcin No cerrar la tabla sin definir clave
principal.
INTRODUCCION DE DATOS SIN CONSULTA Y
FORMULARIOS
Para introducir datos en una tabla sin utilizar un formulario
especfico de entrada basta seleccionar la tabla creada y
pulsar el botn Abrir de la ficha de tablas disponibles y
teclear los valores a introducir.
INTRODUCCION DE DATOS SIN CONSULTA Y
FORMULARIOS
Algunos de los iconos activos en la barra superior de men, permiten simplificar tareas
simples de edicin y consulta en ese momento:
Icono Accin Descripcin
Introducir nuevo registro Sita el cursor al final de la tabla para introducir un
nuevo registro
Eliminar registro Elimina el registro en el que el cursor est situado
Modo diseo Vuelve a la pantalla de diseo de la tabla en uso
Ordenar registros Ordena ascendente o descendentemente la tabla
utilizando el campo en el que est situado el cursor
Filtro por seleccin Muestra slo los registros que contienen el valor del
campo en que est situado el cursor
Filtro por formulario Crea una lista de seleccin de contenidos en el campo
en que se encuentra el cursor
Buscar registro Abre un cuadro de dilogo de busca rpida de registro
Barra de desplazamiento Permite un movimiento ms rpido por los registros
INTRODUCCION DE DATOS SIN CONSULTA
Y FORMULARIOS
Tareas de
Edicin y
Consulta
Campos Valores del Campo - Datos
Registro