TINJAUAN TERHADAP SISTEM KEARSIPAN

PADA SEKSI PENAGIHAN KANTOR PELAYANAN

PAJAK (KPP) PRATAMA MEDAN BARAT



Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Program Diploma 3




Oleh
CHYNTIA CHRISTINA DEWI SITORUS
NIM 1005092091



















PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN 2013

KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
segala berkat karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyelesaian
Tugas Akhir ini dengan baik.
Kepada beberapa pihak yang telah memberikan bantuan dalam penulisan
tugas akhir ini baik langsung ataupun tidak langsung penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak M. Syahruddin, Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Ibu Nursiah Fitri, Ketua J urusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Medan.
3. Bapak Edy Sahputra Sitepu, Sekretaris J urusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan.
4. Bapak Safaruddin, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik
Negeri Medan.
5. Bapak Parenta Ritonga, Dosen Pembimbing satu yang telah bersedia
meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam proses
penyelesaian Tugas Akhir ini.
6. Ibu Dra. Ratna Dewi, Dosen Pembimbing dua yang telah bersedia
meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam proses
penyampaian Tugas Akhir ini.
7. Terima kasih kepada Wali kelas AB-6F Bapak Drs. Suriyadi, atas
bimbingannya.
8. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Administrasi
Bisnis.
9. Terima kasih kepada Bapak Sudjadi Prianoto selaku Seksi Penagihan pada
Kantor Pelayanan Pajak Medan Barat.
10. Bapak Kasubag Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Barat dan seluruh
karyawan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Barat.
11. Teman seperjuangan di kampus Politeknik Negeri Medan stambuk 2010 dan
keluarga besar kelas AB-6F stambuk 2010 yang saling mendukung
keberhasilan bersama.
Teristimewa kepada Orang tua penulis yaitu L. br Sirait dan R. Sitorus yang
selalu mendoakan dan memberi dukungannya kepada penulis, dan juga adik
penulis Sony Margaretha dan J onathan Valentino yang memberi dukungan dan
bantuannya kepada penulis.
Penulisan tugas akhir ini masih jauh sempurna, sehingga penulis
mengharapkan saran dan kritik dari pembaca demi kesempurnaan tugas akhir
ini.
Akhirnya dengan kerendahan hati penulis mengharapkan semoga tugas
akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya bagi para
mahasiswa J urusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.


Medan, J uli 2013
Penulis,





Chyntia Christina Dewi Sitorus
NIM 1005092091

ABSTRAK

Setiap Perusahaan atau organisasi baik pemerintahan maupun swasta
menjalankan kegiatan kesekretariatan atau ketatausahaan ,perusahaan atau
organisasi didalam menjalankan kegiatannya akan menghasilkan arsip-arsip
atau dokumen. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat, sedangkan kearsipan
yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan arsip atau dokumen didalam
perusahaan.

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah metode penelitian lapangan dan studi kepustakaan. J enis sumber data
yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh
dari observasi dan wawancara sedangkan data sekunder diperoleh dari
dokumentasi perusahaan. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis
deskriptif.

Simpulan dari pembahasan yang dilakukan yaitu bahwa prosedur yang
digunakan Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat. Dalam
kegiatan kearsipan adalah mengumpulkan, memeriksa, mengelompokkan,
memberi kode, menyortir dan menyimpan. Sistem arsip yang digunakan yaitu
sistem nomor dengan menggunakan arsip elektronik melalui komputer. Alat
alat penyimpanan arsip pada perusahaan berupa Rumah Berkas Kerja (RBK),
Ordner, dan filing kabinet. Pemeliharaan arsip yang dilakukan perusahaan
adalah dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti
ruangan arsip, Ruang Berkas Kerja (RBK), dan ordner. Azas yang digunakan
adalah azas desentralisasi.



Kata kunci: Arsip, Sistem kearsipan

















ABSTRACT

Every company or organization both government and private run
secretarial or administrative activity, corporation or organization in carrying out
its activities will result in the archives or documents. Archives are any written
records in the form of pictures or a chart listing the particulars of a subject or
event that made people to help memory, while archiving is a process of
arrangement and storage of records or documents within the company.

Data collection method used in this thesis is method field research and
library research. Sources of data used are primary data and secondary
data. Primary data were obtained from observation and interview, while
secondary data obtained from company documentation. The analysis technique
used is descriptive analysis.

Conclusion of the discussion conducted the procedure used is that the
Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat. In files activities are to
collect, examine, classify, code, sort and store. File system used is a number
system using electronic records via computer. Files storage of tools in the form
of company Home Work Files (RBK), Ordner, and a filing cabinet. Maintenance
records of the company is to provide adequate facilities and infrastructure such
as archive space, Space Working File (RBK), and ordner. The principle used is
the principle of decentralization.



Keywords: File, Filling System











DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i
ABSTRAK .......................................................................................................... iii
ABSTRACT ........................................................................................................ iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... viii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan J udul ......................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir ........................................................... 3
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir .......................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ..................................................... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ........................................................ 6
2.2 Peranan Kearsipan ............................................................................ 8
2.3 Fungsi Arsip ........................................................................................ 8
2.4 Tujuan Kearsipan .............................................................................. 9
2.5 J enis-jenis Arsip .............................................................................. 10
2.6 Sistem Kearsipan ............................................................................. 11
2.7 Peralatan Arsip ................................................................................ 24

BAB 3 METODOLOGI PENGUMPULAN DATA
3.1 Cara Pengumpulan Data ................................................................. 27
3.2 J enis dan Sumber Data ................................................................... 28
3.3 Teknik Analisis Data ......................................................................... 29

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ......................................................... 30
4.1.1 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ................................... 31
4.1.2 Makna Logo Perusahaan ....................................................... 36
4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan ....................................................... 38
4.2 Tinjauan Terhadap Sistem Kearsipan Pada Seksi Penagihan
Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Medan Barat .................... 38
4.2.1 Prosedur Penyimpanan Arsip ................................................. 39
4.2.2 Peralatan yang Digunakan dalam Mengarsip ......................... 42

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan ........................................................................................... 45
5.2 Saran ................................................................................................. 45

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 46
LAMPIRAN


















DAFTAR GAMBAR

No. J udul Gambar Halaman
1. Contoh kartu indeks 20

sistem perihal

2. Contoh kartu indeks 22
sistem nomor

3. Contoh Kartu Indeks 23
sistem tanggal

4. Contoh kartu indeks 24
sistem wilayah

5. Peralatan arsip 26
6. Ordner 26
7. Logo KPP Pratama Medan Barat 37
8. Rumah Berkas Kerja (RBK) pada 43
seksi penagihan KPP Pratama Medan
Barat











DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi Kantor Pelayanan
Pajak (KPP) Pratama Medan Barat
Lampiran 2: Surat Teguran
Lampiran 3: Surat Lembar Pengawasan Arus Dokumen
Lampiran 4: Surat Penghapusan Sanksi Administrasi
Lampiran 5: Surat Laporan Pelaksanaan Surat Paksa
Lampiran 6: Surat Paksa
Lampiran 7: Daftar Wawancara
Lampiran 8: Kartu Bimbingan Mahasiswa