INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA. ESCUELA DE COMPUTACIN.

PROGRAMA DE MAESTRIA EN COMPUTACIN, CURSO COMUNICACIN CIENTFICA (MC-

0100)

USO DE LA MINUTA EN LAS REUNIONES DE TRABAJO

G. Vargas, ITCR

La minuta es un documento escrito de naturaleza informal que hace las veces de
acta de una reunin, slo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de
base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta formal. Consigna el
desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus
proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los
asuntos que fueron rechazados. (Flores y Orozco, 1978)

Las minutas son documentos muy propios de la actividad industrial porque en ellos se
concretan dos rasgos bsicos de las labores de ese tipo de organizaciones: el trabajo en
equipo y la definicin de responsabilidades.


1. Las reuniones de trabajo

Al tener que discutir problemas o buscar la forma de aplicar soluciones planteadas, es
necesario que los trabajadores industriales se renan, se consulten, se encarguen labores
y se analice el cumplimiento de esos encargos.

Para que una reunin sea exitosa y, por tanto, para que el acta o minuta que de ella se
tome sea posible y productiva, la propia reunin debe ser bien planeada.

Las siguientes son algunas consideraciones necesarias con respecto a la preparacin de
reuniones:

Definir claramente el propsito: qu es lo que se busca con la reunin?
Asegurarse de que asistan las personas que pueden aportar al respecto:
convocarlas con el tiempo suficiente y confirmar su asistencia
Preparar un orden de la sesin: una lista de lo que se tratar
Dirigir la sesin hacia el propsito: el coordinador del equipo que se rene debe
responsabilizarse del funcionamiento de la sesin
Preparar una minuta de los acuerdos: de acuerdo con algn formato funcional se
fijarn los datos fundamentales
Usar esa minuta para apoyar el cumplimiento de los propsitos: hacer llegar
copia del documento a los superiores (comunicacin ascendente), a los
participantes de la reunin (comunicacin horizontal)

2. Condiciones de las minutas

Una minuta puede concretarse en una pequea nota redactada completamente por el
responsable del equipo o puede fijarse en una frmula estandarizada que se tenga
establecida. Vanse sendos ejemplos.

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FORMATO DESARROLLADO

Industria COMUTEL
Comisin Seguridad e Higiene Ocupacional

Minuta de la Reunin 4-2001

Reunin celebrada en la Sala de Ingeniera a las 14: 00 horas del 2 de junio, 2001.
Presentes las siguientes personas: Juan Luis Rodrguez (Lnea Instalaciones), Ana
Luisa Morales (Bodega), Juan Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde
(SHO, quien preside).

Orden del da

1. Normas de Seguridad Elctrica
2. Caso Sr. Roberto Rodrguez

I. Normas de Seguridad Elctrica

Se analiza nuevamente propuesta de Sr. Juan Luis Rodrguez sobre Seguridad
Elctrica. Con fecha 21 de mayo se haba recibido esta propuesta y se le haban hecho
observaciones (Minuta 3-2001). Los integrantes de la comisin la analizan y
acuerdan:

1.Aprobar tcnicamente la propuesta de norma de seguridad elctrica denominada
Seguridad Elctrica de la Planta COMUTEL (documento adjunto)

2. Solicitar a la Gerencia el visto bueno de la propuesta para su publicacin e
incorporacin a las normas de la Empresa.

II. Caso Sr. Roberto Rodrguez

Se analiza el reporte de accidente preparado por la Oficina de Seguridad e Higiene
Ocupacional con respecto al caso de Sr. Roberto Rodrguez, operario accidentado en la
Seccin de Instalaciones. Asimismo se recibe un informe oral sobre la recuperacin de
este compaero. Al respecto se acuerda:

1. Manifestar la complacencia por la rpida recuperacin del Sr. Rodrguez
2. Dar por correcto el reporte presentado con respecto al caso por la oficina SHO.
3. Solicitar al supervisor de la Seccin de Instalaciones un plan de seguridad que
prevea accidentes como el sealado.

Se levanta la sesin a las 15: 00 horas.
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FORMATO TIPO CUADRO


INDUSTRIA COMUTEL
COMISION SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL
MINUTA DE REUNION


No. de reunin: 4-2001
Fecha: 2, junio, 2001
Lugar: Sala de Ingeniera
Coordinador: Carlos Valverde

Asistencia: J uan Luis Rodrguez (Instalaciones), Ana Luisa Morales (Bodega), J uan
Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde (SHO)

Punto tratado Acuerdo
I. Propuesta sobre Seguridad
Elctrica

1. Aprobar tcnicamente
2. Solicitar visto bueno a gerencia para
publicacin e incorporacin a normas
de la Empresa

II. Caso Sr. Roberto Rodrguez 1. Manifestar complacencia por
recuperacin del trabajador
accidentado
2. Dar por correcto el reporte del caso
ante el INS
3. Solicitar al supervisor un plan que
prevea accidentes como el sealado.


Notificado a: Ing. Alvaro Retana (Gerencia), J uan Luis Rodrguez (Instalaciones),
Ana Luisa Morales (Bodega), J uan Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde
(SHO)





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Como puede notarse, entre los componentes bsicos de una minuta estn los siguientes:

Una identificacin que incluya: nombre de la comisin y nmero consecutivo de la
reunin
Condiciones de la reunin: fecha, hora, lugar, asistencia, nombre de quien coordina
Orden del da: puntos por tratar
Divisin en captulos de acuerdo con el orden del da
Breve referencia al asunto
Acuerdos sobre cada asunto
Nombre de las personas a quienes se notifica de los acuerdos. Esta notificacin
debe hacerse mediante un memorando al que se adjunte la minuta.

oOo

En sntesis, una minuta es un breve documento de trabajo que tiene la funcin de fijar
los acuerdos de una junta o reunin, con el fin de que se tomen en cuenta los aportes y
se desliden las responsabilidades de las personas que participan en la actividad.


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